Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt - fase 1 Forprosjektering Gimse Ungdomsskole

Transkript

1 Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt - fase 1 Forprosjektering Gimse Ungdomsskole År 2004

2 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING BAKGRUNN FORMÅLET MED ORIENTERINGEN BAKGRUNN FOR BYGGEPROSJEKTET GIMSE UNGDOMSSKOLE PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER PROBLEMSTILLING VURDERINGSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING FUNN OG VURDERINGER Hvordan var Kommunestyrets behandling av Gimse ungdomsskole? Hvordan er utbyggingen organisert? Er kostnadsoverslagene oversiktlige for prosjektet? Har byggesaken finansiering for den tildelte rammen? Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt KONKLUSJON Orkanger, 11. Oktober 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Nybygg/rehabilitering av Gimse ungdomsskole er en betydelig investering for kommunen. En planlagt investering på 55 millioner gjør at både kontrollutvalget og revisjonen løpende bør evaluere/overvåke utbyggingen. Kontrollutvalget vedtok oppstart av prosjektet i møtet den sak 12/ Formålet med orienteringen Formålet er å gi kontrollutvalget innsikt i om byggeprosjektet Gimse ungdomsskole gjennomføres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og gjeldende bestemmelser, slik at kontrollutvalget gis mulighet til å bidra til at byggingen gjennomføres i samsvar med disse. Denne orienteringen omfatter planlegging og prosjektering av ungdomsskolen. Dette er første orientering om dette prosjektet og det vil være naturlig med flere orienteringer/evalueringer. Kontrollutvalget skal i samarbeid med revisjonen foreta systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater, samt vurdere at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, jf. forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Bakgrunn for byggeprosjektet Gimse ungdomsskole Utbygginga av Gimse ungdomsskole ble vedtatt som en del av skolebruksplan for ungdomstrinnet nedre Melhus. I K-sak 76/99 ble utbyggingen behandlet. Vedtaket forutsatte at det parallelt med utbygging av Lundamo ungdomsskole igangsettes utbedring- og rehabiliteringsarbeid ved Gimse ungdomsskole. I K-sak 28/01 fremgår det at Gimse ungdomsskole fra og med høsten 2001 ikke har kapasitet til å kunne ta det forventede klassetallet. Skolen har et pedagogisk og miljømessig behov for bygningsmessige forbedringer. Kommunestyret vedtok å videreføre en kapasitetsutvidelse av ungdomsskolen og ombygging. I K-sak 21/02 ble det vedtatt at rådmannen fremlegger et forprosjekt til kommunestyret som omhandler utbygging av Gimse ungdomsskole i to alternativer, ett fullskalaprosjekt for 15 klasser og et byggetrinnsprosjekt hvorav 1. byggetrinn ikke bør kostnadsberegnes til over 20,8 mill. 2. PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER 2.1 Problemstilling Hvordan er planlegging og prosjektering av Gimse ungdomsskole? Problemstillingen belyses ved hjelp av 6 delproblemstillinger 1. Hvordan var kommunestyrets behandling av Gimse ungdomsskole (GU)? 2. Hvordan er utbyggingen organisert? 3. Er kostnadsoverslagene oversiktlig for prosjektet? 4. Har prosjektet finansiering for den tildelte rammen? 5. Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? 6. Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? 7. Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 2.2 Vurderingskriterier I prosjektet har vi vurdert funnene i delproblemstillingene opp i mot følgende kriterier: K-sak 76/99, 28/01 og 21/02 skolebruksplan for nedre Melhus, F-sak 34/01 Skisse for ombygging, K-sak 86/01 - budsjett 2002 og økonomiplan , K-sak 20/02 forprosjekt, K-sak 74/02 - orientering om status, K-sak 77/02 budsjett 2003 handlingsprogram , K-sak 82/02 - forprosjekt, F-sak 02/03 valg av entrepriseform, K-sak 60/03 tilleggsarealer, F-sak 94/03 budsjettjustering og K-sak 18/04 budsjettjustering. Økonomireglement K-sak 58/03 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Dokumenter som omhandler utbyggingen av Gimse ungdomsskole. 3. METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Revisor har foretatt dokumentanalyse av de politiske vedtak og tilhørende grunnlagsdokumenter for byggeprosjektet. Orienteringen til kontrollutvalget gjennomføres mens selve planleggings-/ prosjekteringsprosessen pågår. Grunnlaget som evalueres er under endring. 3.2 Gjennomføring Orienteringen er utarbeidet av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS (VRD) ved forvaltningsrevisor Arve Gausen. 4. FUNN OG VURDERINGER Hvordan var kommunestyrets behandling av Gimse ungdomsskole? Tabell 1 viser kommunestyrets vedtak for oppstart av Gimse ungdomsskole (GU) Vedtak Kostnad Innhold i vedtak K-sak 86/01 48 mill Utbygging GU Budsjett 2002 Økonomiplan K-sak 20/02 Forprosjekt GU 48,2 mill Vedtar å utrede oppstart av ombygging og utvidelse av GU i fullskala utbygging K-sak 74/02 Innstillingen enstemmig vedtatt Ombygging av GU - orientering og status K-sak 77/02 Budsjett 2003 Økonomiplan ,8 mill Vedtatt i kommunestyret K-sak 082/02 Forprosjekt GU 57,8 mill Vedtar oppstart av ombygging/utbygging av GU i samsvar med forprosjektet. Utbyggingen gjennomføres i fullskala utbygging F-sak 02/03 Valg av Entreprisemodell Vedtar utbygging av GU ved bruk av hovedentreprisemodellen K-sak 51/03 59 mill KS øker rammen til prosjektet med 1,2 mill Budsjettkontroll 1 kvartal 2003 F-sak 094/03 Budsjettjustering Vedtaket gjøres under henvisning til kommunelovens 13- hastevedtak. K-sak 18/04 Budsjettjustering grunnet kostnader til husleie i byggeperioden 55 mill Innstillingen enstemmig vedtatt 56,240 mill I forbindelse med realisering av ny reguleringsplan for skole-området pålegger Riksantikvaren kommunen å betale NTNU for en arkeologiske undersøkelse før anleggsstart Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 Nye Gimse ungdomsskole tilrettelegges for økt kapasitet. Dette innebærer at skolen ved planlagt ferdigstillelse vil ha kapasitet til 15 klasser basert på dagens klassedelingsregler. Skolen vil være tilpasset gjeldende læreplan, og for øvrig fleksibel nok med tanke på en framtid der både teknologi, læreplaner og organisasjonsmåter endres over tid. Våre kommentarer: Kommunestyret har behandlet og vedtatt byggesaken. Utbygginga hadde en vedtatt kostnad på 48 mill i budsjett 2002, etter siste budsjettjustering har prosjektet en ramme på 56,24 mill. Vedtakene inneholder en tildelt ramme for prosjektet og en oversikt over hvilken planog driftsløsning Gimse ungdomsskole skal ha. Kommunestyret har behandlet og vedtatt 7 saker og formannskapet har behandlet og vedtatt 2 saker for utbyggingen. I de saker hvor totalrammen vedtas eller endres, mangler det i saksfremlegget et kostnadsoverslag som viser detaljerte kostnader for den bevilgede totalrammen. Kostnadsoverslaget bør vedlegges nye saker som omhandler endringer av totalrammen. Dette gir kommunestyret oversikt over årsaker til endringer av totalrammen. I tillegg sikrer dette at kommunen har prosjekterte kostnader for vedtatt totalramme. Konklusjon: Kommunestyret har vedtatt bakgrunn, oppstart, byggestart og totalramme for prosjektet. Saksgangen er normal og lik saksgangen for tilsvarende byggeprosjekter. Det mangler et detaljert kostnadsoverslag for totalrammen i saksfremlegget. Dette hadde gitt politikerne en oversikt over status i prosjektet, og oversikt