Rapport Orientering til kommunestyret Ny aldersdemens avdeling og aktivitetssenter Hemne Helsesenter Hemne kommune

Transkript

1 Rapport Orientering til kommunestyret Ny aldersdemens avdeling og aktivitetssenter Hemne Helsesenter Hemne kommune År 2004

2 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING BAKGRUNN FOR ORIENTERINGEN FORMÅLET MED ORIENTERINGEN BAKGRUNN FOR BYGGEPROSJEKTET PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING FUNN OG VURDERINGER DELPROBLEMSTILLING I: DELPROBLEMSTILLING II: DELPROBLEMSTILLING III: DELPROBLEMSTILLING IV: DELPROBLEMSTILLING V: KONKLUSJON Tabeller Tabell 1: Kommunestyrets vedtak for oppstart av investeringsprosjektet...4 Tabell 2 :Total kostnad og finansiering for investeringsprosjektet...6 Tabell 3: Kostnadsoverslag i kr for vedtakene i investeringsprosjektet...6 Tabell 4: Beregnet driftsutgifter for investeringsprosjektet...8 Tabell 5: Delentrepriser og ansvarlig entreprenør...11 Orkanger 04. juni 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for orienteringen Ny avdeling for aldersdemens og aktivitetssenter ved Hemne helsesenter er et investeringsprosjekt på totalt 11,9 mill ved byggestart. Totalrammen økte til 17,6 mill i finansieringsvedtaket for prosjektet. Avisa Sør-Trøndelag har den en artikkel med overskrift Bommet på prisen. Her fremgår det at kommunestyret ikke vet hvorfor prosjektet har økt med 5,7 mill, men et enstemmig kommunestyret valgte likevel å vedta finansieringen for prosjektet. Rådmannen har bedt kontrollutvalget om en gjennomgang av prosjektet. Kontrollutvalget vedtok oppstart av prosjektet i møtet den sak 12/04. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide et prosjekt som kan belyse planleggingen og prosjekteringen av investeringsprosjektet Ny avdeling aldersdemens ved Hemne helsetun. Prosjektet må vise sammenlignbar økonomi i de forskjellige vedtakene. 1.2 Formålet med orienteringen Formålet er å gi kontrollutvalget innsikt i om ny avdeling aldersdemens og aktivitetssenter ved Hemne helsesenter gjennomføres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og forklare avvik fra disse. Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, jf. forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Bakgrunn for byggeprosjektet Kommunestyret vedtok byggeprosjektet gjennom planverkene: Målsetting for pleie og omsorgstjenesten og i Helse- og sosialplan til kommunen. Investeringsprosjektet ny avdeling for aldersdemens og aktivitetssenter ble vedtatt innarbeidet i økonomiplan for 2003 med en kostnad på 10,8 mill. I tillegg ble investeringsprosjektet eneromsutbyggingen vedtatt innarbeidet i økonomiplan med en kostnad på 12,1 mill. Vi vil i prosjektet kun orientere om investeringsprosjektet ny avdeling for aldersdemens og aktivitetssenter ved Hemne Helsesenter. 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling Hovedproblemstilling Hvordan er den administrative og politiske behandlinga av ny avdeling for aldersdemens og aktivitetssenter ved Hemne Helsetun? For å svare på denne hovedproblemstillingen har revisor formulert 5 delproblemstillinger. Delproblemstilling 1: Hvordan var kommunestyrets behandling av byggesaken? Delproblemstilling 2: Hvordan er kostnadsoversikt og finansiering for prosjektet? Delproblemstilling 3: Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 Delproblemstilling 4: Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Delproblemstilling 5: Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført i investeringsprosjektet? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt. 