YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON. Leirfjord kommune. Overordnet analyse YHK

Transkript

1 YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON Leirfjord kommune Overordnet analyse YHK

2 Innhold 1 Innledning Forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Vurdering av risiko Vurdering av vesentlighet COSO-rammeverket og overordnet analyse Informasjonsgrunnlag Informasjon fra kommunen Informasjon fra eksterne offentlige kilder Informasjon fra kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat Overordnet analyse, utviklingstrekk og utfordringer Leirfjord kommune Beskrivelse av sentrale forhold i kommunen Demografi Økonomi finansielle nøkkeltall Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Premieavvik og disposisjonsfond Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Oppsummering utfordringer og utviklingstrekk Overordnet analyse, risiko og vesentlighetsvurderinger Leirfjord kommune Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene Virksomhetsområder i Leirfjord kommune Stab Helse og velferd Oppvekst Samfunn Vedlegg 1: Lover og forskrifter 19 Vedlegg 2: Nøkkeltall 20 Vedlegg 3: Artikkel «Kommuner og pensjonskostnader» 22 2 av 23

3 1 Innledning Ifølge bestemmelsen om internt tilsyn og kontroll og revisjon i kommunelovens kapittel 12 med forskrifter er det et krav at det skal gjennomføres en overordnet analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon, og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet vil i kapittel 2 gi en kort beskrivelse om hvordan Kommuneloven med forskrifter beskriver forvaltningsrevisjon som et verktøy for kommunestyret/kontrollutvalget til å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Informasjonsgrunnlaget for analysen er beskrevet i kapittel 3, mens selve analysen er delt i to, en beskrivelse av sentrale forhold i kommunen og en skjematisk oppstilling av risiko- og vesentlighetsvurderinger, og fremkommer i hhv kapitel 4 og 5. 2 Forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av kommunelovens 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonens innehold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7 første legg: - Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 3 av 23

4 Forvaltningsrevisjon er med andre ord et viktig redskap for kommunens øverste politiske organ for å utføre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1 Kontrollutvalget skal videre påse at virksomheten årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er i henhold til forskrift om kontrollutvalg ansvarlig for å bestille forvaltningsrevisjon. 2.1 Plan for forvaltningsrevisjon For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 går følgende frem: - Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituer, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som selv kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Bestemmelsen innebærer at kommunestyret gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Dette medfører at kommunestyret spiller en aktiv og bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon ved at forvaltningsrevisjonsarbeidet knyttes tett opp til kommunestyret. Det fremgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene Overordnet analyse For å utarbeide en god plan for forvaltningsrevisjon som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, bør det gjennomføres en overordnet analyse av kommunenes virksomhet. Den overordnede analysen skal kunne gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, ikke minst når det gjelder vurdering og prioritering av prosjektene som skal gjennomføres i planperioden. 3 Det er ingen krav til hvem som utfører den overordnede analysen Vurdering av risiko Det finnes ulike teoretiske tilnærminger for vurdering av risiko og vesentlighetsvurderinger. Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse utarbeidet av Norsk Kommunerevisorforbund 1 Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse (NKRF mars 2010) 2 Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse (NKRF mars 2010) 3 Kilde: Kontrollutvalgsboken (KMD des. 2015) 4 av 23

