Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt - fase 1 Forprosjektering Orkanger Ungdomsskole

Transkript

1 Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt - fase 1 Forprosjektering Orkanger Ungdomsskole År 2003

2 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING BAKGRUNN FOR ORIENTERINGEN FORMÅLET MED ORIENTERINGEN BAKGRUNN FOR BYGGPROSJEKTET ORKANGER UNGDOMSSKOLE PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER PROBLEMSTILLING VURDERINGSKRITERIER HØRING METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING FUNN OG VURDERINGER HVORDAN ER PLANLEGGING OG PROSJEKTERING AV UNGDOMSSKOLEN GJENNOMFØRT? Hvordan var Kommunestyrets behandling av Orkanger ungdomsskole? Hvordan er utbyggingen organisert? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt Hvordan er kostnadsoverslag for prosjektet? Har Kommunestyrets finansiering for den tildelte rammen? Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført i investeringsprosjektet? KONKLUSJON Orkanger, 7. januar 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for orienteringen Nybygg/rehabilitering av Orkanger ungdomsskole er et stort prosjekt for en kommune som Orkdal. En planlagt investering på 56 millioner gjør at både kontrollutvalget og revisjonen løpende bør evaluere/overvåke arbeid med å føre tilsyn med den kommunale forvaltning. Kontrollutvalget vedtok oppstart av prosjektet i møtet den 24. juni sak 13/ Formålet med orienteringen Formålet er å gi kontrollutvalget innsikt i om byggeprosjektet Orkanger ungdomsskole gjennomføres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og gjeldende bestemmelser, slik at kontrollutvalget gis mulighet til å bidra til at byggingen gjennomføres i samsvar med disse. Denne orienteringen omfatter planlegging og prosjektering av ungdomsskolen. Dette er første orientering om dette prosjektet og det vil være naturlig med flere orienteringer/evalueringer vedrørende ungdomsskolen. Kontrollutvalget skal i samarbeid med revisjonen forta systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater samt vurdere at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, jf. forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Bakgrunn for byggprosjektet Orkanger ungdomsskole Saken om utbygging og rehabilitering av ungdomsskole har vært på dagsordenen i flere år. Ungdomsskolen benyttet lokaler som i sin tid ble bygd for Orkanger interkommunale realskole. I forbindelse med innføring av 9-årig skole ble det oppført et tilbygg fra Bygningene er 34 til 44 år gamle. Det har vært utført vedlikeholdsarbeider på bygningsmassen samt utbedring av ventilasjonsanlegget på deler av skolen. Siden siste utbygging i 1968 har det skjedd en rekke endringer i grunnskoleloven, plan- og avtaleverket, forskrifter m.v. med nye krav for drift av skoler. Av disse kan nevnes: Grunnskoleloven 1976 barn som tidligere ble henvist til spesialskoler hadde rett til å gå på ordinær skole. Krav om spesialrom og tilpasning til funksjonshemmede. Arbeidsmiljøloven 1977 stilte en rekke arbeidsmiljøkrav som har vært vanskelig å gjennomføre i gamle bygg. Ansvarsreformen 1987 ansvaret for grunnskole- og voksenopplæring ble overført til kommunene Arbeidstidsavtale 1987 krav om arbeidsplasser til ansatte. Nye lærerplaner 1975, 1987 og 1997 krav til nye undervisningsmetoder og arbeidsmåter, krever andre arealløsninger. Miljøretta helsevern 1996 miljøkrav for godkjenning av lokaler til skoler. Opplæringslov 1999 forsterket ovennevnte krav til arbeidsmåter og dermed arealløsninger. For å imøtekomme kravene i lov og regelverk vedtok kommunestyret utbygging av ungdomsskolen i 2000 med en ramme på 44 mill. Investeringsprosjekter ble lagt inn i handlingsplanen for med foreslått oppstart Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 3

