Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Kl 08:30 Møtested: Sentrumsbygget Møtedeltakere: Atle Ingar Kjelstad Odd Aa Tove Hilstad Karin Bjørkhaug Randi Fossmo, varamedlem Kopi: Ordfører, rådmann, Meldal kommune, Revisjon Midt-Norge IKS Stig Erik Olsen har fratrådt vervet i utvalget, varamedlem er innkalt. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon , eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Atle Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 20/15 Referatsaker 21/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt 27/15 Prosjektplan for selskapskontroll av Hamos forvaltning 22/15 Økonomiplan med budsjett /15 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden /15 Aktuelt fra utvalgene 25/15 Eventuelt 26/15 Godkjenning av møteprotokoll

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune /15 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/110-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg En folkevalgt kan ikke instrueres Valg av kontrollutvalg br Tilbakemeldingsbrev Meldal kommune Svar på tilbakemeldingsbrev Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres 2. Brev fra NKRF og FKT: Valg av kontrollutvalg

4

5

6

7

8 Til - Kommunene - Fylkeskommunene Att.: Ordfører / fylkesordfører Rådmann / fylkesrådmann Kontrollutvalget Saksansvarlig valgteknisk forberedelse Ev. videresending til representanter for valglister til kommune- og fylkestingsvalget Valg av kontrollutvalg for perioden Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er en interesseorganisasjon for kontrollutvalgene i norske kommuner og fylkeskommuner og sekretariatene deres. (Kontaktinformasjon: fkt@fkt.no ) Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er en interesseorganisasjon for alle som arbeider med revisjon av kommunal virksomhet og sekretærfunksjonen for kontrollutvalg. (Kontaktinformasjon: post@nkrf.no ) Kontrollutvalget er ett av de få lovfestede utvalgene i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalget er blitt et stadig mer sentralt utvalg, ikke minst på grunn av økt fokus på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som tillegg til finansiell revisjon. Det gjør også at kommunestyrene prioriterer utvalget høyere nå enn før. FKT og NKRF ser det som en naturlig og gledelig utvikling. Utvalget er ellers spesielt mht. hvem som kan velges. Vi fikk både i 2007 og i 2011 mange meldinger om feil ved valg av kontrollutvalg, og vi vil derfor gi noen råd og innspill før nytt utvalg skal velges i Vi vil også peke på noen aktuelle lovkilder og dokumenter: Kommuneloven Forskrift om kontrollutvalg KRD, rapport: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, av des Kontrollutvalgsboken, om kontrollutvalgets rolle og oppgaver, av febr (en oppdatert utgave kommer senere i høst) Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat», KMD desember 2014 Valg av kontrollutvalg i det konstituerende møtet Minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem av kommunestyret eller fylkestinget. Vi minner om at det nå er lovfestet at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet, etter valg av formannskap/fylkesutvalg, ordfører/fylkesordfører og varaordfører/fylkesvaraordfører, jf. koml. 17 nr. 2 (og nr. 3). Antall medlemmer i kontrollutvalget Lovkravet er at det skal være minst 3 medlemmer i kontrollutvalget. Vi anbefaler at kommunene velger minst 5 medlemmer inn i kontrollutvalget. Det er vår oppfatning at det er en helt annen

9 dynamikk i kontrollutvalg med 5 fremfor 3 medlemmer. Fem medlemmer i utvalget bidrar til bedre debatt og bredere kompetanse i utvalget. Med 3 medlemmer vil utvalget dessuten være svært sårbart ved forfall til møter. Hvem kan ikke velges inn i kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 viser hvem som ikke kan velges inn i kontrollutvalget: "2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen." Videre er det i 14 nr. 1 b sagt dette om hvem som er utelukket til å kunne velges inn i kontrollutvalget: «b) Utelukket fra valg er fylkesmannen, assisterende fylkesmann, og den som i vedkommende kommune eller fylkeskommune er administrasjonssjef eller dennes stedfortreder, er sekretær for kommunestyret eller fylkestinget, er leder av forvaltningsgren, har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen, eller foretar revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Leder av enkeltstående virksomheter er likevel ikke utelukket fra valg. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform er ansatte i sekretariatet til rådet som har fått myndighet delegert fra rådet, ikke valgbare.» Noen det er uheldig å velge inn i kontrollutvalget? Vi vil peke på noen uheldige rollekombinasjoner som kommunene og fylkeskommunene kan styre klar ved å velge andre personer til kontrollutvalget: Kontrollutvalget har et påse-ansvar overfor revisjonen, jf. koml. 77 nr. 4. Vi synes således det er uheldig om kontrollutvalgsmedlemmer samtidig sitter i styret for interkommunale revisjonssamarbeid. Kontrollutvalget innstiller i plan for selskapskontroll, og påvirker i stor grad hvilke selskap det skal gjennomføres selskapskontroll i. Kontrollutvalgsmedlemmer som har styreverv i eller har ledende stilling i et av de samme selskapene, er inhabile og skal fratre når utvalget behandler saker vedrørende det aktuelle selskapet, jf. fvl. 6 første ledd e). Vi mener kommunen unngår rollekonflikter ved å velge andre enn medlemmer av kontrollutvalget inn i selskapsstyret. Dette er et råd for alle selskap der kommunen har eierandeler, men er viktigere jo større det kommunale eierskapet er. Skal «opposisjonen» ha lederen i kontrollutvalget? Det er ikke noe lovkrav at opposisjonen skal ha lederen i kontrollutvalget, men det er mange kommuner som har valgt å ta det inn i kommunalt reglement. I KMD sin «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat» fra 2014 går det frem at 74 % av kontrollutvalgslederne kom fra opposisjonen i 2012 mens det tilsvarende tallet for fylkeskommunene var 94 %. For å ivareta kontrollutvalgets legitimitet anbefaler vi at lederen av utvalget velges fra et parti som tilhører «opposisjonen» i kommunestyret. Varaordning Ved valg av vararepresentanter til kontrollutvalget er det vanlig å benytte forholdsvalg, jf. bl.a. kommuneloven 37 om forholdsvalg. 2

