Transkript

1

2

3

4

5

6

7 Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Fylkeshuset, møterom Skåla MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 09:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 53/14 14/3443 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - rapport 54/14 14/3207 Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging frå Frm, brev datert /14 14/3360 Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging nov 14 56/14 14/5858 Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen 57/14 14/7242 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit Deloitte AS 58/14 14/7311 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit SF revisjon IKS 59/14 14/5064 Kontrollutvalet - Økonomiplan vurdering av mogelege innsparingstiltak 60/14 14/234 Oppfølgingsliste 9/ /14 14/7668 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet

8 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Fylkeshuset, møterom Skåla Møtedato Kl. 09:00 15:00 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Til stades med møte- og talerett: Fylkesrådmannen: Kristin Arnestad (sak 53/14), Astrid Lernes (sak 54/14 og 56/14), Katrine Røkke Wilson (sak 55/14) Paal Fosdal (sak 61/14, pkt.3), Ingvild Ramstad (sak 61/14, pkt. 6) Sekretariat for møtet: Deloitte AS: Line Johansen og Stein Ove Songstad (sak 53/14 55/14 og 61/14 pkt. 1 og 5), Bjarne Ryland (sak 54/14), Gunnar Husabø og Øyvind Berge (sak 61/14, pkt. 5) SF revisjon IKS: Ingvar Linde Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ope møte. Møtebøkene frå og vart godkjende utan merknader. Kåre Jarl Langeland fekk permisjon og deltok ikkje i handsaming av sak 61/14, pkt. 6 (Diskusjon og val av neste FR-prosjekt)

9 Møtebok Kontrollutvalet SAK 53/14 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - rapport Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan SAK 54/14 Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging frå Frm, brev datert Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår SAK 55/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging nov 14 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar Side 2 av 6

10 Møtebok Kontrollutvalet SAK 56/14 Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev 01/2014 til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev 01/2014 vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev 01/2014 er fullført SAK 57/14 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit Deloitte AS Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek «vurderinga av uavhengigheit» frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS til etterretning SAK 58/14 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit SF revisjon IKS Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning SAK 59/14 Kontrollutvalet - Økonomiplan vurdering av mogelege innsparingstiltak Frå kontrollsjef låg det føre slik tilråding til vedtak: Side 3 av 6

11 Møtebok Kontrollutvalet Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember Endringsframlegg som kom fram i møtet: Pkt. 2 i tilrådinga vert endra til: Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. Avrøysting: Tilrådinga med endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember SAK 60/14 Oppfølgingsliste 9/2014 Side 4 av 6

12 Møtebok Kontrollutvalet Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 9/2014 vert teken til vitande SAK 61/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status FR v/deloitte a. Samhandling b. Innkjøp av kollektivtransport c. Fylkesarkivet Alle prosjekta har framdrift i samsvar med plan. Orienteringa vart teken til vitande. 2. Status Finansiell revisjon og selskapskontroll v/sf revisjon a. Status finansiell revisjon Revisor orienterte om status for den finansielle revisjonen. Orienteringa vart teken til vitande. b. Status FR av F1 Holding AS Kontrollsjef orienterte om status, og la fram notat med forslag til avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektplanen. Notatet vart teke til vitande. Utvalet ba kontrollsjef om å sende notatet til revisor. 3. Orientering om internkontroll v/bjørn Birger Bremer Paal Fosdal, påtroppande assisterande fylkesrådmann orienterte utvalet om status for internkontrollarbeidet i fylkeskommunen. Orienteringa vart teken til vitande. 4. Nytt frå NKRF a. einfo 14/8 - Ytringsfrihet og lojalitetsplikt Informasjonen vart teken til vitande. 5. Orientering om kommunelovutvalet sitt arbeid v/oddvar Flæte. Oddvar Flæte orienterte utvalet om status for arbeidet i kommunelovitvalet. Flæte fekk med seg ein del gode innspel i arbeidet med gjennomgangen av kommunelova for å styrkje det kommunale sjølvstyret. 6. Orientering frå leiar og kontrollsjef Informasjonssjefen var invitert for å orientere om status i arbeidet med ny heimeside. Side 5 av 6

13 Møtebok Kontrollutvalet Utvalet ga innspel om at kontrollutvalet måtte synleggjerast under fana «politikk» på linje med fylkesutvalet. Kontrollsjef vil bli involvert i arbeidt med innhaldet om kontrollutvalet i det vidare arbeidet med heimesida. Utvalet ga positiv tilbakemelding på arbeidet med heimesida, og tok orienteringa til vitande. Leiar orienterte om utspel til Kommunal rapport vedrørande saka om tal medlemar i kontrollutvalet. Leiar la opp til ein diskusjon om val av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Utvalet kom til at ein ynskte ei samanslåing av prosjekt nr. 5 og 6 i revidert plan for forvaltningsrevisjon, noko kontrollsjef skal vurdere i lag med revisor. Leiar fekk, i samråd med kontrollsjef, fullmakt til å bestille prosjektet Side 6 av 6

14 Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - rapport Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan Vedlegg: Rapport motteken etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Tildeling og oppfølging av tilskot» Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Samandrag Deloitte har gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga i fylkeskommunen på oppdrag frå kontrollutvalet. Fylkeskommunen får gode tilbakemeldingar mellom anna med omsyn til organisering av tilskotsforvaltninga, rutinar for koordinering og samhandling, informasjon om forvaltninga og utarbeiding av føremål med tilskotsordningane. Revisor har gjort ein del funn som er vurdert opp mot revisjonskriteria, og har i rapporten etter den gjennomførde forvaltningsrevisjon konkludert med 17 tilrådingar basert på vurderingane som er gjort i prosjektet. Fylkesrådmannen har i sin høyringsuttale vurdert tilrådingane, og har konkludert med at ein del av tilrådingane er dekka av dagens rutinar og system.

15 Side 2 av 5 Kontrollsjefen har gjort si vurdering av rapporten og høyringa frå fylkesrådmannen og har kome med tilråding til kontrollutvalet om at rapporten vert teken til etterretning og at tilrådingane i rapporten med unntak av nr. 3 og 9 bør oppfølgjast av fylkesrådmannen. 2. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 25/14 å bestille dette forvaltningsrevisjonsprosjektet med atterhald om at fylkestinget gjorde vedtak i saka om revidert plan for forvaltningsrevisjon som gjorde at dette prosjektet var relevant å bestille. Fylkestinget vedtok i FT-sak 4/14 revidert plan for forvaltningsrevisjon. I den reviderte planen er prosjektet «Tildeling og oppfølging av tilskot» prioritert som første prosjekt. 3. Vurderingar og konsekvensar Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet var å få undersøkt i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling og tilskotsforvaltninga innan kultursektoren i fylkeskommunen. Følgjande hovudproblemstillingar vart utarbeidde på bakgrunn av føremålet: 1. I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuell politiske føringar på området? 2. Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? 3. Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? 4. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? 5. Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? 6. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? 7. I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? Metode Revisor har gjennomgått relevant regelverk og aktuelle fylkeskommunale vedtak og styringsdokument, som er brukt som revisjonskriterium. Revisor har i tillegg gjennomgått fylkeskommunale retningsliner, rutinar og malar knytt til tilskotsforvaltninga og sakshandsamingsprosessen. Det er gjennomført intervju av til saman 8 personar som er sentrale i arbeidet med tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling og tilskotsforvaltning innan kulturområdet. I tillegg er 30 saker, som gjeld handsaming av søknader om tilskot, gjennomgått med formål å få undersøkt i kva grad regelverk, retningsliner og andre føringar har blitt følgt og for å kartlagt rapportar om bruk av tilskota frå tilskotsmottakar. Intervjua er verifisert av intervjuobjekta og utkast av rapporten sin datadel er verifisert av fylkesrådmannen. Eventuelle faktafeil som vart påpeikt er tekne omsyn til. Fylkesrådmannen har i tillegg hatt den endelege rapporten til uttale og har kome med ein høyringsuttale, som er lagt ved rapporten som vedlegg 1. Revisjonskriterium Revisjonskriterium er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderast opp mot. I dette prosjektet er revisjonskriteria i hovudsak henta frå Forvaltningslova, regelverk om offentleg støtte, forskrift om offentleg arkiv, sentrale retningsliner med føringar for ein del

16 Side 3 av 5 av tilskotsordningane samt fylkeskommunale retningsliner knytt til forvaltning av tilskotsforvaltning innan næring, samfunn og kultur. Revisjonskriteria er å finne i kapittel 3 i rapporten. Revisor sine vurderingar og tilrådingar Revisor har gjort sine vurderingar på bakgrunn av dei funn som er gjort greie for i datadelen av rapporten, som er å finne i kapittel 4, i høve til revisjonskriteria som er presentert i kapittel 3. Fylkeskommunen får mange gode tilbakemeldingar i rapporten når det gjeld tilskotsforvaltninga, men revisor har i sine vurderingar peika på ein del forhold som kan forbetrast. Desse forbetringspunkta har revisor nedfelt i ein del tilrådingar, som er presentert i kapittel 6 i rapporten. Fylkesrådmannen sine kommentarar i høyringsuttalen Fylkesrådmannen skriv innleiingsvis i høyringsuttalen at det skal leggast til rette for at forbetringspotensiala som er påpeika i rapporten frå Deloitte blir tatt tak i. Det vert også peika på at på grunn av omstillingsprosessane ein no går inn i vil fylkesrådmannen legge vekt på at hovuddelen av oppfølgingsarbeidet blir lagt til allereie pågåande prosessar i organisasjonen. Fylkesdirektørane for plan og samfunn og for kultur vil, etter det fylkesrådmanne skriv, bli bedt om å utforme skriftlege sakshandsamingsrutinar basert på den praksis som ligg til grunn for dagens tilskotshandsaming. Tilhøva som er peika på i rapporten vil bli innarbeidde i desse rutinane. Fylkesrådmannen har kommentert dei enkelte punkt i tilrådingane frå revisor. Kontrollsjefen sine vurderingar Etter kontrollsjefen si vurdering er fylkesrådmannen samd med revisor i dei fleste tilrådingane, men revisor og fylkesrådmann har forskjelleg oppfatning om følgjande tilrådingar: Tilråding 3 Vurderer om den etablerte praksisen knytt til administrative vedtak om tilskot på inntil kr på kulturområdet, er i samsvar med intensjonen med det delegerte myndet. Revisor peikar i sine vurderingar på problematikken rundt grensa for administrative vedtak går på løyvd beløp på kr , sjølv om omsøkt beløp kan vere mykje høgare. Fylkesrådmannen hevdar i høyringsuttalen at intensjonen med delegeringa ikkje berre gjeld små søknader, men også søknader som er enkle og klart i tråd med føringane for midlane. Tilrådinga går på å gjennomføre ei vurdering av om gjeldande praksis er i samsvar med intensjonen, noko fylkesrådmannen i sin høyringsuttale vurderer det til å vere. Kontrollsjefen vurderer tilrådinga til å vere oppfølgt gjennom fylkesrådmannen si vurdering av gjeldande praksis i høyringsuttalen. Tilråding 4 Etablerer ytterlegare system og rutinar for samhandling og koordinering mellom avdelingane i samband med tilskotsforvaltninga. Revisor peikar her på at det ikkje er påvist doble utbetalingar av tilskot. Det kom fram i undersøkinga saker der søkjar etter revisor si vurdering burde fått rettleiing og informasjon om at søknaden hadde passa betre inn under ei anna tilskotsordning, som vert forvalta av ei anna avdeling. Dette kjem inn under fylkeskommunen si rettleiingsplikt i forvaltningslova 11. Det bør etter revisor si vurdering vere rutinar for dette, slik at det ikkje er opp til den enkelte sakhandsamar sitt initiativ at det skjer ei koordinering. Dette gjeld særleg for søknadar utanom hovudsøknadsfristane. Fylkesrådmannen viser til fylkestinget sitt budsjettdokument der det vert presisert at for søknadar som har tverrsektoriell tilnærming skal fylkesrådmannen avgjere kva fagmiljø som skal inn i vurderinga av søknadane. Fylkesrådmannen peikar på at dette gjeld eit fåtal saker og at dagens rutinar er tilstrekkelege.

17 Side 4 av 5 Kontrollsjefen si vurdering er at det vil vere positivt for fylkeskommunen å få etablert system og rutinar slik revisor tilrår for å sikre at koordineringa av tilskotsforvaltninga mellom avdelingane vert betre enn i dag og at ein sikrar at rettleiingsplikta vert ivareteken. Tilråding 8 Sikrar at det er gitt tilstrekkeleg tydelege føringar for å trekkje inn ressursar med spesialisert kompetanse på statsstøtteregelverket dersom ein meiner at ei sak kan vere omfatta av dette regelverket. Revisor rår til at tilsette i Plan- og samfunnsavdelinga og i kulturavdelinga deltek på relevante kurs slik at ein sikrar tilstrekkeleg kompetanse blant dei tilsette for å kunne avgjere om ein søknad kan vere i konflikt med regelverk om offentleg støtte. I tillegg rår revisor til å ha tydelege føringar på å trekkje inn ressursar med høgare kompetanse innan statsstøtteregelverket der det er påkravd. Fylkesrådmannen peikar på internopplæring, der tilsette ved dei to nemnde avdelingane vert invitert på statsstøttekurs i regi av næringsavdelinga. I tillegg viser fylkesrådmannen til rutinar som står i fylkeskommunen sitt regelverk om prinsipp for fullført saksførebuing. Kontrollsjefen vurderer at dei rutinane som fylkesrådmannen peikar på når det gjeld statsstøtteregelverket til å vere gode rutinar når det gjeld næringsavdelinga. Kontrollsjefen rår til at revisor si tilråding vert følgt opp for dei øvrige avdelingane. Tilråding 9 Sikrar at det er etablert system for jamleg å evaluere om definerte føremål, vilkår og moment for vurdering i sakshandsaminga blir følgt opp i praksis, og om det er behov for justeringar, presiseringar mv. i retningslinene for tilskotsordningane. Revisor peikar på at det nesten ikkje blir gjennomført evalueringar. Dette bør systematiserast, og leggast i framtidige rutinar er revisor si tilråding. Fylkesrådmannen skriv at gjennomgang av retningsliner, utlysingstekstar malar etc. er ein del av det fortløpande arbeidet i alle avdelingane. Det er i tillegg ein oversikt over rutinar som er i bruk i dei forskjellege avdelingar. Tilskotsforvaltning er også oppfølgingsområde i dei tre avdelingane i samband med risikovurderinga som fylkeskommunen skal gjere i løpet av året. Kontrollsjefen vurderer rutinane som fylkesrådmannen beskriv til å vere gode rutinar på området. Tilråding 10f Sikrar at sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga er i samsvar med krav i forvaltningslova, herunder sikrar at søkjar blir kontakta dersom det blir vurdert som aktuelt å handsame ein søknad innanfor ei anna tilskotsordning enn den det er søkt innanfor, slik at rettleiingsplikta jf. Fvl 11 blir ivareteke. Dette vert problemstilling som er i slekt med tilråding nr. 4. Det er viktig at søkjar får beskjed om at søknader er flytta frå ei ordning til ei anna. Det vil ha ei opplysande effekt for søkjar, og det ern også bli ein del av rettleiingsplikta som fylkeskommunen har overfor søkjarar. Tilrådinga bør, etter kontrollsjefen si vurdering, stå ved lag. Tilråding 12 Sikrar at det ikkje blir gitt tilskot til søkjarar/tiltak som ikkje oppfyller kriteria for den aktuelle tilskotsordninga, og at det blir synleggjort gjennom sakhandsaminga om søknaden blir vurdert å vere innanfor kriteria. Stikkprøvegjennomgangen viste eksempel på at tilskot vart gitt utan at revisor ut frå søknaden og sakshandsaminga kunne sjå om søknaden oppfylte kriteria for tildelinga. Fylkesrådmannen meiner at dette er ivaretke i sakhandsaminga i dag. Kontrollsjefen meiner at punktet bør ha eit fokus etter at stikkprøvegjennomgangen viste avvik.

18 Side 5 av 5 4. Konklusjon Deloitte gjev fylkeskommunen mange gode tilbakemeldingar på tilskotsforvaltninga. Men det er også gjort ein del funn i prosjektet, som har resultert i tilrådingar om tiltak som fylkesrådmannen bør gjennomføre. Fylkesrådmannen har i sin høyringsuttale peikt på at nokre av tilrådingane er dekka av dagens rutinar og system, men at forbetringspotensiala i rapporten skal bli tatt tak i. Kontrollsjefen har gjort si vurdering av rapporten og høyringa frå fylkesrådmannen og har kome med ei tilråding til kontrollutvalet om at rapporten vert teken til etterretning og at tilrådingane i rapporten med unntak av nr. 3 og 9 bør oppfølgjast av fylkesrådmannen.

19 Forvaltningsrevisjon Sogn og Fjordane fylkeskommune Tildeling og oppfølging av tilskot Audit & Advisory November 2014

20 Samandrag Deloitte har, på oppdrag frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune, gjennomført ein forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innan områda nærings- og samfunnsutvikling og kultur. Revisjonskriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel tre i rapporten, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine vurderingar blir det vist til kapittel fem i rapporten. Høyringsuttale frå fylkesrådmannen i Sogn og Fjordane fylkeskommune er vedlagt rapporten som vedlegg 1. Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen I denne forvaltningsrevisjonen har revisjonen undersøkt og vurdert om Sogn og Fjordane fylkeskommune har etablert tilstrekkelege system og rutinar for å sikre god styring og kontroll med tilskotsforvaltninga innan nærings- og samfunnsutvikling og tilskotsforvaltninga innan kultursektoren i fylkeskommunen. Revisjonen har gått gjennom dokumentasjon frå fylkeskommunen, gjennomført stikkprøvekontroll av 30 saker som gjeld tildelingar eller avslag på søknad om tilskot innanfor nærings- og samfunnsutvikling og kultur, og gjennomført intervju med til saman åtte personar. Dette inkluderer representantar frå både administrasjonen og politisk nivå i fylkeskommunen. Gjennomgang av revisjonen sine vurderingar Problemstilling 1: I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuelle politiske føringar på området? Etter revisjonen si vurdering er fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå i hovudsak tydeleg når det gjeld tilskotsforvaltning både innan nærings- og samfunnsutvikling og på kulturområdet. Samtidig meiner revisjonen at fordeling av rolle og mynde på nokre område ikkje er tilstrekkeleg tydeleg, eller i samsvar med dei overordna reglar og føringar som gjeld. Hovudutval for plan og næring har vidaredelegert vedtaksmynde og fullmakter for enkelte tilskotsordningar til høvesvis fylkesdirektør for plan og samfunn og fylkesdirektør for næring. Revisjonen meiner at delegering av mynde direkte frå hovudutvalet til fylkesdirektørane ikkje er i samsvar med kommuneloven 23 (4), der det går fram at folkevalde organ kan delegere mynde til administrasjonssjefen. Revisjonen kan heller ikkje sjå at delegering av mynde direkte frå hovudutvalet til fylkesdirektør er i samsvar med fylkeskommunen sitt deleringsreglement. Revisjonen meiner vidare at fylkeskommunen bør vurdere om bruken av den administrative fullmakta som er delegert til fylkesdirektør for næring, skal leggjast fram for hovudutvalet til orientering. Dette for at hovudutvalet skal ha god oversikt over den samla bruken av midlar innan sektoren. Revisjonen stiller også spørsmål ved om det er tilstrekkeleg tydeleg kva saker som kan handsamast innanfor det delegerte myndet som fylkesdirektør for kultur har til å fordele 2

21 tilskot på inntil kr Undersøkinga viser døme på at det er fatta administrativt vedtak om tildeling av tilskot på inntil kr , i saker der søknadssummen var langt over kr Revisjonen meiner fylkeskommunen bør vurdere om den etablerte praksisen er i samsvar med intensjonen med det delegerte myndet. Problemstilling 2: Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? Fylkeskommunen har etablert nokre faste rutinar for samhandling og koordinering mellom avdelingane når det gjeld tilskotsforvaltning. Revisjonen meiner at dei etablerte tiltaka og rutinane står fram som føremålstenelege for å sikre koordinering og samhandling mellom avdelingane, og for å gi oversikt over saker der det er søkt om tilskot frå fleire ordningar til same tiltak. Samtidig går det fram av undersøkinga, at ut over desse rutinane er ansvar for koordinering og samhandling lagt til den enkelte sakshandsamar, og er dermed avhengig av den enkelte sakshandsamar sitt initiativ. Undersøkinga viser også døme på saker der det ikkje har vore tilstrekkeleg samhandling. Dette gjeld særleg for søknader som kjem inn utanom hovudsøknadsfristane. Revisjonen meiner på bakgrunn av dette at det per i dag ikkje er etablert tilstrekkelege rutinar for samhandling og koordinering, og meiner fylkeskommunen bør formalisere ytterlegare samhandlingsrutinar ut over dei som er etablert per i dag, for å sikre at samhandlinga i minst mogleg grad er personavhengig. Problemstilling 3: Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? Det er revisjonen si vurdering at det i all hovudsak er etablert gode system og praksisar for å sikre at informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for aktuelle målgrupper. Det blir informert om alle tilskotsordningane gjennom nettsidene til fylkeskommunen, i tillegg til at ei rekkje andre informasjonskanalar blir nytta for ulike tilskotsordningar. Informasjonen på nettsidene til fylkeskommunen er i hovudsak lett synleg og tilgjengeleg, men revisjonen meiner fylkeskommunen bør sikre at informasjon om alle tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg via fana «tilskotsordningar» på framsida til fylkeskommunen. Revisjonen meiner også at fylkeskommunen bør vurdere om det er mogleg å gi ytterlegare informasjon som kan hjelpe søkjarar å skilje betre mellom enkelte tilskotsordningar. Revisjonen registrerer at informasjonen som blir gitt om tilskotsordningane Tilskot til allment kulturarbeid og Kulturutviklingsmidlar, er relativt lik, og revisjonen meiner dette kan gjere det vanskeleg for søkjar å skilje ordningane frå kvarandre. Revisjonen peiker også på bruken av ulike omgrep og nemningar i samband med tilskotsordninga Allment kulturarbeid, og meiner fylkeskommunen bør sikre ein konsistent bruk av omgrep i informasjon om tilskotsordninga, søknadsskjema og underrettingsbrev til søkjar. Problemstilling 4: I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? Revisjonen har ikkje avdekka utfordringar eller manglar knytt til dei føringar for forvaltning av næringsretta midlar som er gitt gjennom Retningsliner for verkemiddelbruk. Basert på dette er det revisjonen si vurdering at retningslinene fungerer etter føremålet, og gir tilfredsstillande retningsliner for forvaltninga av næringsretta midlar. Etter revisjonen si vurdering, har Næringsavdelinga også etablert føremålstenelege system og rutinar for å sikre at avdelinga er i stand til å oppdage saker som potensielt kan vere i strid med regelverket om offentleg støtte. Sjølv om statsstøtteregelverket i utgangspunktet er mindre relevant for dei andre avdelingane, meiner revisjonen at fylkeskommunen bør vurdere å 3

22 systematisere arbeidet med at også tilsette i Plan- og samfunnsavdelinga og Kulturavdelinga deltar på relevante kurs, for å sikre tilstrekkeleg kompetanse blant dei tilsette til å kunne avgjere om ein søknad potensielt kan vere i konflikt med regelverk om offentleg støtte. Fylkeskommunen bør også sikre at det er gitt tilstrekkeleg tydelege føringar for å trekkje inn ressursar med meir spesialisert kompetanse på dette regelverket dersom ein meiner at ei sak kan vere omfatta av statsstøtteregelverket. Problemstilling 5: Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? Næringsavdelinga har utarbeidd eigne rutinar og tilhøyrande sjekkliste for sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga. For Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga er det ikkje utarbeidd interne retningsliner eller sjekklister for sakshandsaming utover generelle retningsliner i reglement for førebuing av politiske saker til fylkesting og utval. Revisjonen har gjennom stikkprøvekontroll av handsaminga av søknader om tilskot avdekka manglar når det gjeld etterlevinga av enkelte krav til sakshandsaminga som går fram av forvaltningslova. Mellom anna er det i fleire saker ikkje sendt førebels svar jf. fvl. 11a, og i nokre saker er vedtak om avslag eller delvis innvilging etter revisjonen si vurdering ikkje tilstrekkeleg grunngjeve. Underrettingsbreva inneheld ikkje konkret informasjon om at søkjar har rett til å sjå dokumenta i saka, eller korleis partane kan bli kjent med grunngjevinga for vedtaket, jf. fvl. 27. Vidare er det døme på saker som etter revisjonen si vurdering ikkje er i samsvar med krav i fvl. 23 og 27 om at eit enkeltvedtak skal vere skriftleg og at også underretting om vedtak normalt skal vere skriftleg. Stikkprøvekontrollen viser også at det i underretting om vedtak i ulik grad er gitt informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. I nokre tilfelle er det ikkje gitt noko informasjon om klagerett mv, i andre tilfelle er det til dømes informert om klagerett, men ikkje om klagefrist, klageinstans mv. I hovudsak er det revisjonen si vurdering at sakshandsaminga er godt dokumentert og etterprøvbar. Revisjonen meiner samtidig at fylkeskommunen bør sikre at all kommunikasjon med søkjar som har betyding for saka blir arkivert. Undersøkinga viser at det per i dag kan vere ulik praksis på dette området. Revisjonen meiner det er behov for å tydeleggjere krav til dokumentasjon både av korrespondanse per e-post og telefon, samt dokumentasjon av dei vurderingar som blir gjort i samband med sakshandsaminga. Dette er etter revisjonen si vurdering viktig for å sikre at sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga er etterprøvbar. Det er ikkje etablert eigne retningsliner eller rutinar i Sogn og Fjordane fylkeskommune for vurdering av sakshandsamar sin habilitet. Det er heller ikkje system for å sikre at sakshandsamarar får opplæring knytt til vurdering av eigen habilitet i samband med tilskotsforvaltning. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande. Revisjonen meiner det er viktig å ha tydelege retningsliner og rutinar knytt til vurdering av sakshandsamar sin habilitet, samt jamleg opplæring, for å redusere risikoen for ulik praksis, samt redusere risikoen for at det i etterkant kan bli stilt spørsmål ved habiliteten til ein sakshandsamar. Problemstilling 6: I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? Det er revisjonen si vurdering at det i all hovudsak er formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane, sjølv om føremåla i nokre tilfelle er formulert nokså generelt og overordna. Det blir i liten grad gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane, sjølv om det er nokre unntak der det er gjort evalueringar. Revisjonen meiner 4

23 det er viktig at det blir gjennomført systematiske og jamlege evalueringar av måloppnåing innanfor den enkelte tilskotsordning, for å sikre at ordninga fungerer etter føremålet, og for å sikre effektiv og målretta bruk av offentlege midlar. Innanfor kulturområdet blir det i undersøkinga vist til at det er sett i gang eit arbeid med ny kulturstrategi i fylkeskommunen. Revisjonen meiner det er viktig at ein i den samanheng evaluerer dei verkemidla fylkeskommunen har i form av tilskotsordningar, og sikrar at dei formulerte føremåla med tilskotsordningane er knytt opp til den overordna kulturstrategien. Problemstilling 7: I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? Innan alle tilskotsordningane er det stilt krav om rapportering. Kva rapportering som er kravd, varierer med type tilskot og tilskotsbeløpet sin storleik. I stikkprøvene som revisjonen har gått gjennom, blir det i underrettingsbreva i all hovudsak stilt krav om rapportering i samsvar med retningslinene for dei aktuelle tilskotsordningane. Revisjonen registrerer likevel at det i stikkprøveutvalet er ei sak der det etter revisjonen si vurdering ikkje blir stilt krav om rapportering i samsvar med gjeldande retningsliner, og der tilskotet er betalt ut utan at fylkeskommunen har stilt krav om eller motteke rekneskap og rapportering for aktiviteten som det er søkt om tilskot til. I ei anna sak er tilskotet utbetalt utan at fylkeskommunen har motteke den dokumentasjonen som i tilsegnsbrevet er sett som føresetnad for utbetaling. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande, og ikkje i samsvar med fylkeskommunen sine eigne retningsliner for den gjeldande tilskotsordninga. Det er etter revisjonen si vurdering i all hovudsak etablert føremålstenlege system for å sikre at rapportering blir sendt inn, då ein stor del av tilskota blir betalt ut etter at rapportering er motteke. Når det gjeld kvaliteten på rapporteringa, går det fram at ansvar for gjennomgang og kontroll av rapporteringa ligg til den einskilde sakshandamar, og det dreier seg om manuelle kontrollar. Når det gjeld tilskot som blir betalt ut på førehand blir det vist til eit døme på ei tilskotsordning der det er stilt faste rapporteringskrav, men der rapportar ikkje blir kontrollert før eventuell ny søknad for neste år blir levert. Det er berre rapport frå søkjarar som søkjer igjen neste år som blir kontrollert. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande, og revisjonen meiner det er viktig at det blir etablert system som sikrar at alle krav til rapportering blir følgt opp, både når det gjeld kvaliteten i rapporteringa og eventuelt manglande rapportering. 5

24 Revisjonen tilrår at Sogn og Fjordane fylkeskommune gjennomfører følgjande tiltak: 1. Sikrar at delegering av mynde frå hovudutvala til administrasjonen blir retta til fylkesrådmannen, i samsvar med kommunelova 23 (4) og fylkeskommunen sitt delegeringsreglement. 2. Vurderer om bruken av den administrative fullmakta som er gitt til fylkesdirektør for Næring, innan programområde 700, skal leggjast fram for Hovudutval for plan og næring til orientering. 3. Vurderer om den etablerte praksisen knytt til administrative vedtak om tilskot på inntil kr på kulturområdet, er i samsvar med intensjonen med det delegerte myndet. 4. Etablerer ytterlegare system og rutinar for samhandling og koordinering mellom avdelingane i samband med tilskotsforvaltninga. 5. Sikrar at informasjon om alle tilskotsordningar som blir forvalta av fylkeskommunen er tilgjengelig gjennom fana «tilskotsordningar» på startsida til fylkeskommunen. 6. Vurderer om det er mogleg å gje ytterlegare informasjon om tilskotsordningane Allment kulturarbeid og Kulturutviklingsmidlar, som kan gjere det lettare for potensielle søkjarar å skilje mellom ordningane. 7. Sikrar ein konsistent bruk av omgrep i informasjon/retningsliner, søknadsskjema og underrettingsbrev innanfor same tilskotsordning. 8. Sikrar at det er gitt tilstrekkeleg tydelege føringar for å trekkje inn ressursar med spesialisert kompetanse på statsstøtteregelverket dersom ein meiner at ei sak kan vere omfatta av dette regelverket. 9. Sikrar at det er etablert system for jamleg å evaluere om definerte føremål, vilkår og moment for vurdering i sakshandsaminga blir følgt opp i praksis, og om det er behov for justeringar, presiseringar mv. i retningslinene for tilskotsordningane. 10. Sikrar at sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga er i samsvar med krav i forvaltningslova. 11. Sikrar at det blir gitt svar på alle mottekne søknader om tilskot, og at det går tydeleg fram av underretting om vedtak kva vedtaket gjeld, og kva søknad som ligg til grunn for vedtaket. 12. Sikrar at det ikkje blir gitt tilskot til søkjarar/tiltak som ikkje oppfyller kriteria for den aktuelle tilskotsordninga, og at det blir synleggjort gjennom sakshandsaminga om søknaden blir vurdert å vere innanfor kriteria. 13. Sikrar at all kommunikasjon med søkjarar, som har betyding for saka, blir arkivert i samsvar med forskrift om offentleg arkiv 3-18 første ledd, og fvl. 11d. 14. Etablerer retningsliner og rutinar som gir tydelege føringar for vurdering av sakshandsamar sin habilitet, og sikrar at det blir gitt systematisk opplæring i temaet. 15. Etablerer system for gjennomføring av jamlege evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane, for å sikre at ordningane fungerer etter føremålet, og for å sikre effektiv og målretta bruk av offentlege midlar. 16. Sikrar at det ved tildeling av tilskot i alle underrettingsbrev blir stilt krav om rapportering i samsvar med gjeldande retningsliner for den enkelte tilskotsordninga. 17. Etablerer system som sikrar at alle krav til rapportering blir følgt opp, både når det gjeld rapporteringa sin kvalitet og ev. manglande rapportering. 6

25 Innhald Samandrag Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensingar Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang Verifiseringsprosessar Revisjonskriterium Forvaltningsloven Alminneleg forvaltningsrett Regelverk om offentleg støtte Plikt til arkivering og journalføring Retningsliner frå sentrale mynde Retningsliner for kap. 551, post 60 og 61. Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling Andre sentrale retningsliner Fylkeskommunale retningslinjer knytt til forvaltning av tilskotsordningar innanfor næring, samfunn og kultur Førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval Handsaming av klage over enkeltvedtak etter forvaltningslova og særlover Etiske retningsliner Delegeringsreglement for Sogn og Fjordane fylkeskommune Reglement for politiske utval og budsjettreglement Data Organisering og fordeling av mynde i samband med tilskotsforvaltninga Samhandling på tvers av avdelingane i fylkeskommunen Føremål med tilskotsordningane og vilkår for tildeling Føremålet med tilskotsordningane Målgruppe for eit utval av tilskotsordningane Vilkår for tildeling Informasjon til målgruppa om tilskotsordningane Sakshandsaming Retningsliner og rutinar for sakshandsaming Sakshandsamingspraksis Dokumentasjon av sakshandsaminga Rutinar for vurdering av habilitet Rapportering frå tilskotsmottakarar Evaluering av tilskotsordningane Vurderingar I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuelle politiske føringar på området?