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de normene og standardene som vi skal vurdere byggeprosjektet opp mot. Det er ved å vurdere revisjonskriterier opp mot fakta at revisjonen konkluderer. I prosjektet har vi vurdert funnene i delproblemstillingene mot følgende kriterier: K-sak 19/01 Nybygg avdeling for aldersdemens, K-sak 91/02 Godkjenning byggestart av ny avdeling for aldersdemens, F-sak Årsbudsjett 2003/Økonomiplan , K- sak 162/03 Årsbudsjett 2004 / Økonomiplan , K-sak 03/04 - finansiering. Økonomireglement K-sak 216/00, sist endret K-sak 44/01. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dokumenter som omhandler utbyggingen av skjermet avdeling/aktivitetssenter. 3. METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Revisor har foretatt dokumentanalyse av de politiske vedtak og tilhørende grunnlagsdokumenter for byggeprosjektet. 3.2 Gjennomføring Orienteringen er utarbeidet av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS (VRD) ved forvaltningsrevisor Arve Gausen. 4. FUNN OG VURDERINGER 4.1. Delproblemstilling I: Hvordan var kommunestyrets behandling av byggesaken? Revisors funn Tabell 1: Kommunestyrets vedtak i saken. Vedtak Kostnad Innhold i vedtaket K-sak 19/01 Nybygg avdeling for aldersdemens 10,8 mill Investeringsprosjektet er prioritert i økonomiplan 2003 Forprosjekt utarbeides og dekkes av disposisjonsfond. Det søkes om tilskudd K-sak 91/02 Godkjenning av planer, finansiering og vedtak om byggestart av ny avdeling for aldersdemens F-sak 219/02 Økonomiplan/ årsbudsjett 2003 K-sak 03/04 Ny avdeling ved Hemne Helsesenter finansiering K-sak 162/03 Årsbudsjett/ økonomiplan 2004/ ,9 mill 17,6 mill fra Husbanken for prosjektet Ny avdeling skjermet avdeling/aktivitetssenter 9 plasser. Det godkjennes et låneopptak 7,041 mill for utbygginga Finansiering skjer ved at låneopptaket økes med inntil kr 5,7 mill. Det godkjennes et låneopptak 5 mill for utbygginga. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 4.1.2 Revisors vurdering Kommunestyret har vedtatt bakgrunn, oppstart forprosjekt, byggestart og fullfinansiering for prosjektet. Dette er normal saksgang for behandling av byggesaker og kan sammenlignes med tilsvarende. Vedtakene inneholder bevilget ramme for investeringsprosjektet. Saksopplysningene i vedtakene beskriver status for prosjektet og ulike alternativer for utbygginga. I K-sak 19/01 fikk rådmannen fullmakt til å planlegge og fremme sak om bygging. Rådmannen delegerte byggesaken til plannemnda som er et administrativt organ. Plannemndas rolle i Hemne kommune er å planlegge utbygging og fremskaffe forprosjekt og kostnadsoverslag. Herunder engasjere nødvendig bistand fra arkitekt og konsulent innenfor de økonomiske rammer som er stilt til rådighet for planlegging. Plannemnda har i denne byggesaken benyttes seg av ekstern arkitekt Sørli og Haugstad for å utarbeide forprosjektet og kostnadsoverslag i prosjektet. Vi vil påpeke at det mangler et kostnadsoverslag i byggestartsvedtaket som er sammenlignbar med finansieringsvedtaket. I tillegg mangler kostnadsoverslaget i saksfremlegget til K- sak 91/02. Det er viktig at kostnadsoverslaget som følger nye saksfremlegg som omhandler investeringsprosjektet er sammenlignbart med de tidligere kostnadsoverslagene i byggesaken. Politikerne vil da enkelt se i kostnadsoversikten som inneholder de ulike kostnadsoverslagene, hva som forårsaker endringer i bevilget ramme. Vi har laget en kostnadsoversikt over kostnader og finansiering i problemstilling som eksemplifiserer denne byggesaken Konklusjon Kommunestyret behandling av byggesaken er normal og lik saksgangen for tilsvarende byggeprosjekter. Det er plannemnda som har lagt frem saken til kommunestyret. De har benyttet ekstern arkitekt for å utarbeide forprosjekt og kostnadsoverslag for utbygginga. Det som mangler i byggesaken er at de ulike kostnadsoverslagene i K-sakene ikke er sammenlignbare med hverandre. Kostnadsoverslaget er ikke beskrevet i saksfremlegget i K-sak 91/02 og 03/04. Dette ville gitt politikere en god oversikt over status i prosjektet, og enkel oversikt over hva som forårsaker endringer av rammen ved nye finansieringsvedtak. 