Vedtatt av kommunestyret

Transkript

1 Reglement for utleie av idretts- og skoleanlegg Vedtatt av kommunestyret Supplerende dokumenter: - Prisliste for leie av idretts- og skoleanlegg i Oppegård kommune - Oversikt over utstyr og tilrettelegging i idretts- og skoleanleggene i Oppegård kommune 1. Definisjoner og anlegg 1 Definisjoner a. Avtalt anleggstid: anleggstid som er tildelt etter søknad ved hovedfordelingen på våren, for kommende sesong/skoleår. b. Sporadisk leie av anleggstid: leie av ledige enkelttimer i løpet av året. Ledig anleggstid synliggjøres i et nettbasert bookingsystem. Sporadisk leietid er noe dyrere enn avtalt anleggstid. c. Arrangement: med arrangement menes aktiviteter som ikke er å anse som ordinær trening. Eksempler på arrangementer er stevner, cuper, seriespill, inntektsbringende tiltak som hobbymesse, svømmeskole, fotballskole m.m. samt kommersielle arrangementer. De ulike typene arrangementer er nærmere omtalt i prislisten. d. Arrangementstillegg: bestilling av ekstra tilrettelegging, særlig aktuelt i forbindelse med arrangementer. 2 Idrettsanlegg og skoleanlegg i Oppegård kommune Idrettsanleggene i Oppegård kommune er hovedsakelig lokalisert til Sofiemyr idrettspark og Østre Greverud idrettspark samt Greverudhallen. I tillegg kommer innendørs skoleanlegg (gymsaler og trimrom). Skolenes uteanlegg er reservert for uorganisert aktivitet utenom skole- og SFO-tid. Unntatt fra dette er idrettsanlegg som er lokalisert til skoler (dvs ikke nærmiljøanlegg/skoleanlegg), og dette gjelder grusbanene på Østli, Flåtestad og Hellerasten. a. Inneanlegg: - Sofiemyr svømmehall, lite basseng - Sofiemyr svømmehall, stort basseng - Sofiemyrhallen (toflate-hall): Sofiemyrhallen med inndeling nord/sør gir en matchbane med tribune og et tilliggende treningsareal: Matchbane m/tribune (20x40). Matchbane for håndball, volleyball, badminton, apparatturn og RG Ekstra treningsareal ved siden av matchbanen Sofiemyrhallen med inndeling øst/vest gir to baner som kan brukes uavhengig av hverandre: Bane 1 (20x40). Turneringsbane for håndball, volleyball, badminton, turn og RG, treningsbane for basket og volleyball. Klatrevegg. Bane 2 (20x40). Som bane 1, men uten klatrevegg. 1

