Avvikene og anmerkningene er nærmere beskrevet fra side 4 og utover i rapporten.

Transkript

1 Vår ref.: 2012/4974 Arkivnr.472 Dato: Revisjon ved Miljøservice Vest AS Dato for revisjonen: 13., 20. og 26. september 2012 Rapportnummer: R.FMRO Saksnr.: 2012/4974 Kontaktpersoner ved kontrollen: Fra virksomheten: Sissel Eikeskog Fra Fylkesmannen i Rogaland: Kirsten Allred (revisor) Margareta Skog (revisjonsleder) Resultater fra inspeksjonen Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket ifm revisjonen hos Miljøservice Vest AS september Avvikene og anmerkningene ble presentert under sluttmøtet på bedriften 26. september Fylkesmannen avdekket 2 avvik under revisjonen: 1. Bedriften har ikke utarbeidet en skriftlig prosedyre som sikrer at kravene til levering av forurenset masse, blåsesand etc til deponi overholdes 2. Ved tømming av oljeutskillere tar bedriften med seg farlig avfall uten deklarasjon I tillegg avdekket Fylkesmannen følgende anmerkninger: Bedriften bør gjennomgå prosedyrene sine med tanke på å gjøre de helt konsistente og til dels mer informative og kanskje mer lettleste Bedriften trenger en rutine/et avvikssystem som sikrer at når feildeklarert avfall rettes, så blir budskapet om rettingen behørig formidlet til de involverte Avvikene og anmerkningene er nærmere beskrevet fra side 4 og utover i rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må Miljøservice Vest AS oversende dokumentasjon på at avvikene er lukket innen 1. februar 2013, se side 3 i rapporten. Rapport godkjent: Marit Sundsvik Bendixen ass. fylkesmiljøvernsjef Margareta Skog senioringeniør Dokumentet er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland 1

2 1. Informasjon om virksomheten Organisasjonsnr. (underenhet): Eies av: Besøksadresse: Bøvågen, 4262 AVALDSNES Telefon: Bransjenr. (NACE-kode): Innsamling av farlig avfall E-post: Kontrollert anlegg Navn: Miljøservice Vest AS Besøksadresse: Bøvågen, 4262 AVALDSNES Anleggsaktivitet: Farlig avfall mottak og mellomlagring Postadresse: Postboks 183 Sentrum, 4001 Stavanger Risikoklasse: 2 Kommune: Karmøy Tillatelse gitt: Sist kontrollert: Tillatelse oppdatert: og Revisjonens omfang Formålet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. Fylkesmannen i Rogaland har blant annet undersøkt om: virksomhetens system for internkontroll er hensiktsmessig og dekkende aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt virksomheten når sine mål, og driver sin virksomhet innenfor egne rammer, og de rammene som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved å granske dokumenter å intervjue sentralt plasserte personer i organisasjonen å verifisere (ved stikkprøvekontroll) at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis Revisjonens tema: Opplæring/kompetanse Overvåking/håndtering av vann utskilt på lagertanker Håndtering av utvalgte typer farlig avfall, deriblant blåsesand og avfall fra oljeutskillere Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under revisjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens miljøarbeid eller miljøstatus. Definisjoner: Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener er nødvendig å påpeke for å ivareta ytre miljø, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2

3 3. Oppfølging etter revisjonen Fylkesmannen i Rogaland avdekket 2 avvik og 2 anmerkninger innen de områdene som ble kontrollert. Miljøservice Vest AS, heretter forkortet MsV, plikter snarest å rette opp avvikene som er beskrevet i denne rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må MsV innen 1. februar 2013 sende en skriftlig bekreftelse med dokumentasjon som viser at avvikene er rettet. Av dokumentasjon trenger vi følgende: Avvik 1: Prosedyre som beskriver hvordan bedriften ivaretar dokumentasjonskravene til avfall som sendes til deponi, dvs. kravene til basiskarakterisering, mv. Avvik 2: Prosedyre som beskriver hvordan sandfangavfall skal håndteres, inkl. dokumentasjon som underbygger at håndteringen - slik den beskrives i prosedyren - er riktig Pålegget om å oversende opplysninger er gitt med hjemmel i forurensningsloven 49. Bedriften har rett til å klage på vedtaket innen tre (3) dager etter at pålegget er mottatt, jf. forvaltningsloven 14. En eventuell klage begrunnes og stiles til Fylkesmannen. Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) er klagemyndighet. Fylkesmannen ber MsV, innen 1. februar 2013, også å redegjøre for hvilke tiltak som er iverksatt i forhold til anmerkningene. Vi ber om at dere i svarbrevet viser til vårt saksnummer (2012/4974). Hvis svarbrevet oversendes som e-post, ber vi om at denne sendes til følgende e-postadresse: postmottak@fmro.no 4. Gebyr for revisjonen Fylkesmannen varslet i brev av at vi vurderer å fatte vedtak om at bedriften skal betale gebyr etter sats 3 for systemrevisjonen. I e-post (etter at varselbrevet var mottatt) bemerket bedriften at MsV vurderte det som urimelig at bedriften skulle betale kroner for systemrevisjonen, og skriver: Miljøservice Vest as er en liten bedrift med 6 ansatte og en enkel organisasjon, og vi mener det er urimelig å betale kr ,- for denne revisjonen. Miljøservice Vest as er sertifisert både i henhold til ISO 9001 og ISO og ble senest 9. mai i år revidert på dette uten avvik. Vi hadde også inspeksjon fra Klif v/britt Endre , også denne uten avvik. Vi håper dette kan medføre at dere plasserer oss i laveste gebyrklasse og/eller eventuelt bruker muligheten til å redusere gebyret jf. forurensningsforskriften Hvis Fylkesmannen opprettholder gebyrets størrelse ønsker vi 3