26 5.1.1 Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling? Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet? Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? I kva grad er det gjennom «Retningslinjer for verkemiddelbruk næringsutvikling» gitt tilfredsstillande retningsliner for fylkeskommunen si forvaltning av næringsretta midlar (herunder både statlege ordningar og eigne fylkeskommunale midlar)? I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at regelverket om offentleg støtte blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? Er det utarbeidd klåre føringar og/eller kriterium for tildeling av tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane? Blir forvaltningslova sine krav til sakshandsaming etterlevd? Blir eventuelle interne retningsliner for sakshandsaminga etterlevd? Er sakshandsaminga godt dokumentert og etterprøvbar? Er det etablert tilfredsstillande system og rutinar for vurdering av habilitet i samband med tildeling av tilskot? I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? I kva grad er det formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane? I kva grad blir det gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane? I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? Går krav til rapportering tydeleg frem av underretting om vedtak? På kva måte blir det rapportert om bruken av tildelte tilskot? Har fylkeskommunen føremålstenlege system for å sikre at tilskotsmottakarar rapporterer i samsvar med dei krav som er sett? Tilrådingar Vedlegg 1: Høyringsuttale Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur

27 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune i sak nr. 25/14 og sak nr. 30/14, gjennomført ein forvaltningsrevisjon av tildeling og oppfølging av tilskot i Sogn og Fjordane fylkeskommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for tilskotsforvaltninga innan nærings- og samfunnsutvikling og tilskotsforvaltninga innan kultursektoren i fylkeskommunen. Med bakgrunn i føremålet er følgjande problemstillingar undersøkt: 1. I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuelle politiske føringar på området? a. Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning innan næring og samfunnsutvikling? b. Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet? 2. Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? 3. Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? 4. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? a. I kva grad er det gjennom «Retningslinjer for verkemiddelbruk næringsutvikling» gitt tilfredsstillande retningsliner for fylkeskommunen si forvaltning av næringsretta midlar (herunder både statlege ordningar og eigne fylkeskommunale midlar)? b. I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at regelverket om offentleg støtte blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? 5. Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? a. Er det utarbeidd klåre føringar og/eller kriterium for tildeling av tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane? b. Blir forvaltningslova sine krav til sakshandsaming etterlevd? c. Blir eventuelle interne retningsliner for sakshandsaminga etterlevd? d. Er sakshandsaminga godt dokumentert og etterprøvbar? e. Er det etablert tilfredsstillande system og rutinar for vurdering av habilitet i samband med tildeling av tilskot? 6. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? a. I kva grad er det formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane? b. I kva grad blir det gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane? 9

28 7. I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? a. Går krav til rapportering tydeleg frem av underretting om vedtak? b. På kva måte blir det rapportert om bruken av tildelte tilskot? c. Har fylkeskommunen føremålstenlege system for å sikre at tilskotsmottakarar rapporterer i samsvar med dei krav som er sett? 1.3 Avgrensingar Prosjektet er avgrensa til å omfatte tilskotsordningar innan nærings- og samfunnsutvikling, samt tilskotsordningar innan kulturområdet. Dette er tilskotsordningar som ligg under ansvarsområda til høvesvis Hovudutval for Plan- og næring, og Hovudutval for kultur, og som administrativt blir handtert av Næringsavdelinga, Plan- og samfunnsavdelinga og Kulturavdelinga. Desse tre avdelingane har samla sett ansvar for 23 ulike tilskotsordningar. Alle desse tilskotsordningane blir på eit overordna nivå presentert i datadelen av rapporten, men av omsyn til omfanget av forvaltningsrevisjonsprosjektet er det ikkje gjort detaljerte undersøkingar av forvaltninga av alle tilskotsordningane. Som det går fram av kapittel 2.3 under, er eit mindre tal tilskotsordningar valt ut for nærmare undersøking i form av ein stikkprøvekontroll. 10

29 2. Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Oppdraget er gjennomført i tidsrommet juni til oktober Dokumentanalyse Relevant regelverk og aktuelle fylkeskommunale vedtak og styringsdokument har blitt gjennomgått og brukt som revisjonskriterium. Vidare har mellom anna fylkeskommunale retningsliner, rutinar og malar knytt til tilskotsforvaltninga og sakshandsamingsprosessen blitt henta inn og gjennomgått. 2.2 Intervju Revisjonen har gjennomført intervju med til saman 8 personar som er sentrale i arbeidet med tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling, samt tilskotsforvaltning innan kulturområdet i fylkeskommunen. Blant dei intervjua er sakshandsamarar og/eller leiarar i dei tre avdelingane som har ansvar for tilskotsordningar omfatta av forvaltningsrevisjonen, samt leiarane for Hovudutval for kultur og Hovudutval for plan og næring. 2.3 Stikkprøvegjennomgang Revisjonen har gått gjennom 30 saker som gjeld handsaming av søknader om tilskot, med det føremål å undersøkje i kva grad regelverk, retningsliner og andre føringar har blitt følgt, samt i kva grad det blir rapportert frå tilskotsmottakar om bruken av tilskotet. Utvalet av saksmapper er gjort frå følgjande tilskotsordningar: Allment kulturarbeid (Kulturavdelinga, ni stikkprøver) Kulturutviklingsmidlar (Kulturavdelinga, seks stikkprøver) Fylkeskommunalt ENØK-fond (Plan- og samfunnsavdelinga, tre stikkprøver) Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling (Næringsavdelinga/Plan- og samfunnsavdelinga, ti stikkprøver) Marint verdiskapingsfond (Næringsavdelinga, to stikkprøver) Talet på stikkprøvar innanfor dei ulike tilskotsordningane varierer basert på at det er stor variasjon i talet på søkjarar innanfor dei ulike ordningane. For også å kunne sjå på rapporteringa frå tilskotsmottakarar er det valt ut saker som blei handsama innanfor desse ordningane i For kvar tilskotsordning, med unntak av fylkeskommunalt ENØK-fond, er det valt ut både saker der søkjar har fått tildelt tilskot og saker der søkjar har fått avslag på søknaden om tilskot. Under ordninga fylkeskommunalt ENØK-fond fekk alle søkjarane i 2013 tildelt tilskot. Revisjonen har då sett på søkjarar som fikk tildelt fullt omsøkt beløp og søkjarar som fikk tildelt mindre enn beløpet det blei søkt om. For kvar sak er søknaden, dokumentasjon på sakshandsaming og vedtak, orientering om vedtak til søkjar og rapportar frå tilskotsmottakar gjennomgått. 11

30 2.4 Verifiseringsprosessar Referat frå intervju har blitt sendt til dei som er intervjua for verifisering. Det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er nytta i rapporten. Datadelen i rapporten er sendt til fylkesrådmannen for verifisering. Tilbakemelding på datadelen er innarbeidd i rapporten. Deretter blei rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesrådmannen sin høyringsuttale går fram av vedlegg 1 til rapporten. 12

31 3. Revisjonskriterium Innsamla data har blitt vurdert opp mot revisjonskriterium i form av krav i regelverk og relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon Forvaltningsloven Fylkeskommunen si handsaming av søknader om tilskot skal følgje reglane i forvaltningslova. Av forvaltningsloven 1 går det fram at lova gjeld for den verksemd som blir drive av forvaltningsorgan, når ikkje anna er bestemt i eller i medhald av lov. Tildeling eller avslag på søknad om tilskot er i hovudsak enkeltvedtak, og dette inneber at også forvaltningsloven sine føresegner om enkeltvedtak skal følgjast i dei fleste tilfella. Det kan likevel vere enkelte unntak frå denne generelle regelen. Av forvaltningsloven 2 går det fram følgjande: «I denne lov menes med: a) vedtak, en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter); b) enkeltvedtak, et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer; ( ) Et forvaltningsorgan likestilles med privat rettssubjekt ved anvendelse av første ledd dersom organet har samme interesse eller stilling i saken som private parter kan ha.» I drøftinga av kva som er å rekne som eit vedtak, omtalar Woxholth i kommentarar til forvaltningsloven 2 mellom anna omgrepet «rettigheter» i 2 bokstav a. Han viser til at «( ) det ikke bare er tale om en rettighet i lovens mening når man har rettskrav på ytelsen, men også når forvaltningen har såkalt «fritt skjønn» ( ) Også fordeling av offentlige tilskudd, lån, garantier mv regnes som rettigheter.» 2 Vidare blir det vist til at ei avgjerd berre kan reknast som eit vedtak der den gjeld rettar eller plikter til private personar (enkeltpersonar eller andre private rettssubjekt). Woxholth gir følgjande utdjuping av kva som er å rekne som «andre private rettssubjekter» 3 : «Inn under formuleringen «andre private rettssubjekter» faller for eksempel selskaper, stiftelser, foreninger og andre sammenslutninger. ( ) offentlige organer skal likestilles med private der de har same interesse eller stilling i saken som private parter kan ha. Også avgjørelser som gjelder offentlige organer kan derfor i prinsippet falle inn under loven ( )». 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 2 Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side 62 3 Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side 66 13

32 Woxholth peiker også på at eit vedtak er ei fellesnemning på enkeltvedtak og forskrift (jf fvl 2 bokstav b og c). Det som avgjør om eit vedtak er eit enkeltvedtak eller ei forskrift, er ifølgje Woxholth om avgjerda gjeld ein eller fleire «bestemte personar» eller eit ubestemt tal eller ein ubestemt krets av personar. Woxholth kommenterer vidare at «Utviklingen går i retning av at alle ensidige utbetalinger fra det offentlige som har et samfunnsnyttig formål, og som ikke forutsetter en motytelse fra den private, anses som enkeltvedtak.» 4 Woxholth viser til Lovavdelingens uttalelse 1997/6990E, der det går fram at «Dersom det foreligger et eget regelverk hvoretter søkeren har krav på å få sin søknad om tilskudd realitetsbehandlet hvor det er etablert en virkelig tilskuddsordning som det offentlige forvalter må en beslutning i utgangspunktet anses som et enkeltvedtak.» 5 I uttalelsen 2002/6618EO uttalte Lovavdelingen: «( ) dersom støtten er regulert eller forankret i lov eller forskrift, vil det skape et preg av offentlig myndighetsutøving som gjør at avgjørelsen iallfall som den store hovedregel, og muligens helt uten unntak regnes som enkeltvedtak. Og hvis støtten på annen måte har karakter av en fast ordning, vil avgjørelse om å tildele eller avslå støtte som utgangspunkt være enkeltvedtak. Det vil trekke i retning av at det foreligger en slik fast ordning om det er gjort kjent retningslinjer for tildeling eller for søknadsbehandlingen, eller støtte blir utlyst med oppfordring til å fremme søknad.» 6 Woxholth viser også til ulike moment som må vurderast for å fastslå om ei avgjerd om å gje tilskot til ein kommune er å rekne som eit enkeltvedtak etter forvaltningslova. Det blir mellom anna vist til at det er avgjerdande om ein kommune mottar pengane for sjølv å kunne disponere over dei på lik line med ein privat person, eller for å fordele dei vidare til slike personar innanfor rammene regelverket sett. Vidare viser Woxholth til at «For støtteordninger der både kommuner/fylkeskommuner og private kan søke, og der disse da så å si konkurrerer om samme «pott», er det ( ) grunn til å likestille de offentlige organene med private, med den følge at fjerde ledd får anvendelse.» 7 11 a i forvaltningslova omhandlar sakshandsamingstid og krav til førebels svar. Det går fram at forvaltningsorganet skal førebu og avgjere saka utan ugrunna opphald, og at det så snart som mogleg skal gis eit førebels svar dersom det må ventast at det vil ta uførehaldsmessig lang tid før ein førespurnad kan bli besvart. I saker som gjeld enkeltvedtak skal det gis førebels svar dersom ein førespurnad ikkje kan bli besvart innan ein månad. Førebels svar skal innehalde årsaka til at førespurnaden ikkje kan bli besvart tidlegare, og så vidt mogleg angi kva tid svar kan ventast. Vidare går det fram at førebels svar kan «unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig.» Av forvaltningsloven 23 går det fram at eit enkeltvedtak i all hovudsak skal vere skriftleg. Vidare går reglar om grunngjeving fram av forvaltningslova 24 og 25. Ifølgje 24 første ledd skal eit enkeltvedtak grunngis, medan det av 24 andre ledd går fram at forvaltningsorganet kan la vere å gi ei samtidig grunngjeving i saker om «fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter.» Ein part kan likevel krevje at ei grunngjeving blir gitt etter at vedtaket er fatta. Bernt peiker i ein lovkommentar på at «24 fastsetter bare når parten har rettslig krav på å få skriftlig begrunnelse. Det er intet i veien for at myndighetene gir begrunnelse selv om parten ikke har krav på det. Det vil følge av prinsippene for god forvaltningsskikk at myndighetene i noen grad må begrunne avgjørelser og uttalelser ut over det som følger av 24 direkte.» 8 4 Ibid: Side Jf Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side Jf Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side Note (658). Ved Jan Fridthjof Bernt. Noten er sist hovedrevidert

33 Riksrevisjonen viser i ein rapport om tilskotsforvaltninga i Norsk Kulturråd til følgjande: «Selv om et forvaltningsorgan kan la være å gi en samtidig begrunnelse for vedtak som fordeler tilskudd, fritar dette likevel ikke virksomheten fra kravet om å sikre sporbarhet i søknadsbehandlingen. Begrunnelsene som ligger til grunn for vedtakene som treffes, skal dokumenteres slik at de kan etterprøves av blant annet aktuelle klage- og tilsynsorgan.» 9 Av forvaltningslova 27 går det fram at det forvaltningsorgan som har fatta vedtaket, skal sørgje for at partane blir underretta om vedtaket så snart som mogleg, og at det i underretninga skal gis opplysning om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jfr 19 til å sjå dokumenta i saka. Woxholth viser i ein lovkommentar til at kravet om å opplyse om klageinstans blei tatt inn i lova frå 2005, basert på at parten i saken har eit rimeleg krav på å få vete kva organ som er klageinstans. Vidare viser Woxholt til at ordlyden i 27 inneber at «Det vil etter dette ikke være tilstrekkelig informasjon om parten bare gis beskjed om at regler om klageadgang fremgår av etatens trykte orientering, som kan utleveres på anmodning. ( ) Plikten gjelder generelt og uten hensyn til om det må antas at parten kjenner til klageadgangen ( ).» 10 Woxholth presiserer også at plikta til å gjere merksam på dokumentinnsynsretten i underretninga gjeld sjølv om det ikkje er åtgang til å klage over vedtaket i saka. Kapittel 2 i forvaltningslova omhandlar krav til habilitet, og av 6 første ledd går det fram kva tid ein offentleg tenestemann er å rekne som ugild. Vidare går det fram av 6 andre ledd at ein offentleg tenestemann er «( ) ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.» Dersom den overordna tenestemannen er ugild, kan avgjerd i saka heller ikkje treffast av ein direkte underordna tenestemann i same forvaltningsorgan. 3.2 Alminneleg forvaltningsrett Eit grunnleggjande krav til forvaltninga er at den skal ta avgjerder på grunnlag av ei forsvarleg handsaming. Dette kravet blir rekna som ein ulovfesta rettsregel som supplerer dei lovfesta krava til sakshandsaminga som går fram av forvaltningslova. 11 Forsvarleg sakshandsaming inneber at det organet som skal ta ei avgjerd, har eit forsvarleg grunnlag for å ta si avgjerd. Handsaminga av søknader, og dei vurderingar som blir gjort, må difor vere basert på saklegheit (saklegheitsprinsippet), og at vurderingane er moglege å etterprøve. Dette inneber mellom anna at tildeling av tilskot må vere basert på fastsette tildelingskriterium, og ikkje på utanforliggjande omsyn Regelverk om offentleg støtte EØS-avtalen sett grenser for moglegheitene norske mynde har til å gi støtte til næringsverksemd. I ei generell innføring i reglane om offentleg støtte, på nettsida til Nærings- og handelsdepartementet, 13 blir det vist til at 9 Riksrevisjonen: Dokument 3:12 ( ) Rapport. Riksrevisjonens undersøkelse av tilskuddsforvaltningen i Norsk kulturråd 10 Geir Woxholth: Forvaltningsloven med kommentarer Side Hans Petter Graver, Alminnelig forvaltningsrett, 2. utgave, Jf Riksrevisjonen: Riksrevisjonens undersøkelse av tilskuddsforvaltningen i Norsk kulturråd. Dokument 3:12 ( )

34 «( ) Offentlig støtte som truer med å vri konkurransen og påvirker samhandelen i EØS-området er i utgangspunktet forbudt. Unntak er likevel gitt blant annet for å ha mulighet til å fremme viktige samfunnshensyn som utvikling av distriktene, og stimulering til forskning og miljøtiltak.» EØS-avtalen er ein del av norsk rett ved at den er tatt inn i EØS-loven (lov Nr. 109 av 27. nov. 1992). Det er også fastsett eigne nasjonale reglar i lov og forskrift om offentleg støtte. Forbodet mot offentleg støtte går fram av EØS-avtalen artikkel 61 nr. 1. Nokre former for støtte er tillate, og kva støtte som er tillate blir regulert i EØS-avtalen sine unntaksføresegn. Dei relevante unntaka er artikkel 61 nr. 3 og artikkel 59 nr. 2. Noko støtte er vurdert å vere lovleg, og kan setjast i verk utan å førehandsmelde den til EFTA sitt Overvakingsorgan (ESA), medan noko støtte kan bli lovleg etter melding til og ei konkret vurdering av ESA. Offentleg støtte er definert gjennom følgende kriterium 14 : 1. «Støtten må innebære en økonomisk fordel for mottakeren 2. Støtten må være gitt av staten eller av statsmidler i enhver form 3. Mottaker av støtte må drive økonomisk aktivitet (foretaksbegrepet) 4. Støtten må begunstige enkelte foretak eller produksjonen av enkelte varer eller tjenester (selektivitet) 5. Støtten må vri konkurransen eller true med å vri konkurransen 6. Støtten må være egnet til å påvirke samhandelen mellom EØS-landene» Er alle vilkåra oppfylt, er støtta omfatta av forbodet. Og motsatt, dersom eitt av vilkåra ikkje er oppfylt, inntrer heller ikkje forbodet. I den generelle innføringa i reglane om offentleg støtte er ulike former for lovleg støtte lista opp, og ordningane omfattar mellom anna følgjande: «Eksisterende støtteordninger. Dersom det eksisterer en allerede godkjent støtteordning kan støttegiver tildele offentlig støtte uten å måtte notifisere den enkelte tildeling av støtte til ESA eller til departementet. Eksisterende støtteordninger er i hovedsak ordninger som er godkjent av ESA eller som var iverksatt før ikrafttredelsen av EØS-avtalen Endringer i eksisterende ordninger derimot må notifiseres til ESA. ( ) Bagatellmessig støtte er støtte til en virksomhet på under euro over en treårsperiode ( til veitransportsektoren). Støttebeløp under denne grensen anses ikke som offentlig støtte etter artikkel 61 nr. 1 og er ikke forbudt. ( )». 3.4 Plikt til arkivering og journalføring Fylkeskommunen er pliktig til å arkivere dokument som blir til som ein del av fylkeskommunen si verksemd, og som er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon. Dette følgjer av forskrift om offentleg arkiv 3-18 første ledd om arkivavgrensning. Det følgjer vidare av forskrift om offentleg arkiv 2-6 at offentlege organ har plikt til å føre ein eller fleire journalar som gir systematiske opplysningar og fortløpande registrering av inn- og utgående dokument, dersom dokumentet oppfyller følgjande kriterium: dokumentet reknast som saksdokument for organet etter offentleglova 4 (dokument som er kome inn til eller lagt fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet), dokumentet er gjenstand for sakshandsaming, 14 Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet: EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Veileder

35 dokumentet har verdi som dokumentasjon. Av forvaltningslova 11 d går det fram at nye opplysningar som blir gitt av ein part ved munnlege forhandlingar, konferansar eller telefonsamtalar, og som har betyding for avgjerda av saken, så vidt mogleg skal nedteiknast eller protokollerast. 3.5 Retningsliner frå sentrale mynde For fleire av tilskotsordningane er det gitt føringar for tilskotsforvaltninga frå sentrale mynde, då nokre av dei fylkeskommunale tilskotsordningane heilt eller delvis består av statlege midlar. Nokre hovudpunkt frå dei sentrale føringane som er relevante for denne forvaltningsrevisjonen er referert i avsnitta under Retningsliner for kap. 551, post 60 og 61. Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling Fleire av tilskotsordningane fylkeskommunen forvaltar innanfor næring og samfunn, er finansiert over Statsbudsjettet kap. 551, post 60 og 61. Dette gjeld ordningane Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling, som er ei delt ordning mellom nærings- og plan- og samfunnsavdelinga, Samhandlings- og kunnskapsprosjekt i reiselivet, Utlysing av infrastrukturmidlar i reiselivet og INU- FSF-ordninga. Midlane kjem med eit sett retningsliner for forvaltning av tilskot. 15 I retningslinene heiter det at midlane skal bidra til å realisere fylkeskommunale mål for regional utvikling tilpassa regionale føresetnader. Under dette kan fylkeskommunen utarbeide tilskotsordningar for tildeling av tilskot til prosjekt og tiltak der føremålet er å utvikle tilbod og rammevilkår som kan styrke og vidareutvikle næringslivet og den regionale arbeidsmarknaden, og til prosjekt som bidreg til at regionar og lokalsamfunn blir meir attraktive å bu i. Tilskotsordningane fylkeskommunen opprettar skal ha regelverk som inneheld tydelege mål for ordninga, kriterium for måloppnåing, tildelingskriterium, rutinar for oppfølging og kontroll, samt evalueringsrutinar. Alle tilskotsordningar skal vere søknadsbaserte, og dei skal kunngjerast på ein slik måte at ein når heile målgruppa, med tydeleg informasjon om kva som skal inngå i søknaden til ordninga. Vidare skal søknader som kjem inn til ordninga handsamast i tråd med relevante prinsipp i forvaltningslova og etiske retningsliner i staten. Ved tildeling av midlar, slår retningslinene fast at tilskotsbrev skal innehalde tydelege vilkår for utbetalinga, frist for mottakar til å akseptere vilkår, og krav til rapportering. Tilskotsforvaltar skal etablere rutinar for klagehandsaming, og gi søkjar klar og oppdatert informasjon om klageåtgang og handsaming, samt legge til rette for innsyn i saksdokument jf. offentleglova. I dei nasjonale retningslinene for Kap. 551 om distrikts- og regionalpolitiske verkemiddel, heiter det at «Alle tilskotsordningar skal vere søknadsbaserte og kunngjerast på regionalforvaltning.no, forvaltaren si nettside og på ein slik måte at heile målgruppa blir nådd» Andre sentrale retningsliner Innanfor tilskotsforvaltninga på kulturområdet er tilskotsordningane Freda kulturminne i privat eige, kulturmiljø og kulturlandskap og Tilskot til verdsarven finansiert over Statsbudsjettet kap Riksantikvaren, høvesvis post 71 og post 79. Midlane i desse postane skal medverke til å oppnå Stortinget sine mål om vedlikehald og bevaring innanfor kulturminnevern. Med det årlege tildelingsbrevet til fylkeskommunen frå Riksantikvaren, følgjer retningsliner for fylkeskommunal forvaltning av tilskotsmidlane Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Retningsliner for kap. 551, post 60 og 61. Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling. Fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og gjelder frå Riksantikvaren: Tildeling og utbetaling. Sogn og Fjordane fylkeskommune Statsbudsjettet 2014 Kap 1429 post 71 Tildeling av tilskuddsmidler til fredete kulturminner i privat eie, kulturmiljø og kulturlandskap og Kap 1429 post 79 Tilskot til verdensarven. Tildelingsbrev frå Riksantikvaren til Sogn og Fjordane fylkeskommune,

36 Rundskriv T-1/13 frå Klima- og miljødepartementet gjev retningsliner for naturforvaltning, friluftsliv, kulturminnevern og forureining, under dette tilskotsordningane Tilskot til viltformål og Tilskot til friluftsaktivitet, tilhøyrande plan- og samfunnsavdelinga. Skrivet gjør greie for føremål, målgruppe, kva tiltak som kan få tilskot, kor søknad skal sendast, søknadsfrist og krav til søknad for begge ordningane. For begge ordningane blir det spesifisert i retningslinene at Miljødirektoratet sitt elektroniske søknadssenter skal nyttast. For tilskotsordninga Fysisk aktivitet i eit folkehelseperspektiv følgjer retningsliner av regelverket 17 Helsedirektoratet har sett for ordninga. Av regelverket går det fram at ordninga har som mål å fremje fysisk aktivitet blant fysisk inaktive, og at utjamning av sosiale skilnadar i aktivitetsvanar og helse skal stå sentralt. Målgruppe for ordninga er regionale og lokale lag, foreiningar og organisasjonar som fremjar lokal tilrettelegging for fysisk aktivitet. Regelverket listar opp krav til form og innhald i søknad, samt kriterium for vurdering. Fylkeskommunen skal kunngjere tilskotsordninga på nettsidene sine. I rundskriv V-7B/2010 frå Kulturdepartementet 18 går retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskot til kulturbygg fram. Her går det fram at føremålet med ordninga er å bidra til eigna lokale, bygningar og arenaer som gir rom for ulik kulturell verksemd. Det går vidare fram at midlane kan nyttast til nybygg, ombygging og modernisering av kulturbygg, men ikkje til vedlikehald eller drift. Vidare går det fram ei rekkje vilkår for tilskotet. Tilskot kan utgjere inntil 1/3 av godkjente prosjektkostnader for kulturbygget. Det er vist til at fylkeskommunen kan fastsetje vilkår for søknad om tilskot, og det er mellom anna stilt krav om at fylkeskommunane skal kunngjere at det kan søkjast om tilskot frå den aktuelle ordninga. Ifølgje retningslinene er Kulturdepartementet klageinstans, og det er presisert kva opplysningar om klageåtgang fylkeskommunen skal gi i samband med underretting til søkjarane om vedtak. 3.6 Fylkeskommunale retningslinjer knytt til forvaltning av tilskotsordningar innanfor næring, samfunn og kultur For kvar tilskotsordning som er omfatta av revisjonen er det fastsett eit føremål, og det er gitt føringar for kven som kan søkje, søknadsfrist, kva tiltak som kan støttast, storleiken på støttenivå og krav til søknaden. Det er vedtatt retningslinjer for alle tilskotsordningane der vilkår for tildeling og moment for vurdering av søknader går fram. Innhaldet i desse retningslinene, vilkår for tildeling av tilskot og moment vektlagt i tildelingsprosessen, blir nærmare omtalt i rapporten sin datadel. I tillegg til spesifiserte retningsliner for dei einskilde tilskotsordningane, har fylkeskommunen generelle og meir overordna retningsliner for sakshandsaming. Avsnitta under summerer opp nokre av hovudpunkta i dei overordna retningslinene Førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval Reglementet for førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval gjer greie for ulike forhold som mellom anna gjeld for saker om tildeling av tilskot som skal til politisk handsaming. Eit sentralt moment i reglementet er prinsipp om fullført saksførebuing, som slår fast at «den avdelinga som først førebur saka skal førebu ho heilt ferdig for handsaming i det politiske utvalet som har avgjerdsmynde. Alle relevante moment i saka skal presenterast og vurderast, og all innhenting av informasjon og høyring skal vere gjort». Som ein del av saksførebuinga, skal problemstillingar i 17 Helsedirektoratet: Regelverk for tilskuddordning. Tilskudd til fysisk aktivitet i et folkehelseperspektiv Kulturdepartementet: Retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. Fastsatt av Kulturdepartementet og gjelder frå 1. januar

37 saka bli «drøfta med andre avdelingar som har spisskompetanse på det aktuelle feltet, t.d. økonomi, jus, personalforvaltning m.v.» I reglementet blir det understreka at ei politisk sak berre skal handsamast administrativt ein gong Handsaming av klage over enkeltvedtak etter forvaltningslova og særlover 19 Fylkeskommunen har ei handbok for korleis klagesaker over enkeltvedtak skal handsamast, etter forvaltningslova og særlover. Handboka tar for seg kva vedtak som kan påklagast, kva som er riktig klageinstans i ulike høve ut frå kva nivå som har vedtaksmynde, saksgongen i klagesaker, samt malar for informasjonsbrev om klagerett mm. Av handboka går det fram at klagerett over enkeltvedtak er heimla i forvaltningslova 28, og at «klageretten gjeld berre enkeltvedtak, dvs. vedtak som gjeld rettar eller pliktar til ein eller fleire bestemte personar, jfr forvl. 28, 1. ledd og 2, 1. ledd.». Handboka slår fast at «når det er gjort eit enkeltvedtak som går parten imot, skal han samstundes med melding om vedtaket ha melding om klagerett, klagefrist m.v.. Vedtaket skal grunngivast». Det blir i handboka også opplyst om at det som vedlegg til underrettingsbrev til søkjar om vedtak skal følgje «melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak. Klagefristen er tre veker frå fekk melding om vedtaket». Når det gjeld klageinstans, står det i fylkeskommunen si handbok at «Fylkestinget er klageinstans for klager på enkeltvedtak gjort av fylkesutvalet. Fylkesutvalet er klageinstans for klager på enkeltvedtak i folkevalde og administrative organ under fylkesutvalet». Om framsetjing av klage, står det at: «klaga skal setjast fram for underinstansen, dvs. det organet som har gjort vedtakte, jfr. forvl. 32. I praksis vil det vere administrasjonen som tek imot klagene». Vidare blir det opplyst om at «klaga skal handsamast i underinstansen før den går til klageinstansen». Det er presisert at «klageinstansen skal grunngi vedtaket sitt. Dersom vedtaket og grunnlaget for det er i samsvar med administrasjonen si saksframstilling, vil saksframstillinga ha funksjon som grunngiving». Så snart klagesaka er avgjort skal klagaren underrettast skriftleg om vedtaket Etiske retningsliner 20 Sogn og Fjordane fylkeskommune har felles etiske retningsliner som gjeld for alle folkevalde og tilsette i fylkeskommunen. Føremålet med retningslinene er å skape betre medvit om haldningar og etikk og dermed å styrke innbyggjarane sin tillit til administrasjon og politikk i fylkeskommunen. Tilhøve i retningslinene som er særleg relevante for tilskotsforvaltninga, er «å forvalte fylkeskommunen sine ressursar på ein best mogleg måte», «å vere lojal mot fylkeskommunen sine overordna mål» og «å følgje lover, føresegner og ordningar elles som gjeld for fylkeskommunen». Vidare blir det i retningslinene presisert at fylkeskommunale aktørar skal ta aktiv avstand til all uetisk forvaltningspraksis, og unngå personlege føremoner som kan påverke eller vere eigna til å påverke handlingar, saksførebuing eller vedtak. Fylkeskommunale aktørar skal også unngå å kome i situasjonar som fører til konflikt mellom personlege interesser og interessene til fylkeskommunen Delegeringsreglement for Sogn og Fjordane fylkeskommune I delegerings- og innstillingsreglementet til fylkeskommunen, under myndefordeling, heiter det at: «Hovudutvala tek avgjerd i saker som naturleg fell innanfor utvala sine arbeidsområde, jf. reglementa for hovudutvala og kap. 3 og 4 i dette reglementet.» Sogn og Fjordane fylkeskommune: Handbok for handsaming av klage over enkeltvedtak etter forvaltningslova og særlover. Sist revidert mai Sogn og Fjordane fylkeskommune: Temahefte arbeidsgjevarpolitikk. Arbeidsreglement, verdigrunnlag, kriterium for god leiarpraksis, etiske retningsliner, etiske prinsipp. Utarbeidd i Sogn og Fjordane fylkeskommune: Delegerings- og innstillingsreglement. Vedteke av fylkestinget i sak 43/12. Side 6. 19

