MØTEINNKALLING SAKLISTE. 46/14 14/6513 Forvaltningsrevisjon "Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar" - oppfølging av vedtak

Transkript

1 Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Fylkeshuset, møterom Sygna MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 10:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til Einar Ulla, tlf eller einar.ulla@sfj.no straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 46/14 14/6513 Forvaltningsrevisjon "Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar" - oppfølging av vedtak 47/14 14/6441 Forvaltningsrevisjon Vedtaksoppfølging - oppfølging av prosjektet 48/14 14/5759 Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - Prosjektplan 49/14 14/6431 Møteplan for kontrollutvalet /14 14/234 Oppfølgingsliste 8/ /14 14/6747 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet

2 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Fylkeshuset, møterom Sygna Møtedato Kl. 10:00 14:15 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Tor-Einar Skinlo (sak 46/14), Tore Eriksen og Paal Fosdal (sak 47/14) Line Johansen, Deloitte (sak 46/14 48/14 og sak 51/14 pkt. 1) Gunnar Hoff og Gunnar Husabø, Deloitte, (sak 48/14) Øyvind Berge, Deloitte (sak 51/14, pkt. 1a) Marianne Vara, SF revisjon, (sak 51, pkt. 2) Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ope møte. Møtebøkene frå og vart godkjende utan merknader.

3 Møtebok Kontrollutvalet SAK 46/14 Forvaltningsrevisjon "Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar" - oppfølging av vedtak Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om statusrapport innan 19. januar 2015 for dei tilrådingane i rapporten, som ikkje er ferdig følgt opp i notatet frå fylkesrådmannen datert SAK 47/14 Forvaltningsrevisjon Vedtaksoppfølging - oppfølging av prosjektet Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedtaksoppfølging og dermed vedtaket i FTsak 19/10 er fullført. 2. Kontrollutvalet rapporterer status til fylkestinget gjennom utvalet si årsmelding SAK 48/14 Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - Prosjektplan Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte AS vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av februar SAK 49/14 Møteplan for kontrollutvalet 2015 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Side 2 av 5

4 Møtebok Kontrollutvalet Møteplan for kontrollutvalet 2014: Tysdag 10. februar Onsdag 25. mars Tysdag 19. mai Tysdag 30. juni Tysdag 25. august Tysdag 29. september Tysdag 3. november Tysdag 24. november Endringsframlegg: Årstalet skal vere 2015 i pkt. 1 Det kom fram forslag om flytting av møte 30. juni til 23. juni Avrøysting: Framlagd møteplan med endringsframlegg vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2015: Tysdag 10. februar Onsdag 25. mars Tysdag 19. mai Tysdag 23. juni Tysdag 25. august Tysdag 29. september Tysdag 3. november Tysdag 24. november SAK 50/14 Oppfølgingsliste 8/2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande Endringsframlegg frå leiaren i utvalet: Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde. Avrøysting: Tilrådinga i tillegg til endringsframlegget vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande VEDTAK: Side 3 av 5

5 Møtebok Kontrollutvalet Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde SAK 51/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status forvaltningsrevisjonsprosjekt under arbeid v/deloitte AS a. Samhandling Det er gjennomført ekstra intervju i saka for å få fram naudsynte opplysningar i prosjektet. Verifisering og høyring er forventa å vere ferdig innan Rapport er planlagt ferdig innan utgangen av januar b. Tilskotsforvaltning Revisor har hatt dialog med fylkesrådmannen vedr. plan for verifisering og høyring. Verifisering er planlagt ferdig Høyringsutkast vert sendt med høyringsfrist Rapport vert ferdigstilt innan Status selskapskontroll underarbeid v/sf revisjon IKS a. Forvaltningsrevisjon F1 Holding Revisor orientert om framdrifta i prosjektet. Det er varsla ei viss forseinking i gjennomføring av intervju på grunn av ledig tid for intervjuobjekta. Revisor ba også om ei avklaring frå utvalet rundt problemstilling 1 i prosjektplanen. Utvalet ba kontrollsjefen utarbeide eit notat med vurderingar rundt dette. 3. Nytt frå NKRF a. Revisjonskomiteen Revisors oppgaver knyttet til misligheter Informasjonsskrivet frå NKRF vart teke til vitande. Kontrollutvalet vil gjere vurderingar av kontrolltiltak knytt til misligheiter og korrupsjon. 4. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar i utvalet orienterte frå møte i representantskapet til SF revisjon IKS. Orienteringa vart teken til vitande. Nestleiar orienterte utvalet om høyringsmøte han deltok på i KMD/Deloitte AS om ei undersøking av kontrollutval og sekretariat utført av Deloitte AS på oppdrag frå departementet. Rapporten etter undersøkinga vert sendt departementet. Side 4 av 5