over hva som forårsaker endringer ved nye vedtak. Kostnadsoverslaget sikrer at kommunen har beskrevne kostnader for den tildelte rammen Hvordan er utbyggingen organisert? Kommunestyret Kommunestyret vedtar oppstart og ramme for utbygging av ungdomsskolen. Formannskapet I F-sak 34/01 Skisse for ombygging ble det vedtatt at dette er grunnlaget for videre utvikling mot forprosjekt. I F-sak 02/03 ble det vedtatt hovedentreprisemodell for utbyggingsprosjektet. I F-sak 94/03 har formannskapet endret investeringsrammen mellom investeringsprosjektene Lundamo ungdomsskole fra 21,5 mill til 25,5 mill og Gimse ungdomsskole fra 59 mill til 55 mill. Vedtaket er gjort med henvisning til 13 i Kommuneloven som omhandler hastesaker 1 hvor melding forelegges kommunestyret i neste møte. Plan- og byggenemnda I K-sak 61/99 vedtas det at Plan- og byggenemnda legges ned og oppgaven legges inntil videre til formannskapet. Det foretas en evaluering av kommunens byggevirksomhet som skal danne grunnlaget for ny organisering og retningslinjer for byggevirksomheten. I K-sak 058/03 punkt 2 ble reglement for plan- og byggenemnda opphevet. Rådmannen Rådmannen har det administrative ansvaret for utbygging av skolen etter kommunestyrets vedtak. Han har delegert dette ansvaret til den enkelte avdeling/resultatenhet. De har ansvar for å redegjøre behov, lokalisering og prioritering, og utarbeider i den forbindelse en samlet behovsutredning i samarbeid med kommunens fagkompetanse. Fagkompetansen (bygg og eiendomsavdelingen) gir uttalelse om fremdrift, kostnader, samt periodisert bevilg- 1 Kommunestyret kan selv bestemme at formannskapet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av et annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 ningsbehov. Dette legges til grunn for resultatenhetens handlingsprogram, økonomiplan og budsjett. Prosjektleder/Prosjektansvarlig Morten Børseth ved bygg og eiendomsavdelingen har delegert administrativt ansvar fra rådmannen til å gjennomføre utbyggingen i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Assisterende prosjektleder Opak AS v/roar Bardal er engasjert av kommunen som assisterende prosjektleder og økonomisk oppfølging av utbygginga. Engasjementet varer fra mai 2003 til oktober Byggeleder OPAK AS v/john Arne Johnsen utfører byggeledelse for prosjektet. Arkitekt, prosjekteringsledelse og prosjekteringsteam Prosjektleder har hatt følgende samarbeidspartnere ved planlegging av prosjektet: Prosjekteringsleder Eggen arkitekt v/bård S. Solem Arkitekt Eggen arkitekter v/rolf Rise Byggeteknikk F. Stensrud AS v/frode Strand VVS teknikk Sivilingeniør Harold Pedersen El teknikk Spets Consulting Group v/bjørn Myrseth Oppsummering: Kommunen har en tilfredsstillende organisering av utbygginga Er kostnadsoverslagene oversiktlige for prosjektet? Oppsett av kostnadsoversikt for bevilgningsvedtakene: K-sak 82/02 K-sak 51/03 Forprosjekt Budsjettkontroll F-sak 94/03 Budsjettjustering K-sak 18/04 Budsjettjustering Entreprisekostnader Generelle kostnader Spesielle kostnader Reserve sikkerhet Rammekostnad Vedtatt ramme i KS Differanse Våre kommentarer I K-sak 82/02 forprosjektet viser kostnadsoverslaget en ramme på 51,04 mill. Kommunestyret vedtok en ramme på 57,8 mill. Det er en differanse på 6,76 mill fra kostnadsoverslaget til kommunestyrevedtaket. Kommunen beskriver i brev av at differansen skyldes følgende forhold: Differansen mellom vedtatte ramme og overslag skyldes at det i kostnadsoverslaget ikke var tatt høgde for kostnader i forbindelsene med detaljprosjektering. Dette var vi klar over og det ble da tatt inn i bevilgningssaken. Revisor mener at kommunen bør ha oppdaterte kostnadsoverslag som vedlegges