TILLITSVALGTHÅNDBOKA

Transkript

1 TILLITSVALGTHÅNDBOKA

2 Gratulerer med valget av deg som tillitsvalgt i Den norske Legeforening! Valget av deg er en tillitserklæring og uttrykker forventninger om hva du kan bidra med grupper av medlemmer og for foreningen. Begrepet tillitsvalgt brukes både om den som er valgt til å utføre en funksjon for sin organisasjon - og om den som er valgt av medlemmene for å ivareta de oppgaver som fremgår av en hovedavtale. Begge oppgavene, både innenfor organisasjon og etter hovedavtalen, kan kreve stor arbeidsinnsats. Ikke bare Legeforeningens organisasjon, men også den samfunnsstruktur som Legeforeningen må forholde seg til, er i stadig endring. Slike samfunnsmessige endringer, i tillegg til de endringer som skjer internt i Legeforeningen, gjør det nødvendig for Legeforeningen å ha et oppdatert tillitsvalgtapparat. Den tillitsvalgte skal både ha faglig forankring, gode kunnskaper om avtaleverk og tillitsvalgtfunksjoner og et overordnet blikk for målene. I tillegg er det viktig med menneskekunnskap og egenskaper som er tillitvekkende og som vinner oppslutning. Det at mange viktige oppgaver er tillagt tillitsvalgtfunksjonen, gjør arbeidet både interessant og utviklende. Arbeidet gir også solid erfaring og kompetanse, ikke minst på det menneskelige plan. Det bidrar til at du blir godt kjent med organisasjonen og de du representerer. Det gir også mulighet til å bli kjent med mange andre i samme rolle. Mange opplever dette som en vanskelig oppgave, men at den samtidig gir kunnskap og inspirasjon som kan benyttes også etter at vervet er avsluttet. Den norske legeforenings ledelse og administrasjon (sekretariatet) er opptatt av at de tillitsvalgte skal gis en så god assistanse som mulig fra sin forening innenfor den ramme som blir gitt. Som et ledd i dette arbeidet har vi utarbeidet tillitsvalgthåndboken. Boken er med denne utgaven revidert og oppdatert på en rekke områder. Målet med tillitsvalgthåndboken er å bidra til å gi nye tillitsvalgte kunnskap om Legeforeningen og arbeidet som tillitsvalgt. Den tar for det meste opp tema som er av betydning for tillitsvalgte på de enkelte arbeidssteder, men boken vil kunne være en nyttig informasjonskilde også for ulike kategorier tillitsvalgte internt i Legeforeningen. I tillegg til tillitsvalgthåndboken, sender sekretariatet ut nyhetsbrev og legge ut informasjon på Legeforeningens nettsider, Her kan du også finne utdypende og oppdatert informasjon om de fleste tema som tas opp i boken. Det anbefales å bruke nettsidene og Min side aktivt. Vi ønsker at tillitsvalgthåndboken skal være en nyttig veileder i arbeidet som tillitsvalgt og at den skal være et oppslagsverk som benyttes for å få viktig informasjon om din rolle og således bidra til øket trygghet i rollen. Flere i forhandlings- og helserettsavdelingen har gitt bidrag til boken. Vi vil også være behjelpelige med å gi konkret veiledning i saker og i din rolle som tillitsvalgt. Vi ønsker deg lykke til med tillitsvalgtarbeidet! Dato: februar 2009 Med hilsen Anne Kjersti Befring Direktør Forhandlings og helserettsavdelingen Signe Gerd Blindheim Fagsjef Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009

3 INNHOLD 1 HVEM ER TILLITSVALGTE I DEN NORSKE LEGEFORENING Tillitsvalgtbegrepet Kategorier tillitsvalgte på arbeidsstedene Valgregler og instruks for Den norske legeforenings tillitsvalgte Ansvar for valg av tillitsvalgte Rettigheter og plikter for tillitsvalgte Lokalforeningstillitsvalgte Valgperioder for tillitsvalgte Mistillit Melding om valg av nye tillitsvalgte og registrering OM LEGEFORENINGS ORGANISASJON - OG OM AKADEMIKERNE Generelt Medlemskap og kontingent Landsstyret Sentralstyret Sekretariatet Forhandlings og helserettsavdelingen (Juridisk avdeling) Medisinsk fagavdeling Avdeling for informasjon og helsepolitikk Økonomi og administrasjonsavdelingen Tidsskrift for Den norske legeforening Forskningsinstituttet Avdelingene Lokalforeninger Yrkesforeninger Fagmedisinske foreninger Norsk medisinstudentforening Spesialforeningene Organisasjonsleddenes rettigheter Akademikerne Generelt Akademikerne Helse Akademikerne Stat Akademikerne Kommune Akademikerne Privat Akademikerne Næringsdrivende Akademikerforeningene i HSH Råd og utvalg Rådet for legeetikk Øvrige råd/utvalg Legeforenings omsorgstilbud Støttegruppe ordningen Lege-for-lege-ordningen Ressurssenter for leger - Villa Sana, Modum Bad Medlemstilbud Særskilt om juridisk bistand Rettshjelpsordning Den norske legeforenings fond Tidsskrift for Den norske legeforening Soria Moria - Den norske legeforenings konferanse- og utdanningssenter TILLITSVERV I FORENINGENS ORGANER Generelt Om foreningers styrer og deres arbeid Om lederen Om styrets medlemmer... 18

4 3.5 Om styremøter Om arkiv Om medlemsmøter og årsmøter Særlig om valg og avstemming/votering Valg av vararepresentanter Særlig om valgkomiteen MØTER OG MØTELEDELSE Innledning Målsetting ved møter Forberedelse og innkalling Teknisk forberedelse Gjennomføring av møter Møteleder Dagsorden Nyttige tips for møteledelse Taletid Om å fremme forslag Begrensning av taletid Strek Voteringsformer Flertallsformer Referat/protokoll ARBEIDET SOM TILLITSVALGT IVARETA MEDLEMMENES LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Tillitsvalgtes rolle i forholdet mellom medlemmene og arbeidsgivere Oppgaven som tillitsvalgt Hovedavtalene Samarbeid og medbestemmelse Tillitsvalgtes rettigheter og plikter Tillitsvalgtes deltakelse i styringsorganer kommuneloven Bistand til tillitsvalgte Kontakt med motparten Holdninger og arbeidsform Hjelpemidler for tillitsvalgte Opplæring av tillitsvalgte Informasjon Generelt om tariffavtaler Forhandlingsrett Hva er en tariffavtale og hvem er parter i tariffavtalen? Forhandlinger og avtaleslutning interessetvister og rettstvister Plassoppsigelse Mekling - Plassfratredelse Streik - Lockout - Konfliktberedskap Fredsplikt Politisk streik og sympatiaksjoner Tvister om forståelsen av tariffavtaler rettstvister Avtaler om lønns- og arbeidsvilkår for leger Hovedtariffavtalene Særavtaler/særbestemmelser for leger Andre særavtaler Lokale særavtaler Avtaler om privat praksis Oversikt over ulike forhandlingsområder Hvem forhandler hva i Den norske legeforening? Forhandlingsreglementet Sentrale forhandlinger hovedtariffavtaler/overenskomster Sentrale forbundsvise særavtaler Lokale særavtaler Lokale lønnsforhandlinger Rettstvister... 21

