YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON. Herøy kommune. Overordnet analyse YHK

Transkript

1 YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON Herøy kommune Overordnet analyse YHK

2 Innhold 1 Innledning Forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Vurdering av risiko Vurdering av vesentlighet COSO-rammeverket og overordnet analyse Informasjonsgrunnlag Informasjon fra kommunen Informasjon fra eksterne offentlige kilder Informasjon fra kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat Overordnet analyse, utviklingstrekk og utfordringer Herøy kommune Beskrivelse av sentrale forhold i kommunen Demografi Økonomi finansielle nøkkeltall Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Premieavvik og disposisjonsfond Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Oppsummering utfordringer og utviklingstrekk Overordnet analyse, risiko og vesentlighetsvurderinger Herøy kommune Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene Driftsenheter og rammeområder i Herøy kommune Stab, administrasjonsenheten Helse og omsorg Skole og oppvekst Vedlegg 1: Lover og forskrifter 18 Vedlegg 2: Nøkkeltall 19 Vedlegg 3: Artikkel «Kommuner og pensjonskostnader» 21 2 av 22

3 1 Innledning Ifølge bestemmelsen om internt tilsyn og kontroll og revisjon i kommunelovens kapittel 12 med forskrifter er det et krav at det skal gjennomføres en overordnet analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon, og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet vil i kapittel 2 gi en kort beskrivelse om hvordan Kommuneloven med forskrifter beskriver forvaltningsrevisjon som et verktøy for kommunestyret/kontrollutvalget til å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Informasjonsgrunnlaget for analysen er beskrevet i kapittel 3, mens selve analysen er delt i to, en beskrivelse av sentrale forhold i kommunen og en skjematisk oppstilling av risiko- og vesentlighetsvurderinger, og fremkommer i hhv kapitel 4 og 5. 2 Forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av kommunelovens 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonens innehold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7 første legg: - Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 3 av 22

4 Forvaltningsrevisjon er med andre ord et viktig redskap for kommunens øverste politiske organ for å utføre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1 Kontrollutvalget skal videre påse at virksomheten årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er i henhold til forskrift om kontrollutvalg ansvarlig for å bestille forvaltningsrevisjon. 2.1 Plan for forvaltningsrevisjon For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 går følgende frem: - Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituer, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som selv kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Bestemmelsen innebærer at kommunestyret gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Dette medfører at kommunestyret spiller en aktiv og bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon ved at forvaltningsrevisjonsarbeidet knyttes tett opp til kommunestyret. Det fremgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene Overordnet analyse For å utarbeide en god plan for forvaltningsrevisjon som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, bør det gjennomføres en overordnet analyse av kommunenes virksomhet. Den overordnede analysen skal kunne gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, ikke minst når det gjelder vurdering og prioritering av prosjektene som skal gjennomføres i planperioden. 3 Det er ingen krav til hvem som utfører den overordnede analysen Vurdering av risiko Det finnes ulike teoretiske tilnærminger for vurdering av risiko og vesentlighetsvurderinger. Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse utarbeidet av Norsk Kommunerevisorforbund 1 Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse (NKRF mars 2010) 2 Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse (NKRF mars 2010) 3 Kilde: Kontrollutvalgsboken (KMD des. 2015) 4 av 22

