2014 den 23. april kl ble det avholdt ordinært sameiermøte i Dønskitoppen Boligsameie i Dønski eldresenter, Dønskiveien 55 på Gjettum i Bærum.

Transkript

1 2014 den 23. april kl ble det avholdt ordinært sameiermøte i Dønskitoppen Boligsameie i Dønski eldresenter, Dønskiveien 55 på Gjettum i Bærum. Tilstede var: Lars Ole Mathisen, Tom Mogen Hansen, Astrid Elisabeth Lundquist, Irene Marie Hobber, Jonny Lauritzen, Dorothea Müller, Majen Brith Knudsen v/fullmakt til Stein Kristiansen, Jan Henry Johansen, Tor Are Wennemo, Stein Kristiansen, Kirsten Rørvik, Gerd Ninnie Sønvisen, Rune Sandberg, Gunnar Gjørtz v/fullmakt til styret, Zaw Gyi Win, Vegard Toft, Anne Kristine Ramberg-Mohn. Av sameiets 65 seksjoner var 17 representert. I tillegg møtte vaktmester Knut Johansen Krogstad. Dessuten møtte eiendomsforvalter Heidi Anette Øye fra Borge Forvaltning AS (BF). Som møteleder og referent ble Heidi Anette Øye valgt. Møteleder bemerket at en seksjonseier har henvendt seg til forretningsfører og poengtert at det er sendt ut to varsler til årsmøtet, med to forskjellige frister for forslag til saker. Første varsel ble sendt ut av styret den og det andre varselet sendt ut fra BF den Siste frist for innlevering av forslag til saker ble den som først oppgitt. Møteleder påpekte at BF sender ut på vegne av styret. Det fremkom ingen spørsmål eller bemerkninger til dette, eller til innkallelsen og dagsorden, for øvrig. Sameiermøtet ble erklært for lovlig satt. Til å undertegne protokollen valgte forsamlingen Ole Eriksen og Dorothea Müller. Sakene fikk følgende behandling: Sak 1 - Årsberetning for 2013 Årsberetningen ble referert, og godkjent. Sak 2 Orienteringssak fra styret fasadeoppussing Lars Ole Mathisen refererte fra fasadeoppussingen og henviste til notatet med vedlegg, som fulgte innkallingen. Det fremkom enkelte spørsmål som ble besvart. Sak 3 Revidert årsregnskap 2013, samt revisors beretning Årsregnskapet ble gjennomgått post for post. Revisjonsberetning fra statsautorisert revisor Hans Hagen jr., Nitschke AS ble referert. Årsregnskapet 2013 ble godkjent.

2 Sak 4 Godgjørelse til styret Styrets forslag sålydende: "For funksjonsåret 2013 utbetales inntil kr ,- i styrehonorar, samme beløp som i fjor. Beløpet fordeles av styret etter styrets eget beste skjønn." ble referert, og enstemmig vedtatt ved akklamasjon. Sak 5 Forslag om avvikling av dugnadsgebyr Ingen av de to forslagsgiverne var til stede, men det ble henvist til vedlegget som fulgte med innkallingen. Det fremkom en lengre diskusjon, og flere spørsmål som ble besvart. Forsamlingen ble oppfordret til å se på beløpet som et bidrag til fellesskapet, hvis de ikke har anledning til å møte på dugnaden. Dugnad er også en hyggelig sosial sammenkomst. Forsamlingen savnet en arbeidsliste for dugnadsarbeider, og oppfordret det nye styret til å henge opp en arbeidsliste på forhånd, som folk kan skrive seg på. I tillegg ble det bemerket at dugnadene starter for tidlig pga jobb, og at dugnaden derfor bør starte senere, for eksempel kl Vaktmester fikk skryt for sin innsats for sameiet, som også har ført til mindre arbeidsoppgaver under dugnadene. Inntekten som følge av dugnadsbidraget går til fellesskapet, som innkjøp av for eksempel planter, jord og redskaper. Forsamlingen savner at dugnadspengene, som kun tilbakebetales de som har stilt opp på dugnadene, synliggjøres tydeligere i regnskapet. Forslaget til sak 5 sålydende: «7 i sameiets vedtekter fjernes, og den dugnadsordningen med påfølgende dugnadsgebyr som nå praktiseres, avvikles.» ble så referert. På forespørsel fra møteleder om skriftlig, eller votering ved håndsopprekning, valgte forsamlingen det siste. Forslag om avvikling av dugnadsgebyret ble enstemmig forkastet ved håndsopprekning. Det vil si at ordningen fortsetter som i dag. Det fremkom et par spørsmål som ble besvart, og møteleder presiserte at ordningen kan tas opp igjen til vurdering ved neste ordinære årsmøte. Sak 6 Forslag om tilbakebetaling av tidligere innbetalte dugnadsgebyr Møteleder viste til vedlagte forslag og vedlegg til saken. Etter en kort diskusjon, og som følge av vedtaket under sak 5, ble sak 6 forkastet av en enstemmig forsamling. 2