5 (NKRF) baserer seg på COSO-rammeverkene 4 som er utarbeidet med tanke på ledelse og styring av alle typer virksomheter, og som anvendes både i offentlig og privat sektor. Det er ingen konkrete krav til hvordan den overordnede analysen skal gjennomføres, utover at den skal baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet. Med risiko menes i denne sammenheng faren for at det kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for sin virksomhet Vurdering av vesentlighet For å kunne prioritere mellom områder i kommunen der det er identifisert risiko for avvik, må kontrollutvalget også vurdere hvilke områder som de mener er mest vesentlig. Da det ikke finnes noen objektive størrelser å vurdere vesentlighet opp i mot, må kontrollutvalget derfor skjønnsmessig vurdere de ulike områdene opp mot hverandre, og avgjøre hvilke områder de mener er mest vesentlig å få undersøkt. Når kontrollutvalget skal diskutere prioriteringen av prosjekter det er knyttet risiko til, kan det være nyttig å ta i bruk ulike perspektiver for vesentlighet. Nedenfor er opplistet noen eksempler: Brukerperspektivet Politisk perspektiv Samfunnsperspektiv Økonomisk perspektiv Medarbeidernes perspektiv Omdømmeperspektivet COSO-rammeverket og overordnet analyse Med utgangpunkt i COSO-rammeverket kan følgende elementer inngå i en overordnet analyse: Mål for den kommunale virksomhet, herunder lovpålagte oppgaver Risikofaktorer som kan medføre uønskede hendelser som kan hindre måloppnåelse Risikovurdering av: o konsekvens dersom uønsket hendelse inntreffer o sannsynlighet for at uønsket hendelse inntreffer Risikoreduserende tiltak Vesentlighetsvurdering I utarbeidelsen av en overordnet analyse er det i nevnte veileder foreslått en todelt presentasjon av informasjonen. 4 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission en frivillig organisasjon i privat sektor som har som formål å forbedre kvaliteten på finansiell rapportering gjennom fokus på etikk i forretningslivet, effektiv internkontroll og corporate governance. 5 av 23

6 1) Beskrivende fremstilling av sentrale forhold i kommunen, utviklingstrekk, utfordringer og hvordan kommunen jobber med de ulike områdene. Det er viktig å få frem forholdet mellom mål, risiko og kommunens egen styring/kontroll. 2) Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene med en trinnvis gjennomgang av risikoforhold, risikoreduserende tiltak og vesentlighet. Figur 1: To innfallsvinkler til en overordnet analyse. 1) Beskrivende Overordnet analyse 2) Skjematisk Kilde: Veileder til utarbeidelse av overordnet analyse, NKRF mars Informasjonsgrunnlag Den informasjon som ligger til grunn for denne overordnede analysen ansees som tilstrekkelig for å kunne identifisere risiko for mangler og avvik. Videre vurderer revisor det slik at den informasjon som er fremkommet også er tilstrekkelig for Kontrollutvalget til å kunne fatte en beslutning om, og på hvilke områder, det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. 3.1 Informasjon fra kommunen I hovedsak er det benyttet dokumentanalyse som informasjonsgrunnlag. Det er tatt utgangspunkt i kommunens sentrale dokumenter som Årsmelding 2015, Økonomiplan , årsberetninger fra kommunenes kommunale foretak og øvrige kommunedelplaner og annen relevant informasjon fra kommunens nettside. I tillegg er det foretatt intervjuer/samtaler med sentrale personer i administrasjonen og i politisk ledelse. 3.2 Informasjon fra eksterne offentlige kilder Også eksterne dokumenter og offentlige databaser er benyttet som informasjonskilder. I hovedsak dreier dette seg om KOSTRA-databasen (SSB), Produksjonsindeksen for kommunene (KRD), Skoleportalen (Utdanningsdirektoratet) og Kommunebarometeret 2016 (Kommunal Rapport). Disse kildene gir mulighet til å sammenligne tall for kommunen med andre kommuner. KOSTAR-databasen gir i tillegg mulighet til å sammenligne kommunen med lands-, og fylkesgjennomsnittet, i tillegg til kommunegruppen kommen er plassert i. 6 av 23

