Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 13/56 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Formannskapssalen, rådhuset Per Walseth, leder Per-Arild Lyng Kerstin Leistad Gunnar Lohse Tove Grendstad Grete Mebust Hepsø Arild Øyan Ivar Andersskog (Innkalt til sak13, Per Walseth er inhabil) Kristian Rolstad, rådmann Roar Størseth, økonomisjef Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Frode Singstad, RMN Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Postmottak RMN, postmottak Malvik kommune, 1. varamedlemmer, ordfører og Anna Ølnes RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder KonSek 1

2 Sakliste 011/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /13 Regnskap 2012 Malvik kommune - kontrollutvalgets uttalelse. 013/13 Rapport fra selskapskontroll - Malvik Næringsbygg AS. 014/13 Norsk Biodrivstoff AS - vurdering av behovet for en gjennomgang av Malvik kommunes engasjement. 015/13 Sør-Trøndelag Pleie- og omsorgsforum - status Malvik kommune. 016/13 Klage på kommunal saksbehandling - anmodning om at kontrollutvalget tar opp saken. 017/13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 6.mai /13 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 13/56-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Vedlegg Korrigert møteprotokoll kontrollutvalget i Malvik kommune Saksutredning Utkast til protokollen ble utsendt og også fremlagt som referatsak i kommunestyret Korrigert protokoll ble utsendt fra KonSek , da det i opprinnelig protokoll feilaktig var opplyst at selskapet Norsk Biodrivstoff var konkurs. Korrigert protokollen følger som vedlegg i saken. 3

4 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert Møtedato/tid: kl. 17:00 18:55 Møtested: Formannskapssalen, rådhuset Møtende medlemmer: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng Arild Øyan Gunnar Lohse Kerstin Leistad Grete Mebust Hepsø Forfall: Tove Grendstad Møtende varamedlemmer: Brit J. Dahlberg Andre møtende: Terje Granmo, ordfører (Sak 1 og 3) Kristian Rolstad, rådmann (Sak 2-4 og sak 8, pkt.4) Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 1-6) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 001/13-010/13 Arkivsak: 13/13 Saksliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 010/13 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Praksis knyttet til registrering og behandling av ulike henvendelser til ordfører. Forvaltningsrevisjonsrevisjonsrapport, KOSTRA-rapportering i Malvik kommune Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - barnevern Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Orientering om brukerundersøkelse KonSek Eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-3-8,pkt

5 Sak 001/13 - Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 002/13 - Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport og tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 31/12 den 7.mai Protokoll Rådmannen deltok under behandlingen av saken. Etter ønske fra kontrollutvalget orienterte han også om hvordan administrasjonen i praksis bruker forvaltningsrevisjonsrapporter internt i kommunen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport og tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 31/12 den 7.mai

6 Sak 003/13 - Praksis knyttet til registrering og behandling av ulike henvendelser til ordfører. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Ordfører opplyste at han kjenner de formelle bestemmelser. Han sørger for at henvendelser som er knyttet til konkrete saker, - kan føre til saker, eller av andre hensyn er viktig å dokumentere, blir registrert. I tvilstilfeller konfererer ordfører med administrasjonen. Ordfører svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var tilfreds med orienteringen og svarene som ble gitt. Kontrollutvalget diskuterte også om det kan ligge utfordringer knyttet til registrering av e-post i forhold til politikere, da mange nå har fått kommunal epostadresse. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 004/13 - Forvaltningsrevisjonsrevisjonsrapport, KOSTRArapportering i Malvik kommune Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten i arbeidet med ytterligere kvalitetssikring av arbeidet med KOSTRA-rapportering. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten innen utgangen av Protokoll Revisor Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk hovedpunkter i rapporten. Revisor og rådmann svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 6

7 Vedtak: Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten i arbeidet med ytterligere kvalitetssikring av arbeidet med KOSTRA-rapportering. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten innen utgangen av Sak 005/13 - Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - barnevern Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en maksimal ressursramme på 400 timer. 3. Prosjektrapport oversendes KonSek ihht prosjektplan, senest Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å vedta prosjektplanen på vegne av kontrollutvalget og følge opp prosjektet. Prosjektplanen forelegges kontrollutvalget til orientering. Protokoll Kontrollutvalget vurderte om prosjektet skulle igangsettes nå. Bakgrunnen for dette var ordførers orientering i kommunestyret, og spørsmål om det bør settes i gang selskapskontroll knyttet til kommunens engasjement i Norsk Biodrivstoff AS. Kontrollutvalget opprettholdt prioriteringen i plan for forvaltningsrevisjon og ønsker å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevern. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en maksimal ressursramme på 400 timer. 3. Prosjektrapport oversendes KonSek ihht prosjektplan, senest Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å vedta prosjektplanen på vegne av kontrollutvalget og følge opp prosjektet. Prosjektplanen forelegges kontrollutvalget til orientering. 7

8 Sak 006/13 - Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Malvik kommune anslått til 26 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Protokoll Sekretariatet orienterte kort ut fra saksfremlegget. De aller fleste eierkommuner synes å slutte seg til dette fellesprosjektet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Malvik kommune anslått til 26 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Sak 007/13 - Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. 8

9 Sak 008/13 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Kommunestyrets behandling av sak 76/12 Plan for forvaltningsrevisjon Malvik kommune, den Kort orientering fra kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen Nestleder Per- Arild Lyng orienterte. 3. Medlemsbrev fra Forum for Kontroll og Tilsyn, (FKT) Kontrollutvalget i Malvik er medlem av FKT. 4. Innkommet hendvendelse angående innsyn og postlister. Vedrørende pkt. 4: Kontrollutvalgets leder fikk per e-post den en henvendelse fra en kommunesstyrerepresentant. Det ble opplyst at navn, tilknyttet 3 dokumenter unntatt offentlighet, var synlige på postlisten til Malvik kommune den I samråd med kontrollutvalgets leder innhentet sekretariatet informasjon fra rådmannen. Rådmannen har, i e-post til sekretariatet den , forklart dagens rutiner og hva som har skjedd. Rutinene er innskjerpet etter hendelsen. Rådmannen gav utfyllende informasjon i møtet. Han sa videre at innspill av denne type blir tatt alvorlig og at de er nyttige i forhold til å kvalitetssikre rutiner. Kontrollutvalget var tilfreds med rådmannens raske håndtering av saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 009/13 - Orientering om brukerundersøkelse KonSek Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 9

10 Protokoll Sekretariatet redegjorde kort. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 010/13 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Følgende ble tatt opp under eventuelt: 1. Brev med 13 vedlegg fra Berit Solheim og Karsten Lønning til kontrollutvalget, datert Norsk Biodrivstoff AS. Vedrørende pkt 1. Kontrollutvalgets leder overleverte dokumentene til sekretariatet i møtet. Verken brev eller innhold ble referert. Sekretariatet ble bedt om å se på dokumentene, som omhandler en langvarig tvist mellom brevskriverne og Malvik kommune Vedrørende pkt 2. Ordfører orienterte den kommunestyret om status for selskapet Norsk Biodrivstoff AS. Han ønsker at kontrollutvalget vurderer om utvalget skal bestille en selskapskontroll knyttet til kommunens engasjement i selskapet. Utvalget diskuterte momenter som kan være aktuelle å se på ved en eventuell selskapskontroll. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt i tilknytning til pkt. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem en sak i neste møte, slik at kontrollutvalget får et bedre grunnlag for å vurdere om det er ønskelig å bestille selskapskontroll knyttet til kommunens engasjement i Norsk Biodrivstoff AS. Vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem en sak i neste møte, slik at kontrollutvalget får et bedre grunnlag for å vurdere om det er ønskelig å bestille selskapskontroll knyttet til kommunens engasjement i Norsk Biodrivstoff AS. 10

11 Regnskap 2012 Malvik kommune - kontrollutvalgets uttalelse. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/61-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2012 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap 2012 Malvik kommune Årsrapport Revisjonsberetning KU uttalelse til Malvik kommunes regnskapet for 2012 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsrapport og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Malvik kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt og er en normalberetning. Dette betyr at en ikke har funnet forhold som er så vesentlig at de ihht god kommunal revisjonsskikk skal tas med i revisjonsberetningen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor vil gi en orientering om revisjonsarbeidet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat mener at regnskapet, sammen med årsrapporten, inklusive årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Driftsregnskapet er avlagt i balanse etter at det er foretatt pliktige stykninger av overføringer til investeringsregnskapet på ca 7,4 mill kr. Uten disse stykningene ville det regnskapsmessige merforbruket vært på tilsvarende beløp. Både brutto og netto driftsresultat viser positive tall, men er vesentlig svakere enn i korrigert budsjett. (henholdsvis ca 7,2- og 5 mill kr.) Gjennom rapportering fra administrasjonen har politikerne oversikt over kommunens økonomiske stilling. Rådmannen har gjennom årsberetningen klart fått frem at det er ubalanse mellom inntekter og kostnader. Kommunen har fortsatt et begrenset økonomisk handlingsrom, som det er viktig å styrke i årene fremover. 11