38 Av pkt i delegerings- og innstillingsreglementet går det fram at fylkesrådmannen er den øvste leiaren for den samla fylkeskommunale administrasjonen, og at «all delegering frå politiske organ til administrasjonen skal skje til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen avgjer sjølv vidaredelegering.» Vidare går det fram at «i saker der fylkesrådmannen eller andre i administrasjonen gjer vedtak etter delegert mynde skal vedkomande hovudutval orienterast om vedtaket. Dette gjeld likevel ikkje vedtak i personalsaker og andre kurante enkeltvedtak som ikkje er av prinsipiell betyding.» Under pkt står det om vidaredelegering at: «Fylkesrådmannen har høve til å vidaredelegere delegert mynde dersom ikkje anna er bestemt i dette reglementet eller vedtak. Andre i administrasjonen har ikkje mynde til å vidaredelegere dersom dette ikkje uttrykkeleg er sagt i delegeringsvedtaket. Fylkesutvalet og hovudutvala har høve til å vidaredelegere delegert mynde dersom ikkje anna er bestemt.» I pkt. 2.6 går det fram følgjande om mynde i klagesaker: «Delegert mynde til eit hovudutval omfattar også mynde til å handsame klagar på enkeltvedtak som underinstans etter reglane i forvaltningslova 33. Underinstansen er det organet som gjorde det påklaga vedtaket og som skal vurdere klagen før saka eventuelt vert oversendt klageinstansen. Ved delegering til arbeidsutval eller anna organ under hovudutval, er det hovudutvalet som skal ha funksjonen som underinstans. Delegert mynde til fylkesrådmannen omfattar også mynde til å handsame ei forvaltningsklage som underinstans.» Pkt. 4.9 omhandlar statlege og andre tilskotsmidlar innanfor kultursektoren, og det går fram at: «Mynde til å fordele eller gi tilråding om fordeling av spelemidlar til idrettsanlegg, friluftsanlegg, helsesportanlegg og ombygging av handikappriktige anlegg, jf. Kgl.res. av , er delegert til fylkesrådmannen når det gjeld tilskot på inntil kr Myndet ligg elles til hovudutvalet for kultur. Det same gjeld andre statlege tilskotsmidlar på kultursektoren, t.d. statstilskot til lokale og regionale kulturbygg, og fylkeskommunale tilskotsmidlar løyvde i årsbudsjettet.» Reglement for politiske utval og budsjettreglement I reglementet for politiske utval for Sogn og Fjordane fylkeskommune, i kapittelet for hovudutval for plan og næring, står det at: «Hovudutvalet har fullmakt til å styre forvaltninga av budsjetterte midlar på eigen sektor» 22 «Hovudutvalet har elles fullmakt til å gjere vedtak innan dei rammene og etter dei retningslinene som følgjer av lov, reglement eller særskilde vedtak i fylkestinget/fylkesutvalet» Sogn og Fjordane fylkeskommune: Reglement for politiske utval m.v.. Vedteke av fylkestinget i sak 26/95, og justert seinast i Side Sogn og Fjordane fylkeskommune: Reglement for politiske utval m.v.. Vedteke av fylkestinget i sak 26/95, og justert seinast i Side

39 Tilsvarande fullmakt er gjennom reglement for politiske utval gitt til Hovudutval for kultur, innan eigen sektor. I budsjettreglementet til fylkeskommunen står følgjande om vedtaksfullmakt, for høvesvis hovudutval for plan og næring 24, og hovudutval for kultur 25 : «HPN får, innan dei rammer og føringar som ligg i budsjettet, fullmakt til å gjere vedtak om tildeling av statlege ordningar for tilskot til landbruk, breiband, førebyggande folkehelsearbeid, friluftsliv, hjortevilttiltak og lokale vilttiltak. HPN får, innanfor dei rammer og føringar som ligg i budsjettet, fullmakt til å disponere Marint verdiskapingsfond, og følgje opp forvaltning av midlar frå kompensasjonsordning for høg arbeidsgjevaravgift». «HK får, innan dei rammer og føringar som ligg i budsjettet, fullmakt til å gjere vedtak om tildeling av statlege spelemidlar, tilskot til lag og organisasjonar, tilskot til kunstformidling og kulturtiltak og tilskot til kulturutviklingstiltak. HK må disponere den samla løyvinga slik at ein tek høgde for dei behov som måtte oppstå gjennom året.» Om øvrige fullmakter for hovudutvala, står det i fylkeskommunen sitt budsjettreglement at 26 : «HPN får, innan dei rammer og føringar som ligg i budsjettet, fullmakt til å utforme føringar og tildele midlar til partnerskapsarbeid. Dette gjeld m.a. styringsgruppa for reiselivsplanen og kommunesamarbeid knytt til klimaarbeid. HPN får, innan dei rammer og føringar som ligg i budsjettet, fullmakt til å vedta oppdragsbrev til Innovasjon Norge.» 24 Sogn og Fjordane fylkeskommune: Budsjett 2014/Økonomiplan Budsjettreglement. Side IV. 25 Sogn og Fjordane fylkeskommune: Budsjett 2014/Økonomiplan Budsjettreglement. Side V. 26 Sogn og Fjordane fylkeskommune: Budsjett 2014/Økonomiplan Budsjettreglement. Side IV. 21

40 4. Data 4.1 Organisering og fordeling av mynde i samband med tilskotsforvaltninga Dei overordna, politisk vedtekne delegasjonane knytt til tilskotsforvaltninga, er presentert i kapittel og over. Hovudutval for plan og næring har, med basis i delegeringsreglement, budsjettreglement og reglement for politiske utval, vedtaksmynde innanfor dei tilskotsordningane som inngår i forvaltningsrevisjonen under områda nærings- og samfunnsutvikling. På tilsvarande vis har Hovudutval for kultur delegert mynde til å gjere vedtak om tildeling av midlar innanfor kultursektoren. For nokre av tilskotsordningane innanfor nærings- og samfunnsutvikling er vedtaksmynde og fullmakt til tildeling vidaredelegert frå hovudutvalet til administrativt nivå, ev. styringsgruppe. Dette gjeld: Tilskotsordningane Utlysing av infrastrukturmidlar i reiselivet, Samhandlings- og kunnskapsprosjekt i reiselivet og Turskiltprosjektet: I sak 16/14 har Hovudutval for plan og næring gitt styringsgruppa for reiselivsplanen ansvar for å koordinere og samordne reiselivssatsinga i fylket, samt fullmakt til å disponere midlar til utlysing av infrastrukturmidlar. Fylkesdirektøren for næring har i samråd med infrastrukturprogrammet fullmakt til å tildele midlar 27. Tilskotsordningane Korte kurs i landbruket og Rekruttering og kompetanseheving i landbruket: Næringsavdelinga samarbeider med opplæringsavdelinga om å utvikle årleg plan for utlysing av tilskotsmidlar til rekruttering og kompetanseheving i landbruket, som kvart år blir lagt fram for politisk handsaming i hovudutval for plan og næring. Nyaste plan blei vedteke i hovudutval for plan og næring i sak 30/ I saka blei det samstundes vedteke at «fylkesdirektøren for næring får fullmakt til å tildele midlar i tråd med planen i samarbeid med fylkesdirektøren for opplæring». Tilskotsordningane Fysisk aktivitet i folkehelseperspektiv, tilskot til friluftsaktivitet, miljøsertifisering og tilskot til viltformål: I sak 07/14 29 har Hovudutval for plan og næring vedteke å gi fylkesdirektør for plan og samfunn «ytterlegare fullmakter i tråd med tidligare praksis. Dette gjeld mellom anna område med fleire mindre løyvingar eller etablert partnarskapsarbeid». I saka er følgjande delegasjonar spesifisert 30 : o Fysisk aktivitet i folkehelseperspektiv: «Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte 1,500 mill. kr til å følgje opp arbeidet med helseovervaking, program og satsingar. Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte overførte midlar frå Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte 3,250 mill. kr til å følgje opp arbeidet med folkehelse drift av partnarskapen». o Tilskot til friluftsaktivitet: «Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til forvalte 0,600 mill. kr til å følgje opp arbeidet med regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte statlege midlar til friluftsliv. Fordelinga vert lagt fram for hovudutvalet til orientering.» 27 Behandla i Hovudutval for plan og næring i sak 16/14, Vedteke i Hovudutval for plan og næring i sak 30/14, Vedteke i Hovudutval for plan og næring i sak 7/14, Innanfor områda folkehelse, friluftsliv og klima og miljø, omfattar fullmaktssaka midlar til det generelle og fortløpande arbeidet med temaa, og ikkje berre tilskotsordningane. For viltområdet omfattar dette arbeidet berre sjølve tilskotsordninga. 22

41 o o Miljøsertifisering: «Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte 2,000 mill. kr til tiltak i tråd med handlingsprogrammet for klima og miljø. Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte overførte midlar frå 2013.» Tilskot til viltformål: «Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte 0,200 mill. kr til vilt- og fiskeforvaltningsområde. Fylkesdirektøren for plan og samfunn får fullmakt til å forvalte statlege midlar til friluftsliv i tråd med føremål definerte av MD, i rundskriv for tilskotsordningar. Fordelinga vert lagt fram for hovudutvalet til orientering.» Tilskotsordninga fylkeskommunalt ENØK-fond blir forvalta etter eigne vedtekter for fondet. Fylkesutvalet er styre for fondet, og er ansvarleg for å tildele midlar. 31 Tilskotsordninga INU-FSF forvaltast i samarbeid mellom fylkeskommunen og styret i INU-FSF, jf. vedtektene for ordninga, vedtatt i fylkestingssak 7/07. I handlingsplana for INU-FSF for 2014, 32 går det fram at fylkeskommunen har ansvar for å følgje opp eigne bolkar av INU-midlar øyremerka til Innovasjon Norge og reiselivssatsing. Resterande midlar skal lysast ut gjennom regionalforvaltning.no for ordinære søknader. Næringsavdelinga har ansvar for å sakshandsame søknader til ordninga, og for å lage saksutgreiing til INU-styret, som fattar vedtak. Fylkesrådmannen har gjennom budsjetteksten i fylkeskommunen sitt budsjett for 2014 fullmakt til å gje administrative løyvingar under programområde 700 i budsjettet, frå ein pott på totalt kroner. 33 Programområdet omfattar bedriftsretta satsingar, kommunikasjonsteknologi, bransjeretta satsingar, nyskaping, entreprenørskap, FoU og innovasjon, kunnskap og andre næringsområde. Fullmakta er delegert vidare til fylkesdirektør for næring gjennom ansvarsbrev 34. Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at fullmakta blir nytta i saker der det er søkt om mindre beløp, og skal gå til tiltak som støttar opp om programområde 700. Vanlegvis vil dette dreie seg om tildelingar under ,- blir det opplyst, men det er ikkje fastsett ei absolutt beløpsgrense. Det blir vidare vist til at dersom ein er i tvil angåande om ein søknad kan handsamast innanfor den administrative fullmakta, vel Næringsavdelinga å leggje saka fram for politisk handsaming. Dei vedtak som blir fatta administrativt innanfor denne fullmakta, blir ikkje lagt fram for hovudutvalet til orientering. Representantar for Næringsavdelinga gir i intervju uttrykk for at fordelinga av roller og mynde mellom administrasjonen og politiske nivå blir opplevd som tydeleg og klår. Med mindre noko anna er bestemt, har hovudutval for plan og næring mynde til å fatte vedtak. I dei tilfella der mynde er delegert til administrasjonen, går dette tydeleg fram av vedtak, blir det kommentert. Ut over dette blir det vist til den administrative fullmakta på kr , samt at administrasjonen har mynde til å gi administrativt avslag dersom søknadar er utanfor kriteria for ordningane. I retningsliner for verkemiddelbruk næring 35, går det fram at «Fylkesdirektør for næring har høve til å gje administrative avslag dersom ein søknad ikkje er innanfor dei prioriterte satsingsområda, jf. kap. 2. Hovudutval for plan og næring skal informerast om avslaga.». Representantar for Plan- og samfunnsavdelinga som er intervjua, skildrar også avklaringa av mynde innanfor tilskotsordningane som tydeleg og oversiktleg. For dei statlege tilskotsordningane som avdelinga forvaltar, har administrasjonen gjennom sak 07/14 36 fullmakt frå hovudutval for plan og næring til å gjere vedtak om tildeling. Tildelingane blir lagt fram for hovudutvalet som orienteringssaker. Også representantar for Kulturavdelinga gir i intervju uttrykk for at avgrensinga av mynde og roller i grensesnittet administrasjon og politisk nivå blir opplevd som klår og tydeleg. Hovudutval for kultur har vedtaksmynde innan alle tilskotsordningane på kulturområdet, og har ikkje 31 Vedtekter for Sogn og Fjordane fylkeskommune sitt enøkfond. 32 Sak 47/14 i Hovudutval for plan og næring, Sogn og Fjordane fylkeskommune: Budsjett 2014/Økonomiplan Side Budsjett Ansvarsbrev. Sak 14/206-6, Retningsliner for verkemiddelbruk næring. Vedtatt i hovudutval for plan og næring i sak 9/14, Sak 07/14 i Hovudutval for plan og næring,

42 vidaredelegert vedtaksmynde til administrasjonen. Gjennom delegasjonsreglementet har likevel Fylkestinget delegert vedtaksmynde når det gjeld tilskot på inntil kr innanfor kulturområdet til fylkesrådmannen (jf kapittel over). Av fylkesrådmannen si vidaredelegering, som også går fram av pkt. 4.9 i delegeringsreglementet, har fylkesrådmannen vidaredelegert myndet til fylkesdirektør for kultur. Frå Kulturavdelinga blir det opplyst at alle vedtak som blir fatta innanfor den administrative fullmakta, blir lagt fram for Hovudutval for kultur til orientering. Det blir opplyst, og går fram av døme på oversikter over administrative vedtak som er fatta innanfor tilskotsordningar på kulturområdet, at fullmakta på kr dreier seg om å løyve tilskot på inntil kr , uavhengig av om det omsøkte beløpet som er spesifisert i søknaden er høgre. Av intervju går det fram at sjølv om fylkesdirektør for kultur har delegert mynde til å fatte vedtak på inntil kr for alle tilskotsordningane på kulturområdet, blir ikkje delegert mynde nytta aktivt i praksis innanfor alle tilskotsordningane. I hovudsak blir alle saker innanfor ordninga Kulturutviklingsmidlar lagt fram for politisk handsaming. I 2013 blei også mindre søknader frå festivalar lagt fram for Hovudutval for kultur. I samband med verifisering av datadelen av rapporten, opplyser Kulturavdelinga om at dette ikkje alltid er tilfelle. I saksframstillinga til Hovudutval for kultur (HK-12/14) står det: «Sjølv om fleire av tilskota er av ein storleik som tilseier administrativ handsaming, ser fylkesdirektøren det likevel rett å legge desse fram for hovudutvalet då det er knytt stor politisk interesse for desse fordelingane.». 4.2 Samhandling på tvers av avdelingane i fylkeskommunen Næringsavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga har i samarbeid ansvar for ordninga med tilskot til nærings- og samfunnsutvikling. Av informasjonen som ligg på fylkeskommunen si heimeside blir det vist til at søknader innanfor denne ordninga må vere innanfor satsingsområda som er lista opp. Satsingsområda er i opplistinga gruppert under høvesvis «næringsutvikling» og «plan- og samfunnsutvikling», og i intervju blir det vist til at det blir opplevd å vere er ei klar fordeling mellom avdelingane når det gjeld satsingsområde. Det blir vist til at innkomne søknader innanfor ordninga tilskot til nærings- og samfunnsutvikling blir fordelt mellom avdelingane basert på kva satsingsområde søknadene høyrer inn under. Dei to avdelingane har ansvar for vurdering, saksframlegg og oppfølging av dei søknadene dei får tildelt. Slik det har vore til no for denne ordninga, har Næringsavdelinga tatt på seg det praktiske arbeidet med å innarbeide søknadene i ei felles sak som blir lagt fram for Hovudutval for plan og næring. Saka blir lagt fram av fylkesdirektør for plan og samfunn og fylkesdirektør for næring i fellesskap. Innan næringssaker kjem fylkesdirektør for næring med tilråding, og når det gjeld saker innan plan og samfunnsutvikling er det fylkesdirektør for plan og samfunn som kjem med tilråding. I intervju blir det gitt uttrykk for samarbeidet mellom dei to avdelingane i samband med tilskot til nærings- og samfunnsutvikling fungerer godt. Det blir også opplyst at Næringsavdelinga og Planog samfunnsavdelinga har felles malar på område der det er relevant, til dømes er det nyleg utarbeidd ein justert mal for tilskotsbrev som gjeld for begge avdelingane. Det blir kommentert at det er viktig at dei breva som blir sendt til tilskotssøkjarar frå fylkeskommunen framstår som like uavhengig av kva avdeling dei er sendt frå. Dei øvrige tilskotsordningane som ligg under Næringsavdelinga sitt ansvarsområde, blir av avdelinga sjølv omtalt som relativt spesifikke for dei definerte satsingsområda knytt til næring, og som innanfor deira sektordel i budsjettet. Næringsavdelinga har i samband med tilskotsforvaltninga ikkje noko formalisert samarbeid med andre avdelingar ut over samarbeidet med Plan- og samfunnsavdelinga som er skildra over. I næringsavdelinga si sjekkliste for sakshandsaming 37 blir ansvar for samhandling/koordinering med andre avdelingar lagt til 37 Skriftlege rutinar Næringsavdelinga. Oppdatert Side 4. 24

43 sakshandsamar. Sakshandsamar har ifølge sjekklista ansvar for at saka blir drøfta og vurdert av relevante fagpersonar i organisasjonen, for å sikre at alle sider av saka er belyst, og utgreidd og vurdert så grundig som mogleg. Det er ikkje utarbeidd eigne skriftlege rutinar for korleis sakshandsamar skal gå fram på dette punktet. Det blir vist til at sakene er veldig ulike, og at det ikkje er gitt på førehand kven det vil vere rett å snakke med. Det blir vidare vist til at Næringsavdelinga også har tett dialog med Innovasjon Norge i samband med tilskotsforvaltninga, og at det er 2-3 faste dialogmøte per år. Plan- og samfunnsavdelinga og Kulturavdelinga har ei felles utlysing for ei rekkje tilskot med samanfallande søknadsfristar. Etter at søknadsfristen har gått ut, har dei to avdelingane eit samhandlingsmøte der ein prøver å sikre at alle aktuelle sakshandsamarar deltar. Det blir opplyst at eit føremål med samhandlingsmøtet er å sikre at søknader som potensielt kan ha blitt sendt til «feil» tilskotsordning, blir handsama under den ordninga den passer best inn. Det førekjem i den samanheng at ein søknad blir flytta frå den ordninga der det opphavleg var søkt, og til ei ordning der det av sakshandsamarar blir vurdert å vere større sjanse for å få tildelt tilskot. Dette gjeld både innanfor og på tvers av avdelingane. Det er ikkje etablert faste rutinar for å informere søkjar i slike tilfelle, men i ein del tilfelle tar sakshandsamar kontakt med søkjar og informerer om at søknaden blir vurdert innanfor ei anna tilskotsordning. Av intervju går det fram at nokre sakshandsamarar har fast praksis for å informere søkjarar per e-post i slike tilfelle, medan andre sakshandsamarar gjer dette i mindre grad. Det blir opplyst at fylkeskommunen i utgangspunktet ikkje skal gje fleire tilskot til same tiltak, og samordningsmøtet bidreg også til at ein fangar opp dersom ein søkjar har søkt om tilskot til same tiltak frå fleire tilskotsordningar. I slike tilfelle blir det vanlegvis vurdert kor det er størst moglegheiter for at søkjaren vil kunne få tildelt tilskot, og søknadene blir handsama som éin søknad innanfor den mest aktuelle ordninga. I intervju blir det gitt uttrykk for at samhandlingsmøta mellom Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga fungerer godt, men at slike møte er ressurskrevjande. Ut over det faste årlege samhandlingsmøtet, har ikkje verken Kulturavdelinga eller Plan- og samfunnsavdelinga utarbeidd eigne retningsliner eller rutinar som skildrar sakshandsamar sitt ansvar for samhandling/koordinering med andre avdelingar i samband med handsaming av tilskotssaker. I intervju blir det vist til at det i fylkeskommunen sine overordna styringsdokument og reglement blir stilt krav om samhandling i saker der det er relevant. Til dømes er det i Reglementet for førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval, krav om at alle saker til politiske utval skal førehandsklarerast. Det inneber at «ein under saksførebuinga skal drøfta problemstillingar med andre avdelingar som har spisskompetanse på det aktuelle feltet». Reglementet slår fast at «førehandsklareringar skal også skje i forhold til fylkesrådmannen slik at avdelinga under skrivinga av saka er kjent med hans synspunkt.» Ut over det at sakshandsamar passar på og sjølv skaffar seg oversikt, er det ikkje etablert konkrete rutinar for å kontrollere om søkjarar får tilskot frå fleire ordningar til same tiltak. Det blir kommentert at slike tilfelle tidlegare har førekome, men at ein opplever at det er mykje betre kontroll på dette etter at Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga begynte med faste samordningsmøte for om lag fire år sidan. Frå alle avdelingane blir det også peika på at søkjarane er pliktige å opplyse om det dersom dei søkjer om tilskot frå fleire ordningar. Dette skal også gå fram av finansieringsplanen som alltid skal vere vedlagt søknaden. I intervju blir det kommentert at ein opplever at «dobbeltsøknader» som regel blir oppdaga. Enkelte peiker også på at dersom ein sakshandsamar ikkje i tilstrekkeleg grad sikrar samordning og koordinering i samband med saksførebuinga, er det naturleg at ein leiar vil fange dette opp gjennom kvalitetssikring. I intervju gir representantar for dei ulike avdelingane uttrykk for at dei i hovudsak opplever at samhandling og samordning mellom avdelingane fungerer bra. Samtidig blir det av enkelte peika på at sjølv om det er gitt generelle, overordna føringar for at sakshandamar skal drøfte saker med andre relevante sakshandsamarar og/eller fagpersonar, er denne samhandlinga avhengig av den einskilde sakshandsamar sitt initiativ. Ein av dei som er intervjua gir uttrykk for at det nok kunne vore betre samordnings- og fordelingsrutinar for søknader som kjem inn utanfor 25

44 hovudsøknadsfristen, og som dermed ikkje kjem med på samhandlingsmøtet mellom Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga. Det blir vist til at det har førekome at Kulturavdelinga har blitt merksam på saker om tilskot som har vore klare for å bli lagt fram for Hovudutval for plan og næring, der Kulturavdelinga har vore av den oppfatning at søknaden høyrer saman med andre løyvingar frå kulturmidlar, til dømes festivalstønad. Det blir kommentert at det i desse tilfella ikkje har vore tilstrekkeleg fokus på å sikre samordning. I stikkprøvegjennomgangen som revisjonen har gjennomført, er det ei sak om tilskot til eit arrangement i samband med fylkesjubileet, der søknaden har blitt handsama av Kulturavdelinga og gitt administrativt avslag med grunngjeving at den fell utanfor dei prioriterte satsingsområda på kulturfeltet. Søkjar har deretter klaga, og etter nærare undersøking internt i fylkeskommunen har søknaden blitt flytta over til Plan- og samfunnsavdelinga for ny handsaming. Etter handsaming i Plan- og samfunnsavdelinga, blei søknaden tildelt tilskotsmidlar av Hovudutval for plan og næring. I dokumentasjonen av kommunikasjonen internt i fylkeskommunen, går det fram at både Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga meiner situasjonen der ein søkjar får avslag innanfor ei tilskotsordning, i staden for å bli rettleia over i ei tilskotsordning som passar søknaden og tiltaket betre, kunne ha vore unngått gjennom betre samhandling. 4.3 Føremål med tilskotsordningane og vilkår for tildeling Føremålet med tilskotsordningane Det er definert skriftlege føremål for kvar av dei ulike tilskotsordningane. Føremåla med dei ulike tilskotsordningane på næringsområdet er referert i tabellen under. Tabell 1: Føremålet med dei ulike tilskotsordningane under næringsavdelinga, jf. dokumentasjon frå fylkeskommunen TILSKOTSORDNING INU-FSF (den interkommunale næringsretta utviklingsordninga som kompenserer for auka arbeidsgjevaravgift i kommunane Førde, Sogndal og Flora) Utlysing av infrastrukturmidlar i reiselivet Samhandlings- og kunnskapsprosjekt i reiselivet Utlysing av midlar til korte kurs i landbruket FØREMÅL INU-FSF-midlane skal bidra til utvikling av lokale og regionale næringsmiljø og innovasjonssystem som gjev betre vilkår for verdiskaping. Målet er å stimulere til utvikling, nyskaping og auka kompetanse/næringsverksemd gjennom å bidra til regionale utviklingsprosjekt som gjer regionen meir attraktiv. Infrastrukturmidlar i reiselivet skal gi støtte til tilretteleggande tiltak som skal gjere dei mest særeigne attraksjonane i fylket meir tilgjengelege for turistar. Tiltak som vert støtta skal medverke til å nå måla i «Reiselivsplanen Fjordane frå Bre til Hav ». Hovudmåla i denne planen er: o o o Auka verdiskaping Auke i tal gjestedøgn Eit meir berekraftig reiseliv Tilskot til samhandlings- og kunnskapsprosjekt i reiselivet skal dekke prosjekt som ikkje fell inn under ordninga med infrastrukturmidlar i reiselivet. Slike prosjekt kan til dømes vere innanfor: o o o o o Nettverk Samhandling Forsking og utvikling Kunnskap og kompetanseutvikling Andre prosjekt som treff måla i den fylkeskommunale reiselivsplanen Det overordna målet for ordninga er å bidra til rekruttering og kompetanseheving blant næringsutøvarar som kan ivareta og styrke verdiskapinga i landbruket. Tilskot til korte 26

45 kompetansehevande kurs innan tradisjonelt landbruk og bygdenæringar inngår i den fylkeskommunale planen for å nå målsettinga. Prosjektretta tiltak innan rekruttering og kompetanseheving i landbruket i Sogn og Fjordane Marint Verdiskapingsfond Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling (saman med planog samfunnsavdelinga) Tilskota til prosjektretta tiltak innan rekruttering og kompetanseheving i landbruket i Sogn og Fjordane skal gå til langsiktige målretta tiltak. Tiltaka skal vere rekrutteringsprosjekt og kompetansehevande prosjekt for næringsutøvarar som kan ta i vare og styrkje verdiskapinga i landbruket i fylket. Tilskot frå Marint Verdiskapingsfond skal primært gå til utviklingsprosjekt som vil bidra til å leggje til rette for ei vidare berekraftig utvikling av akvakulturnæringa. Sekundært kan det også gis tilskot til prosjekt som bidrar til å auke den lokale verdiskapinga i havbruksnæringa i fylket. Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling er tilskot til enkeltprosjekt under satsingsområda i budsjettet som ikkje fell inn under spesifikke tilskotsordningar eller utlysingar av midlar. Tilskot blir gitt til enkeltprosjekt innanfor dei følgjande områda: Næringsutvikling o o o o o o o Sjømatnæringar Energi Industri Landbruk Næringsarbeid i kommunar Entreprenørskap Tilrettelegging for kunnskapsintensive næringar Plan- og samfunnsutvikling o Folkehelse o Friluftsliv o Vilt- og fiskeforvaltning o Internasjonalt arbeid o Ungdomstiltak o Klima og miljø o Plan og analysearbeid o Stadutvikling o Vassforvaltning Føremåla med dei ulike tilskotsordningane på plan- og samfunnsområdet er referert i tabellen under. Tabell 2: Føremålet med dei ulike tilskotsordningane under plan- og samfunnsavdelinga, jf. dokumentasjon frå fylkeskommunen TILSKOTSORDNING Fysisk aktivitet i folkehelseperspektiv ENØK-fondet Tilskot til friluftsaktivitet FØREMÅL Føremålet med tilskotsordninga er å fremje fysisk aktivitet blant fysiske inaktive, med vekt på utjamning av sosiale skilnader i aktivitetsvanar og helse. Ordninga skal støtte opp om regional og nasjonal politikk på området, og stimulere tilrettelegging av lokalbasert fysisk aktivitet. ENØK-fondet har som føremål å stimulere tiltak som gjev redusert eller meir effektiv energibruk, og som ev. har ei tilleggseffekt for miljøet i form av betre luftkvalitet ute og/eller inne. Tilskot til friluftsaktivitet har som mål å medverke til auka deltaking i helsefremjande, trivselsskapande og miljøvennleg friluftsliv for alle grupper i befolkninga. 27

