Retningslinjer for bruk av Asker kommunes datautstyr, nettverk, telefonsystemer, e-post m/kalenderfunksjon og sosiale medier.

Transkript

1 Retningslinjer for bruk av Asker kommunes datautstyr, nettverk, telefonsystemer, e-post m/kalenderfunksjon og sosiale medier. Innhold: 1. Begrepsforklaring 2. Formålet med retningslinjene. 3. Anvendelse 4. Lojalitet 5. Datasikkerhet 6. Respekt for andre brukere, personvern. 7. Etisk riktig bruk. 8. Ressursbevissthet. 9. Bruk av e-post 10. Rettigheter til data/programmer. 11. Erstatningsansvar. 12. Overvåking av brukerne. 13. Straffeforføyning. 14. Brukerens rett til å klage. 1. Begrepsforklaringer Asker kommune. Alle resultatenheter og privat drevet institusjoner som etter avtale er avhengig/bruker av Asker kommunes datautstyr, nettverk og telefonsystemer. Brukerstøtte. Asker kommunes brukerstøtte, her meldes feil eller avvik på data/telefonsystemene inn. Tlf. internt 8888, tlf. eksternt IKT-enheten. Støtteenhet i Asker kommune, overordnet ansvar for å ivareta, vedlikeholde og støtte bruken av datautstyr, programvare, nettverk og telefonsystemer i Asker kommune. Nettverk. Maskinvare, utstyr og programmer som gjør det mulig og kommunisere mellom to eller flere datamaskiner. Asker kommunes nettverk er delt inn i fire sikkerhetssoner. Brannmur. Servere/datamaskiner som skal hindre at utenforstående får tilgang til Asker kommunes nettverk. Brukere. Alle som får brukerkonto/tilgang til Asker kommunes datamaskiner, nettverk, servere og telefonsystemer.

2 Brukerkontrakt. Avtale mellom bruker/ansatt og Asker kommune, som regulerer brukers tilgang og bruk av datautstyr og telefonsystemer. Data. Informasjon som befinner seg på Asker kommunes servere og lagringsmedier. Datautstyr. Maskinelt utstyr (pc, printere og lignende) som er tilknyttet nettverket eller i bruk i Asker kommune. Utstyret skal være godkjent og satt opp av IKT-enheten før det kan brukes. Driftsforstyrrelser / driftsavvik. Avvik i driften som i uakseptabel grad hemmer brukernes tilgang / utnyttelse av datautstyret. Adgangskontroll. Hindre fysisk at uvedkommende får tilgang til Asker kommunes datautstyr og nettverk. Telefonsystemer. Telefoner, mobiltelefoner, telefonsentraler og telefaksmaskiner. 2. Formålet med retningslinjene Asker kommune ønsker å bidra til et utviklende datamiljø og utnytte våre datasystemer på en mest mulig fleksibel og kosteffektiv måte. Samtidig lever vi i en kompleks og sårbar dataverden, hvor feil bruk av våre datasystemer kan få store konsekvenser for kommunen. For å sikre at dette ikke skjer og at vi ikke får driftsavvik, er det etablert noen kjøreregler eller retningslinjer som alle ansatte har ansvar for å følge. Asker kommune skal ikke eksponeres som en bedrift som tillater ulovlig bruk at data og opplysninger, men fremstå som en bedrift som er tydelige overfor sine brukere på hvorledes maskiner og systemer skal brukes og hva som er akseptabel bruk og hva sin ikke er akseptabel bruk. Telefonsystemene våre er også en viktig del av vår infrastruktur, og retningslinjene omfatter også disse systemene. 3. Anvendelse Retningslinjene gjelder for bruk i Asker kommune eller for bruk av utstyr som er eid av Asker kommune. Denne instruks er en del av en brukerkontrakt som alle ansatte i Asker kommunes må skrive under på. 4. Lojalitet Ved bruk av Asker kommunes data og telefonsystemer, må de ansatte alltid fremstå med riktig navn og/eller brukernavn og passord. Det må ikke herske noe tvil om at vi jobber i Asker kommune. Ved opphør av ansettelsesforhold er ansatt ansvarlig for at alle dokumenter tilhørende Asker kommune, tilfaller kommunen.