2 - Sofiemyrhallen trimrom (130 m2). Styrkeapparater og vekter. - Sofiemyrhallen kafeteria - Greverudhallen enflate-hall (20x40) med sikkerhetssone/tribune. Matchbane og treningsbane for basket, volleyball, håndball, badminton og apparatturn, - Greverudhallen trimrom (120 m2 sal pluss styrkeapparater) - Østre Greverud idrettshall, enflate-hall (under oppføring) (20x40) med sikkerhetssone/tribune. Matchbane og treningsbane for basket, volleyball, håndball, badminton og apparatturn. b. Skolenes inneanlegg: - Østli skole gymsal (10x20). Trening for basket, volleyball. - Østli skole trimrom (60 m2). Grunntrening/basistrening. - Flåtestad skole aktivitetssal (180 m2). Mulighet for kampsport og bevegelse til musikk, ikke ballspill. - Sofiemyr skole trimrom (bomberommet, 100 m2). Kampsport, ballspill. - Hellerasten skole gymsal (10x20). Trening for basket, volleyball, innebandy. - Tårnåsen skole gymsal (10x20). Trening for basket, volleyball. - Kolbotn skole gymsal (180 m2). Trening for basket, volleyball) - Ingieråsen skole gymsal (400 m2 kan deles på 2). Trening for håndball, 2 basketball, 2 volleyball. - Vassbonn skole gymsal (10x20). Trening for basket, volleyball. - Vassbonn skole trim/styrkerom (80 m2). Kampsport, grunntrening/basistrening. - Vassbonn samfunnshus (100 m2). Muligheter for bevegelse til musikk. c. Uteanlegg: - Sofiemyr idrettspark: Sofiemyr stadion (105x64) og friidrettsarena (400 m) - Sofiemyr idrettspark: Sofiemyr kunstgressbane (105x64) - Sofiemyr idrettspark: Bane vest (naturgress) (100x60) - Sofiemyr idrettspark: Bane øst (naturgress) (100x60) - Sofiemyr idrettspark: Mellomfeltet (naturgress) (40x60) - Sofiemyr idrettspark: Matchbanen (naturgress) (100x60) - Sofiemyr idrettspark: Tømtebanen, 2 stk a 40x60 (grus) - Sofiemyr idrettspark: Sofiemyr grus, 2 stk a 40x60 - Sofiemyr idrettspark: ishoceybane (grus/is) - Østre Greverud idrettspark: Kunstgressbanen, Østre Greverud (105x64) - Østre Greverud idrettspark: Greverudbanen, Østre Greverud (grus) (100x60) - Oppegårdbanen, 2 stk a 40x60 (naturgress) - Vestenga/Svartskogbanen (naturgress) (100x60) d. Uteanlegg som er lokalisert til skoler, men som er definert som idrettsanlegg: - Østli skole, grusbane (40x60) - Flåtestad skole, grusbane (40x60) - Hellerasten skole, grusbane (40x60) 3 Stenging av anlegg a. Oppegård kommune forbeholder seg retten til å stenge anlegg for kortere eller lengre perioder av driftsmessige eller sikkerhetsmessige årsaker. 2

3 b. Stenging av anlegg skal varsles leietaker så fort som mulig, og kommunen vil søke å finne alternativer innenfor kommunen. Dersom det ikke er mulig å finne alternative anlegg vil betalt leie bli refundert. 2. Leieforhold 4 Leietider a. Som en generell regel er alle idrettsanleggene tilgjengelige for utleie på hverdager fra og på lørdager og søndager fra I svømmehallen vil det være stengt/begrensede muligheter for leie i de periodene hallen er åpen for publikumssvømming. I anlegg der kontinuerlig bruk medfører stor slitasje vil det legges inn hviletid /ekstra tid til vedlikehold, og anlegget vil da ikke være tilgjengelig for utleie. b. Gymsaler og trimrom som er stilt til disposisjon for utleie kan leies på hverdager fra 16-22, og i helgene fra Skolenes uteanlegg/nærmiljøanlegg er åpne for uorganisert bruk, og det er ikke nødvendig med leieavtale. Unntatt fra dette er grusbanene på Østli, Flåtestad og Hellerasten skole, som er definert til idrettsanlegg og følger åpningstidene i 4a. c. Leietiden er fra det tidspunkt leietaker får tilgang til anlegget/garderoben og til leietaker forlater anlegget/garderoben. Dette betyr at evt. rigging og rydding inngår i leietiden, og det skal tas høyde for dette ved søknad/bestilling av tid. d. I svømmehallen skal det settes av minst 15 minutter mellom hver brukergruppe. Det betyr at en times leietid gir 45 minutter i bassenget. Utøvere som skal trene har tilgang til garderobe og dusj tidligst 15 minutter før treningen begynner. 5 Prioritering av leietakere og tildeling av anleggstid a. Ved tildeling av anleggstid for kommende sesong/skoleår vil frivillige organisasjoner med adresse i Oppegård kommune bli prioritert foran utenbygds organisasjoner, privatpersoner og bedrifter. Tid til aktiviteter/arrangementer for barn og ungdom vil bli prioritert foran tid til voksne. Det vil også legges vekt på at det totale aktivitetstilbudet skal være variert både med hensyn til type aktivitet og geografisk spredning. Det er en hovedregel at trening må vike for arrangement. Avtalt anleggstid i skolenes gymsaler vike for møter og arrangementer i skolenes regi, så som foreldremøter og lignende. b. De ulike gruppene i idrettslagene må søke gjennom sitt idrettslag, som prioriterer og sender en samlet søknad for hele idrettslaget. c. Søknad til kommunen om anleggstid som kommer etter fristen som er satt i 6a vil ikke bli behandlet før neste årlige tildeling. Søkere kan eventuelt benytte seg av muligheten for SPORADISK LEIE AV ANLEGGSTID (se 6b) dersom det finnes ledig tid, eller henvende seg til det idrettslaget/organisasjonen som har fått tildelt tiden som er ønsket. I slike tilfeller oppfordres leietagere til å følge prinsippet om at trening må vike for arrangement. 3