46 Turskiltprosjekt (saman med Gjensidigestiftelsen) Miljøsertifisering Tettstadmidlar Tilskot til viltføremål Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling (saman med næringsavdelinga) Tilskotsordninga turskiltprosjektet er meint å medverke til at friluftsferdsel der folk bur og oppheld seg, vert auka og tryggja gjennom informasjonstavler, skilting og merking. Miljøsertifiseringsordninga har som føremål å stimulere til fleire miljøsertifiserte små og mellomstore bedrifter i fylket. Tettstadmidlar-ordninga vert brukt på tiltak basert på analyser som styrker tilhøyring og særpreg, heimstadkjensle og deltaking. Ordninga er særleg mynta på prosjekt som grip tak i ein heilskapleg tettstadutvikling og på arkitektur og landskapsarkitektur som inviterer til aktivitet og bruk, møter og samtalar mellom folk på staden. Tilskot til viltføremål skal medverke til at det blir eit haustingsverdig overskot av viltet, og at produktivitet og mangfaldet av arter i naturen blir teke vare på nasjonalt og regionalt. Sjå skildring av føremål for same ordning i tabell 1. Føremåla for dei ulike tilskotsordningane på kulturområdet er referert under. Tabell 3: Føremålet med dei ulike tilskotsordningane under kulturavdelinga, jf. dokumentasjon frå fylkeskommunen TILSKOTSORDNING Allment kulturarbeid Fartøyvern Fleirkulturelt frivillig arbeid Kulturminne på verdsarvlista Kulturutviklingsmidlar FØREMÅL Tilskotsordninga innan allment kulturarbeid har som mål å hjelpe til å fremje eit aktivt og allsidig kulturliv i fylket, og femner om områda: o o o o Barn og unge Frivillig kulturarbeid Kulturformidling Kulturstipend Tilskotsordninga for fartøyvern er knytt opp mot Riksantikvaren si Bevaringsordning for fartøyvern. Målet med tilskotsordninga er å sikre og setje i stand eit utval av freda fartøy og fartøy der det er inngått avtale med private eigarar om vern. Formålet med tilskotsordninga er å medverke til å styrkje innvandrarbefolkninga si deltaking i organisasjonslivet lokalt og auke tilgang til sosiale nettverk for denne gruppa av befolkninga. Tilskotet skal bidra til å skape auka tillit og tilhøyring til det norske samfunnet. Tilskotsordninga skal medverke til å sikre og setje i stand dei to norske verdsarvområda i fylket, Vestnorsk fjordlandskap delområde Nærøyfjorden og Kvernsteinsbrota i Hyllestad, i tråd med dei internasjonale retningslinjene frå UNESCO. Tilskot kan også gå til tiltak som gjev betre tilgjenge til verdsarvområda og tiltak som avgrensar slitasje. Målet med tilskotsordninga for kulturutviklingsmidlar er at fylkeskommunen saman med lokale, regionale, statlege og/eller private aktørar, skal vere med å realisere nyskapande og dristige kultursatsingar i Sogn og Fjordane. Satsingane skal 28

47 korrespondere med fylkesplanen sine program og kulturstrategien sine satsingsområde. Freda kulturminner i privat eige, kulturmiljø og kulturlandskap Desentralisert ordning for kulturbygg (spelemidlar overskot frå Norsk Tipping AS) Spelemidlar til idrettsanlegg i kommunane (spelemidlar overskot frå Norsk Tipping AS) Den kulturelle spaserstokken (spelemidlar overskot frå Norsk Tipping AS) Tilskotsordninga innanfor kystkultur skal medverke til å sikre og setje i stand freda og spesielt bevaringsverdige kulturminne og kulturmiljø som er typiske for liv og verksemd langs kysten. Midlane skal medverke til å oppnå Stortinget sitt mål om ordinært vedlikehaldsnivå i Målgruppa er private eigarar og forvaltarar av bygningar, anlegg, kulturmiljø og landskap som er vedtaksfreda, automatisk freda, mellombels freda eller der fredingssak er under handsaming. Andre målgrupper er private eigarar og forvaltarar av freda eller spesielt verneverdige kulturminne og kulturmiljø som er typiske for liv og verksemd langs kysten. Tilskotsordninga skal bidra til eigna lokale, bygningar og arenaer ute som gjev rom for ulik kulturell verksemd. Aktuelle tilskotsprosjekt kan vere kulturhus, fleirbrukslokale eller spesiallokale for kunst og kultur, som bibliotek, bygg for museum eller andre kulturverntiltak, scenekunstlokale, konsertsal eller formidlingslokale for biletkunst. Fylkeskommunen fordeler kvart år fordeling av spelemidlar som vert stilt til disposisjon til bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Føremålet er å sikre at spelemidlane kjem idrettsanlegg og idrettslege formål til gode. Departementet har fastsett særskild prosedyre og behandling av søknadane. Målet for Den Kulturelle spaserstokken er å legge til rette for auka samarbeid mellom kultursektoren og omsorgssektoren og utvikle gode kunst- og kulturprosjekt for eldre Målgruppe for eit utval av tilskotsordningane Dei ulike tilskotsordningane har definerte målgrupper, og som døme på målgrupper for dei ulike tilskotsordningane, vil vi her presentere kven som er definert som målgruppe innanfor dei fem tilskotsordningane som blei valt ut til stikkprøvegjennomgang i samband med forvaltningsrevisjonen: Allment kulturarbeid Frå Kulturavdelinga blir det opplyst at ordninga rettar seg mot «Fylkesdekkande eller regionale kulturorganisasjonar. Alle som driv med kulturell aktivitet som har allmenn interesse. Etablerte kunstnarar som bur og arbeider i Sogn og Fjordane.» Av retningslinene for ordninga går følgjande fram: «Grunnstønad: Dei som kan søkje er organisasjonar og samanslutningar med kulturell aktivitet som hovudføremål. Organisasjonane må dekke heile fylket eller ein region (minst 3 kommunar).» «Aktivitetsstønad: Alle som driv med kulturell aktivitet som har allmenn interesse, og med verknad for heile eller ein større del av fylket, kan søke tilskot frå denne posten. Tiltak som viser nye vegar i kulturarbeidet kan også søke.» Kulturutviklingsmidlar Frå Kulturavdelinga blir det opplyst at dette er ei tilskotsordning der alle kan søkje. Følgjande går fram av retningslinene for ordninga: 29

48 «Målet med kulturutvikingsmidlane er at fylkeskommunen saman med lokale, andre regionale, statlege og/eller private aktørar, skal vere med å realisere nyskapande og dristige kultursatsingar i Sogn og Fjordane.» Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at «Dei som har tilretteleggande prosjekt som treff satsingsområda og elles er innanfor kriteria kan søkje.» Av retningslinene som er tilgjengelige på heimesida til fylkeskommunen 38 går følgjande fram: «Fylkeskommunen støttar tilretteleggjande tiltak. Med tilretteleggande tiltak meiner vi tiltak som ofte er i ein førebuande fase, kapitaltilgangen frå private er liten og tiltaka skal nå breitt, i motsetning til bedriftsretta tiltak som rettar seg mot ei bedrift eller ei avgrensa gruppe bedrifter. Tiltaka skal vere i tråd med det strategiske planar og fylkeskommunale budsjettet, og i hovudsak gå til mjuk infrastruktur som utviklingarbeid, kompetanseheving og marknadsarbeid. Unnataket er m.a. midlar til destinasjonsselskapa (stiar, skilting m.m.) og breibandutbygging.» Marint verdiskapingsfond Frå Næringsavdelinga blir det opplyst om at «kommunar, samarbeidande bedrifter, organisasjonar og FoU-institusjonar kan søkje midlar. Også fylkeskommunen kan fremje prosjekt». Av informasjon om tilskotsordninga på heimesida til fylkeskommunen går det fram at: «Kommunar (gjerne samarbeidande), samarbeidande bedrifter, lag- og næringsorganisasjonar eller andre instansar i tett i samarbeid med næringsaktørar..[kan søkje]. Utviklingsprosjektet må ha forankring i relevante problemstillingar for oppdrettsbransjen.» Fylkeskommunalt ENØK-fond I retningslinene for ordninga går det fram at: «Fondet skal gje støtte til tiltak innan Sogn og Fjordane og til tiltak innan fylkeskommunalt, kommunalt verkeområde, samt til verksemder /lag/organisasjonar som driv haldningsskapande ENØK-arbeid» Vilkår for tildeling Hovudlinene for kva vilkår som gjeld for alle næringsretta midlar, er definert av «Retningsliner for verkemiddelbruk næringsutvikling» 39. For tilskotsordningar finansiert over Statsbudsjettet Kap. 551, post 60 og 61 kjem vidare føringar for kva vilkår som gjeld for tildeling frå forskrift og retningsliner for Statsbudsjettet Kap. 551 post 60 og 61. Blant vilkåra for tilskotsordningar som ligg under Næringsavdelinga, og som i utgangspunktet gjeld for alle dei næringsretta utlysingane, finn ein følgjande: Avgrensing av storleik på tilskot i form av ein øvre beløpssum eller ein prosentsats av prosjektbudsjett, som til dømes 50 prosent av kostnad av hovudprosjekt. Tiltak eller prosjekt skal ikkje ha samfinansiering med andre tilskot forvalta av fylkeskommunen, eller kommunale tiltak og næringsfond. 38 Retningsliner for verkemiddelbruk næring. Vedtatt i hovudutval for plan og næring i sak 9/14, Vedtatt av Hovudutval for plan og næring

49 Tilskotet skal ha utløysande effekt for gjennomføringa av prosjektet som blir innvilga støtte. Tilskotet skal ikkje gå til ordinær drift av organisasjon eller næringsverksemd. Prosjekt skal ha ei tydeleg fagleg forankring i fylkeskommunalt planverk på området. Rapport og rekneskap for gjennomført prosjekt/tiltak skal leggjast fram før utbetaling av heile/delar av tilskotsmidlane. Av andre vilkår som gjeld tilskotsordningar forvalta av Næringsavdelinga, finn ein at: Prosjekt skal ha tydeleg geografisk forankring i det geografiske området definert som virkeområdet til den gjeldande tilskotsordninga (vilkår sett for tilskotsordningane marint verdiskapingsfond og samhandlings- og kunnskapsprosjekt i reiselivet). Søknaden må vere innanfor dei fylkeskommunalt definerte satsingsområda (vilkår for tilskotsordninga tilskot til nærings- og samfunnsutvikling). Vilkåra for tildeling av tilskotsmidlar innan kulturområdet er definert skriftleg ut frå fylkeskommunale planer og retningsliner, og/eller statlege føresetnader og prioriteringar for ordningar der tilskotsmidlane kjem over Statsbudsjettet eller frå spelemidlar. Under er det lista opp nokre døme på vilkår som gjeld for ulike tilskotsordningar innanfor kulturområdet: Tiltak bør ha verknad for større delar av fylket/ha tydeleg kommunal eller lokal forankring (vilkår for høvesvis allment kulturarbeid og kulturutviklingsmidlar) Rapport og rekneskap for gjennomført prosjekt/tiltak skal leggjast fram før utbetaling av heile/delar av tilskotsmidlane (vilkår for allment kulturarbeid og kulturutviklingsmidlar) Det vil bli lagt særleg legge vekt på kulturaktivitet til barn og unge. Tilskot skal fortrinnsvis gå til aktivitet heller enn drift (vilkår for allment kulturarbeid) Tilskot til nye tiltak skal prioriterast. Tiltak kan få støtte i inntil tre år, med inntil 1/3 av samla kostnad. Tiltaka må vere fullfinansiert for å kvalifisere for støtte (vilkår for kulturutviklingsmidlar) Lokale det søkjast om midlar til må vere planlagt ut frå definerte behov, og bør vere fleksible. Vidare bør kulturhus lokaliserast sentralt i lokalsamfunn/region. Bygga skal i størst mogleg grad fungere som kulturelle møteplassar for alle grupper, og vere opne for all lovleg kulturverksemd (vilkår for lokale kulturbygg) I tillegg til dei ulike vilkåra som gjeld for tilskotsforvaltninga, blir det trekt fram ei rekke moment som blir vektlagt i samband med tildeling av tilskot. Døme på moment som blir vektlagt er mellom anna: Kvaliteten på søknad og prosjekt I kva grad tiltak/prosjekt støtter opp under føremålet med tilskotsordninga I kva grad søknaden synleggjer distrikt- og regionalpolitisk verknad Prosjektet sin miljøprofil og plan for berekraftig drift, under dette energireduserande planer Prosjektet si satsing på barn og unge I kva grad prosjektet er nyskapande Søkjar sin gjennomføringsevne Grad av frivillig innsats i prosjektet Medlemstal i organisasjonar som søkjar om tilskot 31

50 Kompetanse og erfaring på området det søkjast om tilskot til I intervju gir representantar både frå Næringsavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga uttrykk for at dei meiner kriteria og tildelingsvilkåra for dei ulike tilskotsordningane er tilstrekkeleg tydelege. Det blir samtidig peikt på at mange av retningslinene for korleis tilskotsmidlane skal disponerast er nokså generelle, og at det er relativt stort rom for å nytte skjønn. Til dømes blir det trekt fram at det kan vere vanskeleg for sakshandsamar å vurdere i kva grad søkjar har sannsynleggjort distrikts- og regionalpolitisk verknad av tiltaket det søkjast om midlar til. Samtidig blir det kommentert at det er viktig at vilkåra ikkje blir så presise at det ekskluderer reelle søkjarar, og at moment i søknadsvurdering sjeldan er absolutte. Representantar for kulturavdelinga kommenterer at dei tidvis opplever at kriteria som eksisterer for å vurdere søknader er så generelle at det er vanskeleg å grunngi avgjersler på ein tydeleg måte. Samstundes peiker dei på at søknadane som kjem inn til Kulturavdelinga er svært varierte, og at det er viktig at sakshandsamarane har handlingsrom til å gjere gode vurderingar av søknaden. Kriterium for vurdering av søknadar må følgeleg ikkje vere for spesifikke heller, blir det påpeikt. Av intervju med leiarane for Hovudutval for kultur og Hovudutval for plan og næring kjem det fram at dei i hovudsak opplever dei overordna føremåla for dei ulike tilskotsordningane som tilstrekkeleg tydelege. Samtidig peiker leiar for hovudutval for plan og næring på at føremåla av og til kan bli litt for generelle, slik at det kan vere vanskeleg å prioritere mellom ulike søknader og tiltak. Også leiar for hovudutval for kultur kommenterer at det er viktig at retningsliner og vilkår er rasjonelle både for søkjarar og for sakshandsamarar, og at det må vere ein balanse mellom det å ivareta ein bredde som gjer at ein treff målgruppa, samstundes som det er mogleg å sakshandsame på ein ryddig og etterprøvbar måte. 4.4 Informasjon til målgruppa om tilskotsordningane Det ligg informasjon om alle tilskotsordningane på nettsida til Sogn og Fjordane fylkeskommune. På framsida kan ein klikke på fana tilskotsordningar for å få opp ei oversikt over alle tilskotsordningane, fordelt på dei ulike fagavdelingane. Ved å klikke på kvar einskild tilskotsordning, får ein til dømes tilgang til retningsliner for kvar ordning, eventuelle søknadsfristar, og korleis ein skal gå fram for å søkje. Informasjon knytt til ordninga Tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet ligg ikkje plassert under fana tilskotsordningar. For å finne informasjon om ordninga må ein først gå inn under kultur, og deretter inn på idrett og fysisk aktivitet. Sida inneheld detaljert informasjon om tilskotsordninga, samt lenke til søknadsportalen idrettsanlegg.no. Tilskotsordninga Den kulturelle spaserstokken har ikkje ei eigen nettside med informasjon om ordninga 40. Det har imidlertid blitt lagt ut nyhendesak på nettsidene til Kulturavdelinga om lag ein månad før søknadsfristen for tilskotsordninga. Saken inneheld informasjon om kva ordninga inneber, og korleis ein skal gå fram for å søkje om midlar til tiltak. For dei fleste tilskotsordningane innanfor næring og plan og samfunn som blir lyst ut, er følgjande informasjon å finne på nettsidene til fylkeskommunen 41 : Føremål med ordninga Målgruppe for ordninga 40 Den kulturelle spaserstokken er ei ny ordning som blei tillagt fylkeskommunen i Frå 2015 av er ordninga føreslått avvikla i Statsbudsjettet. 41 For ordningane tilskot til viltformål og friluftsaktivitet innanfor plan og samfunn, inneheld nettsidene mindre informasjon enn det som er inkludert på sidene om dei øvrige ordningane på nærings- og samfunnsområdet. Nettsida for ordningane viser vidare til Miljøverndepartementet for føremålsskildring, samt oversikt over målgruppe, kva tiltak som kan få støtte og krav til søknad. For sjølve søknadsprosessen, ligg det på sida lenke til Direktoratet for naturforvaltning sitt elektroniske søknadssenter. Nettsida for tilskotsordninga inneheld kontaktperson i fylkeskommunen, samt søknadsfrist. 32

51 Oversikt over kva tiltak/prosjekt som kan få støtte Krav til søknad/ev. full søknadsmal Ev. øvre grense for storleiken på støtta Søknadsfrist Kontaktperson(ar) Når det gjeld dei ulike tilskotsordningane innan kultur, er det noko variasjon frå ordning til ordning med omsyn til kva informasjon som er tilgjengelig på nettsida til fylkeskommunen. For ordningane Allment kulturarbeid, Kulturutviklingsmidlar, Kulturbygg, Fleirkulturelt frivillig arbeid og Freda kulturminner i privat eige, kulturmiljø og kulturlandskap inneheld sidene informasjon om føremål, retningsliner og vilkår. For dei tre førstnemnde fins det elektroniske søknadsskjema, medan det for dei to siste er lenker på sidene til skjema ein kan fylle ut og returnere. Dei elektroniske søknadsskjemaa kulturavdelinga nyttar ligg ikkje på regionalforvaltning.no, men på kommune24-7.no. For ordninga Fartøyvern fins det ikkje informasjon på nettsida om vilkår eller moment som blir vektlagt i tildelingsprosessen, utover det at det gis tilskot til fartøy som står på riksantikvaren si fartøyliste. Fylkeskommunen ved Kulturavdelinga opplyser i samband med verifisering av datadelen i rapporten om at det for denne ordninga blir sendt ut brev med informasjon til alle aktuelle søkjarar. Kulturavdeling viser til at det er Riksantikvaren sine kriterium som blir lagt til grunn for tildeling av tilskot. Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at alle tilskotsordningar der midlar kjem over Statsbudsjettet Kap. 551 blir lyst ut på regionalforvaltning.no. For å praktisere ei tilskotsforvaltning som er mest mogleg lik for alle utlysingar uavhengig av finansieringskjelde, har Næringsavdelinga valt å lyse ut alle sine tilskotsordningar og midlar på regionalforvaltning.no 42, i tillegg til at det ligg informasjon ute på fylkeskommunen si heimeside. I tillegg til kunngjering gjennom regionalforvaltning.no, tek Næringsavdelinga i bruk fleire andre kanalar for å informere målgruppene om dei respektive tilskotsordningane. Alle ordningane blir publisert på fylkeskommune sine nettsider, både under Næringsavdelinga sine sider og under fana tilskotsordningar på framsida. Ordningane INU-FSF og utlysning av infrastrukturmidlar i reiselivet, blir annonsert i avisene i regionen. INU-FSF-midlane blir også informert om gjennom nettsida til NHO. For ordningane knytt til reiseliv (infrastrukturmidlar, og samhandlings- og kunnskapsprosjekt) blir Facebook og e-post tatt i bruk som informasjonskanalar. Informasjon om desse to ordningane blir også formidla gjennom destinasjonsselskapa som har deltatt i utviklinga av reiselivsplanen Sogn og Fjordane. Informasjon på e-post direkte til relevante aktørar blir og brukt for dei tre tilskotsordningane korte kurs i landbruket, prosjektretta tiltak innan rekruttering og kompetanseheving i landbruket, og Marint Verdiskapingsfond. Når det gjeld Marint Verdiskapingsfond har det og blitt vurdert å gå ut med annonse i bransjemagasin, utan at det i skrivande stund har blitt gjort. Plan- og samfunnsavdelinga opplyser om at alle tilskotsmidlar avdelinga forvaltar blir annonsert i lokalavisene, i tillegg til informasjonen på heimesida til fylkeskommunen. For nokre ordningar blir det og sendt informasjon i brev/e-post til målgruppa, og/eller gjort kjend i møte og gjennom regionale samarbeidspartar, samt formidla gjennom departement. Til dømes kan møte med folkehelsekoordinatorar i kommunane i fylket bli brukt til å spreie informasjon om ordninga fysisk aktivitet i eit folkehelseperspektiv. Når det gjeld midlar som kjem over Statsbudsjettet kap. 551, 42 I 2014 blei ikkje tilskotsordninga Marint Verdiskapingsfond lyst ut på regionalforvaltning.no. Ordninga vil imidlertid bli formidla gjennom regionalforvaltning.no frå og med neste utlysing. 33

52 blir desse i tillegg lyst ut på regionalforvaltning.no. Tilskotsordningane tilskot til friluftsaktivitet og tilskot til viltforvaltning blir også kunngjort i rundskriv frå Klima- og miljødepartementet. Også Kulturavdelinga opplyser at alle tilskotsmidlar som blir forvalta av avdelinga blir annonsert i lokalavisene, i tillegg til informasjon på heimeside til fylkeskommunen. For nokre ordningar blir det også sendt informasjon i brev og på e-post direkte til målgruppa, i tillegg til at Facebook og andre sosiale media i nokre tilfelle blir nytta til å formidle informasjon om ordningane. Nokre tilskotsordningar blir i tillegg gjort kjend gjennom regionale forvaltningsorgan og formidla gjennom departement. Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga har i stor grad samanfallande søknadsfristar for tilskotsordningane, og har difor ei felles utlysing i aviser. Denne utlysinga går gjennom annonsesamkjøring til alle lokalavisene i fylket. I tillegg blir det i samband med denne utlysinga lagt ut pressemelding på heimesida til fylkeskommunen, og det blir vist til at dette ofte er noko som blir fanga opp og vidareformidla av pressa. For tilskotsordninga fylkeskommunalt ENØK-fond blir det ikkje sett inn annonse i lokalavisene, men sendt ut pressemeldingar om ordninga. Dei som er intervjua opplever generelt at tilskotsordningane er godt kjent i målgruppa. Nokre viser til at mange av tilskotsordningane har eksistert over fleire år, og dermed er godt kjent. Frå Næringsavdelinga blir det også kommentert at søkjarane til dei næringsretta midlane i hovudsak er offentlege organisasjonar, og at dei kjenner godt til ordningane. Representantar for Næringsavdelinga gir uttrykk for at avdelinga i stor grad opplever å treffe målgruppa for dei ulike tilskotsordningane. Frå tid til anna kjem det inn søknadar som passar betre under ei anna ordning enn der det er søkt, og i desse høva blir det opplyst at Næringsavdelinga prøver å rettleie søkjar over til den ordninga som er betre egna. I nokre høve betyr dette at søknaden blir sendt vidare og handsama under ei anna ordning, mens det i andre høve blir etterspurt meir informasjon frå søkjar, dersom dette skulle vere naudsynt med omsyn til ordninga søknaden blir flytta til. Det blir opplyst at dokumentasjon på kommunikasjon med søkjar i desse tilfella blir lagra i sakshandsamingssystemet. Frå Kulturavdelinga blir det kommentert at informasjonen som blir gitt til søkjarar i nokre tilfelle er temmeleg lik frå ordning til ordning, og at det for søkjarar difor kan vere vanskeleg å skilje dei ulike ordningane frå kvarandre. Dette kjem mellom anna til syne gjennom at ein del søknadar blir sendt inn til ei tilskotsordning der dei ikkje passar inn, og må flyttast over til ei anna ordning og handsamast der. Dette gjeld særlig dei to ordningane Tilskot til allment kulturarbeid og Kulturutviklingsmidlar. 4.5 Sakshandsaming Retningsliner og rutinar for sakshandsaming Det varierer mellom avdelingane i kva grad det er utarbeidd skriftlege retningsliner eller rutinar som spesifikt gir føringar for sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga, ut over reglement for førebuing av politiske saker til fylkesting og utval. Det blir vist til at det følgjer retningsliner og spesifikke krav med dei statlege tilskotsordningane som fylkeskommunen forvaltar. Verken Plan- og samfunnsavdelinga eller Kulturavdelinga har utarbeidd interne skriftlege retningsliner eller rutinar for sakshandsamingsprosessen i avdelinga. Innan desse to avdelingane er det heller ikkje utarbeid nokre sjekklister til bruk i sakshandsaminga. Alle avdelingane har imidlertid ein del malar og rapporteringsskjema til bruk i arbeidet med sakshandsaminga. Desse ligg tilgjengeleg på den enkelte avdeling sitt fellesområde på intranettet, saman med vedtekne retningsliner for dei ulike tilskotsordningane, der det mellom anna går fram ulike punkt som skal vektleggast i handsaminga av søknader om tilskot innanfor den enkelte tilskotsordning. Næringsavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga har felles malar for underrettingsbrev. I mal for underrettingsbrev går det fram krav til rapportering og vilkår for 34

53 utbetaling, samt følgjande informasjon om klagerett: «Klage (Slett heile avsnittet om ein har fått full omsøkt støtte) De har høve til å klage på vedtaket innan tre veker etter at de har motteke dette brevet. Ein eventuell klage sender de til Sogn og Fjordane fylkeskommune. Skjema finn de på eller ved å ta kontakt med sakshandsamar.» Det blir i underrettinga stilt krav om at tilskotsmottakarar skriftleg aksepterer at dei tek imot tilskotet på dei vilkåra som er sette. Malen inneheld ikkje informasjon om retten til å sjå dokumenta i saka. Når det gjeld tilskotsordningane som er basert på spelemidlar, og som blir forvalta av Kulturavdelinga, blir det opplyst at tildelingsbrev/avslagsbrev om tilskot blir skrive i eigen database i idrettsanlegg.no. Kulturavdelinga nyttar ulike malar for tilskotsbrev, differensiert på tilskotsordning og om tilskotet gjeld driftsstøtte eller aktivitetsstøtte. Malane inneheld som hovudregel både krav til rapportering og vilkår for utbetaling av tilskot. I malane ligg det inne standardformuleringar om klagerett på vedtak. I malane for underrettingsbrev der det er løyva tilskot, blir det opplyst at vedtaket kan påklagast i samsvar med forvaltningslova kapittel VI og lovdata.no. I avslagsbrev blir det informert om klagerett, frist for ei ev. klage, og kor klaga skal sendast. I malen for avslagsbrev blir det lagt opp til at saksprotokoll og saksframstilling med vurdering av søknaden blir lagt ved brevet. I malane for underretting om vedtak der det er løyvd tilskot blir det vist til at ein kan finne heile saka på fylkeskommunen sine nettsider, under politiske saker. I Næringsavdelinga er det utarbeidd eigne rutinar for sakshandsaminga. Det blir opplyst at regelverk, retningsliner og rutinar for sakshandsaming som angår Næringsavdelinga, ligg samla i ei eiga mappe på avdelinga sitt fellesområde på intranett. Her finn ein mellom anna skriftlege rutinar for næringsavdelinga og sjekkliste for sakshandsaming. Rutinane tek for seg saksgongen i handsaming av søknader om tilskot, og dei ulike momenta sakshandsamar må ta omsyn til og hugse på. Sjekklista gir ei steg-for-steg rettleiing til sakshandsamingsprosessen. Her tas handsaminga av sjølve søknaden opp, vurderingar sakshandsamar må gjere opp mot offentleglova, krav til grunngjeving i svar, frist for førebels og endelege svar, og arkivering av tilsegnsbrev/avslag/svar. Rutinane skildrar og sakshandsamar sitt ansvar for å følgje opp tilsegna, og kven som skal involverast i høve utbetaling av midlar. For sistnemnte steg fins og eigne rutinar for utbetaling av midlar. I Næringsavdelinga sine skriftlege rutinar går det fram at alle enkeltvedtak skal grunngjevast, og bygge på reglar, retningsliner, overordna vedtekne strategiar og faktiske tilhøve. Hovudomsyna som har vore avgjerande ved bruk av forvaltningsmessig skjønn bør nemnast, og det er vist til at ein gjerne må gje råd om kor søkjar kan vende seg om fylkeskommunen til dømes ikkje har moglegheit til å gje økonomisk støtte. I dei skriftlege rutinane blir det slått fast at om ein søknad/anmodning ikkje kan svarast på i løpet av tre veker, skal det sendast førebels svar. I det førebelse svaret skal det bli informert om når ein kan forvente handsaming/endeleg svar, og ev. kvifor. I intervju gir representantar for næringsavdelinga uttrykk for at dei meiner avdelinga har gode rutinar og retningsliner knytt til tilskotsforvaltning. Dei peiker imidlertid på at det er svært viktig å ha kontinuerleg fokus på bruken og etterlevinga av rutinane, og minne dei tilsette på å bruke rutinane på rett måte i sakshandsamingsarbeidet. Det blir også vist til at avdelinga jamleg gjennomgår rutinane for å vurdere om det er behov for justeringar. Ein slik gjennomgang er planlagt i løpet av hausten Frå alle avdelingane blir det i intervju vist til at saker skal gjennomgåast/godkjennast av fylkesdirektør, og at dei slik blir kvalitetssikra. Ut over dette er det ikkje etablert retningsliner eller rutinar for kvalitetssikring av sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga. 35

54 Retningsliner for verkemiddelbruk næringsutvikling 43 Får Næringsavdelinga blir det vist til at retningslinene for verkemiddelbruk innan næringsutvikling blir nytta som fagleg støtte i sakshandsamingsprosessen i avdelinga. Det blir vist til at retningslinene tek opp generelle prinsipp for korleis midlane til næringsutvikling skal forvaltast, overordna føringar for bruk av midlane, og kva som kan støttast/ikkje støttast. Dokumentet skal bidra til mellom anna mest mogleg sams sakshandsaming av søknadar om tilskot, blir det kommentert. I retningslinene for verkemiddelbruk næringsutvikling, som gjeld for næringsretta midlar forvalta av Hovudutval for plan og næring, blir det spesifisert kva næringsretta satsingar fylkeskommunen skal prioritere, samt prioriterte målgrupper. Retningslinene slår fast at fylkeskommunen støtter tilretteleggjande tiltak som er i tråd med strategiske planar og fylkeskommunalt budsjett. I retningslinene blir det lista opp ei rekkje prinsipp for tilskotsforvaltninga i fylket. Tilskot skal ha distrikt- og regionalpolitisk verknad over eit større geografisk område. Midlane som blir tildelt skal ha utløysande effekt på utviklingsprosjektet dei blir tildelt til. Vidare kjem det fram at ein i tildelingsprosessen skal vektlegge miljøprofil og berekraftig drift, tiltaka sin effekt på verdiskaping og sysselsetting i fylket, og om tiltaket er nyskapande og framtidsretta. Det blir vidare presisert at fylkeskommunen i utgangspunktet ikkje skal gi støtte til ordinær drift eller investeringar. Maksimal støttedel frå fylkeskommunen skal normalt vere 50 prosent, og ein skal som hovudregel unngå at eit tiltak eller prosjekt blir samfinansiert frå fleire kjelder disponert av fylkeskommunen Retningsliner og rutinar knytt til regelverket om offentleg støtte Næringsavdelinga har i sine skriftlege rutinar for sakshandsaming, innarbeida eit punkt i sakshandsamar si sjekkliste som omhandlar regelverk for offentleg støtte. 44 I vurdering av søknadar skal sakshandsamar vurdere «Formalitetar, t.d. statsstøtteregelverk/reglar om offentleg innkjøp». Spørsmål sakshandsamar skal stille seg i denne samanhengen er: «Er søknaden bedriftsretta? EØS-regelverk om offentleg støtte konflikt?». Frå Næringsavdelinga blir det opplyst om at avdelinga i sine tilskotsutlysingar sjeldan kjem bort i saker der sakshandsamar må føreta vurderingar av reglar for offentleg støtte/eøs-reglar. Det blir vist til at dette skuldast at avdelinga tek imot søknadar av tilretteleggjande art, og at dei ikkje skal handsame bedriftsretta saker. Det blir samtidig presisert at avdelinga er opptatt av å vere i stand til å oppdage om ein søknad kan vere bedriftsretta eller grense inn under EØS-reglane. I slike tilfelle blir sakene sendt over til Innovasjon Norge eller sjekka med jurist. Næringsavdeling opplyser om at dei, for å ha tilstrekkeleg kompetanse til å oppdage slike søknadar, er opptatt av å kurse seg i EØS-regelverket. Avdelinga har dei siste åra hatt regelmessige kurs i EØSregelverket, og har også arrangert kurs i statsstøtteregelverket for tilskotsforvaltarar i kommunar i fylket: Kurs for næringsavdelinga og andre inviterte i fylkeskommunen 2010/2011 Kurs heildag i regi av ALT advokatfirma april 2012 (tre deltakarar frå næringsavdelinga). Kurs heildag for næringsavdelinga og andre inviterte. September Store deler av næringsavdelinga deltok, i tillegg var det deltakarar frå plan og samfunnsavdelinga, fylkesrådmannen stab (inkludert juristar), fylkesmannen, og Kunnskapsparken i Sogn og Fjordane. Kurs for kommunane i statsstøtte og innkjøp. Februar Tilsette i næringsavdelinga som ikkje hadde kurs frå før eller ville ha nytt kurs hadde høve til å delta. 43 Retningsliner for verkemiddelbruk næringsutvikling. Vedtatt av Hovudutvalet for plan og næring. Gjeldande frå til dei vert endra av hovudutvalet. 44 Skriftlege rutinar Næringsavdelinga. Oppdatert Side 3. 36

