Årsmelding Kontrollutvalet. Innleiing:

Transkript

1 Årsmelding Kontrollutvalet Innleiing: Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Fylkestinget har det øvste tilsynsansvaret med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr KL 76. Fylkestinget vel eit kontrollutval til å føre det løpande tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr. KL 77. Kontrollutvalet har i valperioden slik samansetning: Leiar: Jostein Kvalsvik (FRP) Nestleiar: Ingrid Astor (H) Medlemar: Einar Kjerpeseth (SP) Kari Maria Rutle Fjærestad (AP) Ottar Hov (V) Varamedlemar: Møtande vara: Elin Merete Førde (FRP) 2. vara: Marit Antonsen (KRF) 3. vara: Grethe Lysen (SV) 4. vara: Per Birger Lomheim (SP) 5. vara: Jon-Rasmus L. Vik (AP) Leiar og møtande varamedlem er også representantar i fylkestinget. I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt fylkestinget og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre fylkeskommunale politiske og administrative organ. Det er følgjeleg berre fylkestinget som kan instruere kontrollutvalet. Kontrollutvalet sitt formål: Kontrollutvalet sitt formål er å medverke til at fylkeskommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Kontrollutvalet sin visjon er frå 2003 og har følgjande ordlyd: Kontroll og tilsyn i Sogn og Fjordane fylkeskommune skal bidra til å sikre fylkeskommunen ein best mogleg forvaltning av ressursane, og til føremon for både fellesskapet og enkeltmennesket. Kontrollutvalet sine oppgåver: Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval (forskrifta) fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Både lov og forskrift har vore igjennom ei endring, og gjeldande regelverk trådde i kraft Denne lovendringa førte til at oppgåver vart presisert. Kontrollutvalet fikk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll. Lovendringa medførte også ei endring i organiseringa av kontrollutvalet sitt arbeid med krav om sekretariatsbistand som er uavhengig frå både administrasjon og revisjon. Endringane har såleis ført til eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Side 1 av 8

2 Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: - Kapittel 3 Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver - Kapittel 4 Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon - Kapittel 5 Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon - Kapittel 6 Selskapskontroll - Kapittel 7 Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontrolloppgåvene er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i fylkeskommunen og den andre oppgåva rettar seg mot utføringa av revisjonsoppgåvene. Budsjett og rekneskap: For 2006 hadde kontrollutvalet eit budsjett på 3,6 mill. kroner, fordelt på kontrollutvalet, sekretariat og kjøp av revisjonstenester. Budsjettoppfølging har vore utført per tertial, og i sak 27/06 har budsjettendring 2006 vore handsama. Rekneskap for 2006 viser eit forbruk på 3,5 mill. Den største innsparinga har vore i sekretariatet, blant anna som følgje av refusjon av sjukepengar. Kontrollutvalet hadde i utgangspunktet ei innsparing på kjøp av revisjonstenester i 2006 på kr ,-. Dette beløpet vart omdisponert frå teneste 1102 Kontrollutvalet til teneste 1103 SF Revisjon IKS eigardisposisjonar, og løyvd som ekstraordinært driftstilskot av fylkesutvalet. Midlane vart øyremerkt til kompetanseutvikling. Kontrollutvalet har etter avtale overført forskot til Sogn og Fjordane Revisjon IKS, ihht årleg bestillingsdokument, med føresetnad at ein får refundert eller overført som forskot til neste år dei midlar/timar som ikkje er nytta ved året sin slutt. Kontrollutvalet har for 2006 overført til saman kr ,-, tilsvarande timar. Rapportering til kontrollutvalet frå Sogn og Fjordane Revisjon IKS for 2006 viser eit timeforbruk på 1.776,5 timar, tilsvarande kr ,-. Sogn og Fjordane Fylkeskommune har såleis kr ,-, tilsvarande 897 timar til gode hos Sogn og Fjordane Revisjon IKS. Kontrollutvalet vil kome attende med ei anbefaling overfor fylkestinget om unytta midlar/timar bør refunderast eller overførast som forskott til Sogn og Fjordane Revisjon IKS: Sogn og Fjordane Fylkeskommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for revisjon av dette selskapet. Dette er eit interkommunalt selskap der Sogn og Fjordane Fylkeskommune har ein eigarandel på 40%. Kommunane i Sogn regionråd og Høyanger kommune er og medeigarar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan Den som foretar revisjon av Sogn og Fjordane Fylkeskommune skal kontinuerlig vurdere sin uavhengigheit. Oppdragsansvarleg revisorar har skriftlig gitt sin eigenvurdering av dette til kontrollutvalet. Det har i 2006 vore behov for eit møte mellom SF revisjon IKS, kontrollutvalet og sekretariatet der samhandling mellom partane var tema. Sekretariat for kontrollutvala: Side 2 av 8