12 Det er positivt at rådmannen sinaliserer at det er god budsjettdisiplin på virksomhetsnivå. Han påpeker samtidig at kostnadsutviklingen på enkelte sektorer, særlig innenfor helse og oppvekstområder, krever at driften må nedjusteres. Sekretariatet mener at kommunens årsrapport har utviklet seg positiv de senere år og fremstår som leservennlig og gir god informasjon både i forhold til økonomi og driften for øvrig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget, ut over at kommunen fortsatt har utfordringer i forhold til å oppnå balanse i øknonomien. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 12

13 13

14 14

15 MALVIK KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Malvik KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MALVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak12/2013, behandlet Malvik kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsrapport Malvik kommune 2012, inklusive obligatorisk årsberetning, og revisjonsberetningen datert I tillegg har ansvarlig regnskapsrevisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsrapporten fra rådmannen, gir brukerne god informasjon om de økonomiske forhold, samt annen informasjon om driften av kommunen i Dokumentene viser at kommunen har god oversikt over økonomien, men fortsatt står overfor økonomiske utfordringer. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse. Dette er gjort ved å redusere budsjettere overføringene til investeringsregnskapet, slik det er formelle krav om. Uten denne reduksjonen i overføringer ville driftsregnskapet vist et merforbruk på over 7 mill. kr. Kommunen har gode rutiner, som gjør at de formelle dokumenter ferdigstilles tidlig og kan brukes aktivt i styringen av kommunen. Regnskapet for 2012 er imidlertid datert 26.02, som er 11 dager etter fristen. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke kommentarer til Malvik kommunes årsregnskap for 2012 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Hommelvik den Per Walseth Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 15

16 Rapport fra selskapskontroll - Malvik Næringsbygg AS. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/13 Arvid Hanssen 219, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at kommunen etablerer en praksis for å gi styringssignaler til Mavik Næringsbygg AS, og andre selskaper hvor det er aktuelt, på en tydelig og etterprøvbar måte. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en en skriftlig tilbakemelding på hvordan rapporten og anbefalingene i rapporten er fulgt opp, innen utgangen av Vedlegg Rapport fra selskapskontroll - Malvik Næringsbygg AS Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. I tillegg til en tilbakemelding til politisk nivå bør selskapskontroller gi impulser som kan bidra i prosesser internt i kommunen og i selskaper. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging og har vært opptatt av at kommunen skal få på plass eierskapsmeldinger og praktisk organisering av oppfølgingsarbeidet. Malvik kommunestyre vedtok et system for eierstyring igjennom en eierskapsmelding i sak 50/10. Denne meldingen omfatter kommunale aksjeselskap hvor kommunen er 100 % eier, herunder Malvik Næringsbygg AS. Med bakgrunn i plan for selskapskontroll vedtok kontrollutvalget i oktober 2012 at det skulle iverksettes en selskapskontroll av Malvik Næringsbygg AS. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført undersøkelsen og resultatene presenteres i rapport datert Revisjonens konklusjoner på problemstillingene (i kursiv) som er reist, samt gitt anbefalinger fremgår av rapportens kapittel 7og 8 på sidene Disse gjengis i sin helhet nedenfor: Konklusjon: 1. Har Malvik kommune tydelige målsetninger med sitt eierskap i selskapet? Kommunen har tydelige og definerte overordnede målsetninger med sitt eierskap. Kommunen har også klare forventninger til hvilke konkrete oppgaver 16

17 selskapet skal håndtere, men disse er ikke nedfelt i vedtekter, eierstrategi eller vedtak i eierorgan. 2. Har Malvik kommune rutiner for å følge opp eierskapet, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? Kommunen har vedtatt rutiner for oppfølging av eierskapet i en eierstrategi. Kombinasjonen av faste møtepunkter, fast rapportering og noe uformell kontakt bør kunne legge grunnlag for en aktiv og god oppfølging fra kommunens side. 3. Forvalter Malvik kommune sitt eierskap i selskapet i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? God eierstyring er å sette tydelige mål for selskapet gjennom eierorganet, og velge et profesjonelt styre til å håndtere selskapets oppgaver innenfor disse målene. Malvik kommune styrer i praksis i stor grad Malvik Næringsbygg AS gjennom aktiv, uformell kontakt. Det er ikke i tråd med normer for godt eierskap og KS anbefalinger. Det er likevel grunn til å nyansere dette: Malvik Næringsbygg AS er et lite selskap med få og konkret definerte oppgaver i praksis nesten som et prosjektstyre. I tillegg er aksjeselskapsformen veldig fleksibel, og kommunen har vid adgang til å definere hvordan de ønsker å styre et selskap, innenfor de rammene aksjeloven setter. Men også et prosjektstyre trenger et konkret mandat. Vår anbefaling er derfor uansett at kommunen bør formalisere de konkrete oppdragene de ønsker at selskapet skal utføre. 4. Fungerer samarbeidet mellom kommunen og selskapet på en måte som fremmer formålet med selskapet? Samarbeidet fungerer per i dag i tråd med intensjonene i eierstrategien, selv om det er tydelig at noen av samarbeidsrutinene er iverksatt sent. Vår vurdering er at samarbeidet sikrer en tett kontakt mellom kommunen og selskapet, som i utgangspunktet bør være egnet til å fremme selskapets formål. Vi gjentar likevel at de viktigste styringssignalene bør formaliseres. Noen vedtatte rutiner er ansett å ha mindre relevans for dette selskapet, eller er av andre grunner ikke fulgt opp. Dette gjelder blant annet krav til halvårlig regnskapsrapportering, utvikling av selskapsstrategier, etiske retningslinjer for selskapet og utarbeidelse av styreinstruks. Kommunen bør sørge for at de kravene de stiller til selskapet, og oppfølgingen av det, er realistiske og oppdaterte. 5. Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i selskapet i samsvar med selskapets formål? Selskapet har en anstrengt økonomi, men forsvarlig drift til å ivareta de få oppgavene selskapet har. Selskapets organisering og de oppgavene selskapet håndterer er i tråd med det formålet eierne har satt for det. Selskapet må forholde seg til regelverket for offentlige anskaffelser. Anbefalinger: Revisors anbefaling er at kommunen bør etablere praksis for å gi sine viktigste styringssignaler til selskapet på en tydelig og etterprøvbar måte. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført en relevant undersøkelse ut fra bestillingen fra kontrollutvalget. 17

18 Selv om rapporten i hovedsak omhandler ett selskap bør resultatet av gjennomgangen også gi impulser til hvordan kommunen følger opp sitt eierskap i andre selskaper. Rapporten viser at styringen har vært preget av at selskapet er lite, har få oppgaver, og at selskapet arbeider nært opp mot eieren, Malvik kommune. Sekretariatet vil fremheve at når kommunen velger å løse kommunale eller andre oppgaver - gjennom opprettelse/deltakelse i selskaper, er det viktig at lovkrav følges og at retningslinjer/styringssignaler fra kommunen gis gjennom de riktige formelle fora. Rapporten omtaler forhold knyttet til praktisering av Lov om offentlige anskaffelser og mulige brudd. Revisor har gjennom høringsrunden ikke har fått motforestillinger om dette punktet eller andre forhold som er tatt opp i rapporten. Rapporten bør derfor være et godt grunnlag for at det tas tak i punktene som fremgår av konklusjon og ikke minst av anbefalingen. Rapporten tyder på at Malvik kommune fortsatt, tross en positiv utvikling, har et forbedringspotensial for å få etablert en tilfredsstillende eierskapsoppfølging. Det er viktig at kommunen gjennom erfaringer i eierskapssekretariatet viderefører arbeidet. I rapportens pkt 2.2 fremgår det signaler på at eier vil vurdere å avvikle Malvik Næringsbygg AS når Moan-området er solgt. Sekretariatet er kjent med at Moanområdet nå ultimo april er solgt, men kjenner ikke til om kommunestyret skal avvikle selskapet. Uavhengig av om dette skjer, bør deler av innholdet i rapporten være nyttig for oppfølging av andre selskap. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser Rapport fra selskapskontroll Malvik Næringsbygg AS for å gi en relevant og god tilbakemelding på eierstyringen og andre områder som kontrollutvalget ønsket å få belyst. Det må være et absolutt krav at formaliteter er på plass når det gjøres større økonomiske disposisjoner. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 18

19 Rap port f ra selska psko n t roll Malvik Næringsbygg AS Malvik kommune

20 Rapport fra selskapskontroll Forord Denne selskapskontrollen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Malvik kommune i perioden desember 2012 februar Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Frode Singstad /s/ Oppdragsansvarlig revisor Espen Langseth Prosjektmedarbeider Malvik Næringsbygg AS 3 20