5 (NKRF) baserer seg på COSO-rammeverkene 4 som er utarbeidet med tanke på ledelse og styring av alle typer virksomheter, og som anvendes både i offentlig og privat sektor. Det er ingen konkrete krav til hvordan den overordnede analysen skal gjennomføres, utover at den skal baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet. Med risiko menes i denne sammenheng faren for at det kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for sin virksomhet Vurdering av vesentlighet For å kunne prioritere mellom områder i kommunen der det er identifisert risiko for avvik, må kontrollutvalget også vurdere hvilke områder som de mener er mest vesentlig. Da det ikke finnes noen objektive størrelser å vurdere vesentlighet opp i mot, må kontrollutvalget derfor skjønnsmessig vurdere de ulike områdene opp mot hverandre, og avgjøre hvilke områder de mener er mest vesentlig å få undersøkt. Når kontrollutvalget skal diskutere prioriteringen av prosjekter det er knyttet risiko til, kan det være nyttig å ta i bruk ulike perspektiver for vesentlighet. Nedenfor er opplistet noen eksempler: Brukerperspektivet Politisk perspektiv Samfunnsperspektiv Økonomisk perspektiv Medarbeidernes perspektiv Omdømmeperspektivet COSO-rammeverket og overordnet analyse Med utgangpunkt i COSO-rammeverket kan følgende elementer inngå i en overordnet analyse: Mål for den kommunale virksomhet, herunder lovpålagte oppgaver Risikofaktorer som kan medføre uønskede hendelser som kan hindre måloppnåelse Risikovurdering av: o konsekvens dersom uønsket hendelse inntreffer o sannsynlighet for at uønsket hendelse inntreffer Risikoreduserende tiltak Vesentlighetsvurdering I utarbeidelsen av en overordnet analyse er det i nevnte veileder foreslått en todelt presentasjon av informasjonen. 4 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission en frivillig organisasjon i privat sektor som har som formål å forbedre kvaliteten på finansiell rapportering gjennom fokus på etikk i forretningslivet, effektiv internkontroll og corporate governance. 5 av 22

6 1) Beskrivende fremstilling av sentrale forhold i kommunen, utviklingstrekk, utfordringer og hvordan kommunen jobber med de ulike områdene. Det er viktig å få frem forholdet mellom mål, risiko og kommunens egen styring/kontroll. 2) Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene med en trinnvis gjennomgang av risikoforhold, risikoreduserende tiltak og vesentlighet. Figur 1: To innfallsvinkler til en overordnet analyse. 1) Beskrivende Overordnet analyse 2) Skjematisk Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse, NKRF mars Informasjonsgrunnlag Den informasjon som ligger til grunn for denne overordnede analysen ansees som tilstrekkelig for å kunne identifisere risiko for mangler og avvik. Videre vurderer revisor det slik at den informasjon som er fremkommet også er tilstrekkelig for Kontrollutvalget til å kunne fatte en beslutning om, og på hvilke områder, det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. 3.1 Informasjon fra kommunen I hovedsak er det benyttet dokumentanalyse som informasjonsgrunnlag. Det er tatt utgangspunkt i kommunens sentrale dokumenter som Årsmelding 2015, Økonomiplan , årsberetninger fra kommunenes kommunale foretak og øvrige kommunedelplaner og annen relevant informasjon fra kommunens nettside. I tillegg er det foretatt intervjuer/samtaler med sentrale personer i administrasjonen og i politisk ledelse. 3.2 Informasjon fra eksterne offentlige kilder Også eksterne dokumenter og offentlige databaser er benyttet som informasjonskilder. I hovedsak dreier dette seg om KOSTRA-databasen (SSB), Produksjonsindeksen for kommunene (KRD), Skoleportalen (Utdanningsdirektoratet) og Kommunebarometeret 2016 (Kommunal Rapport). Disse kildene gir mulighet til å sammenligne tall for kommunen med andre kommuner. KOSTAR-databasen gir i tillegg mulighet til å sammenligne kommunen med lands-, og fylkesgjennomsnittet, i tillegg til kommunegruppen kommen er plassert i. 6 av 22