55 Næringsavdelinga opplyser om at dei planlegg nytt kurs for kommunane der tilsette i Næringsavdeling og kan vere med. Kursa bidrar til å sikre kompetanse i avdelinga om korleis ein skal fange opp potensielle saker som grensar inn under EØS-reglane, og blir nytta som eit ledd i opplæringa av nye medarbeidarar. Også representantar frå Plan- og samfunnsavdelinga opplyser i intervju at tilsette i avdelinga har delteke i opplæring i regelverk om offentleg støtte i regi av Næringsavdelinga. Samtidig blir det vist til at regelverket om offentleg støtte sjeldan er aktuelt for ordningane som fell inn under Plan- og samfunnsavdelinga sitt ansvarsområde, og at tilsette i Næringsavdelinga har betre kompetanse på området. I intervju blir det også vist til at Næringsavdelinga nyleg har hatt eit døme på ein søknad som blei avslått fordi det ville vore brot på statsstøtteregelverket dersom det blei gitt tilskot. Det blir vidare kommentert at søknader om bedriftsretta støtte vanlegvis blir handsama av Innovasjon Norge og kommunane gjennom kommunale næringsfond, medan fylkeskommunen har ansvar for tilskot som er tilretteleggjande. I saksframlegg knytt til ein av søknadene om tilskot som blei vald ut som stikkprøve under ordninga tilskot til nærings- og samfunnsutvikling, blir det drøfta om ev støtte kan vere problematisk med omsyn til statsstøtteregelverket. Det blir konkludert med at ev. støtte ikkje vil vere ulovleg offentleg støtte. Saka er førebudd av Plan- og samfunnsavdelinga Sakshandsamingspraksis I avsnitta under blir praksisen ved handsaming av søknader om tilskot skildra. I hovudsak er dette gjort gjennom å skildre funn frå stikkprøvegjennomgangen innanfor fem ulike tilskotsordningar Førebels svar Representantar for Næringsavdelinga viser i intervju til at det har vore krevjande å få dei tilsette til å følgje opp punktet i avdelinga sine retningsliner om å gje førebels svar. Tidligare blei ikkje dette følgt konsekvent opp, men dei intervjua opplever at dette er betre no. Det blir vist til at det er viktig at søkjar høyrer frå avdelinga raskt, og seinast innan tre veker, og at dette er noko leiinga i avdelinga har vektlagt. I intervju blir det kommentert at det å gje førebelse svar krevjer lite frå avdeling si side, men at det blir opplevd som svært positivt for søkjarane. Representantar for Plan- og samfunnsavdelinga opplyser at det i avdelinga i varierande grad blir sendt ut førebels svar. Avdelinga har ikkje noko systematisert eller automatisk prosedyre for utsending av førebels svar, så det kan variere kva som blir gjort manuelt av den enkelte sakshandsamar. Det blir kommentert at det i ein del tilfelle blir sendt ut e-post med stadfesting på at søknad er motteke, men at avdelinga nok har forbetringspotensiale når det kjem til førebels svar. Heller ikkje Kulturavdelinga har ei tydeleg rutine for å sende ut førebels svar til søkjarar. For søknader som kjem inn gjennom elektroniske søknadsskjema blir det sendt ut automatisk stadfesting på at søknad er motteken, medan det for søknadar som kjem inn per e-post eller fysisk post varierer om dette blir gjort. I desse tilfella er det i stor grad opp til den enkelte sakshandsamar i kva grad det blir sendt ei slik stadfesting. Stikkprøvegjennomgangen revisjonen har gjennomført viser mellom anna følgjande: I dei utvalde sakene innanfor ordninga allment kulturarbeid er det i dei fleste av sakene ikkje sendt førebels svar, ut over automatisk kvittering om at søknad er mottatt. I retningslinene til ordninga er det vist til søknadsfrist, at søknadene vil bli handsama i Hovudutval for kultur, og at søkjar vil bli tilskrive så snart vedtak er gjort. Det går ikkje fram av retningslinene om lag kor lang tid søkjar må rekne med at det går før vedtak blir fatta. 37

56 Stikkprøvegjennomgang viser at det innanfor tilskotsordninga fylkeskommunalt ENØK-fond ikkje er sendt førebels svar i nokon av sakane (jf. krav i fvl. 11a). Det blir vist til søknadsfrist i utlysing og vedtekter for tilskotsordninga, men det går ikkje fram kor lang tid søkjar må rekne med at det går før vedtak blir fatta. I eitt tilfelle under tilskotsordninga tilskot til nærings- og samfunnsutvikling, blir den oppgitte handsamingsdatoen på fylkeskommunen si nettside overskride, utan at dokumentasjonen viser at søkjar blir orientert om dette. Av informasjonen på nettsida til fylkeskommunen går det fram at det er fire søknadsfristar i året, og det blir opplyst kva dato søknadene som kjem inn innan kvar søknadsfrist vil bli handsama i Hovudutval for plan og næring. Når det gjeld tilskotsordninga Kulturutviklingsmidlar, blir det opplyst i retningslinene som er tilgjengelige på fylkeskommunen si heimeside at søkjarar vil bli orienterte om vedtaket innan 1. april. Også når det gjeld tilskotsordninga Marint verdiskapingsfond går det fram av informasjonen på heimesida til fylkeskommunen dato for kva tid Hovudutval for plan og næring vil handsame søknader om tilskot Grunngjeving av vedtak og innhald i underrettingsbrev I intervju blir det kommentert at det innanfor kulturfeltet i ein del tilfelle kan vere vanskeleg å grunngi avslag på ein tydeleg måte, då kriteria for fleire av tilskotsordningane er såpass generelle at dei er vanskelege å vise direkte til i sakshandsaminga. Leiarane for høvesvis Hovudutval for kultur og Hovudutval for plan og næring viser i intervju til at dei opplever at saksframlegga frå administrasjonen har tilstrekkeleg informasjon om dei ulike søknadene, og om vurderingane administrasjonen har gjort. Det blir kommentert at administrasjonen har saklege og gode grunngjevnader for sine vurderingar. Ein av hovudutvalsleiarane kommenterer at det i møta i hovudutvalet ofte er mest fokus på søknadar der det blir tilrådd avslag. Det blir vist til at politikarane vil sikre at avslag blir gitt på tydeleg og korrekt grunnlag, og unngå at søkjarar blir urettmessig forbigått. Hovudutvalsleiar opplever at administrasjon gjennom kombinasjonen skriftleg vurdering i innstillingane og munnlege svar på spørsmål frå utvalet, gjer godt greie for innstillingar på avslag. Også den andre hovudutvalsleiaren som er intervjua, kommenterer at det gjerne er i tilfelle der det blir tilrådd avslag, at hovudutvalet ser behov for å få ytterlegare informasjon, og stiller spørsmål til administrasjonen sine representantar i møtet. Administrasjonen gir gjennom sin svar gode og saklege grunngjevnader for innstillingane, blir det opplyst. Vidare kommenterer ein av hovudutvalsleiarane at det er vanskeleg å gjere store endringar når innstillingar om tildeling først føreligg frå administrasjon. Vedkomande omtalar situasjonen som at «bordet fangar». Med det meiner han at innstillingane frå administrasjonen er offentlege, og skapar forventningar hjå søkjarane om tilskot frå fylkeskommunen, slik at det er vanskeleg for hovudutvalet å gjere store endringar i forhold til den innstillinga som føreligg. Stikkprøvegjennomgangen revisjonen har gjennomført viser mellom anna følgjande: Innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid føreligg det ikkje alltid skriftleg dokumentasjon som skildrar grunngjeving for avslag. For eit av avslaga er det i underretting om vedtak vist til at ein kan finne hele saka på heimesida til fylkeskommunen, under politiske saker, men det er ikkje gitt informasjon om på kva vis søkjaren kan bli kjent med grunngjevinga for vedtaket. 45 I samband med verifisering av datadelen av rapporten, viser Kulturavdelinga til at det er vist til sak og saksprotokoll, og at søkjaren der kan finne grunngjeving for avslaget utan at det er nemnd i avslagsbrevet. 45 Eitt avslag i stikkprøvegjennomgangen er gjort administrativt etter delegert mynde. Her går ei generell grunngjeving fram av underrettingsbrevet som er sendt til søkjar. Det er vist til kriteria som blir vektlagt i handsaminga av søknader, at søknader blir vurdert opp mot den økonomiske ramma, og at arrangement som var knytt opp mot fylkesjubileet blei prioritert i I samband med verifisering av datadelen av rapporten viser Kulturavdelinga til at dersom søkjar ikkje fell innanfor desse kriteria, får dei avslag. 38

57 Innanfor alle tilskotsordningane der revisjonen har gjennomgått saker der det blir løyv tilskot som er mindre enn beløpet det blei søkt om 46, er det tilfelle der det ikkje er skriftleg grunngjeve kvifor det blir løyvd mindre tilskot enn søknadsbeløpet. Sakshandsamar for ei av tilskotsordningane kommenterer i den samanheng at tilskota ikkje er ei rettigheitsbasert løyving med faste kriterium for kor mykje søkjaren kan få. Det blir vist til at retningslinene seier at fylkeskommunen ikkje yt tilskot ut over 1/3, og at hovudutvalet vurderer kva tilskot som blir gitt innanfor gjeldande retningsliner, heilskapleg vurdering av søkjarmassen, kulturfaglege vurderingar og tidlegare praksis. I tilfelle der søknader har blitt flytta frå andre tilskotsordningar, går det ikkje alltid fram av saksframlegg eller underretting om vedtak at vedtaket dreier seg om ein søknad om tilskot som opphavleg var retta mot ei anna tilskotsordning. Det blir i dei underrettingane om vedtak der dette er aktuelt, ikkje vist til at søknaden er flytta til ei anna ordning, og dermed heller ikkje tydeleggjort at det aktuelle brevet er svar på ein søknad som blei sendt inn til ei anna tilskotsordning. Det føreligg heller ikkje alltid dokumentasjon på at søkjar er orientert om at søknaden blir flytta til ei anna tilskotsordning. Til dømes: a) I ei underretting om vedtak innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid blir det i orientering om vedtak vist til «Kulturmidlar 2013 løyvingar til festivalar/spel/arrangement», og i underrettingsbrevet står det «viser til dykkar søknad om kulturmidlar for 2013», sjølv om det opphavleg var søkt på «Kulturutviklingsmidlar». Det går ikkje fram av dokumentasjonen at det har vore dialog med søkjar i samband med flytting av søknaden til ei anna tilskotsordning. b) I eitt tilfelle er det søkt om tilskot innanfor ordninga Allment kulturarbeid, men søknaden blir handsama og tildelt midlar frå ordninga Kulturutviklingsmidlar. Det går ikkje fram av dokumentasjonen at det har vore dialog med søkjar i samband med flytting av søknaden til ei anna tilskotsordning. Det går heller ikkje fram av vurdering av søknaden eller orientering om vedtak at dette dreier seg om ein søknad som opphavleg var retta mot ordninga Allment kulturarbeid. I underretting om vedtak som gjeld Allment kulturarbeid går det fram at underrettinga gjeld Kulturmidlar 2013, og at det anten gjeld «tilskot til kulturorganisasjonar» eller «tilskot til arrangement». Det går ikkje eksplisitt fram av underrettingane som dreier seg om tilskot til kulturorganisasjonar at dette er det same som grunnstønad/driftsstønad. I underrettingsbrevet blir det vist til motteken søknad om kulturmidlar, og til saka frå hovudutvalet som er tilgjengeleg på heimesida til fylkeskommunen. Innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid er det eitt tilfelle der same aktør har levert to søknader om tilskot (ein til drift av organisasjonen, ein annan til delfinansiering av ei tilskotsordning som organisasjonen har ansvar for). Det er definert søknadsbeløp for kvar av søknadene. Søknadene er handsama samla av fylkeskommunen, og det er gjort eitt vedtak og sendt ut eitt brev med melding om vedtak. Det samla tildelte beløpet er halvparten av samla omsøkt beløp, og det går ikkje fram av saksframstilling, vedtak eller melding om vedtak kor stor del av tilskotet som er knytt til kvar av dei to søknadene. I saksframstillinga er samla tilråding til drift/grunnstønad og aktivitet stilt saman som eitt beløp. I underretting om vedtak går det ikkje fram at vedtaket er svar på begge søknadene, og det går heller ikkje fram at delar av tilskotet er knytt til aktivitet. I underrettinga er vidare vist til føresetnader for utbetaling som tilsvarar dei som inngår i malen for grunnstønad (årsmelding/rekneskap for føregåande år, samt plan/budsjett for inneverande år). Det er ikkje stilt krav om rapportering knytt til tilskot til aktivitet. I samband med verifisering av datadelen i rapporten, informerer Kulturavdelinga om at det i denne saka blir vist til saksframstilling på heimesida, der det går fram kva det er søkt på og at det er ei total fordeling til drift eller aktivitet. Kulturavdelinga opplyser også om at rekneskap og årsmelding blir godteke som rapportering for søknaden. 46 Dette gjeld alle dei gjennomgåtte tilskotsordningane unntatt Marint Verdiskapingsfond. Innan tilskotsordninga Marint Verdiskapingsfond har ikkje revisjonen gått gjennom saker der søkjar har fått delvis innvilga omsøkt beløp 39

58 I ei orientering om vedtak innanfor tilskot til nærings- og samfunnsutvikling 47, er det vist til feil sak i hovudutvalet, og feil dato for handsaming av saka. I ei sak som gjeld tilskot til nærings- og samfunnsutvikling 48 er det innstilt på å gje tilskot, men i hovudutvalet blei det ikkje stemt for innstillinga på dette punktet. Avgjerda i hovudutvalet om å ikkje gje tilskot til den aktuelle søkjaren er ikkje grunngitt. Det er ikkje sendt orientering om vedtak til søkjaren etter vedtak i hovudutvalet Informasjon om klagerett og retten til å sjå dokumenta i saken Stikkprøvene viser at det i underrettingsbrev til søkjarar i ulik grad blir gitt informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans og nærare framgangsmåte ved klage. Innanfor tilskotsordninga Marint Verdiskapingsfond blir det i underretting om vedtak ikkje gitt informasjon om rett til å klage, klagefrist mv. Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at det er medvite frå Næringsavdelinga si side å ikkje skrive noko om klagerett. Dette er fordi dei aktuelle søkjarane har fått løyving om tilskot i samsvar med søknaden, og det heller ikkje er gitt nokre føringar for tilsegnet utover standardvilkår. Næringsavdelinga vurderer då at informasjon om klagerett er unødvendig informasjon. I ei av dei aktuelle sakene er det gitt avslag på søknaden om tilskot, samtidig som Hovudutval for plan og næring gir fylkesdirektør for næring fullmakt til å fullføre dialog med søkjar med tanke på å utvikle vidare prosjektplanar og sette nærare vilkår for tildeling, samt fullmakt til å disponere midlar til å delfinansiere endelege prosjekt som kjem ut av dialogen med søkjar. Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at denne vidare dialogen nok ligg til grunn for at det ikkje er opplyst om klagerett mv i underretting om avslag. Når det gjeld underretting om vedtak knytt til tilskot til nærings- og samfunnsutvikling, blir det i ulik grad gitt informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. Til dømes: a) I ei orientering om avslag blir det opplyst om klagerett, men ikkje om klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. Det er vist til nettsida til fylkeskommunen for meir informasjon. b) I ei orientering om avslag er det ikkje informert om klagerett. c) I ei orientering om vedtak der søknadsbeløpet blir delvis innvilga, er det ikkje orientert om kven som er klageinstans. Det er vist til at ein kan finne klageskjema på nettsida til fylkeskommunen. Frå Næringsavdelinga blir det kommentert at det i samband med klagerett blir vist til nettsida til Næringsavdelinga, der det mellom anna blir opplyst om klagefrist. Det blir vist til at informasjon om klagerett står i utlysinga av tilskot til nærings- og samfunnsutvikling. Det blir vidare vist til følgjande: «Elles praktiserer vi ein klagerett som går vidare enn lovverket, då det ikkje nødvendigvis er enkeltvedtak å gje tilskot t.d. til kommunar. Men vi skal sjølvsagt følgje våre eigne rutinar.» I underretting om vedtak knytt til tilskotsordninga ENØK-fond, blir det ikkje informert om klagerett, klagefrist, klageinstans eller den nærare framgangsmåte ved klage. Innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid blir det i underretting om vedtak opplyst om klagerett, men det blir ikkje informert om klagefrist, klageinstans eller den nærare framgangsmåte ved klage. Det er i underrettinga vist til kapittel VI i forvaltningslova, og lagt inn lenke til lovdata.no. 47 Saka er førebudd av Næringsavdelinga. 48 Saka er førebudd av Plan- og samfunnsavdelinga. 49 Den aktuelle saka er nærare omtalt i kapittel under. 40

59 Innanfor tilskotsordninga Kulturutviklingsmidlar blir det i orientering om vedtak orientert om klagerett, klagefrist og kor ei eventuell klage skal sendast, men det blir ikkje informert om kven som er klageinstans. Det er vist til forvaltningslova kap VI. I intervju blir det opplyst at det er få klagesaker knytt til tilskotsforvaltninga både innanfor kulturområdet og nærings- og samfunnsutvikling. I stikkprøvegjennomgangen er det eit døme på ei klage som har blitt handsama på nytt i Hovudutval for kultur utan å få medhald, og som deretter er handsama i Fylkesutvalet som er klageorgan. Heller ikkje i Fylkesutvalet fekk klagaren medhald. Ingen av underrettingane om vedtak som inngår i stikkprøvekontrollen, inneheld informasjon om at søkjar i medhald av forvaltningslova 18, jfr 19, har rett til å sjå dokumenta i saka. Det er likevel i mange tilfelle vist til saksframlegg og protokoll frå møte i hovudutvalet. Til dømes refererer nokre av underrettingane heile vedtaket i hovudutvalet, og viser til sak med saksframstilling, nokre underrettingar viser til at ein kan lese heile saka på heimesida til fylkeskommunen, under politiske saker, i nokre underrettingar går det fram at protokoll og saksutgreiing følgjer vedlagt. Det er også døme på underrettingar om vedtak der det ikkje blir vist til andre aktuelle dokument knytt til vedtaket Andre observasjonar i samband med stikkprøvegjennomgangen I ei av sakene innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid er det tildelt tilskot på kr ,- til ein søkjar. Av søknaden, saksførebuinga eller orientering om vedtak går det ikkje fram om søknad og vedtak dreier seg om grunnstønad/driftsstøtte eller tilskot til prosjekt/tiltak. I oversikter over søknader og tildelingar innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid i 2013, er søkjaren og tilskotet lista opp under «tiltak». Revisjonen får likevel opplyst frå Kulturavdelinga at dette dreier seg om grunnstønad/driftstilskot. Søknaden og andre dokument frå søkjar inneheld verken budsjett for eit konkret tiltak, eller for det aktuelle året (2013), men søknaden inneheld ei skildring av utfordringar, samt naudsynte tiltak og planar for Av orientering om vedtak går det fram nokre føresetnader for utbetaling av tilskotet. Blant føresetnadene er at «Vi har motteke naudsynte vedlegg (årsmelding/rekneskap og årsplan/budsjett». Revisjonen har fått opplyst at tilskotet blei utbetalt i april Ei av sakene innanfor ordninga Tilskot til nærings- og samfunnsutvikling som blei vald ut som stikkprøve, var i saksframlegg og tilråding frå fylkesdirektør for plan og samfunn tilrådd tilskot. Av protokoll frå handsaminga av saka i Hovudutval for plan og næring, går det fram at ingen stemte for dette punktet i tilrådinga. Det går ikkje fram av det endelege vedtaket at hovudutvalet vedtar å ikkje gje tilskot til den aktuelle søkjaren, det aktuelle punktet frå innstillinga er berre tatt ut. Grunngjeving for avslaget går heller ikkje fram av protokollen eller andre dokument revisjonen har motteke. Søkjaren har ikkje fått skriftleg orientering om vedtaket, med informasjon om klagerett mv. Det blir imidlertid opplyst frå Plan- og samfunnsavdelinga at det etter handsaminga av saka i hovudutvalet var kontakt med søkjar per telefon/e-post. Denne dialogen er ikkje dokumentert i saka. På bakgrunn av dialogen blei det levert ein ny søknad. Denne blei handsama under administrativ fullmakt, og søkjaren blei tildelt kr Det er rapportert om gjennomført tiltak, og tilskotet er utbetalt. Ein søknad om tilskot er sendt direkte til fylkesdirektør for næring, og er handsama administrativt innanfor den administrative fullmakta på kr ,- som er gitt til fylkesdirektøren. Det er løyvd tilskot på kr ,-. Det er ikkje sendt underretting om vedtak i brevs form. Frå Næringsavdelinga blir det opplyst at søkjar blei orientert om avgjerda per e-post. Slik underretting er ikkje dokumentert i saka revisjonen har fått oversendt. I samband med verifisering av datadelen i rapporten, blir det opplyst frå Næringsavdelinga om at det er rapportert på tilskotet og at midlane er betalt ut. Innanfor ordninga «Allment kulturarbeid» er det i orientering om vedtak til søkjarane vist til at vedtaket gjeld Kulturmidlar Kulturmidlar er også tittelen på søknadsskjemaet som skal 41

60 nyttast. Det er verken i søknadsskjemaet eller orientering om vedtak vist til tilskotsordninga Allment kulturarbeid Dokumentasjon av sakshandsaminga I Næringsavdelinga sine skriftlege rutinar blir det skildra korleis tilsegnsbrev, avslag og svar skal arkiverast på saksnummeret til saka det gjeld. Utover dette, er det ikkje spesifisert i retningsliner eller rutinar korleis sakshandsaminga innan tilskotsforvaltning skal dokumenterast. I samband med verifisering av datadelen av rapporten, peiker Næringsavdelinga på det er eit grunnleggjande krav at saksutgreiinga skal utarbeidast og arkiverast i fylkeskommunen sitt arkivsystem. Vidare blir det vist til at det i dei skriftlege rutinane til avdelinga står at det i sakshandsaminga skal visast til tidlegare vedtak, eventuelle fråsegner frå andre og at saka skal drøftast med relevante fagpersonar i organisasjonen. Det blir og opplyst om at utsjekk med fagpersonar t.d. jurist blir tatt inn i saksframstilling, men at dialogen med jurist ikkje alltid blir arkivert i arkivsystemet. Representantar for dei ulike avdelingane gir i intervju uttrykk for at all vesentleg informasjon blir arkivert på saka, og er lett å finne fram og etterprøve. Samtidig er det fleire som peiker på at kommunikasjon med søkjarar blir arkivert etter skjøn, og at det kan varierer i kva grad e-postkontakt med søkjarar, eller avklaringar over telefon, blir arkivert i saka. Nokre av dei som er intervjua gir uttrykk for at det nok kan vere eit forbetringspotensiale når det gjeld å sikre at korrespondanse per e-post eller telefon relatert til ein søknad om tilskot blir arkivert. Oversendt dokumentasjon i samband med stikkprøvegjennomgangen viser at det i enkelte tilfelle blir opplyst frå sakshandsamar at det er gjort avklaringar og/eller gitt informasjon til søkjarar utan at dette er dokumentert i saka Rutinar for vurdering av habilitet Det er ikkje utarbeid retningsliner eller rutinar i fylkeskommunen som inneheld konkrete rutinar for korleis til dømes ein sakshandsamar skal gå fram for å vurdering eigen habilitet i samband med sakshandsaming. Det er heller ikkje retningsliner for korleis eventuelle vurderingar av habilitet i samband med sakshandsaming/saksførebuing skal dokumenterast. Nokre av dei som er intervjua opplyser at vurderingar av habilitet har vore eitt av fleire tema i kurs for sakshandsamarar, medan andre av dei som er intervjua ikkje kan hugse å ha deltatt på kurs eller anna opplæring der dette har vore tema. I brev frå Næringsavdelinga 50 blir det om habilitetsvurdering sagt at: «Fylkeskommunen legg vekt på at etisk haldning, også må få gjennomslag i praktisk handling. I fylkeskommunen sine etiske retningsliner står det mellom anna at vi skal følgje lover, reglar og ordningar som gjeld, men retningslinene går også vidare enn det som er lovpålagt. Fylkeskommunale aktørar skal unngå å kome i situasjonar som fører til konflikt mellom personlege interesser og interessene til fylkeskommunen. Dette kan også gjelde sjølv om tilhøvet ikkje vert ramma av reglane om ugildskap etter forvaltningslova.» Generelt blir det opplyst om at det ikkje føreligg noko sjekkliste eller liknande som omtalar krav til vurdering av habilitet. Det blir vist til at kvar einskild sakshandsamar har ansvar for å melde frå til leiar dersom ein er i tvil om eigen habilitet, eller om det er forhold som gjer at ein bør vurdere habiliteten nærare. I slike tilfelle gjer leiar ei nærare vurdering, og drøftar eventuelt med jurist dersom det blir vurdert som naudsynt. 50 Sogn og Fjordane fylkeskommune v/næringsavdelinga: Oversending av dokument frå næring. Brev datert

61 Frå Næringsavdelinga blir det vist til at habilitet ikkje er ei vanleg problemstilling, sidan Næringsavdelinga ikkje gjer tilskot til einskildpersonar eller bedrifter, men til tilretteleggjande tiltak som skal kome fellesskapet og mange aktørar til gode. Avdelinga har likevel fokus på at deltaking i styre kan vere problematisk, og tilsette i avdelinga deltar eventuelt heller som observatørar enn som styremedlem. Leiar for høvesvis Hovudutval for kultur og Hovudutval for plan og næring gir i intervju uttrykk for at det i hovudutvala er høg medvet om habilitet, og at det førekjem at medlemmar av hovudutvala melder frå om at dei er inhabile i ei tilskotssak, eller eventuelt er usikre på om dei er habile. Begge hovudutvalsleiarane opplever at dette blir handtert ryddig og greitt. Som oftast blir det meldt frå på førehand dersom eit medlem av eit av hovudutvala er inhabil i ei sak, slik at ein får kalla inn vara. I enkelte tilfelle blir spørsmål om mogleg inhabilitet tatt opp i møtet, og handtert der og da. I stikkprøvegjennomgangen som revisjonen har gjennomført, er det eit døme på ei sak der eit medlem av Hovudutval for kultur meldte seg inhabil. Det går fram av protokoll frå møtet i hovudutvalet at aktuelt medlem av utvalet gikk frå som ugild i den aktuelle saka. Det går ikkje fram av protokollen om det var kalla inn vara i saka. 4.6 Rapportering frå tilskotsmottakarar I intervju med representantar frå høvesvis Næringsavdelinga, Plan- og samfunnsavdelinga og Kulturavdelinga, blir det opplyst at det alltid blir stilt krav om rapportering i samband med tilsegn om tilskot. Når det gjeld tilskot til prosjekt/tiltak på kulturområdet, blir det stilt krav til rapportering om gjennomføring av tiltak/prosjekt, før utbetaling av tilskot. Det er utarbeidd eit eige rapporteringsskjema tilskotsmottakar skal nytte til dette, som blir lagt ved underrettingsbrevet om tilskot. Skjemaet ligg også tilgjengeleg på heimesida til fylkeskommunen. Tilskot blir utbetalt når tiltak er gjennomført og Kulturavdelinga har motteke rapport. Driftstilskot til organisasjonar blir utbetalt når Kulturavdelinga har motteke rapport og rekneskap frå føregåande år, samt budsjett og planar for søknadsåret. Kva som er gjeldande rapporteringspraksis for kvar einskild ordning, blir det opplyst om i vilkåra for ordninga på nett og i tildelingsbrev. Som regel må søkjar levere prosjektrapport/sluttrapport, samt rekneskap. I fylkeskommunen sine malar for tilskotsbrev blir det informert om vilkåra for tilskotstildelinga, under dette krav til rapportering og kontroll. Det blir kommentert at ulike statleg finansierte ordningar kan ha særlege reglar om rapportering, og at slike rapporteringsreglar vil gå fram av tildelingsbrevet for den enkelte ordninga. Det blir opplyst at det for tilskotsordninga Kulturutviklingsmidlar av og til blir gjort unntak frå regelen om etterskotsutbetaling utløyst av rapport. Dette gjeld særleg i tilfelle der tilskotet er så stort at det er vanskeleg for mottakar å forskotere beløpet sjølv, og der tilskotet er avgjerande for å få realisert prosjektet eller tiltaket. I desse høva kan fylkeskommunen akseptere rapportering i etterkant, dersom søkjar leverer førebels rapport og rekneskap undervegs i prosessen. I 2013 blei denne framgangsmåten nytta i om lag 20 prosent av sakene under Kulturutviklingsmidlarordninga (4 av 20 løyvde tilskot). Når det gjeld Næringsavdelinga, ligg det i dei skriftlege rutinane at sakshandsamar har ansvar for å følgje opp tilsegna til det er avslutta. Alle utbetalingar skal sjekkast opp mot vilkåra i tilsegnsbrevet, under dette rapporteringskrav. Representantar for Næringsavdelinga viser i intervju til at alle som får tildelt midlar må rapportere, men at krava til rapportering varierer noko med storleiken på tilskotet og kva det gjeld. Ein krev til dømes mindre rapportering for dei som har fått ei løyving på kroner gjennom administrativt tilsegn. For tilskot på over kroner, krevjast som hovudregel meir omfattande rapportar og revisorattestert rekneskap. Løyvingar under kroner utbetalast på etterskot, medan ein ved løyvingar over kroner betalar ut på forskot og undervegs, etter kvart som ulike rapporteringskrav er oppfylt (25 prosent ved stadfesting av vilkår, ytterlegare 50 prosent ved dokumentering av løpande 43