7 3.3 Informasjon fra kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat Det er avholdt et prosess-/arbeidsmøte med kontrollutvalget i forbindelse med utarbeidelsen av den overordnede analysen. Dette for å gi kontrollutvalget en anledning til å diskutere og vurdere risikoer innenfor kommunens tjeneste-/ansvarsområde, basert på medlemmenes kompetanse og egne erfaringer. Som innledning til dette møte orienterte revisjonen om områder som det kan være knyttet risiko til, basert på den informasjonsinnhentingen som så langt var gjennomført. 4 Overordnet analyse, utviklingstrekk og utfordringer Leirfjord kommune 4.1 Beskrivelse av sentrale forhold i kommunen I kommuneplanens strategiske del for planperioden er følgende hovedmålsetting beskrevet: - At nye folk etablerer seg her, tidligere sambygdinger kommer tilbake og at de som bor her fortsatt har lyst til å være her. Dette utdypes gjennom følgende delmål: Delmål 1: Delmål 2: Delmål 3: Delmål 4: Leirfjord skal ha et godt og stimulerende oppvekstmiljø, slik at ungdommene som drar ut for å få arbeid og utdanning ønsker å komme tilbake. Leirfjord kommune skal være et godt alternativ for de som vil bosette seg. Det skal finnes leiligheter og boliger som dekker forskjellige behov Det skal finnes boligtomter i hele kommunen. Folk som nærmer seg eller er nådd pensjonsalder skal se Leirfjord som et godt boalternativ. Kommunen skal ha et godt omdømme både bland de som bor her og de som hører om oss. Folk som besøker oss, passerer gjennom eller hører om oss, skal få et godt inntrykk av kommunen. Innbyggerne i kommunen skal trives og ha gode levekår. Folk som bor her for kortere tid trives godt, slik at de fungerer som ambassadører for oss, og eventuelt bosetter seg fast. Konkretisering av målene er nærmere beskrevet i Kommuneplanen strategisk del, , Leirfjord kommune. 7 av 23

8 Leirfjord kommune har over tid bygd opp tjenester til innbyggerne som er tilfredsstillende. På flere områder viser KOSTRA-data at kommunen har behovsdekning og et tjenestetilbud som ligger på, eller over, gjennomsnittet av sammenlignbare kommuner. På noen områder viser imidlertid nøkkeltallene svake resultatene med hensyn til produktiviteten. 5 Den 30. juni 2016 var fristen ute med hensyn til å starte opp strukturforhandlinger med mål om kommunesammenslåing. Kommuner som ikke rakk å ferdigstille arbeidet rundt kommunesammenslåing innen denne fristen, har fått forlenget frist ut I sluttfasen har imidlertid Leirfjords kommune og Vefsn kommune gått i dialog for å se på muligheten for en kommunesammenslåing og en avklaring vil foreligge i løpet av vinteren/våren Demografi Den fremskrevne befolkningsveksten ser ut til å bli meget ujevnt fordelt i landet. Veksten er sterk i sentrale strøk, mens mer enn en fjerdedel av kommunene får befolkningsnedgang. Sentraliseringen fører til aldring i distriktene fra et allerede høyt nivå. 6 Fremtidig innbyggertall og alderssammensetning er to viktige elementer i å definere kommunes fremtidige inntekter og utgifter. Som nevnt i artikkelen det refseres til ovenfor står vi foran en sterk aldring i distriktskommunene, så også i Leirfjord kommune. Fremskrevet folkemengde for Leirfjord kommune frem mot 2040 viser en stor økning i aldersgruppen 67 +, mens de andre aldersgruppene ser ut til å forbli tilnærmet uendret. Tabellen nedenfor viser hovedalternativet i SSBs regionale befolkningsframskrivinger (MMMM). Figur 2: Fremskrevet folkemengde 1. januar 2016 for Leirfjord kommune, alder, tid og statestikkvariabel (MMMM) år 2-5 år 6-15 år år år 67 år Kilde: Statistisk sentralbyrå. 5 Kommunebarometeret 2016, Kommunal Rapport. 6 Stefan Leknes (2016). Regionale befolkningsframskrivinger Økonomisk analyse 3/2016, SSB. 8 av 23

9 4.3 Økonomi finansielle nøkkeltall Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) betrakter netto driftsresultat som hoved-indikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren. 7 I 2015 var netto driftsresultat for kommunene samlet sett på 3,2 %. TBUs anbefaling er at kommunene bør ha et positivt netto driftsresultat på 1,75 %. Netto driftsresultat viser hvor mye som kan disponeres til avsetninger og investeringer etter at driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. Et negativt netto driftsresultat indikerer at kommunen tærer på oppspart kapital for å dekke løpende utgifter som driftsutgifter, renter og avdrag. Leirfjord kommune styrket sitt netto driftsresultat fra 2014 til 2015 og ligger noe over anbefalingene fra TBU. I perioden var netto driftsresultatet derimot lavere enn anbefalingene TBU på 1,75 %. Figur 3: Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter. 3 2,5 2 1,5 1 0, Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Arbeidskapital defineres som differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld korrigert for premieavvik, og er et uttrykk for kommunens likviditet. Med likviditet menes evnen til å betale sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Som det fremkommer av figur 4 nedenfor, ser vi at Leirfjord har redusert sin arbeidskapital og ligger vesentlig lavere enn Nordland og Landet uten Oslo gjennom hele perioden. Med denne definisjonen fremkommer det at likviditeten i Leirfjord må vurderes som svak sammenlignet med kommunene i Nordland og i Landet uten Oslo. 7 KRD (2016). Rapport fra Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi, KRD. 9 av 23