7 3.3 Informasjon fra kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat Det er avholdt et prosess-/arbeidsmøte med kontrollutvalget i forbindelse med utarbeidelsen av den overordnede analysen. Dette for å gi kontrollutvalget en anledning til å diskutere og vurdere risikoer innenfor kommunens tjeneste-/ansvarsområde, basert på medlemmenes kompetanse og egne erfaringer. Som innledning til dette møte orienterte revisjonen om områder som det kan være knyttet risiko til, basert på den informasjonsinnhentingen som så langt var gjennomført. 4 Overordnet analyse, utviklingstrekk og utfordringer Herøy kommune 4.1 Beskrivelse av sentrale forhold i kommunen I Herøy kommunens Kommuneplan samfunnsdelen, er følgende to hovedsatsningsområder for perioden nedfelt: Økt bosetting Næringsutvikling Hvert hovedsatsningsområde har igjen et hovedmål med tilhørende delmål som er nærmere beskrevet i Kommuneplan , samfunnsdelen. Herøy kommune har over tid bygd opp gode tjenester til innbyggerne og ble rangert som nr. 45 på totaltabellen til Kommunebarometeret På mange områder viser KOSTRA-data at kommunen har behovsdekning og et tjenestetilbud som ligger over gjennomsnittet av sammenlignbare kommuner. Imidlertid vil økonomien i kommende periode være utfordrende. Endringer av inntektssystemet forventes å svekke små kommuner som Herøy sitt økonomiske handlingsrom, samtidig som kommunens lånegjeld og pensjonsforpliktelser øker. I Økonomiplanen står det: - Herøy kommune har de senere år hatt et netto driftsresultat godt over kommunaldepartementets anbefaling på 3 %. I 2014 ble resultatet 2,6 %, det er likevel bedre enn både gjennomsnittet for HALD, fylket og landet. Mer bekymringsfullt er den høye lånegjelda. Netto lånegjeld pr innbygger var i 2014 på kr ,-. Det gir Herøy en 22. plass nasjonalt og 4. plass i Nordland hva angår kommuner med høy lånegjeld. Den 30. juni 2016 var fristen ute med hensyn til å starte opp strukturforhandlinger med mål om kommunesammenslåing. Hverken Herøy kommune, eller noen av nabokommunene, har signalisert vilje til å starte opp dialog med kommunesammenslåing som formål. Samtidig er Herøy kommen deltaker i mange interkommunale samarbeidsprosjekter/-områder hvor formålet er mer rasjonell drift og bedre tjenester til innbyggerne. 7 av 22

8 4.2 Demografi Den fremskrevne befolkningsveksten ser ut til å bli meget ujevnt fordelt i landet. Veksten er sterk i sentrale strøk, mens mer enn en fjerdedel av kommunene får befolkningsnedgang. Sentraliseringen fører til aldring i distriktene fra et allerede høyt nivå. 5 Fremtidig innbyggertall og alderssammensetning er to viktige elementer i å definere kommunes fremtidige inntekter og utgifter. Som nevnt i artikkelen det refseres til ovenfor står vi foran en sterk aldring i distriktskommunene, så også i Herøy kommune. Fra Økonomiplan er følgende nevnt: - Prognosene fra SSB viser at Herøy kommune står ovenfor utfordringer når det gjelder helse- og omsorgsoppgaver rettet mot eldre. Allerede i løpet av perioden vil disse utfordringene bli merkbar. Fra 2020 og utover vil sannsynligvis antall innbyggere over 80 år dobles i forhold til 2014-nivå. Det vil derfor være behov for planlegging og tilrettelegging for dette i perioden frem mot Fremskrevet folkemengde for Herøy kommune frem mot 2040 viser en markant økning i aldersgruppen 67 +, mens de andre aldersgruppene ser ut til å forbli uendret, eller få en marginal nedgang. Tabellen nedenfor viser hovedalternativet i SSBs regionale befolkningsframskrivinger (MMMM). Det er vert å merke seg at veksten i aldersgruppen 67 + er 2/3 i alderen Figur 2: Fremskrevet folkemengde 1. januar 2016 for Herøy kommune, alder, tid og statestikkvariabel (MMMM) år 2-5 år 6-15 år år år 67 år Kilde: Statistisk sentralbyrå. 5 Stefan Leknes (2016). Regionale befolkningsframskrivinger Økonomisk analyse 3/2016, SSB. 6 For mer detaljert beskrivelse, se Herøy kommunes «Årsmelding 2015, del 1» side av 22