10 En bør være oppmerksom på at en felles varamannsliste vil gjøre kontrollutvalget mindre sårbart ved forfall. Da vil det som regel være samme person som stiller i de møtene det er behov for vara. Det er i tilfelle en forutsetning at kommunestyret/fylkestinget gjør enstemmig vedtak. Reglene for dette går fram av kommuneloven 38a Avtalevalg. Kjønnsmessig sammensetting Kommunelovens regler om kjønnsmessig balanse gjelder også for kontrollutvalget. Anbefalinger / oppsummering 1. Husk at kontrollutvalget skal velges på konstituerende møte som første utvalg etter formannskap/fylkesutvalg 2. Sats på et kontrollutvalg med minst 5 medlemmer 3. Husk at minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal velges blant kommunestyre-/ fylkestingsmedlemmene 4. Kommunens egne ansatte (uavhengig av stillingsbrøk) er ikke valgbare til kontrollutvalget. Dette gjelder også som varamedlem. 5. Unngå å velge kontrollutvalget sine medlemmer inn i styret i revisjonsselskap 6. Unngå å velge ledere eller styremedlemmer i selskap der kommunen har eierdeler inn i kontrollutvalget 7. Vurder å innføre varaordning i rekkefølge Til orientering viser vi også til rundskriv H-12/15 Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m. av 3. september 2015 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Godt valg! FKT og NKRF ønsker kommuner og fylkeskommuner lykke til med valg av kontrollutvalg for perioden Kontrollutvalget er et lovfestet og viktig utvalg i kommunen, som fortjener dyktige medlemmer. Vi er tilgjengelige for spørsmål som måtte dukke opp i forbindelse med valg av kontrollutvalg. Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleder FKT Per Olav Nilsen (s) Styreleder NKRF Kopi: Kommunal- og moderniseringsdepartementet og KS 3

11 Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres En folkevalgt kan ikke instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport :23 Kan et kommunestyre vedta retningslinjer om hva de folkevalgte kan eller bør uttale seg om? Bakgrunnen for spørsmålet er at det under Arendalsuka kom det fram at en rekke kommuner i Agder bryter loven, ved at kommunestyrene har vedtatt reglementer som pålegger folkevalgte taushetsplikt om alle opplysninger som framkommer bak lukkete dører. Bernt svarer Her er vi inne i en jungel av ulike teknikker for å sette grenser for hva de folkevalgte forteller og sier i det offentlige rom. Utgangspunktet er her at vervet som folkevalgt er et personlig tillitsverv, og at det er en sak mellom den folkevalgte og dem som har valgt ham eller henne, hvordan vervet utføres. Det betyr at en folkevalgt ikke kan instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Den folkevalgte har bare taushetsplikt plikt til å unnlate og fortelle og ellers sørge for å holde skjult, så langt slik taushetsplikt er fastsatt i lov. Slik taushetsplikt har de folkevalgte i praksis bare der det er tale om konkrete opplysninger som går inn under bestemmelsen i forvaltningsloven 13; det vil si enten forretningshemmeligheter for privatpersoner som andre vil kunne utnytte i konkurranse med vedkommende, eller personlige forhold noe som må forstås som forhold av privat karakter, og ikke opplysninger om hvordan kommunale saksbehandlere og tjenesteytere utfører sine arbeidsoppgaver. Det at et møte i et folkevalgt organ holdes for lukkete dører, kan ikke skape taushetsplikt. Det kan være gode grunner for at man ikke bør referere alt som har kommet fram i et slikt møte, men dette er det i siste instans opp til den enkelte folkevalgte å vurdere. Reglementer som forbyr å opplyse om hva som er sagt og gjort i et lukket møte, vil derfor være klart ulovlige. Også generelle retningslinjer e.l. som sier at man ikke bør eller skal gi slike opplysninger, er svært problematiske, både fordi de lett kan bli oppfattet som rettslig bindende, noe de ikke er, og fordi gir uttrykk for en uheldig holdning til spørsmålet om åpenhet om politiske prosesser og grunnlaget for disse. Hvis man er tydelig på at det ikke er tale om utvidelse av taushetsplikten utover det som er fastsatt i forvaltningsloven 13, må ordfører eller rådmann i forbindelse med behandlingen av en konkret sak, kunne anmode de folkevalgte om å bevare taushet om visse forhold som knytter seg f.eks. til en forhandlingssituasjon eller en pågående utredning, så lenge forhandlingene eller utredningen pågår. Men i siste instans er det enkelte folkevalgtes ansvar å vurdere om det er riktig å bevare hemmelighold om dette, eller om velgerne bør informeres som hva som foregår. Her har vi i det hele tatt å gjøre med et mangehodet troll som synes å gro nye hoder raskere enn Sivilombudsmannen klarer å kutte dem av, i alle fall så lenge vi har en

12 del kommuner som er mer opptatt av arbeidsro enn av demokrati, og som lager ulovlige eller tvetydige reglementer uten å risikere annet enn kritikk fra pressen og Sivilombudsmannen. Heldigvis er det mange kommuner og politikere som har forstått hvor skadelig en slik lukkethetskultur kan være for kommunaldemokratiet, men når det kniper, ser vi dessverre stadig at velmenende folkevalgte og rådmenn bygger opp en vognborg av skranker mot innsyn i prosesser og grunnlaget for de vedtak som treffes, slik vi så ved Stortingets famøse hastevedtak om en egen lovbestemmelse om unntak fra innsynsrett etter offentlighetsloven for dokumenter framlagt for byrådene i forberedende byråd, der disse bestemmer seg hvordan og på hvilket grunnlag de vil legge fram saker til formell behandling i ordinært byrådsmøte.

