Organisasjonsplan Fredrikstad Ballklubb

Transkript

1 Organisasjonsplan Fredrikstad Ballklubb

2 ENDRINGSHISTORIKK Dato Endret av Kommentar Håvard Magnussen Første utkast

3 INNHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKSJON 4 ÅRSMØTET 5 KLUBBENS STYRE 6 SPORTSUTVALGET 9 MARKEDSUTVALG 11 ARRANGEMENTSUTVALG 12 UTVALG SENIOR ELITE 13 UTVALG JUNIOR 14 DAGLIG LEDER 15 VALGKOMITÉ 16 LOVKOMITÈ 17 KONTROLLKOMITÈ 18 REVISOR 19 VEDLEGG 1: TILLITSVALGTE 20 Utskriftsdato: , 15:09 Side 3 av 21

4 INTRODUKSJON Dette dokumentet beskriver grunnstrukturen i klubbens organisasjon og har som målsetning å understøtte formålet om å være en positiv kraft i nærmiljøet. Organisasjonsplanen er et styrende dokument og utgjør sammen sist årsmøtevedtatte lov klubbens vedtekter. Endringer til organisasjonsplanen behandles av hovedstyret og vedtas av årsmøtet. De retningslinjer som er gitt knyttet til møtefrekvens, rollefordeling og arbeidsoppgaver tillegges til en viss grad fritt de enkelte utvalg å fravike. Styret kan pålegge det enkelte utvalg eller rolle konkrete i de tilfeller det anses hensiktsmessig. Utskriftsdato: , 15:09 Side 4 av 21

5 ÅRSMØTET Klubbens høyeste organ er årsmøtet. Dette avholdes årlig innen utgangen av mars måned, i etterkant av adekvat varslig av foreningens medlemmer. Stemmerett ved årsmøtet har alle medlemmer over 15 år og som har vært medlem i minst 1 måned før årsmøtets avvikling. For øvrig vises til klubbens vedtekter hva gjelder stemmerett Ekstraordinært årsmøte kan innkalles dersom det er nødvendig å fatte beslutninger av vesentlig art der beslutningsmyndighet ikke er delegert hovedstyret eller ved krav fra minimum 1/3 av klubbens medlemmer. Kravet om adekvat varsling gjelder på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte. Årsmøtet ledes av hovedstyrets leder eller en representant valgt av årsmøtet. Det skal skrives årsmøteprotokoll som signeres av minst to 2 årsmøtedeltakere for at beslutninger vedtatt i årsmøtet skal være gyldig. For øvrig gjelder NIF s lovnorm om årsmøtet som organisatorisk enhet. Utskriftsdato: , 15:09 Side 5 av 21

6 KLUBBENS STYRE Hovedstyret har som primæroppgave å legge til rette for klubbens totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i klubbens vedtekter. Til hovedstyrets oppgaver ligger: Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøtet eller andre overordnete idrettsmyndigheter Sørge for en forsvalig økonomisk drift, herunder å disponere klubbens inntekter og fordele disse etter årsmøtets vedtatte budsjett Kontinuerlig drive organisasjonsutvikling Oppnevne komiteer og utvalg etter behov og utarbeide instruks for disse Drive utstrakt kommunikasjonsarbeid, mot utvalg internt, mot klubbens medlemmer, mot sentrale støttespillere, mot sentrale myndigheter og mot klubbens utvidete nedslagsfelt for øvrig Tilrettelegge for at klubben opptrer som initiativtaker og utvikler overfor samarbeidende breddeklubber innenfor klubbens nedslagsfelt Drive klubbens daglige administrative virksomhet, herunder tilsette og følge opp daglig leder dersom slik finnes Hovedstyret møtes som minimum månedlig eller ved behov Oppbygning Hovedstyret har følgende oppbygning: Nestleder kommunikasjon økonomi Sekretær Materialforvalter arrangement sport marked Ut over hovedstyrets medlemmer har følgende personer møte- og talerett i hovedstyret: valgkomite eller den komiteen utpeker Daglig leder Den som hovedstyret til enhver tid kaller inn i tilknytning til aktuelle saker Utskriftsdato: , 15:09 Side 6 av 21