21 Rapport fra selskapskontroll Sammendrag Hovedformålet med denne kontrollen har vært å undersøke om kommunen utøver sitt eierskap i Malvik Næringsbygg i tråd med egne vedtak, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap. Kontrollen viser at Malvik kommune er en aktiv eier, men at kommunen har potensial for å utøve sitt eierskap i Malvik Næringsbygg AS på en mer ryddig og profesjonell måte. Kommunen har klare målsettinger med sitt eierskap i selskapet, og disse er nedfelt i vedtekter og eierstrategi. Kommunen har videre vedtatt rutiner for oppfølging av selskapet, blant annet ved gjennomføring av eiermøter. Rutinene legger til rette for en hensiktsmessig oppfølging fra kommunens side. Alt dette er i tråd med KS anbefalinger for kommunalt eierskap. Kommunen har etablert generalforsamling(formannskapet), som gjennomføres i tråd med aksjelovens krav. Likevel gir kommunen viktige signaler til selskapet om hvilke konkrete aktiviteter kommunen ønsker at selskapet skal gå inn i muntlig, og utenfor disse formelle arenaene. Dette er ikke i tråd med normer for god eierstyring. Malvik Næringsbygg er et lite, oversiktlig selskap, og aktørene gir uttrykk for at dagens styringsform fungerer etter hensikten. Vårt syn er likevel at kontakten mellom en kommune som eier og et selskap som forvalter verdier på fellesskapets vegne, bør bære preg av en viss profesjonalitet og etterprøvbarhet. Vi anbefaler derfor kommunen å bruke de etablerte foraene til å gi slike signaler. Kommunen har ikke brukt valgnemnd for valg til styret, slik eiermeldingen krever og KS anbefaler. Alle styremedlemmene er kommunestyrerepresentanter. På generelt grunnlag er det grunn til å stille spørsmål ved om et styre kun bestående av kommunestyrepolitikere er det best egnede til å lede et aksjeselskap med behov for sammensatt kompetanse. For Malvik Næringsbyggs tilfelle registrerer vi likevel at både kommunen og selskapet gir uttrykk for at dagens styre har relevant kompetanse for å løse selskapets oppgaver. Malvik Næringsbygg AS ser ut til å ha en anstrengt økonomi, men forsvarlig drift til å ivareta de få oppgavene selskapet har. Selskapets organisering og de oppgavene selskapet håndterer er i tråd med selskapets formål. Malvik Næringsbygg har ikke forholdt seg til regelverket for offentlige anskaffelser, selv om kommunen som eier har stilt krav om det, og selv om selskapet etter vår vurdering er omfattet av regelverket. Malvik Næringsbygg AS 4 21

22 Rapport fra selskapskontroll Innhold 1 Innledning Bakgrunn og problemstillinger Om selskapskontroll og eierskapskontroll Kontrollkriterier Metode Om selskapet Har Malvik kommune tydelige målsetninger med sitt eierskap i selskapet? Kriterier Data Vurdering Har Malvik kommune rutiner for å følge opp eierskapet, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? Kriterier Data Vurdering Forvalter Malvik kommune sitt eierskap i selskapet i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Kriterier Data Vurdering Fungerer samarbeidet mellom kommunen og selskapet på en måte som fremmer formålet med selskapet? Kriterier Data Vurdering Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i selskapet i samsvar med selskapets formål? Kriterier Data Vurdering Konklusjon Anbefalinger...26 Kilder Malvik Næringsbygg AS 22

23 Rapport fra selskapskontroll 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og problemstillinger Denne eierskapskontrollen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS etter bestilling fra Kontrollutvalget i Malvik kommune 1. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere forvaltningen av kommunens eierinteresser i det aktuelle selskapet, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene på kommunens vegne gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2 Kontrollen gjennomføres ved å besvare følgende problemstillinger, skissert av kontrollutvalget: 1. Har Malvik kommune tydelige målsetninger med sitt eierskap i selskapet? 2. Har Malvik kommune rutiner for å følge opp eierskapet, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? 3. Forvalter Malvik kommune sitt eierskap i selskapet i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? 4. Fungerer samarbeidet mellom kommunen og selskapet på en måte som fremmer formålet med selskapet? 5. Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i selskapet i samsvar med selskapets formål? 1.2 Om selskapskontroll og eierskapskontroll Denne eierskapskontrollen er gjennomført i tråd med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. En selskapskontroll kan inneholde både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Denne selskapskontrollen er en noe utvidet eierskapskontroll. Eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med 1 KU-sak 31/12 2 Jf. Forskrift om kontrollutvalg 14, jf kommuneloven 77 nr 5. Malvik Næringsbygg AS 6 23

24 Rapport fra selskapskontroll detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Dette er gjort for å få et helhetsbilde av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. 1.3 Kontrollkriterier Kommunale vedtak Malvik kommune har vedtatt et system for eierstyring av selskaper som er 100 % eid av kommunen gjennom en eierskapsmelding, 3 med et eget dokument som angår det aktuelle selskapet: Malvik kommunes prinsipper og rammer for styring av Malvik Næringsbygg AS. Dette dokumentet (heretter eierstrategien ) gir kriterier for å vurdere ulike sider av kommunens eieroppfølging av selskapet. Vi redegjør videre for eierstrategien og bruken av den senere i rapporten Lov- og forskriftskrav Kommuneloven Kommuneloven bestemmer at der kommunen har eierandel i selskaper, er kommunestyret eier. 4 Den som skal representere kommunestyret i eierorgan i selskap, må ha fullmakt fra kommunestyret. 5 Aksjeloven Ifølge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). Det innebærer at kommunen som eier må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten ( 6-12) og føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Andre lov og forskriftskrav For offentlig eide selskap kan også offentleglova og lov om offentlige anskaffelser komme til anvendelse. 6 Malvik Næringsbygg AS ligger i ytterkanten av virkeområdene for begge disse lovene. Offentleglova gjelder ifølge forskriften ikke for selskap uten fast ansatte i administrative stillinger 7, men 3 Kommunestyresak 50/10 4 Kommuneloven 6 5 Aksjeloven 6 Se offentleglova 2 og Lov om offentlige anskaffelser 2, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Jf. forskrift til offentleglova 1 andre ledd. Malvik Næringsbygg AS 7 24

25 Rapport fra selskapskontroll det er uklart om dette unntaket skal tolkes helt etter sin ordlyd. 8 Vi har derfor ikke vurdert om selskapet må følge offentleglova. Om forholdet til lov om offentlige anskaffelser, se kap Vedtekter Selskapenes vedtekter er kontrollkriterier for siste delproblemstilling om økonomi og organisering. Relevante utdrag fra vedtektene presenteres i datakapittelet KS-anbefalinger KS Eierforum har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. 9 Anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere fylkeskommunens eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger. De mest relevante for denne undersøkelsen er: Nr. 1: Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Nr. 2: Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Nr. 3: Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Nr. 7: Sammensetning og funksjon til eierorgan Nr. 8: Gjennomføring av eiermøter Nr. 9: Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Nr. 10: Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Nr. 11: Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Nr. 14: Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 1.4 Metode I eierskapskontrollen har vi innhentet data fra offentlig tilgjengelige kilder og gjennom dokumentanalyse, intervju og bruk av spørreskjema Åpne kilder Rapporten bygger dels på analyse av informasjon fra åpne kilder, det vil si Foretaksregisteret, og Dokumentanalyse Dokumentanalysen omfatter følgende dokumenter: Selskapets vedtekter 8 Jf. blant annet avgjørelse fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus Sporveis-annonsene AS 9 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum 2009 Malvik Næringsbygg AS 8 25

26 Rapport fra selskapskontroll Kommunens eierstrategi for selskapet Protokoll fra ordinær generalforsamling i 2010, 2011 og 2012 og ekstraordinær generalforsamling i 2008 (vedtektsendring: utvide fra kun utleie på Sveberg) Referat fra styremøter i 2011 og 2012 Årsberetning for 2010 og 2011 Låneavtale mellom selskapet og Malvik BioGas AS Intervju Vi har intervjuet ordfører, rådmann og økonomisjef for å få et dypere innblikk i kommunens eierstyring av det aktuelle selskapet. I tillegg har vi intervjuet daglig leder og styreleder i selskapet Verifiseringsprosesser og høring Alle intervju er verifisert av intervjuobjektene. En foreløpig utgave av rapporten har vært på høring til styreleder og daglig leder i selskapet, eierrepresentanten (ordfører) og rådmannen. Vi mottok to høringssvar: fra rådmannen og daglig leder. Ingen av dem hadde kommentarer eller merknader til rapporten, og vi legger derfor ikke ved høringssvarene. 1.5 Om selskapet Malvik Næringsbygg AS ble etablert med virkning fra Selskapet er heleid av Malvik kommune. Selskapets formål er todelt: Å oppføre og drive utleiebygg Å bidra til næringsutvikling gjennom investeringer i nyetableringer Formannskapet i Malvik kommune er generalforsamling. Selskapets styre består per av tre kommunestyrerepresentanter: styreleder Per Walseth(H) og medlemmene Randi Eikevik(Ap) og Geir Halmøy(H). Selskapet har ingen ansatte, men en daglig leder som leies inn i stilling tilsvarende 20 % fra Malvik Næringsutvikling AS. Selskapets eiendomsportefølje består per av to eiendommer: et næringsbygg på Sveberg(Sveberg gård) og en ubebygd tomt ved sjøsiden i Hommelvik(Moan-området). Malvik Næringsbygg AS 9 26

