DELEGASJONSREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I ÅLESUND Vedtatt av styret for Høgskolen i Ålesund 25.juni Innledning. 2. Definisjoner og begreper

Transkript

1 DELEGASJONSREGLEMENT FOR Vedtatt av styret for Høgskolen i Ålesund 25.juni Innledning Ledelse medfører ansvar Leder sitt ansvarsområde skal være definert, konkretisert og kommunisert. Ansvar og myndighet hører sammen Ledere med definert ansvarsområde må også ha myndighet til å treffe avgjørelser. Ansvar vil bli gjort gjeldende Ledere vil bli vurdert i forhold til det ansvar, den myndighet og de fullmakter som tilhører stillingen eller funksjonen. Hver leder er forpliktet til å skaffe seg oversikt over eget ansvar, myndighet og fullmakter og handle i samsvar med dette. Ansvarsområder hører sammen Ledere bør ha et helhetlig ansvar. Myndighet kan delegeres, det kan ikke ansvar Ledere kan delegere myndighet og plassere fullmakt til å treffe beslutninger innenfor sitt område til ledere på lavere nivå. Ansvaret til overordnet leder blir i prinsippet ikke endret ved at myndighet delegeres. 2. Definisjoner og begreper Legalitet All utøvelse av offentlig myndighet bygger på legalitetsprinsippet, dvs. at den som utøver myndighet skal være tildelt beslutningskompetanse, og at alle beslutninger skal ha hjemmel i lov. Høgskolestyret har sin myndighet og kompetanse tildelt i Lov om universiteter og høyskoler (uhl), og virksomheten skal drives i samsvar med offentlige forvaltningsregler. Delegasjon Delegasjon innebærer at noen som er gitt myndighet, gir myndighet av samme art som en selv har, helt eller delvis videre til en annen. Delegasjon fra høgskolestyret til underliggende organ innebærer ikke at styret gir fra seg noe av sin myndighet, men at det på visse vilkår gir andre myndighet (kompetanse) til å fatte beslutninger på sine vegne. Den som får tildelt beslutningskompetanse, vil alltid ha rapporteringsansvar til det organ som har gitt delegasjonen (uhl 9-1 nr 2). Delegasjonssperre Loven angir saker der styret selv skal behandle saken. Dette gjelder bl.a. saker som trekker opp overordnede strategier for institusjonens virksomhet, faglig utvikling osv, og institusjonens regnskap og budsjett (uhl 9-2). Klagebehandling Alle beslutninger truffet av organ som har fått sin myndighet delegert fra høgskolestyret, kan klages inn for styret. Unntatt fra dette er saker der styret har delegert klagebehandling til egen klagenemnd (uhl 5-1), eller der annen behandlingsprosedyre er angitt i lov eller sentral forskrift. 3. Overordnede prinsipper 1. Styret for Høgskolen i Ålesund skal i sitt arbeid prioritere - overordnet strategi/planlegging og samordning - fastsetting av rammer og retningslinjer for faglig virksomhet - fastsetting av rammer og retningslinjer for ressursbruk og - organisasjonsutvikling. 2. Styret vil legge til grunn for sin virksomhet en utstrakt grad av delegering av arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet. 3. Delegering skal skje i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, reglementer og retningslinjer, samt de rammer og mål som fastsettes av overordnet myndighet