6 Møtebok Kontrollutvalet Det er avtalt kontrollutvalsmøte 28. oktober kl (Telefonmøte) der utvalet vil handsame sak om vurdering av framtidige innsparingstiltak, ref. vedtak i KU-sak 35/14. Det er innsparingspunkt 4 med underpunkta - a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet - b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmar som vert vurdert i denne saka. Utvalet vart orientert om innspel om kontrollutvalet til budsjettboka Side 5 av 5

7

8

9

10

11

12 Side 1 av 4 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon "Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar" - oppfølging av vedtak Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om statusrapport innan 19. januar 2015 for dei tilrådingane i rapporten, som ikkje er ferdig følgt opp i notatet frå fylkesrådmannen datert Vedlegg: Notat frå fylkesrådmannen datert , Forvaltningsrevisjon «Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar» oppfølging av vedtak Utfyllande opplysningar frå administrasjonen, epost datert Mandat fagnettverk vedlegg til epost datert Fagopplæring formidling til bedrift, årshjul vedlegg til epost datert Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar» vart gjennomført i , og fylkestinget vedtok i FT-sak 27/13 dette: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre dei tiltak som er kravd for at tilrådingane nr. 1 8 i tillegg til nr. 10 og 11 i rapporten skal verte gjennomførde. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til kontrollutvalet når arbeidet er fullført, eventuelt med plan for fullføring innan 1. oktober Vurderingar og konsekvensar Fylkesrådmannen beskriv i notatet status for oppfølginga av prosjektet, der status på kvart einskild punkt av dei 11 tilrådingane vert gjennomgått.

13 Side 2 av 4 1. Fylkeskommunen bør vurdere auka bruk av elevar i rettleiings- og rekrutteringsarbeidet som er retta mot ungdomsskuleelevar. Fylkesrådmannen skisserer her kva dei vidaregåande skulane gjer i samband med rettleiing og rekruttering. Dette går mellom anna ut på at elevar frå ungdomsskulen hospiterer i faget utdanningsval, og at lærlingar vert nytta i arbeidet når det høver seg slik. Fylkeskommunen har også tidlegare nytta elevar i rettleiings- og rekrutteringsarbeidet. Det revisor etterlyser er ei vurdering av om ein eventuell auke i denne innsatsen er aktuell. Det er mogeleg at dette har auka etter gjennomføring av forvaltningsrevisjonen, men fylkesrådmannen peikar ikkje på ei auke i notatet det som er omtalt er ein status quo i forhold til tidlegare innsats. I e-post frå administrasjonen datert kjem det fram at fylkesrådmannen har vurdert det slik at det kan vere føremålstenleg å nytte elevar meir i rettleiings- og rekrutteringsarbeidet mot ungdomsskuleelevar. Det må samstundes i kvart enkelt tilfelle vurderast kva som er praktisk mogeleg. Det er den einskilde einingsleiar som gjer vurderingar til denne bruken. 2. Fylkeskommunen legg til rette for meir samarbeid og meir erfaringsutveksling mellom dei vidaregåande skulane til dømes når det gjeld faget Prosjekt til fordjuping. Fylkesrådmannen vil framleis styrke arbeidet i dei fylkesdekkande fagnettverka for yrkesfag. Det er utarbeidd eit mandat for fagnettverka(sjå vedlegg). I tillegg vil fylkesrådmannen hente inn erfaringar frå andre fylkeskommunar i dette arbeidet. 3. Fylkeskommunen prioriterer arbeidet med å skaffe praksisplass i Prosjekt til fordjuping til alle elevar på vidaregåande skule. Fylkesrådmannen skriv at dei fleste elevane har utplassering i faget Prosjekt til fordjuping, og det er også sett av ressursar til tettare dialog med skulane der arbeidet med å skaffe praksisplass er sentralt. I e-post frå administrasjonen datert 7. oktober kjem det fram at dette er ein del av arbeidet med oppfølging av auka gjennomføring. Det ligg både statlege og fylkeskommunale midlar her, og for tida er det fire personar som skal ha oppfølging av, og dialog, med lærlingane. I dialogen er arbeid med å skaffe praksisplass i Prosjekt til fordjuping eit tema. 4. Dei vidaregåande skulane vert oppmoda til å nytte lærlingar i informasjonsarbeidet knytt til yrkesval og yrkesliv i vidaregåande skule. Dei vidaregåande skulane nyttar lærlingar i stor grad i informasjonsarbeidet iflg. fylkesrådmannen. I tillegg vert det påpeikt at fylkeskommunen ikkje har styringsrett over lærlingane. Dei er tilsette i bedriftene, som bestemmer om og i kva grad lærlingane kan frigjevast til slike oppdrag. I arbeidet med prosjektet fekk revisor tilbakemelding frå elevar på yrkesfaglege studieprogram om at dei hadde stort utbyte av at lærlingar var brukt til å informere elevane om sine erfaringar. Fylkesrådmannen skreiv i høyringsuttalen til rapporten at «Ein ser potensiale for betra yrkesrettleiing i å bruke lærlingar meir aktivt i rettleiinga.» 5. Fylkeskommunen vil, gjennom målretta informasjonsarbeid, arbeide for at fleire elevar vel å vere opne om behov for tilrettelagt opplæring når dei søkjer læreplass i bedrift. Dette er eit utfordrande saksområde for dei det gjeld, og fylkesrådmannen vil arbeide med haldningsendringar der vert vektlagt at tilrettelagt opplæring er til lærlingens sitt beste. 6. Fylkeskommunen vurderer om lærekandidatordninga kan vere aktuell for fleire elevar, og sikrar god inforamasjon om denne mogelegheita. Det er kvar haust møte med dei vidaregåande skulane med tema om elevar som kan vere aktuelle for lærekandidatordninga. Fylkesrådmannen vil revidere informasjonsmateriellet om lærekandidatordninga innan