4.2 Delproblemstilling II: Hvordan er kostnadsoversikt og finansiering for prosjektet? Revisors funn Vi har funnet følgende kostnadsoverslag for utbygginga. Tabell 2 og 3 viser en kostnadsoversikt og finansiering for ny avdeling aldersdemente og aktivitetssenter: 1. K-sak 91/02 Godkjenning av planer, finansiering og vedtak om byggestart av ny avdeling for aldersdemente. 2. K-sak 03/04 Ny avdeling alderdemente ved Hemne helsesenter finansiering. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 Tabell 2: Total kostnad og finansiering for investeringsprosjektet K-sak 91/02 K-sak 3/04 Total kostnad 11,9 mill 17,6 mill Oppstartstilskudd Husbanken 3,3 mill 3,3 mill Salg av komm. boliger 1,5 mill 1,5 mill Opptak av lån 7,1 mill 12,8 mill Finansieringssum 11,9 mill 17,6 mill Tabell 3: Kostnadsoversikt i kr for byggestartsvedtaket og finansieringsvedtaket. Kostnadsoversikten i tabell 3 er laget av revisor. I K-sak 91/02 - byggestart viser kostnadsoverslaget et annet oppsett enn kostnadsoverslaget i K-sak 03/04 - finansiering. Revisor har i samråd med prosjektleder utarbeidet kostnadsoverslaget for byggestartsvedtaket i tabellen. Vi har hentet tallinformasjonen fra kostnadsoverslaget fra arkitekt i K-sak 91/02. Formålet med dette var å sammenligne kostnadsoverslaget i byggestartsvedtaket med finansieringsvedtaket. K-sak 91/02 K-sak 03/04 Avvik i kr Avvik i % av Entrepriser Byggestart Finansiering 11,9 mill Bygningsmessige arbeider Utenomhusarbeider Malerarbeider og golvbelegg Rørleggerarbeider Ventilasjonsanlegg Automatikk Elektrotekniske installasjoner % 1 % 1 % 2 % 3 % 1 % 9 % Totale entreprisekostnader % Prosjektering og byggeledelse Rigg, drift og adm av entreprise Inventar, utstyr og innredning Telefonsentral Installasjoner bad % -6 % 6 % 1 % 1 % Totale generelle kostnader % Spesielle kostnader - mva % Uforutsette kostnader/prisstigning % Rammekostnad 11,9 mill 17,6 mill 5,7 mill 46 % Beregning av kostnadsoverslaget i K-sakene 91/02 og 3/04 Det er prosjekteringsteamet og arkitekt som har utarbeidet kostnadsoverslaget etter arealprismetoden i K-sak 91/02. Dette er beskrevet i brev av fra arkitekt. Metoden baseres seg på bruk av erfaringstall i fra andre investeringsprosjekter basert på utbygd areal. I følge prosjektleder er kostnadsoverslaget i K-sak 91/02 kun et estimat basert på erfaringstall. Finansieringsvedtaket er siste vedtak i byggesaken med eget kostnadsoverslaget for prosjektet. Det ble ferdigstilt når delkontraktene var inngått. Aktuelle beregningsmetoder for å beregne kostnadsoverslag for investeringer er blant annet: 1. Arealprismetode 2. Mengder og detaljprismetode 3. Elementprismetode Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 Revisors vurderinger Tabell 2 viser at totalkostnaden for prosjektet øker fra 11,9 til 17,6 mill med tilsvarende økning i bruk av lån. Revisor konstaterer at kommunens kostnadsoverslaget etter arealprismetoden i K-sak 91/02 har følgende mangler: Tabell 3 viser: 1. Rammekostnaden øker 5,7 mill fra oppstartsvedtaket, dette tilsvarer en økning på 46% i forhold til byggestartsvedtaket. 