Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold Konkurransebetingelser

Transkript

1 Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 Konkurransebetingelser

2 Konkurransebetingelser Innholdsfortegnelse og dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget for Tilbudskonkurranse 2011 minibuss Vestfold består av to deler og omfatter følgende: Del 1: Konkurransebetingelser: Invitasjonsbrev 1 Generell informasjon 2 Konkurranseform 3 Kunngjøring 4 Kvalifikasjonskrav 5 Tildelingskriterier 6 Tilbyders svarbilag Del 2: Kontraktsdokumenter: Kontrakt og kontraktsbestemmelser Bilag 1 Bekreftelse på forsikringsdekning Bilag 2 HMS egenerklæring Bilag 3 Taushetserklæring Kommersielle forhold Beskrivelse av leveransen: Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Rutebeskrivelse I tilfelle motstrid mellom bestemmelser i kontraktsdokumentene, skal kontraktsbestemmelsene gjelde foran kommersielle forhold, og kommersielle forhold skal gjelde foran beskrivelse av leveransen (vedleggene). Vedleggene har prioritet i angitt rekkefølge. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av

3 1 Generell informasjon a. Kontraktsområdet Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse om tildeling av avtaler for transport med minibuss i Vestfold. Oppdraget vil i hovedsak dreie seg om transport av skoleelever og andre hvor det ikke kan benyttes rutegående materiell, kalt spesialskyss. I Vestfold fylke samt ut og inn av fylket. Oppdragsgiver tar utgangspunkt i at tilbudskonkurransen er aktuell for taxisentraler, drosjeløyvehavere, bostedsløyvehavere, busselskaper og turvognløyvehavere. Oppdraget er oppdelt i 13 geografisk avgrensede deloppdragsområder (en eller flere kommuner). Hvert deloppdragsområde regnes som en egen separat konkurranse. Oppdragsgivers totale budsjett for 2011 på anskaffelse av spesialskyss i Vestfold fylke er 49 millioner kr. ekskl. mva. forutsatt samme antall elever. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver også vil benytte andre transportører til å utføre deler av spesialskyssen (se egen konkurranse om rammeavtaler). Oppdragsgiver anslår at omtrent 50 % av de budsjetterte kostnadene ved oppstart av kontrakt for spesialskyssen, vil omfatte kontrakter inngått i denne konkurransen. Det er oppdragsgivers intensjon at flest mulig transportoppdrag knyttet til spesialskyss blir gjennomført av de transportører som det tegnes kontrakt med i denne konkurransen, så lenge dette er økonomisk effektivt for oppdragsgiver. Likevel er det behov for å dekke en andel av spesialskyssen, som ikke kan håndteres gjennom denne konkurransen på en egnet måte. Derfor vil oppdragsgiver på tilsvarende tidspunkt også utlyse en separat konkurranse om rammeavtale på transport av spesialskyss, dvs. tilsvarende type transportoppdrag som i denne konkurransen. b. Oppdragsgiver - Vestviken Kollektivtrafikk AS Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) er et selskap som har ansvar for planlegging og koordinering av rutegående kollektivtrafikk og skoleskyss i Telemark og Vestfold. VKT eies av de to fylkeskommunene, og Buskerud fylkeskommune. VKT er ikke selv et operatørselskap, men kjøper tjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige driften. For ytterligere informasjon om VKT vises det til oppdragsgivers hjemmesider Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av

