Komfiek. Trøndelag [K5. MØTEINNKALLING A«~mf.V "a" k 'år L. / U l MAR Z016 VERRAN KOMMUN E. -sekretaraal for kontrollutualgene. Kontrollutvalget _

Transkript

1 \ VERRAN KOMMUN E Komfiek Kontrollutvalget _ Trøndelag [K5 -sekretaraal for kontrollutualgene [Sf MOTTATT / U l MAR Z016 MØTEINNKALLING A«~mf.V "a" k 'år L Dato: Mandag 7.mars 2016 Tid: Kl Sted: Verran servicekontor, møterom Malm (1.et.) De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/16 Skatteoppkreverfunksjonen /16 Orientering fra revisjonen - rapport etter intern kontroll på likvidområdet og innkjøpsområdet 006/16 Rapport etter ekstern kvalitetskontroll av KomRev Trøndelag IKS Steinkjer Dag Ivar Borg Per elgí Gen erg _/ leder kontrollsekretær E-post: genhelge.2enber2@komsek.no Dir.tIf. 74 ll Mob KomSek Trøndelag IKS, postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: , e-post: post@komsek.no,

2 VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget Komfiek Trøndelag IKS i sel(retariat for kontrollutualgene SAK 004/16 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2015 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport vedr. Skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2015 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedr. Skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Verran kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Verran kommunes skatteregnskap for 2015 Den totale Skatteinngangen for 2015 utgjorde kr. l Tilsvarende tall for 2014 er kr 191.7l Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollraddort vedr. skattflnbkreverfunksjonen i Verran kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: 0 lntemkontroll 0 Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet

3 r 0 Skatte- og avgiftsinnkreving o Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontroller som er gjennomført, finner Skatteetaten at internkontrollen - med visse merknader - er forsvarlig og at regnskapsføringen, avleggelsen av skatteregnskapet og innkrevingen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontrollen har vært gjennomført i tilstrekkelig omfang. Vurdering Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfiinksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollutvalget kan ta rapporten til orientering. Steinkjer ? I! ' /'. Per elge Gen erg kontrollsekretåer

4 l MOTTATT UB FEB. må 7 r J?, i //M y f/áêâffw Årsrapport for Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag Verran kommune Årsrapport 2015/Verran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag

5 2 innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse lntemkontroll Skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen lnnfordring av krav Restanseutvikllngen 'l Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre är Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år lnnfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen i l l Årsrapport 2015/Verran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag

6 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt ' Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet y til skatteoppkreverfunksjonen i gggskapséret ' Ressursbruk ved skatteggpkrevemontoret, fordelm av årsverk Skatteregnskap 1,0 22 % lnnfordringflz skatt Ægrbeidsgiveravgift 2,0 43 % Arbeidggiverkontroll 1,5 33 % Administrasjon 0,1 2 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontors arbeidsområde omfatter kommunene 1724 Verran, 1702 Steinkjer, 1736 Snåsa og 1756 Inderøy. Kontoret selger arbeidsgiverkontroller til 1740 Namsskogan og 1742 Grong Ressurser og kompetanse I budsjettet for 2015 var det lagt opp til 5 årsverk. En vakanse fra 1. august 2015 gjør at faktisk ressursbruk i 2015 har vært 4,6 årsverk. Kontoret har tilgang til kompetanse som står i forhold til arbeidsoppgavene. 1.2 Internkontroll Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor er stort nok til at det lar seg gjøre å etablere en funksjonsdeling og dermed sikre tilstrekkelig intern kontroll. 1.3 Skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift kr kr Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift kr kr Fordelt til fylkeskommunen kr kr Fordelt til kommunen kr kr Fordelt til staten kr kr Krav som er ufordelt kr 1 kr - Videresending plassering mellom kommunerrkr kr SUM kr kr Skatteutvalg Det har vært fremmet en lempningssak for det regionale skatteutvalget. Årsrapport 2015/Verran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag

7 4 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag bekrefter at skatteregnskapet for 2015 for Verran kommune er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere av 8.april nr. 2. Årsregnskapet for 2015 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2014 innestående margin for inntektsåret 2014, pr kr For mye avsatt margin for inntektsåret 2014 kr Marginprnsent Prosentsats marginavsetning: 12 % Margin for inntektsåret 2015 Marginavsetning for inntektsåret 2015, pr kr Gjeldende prosentsats marginavsetning: 12 % Kommentarer til marginavsetningen Det har vært avsatt tilstrekkelig margin for Årsrapport 2015/Verran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag 20,