13 Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune /15 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/134-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg Evaluering barnevern - Fylkesmannen Meldal_Plan_FR_2014_2015 Saksutredning Meldal kommune disponerer 264 timer til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Hittil i år er 128 timer benyttet til forvaltningsrevisjon av kommunens forebyggende innsats for barn og unge. Ytterligere 61 timer er satt av til selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS. Det står dermed igjen 75 timer av årets timeressurs. Det vil være tilstrekkelig til å planlegge og sette i gang en forvaltningsrevisjon, som kan ferdigstilles med timeressurser fra Plan for forvaltningsrevisjon inneholder fem forslag til forvaltningsrevisjoner, hvorav én allerede er levert. De gjenstående er: Interkommunalt samarbeid Barneverntjenesten Psykisk helsevern Kriseberedskap Interkommunalt samarbeid: I dette prosjektet kan revisjonen belyse styring av interkommunale samarbeid generelt, eller ta utgangspunkt i en variant av interkommunalt samarbeid. Det er i tillegg mulig å gå noe dypere inn i styringen av den enkelte tjenesten/selskapet. Meldal kommune deltar i to former for interkommunalt samarbeid, vertskommunesamarbeid og interkommunale selskap. Vertskommunesamarbeid Landbruks- og naturforvaltningen, Orkla landbruk, drives i samarbeid med Orkdal kommune, Meldal kommune er vertskommune. Orkla landbruks strategiplan inneholder konkrete målsetninger for forvaltningen av landbruks- og skogbruksarealene, og har en viktig funksjon for eierkommunene. Barneverntjenesten drives i samarbeid med kommunene Orkdal, Skaun og Agdenes, Orkdal er vertskommune. Barneverntjenesten har vært gjennom en periode med mye negativ omtale og stor gjennomtrekk av personalet. Tjenesten følges opp av kontrollutvalget i Orkdal kommune. Fylkesmannen gjennomfører for tiden en større evaluering av de interkommunale barnevernene i fylket. Interkommunale selskaper IKS Meldal kommune er medeier i tre interkommunale selskap: Hamos forvaltning IKS,

14 Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, Konsek. Revisjonen er i gang med en selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS, der også eierstyringen av selskapet er tema. Enkelte av eierkommunene i Revisjon Midt-Norge IKS har signalisert at de ønsker en selskapskontroll av selskapet. Status for en eventuell selskapskontroll her er uavklart. Konsek ble evaluert av en ekstern aktør i Dersom kontrollutvalget ønsker at prosjektet skal omfatte revisjonen og/eller sekretariatet, så må det leies inn eksterne aktører for å unngå habilitetskonflikter. Barneverntjenesten Som nevnt over, skal barneverntjenesten evalueres av Fylkesmannen (beskrivelsen av prosjektet er vedlagt saken). Rapporten vil gi svar på mange av problemstillingene som er aktuelle i en forvaltningsrevisjon. Rapporten vil foreligge tidlig i Psykisk helsevern I plan for forvaltningsrevisjon er dette prosjektet i noen grad knyttet til opptrappingsplanen i psykiatri og resultatene av de økte statlige bevilgningene til kommunene til psykisk helsevern i perioden Det kan være hensiktsmessig å dreie prosjektet i retning av samhandlingsreformen og effektene av denne for tjenestetilbudet til mennesker med psykiske lidelser. Sammenhengen mellom psykiske lidelser og rusproblemer er kjent, så et prosjekt om psykisk helsevern bør etter sekretariatets vurdering omhandle begge deler. Kriseberedskap Kommunene har gjennom sivilbeskyttelsesloven med tilhørende forskrift ansvar for å ha kriseberedskap. Beredskapsplanene skal bygges på en risiko- og sårbarhetsanalyse. Forvaltningsrevisjoner i andre deler av landet viser at beredskapsarbeidet ikke er godt nok i mange kommuner, til tross for at det kan være avgjørende for liv og helse at det fungerer godt. En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis belyse kommunens arbeid med pålagte risiko- og sårbarhetsanalyser, planer for krisehåndtering og om kommunen har hatt øvelser der planene er testet. Fylkesmannen har tilsyn med beredskapen i kommunene, men har ikke gjennomført dette i Meldal kommune. Ifølge nettsidene til Fylkesmannen er det heller ikke planlagt tilsyn i nærmeste framtid. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget bør komme fram til valg av prosjekt ut fra en vurdering av risiko for manglende måloppnåelse og/eller at kommunestyrets vedtak ikke følges. Et annet moment som bør vektlegges er hvilket prosjekt som gir best uttelling for ressursinnsatsen. Sekretariatet mener at det nye kontrollutvalget bør få prosjektplanen til gjennomgang i sitt andre møte, etter at det har vært gjennom folkevalgtopplæringen.

15

16 2 Oppdraget ble lagt ut på Doffin, med svarfrist kl Alle tilbyderne fylte vilkårene som var satt. I konkurransegrunnlaget går det fram hva tilbudene skulle inneholde og vår vektleggingen av de ulike momentene. Tilbyderne var i alfabetisk rekkefølge; Deloitte AS, Nordlandsforskning, NTNU Samfunnsforskning AS, Oxford Research AS og Telemarksforskning. To av tilbudene ble vurdert som spesielt interessante. Vi valgte å tildele oppdraget til Telemarksforskning. Bakgrunnen for dette var deres lange erfaring og mange prosjekter på feltet, og at de har gjennomført tilsvarende undersøkelser mot interkommunale tjenester. Vi vektla at dette var viktig kunnskap å ha ved gjennomføring av vår undersøkelse. Denne kunnskapen mener vi også gjenspeilte seg i forslag til gjennomføringsmodell. Kontrakt med Telemarksforskning ble underskrevet fredag På dette kontraktsmøtet ble det slått fast at begge parter ser seg tjent med at prosjektet gjennomføres raskere enn den tidsrammen som ble satt. En ønsket prosjektgjennomføring er at sluttrapporten foreligger i første kvartal Den formelle tidsfristen for sluttrapporten er imidlertid innen utgangen av januar De involverte kommuner vil nå bli kontaktet av Telemarksforskning direkte. Det legges opp til intervju av ledere og ansatte i barneverntjenesten, kommuneledelse og barneverntjenestens samarbeidspartnere. Kartleggingen vil benytte både møter med intervju og nettbaserte spørreundersøkelser. Telemarksforskning vil også ta opp med den enkelte barneverntjeneste om muligheten for å gjennomføre brukerundersøkelser. Fylkesmannen har drøftet med Telemarksforskning om at det kan være aktuelt å legge fram midlertidige funn fra kartleggingen høsten 2015, og å presentere hele rapporten når denne foreligger. Vi ber om at kommunen orienterer aktuelle instanser i egen kommune om undersøkelsen, og muligheten for å bli kontaktet i sakens anledning. Ved videre spørsmål om prosjektet kan Jostein Krutvik eller Torbjørn Løvaas hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag kontaktes. Med hilsen Jostein Krutvik (e.f.) Torbjørn Løvaas assisterende utdanningsdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Prosjektbeskrivelse Konkurransegrunnlag Kopi: Bufetat Region Midt-Norge, postboks 2233, 3103 Tønsberg. Telemarksforskning Boks BØ I TELEMARK