4 2. PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER 2.1 Problemstilling Hvordan er planlegging og prosjektering av Orkanger ungdomsskole gjennomført? Problemstillingen belyses ved hjelp av 6 delproblemstillinger 1. Hvordan var kommunestyrets behandling av Orkanger ungdomsskole (OU)? 2. Hvordan er utbyggingen organisert? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt 3. Hvordan er kostnadsoverslag for prosjektet? 4. Har kommunestyrets finansiering for den tildelte rammen? 5. Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? 6. Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? 2.2 Vurderingskriterier I prosjektet har vi vurdert funnene i delproblemstillingene opp i mot følgende kriterier: K-sak 040/2003 fullfinansiering, K-sak 073/2002 forprosjekt, K-sak 086/2001 skisseprosjekt, K-sak 047/2001 funksjonsbeskrivelse, K-sak 03/2001 ny planløsning og K-sak 120/2000 handlingsplan Vedtak i byggekomiteen Økonomireglementet Instruks for plan- og byggekomiteen Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Dokumenter som omhandler utbyggingen av Orkanger ungdomsskole. 2.3 Høring Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i brev av Svarbrev forelå i brev av fra rådmannen. Rådmannen har gått gjennom den foreløpige rapporten, datert Rådmannen er av den oppfatning at rapporten gir et korrekt bilde av hvordan prosjektet ved Orkanger Ungdomsskole har utviklet seg. Innad i administrasjonen vil det bli satt fokus på de anmerkningene som fremkommer i rapportens konklusjon, pkt METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Revisor har foretatt dokumentanalyse av de politiske vedtak og tilhørende grunnlagsdokumenter for byggeprosjektet. I tillegg har vi hatt samtaler med byggekomiteens leder Jorunn Wormdahl Asbøll, seksjonssjef eiendom Ingebrigt Ustad og prosjektleder Morten Evjen. Orienteringen til kontrollutvalget gjennomføres mens selve planleggings-/ prosjekteringsprosessen pågår. Grunnlaget som evalueres er under endring. 3.2 Gjennomføring Orienteringen er utarbeidet av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS (VRD) ved forvaltningsrevisor Arve Gausen. 4. FUNN OG VURDERINGER 4.1 Hvordan er planlegging og prosjektering av ungdomsskolen gjennomført? Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 4

5 4.1.1 Hvordan var Kommunestyrets behandling av Orkanger ungdomsskole? Tabell 1 viser kommunestyrets vedtak for oppstart av Orkanger ungdomsskole (OU) Vedtak Kostnad Innhold i vedtak K-sak 120/ mill Utbygging OU Handlingsplan K-sak 03/2001 Ny planløsning - gjennomgang av ny driftsmodell for OU. Grunnet lærerplan 1997 og opplæringslov K-sak 47/2001 Funksjonsbeskrivelse - kommunestyret vedtar hovedprinsippene i funksjonsbeskrivelsen for OU K-sak 86/2001 Vedtar alternativt skisseprosjekt K-sak 073/2002 Vedtar forprosjekt K-sak 040/2003 Fullfinansiering Rådmannen lager ny funksjonsbeskrivelse for ny drift av OU som behandles av KS. 44 mill Byggekomiteen får mandat til å lage et skisseprosjekt innenfor totalrammen, lokalisering og funksjonsbeskrivelsen. 44 mill Hovedprinsippene i skisseforslaget legges til grunn for videre prosjektering frem til forprosjektet. Byggekomiteen utarbeider forprosjektet innenfor total rammen. 52 mill Hovedføringen i forprosjektet legges til grunn for utbyggingen. Byggekomiteen har fullmakt til å ferdigstille prosjektet innenfor kommunestyrets rammer. 55,6 mill Etter anbudsrunde/kontraktskriving økes totalrammen. Nye Orkanger ungdomsskole skal dimensjoneres for 80 elever på hvert årstrinn, elever totalt. Undervisningsarealene er separert i klassetrinnsarealer, eventuelt avdelingsarealer, som gir rom for ulike undervisningsopplegg. Arealer for lærerne er desentralisert og lagt tett opp til arealene til elevene - beskrevet i K-sak 086/01. I tillegg settes skolen i stand til å hente ut stordriftsfordeler av bredbåndsnettet, og derav satse på IP-telefoni. Det som var ønsket men ikke ble med i utbyggingen, var i hovedsak elevkantine