7 Beskrivelse av roller med ansvarsområder Styreleder Opptrer som klubbens ansikt utad og representant i møter og forhandlinger, dog ikke i de tilfeller hvor dette er delegert utvalgene Organiserer og kaller inn til styremøtene Overordnet ansvarlig for klubbens økonomi Ansvarlig for utarbeidelse av hovedstyrets årsrapport Kontaktpunkt mot Norges Håndballforbund og Norsk Topphåndball. Det er naturlig at flere enn styreleder kan dele på denne oppgaven Ansvarlig for at klubbens styrende organer til enhver tid er oppdatert hos overordnete instanser. Deler av dette arbeidet kan delegeres. Kontaktperson mot Fredrikstad Kommune Nestleder hovedstyret i fravær av leder Bistår klubbens leder og danner sammen med denne overordnet lederteam Fungerer som sekretær når denne ikke møter økonomi Disponerer klubbens midler og har fullmakt til bankkontoene Ansvarlig for budsjett og årsregnskap o Klubben totalt sett o Hvert utvalg og lag Ansvarlig for å sende månedlige oversikter til hvert lags kontaktperson for økonomi Ansvar for medlemslister arrangement Har ansvar for å planlegge og gjennomføre alle klubbens arrangement, eksempelvis o Hjemmekamper o Håndballskoler arrangementsutvalget Ansvarlig for å holde oversikt over klubbens arrangementsfrivillige marked markedsutvalget Overordnet ansvarlig for klubbens totale sponsorarbeid Signerer på vegne av klubben sponsorkontrakter inntil en sum vedtatt av styret. For avtaler med markedsverdi ut over dette signerer styreleder og leder marked sammen Skal utarbeide salgsbudsjett ifm årets budsjettarbeid i forkant av årsmøtet Ansvarlig for å vedlikeholde status på salg gjennom året og avviksanalyser ift forventet total sponsorinngang. Skal varsle i god tid eventuelle avvik som kan forventes å komme i negativ retning. Utskriftsdato: , 15:09 Side 7 av 21

8 Ansvarlig for å utarbeide og vedlikeholde klubbens produktportefølje, herunder til enhver tid oppdaterte markedsmessige priser hensyntatt klubbens sportslige resultater og omdømme for øvrig Sekretær Referat alle møter Ansvar for felles dokumentstruktur Hente og distribuere post til klubben Oppdatering av navne- og adresselister til hovedstyre, sportslige utvalg og øvrige grupper nevnt i dette dokumentet Ansvar for arkiv over klubbens inngåtte kontrakter og viktige dokumenter for øvrig kommunikasjon Ansvarlig for utarbeidelse og gjennomføring av klubbens overordnete kommunikasjonsstrategi Ansvar for vedlikehold av hjemmeside Ansvar for samtlige av de sosiale plattformer klubben til enhver tid skulle benytte seg av Ansvar for vedlikehold og videreutvikling av klubbens epost-register Kontaktpunkt mot lokal og nasjonal presse Ansvar for oppfølging av totalt annonseringsbudsjett sport klubbens sportsutvalg Ansvar for den til enhver tid gjeldende portefølje av klubbens spillerkontrakter Ansvar for å utarbeide plan over utgående og inngående spillerlogistikk Ansvarlig for å sørge for adekvat drift av Fredrikstad Håndballforum. Denne rollen kan delegeres en eller flere i sportsutvalget Sørge for at klubbens lag har tilstrekkelig tilgang på treningstider og -flater Ansvar for utvikling og videreutdanning av klubbens trenere Materialforvalter Ansvarlig for alt utstyr i klubben Opptrer som bindeledd mellom klubbens oppmenn/lagenes materialansvarlige og styret Forvalter på vegne av klubben avtalen med utstyrsleverandør Utarbeider materiallbudsjett til leder økonomi ifm årsmøtet. Følger opp dette gjennom året Utskriftsdato: , 15:09 Side 8 av 21