3 Fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet har tilfredsstillande sekretærbistand. Med verknad frå vart det etablert eit eige sekretariat for kontrollutvalet. Sekretariatet består av tre årsverk og har kontorstad på Leikanger. Organisatorisk er sekretariatet direkte plassert under kontrollutvalet, og det medfører at kontrollutvalet har arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet. Slik organisering er nødvendig for å sikre uavhengigheit til resten av organisasjonen som er gjenstand for kontroll og tilsyn. Sogn og Fjordane Fylkeskommune har inngått ein 4-årig avtale om sekretariatsfunksjon for kontrollutvala med kommunane i Sogn regionråd og Høyanger kommune med verknad frå I avtala om felles sekretariatsfunksjon står det at det skal haldast kontaktmøte mellom leiarane i kontrollutvalet og sekretariatsleiar to gonger i året. I 2006 var det gjennomført kontaktmøte i juni og november. Arbeid i utvalet i 2006: I 2006 vart det halde 10 møter i kontrollutvalet og 41 saker vart handsama. Kontrollutvalet har hatt skriv og meldingar, både offentlege og ikkje offentlege, som ei fast sak på sakslista. I desse sakene har kontrollutvalet handsama ulike brev, notat og munnlege orienteringar. Møta i kontrollutvalet er lukka. Fylkesordførar og oppdragsansvarleg revisor har møte- og talerett. Oppdragsansvarleg revisor har også rett til å få sine uttaler på møte protokollert, ein rett som har vore nytta i Kopiar av møteinnkalling og saksliste vert sendt fylkesrådmann og varamedlemane til orientering. Viktige saker har vore: Uttale til årsrekneskapet 2005 for Sogn og Fjordane Fylkeskommune Kontrollutvalet har som sak 14/06 gitt sin uttale til årsrekneskapen 2005 for Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Uttalen vart sendt til fylkestinget med kopi til fylkesutvalet. Årsmelding 2005 Kontrollutvalet har som sak 15/06 handsama si årsmelding for Årsmeldinga vart sendt fylkestinget til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon Fylkestinget handsama i desember 2005 plan for forvaltningsrevisjon. I fylkestinget sitt vedtak vart kontrollutvalet bedt om å kome tilbake med endeleg plan for prioriterte prosjekt til fylkestinget i april. Arbeidet med denne prioriteringa og ein ytterlegare spesifisering av prosjekta vart starta opp umiddelbart i Dette arbeidet føregjekk over fleire møter og saker/orienteringar i kontrollutvalet. Saka vart sendt til fylkestinget for endeleg handsaming. I kontrollutvalsmøte i september informerte SF revisjon IKS at dei hadde ledige ressursar til forvaltningsrevisjon. På det tidspunktet hadde kontrollutvalet bestilt forprosjekter på dei 4 prioriterte prosjekta som fylkestinget vedtok i april. Kontrollutvalet var i september ikkje i posisjon til å bestille nokon fleire prosjekt før fylkestinget hadde gitt sitt samtykke til innhaldet i dei resterande prosjekta i plan for Side 3 av 8