4 en spesifisert oversikt over ressursbruken da gebyret ikke skal overstige forurensningsmyndighetens kostnader jf Fylkesmannen er enig i at MsV sin organisasjon er enkel, og at bedriften har få ansatte. At en har en enkel organisasjon med få ansatte, sier likevel generelt lite om hvorvidt anlegget drives i samsvar med gjeldende regelverk og om de skrevne og muntlige rutinene fungerer etter sin hensikt. Få ansatte kunne for eksempel bety underbemanning. At en bedrift er ISO-sertifisert er heller ikke alltid ensbetydende med at det ikke finnes grove, iøynefallende avvik. Etter å ha gjennomført intervjurunden (og sluttmøtet) er vårt hovedinntrykk at dette er en organisasjon der en i dag tilstreber både å forstå og å etterleve avfallsregelverket. Det var under intervjuene enkelt å få svar på de konkrete spørsmålene vi stilte. Vårt inntrykk var at bedriften ønsket å besvare spørsmålene våre åpent og ærlig. Konklusjonen vår er at systemrevisjonen av virksomheten til MsV var forholdsvis enkel å gjennomføre, dvs. krevde mindre ressurser enn vi først hadde antatt. Dette gjelder selv om bedriften får to avvik og to anmerkninger etter kontrollen. Konklusjon: Fylkesmannen velger å etterkomme anmodningen fra MsV om å redusere gebyrsatsen for systemrevisjonen til laveste sats. Dette betyr at det skal betales NOK i gebyr for gjennomført revisjon. Faktura vil bli oversendt bedriften fra Klif. Vedtaket om gebyr er hjemlet i forurensningsforskriften 39-8 om Gebyr for systemrevisjon (flerdagstilsyn). Gebyrets størrelse kan klages inn til Klif, jf. forvaltningslovens 28. Klagefristen er tre (3) uker regnet fra dato på denne rapport. 5. Avvik Vi fant følgende avvik under revisjonen: Avvik 1: Bedriften har ikke utarbeidet en skriftlig prosedyre som sikrer at kravene til levering av forurenset masse, blåsesand etc til deponi overholdes. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5 annet ledd punkt 7, jf. avfallsforskriften kapittel 9, vedlegg II Kommentarer: For å forebygge overtredelser av krav i lov eller forskrift, skal virksomheter utarbeide skriftlige prosedyrer. Avviket bygger på følgende observasjoner: Bedriften mangler en skriftlig rutine som sikrer at avfall til deponi blir basiskarakterisert, inkl. undersøkt og grundig nok dokumentert. 4