8 5 3. lnnfordring av krav 3. 1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Endring i Endring i berostilt Herav berostilt Herav berostilt ' 3ta"5 Stm Restanse restanse Restanse restanse Reduksi V) Reduksjon (-) skatteart økning(+) økning(+) Sum restanse pr. skatteart kr kr ~ kr kr - kr kr Arbeidsgiveravgift kr kr kr kr Artistskatt kr - kr Forsinkeisesrenter kr kr kr kr Forskuddsskatt kr 200 kr 200 kr «kr Forskuddsskatt person kr kr kr kr Forskuddstrekk kr kr kr kr Gebyr kr - kr lnnfordringsinntekter kr kr kr kr Inntekt av summarisk kr _ kr fellesoppggør Kildeskatt kr - kr Restskatt kr kr kr kr Restskatt person kr kr kr kr Sum restanse div krav kr kr - kr - kr - kr kr Diverse krav kr kr kr Sum 'estanse pr' kr kr - kr kr - kr se 993 kr skatteart inkl div krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Oversikten viser en positiv nedgang i restanser restskatt, person. Restanse forskuddstrekk er mye høyere enn foregående år. Økningen skyldes en stor enkeltrestanse Restanser eldre år lnmektsér Sum restanse Herav skatteart (debet) Restskatt - person 2013 kr kr kr kr kr kr kr Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste - forelda krav t.o.m og gjennomført tiltak for å sikre at krav ikke foreldes. For enkelte krav har det ikke vært ansett som hensiktsmessig å iverksette fristavbrytende tiltak. Antall krav som var foreldet pr : 4 Samlet beløp på krav som var foreldet pr : kr Årsrapport 2015/Verran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag

9 6 3.2 Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Resultat pr Totalt innbetalt skatt/avgift av sum krav siste år Resultatkrav Differanse Restskatt, personlige skattytere (2013) 99,1 % 94,0 % 5,1 % Arbeidsgiveravgift (2014) 99,3 % 99,9 % -o,1 % Forskuddstrekk (2014) 99,9 % 100,0 94, 01 % Utskrevet forskuddsskatt, personlige skattyte re (2014) 100,0 % 99,4 % 0,6 % Restskatt, upe rsonlí ge skattytere (2013) 99,9 % 99,4 % 0, 5 % Utskrevet forskuddsskatt, upersonlige skattytere (2014) 100,0 % 99,9 % 0,1 % Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Oppnâdde innfordringsresultater kommer som følge av variert og aktiv bruk av tilgjengelige virkemidler. 3.3 Saernamskompetanse Skatteoppkreverne kan i henhold til skattebetalingslovens 14-3 avholde forretning for utleggspant i sitt distrikt for skatte- og avgiftskrav som de har innkrevingsansvaret for. Inn- Trøndelag skatteoppkreverkontor benytter denne særnarnskornpetansen i stor grad. Dette anses å. bidra både til gode innfordringsresultater og mer rettídíg innbetaling. I 2015 ble det omdisponert ressurser internt for å opprettholde denne funksjonen. 4. Arbeldsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgíverkontrollen Arbeidsgiverkontrollen inngår i kontorets ordinære virksomhet. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2015: 5 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2015: 6 Som utgjør: 6 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2014: 5 l Årsrapport N erran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag

10 7 4.3 Resultater fra arbeidsgíverkontrollen Det er gitt regnskapsmerknader og foretatt egenrettinger. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Det er gjennomført arbeidsgiverkontroller i tilstrekkelig omfang. Sted/dato: Malm, 20. januar 2016 j Cl/» CQéÁ/f M Szkattéoppkrjzéerens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for signert av Skatteoppkreveren. Årsrapport 20 l 5Nerran Skatteoppkreveren i Inn-Trøndelag 2o_0]_2o15

11 /~ Årsregnskap - kommune - sammendrag Utvalgskriterier: Komm nr: '1724', År; '2015', Hovedbokstype : 'K' Sum Sum Sum Sum totalt Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre innestående margin Udisponert resultat Arbeidsgiveravgift Kildeskatt mv - 100% stat Personlige skatteytere Upersonlige skatteytere Renter Innfordring Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Videresending plassering mellom kommuner Valgt àr ~ O Forrige àr oss s o ao4-137 ros 179 -s see ses m 43 saa aa o 473 0

12 Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldíg skattekreditorene Fordelingsoppgiøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har Skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til Skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udísponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssysternet. innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

13 å Saksbehandler Deres dato Vár dato Skatteetaten Ann Kristin Leinum / KOMMUNESTYRE VERRAN KOMMUNE Liavegen MA_I:l\,/I Telefon Deres referanse Vår referanse /53102 Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april Skattekontoret har faglig ansvar og instruksj onsmyndighet overfor Skatteoppkrever-ne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål» og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksjonen. Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverfunksj onen er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksj onen er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreveme" av l. februar Skattekontoret har ansvaret for â avklare at skatteoppkreverfunksj onen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: 0 Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet I Skatte- og avgiftsirmkreving 0 Arbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksj onen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunlcsj onen. 2. Om skatteoppkreverkontoret 2.1 Bemanning Sum årsverk til skatteoppkreverfunksjonen iht. skatteoppkreverens årsrapporter: Antall årsverk 2015 Antall årsverk 2014 Antall årsverk ,6 5,2 5,0 Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 2060 Se Molde 0rg. nr: : Telefaks skatteetatemno/sendepost