14 Side 3 av 4 7. Fylkeskommunen sikrar at informasjon om fagopplæring, lærlingordning mv på nettsidene til fylkeskommunen er slik strukturert at høvesvis elevar, lærarar/rådgjevarar og bedrifter raskt og enkelt finn fram til relevant informasjon. Blir følgt opp i samband med revisjon av heimesida til fylkeskommunen, som skal vere ferdig innan Utarbeiding eller justering av rutinar, under dette: a. Revidere rutinar for godkjenning av lærebedrifter slik at det tydeleg går fram kven som har ansvar for å utføre kva oppgåver. Fylkesrådmannen har utarbeidd rutine for godkjenning av lærebedrifter, som kom på plass Rutinen er å finne i kvalitets- og rutinehandboka for opplæringssektoren. b. Utarbeider rutine som sikrar at lærebedrifter blir fagleg vurderte av fagopplæringsnemnda Fagopplæringsnemnda vedtok i januar 2014 at fylkesdirektøren for opplæring får fullmakt til å godkjenne nye lærebedrifter. Fagopplæringsnemnda skal orienterast om nye bedrifter på kvart møte. I følgje opplæringslova 12-4 kan Fagopplæringsnemnda gje fylkeskommunen fullmakt til å gjere den faglege vurderinga av bedrifter. I vedtaket det vert referert til er denne fullmakta gitt til fylkesdirektøren for opplæring. Kontrollsjef har hatt kontakt med revisor angåande dette og vurderinga går på at vedtaket burde vore retta mot fylkeskommunen, og ikkje til fylkesdirektøren for opplæring. c. Utarbeider rutine som skildrar kva krav som må vere innfridd for at ein lærekontrakt skal godkjennast. Rutine er utarbeidd og ligg i kvalitetshandboka på intranettet til fylkeskommunen, under Fagopplæring formidling til bedrift, årshjul. d. Utarbeider system og rutinar for oppfølging av frittståande lærebedrifter for å bidra til å sikre at lovpålagde oppgåver blir utførde, og at lærlingane får den opplæringa dei har krav på. Rutine er utarbeidd og ligg i kvalitetshandboka på intranettet til fylkeskommunen, under Fagopplæring godkjenning av lære- og opplæringsbedrifter. 10. Fylkeskommunen i samråd med bedriftene utviklar eit opplæringstilbod til instruktørar som legg til rette for at faglege leiarar/instruktørar i små bedrifter kan delta. Fylkesrådmannen har gjennom fagskulen i Sogn og Fjordane fått laga eit opplæringstilbod til instruktørar. Rutine var på plass Opplæringa vert evaluert og justert av fagskulen. 11. Fylkeskommunen vurderer mogelege tiltak for å tilby fleire læreplassar i eigne organisasjon. Fylkeskommunen har under vurdering kor mange lærlingar fylkeskommunen kan tilsetje kvart år. Vurdering av oppfølgjinga. Fylkesrådmannen har gjort eit godt arbeid med å følgje opp tilrådingane i rapporten. Tiltak nr. 1, 2, 3, 5, 8a, 8c, 8d og 10 er oppfølgt, medan det står noko arbeid att i dei øvrige punkta. Punkt 6