17 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Torbjørn Løvaas / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref. Evaluering av interkommunale barneverntjenester Prosjektbeskrivelse Bakgrunn Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har tatt initiativ til et prosjekt som skal evaluere erfaringene med interkommunale barneverntjenester i fylket (og samarbeidende kommuner i Nord-Trøndelag og Hedmark). Dette initiativet kommer bl.a. som følge av kommunenes ønske om å bruke skjønnsmidler til evaluering av interkommunale barneverntjenester, en målsetting som ble lagt da Fylkesmannen i 2010 startet opp "Fylkesinitiativ for en mer robust barneverntjeneste". Bakgrunnen for «Fylkesinitiativet» var et vedtak fra KS fylkesmøte 6. november Der ble Fylkesmannen oppfordret til å sette i gang en prosess for å få til et reorganisert og forsterket barnevern i Sør-Trøndelag gjennom etablering av formelle samarbeidsløsninger. Vedtaket er nå fulgt opp av Fylkesmannen (i samarbeid med KS og kommunene) for å få etablert en mer robust og mindre sårbare tjeneste gjennom interkommunalt samarbeid. Fylkesmannen har også tidligere gitt skjønnsmidler til oppstart av flere interkommunale tjenester. I 2010 ønsket Fylkesmannen i større grad å stimulere til etablering av slike interkommunale tjenester, og ikke bare til utredning av muligheter for disse. NIVI Analyse fikk i oppdrag av Fylkesmannen å utarbeide et felles kunnskapsgrunnlag for å drøfte organiseringen av kommunene og regionsamarbeid i kommunene. Rapporten, Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag, fra februar 2010 gir en samlet oversikt over utfordringer for barneverntjenesten, erfaringer fra interkommunal samarbeid og oversikt over aktuelle løsningsmodeller. Rapporten presenterer seks veivalg ved interkommunal organisering og kan danne et godt bakteppe for evalueringen (NIVI-rapport 2010:1, se vedlegg). Interkommunalt samarbeid på barnevernområdet har økt betraktelig de senere år i Norge. Antall deltagende kommuner i interkommunalt barnevernsamarbeid har økt fra 83 i 2008 til 183 ved utgangen av 2012, eller 43 % av landets 429 kommuner (SSB 2013). Interkommunale barneverntjenester i Sør Trøndelag - 20 av 25 kommuner (80 %) i Sør-Trøndelag deltar i interkommunalt barnevernsamarbeid. Disse er organisert i 7 interkommunale barneverntjenester som består av fra 2-7 samarbeidende kommuner. 4 av tjenestene består bare av kommuner i Sør-Trøndelag, mens de andre 3 har samarbeid med kommuner fra andre fylker (Nord-Trøndelag og Hedmark). Embetsledelse og Kommunal- og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

18 2 Disse interkommunale tjenester har eksistert i fra 2-11 år, siden fylkets første interkommunal ordning ble etablert med Hemne og Snillfjord som forsøksordning i 2003 (se tabellen fra Fylkesmann i Sør-Trøndelag). Barneverntjeneste Vertskommune Fosen barnevemtjeneste Rissa Bamevernstjenesten i Hemne og Hemne Snillfiord Frøya og Hitra bame- og Frøya familietjeneste Rissa, Leksvik, Osen, Roan, Mjord, Bjugn, Ørland Hemne, Snillfjord Frøya, Hitra Forsøk i perioden 2003 til 2008, fast etter dette Barnevemtjenesten for Oppdal Oppdal og Rennebu Oppdal, Rennebu Bameverntjenesten i Holtålen, Røros Røros og Os Røros, Holtålen og Os i Østerdalen Barneverntjenesten i Orkdal, Orkdal Meldal, Agdenes og Skaun Værnesregionen Stjørdal barneverntjeneste Agdenes, Meldal, Skaun, Orkdal Stjørdal, Frosta, Meråker, Tydal, Selbu Orkdal og Meldal ble samrnenslått , Agdenes kom med fra , Skaun fra Forsøk 2005 til 2008 Permanent fra Tjenestene i Sør-Trøndelag er organisert etter vertskommunemodellen (Kommuneloven 28). I denne modellen, er en av kommunene vert for de andre, med arbeidsgiveransvar og administrasjon av de interkommunale barneverntjenestene på vegne av samarbeidskommunene. NIVI rapporten inneholder en kort beskrivelse av de 5 eldste interkommunale tjenestene. Interkommunal barnevernvakt i Trondheim Det er etablert en interkommunal barnevernvakt i Trondheim (BVV). Tiltaket er lokalisert i politihuset i Trondheim og dekker i tillegg til Trondheim, Værnesregionen barneverntjeneste, Orkdal interkommunale barneverntjeneste og Malvik, Melhus og Klæbu kommuner. BVV holder åpne hele døgnet og kan kontaktes utenom normal arbeidstid. Ved at BVV omfatter kun en del av barneverntjenestens arbeidsoppgaver faller den utenfor Evalueringsprosjektets intensjon. Det interkommunale barnevernsamarbeidet Barnevernvakta i Trondheim vil derfor ikke være en del av evalueringen. Bemanningsnormer for barneverntjenester Det finnes i dag ingen godkjente normer for bemanning i barneverntjenesten. Statistikk fra KOSTRA for 2013 viser at antall årsverk i de 7 interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag varierer fra 6-28 årsverk. Antall ansatte per 1000 barn i alderen 0-22 år varierer fra 2,4-4,0 (SSB 2014). Barnevernpanelet (2011) anbefalte etablering av en veiledende norm for personalressurser i det kommunale barnevernet med 5 fagårsverk som minimum bemanning. NIVI rapporten inneholder følgende anbefalinger fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å sikre robust og mindre sårbare tjenester.