9 SPORTSUTVALGET Sportsutvalget har som ansvar å sikre klubbens tilgang på spillermateriell tilpasset det nivå klubben har som ambisjon om å spille på. Dette innebærer organisering av arbeidet med egen talentutvikling samt utvikling av samarbeidet mot Fredrikstad Håndballforum for utvikling av spillere i egen klubb. til Sportslig Samarbeidsforum Etablere klubbens sportslige målsetninger og forankre dette hos styret Utarbeide sportslig strategi for egen talentuvikling gjennom klubbens J18 lag, herunder prinsipper for utlån og opptak av nye spillere Være pådriver og initativtaker i Fredrikstad Håndballforum som verktøy og implementeringsmekanisme for samarbeidsklubbenes utvikling av talenter i egen klubb. Sørge for at minst ett medlem av sportsutvalget har som funksjon å møte på vegne av FBK og lede samarbeidsmøtene ved behov Identifisere, utvikle og evt avsette klubbens totale trenerkapasiteter i samråd med styret Gjennomføre spillerlogistikk nødvendig for å sikre den til enhver tid optimale spillerstallen gitt de økonomiske rammebetingelser lagt til grunn fra styret Organisere seg effektivt ift oppfølging av hhv senior- og juniortropp o sport, hovedtrener og minimum ytterligere ett utvalgsmedlem danner sportsutvalgets eliteråd og tar beslutning på hvilke spillere som er på utgående og inngående kontrakt samt hvilke av J18 spillerne som skal tas opp i seniorstallen o De representanter sportsutvalget til enhver tid anser best egnet organiseres som utvalg for J18-råd. Utvalget har ansvar for juniorlagets utgående og inngående spillerlogistikk. Det er naturlig at både klubbens hovedtrener og J18 trener er del av dette, men ikke påkrevet Organisere arbeidet med effektiv talentovervåking i samarbeidsklubbene og klubbens nedslagsfelt for øvrig Styret fastsetter på årlig basis antallet og sammensetningen av sportsutvalgets utvalgsmedlemmer. Valgkomiteen kommer med innspill på mulige kandidater. Styret har selv rett til å utnevne kandidater på eget initiativ Samarbeidsforumet møter som minimum månedlig eller ved behov. Det skal utarbeides møteprotokoll fra møtene, og sekretæransvar går på rundgang mellom samarbeidsforumets medlemmer med mindre man velger en fast sekretær. Oppbygning Sportslig Samarbeidsforum har følgende oppbygning og roller: Utskriftsdato: , 15:09 Side 9 av 21

10 sport... Hovedtrener senior Hovedtrener J18 Utskriftsdato: , 15:09 Side 10 av 21

11 MARKEDSUTVALG Klubbens hovedorgan for etablering og utvikling av klubbens produktportefølje og inntektsgrunnlag. Utvalget ledes av leder marked. Markedsutvalget skal: Utarbeide klubbens totale sponsorstrategi Utvikle den til enhver tid gjeldende produktportefølje og sørge for at denne er priset på markedsmessig grunnlag Utarbeide salgsbudsjett og vedlikeholde oppdaterte prognoser gjennom året Følge opp signerte sponsorer og sørge for at klubbens forpliktelser opprettholdes, herunder dokumentere gjennomførte og leverte aktiviteter Overfor klubbens sekretær sørge for at kalender over avtalte og gjennomførte møter gjøres tilgjengelig slik at styret gis nødvendig innsyn i dette Fordele sponsoroppdrag til utvalgets medlemmer og sørge for at både betalt og ikke betalt sponsorsalg håndteres på en ryddig og sporbar måte I samarbeid med styrets leder for kommunikasjon sørge for at alt av markedsmateriell er i henhold til kommunikasjonsplan og design Oppbygning Markedsutvalget har følgende oppbygning marked... Daglig leder Ansatt marked Ansatt marked Utskriftsdato: , 15:09 Side 11 av 21