10 Figur 4: Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA Premieavvik og disposisjonsfond To viktige elementer som også er med på å definere kommunens likviditet er «premieavvik» og «disposisjonsfond». Premieavviket representerer betalte, ikke utgiftsførte pensjonskostnader 8, mens disposisjonsfond er tidligere avsatte overskudd/mindreforbruk. Denne sammenhengen er viktig. For at ikke likviditeten skal bli svekket bør størrelsene på avsetningen til disposisjonsfondet være større, eller på samme nivå, som premieavviket. Fra KOSTRA kan vi lese at Leirfjord kommune i den siste 5-års periode har økt sitt disposisjonsfond fra kr 3,4 mill. til kr 15,0 mill. I samme periode er størrelsen på kommunenes premieavvik knyttet til pensjon økt fra kr 8,2 mill. til kr 14,6 mill. Det ideelle her er som nevnt at avsetting til disposisjonsfondet er større, eller på samme nivå, som premieavviket. Av figuren nedenfor ser man at kommunens likviditet er bedret i denne 5-års periode, en utvikling som bør opprettholdes i de kommende år. Figur 5: Premieavvik og disposisjonsfond, Leirfjord kommune. 20,0 10,0 Premieavvik Disposisjonsfond 0, Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA 8 For mer informasjon vedr. kommune og pensjon, se vedlegg 3: Regjeringen.no Kommuner og pensjonskostnader 10 av 23

11 4.3.4 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Investeringsnivået og opptak av lån må innrettes slik at lånegjelden ikke er større enn at utgifter til renter og avdrag kan dekkes gjennom løpende inntekter. En økning av lånegjelden indikerer at kommunen må bruke en større andel av inntektene til å dekke renter og avdrag. Dette såfremt ikke driftsinntektene øker relativt mer. Figuren nedenfor viser at Leirfjord kommune har en reduksjon i netto lånegjeld de senere årene samelignet med Nordland og Landet uten Oslo. Den langsiktige gjelden for Leirfjord kommune var ved utgangen av 2015 på kr ,-. I tillegg til denne gjelden har Leirfjord kommune stilt garantiansvar for lån gitt til Helgeland veiutvikling AS og Boligstiftelsen. Garantibeløpene til Helgeland veiutvikling AS og Boligstiftelsen var per på henholdsvis kr ,- og kr ,-. Figur 6: Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA. 4.4 Oppsummering utfordringer og utviklingstrekk «At nye folk etablerer seg her, tidligere sambygdinger kommer tilbake og at de som bor her fortsatt har lyst til å være her.» - er beskrevet som et hovedmål i kommuneplanens strategiske del for planperioden Dette kan ses på som den grunnleggende retningen kommunen øsker å utvikle seg i. De demografiske endringene som er beskrevet er kjente problemstillinger på Ytre Helgeland. Dette, kombinert med endringer i kommunenes inntektssystem, legger press på kommunenes finansielle ståsted. Leirfjord kommune har bedre resultater med hensyn til økonomien i 2015 enn de foregående år, og fikk i 2015 et regnskapsmessig resultat (mindreforbruk) på kr ,-. Av 11 virksomhetsområder hadde 9 rammeoråder positive avvik, mens 2 rammeområder 9 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter, ex. garantibeløp gitt til Helgeland veiutvikling AS og Boligstiftelsen. 11 av 23