5 MsV må vite om avfallet som den sender til deponering er farlig avfall eller ikke-farlig avfall. Dette er alltid steg 1. Neste steg er å finne ut om innholdet av organisk materiale (TOC) er lavt nok til at tiltenkt type deponi kan ta imot avfallet. Det er den virksomhet som bestemmer at avfallet skal sendes til deponi, som er ansvarlig for å fremskaffe dokumentasjonen som skal følge med avfallet til valgt deponi. Det er m.a.o. ikke slik å forstå at alle MsV sine kunder må undersøke og basiskarakterisere eget farlig avfall dersom avfallet etterpå skal leveres til MsV. MsV kan jo kanskje velge ikke å levere avfallet direkte til et deponi, men sende det til et annet mottak for farlig avfall, til et behandlingsanlegg for farlig avfall eller til et forbrenningsanlegg. Det er kun avfall som sendes til deponi som må basiskarakteriseres, dvs. dersom avfallet skal disponeres på annen måte bortfaller kravet om basiskarakterisering. Dersom en potensiell kunde til MsV velger å levere avfallet sitt direkte til et deponi, er det selvfølgelig kunden selv som blir avfallsprodusenten og som må få undersøkt og basiskarakterisert avfallet sitt. Den som leverer avfallet til for eksempel MsV må gi nødvendige opplysninger om avfallet sitt slik at MsV kan basiskarakterisere avfallet uten unødig ekstraarbeid. Kostnadene med å basiskarakterisere avfall kan bedriften inkludere i prisen kundene må betale for at MsV skal ta imot avfallet deres. Dersom avfallet er farlig avfall må utlekkingsegenskapene til avfallet også dokumenteres. Med utlekkingstester menes da både riste- og kolonnetester. Dersom avfallet er ikke-farlig (og avfallet skal sendes til et deponi for ordinært avfall) trenger avfallsprodusenten IKKE å fremskaffe utlekkingsegenskapene til avfallet. Eneste unntaket er dersom deponiet som avfallet leveres til deponerer farlig avfall og ikke-farlig avfall i samme deponicelle. For eksempel dersom deponiet har tillatelse til å ta imot begge typene blåsesand og legger all blåsesand i samme celle, dvs. blander farlig og ikke-farlig avfall, da må deponiet kreve at avfallsprodusenten fremskaffer utlekkingstester på all blåsesanden som skal deponeres. Pr dato er det ingen deponi i Rogaland som har tillatelse til å ta imot andre typer farlig avfall for deponering enn asbest og blåsesand. Dette betyr at deponiene i Rogaland ikke kan ta imot noe annet farlig avfall for deponering enn nevnte to typer, dvs. uavhengig av om utlekkingstester dokumenterer at grenseverdiene i avfallsforskriftens Vedlegg II, punkt overholdes med aldri så god margin. For eksempel er alt avfall fra tømming av oljeutskillere klassifisert som farlig avfall, jf. punkt i Vedlegg 1 til avfallsforskriftens kapittel 11, og må derfor håndteres deretter. Alt avfall skal være basiskarakterisert før det kan leveres til deponi. Opplysninger om basiskarakteriseringen skal sammenfattes i et skjema og leveres sammen med avfallet til deponi. Dette er dokumentasjon som avfallsprodusenten skal sende med hvert lass/hver forsendelse uavhengig av om dette er farlig eller ikke-farlig avfall. Dersom det som skal deponeres er farlig avfall skal det med avfallet også følge med utfylt deklarasjonsskjema for farlig avfall. MsV kan ikke omklassifisere avfall som er mottatt (og deklarert) som farlig avfall. Er det mottatt som farlig avfall, må det håndteres videre som det. Utover dette vises til Veileder til karakterisering og mottakskontroll av avfall til deponi, Utgave , som er utarbeidet av AvfallNorge, Norsk Industri og Maskinentreprenørenes Forbund i samarbeid med Klif. Dokumentet kan lastes ned fra internett. 5

6 MsV trenger en skriftlig rutine som sikrer at alle ansatte vet hva som kreves av dem i forhold til korrekt håndtering av dette avfallet. Avvik 2: Ved tømming av oljeutskillere tar bedriften med seg farlig avfall uten deklarasjon Avvik fra: Avfallsforskriften og 11-13, jf. vedlegg 1 Kommentarer: Den som håndterer farlig avfall, er ansvarlig for å påse at avfallet som mottas fra virksomheter, er deklarert. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved tømming av oljeutskillere deklareres ikke alltid masse sugd opp fra utskillerens sandfangdel som farlig avfall. Alt avfall fra oljeutskillere skal deklareres som farlig avfall, jf. forskriftens Vedlegg 1, der alle kodene under (innhold i vann/olje-separatorer) er stjernemerket (uten speilinngang). MsV tar med seg masse fra utskillernes sandfangdel uten deklarasjon. Dersom MsV har dokumentasjon på at avfall (fra utvalgte/spesifiserte oljeutskillere) er ikkefarlig avfall kan bedriften melde fra til Klif, jf Sammen med meldingen må det da følge dokumentasjon som underbygger påstanden om at aktuell type avfall fra spesifiserte oljeutskillere er ikke-farlig avfall. 6. Anmerkninger Følgende to forhold ble anmerket under revisjonen: Anmerkning 1: Bedriften bør gjennomgå prosedyrene sine med tanke på å gjøre de helt konsistente og til dels mer informative og kanskje mer lettleste. Kommentarer: Ifølge P-011 fra 2007 skal oljefasen i oljeutskilleren deklareres med EAL-koden I opplæringskompendiet er annen og riktig kode brukt. Basert på dokumentasjonen tilsendt i forkant og vist på intervjudagen står det ingen steder hvilke hjelpemiddel sjåførene skal bruke når de skal deklarere/kontrollere at avfallet de henter er riktig deklarert. Lederne opplyste at NFFA-veilederen, og unntaksvis Norsas sin veileder, skal brukes. Likevel ble det referert til en gammel og angivelig utgått oversikt over EAL-koder, ADR-merking, etc. som lå i bilene. Vårt inntrykk er at prosedyrene (relatert til valgte revisjonstema) ikke leses av de som de er laget for. Kanskje skyldes dette at de vurderes som for lite to-the-point. 6