14 å 2015/53102 Side 2 av4 Skatteoppkreverkontoret har hatt en nedgang i ressurssituasjonen fra august 2015, da en av de ansatte gikk ut i permisjon. 2.2 Organisering Arbeidsområdet til Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor omfatter kommunene Verran, Steinkjer, Snåsa og Inderøy. I tillegg utfører kontoret arbeidsgiverkontroll til Namsskogan og Grong. 3. Måloppnåelse 3.1 Skatte- og avgíftsinngang Skatteregnskapet for Verran kommune viser per 31. desember 2015 en skatte- og avgifisinngangl til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanserz på kr Skatteregnskapet er avlagt av kommunens Skatteoppkrever 20. januar Innkrevingsresultater Vi har gjennomgått innkrevingsresultatene per 31. desember 2015 for Verran kommune. Resultatene viser følgende: Totalt Innbetalt av Resultat- Innbetalt av Innbetalt av innbetalt sum krav krav sum krav (i %) sum krav (i %) i MNOK (i %) (i %) forrige år regionen Restskatt personlige skattytere ,0 99,1 % 94,0 % 92,4 % 94,8 % Arbeidsgiveravgift ,3 99,8 % 99,9 % 99,7 % 99,8 % F orskuddsskatt personlige skattytere ,0 100,0 % 99,4 % 100,0 % 99,5 % Forskuddstrekk ,2 99,9 % 100,0 % 99,9 % 99,9 % F orskuddsskatt upersonlige skattytere ,1 100,0 % 99,9 % 100,0 % 100,0 % Restskatt upersonlige skattytere ,6 99,9 % 99,4 % 100,0 % 99,1 % Med unntak av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk er alle resultatkravene nådd. Skatteoppkreveren opplyser i sin årsrapport at oppnådde innfordringsresultat kommer som følge av variert og aktiv bruk av tilgjengelige virkemidler. De benytter sæmamskompetansen i stor grad. Dette anser de bidrar til gode innfordringsresultater, og mer rettidig innbetaling. 3.3 Arbeidsgiverkontroll Skatteoppkreveren for Verran kommune er tilsluttet kontrollordningen ved Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

15 l å 2015/53102 Side 3 av 4 Resultater for Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor per 31. desember 2015 viser følgende iht. skatteoppkreverens resultatra portering: Antall Minstekrav Antall utførte Utført Utført Utført Utført arbeidsgivere antall kontroller kontroller kontroll kontroll kontroll kontroll 2015 (5 %) (i %) 2014 (i %) 2013 (i %) region (i %) l ,5 % 5,0 % 5,5 % 4,1 % Resultatene er samlet for hele kontrollordningen, inkludert kommunene Namsskogan og Grong. Utførte kontroller for 2013 gjelder kun for Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor uten de nevnte kommunene. Skatteoppkreveren har i sin årsrapport rapportert kontrollene som er gjennomført for Verran kommune. Denne rapporteringen viser at det var planlagt gjennomført 5 kontroller, og det ble ennomført 6 kontroller. Skatteoppkreveren konkluderer på dette grunnlag med at det for Verran er gjennomført arbeidsgiverkontroller i tilstrekkelig omfang. 4. Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontoret har i 2015 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for ornrâdet skatteregnskap. Siste stedlige kontroll ble avholdt 23. mars Skattekontoret har i 2015 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll. 5. Resultat av utført kontroll 0 Intern kontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, har vi avdekket følgende svakheter i skatteoppkreverens overordnede interne kontroll, hvor gjeldende regelverk ikke er overholdt: 0 Manglende utarbeidelse av Virksomhetsplan 0 Manglende utarbeidelse av nye rutinebeskrivelser og oppdatering av etablerte rutinebeskrivelser Utover det som er påpekt, er det ikke avdekket andre vesentli ge svakheter i skatteoppkreverens overordnede interne kontroll. 0 Regnskapsførin g, rapportering og avleggelse av skatteregnskap l Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, finner vi at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. 0 Skatte- og avgtftsinnkreving 1 Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, finner vi at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk.

16 i o 2015/53102 Side 4 av 4 0 Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, finner vi at utførelsen av arbeids giverkontrollen utføres i tilstrekkelig omfang. Kontrollordníngen har i 2015 i hovedsak utført forrnalkontroller, og bare et begrenset antall avdekningskontroller. Pâ denne bakgrunn anser Skatt Midt-Norge å ha et for lite grunnlag til â uttale seg om utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i forhold til regelverket. 6. Ytterligere informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger for 2015 gitt pålegg og anbefaling som er meddelt skatteoppkrevereni rapport av 9. april Skatteoppkreverkontoret har ikke gitt tilbakemelding på pålegg og anbefaling som er gitt. l Vennlig hilsen aiilgsøøålääa sen Avdelingsdirektør Skatt Midt-Norge 54% W Stein-Ove H ortland Kopi til: K02%lymlgfitíaayçxtfankomagen._- o'_~ 1 <atteoppkreveren i Inn-Trøndelag ø Riksrevisj onen

17 VERRAN KOMMUNE Kontrolllltvalget Komfiek Trøndelag [K3 i -sekretariat for Kontrollutualgene. s SAK 005/16 ORIENTERING FRA REVISJONEN RAPPORT ETTER INTERN KONTROLL PÅ LIKVIDOMRÅDET OG INNKJØPSOMRÅDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Rapportene Intem kontroll likvidområdet og Intern kontroll innkjøpsområdet, Verran kommune, datert Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS har gjennomført regnskapsrevisjonsprosjektene «Intern kontroll likvidområdet og Intern kontroll innkjøpsområdem, og legger fram rapportene for Verran kommune. Dokumentene skal ikke behandles av kontrollutvalget, men ettersom skriftlige rapporter om denne typen internkontroll innenfor regnskapsrevisjon er nytt, får revisjonen anledning til å gi en orientering i egen sak. Steinkjer Ã//we Per lg Ge?{erg B kontrollsekref ær