9 4.3 Økonomi finansielle nøkkeltall Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) betrakter netto driftsresultat som hoved-indikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren. 7 I 2015 var netto driftsresultat for kommunene samlet sett på 3,2 %. TBUs anbefaling er at kommunene bør ha et positivt netto driftsresultat på 1,75 %. Netto driftsresultat viser hvor mye som kan disponeres til avsetninger og investeringer etter at driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. Et negativt netto driftsresultat indikerer at kommunen tærer på oppspart kapital for å dekke løpende utgifter som driftsutgifter, renter og avdrag. Herøy kommune har et netto driftsresultat som i hele perioden har ligget over det TBUs anbefalte nivå på 1,75 %. Dette indikerer at kommunen har midler som kan disponeres til avsetninger og investeringer etter at driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. Figur 3: Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Arbeidskapital defineres som differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld korrigert for premieavvik, og er et uttrykk for kommunens likviditet. Med likviditet menes evnen til å betale sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Fra å ligge på nivå godt over Nordland og Landet uten Oslo i , ble Herøy kommunes arbeidskapital redusert i 2015 til et nivå noe høyere en Nordland og Landet uten Oslo. Dette indikerer at Herøys likviditet er god, men noe svekket siden KRD (2016). Rapport fra Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi, KRD. 9 av 22

10 Figur 4: Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA Premieavvik og disposisjonsfond To viktige elementer som også er med på å definere kommunens likviditet er «premieavvik» og «disposisjonsfond». Premieavviket representerer betalte, ikke utgiftsførte pensjonskostnader 8, mens disposisjonsfond er tidligere avsatte overskudd/mindreforbruk. Denne sammenhengen er viktig. For at ikke likviditeten skal bli svekket bør størrelsene på premieavviket og avsetningen til disposisjonsfondet minst være på samme nivå. Fra Årsmelding 2015 for Herøy kommune kan vi lese følgende: - Herøy kommunes økonomi er meget stram de neste fire årene. Det har ført til at det ikke er planlagt å sette av fondsmidler til inndekning av premieavvik i perioden Dette vil kommunen før eller senere merke gjennom en gradvis svekkelse av likviditeten, som i verste fall vil føre til at kommunen må ta i bruk kassakreditt for å kunne ivareta sine økonomiske forpliktelser. Figur 5: Premieavvik og disposisjonsfond, Herøy kommune. 30,0 20,0 10,0 Premieavvik Disposisjonsfond 0, Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. 8 For mer informasjon vedr. kommune og pensjon se vedlegg 3: Regjeringen.no Kommuner og pensjonskostnader 10 av 22

11 4.3.4 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Investeringsnivået og opptak av lån må innrettes slik at lånegjelden ikke er større enn at utgifter til renter og avdrag kan dekkes gjennom løpende inntekter. En økning av lånegjelden indikerer at kommunen må bruke en større andel av inntektene til å dekke renter og avdrag. Dette såfremt ikke driftsinntektene øker relativt mer. Figuren nedenfor viser at Herøy kommune har en økning i netto lånegjeld de senere årene samelignet med Nordland og Landet uten Oslo. Den samlede lånegjelden for Herøy kommune var på kr ,- ved utgangen av Figur 6: Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. 4.4 Oppsummering utfordringer og utviklingstrekk Herøy kommunes visjon «Herøy et hav av muligheter», med de to tilhørende hovedinnsatsområdene beskrevet i avsnitt 4.1, kan ses på som den grunnleggende retningen kommunen øsker å utvikle seg i. De demografiske endringene som er beskrevet ovenfor er kjente problemstillinger på Ytre Helgeland. Dette, kombinert med endringer i kommunenes inntektssystem, legger press på kommunenes fremtidige finansielle ståsted. Herøy kommune har god kontroll på økonomien og i 2015 hadde rammeområdene et positivt samlet avvik på kr ,-. Av 12 resultatenheter hadde 11 positive avvik, mens resultatenheten Bygg og anlegg hadde et negativt avvik. I Herøy kommunes regnskapsrapport pr konkluderes det med at det er behov for å styrke driftsbudsjettet med til sammen kr ,- og investeringsbudsjettet med kr ,-. I regnskapsrapporten pr tilføres driftsbudsjettet et ytterligere merforbruk på kr ,- og investeringsbudsjettet med kr ,-, som dekkes inn ved bruk av hhv disposisjonsfond og økt låneopptak. Som belyst planlegges det med å redusere fondsavsetningene i den kommende 3 års perioden samtidig som kommunens lånebelastning er øktende. Videre er likviditeten svekket litt i den siste 5-års periode. Det vil derfor i fremtiden være viktig at kommunen unngår at 11 av 22