og auditoriet beskrevet i K-sak 072/02. Våre kommentarer: Kommunestyret har gjennomført en god og grundig prosess for vedtak i prosjektet. Vedtakene inneholder tildelt ramme for prosjektet og en grundig behandling av hvilken plan- og driftsløsning Orkanger ungdomsskole skal ha. Vedtak om fullfinansiering er gjeldende bevilgningsvedtak, med totalbevilgningen på 55,6 mill. Vedtaket henviser til forprosjektet som beskriver grunnlaget for utbyggingen. I tillegg beskriver vedtaket byggekomiteens mandat og utbyggingens drift og planløsninger. Vi mener at driftsmessig konsekvens for skolen kunne vært bedre beskrevet i saksdokumentasjonen til bevilgningsvedtaket. I forprosjektet er det beskrevet en økning i tekniske driftskostnader med 1072 m 2 pr år, ikke med kronebeløp. Endring i driftskostnader er ikke beskrevet og mangler i bevilgningsvedtaket i henhold til krav i økonomireglementet kapitel 9.6 underpunkt 7. Driftsmessig konsekvens for prosjektet er nærmere beskrevet i kapitel Konklusjon: Kommunestyret har gjennomført en god og grundig prosess i prosjektet. Beskrivelsen av driftsmessig konsekvens for ungdomsskolen har mangler i bevilgningsvedtaket jfr økonomireglementet kapitel 9.6 punkt 7. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 5

6 4.1.2 Hvordan er utbyggingen organisert? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt. Rådmannen Rådmannen har det administrative ansvaret for utbygging av skolen etter kommunestyrets vedtak. Rådmannen har delegert dette ansvaret til seksjonssjef eiendom. Mandat til byggekomiteen I K-sak 047/01 fikk byggekomiteen i mandat å utarbeide et skisseprosjekt for skolen innenfor vedtatt kostnadsramme og lokalisering. I K-sak 086/01 fikk byggekomiteen i mandat å utarbeide et forprosjekt som var basert på hovedprinsippene i skisseprosjektet. I K-sak 073/02 fikk byggekomiteen i mandat å foreta nødvendige prioriteringer for å bringe prosjektet innenfor de rammer kommunestyret har satt. Og i K-sak 40/03 ble byggekomiteen oppfordret til å vurdere innsparinger i forhold til budsjett. Byggekomiteens oppgave er å forestå planlegging og gjennomføring av kommunale byggearbeider jfr instruks for plan- og byggekomite K-sak 077/95. Kommunestyret gir byggekomiteen mandat for hvert enkelt investeringsprosjekt. Byggekomiteen består av 5 medlemmer, 3 faste og 2 representanter fra det hovedutvalg som har ansvar for å få byggprosjektet gjennomført. Prosjektleder er sekretær for byggekomiteen. En representant fra foreldrenes arbeidsutvalg (FAU) har møtt i byggekomiteen. I tillegg møter seksjonssjef eiendom, seksjonssjef utdanning og rektor Orkanger ungdomsskole. Våre kommentarer Kommunestyrets mandat til byggekomiteen er beskrevet tilfredsstillende. Instruksen for plan- og byggekomiteen i K-sak 077/95 bør imidlertid tilpasses kommunens nye hovedutvalgsstruktur og kommunens vedtatte økonomireglement. Brukergruppe En brukergruppe bestående av 11 representanter fra skole, vaktmester, renhold, verneombud, elev og FAU har i utarbeidelsen av forprosjektet gitt en uttalelse om planløsninger av bygget til byggekomiteen. Prosjektleder Byggekomiteen har engasjert prosjektleder Morten Evjen, den sak Byggekomiteen begrunner sitt valg av prosjektleder med hans erfaring og kompetanse fra tidligere prosjekt. I saksfremlegget til vedtaket beskrives følgende: I henhold til kommunens anskaffelsesinstruks kan kommunen engasjere prosjektleder etter forhandlinger, uten konkurranse, når kommunen i det enkelte tilfelle har fattet vedtak om det. I byggekomiteens vedtak er følgende beskrevet: Byggekomiteen engasjerer Morten Evjen som prosjektleder for utbyggingen ved Orkanger Ungdomsskole. Oppgavene gjennomføres i henhold til kommunens instruks for prosjektleder og mottatt tilbud datert Administrasjonen får fullmakt til å inngå avtale med Evjen. Våre kommentarer: Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt Hensikten med regelverket var å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Forskriften gjelder for alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Dette er et område hvor det tidligere har vært ulike regelverk. Reglene er ment å oppfylle Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen, og bygger på direktiver gitt av EU. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 6