18 '''''' 'ø I ívxotttr/ått Verran v/rådmannen kommune Liaveien MALM t 3 JAN /4/maéy V/éir/992 wa? Deres ref.: Vår ref.: Saksnr.: Arkiv: Dato: lj 16/12 O Rapport: Intern kontroll likvidområdet Verran kommune Forord l denne rapporten oppsummerer KomRev Trøndelag IKS regnskapsrevisjonsprosjektet «Intem kontroll likvidområdet». Prosjektet ble startet ved at vi i junj 2015 sendte orientering til rådmannen om oppstart av prosjektet, samt kartleggingsskjema til økonomitjenesten. Fra august og utover høsten har vi gjennomgått de retumerte kartleggingsskjema og hatt møte med økonomitjenesten i Verran kommune og Irm-Trøndelag Regnskap og Lønn for å teste den inteme kontrollen i kommunen. Økonomisk intern kontroll -ledelsens ansvar God intern kontroll skal bl.a. sikre at regnskapet for kommunen ikke inneholder vesentlige feil. Sentrale kontroller som blant annet arbeidsdeling, tilgangskontroller og avstemminger bør etableres for å sikre dette. Det er rådmannen som har ansvaret for at det er etablert en god internkontroll, samt at kontrollene gjennomføres og fungerer effektivt. Dokumentasjon av gjennomførte kontroller gir bedre mulighet til å avdekke og følge opp ev. avvik, samt muligheten til å overvåke at intem kontroll fungerer. 1. Innledning Formålet med kartlegging og testing av rutinene på likvidområdet er å påse at kommunen har etablert gode rutiner når det gjelder: l. Månedlige avstemminger av balanseposter bank mot bankutskrifter 2. Løpende avstemminger og telling av kasse, føring av kassebok Økonomisjef i Verran kommune, Elise Dahl har besvart vårt kartleggingsskjema. På denne måten har vi fått kjennskap til hvordan den interne kontrollen skal fungere. Vi har gjennomført oppfølgingsmøter med økonomitjenesten og Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn. Via samtaler og tilsendt dokumentasjon fikk vi en forståelse av hvordan rutinene i praksis utføres. 2. Foretas det månedlige bankavstemminger? Det bør foretas minimum månedlig avstemming av bankkonti som har mange bevegelser i løpet av året og store saldoer. Bokført bankkonto i regnskapet avstemmes mot bankutskrifter og differanser pga tidsforskyvninger og uavklaxte poster skal framkomme på avstemmingsskjema. Dersom differansene føres mot en interims-/mellomregningskonto skal også denne avstemmes minst en gang pr mnd. Det skal ikke stå gamle uavklarte poster på avstemmingsskjema / interimskonto og det skal signeres for utført avstemming. (signeríng kan gjøres elektronisk evt på sjekkliste.) Avstemmingen bør ikke foretas av en med tilgang til bankkontoen. KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Orgnr: MVA e-post: post@krt.no - www,krt.no - Hovedkontor: Steinkjer- Avdelingskontor: Stjørdal. Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

19 Fakta i På de mest brukte bankkontiene utføres avstemming en gang pr mnd. Kontoutskrifter bank avstemmes mot saldo i regnskapet. Eventuelle differanser avklares løpende gjennom måneden. Det er hin-trøndelag Regnskap og Lønn som er ansvarlig for avstemmingene. Den enkelte setter avstemmingen inn i perm. Skal over på elektronisk lagring. l en avstemmingspermen settes: Utskrifi konto fra Agresso og utskrifi bank, samt kvittert for utført i felles avstemmingsoversikt. 3. Foretas det løpende avstemminger og tellinger av kassene, føres det kassebok? Daglig kassesalg krever daglig telling og avstemming av kassebeholdning. Kasseoppgjør skal signeres av to personer. Det bør føres kassebok og det er krav om kassaapparat når salget er over 3G (tilsvarer kr ), eller at det er momspliktig salg. Fakta l rutínebeskrivelsen opplyses det at kommunen har følgende kasser: ø Servicetorget Malm ungdomsklubb o Kantine ved kjøkken helsetun ø Malm legekontor r' t i Ved møtene med økonomitjenesten og Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn ble det sett nærmere på rutinene. Servicetorget Verran rådhus: Det er utarbeidet instruks for kasseforvaltning Venan servicekontor samt instruks for kasseforvaltning på drifisenhetene. Dagsoppgjør hver dag etter stengetid. Dagsoppgjøret noteres i egen bok på kontoret. Si gneres av den som har foretatt dagsoppgjøret. I hovedsak leder, stedfortreder ved fravær. Oppgjørsskjema med tilhørende bilag oversendes til Inn-Trøndelag Regnskap & Lønn. Avstemmingen kassen gjøres opp daglig. Malm Legekontor: Kassa skal avstemmes jevnlig og minst en gang i måneden. Kasseavstemmingen skal dokumenteres skriftlig på eget skjema. Eventuelle kasseavvik må følges opp og søkes avklart. Avstemmingsskjemaene oppbevares i egen penn. Avstemmingsskjema sendes sammen med kontantlevering til Verran Servicekontor. Avstemmingen kassen avstemmes minst en gang i måneden, det er ingen avstemming mellom kassen og regnskapet da kassebeholdning går inn i hovedkassen ved kontantlevering. Revisjonens vurderinger: Enhetene har stort sett etablert gode rutiner både mht kassetellinger og avstemminger av dagsoppgjøret, men ingen avstemming mot regnskapet. KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Orgnr: MVA e-post: post@kn.no - www,krt.no - Hovedkontor: Steinkjer- Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