19 3 Disse er: Minimum 3 årsverk per barneverntjeneste Minimum 1,5 ansatte per 1000 barn i alder 0-22 år Maksimum 8 barnevernundersøkelser per ansatt Maksimum oppfølging av 13 barn i tiltak per ansatt NIVI foreslo disse veiledende dimensjoneringsnormer for interkommunale barneverntjenester: Minimum 5-6 årsverk for å sikre minste faglig kvalitet Minimum årsverk for etablering av en helhetlig tjeneste med grunnlag for faglig spesialisering KS utviklingsnettverk for interkommunale barnevernsamarbeid Som en del av KS Effektiviseringsnettverkene ble det etablert i november 2011 et utviklingsnettverk for det interkommunale barnevernsamarbeidet ( ). Nettverket som ble avsluttet høsten 2013 bestod av kommuner fra Troms, Nordland, Nord- og Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal, blant disse var felles barneverntjeneste for Oppdal og Rennebu. I løpet av nettverksperioden utarbeidet hvert barnevernsamarbeid en analyse i hovedsak basert på KOSTRAtall og brukerundersøkelser. Analysen suppleres med annen relevant opplysning fra tjenesteområdet samt lokale forutsetninger/organisatoriske løsninger i kommunene. Det kan være aktuelt som en del av evalueringen av tjenestene i Sør-Trøndelag å ta kontakt med KS og/eller deltagende kommuner for å høre nærmere om erfaringene fra nettverket (KS, ved Turid Haugen, 26.03,14). Noen eksempler på litteratur/evalueringer av interkommunalt barnevern Deloitte (2012) har gjennomført en kartlegging av barnevernet i små kommuner (under 5000 innbyggere) på oppdrag fra KS. 90 % av kommunene som deltok i interkommunalt barnevernsamarbeid synes samarbeidet fungerer godt og har bidratt til en bedre barneverntjeneste. Viktige forutsetninger for et godt interkommunalt samarbeid er vilje til samarbeid, tydelige og definerte oppgaver og ansvarslinjer, og fungerende administrativt system på tvers av kommunene. Faktorer som skaper størst utfordringer for det interkommunale samarbeidet er manglende samhandling med andre tjenester i kommunen, ulik prioritering, og manglende kommunikasjon. Madsen & Salvesen (2014) har skrevet om ledelse av interkommunalt barnevern i en ny bok om barnevernledelse. Forfatterne påpeker følgende fordeler med interkommunale tjenester - større fagmiljø, stordriftsfordeler og kvalitet på tjenester. Mulige utfordringer er økte utgifter, ledelsesutfordringer som økte rapporteringskrav og lengre avstand til samarbeidspartnere (Kvello & Moe, red., 2014). Telemarksforskning i Bø har gjennomført flere evalueringer av interkommunale barneverntjenester i Norge. I en evaluering av 6 utvalgte tjenester på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet ble det konkludert med at samarbeidene har bidratt til å styrke fagmiljøene og forbedret kvaliteten på tjenestene. Effekten var størst i forhold til håndtering av tunge omsorgssaker. 10

20 4 faktorer som bidrar til godt interkommunalt samarbeid ble identifisert (Brandtzæg 2006). Trøndelag Forskning og Utvikling AS evaluerte en felles barneverntjeneste i Midtre Namdal. Det ble konkludert med at felles barneverntjeneste har gitt en klar styrking av tilbudet til brukerne. De viktigste suksessfaktorene var delegasjon til felles barnevernleder og etableringen av et større fagmiljø (Wendelborg AS 2008). Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) (2008) evaluerte barneverntjenesten i Midtre Trøndelag (Tydal, Selbu, Stjørdal og Meråker). Det ble konkludert med at en felles tjeneste var bedre rustet til å møte dagens og fremtidens utfordringer. Sårbarheten ble redusert og ansatte har nytte av et større fellesskap. Sterkere prioritering av forebyggende arbeid og mer strukturert samhandling med samarbeidspartnere ble etterlyst. Innhold i evalueringen Mål: Evalueringen skal gi et godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i Sør- Trøndelag. Den skal kunne bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale barneverntjenester. Den skal bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier en interkommunal barneverntjeneste står overfor. Resultatet kan også være relevant for kommuner som etter hvert vurderer kommunesammenslåing. Målgruppe: Politisk og administrativ ledelse i kommunene Ledere og ansatte i barneverntjenesten Brukere av barneverntjenester (barn og foresatte) Barneverntjenestens samarbeidspartnere (for eksempel barnehager, skoler, helsestasjoner, PPT, Bufetat, politi og kommunal psykiatritjeneste) KS og andre med interesse for interkommunale barneverntjenester Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Metodejdatakilder: Anbudssøkere skal presentere en detaljert plan for evalueringsdesign, plan for datainnsamling og dataanalyse. Følgende momenter og problemstillinger skal inngå i evalueringen: Evalueringen skal ha en beskrivelse og analyse av alle (7) eksisterende interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag. Disse skal beskrives hver for seg, og det skal også gjøres en sammenligning og sammenfattende analyse på tvers av tjenestene. Den skal også inkludere en kort kunnskapsstatus om tidligere evalueringerfkartlegginger av interkommunalt barnevernsamarbeid i Norge. Utviklingen av barneverntjenesten (før og etter etablering av interkommunale tjenester) skal oppsummeres statistisk basert på tall fra