12 hadde negativt avvik. I Leirfjord kommunes 1. og 2 tertialrapport i 2016 konkluderes det med at det ser det ut til at alle virksomhetsområdene styrer mot balanse ved årets slutt. Som belyst er ovenfor er kommunens fondsavsetninger økt samtidig som kommunens premieavvik er økt. Likviditeten er bedret den siste 5-års-perioden, men fortsatt anstrengt. Det vil derfor være viktig for kommunen å unngå at det oppstår hendelser som påfører driften ytterligere ikke planlagte driftskostnader. De rammeområdene der det forventes økt aktivitet og som vil kunne møte utfordringer med hensyn til bemanning, kompetanse og økonomiske ressurser de neste årene er: Barnevern uforutsigbar aktivitet med økende forbruk de senere år Pleie og omsorgsenheten bemanning, kapasitet og igangsetting av kommunale akutte døgnberedskapssenger Bygg og eiendom bemanning, vedlikehold og større byggeprosjekter (eldreomsorg). 5 Overordnet analyse, risiko og vesentlighetsvurderinger Leirfjord kommune 5.1 Skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene I dette kapitelet får vi en skjematisk fremstilling av risiko- og vesentlighetsvurderingene med en trinnvis gjennomgang av risikoforhold, risikoreduserende tiltak og vesentlighet. Skjemaet som benyttes er utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund. Skjemaet inneholder følgende elementer: Kolonne 1 Mål: Gjeldende lover og forskrifter Vedtak og forutsetninger i kommunestyret (gjerne vedtatte målsettinger) Målet med analyse er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunen utfører en rekke lovpålagte tjenester. I de ulike lovene framgår de krav som stilles til tjenestene som kommunene skal yte. I en slik sammenheng kan de kravene som gjeldende lover og forskrifter setter til de tjenestene som kommunen er pålagt å levere til sine innbyggere, forstås som mål for den kommunale virksomheten. Kolonne 2 Risikofaktorer: Med risikofaktorer menes hendelser som dersom de inntreffer, medfører at kommunen ikke når sine mål. Mulige hendelser, eller risikofaktorer, kan være alt fra det mest iøynefallende og selvsagte til det mest usynlige og usannsynlige. Det kan være snakk om både eksterne og interne faktorer. 12 av 23

13 Kolonne 3.1 Risikovurdering, konsekvens: Med konsekvens tenkes her på den påvirkning eller betydning det vil ha for kommunens måloppnåelse, dersom de ulike risikofaktorene i andre kolonne inntreffer. Graderes STOR/MIDDELS/LITEN. Kolonne 3.2 Risikovurdering, sannsynlighet: I denne kolonnen blir det vurdert hvorvidt det er sannsynlig at kommunen ikke når sine mål. Et nyttig utgangspunkt for dette kan være å se på hva som har hendt tidligere og i tillegg vurdere endringer i omgivelsene. Graderes STOR/MIDDELS/LITEN. Kolonne 4 Risikoreduserende tiltak: Her står de tiltak som kommunen har satt i verk for å redusere muligheten for at risikofaktorene som kan true måloppnåelsen skal inntreffe, og redusere virkningene dersom risikofaktorene likevel slår til. Sagt på en annen måte: Hva gjør kommunen for å nå aktuelle mål? Kolonne 5 Kontrollutvalgets vurderinger av vesentlighet: Vesentlighetsvurderingen skal vise hvilke risikofaktorer som er mest vesentlig, mest alvorlig, i forhold til å oppnå de målene som kommunen har satt seg i forhold til lovbestemmelser. Her kan det gjerne synliggjøres at vesentlighetsvurderingen kan variere alt etter hvilket perspektiv som legges til grunn. Kolonne 6 Kontrollutvalgets prioriteringer med henblikk på plan for forvaltningsrevisjon: Prioritering av områder eller prosjekter handler i stor grad om å vurdere vesentligheten til de ulike områdene som er plukket ut og som det er knyttet risiko til. Etter denne skjematiske vurderingen, sammen med analysens første del (kapitel 4), vil denne prioriteringen danne grunnlaget for å peke ut områder, eller aktuelle prosjekter, som bør bli gjenstand for nærmere vurdering, og dermed aktuell å ha med i en plan for forvaltningsrevisjon. 13 av 23