20 Kassetellinger For å dokumentere at det er etablert internkontroll ved at to ansatte teller hovedkassen, bør skjemaet som viser resultatet av tellingene, dateres og signeres av begge to som har uført opptellingen. Kan med fordel utarbeide felles slgema for kassatelling. Bokføring av kassebeholdníng Pr. d.d. er det kun kassen i servicetorget som har egen konto i balansen. Det bør av balansen fremgå hvor mye vekslepenger det er i hver enkelt kasse. 4. Oppsummering og konklusjon Utfia våre kontroller mener vi at Verran kommune i hovedsak har etablert rutiner som sikrer god intern kontroll på lilcvidområdet. Vi har i rapporten gitt noen kommentarer/forbedringspunkter som summeres opp nedenfor: Bank For å sikre god internkontroll på området må det legges opp til arbeidsdeling slik at det ikke er samme person som registrerer, avstemmer og som har banljullma/d. Inntrøndelag regnskap og lønn har ansvaret for å avstemme bank. Administrasjonen í Verran kommune er relativt liten og det er begrenset hvor mye arbeidsdeling som er mulig. Kasse For å dokumentere at det er etablert internkontroll ved at to ansatte teller kassen, bør skjemaet som viser resultatet av tellingene, dateres og signeres av begge to som har utført opptellingen. Kan med fordel utarbeide fialles slgema for kassatelling. Det bør etableres rutiner for avstennnirrg kassabeholdzzingen i regnskapet slik at regnskapet tilfredsstiller Bokføringslovens bestemmelser fiar dokumentasjon av balansen. Det bør av balansert fiemgå hvor mye vekslepenger det er i hver enkelt kasse. s Ut ifra det vi har kartlagt og observert, ser det ut som servicetorget har gode rutiner som fungerer tilfredsstillende på området. En svakhet/risiko vi kan se er den forholdsvis store kontantbeholdningen i kassen i servicetorget. Ifølge rutinen skal beholdningen normalt ikke overstige kr Ved vårt besøk var beholdningen Vi anbefaler at kassebeholdningen holdes på et lavere nivå, mislighetsrisikoen men også risikoen fiør ran/tyveri vil øke dersom det er kjent at kommunen har en stor kontantbeholdning i servicetorget. â i KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER ~ Telefon: Orgnr: MVA e-posl: post@kr(.no Hovedkontor: Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal. Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

21 Med vennlig hilsen KomRev Trøndelag IKS Ø auritz].løvaas Jessen Oppdragsansvarlíg revisor Kopi: Kontrollutvalget i Verran kommune, v/komsek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER Verran kommune, v/økonoinisjef Elise Dahl, Liaveien l MALM Inn-Trøndelag Regnskap og lønn, v/lene V. Martinsen, Vennalivegen 7, 7670 INDERØY KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos. Brønnøysund og Mosjøen

22 Mc>TTA TT t i 3 MN ')!\)l I[1I,-{cg H45 Verran kommune v/rådmannen Liaveien l 7790 MALM Deres ref.: Vår ref.: Saksnr.: Arkiv: Dato: lj 16/8 O Rapport: Intern kontroll på enheter, innkjøpsområdet Verran kommune Forord l denne rapporten oppsummerer KomRev Trøndelag IKS regnskapsrevisjonsprosjektet «Intern kontroll innkjøpsområdet». Prosjektet ble startet ved at vi i juni 2015 sendte orientering til rådmannen om oppstart av prosjektet, samt kartleggingsskjema til tilfeldig utvalgte enheter. I høst har vi gjennomgått de retumerte kartleggingsskjema og hatt møter med enhetene for å teste den inteme kontrollen i kommunen og kontrollere bokførte regnskapsopplysninger på innkjøpsområdet. Dette er en av to rapporter knyttet til kontroll av inteme rutiner ved enheter i Verran kommune andre rapporten vurderer intem kontroll på likvidområdet. i Den Økonomisk intern kontroll -ledelsens ansvar God intem kontroll skal bl.a. sikre at regnskapet for kommunen ikke inneholder vesentlige feil. Sentrale kontroller som blant annet arbeidsdeling, tilgangskontroller og avstemminger bør etableres for å sikre dette. Det er rådmannen som har ansvaret for at det er etablert en god internkontroll, samt at kontrollene gjennomføres og fungerer effektivt. Dokumentasjon av gjennomførte kontroller gir bedre mulighet til å avdekke og følge opp ev. avvik, samt muligheten til å overvåke at intern kontroll fungerer. 1.1 Kriterier Som grunnlag for kontrollen har vi blant annet brukt kommuneloven ledd, bokføringsloven, god kommunal regnskapsskikk og inteme rutiner. God intern kontroll skal håndtere :riktige eller kritiske risikoer slik at vesentlige feil eller avvik blir avdekket eller forhindre! ved gjennomføringen av kontrollen. I dette prosjektet har vi brukt følgende kriterier for god intem kontroll på regnskapsføring innkjøpsområdet: 1. lnnkjøpet gjelder kommunen 2. Innkjøpet er tilstrekkelig dokumentert 1.2 Metode Vi har trukket ut 4 tilfeldige enheter i kommunen, og enkelte tilfeldige inngâendefaktura fra disse ansvarsområdene i regnskapet. Ved enhetene har vi intervjuet ansatte med attestasjons- og anvisningsmyndighet om enhetens rutiner og praksis. Med utgangspunkt i kartlagte rutiner, samtale og bilag/inngående faktura har vi gjennomført vår test. Vi testet om enhetens praksis stemte med deres beskrivelse. KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Orgnr: MVA e~postz post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