4 2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på hjemmesiden til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet: 25 For denne anskaffelsen gjelder forskriftens Del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften Denne prosedyren tillater alle kvalifiserte transportører å gi tilbud. Det er ikke tillatt med forhandlinger. Følgende retningslinjer gjelder for pristilbudet: Det kan gis tilbud på ett eller flere deloppdrag. Den kan gis tilbud på en eller flere biler innen et deloppdrag i forhold til oppdragsgivers anslag på behov for biler. Priser skal oppgis ekskl. merverdiavgift. Prisene skal være gyldige fra og frem til første prisregulering den , jfr. kommersielle forhold punkt 7. 3 Kunngjøring a. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen under tittelen: Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 den Den blir også kunngjort i Tenders European Daily (TED) databasen. Konkurransen blir dessuten annonsert i lokale/riksdekkende aviser. Forespørsel om å få tilsendt konkurransegrunnlaget som e-post kan sendes til: anbud.vestfold@vkt.no Konkurransegrunnlaget vil også bli gjort tilgjengelig på VKT s hjemmesider når anbudet kunngjøres. Konkurransegrunnlaget vil da kunne hentes ned ved å klikke seg inn på: Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av

5 Eventuelt kan det sendes skriftlig forespørsel til: Vestviken Kollektivtrafikk AS att.: Kåre Riseng Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg Konkurransegrunnlaget vil da bli oversendt som brev. b. Registrering som deltaker i konkurransen Oppdragsgiver ber de transportører som har til hensikt å levere tilbud om snarest å registrere seg når de tar ut konkurransegrunnlaget elektronisk. Det må opplyses om transportørens navn, adresse, hvem som er kontaktperson samt eventuelt e-postadresse. Registrering må foretas ved å sende e-post eller brev, jfr. adresser punkt 3a. Dette er nødvendig for å sikre seg eventuelle tilleggsopplysninger, jfr. punkt 3c, og for å bli informert om eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, jf. punkt 3c. c. Tilleggsopplysninger Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger pr. post eller e- post til adresse oppgitt i punkt 3a, eller som telefaks til Spørsmål bes innsendt innen 14.mars. Dersom spørsmål mottas senere, kan det ikke påregnes at disse blir besvart før tilbudsfristen. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysninger Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 Svar på spørsmål som kan ha betydning for tilbudet, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt alle som er registrert, jfr. punkt 3b. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom oppdragsgiver vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Det vil bli avholdt informasjonsmøte felles for både Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 og Tilbudskonkurranse rammeavtale spesialskyss Vestfold Møte holdes på Sandefjord Motor Hotel AS, Fokserødveien 21, 3241 Sandefjord på onsdag 16.februar kl Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av

6 d. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Slike vil umiddelbart bli sendt alle som er registrert som mulige deltagere i konkurransen (jfr. punkt 3b) pr. e-post eller brev. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli vurdert en forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige registrerte transportører vil i så fall bli varslet om forlengelsen. e. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. forvaltningsloven 13. f. Tidsplan Anbudskonkurransen er planlagt gjennomført etter den foreløpige tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at endringer kan inntreffe. Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen Informasjonsmøte Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) Vedståelsesfrist Valg av tilbydere, som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted i løpet av april 2011, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen i pkt. 4f. Oppstart av oppdraget er 1.august g. Prisskjema Tilbyder må benytte Prisskjema som vist i Tilbyders svarbilag bilag B.1 for å angi priser pr deloppdrag. Det totale transportbehovet er delt inn i 13 deloppdrag. Et deloppdrag består av et fastsatt geografisk avgrenset område angitt av oppdragsgiver. Innen hvert deloppdragsområde har oppdragsgiver gitt et anslag på antall biler det er behov for. Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere deloppdrag. Det er anledning til å gi tilbud på alle eller deler av det antall biler oppdragsgiver har anslått behov for i hvert deloppdrag, se nærmere om Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av