7 Reglene i loven regulerer hvordan en anskaffelsesprosess skal foregå, og setter en del grunnleggende krav til prosessen gjennom lovens 5. I tillegg gir forskriften om offentlige anskaffelser nokså detaljerte regler for prosessens forskjellige faser. Kommunen er gjennom lov om offentlige anskaffelser forpliktet til å følge grunnleggende prinsipper om effektive anskaffelser, forretningsbaserte disposisjoner og likebehandling. Der de kommunale retningslinjer ikke er i samsvar med loven og forskriften, må disse vike. Direkte anskaffelse er brukt i denne saken med hjemmel i kommunens anskaffelsesinstruks. Direkte anskaffelse er en lovlig anskaffelsesmåte under forutsetning av at vilkårene i forskriftens 11-2 er oppfylt. Ved direkte anskaffelse gjelder ikke kravet til formell kunngjøring, jfr forskriftens Vi kan ikke se at det i dette konkrete tilfellet er hjemmel for direkte anskaffelse i Det følger av lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 at det stilles krav til en åpen og reell konkurranse uansett anskaffelsens verdi, uansett valg av prosedyre. Vi kan ikke se at det er lagt til rette for noen konkurranse om oppdraget. Vi er av den oppfatning at komiteen har vært i god tro når den har handlet etter kommunens anskaffelsesinstruks. Rent konkret er det likevel et brudd på det nye anskaffelsesregelverket. Av innkjøpsloven fremgår at en leverandør kan saksøke en oppdragsgiver både før og etter at en kontrakt er inngått. Under en anskaffelsesprosess før kontrakt er inngått kan domstolene sette til side en oppdragsgivers beslutning dersom denne er i strid med lov eller forskrift. Dette innebærer at domstolene kan treffe en midlertidig avgjørelse under hele anskaffelsesprosessen, før kontrakt er inngått. Etter at kontrakt er inngått kan den tilbyder som mener seg forbigått reise erstatningssøksmål for domstolene. Dersom saksøker har blitt påført tap som en klar følge av kvalifisert brudd på regelverket, kan oppdragsgiver bli idømt erstatningsansvar for den positive kontraktsinteressen, dvs. forventet fortjeneste tilsvarende som om vedkommende hadde fått kontrakten. I tillegg til ovennevnte er det etablert et tvisteløsningsorgan fra : Nemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemnda er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. I foreliggende sak har ingen påklaget avgjørelsen og det er ingen med rettslig klageinteresse. Prosjekteringsteamet Byggekomiteen reengasjerte i sak 12/3 det tidligere prosjekteringsteamet (som tidligere har arbeidet med prosjektering av Orkanger ungdomsskole). Det fremgår av vurderingen at Det foreligger kontrakter med hver enkelt konsulent for utbyggingen av Ungdomsskolen. Kontraktene omfatter deltakelse helt fram til ferdigstilling av prosjektet. Om disse planene nå er lagt til side og vi arbeider med å utvikle et nytt prosjekt, har vi fortsatt forpliktelser ovenfor de tidligere engasjerte konsulentene. For oss er det nå viktig å komme igang med prosjekteringen raskest mulig for å kunne fremme det forprosjektet som kommunestyret har etterspurt så tidlig som mulig. Prosjektleder har hatt følgende samarbeidspartnere ved planlegging av prosjektet: Prosjektleder Morten Evjen Orkdal Boligbyggelag Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 7