14 5.2 Virksomhetsområder i Leirfjord kommune Figur 6: Organisasjonskart Leirfjord kommune. Kilde: (pr. okt. 2016). Organisasjonen er delt opp i 3 tjenesteområder, Oppvekst, Samfunn og Helse og velferd. I tillegg er det et stabselement bestående av kommuneoverlege og folkehelsekoordinator. Videre er tjenesteområdene inndelt i 11 virksomheter. Tabellen nedenfor viser Leirfjord kommunes tjenesteområder med tilhørende virksomhetsområder. Oppvekst Samfunn Helse og velferd Stab Leirfjord barne- og ungdomsskole Tverlandet oppvekstsenter Ulvang oppvekstsenter Leland barnehage Teknikk og kultur Pleie og omsorg Administrasjonssjef Servicetorget Helse Økonomi Velferd Leines barnehage 14 av 23

15 5.3 Stab Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 "Rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen" Jf. Kommuneloven 1 Manglende/svakt system for overordnet planlegging/ strategiutvikling/styring/ rapportering/arkiv. Høyt sykefravær. Høy gjennomsnittsalder. Stor andel deltidsansatte. Manglende kompetanse og rutiner om innkjøp. Benytter seg i dag av NFKs rammeavtale. Denne er oppsagt med virkning fra MIDDELS/STOR Manglende helhetlige og overordnede grep på utvikling og styring. STOR Økte kostnader for kommunen, økt belastning for organisasjonen og de ansatte samt svekkelse av omdømme. MIDDELS/STOR Kostbare innkjøp og fare for brud på lov om offentlige anskaffelser. Svekket omdømme. MIDDELS Ny organisasjonsstruktur etablert, to-nivå modell. Større fokus på helhetstenkning, ansvarsfordeling og delegering. Etterslep mht planverk. STOR/MIDDELS Sykefraværet varierer fra 7,6 % til 9,1 % siste 5 år. Generelt er rekrutering av nøkkelkompetanse utfordrende i regionen. MIDDELS/STOR Området har fått fokus senere år men avklaring har dratt ut i tid. Gjeldene rammeavtale håndteres av en Økonomiavdelingen. Interkommunalt samarbeid er drøftet med naboer/bodø/salten? 15 av 23

16 5.4 Helse og velferd Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering Alle kommuner skal sørge for allmennlegetjeneste, herunder fastlegeordningen. Jf. Lov om kommunehelsetjeneste. Manglende ressurser mht. økonomi, personell og kompetanse. MIDDELS/STOR Manglende legedekning som igjen kan føre til et dårligere tjenestetilbud. MIDDELS KOSTRA-tall synliggjør god dekningsgrad og ressursinnsats hhv. lik/noe over kommunegruppe. Vanskelig med å få fastlege for nye innbyggere, eller bytte av fastlege. Kommunen har ansvaret for utbygging, utforming og organisering av et forsvarlig og godt tjenestetilbud til den enkelte som har behov for pleie- og omsorgstjenester. Jf. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Manglende ressurser mht. økonomi, personell og kompetanse. Manglende fremtidige institusjonsplasser. Lav kapasitet hjemmebasert omsorg. MIDDELS/STOR Svekket tjenestetilbud. Mindre kapasitet grunnet økt behov (flere eldre). Dårligere kvalitet på tjenesten (utfordring mht. rekrutering). MIDDELS Området har hatt fokus de senere år. Prosjekt for vurdering av fremtidig behov igangsatt. KOSTRA-tall synliggjør lave driftsutgifter, antall institusjonsplasser og en hjemmetjeneste som kommunegruppe. Omsorgsplan under etablering. Vedtatt? Kommunene skal tilby skolehelsetjeneste til barn og ungdom i alderen 0-20 år. Jf. Forskrift om helsestasjonog skolehelsetjeneste. Manglende ressurser mht. personell. STOR Negative konsekvenser for barn/elever med spesielle behov og deres muligheter til utvikling og læring. MIDDELS 16 av 23