7 oppbygging av prismodellen i kommersielle forhold. Hvert deloppdrag vil bli vurdert separat. Det er ikke anledning til å gi rabatt/prisalternativer som er avhengige av tildeling av andre deloppdrag. Det vil bli inngått en eller flere avtale(r) for hvert enkelt deloppdrag, jfr. punkt 5e. 4 Kvalifikasjonskrav a. Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at transportørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det kreves at transportøren oppfyller kvalifikasjonskravene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er sannsynliggjort oppfylt, jfr. dokumentasjonskravene som er oppstilt under det enkelte krav, og opplysningene nedenfor. Det innebærer i så fall at tilbudet ikke vil bli evaluert og rangert i henhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt 5e. Når det gjelder kvalifikasjonskravene i pkt.5h (tekniske og faglige kvalifikasjoner), vil spørsmålet være om det er sannsynliggjort at kravet vil være oppfylt før oppstartstidspunktet. Det er således ikke et krav at disse er oppfylt ved levering av tilbudet. Hvis kvalifikasjonskravene tilbyders svarbilag gruppe C og gruppe D ikke er oppfylt ved levering av tilbudet, skal tilbyder utarbeide en fremdriftsplan for å vise hvordan transportør skal være operativ til driftsstart. Planen skal beskrive tilbyders aktiviteter. For eksempel kan dette være aktuelt i forbindelse med materiellanskaffelse, rekruttering, opplæring og eventuell bruk av undertransportør. Planen skal gjelde fra kontraktssignering og minimum frem til oppstart av kjøringen og den skal leveres som en del av tilbudet. Dersom det planlegges å benytte undertransportører (dvs. at transportør vil støtte seg på undertransportørs kapasitet), må det fremlegges en forpliktende erklæring med følgende ordlyd: «Undertegnede bekrefter at selskap X stiller de nødvendige ressurser til disposisjon for selskap Y for oppfyllelse av avtale med Vestviken Kollektivtrafikk». Oversikt over undertransportørens materiell og løyver skal leveres sammen med tilbudet, se tilbyders svarbilag. Det understrekes at det er tilbyders ansvar å sannsynliggjøre at alle krav som er stilt til transportøren er, eller vil bli, oppfylt i tide. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dette forutsatt at oppdragsgiver ikke benytter sin rett til å innhente tilleggsinformasjon, se punkt 5c. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av

8 Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjonskravene i pkt. 5h ikke er oppfylt, evt. etter at oppdragsgiver har satt en tilleggsfrist for ettersending av dokumenter, jfr. FOA Oppdragsgiver har ikke plikt til å benytte retten til å innhente opplysninger i ettertid, jfr. punkt 5c. b. Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget i tilbudet. Det regnes også som forbehold dersom tilbudet avviker fra kravene i tilbyders svarbilag. c. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal organiseres i henhold til Tilbyders svarbilag, som er en del av dette dokumentet. Tilbudsbrev som vist i tilbyders svarbilag, må fylles ut. Det skal inneholde tilbyders navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson og telefonnummer og det skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til firmaattest. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt, og konvolutten skal utenpå merkes med Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold Se for øvrig krav til utforming og innhold i tilbyders svarbilag. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadresse (se pkt. 4e) eller sendes pr. post, se punkt 4e. Det er transportøren som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp, jfr. punkt 4d. Med i hende menes at forsendelsen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er derfor ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften 20-13(1) a). Tilbudet eller øvrige dokumenter omfattet av tilbudet, kan ikke sendes som e-post eller telefaks, og blir dermed avvist. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer og dokumentene skal ligge i den rekkefølge som er angitt i tilbyders svarbilag. Det bør ikke stiftes eller bindes inn, slik at det er enkelt å kopiere. d. Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen kl Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av

9 For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften (1) a. e. Innleveringssted Alternativ A - Postadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg Alternativ B - Besøksadresse: : Vestviken Kollektivtrafikk AS Jernbanegaten 2, Tønsberg f. Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til g. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere et alternativt tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. h. Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i henhold til Tilbyders svarbilag. 5 Tildelingskriterier a. Registrering av tilbud Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. b. Tilbudsåpning Tilbudsåpningen finner sted og vil ikke være offentlig. Innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver og bli protokollført. Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen, men kan utleveres etter forespørsel. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av