2 INTERNT NOTAT 2 av 6 4. Delegering fra styret kan skje til rektor, høgskoledirektør og til særskilt oppnevnte nemnder, råd og utvalg. 5. Beslutningsmyndighet skal plasseres så nært resultatansvarlig utførende nivå som mulig, forutsatt at dette er forenlig med hovedoppgaven å skape en integrert, enhetlig og kostnadseffektiv organisasjon med en felles kultur for utdanning og forskning. Slik skal en oppnå fleksibilitet i oppgaveløsning, eierforhold til oppgavene og kreativitet for medarbeidere og enheter i høgskolen. 6. Beslutning fattet etter delegert myndighet skal rapporteres til overordnet nivå. 4. Styrets myndighetsområde Med basis i de overordnede prinsipper og hjemmel i aktuelle paragrafer i Lov av 1. april 2005 nr.15 om universiteter og høyskoler (uhl) med senere endringer, så skal styret selv 4.1 Organisering og styring fastsette høgskolens interne organisering på alle nivåer, dvs inndelingen i avdelinger/institutter og hovedtrekkene i den administrative organiseringen (uhl 9-2 nr 4) fastsette styrets sammensetning (uhl 9-3 nr 2-3) fastsette om rektor og eventuell prorektor skal velges eller tilsettes (uhl 10-1 og 10-4) utpeke møteleder i styreleders fravær (uhl 9-6 nr 7) fastsette regler for arbeidet i styret gi regler om valgbarhet for rektor, prorektor og medlemmer av høgskolens styringsorganer (uhl 9-4 nr 6-7 og 10-2 nr 1) oppnevne klagenemnd som avgjør klager på vegne av styret og fastsette generell instruks for klagenemnda, (uhl 5-1) oppnevne skikkethetsnemnd (uhl 4-10 nr 6) som avgir innstilling til klagenemnda, jfr pkt fastsette reglement for læringsmiljøutvalget (uhl 4-3 nr 3) fastsette regler for tilsettingsmyndighet og tilsettingsorgan for faglige stillinger (uhl 6-3 nr 1 og nr 5) fastsette innstillingsutvalgets sammensetting og nærmere regler om innstilling m.m. ved tilsetting av administrerende direktør, instituttledere og eventuelt prorektor (uhl 11-1 nr 3), jfr pkt oppnevne og fastsette reglement for valgstyre og nominasjonskomité opprette eventuelle andre nemnder, råd og utvalg, og fastsette instrukser for disse og eventuelt delegere myndighet til disse Jfr også punktene 5.1 og Økonomi fordele årlige rammebudsjetter på institutter, administrasjon og HiÅ felles, og føre tilsyn med at ressursene blir disponert innen gitte rammer og i samsvar med fastsatte premisser (uhl 9-2 nr 2) avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene i virksomheten (uhl 9-2 nr 5) legge fram forslag til budsjett for kommende år (til departementet) (uhl 9-2 nr 5) fastsette hovedregler for høgskolens økonomiforvaltning på grunnlag av statens økonomireglement og andre bestemmelser fastsatt sentralt ( 9-2)

3 INTERNT NOTAT 3 av Studie- og fagsaker Jfr også punkt 6.2. Myndighetsfordeling innen økonomiforvaltning framgår av instruks om økonomiforvaltning ved Høgskolen i Ålesund og årlige disposisjonsfullmakter trekke opp strategien for høgskolens faglige utvikling (uhl 9-2 nr 1) fastsette høgskolens studieportefølje og godkjenne om det kan igangsettes arbeid med utredning av nye studietilbud. Jfr også pkt regulere adgangen til studier eller deler av studier ut fra kapasitets- eller ressurshensyn (uhl 3-7 nr 5) fastsette nærmere utfyllende regler om adgang til å gå opp til eksamen uten å være tatt opp som student (uhl 3-9 nr 7 og 3-10 nr 3) gi forskrift om eksamen og studierett ved Høgskolen i Ålesund (uhl 3-9 nr 7) fastsette lengre sensurfrist i midlertidig forskrift (uhl 3-9 nr 4) 4.4 Personal/ledelse Jfr også pkt 5.2 og fastsette høgskolens bemanningsplan i samsvar med uhl 9-2 nr opprette og trekke inn stillinger som instituttleder og stillinger som ledere av administrative enheter ( 11-1) opprette og trekke inn faglige toppstillinger (professor og dosent) og bistillinger på samme nivå ( 6-3) tilsette i stilling som administrerende direktør (uhl 10-3 og 11-1) tilsette i stillinger som leder for administrative enheter tilsette i stillinger som instituttleder (uhl 11-1) fastsette myndighetsfordeling og prosedyre for utlysing, bedømmelse, innstilling og tilsetting i andre stillinger (uhl 6-3 og 11-1 nr 6) foreta ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring (uhl 6-3 nr 4) avgjøre saker etter tjenestemannslovens 17 nr 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff når styret er tilsettingsorgan (uhl 11-3), jfr også 10-1b. Jfr også pkt 5.3 og Delegering til rektor Styret delegerer til rektor å 5.1 Organisasjon/styring avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke ansees som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles utpeke en instituttleder som fungerende rektor ved rektors fravær. Fungeringsordningen skal gå på omgang mellom instituttlederne. En fungeringsperiode varer ett år. Fungeringen omfatter daglig drift av rektorfunksjonen etter avtale med rektor, jfr også pkt oppnevne medlemmer til eventuelle råd og utvalg hvor oppnevning ikke er forbeholdt styret i følge andre lover og forskrifter enn uhl med forskrifter og kapittel 4 ovenfor oppnevne institusjonens representanter til læringsmiljøutvalget