5 5.5 Arbeidsgivers styringsrett - ansattes lojalitetsplikt Styringsrettens grunnlag og innhold Ansattes lojalitetsplikt - varsling Adgangen til bistillinger og bierverv Ansattes ytringsrett Begrensninger i retten til fagforeningsvirksomhet Ansettelse, oppsigelse og avskjed Tillitsvalgtes oppgaver ved ansettelse Regler for ansettelse Prosedyre ved tvist om oppsigelse og avskjed Tillitsvalgtes bistand ved oppsigelse og avskjed Omstilling tillitsvalgtes rolle Innledning Kunnskap om omstillingsarbeid gir ansatte innflytelse Begrepene omstilling og nedbemanning FORHANDLINGSOMRÅDER OG STRATEGI Det formelle grunnlaget for ulike forhandlinger Spekter KS Oslo kommune Handels og Servicenæringens Hovedorganisasjon (HSH) Stat Forhandlinger for fastleger og private avtalespesialister Tvister om tariffavtalens forståelse rettstvister Gjennomføring av forhandlinger Forberedelse, utforming av krav Forhandlingsdelegasjoner Felles- og særmøter Forhandlingsstrategier Protokoll Protokolltilførsler Informasjon til oppdragsgivere INFORMASJON OG MEDIEKONTAKT Informasjon Den norske legeforenings tilbud på internett Mediekontakt Massemedia Nyttige adresser og telefonnumre Pressens arbeid Journalistkontakt i praksis Telefonintervjuet Pressemeldinger Pressekonferansen Noen tips og varsomhetsbetraktninger

6 1 HVEM ER TILLITSVALGTE I DEN NORSKE LEGEFORENING 1.1 Tillitsvalgtbegrepet Begrepet tillitsvalgt kan gis en A) vid definisjon: Enhver som er valgt til å utføre en funksjon for sin organisasjon, benevnes tillitsvalgt. Etter denne definisjonen vil følgende benevnes tillitsvalgte i Den norske legeforening: - medlemmer av Legeforeningens landsstyre - medlemmer av Legeforeningens sentralstyre - medlemmer av Legeforeningens lokalforeningsstyrer - medlemmer av Legeforeningens yrkesforeningsstyrer - medlemmer av Legeforeningens fagmedisinske foreningers styrer - medlemmer av spesialforeningers styrer - medlemmer av råd og utvalg i Legeforeningens organisasjon - lokale tillitsvalgte - tillitsvalgt etter rammeavtalene B) snever definisjon: Enhver arbeidstaker som er valgt/utpekt av medlemmene i sin organisasjon til å ivareta de oppgaver som fremgår av en hovedavtale. Det er fem hovedavtaler som er vesentlige for Legeforeningens medlemmer: - Hovedavtalen med Spekter - Hovedavtalen med Kommunenes Sentralforbund (KS) - Hovedavtalen med Staten - Hovedavtalen med Handels- og servicenæringens Hovedorganisasjon (HSH) - Hovedavtalen med Oslo kommune De rettigheter og plikter som tilkommer de tillitsvalgte som omfattes av definisjonen som beskrevet under pkt. B) ovenfor, kan kort skisseres som følger: - Rett og plikt til å drøfte/forhandle om spørsmål vedrørende lønns- og arbeidsvilkår - Rett og plikt til å påse at rettigheter og plikter overholdes i forhold til gjeldende tariffavtaler. C) tillitsvalgt etter rammeavtale: Enhver arbeidstaker som er valgt/utpekt av medlemmene i sin organisasjon til å ivareta de oppgaver som fremgår av rammeavtale mellom Legeforeningen og en avtalemotpart som medlem av samarbeidsutvalget i den respektive avtale. Det er tre rammeavtaler som er viktige for Legeforeningens medlemmer: - Rammeavtale for fastlegeordningen KS - Rammeavtale for fastlegeordningen Oslo kommune - Rammeavtale for avtalespesialister 1.2 Kategorier tillitsvalgte på arbeidsstedene Den norske legeforening benytter seg av følgende benevnelser for de ulike kategorier tillitsvalgte på arbeidsstedene: Foretakstillitsvalgt (FTV) Hovedtillitsvalgt (HTV) Tillitsvalgt for henholdsvis overordnede/underordnede leger ved et helseforetak Tillitsvalgt på det enkelte arbeidssted, kfr. pkt. 1.3 i valgreglene Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 5 av 52

7 Tillitsvalgt (TV) Tillitsvalgt på for eksempel en avdeling, en seksjon, en divisjon innenfor det enkelte arbeidssted Ovenfor nevnte tillitsvalgte velges som Legeforeningens tillitsvalgte etter hovedavtalene. Kort om konserntillitsvalgte Innenfor det enkelte helseforetak skal man, i tillegg til Legeforeningens tillitsvalgte, også ha konserntillitsvalgt for Akademikerne. Valg av konserntillitsvalgte må skje i samarbeid med øvrige Akademikerorganisasjoner innenfor det enkelte helseforetak. Ansatterepresentanter En annen type representant for de ansatte er såkalte ansatterepresentanter i styrene i det enkelte HF eller RHF. Disse er ikke tillitsvalgte verken vid eller snever forstand, og for disse gjelder særskilte regler. Dette vil ikke bli omhandlet i denne håndboken. 1.3 Valgregler og instruks for Den norske legeforenings tillitsvalgte Sentralstyret har vedtatt Valgregler og instruks for Den norske legeforenings tillitsvalgte. Dette regelverk omfatter de tillitsvalgte som er beskrevet foran under punkt 1.1 B). Instruksen omfatter også de såkalte lokalforeningstillitsvalgte. Valgreglene og instruksen følger i sin helhet som Vedlegg 5 til denne håndboken Ansvar for valg av tillitsvalgte Av valgreglenes pkt. 1.1 fremgår at det er Legeforeningens yrkesforeninger som har ansvar for at det blir valgt tillitsvalgte for aktuelle grupper av leger innenfor den enkelte lokalforening. Lokalforeningene skal gi praktisk bistand til yrkesforeningene Rettigheter og plikter for tillitsvalgte Det fremgår videre av valgreglenes pkt. 2 at de tillitsvalgte har visse rettigheter og plikter, både overfor arbeidsgiver og i forhold til Legeforeningen. Tillitsvalgtinstruksen beskriver de tillitsvalgtes rettigheter og plikter i forhold til organisasjonen som sådan, og peker på de viktigste rettigheter og plikter overfor arbeidsgiver. Rettigheter og plikter i forhold til arbeidsgiver er omtalt i hovedavtalene Lokalforeningstillitsvalgte Valgreglenes pkt. 3 omhandler særskilt de lokalforeningstillitsvalgtes oppgaver. Benevnelsen lokalforeningstillitsvalgt benyttes om yrkesforeningenes representanter i lokalforeningenes styrer. Disse skal samordne de tillitsvalgtes arbeid for vedkommende yrkesforening innenfor egen lokalforening Valgperioder for tillitsvalgte Av valgreglenes pkt. 1.4 fremgår at de lokale tillitsvalgte velges for to år om gangen med samme funksjonsperiode som lokalforeningsstyret Mistillit Valgreglenes pkt. 1.7 omhandler tillitsvalgt som ikke skjøtter sine oppgaver etter instruks eller avtale eller opptrer illojalt. Tillitsvalgt kan da løses fra sitt verv. Vedtak om dette treffes av styret i yrkesforeningen. 1.4 Melding om valg av nye tillitsvalgte og registrering Ved valg av tillitsvalgte for en ny valgperiode, skal valgene meldes til vedkommende yrkesforenings styre, som sender samlet oversikt over alle nye valg til sekretariatet for registrering. Må den tillitsvalgte fratre sine verv i perioden, underretter den tillitsvalgte lokalforeningsstyret og aktuell yrkesforening som påser at nyvalg foretas. I slike tilfeller må det også gis melding om endringen direkte til sekretariatet slik at omregistrering kan foretas umiddelbart. Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 6 av 52