3 Sak 7 Forslag om innhenting av tilbud på fjerning av duer og sikring av tak Mating av duer er et problem, der matrester gir næring til skadedyr som mus og rotter. I tillegg blir det mye utrivelig fugleskitt overalt. Det har tidligere vært hengt opp lapper med oppfordring om å la være å mate fugler, uten resultat. Vaktmester kommenterte at det tidligere har vært satt opp netting som har blitt revet vekk. Møteleder bemerket at en slik sak som foreslått, med innhenting og vurdering av tilbud, uansett bør ligge hos styret med mandat fra forsamlingen. Forslaget ble derfor kun tatt til etterretning, med oppfordring fra forsamlingen om forbud mot å mate fugler fra balkongene, og eiendommen for øvrig. Sak 8 Forslag om takrenne langs balustradetak tilkoblet overvannsrør Forslaget ble referert sålydende: «Styret gis i oppgave å innhente anbud på oppføring av takrenne på balustradetaket i Dønskitoppen, med påfølgende tilkobling til overvannsrør. Anbudene fremlegges sameierne og stemmes over på et ekstraordinært sameiermøte.» Det fremkom diskusjon og flere spørsmål som ble besvart. Det ble påpekt at det tidligere har vært takrenner langs balustradetaket, og at det i dag er et problem at disse ikke eksisterer. Forsamlingen var derfor enig i at det bør settes nye takrenner fra oppgang G og nedover hele lengden langs balustradetaket. Motforslaget sålydende: Styret gis i oppgave å innhente anbud på oppføring av takrenne på balustradetaket i Dønskitoppen, opptil en beløpsstørrelse på kr ,-, med påfølgende tilkobling til overvannsrør ble referert, og enstemmig vedtatt ved håndsopprekning. Sak 9 Forslag om innhenting av tilbud på profesjonelt styre for sameiet Møteleder leste opp mottatt brev med spørsmål om innhenting av tilbud på profesjonelt styre for sameiet. Forslagsgiver var til stede, og forklarte hensikten med brevet. Hun poengterte at dette ikke var ment som et forslag til votering, men kun en henvendelse til forretningsfører og styret med ønske om et telefonisk svar. Møteleder beklaget at brevet ble oppfattet som et forslag, som da ble trukket som sak. Det fremkom et par spørsmål som ble besvart. I forbindelse med diskusjonen om nytt styre, fremkom det flere bekymringsmeldinger fra forsamlingen mht husbråk i eiendommen. En del av tilfellene må anses å være av alvorlig karakter. Forsamlingen oppfordrer det nye styret til å ta tak i problemet, så langt styret har mulighet for handling. Styret gjorde oppmerksom på at i enkelte tilfeller er det kun Politiet som må varsles, da styrets medlemmer ikke kan være politi, og også har krav på beskyttelse. 3

4 Møteleder leste opp vedtektenes 10 som lyder: 10. Fravikelse. Medfører sameierens oppførsel fare for ødeleggelse eller vesentlig forringelse av eiendommen eller er sameierens oppførsel til alvorlig plage eller sjenanse for eiendommens øvrige brukere, kan styret kreve fravikelse av seksjonen etter tvangsfullbyrdelsesloven. Kravet kan også fremsettes i forhold til bruker av seksjonen som ikke er sameier. Forsamlingen ble oppfordret til å sende skriftlige klager til styret via forretningsførers kontor, for dokumentasjon av gjentatte problemer. E-post: eiendom@oborge.no Sak 10 Driftsbudsjett 2014 Driftsbudsjettet ble gjennomgått post for post. Det fremkom flere spørsmål som ble besvart. I forbindelse med vedtak om fortsettelse av dugnadsbidragsordningen, settes posten dugnadsgebyr til cirka samme beløp som regnskapet for 2013, det vil si ,-, slik at driftsinntektene øker tilsvarende. I henhold til vedtaket om nye takrenner, ble posten vedlikehold bygning, øket til kr ,-. Driftsbudsjettet ble tatt til etterretning som styrets arbeidsverktøy for Sak 11 Forslag om endring av sameiets husordensregler, punkt 2, bokstav h Forslaget om endring av sameiet husordensregler, punkt 2, bokstav h, ble referert sålydende: «Risting og lufting av tøy og sengeklær bør ikke foregå fra vinduer eller balkonger. Fuglenek, fuglebrett, fuglekasser og blomsterkasser må plasseres på innsiden av verandaen. Rengjøring og rydding av balkongene må gjøres på en slik måte at det ikke sjenerer underliggende seksjoner.» Det fremkom diskusjon og enkelte spørsmål som ble besvart. Forsamlingen ble enig om et motforslag, sålydende: «Risting og lufting av tøy, sengeklær og tepper skal ikke foregå fra vinduer eller balkonger. Fuglenek, fuglebrett, fuglekasser er forbudt. Blomsterkasser må plasseres på innsiden av verandaen. Rengjøring og rydding av balkongene må gjøres på en slik måte at det ikke sjenerer underliggende seksjoner.» Forslaget ble enstemmig vedtatt ved håndsopprekning../. Vedlagt følger nye oppdaterte husordensregler. 4