10 c. Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere transportører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattester eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon på at krav til transportøren er oppfylt innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending, jf. anskaffelsesforskriften Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. d. Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen for alle eller enkelte deloppdrag, dersom det foreligger saklig grunn, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Dette gjelder for eksempel dersom det er mangelfull konkurranse. Oppdragsgiver kan forkaste tilbudene for alle eller enkelte deloppdrag, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (2). Dette gjelder for eksempel dersom oppdragsgiver vurderer prisene som uakseptabelt høye, eller oppdragsgiver ikke har budsjettmessig dekning for de kostnader tilbudene vil medføre. e. Evaluering og tildelingskriterier Enhetspris for variabel godtgjørelse for kjørte kilometer oppgis på forhånd av oppdragsgiver og det er ikke anledning for transportør til å endre denne eller ta forbehold knyttet til dette. Enhetspris for fast godtgjørelse pr. dag angis av transportør og er grunnlag for evaluering av tilbudet for det enkelte deloppdrag slik det fremgår i bilag B1 prisskjema. Forventet behov for antall biler innen hvert deloppdragsområde ved kontraktsstart, er angitt av oppdragsgiver i bilag B1 prisskjema. Transportøren skal i bilag B1 prisskjema rangere de deloppdragsområder transportøren gir tilbud på. Tildeling av kontrakt skjer på basis av de tilbud som har lavest pris per bil per dag i hvert deloppdrag det gis tilbud på, begrenset til transportørens angitte maksimale kapasitet og i forhold til transportørens rangering av tilbudene. Transportøren kan legge inn pris på flere deloppdragsområder med hele sin kapasitet. Dette slik at i tilfelle transportøren ikke skulle nå opp i konkurransen i ett deloppdragsområdet, så har transportøren mulighet til å få kjøring i andre deloppdragsområder. Oppdragsgivers bestilling for hele oppdragsområdet (fylket) blir da begrenset opp til transportørens maksimale kapasitet som angis i prisskjema bilag B1. Transportøren skal rangere deloppdragsområdene det blir gitt tilbud på. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 10 av

11 Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med transportøren i de områder der transportøren har den laveste prisen i forhold til øvrige tilbydere, og vil dermed fordele transportørens angitte maksimale kapasitet innenfor de deloppdragsområder transportøren har gitt tilbud på etter transportørens rangering. Dersom flere transportører har lik pris, lik rangering eller tilsvarende i et deloppdragsområde vil oppdragsgiver fortrinnsvis rangere først den transportøren som har angitt lavest maksimale kapasitet i prisbilag B1. Dersom transportørene fortsatt står likt vil oppdragsgiver tildele kontrakt basert på loddtrekning. En transportør kan gi tilbud på færre biler enn det oppdragsgiver anslår som sitt totale behov innen et deloppdragsområde. Kontrakt om resterende behov for biler vil bli inngått med den transportøren som har nest lavest pris osv. Oppdragsgiver kan inngå kontrakt om færre biler enn det en transportør angir som sin kapasitet i et deloppdragsområde. Eksempel 1: Ref. tabell over. Transportør A har sin base i Holmestrand og har laveste kostnader med å kjøre her. Derfor tilbyr transportør A alle sine 3 biler i Holmestrand. Transportør A er likevel ikke sikker på at han vinner konkurransen og legger også inn pris i Hof (rangert som nr. 2) og Sande (rangert som nr. 3) til en annen pris pga at det er litt lenger fra basen. I Holmestrand viser det seg at det er en annen transportør som tilbyr 4 biler til en lavere pris enn transportør A. I Hof og Sande har transportør A laveste pris. Oppdragsgiver vil da inngå kontrakt med Transportør A om å kjøre 1 bil i Holmestrand, 1 bil i Hof og 1 bil i Sande. Resterende behov i Sande vil bestilles av den transportøren som har nest lavest pris i det deloppdragsområdet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 11 av