saken før saken behandles i kommunestyret. Vi opprettholder vår vurdering i delproblemstillingen. I F-sak 94/03 viser oversendt kostnadsoverslag 59 mill, mens kommunestyrevedtaket har en vedtatt ramme på 55 mill. Her viser kostnadsoverslaget en kostnad på 4 mill mer enn Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 kommunestyrevedtaket. I notat fra prosjektleder den beskrives, at han ikke er kjent med tidligere budsjettjusteringer i denne byggesaken. Dette forklarer hvorfor kostnadsoverslaget ikke er endret. Kommunens rutiner på dette området bør forbedres. Kommunen beskriver i brev av at uoverensstemmelse mellom overslag og vedtak i F-sak 94/03 skyldes dette at vedlagt overslag ikke var oppdatert. Nettopp dette vedtaket dannet grunnlaget for en slik oppdatering 4 mill. ble overført prosjektet for rehabilitering av Lundamo ungdomsskole. Revisor mener at kommunen bør ha oppdaterte kostnadsoverslag som følger saken før vedtak fattes i Formannskapet og at prosjektleder bør informeres om endringer i rammen når vedtak er fattet. Vi opprettholder vår vurdering i delproblemstillingen. Kommunens kostnadsoverslag for budsjettjusteringene i K-sak 18/04 var tilfredsstillende, men prosjektets kostnadsoverslag var ikke vedlagt saken. Kommunen har egen post for reserve sikkerhet i kostnadsoverslaget, noe som er normalt for slike prosjekter. Størrelsen på posten varierer. Posten er en reservepost for uforutsette utgifter i byggeperioden. Tabellen viser en oversikt over budsjettposten reserve sikkerhet i kr og % av totalrammen: Vedtak Reserve sikkerhet i kr Reserve sikkerhet i % Forprosjektet - 82/02 10,5 mill 18,09 % Budsjettkontroll - 51/03 8,7 mill 14,74 % Budsjettjustering - 94/03 8,7 mill 15,81 % Budsjettjustering - 18/04 1,9 mill 3,3 % I tilsvarende prosjekter har vi sett at denne posten har ligget på ca 5 % i forprosjekt som reduseres i byggetiden. Vi mener at posten virker høy i de første vedtakene i byggesaken. Dette kan føre til større slakke i økonomistyringen for utbyggingen. Vi har i denne problemstillingen etterspurt dokumentasjon i byggesaken flere ganger. Det har tatt tid for kommunen å besvare dette. Dette gjør at vi mener rutinerer for dokumentasjon, arkivering og oversendelse av saker til prosjektleder bør vurderes på nytt. Dette for å unngå misforståelser og å ha orden/oversikt i den enkelte byggesak. Vi mener at det mangler et detaljert kostnadsoverslag i saksfremlegget i K-sak 082/02, 51/03, 18/04 og F-sak 094/03. I tillegg mangler en kostnadsoversikt som sammenstiller kostnadsoverslagene i budsjettjusteringsvedtakene. Hvis dette var innarbeidet hadde det gitt politikerne god oversikt over status i prosjektet, og enkel oversikt over hva som forårsaker endringer av rammen ved nye budsjettjusteringer. Oppsummering Kommunen har beskrevne kostnadsoverslag for vedtakene i denne byggesaken. Vi vil likevel påpeke at kostnadsoverslagene har mangler. De er: 1. Det er differanse mellom vedtatt ramme i kommunestyret og fremlagt kostnadsoverslag i K-sak 82/02 og F-sak 94/ De detaljerte kostnadsoverslagene er ikke beskrevet i saksfremleggene i K-sak 082/02, 51/03, 18/04 og F-sak 094/ Prosjektleder har ikke fått beskjed om budsjettendringer i byggesaken. 4. Budsjetterte kostnader for posten reserve - sikkerhet i forprosjektet virker høy i forhold til tilsvarende byggeprosjekter. 5. Kommunen har mangler i rutiner for dokumentasjon, arkivering og informasjon til engasjerte parter. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 4.1.4 Har byggesaken finansiering for den tildelte rammen? Endringer i totalrammen er finansiert enten ved å øke/redusere lån uten rentekompensasjon. KS vedtak K-sak 073/02 K-sak 051/03 F-sak 094/03 K-sak 18/04 Lån med rentekompensasjon 18,1 mill 18,1 mill 18,1 mill 18,10 mill Lån uten rentekompensasjon 39,7 mill 40,9 mill 36,9 mill 38,14 mill Total sum 57,8 mill 59,0 mill 55,0 mill 56,24 mill Konklusjon Det er vedtatt en tilfredsstillende finansiering på totalrammen i bevilgningsvedtakene Er driftskonsekvenser for investeringsprosjektet beskrevet i bevilgningsvedtaket? Bygg og eiendomsavdelingen I forprosjektet ble forvaltning drift og vedlikeholdskostnaden (FDV) beskrevet. Saksfremlegget viser at kommunen for økte FDV kostnader fra år 2004 med kr og fra med kr hvert år. Konklusjon Driftskonsekvens for forvaltning, drift og vedlikeholdskostnader er beskrevet i saksfremlegget og er tilfredsstillende utført Hvilke rutiner styrer investeringsprosjektet? Økonomireglementet Økonomireglementet vedtatt , beskriver i kapitel 9 administrative rutiner for hvordan investeringsprosjekter behandles og styres. Prosjektadministrativ håndbok (PA) Kommunen har utarbeidet en egen PA-bok for Gimse ungdomsskole. Boken omhandler administrative rutiner for gjennomføring av investeringsprosjektet i utførerfasen. Entreprenørene plikter å sette seg inn i håndboken, og følge de retningslinjer for rutiner/prosedyrer som er beskrevet. Kommunens kontroll med prosjektets økonomi Bygg og eiendom beskriver følgende: OPAK AS fører eget prosjektregnskap/statusrapport som sendes en gang i måneden til Melhus kommune. Denne rapporten sammenlignes med kommunens regnskapstall. Uregelmessigheter fanges opp og oppklares. Videre kobles tallene opp i mot løpende budsjett. Avvik fra budsjett, framdriftsplan på prosjekt o.s.v skal rapporteres omgående til rådmannen jfr K-sak 58/03. Helse, miljø og sikkerhet Det er utarbeidet en HMS plan for utførerfasen av OPAK AS. Formålet med planen er at den skal fungere som et verktøy for systematisk oppfølging av relevante lover, forskrifter og bestemmelser som omhandler HMS. Det er viktig at planen blir gjort kjent for og etterleves av alle aktørene i prosjektet samt at verne- og sikkerhetsarbeidet på byggeplassen blir forsvarlig utført. Kontraktbestemmelser Kontraktene mellom entreprenører og byggeherre er dokumentert og er etter gjeldende standard. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

9 Brannsikkerhet Interconsult har vært engasjert som brannteknisk rådgiver/prosjekterende. De har laget en rapport som samstiller de brannteknisk prosjekteringene. Oppgaven omfatter fastsettelse av ytelsesnivå og forutsetninger for prosjektering av brannsikkerhet. I tillegg har NEAS Norsk Brannconsult AS utarbeidet en uavhengig kontroll av brannteknisk prosjektering på bakgrunn av Interconsults rapport. Byggetillatelse Byggetillatelsen er behandlet av bygningsavdelingen i Melhus kommune etter delegert myndighet fra teknisk komite. I vedtaket beskrives det at søknaden om oppføring av tilbygg og ombygging av ungdomsskolen godkjennes. Før brukstillatelse/ferdigattest gis for bygget, må det dokumenteres at beskrevne forutsetninger i vedtaket om byggetillatelsen er oppfylt. Konklusjon Kommunen har tilfredsstillende beskrevne rutiner for investeringsprosjektet Hvordan er anbudsprosessen av entreprisene gjennomført? Herunder om lov og forskrift om offentlige anskaffelser er fulgt. Generelt om lov og forskrift om offentlige anskaffelser: Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt Hensikten med regelverket var å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Forskriften gjelder for alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Dette er et område hvor det tidligere har vært ulike regelverk. Reglene er ment å oppfylle Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen, og bygger på direktiver gitt