23 2. Har Verran kommune god intern kontroll på regnskapsføring av innkjøp? 2.1 Gjelder innkjøpet kommunen? Ved bestilling og ved mottak må det vurderes om kjøpet er i kommunens interesse. De som attesterer og anviser på faktura må skaffe seg informasjon om varen og eller tjenesten er levert, og at den gjelder kommunen. Kommunens økonomireglement avsnitt 3 og 4 sier noe om kjøp og salg av varer og tjenester, anvisning og fakturering. Fakta I Verran kommune sendes inngående faktum, elektronisk, til rette vedkommende for kontering, attestering og anvisning, før de går til utbetaling. Der faktura ikke er ordentlig merket, brukes det noe tid på å fmne ut hvilken enhet fakturaen gjelder. Vet ikke mottakeren av fakturaen hva det gjelder, ringer de ofle til leverandøren for å få mer informasjon. Som ofiest gjelder fakturaen Verran kommune, men den er kommet til feil enhet. Før faktura attesteres og anvises, kontrolleres den mot evt. avtale, bestilling og mottatt vare/utført tjeneste. Alle enheter kjente til hva som var innkjøpt og at det aldt kommunen, før de attesterte og anviste på fakturaene. Revisjonens vurderinger Vi mener kommunen har god intern kontroll på at innkjøp i regnskapet gjelder kommunen. Attestasjon og anvisning av faktura er dokumentasjon på at den interne kontrollen av innkjøpet er utført. De utplukkede fakturaene for test har vi fått bekreftet elder kommunen. 2.2 Er innkjøpet tilstrekkelig dokumentert? En forutsetning for at inngående avgift kan trekkes fra/kompenseres, er at dokumentasjonen tilfredsstiller de regler som framgår av bokføringsbestemmelsene. Det er derfor viktig at kjøperen påser at han får bilag som tilfredsstiller formkravenc i Bokføringsforskrifien 5-1. Salgsdokumentet skal minst inneholde: Nummerering, dato, kjøper, selger og hans organisasjonsnummer, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, beløp og merverdiavgift. Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. I de tilfeller ytelse og omfang ikke er opplyst om i faktura, men at det henvises til ordre eller avtale, så er også ordre eller avtale en del av primærdokumentasjonen. Det må da være en sporbar henvisning fra faktura til ordre/avtale der denne er arkivert. Bokføringsforskrifien inneholder spesielle krav til dokumentasjon av reise- og bevertningsutgifier. For reiseutgifler skal det framgå hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjon av bevertningsutgifier skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. Fakta Verran kommune har felles fakturamottak ved lim-trøndelag Regnskap og Lønn. Faktura sjekkes før de skannes inn. Hvis de mangler fakturanummer, organisasjonsnummer, fakturadato, avsender eller mottaker, blir de retumert til avsender, med brev om hva kommunen krever at en faktura skal inneholde. Det samme gjelder for momsspesifikasjon og betalingsforfall. Innkjøpene er i større grad enn før konsentrert til få leverandører. Enhetene sier at de sjelden er borti mangelfulle fakturaer nå. De kontrollerte fakturaene er i hovedsak tilfredsstillende dokumentert ihht bokføringsreglene. På enkelte av fakturaene er det ikke opplyst om ytelsens art og omfang, men det vises til avtale uten at denne er vedlagt. På regnskapsbilaget/faktiiraen er det ikke gjort noen henvisning til hvor ordre/avtale eventuelt er arkivert. Når det gjelder avtaler, så er de arkivert i sakssystemet eller i perm på enheten, men bilaget i regnskapet har ingen henvisning til arkivreferansen. i KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Orgnr: MVA e-post: post@kn.no Hovedkontor. Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