62 kostnadar, dei siste 25 prosent ved endeleg rapport). Sakshandsamar skal kontrollere at rapporten oppfyller krava i tilsegnsbrevet før sluttsummen blir utbetalt. I den samanheng blir det opplyst at det førekjem at ein ikkje er nøgd med rapporten, og at det blir kravd ytterlegare opplysningar eller at restsummen ikkje blir utbetalt. Også representantar for Plan- og samfunnsavdelinga opplyser at det i løyvingsbrev alltid blir stilt krav om rapportering. Kontroll av innkomen rapportering blir gjort manuelt, men dei intervjua opplever at avdelinga i all hovudsak har god kontroll på om søkjar har rapportert eller ikkje. Dei må ofte purre på søkjar for å få inn rapportering, men rapportane det er behov for kjem som regel inn. Det blir opplyst at innhaldet i innkomne rapporteringar alltid blir kontrollert i forhold til dei rapporteringskrav som blei stilt i tilsegnsbrevet. Med eit manuelt system for kontroll av innrapportering, opplever likevel dei som er intervjua at avdelinga har eit viss forbetringspotensiale på dette feltet. Ein av sakshandsamarane viser til at vedkomande vurderer å lage ein tabell der det fortløpande kan leggjast inn informasjon om rapport er mottatt, for å gi enklare oversikt over motteke rapportering. Det blir vist til at i ordningar der same søkjarar går igjen frå år til år, blir det alltid kontrollert om fjorårets rapporteringskrav er oppfylt, før eventuelle nye midlar blir tildelt. Det blir kommentert at dette til dømes gjeld ordninga Fysisk aktivitet i eit folkehelseperspektiv, der tilskotet blir utbetalt på førehand, og det skal rapporterast i etterkant. Samtidig blir det vist til at frist for rapportering gjerne er sett til 31. desember, men at det ofte ikkje blir kontrollert om rapport har komen inn før sakshandsamar begynner å handsame neste års søknader i februar. Ofte er det berre dei som søkjer på nytt som blir kontrollert med tanke på rapportering for førre år, og det blir vist til at det her er eit forbetringspotensial. Gjennomgang av stikkprøver viser at det blir stilt krav om rapportering i alle tildelingsbrev. Kva krav som blir stilt til rapportering varierer med kva ordning det gjeld og størrelsen på tilskotet, jf. avsnitta over. For tilskotsordninga allment kulturarbeid blir det ved tilskot til aktivitet stilt krav til rapportering om gjennomføring. Ved grunnstønad blir det ikkje stilt krav om rapportering, ut over at det er ein føresetnad for utbetaling av tilskot at plan/budsjett for inneverande år, samt årsmelding og rekneskap for føregåande år, er levert. 4.7 Evaluering av tilskotsordningane Når det gjeld evaluering av tilskotsordningar på næringsområdet, blir det i brev frå Næringsavdelinga 51 opplyst følgjande: «INU-FSF har i perioden disponert om lag 250 mill. kr. Møreforsking har på oppdrag frå INU-FSF gjort ei effektevaluering av tilskotsordninga i åra Elles er det ikkje gjort større evalueringar av einskilde tilskotsordningar. Men utlysingstekst og kriterier vert vurdert kvart år. Eksempelvis for reiseliv vert det utarbeida ein årsrapport og handlingsplan for neste år, der mål og innsats for vert konkretisert. Dette vert handsama av hovudutval for plan og næring. Erfaringane frå tidlegare år og handlingsplan dannar grunnlaget for arbeidet som partnarskapen gjennom styringsgruppa for reiselivsplanen gjer med utlysingstekst. Det blir også gjort evalueringa av særskilte prosjekt, tiltak og programsatsingar. Vi rapporterer kvart år både med skriftleg beskriving og gjennom ein statistikkrapport til KMD. Vi sender dette til dykk på førespurnad. Vi viser elles til forvaltningsrevisjon av næringsretta tiltak frå 2011, og gjennomgang av tilskotsforvaltninga av Kap. 551 i fylka sjå kapittel 10.» Sogn og Fjordane fylkeskommune v/næringsavdelinga: Oversending av dokument frå næring. Brev datert I forvaltningsrevisjon av næringsretta tiltak frå 2011, blir det peikt på at evaluering av effekten av ulike prosjekt og tiltak som fell inn under Næringsavdelinga sitt virkeområde er utfordrande. I rapporten blir det mellom anna nemnt at Næringsavdelinga ikkje har gode nok verktøy og metodar for å måle resultat og effektar. 44

63 Representantar for Næringsavdelinga viser til at det er fylkeskommunen som er ansvarleg for evalueringar av tilskotsordningane. Samtidig blir det opplyst om at det kan tenkast at departementet gjennomfører nasjonale evalueringar, slik som gjennomgangen av tilskotsforvaltninga av midlar over Statsbudsjettet Kap. 551, post 60 og 61 frå Representantar for Plan- og samfunnsavdelinga viser i intervju til at det for tilskotsordningane som blir forvalta av avdelinga ikkje blir gjort systematiske evalueringar av i kva grad tiltaka som får tildelt tilskotsmidlar bidrar til å realisere føremåla med ordningane. Det blir kommentert at dette nok kunne ha vore gjort i større grad. Av konkrete, større evalueringar, blei tilskotsordninga Fylkeskommunalt ENØK-fond gjennomgått i Denne evalueringa tok for seg mellom anna fordeling av midlar på tiltakstype, opplevd effekt av ordninga blant brukarane mm.. Det blir opplyst at vurdering av om dei ulike ordningane skal oppretthaldast og vidareførast også i nokon grad blir gjort gjennom årsmelding og budsjettarbeid. Når det gjeld tilskotsordningane der avdelinga forvaltar statlege midlar, evaluerer staten sjølv ordningane ut frå rapportar frå fylka og forskingsresultat. For ordninga Tilskot til fysisk aktivitet i eit folkehelseperspektiv må fylkeskommunen sin rapport til Helsedirektoratet for eksempel innehalde diskusjon av måloppnåing, under dette ei fyldigare omtale av nokre utvalde tiltak. Sjølv om denne rapporteringa ikkje er ein fullverdig gjennomgang av måloppnåing, opplyser Plan- og samfunnsavdelinga om at den fører til at dei har fokus på og reflekterer over effekten av ordninga i fylket. Rapporten blir også lagt fram for Hovudutval for plan og næring til orientering. Representantar for Kulturavdelinga opplyser i intervju at det ikkje er gjennomført større evalueringar av dei ulike tilskotsordningane tilhøyrande kulturområdet. Utlysingstekst og vilkår for tildeling blir gjennomgått og ev. revidert årleg, med basis i fylkeskommunen sine prioriterte satsingar. Utover dette, blir det opplyst i intervju at evaluering av tilskotsordningane i hovudsak skjer gjennom årsrapportar og årsmelding, samt gjennom budsjettførebuingssaker for kommande år. I intervju blir det vidare kommentert at det gjerne kunne ha blitt gjennomført meir omfattande evalueringar av i kva grad tilskotsordningane bidreg til å nå dei målsetningane fylkeskommunen har sett seg på kulturområdet. Det blir i den samanheng vist til at fylkeskommunen er inne i ein prosess der det blir arbeidd med ein ny kulturstrategi for sektoren. I samband med dette arbeidet er det sannsynleg at tilskotsordningane som verkemiddel på kulturfeltet i framtida kan bli knytt tettare til den overordna kulturstrategien. Fleire av dei som er intervjua, både frå administrasjonen og frå politisk nivå, kommenterer at det i mange tilfelle er vanskeleg å måle resultat og effektar av tilskotsordningane, og dermed å vurdere i kva grad ein når dei måla som er sett for tilskotsordningane. Representantar for Næringsavdelinga kommenterer i intervju at det at tilskota på næringsområdet først og fremst er tilretteleggjande tilskot, gjør det ekstra vanskeleg å måle resultat og effektar. Begge hovudutvalsleiarane som er intervjua kommenterer at det nok kunne ha vore enda meir fokus på måloppnåinga innanfor tilskotsordningane. Ein av dei viser til at hovudutvalet får lite informasjon om kva resultat og effektar prosjekt som har fått tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane har. Det er og lite informasjon om dei heilskaplege resultata av ordningane. Slik informasjon er heller ikkje etterspurt frå hovudutvalet si side, men leiar for hovudutvalet meiner at dette er noko utvalet kunne hatt nytte av å vite meir om. 45

64 5. Vurderingar 5.1 I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuelle politiske føringar på området? Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling? Etter revisjonen si vurdering er fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå i hovudsak tydeleg, når det gjeld tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling. Avgjerdsmynde i saker som gjeld søknad om tilskot er i all hovudsak delegert til Hovudutval for plan og næring, medan høvesvis Plan- og samfunnsavdelinga og Næringsavdelinga har ansvar for saksførebuinga i saker som skal til hovudutvalet, samt ansvar for iverksetting og oppfølging av dei vedtak som blir fatta. Samtidig meiner revisjonen at fordeling av rolle og mynde på nokre område ikkje er tilstrekkeleg tydeleg, eller i samsvar med dei overordna reglar og føringar som gjeld. Hovudutval for plan og næring har vidaredelegert vedtaksmynde og fullmakter for enkelte tilskotsordningar til høvesvis fylkesdirektør for plan og samfunn og fylkesdirektør for næring. Revisjonen meiner at delegering av mynde direkte frå hovudutvalet til fylkesdirektørane ikkje er i samsvar med kommuneloven. Det går fram av kommuneloven 23 (4) at «Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, ( ).» Av forarbeida til kommuneloven, går følgjande fram: «All myndighet skal delegeres til administrasjonssjefen som eventuelt kan delegere videre til sine underordnede. Disse vil da utøve myndigheten på administrasjonssjefens vegne og ansvar.» 53 Revisjonen kan heller ikkje sjå at delegering av mynde direkte frå hovudutvalet til fylkesdirektør er i samsvar med fylkeskommunen sitt deleringsreglement. Av pkt i delegeringsreglementet går det fram at all delegering frå politiske organ til administrasjonen skal skje til fylkesrådmannen. Etter revisjonen si vurdering inneber dette at all delegering av mynde frå hovudutvalet til administrasjonen må vere retta til fylkesrådmannen, som igjen kan avgjere eventuell vidaredelegering til fylkesdirektørane. For tiltak som fell inn under programområde 700 («tilrettelegging og støttefunksjonar for næringslivet») i fylkeskommunen sitt budsjett, har fylkesrådmann ifølgje budsjetteksten ei administrativ fullmakt på totalt inntil kr Fullmakta er vidaredelegert til fylkesdirektør for næring gjennom ansvarsbrev. Hovudutval for plan- og næring har gjennom reglement for politiske utval mynde til å styre fordelinga av budsjetterte midlar innan eigen sektor. For at hovudutvalet skal ha ei god oversikt over den samla bruken av midlar innan sektoren, meiner revisjonen at fylkeskommunen bør vurdere om bruken av den administrative fullmakta, her under tildelingar av tilskot, skal leggjast fram for hovudutvalet til orientering. 53 Ot.prp.nr.42 ( ) Om lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 46

65 5.1.2 Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet? Etter revisjonen si vurdering er fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå i hovudsak tydeleg også når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet. Avgjerdsmynde er i all hovudsak delegert til Hovudutval for kultur, medan Kulturavdelinga har ansvar for saksførebuinga i saker som skal til hovudutvalet, samt ansvar for iverksetting og oppfølging av vedtak som blir fatta. Samtidig er fylkesrådmannen gjennom delegeringsreglementet gitt mynde til å fordele tilskot på inntil kr innanfor kulturområdet. Slikt mynde er av fylkesrådmannen vidaredelegert til fylkesdirektør for kultur, og administrative vedtak innanfor fullmakta blir lagt fram for Hovudutval for kultur til orientering. Den spesifiserte beløpsgrensa på kroner dreier seg om storleiken på det løyvde tilskotet, uavhengig av om søkjar har søkt om eit høgare beløp. Undersøkinga viser døme på at det er fatta administrativt vedtak om tildeling av tilskot på inntil kr i saker der søknadssummen var langt over kr Basert på dette stiller revisjonen spørsmål ved om det er tilstrekkeleg tydeleg kva saker som kan handsamast innanfor det delegerte myndet, og revisjonen meiner fylkeskommunen bør vurdere om den etablerte praksisen er i samsvar med intensjonen med det delegerte myndet. Dersom intensjonen med delegasjonen til dømes er at små søknader kan handsamast administrativt, bør det etter revisjonen si vurdering presiserast at det er søknadsbeløpet som skal leggjast til grunn for eventuell administrativ handsaming, ikkje administrasjonen si vurdering av kva som er aktuelt tilskotsbeløp, uavhengig av søknadsbeløpet. 5.2 Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? Det er etablert nokre faste rutinar for samhandling og koordinering mellom avdelingane når det gjeld tilskotsforvaltning. Næringsavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga har i samarbeid ansvar for ordninga med tilskot til nærings- og samfunnsutvikling. Samarbeidet knytt til denne ordninga er i stor grad formalisert, med prosedyrar for fordeling av innkomne søknader, felles saksframlegg for Hovudutval for plan og næring, og felles mal for underrettingsbrev til søkjar. Plan- og samfunnsavdelinga samarbeider også med Kulturavdelinga, om utlysing av tilskotsmidlar med samanfallande søknadsfrist. I samband med utlysinga blir det halde eit samhandlingsmøte for å sikre at innkomne søknader blir handsama under riktig tilskotsordning, og at søkjar ikkje har søkt om tilskot til same tiltak frå fleire tilskotsordningar. Undersøkinga viser at dei involverte opplever at dette samarbeidet har gitt fylkeskommunen mykje betre kontroll på om det er søkjarar som søkjer om støtte til same tiltak frå fleire tilskotsordningar. Det kjem også fram av undersøkinga at søknadsskjema og malar for finansieringsplanar som søkjarar må fylle ut når dei søkjer om tilskot, krev at søkjarar må opplyse om det dersom dei søkjer om fleire tilskot til same tiltak. Revisjonen meiner at dei overnemnde tiltaka og rutinane står fram som føremålstenlege for å sikre koordinering og samhandling mellom avdelingane, og for å gi oversikt over saker der det er søkt om tilskot frå fleire ordningar til same tiltak. Samtidig går det fram av undersøkinga, at ut over desse rutinane er ansvar for koordinering og samhandling lagt til den enkelte 54 Til dømes går det av oversikter fram at omsøkt beløp er kr , medan søkjar gjennom administrativt vedtak er tildelt eit tilskot på kr

66 sakshandsamar, og er dermed avhengig av den enkelte sakshandsamar sitt initiativ. Det kjem fram av undersøkinga at det, særleg for søknader som kjem inn utanom hovudsøknadsfristane, er døme på saker der det ikkje har vore tilstrekkeleg samhandling. Dette dreier seg ikkje om saker der det blir gitt tilskot frå fleire ordningar, men om saker der søkjar etter revisjonen si vurdering burde fått rettleiing og informasjon om at søknaden til dømes passar betre inn under ei anna tilskotsordning, som blir forvalta av ei anna avdeling. Revisjonen vil i den samanheng presisere at fylkeskommunen etter forvaltningslova 11 har ei alminneleg rettleiingsplikt. 55 Revisjonen meiner på bakgrunn av dette at det per i dag ikkje er etablert tilstrekkelege rutinar for samhandling og koordinering, og meiner fylkeskommunen bør formalisere yttarlegare samhandlingsrutinar ut over dei som er etablert per i dag, for å sikre at samhandlinga i minst mogleg grad er personavhengig. 5.3 Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? Det er revisjonen si vurdering at det i all hovudsak er etablert gode system og praksisar for å sikre at informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for aktuelle målgrupper. Informasjon om alle tilskotsordningane er gjort tilgjengeleg på nettsidene til Sogn og Fjordane fylkeskommune. I tillegg blir det i stor grad annonsert gjennom lokalavisene i fylket, og til dels blir også sosiale media, e-post eller brev til potensielle søkjarar nytta for å informere om tilskotsordningar. Ei rekkje tilskotsordningar blir i tillegg kunngjort gjennom regionalforvaltning.no, og for enkelte tilskotsordningar blir det gitt ytterlegare informasjon/annonsering gjennom til dømes NHO, destinasjonsselskapa, departement mv. Når det gjeld informasjonen på nettsidene til fylkeskommunen, er denne i all hovudsak lett synleg og tilgjengeleg når ein går inn på fana «tilskotsordningar» som ligg på framsida til fylkeskommunen. Revisjonen meiner det å samle lenkje til alle tilskotsordningane på denne sida, bidrar til å gjere informasjonen lett tilgjengeleg, og at fylkeskommunen bør sikre at informasjon om alle tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg frå denne sida. Revisjonen finn samtidig grunn til å kommenterer enkelte punkt relatert til den informasjonen som blir formidla til potensielle søkjarar. For Kulturavdelinga sine tilskotsordningar Tilskot til allment kulturarbeid og Kulturutviklingsmidlar, er informasjonen som blir gitt til målgruppa relativt lik. Revisjonen meiner dette kan gjere det vanskeleg for søkjar å skilje ordningane frå kvarandre, og følgeleg vanskeleg å vere sikker på kva ordning ein skal sende inn søknad om tilskotsmidlar til. Av stikkprøvane går det også fram døme på at søknader er flytta frå den eine av desse ordningane til den andre. For å sikre at informasjonen om tilskotsordningane i størst mogleg grad er forståeleg for potensielle søkjarar, meiner revisjonen at fylkeskommunen bør vurdere om det er mogleg å gi ytterlegare informasjon som kan hjelpe søkjarar å skilje betre mellom dei aktuelle tilskotsordningane. Revisjonen vil også påpeike at det av stikkprøvegjennomgangen kjem fram at det i søknadsskjema og underrettingsbrev knytt til om tilskotsordninga Allment kulturarbeid er vist til søknad om og vedtak om «Kulturmidlar», utan at det går eksplisitt fram at dette dreier seg om tilskotsordninga Allment kulturarbeid. Revisjonen meiner at bruken av ulike omgrep og nemningar medfører ein risiko for at dette kan vere forvirrande for søkjarar, og meiner fylkeskommunen bør sikre ein konsistent bruk av omgrep i informasjon om tilskotsordninga, søknadsskjema og underrettingsbrev til søkjar. 55 Av 4 i forvaltningslovforskriften går det fram at «Skriftlig henvendelse som er kommet til urette myndighet, bør i alminnelighet oversendes rett myndighet direkte, samtidig som avsenderen underrettes om oversendingen.» 48

67 5.4 I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? I kva grad er det gjennom «Retningslinjer for verkemiddelbruk næringsutvikling» gitt tilfredsstillande retningsliner for fylkeskommunen si forvaltning av næringsretta midlar (herunder både statlege ordningar og eigne fylkeskommunale midlar)? Gjennom undersøkinga har det ikkje komen fram utfordringar eller manglar knytt til dei føringar for forvaltning av næringsretta midlar som er gitt gjennom Retningslinjer for verkemiddelbruk. Basert på dette er det revisjonen si vurdering at retningslinene fungerer etter føremålet, og gir tilfredsstillande retningsliner for forvaltninga av næringsretta midlar I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at regelverket om offentleg støtte blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? Næringsavdelinga har i sine skriftlege sakshandsamingsrutinar innarbeida eit punkt om kontroll av tilskotssøknader opp mot regelverk for offentleg støtte. Sakshandsamar skal ifølgje rutinane vurdere om søknadar er bedriftsretta, og om dei kan vere i konflikt med EØS-regelverk om offentleg støtte. For at sakshandsamar skal vere i stand til å gjere desse vurderingane, sørger Næringsavdelinga for at dei tilsette jamleg deltek på kurs for å auke kompetansen om regelverk om offentleg støtte. Næringsavdelinga arrangerer også kurs som omhandlar dette, der også sakshandsamarar frå andre avdelingar i fylkeskommunen har moglegheit til å delta. Basert på dette, meiner revisjonen at Næringsavdelinga har etablert føremålstenlege system og rutinar for å sikre at avdelinga er i stand til å oppdage saker som potensielt kan vere i strid med regelverk om offentleg støtte. Statsstøtteregelverket er i mindre grad relevant for dei andre avdelingane, men undersøkinga viser likevel eit døme på at ei sak som er førebudd av Plan- og samfunnsavdelinga er vurdert opp mot statsstøtteregelverket. Revisjonen meiner difor fylkeskommunen bør vurdere å systematisere arbeidet med at også tilsette i Plan- og samfunnsavdelinga og Kulturavdelinga deltar på relevante kurs, slik at dei tilsette kan tileigne seg tilstrekkeleg kompetanse til å kunne avgjere om ein søknad potensielt kan vere i konflikt med EØS-regelverk om offentleg støtte. Fylkeskommunen bør også etter revisjonen si vurdering sikre at det er gitt tilstrekkeleg tydelege føringar for å trekkje inn ressursar med meir spesialisert kompetanse på dette regelverket dersom ein meiner at ei sak kan vere omfatta av statsstøtteregelverket. 5.5 Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? Er det utarbeidd klåre føringar og/eller kriterium for tildeling av tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane? For alle tilskotsordningane er det utarbeidd skriftlege føremål, definert målgruppe og spesifisert tildelingsvilkår og moment som blir vektlagt i samband med vurdering av søknader. Revisjonen registrerer at føremål, vilkår og moment som blir vektlagt i tildelinga, i fleire tilfelle er nokså generelle, og at det innanfor dei ulike tilskotsordningane er stort rom for skjønnsmessige vurderingar. Etter revisjonen si vurdering kan dette gjere det vanskeleg å grunngi vedtak i tilskotssaker og prioritering av tilskot til enkelte tiltak på ein tilfredsstillande måte. Samtidig ser revisjonen at det ikkje alltid er verken mogleg eller føremålstenleg å gi meir spesifikke føringar eller kriterium for tildeling av tilskot, då det til dømes vil kunne utelukke søkjarar eller grupper av søkjarar som ein ikkje ønskjer å utelukke. Etter revisjonen si vurdering stiller imidlertid dette store krav til dokumentasjon av dei skjønnsmessige vurderingar som blir gjort i samband med handsaminga av søknader om tilskot, for å sikre at sakshandsaminga er etterprøvbar og i samsvar med god forvaltningsskikk. Revisjonen meiner også det er viktig at fylkeskommunen har system for jamleg å evaluere om definerte føremål, vilkår og moment som skal vektleggjast blir 49

68 etterlevd i praksis, og om det er behov for justeringar, presiseringar mv. i retningslinene for tilskotsordningane Blir forvaltningslova sine krav til sakshandsaming etterlevd? Revisjonen har gjennom undersøkinga avdekka manglar når det gjeld etterlevinga av enkelte krav til sakshandsaminga. Dette omfattar følgjande avvik frå krava i forvaltningslova: I fleire saker er det ikkje sendt førebels svar jf. forvaltningslova 11a andre og tredje ledd. For nokre tilskotsordningar er det gitt tydeleg informasjonen om sakshandsamingstid og kva tid søkjar kan vente svar på søknaden på nettsida til fylkeskommunen, og revisjonen meiner det i desse tilfella vil kunne vere rett å vurdere at det er «åpenbart unødvendig» å gi eit førebels svar (jf fvl. 11a andre ledd). Dette gjeld imidlertid ikkje alle tilskotsordningane. Det er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande at det ikkje er sendt førebels svar i dei tilfella der det går over ein månad før søknaden blir svart på, og det heller ikkje på anna lett tilgjengeleg vis er informert tydeleg om sakshandsamingstid og kva tid ein kan vente svar på søknaden. I nokre saker er vedtak om avslag eller delvis innvilging av søknadsbeløp etter revisjonen si vurdering ikkje tilstrekkeleg grunngjeve, då grunngjeving verken går fram gjennom dei dokumenta som inngår i saksførebuinga, vedtak i hovudutval eller underrettingsbrev til søkjar. Enkeltvedtak skal grunngis jf fvl. 24 og 25, og som det går fram av gjennomgangen av definisjonar i forvaltningslova med lovkommentarar, som er presentert i kap. 3.1 i rapporten, vil avgjerder som gjeld fordeling av tilskot som hovudregel reknast som enkeltvedtak. Sjølv om eit forvaltningsorgan kan la vere å gje ei samtidig grunngjeving i samband med vedtak om fordeling av tilskot, har søkjar rett på ei grunngjeving etter at vedtaket er fatta. Revisjonen vil også påpeike at det følgjer av alminnelege forvaltningsrettslege prinsipp og krav til sporbarheit i sakshandsaminga at grunngjevinga for vedtak som blir fatta skal dokumenterast. Dette er viktig både for å kunne gi ei tilfredsstillande grunngjeving etter at vedtak er fatta, og for at sakshandsaminga skal vere etterprøvbar til dømes i samband med ei klagesak. I mange underrettingsbrev er det vist til den politiske saka, men ingen av underrettingsbreva inneheld konkret informasjon om at søkjar har rett til å sjå dokumenta i saka, jf. fvl 27 tredje ledd. Underrettingsbreva inneheld heller ikkje eksplisitt informasjon om korleis partane kan bli kjent med grunngjevinga for vedtaket, jf. fvl. 27 andre ledd. I eitt tilfelle er det i underretting om vedtak vist til feil sak i hovudutvalet. I ei sak var det frå administrasjonen si side innstilt på å tildele tilskot, men hovudutvalet valde å ikkje følgje innstillinga. Søknaden og avgjerda om å ikkje tildele tilskot er ikkje omtalt i vedtaket frå hovudutvalet. Det føreligg heller inga grunngjeving for avslag, og det er ikkje sendt ut skriftleg underretting om vedtak. I ei anna sak som har blitt handsama innanfor den administrative fullmakta i Næringsavdelinga, er det ikkje dokumentert skriftleg vedtak eller underretting om vedtak. Handsaminga av begge desse sakene er etter revisjonen si vurdering ikkje i samsvar med forvaltningslova 23 og 27 om at eit enkeltvedtak skal vere skriftleg, og at det så snart som mogleg skal gis underretting om vedtaket. Underrettinga skal normalt vere skriftleg. I underretting om vedtak er det i ulik grad gitt informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. I nokre tilfelle er det ikkje gitt noko informasjon om klagerett mv, i andre tilfelle er det informert om klagerett men ikkje om klagefrist, klageinstans mv. Vidare er det nokre døme der det er informert om klagerett, klagefrist og kor ei eventuelle klage skal sendast, men ikkje om klageorgan. Revisjonen vil presisere at det etter forvaltningslova 27 skal informerast både om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage i underretting om vedtak. Det er ifølgje lovkommentarar 56 ikkje tilstrekkeleg at det til dømes blir vist til kor ein kan finne informasjon om klageåtgang. Informasjonen skal gå fram av sjølve underrettinga om vedtak. Revisjonen 56 Referert i kap. 3.1 i rapporten. 50

69 kan heller ikkje sjå at det er åtgang til å unnlate å gi informasjon om klageåtgang mv. i tilfelle der søkjar har fått innvilga det som det er søkt om. Det er difor revisjonen si vurdering at underrettingane om vedtak der det ikkje fullt ut er gitt informasjon om klagerett mv, ikkje er i samsvar med forvaltningslova 27. Det føreligg døme på saker der ein søknad har blitt flytta frå ei tilskotsordning til ei anna, utan at det er dokumentert at søkjar er informert om dette. I underrettingsbrev går det ikkje fram at søknaden er handsama i ei anna tilskotsordning enn den søknaden opphavleg var retta mot. Revisjonen meiner at søkjar, som følgje av rettleiingsplikta etter fvl. 11, skulle blitt informert om at fylkeskommunen finn det meir føremålstenleg å handsame søknaden under ei anna tilskotsordning enn der det er søkt. Når dette ikkje er gjort, meiner revisjonen også at det er ein vesentleg mangel ved underrettinga om vedtak at det ikkje er tydeleg at søknaden er blitt vurdert innan ei anna tilskotsordning enn den som er søkt på. Det føreligg døme på at ein søkjar har levert to separate søknader om høvesvis grunnstønad og aktivitetsstønad innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid. Det er definert søknadsbeløp for kvar av søknadene. Dei to søknadene er handsama samla, og det er gjort eitt vedtak og sendt eitt brev med underretting om vedtak. Det samla tildelte beløpet er halvparten av samla omsøkte beløp, men det er ikkje dokumentert kor stor del av tilskotet som er knytt til kvar av dei to søknadene. I underrettinga om vedtak går det ikkje fram at vedtaket er svar på begge søknadene, og det går heller ikkje fram at deler av tilskotet er knytt til aktivitet. Basert på dette kan revisjonen ikkje sjå at det er gjort ei forsvarleg sakshandsaming, eller at søkjar har fått tilfredsstillande underretting om vedtaket. Revisjonen stiller spørsmål ved praksisen om å handsame to søknader, som det i utgangspunktet er knytt ulike vilkår og rapporteringskrav til, samla. Revisjonen meiner at kvar søknad må handsamast separat, slik at det går tydeleg fram om vilkår for kvar av ordningane er oppfylt, og kor stor del av omsøkt beløp i kvar av søknadene som blir tildelt. Revisjonen meiner at manglande informasjon om kor stor del av det tildelte tilskotet som er knytt til kvar av søknadene, også gjer det vanskeleg for søkjaren å klage på vedtaket Blir eventuelle interne retningsliner for sakshandsaminga etterlevd? For Kulturavdelinga og Plan- og samfunnsavdelinga er det ikkje utarbeidd interne retningsliner eller sjekklister for sakshandsaming utover generelle retningsliner i reglement for førebuing av politiske saker til fylkesting og utval. Tildelingsvilkår og moment for vurdering av søknader går likevel fram av retningslinene for dei ulike tilskotsordningane, og det er utarbeidd ulike malar som skal nyttast i sakshandsaminga. Basert på stikkprøvegjennomgangen meiner revisjonen at malar og kriterium for dei ulike tilskotsordningane i all hovudsak blir følgt. Det er imidlertid også døme på saker der dei skriftlege vurderingane av søknadene ikkje i tilstrekkeleg grad viser til sentrale punkt i retningslinene for ordninga, slik at revisjonen basert på den skriftlege dokumentasjonen av sakshandsaminga ikkje kan ta stilling til om kriteria alltid blir etterlevd. I stikkprøveutvalget er det også ei sak knytt til ordninga Allment kulturarbeid der det etter revisjonen si vurdering ikkje går klårt fram at tilskotsmottakaren er innanfor den definerte målgruppa for ordninga. Det går ikkje fram av dokumentasjonen i saka om søknaden dreier seg om grunnstønad eller tilskot til tiltak/prosjekt. I Kulturavdelinga si oversikt over tildelte tilskot er det aktuelle tilskotet lista opp under «tiltak», men frå Kulturavdelinga blir det opplyst at det dreier seg om grunnstønad. Revisjonen kan ut frå søknaden og sakshandsaminga ikkje sjå at det er gjort tydeleg at søknaden oppfyller kriteria for verken grunnstønad eller tilskot til tiltak/prosjekt, og vil presisere viktigheita av at det alltid blir gjort ei konkret vurdering av søknaden opp mot kriteria for ordninga, samt at det går tydeleg fram kva type tilskot søknaden blir vurdert i forhold til. Som det går fram av pkt over, er det også revisjonen si vurdering at malane for underretting om vedtak ikkje inneheld alle relevante opplysningar som følgjer av krav i forvaltningslova, når det gjeld klageåtgang mv., rett til å sjå dokumenta i saka, og på kva vis ein kan bli gjort kjent med grunngjevinga for vedtaket. 51