8 Korrekte registreringer vedrørende de tillitsvalgte er en forutsetning for at tillitsvalgtapparatet skal kunne fungere etter sin hensikt. Det er ofte aktuelt å kunne nå de tillitsvalgte på kort varsel, og det er derfor viktig at alle kontaktadresser, telefon, fax etc. er oppdatert i Legeforeningens register. Informasjon til de tillitsvalgte sendes i stadig større utstrekning via e-post, og uten korrekt registrert e-post adresse vil viktig informasjon kunne bli forsinket eller ikke nå fram. Melding til sekretariatet om endring av tillitsvalgte kan enklest gjøres på nettet under adresse: (Organisasjon og politikk/ Organisasjon/ Tillitsvalgte), eller til e-post: tillitsvalgt@legeforeningen.no Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 7 av 52

9 2 OM LEGEFORENINGS ORGANISASJON - OG OM AKADEMIKERNE 2.1 Generelt Den norske legeforening ble stiftet 6. juli Foreningens offisielle navn er Den norske legeforening, forkortet som Dnlf. Foreningen benevnes imidlertid oftest som Legeforeningen. Legeforeningen er i dag både yrkesorganisasjon og fagforening for alle norske leger. Legeforeningens formål er beskrevet i foreningens lover 1: A. å virke for høy faglig og yrkesetisk standard blant foreningens medlemmer B. å fremme medlemmenes sosiale, kollegiale og økonomiske interesser C. å fremme medlemmenes psykiske og fysiske helse D. å fremme legeutdanningen og medisinsk vitenskapelig virksomhet E. å fremme tiltak som er egnet til å bedre befolkningens helse F. å arbeide med helsepolitiske spørsmål Organisatorisk er Legeforeningen oppdelt i avdelinger (yrkesforeninger, lokalforeninger, fagmedisinske foreninger) og spesialforeninger. Ethvert medlem av Legeforeningen er også obligatorisk medlem av en yrkesforening og en lokalforening. Godkjente spesialister er også obligatorisk medlem av en fagmedisinsk forening, medlemmer uten spesialitet kan fritt melde seg inn i en fagmedisinsk forening som er relevant for medlemmets arbeid. I Legeforeningens organisasjonsstruktur inngår også spesialforeninger, hvor det er frivillig medlemskap. Legeforeningens øverste styrende organ er landsstyret. Sentralstyret forestår den daglige ledelse av foreningen. Oversiktskart som viser den organisatoriske oppbygging av Legeforeningen følger som Vedlegg 1 til håndboken. Nedenfor i pkt gis mer detaljert informasjon om forskjellige organer i Legeforeningen. Ytterligere informasjon om Legeforeningens organisasjonsmessige oppbygging og de regler som styrer organisasjonen, finnes under stikkord Organisasjon og politikk på Legeforeningens nettsider. 2.2 Medlemskap og kontingent For å bli medlem av Den norske legeforening må en enten - ha medisinsk embetseksamen som norsk statsborger - ha norsk autorisasjon/lisens som lege eller - være medisinstudent i Norge/norsk statsborger som studerer medisin i utlandet. Enhver som skal opptas som medlem av Legeforeningen må gi "erklæring om at han/hun vedtar foreningens lover og bestemmelser som bindende for seg". Obligatoriske kontingentsatser fastsettes hvert år av landsstyret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Kontingenten dekker medlemskap i Legeforeningen, herunder rettshjelpsordningen, samt medlemskap i yrkesforening, lokalforening og fagmedisinsk forening. Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 8 av 52

10 2.3 Landsstyret Den norske legeforenings landsstyre er foreningens høyeste organ. Landsstyrets medlemmer velges for to år av gangen. Valgperioden er fra 1. september i år som slutter på ulike tall og løper til 31. august to år senere. Landsstyret møter ordinært en gang årlig. Landsstyret består av representanter fra avdelingene, lokalforeningene og de fagmedisinske foreningene samt sentralstyrets medlemmer. Oversikt som viser landsstyrets sammensetning er tatt inn som Vedlegg 2 i Tillitsvalgthåndboken. Landsstyret skal årlig behandle sentralstyrets melding om foreningens virksomhet foregående år, samt foreningens regnskaper foregående år. Det skal fastsette foreningens budsjett for kommende år, herunder fastsette medlemskontingenten. Landsstyret skal også hvert annet år behandle sentralstyrets forslag til rullerende prinsipp- og arbeidsprogram for kommende to år. Endelig skal landsstyret behandle de konkrete saker som er satt opp på dagsorden. Landsstyret velger medlemmer til Legeforeningens sentralstyre og valgkomité, revisor og desisorer for to år av gangen. Landsstyret velger også medlemmer til Legeforeningens Råd for legeetikk og medlemmer til styret i Sykehjelps- og pensjonsordningen for leger (SOP) for fire år av gangen. Ved landsstyrets møter kan ethvert medlem av Legeforeningen være til stede. Medlemmene har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Landsstyremøtene er åpne for media, med unntak av eventuelle særskilte saker som landsstyret måtte bestemme. 2.4 Sentralstyret Sentralstyret velges for to år av landsstyret. Valgperioden er fra 1. september i år som slutter på ulike tall og løper til 31. august to år senere. Sentralstyret består av president, visepresident og syv styremedlemmer. Sentralstyret leder foreningens løpende virksomhet og handler med ansvar overfor landsstyret. Sentralstyret holder vanligvis møte én gang pr. måned. 2.5 Sekretariatet Den norske legeforenings sekretariat holder til i Legenes hus, Akersgata 2, Oslo. Postadresse: Postboks 1152 sentrum, 0107 Oslo. Telefon: E-post: legeforeningen@legeforeningen.no. Sekretariatet ledes av generalsekretæren, som også er foreningens forretningsfører. Etter Legeforeningens lover skal generalsekretæren være lege. Generalsekretæren ansettes av sentralstyret. Sekretariatet forestår den daglige virksomhet etter sentralstyrets retningslinjer og avgjør saker som ikke etter sin art og viktighet bør eller skal behandles av sentralstyret/landsstyret. Sekretariatet forbereder saker for sentralstyret og landsstyret. Mye av arbeidet i sekretariatet skjer i prosjekter i samarbeid mellom de ulike avdelinger for å kunne ha bidrag på fag, jus og politikk. Legeforeningens sekretariat har grovt sett inndelt sine arbeidsoppgaver som vedlagte oversikt over sekretariatet viser (Vedlegg 7). Detaljert oversikt over sekretariatet finnes på Forhandlings og helserettsavdelingen (Juridisk avdeling) I Forhandlings- og helserettsavdelingen (FHR) er arbeidet med alle forhandlingsforløp innenfor privat og offentlig sektor, herunder arbeidet gjennom hovedsammenslutningen Akademikerne, forankret. Det arbeides med strategiutvikling, juridisk rådgivning og med å fortolke- og å utvikle juridiske virkemidler (høringsarbeid). Avdelingen utarbeider bidrag på Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 9 av 52