12 det oppstår hendelser som påfører driften ytterligere ikke planlagte driftskostnader. De rammeområdene der det forventes økt aktivitet og som vil kunne møte utfordringer med hensyn til bemanning, kompetanse og økonomiske ressurser de neste årene er: Herøy sykehjem og Hjemmetjenesten i Herøy bemanning, kapasitet og etablering av øyeblikkelig- hjelp senger. Barnevern sykefravær, økende forbruk senere år. Bygg og anlegg bemanning, vedlikehold og større byggeprosjekter (skole/eldreomsorg). 5 Overordnet analyse, risiko og vesentlighetsvurderinger Herøy kommune 5.1 Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene I dette kapitelet får vi en skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene med en trinnvis gjennomgang av risikoforhold, risikoreduserende tiltak og vesentlighet. Skjemaet som benyttes er utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund. Skjemaet inneholder følgende elementer: Kolonne 1 Mål: Gjeldende lover og forskrifter Vedtak og forutsetninger i kommunestyret (gjerne vedtatte målsettinger) Målet med analyse er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunen utfører en rekke lovpålagte tjenester. I de ulike lovene framgår de krav som stilles til tjenestene som kommunene skal yte. I en slik sammenheng kan de kravene som gjeldende lover og forskrifter setter til de tjenestene som kommunen er pålagt å levere til sine innbyggere, forstås som mål for den kommunale virksomheten. Kolonne 2 Risikofaktorer: Med risikofaktorer menes hendelser som dersom de inntreffer, medfører at kommunen ikke når sine mål. Mulige hendelser, eller risikofaktorer, kan være alt fra det mest iøynefallende og selvsagte til det mest usynlige og usannsynlige. Det kan være snakk om både eksterne og interne faktorer. Kolonne 3.1 Risikovurdering, konsekvens: Med konsekvens tenkes her på den påvirkning eller betydning det vil ha for kommunens måloppnåelse, dersom de ulike risikofaktorene i andre kolonne inntreffer. 12 av 22

13 Kolonne 3.2 Risikovurdering, sannsynlighet: I denne kolonnen blir det vurdert hvorvidt det er sannsynlig at kommunen ikke når sine mål. Et nyttig utgangspunkt for dette kan være å se på hva som har hendt tidligere og i tillegg vurdere endringer i omgivelsene. Kolonne 4 Risikoreduserende tiltak: Her står de tiltak som kommunen har satt i verk for å redusere muligheten for at risikofaktorene som kan true måloppnåelsen skal inntreffe, og redusere virkningene dersom risikofaktorene likevel slår til. Sagt på en annen måte: Hva gjør kommunen for å nå aktuelle mål? Kolonne 5 Kontrollutvalgets vurderinger av vesentlighet: Vesentlighetsvurderingen skal vise hvilke risikofaktorer som er mest vesentlig, mest alvorlig, i forhold til å oppnå de målene som kommunen har satt seg i forhold til lovbestemmelser. Her kan det gjerne synliggjøres at vesentlighetsvurderingen kan variere alt etter hvilket perspektiv som legges til grunn. Kolonne 6 Kontrollutvalgets prioriteringer med henblikk på plan for forvaltningsrevisjon: Prioritering av områder eller prosjekter handler i stor grad om å vurdere vesentligheten til de ulike områdene som er plukket ut og som det er knyttet risiko til. Etter denne skjematiske vurderingen, sammen med analysens første del (kapitel 4), vil denne prioriteringen danne grunnlaget for å peke ut områder, eller aktuelle prosjekter, som bør bli gjenstand for nærmere vurdering, og dermed aktuell å ha med i en plan for forvaltningsrevisjon. 13 av 22