4 INTERNT NOTAT 4 av oppnevne studentrepresentanter til styrets klagenemnd 5.2 Studie- og fagsaker avgjøre prinsipielle spørsmål av fagpolitisk karakter etter samråd med instituttlederne, når avgjørelsen ikke er lagt til andre organer godkjenne nye versjoner av høgskolens kvalitetshåndbok, herunder etablering av nye prosedyrebeskrivelser i den ustrekning det ikke er lagt til andre organer fastsette studieåret og undervisningsterminer (uhl 3-8 nr.1) bestemme at visse forelesninger ut fra sin egenart eller egenbetaling for fag/studium bare skal være for høgskolens studenter eller visse grupper av studenter (uhl 3-8 nr 2) avgjøre søknader om godskriving av grad, yrkesutdanning, fag eller emne fra annen institusjon under lov om universiteter og høgskoler (uhl 3-4 og 7-6 nr 2) Det gis anledning til videredelegering oppnevne sensor ved eksamen, prøve, bedømmelse eller annen vurdering når resultatet inngår på vitnemål eller innregnes i karakterer for vedkommende studium (uhl 3-9 nr 2). Det gis anledning til videredelegering gjøre unntak fra regelen om at muntlig del av eksamen skal være offentlig i det enkelte tilfelle etter ønske fra vedkommende eksamenskandidat, når tungtveiende hensyn taler for det ( 3-9 nr 3) gi eventuelle utfyllende bestemmelser til sentralt fastsatte regler for studentopptak opprette og nedlegge fag med omfang til og med 30 studiepoeng innenfor rammen av eksisterende studieprogram på lavere grads nivå. Det gis anledning til videredelegering. 5.3 Personal/ledelse oppnevne sakkyndige utvalg for stillinger som høgskolelektor, førstelektor, førsteamanuensis, dosent og professor. Myndigheten gjelder både for tilsettinger og for vurdering av søknader om opprykk i stilling. Det gis anledning til videredelegering oppnevne stedfortreder for instituttleder nå instituttleder er borte. Stedfortreder skal utpekes blant studieledere eller faglige koordinatorer for ett år om gangen. Ordningen er knyttet til funksjon, ikke person. Det skal settes opp oversikt over hvilke fullmakter som følger med fungeringen. Det gis anledning til videredelegering tildele eventuelle midler bevilget av styret til FoU-stipend, støtte til vitenskapelige reiser og publisering, innenfor rammer gitt av styret etter tilråding fra rektors råd (faglig ledergruppe). 6. Delegering til høgskoledirektør Styret delegerer til høgskoledirektøren å 6.1 Organisasjon/styring fastsette den interne organisering av funksjoner og rapporteringsveier i de tilfeller dette ikke skal fastsettes av styret selv. jfr pkt Økonomi utarbeide retningslinjer og rutiner for intern økonomistyring, herunder retningslinjer og rutiner for økonomiforvaltning, rapportering, kontroll og resultatoppfølging. Jfr Hovedinstruks fra KD om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høgskoler.