21 5 KOSTRA og rapportering til fylkesmannen (for eksempel fristoverholdelse, antall meldinger som henlegges/undersøkes, antall undersøkelser som henlegges/settes inn tiltak, antall hjelpetiltak/omsorgstiltak osv.). Det er aktuelt med informasjonsinnhenting fra både eksisterende dokumenter og statistisk informasjon (KOSTRA/SSB og rapportering til fylkesmann/bld), og innhenting av erfaringer fra barnevernledere, ansatte og andre relevant informanter gjennom intervjuer (enkeltvis og grupper) og spørreundersøkelser. Andre aktuelle informanter er samarbeidspartnere, brukere (barn og foreldre), politisk/administrativ ledelse i kommunene og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Erfaringer fra samarbeidspartnere (f. eks. skoler, barnehager, helsesøster, PPT, Bufetat, politi, kommunal psykiatritjeneste og NAV osv.) skal kartlegges. Hvordan oppleves samarbeidet med interkommunal barneverntjeneste i barnevernssaker (meldinger, undersøkelser, tiltak), men også samarbeid om forebyggende arbeid med barn og unge i kommunene (jf bvl 3-1)?. I hvilken grad bidrar samarbeidet til god samhandling i forhold til løsning av felles utfordringer? Hvilke rutiner for samhandling mellom interkommunal barneverntjeneste og samarbeidspartnere finnes? Erfaringer fra brukere bør innhentes på en måte som er rasjonell og pålitelig. Dette kan inkludere både gjennom nye spørreundersøkelser og tidligere gjennomførte undersøkelser. Flere interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag har gjennomført brukerundersøkelser tidligere. Oppdal/Rennebu, for eksempel, undersøkte brukertilfredshet i Anbudssøknaden skal presisere hvordan dette kan gjøres. Kommunenes målsettinger for etablering av interkommunal barneverntjeneste skal identifiseres (bl.a. fra samarbeidsavtaler) og i hvilken grad disse målsettingene har blitt nådd? Er målsettingen om robuste tjenester, med mere faglighet, mindre sårbarhet og økt tilgjengelighet oppnådd? Hvor godt forarbeid er gjort med tanke på å etablere en plan, et system og visjoner for en felles tjeneste? Det skal fokuseres på viktige vurderinger, beslutninger og veivalg som må gjøres før selve beslutningen om sammenslåingen tas, herunder f. eks. avklaring av deltakelse eller ikke deltakelse i vertskommunens lederteam og ulike utvalg. Andre vurderinger/beslutninger som gjelder økonomi/budsjett, rapportering, fagprogram/ikt, og kontorlokaler i samarbeidskommuner må også fanges opp.

22 6 Hvordan har etablering av interkommunale barneverntjenester påvirket tjenestens mulighet til å rekruttere og beholde kvalifiserte ledere og ansatte? Hvordan er bemanningen på de interkommunale barneverntjenestene sett i forhold til antall barn i alderen 0-22 år og i forhold til antall barnevernssaker per ansatt? Hvor stort fokus har det vært på lederoppgavene i etableringen av en interkommunal tjeneste? I hvilken grad har en interkommunal barneverntjeneste bidratt til styrking av fagmiljøet eller gitt mulighet for faglig spesialisering? Hva er hensiktsmessig organisering/arbeidsdeling mellom ansatte i en interkommunal tjeneste, bl.a. i forhold til generalistperspektiv, spesialisering og teamarbeid? 10.Hvor bevisst har man vært på å håndtere krevende oppgaver som å bygge en felles kultur for de ansatte i en ny tjeneste? 11.Hvordan har etableringen av interkommunale tjenester påvirket kommunenes økonomistyrings-perspektivet og forutsigbarhet, herunder kostnader til barneverntjenester og tidlig ressursinnsats som virker? I hvilken grad spiller kostnader inn ved vurdering av dimensjonering og valg av ulike tiltak? Hvordan påvirker kommuneøkonomien muligheter for levering av forsvarlige tjenester som sikrer "barnets beste"? Hvordan er kompetansen innen dette feltet for tjenesten? 12.Hvordan er organisering og styring av tjenesten, herunder forholdet mellom vertskommune og andre samarbeidskommuner? Har man hatt et bevisst forhold til hvordan tjenesten lokaliseres og organiseres for å gi best mulig grunnlag for god intern samhandling? 13.Hvordan fungerer interkommunal barneverntjeneste for samarbeidskommuner uten felles oppmøtested bl.a. i forhold til avstand mellom kontorene, endringsmuligheter og bruk av tid i bil? 14.Hvordan var oppstartsprosessen for interkommunal barneverntjeneste for eksempel i forhold til økt saksmengde, etablering av nye rutiner og ivaretakelse av ansatte som får endret arbeidsforhold? 15.Hvordan er tilgjengeligheten til barneverntjenester i de samarbeidende kommuner som ikke er vertskommune? 16.Hvordan påvirker antall samarbeidende kommuner den interkommunale barneverntjenestens organisering og fungering? Er det forskjellige erfaringer med å være i samarbeid mellom 2 kommuner kontra 7

23 7 kommuner, og krever det helt andre forberedelser for å kunne lykkes i store interkommunale barneverntjenester? Tidsplan Prosjektet legges ut på anbud tidlig i juni 2014 med anbudsfrist medio august 2014 Gjennomgang av anbudene august/september, med valg av oppdragstaker innen Prosjekt har oppstart i siste kvartal 2014, senest Prosjektet avsluttes senest Utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen Prosjektbeskrivelsen er utarbeidet med bistand fra Regionalt kompetansesenter for barn og unge (RVTS Midt-Norge), Det medisinske fakultet ved Norges teknisk-naturvitenskapelig universitet (NTNU). Vedlegg Langset, M. & Vinsand, G., Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1 Referanser Barnevernpanelet, Barnevernpanelets rapport., september Brandtzæg, B., Evaluering av forsøk med interkommunale barnevern., Telemarksforskning-Bø, Rapport nr 229, Langset, M. & Vinsand, G., Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1. Madsen, M. & Salvesen, H., Ledelse av interkommunalt barnevern., i Kvello, Ø & Moe, T. (red.), Barnevernledelse, Oslo: Gyldendal Norsk forlag. Ressurssenter for omstilling i kommunene (R0), Evaluering av Barneverntjenesten i Midt-Trøndelag., november, Wendelborg, C., et al., Forsøk med felles barneverntjeneste i Midtre Namdal, Sluttrapport, Trøndelag Forskning og Utvikling AS, Revidert

24 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Meldal kommune Vedtatt i kommunestyret , sak 019/14

25 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres.

26 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret.