2. De største økningene for delentreprisene er: elektrotekniske installasjoner - 9%, bygningsmessige arbeider - 5%, ventilasjon 3% og rørleggerarbeid 2%. Dette utgjør en økning på 2,2 mill. 3. Det er ikke budsjettert for automatikk, innredning, telefonsentral, installasjoner bad og uforutsette kostnader i byggestartsvedtaket. Dette utgjør en økning på 2,8 mill. 4. Ovennevnte økning fører til en økning i mva på 0,7 mill som utgjør 6% for utbygginga. I denne byggesaken har plannemnda valgt å bruke ekstern arkitekt for å lage forprosjekt og kostnadsoverslag som ligger til grunn for byggestartsvedtaket. Det er viktig at plannemnda kvalitetssikrer kostnadsoverslaget før saken legges frem til politisk behandling. I denne byggesaken er dette ikke utført. Kommunen bør bruke ressurser for å kvalitetssikre kostnadsoverslag i nye byggesaker når de bruker eksterne konsulenter til å utarbeide forprosjekt og kostnadsoverslag. For å sikre at alle poster som vedrører investeringsprosjektet er med i kostnadsoverslaget til oppstartsvedtaket, kan kommunen bruke Norsk Standard Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. Standarden gir en oppstilling som kan benyttes for å sikre at alle poster vurderes før kostnadsoverslaget legges frem til politisk behandling. Her må kommunen selv etablere egne rutiner. Kommunestyret hadde mulighet til å stoppe byggesaken eller velge en redusert utbygging ved finansieringsvedtaket i K-sak 03/04. De valgte enstemmig å fortsette prosjektet som opprinnelig planlagt, uten endringer. I denne sammenhengen må det nevnes at kommunen har fått oppstartingstilskudd fra husbanken, som ble tildelt under forutsetning av at bygget ferdigstilles i løpet av Et måltall for budsjettendringer som er akseptable for byggesaker fra byggestartsvedtaket til finansieringsvedtaket kan etter vår vurdering ligge innenfor en økning på 5% av totalrammen i oppstartsvedtaket. Dette forutsetter at det ikke er endringer i grunnlaget i forprosjektet fra byggestartsvedtaket til finansieringsvedtaket. Byggesakens forutsetninger er ikke endret i denne saken. Vi mener at overskridelsene i dette prosjektet på 46 % ikke er innenfor akseptabelt nivå. Kommunen må selv bestemme hva som er et akseptabelt nivå for overskridelser fra byggestartsvedtaket til finansieringsvedtaket. Vi har ikke vurdert om det er beregningsmetoden for kostnadsoverslaget som er feil, eller om det er bruk av metoden som er feil. Det som taler for at beregningsmetoden brukes feil er overskridelsene på delentreprisene. Det som taler for at metoden er feil, er at det mangler flere budsjettposter. Vi mener at kommunen selv må vurdere hvilken beregningsmetode som er best egnet for kostnadsoverslag for oppstartsvedtaket ut ifra hva som er akseptabelt nivå for overskridelser risiko for overskridelser. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 Konklusjon Kommunens kostnadsoverslag i K-sak 91/02 byggestart er mangelfullt. Dette begrunnes med at totalrammen økes med 46%, grunnet store økninger i delentreprisene og manglende budsjettposter i kostnadsoverslaget. Kostnadsoverslaget i byggestartsvedaket er ikke sammenlignbart med kostnadsoverslaget i finansieringsvedtaket. Plannemnda har i denne byggesaken brukt ekstern arkitekt til å utarbeide forprosjekt og kostnadsoverslag som ligger til grunn for byggestartsvedtaket. Plannemnda har ikke kvalitetssikret kostnadsoverslaget i byggesaken. Kommunens rutiner for å kvalitetssikre kostnadsoverslaget i oppstartsvedtaket har mangler. Kommunestyret hadde mulighet til å stoppe byggeprosjektet men valgte enstemmig å fortsette prosjektet som planlagt i finansieringsvedtaket. 4.3 Delproblemstilling III: Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Revisors funn Driftsramme for utbyggingen er beskrevet i K-sak 91/02 Tabell 4: Beregnet driftsutgifter for investeringsprosjektet Driftsutgift: Beregnet av: Utgift: Personalressurs 3 stk Hemne Helsesenteret 1,00 mill Renhold Stavnes og Blekkan 0,24 mill Energi Hemne kraftlag 0,17 mill Forsikring Gjensidige 0,01 mill Renter og avdrag Hemne kommune 0,50 mill -Kompensasjonstilskudd Hemne kommune 0,13 mill Totalt 1,79 mill Revisors vurderinger Driftsrammen viser en beregnet driftsutgift for personal, renhold, energi, forsikring, renter og avdrag