70 Næringsavdelinga har i tillegg til tildelingsvilkår og moment for vurdering som går fram av retningslinene for den enkelte tilskotsordninga, samt malar for underrettingsbrev, også utarbeidd eigne rutinar og tilhøyrande sjekkliste for sakshandsaminga. Utsending av førebels svar er eit punkt i retningslinene, men dette er ikkje alltid etterlevd i praksis. Samtidig går det fram av undersøkinga at det er fokus på å gjennomgå og oppdatere rutinane jamleg, samt følgje opp at dei tilsette etterlever rutinane. Dette meiner revisjonen er positivt, og revisjonen meiner det er viktig at ein gjennomgår rutinane og sikrar at dei omfattar alle krav til sakshandsaming og innhald i underrettingsbrev som det er peikt på i avsnitt over Er sakshandsaminga godt dokumentert og etterprøvbar? I hovudsak er det revisjonen si vurdering at sakshandsaminga er godt dokumentert og etterprøvbar. Revisjonen meiner samtidig at fylkeskommunen bør sikre at all kommunikasjon med søkjar som har betyding for saka blir arkivert. Undersøkinga viser at det per i dag kan vere ulik praksis på dette området. Stikkprøvane viser også at det i enkelte tilfelle blir opplyst frå sakshandsamar at det er gjort avklaringar med søkjar, utan at dette er dokumentert i saka. Som det går fram av pkt over, meiner revisjonen også at det i nokre tilfelle ikkje i tilstrekkeleg grad er mogleg å etterprøve dei vurderingar som er gjort i samband med handsaminga av søknader om tilskot, då vurderingane i nokre tilfelle ikkje er tilstrekkeleg skriftleg dokumentert. Basert på det som kjem fram gjennom undersøkinga, meiner revisjonen det er behov for å tydeleggjere krav til dokumentasjon både av korrespondanse per e-post og telefon, samt dokumentasjon av dei vurderingar som blir gjort i samband med sakshandsaminga. Dette er etter revisjonen si vurdering viktig for å sikre at sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga er etterprøvbar Er det etablert tilfredsstillande system og rutinar for vurdering av habilitet i samband med tildeling av tilskot? Det er ikkje etablert eigne retningsliner eller rutinar i Sogn og Fjordane fylkeskommune for vurdering av sakshandsamar sin habilitet. Det er heller ikkje system for å sikre at sakshandsamarar får opplæring knytt til vurdering av eigen habilitet i samband med tilskotsforvaltning. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande, då det medfører ein risiko for at det kan vere ulik praksis til dømes med omsyn til korleis sakshandsamarar forstår formuleringa «andre særegne forhold» i forvaltningslova (jf. fvl. 6 andre ledd). Til tross for at det i undersøkinga blir gitt uttrykk for at habilitet ikkje er ei hyppig problemstilling i samband med tilskotsforvaltning, er det revisjonen si vurdering at det er viktig å ha tydelege retningsliner og rutinar på dette området, samt jamleg opplæring av aktuelle sakshandsamarar. Dette for å redusere risikoen for at det i etterkant kan bli stilt spørsmål ved habiliteten til ein sakshandsamar. 5.6 I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? I kva grad er det formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane? Det er revisjonen si vurdering at det i all hovudsak er formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane, sjølv om føremåla i nokre tilfelle er formulert nokså generelt og overordna (jf kap over). Når det gjeld kulturområdet, blir det i undersøkinga vist til at det er sett i gang eit arbeid med ny kulturstrategi i fylkeskommunen. Revisjonen meiner det er viktig at ein i den samanheng evaluerer dei verkemidla fylkeskommunen har i form av tilskotsordningar, og sikrar at dei formulerte føremåla med tilskotsordningane er knytt opp til den overordna kulturstrategien. 52

71 5.6.2 I kva grad blir det gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane? Undersøkinga viser at det i liten grad blir gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane, sjølv om det er nokre unntak der det er gjort evalueringar. Revisjonen meiner det er viktig at det blir gjennomført systematiske og jamlege evalueringar av måloppnåing innanfor den enkelte tilskotsordninga, for å sikre at ordninga fungerer etter føremålet, og for å sikre effektiv og målretta bruk av offentlege midlar. 5.7 I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? Går krav til rapportering tydeleg frem av underretting om vedtak? Innan alle tilskotsordningane er det stilt krav om rapportering. Krav om rapportering blir formidla til søkjarar både gjennom retningslinene for dei ulike tilskotsordningane, og gjennom brev med underretting om vedtak. Kva rapportering som er kravd, varierer med type tilskot og tilskotsbeløpet sin storleik. I stikkprøvene som revisjonen har gått gjennom, blir det i underrettingsbreva i all hovudsak stilt krav om rapportering i samsvar med retningslinene for dei aktuelle tilskotsordningane. Revisjonen registrerer likevel at det i stikkprøveutvalet er ei sak der det etter revisjonen si vurdering ikkje blir stilt krav om rapportering i samsvar med gjeldande retningsliner. Den aktuelle saka gjeld eit vedtak der det innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid samtidig blir løyvd tilskot til drift/grunnstønad og aktivitet. I underrettingsbrevet er det ikkje stilt krav om rapportering knytt til den delen av tilskotet som er meint å vere tilskot til aktivitet (det går ikkje fram av vedtak eller underrettingsbrev kor stor del av tilskotet som er aktivitetstilskot, og i underrettingsbrevet er det heller ikkje opplyst om at delar av tilskotet er knytt til aktivitet). Heile tilskotet er med omsyn til rapportering handsama innanfor retningslinene for grunnstønad, slik at rekneskap og årsmelding er godteke som rapportering, og tilskotet er betalt ut utan å ha motteke rapportering og rekneskap for aktiviteten som det er søkt om tilskot til. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande, og ikkje i samsvar med fylkeskommunen sine eigne retningsliner for tilskot til aktivitet innanfor tilskotsordninga Allment kulturarbeid På kva måte blir det rapportert om bruken av tildelte tilskot? Rapporteringa varierer etter type tilskot og storleiken på tilskotet. Når det gjeld tilskot til prosjekt/tiltak på kulturområdet, blir det stilt krav om rapportering om gjennomført prosjekt/tiltak før tilskotet blir utbetalt. Det blir nytta eigne rapporteringsskjema til dette føremålet. Når det gjeld tilskot til grunnstønad på kulturområdet, blir dette utbetalt når Kulturavdelinga har motteke rapport og rekneskap for føregåande år, samt budsjett og planar for søknadsåret. Dette blir vanlegvis vedlagt søknaden, slik at tilskotet kan utbetalast kort tid etter vedtak. I stikkprøvegjennomgangen er det eit døme på eit tilskot innanfor ordninga Allment kulturarbeid der det for revisjonen framstår som uklart om det dreier seg om grunnstønad eller tiltak. I brev med underretting om vedtak er det imidlertid vist til rapporteringskrava som gjeld for grunnstønad. Det vil seie at fylkeskommunen må ha motteke årsmelding/årsrekneskap for føregåande år, samt årsplan/budsjett for inneverande år før tilskotet kan utbetalast. Etter revisjonen si vurdering føreligg det i dokumentasjonen årsmelding, årsrekneskap og i nokon grad også ein årsplan frå søkjaren, men revisjonen kan ikkje sjå at det føreligg eit budsjett for det aktuelle året. Det er likevel opplyst at tilskotet på kr blei utbetalt kort tid etter at vedtak blei fatta. Revisjonen kan ikkje sjå at dette er i samsvar med retningslinene for ordninga, eller krav til rapportering. Vidare blir det opplyst at det for tilskotsordninga Kulturutviklingsmidlar i nokre tilfelle blir gjort unntak frå regelen om etterskotsvis utbetaling utløyst av rapport. Revisjonen vil presisere 53

72 viktigheita av at ein i slike tilfelle har ei tett oppfølging av tilskotsmottakarane, for å sikre at tilskot blir nytta etter føremålet og at rapportar blir levert i samsvar med dei krav som er stilt. Når det gjeld tilskot som blir forvalta av Næringsavdelinga, blir tilskot på under kr betalt ut etterskotsvis (etter rapportering), medan større tilskot blir betalt ut i fleire omgangar: 25 prosent ved stadfesting av vilkår, ytterlegare 50 prosent når løpande kostnader er dokumentert, og dei siste 25 prosenta ved endeleg rapport. Også tilskotsordningane som blir forvalta av Plan- og samfunnsavdelinga har ulike rapporteringskrav, og det går fram at det innanfor nokre ordningar går fram av retningslinene at tilskot blir betalt ut på førehand, medan det for andre ordningar blir betalt ut etterskotsvis når rapportering er motteke Har fylkeskommunen føremålstenlege system for å sikre at tilskotsmottakarar rapporterer i samsvar med dei krav som er sett? Det er etter revisjonen si vurdering i all hovudsak etablert føremålstenlege system for å sikre at rapportering blir sendt inn, då ein stor del av tilskota blir betalt ut etter at rapportering er motteke. Når det gjeld kvaliteten på rapporteringa, går det fram at ansvar for gjennomgang og kontroll av rapporteringa ligg til den einskilde sakshandamar, og det dreier seg om manuelle kontrollar. Når det gjeld tilskot som blir betalt ut på førehand blir det vist til eit døme på ei tilskotsordning der det er stilt faste rapporteringskrav, men der rapportar ikkje blir kontrollert før eventuell ny søknad for neste år blir levert. Det blir då undersøkt om rapport for førre tilskot er levert. Dersom rapport ikkje er levert, vil søkjar ikkje få tildelt nytt tilskot. Det blir imidlertid opplyst at rapportering frå søkjarar som ikkje søkjer igjen neste år ikkje blir kontrollert. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande, og revisjonen meiner det er viktig at det blir etablert system som sikrar at alle krav til rapportering blir følgt opp, både når det gjeld kvaliteten i rapporteringa og eventuelt manglande rapportering. 54

73 6. Tilrådingar Revisjonen tilrår at Sogn og Fjordane fylkeskommune gjennomfører følgjande tiltak: 1. Sikrar at delegering av mynde frå hovudutvala til administrasjonen blir retta til fylkesrådmannen, i samsvar med kommunelova 23 (4) og fylkeskommunen sitt delegeringsreglement. 2. Vurderer om bruken av den administrative fullmakta som er gitt til fylkesdirektør for Næring, innan programområde 700, skal leggjast fram for Hovudutval for plan og næring til orientering. 3. Vurderer om den etablerte praksisen knytt til administrative vedtak om tilskot på inntil kr på kulturområdet, er i samsvar med intensjonen med det delegerte myndet. 4. Etablerer ytterlegare system og rutinar for samhandling og koordinering mellom avdelingane i samband med tilskotsforvaltninga. 5. Sikrar at informasjon om alle tilskotsordningar som blir forvalta av fylkeskommunen er tilgjengelig gjennom fana «tilskotsordningar» på startsida til fylkeskommunen. 6. Vurderer om det er mogleg å gje ytterlegare informasjon om tilskotsordningane Allment kulturarbeid og Kulturutviklingsmidlar, som kan gjere det lettare for potensielle søkjarar å skilje mellom ordningane. 7. Sikrar ein konsistent bruk av omgrep i informasjon/retningsliner, søknadsskjema og underrettingsbrev innanfor same tilskotsordning. 8. Sikrar at det er gitt tilstrekkeleg tydelege føringar for å trekkje inn ressursar med spesialisert kompetanse på statsstøtteregelverket dersom ein meiner at ei sak kan vere omfatta av dette regelverket. 9. Sikrar at det er etablert system for jamleg å evaluere om definerte føremål, vilkår og moment for vurdering i sakshandsaminga blir følgt opp i praksis, og om det er behov for justeringar, presiseringar mv. i retningslinene for tilskotsordningane. 10. Sikrar at sakshandsaminga i samband med tilskotsforvaltninga er i samsvar med krav i forvaltningslova, herunder: a. Sikrar at det blir sendt førebels svar i samsvar med fvl. 11a andre og tredje ledd. b. Sikrar at vedtak er tilstrekkeleg grunngjeve, jf fvl. 24 og 25. c. Sikrar at det i underretting om vedtak blir informert om på kva vis partane kan bli kjent med grunngjevinga for vedtaket, og om retten til å sjå dokumenta i saka, jf fvl. 27 andre og tredje ledd. d. Sikrar at alle vedtak om tildeling eller avslag på søknad om tilskot er skriftleg, og at det blir gitt skriftleg underretting om vedtaket, jf fvl. 23 og 27. e. Sikrar at alle underrettingar om vedtak inneheld informasjon om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage, jf fvl. 27 tredje ledd. f. Sikrar at søkjar blir kontakta dersom det blir vurdert som aktuelt å handsame ein søknad innanfor ei anna tilskotsordning enn den det er søkt innanfor, slik at rettleiingsplikta jf fvl. 11 blir ivareteke. 55

74 g. Gjennomgår alle malar og interne retningsliner og rutinar for tilskotsforvaltninga, og sikrar at desse er i samsvar med dei krav til sakshandsaminga som går fram av forvaltningslova. 11. Sikrar at det blir gitt svar på alle mottekne søknader om tilskot, og at det går tydeleg fram av underretting om vedtak kva vedtaket gjeld, og kva søknad som ligg til grunn for vedtaket. 12. Sikrar at det ikkje blir gitt tilskot til søkjarar/tiltak som ikkje oppfyller kriteria for den aktuelle tilskotsordninga, og at det blir synleggjort gjennom sakshandsaminga om søknaden blir vurdert å vere innanfor kriteria. 13. Sikrar at all kommunikasjon med søkjarar, som har betyding for saka, blir arkivert i samsvar med forskrift om offentleg arkiv 3-18 første ledd, og fvl. 11d. 14. Etablerer retningsliner og rutinar som gir tydelege føringar for vurdering av sakshandsamar sin habilitet, og sikrar at det blir gitt systematisk opplæring i temaet. 15. Etablerer system for gjennomføring av jamlege evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane, for å sikre at ordningane fungerer etter føremålet, og for å sikre effektiv og målretta bruk av offentlege midlar. 16. Sikrar at det ved tildeling av tilskot i alle underrettingsbrev blir stilt krav om rapportering i samsvar med gjeldande retningsliner for den enkelte tilskotsordninga. 17. Etablerer system som sikrar at alle krav til rapportering blir følgt opp, både når det gjeld rapporteringa sin kvalitet og ev. manglande rapportering. 56

75 Vedlegg 1: Høyringsuttale 57

76 58

77 59

78 60

79 61

80 62

81 Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur Lov og forskrift Justis- og beredskapsdepartementet: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV Kulturdepartementet: Forskrift om offentlege arkiv. FOR Dokument frå Sogn og Fjordane fylkeskommune Handsaming av klage over enkeltvedtak etter forvaltningslova og særlover. Handbok. Sist revidert mai Temahefte arbeidsgjevarpolitikk. Arbeidsreglement, verdigrunnlag, kriterium for god leiarpraksis, etiske retningsliner, etiske prinsipp, Delegerings- og innstillingsreglement. Vedteke av fylkestinget i sak 43/12, Reglement for politiske utval m.v.. Vedteke av fylkestinget i sak 26/95, sist justert i Budsjett 2014/Økonomiplan Budsjettreglement. Vedteke av fylkestinget i sak 55/13, Retningsliner for verkemiddelbruk næringsutvikling. Gjeldande frå Skriftlege rutinar Næringsavdelinga. Oppdatert Informasjon om tilskotsordningar, jf. Andre dokument Norges kommunerevisorforbund (NKRF): RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon. Revidert av styret i NKRF med ikrafttredelse fra 1. februar Graver, Hans Petter: Alminnelig forvaltningsrett. 2. utgåve, Woxholth, Geir: Forvaltningsloven med kommentarer. 4. utgåve, Riksrevisjonen: Riksrevisjonens undersøkelse av tilskuddsforvaltningen i Norsk kulturråd. Dokument 3:12 ( ). Fornyings-, administrasjons- og kyrkjedepartementet: Veileder. EØS-avtalens regler om offentleg støtte, Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Retningsliner for distrikts- og regionalpolitiske virkemidler. Brev datert , retningsliner gjeldande frå Klima- og miljødepartementet: Rundskriv T-1/13. Tilskotsordningar for 2014 for områda naturforvaltning, friluftsliv, kulturminnevern og forureining Riksantikvaren: Tildeling av tilskuddsmidler til fredete kulturminner i private eie, kulturmiljø og kulturlandskap, og tilskudd til verdensarven. Brev datert Kulturdepartementet: Retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. Gjeldande frå

82 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS

83 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 53/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - rapport Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan

84 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging frå fylkesrådmannen i brev datert Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår Vedlegg: Brev frå fylkesrådmannen datert Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppfølging av rapport Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet gjennomførde forvaltningsrevisjonen «Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane» i Fylkestinget handsama rapporten etter gjennomførd forvaltningsrevisjon der det vart gjort følgjande vedtak i FT-sak 2/11: 1. Fylkestinget tek rapporten «Forvaltningsrevisjon av gjennomføring av byggeprosjekt» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sette i verk oppfølging av tilrådingane i rapporten og rapportere til kontrollutvalet innan status for oppfølginga og eventuell tidplan for fullføring. 3. Ved større byggeprosjekt skal det leggast fram byggerekneskap for fylkestinget. Fylkesutvalet får fullmakt til å utforme retningslinjer. Dei 9 tilrådingane i rapporten var slik: 1. Sikre at nytt rekneskapssystem tek omsyn til prosjektorganisasjonen sitt behov for prosjektrekneskap som grunnlag for økonomisk styring av prosjekta. 2. I større grad etablere system og prinsipp for risikovurdering og risikostyring av byggjeprosjekt innanfor bygg og eigedom. 3. Definere nærare kva type avvik og storleik på avvik som gjev grunnlag for avviksrapportering innanfor bygg og eigedom.

85 Side 2 av 2 4. Vurdere om det i større grad er mogleg å nytte eit felles prosjektstyringssystem, og etablere meir formelle rutinar for prosjektstyringa. 5. Vurdere om samla rutineverk for anskaffingar innanfor bygg og eigedom i tilstrekkeleg grad sikrar at anskaffingar blir gjennomførte og dokumenterte i samsvar med regelverket. 6. Oppdatere Plan- og byggesaksrutinar i forhold til endra praksis for handsaming av prosjektrekneskapane for avslutta byggjeprosjekt. 7. Definere klårare kva som ligg i omgrepa store prosjekt og vesentlege avvik innanfor vegprosjekt. 8. Utarbeide retningslinjer for presentasjon og handsaming av prosjektrekneskapane for vegprosjekt. 9. Etablere rutinar for evaluering av avslutta prosjekt som grunnlag for læring og tiltak til forbetring. I møte med administrasjonen 5. mars i år kom det fram at tilrådingane 1 6 i FR-rapporten frå Deloitte vil bli rapportert ved årsskifte 2014/2015. Kontrollutvalet mottok rapport frå fylkesrådmannen , som omhandla oppfølging av tilrådingane 7 9 i rapporten frå Deloitte. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapport i KUsak 24/14 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av I statusmøte mellom administrasjonen og kontrollutvalssekretariatet 11. september 2014 vart det etterspurt oppfølging av pkt. 3 i vedtaket i FT-sak 2/ Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok brev frå fylkesrådmannen der det står at fylkesrådmannen vil utarbeide retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar i løpet av våren 2015, og at retningslinjene vil bli lagt fram for fylkesutvalet i løpet av våren Slik kontrollsjefen ser det vil brevet datert gjelde punkt 3 i vedtaket i FT-sak 2/11 i tillegg til punkt 2 i vedtaket i KU-sak 24/14. Dette vil også gjelde oppfølging av tilrådingane 1 og 6 9 i rapporten frå Deloitte. Oppfølging av tiltaka 2 5 i rapporten frå Deloitte vil i følgje Bygg- og eigedomssjefen vere naturleg å følgje opp i etterkant av at rutinane for prosjektrekneskapa er på plass. 3. Konklusjon Kontrollsjefen vil rå kontrollutvalet til å be om å bli orientert om dei nye retningslinjene og rutinane knytt til prosjektrekneskap når desse er ferdige i løpet av våren Kontrollsjefen vil også rå til at oppfølginga av tilrådingane 2 5 i rapporten frå Deloitte vert teke med i vedtaket.

86 Side 1 av 1 Fylkesrådmannen Kontrollutvalet, v/sekretariatet for kontrollutvalet Sakshandsamar: Astrid Lernes E-post: astrid.lernes@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 14/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /14 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging av rapport I KU-sak 24/14, Forvaltningsrevisjon 2010 byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppfølging av rapport, ber kontrollutvalet om ei tilbakemelding på rutinar knytt til prosjektrekneskap på vegprosjekt innan utgangen av Fylkesrådmannen ønskjer å utarbeide felles retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap både for veginvesteringar og bygginvesteringar. Fylkesrådmannen tek sikte på å legge retningslinjene fram for fylkesutvalet i løpet av våren Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

87 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging frå fylkesrådmannen i brev datert Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår Vedlegg: Brev frå fylkesrådmannen datert Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppfølging av rapport Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet gjennomførde forvaltningsrevisjonen «Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane» i Fylkestinget handsama rapporten etter gjennomførd forvaltningsrevisjon der det vart gjort følgjande vedtak i FT-sak 2/11: 1. Fylkestinget tek rapporten «Forvaltningsrevisjon av gjennomføring av byggeprosjekt» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sette i verk oppfølging av tilrådingane i rapporten og rapportere til kontrollutvalet innan status for oppfølginga og eventuell tidplan for fullføring. 3. Ved større byggeprosjekt skal det leggast fram byggerekneskap for fylkestinget. Fylkesutvalet får fullmakt til å utforme retningslinjer. Dei 9 tilrådingane i rapporten var slik: 1. Sikre at nytt rekneskapssystem tek omsyn til prosjektorganisasjonen sitt behov for prosjektrekneskap som grunnlag for økonomisk styring av prosjekta. 2. I større grad etablere system og prinsipp for risikovurdering og risikostyring av byggjeprosjekt innanfor bygg og eigedom. 3. Definere nærare kva type avvik og storleik på avvik som gjev grunnlag for avviksrapportering innanfor bygg og eigedom.

88 Side 2 av 2 4. Vurdere om det i større grad er mogleg å nytte eit felles prosjektstyringssystem, og etablere meir formelle rutinar for prosjektstyringa. 5. Vurdere om samla rutineverk for anskaffingar innanfor bygg og eigedom i tilstrekkeleg grad sikrar at anskaffingar blir gjennomførte og dokumenterte i samsvar med regelverket. 6. Oppdatere Plan- og byggesaksrutinar i forhold til endra praksis for handsaming av prosjektrekneskapane for avslutta byggjeprosjekt. 7. Definere klårare kva som ligg i omgrepa store prosjekt og vesentlege avvik innanfor vegprosjekt. 8. Utarbeide retningslinjer for presentasjon og handsaming av prosjektrekneskapane for vegprosjekt. 9. Etablere rutinar for evaluering av avslutta prosjekt som grunnlag for læring og tiltak til forbetring. I møte med administrasjonen 5. mars i år kom det fram at tilrådingane 1 6 i FR-rapporten frå Deloitte vil bli rapportert ved årsskifte 2014/2015. Kontrollutvalet mottok rapport frå fylkesrådmannen , som omhandla oppfølging av tilrådingane 7 9 i rapporten frå Deloitte. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapport i KUsak 24/14 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av I statusmøte mellom administrasjonen og kontrollutvalssekretariatet 11. september 2014 vart det etterspurt oppfølging av pkt. 3 i vedtaket i FT-sak 2/ Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok brev frå fylkesrådmannen der det står at fylkesrådmannen vil utarbeide retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar i løpet av våren 2015, og at retningslinjene vil bli lagt fram for fylkesutvalet i løpet av våren Slik kontrollsjefen ser det vil brevet datert gjelde punkt 3 i vedtaket i FT-sak 2/11 i tillegg til punkt 2 i vedtaket i KU-sak 24/14. Dette vil også gjelde oppfølging av tilrådingane 1 og 6 9 i rapporten frå Deloitte. Oppfølging av tiltaka 2 5 i rapporten frå Deloitte vil i følgje Bygg- og eigedomssjefen vere naturleg å følgje opp i etterkant av at rutinane for prosjektrekneskapa er på plass. 3. Konklusjon Kontrollsjefen vil rå kontrollutvalet til å be om å bli orientert om dei nye retningslinjene og rutinane knytt til prosjektrekneskap når desse er ferdige i løpet av våren Kontrollsjefen vil også rå til at oppfølginga av tilrådingane 2 5 i rapporten frå Deloitte vert teke med i vedtaket.

89 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 54/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging frå Frm, brev datert Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår 2015.

90 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging nov 2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar Vedlegg: Statusrapport frå innkjøpssjefen datert Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Forvaltningsrevisjon av innkjøp vart gjennomført i 2013, og rapporten vart lagt fram til fylkestinget i FT-sak 28/13. Fylkestinget gjorde dette vedtaket: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøp til vitande. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 5 i rapporten, og rapportere status og eventuell vidare framdrift til kontrollutvalet innan utgangen av mai Tilrådingane i kapittel 5 i rapporten: Revisor tilrår at fylkeskommunen: 1) klargjer roller og ansvar knytt til innkjøpsarbeidet i einingar og avdelingar 2) utarbeider tydelege krav til arkivering av informasjon knytt til innkjøp 3) vidareutviklar gjeldande prosedyreverk for innkjøp med særleg fokus på følgjande område a) roller og ansvar i innkjøpsarbeidet b) berekning av anslått verdi c) arkivering av dokumentasjon d) kontraktsoppfølging 4) vurderer om det er tenleg å gjere endringar knytt til strukturering av informasjonen i innkjøpshandboka 5) syter for at det vert gjeve tilstrekkeleg opplæring i innkjøp for einingsleiarar og tilsette som arbeider med innkjøp 6) innfører system/kontrollaktivitetar som sikrar betre oversyn og oppfølging av innkjøp som skjer utan innkjøpstenesta si involvering. Dette gjeld både å sikre at innkjøp under

91 Side 2 av ,- vert gjennomførte i samsvar med fylkeskommunen sine retningslinjer, og å sikre at innkjøpstenesta vert involvert i innkjøp som har verdi over ,-. 7) vurderer om det er tenleg å ta i bruk elektroniske system som sikrar meir fullstendig oversyn over gjeldande kontraktar 8) vurderer å utarbeide indikatorar knytte til innkjøpsarbeidet som kan fange opp måla til innkjøpstenesta (som ein del av arbeidet med balansert målstyring) 9) gjennomgår gjeldande avtalar om konsulenttenester der revisjonen har påpeikt avvik, og syter for at desse kjøpa vert gjennomførde i samsvar med regelverket Kontrollutvalet mottok rapport frå fylkesrådmannen med oppfølging av forvaltningsrevisjonen. Fylkesrådmannen v/innkjøpssjefen viste at det var gjort eit godt arbeid med oppfølging av rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon, men at det likevel stod igjen ein del oppfølgingspunkt. Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 23/14 å be om ny rapport innan 1. oktober Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet v/kontrollsjefen mottok e-post frå innkjøpssjefen med ny status på oppfølginga. I eposten skriv innkjøpssjefen at det vert arbeidd med å få på plass ei nettside der dei fleste av problema rundt rutinar og prosedyrar vert løyst. Innkjøpssjefen viser til ein link til ei nettside som i dag vert brukt i påvente av ei ny side. Den er ikkje publisert ennå p.g.a manglar når det gjeld innhald og fontar. Når det gjeld status på oppfølginga av tilrådingane er dette slik: 1. Manglar ennå utarbeiding av retningslinjer for einskildkjøp under kr I tillegg manglar opplæring i regelverket for offentlege innkjøp for innkjøparane i fylkeskommunen og ein eigen plan for opplæring. a. Punktet om retningslinjer er under arbeid og er planlagt ferdig b. Punktet om opplæring er under arbeid og vist til ehandelprosjektet. 2. Status som sist. Begge tiltaka, både konkurransegjennomføringsverktøy og prosedyre for prosessar ved innkjøp er planlagt ferdigstilt innan Dekka av punkt 1 og 2 4. Ny ferdigdato for dette tiltaket er sett til , då det skal vere presentert løysing på nettsida. 5. Status er delvis gjennomført 6. Punktet, som vert oppfølgt gjennom fire tiltak, er under arbeid og er planlagt ferdig innan Vist til punkt 2 og 4 ovanfor. 8. Punktet er ikkje tidsett meir konkret. Står framleis med tidspunkt /frist vår 2014/ Punktet er rapportert som ferdig oppfølgt. Det står framleis att ein del tiltak som etter planen til innkjøpssjefen skal vere ferdigstilt. januar Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å be om ny rapport om status på oppfølginga innan

92 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging nov 2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar Vedlegg: Statusrapport frå innkjøpssjefen datert Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Forvaltningsrevisjon av innkjøp vart gjennomført i 2013, og rapporten vart lagt fram til fylkestinget i FT-sak 28/13. Fylkestinget gjorde dette vedtaket: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøp til vitande. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 5 i rapporten, og rapportere status og eventuell vidare framdrift til kontrollutvalet innan utgangen av mai Tilrådingane i kapittel 5 i rapporten: Revisor tilrår at fylkeskommunen: 1) klargjer roller og ansvar knytt til innkjøpsarbeidet i einingar og avdelingar 2) utarbeider tydelege krav til arkivering av informasjon knytt til innkjøp 3) vidareutviklar gjeldande prosedyreverk for innkjøp med særleg fokus på følgjande område a) roller og ansvar i innkjøpsarbeidet b) berekning av anslått verdi c) arkivering av dokumentasjon d) kontraktsoppfølging 4) vurderer om det er tenleg å gjere endringar knytt til strukturering av informasjonen i innkjøpshandboka 5) syter for at det vert gjeve tilstrekkeleg opplæring i innkjøp for einingsleiarar og tilsette som arbeider med innkjøp 6) innfører system/kontrollaktivitetar som sikrar betre oversyn og oppfølging av innkjøp som skjer utan innkjøpstenesta si involvering. Dette gjeld både å sikre at innkjøp under

93 Side 2 av ,- vert gjennomførte i samsvar med fylkeskommunen sine retningslinjer, og å sikre at innkjøpstenesta vert involvert i innkjøp som har verdi over ,-. 7) vurderer om det er tenleg å ta i bruk elektroniske system som sikrar meir fullstendig oversyn over gjeldande kontraktar 8) vurderer å utarbeide indikatorar knytte til innkjøpsarbeidet som kan fange opp måla til innkjøpstenesta (som ein del av arbeidet med balansert målstyring) 9) gjennomgår gjeldande avtalar om konsulenttenester der revisjonen har påpeikt avvik, og syter for at desse kjøpa vert gjennomførde i samsvar med regelverket Kontrollutvalet mottok rapport frå fylkesrådmannen med oppfølging av forvaltningsrevisjonen. Fylkesrådmannen v/innkjøpssjefen viste at det var gjort eit godt arbeid med oppfølging av rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon, men at det likevel stod igjen ein del oppfølgingspunkt. Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 23/14 å be om ny rapport innan 1. oktober Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet v/kontrollsjefen mottok e-post frå innkjøpssjefen med ny status på oppfølginga. I eposten skriv innkjøpssjefen at det vert arbeidd med å få på plass ei nettside der dei fleste av problema rundt rutinar og prosedyrar vert løyst. Innkjøpssjefen viser til ein link til ei nettside som i dag vert brukt i påvente av ei ny side. Den er ikkje publisert ennå p.g.a manglar når det gjeld innhald og fontar. Når det gjeld status på oppfølginga av tilrådingane er dette slik: 1. Manglar ennå utarbeiding av retningslinjer for einskildkjøp under kr I tillegg manglar opplæring i regelverket for offentlege innkjøp for innkjøparane i fylkeskommunen og ein eigen plan for opplæring. a. Punktet om retningslinjer er under arbeid og er planlagt ferdig b. Punktet om opplæring er under arbeid og vist til ehandelprosjektet. 2. Status som sist. Begge tiltaka, både konkurransegjennomføringsverktøy og prosedyre for prosessar ved innkjøp er planlagt ferdigstilt innan Dekka av punkt 1 og 2 4. Ny ferdigdato for dette tiltaket er sett til , då det skal vere presentert løysing på nettsida. 5. Status er delvis gjennomført 6. Punktet, som vert oppfølgt gjennom fire tiltak, er under arbeid og er planlagt ferdig innan Vist til punkt 2 og 4 ovanfor. 8. Punktet er ikkje tidsett meir konkret. Står framleis med tidspunkt /frist vår 2014/ Punktet er rapportert som ferdig oppfølgt. Det står framleis att ein del tiltak som etter planen til innkjøpssjefen skal vere ferdigstilt. januar Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å be om ny rapport om status på oppfølginga innan

94 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 55/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging nov 14 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar 2015.