15 Side 4 av 4 og 7 er tidsett med planlagt ferdigstilling Dei øvrige punkta er ikkje tidsett. Kontrollsjefen føreslår at kontrollutvalet ber om ein ny rapport innan med status for oppfølginga. 4. Konklusjon Fylkesrådmannen melder i notat datert om oppfølging av forvaltningsrevisjon av fagopplæring. Tiltaka i rapporten etter den gjennomførde forvaltningsrevisjonen er i stor grad oppfølgt. Det er i tillegg konkrete planar for ferdigstilling for eit par av punkta. Det mangler ein plan for vidare oppfølging for nokre punkt. Kontrollsjefen rår utvalet til å be om ny rapport innan

16 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 46/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon "Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar" - oppfølging av vedtak Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om statusrapport innan 19. januar 2015 for dei tilrådingane i rapporten, som ikkje er ferdig følgt opp i notatet frå fylkesrådmannen datert

17 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon Vedtaksoppfølging - oppfølging av prosjektet Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedtaksoppfølging og dermed vedtaket i FTsak 19/10 er fullført. 2. Kontrollutvalet rapporterer status til fylkestinget gjennom utvalet si årsmelding Vedlegg: Rutine for politiske vedtak og avviksrapportering kopi frå portalen Andre dokument som ikkje ligg ved: Årsrapport 2013 Sogn og Fjordane fylkeskommune SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging vart gjennomført i 2010, og fylkestinget vedtok i FT-sak 19/10 følgjande: 1. Fylkestinget tek rapporten Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: a. Syte for å etablere oversikt over vedtak som er fatta i politiske organ, med referanse til status for gjennomføring/effektuering. b. I større grad utarbeide skriftlege rutinar for arbeidet med iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. c. Syte for å utarbeide skriftlege rutinar for rapportering om politiske saker frå administrasjonen til politisk nivå. 2. Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet har ved fleire høve vorte orientert om framdrift i oppfølging av saka. I notat frå fylkesrådmannen til kontrollutvalet datert stod følgjande: Ft-sak 19/10: Vedtaksoppfølging Bakgrunn