4 d. I hovedfordelingen på våren fordeles anleggstidene slik: - Planlagt vedlikehold/ hviletid (Oppegård kommune) - Aktiviteter i kommunal regi (Oppegård kommune) - Uorganisert aktivitet (Fordeles/brukes av Oppegård kommune) - Frivillige organisasjoner utenom idretten (Fordeles av Oppegård kommune) - Idrettsaktiviteter i idrettslagenes regi (Fordeles av Oppegård kommune i samråd med Oppegård idrettsråd) Disse gruppene og andre kan bestille ledig anleggstid i løpet av året ved å bruke kommunens nettbaserte bookingsystem for idrettsanlegg, jf. 6b. e. Formannskapet kan gi nærmere retningslinjer for fordeling av anleggstider, og er klageorgan ved klager på tildelt anleggstid. 6 Søknadsfrister, søknadsrutiner og betaling a. Avtalt anleggstid: Det er mulig å søke om arrangementstid og fast treningstid i alle idrettsanlegg og innendørs skoleanlegg. Søknadsfristen er 15. februar for uteanlegg for kommende sommersesong og 15.mars for inneanlegg for kommende skoleår. Søknadsskjema finnes på Leietaker vil motta informasjon om tildelt anleggstid innen 1. april for uteanleggene og 15. mai for inneanleggene. Leieforholdet må bekreftes skriftlig innen 30 dager. Dersom avtalebekreftelsen fra leietaker ikke er returnert til Oppegård kommune innen fristen, vil anleggstiden tildeles andre søkere. b. Sporadisk leie av anleggstid: ledig anleggstid skal synliggjøres i et nettbasert bookingsystem. Dette gjør det mulig for kommunens innbyggere å bestille tid til trening/arrangement. Ved sporadisk leie er det førstemann til mølla-prinsippet som gjelder, og det er ingen som har fortrinnsrett foran andre. Det gjelder egne priser for sporadisk leie av anleggstid. c. Bestilling/avbestilling av arrangementstillegg innenfor egen anleggstid må gjøres senest to uker før anlegget skal benyttes. d. Hver leietager disponerer selv tiden innenfor sine tildelte rammer, og kan fordele leietiden videre til eventuelle undergrupper. Oppegård kommune forholder seg til hovedleietager mht ordensregler og eventuell fakturering. e. Tildelt leietid ved hovedfordelingen på våren vil benyttes som grunnlag for eventuell fakturering, og den totale kostnaden for tildelt leietid skal oppgis i brevet om tildelt leietid, se 6a. Ved endringer i løpet av året vil fakturering/refundering gjøres på bakgrunn av registreringer i kommunens nettbaserte bookingsystem. Leietakere plikter å registrere endret bruk av anlegget i bookingsystemet, og dette er spesielt viktig når endringen medfører andre betalingssatser i form av endret brukergruppe eller annen tilrettelegging. 4