27 Rapport fra selskapskontroll 2 Har Malvik kommune tydelige målsetninger med sitt eierskap i selskapet? 2.1 Kriterier KS anbefaler at kommunene lager en eierskapsmelding med informasjon om kommunens formål med eller strategier for de enkelte selskap. Gjennom dette skal kommunen som eier sikre nødvendige styringssignaler til selskapene, og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Kommunen bør ikke stille for detaljerte krav til selskapene i en slik melding, men fokusere på overordnede styringssignaler. 2.2 Data Kommunens todelte formål med selskapet fremgår tydelig av vedtektene. Det er også gjengitt i eierstrategien. Utover dette inneholder eierstrategien lite av det vi vil kalle strategier for selskapet. Derimot forutsetter kommunen at styret i selskapet utvikler forretningsmessige mål og strategier for selskapet, og at disse skal vedtas av generalforsamlingen. Dette er så vidt vi kan se ikke gjort. Derimot tyder intervjuene, både med selskapets representanter og med ordfører, på at de anser selskapets virksomhet som såpass oversiktlig og konkret tilknyttet de aktuelle oppgavene, at det ikke er behov for ytterligere strategier. Selskapet ble opprinnelig etablert med den hensikt å oppføre et næringsbygg på Sveberg. Dette er nå solgt. Per i dag er selskapets oppgave først og fremst å selge Moan-området slik at det kan utvikles i tråd med kommunestyrets ønsker. Selskapets andre eiendom, på Sveberg, er beheftet med pant tilknyttet låneporteføljen fra kjøp av Moan-området. Når Moan-området er solgt, kan lånene innfris og pantet slettes. Ifølge intervjuene er det en forventning om at også denne eiendommen da kan selges. Deretter tyder intervjuene på at eier vil vurdere å avvikle selskapet. 2.3 Vurdering Selskapet har et tydelig formål, vedtatt av kommunen som eier, og oversiktlige oppgaver. Vår vurdering er derfor at kommunen har en tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Malvik Næringsbygg AS 10 27

28 Rapport fra selskapskontroll Kommunestyret har vedtatt at styret i selskapet skal utvikle forretningsmessige mål og strategier for selskapet. Det er ikke gjort. Intervjuene tyder derimot på at verken selskapet eller eier ser det som nødvendig for dette selskapet. På generelt grunnlag vil vi anbefale at kommunene som eiere sørger for at styret i selskapene har konkrete strategier å forholde seg til, der eiers forventninger kommer tydelig fram. 10 Det vil gi styret klare mål å jobbe innenfor, samtidig som det bevisstgjør eier på hvilke forventinger de har og bør ha til selskapet, og det gir eier tydelige kriterier å evaluere styret opp mot. For Malvik Næringsbyggs del er imidlertid oppgavene så konkrete og oversiktlige, at vi forstår at det ikke har blitt ansett som nødvendig å utvikle tunge strategidokument. Etter vårt syn hadde det likevel vært ryddig om kommunen som eier nedfelte disse konkrete forventingene og oppgavene til selskapet, for eksempel i eierstrategien eller ved vedtak i (ekstraordinær) generalforsamling. 10 Jf. også KS-anbefaling 3 Malvik Næringsbygg AS 11 28

29 Rapport fra selskapskontroll 3 Har Malvik kommune rutiner for å følge opp eierskapet, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? 3.1 Kriterier KS anbefaler at kommunen, som et ledd i utarbeidelsen av eierskapsmeldingen, vedtar noen prinsipper for sin eierstyring. 11 Det kan være føringer, retningslinjer eller rutiner for hvordan kommunen og kommunens eierrepresentanter skal utøve eierskapet i selskaper. En sentral del av slike prinsipper er rutiner for å sikre at det er kommunikasjon mellom kommunestyret og eierorganet (generalforsamling). I Malvik Næringsbygg er formannskapet generalforsamling. Det gjør at behovet for slike rutiner er langt mindre for dette selskapet enn hva det er for selskap med flere eiere, der kommunen gjerne kun har en representant i eierorganet. 3.2 Data Malvik kommune har vedtatt en eiermelding med en egen eierstrategi for Malvik Næringsbygg AS: «Malvik kommunes prinsipper og rammer for styring av Malvik Næringsbygg AS». Eierstrategien inneholder føringer for følgende områder: Fast, formell rapportering mellom selskapet og kommunen Gjennomføring av eiermøter, med formål å utveksle informasjon og erfaringer, samt utvikling av felles forståelse for mål, strategier og resultater Uformelle orienteringer fra ved behov Meldinger fra selskapet til kommunestyret I tillegg er det relevant å nevne at kommunen har nedsatt et eierskapssekretariat, som har følgende oppgaver: Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller Bindeledd mellom kommunen og de ulike selskap Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av styreprotokoller Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc. Revidering av eiermelding 11 Anbefaling 2 Malvik Næringsbygg AS 12 29

30 Rapport fra selskapskontroll 3.3 Vurdering Kommunen har vedtatt et sett med rutiner for hvordan de skal forvalte sin rolle som eier i Malvik Næringsbygg. Rutinene legger opp til nær kontakt mellom eier og selskapet, men med en fast struktur i bunnen. Kombinasjonen av faste møtepunkter, fast rapportering og mer uformell kontakt bør kunne legge grunnlag for en aktiv og god oppfølging fra kommunens side. Rutinene åpner for relativt tett kontakt dirkete mellom eier og selskapets ledelse. Det er en risiko for at det kan gjøre styrets rolle utfordrende. Intervjuene tyder imidlertid på at dette ikke anses å være noe praktisk problem for dette selskapet. Vår vurdering er at derfor at kommunen har vedtatt gode rutiner, som er egnet til å ivareta eierskapet i et lite selskap som dette på en god måte. Malvik Næringsbygg AS 13 30

31 Rapport fra selskapskontroll 4 Forvalter Malvik kommune sitt eierskap i selskapet i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? 4.1 Kriterier Følgende krav til kommunens eierstyring er utledet fra allment aksepterte krav til eierstyring,12 aksjeloven og KS anbefalinger: Kommunen utøver sin myndighet som eier gjennom eierorganet13 Eierne bør sørge for at selskapene har kompetente styrer, gjerne ved bruk av valgnemnd Eierstrategien ( Malvik kommunes prinsipper og rammer for styring av Malvik Næringsbygg AS ) legger som nevnt også føringer for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i selskapet: Kommunen skal fastsette krav til årlig avkasting Om valg til styret o Generalforsamlingen i selskapet skal nedsette valgkomite til valg av styre o Styreposisjoner skal ikke besettes på en måte som bringer kommunens administrative og politiske ledelse i habilitetskonflikter Medlemmer i formannskapet og ledere i kommunens administrasjon er utelukket fra valg o Kommunen skal legge avgjørende vekt på kompetanse ved valg av styre gjennom generalforsamlingen Det skal vedtas instruks for styrets arbeid, jf asl o Instruksen skal inneholde prinsipper for styreevaluering o Instruksen skal inneholde prinsipper for evaluering av daglig leder 12 Jf. «Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse», «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse» (for børsnoterte selskap) og Resch-Knudsen (2011). 13 Asl. 5-1 (1). 14 Malvik Næringsbygg AS 31