27 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 5 prosjekter, mens 3 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid. Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt innenfor flere områder. Blant annet er det interkommunale samarbeid innen helse, barnevern og revisjon. Kan for eksempel brannvern bli mer robust for Meldal sin del med en slik type organisering. Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Hvordan styres disse organisasjonene? Er det vanskelig med politisk styring over sterke fagmiljøer innen disse områdene? Finnes det andre områder egnet for interkommunalt samarbeid. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. Barnevernstjenesten Barnevernstjenesten har som mål å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får hjelp, omsorg og trygge oppvekstvilkår. Barnevernstjenesten i Meldal kommune er organisert som en interkommunal tjeneste med Orkdal, Agdenes, Skaun og Meldal, hvor Orkdal er vertskommune. Aktuelle problemstillinger kan være å se nærmere på kostnadsfordelingen mellom kommunene, hvor mange oppfølginger det er i Meldal kommune og hvordan disse følges opp. Det kan være aktuelt å sammenstille kostnader ved egendrift, samt andre lignende kommuner. Samtidlig kan det være hensiktsmessig å se hvordan vertskommunen kommuniserer med kundekommuner, samt hvordan utfordringer som oppstår oppleves håndtert fra Meldal kommunes side. Forebyggende innsats overfor barn og unge Barn og unge er et viktig område i kommuneplanen. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal fange opp og redusere behovet for spesialundervisning i senere skolegang. Arbeidet opp mot å forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer er også viktige elementer under dette feltet. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PP-tjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene fra kommuneplanen og utvikle et godt helhetlig tilbud.

28 Psykisk helsevern i Meldal kommune Psykisk helsevern har vært et satsingsområdet på nasjonalt nivå. Etter hvert som opptrappingsplaner har virket kan det være aktuelt å kartlegge hva opptrappingsplanen har betydd for Meldal kommune og om brukerne får tilgang til den behandlingen man har rett på. I den sammenhengen kan det også ha vært aktuelt se nærmere på hvordan samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og 2. linjehelsetjenesten fungerer. Kriseberedskapen i Meldal kommune Med kriseberedskap mener vi tiltak ved større ulykker eller katastrofer som kan ramme samfunnet. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kriseberedskap kan f.eks. sette fokus på om kommunen har de planer for krisehåndtering som kommunen er pålagt, om planene er tilpasset krisescenarier som er aktuelle for Meldal og om kommunen er i stand til å iverksette de tiltak som er skissert i planene. Samtidlig vil det være hensiktsmessig å se på hvordan Meldal kommune kommuniserer i en krisesituasjon og hvordan dette er ment å nå ut til egne innbyggere. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Område Eiendomsforvaltning Meldal kommune er en betydelig eiendomsbesitter, noe som krever betydelige vedlikeholdsmidler for å sikre funksjonalitet og bruksverdi. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på eiendomsforvaltning vil kontrollutvalget sette fokus på om kommunen sitter på en hensiktsmessig eiendomsmasse sett i forhold til kommunens behov. Videre er det aktuelt å undersøke om eiendomsmassen utnyttes på en god måte, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, utnyttelsesgrad og muligheter for inntjening, eventuelt om det finnes muligheter for alternativ bruk. Videre er det aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehovet og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Etikk og likebehandling i saksbehandlingen Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør, ressursfordeler og myndighetsutøver griper virksomheten til kommunen inn i store deler av lokalsamfunnet. Kommunens virksomhet kan ha svært stor betydning for den enkelte innbygger, og det er derfor viktig at kommunen har en høy etisk standard for sin virksomhet og sikrer at alle likebehandles i møte med kommunal myndighet. Dette fordrer bevissthet og fokus i alle ledd av organisasjonen, at man identifiserer potensielle risikoer og setter i verk tiltak for å håndtere disse. Politikere og ansatte må være kjent med kommunens etiske retningslinjer, og det må legges til rette for etisk refleksjon rundt de beslutninger som tas, og man må særlig være bevisst på de press og påvirkninger man utsettes for, og hvorvidt disse påvirker ens evne, eller oppfatningen av denne, til å fatte riktige beslutninger på vegne av kommunen som helhet. Omdømme og attraktivitet Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Meldal kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Meldal kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og

29 landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Meldal kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Meldal kommune kan rettes mot å se hva Meldal kommune har gjort, og evt. kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Meldal, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen.

30 Prosjektplan for selskapskontroll av Hamos forvaltning Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune /15 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/35-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Meldal kommune vedtar prosjektplan for selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS. 2. Meldal kommune bidrar med 61 timer, som skal tas fra timeressursen for Vedlegg Prosjektplan - selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sak 4/15 en henvendelse fra kontrollutvalget i Hemne kommune om å delta i en felles selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS. Utvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Meldal kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontrollen av Hamos forvaltning IKS. 2. Kontrollutvalget ber om å bli forelagt en prosjektskisse med forslag til problemstillinger og et estimert ressursbehov før det fatter endelig vedtak om deltakelse. Revisjonen har nå utarbeidet en prosjektplan med følgende problemstillinger: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Hver problemstilling er nærmere beskrevet i prosjektplanen. Meldal kommunes kontrollutvalg skal bidra med 61 timer, de øvrige eierkommunene skal bidra med de resterende, slik at prosjektet totalt har et omfang på 450 timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta prosjektplanen til orientering. Dersom kontrollutvalget har innspill til problemstillinger bør kontrollutvalget, av hensyn til framdriften i prosjektet, gi sekretariatet fullmakt til å drøfte dem med revisjonen.

31 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 13/15 1 selskapskontroll av HAMOS IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet går i dialog med Revisjon Midt-Norge om en prosjektskisse basert på de innspill gitt i møtet, og presentere et forslag med ressursramme til de samarbeidende kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ber om at det tas sikte på oppstart av prosjektet tidlig på høsten 2015, med levering i løpet av første halvår Kontrollutvalget i Hemne kommune har tidligere vedtatt bestilling av selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. I etterkant av dette har Kontrollutvalgssekretariatet, på vegne av kontrollutvalget, sendt henvendelser til kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. Følgende har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu, Skaun og Snillfjord. I bestillingssaken av selskapskontroll vises det til følgende områder som kontrollutvalget ønsker berørt av undersøkelsen. Dette gjelder: Kommunenes eierstrategier for oppfølging av selskapet, samt møter i eierorgan og valg av styre er aktuelle temaer. Skille mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet gjennom at reglene for selvkost følges for husholdningsavfall. I dette ligger også konsekvenser ved at noen har hytterenovasjon og andre ikke. Om utbytte fra kommersiell virksomheten kommer primærvirksomheten og eierne og innbyggerne til gode er også tema. 1 I brev av fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. side 1 av 8