11 hvordan rammene for helsetjenesten kan utvikles ved lovgivning og avtaler, i samarbeid med medisinsk fagavdeling og avdelingen for helsepolitikk. Avdelingen yter juridiske tjenester overfor Legeforeningen ledelse, ulike organisasjonsledd, tillitsvalgte og overfor enkeltmedlemmer innenfor fagområder som arbeidsrett, helserett, forvaltningsrett og kontraktsrett. Det arbeides også med internasjonal jus og konvensjoner. Avdelingen har også ansvar for tillitsvalgtarbeid, herunder opplæring og organisasjon.det utvikles veiledere og artikler. Avdelingen organiserer yrkesforeningenes sekretariater og rettshjelpordningen. FHR er organisert i faste grupper og tverrgående team. Avdelingens ledelse sørger for utvikling av avdelingens fagområder og ansatte. Ledelsen bidrar også til igangsettelse - og gjennomføring av prosjekter i samråd med ledelsen for Legeforeningen Medisinsk fagavdeling Medisinsk fagavdeling arbeider med faglige premisser for utvikling av helsetjenesten og utdanning. Fagavdelingen har ansvaret for å koordinere arbeidet mot fagmedisinske foreninger. Fagavdelingen består av enhet for spesialisthelsetjeneste, enhet for primærhelsetjeneste og psykiatri, enhet for forskning og høyspesialiserte tjenester samt seksjon for utdanning. Avdelingene arbeider bl.a. med legers videre- og etterutdanning, fagutvikling, planlegging og gjennomføring av prosjekter Avdeling for informasjon og helsepolitikk Avdeling for informasjon og helsepolitikk har som oppgave å bidra til at Legeforeningen er en sentral helsepolitisk aktør og god informasjonsutveksling internt og eksternt. Seksjon for helsepolitikk har ansvaret for å understøtte politikkutvikling innen Legeforeningen og for å formidle etablert politikk i offentligheten. Dette innebærer blant annet koordinering av foreningens høringsarbeid og utarbeiding av helsepolitiske rapporter. Seksjon for informasjon har ansvaret for internt og eksternt informasjonsarbeid, herunder pressekontakt, nettnyheter og Legeforeningens sider i Tidsskriftet. Seksjonen gir bistand til organisasjonsledd som har behov for hjelp til presseutspill, medietrening, råd til enkeltleger om vanskelige saker i media. Bistand til bruk av Legeforeningens designmal, råd om utforming av trykksaker med mer Økonomi og administrasjonsavdelingen Økonomi- og administrasjonsavdelingen har hovedansvaret for praktiske driftsoppgaver i sekretariatet samtidig som den ivaretar foreningens økonomi. Arbeidsoppgavene omfatter Regnskap for Den norske legeforening - herunder hovedforeningen og Legeforeningens fond, SOP, Kvalitetsforbedringsfond III og øvrige stiftelser samt regnskapstjenester for enkelte avdelinger. I tillegg har avdelingen ansvar for økonomistyring, budsjettarbeid og kapitalforvaltning, vedlikehold og forvaltning av medlemsregister. Avdelingen skal sørge for kontingentinnkreving IT drift og support for brukere tilknyttet vårt nett. Post, arkiv, sentralbord, resepsjon og kantine i Legenes hus hører til avdelingens ansvarsområde. I avdelingen behandles søknader om refusjon fra Utdanningsfond II og III, samt Legeforeningens lånefond. Avdelingen har ansvar for forretningsfører for Sykehjelps- og pensjonsordningen for leger SOP og for personaladministrative funksjoner i sekretariatet. Avdelingen er inndelt i fem seksjoner: økonomi, administrasjon, IT, register og SOP Tidsskrift for Den norske legeforening Tidsskriftavdelingen ledes av redaktøren, og består av fire seksjoner. Redaksjonen har ansvar for logistikk og administrasjon av manuskripter, språklig/teknisk bearbeiding av manus, layout, produksjon samt generelle henvendelser. Seksjonen utgir temahefter og bøker i Tidsskriftets skriftserie. Nettredaksjonen har ansvar for drift og utvikling av Legeforeningens og Tidsskriftets Internett-sider, inkludert medlemsportalen Min side. Seksjonen bistår underforeninger med deres nettsider, og styrer og tillitsvalgte som ønsker å benytte Min side til kommunikasjon og samarbeid. Medisinsk seksjon har ansvaret for kvalitetssikring av innholdet i Tidsskriftet. Markedsseksjonen har ansvar for annonsering til Tidsskriftet, Min side, herunder stillings-, kurs-, produkt- og spesialistannonser. Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 10 av 52

12 Tidsskrift for Den norske legeforening er både et vitenskapelig tidsskrift og medlemsblad for Den norske legeforening. Denne dobbeltrollen gjenspeiles i målsettingen: Tidsskriftet skal stimulere til faglig vedlikehold og fornyelse for legen som kliniker, stimulere til medisinsk forskning og fagutvikling, bidra til holdningsdanning hos leger ved å videreutvikle etiske og kulturelle idealer i den medisinske tradisjon, samt fremme helsepolitisk debatt. Redaksjonen mottar i overkant av vitenskapelige manuskripter i året. Alle manuskripter gjennomgår faglig og redaksjonell vurdering, og de aller fleste sendes til ekstern fagvurdering (peer review). Vitenskapelige artikler blir indeksert i PubMed/Medline. Tidsskriftet har vært på Internett siden februar 1996, alt innhold er parallellpublisert siden Forskningsinstituttet Forskningsinstituttet kartlegger ulike forhold knyttet til legers arbeidsforhold og yrkesutøvelse. Instituttets "hovedprodukt" er publikasjoner i fagfellevurderte nasjonale og internasjonale tidsskrifter. Forskningsaktiviteten er særlig rettet mot legers karrierevalg, psykologiske, etiske og sosiale sider ved legearbeidet, og legerollen generelt. Forskningen baseres først og fremst på data fra eget referansepanel, en representativ gruppe på ca leger som med jevne mellomrom svarer på spørreskjema om karriere, egen helse og velvære, helsepolitikk, etikk etc. Fra 2007 er det et eget panel med ca. 800 pensjonerte leger. I tillegg benyttes anonymiserte data fra Sykehjelps- og pensjonsordningen for leger (SOP) om sykdom og sykehjelp blant privatpraktiserende leger, samt diverse andre registre. Det gjennomføres også prosjekter i samarbeid med andre institusjoner, undersøker studieordninger og sammenlikner legen med andre yrkesgrupper. 2.6 Avdelingene Avdelingene består av medlemmer som er obligatorisk tilmeldt, herunder medlemmer som er gått av med alders- eller uførepensjon samt frivillige assosierte medlemmer. Avdelingene er organisasjonsmessig underordnet landsstyret og sentralstyret Lokalforeninger Alle medlemmer av Den norske legeforening skal obligatorisk også være medlem av en lokalforening. Legeforeningen har 19 lokalforeninger, én i hvert fylke. Legeforeningens legemedlemmer fordeles til den lokalforening "i hvis område hun/han har sitt arbeid" Yrkesforeninger Alle medlemmer av Den norske legeforening skal obligatorisk også være medlem av en yrkesforening. Reglene for fordeling til yrkesforening følger som Vedlegg 3 til denne håndboken. Legeforeningen har følgende 7 yrkesforeninger: - Allmennlegeforeningen (AF) - Forening for leger i vitenskapelige stillinger (LVS) - Leger i Samfunnsmedisinsk Arbeid (LSA) - Norsk arbeidsmedisinsk forening (Namf) - Norsk overlegeforening (Of) - Praktiserende Spesialisters Landsforening (PSL) - Yngre legers forening (Ylf) Fagmedisinske foreninger Alle medlemmer av Den norske legeforening med en godkjent spesialitet skal obligatorisk også være medlem av en fagmedisinsk forening. Det skal være etablert en godkjent fagmedisinsk forening for hver enkelt av de godkjente spesialiteter, i alt 44 foreninger. Godkjenning foretas av sentralstyret. Medlemmer uten en godkjent spesialitet kan fritt tilmelde seg en fagmedisinsk forening som er relevant for medlemmets arbeid Norsk medisinstudentforening Til Norsk medisinstudentforening hører studenter som er opptatt ved ett av de fire medisinske Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 11 av 52