8 Ansvarlig koordinator prosjektgruppe Arkitekt Rådgiver geoteknikk Rådgiver brannteknikk Rådgiver utomhus Rådgiver bygg Rådgiver VVS Rådgiver utvendig ledningsanlegg Rådgiver elektro Dr.ing A.Aas Jakobsen Trondheim AS v/østvik Heggenhougen Arikitekter AS v/heggenhougen Scandiaconsult AS v/enlid Neas Norsk brannconsult AS v/lønvik Asplan Viak Trondheim AS v/solum Dr.ing A.Aas Jakobsen Trondheim VVS Norplan AS Asplan Viak Trondheim AS v/v. Figenscou Drangsholt AS v/hamre I tillegg har prosjektleder hatt tett kontakt med kommunens eiendomsavdeling underveis i prosjekteringsfasen. Forprosjektet beskriver at prosjekteringsgruppen har levert et meget solid forprosjekt for å gi et mest mulig korrekt kostnadsanslag. Forbrukte prosjekteringskostnader beløper seg til kr 2,7 mill. Prosjektgruppen la frem et forprosjekt august 2002 med en total ramme på mill som senere er blitt redusert av kommunestyret. Våre kommentarer: Kontrakter med prosjekteringsteamet ble inngått i mars Kontraktene omhandler forprosjekt, detaljprosjekt og oppfølging i byggetiden. Det fremgår av kontraktenes pkt. 12 at Orkdal kommune tar et forbehold om bevilgende myndigheters godkjenning og videreføring av prosjektet til utførelsesfasen. Kontraktenes pkt. 13 inneholder vilkår som gjelder ved avbrudd, hevning. I referat fra byggekomiteens møte den fremgår at detaljprosjektet ble lagt fram på møtet og kostnaden var beregnet til kr 42,1 mill. for hele prosjektet. Anbudsutsendelsen ble behandlet i samme møte og utsatt med begrunnelse i manglende finansiering for deler av prosjektet. Totalrammen som var tildelt prosjektet i langtidsplanen var 31,5 mill. I brev av fra kommunen blir prosjekteringsteamet tilskrevet med en orientering om en midlertidig stopp i videre framdrift og at de involverte vil bli kontaktet så snart videreføringen av prosjektet kan settes i gang. De eventuelle resterende krav for utførte konsulenttjenester sendes kommunen. I brev av sendes det ut tilbudsforespørsel prosjektering m.m. til Dr. ing A.Aas- Jakobsen, Heggenhougen Arkitekter, Drangsholt og VVS-Norplan. Avtale inngås etter innsendt tilbud. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder for bygge- og anleggskontrakter Kommunen har inngått anbud med forhandlinger uten å kunngjøre, da de mente seg forpliktet i henhold til tidligere inngått avtale i Vår oppfatning er at det tilbudsgrunnlag som ble utsendt til den valgte gruppe er av en annen karakter enn tilbudsgrunnlaget og kontraktene i Vesentlige faktiske forhold er endret når det foreligger et nytt prosjekteringsgrunnlag. På bakgrunn av vesentlige endringer i forhold til inngått kontrakt i 1999 mener vi at kommunen burde ha gjennomført en anskaffelsesprosedyre i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dersom kommunen mente seg bundet av den tidligere kontrakten fra 1999 mener vi at kommunen burde ha utredet de økonomiske og juridiske konsekvenser av dette, i forhold til en offentlig konkurranse om anbudene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 8

9 Terskelverdien må beregnes på forhånd for å avklare hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelse. Ved beregning av verdien på en bygge- og anleggskontrakt skal verdien av alle ytelser og kontrakter tilknyttet anskaffelsen i hele kontraktsperioden medregnes jfr forskriftens 2-3. ( Offentlige bygge- og anleggsanskaffelser 1 ) Den samlede verdi på anskaffelsen overstiger EØS-terskelverdiene, men 2-2(3) medfører at forskriftens del III gjelder. Det er imidlertid en hjemmel for direkte anskaffelser i forskriftens Vi finner ikke at denne kommer til anvendelse. Vi viser til det som er anført ovenfor om klagemuligheter/sanksjonsmuligheter i anskaffelsesprosessen. I foreliggende sak har ingen påklaget avgjørelsen og det er ingen med rettslig klageinteresse. Byggeleder Byggekomiteen har i sak etter en åpen anbudskonkurranse engasjert byggeleder. Byggeleder har ansvar for at framdriftsplanen følges i samråd med kontraherte entreprenører. De skal levere ukerapporter om framdrift, bemanning, planlagte aktiviteter til byggleder som