14 5.2 Driftsenheter og rammeområder i Herøy kommune Figur 6: Organisasjonskart Herøy kommune. Kilde: I Herøy kommune er ledelsen organisert etter en to nivå modell. Øverst sitter rådmannen med tre kommunalledere i stab. Direkte under rådmannen og hans stab sitter enhetslederne (lederne av driftsenhetene). Lederne av fagenhetene er knyttet opp mot en av kommunallederne. Rådmannen, kommunallederne og driftsenhetslederne utgjør kommunens ledergruppe. Tabellen nedenfor viser Herøy kommunes 12 driftsenheter. Stab, Helse og omsorg Skole og oppvekst administrasjonsenheten Folkevalgt styringsorgan Herøy helsesenter Herøy barnehage Administrasjonsenheten Hjemmetjenesten i Herøy Herøy skole Bygg og anlegg NAV - Herøy Brannvesen Herøy sykehjem Interkommunale tjenester Kultur 14 av 22

15 5.3 Stab, administrasjonsenheten Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 Manglende/svakt kvalitetssystem, system for samfunnssikkerhet og beredskap samt arkivsystem. MIDDELS/STOR Manglende helhetlige og overordnede beredskapsplaner og kvalitetssystem. MIDDELS Arbeidet med innføring er oppstartet men har dratt ut i tid. Usikkerhet om ressurstilgang grunnet sykefravær/permisjon. Tidsplaner er forskjøvet. "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 Høyt sykefravær. Manglende rekruttering. STOR Økte kostnader for kommunen, økt belastning for organisasjonen og de ansatte samt svekkelse av omdømme. STOR/MIDDELS Sykefravær på 9,5 %, en økning fra året før. Generelt er rekrutering av nøkkelkompetanse utfordrende i regionen. Strategisk plan for kompetansehevning og rekruttering er under utarbeidelse. Planarbeidet er forsinket/ikke prioritert? "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 Manglende kompetanse og rutiner om innkjøp. MIDDELS/STOR Kostbare innkjøp og fare for brud på lov om offentlige anskaffelser. Svekket omdømme. MIDDELS/STOR Pågående sak ifm Helsehuset. Konsekvenser mht omdømme og evt. utfall av mulig klagesak. Dedikert en saksbehandler med kompetanse til temaet. Interkommunalt samarbeid er drøftet med naboer? Arealplanlegging etter Plan- og bygningsloven, kommunale planer og vedtak. Manglende ressurser: - økonomi - kompetanse MIDDELS/STOR Uønsket utvikling. Tap/redusert verdi av arealer. MIDDELS Arealplaner er under utarbeidelse/rullering. (?) Redusert kapasitet grunnet kompetansemangel. 15 av 22

16 5.4 Helse og omsorg Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering Kommunene skal tilby skolehelsetjeneste til barn og ungdom i alderen 0-20 år. Jf. Forskrift om helsestasjon- og skolehelsetjeneste. Kommunen har ansvaret for utbygging, utforming og organisering av et forsvarlig og godt tjenestetilbud til den enkelte som har behov for pleie- og omsorgstjenester. Jf. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Jf. Lov om barnevernstjenester Manglende ressurser mht. personell. Manglende ressurser mht. økonomi, personell og kompetanse. Manglende institusjonsplasser. Manglende ressurser og kompetanse. Mangelfull tjeneste. Sviktende rekruttering. STOR Negative konsekvenser for barn/elever med spesielle behov og deres muligheter til utvikling og læring. MIDDELS/STOR Svekket tjenestetilbud. Mindre kapasitet grunnet økt behov (flere eldre). Dårligere kvalitet på tjenesten (utfordring mht. kompetanse og rekrutering). STOR Svak brukergruppe, stor konsekvens for eventuelle barn som ikke mottar rett oppfølging. Belastende arbeidsmiljø. MIDDELS/STOR KOSTRA-tall synliggjør en dekning og ressursinnsats som kommunegruppe men langvarig sykemelding og vansker med vikar/rekruttering har medført vakanse i stillingen. MIDDELS/STOR Området har hatt fokus de senere år men avklaring har dratt ut i tid. KOSTRA-tall synliggjør lave driftsutgifter, litt færre institusjonsplasser og en hjemmetjeneste som kommunegruppe. MIDDELS/STOR Organisatoriske grep utført. Ny samarbeidsavtale vedtatt. Flere saker enn sammenlignbare kommune samt budsjettoverskridelser. Fortsatt høyt sykefravær og vakante stillinger. Strategisk plan for kompetansehevning og rekruttering er under utarbeidelse. Planarbeidet er forsinket/ikke prioritert? Strategisk plan for kompetansehevning og rekruttering er under utarbeidelse. Planarbeidet er forsinket/ikke prioritert? Interkommunalt samarbeid. Forvaltningsrevisjon utført i av 22