17 5.5 Oppvekst Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering Full barnehagedekning og god kvalitet i alle barnehagene. Jf. Lov om barnehager Manglende ressurser; kompetanse, personell og økonomi. MIDDELS/STOR Ønsket økt bosetting i kommunen. LITEN/MIDDELS KOSTRA-tall synligjør god dekning, snitt/litt under snitt mht. kompetanse på ansatte/ledere og høyere kostnader en kommunegruppe. Kommunen skal ha et tilbud om skolefritidsordning for 1-4 års trinn, og for barn med spesielle behov. Jf. Opplæringsloven Manglende ressurser, personell og kompetanse MIDDELS Relevant tilbud som gir læringsutbytte for barn og barn med spesielle behov. Ønsket økt bosetting i kommunen. MIDDELS Ressursinnsats: KOSTRA-tall viser andel brukere og kostnader per bruker som kommunegruppen. Alle elever i grunnskoler og videregående skoler har rett til et godt fysisk miljø som, fremmer helse, trivsel og læring. Jf. Opplæringsloven Manglende rutiner for å sikre god kvalitet på undervisning, skolemiljø og arbeidsmiljø. Manglende ressurser, personell og kompetanse STOR Kan gi mindre trivsel, læringsutbytte og utviklingsmuligheter. (Fokus på eleven, men er også gjeldende for lærerne/øvrige ansatte) MIDDELSE KOSTRA-tall: I stort samme utgiftsnivå til grunnskole som kommunegruppe. Høy alder og noe lav formalkompetanse på lærerkollegiet. 17 av 23

18 5.6 Samfunn Mål Risikofaktorer Konsekvens Risikovurdering Sannsynlighet Risikoreduserende tiltak Vurdering av vesentlighet Prioritering Arealplanlegging etter Plan- og bygningsloven, kommunale planer og vedtak. Manglende ressurser: - økonomi - kompetanse MIDDELS/STOR Uønsket utvikling Tap/redusert verdi av arealer Erstatningsansvar. MIDDELS Arealplaner er under utarbeidelse/rullering. Internkontroll vannbehandling/ vedlikehold av vann og avløp Manglende ressurser: - økonomi - kompetanse STOR Manglende kvalitet på drikkevann. Manglende beredskap VA. MIDDELS Nylig gjennomgått rutiner ifm vannkvalitet. Manglende/ikke oppdaterte planverk. 18 av 23

19 Vedlegg 1 - Lover og forskrifter NB: Oversikten er ikke uttømmende. Sentrale, generelle lover for kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven - Forvaltningsloven - Offentleglova - Lov om offentlige anskaffelser - Arbeidsmiljøloven - Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven - Likestillingsloven - Personopplysningsloven - Arkivloven - Sivilforsvarsloven - Valgloven - Forsøksloven - Inndelingsloven - Lov om interkommunale selskaper - Bokføringsloven Oversikt over sentrale særlover som angår kommunal virksomhet - Barnehageloven - Opplæringslova - Helse- og omsorgstjenesteloven - Smittevernloven - Helsepersonelloven - Helseregisterloven - Barnevernloven - Krisesenterlova - Gjeldsordningsloven - Kirkeloven - Gravferdsloven - Lov om tilskott til livssynssamfunn - Folkebibliotekloven - Stadnamnloven - Kulturminneloven - Kulturlova - Fjellova - Friluftsloven - Laks- og innlandsfiskeloven - Motorferdselloven - Viltloven - Vass- og kloakkavgiftslova - Forurensningsloven - Plan- og bygningsloven - Sivilforsvarsloven - Brann- og eksplosjonsvernloven - Havne- og farvannsloven - Pasient- og brukerrettighetsloven 19 av 23

20 Vedlegg 2 - Nøkkeltall. Figur 2: Fremskrevet folkemengde 1. januar 2016 for Leirfjord kommune, alder, tid og statestikkvariabel (MMMM) Leirfjord Aldersgruppe år år år år år år SUM år 2-5 år 6-15 år år år 67 år Kilde: SSB Figur 3: Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, Leirfjord kommune 3 2,5 2 1,5 1 0, Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå/kostra 20 av 23