13 fakulteter i Norge og norske statsborgere som studerer medisin i utlandet. Avdelingen av medisinstudenter er igjen oppdelt i fem avsnitt (ett ved hvert av universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø, samt ett som omfatter norske medisinstudenter i utlandet). 2.7 Spesialforeningene Etter Den norske legeforenings lover kan "sammenslutninger av leger som representerer faglige særinteresser innen foreningen" godkjennes av sentralstyret som spesialforeninger. Medlemskap i spesialforeningene er frivillig. Legeforeningen har 20 spesialforeninger. Oversikt som viser disse er tatt inn i Tillitsvalgthåndboken som Vedlegg Organisasjonsleddenes rettigheter Lokalforeninger, yrkesforeninger og fagmedisinske foreninger har rett til å få seg forelagt alle viktige saker fra Den norske legeforening. De har også rett til å møte ved sentralstyrets møter og tale sin sak når sentralstyret behandler saker av særskilt interesse for organisasjonsleddet. 2.9 Akademikerne Generelt Legeforeningen er medlem av Akademikerne som er Hovedsammenslutning for norske akademikerorganisasjoner (eks. Juristforbundet, Psykologforeningen og Tekna). Øvrige hovedorganisasjoner i norsk arbeidsliv er LO, YS og Unio. De sentrale lønns- og tarifforhandlingene i Norge skjer i alle hovedsak med ulike arbeidsgiverorganisasjoner på den ene siden, og de fire hovedorganisasjonene på den andre siden av forhandlingsbordet. Det varierer likevel noe fra området til område hvordan forhandlingene formelt sett er organisert, mer om det under de følgende punktene. Akademikerne er organisert med et styre, der Legeforeningens president er representant som en av syv styremedlemmer. Det operative forhandlingsarbeidet er organisert gjennom tre/fire forhandlingsutvalg og to samarbeidsorganer. Les mer om Akademikernes organisering og idégrunnlag på Akademikerne Helse Akademikerne Helse er forhandlingsutvalg for tariffområdene Spekter 4 og 10. I Akademikerne Helse er alle akademikergrupper representert, men Legeforeningen har et flertall. Legeforeningens sekretariat bistår Akademikerne Helse. Spekter er en arbeidsgiverorganisasjon som opptrer på vegne av virksomhetene i tariffområdet. I området 4 er Lovisenberg Diakonale sykehus. I området 10 er alle helseforetakene, dvs de statseide sykehusene. Akademikerne Helse forhandler som forhandlingssammenslutning, mens partsrettighetene er lagt til den enkelte medlemsforening. Legeforeningen deltar både som del av Akademikerne sammen med andre organisasjoner og som part i overenskomstens deler. Akademikerne Helse forhandler den sentrale del av forhandlingene. Det gjelder forhandlinger om forhandlingssystemet (Hovedavtalen) og forhandlinger om A (prosessuelle bestemmelser) og A1 (sosiale bestemmelser). Legeforeningen forhandlinger A2 (legeforeningens forbundsvise avtale) og B (lokal avtale). Forhandlingene starter og avsluttes med sentrale parter: dvs Spekter og Akademikerne. Til forskjell fra tariffområdene Stat og Oslo kommune, der man sentralt fremforhandler rammer for oppgjøret, og i ettertid evt. forhandler lokalt under fredsplikt, eller KS der tilnærmet all lønnsdannelse skjer lokalt, uten rammer, forhandles det i Spekter-området med konfliktrett på Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 12 av 52

14 ethvert nivå helt til forhandlingsrunden avsluttes sentralt (forhandlingssløyfen) Akademikerne Stat Akademikerne Stat er forhandlingsutvalg for tariffområdet stat. I dette tariffområdet er partsrettighetene i hovedavtalen og hovedtariffavtalen lagt til Akademikerne, og ikke til den enkelte medlemsforening i Akademikerne. I forhandlingsutvalget Akademikerne Stat er samtlige medlemsforeninger med medlemmer innenfor området representer. I tillegg har Akademikerne en samarbeidsavtale med NITO innenfor dette tariffområdet. Akademikerne Stat jobber målrettet for å få til en endring/forenkling av lønns- og forhandlingssystemet i staten, og for å tette lønnsgapet mellom staten og det private. Som følge av det svært tette samarbeidet mellom medlemsforeningene i dette tariffområdet, anbefales det fra Legeforeningen at man på lokalt nivå søker å få på plass et tett og godt tillitsvalgtsamarbeid med øvrige akademikerforeninger, f.eks. med felles hovedtillitsvalgt for akademikerne i virksomheten Akademikerne Kommune Akademikerne kommune er forhandlingsutvalg for tariffområdene KS og Oslo kommune, og kan formelt sett betegnes som to utvalg, selv om det i praksis fungerer som ett. I tariffområdet KS er partsrettighetene lagt til den enkelte medlemsforening, og Akademikerne forhandler derfor som en forhandlingssammenslutning. Tilsvarende i tariffområdet Oslo kommune. Også i dette utvalget er samtlige medlemsforeninger representert, i tillegg har Akademikerne samarbeidsavtaler med NITO og Jordmorforeningen. Til forskjell fra tariffområdet stat og tariffområdet Oslo kommune, der lønnsforhandlinger og lønnsutvikling er viktige deler av de sentrale forhandlingene, forhandler Akademikerne kommune i liten grad om lønn i tariffområdet KS. Innen KS-området skjer den alt vesentlige del av lønnsforhandlingene for akademikernes medlemsgrupper lokalt i den enkelte kommune. Også på tariffområdene KS og Oslo kommune anbefaler Legeforeningen at man lokalt søker å få på plass et godt og tett tillitsvalgtsamarbeid med de øvrige akademikerforeningene på lokalt nivå Akademikerne Privat Akademikerne Privat er ikke et forhandlingsutvalg, men et samarbeidsorgan der akademikernes medlemsforeninger diskuterer problemstillinger knyttet til akademikere ansatt i privat sektor Akademikerne Næringsdrivende Akademikerne Næringsdrivende er ikke et forhandlingsutvalg, men et samarbeidsorgan der akademikernes medlemsforeninger diskuterer problemstillinger knyttet til akademikere som driver selvstendig næringsvirksomhet, og som ofte også selv er arbeidsgivere. Organet skiller seg derfor noe fra de øvrige utvalg og organer i Akademikernes organisasjon, som har arbeidstakernes interesser for øyet, dette organet er opptatt av vilkårene for de av medlemmene som selv er arbeidsgivere Akademikerforeningene i HSH Også i HSH-området er det et samarbeid mellom akademikerforeningene, men her er alle partsrettigheter lagt til den enkelte medlemsforening. Det er etablert en forhandlingsenhet for Akademikerne, men uten at dette er formelt organisert i Akademikernes struktur Råd og utvalg Rådet for legeetikk Rådet for legeetikk er "foreningens høyeste sakkyndige organ i spørsmål vedrørende legeetikk. Rådet for legeetikk velges av landsstyret for en periode på fire år. Rådet har fem medlemmer. Rådet utreder prinsipielle legeetiske spørsmål og behandler klager på leger med basis i Etiske Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 13 av 52