32 Rapport fra selskapskontroll 4.2 Data Formannskapet utgjør generalforsamling. Om gjennomføringen av den, se kap Protokollene viser at generalforsamlingen gir lite føringer til selskapet i møtet. Så vidt vi kan se er det for første gang avholdt eiermøte vinteren Derimot tyder intervjuene på at Malvik kommune, som eier, i hovedsak gir sine styringssignaler gjennom uformell kontakt med selskapet. Generalforsamlingen velger styre. Det er ikke nedsatt en egen valgkomite. I praksis gjør ordfører forarbeid med å finne aktuelle kandidater. Det er ikke nedfelt faste kriterier for valg av styremedlemmer. Ifølge intervjuene vektlegger generalforsamlingen forretningsmessig kompetanse og forståelse, i tillegg til forståelse for rollen som samfunnsaktør. Per i dag er alle styrevervene besatt av kommunestyrerepresentanter. Ordfører gir uttrykk for at han på generelt grunnlag arbeider for å sikre best mulig ekstern kompetanse inn i styrer, men at det for Malvik Næringsbyggs vedkommende er ansett som relevant å ha styremedlemmer med god kjennskap til kommunen. Aktørene uttrykker at styret i selskapet i dag har relevant kompetanse, med en god blanding av forretningsmessig og eiendomsfaglig, og forståelse for rollen som samfunnsaktør. Det er ikke vedtatt noen instruks for styrets arbeid, slik eierstrategien krever. Vedtektene inneholder få retningslinjer for styrets arbeid. Det er heller ikke formalisert prinsipper for styreevaluering, eller evaluering av daglig leder. Kommunen har ikke satt krav til avkasting i selskapet, men intervjuene tyder på at det er en bevisst prioritering fra kommunens side. I et selskap med så få, men konkrete oppgaver, kan eierkontakten best belyses gjennom de aktuelle oppgavene. Vi redegjør derfor kort for disse. Lån til Malvik Biogas AS Malvik Kommune opprettet et selskap, Malvik Biogass AS, senere Norsk Biodrivstoff AS, sammen med SPIS Grillstad og finske Preseco for å bygge et biogassanlegg. Anlegget var en forutsetning for at Spis Grillstad skulle etablere slakteri på den aktuelle tomta. I denne forbindelse ble det gjort avtaler mellom aktørene om finansiering av anlegget. På et tidspunkt hadde kommunen vanskeligheter med å innfri sin del av finansieringen. Derfor ba kommunen 15 Malvik Næringsbygg AS 32

33 Rapport fra selskapskontroll Malvik Næringsbygg om å yte 5,6 mill i lån til Malvik Biogass AS. Ifølge intervjuene skjedde dette som tydelige signaler fra kommunen som eier. Det ble skrevet en låneavtale mellom Malvik Næringsbygg AS og Malvik Biogas AS, datert oktober 2008, der det fremgår at dette lånet ble ytt for å oppfylle kommunens forpliktelse ovenfor Malvik Biogas AS. Det ble så vidt vi kan se ikke inngått noen avtale mellom Malvik Næringsbygg og kommunen i den forbindelse. Forutsetningene for Biogas-prosjektet ble endret da Nortura kjøpte ut Spis Grillstad og ble eneeier av slakteriet. Ifølge låneavtalen skulle låne forfalle i sin helhet senest 31. juli Malvik Biogass har ikke innfridd lånet. Malvik Næringsbygg avskrev lånet som tap i 2010, etter råd fra sin revisor. Malvik Biogas As er nå avviklet. Moan-området Styret ble i 2009 forespurt om å delta i utviklingen av sjøside-prosjektet i Hommelvik. Intervjuene tyder på at saken var drøftet både i formannskap og i kommunestyret, og det var politisk enighet om at kommunen skulle sørge for utvikling av denne tomta. På den bakgrunn ga ordfører tydelige signal til selskapet om at eier ønsket at de skulle kjøpe den aktuelle tomta. Ifølge styreleder drøftet styret saken, og fattet ut fra selvstendige, forretningsmessige vurderinger en beslutning om å kjøpe tomta. 4.3 Vurdering Det er ingen tvil om at Malvik kommune i praksis er en aktiv eier, som sitter relativt tett på selskapet og de prosessene selskapet håndterer. Intervjuene tyder på at en betydelig del av kommunens involveringer er gjennom uformell kontakt. Når kommunen er eier, finnes det et sett av normer den bør forholde seg til, og vi er bedt om å kontrollere om kommunen utøver sitt eierskap i tråd med disse normene. God eierstyring er å sette tydelige mål for selskapet gjennom eierorganet, og velge et profesjonelt styre til å håndtere selskapets oppgaver innenfor disse målene. Slik Malvik kommune styrer Malvik Næringsbygg per i dag kan det etter vår vurdering ikke sies å være i tråd med normer for god eierstyring. Dette utgangspunktet må likevel nyanseres. Malvik Næringsbygg er et lite, heleid selskap som i praksis fremstår som et næringspolitisk virkemiddel for kommunen, og kommunen har et bevisst ønske om å sitte tett på de prosessene selskapet ivaretar. Vi legger også til grunn at aksjeselskapsformen i seg selv fleksibel, og gir eier stor grad av frihet til å regulere kontakten mellom seg og selskapet, innenfor de rammene loven setter. 16 Malvik Næringsbygg AS 33

34 Rapport fra selskapskontroll Kommunen gjennomfører generalforsamling i tråd med aksjeloven. Generalforsamlingen har ikke nedsatt egen valgkomite for selskapet, slik eierstrategien krever. En bevisst eier bør sørge for et styre som kjennetegnes av relevant kompetanse, kapasitet og mangfold, ut fra selskapets egenart. På generelt grunnlag er det grunn til å stille spørsmål ved om et styre kun bestående av kommunestyrepolitikere er det som best oppfyller disse kriteriene. For Malvik Næringsbyggs tilfelle registrerer vi likevel at både kommunen og selskapet gir uttrykk for at dagens styre har relevant kompetanse for å løse selskapets oppgaver. Eierstrategiens krav til styreinstruks med kriterier for evaluering av styret og daglig leder er ikke fulgt opp. Vi antar at dette også har sammenheng med at selskapets virksomhet er såpass begrenset og oversiktlig. En sentral del av en eierskapskontroll er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskap, gjør dette i tråd med kommunestyrets forutsetninger. Når formannskapet utøver eierrollen som generalforsamling, må vi kunne forutsette at det skjer i tråd med kommunestyrets intensjoner. Når eierutøvelsen derimot skjer på en mer uformell måte, fra ordfører til selskapets ledelse, er det vanskeligere å vurdere om det skjer i tråd med kommunestyrets forutsetninger. Intervjuene tyder likevel på at kommunestyret eller formannskap har vært involvert i de prosessene som har endt opp i konkrete oppdrag til Malvik Næringsbygg som kjøp av Moan-området. I de sammenhengene er det med andre ord grunn til å tro at også den uformelle eierutøvelsen skjer i tråd med kommunestyrets forutsetninger. Den uformelle, løpende kontakten mellom kommunen og selskapet gir eier stor grad av mulighet til å styre selskapets aktiviteter på en fleksibel måte. Vi registrerer at både kommunen og selskapet opplever denne kontakten som hensiktsmessig. Den type uformell styring er imidlertid mindre egnet til å ivareta viktige hensyn som etterprøvbarheten for de disposisjonene kommunen gjør som eier, og selskapets eventuelle behov for å ha tydelige, etterprøvbare signaler å forholde seg til. Vi gjentar derfor at kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en mer formalisert måte, gjennom eierstrategien eller vedtak i (ekstraordinær) generalforsamling. Malvik Næringsbygg AS 17 34

35 Rapport fra selskapskontroll 5 Fungerer samarbeidet mellom kommunen og selskapet på en måte som fremmer formålet med selskapet? 5.1 Kriterier Kommunens vedtatte eierstrategi for selskapet legger noen forutsetninger for kontakten mellom kommunen som eier og selskapet: Det skal etableres løpende kommunikasjon mellom kommunen som eier og Malvik Næringsbygg. Kommunikasjonen skal foregå på en strukturert måte gjennom: Fast formell rapportering mellom selskap og eier o Årsmelding fra selskapet skal sendes til eieren umiddelbart etter styrets behandling og vedtak o Halvårsregnskap sendes til eieren som melding Årlige eiermøter o Møtets formål er generell informasjon og utveksling av erfaring med driften samt utvikling av felles forståelse for mål, strategier og resultater vedrørende drifts- og næringsutviklingsoppgavene. Økonomiplanen (se pkt.3 ovenfor) skal behandles i eiermøtet. Rådmannen har ansvar for innkalling og gjennomføring av møtene. Det skal lages referat fra møtene. Orienteringer fra daglig leder til rådmann og ordfører o Ad-hoc-orienteringer der dette er nødvendig for å sikre vital informasjon utenfor eiermøtene Orienteringer fra rådmannen og ordføreren til daglig leder og styret i Malvik Næringsbygg o Ad-hoc-orienteringer der dette er nødvendig for å sikre vital informasjon utenfor eiermøtene Meldinger fra Malvik Næringsbygg til kommunestyret o Meldinger til kommunestyret utarbeides i bakkant av hvert eiermøte. 5.2 Data Fast rapportering Selskapet rapporterer gjennom årsberetning til generalforsamlingen (formannskapet). Kommunen får også tilsendt referat fra styremøter til orientering. Malvik Næringsbygg AS 18 35