5 INTERNT NOTAT 5 av godkjenne tertialregnskap og orientere styret om resultatet i første styremøte etter godkjenning (uhl 9-2 nr 2) treffe avgjørelser om å innrømme ansvar eller inngå forlik som pålegger erstatningsansvar i saker som ikke overstiger kroner Styreleder har i samsvar med hovedinstruksen budsjettdisponeringsmyndighet. Denne delegeres høgskoledirektøren, jfr uhl Det gis anledning til videredelegering. 6.3 Studie- og fagsaker organisere og gjennomføre instituttenes studieprogrammer bestemme at andre enn fagets studenter skal få delta på kurs og øvelser når det er ledig kapasitet godkjenne at det tas egenbetaling for utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter og til å fastsette størrelsen på egenbetalingen avgjøre om studenter som ikke er tatt opp som studenter ved institusjonen skal betale et vederlag som dekker institusjonens merutgifter, og fastsette vederlagets størrelse (uhl 3-10 nr 4) gi skriftlig advarsel i forbindelse med bortvisning eller utestenging av studenter (uhl 4-8 nr 1) utarbeide erklæringer om taushetsplikt og se til at aktuelle studenter har undertegnet erklæringen før praksisperioden (uhl 4-6) (Det gis anledning til videredelegering til instituttleder) 6.4 Personal/ledelse disponere ledige stillinger innenfor institutter og administrative enheters stillingsramme, med unntak av stillingene nevnt i punktene og opptre som arbeidsgiverrepresentant på vegne av høgskolen fastsette hvem som skal være stedfortredere for høgskolens administrative ledere, jfr likevel pkt fastsette tidsbegrenset reduksjon av stillingsrammen ved en enhet/enheter mot tilsvarende økning ved en annen/andre, avgrenset til ett år disponere ledige stillinger innenfor fellestjenestenes/sentraladministrasjonens stillingsrammer, med unntak av stillingene nevnt i pkt fastsette stillingsgruppe og stillingskode for alle nye og ledige tekniskadministrative stillinger fastsette lønnsspenn ved tilsetting 7. Delegering til nemnder og utvalg 7.1 Styret fastsetter klagenemndas myndighetsområde i egen instruks 7.2 Styret fastsetter myndighetsområdet til tilsettingsutvalget for faglige stillinger og til tilsettingsrådet for teknisk-administrative stillinger i egne vedtak (uhl 6-3 og Lov om statens tjenestemenn 5) 7.3 Styret fastsetter myndighetsområde for valgstyre og nominasjonskomité i eget reglement 7.4 Styret fastsetter myndighetsområder for utvalg oppnevnt på vegne av styret, i egne reglementer 8. Videredelegering 8.1 Rektor og høgskoledirektør gis fullmakt til videredelegering etter gjeldende retningslinjer

6 INTERNT NOTAT 6 av 6 9. Tilbakekalling av delegert myndighet 9.1 Alle beslutninger ved høgskolen tatt av andre organer enn styret i samsvar med dette delegeringsreglementet, tas på styrets vegne og styrets ansvar. Styret kan dermed tilbakekalle sin delegering, avgjøre enkeltsaker som i utgangspunktet går inn under delegeringsvedtaket, instruere underordnede organer om hvordan saken avgjøres, og omgjøre vedtak i samme utsterkning som det kunne omgjort om det selv hadde gjort vedtak i saken. 10. Klage 10.1 Styret avgjør klage over vedtak truffet av organ som har fått delegert myndighet etter dette reglementet, i den utstrekning dette ikke er delegert til styrets klagenemnd. Jfr også forvaltningslovens kapt IV 11. Forhold til avtaler 11.1 Avtaler som er fastsatt gjennom forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene, skal gjelde også for alle saker som blir avgjort med hjemmel i dette reglementet. 12. Iverksettelse 12.1 Dette reglementet settes i verk f.o.m og gjelder inntil styret fatter nytt vedtak om delegering.