3 5. Datasikkerhet Adgangskontroll: Alle brukere plikter å sikre at utenforstående ikke får tilgang til Asker kommunes telefon og datasystemer/utstyr og nettverk. Dette krever bl.a. at brukere: - logger ut fra og slår av PC/Terminal utenom arbeidstiden - logger ut av systemer ved fravær fra arbeidsplassen - låser PC/Terminal m/skjermbeskytter ved korte fravær fra datamaskinen (møter o.l.) Brukernavn og passord er personlig. Alle brukere plikter å sørge for at brukernavn og passord ikke gjøres kjent for andre. Dette gjelder også koder i fm. adgangskontroll til bygg o.l. Ansattes innføring av data utenifra kan medføre at vi kan få datavirus og/eller datainnbrudd på våre nett. Derfor skal ikke maskiner/utstyr brukt utenfor Asker kommunes nett, kobles på våre nett uten at dette er avklaret med og godkjent av IKT-enheten. Da det er forskjellig grad av sikkerhet mht. personopplysninger skal maskiner/utstyr heller ikke flyttes mellom nettene til Asker kommune uten at dette er avklaret og godkjent av IKT-enheten. Privat datautstyr tillates ikke i Asker kommunes nettverk. Personopplysninger skal kun lagres/skrives på maskiner som er godkjent for dette, disse maskinene/systemene må enten være tilkoblet administrasjonsnettet eller sensitivt nett avhengig av hva slags personopplysninger det er. Undervisningsnettet eller publikumsnettet skal ikke benyttes til å skrive/lagre personopplysninger. E-post som sendes må ikke inneholde sensitive opplysninger. Hvis det mottas slik E-post skal den ikke sendes videre, men printes ut, slettes og sendes på papir til arkivet for skanning og registrering i ESA. Mobile lagringsenheter (for eksempel minnepinne, minnebrikke, minne i mobiltelefon, minne i fotoapparat mm) utgjør en stor risiko ved ubevisst bruk. De kan også lett komme på avveie grunnet små i størrelse. Automatisk overføring av mail til mobiltelefon er risikabelt spesielt hvis det er valgt automatisk oppdatering og at vedlegg hentes over. Sensitive data må ikke lagres på mobil enhet og overføres til annen PC hvis ikke data er kryptert/anonymisert. Et alternativ kan være å ha anonyme data på minnepinnen og et kodeark ved siden av som kobler til person. En bruker plikter å rapportere til nærmeste foresatte eller til IKT-enheten forhold som kan ha betydning for brudd på Asker kommunes visjon, verdier og policy (Kap i Felles Ledelsessystem) som er relatert til informasjonssikkerheten. I henhold til retningslinjene i ikt sikkerhetsplan så skal all saksbehandling utføres i kommunens saks og arkivsystem.

4 6. Respekt for andre brukere, personvern Brukere skal ikke tilegne seg andres passord, eller prøve å tilegne seg adgang til andres data. Hvis en bruker ønsker å registrere personopplysninger må vedkommende forsikre seg at det er adgang til det etter personregisterloven eller forskrifter gitt med hjemmel i lov. Brukere har taushetsplikt, om personlige forhold som vedkommende har fått kjennskap til gjennom bruk av Asker kommunes datanettverk. Hvis en bruker er usikker mht. lovlighet av registrering av opplysninger, skal nærmeste foresatte eller IKT-enheten kontaktes. 7. Etisk riktig bruk Brukere av Asker kommunes nettverk må ikke fremsette ærekrenkende eller diskriminerende uttalelser. Brukere i Asker kommunes nettverk har tilgang til Internett. Det skal ikke lastes ned eller formidles pornografi, rasistisk og diskriminerende materiale eller annet uetisk eller kriminelt materiale. Det er heller ikke tillatt å bruke e-post og internett på annen måte som oppfattes som uetisk, herunder surfing på sider med slikt innhold, spre taushetsbelagte opplysninger, krenking av privatlivets fred eller medvirkning til ulovlige handlinger. Usømmelig kommunikasjon på nettverket skal ikke forekomme. Brukerne skal heller ikke benytte Asker kommunes nettverk/utstyr for egen privat og eller kommersiell vinning. Repeterende brudd på det ovenstående kan få konsekvenser for den ansattes arbeidsforhold. 8. Ressursbevissthet Asker kommunes dataanlegg skal styrke og effektivisere kommunens virksomhet. Det er derfor viktig at ressursene utnyttes på en riktig måte. Dette må de ansatte være bevisst på når data og telefonsystemene benyttes. De ansatte er pliktig til å gjennomføre opplæring/kurs på datasystemene til Asker kommune, slik at vi sikrer at riktig bruk blir ivaretatt. Den ansatte leder er ansvarlig for at dette utføres så raskt som mulig ved ansettelse. 9. Bruk av intranett, sosiale medier og e-post Bruk av intranettet Intranettet (INNsiden) skal brukes til meldinger flere kan ha interesse/nytte av. Liste over hvem som er fagredaktører (kontaktpersoner) for sektorene/støtteenhetene finner du på Hovedportalen, under Nettredaksjonen i venstremargen. På arbeidsplasser der ikke alle har tilgang på intranettet er virksomhetsleder ansvarlig for å videreformidle informasjon som publiseres her. Bruk av sosiale medier Nye sosiale medier som Facebook, Twitter og andre krever bevisstgjøring i forhold til rollen man er i når man kommuniserer. Det kan være lett å blande jobb og privat i disse digitale arenaene og vanskelig å styre hvem som ser hva.