36 Rapport fra selskapskontroll Selskapet sender ikke halvårsregnskap til kommunen. Intervjuene tyder på at dette ikke er ansett å være nødvendig, fordi kommunen har god oversikt over selskapets økonomi gjennom den løpende, uformelle kontakten. Eiermøter Rådmannen har ansvar for å kalle inn til årlige eiermøter. Det ble avholdt eiermøte for selskapet første gang den Eierstrategien som stiller krav til årlige kommunestyremøter ble vedtatt januar Ad-hoc orienteringer Selskapets daglig leder har kontor på rådhuset. Intervjuene tyder på at ordfører og daglig leder har relativt hyppig kontakt. Styreleder er kommunestyrerepresentant, og intervjuene tyder på at det er relativt tett uformell kontakt også mellom ordfører og styreleder. Ordføreren gir uttrykk for at denne kontakten er nødvendig for at han skal være sikker på at selskapet har den nødvendige framdriften i utførelsen av oppgavene. Meldinger til kommunestyret etter eiermøte På eiermøte i januar 2013 ble det vedtatt at protokoll fra eiermøte skal legges fram som referatsak for kommunestyret. 5.3 Vurdering Flere av de vedtatte rutinene for oppfølging av og samarbeid med selskapet er ikke fulgt opp før helt i det siste, men nå virker det som om kommunen og selskapet har gjort et initiativ for å etablere en praksis som er mer i tråd med intensjonene i eierstrategien. Intervjuene tyder likevel på at den uformelle oppfølgingen dominerer kontakten med selskapet. Om dette viser vi til våre vurderinger i kapittel 4.3. Malvik Næringsbygg AS 19 36

37 Rapport fra selskapskontroll 6 Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i selskapet i samsvar med selskapets formål? I en eierskapskontroll er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av selskapet. Dette innebærer at kontrollen i tillegg til å vurdere om eier har etablert tilfredsstillende rammer for styring og kontroll av virksomheten, også må undersøke om virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Vi gjentar at selskapets formål er todelt: Oppføre og drive utleiebygg Bidra til næringsutvikling gjennom investeringer i nyetableringer. 6.1 Kriterier Økonomi Selskapet må ha økonomi til å kunne ivareta de oppgavene som er nødvendige for å nå formålet, herunder en forsvarlig drift. Oppgaver De oppgavene selskapet utfører skal være i tråd med det formålet eierne har satt for selskapet. Organisering Aksjeloven bestemmer at generalforsamling skal avholdes årlig, innen 30. juni. Ifølge vedtektene skal generalforsamlingen vedta: Styrets melding Årsregnskap Revisors beretning Valg av styre Evt. andre saker etter aksjeloven Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene skal velges av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Malvik kommune forutsetter at styret utvikler forretningsmessige mål og strategier for selskapet som er i samsvar med kommunestyrets overordnete mål, som er gjengitt i pkt Malvik Næringsbygg AS 37

38 Rapport fra selskapskontroll ovenfor. Malvik kommune som eier pålegger Malvik Næringsbygg AS å oppfylle disse punktene: Selskapets strategidokument sammen med den årlige økonomiske planen skal samlet gi en vurdering av selskapets risikovilje og risikoeksponering. Godt omdømme skal sikres gjennom utvikling, vedtak og implementering av etiske retningslinjer i Malvik Næringsbygg AS Malvik Næringsbygg skal ha innkjøpsreglement og -rutiner som er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Godt omdømme skal også sikres ved god internkontroll. 6.2 Data Økonomi For å kunne ivareta de oppgavene eier har gitt selskapet, må selskapet ha en forsvarlig drift. Tabell 1: Resultatregnskap for Malvik Næringsbygg Resultatregnskap Driftsinntekter Sum finanskostnader Årsresultat Sum eiendeler Egenkapitalandel i % 9 10,9 94,2 Gjeld Kilde: Selskapet hadde ingen driftsinntekter i I 2009 fikk selskapet vederlagsfritt overta Sveberg Gård, og selskapets driftsinntekter for 2011 kommer fra utleie av Sveberg gård. Årsresultatet i 2010 skyldes at lånet til Malvik Biogas AS ble bokført som tap. Malvik Næringsbygg AS 21 38

39 Rapport fra selskapskontroll Eiendeler og gjeld Ved kjøp av tomta på Moan-området, tok selskapet opp et lån på drøye 17 millioner kr med pant i Sveberg gård. Det påløper månedlige renteutgifter. - Leieinntektene fra Sveberg gård bidrar til å dekke deler av utgiftene ved å eie og selge sjøside-tomta (låneporteføljen). Sum finanskostnader i 2011 var i den forbindelse på kroner, og med et årsresultat i 2011 for selskapet på minus kroner. - Har også et naustområde i tilknytning til Moan-området, (S2) som kan selges og bidra med å dekke renteutgiftene. - Eier har for øvrig gitt tydelig signal om at eiendommen på Sveberg skal selges så snart pantet i eiendommen(for lån til sjøside-tomta) er slettet Organisering Selskapet er organisert som et eget AS. Det avholdes årlig generalforsamling innen 30. juni. Generalforsamlingen behandler de nødvendige sakene, i tråd med aksjeloven og selskapets vedtekter. Selskapet har et styre, valgt av generalforsamlingen. Styret er tett involvert i de oppgavene selskapet foretar. Intervjuene tyder på at daglig leders oppgaver i hovedsak er som tilrettelegger for styrets virksomhet og beslutninger. Selskapet ikke utviklet strategidokument, etiske retningslinjer eller dokumentert internkontroll, slik kommunens eiermelding krever. Ifølge intervjuene er dette krav som i liten grad passer for et så lite og oversiktlig selskap. Ifølge eierstrategien har kommunen valgt aksjeselskapsformen fordi Malvik Næringsbygg skal dekke oppgaver som ikke er direkte rettet mot innbyggerne, og fordi selskapet skal dekke forretningsmessige oppgaver på vegne av Malvik kommune. Ifølge styreleder var noe av hensikten med å etablere selskapet som eget AS å unngå at regelverket for offentlige anskaffelser skulle komme til anvendelse. Nå fremgår det imidlertid tydelig av eierstrategien at kommunen som eier forventer at selskapet skal følge prinsippene i dette regelverket for sin drift. 22 Malvik Næringsbygg AS 39

40 Rapport fra selskapskontroll Spørsmålet om selskapet i dag er omfattet av regelverket beror på en konkret vurdering av om selskapet er et offentligrettslig organ. 14 Når selskapet er et kommunalt heleid AS, er det avgjørende punktet om selskapet kan sies å tjene allmennhetens behov, og ikke være av industriell eller forretningsmessig karakter. Selskap som driver forretningsmessig virksomhet på like vilkår som private, skal med andre ord ikke være nødt til å forholde seg til regelverket. Regelverket for offentlige stiller visse formkrav til kjøp allerede fra kr Daglig leder sier i intervju at selskapet har foretatt innkjøp over denne summen(kjøp av tjenester ved utarbeidelse av mulighetsstudie for Moan-området) Oppgaver Revisor er gjort kjent med at selskapet har utført følgende aktiviteter de siste årene: Utleie av næringseiendom på Sveberg Gård Utlån av kr 5.6 mill til Malvik BioGas AS som ledd i en prosess for å sikre stor næringsetablering i kommunen Kjøp, prosjektering og planlegging av salg av Moan-området 6.3 Vurdering Økonomi Tallmaterialet indikerer at forvaltningen har vært forsvarlig. Selskapet kunne i og for seg ikke gjort dette annerledes totalt sett, men det hadde ikke vært unaturlig å gjennomføre en risikoanalyse i forbindelse med tomtekjøpet, herunder vurdere muligheten for videresalg ved den opprinnelige reguleringsplanen før selskapet kjøpte tomten, ikke etter at tomten var kjøpt. Og man kunne deretter kjøpt tomten med det formål å utvikle Hommelvik sentrum med boliger og næringsutvikling men da med en større innsikt i hvilken økonomisk risiko som forelå. 14 Lov om offentlige anskaffelser 2 og forskrift om offentlige anskaffelser 1-2(2) 15 Blant annet skal det føres protokoll, som blant annet skal vise hvordan oppdragsgiver har sikret konkurranse om kjøpet. Det er med andre ord en forventning om at oppdragsgivere som er omfattet av regelverket sørger for noe konkurranse også for kjøp som er så små at de ikke er underlagt plikt om anbudsutsetting. Det skal også innhentes skatteattester og HMS-egenerklæring fra aktuelle tilbydere. 23 Malvik Næringsbygg AS 40