koordinerer rapportene i byggemøtene. Byggleder skal være bindeleddet mellom byggeplass, prosjektleder og prosjekteringsgruppe. Konklusjon Kommunen har en tilfredsstillende organisering av prosjektet. Kommunens engasjering av prosjektleder burde vært gjenstand for konkurranse. Kommunens engasjement av prosjektteamet har vært bundet av avtaler fra Vi mener at kommunen burde ha utredet økonomiske og juridiske konsekvenser av dette i forhold til å gjennomføre en offentlig konkurranse om anbudene. Instruksen for plan- og byggekomiteen i K-sak 077/95 bør tilpasses kommunens nye hovedutvalgsstruktur og kommunens vedtatte økonomireglement Hvordan er kostnadsoverslag for prosjektet? Kostnadsoverslag til prosjektet er justert flere ganger. I handlingsplanen var rammen 44 mill. I orienteringen velger vi å fokusere på rammen på 52 mill som ble vedtatt i forprosjektet og fullfinansiering med en total ramme på 55,6 mill. Oppsett over kostnadsoverslag for K-sak 073/2002 og K-sak 040/2003: 1 Boken er utarbeidet av Thommessen Krefting Greve Lund AS Advokatfirma Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 9

10 Entreprisekostnader Sikkerhetsmargin Generelle kostnader Prosjektering Prosjektledelse Byggeledelse Bikostnader Off. avg-gebyr-forsikr. Spesielle kostnader Inventar og utstyr Skilting Prisstigning aug.2002 Sikkerhetsmargin SK MVA 24% Vedtak forprosjekt Vedtak fullfinansiering Fullfinansiering i % av total ramme ,0% ,1% ,0% 1,0% 1,6% 0,7% 0,5% 2,9% 0,1% 1,1% 0,5% 17,5% Flyttekostnader ,5% Refusjonskostnader ,2% Avrunding Finanskostnader ,9% Rammekostnad* Konklusjon Vi mener at kostnadsoverslaget er i tråd med tildelt ramme ifra kommunestyret. I % av tildelt ramme er kostnaden fordelt slik: Entreprisekostnaden 52%, Sikkerhetsmargin 4,1%, Generelle kostnader 11,8%, spesielle kostnader 22%, flyttekostnader 2,5%, refusjonskostnader 1,2% og finanskostnader 5,9% Har Kommunestyrets finansiering for den tildelte rammen? I K-sak 073/02 forprosjektet ble det vedtatt en totalramme på 52 mill. I K-sak 040/03 fullfinansiering ble totalrammen endret etter at anbudsrunden ble gjennomført. Prosjektet tildelt 3,6 mill i tillegg slik at total rammen ble 55,6 mill. Tillegget ble vedtatt finansiert gjennom å øke låneopptaket fra 15 mill til 18,6 mill. KS vedtak 073/02 040/03 1. Tidligere avsatte fondsmidler 25,0 mill 25,0 mill 2. Renteinntekter av fondsmidlene 6,0 mill 6,0 mill 3. Lån med rentekompensasjon 15,0 mill 18,6 mill 4. Momskompensasjon 3,5 mill 3,5 mill 5. Udisponerte lånemidler (OH) 2,5 mill 2,5 mill Total sum 52,0 mill 55,6 mill Prosjektet ble første gang inntatt i økonomiplan 2001, siden har prosjektet vært med i handlingsplanen med justeringer underveis. Konklusjon Det er vedtatt en tilfredsstillende finansiering på totalrammen i bevilgningsvedtaket Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Seksjon eiendom I forprosjektet er det beskrevet en økning i tekniske driftskostnader med 1072 m 2 pr år. Dette beskrives nærmere i et internt notat fra seksjon eiendom til økonomiavdelinga. Årlige økte driftskostnader slik prosjektet foreligger vil utgjøre kr for seksjon eiendom. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 10

11 Seksjon utdanning Vi hadde en samtale med seksjonssjef utdanning Arvid Mehli hvor han uttalte at driftsbudsjettet for Orkanger ungdomsskole ikke har budsjettert med økning grunnet utbyggingen. Våre kommentarer Bevilgningsvedtaket mangler fullstendig informasjon om fremtidig driftskostnader for ungdomsskolen. Teknisk driftskostnader er beskrevet i antall m 2 i forprosjektet og driftskonsekvens for skolen er ikke beskrevet. Det er sendt et internt notat fra seksjon eiendom til økonomiavdelinga som beskriver driftskostnaden i kroner for seksjon eiendom. Bevilgningsvedtaket i kommunestyre skal inneholde informasjon om driftskonsekvens for drifting av ungdomsskolen. Selv om driftskostnader