4 forvaltningsrevisjon. Arbeidet med spesifisering av dei siste 3 prosjekta vart såleis starta opp og føregjekk over to møter. Saka vart sendt til fylkestinget for endeleg handsaming. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalet hadde først etter fylkestinget i april konkrete prosjekt som kunne bestillast. Sekretariatet utarbeide på våren eit standard bestillingsskjema for forvaltningsrevisjon og var i dialog med SF revisjon IKS om prosessane for bestilling. Ein av konklusjonane var at SF revisjon IKS ønskja bestilling av forprosjekter, slik at dei innan rimeleg tid og med få timar (ca 50 timar) kunne gje ei anbefaling til kontrollutvalet om prosjektet og problemstillingane var egna for eit hovudprosjekt. Kontrollutvalet har blitt orientert om bestillingsprosessen og vedtok i sak 23/06 bestilling av 4 forprosjekt på områda: - Bygge- og eigedomstenesta - Rådgjevingstenesta - Innovasjon og næringsutvikling - Balansert målstyring Forprosjektrapportane vart hausten 2006 presentert for kontrollutvalet, og resultatet vart vedtak om bestilling av hovudprosjekt på 3 av områda og bestilling av statusrapport av implementering av balansert målstyring. Ingen av forvaltningsrevisjonsprosjekta/statusrapporten vart ferdig i Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av kunstformidlingsplanen Kontrollutvalet fikk hausten 2005 levert rapport etter forvaltningsrevisjon av SF revisjon IKS om oppfølging av kunstformidlingsplanen. Handsaminga av rapporten vart utsett til Kontrollutvalet vedtok i mai 2004 å sette i gang eit forvaltningsrevisjonsprosjekt med føljande overordna målformulering: Korleis vert delplanar for sektorspesifikke oppgåver følgt opp og i kva grad vert planane i planperioden nytta som styringselement og/eller rettleiande faktor for den aktuelle aktiviteten. Kunstformidlingsplan for Sogn og Fjordane vart nytta som grunnlag for arbeidet. Den overordna målformuleringa vart konkretisert til følgjande tre problemstillingar: 1. I kva grad er det utarbeidd rutinar for korleis dei ulike sektorplanane i fylkeskommunen skal byggjast opp? 2. Korleis gjenspeglar desse rutinane seg i planen som er vurdert i revisjonen? 3. Korleis er det granska plandokumentet nytta som styringsdokument som styringsdokument for den aktuelle særaktiviteten? SF revisjon IKS har i rapporten kome med følgjande tre tilrådingar: 1. Det vert vurdert å konkretisere og formalisere kva form, innhald og posisjon ulike styrande dokument skal ha. 2. Det vert sett på og gjennomført tiltak som kan medføre at fylkeskommunale planar får høgare status og dermed betre funksjon internt i fylkeskommunen og hjå publikum. 3. Evaluering vert innført som fast etterarbeid for planar. Side 4 av 8

5 Rapportutkastet har vore lagt fram for fylkesrådmann for eventuelle merknader. Både i rådmannen sine merknadar og i forordet til rapporten er det påpeikt at rutinar for og omfang av bruken av sektorplanar er blitt vesentleg endra etter at kunstformidlingsplanen vart utarbeidd. Fylkeskommunen er inne i ein helt anna plangenerasjon med innføring av balansert målstyring. Ved handsaming av rapporten i kontrollutvalet vart det vurdert slik at dei tilrådingar som vart føreslege i rapporten vart ivaretatt av dei måla som er lista opp for balansert målstyring i budsjettdokumentet for Rapporten vart såleis teke til orientering av kontrollutvalet. Det vart vidare valt å ikkje leggje rapporten fram som eige sak til fylkestinget, men å rapportere på gjennomført forvaltningsrevisjon i årsmeldinga. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Kontrollutvalet skal sjå til at fylkestinget sitt vedtak i tilknyting til handsaming av forvaltningsrevisjonsrapportar følgjast opp. Kontrollutvalet har i 2006 sett på forvaltningsrevisjonsrapportane Kartlegging og vurdering av IT-sikkerhet i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Bruk av innkjøpsordninga i Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Kartlegging og vurdering av IT-sikkerhet i Sogn og Fjordane fylkeskommune I januar 2006 vart Sogndal vidaregåande skule, avd. Kaupanger, utsett for innbrott der det vart stole datautstyr. Kontrollutvalet besøkte skulen og fikk ein orientering og synfaring av rektor og avdelingsleiar. Besøket gav kontrollutvalet eit bilde av korleis innbrotet hadde blitt utført, og omfanget av skadane ved skulen. Det vart skreve referat frå kontrollutvalet sitt besøk ved skulen. Kontrollutvalet hadde også ei synfaring ved Måløy vidaregåande skule der fysisk sikring var eit av tema. På bakgrunn av dette valte kontrollutvalet å be fylkesrådmann om ein status på arbeidet med å følgje opp fylkestingsvedtaket frå 2004 og dei tilrådingar som kom fram i rapporten om kartlegging og vurdering av IT sikkerhet i Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Kontrollutvalet tok svaret frå fylkesrådmannen til etterretning. Bruk av innkjøpsordninga i Sogn og Fjordane Fylkeskommune Kontrollutvalet vedtok å bestille ein oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt av SF revisjon IKS. Rapporten som vart lagt fram for kontrollutvalet konkluderte med at det ikkje var gjennomført tilstrekkelege tiltak for å rette på dei manglar som forvaltningsrevisjonsrapporten påpeikte. Kontrollutvalet tok rapporten til etterretning, og har vidare teke dette opp med fylkesrådmann. Bestilling/kjøp av revisjonstenester 2006 Kjøp av revisjonstenester frå SF revisjon IKS skal baserast på eit årleg bestillardokument der det kjem fram kva basistenester selskapet skal utføre og pris for desse tenestene. SF revisjon IKS kom med sitt første pristilbod til kontrollutvalet medio februar Med dette pristilbodet og brev frå SF revisjon IKS om forventa timeforbruk på rekneskapsrevisjonen som grunnlag vedtok kontrollutvalet i månadsskiftet februar/mars kjøp av revisjonstenester/årleg bestillardokument for Etter dette vedtaket kom det ei presisering av pristilbodet frå SF revisjon IKS, og Sogn regionråd sette ned ei arbeidsgruppe som skulle sjå på blant anna pristilbodet frå SF revisjon IKS. Resultatet av dette var at i mai 2006 kom det eit nytt brev frå SF revisjon Side 5 av 8