17 5.5 Skole og oppvekst Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering Full barnehagedekning og god kvalitet i alle barnehagene. Jf. Lov om barnehager Manglende ressurser/kvalitet; - kompetanse, personell. MIDDELS/STOR Ønsket økt bosetting i kommunen. LITEN/MIDDELS KOSTRA-tall synligjør god dekning, snitt/litt under snitt mht. kompetanse på ansatte/ledere og høyere kostnader en kommunegruppe. Kommunen skal ha et tilbud om skolefritidsordning for 1-4 års trinn, og for barn med spesielle behov. Jf. Opplæringsloven Manglende tilbud/plasser Manglende ressurser, personell og kompetanse MIDDELS Relevant tilbud som gir læringsutbytte for barn og barn med spesielle behov. Ønsket økt bosetting i kommunen. MIDDELS Ressursinnsats: KOSTRA-tall viser en noe høyere andel brukere og høyere kostnader per bruker enn kommunegruppen og landet for øvrig. Alle elever i grunnskoler og videregående skoler har rett til et godt fysisk miljø som, fremmer helse, trivsel og læring. Jf. Opplæringsloven Manglende rutiner for å sikre god kvalitet på undervisning, skolemiljø og arbeidsmiljø. Manglende ressurser, personell og kompetanse STOR Kan gi mindre trivsel, læringsutbytte og utviklingsmuligheter. (Fokus på eleven, men er også gjeldende for lærerne/øvrige ansatte) MIDDELSE Ressursinnsats: Samme utgiftsnivå til grunnskole pr. elev som kommunegruppe, men noe lavere mht. skolelokaler. God/meget god dekning på hhv grunnskole og FFO. 17 av 22

18 Vedlegg 1 - Lover og forskrifter NB: Oversikten er ikke uttømmende. Sentrale, generelle lover for kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven - Forvaltningsloven - Offentleglova - Lov om offentlige anskaffelser - Arbeidsmiljøloven - Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven - Likestillingsloven - Personopplysningsloven - Arkivloven - Sivilforsvarsloven - Valgloven - Forsøksloven - Inndelingsloven - Lov om interkommunale selskaper - Bokføringsloven Oversikt over sentrale særlover som angår kommunal virksomhet - Barnehageloven - Opplæringslova - Helse- og omsorgstjenesteloven - Smittevernloven - Helsepersonelloven - Helseregisterloven - Barnevernloven - Krisesenterlova - Gjeldsordningsloven - Kirkeloven - Gravferdsloven - Lov om tilskott til livssynssamfunn - Folkebibliotekloven - Stadnamnloven - Kulturminneloven - Kulturlova - Fjellova - Friluftsloven - Laks- og innlandsfiskeloven - Motorferdselloven - Viltloven - Vass- og kloakkavgiftslova - Forurensningsloven - Plan- og bygningsloven - Sivilforsvarsloven - Brann- og eksplosjonsvernloven - Havne- og farvannsloven - Pasient- og brukerrettighetsloven 18 av 22

19 Vedlegg 2 - Nøkkeltall. Figur 2: Fremskrevet folkemengde 1. januar 2016 for Herøy kommune, alder, tid og statestikkvariabel (MMMM) Herøy Aldersgruppe år år år år år år SUM år 2-5 år 6-15 år år år 67 år Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. Figur 3: Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, Herøy kommune Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. 19 av 22