41 Rapport fra selskapskontroll Organisering Vi legger til grunn at aksjeselskapsformen er en egnet selskapsform for denne type virksomhet. Selskapet har opprettet de nødvendige organer og gjennomfører møter i disse i tråd med aksjeloven. Det er grunn til å stille spørsmålstegn ved om en offentlig eier bør opprette selskap i den hensikt å unndra kjøp, som i realiteten utføres med offentlige midler, fra regelverket for offentlige anskaffelser. Per i dag stiller uansett kommunen tydelige krav om at de forventer at selskapet skal forholde seg til regelverket, og det er bra. Det er en konkret vurdering om selskapet burde ha fulgt regelverket for de kjøpene det har gjort. Vi nevner for ordens skyld at kjøp av fast eiendom ikke er omfattet av regelverket, så det er i så fall kjøp av diverse tjenester som kan medføre brudd på regelverket. Spørsmålet er om selskapets virksomhet tjener allmennhetens behov og ikke er av forretningsmessig karakter. KOFA har vurdert det slik at selskap som har som formål å bidra til næringsutvikling, tjener allmennhetens behov. 16 Hvorvidt virksomheten er av forretningsmessig karakter beror på en helhetsvurdering hvor særlig konkurransesituasjonen, kommersiell risiko og omstendighetene ved etableringen av selskapet er relevante. 17 Malvik Næringsbygg er i realiteten opprettet for å være et næringspolitisk virkemiddel for kommunen, kommunen stiller ikke krav til utbytte fra selskapet, og det er i tette bånd mellom kommunen og selskapet. Dette er forhold som tilsier at selskapet ikke driver på like vilkår som private. Vår vurdering er derfor at selskapet er omfattet av regelverket. Det innebærer at selskapets kjøp er i strid med regelverket or offentlige anskaffelser. Selskapet burde uansett ha forholdt seg til regelverket i tråd med eiers forventninger Oppgaver Selskapet har få oppgaver per i dag. Utleie av næringsbygg er utvilsomt innenfor selskapets formål. Både prosjektet på Moan-området og lånet til Norsk Biogas AS, kan ses på som investeringer som bidrar til næringsutvikling i kommunen. Vår vurdering er derfor at de aktivitetene selskapet håndterer er innenfor det formålet eierne har satt for selskapet. 16 Jf. KOFA-sak 2005/ Jf. EU-domstolen (sak c- 18/01) og senere KOFA-praksis, blant annet 2006/12 Malvik Næringsbygg AS 24 41

42 Rapport fra selskapskontroll 7 Konklusjon 1. Har Malvik kommune tydelige målsetninger med sitt eierskap i selskapet? Kommunen har tydelige og definerte overordnede målsetninger med sitt eierskap. Kommunen har også klare forventninger til hvilke konkrete oppgaver selskapet skal håndtere, men disse er ikke nedfelt i vedtekter, eierstrategi eller vedtak i eierorgan. 2. Har Malvik kommune rutiner for å følge opp eierskapet, i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? Kommunen har vedtatt rutiner for oppfølging av eierskapet i en eierstrategi. Kombinasjonen av faste møtepunkter, fast rapportering og noe uformell kontakt bør kunne legge grunnlag for en aktiv og god oppfølging fra kommunens side. 3. Forvalter Malvik kommune sitt eierskap i selskapet i tråd med disse rutinene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? God eierstyring er å sette tydelige mål for selskapet gjennom eierorganet, og velge et profesjonelt styre til å håndtere selskapets oppgaver innenfor disse målene. Malvik kommune styrer i praksis i stor grad Malvik Næringsbygg gjennom aktiv, uformell kontakt. Det er ikke i tråd med normer for godt eierskap og KS anbefalinger. Det er likevel grunn til å nyansere dette: Malvik Næringsbygg er et lite selskap med få og konkret definerte oppgaver i praksis nesten som et prosjektstyre. I tillegg er aksjeselskapsformen veldig fleksibel, og kommunen har vid adgang til å definere hvordan de ønsker å styre et selskap, innenfor de rammene aksjeloven setter. Men også et prosjektstyre trenger et konkret mandat. Vår anbefaling er derfor uansett at kommunen bør formalisere de konkrete oppdragene de ønsker at selskapet skal utføre. Malvik Næringsbygg AS 25 42

43 Rapport fra selskapskontroll 4. Fungerer samarbeidet mellom kommunen og selskapet på en måte som fremmer formålet med selskapet? Samarbeidet fungerer per i dag i tråd med intensjonene i eierstrategien, selv om det er tydelig at noen av samarbeidsrutinene er iverksatt sent. Vår vurdering er at samarbeidet sikrer en tett kontakt mellom kommunen og selskapet, som i utgangspunktet bør være egnet til å fremme selskapets formål. Vi gjentar likevel at de viktigste styringssignalene bør formaliseres. Noen vedtatte rutiner er ansett å ha mindre relevans for dette selskapet, eller er av andre grunner ikke fulgt opp. Dette gjelder blant annet krav til halvårlig regnskapsrapportering, utvikling av selskapsstrategier, etiske retningslinjer for selskapet og utarbeidelse av styreinstruks. Kommunen bør sørge for at de kravene de stiller til selskapet, og oppfølgingen av det, er realistiske og oppdaterte. 5. Er økonomi, organisering og de oppgaver som utføres i selskapet i samsvar med selskapets formål? Selskapet har en anstrengt økonomi, men forsvarlig drift til å ivareta de få oppgavene selskapet har. Selskapets organisering og de oppgavene selskapet håndterer er i tråd med det formålet eierne har satt for det. Selskapet må forholde seg til regelverket for offentlige anskaffelser. 8 Anbefalinger Vår anbefaling er at kommunen bør etablere praksis for å gi sine viktigste styringssignaler til selskapet på en tydelig og etterprøvbar måte. Malvik Næringsbygg AS 26 43

44 Rapport fra selskapskontroll Kilder «Kommunalt eierskap roller, styring og strategi», Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget 2011 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum 2009 Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, KS 2008 Styrings og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget 2007 Interkommunalt selskap eller aksjeselskap?, Knut Høivik, Lov og Rett 2005 s.531 Aksjeloven og allmennaksjeloven, kommentarutgave, Aarbakke m.fl., Universitetsforlaget 2012 Kommuneloven med kommentarer, 4. utgave, Overå og Bernt, Kommuneforlaget 2006 «Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse», Nærings- og handelsdepartementet «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse», NUES 2012 Malvik Næringsbygg AS 27 44

45 Norsk Biodrivstoff AS - vurdering av behovet for en gjennomgang av Malvik kommunes engasjement. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/13 Arvid Hanssen 13/45-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en gjennomgang av kommunens engasjement og oppfølging av sine eierinteresser knyttet til etablering av Biogassanlegg i Malvik kommune. 2. Kontrollutvalget ber om at Revisjon Midt-Norge IKS utarbeider en prosjektskisse for gjennomføring, herunder ressursbehov, til kontrollutvalgets møte 17.juni Skissen må ta utgangspunkt i signaler fra kontrollutvalgets behandling i møtet Vedlegg KU-sak Orientering om Malvik kommunes forpliktelser etablering Spies på Sveberg Redegjørelse Deloitte pdf FS-sak Malvik kommunes engasjement i utviklingen av et Biogassanlegg i Malvik kommune.docx Saksutredning Kontrollutvalget vedtok følgende under sak 10/13 Eventuelt i sitt møte : Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem en sak i neste møte, slik at kontrollutvalget får et bedre grunnlag for å vurdere om det er ønskelig å bestille selskapskontroll knyttet til kommunens engasjement i Norsk Biodrivstoff AS. Bakgrunnen var bl.a at ordfører orienterte kommunestyret om status for selskapet Norsk Biodrivstoff AS den , og antydet at kontrollutvalget burde vurdere behovet for en gjennomgang. I den forbindelse gjennomgikk ordfører deler av en redegjørelse til Skatt Midt-Norge, utarbeidet av Advokatformaet Deloitte, på vegne av Norsk Biodrivstoff AS. Da redegjørelsen gir god informasjon om utfordringer som oppstod, herunder verdiforringelsen av anleggsmidlene, legges redegjørelsen med som vedlegg. Ordfører og tidligere styreleder Terje Granmo la frem et saksfremlegg for formannskapet, sak 16/13, som omhandler kommunens engasjement i utviklingen av selskapet fra stiftelsen i 2007 og frem til nå. Dette saksfremlegget følger også som vedlegg. Følgende vedtak fra formannskapets behandling av saken er oversendt kontrollutvalget: Formannskapet ber kontrollutvalget vurdere om det er grunnlag for å granske saken nærmere. Sekretariatet viser også til sak 27/07 i kontrollutvalget Orientering om kommunens saksgang, kostnader og forpliktelser i forbindelse med slakteri på Sveberg. (Spis) KU-sak 27/07, med notat utarbeidet av rådmannen, er også 45