6 IKS som omhandla timepris til selskapets kundar/eigarar. Dette brevet vart handsama av kontrollutvalet og enkelte punkt vart avklart med leiar i SF revisjon IKS. På bakgrunn av dei nye opplysningane vart årleg bestillingsdokument vedteke på nytt i juni I årleg bestillingsdokument er det eit punkt som omhandlar rapportering frå SF revisjon IKS over medgått tid per tertial. I 2006 har kontrollutvalet handsama timerapportar frå SF revisjon IKS for 1.og 2. tertial SF revisjon IKS har som si stadfesting av bestillingsdokumentet sendt eit tilsegnsbrev til kontrollutvalet. Dette tilsegnsbrevet har kontrollutvalet teke til orientering. Bestilling/kjøp av revisjonstenester 2007 Etter avtale med SF Revisjon IKS skal kontrollutvalet vedta utkast til bestillingsdokument for kjøp av revisjonstenester innan utgangen av september i året før bestillingsdokumentet gjeld. Endeleg bestillingsdokument skal vedtakast innan utgangen av januar i det året bestillinga gjeld, etter at fylkestinget har gjort vedtak om budsjett for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalet vedtok utkast til bestillingsdokument for 2007 i sak 26/06. Selskapskontroll Fylkestinget handsama i desember 2005 plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet fikk i vedtaket fullmakt til å utøve eigarskapskontroll i dei aktuelle selskapa. Arbeidet med selskapskontroll vart starta opp umiddelbart i 2006 og føregjekk over fleire møter og saker/orienteringar i kontrollutvalet. Kontrollutvalet valte å informerte dei aktuelle selskapa om selskapskontrollen. Vidare vart det bestilt av SF revisjon IKS ein oversikt over selskapsstruktur og styresamansetnad m.m for selskapa. Som ein del av selskapskontrollen har kontrollutvalet høve til å være tilstades på generalforsamling/representantskapsmøte. Kontrollutvalet valte å være representert på generalforsamling i Fjord1 Nordvestlandske AS og Sogn og Fjordane Teater L/L. Kontrollutvalet gjennomførte også ein avgrensa gjennomgang av Fjord1 Nordvestlandske AS sitt engasjement/eigarskap i Fjord Line AS. Rapport frå denne gjennomgangen vart lagt fram for fylkestinget i april Kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylke har hausten 2006 sendt ein førespurnad til kontrollutvalet om å gjennomføre ein felles overordna analyse av Fjord1 Nordvestlandske AS. Denne analysen skulle gi grunnlag for ein eventuell selskapskontroll. Kontrollutvalet stilte seg positiv til førespurnaden. Kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylke har etter dette vedteke å avvente gjennomføring av overordna analyse, slik at det ikkje er satt i gang noko arbeid på dette i Kontrollutvalet som arbeidsgjevar Kontrollutvalet har arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet, og har som ein følgje av dette handsama fleire saker som fell inn under dette saksfeltet. Det har vore saker om forhandling og vurdering av løn, delegering av mynde, konstituering av sekretariatsleiar og bekymringsmelding frå SF revisjon IKS. Dokumentet arbeidsreglement, verdigrunnlag, kriterium for god leiarpraksis, etiske retningslinjer og prinsipp i Sogn og Fjordane fylkeskommune har vore diskutert. Rundskriv gjeldande kompensasjon for overtid, møteverksemd m.m for arbeidstakar i særlege Side 6 av 8