og kompensasjonstilskudd. Vi vil påpeke at beregning av livssykluskostnader for bygget har mangler. Kommunen skal ta hensyn til livssykluskostnader i planleggingen av investeringsprosjekt jfr. lov om offentlige anskaffelser 6. NS 3454 er en standard for føring av livssykluskostnader for drift av byggningene. Den omhandler forvaltning, drift, vedlikehold og utviklingskostnader av byggninger. Det som mangler i kommunens beregning i henhold til standarden er planlagt vedlikehold og utskiftninger, løpende ombygging og oppgraderingskostnader. Utgiften kan beregnes ved bruk av regnskapstall forrige år, delt på antall kvm bygg. Det er viktig at kommunen beregner driftsvedlikehold over tid med fokus på livsløpskostnader. I driftsrammen har kommunen brukt Stavnes og Blekkan til å beregne renholdsutgifter, Hemne kraftlag til å beregne energi utgifter og gjensidige til å beregne forsikringsutgifter. Med et eget fagsystem for eiendomsforvaltningen som beregner livssykluskostnader for bygg kan kommunen beregne disse utgiftene selv. I forvaltningsrapport utleieboliger og trygde- og omsorgsboliger år 2002 kapitel avsnitt beskrev vi behovet for bruk av et fagsystem for eiendomsforvaltningen i kommunen Konklusjon Driftsrammen til investeringen som er synliggjort i K-sak 91/02 er i hovedsak etter NS 3454 men driftsrammen har mangler ved beregning av totalt livssykluskostnader for bygg. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

9 4.4 Delproblemstilling IV: Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Revisors funn: Økonomireglementet Kommunen har vedtatt økonomireglementet i K-sak 216/00 og sist endret i K-sak 44/01. Økonomireglementet styrer hvordan investeringsbudsjettet vedtas og styres og hvem som har fullmakt til å disponere investeringsrammen på et overordnet nivå. Prosjektadministrativ håndbok (PA) Det er en egen PA bok for utbyggingen av ny avdeling for aldersdemens og aktivitetssenter. Den skal gi grunnlag for den administrative gjennomføringen av byggesaken i byggetiden. Den skal være et supplement til avtaledokumentet med entreprenørene, og for prosjekterendes oppfølging av prosjektet i byggefasen. PA beskriver organisasjonskart, adresselister, møterutiner, korrespondanse, rapporteringsrutiner, endringsrutiner, arkivrutiner, fakturarutiner, renholdsrutiner, vernearbeider/sikringsarbeider/hms, kvalitetssikring, overtakelsesforretning, framdrift og administrative maler for meldinger og rapporter. HMS-plan Byggeherrens målsetting med HMS planen er at prosjektet skal gjennomføres uten skade på person eller miljø. For å sikre dette vil byggeplassen bli planlagt, organisert og kontrollert iht. intensjoner i forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Planen vurderer eksisterende forhold, forhold til byggeplassen, spesielle risikoforhold, handlingsplan ved ulykker, krav til rapportering og oppfølging og ajourføring Revisors vurderinger: Vi mener at kommunens økonomireglement som omhandler investeringsprosjekter kan ha en mer detaljert rutinebeskrivelse. Det vi savner i rutinebeskrivelsen er hvordan investeringsprosjekter fremmes, hva forslaget til oppstart av utbygging skal inneholde, hvem har ansvar for å kvalitetsikre/gjennomføre utbyggingen i kommunen, oppfølging i byggetiden, hvordan tilleggsbevilgninger skal behandles og hvordan sluttregnskap skal behandles for prosjektet Konklusjon Kommunen har beskrevne rutiner for oppfølging av investeringsprosjektet i utførelsesfasen. Vi mener at økonomireglementet er vedtatt på et overordnet nivå. Vi savner en mer detaljert rutinebeskrivelse som omhandler hvordan investeringsprosjekter skal behandles i kommunen. 4.5 Delproblemstilling V: Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført i investeringsprosjektet? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt Revisors funn Entreprise for: Prosjektleder/byggeleder Det er Olav Aa som er prosjektleder/byggeleder for dette prosjektet. Han er ansatt i kommunen og har blant annet ansvar for gjennomføring av igangsatte og planlagte byggeprosjekter i kommunen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