12 Eksempel 2: I deloppdragsområde X er det behov for 5 biler. Tilbyder A tilbyr 5 biler til kr pr. dag og tilbyder B tilbyr 2 biler til 1000 kr. pr. dag. Oppdragsgiver vil da inngå kontrakt med tilbyder B på 2 biler og tilbyder A på 3 biler. Eksempel 3: I deloppdragsområde X er det behov for 2 biler. Tilbyder A tilbyr 2 biler til kr pr. dag og tilbyder B tilbyr 2 biler til 1500 kr. pr. dag. Tilbyder A har angitt 2 biler som sin maksimale kapasitet og tilbyder B har angitt 10 biler som sin maksimale kapasitet. Begge har rangert område X som nr.1. Oppdragsgiver vil da inngå kontrakt med tilbyder A på 2 biler pga. at tilbyder A har lavest maksimale kapasitet. Eksempel 4: I deloppdragsområde X og Y er det behov for 3 biler i begge områder. Transportør 1 tilbudt 3 biler til 1500 kr. i begge områder. Transportør 2 har også tilbudt 3 biler til 1500 kr. i begge områder. Transportør 1 har rangert område X som nr. 1 og område Y som nr. 2. Transportør 2 har rangert område X som nr. 2 og område Y som nr. 1. Begge har 3 biler som sin maksimale kapasitet. Transportør 3 har gitt tilbud i både område X og Y med sin maksimale kapasitet på 3 biler til 2000 kr. Oppdragsgiver vil da inngå kontrakt med transportør 1 i område X med 3 biler og i område Y med transportør 2 med 3 biler, og ingen kontrakt med transportør 3. f. Innstilling på tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles skriftlig samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for signering av avtale av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for transportøren til evt. å klage over beslutningen, jf. anskaffelsesforskriften g. Innsynsrett Krav om innsynsrett med henvisning til offentlighetsloven kan medføre krav om innsyn i tilbud som oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildeling av avtaler er gjennomført. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om informasjonen er å anse som forretningshemmelighet og i tvilstilfelle å kunne ta det opp med transportør. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 12 av

13 h. Kvalifikasjonskrav Det er satt følgende kvalifikasjonskrav som i tilbudet skal dokumenteres ved følgende bilag: Firmaattest Tilbyders svarbilag A.2 Attest for merverdiavgift Tilbyders svarbilag A.7 Skatteattest Tilbyders svarbilag A.8 HMS erklæring Tilbyders svarbilag E.3 Krav til informasjon og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene fremgår av tilbyders svarbilag. Manglende oppfyllelse av kravene kan medføre avvisning av tilbudet. Manglende dokumentasjon som knytter seg til innholdet av tilbudet, gir VKT rett til å avvise tilbudet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 13 av

14 6 Tilbyders svarbilag Tilbudet skal sendes inn ved å benytte identisk struktur som i vedlagte tilbyders svarbilag. Tilbyders samlede informasjon skal sorteres i henhold til den nummerering som fremgår av innholdsfortegnelsen: Tilbudsbrev signert av person som har fullmakt iht. firmaattest Gruppe A Gruppe B Gruppe C Gruppe D Gruppe E Gruppe F Generell informasjon om tilbyder og kvalifikasjonskrav Informasjon om tilbyders godtgjørelse Informasjon om tilbyders materiell Informasjon om tilbyders erfaring og profesjonalitet samt system for kvalitetsoppfølging og kvalifikasjonskrav. Informasjon om tilbyders eventuelle forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget Taushetserklæring Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 14 av

15 Tilbudsbrev TILBUD PÅ MINIBUSS I VESTFOLD TILBYDER Navn Adresse Organisasjonsnummer Telefon/telefaks Daglig leder Styreleder Kontaktperson E-post kontaktperson Vi viser til tilsendt Konkurransegrunnlag og har herved gleden av å inngi et komplett tilbud i henhold til de krav og forutsetninger som fremgår av Konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget er lest og forstått og tilbudet er basert på de krav/forutsetninger som er gitt. Tilbudet inneholder alle opplysninger og dokumentasjon som kreves i tilbyders svarbilag. Med vennlig hilsen Navn og forpliktende underskrift Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 15 av