12 ARRANGEMENTSUTVALG Det overlates til leder arrangement i styret å avvikle organiserte møter i arrangementsutvalget. Dette utvalget kan også med fordel gjennomføres ved at det utvikles og vedlikeholdes en kritisk masse med interesserte frivillige som dekker alle de funksjonsområdene klubben må dekke i forbindelse med de arrangement som til enhver tid skal avvikles. Utskriftsdato: , 15:09 Side 12 av 21

13 UTVALG SENIOR ELITE Utvalg senior elite rapporterer inn til henholdsvis sportsutvalget eller styret avhengig av funksjonell art. For spørsmål relatert til sportslige aktiviteter er kontaktledd leder sport for øvrige styreleder eller materialforvalter rette instans. Oppgavene til det sportslige utvalget er: Gi tilbakemelding til klubben på forhold knyttet til trenings- og kampavvikling Sørge for fortløpende kontroll og oversikt over elitegruppas materiell, herunder drakter, forbruksmateriell osv Det påligger leder sport å kalle inn til møter i med regelmessig mellomrom på eget initiativ eller på basis av ønske før deltakerne i utvalget. Oppbygning sport (eller delegert fra sportsutvalget) 1. tillitsvalgt spillergruppa 2. tillitsvalgt spillergruppa Oppmann Materialforvalter Utskriftsdato: , 15:09 Side 13 av 21

14 UTVALG JUNIOR Utvalg junior rapporterer inn til henholdsvis sportsutvalget eller styret avhengig av funksjonell art. For spørsmål relatert til sportslige aktiviteter er kontaktledd leder sport for øvrige styreleder eller materialforvalter rette instans. Oppgavene til det sportslige utvalget er: Gi tilbakemelding til klubben på forhold knyttet til trenings- og kampavvikling Sørge for fortløpende kontroll og oversikt over elitegruppas materiell, herunder drakter, forbruksmateriell osv Det påligger leder sport å kalle inn til møter i med regelmessig mellomrom på eget initiativ eller på basis av ønske før deltakerne i utvalget. Oppbygning sport (eller delegert fra sportsutvalget) 1. tillitsvalgt spillergruppa 2. tillitsvalgt spillergruppa Oppmann Materialforvalter Utskriftsdato: , 15:09 Side 14 av 21

15 DAGLIG LEDER Daglig leder tilsettes av styret og fungerer som klubbens stedlige representant i hverdagen. Arbeidsoppgaver og prioritering av disse fastsettes av styret i samarbeid med utvalgene. Den viktigste funksjonen til daglig leder er å være de aktive og tillitsvalgtes tjenesteleverandør gjennom uken for på en så mest mulig smidig og effektiv måte få utført de til enhver tid pågående aktiviteter. Daglig leder har møte- og talerett ved styrets møter Oppgaver som tillegges daglig leder: I samarbeid med styret kontinuerlig drive videreutvikling av klubbens administrative og sportslige tilbud Vedlikehold og videreutvikling av eget anlegg Videreutvikle klubbens evne til å drive egen næringsdrift eksempelvis gjennom kioskdrift og utleievirksomhet Være klubbens daglige og stedlige representant overfor offentlig myndigheter Ved behov, møte på vegne av klubben alene eller sammen med klubbens valgte representanter i møter med overordnete organisasjonsledd Bidra med en vesentlig andel av sin tid inn mot klubbens markedsaktiviteter prioritert av markedsutvalget Utvikle og gjennomføre klubbens håndballskoler i samarbeid med trener- og spillergruppene Fungere som styrets og lagenes materialforvalters utstrakte hånd og daglige støtte Utskriftsdato: , 15:09 Side 15 av 21