5 Sak 12 - Valg av styre Marita Brenden har fraflyttet eiendommen, og Lars Ole Mathisen trakk seg fra styret. Rune Sandberg var ferdig med sin funksjonstid og stilte ikke til gjenvalg. Varamedlem Dorthea Müller var ferdig med sin funksjonstid, men stilte til gjenvalg. Vegard Toft hadde ett år igjen av sin funksjonstid, men trakk seg pga flytting. Det fremkom en større diskusjon og flere spørsmål som ble besvart mht styrets arbeid, kommunikasjon, sikkerhet mht diverse bråk i eiendommen m.m. Lars Ole Mathisen tilbød seg å være styreleder mot et honorar tilsvarende en vanlig jobb, hvis forsamlingen ønsket dette. Etter en lengre diskusjon og besvarelser av spørsmål, påpekte møteleder at det må være mulig å fremskaffe et styre på tre medlemmer i en eiendom med 65 seksjoner. Styrearbeid er lærerikt, og man får et godt innblikk i eiendommen og bekjentskap med seksjonseierne/beboerne. Et godt styre kan delegere oppgaver seg i mellom, og forretningsfører kan benyttes ved behov mot et tilleggshonorar, der arbeidene faller utenfor den ordinære forretningsføreravtalen. Anne Ramberg-Mohn som forlot møtet før sak 12, ga styret en lapp der hun meddelte at hun kunne stille til valg som styremedlem. I tillegg stilte Ole Eriksen og Jan Henry Johansen til valg. Alle tre ble valgt inn i styret ved akklamasjon, og Dorothea Müller ble gjenvalgt som varamedlem. Møteleder meddelte at styreleder skal velges særskilt på det ordinære årsmøtet, og Jan Henry Johansen meldte seg frivillig, og ble valgt ved akklamasjon. Styret består etter dette av: Jan Henry Johansen - styreleder - 2 år igjen av sin funksjonstid Ole Eriksen - styremedlem - 1 år igjen av sin funksjonstid Anne Ramberg-Mohn - styremedlem - 2 år igjen av sin funksjonstid med Dorothea Müller - 1 år igjen av sin funksjonstid som varamedlem. Rune Sandberg sa seg villig til å fortsette som garasje/parkeringsutleie ansvarlig, og vil samarbeide med styret og forretningsfører, i den sammenheng. 5

6 Sak 13 Eventuelt Det er viktig å tenke HMS, og brannsikring ble diskutert. Særlig ble plassering av barnevogner på balustraden diskutert som en brannfelle. Barnevogner er lett antennelige og kan i tillegg hindre fri rømningsvei. Forsamlingen oppfordret seksjonseiere/beboere med barnevogner til å finne alternative plasseringer av disse. Styret ble oppfordret til å se på fire dører i Vebekkveien som ikke er skiftet, og samtidig sjekke om kostnadene blir å belaste den enkelte seksjonseier eller sameiet. Det fremkom spørsmål om forsamlingen ønsker at styret skal gå videre med prosjektering av flere parkeringsplasser i Vebekkveien i samarbeid med naboeiendommen. Det fremkom enkelte spørsmål som ble besvart, og styret utreder dette nærmere. Utleie av parkeringsplasser har hittil vært håndtert bra av styret v/rune Sandberg i samarbeid med forretningsfører. Enkelte spørsmål ble besvart. Det fremkom spørsmål om hundehold, og det ble henvist til sameiets husordensregler, som nevner at det ikke er tillatt å holde husdyr i boligen uten styrets forhåndssamtykke og utfylling av dyreholdserklæring. Protokollen ble vedtatt. Møtet ble hevet ca. kl Ole Eriksen (sign) Dorothea Müller (sign) Heidi Anette Øye (sign) 6