32 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Det delegeres offentlig myndighet til selskapet knyttet til å kreve inn gebyr, hvor delegeringen av myndighet er ett spørsmål. Videre er det spørsmål knyttet til konsekvenser av hytterenovasjon og avstand til tømmeruter er i samsvar med krav til selvkost og likebehandling og utøving av offentlig myndighet blant innbyggerne. Det er også et spørsmål om gebyrnivået holdes lavt, gjennom praktisering av selvkost for husholdningsavfall, noe som handler om selskapet drives kostnadseffektivt. 1.1 ORGANISERING OG EIERSKAP HAMOS FORVALTNING IKS Selskapet er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere i derav navnet. De øvrige kommunene har tilknyttet seg selskapet i årene etter. Disse er også eiere av selskapet. Hver eierkommune er representert i representantskapet som er selskapets øverste organ. Representantskapets ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET Daglig leder i HAMOS er Trygve Berdal. I tillegg er det en felles stabsfunksjon i selskapet samt en driftsavdeling. Totalt er det 29 ansatte i selskapet. Selskapets administrative organisering har vært uendret de siste årene og ivaretas av daglig leder, med driftsleder som stedfortreder. Kontorleder, regnskapsleder og kommunikasjonsleder inngår også i selskapets ledergruppe. "Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport og behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver for eierkommune på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller." 1.2 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Selskapet har eierandeler i flere selskaper og har tre heleide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. I tillegg har selskapet en relativt stor eierpost i Meldal miljøanlegg side 2 av 8

33 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: AS (34%), samt noen mindre eierposter i Miljøpartnerne AS (12,58%) og Ecopro AS (3,07%). Kystmiljø AS har noen eiendommer som er registrert på selskapet, for øvrig med liten aktivitet. HAMOS eier 100 % av aksjene. HAMOS forvaltning IKS er i hovedsak et forvaltningsselskap, men har i tillegg drift av gjenbruks- og miljøstasjoner i eierkommunene og innsamling av avfall på Hitra og Frøya. Øvrige deler av innsamlingen utføres etter konkurranse/anbud. Det er i hovedsak datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS som driver dette. Fra valgte HAMOS forvaltning IKS å utføre en større del av tjenesteproduksjonen i egenregi. Det gjelder særlig oppgavene knyttet til drift av selskapets mottaksanlegg og betjening av publikum. I tillegg ble hele virksomheten på Hitra og Frøya besluttet driftet i egenregi på grunn av manglende lokal konkurranse. Som følge av disse endringene ble antall ansatte mer enn fordoblet i selskapet. Selskapet er sentralt med i omstruktureringer innenfor bransjen i Midt-Norge og har mange eierandeler i beslektede selskaper. Disse aksjene/andelene eies av strategiske hensyn og ikke av finansielle hensyn. Selskapets inkasso-/innfordringsvirksomhet utføres av Betalingspartner AS, som er heleid datterskap i HAMOS-konsernet. HAMOS har i flere år kjøpt tjenester fra Retura Sør-Trøndelag AS til innsamling av avfall både fra husholdninger og næringsliv, der HAMOS Forvaltning IKS kun har vært et forvaltningsselskap, som i tillegg driver gjenbruksstasjoner flere steder i deltakerkommunene. side 3 av 8

34 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli lagt til grunn i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? I denne problemstillingen vil vi se om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: o Deltakelse (fra eiere) i eiermøter o Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) o Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) o Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS o Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger o Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. o Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. o Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. o Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. o Det skal være kjønnsbalanse i styret. o Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? o Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering o Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode side 4 av 8

35 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: o o Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette o Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og innbyggere til gode 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? o Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (selskaper 100 % eid av HAMOS) o Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? o Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet o Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene o Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Kostnadseffektiv drift vil besvares gjennom å se på utviklingen i gebyrer over tid samt å belyse side 5 av 8

36 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: hvordan inntekter og utgifter og selvkostfond har utviklet seg, samt å se om gebyrnivået er sammenlignet med tilsvarende selskaper. Dette for å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene som hindrer kryssubsidiering. Vi gjennomfører ikke kostnads- og nytteanalyser for renovasjonstjenester i HAMOS. Finansiell revisor bekrefter årlig gjennom selskapets revisjonsberetning at selvkostberegningene samsvarer og praktiseres med gitte føringer. Dette medfører at vi ikke vil se om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene i undersøkelsen. Vi vil informere om regelverket for selvkost og hvilke krav som selskapet må ivareta for å sikre selvkost knyttet til renovasjonstjenester og hindre kryssubsidering. Vi vil ikke undersøke om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser i denne undersøkelsen, selv om lov om offentlig anskaffelser vil være et tema i problemstilling nr REVISJONSKRITERIER Ift problemstilling nr 1: Selskapslovgivningen (her: IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for HAMOS forvaltning IKS gi føringer for undersøkelsen. Videre har eierkommunene vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR ), som regulerer virksomheten. Ift problemstilling nr 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om Beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ift problemstilling nr 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse, herunder diverse påpekninger etc. fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. side 6 av 8

37 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Ift problemstilling nr 4: Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf panteloven 6-1 nr 2 a), jf forurensningsloven METODE Intervju, datainnhenting og dokumentgjennomgang o Innhenting av data fra deltakende kommuner i HAMOS o Intervju med utvalg fra representantskapet, styret og ledelsen av selskapet og øvrige konsernselskaper o Dokumentgjennomgang av protokoller fra møter i representantskap og styre og selskapets selvkostregnskap. o Gjennomgang av KOSTRA tall for å sammenligne renovasjonstjenesten i HAMOS med tilsvarende tjenester i andre kommuner og tilsvarende selskaper o Hente ut tall for selvkostregnskapet for å vise utvikling av kostnader og inntekter i selskapet samt økninger i disse og utvikling av selvkostfond. side 7 av 8

38 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Oppdragsansvarlig for denne selskapskontrollen er Arve Gausen og prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppe er Inge Storås og Espen Langseth. Undersøkelsen gjennomføres til 450 timer, hvorav 236 timer i 2015 og 214 timer i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. For hver kommune er følgende timetall beregnet ut fra eierprosent i HAMOS: Kommune Eierprosent Timer Agdenes 3,5 26 Frøya 9,0 68 Hitra 9,1 68 Meldal 8,1 61 Rennebu 5,3 40 Skaun 14,3 107 Snillfjord 2,0 15 Hemne 8,7 65 sum 60,0 450 Endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat side 8 av 8