15 regler for leger, som vedtas av landsstyret. De avgjørelser som Rådet for legeetikk fatter er endelige og kan således ikke overprøves av andre organ i Legeforeningen Øvrige råd/utvalg Innenfor Den norske legeforening er det oppnevnt en rekke andre råd og utvalg. Som eksempler på organer oppnevnt sentralt kan nevnes spesialitetsrådet, forhandlingsutvalg, tariffutvalget, spesialitetskomiteer, likestillingsutvalget, menneskerettighetsutvalget, det koordinerende helse- og omsorgsutvalg m.fl. Oversikt over Legeforeningens ulike råd og utvalg finnes på foreningens nettsider under /organisasjon Legeforenings omsorgstilbud Støttegruppe ordningen Det finnes støttegrupper (støtteleger) i hvert fylke, ledet av en avdelingsrådgiver. Støttelegene kalles også kollegarådgivere eller støttekolleger. Støttelegenes oppgave er å være en god samtalepartner for leger som har problemer de ønsker å snakke om. Det kan f.eks. dreie seg om livskriser, uthenging i media, rusproblemer, utbrenthet eller vanskelige valg i livet. En støttelege har absolutt taushetsplikt, erfaring og en viss utdannelse i samtale, men han/hun behandler ikke sykdom og fører ikke journal. Kompensasjon for medgått tid dekkes av lokalforeningen Lege-for-lege-ordningen Lege-for-lege-grupper finnes også i de fleste fylker, forankret i de fleste lokalforeningene. Dette er et tilbud til leger med somatisk eller psykisk sykdom. Leger har tradisjonelt høy terskel for selv å oppsøke helsetjenester. Mange unnlater å søke hjelp, eller behandler seg selv ofte langt fra optimalt. Opprettelsen av en egen, dedikert legetjeneste er et forsøk på å bedre dette. Konsultasjonene journalføres som vanlig og betales av den legen som søker hjelp, etter RTVs takster Ressurssenter for leger - Villa Sana, Modum Bad Ressurssenteret er et samarbeid mellom Den norske legeforening og Modum Bad. Det startet i 1998 og har blitt meget godt mottatt av de mange leger som har benyttet dette tilbudet. Den faste stab ved Villa Sana består bl.a. av psykiatere, ergoterapeut og husmor. Sammen står de for trivelig og nyttig opphold for leger. Ressurssenteret er et tilbud til alle leger som trenger hjelp og støtte i kriser og som har vansker med å klare arbeidet som lege eller som står ved en korsvei i livet. Senteret skal gi hjelp til selvhjelp for å forebygge utbrenthet og psykisk sykdom som angst og depresjon. Villa Sana er et kurs og rådgivningstilbud som leger og evt. nærmeste pårørende kan benytte når de trenger en pause i hverdagen. Leger som ønsker kurs eller rådgivning kan ta direkte kontakt med ressurssenteret eller via støttelege. Reise og opphold dekkes etter søknad av bevilgning gitt av Sykehjelps - og pensjonsordningen for leger. Ressurssenteret nåes på telefonnr.: Ressurssenterets e-postadresse er: villasana@modum-bad.no 2.12 Medlemstilbud Gjennom avtaler med leverandører/samarbeidspartnere har Den norske legeforening etablert en rekke medlemsfordeler. På Legeforeningens nettsider (Min Side / Medlemsservice) finnes nærmere informasjon om bl.a. følgende medlemstilbud. - Bank- og forsikringstjenester - Den norske legeforenings lånefond for privat legepraksis - Id-kort - Juridisk bistand og rettshjelp - Kontingentbetaling med efaktura - Legeforeningens PC-avtale med HP invent/compaq - Reiser og hotell - Statoilavtalen Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 14 av 52