7 sjølvstendige stillingar, samt kompetanseplan for sekretariatet har også vore tema i kontrollutvalet. Budsjett 2007 / økonomiplan Kontrollutvalet handsama budsjett for programområde 11 kontrollorgan som sak 30/06. Budsjettet vart sendt til finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. Møtebøker for fylkesutval og hovudutvala - til desisjon Kontrollutvalet handsama møtebøkene for fylkesutval og hovudutvala for perioden som sak 28/06. Saka vart sendt til fylkestinget for endeleg handsaming. Evaluering av revisjonsordning Kontrollutvalet handsama i sak 37/06 evaluering av revisjonsordning. Bakgrunnen for at saka vart teke opp var at den 3-årige fredingstida til SF revisjon IKS går ut I saka kom det fram at ein ikkje ville innstille på anna revisjonsordning, men gjennomføre ei felles evaluering av revisjonsordninga i løpet av 1. halvår 2007 med dei andre kontrollutvala. Dette vil gje eit betre grunnlag for å vurdere avtalen med SF revisjon IKS, og ein måte å overføre erfaringar på til dei nye kontrollutvala som vert valde i Saka vart sendt til fylkestinget for endeleg handsaming. Møteplan Kontrollutvalet handsama møteplan for kontrollutvalet 2007 i sak 39/06. Orienteringssaker Kontrollutvalet har gjennom heile året innhenta opplysningar og stilt spørsmål til administrasjonen på mange ulike områder. Mottatt informasjon har vore vurdert av utvalet og eventuelt følgt opp vidare. Som døme på dette vil kontrollutvalet nemne: Fylkeskommunen sitt engasjement i Kina, status på politikardag og sjukefråvær. Kontrollutvalet har også som oppgåve å sjå til at revisjonsmerknadar vert følgt opp. Kontrollutvalet har mottatt kopi av revisorbrev nr 01/2006 samt svar frå løn- og rekneskapstenesta. Breva er teke til orientering. Vidare har kontrollutvalet vore orientert om kontaktmøtar mellom sekretariat og dei samarbeidande kontrollutvala representert ved leiarane. Kontrollutvalet har i 2006 lagt eit av sine møter ved Måløy vidaregåande skule. Formålet med besøket var: - vere meir synleg i heile organisasjonen - orientering og synfaring av den nye maritime avdelinga - oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet kartlegging og vurdering av IT sikkerhet i Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Forut for besøket hadde kontrollutvalet bestilt ein økonomisk oversikt over investeringsprosjektet Måløy vgs maritim avdelin + veg. Kontrollutvalet vart teke godt i mot av rektor som orienterte om skulen før synfaringa. Det vart skreve eit notat frå kontrollutvalet sitt besøk ved skulen. Medlemmane i kontrollutvalet har deltatt på ulike kurs og seminar/ konferansar gjennom året. Her nemner vi Norges Kommunerevisorforbund sin kontrollutvalskonferanse og Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse. Begge desse konferansane var på Gardermoen. Side 7 av 8

8 Sekretariatet inviterte også i samarbeid med dei andre sekretariata i fylket til eit 2-dagars seminar i Sogndal. Dag 1 var tema blant anna smøring, bestikkelse og korrupsjon, der advokat Erling Grimstad held foredrag. I tillegg til kontrollutvalsmedlemmer var politikarar, administrasjon og revisjon inviterte. Dag 2 var for kontrollutvalsmedlemmar, tema var mellom anna tilsyn med revisjonen, uttale til årsrekneskapet, selskapskontroll, bestillarrolle og budsjettoppfølging/ansvar. Oppsummering: 2006 har vore eit aktivt år med mange utfordrande og interessante oppgåver og saker. Kontrollutvalet har ikkje i 2006 lagt fram for fylkestinget rapportar frå forvaltningsrevisjon, men fleire forvaltningsrevisjonsprosjekt er satt i gang. Bestillingsrutinar og -skjema for kjøp av revisjonstenester er satt i system, og det arbeidast kontinuerlig med å få gode og meir effektive rutinar på plass. Dette arbeidet vil fortsette i Kontrollutvalet og sekretariatet håpar også det gode samarbeidet med fylkesadministrasjonen vil fortsette i Årsmeldinga vert lagt fram for fylkestinget av kontrollutvalet. 25. april 2007 Jostein Kvalsvik Ingrid Astor Einar Kjerpeseth Kari Maria R. Fjærestad Ottar Hov Leiar Side 8 av 8