20 Figur 4: Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. Figur 5: Premieavvik og disposisjonsfond, Herøy kommune 30,0 20,0 10,0 Premieavvik Disposisjonsfond 0, Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA Figur 6: Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Herøy Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. 20 av 22

21 Vedlegg 3 - Kommuner og pensjonskostnader. Artikkel Sist oppdatert: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Hvordan håndterer kommunene sine pensjonskostnader? Her følger en redegjørelse om temaet. Kommunene har ansvaret for pensjonene til sine medarbeidere. Den årlige premien for pensjonene vil variere betydelig fra år til år, blant annet fordi lønnsveksten varierer. Dette påvirker budsjettarbeidet og kan gjøre det krevende å fastsette et kommunebudsjett i balanse. Utjevning av premiesvingninger For å jevne ut svingningene i premiene har kommunene siden 2002 hatt anledning til å fordele premietoppene over flere år. Ordningen bidrar til økt stabilitet og mer forutsigbare budsjettrammer for den enkelte kommune. Ordningen fungerer i praksis slik at kommunene utgiftsfører beregnete pensjonskostnader i stedet for årlig betalt premie. Beregningen av pensjonskostnadene utføres av egne fagfolk, forsikringsaktuarer, i tråd med anerkjente faglige standarder. Den beregnete kostnaden som kommunen skal regnskapsføre, vil normalt være forskjellig fra den betalte premien. Enkelte år er den mindre enn premien, andre år høyere. Dette avhenger av premienivået. Premiene får altså ikke nødvendigvis full effekt det enkelte regnskapsår. Utjevningsperiode For å sikre at det over tid blir samsvar mellom regnskapsførte pensjonskostnader og betalte premier, må kommunene også utgiftsføre differansen mellom årlig betalt premie og pensjonskostnad (premieavviket). Dette kalles amortiseringskostnaden og kommer i tillegg til den beregnete pensjonskostnaden. Kommunene kan velge om amortiseringen altså premieavviket, skal utgiftsføres over 1 år eller over 10 år. Flertallet av kommunene har valgt å gjøre dette over 10 år, og benytter seg altså av muligheten til å jevne ut premietoppene. Disse kommunene har dermed utsatte kostnader (akkumulert premieavvik). Disse kostnadene skal regnskapsføres i årene som kommer. Fra 2015 skal premieavvik utgiftsføres over 7 år. Kommuner kan fortsatt velge å utgiftsføres premieavviket over 1 år. 21 av 22

22 Oppsamlet premieavvik Premieveksten har de siste årene vært betydelig. Dette skyldes et ekstraordinært lavt rentenivå, høy lønnsvekst og økt levealder. Samtidig har premiene ligget på et høyere nivå enn de beregnete kostnadene. Erfaringen med ordningen er dermed at kommunesektoren samlet har bygget seg opp et betydelig avvik mellom årlige betalte premier og årlig regnskapsført pensjonskostnad. Den oppsamlede kostnaden som ikke er regnskapsført (det akkumulerte avviket), beløper seg ved utgangen av 2013 til i underkant av 28 milliarder kroner. For 2014 betyr det at det koster kommunene vel tre milliarder kroner å bygge ned det premieavviket som var opparbeidet ved utgangen av Kostnadene knyttet til de 28 milliarder kronene vil ikke øke fremover. Det er derfor misvisende å omtale dette som en pensjonsbombe, fordi premieavvik som har oppstått i 2013 og tidligere ikke vil øke kostnadene i 2015 og senere. Utviklingen fremover Kostnadsveksten for pensjon fremover vil avhenge av nye forhold, og den vil være uavhengig av størrelsen på etterslepet fra tidligere år. Departementet forventer at pensjonspremiene og pensjonskostnadene vil være høye også i årene som kommer. Kommunene vil oppleve det krevende å balansere kostnadene mot inntektsrammen. Tjenestepensjon er imidlertid del av lønnsvilkårene. De kompenseres derfor ikke automatisk over statsbudsjettet. Merkostnader til pensjon må dekkes av kommunesektoren innenfor de inntektsrammene som Stortinget fastsetter. 22 av 22