5 7 Avbestillinger og oppsigelse av leieforhold a. Anleggstid som ikke vil bli benyttet som planlagt: Leietakere som ser at anleggstiden ikke vil bli benyttet som planlagt kan velge ett av følgende alternativer: i. Gi beskjed til Oppegård kommune om at tiden ikke vil bli benyttet. Dersom dette gjøres innen to uker før bruk, vil evt. leiekostnader refunderes/trekkes fra på faktura. ii. Leietaker kan selv synliggjøre i kommunens nettbaserte bookingsystem at anleggstiden er ledig, og tiden kan leies ut til andre ved sporadisk leie av anleggstid. Leieinntektene vil da tilfalle den opprinnelige leietakeren, og det skal benyttes satser som gjelder for sporadisk leie av anleggstid. f. Dersom leietaker uteblir fra avtalt gratis anleggstid gjentatte ganger uten å gjøre tiden tilgjengelig for andre senest en uke før bruk (enten ved å gi beskjed til kommunen eller selv synliggjøre og evt. selge ledig tid via kommunens nettbaserte bookingsystem) kan Oppegård kommune vurdere oppsigelse av leieforholdet. g. Overtredelse av ordensreglene i dette reglementet vil etter en skriftlig advarsel medføre oppsigelse av leieforholdet med øyeblikkelig virkning. 8 Priser a. Leiepriser, priser for sporadisk leie av anleggstid og priser for arrangementstillegg følger av egen prisliste, og kan endres hvert år. b. Dersom leietaker tar seg til rette uten på forhånd å ha avtalt/booket anleggstid, vil leietaker bli belastet med dobbel pris av satsene som gjelder for sporadisk leie av anleggstid med arrangementstillegg. Dette gjelder også for arrangementer som varer utover avtalt tid. c. Eventuelle utgifter i forbindelse med rydding, fjerning av søppel og ekstra renhold (som for eksempel ved ulovlig bruk av klister og sko som sverter gulvet) vil bli belastet leietaker. 9 Utstyr i anleggene a. Oversikt over hva som finnes av standardutstyr i anleggene og hva som inngår i arrangementstillegget følger av egen utstyrsliste, og kan revideres ved behov. b. Leietakere plikter å melde fra til kommunen hvis det er mangler eller skader på utstyret i anlegget, slik at dette kan bli rettet uten unødig opphold. Kommunen gir ikke økonomisk kompensasjon dersom utstyr mangler eller er skadet. 5

6 3. Ordens- og sikkerhetsregler ved leie av idrettsanlegg og innendørs skoleanlegg i Oppegård kommune 10 Innendørs skoleanlegg a. Det kan bli fastsatt egne/supplerende ordensreglement for skoleanleggene. 11 Bruksrett a. Enhver som benytter Oppegård kommunes idrettsanlegg og/eller innendørs skoleanlegg skal ha gyldig avtale for leie av anlegget. Alle brukere er forpliktet til å overholde ordens- og sikkerhetsreglene. b. De tildelte tider for bruk av anleggene skal overholdes, og evt. opp- og nedrigging skal skje innenfor denne tiden. 12 Ansvarsforhold a. Leietaker er ansvarlig for de personer som befinner seg i det leide anlegget. En ansvarlig leder skal være tilstede før trening/arrangement begynner, og skal være den siste som forlater anlegget etter bruk. Ansvarlig leder har ansvar for at ordens- og sikkerhetsreglene blir overholdt. Oppegård kommune forholder seg til den organisasjon/juridisk ansvarlig person som har inngått leieavtale med kommunen. b. Leietaker er ansvarlig for sikkerheten i tilknytning til aktiviteter og bruk av utstyr i anlegget (eksempelvis ved å montere sikkerhetsnett foran tribuner, feste mål til gulv m.m.). Leietaker er ansvarlig for eventuelle personskader og/eller materielle skader som oppstår fordi ordens- og sikkerhetsreglementet ikke er overholdt. c. Ved bruk av styrkerom skal det alltid være en ansvarlig voksen person tilstede. d. I anlegg som er ubetjent plikter leietaker å sette seg inn i brannrutiner og andre sikkerhetsrutiner. e. Dyr har ikke adgang i innendørsanleggene. f. Motorisert ferdsel er ikke tillatt på uteanleggene. Dette gjelder også ikke-motorisert ferdsel som kan skade anlegget. g. Oppegård kommune er ikke ansvarlig ved evt. tap av klær og verdisaker h. Skader på anlegg/materiell kan medføre erstatningsansvar. 13 Opprydding a. Leietaker er ansvarlig for at anlegget forlates i ryddig stand og at utstyr er satt på plass. Leietaker plikter å melde fra til Oppegård kommune ved evt. feil/mangler på anlegget og/eller utstyr/inventar. 6