for utbygginga ikke har noen endring, bør dette beskrives i vedtaket. Dette kravet er hjemlet i kommunens økonomireglement. Konklusjon Driftskonsekvenser er beskrevet i bevilgningsvedtaket, men det mangler en beskrivelse av tekniske driftskostnader i kroner, og en beskrivelse av driftskonsekvens for skole Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Økonomireglementet Økonomireglementet vedtatt , beskriver i kapitel 9 hvordan investeringsprosjekter skal behandles og styres. Prosjektadministrativ håndbok (PA) For Orkanger ungdomsskole er det laget en egen PA-bok av Orkdal kommune. Boken omhandler den administrative gjennomføring i prosjekteringsfasen. I tillegg er det laget en PAbok som omhandler rutiner for utførelsen av bygget, skrevet av byggleder Nilssen og Opøyen AS. Den inneholder: organisasjonskart, adresselister, møterutiner- beskjedrutiner, korrespondanse, rapporteringsrutiner, endringsrutiner, tegninger, fakturarutiner, renholdsrutiner, helse- miljø og sikkerhet, overtakelse og kvalitetssikring. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Det er laget en plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i utførelsesfasen av byggleder Nilssen og Opøyen AS. Formålet med planen er at den skal fungere som et verktøy for systematisk oppfølging av relevante lover, forskrifter og bestemmelser som omhandler HMS, blir gjort kjent for og etterleves av alle aktørene i prosjektet, samt av verne- og sikkerhetsarbeidet på byggeplassen blir forsvarlig utført. Anbudsdokument Det er laget en egen anbudsdokument bok 0 som omhandler Orkanger ungdomsskole tilbygg og ombygginger Prosjektets omfang og art beskrives i boken. Utbyggingen beskrives som: Det skal rives et tilbygg på ca 1030 m2 (kjeller, 1 og 2 etg). Det skal bygges nydel som tilbygg i en etg på 1610 m2. Gammeldel skal rehabiliteres er på 2000 m2. Storparten av teknisk anlegg i hele skolen blir nytt inklusiv et større fyranlegg. Brannsikkerhet NEAS Norsk Brannconsult AS har vært engasjert som brannteknisk rådgiver/prosjekterende i prosjektet som omfatter ungdomsskolen. De har laget en rapporten sammenstiller branntekniske krav i forbindelse med dette arbeidet. For skolen skal det installeres heldekkende sprinkleranlegg, brannalarmanlegg og ledesystem. Rapporten er den Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 11

12 del av forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) - dokumentasjonen for bygget. Rapporten vil være grunnlag for videre utarbeidelse av branndokumentasjon for driftsfasen. Konklusjon Kommunen har tilfredsstillende beskrevne rutiner for investeringsprosjektet Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført i investeringsprosjektet? Anbudsprosessen for Orkanger ungdomsskole tilbygg og ombygging er beskrevet i anbudsdokumentet bok 0. Entrepriseform: I forprosjektet og bok 0 - anbudsdokumentet er entrepriseformen beskrevet utført som byggherre styrte sideentrepriser. Dette betyr at byggekomiteen inngår avtaler for hver sideentreprise. Forprosjektet er vedtatt av kommunestyret. Entrepriser Prosjektet er inndelt i følgende struktur for sideentreprise: Entreprise E200: Rivningsarbeider E210: Grunn-, betong-, og stålarbeider E215: Bygningsteknisk hovedentreprise E216: Maling og belegg E290: Byggrenhold E310: Rørtekniske anlegg E360: Luftbehandlingsanlegg E400: Elkraft anlegg E520: Telefon og dataanlegg E540: Alarm og adgangskontroll E560: Automatiseringsanlegg E710: Anleggsgartnerarbeider Tilbudsregler: Anskaffelsesprotokollen beskriver at anskaffelsen skal foretas ved åpen anbudskonkurranse for sideentreprisene. Det er avholdt tilbudskonferanse, tilbudsinnbydelsen for hver enkelt sideentreprise. I anbudsdokumentets kapitel 6 er tilbudsregler for prosjektet beskrevet: Tilbudsregler for bygge- og anleggskontrakter for begrenset anbudskonkurranse ved anskaffelse under terskelverdien gjelder