16 Gruppe A Generell informasjon om tilbyder Bilag A.1 Bilag A.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal vedlegge Et signert Tilbudsbrev. Signert av person slik dette er nevnt i A.2 (underpunkt 4) Generelt Det settes krav om at tilbyder og eventuelle underoperatører er lovlig opprettede selskaper. Tilbyder skal angi og fremlegge: Hvilken juridisk enhet som leverer inn tilbudet. Kopi av firmaattest fra Brønnøysund for den aktuelle juridiske enhet. Ikke eldre enn 1 måned. Det samme gjelder for alle underoperatører som eventuelt vil bli benyttet, og for deltager(e) i et eventuelt samarbeidsforetak (Joint Venture, eller lignende). Gyldig fullmakt på at den som signerer tilbudet har fullmakt til å binde tilbyder dersom vedkommende ikke har slik rett i følge firmaattesten. Adresse (postadresse og besøksadresse). Telefon og e-post adresse. Kontaktperson for spørsmål, presisering av uklare forhold, konferering og kontroll av beregninger osv. i tilbudet. Bilag A.3 Eierforhold og ledelse Tilbyder skal oppgi selskapets eierforhold styreformann daglig leder Tilbyder skal oppgi foretakets eierforhold. Dersom det foretaket som gir inn tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger gis om disse eller morselskapet slik at det dokumenteres at disse selskaper også tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Bilag A.4 Samarbeidsforetak Dersom det selskapet som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak (Joint Venture e.l.), skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det skal fremgå av tilbudet hvilke foretak eller personer som deltar i samarbeidet, Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 16 av

17 og hva samarbeidet innebærer. Tilbyder skal beskrive planlagt organiseringsform for gjennomføring av oppdraget, både den interne organisering i det enkelte selskap i samarbeidet, samt organiseringsform selskapene imellom. Det forutsettes at et eventuelt samarbeid ikke strider mot konkurranselovgivningen. Det stilles krav om at partene er solidarisk ansvarlige. Bilag A.5 Bilag A.6 Underleverandør(er) Tilbyder skal angi hvor stor del av arbeidet som eventuelt vil bli utført av underleverandør(er) i så fall hvilke(n) underleverandør(er) som er valgt kopi av forpliktende avtale mellom transportør og undertransportør(er). Årsregnskap Det kreves at selskapet har en økonomi som tilsier forsvarlig drift i kontraktsperioden. Oppdragsgiver vil om nødvendig innhente kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom tilbyder støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og undertransportør vedlegges tilbudet. Der tilbyder har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal han før tilbudsinnlevering ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Tilbyder skal vedlegge Årsregnskap med revisorberetning, styrets beretning / årsrapport for de to siste år (2008 og 2009). Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 17 av

18 Bilag A.7 Attest for merverdiavgift Tilbyder skal vedlegge attest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Det samme dokumentasjonskravet gjelder for underoperatører som eventuelt vil bli benyttet. Bilag A.8 Skatteattest Tilbyder skal vedlegge Skatteattest utstedt av kemner/ kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme dokumentasjonskravet gjelder Underoperatører som eventuelt vil bli benyttet. Bilag A.9 Vedståelse Tilbyder skal vedlegge Bekreftelse hvor tilbyder vedstår seg tilbudet til og med Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 18 av