10 Prosjekteringsteam Prosjekteringsteamet ble i følge prosjektleder kontrahert direkte etter tilbud. Arkitekt Sørli og Haugestad AS v/aage Sørli RIB Rådgivende ingeniør bygg RIE Rådgivende VVS RIV Rådgivende elektro Siv.ing. Edvin Bakken AS v/vegard Bakken Ingeniør J.A. Loe Interconsult ASA Kommunens direkte anskaffelse av prosjekteringsteamet begrunnes med at de har inngått kontrakt med hver enkelt rådgiver og at rådgiverne er ansvarlig selv proratarisk ansvar for kontrakten. I tillegg er kontraktens verdi under kr Revisors vurderinger Prosjektleder beskriver at konsulentene i prosjekteringsteamet ble kontrahert direkte etter tilbud. Anskaffelsesmetoden begrunnes med at kontraktene for prosjekteringsteamet var under kr og rådgiver er proratarisk ansvar for kontrakten. Kommunen kan velge mellom følgende anskaffelser metoder for utbygginga: åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Direkte anskaffelser kan bare anvendes hvor anskaffelsen ikke overstiger , anskaffelsen kan bare skje hos en leverandør, et usedvanlig fordelaktig tilbud, anskaffelsen kan ikke utsettes etc. Dette er beskrevet i forskriftens 11-1 og Terskelverdien for prosjektet må beregnes på forhånd for å avklare hvilke regler som gjelder for investeringsprosjektet. Ved beregning av en bygge- og anleggsanskaffelse skal verdien av alle ytelser og kontrakter tilknyttet anskaffelsen i hele kontraktsperioden medregnes jfr forskriftens 2-3. En anskaffelse kan ikke deles opp for å komme under terskelverdien, selv om det inngås særskilte kontrakter for dem og om de aktuelle kontraktene faller inn under ulike bransjer eller fagområder. Prosjekteringsteamet er en del av investeringsprosjektet for utbygging av aldersdemente og aktivitetssenter. De utarbeider skisser og tegninger, kostnadsoverslag og oppfølging/kontroll på byggeplassen, endringer i byggetiden, samt sluttkontroll ved overtagelseforretning. De er en viktig del av byggeprosjektet og skal kunngjøres enten ved bruk av åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger. Kommunen begrunner direkte anskaffelse av prosjekteringstemaet med at delkontraktene er under kr Ifølge forskriften skal anskaffelser sees som en helhet. Etter vår vurdering kan kommunen ikke skille ut anskaffelse av prosjekteringsteamet som en egen anskaffelse for investeringsprosjektet og dermed komme under kr grensen. Kommunen argumenterer for direkte anskaffe av rådgiver med at hver rådgiver er ansvarlig for sin kontrakt- proratarisk ansvar. Dette har betydning for kommunens forhold med rådgiver kontraktsrettslige forhold. Dette har ingen betydning for hvordan kommunen anskaffer en rådgiver og er ikke et argument for direkte anskaffelse av rådgiver. Det er ingen unntak i forskriftens 11-2 om proratarisk ansvar eller i lov og forskrift om offentlige anskaffelser som er retningsgivende for kommunens anskaffelser. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