av EU. Reglene i loven regulerer hvordan en anskaffelsesprosess skal foregå, og setter en del grunnleggende krav til prosessen gjennom lovens 5. I tillegg gir forskriften om offentlige anskaffelser nokså detaljerte regler for prosessens forskjellige faser. Kommunen er gjennom lov om offentlige anskaffelser forpliktet til å følge grunnleggende prinsipper om effektive anskaffelser, forretningsbaserte disposisjoner og likebehandling. Anbudsprosessen for Gimse ungdomsskole tilbygg og ombygging er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Utbyggingen skal gjennomføres som hovedenterprise med tekniske sideentrepriser basert på NS 3430 med de endringer og tillegg som er angitt i kap 5 kontraktbestemmelser og generelt i konkurransegrunnlaget Anskaffelse av prosjektleder Byggeherre har engasjert OPAK som prosjektleder for utbygginga. Kommunens anskaffelse av prosjektleder er beskrevet i egen anskaffelsesprotokoll. Anbudsprotokollen inneholder opplysninger om byggeherre, prosjekt, sted, og tid for åpning. I tillegg beskrives hva anbudet gjelder, hvilke entreprenører som leverer inn anbud med pris. Anbudene er åpnet ihht. NS 3400 og protokollen er bekreftet og underskrevet av byggeherre. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

10 Våre kommentarer: Anbudsprotokollen til byggeherre inneholder viktige opplysninger for anbudsprosessen og er utfylt jfr NS Anbudsprotokollen etter NS 3400 dekker ikke lovkravet i lov om offentlige anskaffelser 5, som sier at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Disse kravene er beskrevet nærmere i forskrift om offentlige anskaffelser 8-1. Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Viktige forhold som skal nevnes er: Begrunnelse for avvisning og utvelgelse av leverandører Begrunnelse for valg av tilbud med angivelse av tilbudets verdi og dets relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger underveis i prosessen skal føres inn i protokollen. Protokollen skal dokumentere at oppdragsgiver har gjennomført konkurransen i henhold til regelverket. I kommunens svarbrev den beskrives: Når Melhus kommune engasjerte prosjektleder mente vi at vi forholdte oss til Lov om offentlige anskaffelser, men gjorde feil i å bruke en gammel mal jfr. NS 3400 som anbudsprotokoll. Vedlagt vår tildelingsmeddelelse dat bekrefter at vi forholdte oss til loven. Revisor mener at tildelingsmeddelelsen som er vedlagt ikke i tilstrekkelig grad oppfyller de påpekte manglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vi opprettholder vår vurdering i delproblemstillingen angående anbudsprotokollen. Oppsummering Kommunens anskaffelsesprotokollen som er basert på NS 3400 har mangler i forhold til krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunens anskaffelsesprotokoll mangler følgende: 1. beskrevet begrunnelse for avvisning og utvelgelse av leverandører. 2. beskrevet begrunnelse for valg av tilbud og dets relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene basert på tildelingskriteriene i kunngjøringen/ konkurransegrunnlaget Anskaffelse av prosjekteringsledelse og prosjekteringsgruppe Prosjekteringsledelse og arkitekt Prosjekteringsleder Eggen arkitekt v/bård S. Solem Arkitekt Eggen arkitekter v/rolf Rise Arkitekt og prosjekteringsleder er firma Eggen arkitekt. De er engasjert av kommunen direkte. Avtalen er ikke mottatt av revisor tiltross for at dette er etterspurt flere ganger. Avtale om tjenestekjøp mellom arkitekt, prosjektleder og kommunen er foretatt uten at kommunen har hatt konkurranse om oppdragene. Det er ikke foretatt kunngjøring i Doffin 2 og heller ikke invitert andre tilbydere. 2 Doffin er et nettsted som inneholder alle kunngjøringer i papirversjonen av Norsk Lysningsblad. Det er krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser om kunngjøring av offentlige anskaffelser i Doffin. Formålet er å effektivisere innkjøp og innkjøpsprosessen i det offentlige ved å få flere og bedre tilbud. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