46 vedlegg i denne saken. Notatet viser trinnvis utviklingen frem til kommunestyret fatte de formelle vedtak om å gå inn i selskapet. Videre har kontrollutvalget berørt forhold rundt selskapet i 3 saker i 2009, siste gang i sak 30/09 Orientering fra ordfører om Malvik Biogass AS og intensjonsavtale mellom Trondheim kommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Malvik kommune. Som det fremgår over har både kommunestyret og formannskapet uttrykt ønske om at kontrollutvalget vurderer å se nærmere på kommunens engasjement i saken. Innsynsrett: For selskaper som Norsk Biodrivstoff AS, der kommunen har (har hatt) eierinteresser sammen med private interessenter, har kontrollutvalget begrensede muligheter for oppfølging. Her må kontrollutvalget gå via Malvik kommune sine eierinteresser i selskapet. Hjemmelen fremgår av kommuneloven 77 nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Det betyr at kontrollutvalget skal påse at Malvik kommune følger opp sine eierinteresser. Kontrollutvalget har altså ikke noen selvstendig myndighet til å gå inn i selskapet. Hjemmelen er likevel ikke til hinder for at kontrollutvalget gjennomfører selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver eller som kommunen innhenter. Innhenting av opplysninger: Sekretariatet har fått oversendt alle saker og dokumenter som Malvik kommune har i sitt arkivsystem siden selskapet ble opprettet. Dette er svært få dokumenter og ingen dokumenter knyttet til regnskap, økonomi, styredokumenter eller dokumenter fra generalforsamlinger. Ordfører og tidligere styreleder Terje Granmo opplyser at han ikke lenger har en samlet oversikt over dokumenter fra tidligere år. Sekretariatet har hatt møte med rådmannen og ordfører i tilknytning til saken. Videre har sekretariatet hatt telefonsamtale med økoniomi i Malvik kommune, knyttet til opplysninger om Norsk Biodrivstoff AS i kommuneregnskapet for 2010 og Malvik kommune har brukt betydelige økonomiske midler i forbindelse med sitt engasjement i selskapet. I note 11 til kommuneregnskapet for 2010 fremgår det at aksjer og tilskudd m.m. utgjorde 18 mill. kroner. Malvik BioGas AS opphørte i 2010 og aksjekapitalen ble overført i nytt selskap Norsk Biodrivstoff AS og nedskrevet fra 12,4 mill til 6 mill kroner. Samme verdi er oppført i regnskapet for 2012, samtidig som det er opplyst om at en lån til selskapet på kr er avskrevet i regnskapet for Sekretariatet er kjent med at ordfører gjennom en aksjekjøpsavtale med selskapet Global Green Energi AS, har overdratt kommunens 6003 aksjer vederlagsfritt til dette selskapet 4.januar Ordfører opplyser at salget kom i 46

47 stand for at eierne ikke skulle påføres ytteligere økonomiske forpliktelser. Viser i den forbindelse til vedlegg. Sekretariatet kjenner ikke til om- eller i hviken grad - overdragelsen av kommunens aksjer har vært behandlet formelt i kommunen. Sekretariatet har ikke sett dokumentasjon på selskapets økonomiske stilling per Advokatfirmaet Arntzen de Besche, som har bistått Norsk Biodrivstoff AS, opplyser imidlertid til sekretariatet at selskapet hadde negativ egenkapital ved utgangen av Regnskapet vil med det aller første bli behandlet av generalforsamlingen og bli tilgjengelig. Nedenfor gjengis noen økonomiske hovedtall fra regnskap i perioden : Malvik Biogas AS og Norsk Biodrivstoff AS (Hele mill kr) Resultatregnskap SUM driftsinntekter 0 0 1,1 0 Driftsresultat -13,6 4,0-35,4-5,5 (Herav nedskr. driftsmidler) 11,9-4,7 35,7 4,1 Årsresultat -14,6 4,0-36,4-5,5 Balanse per SUM varige driftsmidler 51,3 49, ,9 SUM eiendeler totalt 52,2 51,5 11,2 6,5 SUM gjeld 17,9 4,2 0,3 1,1 SUM Egenkapital 34,3 47,3 10,9 5,4 Som det fremgår er eiendelene bokført verdi på biogassanlegg redusert årlig. Revisor opplyser i revisjonsberetningen for 2009 at ledelsen ikke har etablert tilfredsstillende rutiner for for verdsettelse av anlegg under utførelse, samt at regnskapet er avlagt etter formelle frister. Ut fra disse opplysningene mener sekretariatet at det kan være av interesse å få oversikt over hvilke risikovurderinger - og senere oppfølging - som er gjort i forbindelse med de betydelige overføringer av midler som er gjort til leverandøren i Finland. Det er avgitt en såkalt ren revisjonsberetning alle år, bortsett fra for Det har vært bred politisk enighet om kommunens engasjement i selskapene. Videre er det med jevne mellomrom gitt informasjon til politisk nivå knyttet til utfordringer som har oppstått. Dette har i hovedsak skjedd gjennom ordfører, som også har vært styreleder. Kommunens engasjement har hatt ringvirkninger og trolig bidratt til at mange arbeidsplasser er etablert gjennom Norturas anlegg som nå er i drift på Sveberg. 47

48 Likevel er det et faktum at kommunen gjennom sitt engasjement er påført betydelig økonomiske tap. Kontrollutvalget har gjennom tidligere vedtak om iverksetting av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av barnevernet bundet opp revisjonsressursene for Dette bør likevel ikke være avgjørende i forhold til om en gjennomgang av kommunens engasjement i biogasselskapene skal bestilles. Dette må i så fall gjøres ved å omdisponere og benytte noe av revisjonsressursene for 2014 eller gjennom økt bevilgning til revisjonshonorar. Ordfører og tidligere styreleder i selskapene er forhindret fra å delta under behandling av saken. Revisjon Midt-Norge IKS vil være representert under behandlingen. Revisjonen har nettopp gjennomført en selskapskontroll i forhold til Malvik Næringsbygg AS og rapport behandles i samme møte som denne saken. Rapporten omtaler at Malvik Næringsbygg AS har lånt ut kr 5,6 mill til Malvik Biogass AS etter signaler fra eier Malvik kommune. Beløpet er avskrevet i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta at en skal bestille en gjennomgang av kommunens engasjement og oppfølging av sine eierinteresser i biogasselskapene. Dette ut fra at kommunen har tapt betydelige beløp og at en bør vurdere om det er erfaringer som er viktige å ta med seg ifm senere engasjement. Ressurbehov og innretning bør avklares gjennom en dialog med Revisjon Midt-Norge IKS frem mot kontrollutvalgets møte den 17.juni. Foruten å se på eierstyringen og formaliterer knyttet til salg av aksjene nå i 2013, kan det være ønskelig å få avklart hvike risikovurderinger som ble lagt til grunn ved utbetalinger av forskuddsbeløp/delbetalinger for anlegg under utførelse. 48

49 Arkivsaksnr.: 07/1906 Arkivkode: 033 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 27/07 Kontrollutvalget ORIENTERING OM KOMMUNENS SAKSGANG, KOSTNADER OG FORPLIKTELSER I FORBINDELSE MED ETABLERING AV SLAKTERI PÅ SVEBERG. (SPIS) SAKSDOKUMENTER: Brev fra KonSek til rådmannen, datert SAKSUTREDNING: Viser til pkt 1 i brevet som er vedlagt. Rådmannen vil legge frem et skriftlig notat direkte i møtet. Han vil videre supplere med muntlig informasjon og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling Behandling i Kontrollutvalget: Administrasjonen delte ut et Notat om etablering av Spis Grilstad`s slakteri på Sveberg, datert Kommunalsjef E.Elden orienterte grundig om den administrative og politiske prosessen fra våren 2006 og frem til kommunestyrets ekstraordinære møte den 5.november Administrasjonen påpekte at prosjektet hadde vokst under vegs og at kommunen har lært mye av prosessen. Kommunalsjef og rådmann svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget sa seg fornøyd med gjennomgangen. Omforent forslag enstemmig vedtatt. Utvalgets vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 Arkiv: S81 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Terje Bremnes Granmo Saksframlegg Utvalg Formannskapet Utvalgssak 16/13 Møtedato Malvik kommunes engasjement i utviklingen av et Biogasselskap i Malvik kommune Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger Bakgrunnen for Malvik kommunes engasjement i etablering av et Biogass selskap i Malvik kommune var da SPIS Norge A/S i 2006 fikk et tilbud om tomt for etablering av slakteri i Malvik. I SPIS Norge AS sine planer ble det også prosjektert inn et Biogass anlegg for produksjon av Biogass som skulle utnyttes internt i slakteriet og for framtidig leveranse til Sveberg marka utbyggingsområde. Kommunestyret var meget positiv til leveranse av Co2 nøytral oppvarming i kommunes framtidige boligområde og framtidig næringsetableringer. Malvik Everk AS stiftet selskapet Malvik Biogass AS sammen med det finske selskapet Preseco OY for utvikling av energidelen. I Formannskapets møte Sak: 56/07 ble det vedtatt at Malvik kommune skulle gå inn i Malvik BioGass AS. Aksjene til Malvik Everk AS ble overdratt til Malvik kommune. Malvik kommunestyrets møte , sak 82/07 bekrefter Malvik kommunestyre etableringen og at Malvik kommunes tilbud om slakteritomt forutsetter en etablering av et eget Biogass selskap. I kommunestyrets møte Sak: 92/07 vedtar kommunestyret framlagte avtale mellom Malvik kommune og SPIS Grilstad (Grilstad har nå kommet inn i selskapet) datert , enstemmig vedtatt. I kommunestyremøtet Sak:93/07 vedtar kommunestyret eierstruktur i Malvik BioGass AS og Malvik kommune går inn som 40% eier i selskapet sammen med SPIS Grilstad AS 40% og Preseco OY 20%. 59