21 Figur 4: Premieavvik og disposisjonsfond, Leirfjord kommune 20,0 10,0 Premieavvik Disposisjonsfond 0, Kilde: Statistisk sentralbyrå/kostra. Figur 5: Arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå/kostra Figur 6: Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Leirfjord Nordland Landet uten Oslo Kilde: Statistisk sentralbyrå /KOSTRA 21 av 23

22 Vedlegg 3 - Kommuner og pensjonskostnader. Artikkel Sist oppdatert: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Hvordan håndterer kommunene sine pensjonskostnader? Her følger en redegjørelse om temaet. Kommunene har ansvaret for pensjonene til sine medarbeidere. Den årlige premien for pensjonene vil variere betydelig fra år til år, blant annet fordi lønnsveksten varierer. Dette påvirker budsjettarbeidet og kan gjøre det krevende å fastsette et kommunebudsjett i balanse. Utjevning av premiesvingninger For å jevne ut svingningene i premiene har kommunene siden 2002 hatt anledning til å fordele premietoppene over flere år. Ordningen bidrar til økt stabilitet og mer forutsigbare budsjettrammer for den enkelte kommune. Ordningen fungerer i praksis slik at kommunene utgiftsfører beregnete pensjonskostnader i stedet for årlig betalt premie. Beregningen av pensjonskostnadene utføres av egne fagfolk, forsikringsaktuarer, i tråd med anerkjente faglige standarder. Den beregnete kostnaden som kommunen skal regnskapsføre, vil normalt være forskjellig fra den betalte premien. Enkelte år er den mindre enn premien, andre år høyere. Dette avhenger av premienivået. Premiene får altså ikke nødvendigvis full effekt det enkelte regnskapsår. Utjevningsperiode For å sikre at det over tid blir samsvar mellom regnskapsførte pensjonskostnader og betalte premier, må kommunene også utgiftsføre differansen mellom årlig betalt premie og pensjonskostnad (premieavviket). Dette kalles amortiseringskostnaden og kommer i tillegg til den beregnete pensjonskostnaden. Kommunene kan velge om amortiseringen altså premieavviket, skal utgiftsføres over 1 år eller over 10 år. Flertallet av kommunene har valgt å gjøre dette over 10 år, og benytter seg altså av muligheten til å jevne ut premietoppene. Disse kommunene har dermed utsatte kostnader (akkumulert premieavvik). Disse kostnadene skal regnskapsføres i årene som kommer. Fra 2015 skal premieavvik utgiftsføres over 7 år. Kommuner kan fortsatt velge å utgiftsføres premieavviket over 1 år. 22 av 23

23 Oppsamlet premieavvik Premieveksten har de siste årene vært betydelig. Dette skyldes et ekstraordinært lavt rentenivå, høy lønnsvekst og økt levealder. Samtidig har premiene ligget på et høyere nivå enn de beregnete kostnadene. Erfaringen med ordningen er dermed at kommunesektoren samlet har bygget seg opp et betydelig avvik mellom årlige betalte premier og årlig regnskapsført pensjonskostnad. Den oppsamlede kostnaden som ikke er regnskapsført (det akkumulerte avviket), beløper seg ved utgangen av 2013 til i underkant av 28 milliarder kroner. For 2014 betyr det at det koster kommunene vel tre milliarder kroner å bygge ned det premieavviket som var opparbeidet ved utgangen av Kostnadene knyttet til de 28 milliarder kronene vil ikke øke fremover. Det er derfor misvisende å omtale dette som en pensjonsbombe, fordi premieavvik som har oppstått i 2013 og tidligere ikke vil øke kostnadene i 2015 og senere. Utviklingen fremover Kostnadsveksten for pensjon fremover vil avhenge av nye forhold, og den vil være uavhengig av størrelsen på etterslepet fra tidligere år. Departementet forventer at pensjonspremiene og pensjonskostnadene vil være høye også i årene som kommer. Kommunene vil oppleve det krevende å balansere kostnadene mot inntektsrammen. Tjenestepensjon er imidlertid del av lønnsvilkårene. De kompenseres derfor ikke automatisk over statsbudsjettet. Merkostnader til pensjon må dekkes av kommunesektoren innenfor de inntektsrammene som Stortinget fastsetter. 23 av 23