11 Kommunen kan foreta direkte anskaffelser etter lov og forskrift, men da må forskriftens krav i 11-1 og 11-2 være oppfylt. Vi er av den oppfatning at kommunens bruk av direkte anskaffelse for prosjekteringsteamet er basert på feil tolkning av forskriften. Vi har også vurdert de øvrige bestemmelsene i 11-2, uten at vi har funnet hjemmel for direkte anskaffelse. Oppsummering Engasjering av prosjekteringsteamet ved bruk av direkte anskaffelse er ikke i henhold til forskriften etter vår vurdering. Kommunens anskaffelsesmetode for prosjekteringsteamet er enten ved bruk av åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger Revisors funn Hoved og delentreprenører Prosjektet er inndelt i følgende entreprise struktur, og kommunen har en egne anskaffelsesprotokoller som beskriver dette. Tabell 5: Delentrepriser og ansvarlig entreprenør Entrepriser Bygningsmessige arbeider Utenomhusarbeider Malerarbeider og gulvbelegg Rørleggerarbeider Ventilasjonsanlegg Elektrotekniske installasjoner Firma Bolig- og Næringsbygg AS Opsal og Fjelnset AS Fargesenteret Bjugn AS Bakken VVS Klima og Miljø AS HK Elektro AS Tilbudsregler og kunngjøring Kunngjøringen av investeringsprosjektet er publisert i Doffin og beskriver at anskaffelsen skal foretas ved åpen konkurranse. Kriterier for valg av tilbud Kunngjøringen beskriver at kriteriene for valg av tilbud er det økonomiske mest fordelaktige tilbudet vurdert på grunnlag av følgende 2 punkter i uprioritert rekkefølge. 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato, 2. Pris. Anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokollen beskriver anbudsåpning, anbydere, merknader som sier noe om anbudene er kontrollregnet og korrigert for regnefeil. Anbudene er evaluert på grunnlag av et vektsystem fra 1-6 hvor pris teller 70 %, service og teknisk bistand etter levering teller 10 %, kompetanse og kvalitet 10%, leveringssikkerhet og andre forhold 10%. Vedtak er fattet med begrunnelse Revisors vurderinger Kommunen må basere sin evaluering av tilbudene på grunnlag av de kriterier som på forhånd er oppgitt i konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen, jfr. lov om offentlige anskaffelser 5 oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet,.ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. I følge forskrift om offentlige anskaffelser 17-2 skal alle tildelingskriteriene som vil bli lagt til grunn oppgis enten i konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen. Utlysningsteksten i DOFFIN-basen beskriver at kriterier for valg av anbud er: det økonomiske mest fordelaktige tilbudet vurdert på grunnlag av følgende 2 punkter i uprioritert rekkefølge. 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato, 2. Pris. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

12 Konkurransegrunnlagets kapitel 7 anbudsbestemmelser punkt seks beskriver: Ved vurdering av de enkelte anbudene, vil tiltakshaveren bl.a., legge vekt på pris, kvalitet, klarhet i anbudet, og mht. byggetiden vil også denne bli vektlagt. Merknadene i anbudsprotokollen beskriver at anbudene evalueres på grunnlag av: et vektsystem fra 1-6 hvor pris teller 70 %, service og teknisk bistand etter lev. Teller 10 %, kompetanse og kvalitet 10%, leveringssikkerhet, andre forhold 10%. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder for bygge- og anleggskontrakter, kommunens kriterier for valg av anbud i konkurransegrunnlaget må være det samme som beskrevet vurdering for valg av anbud i anbudsprotokollen. Det er forskjell mellom kriterier for valg av anbud i kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og beskrevet praksis for valg av kriterier i anbudsprotokollen. Vi mener at forskjellen er: Et vektsystem fra 1-6 hvor kriteriene er vektlagt i ulik grad i % for hvert kriteriet Service og teknisk bistand etter levering og kompetanse ikke er beskrevet som kriterier i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Vi mener at kommunens har brutt lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledds krav til forutberegnelighet ved å ta hensyn til et vektsystem hvor kriteriene er vektlagt i ulik grad og service og teknisk bistand etter levering og kompetanse, uten at dette fremgikk som et tildelingskriterium. Hvilken betydning har forskriftsbruddet for