19 Gruppe B Bilag B.1 Prisskjema Informasjon om tilbyders prisbetingelser Tilbyder skal fylle ut prisskjema B1, og legge det ved sitt tilbud under dette punkt. Følgende skal oppgis i prisskjema B1 (se også forklaringer til utfyllingen i selve skjemaet): Antall biler som tilbys totalt i alle deloppdragsområder dvs. transportørens maksimale kapasitet. Antall biler som tilbys for hvert deloppdragsområde. Hvilken dagspris som tilbys i hvert deloppdragsområde per bil. Rangering av tilbudene for hvert enkelt deloppdragsområde. Prisskjema B1 er i konkurransegrunnlaget vedlagt som et separat dokument i.pdf format. Gruppe C Informasjon om tilbyders materiell Bilag C.1 Tilbyders materiell Tilbyder skal gi en utfyllende beskrivelse av materiellet som skal benyttes. For den enkelte bil skal det minimum angis eller beskrives: Antall sitteplasser (eksklusive førerplass og klappseter) Førstegangs registrering Utslippsnorm (for eksempel Euro V)(hvis mulig). Rullestolplass Rullestolheis/-rampe Oversikten må også inneholde opplysninger om kjøretøy for eventuelle undertransportører. Gruppe D Informasjon om tilbyders erfaring Bilag D.1 Erfaring Tilbyder skal oppgi eventuell nåværende og tidligere erfaring fra tilsvarende transportoppdrag av tilsvarende omfang, samt mulighet og evne til å fungere tilfredsstillende som kontraktsmotpart for VKT. Oversikt over tilbyders totale bemanning og hvilken beredskap som finnes ved sykdom og lignende. Erfaring fra morselskap/konsernselskap kan tas med dersom dette selskapet garanterer for oppfyllelsen av en eventuell kontrakt. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 19 av

20 Bilag D.2 Løyve Tilbyder må oppfylle vilkårene for utøvelse av persontransport i yrkestransportforskriften av 26. mars 2003 nr Tilbyder skal vedlegge: Oversikt over løyver med detaljert oversikt som gir opplysning om det enkelte løyve, eventuelt kopi av løyve eller plan for anskaffelse av løyve. Oversikten må også inneholde opplysninger om løyver for eventuelle undertransportører.. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 20 av

21 Bilag D.3 HMS-erklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Transportørens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne transportøren arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i transportøren (internkontrollforskriften, fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.) Jeg bekrefter at transportøren er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere transportørens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 21 av

22 Gruppe E Bilag E.1 Informasjon om tilbyders eventuelle forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget Det er i tilbudet ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal i dette Bilag E.1 bekrefte At det ikke er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Dersom det likevel er tatt forbehold har Vestviken Kollektivtrafikk AS rett til å avise tilbudet om Vestviken Kollektivtrafikk AS vurderer forbeholdet som vesentlig eller at konsekvensene av mindre vesentlige forbehold ikke kan beregnes eller prissettes i forbindelse med evaluering av tilbudet. Vestviken Kollektivtrafikk AS forbeholder seg retten til å evaluere tilbud med mindre vesentlige forbehold, og som ikke avvises, med en tilleggspris fastsatt av Vestviken Kollektivtrafikk AS. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 22 av

23 Gruppe F Taushetserklæring TAUSHETSERKLÆRING (Skal ikke fylles ut ved innsendelse av tilbudet) Etter forvaltningsloven 13 har enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med utførelse av arbeidet eller tjenesten får vite om noens personlige forhold. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også overfor kolleger og overordnede for hvem forholdet måtte anses uvedkommende. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste. Brudd på taushetsplikt kan medføre straffeansvar etter lov om alminnelig borgerlig straffelov av nr 10, straffeloven 121. Bestemmelsen lyder som følgende: Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder. Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 års anvendes Det samme gjelder når det foreligger andre særdeles skjerpende omstendigheter. Denne bestemmelse rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Undertegnede forplikter herved selskapet til å sikre at ansatte samt evt. undertransportører overholder taushetsplikten beskrevet ovenfor i forbindelse med utførelse av de oppgaver som følger av avtale med VKT. Tilsvarende gjelder evt. andre opplysninger som er underlagt lovpålagt taushetsplikt. Transportøren forplikter seg således til å sørge for at samtlige ansatte og undertransportører, som benyttes til utførelse av aktuelle oppdrag, undertegner en taushetserklæring... Sted og dato. Transportøren (underskrift).. Transportøren trykte bokstaver Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 23 av