7 b. Det er ikke tillatt å ta med seg knusbare gjenstander inn i idrettshall, tribune, svømmehall eller garderober. c. Leietaker må selv ta hånd om søppel og avfall i forbindelse md trening/arrangement. Utgifter i forbindelse med rydding, fjerning av søppel og ekstra renhold (som for eksempel ved ulovlig bruk av klister og sko som sverter gulvet) vil bli belastet leietaker. d. I inneanlegg skal det brukes rene sko/sokker som ikke setter merker på gulvet. Det er kun lov til å bruke vannoppløselig klister. e. Etter arrangement på gressbane skal leietager gå over banen og tråkke på plass løs torv. Fottøyet skal rengjøres før og etter bruk på kunstgressbaner. Det er viktig at skoene er rene før utøvere går inn i garderoben. 14 Bruk av eget utstyr a. Alt utstyr og materiell som benyttes i anleggene må være spesielt tilrettelagt for denne typen bruk. b. All bruk av kjemiske midler, løsningsmidler og lignende er forbudt. 15 Røyking og bruk av rusmidler a. Det er ikke tillatt å røyke i anleggene. Dette gjelder også uteanleggene og ved hovedinngangene til øvrige anlegg. b. Det er ikke tillatt å nyte alkohol i anleggene med mindre det er gitt skriftlig tillatelse til dette fra Oppegård kommune. c. Ruspåvirkede personer har ikke adgang til anleggene, og skal vises bort. 16 Spesielt ved bruk av svømmehallen a. Når svømmehallen leies ut utenom åpningstiden for publikum, plikter leietaker å stille med nødvendig sikkerhet etter anleggets normer. Dette skal fremkomme i skriftlig avtale signert av begge parter. b. Det kreves minimum en godkjent livredningsdyktig vakt pr. 15 badende ved leie av svømmehallen. c. Barn som ikke kan svømme har kun adgang sammen med voksne. d. Organiserte grupper har ikke anledning til å trene i åpningstiden for publikum. e. Alle som bruker bassenget skal på forhånd gjennomføre full kroppsvask med såpe. I svømmehallen er det påbudt å bruke badetøy og badehette. f. Det er lov til å bruke badesko i garderobene og gangene i svømmehallen. 7

8 g. Personer som lider av smittsomme sykdommer har ikke tilgang til bassengene i svømmehallen. h. Tyggegummi er ikke tillatt i svømmehallen. i. Fotografering og filming er ikke tillatt uten forhåndsgodkjenning fra leietaker/arrangør/foresatte. 17 Spesielt ved arrangementer a. Ved hvert arrangement skal det være en ansvarlig leder. Leietaker sørger for nødvendig og godt synlig vakthold i anlegget med tilhørende fasiliteter. b. Ved større arrangementer plikter leietaker å stille med parkeringsvakter og sørge for sikker trafikkavvikling. c. Tilrigging og rydding av idrettsutstyr må leietaker selv sørge for, evt. etter anvisning fra betjeningen. d. Kostnader ved tilrettelegging for TV-overføring dekkes av arrangør/leietaker. 18 Reklame a. Leietager kan sette opp fastmontert og midlertidig reklame i/ på kommunens idrettsanlegg. Leietager er ansvarlig for sikkerheten ved bruk av reklame og skal kontakte kommunen før reklamen settes opp, for å avklare lov- og sikkerhetsmessige forhold. b. Leietager kan ikke sette opp reklame i gymsaler i skolene. c. All opp- og nedrigging av reklame skal gjøres innenfor avtalt leietid. Leietaker er ansvarlig for sikkerheten ved bruk av reklame. 19 Tolkning av utleiereglementet a. I tillegg til dette utleiereglementet kan det bli fastsatt egne supplerende reglementer i enkelte anlegg der det er behov for dette, blant annet for å ivareta sikkerhetshensyn. b. Dersom det oppstår uklarhet om forståelsen av dette reglementet, har rådmannen fullmakt til å fastsette supplerende bestemmelser. 8