5 Virksomhetsleder må vurdere risiko og bevisstgjøre de ansatte (også brukerne) på hvem man kommuniserer med i hvilken sammenheng. Vær obs: - dialog mellom lærer-elev, lærer-foresatte, hjemmehjelp/hjemmesykepleiepårørende/de eldre, sosionom-klient, kulturmedarbeider-publikum, saksbehandlerbyggeleder/byggherre - sammenblanding av privat og jobb i blogger - om dialogen er arkivverdig. Vær varsomplakat for e-post: Ikke fyll opp andres postkasse med store mengder informasjon dersom de ikke har bruk for den. Send ikke e-post til flere enn dem som har nytte/interesse av informasjonen. Sensitive personopplysninger i e-post og kalender: E-post som sendes må ikke inneholde sensitive personopplysninger. Hvis det mottas slik E- post skal den ikke sendes videre, men printes ut, slettes og sendes på papir til arkivet for skanning og registrering i ESA. Lurer du på hva som betraktes som sensitivt, finner du informasjon her (link til personopplysningslovens html#2 ) Alternativt kan det vurderes å sende brev eller ta en telefonsamtale. Det må ikke legges inn vedlegg og/eller tekst som inneholder sensitive personopplysninger i kalenderfunksjonen til e-postsystem. Kopi: Vurder kopilisten nøye. Ikke klikk på "svar alle" uten at dette er absolutt nødvendig. Beskjed til store grupper skal normalt ikke gjøres indirekte som kopi. Rådmannen/ledelsen skal informeres direkte og normalt ikke som kopimottaker. Blindkopier bør ikke forekomme og passer ikke inn i Asker kommunes åpenhetskultur. Vedlegg: Ikke over 20 mb, vurder om du kan sende en link, men husk at linker til interne dokumenter etc. ikke kan leses av eksterne e-postmottakere. Vurder muligheten for å sende vedlegg som ZIP fil. Virksomhetsleder har ansvaret Den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for å påse at en dedikert person (m/backup) er inne og leser e-posten til sin enhet hver dag, samt fordeler innkommet e-post til rette vedkommende. Disse e-postadressene kan for eksempel benyttes når du ønsker å sende en melding til en resultatenhet, men ikke vet hvem i resultatenheten som trenger den type informasjon. Selv om du sender e-poster i helger og på fritiden, vurder om du skal avslutte e-posten med en formulering om at svar ikke forventes før etter helgen, evt. i arbeidstiden osv. Behandling av e-post Ha gode rutiner for behandling av e-post. Når du mottar informasjon, skal du vite hvordan den skal behandles: 1. Registres i ESA: All inngående e-post som er saksrelatert skal sendes til innregistrering på dokumentsenteret. Dette er saksbehandlers ansvar. Se rutiner for dette på intranettet.