kommunen? Av innkjøpsloven fremgår det at en leverandør kan saksøke en oppdragsgiver både før og etter at en kontrakt er inngått. Under en anskaffelsesprosess før kontrakt er inngått kan domstolene sette til side en oppdragsgivers beslutning dersom denne er i strid med lov eller forskrift. Dette innebærer at domstolene kan treffe en midlertidig avgjørelse under hele anskaffelsesprosessen, før kontrakt er inngått. Etter at kontrakt er inngått kan den tilbyder som mener seg forbigått reise erstatningssøksmål for domstolene. Dersom saksøker har blitt påført tap som en klar følge av kvalifisert brudd på regelverket, kan oppdragsgiver bli idømt erstatningsansvar for den positive kontraktsinteressen, dvs. forventet fortjeneste tilsvarende som om vedkommende hadde fått kontrakten. I tillegg til ovennevnte er det etablert et tvisteløsningsorgan fra : Nemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemnda er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. I foreliggende sak har ingen påklaget avgjørelsen og det er ingen med rettslig klageinteresse. Oppsummering: Vi mener at kommunen bør endre praksis og rutiner for å sikre forutberegnelighet slik at kriterier for anbud i kunngjøringen er lik den praksis som utføres beskrevet i anskaffelsesprotokollen. Vi mener at kommunens anskaffelsesprotokoll ikke ivaretar dette hensynet Konklusjon Anskaffelsesprosessen for investeringsprosjektet har mangler. Manglene omhandler kommunens direkte anskaffelse av prosjekteringsteamet, og at kriterier i kunngjøringen for delentreprisene ikke er samstemt med kriterier for valg av anbud. Praksisen er ikke er i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 5. KONKLUSJON Kommunestyrets behandling av byggesaken er normal og lik saksgangen for tilsvarende byggeprosjekter. Det er plannemnda som har lagt frem saken til kommunestyret. De har benyttet ekstern arkitekt for å utarbeide forprosjekt og kostnadsoverslag for utbygginga. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

13 Kommunestyret hadde mulighet til å redusere eller stoppe byggesaken i K-sak 03/04, men valgte enstemmig å gjennomføre utbygginga. Kommunens behandling av aldersdemensavdeling og aktivitetssenter har mangler. Dette begrunnes med at: Det mangler et detaljert kostnadsoverslag i saksfremlegget til kommunestyret i byggestartsvedtaket og finansieringsvedtaket. De ulike kostnadsoverslagene er ikke sammenlignbare i denne byggesaken. Hvis dette var innarbeidet hadde det gitt politikere god oversikt over status i prosjektet, og enkel oversikt over hva som forårsaker endringer av rammen ved nye finansieringsvedtak. Kommunens kostnadsoverslag i byggestartsvedtaket er mangelfullt og etter revisors vurdering ikke akseptabelt beslutningsgrunnlag. Dette begrunnes med at: - totalrammen overskrides med 46%. - det er store økninger på delentreprisene. - kostnadsoverslaget mangler flere budsjettposter. - Plannemnda har ikke kvalitetssikret kostnadsoverslaget i byggestartsvedtaket. Driftsrammen har mangler for planlagt vedlikehold og utskiftninger, løpende ombygging og oppgraderingsutgifter ved beregning av totalt livssykluskostnader for bygg. Vi savner en mer detaljert rutinebeskrivelse i økonomireglementet som omhandler hvordan investeringsprosjekter skal behandles i kommunen. Anskaffelsesprosessen for investeringsprosjektet har mangler. Manglene omhandler: - Det er ikke hjemmel i anskaffelsesforskriften 11-2 for kommunens direkte anskaffelse av prosjekteringsteamet. - Kriterier i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget for delentreprisene er ikke samstemt med kriterier for valg av anbud i anskaffelsesprotokollen. Dette er brudd på anskaffelseslovens regler om forutberegnelighet ( 5). Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13