24 Revisjonens vurderinger Vi mener kommunen i hovedsak har gode rutiner for å sikre seg at innkjøpene er tilstrekkelig dokumentert. Det er avdekket svakheter på disse områdene: Henvisning til avtaler mm: i For faktura som ikke opplyser om ytelsens art og omfang, men som kun viser til ordre, avtale eller lignede, anbefaler vi at det innføres rutine for henvisning fra regnskapsbilaget, for eksempel i notatfeltet, til arkivreferanse for underdokumentasjonen. Uten denne henvisningen er ikke faktura tilfredsstillende dokumentert, og kommunen har ikke krav på momsfradrag/kompensasjon. 3 Overholdes lov om offentlig anskaffelser? Ved besøkene har vi spurt om praktiseringen av lov om offentlig anskaffelser. Det virker som at alle enhetene er bevisst på at de skal hente inn tilbud fra flere for å få best mulig pris, og at de følger kommunens økonomireglement kap De besøkte enhetene er også samstemte når det gjelder at det skal innhentes tilbud fra minst tre leverandører ved anskaffelser mellom kr , og at dette må dokumenteres med anskaffelsesprotokoll. Videre at anskaffelser over kr utlyses på Doffin. Vi tok stikkprøver av tre investeringsprosjekt i regi av Verran kommune: Prosjekt 618 Ledningsnett og veier Malmlia. Prosjekt 242 Malm oppvekstsenter. Prosjekt 212 rehab. skolebygg Folla. l henhold til forskrift om offentlige anskaffelser- kap (1) skal oppdragsgiver føre protokoll for anskaffelser som overstiger kr 100 O00 eksl. Mva. Kommunen hadde anskaffelsesprotokoll på de prosjektene vi gjennomgikk. 4 Mislighetskontroll Ull. til vår metodikk må vi alltid ha en mislighetshandling på innkjøpområdet. Og i den forbindelse har vi stilt noen spørsmål til enhetsledeme om hvordan interkontrollen fungerer på dette området. Mest for å lufte holdningene. Eks. spørsmål: Er det mulig å låne kommunens driftsmidler privat og evt. hvordan gjennomføres dette? Evt. varelager av pc, telefoner, Ipad osv. og hvordan er interkontrollen for å sikre at noe ikke kommer på «avveie»? Revisjonens inntrykk er at enhetene har en bevist holdning til mislighetsrísikoen. Vi vil gjøre oppmerksom på at store deler av internkontrollen rundt innkjøp er basert på tillit, og er kanskje også nødt til å være basert på tillit. I saker som omhandler misligheter er det ofte denne tilliten som blir utnyttet. 5. Oppsummering og konklusjon Ut fra våre kontroller mener vi at Verran kommune har god intern kontroll på regnskapsføring av innkjøp. Vi vil likevel presisere at for faktura som ikke opplyser om ytelsens art og omfang, men som kun viser til ordre, avtale eller lignede, anbefaler vi at det innføres rutine for henvisning fra regnskapsbilaget, for eksempel i notatfeltet, til arkivreferanse for underdokumentasjonen. Uten denne henvisningen er ikke faktura tilfredsstillende dokumentert, og kommunen har ikke krav på momsfradrag/kompensasjon. KomRev Trøndelag lks ~ Postboks STEINKJER - Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos. Brønnøysund og Mosjøen

25 Med vennlig hilsen KomRev Trøndelag IKS aéwa/«.»w»jw Lauritz N. Løvaas Jessen Oppdragsansvarlig revisor Vedlegg: Oversikt over hvilke enheter som er kontrollert Kopi: Kontrollutvalget i Verran kommune, v/komsek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER Verran kommune, v/økonomisjef Elise Dahl, Liaveien MALM Inn-Trøndelag Regnskap og lønn, v/lene V Martinsen, Vennalivegen 7, 7670 INDERØY KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@kn.no - t.no - Hovedkontor: Steinkjer ~ Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

26 Vedlegg til rapport - intern kontroll på ínnkjøpsomrâdet, Verran kommune Enheter som er kontrollert: Rådmannen Forebyggende enhet Enhet samfimnsutvikling eiendom Fellesoppgaver oppvekst Tilbakemelding er gitt til enhetene muntlig í møtet med dem. i i i KomRev Trøndelag IKS «Postboks STEINKJER - Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@kn.no Hovedkontor; Steinkjer - Avdelingskontor: Stjørdal. Namsos, Brønnøysund og Mosjøen

27 VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget Komfiek Trøndelag IKS? -sekretaríat for kontrollutvalgeoe SAK 006/16 RAPPORT ETTER EKSTERN KVALITETSKONTROLL AV KOMREV TRØNDELAG IKS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Vedlegg 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av Ekstern kvalitetskontroll - med vedlegg. 2. Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll 3. Utdrag av ISA 330 og RSK 001 Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for forbundsbasert kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriflsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes med ny begrenset kontroll. 3. Kontrollen viser vesentli ge mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4..Dersom revisjonen ved ny kontroll etter vedtak pkt. 3 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke tilfredsstillende og saken oversendes til disiplinærkomiteen med forslag til videre behandling.

28 Kvalitetskontrollkomiteen oppsummerer sin kontroll slik i brev av til KomRev Trøndelag IKS: Regnskapsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Manglende dokumentert forståelse av om det har vær endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf skjema D punkt 3,2, jf. ISA 330 punkt 14.» Forvaltningsrevisjon Godkjent med merknad på følgende omrâde: «Mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5,1, jf. RSK 001 punkt 22.» «Det er bedt om at det iverksettes forbedringstiltak på området med avdekkede avvik» Fagansvarlig regnskapsrevisor og fagansvarlig forvaltningsrevisor har 4.l.20l6 gitt en forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll, jf. vedlegg 2. I tillegg er ISA 330 punkt 14 og RSK 001 punkt 22 er gjengitt i vedlegg 3 i saken. Vurdering Den forbundsbaserte kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer forbedringspunkter, viser oppsummeringen først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard. På denne bakgrunn anbefales kontrollutvalget å ta rapportene etter forbundsbasert kvalitetskontroll til orientering. Steinkjer /W ya /zflafy kontrollsj ef