18 Side 2 av 3 I fylkestingsak 19/10 bad fylkestinget fylkesrådmannen å følgje opp forslaga til tiltak i kapittel 6 i rapporten til Deloitte. Dette skulle gjerast på bakgrunn av ei risiko og vesentlegheitsvurdering. I rapporten til Deloitte er følgjande forslag til tiltak: Sogn og Fjordane fylkeskommune bør: 1. syte for å etablere oversikt over vedtak som er fatta i politiske organ, med referanse til status for gjennomføring/effektuering. 2. i større grad utarbeide skriftlege rutinar for arbeidet med iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. 3. vurdere å utarbeide skriftlege rutinar for rapportering om politiske saker frå administrasjonen til politisk nivå. Tiltak Fylkesrådmannen uttalte i høyringsnotatet til rapporten til Deloitte at ein kan vurdere nærare om ein skal innføre rutinar om rapportering til hovudutvala, fylkesutvalet og fylkestinget i samband med tertialrapporteringa. Fylkesrådmannen sitt forslag er at ein rapporterar om avvik i høve til gjennomføring av vedtak i viktige saker for den aktuelle perioden. Ei meir samla avviksrapportering kan skje i tilknyting til årsmeldingane og årsrapporten. Fylkesrådmannen er i gong med å lage rutinar i høve til dette. Vidare når det gjeld forslaga til tiltak i rapporten, er fylkesrådmannen i gong med å etablere skriftlege rutinar for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av vedtak. Her vil prinsippet om fullført sakshandsaming stå sentralt. Elles vil ein sjå på kva som er føremålsteneleg i høve til effektiv ressursbruk. Kontrollutvalet tok orienteringa som fylkesrådmannen ga i KU-sak 41/10 på bakgrunn av innhaldet i notatet til vitande. Kontrollutvalet vart orientert om status på nytt i KU-sak 21/11. I vedtaket av saka stod mellom anna følgjande: Oppfølginga av Vedtaksoppfølgingsprosjektet er godt i gang og fylkesrådmannen reknar med at rapportering av vedtak vil følgje nye rutinar frå og med fylkestinget i oktober. Orienteringa til fylkesrådmannen vart teken til vitande. Oppfølging av prosjektet har i ettertid vore tema på fleire status-møte mellom sekretariatet og fylkesrådmannen. Det vart i 2011 sett i verk nye rutinar for oppfølging av vedtak, etter eit oppsett for rutinar som i dag ligg på portalen (sjå vedlegg). I statusmøte mellom sekretariatet og fylkesrådmannen (v/øhlckers) vart det vist til e-post frå fylkesrådmannen (Bremer) i saka. Det går fram av eposten at saka er følgt opp, men at rapporteringa til kontrollutvalet er blitt utelatt. I årsrapporten 2012 står det at frå 2013 vil avviksorientering skje som del av årsrapporten til fylkestinget og hovudutvala. I årsrapporten for 2013 er avviksrapportering på plass, og vi kan lese på side 74: OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK OG AVVIKSRAPPORTERING Det er etablert slike rutinar for rapportering av avvik i høve gjennomføring av politiske vedtak: Samla avviksrapportering vert årleg gjort slik: o Fylkesrådmannen rapporterer samla om avvik av betyding i viktige politiske vedtak gjort av fylkesutvalet og fylkestinget i årsrapporten o Fylkesdirektørane rapporterer samla om avvik av betyding i viktige politiske vedtak gjort av hovudutvala i årsmeldingane Etter at årsmeldingane for hovudutvala er avvikla, vil ein for dette året gje ei samla avviksrapportering her: 1. Utover det som er rapportert i avsnittet over om status for forvaltningsrevisjonssaker, er det ikkje registrert avvik av betydning i vedtak gjort av fylkesutvalet og fylkestinget i Fylkestinget vedtok i sak 6/12, at fylkeskommunen skal lage ei filmmelding for Sogn og Fjordane innan Dette tiltaket er ikkje sett i verk i påvente av ei filmmelding for Vestlandet.

19 Side 3 av 3 2. Fylkesdirektørane har ikkje meldt om avvik av betydning i vedtak gjort dei respektive hovudutval i Med dei rutinane som er utarbeidd for vedtaksoppfølging og den avviksrapporteringa som er å finne i årsrapporten for 2013 er dette forvaltningsrevisjonsprosjektet ferdig oppfølgt. 3. Konklusjon Fylkesrådmannen har utarbeidd rutinar for oppfølging av vedtak og vist avviksrapportering i årsrapporten for Kontrollsjefen vil på bakgrunn av dette rå til at kontrollutvalet vedtek at oppfølginga vedtaket i FT-sak 19/10 er fullført.

20 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 47/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon Vedtaksoppfølging - oppfølging av prosjektet Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedtaksoppfølging og dermed vedtaket i FTsak 19/10 er fullført. 2. Kontrollutvalet rapporterer status til fylkestinget gjennom utvalet si årsmelding 2014.