for dette prosjektet. I samme kapitel er det angitt presiseringer og supplerende krav til dette prosjektet som sier: Tillatte anskaffelsesprosedyrer: Anskaffelsen skal foretas ved åpen anbudskonkurranse. Kriterier for valg av tilbud: Tildelingen skjer med basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Kriterier som blir vektlagt er følgende: Pris, Teknisk kompetanse, tilbyders soliditet, byggherrens erfaring med tilbyder, byggetid, nøkkelpersonells kompetanse. Listen er ikke satt opp i prioritert rekkefølge. Avtalen er først inngått når det foreligger kontrakt undertegnet av begge parter. Når kontrakten er undertegnet av begge parter, anses de øvrige tilbudene som forkastet, og de opphører å være bindende. Anskaffelsesprotokoll Anbudsprotokoll er laget av prosjektleder og utsendt til utførende entreprenører. Byggekomiteen og byggeadministrasjonen har hatt tildelingsmøter, avklarende- og kontraktsmøter Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 12

13 med entreprenører. Det er egen anbudsprotokoll for hver delentreprise. Anbudsprotokollen er underskrevet av 2 representanter for byggherren med sted, klokkeslett og dato beskrevet. Kunngjøring av anbud Anbudene er kunngjort i Norsk Lysningsblad ved DOFFIN - databasen, Lokalavisa Sør- Trøndelag og Adresseavisa med utlysingstekst. Dette er beskrevet i anskaffelsesprotokollene til sideentreprisene. Våre kommentarer: I denne konkrete saken vil totalverdien på delentreprisene overstige EØS-terskelverdiene for bygge- og anleggsarbeider. Dette medfører i utgangspunktet et kunngjøringskrav i TEDdatabasen i tillegg til DOFFIN når Orkanger ungdomsskole hadde en totalramme på 42,5 mill. eksklusiv mva i vedtatt forprosjektet. Forskriftens 2-2(3) medfører imidlertid at forskriftens del III gjelder. Det er derfor riktig slik kommunen har gjort når delentreprisene er kunngjort i DOFFIN. Kontraktbestemmelser Det er NS 3430 alminnelige kontraktbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider, som er gjeldene med tilhørende punkter beskrevet i pkt 7 kontraktbestemmelser i bok 0 - anbudsdokumentet. For hver sideentreprise er det en egen perm som inneholder: avtaledokument, møtereferat, anbudsbrev, utskrift fra bok 0 for sideentreprisen, tegninger, firmaattest, skatte- og MVA attester, sentral godkjenning, HMS erklæring og dokumentasjon på Internkontroll og kvalitetssikring fra leverandør. Konklusjon Anbudsprosessen er i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5. KONKLUSJON Vår hovedkonklusjon er at kommunen har gjennomført en god planlegging og prosjektering av Orkanger ungdomsskole. Dette ut fra at vedtak, organisering, kostnad, finansiering, driftskonsekvens og rutiner er utført tilfredsstillende, inkludert anbudsprosessen av delentreprisene. Vi har imidlertid anmerkninger i forhold til det offentlige anskaffelsesregelverket i to forhold: 1. Kommunens engasjering av prosjektleder burde vært gjenstand for konkurranse i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser 2. Kommunens engasjement av prosjektteamet i 2002 skyldes at kommunen mente seg bundet av avtaler fra På bakgrunn av vesentlige endringer i forhold til inngått kontrakt i 1999 mener vi at kommunen burde ha gjennomført en ankaffelsesprosedyre i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dersom kommunen mente seg bundet av den tidligere kontrakten fra 1999 mener vi at kommunen burde ha utredet de økonomiske og juridiske konsekvenser av dette, i forhold til en offentlig konkurranse om anbudene. Instruksen for plan- og byggekomiteen i K-sak 077/95 bør tilpasses kommunens nye hovedutvalgsstruktur og kommunens vedtatte økonomireglement kapitel 9. Vi vil påpeke at det mangler en beskrivelse av tekniske driftskostnader i kroner og en beskrivelse av driftskonsekvens for skole i bevligningsvedtaket til prosjektet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 13