16 VALGKOMITÉ Valgkomitéen innstilles av styret og velges av årsmøtet og har som hovedoppgave å rekruttere til samtlige av i denne organisasjonsplans beskrevne roller. De roller som er angitt som at skal velges av årsmøtet skal innstilles som sådan. Øvrige roller foreslås og informeres årsmøtet. Oppbygning Beskrivelse av roller med ansvarsområder Ansvar for å organisere og igangsette arbeidet til valgkomitéen Ansvarlig for å fremlegge for årsmøtet valgkomitéens forslag til ny sammensetning av i denne organisasjonsplan beskrevne roller Komitémedlem Delta aktivt i arbeidet med å besette denne organisasjonsplans beskrevne roller Komitémedlem Delta aktivt i arbeidet med å besette denne organisasjonsplans beskrevne roller Utskriftsdato: , 15:09 Side 16 av 21

17 LOVKOMITÈ Lovkomitéens hovedoppgave er å bistå hovedstyret i saker som berører klubbens lover og vedtekter. Oppbygning Beskrivelse av roller med ansvarsområder Ansvar for å organisere og lede komitéens arbeid og møter Ansvarlig for å fremlegge for hovedstyret uttalelser i saker hva gjelder klubbens lover og vedtekter Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Komitèmedlem Delta aktivt i arbeidet med klubbens lover og vedtekter Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Komitèmedlem Delta aktivt i arbeidet med klubbens lover og vedtekter Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Utskriftsdato: , 15:09 Side 17 av 21

18 KONTROLLKOMITÈ Kontrollkomitèns hovedoppgave er å føre tilsyn med det til enhver tid sittende styret. Kontrollkomitèen skal godkjenne alle styrereprotokoller samt innkalling til ordinære og ekstraordinære årsmøter. Oppbygning Beskrivelse av roller med ansvarsområder Ansvar for å organisere og lede komitéens arbeid og møter Ansvarlig for å fremlegge for hovedstyret uttalelser i saker hva gjelder uklare forhold knyttet til vedtak i styret eller utvalg for øvrig Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Komitèmedlem Delta aktivt i arbeidet med klubbens kontrollarbeid Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Komitèmedlem Delta aktivt i arbeidet med klubbens kontrollarbeid Velges av årsmøtet for 2 år av gangen Utskriftsdato: , 15:09 Side 18 av 21

19 REVISOR Klubbens valgte revisor besørger kontroll og revisjon av den økonomiske driften, herunder gjennomgang av rutiner, regnskapsførsel, budsjettering og fullmakter. Styret forelegger for årsmøtet eventuelt forslag om bytte av eksisterende revisor. Revisorer avlegger egen rapport for årsmøtet Utskriftsdato: , 15:09 Side 19 av 21

20 VEDLEGG 1: TILLITSVALGTE OVERSIKT OVER TILLITSVALGTE OG UTVALGSMEDLEMMER FREDRIKSTAD BALLKLUBB GJELDER FOR ÅRSMØTEPERIODEN: måned.år til måned.år (for eksempel: Mars 2018 til mars 2019) Org enhet Rolle Innehas av Hovedstyret Lovkomite Kontrollkomite Valgkomite Sportsutvalg Nestleder Sekretær økonomi sport marked kommunikasjon Materialforvalter Valgt for periode FOR VALGKOMITÈ Tlf Epost Velges for 2 år, ulikt fra nestleder 2 år, ulikt fra leder 2 år 2 år, ulikt fra leder 2 år, ulikt fra leder 2 år 2 år, ulikt fra leder 2 år 2 år 2 år, ulikt leder 2 år 2 år 2 år, ulikt leder 2 år 2 år 2 år, ulikt leder 2 år Ny(e) kandidat(er) Utskriftsdato: , 15:09 Side 20 av 21

21 OVERSIKT OVER TILLITSVALGTE OG UTVALGSMEDLEMMER FREDRIKSTAD BALLKLUBB Markedsutvalg Arrangementsutvalg Hovedtrener senior Hovedtrener J18 Daglig leder Ansatt marked Ansatt marked Daglig leder Utskriftsdato: , 15:09 Side 21 av 21