16 Særskilt om juridisk bistand Legeforeningens juridiske bistand håndteres av Forhandlings- og helserettsavdelingen i sekretariatet. Forhandlingsavdelingen er en viktig ressurs som tillitsvalgte kan benytte. (For tillitsvalgte i Ylf skal primærkontakten skje mot Ylfs kontor). Forhandlingsavdelingen står for kursing av tillitsvalgte i en rekke temaer som tillitsvalgte kan bli stilt overfor i sitt verv, men tilbyr også bistand pr e-post og brev, pr telefon, eller gjennom bistand i møter med arbeidsgiversiden og overfor medlemmene. Forhandlings- og helserettsavdelingen tilbyr også individuell rådgivning overfor enkeltmedlemmer, eller grupper av enkeltmedlemmer, men slik rådgivning fordrer primært at medlemmet har vært i kontakt med lokal tillitsvalgt først. Dette fordi tillitsvalgtapparatet erfaringsmessig har svært gode kunnskaper om de forhold medlemmene tar opp i sine henvendelser. Forhandlings- og helserettsavdelingen rådgir særlig i saker som gjelder arbeidsforhold, næringsdrift og autorisasjon. I tillegg gis det med visse forbehold bistand i tilsynssaker. De juridiske tjenestene dekker områder som arbeidsrett, trygderett, helserett, kontraktsrett, forvaltningsrett og EU/EØS-rett m.v. Forhandlings- og helserettsavdelingen vil også kunne bistå ved løsning av konflikter mellom leger, og har gode erfaringer som mellommenn i saker som gjelder samarbeidsproblemer mellom næringsdrivende leger i gruppepraksiser. Les mer om det juridiske tilbudet på og på Min side Rettshjelpsordning Ved siden av den juridiske bistand det enkelte medlem kan få ved henvendelse til Forhandlings- og helserettsavdelingen, er det en egen Rettshjelpsordning. Formålet til Rettshjelpsordningen er å bidra til legers rettssikkerhet under yrkesutøvelsen som lege. Landstyret har fastsatt vedtekter, som utfylles av retningslinjer fastsatt av sentralstyret. Ordningen administreres av et rettshjelpsutvalg. Medlemmer av Legeforeningen kan søke om økonomisk støtte i de tilfeller som er omhandlet i vedtektene 6. Selv om tilfellet faller inn under vedtektene, utøver utvalget et skjønn mht om bevilgning skal gis og evt hvor stor støtten skal være. Søknader fremmes til sekretariatet. Saken legges deretter frem for rettshjelpsutvalget. Utvalget består av representanter fra alle yrkesforeningene samt Norsk medisinstudentforening. Utvalget oppnevnes av Sentralstyret. Nærmere informasjon finnes på Legeforeningens hjemmesider: (Min Side / Medlemsservice) 2.13 Den norske legeforenings fond Den norske legeforening har over år fått opprettet en rekke forskjellige fond. Disse har hver for seg sine helt spesifikke formål. Sentralstyret er i de fleste tilfeller styre for det enkelte fond og treffer vedtak om plassering og forvaltning av fondsmidlene. Når det gjelder anvendelsen av fondsmidlene, har sentralstyret i enkelte tilfeller delegert dette til særskilte fondsutvalg. I andre tilfeller er det avtalefestet at fondsutvalgene på egen hånd har myndighet til å treffe avgjørelser med hensyn til anvendelsen av fondsmidlene. Legeforeningen forvalter følgende fond: - Den norske legeforenings fond til videre- og etterutdanning av leger (Utdanningsfond I) - Den norske legeforenings fond til fremme av allment praktiserende legers videre- og etterutdanning og privatpraktiserende spesialisters etterutdanning (Utdanningsfond II) - Fond til fremme av sykehuslegers videre- og etterutdanning (Utdanningsfond III) Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 15 av 52

17 - Lånefond for privat legepraksis - Den norske legeforenings fond for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet (ny ) - Kvalitetsforbedringsfond III, som er et selvstendig rettssubjekt - Sykehjelps- og pensjonsordningen for leger (SOP), som er et selvstendig rettssubjekt 2.14 Tidsskrift for Den norske legeforening Tidsskrift for Den norske legeforening består av en medisinsk vitenskapelig del og en fagforeningsdel. Tidsskriftet har en redaktør som skal være lege og som ansettes av Legeforeningens landsstyre. E-post: tidsskriftet@legeforeningen.no Tidsskriftet utgir 24 numre i året og disse sendes til alle medlemmer i Den norske legeforening. Tidsskriftets redaksjon har over 20 medarbeidere. Legeforeningens sekretariat bidrar med foreningsstoff, og markedsavdelingen ivaretar annonsesalget Soria Moria - Den norske legeforenings konferanse- og utdanningssenter Den norske legeforening har opprettet konferanse- og utdanningssenteret Soria Moria. Utdanningssenteret er organisert som en stiftelse. Soria Moria stiftelsen har et styre bestående av leder og fire medlemmer som oppnevnes av Legeforeningens sentralstyre. Soria Moria hotell og konferansesenter ligger på Voksenkollen ved Oslo, og kan brukes ved arrangering av kurs, seminar m.v. Telefon: E-post: booking@soriamoria.no Nærmere informasjon finnes på nettadresse Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 16 av 52

18 3 TILLITSVERV I FORENINGENS ORGANER 3.1 Generelt Dette kapittel vil gi generell informasjon og råd om det å ha foreningsverv i ett eller flere av Legeforeningens organisasjonsledd. 3.2 Om foreningers styrer og deres arbeid De fleste foreninger vil ha et styre, valgt av foreningens høyeste organ, årsmøte, landsråd, generalforsamling etc. Et styre leder en forenings arbeid overensstemmende med egne lover/vedtekter og generelle bestemmelser i Legeforeningens lover og vedtak/retningslinjer. Det er en forutsetning at styremedlemmene samarbeider og deler oppgavene seg i mellom, slik at det samlede foreningsarbeid flyter lettere og at det ikke oppstår urimelig belastning på leder eller andre enkeltpersoner. I korthet skal et styre: 1. Lede foreningens virksomhet på en slik måte at foreningens lover og annet regelverk blir fulgt. 2. Gjennomføre styremøter etter innkalling med sakliste og etterfølgende utarbeiding av protokoll/referat fra møtet. 3. Påse at alle skriv og henvendelser til foreningen blir besvart og at rapporter blir avgitt til rett tid. 4. Ha ansvaret for foreningens økonomi, herunder påse at medlemskontingent kommer inn og at foreningen oppfyller sine økonomiske forpliktelser. 5. Vise generelt initiativ i foreningsarbeidet og derved på best mulig måte fremme foreningens og medlemmenes interesser. 6. Passe på at medlemmene får rapporter om foreningens virksomhet, gjerne ved medlemsmøter, men også ved årsrapport om foreningens virksomhet lagt frem før foreningens årsmøte. 7. Utarbeide prinsipprogrammer, handlingsprogrammer o.l. Det er også en fordel at det utarbeides årsprogram som omfatter planlegging av styremøter, medlemsmøter og annen lokal virksomhet. 3.3 Om lederen Selv om en forening ledes av et styre, er det lederen som innehar det viktigste tillitsverv og som vil ha hovedoppgaver i forbindelse med foreningens drift. Lederens egenskaper og evner har derfor stor betydning. En god leder skal inspirere styremedlemmer og medlemmer og medvirke til at foreningens samlede ressurser utnyttes til beste for foreningen. En god leder må ha evne til å delegere oppgaver, selv om han/hun selv kan utføre disse. Det er viktig i en forening at alle som påtar seg verv trekkes med i det daglige arbeidet. Lederen mottar vanligvis foreningens post og skal i samarbeid med eventuell sekretær påse at denne blir registrert og besvart. Både inngående og utgående korrespondanse skal arkiveres for ettertiden. Lederen innkaller til og leder styrets møter. Alle møter bør være nøye planlagt, men i mindre foreninger vil den sosiale effekt av et møte også ha betydning ved det samarbeid og den atmosfære som skapes blant medlemmene. Møtene må også kunne medføre idéskapning til fordel for foreningens videre arbeid. Lederen har, sammen med øvrige styremedlemmer, ansvaret for at styret og foreningen forøvrig også behandler andre saker enn de som legges frem av utenforstående instanser, Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 17 av 52