6 2. Slettes 3. Behandles 4. Utsettes 5. Distribueres 6. Lagres Husk at du ikke kan forvente svar på en e-post som er sendt utenom arbeidstid før tidligs neste arbeidsdag. Ikke send e-post til "alle" E-post til alle skal bare unntaksvis benyttes og skal avklares med Informasjonssjef (innholdsrelaterte spørsmål) eller IKT-sjef (IKT-relaterte spørsmål) på forhånd. NB! Slik e- post skal ALDRI inneholde vedlegg. Pop-opp -meldinger på skjermen skal kun brukes av IT-avdelingen. Viktig å rydde/slette. De ansatte mottar daglig store mengder e-post. For at ikke kommunens e-postkontor skal fylles er det viktig at den enkelte rydder postkassen sin ved jevne mellomrom. Det meste du mottar får du aldri bruk for senere. Husk å slette fra slettede elementer! Forbedre bruk av e-post: Få frem hensikten Hva er det du vil oppnå og hvordan vil du at mottaker av e-posten skal reagere? Stikkord: Hva? Hvem? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når? Budskapet Si det viktigste først. Si en ting om gangen og presenter den viktigste informasjonen i den første setningen. Bruk informativ emnefelt Få frem hva det handler om i overskriften. Opprett mapper eller kategorier for ulike formål. Lag en regel slik at når du står på kopilisten havner e-posten automatisk i en egen Innboks- kopi. E-post til egendefinert gruppe: Sender du ofte samme e-post til en bestemt gruppe personer? Da kan du opprette denne gruppen i adresseboken. Gruppen blir bare liggende lokalt hos deg. I den globale adresseboken kan du allerede finne en del definerte e-postgrupper som kan brukes av alle. Det er opprettet en egen e-postadresse for hver resultatenhet, hver støtteenhet og hver sektor Disse finner du i Outlook, på intranettet eller i intern telefonkatalogen. Det er viktig at du har klart for deg hvem som mottar e-posten når du sender til en gruppe. Klikk her for IKT- opplæring for ansatte i Asker kommune.

7 E-postkommunikasjon er ikke alltid av det gode: Tenk deg godt om før du sender følelsesladede meldinger. Muntlige uttrykk kan glemmes fort, men det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten, videresendes til andre og bli brukt mot deg senere. Send ikke e-post når du er sint eller opprørt. Slike budskap er mer egnet å si ansikt til ansikt. En samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post, fordi du kan spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon. Her kan du melde deg på kurs i e-post bruk: Kurs og kompetanse - Intranett for Asker Kommune 11. Rettigheter til data/programmer For bruk av data/programmer er det normalt knyttet lisenser. Dvs at man må ha en avtale med rettighetshaver før man bruker det. For de programmene som er tilrettelagt for de ansatte i Asker kommune gjelder også dette, derfor er videre kopiering av programmer eiet av Asker kommune forbudt. Det er heller ikke lov og laste ned og installere programmer/filer som ikke er godkjent av Asker kommune. Dette for å sikre best mulig drift for alle. 12. Erstatningsansvar De ansatte er selv ansvarlig for bruk av data som er tilrettelagt gjennom Asker kommune sitt nettverk/utstyr. Asker kommune fraskriver seg ansvar for økonomisk tap som følge av feil eller mangler ved datautstyr, herunder f.eks feil eller mangler i data, bruk av data fra tilgjengelige databaser eller andre data innhentet gjennom nettverket m.v. 13. Overvåking av brukerne/ driftsovervåkning Ansvarlig driftpersonell har rett til å søke tilgang til den enkelte brukers reserverte områder eller arbeidsstasjon i datanettverket med sikte på å sikre anleggets funksjonalitet, eller kontrollere at brukerne ikke krenker gjeldene bestemmelser. Ansvarlig driftpersonell plikter å varsle om dette på forhånd. Overvåking av nettverkene og brannmurer foregår kontinuerlig, dette for å sikre best mulig dataflyt. Dette blir ikke varslet!. Ansvarlig driftpersonell ved IKT-enheten Asker kommune har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om brukeren eller brukerens virksomhet, unntagen forhold som kan representere brudd på retningslinjene blir meddelt til overordnet instans.

8 14. Straffeforføyning Brudd på gjeldene retningslinjer kan medføre at brukere nektes adgang til Asker kommunes nettverk/datamaskiner og telefonsystemer. Brudd på personvern, taushetsplikt m.m kan føre til erstatningsplikt eller straff. De vanligste reglene om oppsigelse eller avskjed av arbeidstager vil kunne ramme misbrukere av Asker kommunes datautstyr/nettverk og telefonsystemer. 15. Brukerens rett til å klage Klager på sanksjoner skal rettes til den eller de som ilegger sanksjonen. Dersom klagen ikke blir imøtekommet, sendes den videre til Rådmannen for endelig avgjørelse.