SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/11 Rapport Eierskapskontroll Nærøysund Vekst AS

Transkript

1 NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 8. mars 2011 TID: Kl STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Nærøy kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/11 Rapport Eierskapskontroll Nærøysund Vekst AS 005/11 Orientering fra revisjonen 006/11 Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger oppsummering og oppfølging 007/11 Skatteoppkreverfunksjonen /11 Rapport etter ekstern kvalitetskontroll av KomRev Trøndelag IKS Steinkjer, Roger Lundin leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 004/11 RAPPORT EIERSKAPSKONTROLL NÆRØYSUND VEKST AS Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Rapport Eierskapskontroll Nærøysund Vekst AS oversendes kommunestyret, med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp innholdet i rapportens kap.8. Vedlegg Rapport Eierskapskontroll Nærøysund Vekst AS Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kontrollutvalget og av kommunestyret Prioritet nr 1 i planen er Nærøysund Vekst AS. Kontrollutvalget har tre ganger senere uttalt seg om selskapskontrollplanen: Sak 01/09, der utvalget ba om at selskapskontroll måtte iversettes snarest Sak 16/09, der utvalget bl.a. endret 2. prioritet i planen, men opprettholdt 1. prioritet Sak 10/10, der utvalget igjen bekreftet Nærøysund Vekst AS som 1.prioritet, etter at selskapet var kommet under avvikling. KomRev Trøndelag oversendte rapporten Leder i avviklingsstyret for Nærøysund Vekst AS og Nærøy kommune v/ordføreren har hatt rapporten til høring, og kommentarene er tatt inn i det endelige dokumentet. Ettersom selskapet var under avvikling da selskapskontrollen kom i gang, har fokus vært på hvordan kommunen forvaltet sin eierinteresse, og om dette skjedde i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Nærøy kommune eide 21,18 % av aksjene i selskapet. Ordføreren var kommunens representant på generalforsamlingene. Rapporten viser at det ikke var utarbeidet strategi, måldokument, risikovurdering eller andre retningslinjer for styring av selskapet. Noen rapportering til kommunestyret er ikke dokumentert, og det har manglet rutiner for krav/evaluering i forhold til styrets funksjon. Anbefalingene på grunnlag av eierskapskontrollen i Nærøysund Vekst AS er at kommunen bør utarbeide en samlet eierskapsmelding og eierstrategi for hvert selskap, etablere rutiner for informasjon til kommunestyret og gi opplæring til kommunestyret om eierstyring. Vurdering Eierskapskontrollen av Nærøysund Vekst AS avdekker grunnleggende svikt på de fleste områder innenfor kommunal eierstyring, og vil slik sett kunne ha en viktig læringseffekt.

3 Kommunestyret kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering, og be administrasjonen følge opp punktene i kap. 8. Etter en tid bør kontrollutvalget kreve tilbakemelding for å forsikre seg om at administrasjonen har satt i verk tiltak på disse forbedringsområdene. SAK 005/11 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. : Revisjonen vil orientere om status i revisjonsarbeidet. SAK 006/11 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/AVDELINGER OPPSUMMERING OG OPPFØLGING Kontrollutvalget Per Helge Genberg 006/ Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøkene ved Kolvereid eldresenter og Vårtun pensjonærheim til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretæren sende brev til Nærøy kommune om tekniske mangler ved Kolvereid eldresenter som ble tatt opp under besøket. Kontrollutvalget vedtok i sak 026/10 å besøke Vårtun pensjonærheim, Foldereid og Kolvereid eldresenter Besøket ble gjennomført som planlagt. Fra kontrollutvalget deltok Roger Lundin, Trond Sandnes og Sigrid Ø. Johannessen. Per Helge Genberg fra KomSek Trøndelag IKS var også til stede. Besøket var delt inn i fem sekvenser: 1. Møte med helse- og sosialsjef Marit Pedersen og enhetsleder for heimebaserte tjenester Jenny Dolmen.

4 Ledelsen orienterte, hadde en dialog med kontrollutvalget om utfordringer for tjenesten og svarte på spørsmål. 2. Møte med tillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund og tillitsvalgt for Fagforbundet ved Kolvereid eldresenter. De tillitsvalgte hadde en dialog med kontrollutvalget og svarte på spørsmål. 3. Møte med beboer/bruker ved Kolvereid eldresenter, Inger Brun. Inger Brun hadde en dialog med kontrollutvalget om eldresenteret sett fra brukersynspunkt, og svarte på spørsmål. 4. Møte med tillitsvalgt for Fagforbundet ved Vårtun pensjonærheim, Tove Eldstad. Den tillitsvalgte hadde en dialog med kontrollutvalget, svarte på spørsmål og ga en grundig omvisning i bygget. 5. Møte med beboer/bruker ved Vårtun pensjonærheim, Svanhild Leirvik. Svanhild Leirvik hadde en dialog med kontrollutvalget om eldresenteret sett fra bruker-synspunkt, og svarte på spørsmål. Vurdering Kontrollutvalgets besøk ved Kolvereid eldresenter og Vårtun pensjonærheim fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene for de ulike gruppene (ledelse, tillitsvalgte og brukere). Gjennom slike møter får kontrollutvalget bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. De konkrete, tekniske manglene ved Kolvereid eldresenter som kom fram under besøket bør tas opp direkte med kommunen. SAK 007/11 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2010 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 007/ Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak:

5 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for 2010 Den totale skatteinngangen for året 2010 utgjorde kr Tilsvarende tall for 2009 var kr Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfreds-stillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2010 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men påpeker at marginavsetningen ikke er tilstrekkelig, at innkrevingsarbeidet burde vært utført i større grad og at omfanget av arbeidsgiverkontroll er for lite. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Nærøy, men viser til den vanskelige bemanningssituasjonen i 2010 pga. sykmelding og dødsfall. SAK 008/11 RAPPORT ETTER EKSTERN KVALITETSKONTROLL AV KOMREV TRØNDELAG IKS Kontrollutvalget Per Helge Genberg 008/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering.

6 Vedlegg Brev datert og med vedlegg fra KomRev Trøndelag IKS Norges kommunerevisorforbund (NKRF) foretar kvalitetskontroll av medlemsenhetene for å sikre at de holder en høy revisjonsfaglig standard. KomRev Trøndelag IKS ble kontrollert i 2010, og separate rapporter for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er vedlagt. Kontrollen viser at selskapet utfører revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk, med noen forbedringspunkter. Kontrollørenes rapporter for den enkelte revisjonsenhet blir behandlet av kvalitetskontrollkomitéen i NKRF, som fatter et samlet vedtak. KomRev Trøndelag IKS klaget til NKRF på konklusjonen i kvalitetskontrollkomitéen, og ønsker at både innholdet i kontrollrapportene og klagesaken blir gjort kjent for kontrollutvalgene som egen sak.