19 f.eks. ved på eget initiativ å ta opp saker som er av interesse for medlemmene. En aktiv leder har meget store muligheter til å påvirke foreningen, men dette må ikke medvirke til passivisering av øvrige styremedlemmer. Øvrige styremedlemmer må også ta ansvar for at dette ikke blir situasjonen. 3.4 Om styrets medlemmer Et styre har normalt en nestleder i tillegg til lederen. Nestlederens oppgave er blant annet å lede foreningens styremøter i lederens fravær. Mindre foreninger har i liten grad behov for fast sekretariat med egne ansatte. Det vil imidlertid være hensiktsmessig at ett av styrets medlemmer har som oppgave å utøve sekretærfunksjoner for styret, f.eks. for å utarbeide protokoll/referat fra styremøtene. Disse oppgaver kan eventuelt utføres av de enkelte styremedlemmer i en turnusordning fra møte til møte. Av særlig viktighet er kassereren. I det daglige er nok funksjonen ofte oversett, men det er svært viktig at alle økonomiske saker håndteres nøyaktig. Det kan lett oppstå unødige problemer hvis det er grunnlag for mistanke om økonomisk rot eller misligheter. De "vanlige" styremedlemmer er valgt fordi de representerer den kunnskap og har den bakgrunn foreningen finner hensiktsmessig for sitt virke. I tillegg skal det tas hensyn til en kjønnsmessig balansert fordeling. Ved alle valg er det viktig at begge kjønn er tilfredsstillende representert Det vises i den sammenheng til Legeforeningens lover hvor det heter i 1-7 at ethvert styre, råd, utvalg m.v. i Den norske legeforening bør være sammensatt slik at begge kjønn er representert med minst 30 %. Styremedlemmene har sammen med styrets ledelse felles ansvar for styrets vedtak, og kan ikke skyve lederen foran seg som syndebukk for eventuelle svakheter ved driften eller feilaktige vedtak. Styrets medlemmer har sammen solidaransvar for foreningens drift. 3.5 Om styremøter 3.6 Om arkiv Ved starten av valgperioden bør et nytt styre forhåndsberamme noen styremøter ut fra forventninger om antall saker og det behov som finnes. Innkalling til styremøter vil deretter kunne skje i henhold til møteplanen. Det vil imidlertid være opp til lederen å forberede sakliste til møtene, eventuelt omberamme styremøter eller innkalle til ekstra styremøter hvis det er behov for dette. Av hensyn til fremtidige tillitsvalgte er det også viktig at foreningen har et godt arkiv. Det finnes mange forskjellige former for arkivsystemer, og de enkelte foreninger bør selv stå fritt til å velge dette. Man må bare hele tiden ha i tankene at et arkiv må bygges opp slik at det er oversiktlig og lett tilgjengelig for dem som senere vil ønske tilgang til de opplysninger arkivet inneholder. Et arkiv bør derfor - som en årsberetning og en protokoll - bygges opp med tanke på historikk. Om arkivet til enhver tid er i lederens hender, må det ha en form som gjør at det lett kan bringes videre til den neste leder. Dette problemet er selvfølgelig ikke aktuelt dersom foreningen har fast kontor. 3.7 Om medlemsmøter og årsmøter Det vil ofte være hensiktsmessig å ha medlemsmøter en eller flere ganger i løpet av året. Et medlemsmøte vil kunne behandle en eller flere spesielle saker som angår medlemmene. Medlemmene vil under enhver omstendighet få en anledning til å treffe hverandre slik at kunnskapen om hverandre og foreningens virksomhet styrkes. Et medlemsmøte må være forberedt slik at alle som møter er orientert om møtets tema og har mottatt nødvendige saksdokumenter og opplysninger. Lederen (eventuelt særlig valgt Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 18 av 52

20 ordstyrer) må presentere saker på en klargjørende måte og medlemmene må få rimelig tid til diskusjon. Normalt skal det en gang pr. år avholdes årsmøte åpent for alle medlemmer. På årsmøtet skal en rekke saker behandles. Hvilke vil fremgå av de enkelte foreningers lover. For at lederen av foreningen skal være fristilt til også selv å kunne ta ordet i alle saker, bør årsmøtet vanligvis være ledet av en valgt dirigent. Hvis ikke lovene bestemmer noe annet, vil det imidlertid ikke være ulovlig at leder også leder årsmøtets forhandlinger. På årsmøtet behandles årsberetningen, som gir en rapport om foreningens virksomhet i det forløpne år. Årsberetningen skal være utarbeidet på forhånd av styret. Ved utforming av årsberetning og møteprotokoller bør det tas hensyn til at årsberetninger og protokoller skal kunne leses om noen år med utbytte også for personer som ikke har deltatt i foreningens virksomhet i det aktuelle år eller på det aktuelle møtet, og som ikke har forkunnskaper om sakene. Det er derfor viktig å bruke nøyaktige henvisninger, nøyaktige tall og tidsangivelser, navn og eventuelle titler på personer som er med og hvem de representerer. Det er dokumentasjonen for ettertiden som er hele poenget ved disse dokumenter. 3.8 Særlig om valg og avstemming/votering I Den norske legeforenings lover er det angitt regler om hvordan valg til foreningens organer skal foregå. Det er også laget særskilte regler om innsending av forhåndsstemmer ved valg i Legeforeningens avdelinger. Det finnes ellers mange ulike valgprosedyrer. Fordi det er særlig viktig at valg foretas på en korrekt måte, vil vi derfor gå mer nøye inn på de forhold man må ha tenkt på eller som er av betydning for et korrekt valg. 1. Det må foreligge tilstrekkelig antall stemmesedler. 2. Det må være oppnevnt tellekorps. 3. Foreningens lover bør ha klare regler om valg og om hvilken valgprosedyre som følges. Orientering om reglene burde nok også sendes skriftlig til foreningens medlemmer forut for et valg. Dette praktiseres ikke i stor utstrekning, men det bør informeres muntlig i det åpne årsmøtet. Medlemmer som ikke er til stede på et møte hvor de blir foreslått, bør på forhånd ha erklært seg villig til å motta valg. Et medlem som ber seg fritatt for et verv og oppgir en god grunn, bør ikke presses til å være kandidat. Legeforeningens gjeldende lover synes å bygge på et prinsipp om at medlemmene har plikt til å ta på seg tillitsverv, men det er tvilsomt om tvang i denne forbindelse løser rekrutteringsproblemer ved besettelse av tillitsverv. Ved valg til et verv (f.eks. ledervervet) vil det ofte bare foreligge én kandidat. Valget kan da foregå enten ved akklamasjon eller ved at ordstyreren foreslår at de som stemmer for den foreslåtte kandidat forholder seg rolig, mens de som stemmer imot markerer dette ved stemmetegn. Allikevel må man også akseptere skriftlig avstemming hvis et medlem krever dette, slik at de som ikke ønsker å vise sin stemme åpent kan få stemme imot ved hemmelig avstemming. Hvis det er foreslått to eller flere kandidater til en posisjon, er skriftlig avstemming å anbefale. Er det bare to kandidater og ingen krever skriftlig avstemning, kan man imidlertid sette disse opp mot hverandre, slik at de som stemmer på den ene kandidaten forholder seg rolig, mens de som stemmer på den andre markerer dette med stemmetegn. Den av kandidatene som får flest stemmer, vil være valgt. Ovenstående prosedyre er vanskeligere hvis det foreligger tre eller flere kandidater, og det vil derfor være vanligst å gjennomføre valget ved stemmesedler. Hvis ingen av kandidatene har fått absolutt flertall (50 % eller mer) ved første avstemming, må det foretas et bundet omvalg mellom de to kandidater som ved den første avstemning har fått flest stemmer. I en ny avstemming godkjennes bare stemmer som er avgitt på de to nevnte kandidater. Den norske legeforenings Tillitsvalgthåndbok 2009 Side 19 av 52