21 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - Prosjektplan Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte AS vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av februar Vedlegg: Prosjektplan frå Deloitte AS datert Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn Fylkestinget vedtok revidert plan for forvaltningsrevisjon i FT-sak 4/14. I planen forvaltningsrevisjon av fylkesarkivet prioritert som nr. 3. Kontrollutvalet vedtok å bestille forvaltningsrevisjon av Fylkesarkivet i KU-sak 40/14 i møte Vurderingar og konsekvensar Prosjektplanen er i store trekk i samsvar med bestillinga som kontrollutvalet vedtok Utvalet ba i bestillinga om at prosjektet skal ferdigstillast innan utgangen av februar 2015, noko revisor stadfester i prosjektplanen, men med atterhald om at dei får nødvendig dokumentasjon til rimeleg tid i tillegg til at utvalde personar stiller til intervju og verifiserer intervjureferat innan fastsette fristar. Deloitte har i prosjektplanen stipulert at det vil ta 235 timar å gjennomføre prosjektet. Revisor har i telefonsamtale med sekretariatet gått gjennom problemstillingane. Revisor har operasjonalisert problemstillingane slik at prosjektet skal verte mogeleg å gjennomføre. Det er også endra litt på problemstillingane utan at dette har noko å bety for intensjonen i bestillinga frå kontrollutvalet. Endringane er også gjort for å tydeleggjere intensjonen om å gjennomføre ein kontroll av primært kommunearkivordninga.

22 Side 2 av 2 3. Konklusjon Endring og operasjonalisering av problemstillingane medfører ikkje endring av prosjektet sitt formål. Endringane er gjort for å kunne få eit best mogeleg resultat ut av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollsjefen vurderer framlagd prosjektplan som eit dokument som er i samsvar med bestillinga frå kontrollutvalet og at den gjev eit godt grunnlag for å få gjennomført forvaltningsrevisjon av fylkesarkivet på ein god måte.

23 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 48/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - Prosjektplan Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte AS vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av februar 2015.

24 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Møteplan for kontrollutvalet 2015 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2014: Tysdag 10. februar Onsdag 25. mars Tysdag 19. mai Tysdag 30. juni Tysdag 25. august Tysdag 29. september Tysdag 3. november Tysdag 24. november Vedlegg: Møte- og aktivitetsplan 2015 for kontrollutvalet Saksprotokoll FU-sak 108/14, Møteplan 2015 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Møteplan for møta i kontrollutvalet vert sett opp etter å ha teke omsyn til møte i andre politiske fora i fylkeskommunen, og då spesielt fylkestinget sine møte. Møteplan 2015 for fylkesting, fylkesutval og finansutval i tillegg til politikardagar vart vedteke av fylkesutvalet i FU-sak 108/14. Det er utarbeidd ein møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet, som er vedlagt denne saka. Møte- og aktivitetsplanen inneheld andre aktivitetar som utvalet sine medlemmar vanlegvis deltek i, men i denne saka er det møteplanen for kontrollutvalsmøta som skal handsamast. 2. Møtedagar og tal møte i utvalet Erfaring frå tidlegare år viser at tysdag er beste møtedagen. Ein unngår i stor grad dagar med møte i kommunale politiske organ i tillegg til dagar med møte i fylkeskommunen si leiargruppe. Tysdag er derfor den mest nytta dagen i forslaget til møteplan. Medlemmane har hatt møteplanen til «høyring» før den vart lagt fram for handsaming i møte 21. oktober.

25 Side 2 av 2 Det er fastlagt fire politikardagar i Det er i stor grad lagt opp til å gjennomføre kontrollutvalsmøte dagen etter politikardagane, då det har vore vanleg praksis at medlemmane i kontrollutvalet har deleteke på politikardagane. Det er for 2015 sett opp 8 møte i kontrollutvalet, slik det har vore vanleg dei siste åra. 3. Opplæringsplanen Opplæringsplanen som vart utarbeidd i lag med kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal, Hordaland og Rogaland fylkeskommunar, og vore gjennomført som planlagt i perioden Det vart i fellesmøte mai 2014 sett fram ynskje om vurdering av eit fellesmøte også i Sekretariata i dei fire fylkeskommunane vil ikkje, etter å ha vurdert tid- og ressursbruk ved å arrangere fellesmøte opp mot at det er siste året før nyval, rå til å gjennomføre slikt møte i Konklusjon Kontrollsjef håper at medlemmane i utvalet, med opplegget som er skissert i denne saka, vil få eit godt grunnlag til å ta det ansvaret og gjennomføre dei kontrolloppgåvene som høyrer inn under vervet som medlem i kontrollutvalet for Sogn og Fjordane fylkeskommune.