11 Våre kommentarer: Det stilles krav til å beregne anskaffelsens verdi, noe som får betydning i forhold til krav om kunngjøring og terskelverdier. Kommunen har i realiteten gjennomført en direkte anskaffelse, noe som omfattes av forskriftens Direkte anskaffelse er en lovlig anskaffelsesmåte under forutsetning av at vilkårene i forskriftens 11-2 er oppfylt. Ved direkte anskaffelse gjelder ikke kravet til formell kunngjøring, jfr forskriftens Vi kan ikke se at det i disse konkrete tilfellene er hjemmel for direkte anskaffelse i 11-2, da ingen av unntaksbestemmelsene dekkes. Det følger av lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 at det stilles krav til en åpen og reell konkurranse uansett anskaffelsens verdi, uansett valg av prosedyre. Vi kan heller ikke se at det er lagt til rette for noen konkurranse om disse oppdragene. Hvilke konsekvenser får dette for kommunen? Av innkjøpsloven fremgår at en leverandør kan saksøke en oppdragsgiver både før og etter at en kontrakt er inngått. Under en anskaffelsesprosess før kontrakt er inngått kan domstolene sette til side en oppdragsgivers beslutning dersom denne er i strid med lov eller forskrift. Dette innebærer at domstolene kan treffe en midlertidig avgjørelse under hele anskaffelsesprosessen, før kontrakt er inngått. Etter at kontrakt er inngått kan den tilbyder som mener seg forbigått reise erstatningssøksmål for domstolene. Dersom saksøker har blitt påført tap som en klar følge av kvalifisert brudd på regelverket, kan oppdragsgiver bli idømt erstatningsansvar for den positive kontraktsinteressen, dvs. forventet fortjeneste tilsvarende som om vedkommende hadde fått kontrakten. I tillegg til ovennevnte er det etablert et tvisteløsningsorgan fra : Nemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemnda (KOFA) er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. I foreliggende sak har ingen påklaget avgjørelsen og det er ingen med rettslig klageinteresse. Kommunen bør for ettertiden sørge for at anskaffelsesregelverket overholdes. Oppsummering Direkte anskaffelse av prosjekteringsledelse og arkitekt er ikke i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen skal legges til rette for konkurranse med kunngjøring Anskaffelse av prosjekteringsteam Prosjekteringsteam Byggeteknikk VVS teknikk El teknikk F. Stensrud AS v/frode Strand Sivilingeniør Harold Pedersen Spets Consulting Group v/bjørn Myrseth Kommunen har lagt til rette for konkurranse ved engasjering av prosjekteringsteamet. Anbudsprotokollene for prosjekteringsteamet tilsvarer anskaffelsesprotokollen til prosjektleder som er beskrevet i kapitel Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

12 Våre kommentarer/oppsummering: Kommunens anskaffelsesprotokoll basert på NS 3400 tilfredsstiller ikke kravet i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vi viser til våre kommentarer i kapitel som beskriver manglene nærmere Anskaffelse av hoved- og delentreprenører Prosjektet er inndelt i følgende struktur for sideentreprise: Entreprise E-20 Bygningsmessig hovedentreprise NCC Construction AS E-31 Røranlegg Horgmo Rørkompani AS E-36 Luftbehandlingsanlegg Gunnar Karlsen AS E-40 Elektroentreprise Vintervoll AS E-62 Heiseanlegg Otis A/S Kommunen har kunngjort konkurranse for engasjering av hoved- og delentreprenørene. Det er inngått avtale med alle entreprenørene. Våre kommentarer/oppsummering