29 v :W (àr Vedlegg 1 sak 006/16 å? Ironaeiag ms Å KomSek Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: Saksnr.: Arkiv; Dato: AHa 15/ Ekstern kvalitetskontroll KomRev Trøndelag IKS har i høst vært gjenstand for en ekstern kvalitetskontroll i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Formâlet med NKRF sin obligatoriske kvalitetskontroll er å sikre at alle bedriflsmedlernmene som arbeider med revisjon av kommunal virksomhet utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjoni overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk, og ellers holder en høy faglig standard på sitt arbeid. KomRev Trøndelag IKS har blitt kontrollert både innenfor forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon og har blitt godkjent uten vesentlige mangler. Vedlagt følger Kvalitetskontrollkomiteen i N KRF sitt vedtak til orientering. Med vennlig hilsen Arnt R. Haugan Daglig leder Vedlegg: Vedtak fra NKRF v/ kvalitetskontrollkomiteen KomRev Trøndelag IKS - Postboks STEINKJER - Telefon: O r: MV e-post: post@krt.no - no - Hovedkontor: Steinkjer - Avdelingskontor: Stjardal_ Namsf,."M s,-ea og Brønnâysund

30 4 34 uay.m, 55/ MVA W 25nav Jour'.nr. 3 Arkiv nr. 'll "Inn nu ' Kva].itetskont1'olIkomiteen 1512 Ti] KOHIRBV Trøndelag IKS Kopi: Tommy Pettersen, Ellen Lange FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL urført 2015 Regnskapsrevisjon: Godkjent med merknad på følgende område: - manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i kontrollers effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf. skjema D punkt 3.2, jf. ISA 330 punkt 14. Forvaltningsrevisjon: Godkjent med merknad på følgende område; - mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5.1, jf. RSK 001 punkt 22. Vi ber om at enheten skriftlig bekrefler at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik Oslo, Kvaiitetskontrollkomiteen, NKRF (jfgijf C2é'.T»3?//7?/7' Cicel T. Aanestad Leder

31 Forklari_ng på merknad etter ekstern kvalitetskontroll Vedlegg 2 sak 006/16 Regnskapsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner» Dette dreier seg om kommunens internkontroll som vi har kartlagt og testet tidligere år. Vi trenger ikke å ta ny kartlegging og fullstendig testing hvert år. I følge ISA 330, punkt 14 kan vi rullere denne typen kontroll hvert 3. år. I de årene vi ikke kartlegger og foretar fullstendig testing, må vi forsikre oss om at det ikke har skjedd vesentlige endringer i kommunens å rutiner/intem kontroll. Det gjør vii fonn av spørsmål til kommunene og i tillegg minimum en kontroll som viser at intemkontrollen er den samme. i Merknaden fra ekstern kvalitetskontroll er på grunn av at vi ikke hadde dokumentert denne kontrollen og dermed ikke hadde revisjonsbevis på at den var gjennomført. Vi har i ettertid endret våre rutiner og laget revisjonshandling på kontroller som skal gjennomføres de årene vi ikke foretar fullstendig kartlegging/testing. Vi har en 3-årsplan som viser hvilke år vi kartlegger og tester de forskjellige revisjonsområdene vi har delt revisjon inn i. Forvaltningsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Mangler ved utarbeidelse av kriterier» I RSK 001, nr 22 heter det at «Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.» Den kontrollerte rapporten har tre problemstillinger, og ekstern kvalitetskontrollør vurderer at det ikke er tilfredsstillende sammenheng mellom problemstillingen og revisjonskriteriene for en av disse tre problem stillingene. Ekstem kvalitetskontrollør skriver at «mens problemstillingen gjelder regeletterlevelse omhandler kriteriene innholdet i rutinene». Vi har i ettertid gjort endringer i enkelte arbeidsprosesser slik at vi i enda større grad skal sikre en tydelig sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier Unni Romstad Sissel Mikalsen fagansvarlig forvaltningsrevisjon fagansvarlig regnskapsrevisjon

32 Vedlegg 3, sak 006/16 ISA 330, punkt 14 Dersom revisor planlegger å anvende revisjonsbevis innhentet ved en tidligere revisjon for konkrete kontrollers effektivitet, skal revisor fastslå om disse revisjonsbevisene fortsatt er relevante ved å innhente revisjonsbevis for hvorvidt det har forekommet vesentlige endringer i disse kontrollene etter den foregående revisjonen. Revisor skal innhente revisjonsbevis gjennom forespørsler kombinert med observasjon eller inspeksjon for å bekrefte forståelsen av de konkrete kontrollene, og: (a) Dersom det har forekommet endringer som påvirker den fortsatte relevansen av revisjonsbevis innhentet ved den tidligere revisjonen, skal revisor teste kontrollene under den aktuelle revisjonen. (J f. punkt A3 6) (b) Dersom det ikke har forekommet endringer, skal revisor teste kontrollene minst en gang hver tredje revisjon. Revisor skal fordele testene av kontrollene over revisjonsperiodene for å unngå at alle kontrollene revisor planlegger å bygge på testes i en og samme revisjonsperiode uten å teste kontroller i de påfølgende to revisjonsperiodene. (J f. punkt A37-3 9) RSK 001 nr 22 Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisj onsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.