26 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 49/14 Tittel: Møteplan for kontrollutvalet 2015 Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2014: Tysdag 10. februar Onsdag 25. mars Tysdag 19. mai Tysdag 30. juni Tysdag 25. august Tysdag 29. september Tysdag 3. november Tysdag 24. november Endringsframlegg: Årstalet skal vere 2015 i pkt. 1 Det kom fram forslag om flytting av møte 30. juni til 23. juni Avrøysting: Framlagd møteplan med endringsframlegg vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2015: Tysdag 10. februar Onsdag 25. mars Tysdag 19. mai Tysdag 23. juni Tysdag 25. august Tysdag 29. september Tysdag 3. november Tysdag 24. november

27

28 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Oppfølgingsliste 8/2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: Oppfølgingsliste 8/2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd skal sekretariatet for kontrollutvalet sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet får med dette oppfølgingsliste 8/2014 over saker i kontrollutvalet som har vore handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merka med avslutta vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingsliste. Det er behov for å ha ei oversikt over dei til ei kvar tid aktive saker. Sekretariatet har også som oppgåve å følgje opp dei saker som vert tekne opp i utvalet. Oppfølgingslista er ei sak som er planlagt å legge fram for utvalet i kvart møte. I tillegg vil kontrollutvalet få ei oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vil bli teke med i oppfølgingssaka eit par gongar kvart år. Dette vil gjere at utvalsmedlemmane til ei kva tid har oversikt over dei sakene som vi har til oppfølging.

29 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 50/14 Tittel: Oppfølgingsliste 8/2014 Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande Endringsframlegg frå leiaren i utvalet: Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde. Avrøysting: Tilrådinga i tillegg til endringsframlegget vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde.

30 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Status forvaltningsrevisjonsprosjekt under arbeid v/deloitte AS a. Samhandling b. Tilskotsforvaltning 2. Status selskapskontroll underarbeid v/sf revisjon IKS a. Forvaltningsrevisjon F1 Holding 3. Nytt frå NKRF a. Revisjonskomiteen Revisors oppgaver knyttet til misligheter 4. Orientering frå leiar og kontrollsjef

31 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 51/14 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Status forvaltningsrevisjonsprosjekt under arbeid v/deloitte AS a. Samhandling Det er gjennomført ekstra intervju i saka for å få fram naudsynte opplysningar i prosjektet. Verifisering og høyring er forventa å vere ferdig innan Rapport er planlagt ferdig innan utgangen av januar b. Tilskotsforvaltning Revisor har hatt dialog med fylkesrådmannen vedr. plan for verifisering og høyring. Verifisering er planlagt ferdig Høyringsutkast vert sendt med høyringsfrist Rapport vert ferdigstilt innan Status selskapskontroll underarbeid v/sf revisjon IKS a. Forvaltningsrevisjon F1 Holding Revisor orientert om framdrifta i prosjektet. Det er varsla ei viss forseinking i gjennomføring av intervju på grunn av ledig tid for intervjuobjekta. Revisor ba også om ei avklaring frå utvalet rundt problemstilling 1 i prosjektplanen. Utvalet ba kontrollsjefen utarbeide eit notat med vurderingar rundt dette. 3. Nytt frå NKRF a. Revisjonskomiteen Revisors oppgaver knyttet til misligheter Informasjonsskrivet frå NKRF vart teke til vitande. Kontrollutvalet vil gjere vurderingar av kontrolltiltak knytt til misligheiter og korrupsjon. 4. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar i utvalet orienterte frå møte i representantskapet til SF revisjon IKS. Orienteringa vart teken til vitande. Nestleiar orienterte utvalet om høyringsmøte han deltok på i KMD/Deloitte AS om ei

32 undersøking av kontrollutval og sekretariat utført av Deloitte AS på oppdrag frå departementet. Rapporten etter undersøkinga vert sendt departementet. Det er avtalt kontrollutvalsmøte 28. oktober kl (Telefonmøte) der utvalet vil handsame sak om vurdering av framtidige innsparingstiltak, ref. vedtak i KU-sak 35/14. Det er innsparingspunkt 4 med underpunkta - a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet - b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmar som vert vurdert i denne saka. Utvalet vart orientert om innspel om kontrollutvalet til budsjettboka 2015.