7 Anmerkning 2: Bedriften trenger en rutine/avvikssystem som sikrer at når feildeklarert avfall rettes, så blir budskapet om rettingen behørig formidlet til de involverte. Kommentarer: Det bør ikke være slik at når kunder ikke klarer å deklarere eget farlig avfall riktig, så påtar MsV seg å rette deklarasjonene uten annen informasjon om rettingen enn at det med fakturaen følger kopi av rettet deklarasjon. Mye av opplæringen av sjåførene er praktisk rettet, dvs. erfarne sjåfør lærer opp mindre erfarne. Dette gir grunnlag for at kunnskapshull eller feil forståelse sprer seg i organisasjonen. 7. Andre forhold Av positive funn under systemrevisjonen ønsker Fylkesmannen å trekke frem: MSV driver ikke lengre med drenering av vann fra lagertanker. Bedriften har søkt Klif om tillatelse til behandling av farlig avfall. Rensesystemet vil bestå av både et kjemisk og et biologisk rensetrinn. Virksomheten satser på sine ansatte ved at det er lett å få aksept for å delta på kurs, etc. Veien mellom ansatte og ledere er kort, dvs. den interne kommunikasjonen synes å fungere. Anlegget ledes til daglig av engasjert og kunnskapsrik person, som kan fagfeltet og anlegget. Uten vedkommende hadde behovet for flere og bedre prosedyrer raskt meldt seg. MsV er både ISO-9001 og sertifisert Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte 13. september 2012: o Forberedende møte for å detaljplanlegge revisjonen. Åpningsmøte 18. september 2012: o Informasjon fra Fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen, primært tiltenkt de som skulle intervjues og som ikke hadde deltatt på formøtet. Intervjuer og verifikasjoner 18. september 2012: o 4 personer ble intervjuet o Vi fikk se utvalgte dokument, deriblant dokumentasjon som fulgte med blåsesand levert til deponi i 2011, og plan for opplæring av nyansatte. Avsluttende møte 26. september 2012: o Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 1 har vi satt opp en oversikt over deltakerne på revisjonen. 7

8 8. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: aktuelle lover og forskrifter korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og til forhold av betydning for helse/miljø/sikkerhet utslippstillatelsen m/senere endringer gitt av Fylkesmannen i Rogaland I vedlegg 2 har vi satt opp en liste over interne MsV-dokumenter som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen. 9. Offentlighet i forvaltningen Denne rapporten vil være tilgjengelig for offentligheten via Fylkesmannens postjournal på (jf. offentleglova). Kopi av rapporten sendes også til: Karmøy kommune Klima- og forurensingsdirektoratet 8

9 VEDLEGG 1 Deltagere ved Fylkesmannens systemrevisjon av Miljøservice Vest AS, september 2012 I tabellen under har vi satt opp en oversikt over funksjonene til de personene som deltok under formøtet, åpningsmøtet og det avsluttende møtet. Intervjuene er også med i tabellen. Navn Funksjon Formøte Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Grethe Henriksen Daglig leder X X X Sissel Eikeskog Avdelingsleder X X X X Julie Natasha Henriksen Jonassen HMS-koordinator X X Ove Knutsen Operativ leder X X X Kåre Gunnaleite Sjåfør X Fylkesmannen i Rogaland revisjonsgruppe: Kirsten Allred, revisor Margareta Skog, revisjonsleder 9

10 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Fylkesmannens systemrevisjon av Miljøservice Vest AS, september 2012 Nedenfor har vi satt opp en liste over dokumenter som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen, og som går utover lover forskrifter og lignende (for eksempel fra virksomhetens prosedyresamling): Kvalitetshåndbok m/utvlagte prosedyrer (rev.nr. 10, datert ) P-011 Prosedyre for tømming og kontroll av oljeutskiller hos kunde (rev.nr. 0, datert ) P-004 Prosedyre for mottak, håndtering, omemballering og pakking av farlig avfall (rev. 6, datert ) P-003 Prosedyre for henting, transport og forsendelse av farlig avfall (rev.nr.7, datert ) P-002 Prosedyre for utfylling av deklarasjonsskjema (rev.nr. 6, datert ) A-010 Prosedyre for opplæring av medarbeidere (rev. 4, datert ) m/stillingsbeskrivelser for daglig leder, avdelingsleder, operativ leder og sjåfører Bedriftens årsrapport for 2011, med oppfølging Kurs og opplæring av ansatte i 2011 og 2012 Kurs (for eksterne og interne) i håndtering av farlig avfall (kompendium) Oversikt over blåsesand Miljøservice Vest AS mottok i 2011 fordelt på kunde 10