Revisor har ikke mottatt anskaffelsesprotokoll for delentreprisene, men vi har mottatt underretning til entreprenørene som viser hvem som har mottatt anbudet og hvem som har deltatt med priser fra den enkelte entreprenør. Underretningen tilfredsstiller ikke kravet til anskaffelsesprotokoll. Kommunen mangler anskaffelsesprotokoll for delentreprisene. Vi viser til våre kommentarer i kapitel Kunngjøring av anskaffelsene Kunngjøring av anbud Konkurransen for prosjekteringsleder og arkitekt er ikke kunngjort i Doffin Norsk lysningsblad. Det er gjennomført kunngjøring for konkurranse om delentreprisene. Tilbudsregler: Tilbudsreglene er beskrevet som følgende i kunngjøringen. Konkurranse for entreprisene er gjennomført som konkurranse med forhandlinger uten at tilbyder er blitt utvalgt på forhånd. Kriterier for valg av tilbud i konkurranse grunnlaget er: Kriterier for tildeling av kontrakten er beskrevet som: pris, leveringstid/byggetid, leveringssikkerhet, faglig og teknisk kapasitet, likviditet/soliditet, tilbudt bemanning/kompetanse (særlig anleggsleder hos hovedentreprenøren), tilbyders erfaring fra tilsvarende arbeid, ev. forbehold. Kriteriene er satt opp i ikke- prioritert rekkefølge. Oppsummering Kommunen mangler kunngjøring av konkurranse for prosjekteringsleder og arkitekt for prosjektet. Kommunens tilbudsregler og kriterier for valg av tilbud er beskrevet Konklusjon Vi har funnet mangler i forhold til det offentlige anskaffelsesregelverket i flere forhold: Etter vår vurdering har kommunen ikke hjemmel til å engasjere prosjekteringsleder direkte uten konkurranse. Anskaffelsesprotokollen basert på NS 3400 for prosjektleder og prosjekteringsteamet er ufullstendig. Det fins ikke anskaffelsesprotokoller for delentreprisene. Ovennevnte mangler tilfredsstiller ikke lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

13 5. KONKLUSJON Kommunestyret har vedtatt bakgrunn, oppstart, byggestart og totalramme for utbygginga. Saksgangen er normal og lik saksgangen for tilsvarende byggeprosjekter. Kommunen har en tilfredsstillende organisering av utbygginga. Det er beskrevne kostnadsoverslag for vedtakene i byggesaken. Det er vedtatt en tilfredsstillende finansiering på totalrammen i bevilgningsvedtakene. Kommunen har tilfredsstillende beskrevne rutiner for investeringsprosjektet. Kommunen har forbedringspotensialer, disse er: Det mangler et detaljert kostnadsoverslag for totalrammen. Dette hadde gitt politikerne en oversikt over status i prosjektet og enkel oversikt over hva som forårsaker endringer ved nye vedtak. Kostnadsoverslaget sikrer at kommunen har beskrevne kostnader for vedtatte ramme. Kostnadsoverslagene for byggesaken har mangler. De består i: - Det er differanse mellom vedtatt ramme i kommunestyret og fremlagt kostnadsoverslag i K-sak 82/02 og F-sak 94/03. - De detaljerte kostnadsoverslagene er ikke beskrevet i saksfremleggene i K-sak 082/02, 51/03, 18/04 og F-sak 094/03. - Prosjektleder har ikke fått beskjed om budsjettendringer i byggesaken. - Budsjetterte kostnader for posten reserve - sikkerhet i forprosjektet virker høy i forhold til tilsvarende byggeprosjekter. - Kommunen har mangler i rutiner for dokumentasjon, arkivering og informasjon til engasjerte parter. Anskaffelsesprosessen for investeringsprosjektet har mangler. Manglene omhandler: - Det er ikke hjemmel i anskaffelsesforskriften 11-2 for kommunens direkte anskaffelse av prosjekteringsleder og arkitekt. - Kommunens bruk av anskaffelsesprotokoll NS 3400 for prosjektleder og prosjekteringsteam har mangler og er ikke i henhold til loven. - Kommunen mangler anskaffelsesprotokoll for delentreprisene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13