95 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev 01/2014 til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev 01/2014 vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev 01/2014 er fullført. Vedlegg: Brev frå Fylkesrådmannen datert Svar Revisorbrev 01/2014 Revisorbrev 01/2014 frå SF revisjon IKS Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet skal sjå til at dei tilhøve som revisjonen peikar på, etter forskrift om revisjon 4, vert følgt opp av fylkeskommunen. Dette er nedfelt i forskrift om kontrollutval 8. Revisor skal sende nummererte revisorbrev, ref. forskrift om revisjon 4, til kontrollutvalet for å peike på forhold som til dømes manglande oversikteleg registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar, feil og manglar ved den økonomiske internkontrollen, feil som kan medføre feilinformasjon i årsrekneskapen etc. 2. Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok revisorbrev 1/ Utvalet handsama brevet i møte i KU-sak 41/14. Utvalet gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev 01/2014 til etterretning. 4. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrev 01/ Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere staus på arbeidet innan til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet. Sekretariatet for kontrollutvalet mottok kopi av brev frå fylkesrådmannen til SF revisjon IKS Fylkesrådmannen peikar i brevet på:

96 Side 2 av 2 I samband med bankbyte vil rutinane rundt avstemming av kontantkasse og omsetning på tannklinikkar og vidaregåande skular bli gjennomgått og endra der det trengs slik at avstemmingane ikkje får avvik som revisjonen viser til i revisorbrev 01/2014. Feilføringa vedrørande rammetilskot på kr nemnt i revisorbrevet vart retta då den vart oppdaga Ved rekneskapsavslutninga for 2014 vil arbeidet med å få til eit korrekt anleggsregister i samsvar med rekneskapsforskrifta 8 og KRS nr. 9 verte fullført. Det vert frå fylkesrådmannen peika på at det for tannlegeutstyr krev ei mindre endring i dagens rutinar, men at det for vegar ikkje er nødvendig med endra rutinar. Revisor skriv i ein uttale (e-post ) at SF revisjon IKS ikkje har merknadar til fylkesrådmannen si tilbakemelding på revisorbrev 01/2014. Revisor vil i samband med revisjonen av årsrekneskapen for 2014 gjennomføre kontrollar der ein ser om oppfølginga er tilfredsstillande. Kontrollsjefen har ingen merknadar utover det revisor skriv, og vil rå til at kontrollutvalet vedtek at oppfølginga av revisorbrev 01/2014 er fullført. 4. Konklusjon Revisorbrev 01/2014 er etter kontrollsjefen si oppfatning oppfølgt av administrasjonen. Revisor vil følgje opp forholda i samband med revisjon av årsrekneskapen 2014.

97 Side 1 av 1 Fylkesrådmannen SF Revisjon Askerdalen Leikanger Sakshandsamar: Nils Geir Myrkaskog E-post: Nils.Geir.Myrkaskog@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 14/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /14 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Svar - Revisorbrev 01/2014 Kontrollutvalet gjorde i møte 23. september 2014 slikt vedtak i saksnr. 41/14: 1. «Kontrollutvalet tek revisorbrev 01/2014 til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrev 01/ Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere status på arbeidet innan til SF Revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet.» Fylkesrådmanne gjev punktvis tilbakemelding på dei tilhøva revisjonen peikar på i sitt brev 01/ Avstemming av kontantkasse og omsetning på tannklinikkar og vidaregåande skulane I samband med bankbyte frå Sparebanken Sogn og Fjordane til SMN 1 frå 03. november 2014 skal vi gå gjennom våre rutinane på nytt og gjere dei endringar som trengs for at avstemming av kontantkasse og omsetning på tannklinikkar og vidaregåande skulane ikkje får slike avvik som revisjonen viser til i revisorbrev 01/ Rammetilskot Feilføringa vart retta då den vart oppdaga 15. april Føring av anleggsregister Vi vil ved rekneskapsavslutninga for 2014 fullføra arbeidet med å få til eit korrekt anleggsregister i samsvar med krava i rekneskapsforskrifta 8 og KRS nr. 9. For tannlegeutstyr krev det ei mindre endring i våre rutinar for korleis vi posterer i driftsrekneskapen medan det for vegar ikkje er nødvendig med endra rutiner. Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Nils Geir Myrkaskog løns- og rekneskapssjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Kopi til: kontrollutvalet Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

98

99

100 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 56/14 Tittel: Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev 01/2014 til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev 01/2014 vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev 01/2014 er fullført.

101 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit Deloitte AS Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «vurderinga av uavhengigheit» frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS til etterretning. Vedlegg: Brev frå Deloitte AS, datert , «Vurdering av uavhengigheit» Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka I samsvar med forskrift om revisjon 15 skal den som føretek revisjon i fylkeskommunen vurdere sin uavhengigheit. Det står i forskrifta: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og elles ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget» Kravet til uavhengighet og objektivitet gjeld både revisor og revisor sine medarbeidarar. Føresegna om dokumentasjon gjeld berre oppdragsansvarleg revisor. Oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er Stein Ove Songstad, Deloitte AS. Kontrollutvalet har motteke vurdering av uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune frå Stein Ove Songstad, Deloitte AS datert 30. oktober Vurderingar og konsekvensar Den mottekne eigenvurderinga av uavhengigheit frå oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor inneheld ei vurdering basert på krava om uavhengigheit i kommunelova 79 og i forskrift om revisjon 13 og 14. Kontrollsjefen er av den oppfatning at vurderinga dekker kravet i forskrift om revisjon 15 om dokumentasjon av uavhengigheit og at det ikkje er noko i vurderinga som vil svekke tilliten til revisor.

102 3. Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å ta eigenvurderinga av uavhengigheit frå oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor i Deloitte AS til etterretning. Side 2 av 2

103

104

105

106 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 57/14 Tittel: Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit Deloitte AS Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «vurderinga av uavhengigheit» frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS til etterretning.

107 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit SF revisjon IKS Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning Vedlegg: Brev frå SF revisjon IKS, datert 5. november Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka I samsvar med forskrift om revisjon 15 skal den som føretek revisjon i fylkeskommunen vurdere sin uavhengigheit. Det står i forskrifta: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og elles ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget» Kravet til uavhengighet og objektivitet gjeld både revisor og revisor sine medarbeidarar. Føresegna om dokumentasjon gjeld berre oppdragsansvarleg revisor. Oppdragsansvarleg revisor for finansiell revisjon er Marianne Vara, SF revisjon IKS. Kontrollutvalet har motteke vurdering av uavhengigheit frå Marianne Vara, SF revisjon IKS datert Vurderingar og konsekvensar Den mottekne vurderinga av uavhengigheit frå oppdragsansvarleg revisor i SF revisjon IKS inneheld ei vurdering basert på krava om uavhengigheit i kommunelova 79 og i forskrift om revisjon 13 og 14. Kontrollsjefen er av den oppfatning at vurderinga dekker kravet i forskrift om revisjon 15 om dokumentasjon av uavhengigheit og at det ikkje er noko i vurderinga som vil svekke tilliten til revisor.

108 3. Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å ta «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå oppdragsansvarleg finansiell revisor i SF revisjon IKS til etterretning. Side 2 av 2

109

110

111 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 58/14 Tittel: Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit SF revisjon IKS Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning

112 Side 1 av 8 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Kontrollutvalet - Økonomiplan vurdering av mogelege innsparingstiltak Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember Vedlegg: Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Samandrag Kontrollutvalet i fylkeskommunen har dei seinare åra hatt eit budsjett utan dei store endringane. Det som varierer er stort sett kostnaden ved nye utval etter kvart val. Det er vanskeleg å anta kostnadsstrukturen på nytt utval før det er på plass. Ein annan kostnad som har vore litt varierande dei siste åra er kostnaden til finansiell revisjon. SF revisjon IKS er eit interkommunalt selskap, der fylkeskommunen eig 42%. Resterande eigarskap er fordelt på 8 kommunar i Indre Sogn. For eit par år sidan vedtok eigarane ein ny kostnadsfordeling for selskapet. Lærdal kommune melde seg ut av selskapet i 2013, som gjeld frå

113 Side 2 av 8 Det er naturleg å, ut frå ein kontrollståstad, å vurder store kostnadskutt i forvaltninga til å resultere i ein høgare risiko for feil og ein lågare terskel for kva feil som kan tolast. Ei slik vurdering vil resultere i behov for meir innsats frå kontrollsektoren, som igjen vil føre til auka kostnader til kontrollutvalet. Dette er ein situasjon som vi bør ha i tankane utover. Det er likevel slik at kontrollutvalet har signalisert at dei vil vurdere 10 forskjelleg punkt for eventuell kostnadsreduksjon. Utfordringa er å få klare å ta ut ein slik kostnadsreduksjon utan å redusere kontrollomfanget. 2. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 35/14 å gjennomføre ei utgreiing av følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar for 410 Kontrollutvalet a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon Dei to første områda a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer er vurderte i KU-sak 52/14, der utvalet gjorde dette vedtaket: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet skal ha fem medlemmar, som i dag. 2. Leiar og nestleiar i kontrollutvalet skal veljast frå fylkestinget sine medlemmar. Leiar skal kome frå opposisjonen, og nestleiar skal kome frå posisjonen. Resten av utvalet kan veljast på fritt grunnlag. Saka og vedtaket er med som vedlegg i FU-sak 125/14 (Politisk organisering i Sogn og Fjordane fylkeskommune ). Fylkesrådmannen rår til at kontrollutvalet i framtida skal bestå av tre medlemmar der leiar kjem frå fylkestinget. Fylkesutvalet vedtok å rå fylkestinget til å vedta eit kontrollutval med 3 medlemmar, der leiar og nestleiar skal veljast mellom fylkestinget sine medlemar. Kontrollutvalet vil i denne saka gjere vurderingar av punkta c. til j. i vedtaket frå kontrollutvalet i KU-sak 35/14. Finansutvalet har konkludert vedrørande budsjett/økonomiplan for kontrollutvalet i fleire møte. Konklusjonen frå finansutvalet 24. september var: Finansutvalet tek innspela frå kontrollutvalet til vitande. Dei økonomiske konsekvensane av budsjett-tilrådinga vert å innarbeide i framlegg til budsjett 2015/økonomiplan Arbeidsdokument 5/14 og konklusjonen frå finansutvalet 5. november var: 6.2 Kontrollutvalet Som ein del av økonomiplanarbeidet vedtok kontrollutvalet i KU-sak 35/14 å få utgreidd konsekvensar av innsparing på til saman 10 områder. Utgreiingsområda er samansette og omhandlar både kontrollutvalet sin samansetnad og aktivitet/oppgåver. Kontrollutvalet arbeider no med utgreiingane, og utvalet sine tilrådingar vert tekne endeleg stilling til gjennom fylkestinget si handsaming av budsjettsaka i desember 2014.

114 Side 3 av 8 Tilråding: Finansutvalet tek orienteringa om kontrollutvalet sin økonomiplanprosess til vitande. Konklusjonar FIN 5. nov: 6.2 Kontrollutvalet Finansutvalet tek orienteringa om kontrollutvalet sin økonomiplanprosess til vitande. Budsjettet for 2015 vart vedteke av kontrollutvalet 26. august, og er sendt via administrasjonen til endeleg handsaming i fylkestinget. Tidlegare innsparingar Fylkestinget vedtok i FT-sak 10/11 at kontrollutvalet fekk redusert si ramme i 2011 med kr og kr frå Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 23/11 revidert budsjett for 2011, der kostnadsreduksjonen 2011 var innarbeidd. Kostnadsreduksjonen frå 2012 på kr var med atterhald om at fylkeskommunen som medeigar i SF revisjon IKS skulle spare inn kr årleg ved reforhandling av selskapsavtalen. Selskapsavtalen vart ikkje reforhandla det året og kontrollutvalet fekk auka budsjettet for 2012 og i tillegg vart budsjettet kompensert for av auka kostnadar ved utvalet som vart valt i Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet sitt vedtak i KU-sak 35/14 om utgreiing av mogelege område for langsiktig innsparing har resultert i følgjande vurderingar: c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar Kontrollutvalsmedlemmane har dei seinare åra stilt på fylkesting, gruppemøte før tingseta og på politikardagar, og fått dekka sine utgifter i tråd med reglementet om godtgjersle til folkevalde. Dette har gjeve politikarane i utvalet eit godt grunnlag til å bli kjent med sakene som vert handsama i fylkestinget. I tillegg har kontrollutvalsmedlemmane blitt ein «naturleg» del av sine partigrupper. Kontrollutvalsmedlemmane har med dette opplegget fått ei fin mogelegheit til å gjere KU-sakene kjent i sine grupper. I dag vert fylkestingsmøta overført på nett, slik at alle kan følgje det på eigen pc eller liknande utstyr. Dette kan sjølvsagt også kontrollutvalsmedlemane gjere. Det ligg eit innsparingspotensiale i at medlemane i utvalet ikkje stiller på fylkestinget. Medlemane har likevel mogelegheit til å halde seg oppdatert på det som skjer i fylkestinget, og dei kan også følgje diskusjonen i den grad dei har høve til det. Kontrollutvalsmedlemmane stiller også på gruppemøta før fylkestinget. Det er i desse fora medlemane i utvalet får høve til å diskutere eigne saker med sine partigrupper, og i tillegg vere til stades når gruppa diskuterer øvrige fylkestingsaker. Det at KU-medlemmane stiller på gruppemøta før fylkestinget og på politikardagar resulterer i at dei vert kjent med fylkestingspolitikarane og at dei får med seg diskusjonane i partigruppene sine. Medlemmane har ved å stille på politikardagane fått ta del i dei orienteringane som vert gjeve til fylkestingspolitikarane, og i tillegg fått høve til å delta i sine politiske grupper sine diskusjonar. Politikardagane er stort sett i dagen før kontrollutvalet har møte. Dette har vore ein inkluderande arena for medlemane i kontrollutvalet, og har resultert i ein tilhøyrigheit med fylkespolitikarane. Mogeleg innsparing Dersom KU-medlemmane ikkje stiller på fylkestinget, men deltek i gruppemøta før fylkestingssamlingane vil vi kunne oppnå ei innsparing på om lag kr pr. år. Ved at KU-medlemmane ikkje stiller på fylkestinget og heller ikkje stiller på gruppemøta før tinget vil innsparinga auke til om lag kr pr. år. Innsparing ved at medlemmane i kontrollutvalet ikkje stiller på politikardagane vil vere om lag kr pr. år.

115 Side 4 av 8 Ved å summere mogeleg innsparing ved at KU-medlemmane ikkje stiller på fylkesting, gruppemøte eller politikardagar vil ein kunne oppnå ei innsparing på om lag kr pr. år. Vurdering Ved at KU-medlemmane ikkje stiller på fylkestinget vil dei miste ein relasjonsbyggingsarena, men alle har mogelegheit til å følgje handsaminga i fylkestinget frå eigen PC eller liknande. Her må ein ta i betraktning at medlemmane i kontrollutvalet ikkje alltid er i ein posisjon der ein kan bruke dagen på å følgje med på fylkestingsmøta heimafrå utan å få godtgjering for dette. Resultatet av ei slik omlegging vil, etter kontrollsjefen si vurdering, bli at medlemmane i kontrollutvalet ikkje vil ha den inngåande kjennskapen som dei i dag har om det som skjer i fylkestinget. Gruppemøta som er i framkant av fylkestinget er dei politiske gruppene sine førebuingar til fylkestinget. Det er viktig at KU-medlemmane er representert i desse møta for å kunne orientere om kontrollutvalet sine saker og for å få kjennskap til andre saker som vert diskutert i gruppene. Politikardagane er viktige med omsyn til relasjonsbygging og til å få ta del i same orientering som fylkestingsrepresentantane får. Oppmøte i dette fora gjev kontrollutvalsmedlemmane gode føresetnadar for å drive godt kontrollarbeid. Kontrollsjefen si tilråding er at KU-medlemmane stiller på gruppemøta før fylkestinget, og på politikardagar, men at dei ikkje stiller på fylkestinget. Innsparingspotensialet vert då om lag kr pr. år. d. Opplæring av kontrollutvalet Sist periode vart det sett opp ein opplæringsplan for kontrollutvalet. Denne opplæringsplanen inneheldt fleire aktiviteter som var gjennomført ilag med dei andre fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet. Opplæring av nytt kontrollutval er sentralt for at medlemmane raskt skal få tak i kontrollutvalet sitt ansvar. Grunnlaget for opplæring finn vi i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane som vart utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet I denne rapporten kan vi finne fleire tilrådingar som handlar om opplæring, og i tilråding nr. 3 står det: Medlemmane i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. I rettleiaren Kontrollutvalsboka s.66 kan vi lese: Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmane får tilstrekkeleg opplæring. Kontrollutvalet som kom på plass i 2011, har gått gjennom ein strukturert opplæringsplan. Opplæringa starta allereie på første kontrollutvalsmøte, med oversikt over ansvar og mynde, i tillegg til orientering om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon. Fylkesvaraordførar snakka om politisk leiing sine forventningar til kontrollutvalet og fylkesrådmannen om samarbeidet med kontrollutvalet. Utvalet fekk i tillegg ein del praktisk informasjon i dette første møtet. Opplæringsplanen inneheld vidare deltaking på politikaropplæring for fylkespolitikarane, fagopplæring i januar 2012, studietur til Brussel hausten 2012, opplæringssekvensar i KU-møta 2012 og ein fagtur til Oslo våren I tillegg har det vore gjennomført fleire samlingar mellom dei fire fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet, og utvalet sine medlemmar har stilt på konferansar for å skaffe seg god fagkompetanse og for å styrke nettverket med andre kontrollutvalsmedlemmar rundt om i landet. De er heilt avgjerande at kontrollutvalsmedlemmane får god opplæring i rolla som medlem i kontrollutvalet. Men i den situasjonen som fylkeskommunen no står overfor, ser ein at det er krav til å vise innsparingsvilje der det er mogeleg. Innanfor opplæring av utvalet er det følgjande innsparingspotensial:

116 Side 5 av 8 Mogeleg innsparing Kontrollutvalet har kr i ekstra budsjettmidlar for året etter valet. Desse ekstra budsjettmidlane er avsett for at kontrollutvalsmedlemmane skal få ei opplæring, og opplæringsplanen for utvalet 2012 og delvis 2013 er eit resultat av desse ekstra budsjettmidlane. Medlemmane i kontrollutvalet deltek på årlege konferansar i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er fagleg viktige konferansar i tillegg til at medlemmane får mogelegheit til å bygge relasjonar med kontrollutvalsmedlemar frå heile landet. Det kan vere eit innsparingspotensial ved at utvalsmedlemmane stiller på færre konferansar. Det er viktig at utvalet er representert på dei konferansar der det kontroll og tilsyn er tema. Vurdering Dei ekstra budsjettmidlane for 2016 vil kontrollsjefen vil føreslå å redusere med kr Ein reduserer då dei mest kostnadsdrivande opplæringstiltaka, men prøver å halde opplæringa på eit slikt nivå, at utvalsmedlemmane får nødvendig kompetanse til å gjere ein god jobb i ombodet som kontrollører for fylkestinget, og dermed for innbyggjarane i fylket. Dei siste periodane har kontrollutvalet vore på studietur til Brussel året etter nyval, noko som har gjeve utvalsmedlemmane god kunnskap om EU og Noreg sitt forhold til EU. Dette tiltaket vert føreslege tatt vekk for neste periode. Kontrollsjefen går også inn for at medlemmane i kontrollutvalet reduserer deltaking på konferansar, men framleis slik at utvalet har representantar på dei viktigaste konferansane. Dette vil gje ei innsparing på om lag kr pr. år. Kontrollsjefen rår altså til ein reduksjon på kr (2016) og deretter ein årleg reduksjon på kr for opplæring av medlemmane i utvalet. e. Tal møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet har dei siste åra hatt 8 møte i møteplanen, som vert vedteken kvar haust. Utvalet har hatt ekstramøte til tider for å handsame saker som ikkje kan vente til neste ordinære møte. Desse møta har i ein viss grad vore gjennomført som telefonmøte. Kontrollutvalet nyttar også videokonferanse på nesten alle møta. Det er forvaltningsrevisor som deltek i møta på denne måten. Dette gjer at vi sparer kostnader ved reise for revisor, i tillegg til at tidsbruken vert lågare. Det er også ein gevinst i at utvalet ofte kjem i dialog med den revisoren som kjenner det aktuelle prosjektet best, i og med at revisor på ein slik måte kan få på plass aktuell medarbeidar på kort varsel. Kontrollutvalet er ved sida av fylkesutvalet det einaste lovpålagde utvalet i følgje kommunelova. Når vi ser på det som vi lovmessig sett kan seie er eit minimum av møte i kontrollutvalet er det eit møte, og det er eit møte for å vedta ei fråsegn om årsrekneskapen. Det seier seg sjølv at eit kontrollutval må ha fleire møte for å kunne stå for kontroll og tilsyn av fylkeskommunen sin administrasjon og dei politiske organa utanom fylkestinget. Kontrollutvalet skal i følgje kommunelova vere fylkestinget sitt utøvande kontrollorgan, og skal gjennomføre forvaltningsrevisjon, finansiell revisjon og selskapskontroll i tillegg til andre kontrollar som utvalet ser på som nødvendig for å kunne rapportere tilfredsstillande kontroll til fylkestinget. Det er heilt avgjerande for omdømmet til fylkeskommunen at kontrollutvalet operer på ein slik måte at kontrollansvaret, som fylkestinget har, vert ivareteke på ein god og trygg måte. Vurdering Spørsmålet er om ein kan redusere tal møte utan at dette vil gå ut over kontrollkvaliteten. Når ein ser på tal saker som kontrollutvalet handsamer kvart år har dette talet auka dei siste åra. Det er ei utvikling vi ser også i andre fylkeskommunale kontrollutval. Det er likevel mogeleg å redusere tal møte med eit møte, ved at siste møte før sommaren vert teke bort. Det vil bety at siste møte i første halsår vert i slutten av mai, og første møte på hausten vert i siste halvdel av august. Det vert lang tid mellom møta, men på ein annan side er aktiviteten låg om sommaren. Det er i tillegg også mogeleg å gjennomføre ekstramøte dersom utvalet ser det som nødvendig.

117 Side 6 av 8 Kontrollsjefen rår til at kontrollutvalet reduserer møteaktiviteten med eit møte, som vil bety ei innsparing på omlag kr pr. år. f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet og g. selskapskontroll som eigarskapskontroll vert utført av sekretariatet i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet Desse tre områda for eventuell innsparing blir vurdert under eitt, då det eigentleg gjeld same utfordring at kontrollutvalssekretariatet skal ta over fleire oppgåver. Fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet har sekretariatbistand, står det i kommunelova. I forskrift for kontrollutval er dette utdjupa, og det står at fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet til ei kvar tid har sekretærbistand som tilfredsstiller utvalet sitt behov. Det er med andre ord kontrollutvalet som er premissgjevar for sitt eige sekretariat. Sekretariatet arbeider på oppdrag for kontrollutvalet. Det er kontrollutvalet som heile tida bestemmer kva som skal bli gjort av sekretariatet. Sekretariatet er kort sagt underordna kontrollutvalet. Dette gjev også den uavhengigheita som sekretariatet skal ha både med omsyn til administrasjonen og revisorar. Vurdering Det er alltid rom for å gjere ting litt betre og kanskje litt meir effektivt. Dette gjeld også for sekretariatet for kontrollutvalet. Ved å effektivisere bruk av tid i sekretariatet, mellom anna med meir optimal bruk av dei hjelpemidla vi har, i tillegg til å nyttiggjere seg betre av nettverka som sekretariatet er ein del av, kan det bli frigjort tid til andre oppgåver. Oppgåver som kan vere aktuelle er eksempelvis å bidra meir i gjennomføring av overordna analyse, og gjennomføring av selskapskontroll som eigarskapskontroll. Dette er område, som i dag vert utført av revisor. Dersom sekretariatet får ei meir aktiv rolle i desse oppgåvene vil det bli ein kostnadsreduksjon i kjøp av revisjonstenester. Men det er avgrensa tid i sekretariatet, slik at innsparingar det her er snakk om vil kunne resultere i eit for stort arbeidstilfang. Dette må prøvast ut for å skaffe seg erfaring. Å bidra i utarbeiding av overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon og for plan for selskapskontroll vil bety om lag 100 timar annakvart år. Gjennomføring av eigarskapskontroll vil nok ligge på om lag timar årleg. Dette blir timar som sekretariatet må finne ved å redusere andre aktiviteter, som for eksempel kompetanseheving og bruk av tid til nettverksarbeid i tillegg til meir effektiv bruk av sakshandsamarsystema vi har til rådvelde. Kontrollsjefen rår til at oppgåvene gjennomføring av overordna analyse og gjennomføring av eigarskapskontroll i stor grad vert overført til sekretariatet, og at det vert leigd inn kompetanse ved behov. Dette vil gje ei innsparing i kjøp av revisjonstenester og reduserte kostnadar i sekretariatet på om lag kr i året. h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta I følgje revisor for finansiell revisjon, er ein del av oppdraget til revisor å drive rådgjeving for administrasjonen i tillegg til forskjellege attestasjonsoppdrag. Det er viktig å påpeike at denne rådgjevinga ikkje er av ein slik kategori at det er snakk om at revisor vert inhabil i å revidere rekneskapen. Tidsbruken til rådgjevinga blir betalt av kontrollutvalet, utan at utvalet har noko som helst innverknad på omfanget. Revisor kan opplyse om at dei seinare åra har timetalet til dette arbeidet vore i storleiken 50 timer pr. år. Dersom ein tek med tid brukt til attestasjonsoppdrag vert timebruken om lag 115 timar kvart år. Vurdering I utgangspunktet er det mest rett at den eininga som bruker tenesta også betaler for den eller i det minste bør dei vere inne i biletet når det gjeld attestasjon av slik bruk. No ser det ut som

118 Side 7 av 8 om fylkeskommunen bruker meir til revisjon av årsrekneskapen enn det som er ein realitet. Det mest riktige ville vere at slike kostnadar vert tatt ut av kontrollutvalet sin økonomi, noko som ville føre til at kontroll og tilsyn viser eit meir rett omfang enn det som er tilfelle i dag. Men det er også argument som taler imot ei slik endring. Den rådgjevinga som finansiell revisor yter til administrasjonen er å oppfatte som eit bidrag til at revisjonskostnaden går ned. Det vert høgare kvalitet på avgitt rekneskap ved å ha ei slik ordning, noko som bidreg til at revisor kan bruke færre timar til sjølve revisjonen av årsrekneskapen. Revisor opparbeider seg også kjennskap til årsrekneskapen ved slik rådgjeving, noko som også fører til ein meir effektiv revisjon av rekneskapen. Det er heller ikkje noko innsparingspotensial for fylkeskommunen i slik overføring, sjølv om det hadde blitt ei innsparing for kontroll og tilsyn. Kontrollsjefen vurderer ei overføring av timane som er brukt av revisor til rådgjeving og attestasjonar ikkje vil bidra til ein kostnadsreduksjon for fylkeskommunen kanskje tvert om. Derfor vil kontrollsjefen ikkje tilrå ei slik overføring. j. Omfanget av forvaltningsrevisjon Fylkeskommunen har sidan 2009 hatt avtale med Deloitte AS for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Sidan oppstart av avtalen med Deloitte AS har timeprisen blitt justert ein gong, og då var justeringa på ca. 5,3%. Det har elles ikkje vore prisjustering innanfor kjøp av forvaltningsrevisjon. Fylkeskommunen har eit budsjett på kr for kjøp av forvaltningsrevisjon pr. år. Dette gir oss omlag 3 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år. Gjennomsnittet for tal gjennomførde forvaltningsrevisjonar i fylkeskommunane er ca. 3,5. Dette er medrekna Oslo. Utanom Oslo er talet noko lågare - i underkant av 3 forvaltningsrevisjonar pr. år. Vurderingar Fylkestinget vedtek plan for forvaltningsrevisjon kvart fjerde år. Dette skjer innan utgangen av året etter val av nytt fylkesting. Planen inneheld såpass mange prosjekt at det må ein viss gjennomføringshastigheit til for å få gjennomført dei fleste prosjekta i planen. Planen vert revidert halvveis i perioden. Det kjem ofte opp nye prosjekt ved revidering av planen. I staden for å redusere tal på gjennomførde prosjekt, bør ein heller sjå om det å redusere storleiken eller omfanget på kvart prosjekt. Dette vil resultere i at ein har mogelegheit til å gjennomføre fleire forvaltningsrevisjonsprosjekt, samtidig som ein held kostnadsnivået på eit uendra plan. Kontrollsjefen vurderer det slik at vi gjennomfører tilstrekkeleg tal prosjekt. Det kan alltid vere gunstig å gjennomføre fleire prosjekt, men med å gjennomføre likt tal prosjekt om i dag, med den forskjell at prosjekta er mindre i omfang og meir spissa, vil vi kunne redusere kostnaden ved forvaltningsrevisjon. Det vil nok alltid vere slik at enkelte prosjekt vil vere meir omfattande enn andre, men dersom vi får ned gjennomsnittet pr. prosjekt med om lag 5%, vil vi ha ei innsparing på kr Økonomi- og budsjettkonsekvensar Kontrollsjefen har i denne saka vurdert dei forskjellege område som kontrollutvalet bad om i KUsak 35/14. Det er innsparingar som er mogelege å ta utan at kontrollomfanget vert ramma i særleg stor grad. Det vert delvis føreslege å redusere aktivitet for kontrollutvalsmedlemmane når det gjeld kompetansebygging, delvis effektivisering av kontrollutvalssekretariatet og delvis ein reduksjon i omfanget av kjøp av revisjonstenester. Kontrollsjefen meiner at tiltaka skal vere gjort på ein slik måte at kontrollinnsatsen ikkje skal bli vesentleg lågare ved desse reduksjonane, og at fylkeskommunen ved desse innsparingstiltaka vil ha ein trygg og god kontroll og revisjon. Kostnadsreduksjonane er gjort med atterhald om eit kontrollutval med same kostnadsstruktur som i dag. Dette gjeld med omsyn til tal medlemar i utvalet, og kostnadsstrukturen for utvalet sine medlemar.

119 Side 8 av 8 Tema Tilrådd eingongsinnsparing Tilrådd årleg innsparing c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar Kr d. Opplæring av kontrollutvalet Kr (2016) kr e. Tal møte i kontrollutvalet Kr f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet Kr g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig Kr. 0 overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta j. Omfanget av forvaltningsrevisjon Kr SUM tilrådd innsparing Kr (2016) Kr Konklusjon Kontrollsjefen har vurdert dei område for innsparing som kontrollutvalet etterspurde i KU-sak 35/14. I denne skal er det punkt c til j som er vurderte. I KU-sak 52/14 var punkta a og b vurdert. I denne saka legg kontrollsjefen fram ei tilråding på ein årleg kostnadsreduksjon på kr i tillegg til ein eingongsreduksjon på kr i Kostnadsreduksjonane er basert på at det er 5 medlemmar i kontrollutvalet.

120 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 59/14 Tittel: Kontrollutvalet - Økonomiplan vurdering av mogelege innsparingstiltak Behandling: Frå kontrollsjef låg det føre slik tilråding til vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember Endringsframlegg som kom fram i møtet: Pkt. 2 i tilrådinga vert endra til: Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. Avrøysting: Tilrådinga med endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande endeleg vedtak:

121 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember 2014.

122 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Oppfølgingsliste 9/2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 9/2014 vert teken til vitande Vedlegg: Oppfølgingsliste 9/2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Sekretariatet for kontrollutvalet skal, etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd, sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet har dei seinare åra fått seg førelagt ei sak om oppfølging av saker som utvalet har handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merka med AVSLUTTA vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingslista. Utvalet får i denne saka oppfølgingsliste 9/2014 til handsaming. I tillegg til oppfølgingslista vil utvalet få ei sak med oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vert lagt fram for utvalet eit par gongar kvart år. Dette vil gjere gjere at kontrollutvalsmedlemmane til ei kvar tid har oversikt over dei sakene som utvalet har til handsaming og til oppfølging.

123 Oppfølgingsliste 9/2014 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 1/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune handsaming av rapport Innan utgangen av 2012 Ny oppfølging H : Sendt til FT :Oppfølging av administrasjonen iflg. FT-vedtak innan med rapport til KU. 12.2: Samtale med Jan Øhlckers Etter det som kom fram i møtet med Øhlckers vil det først kome noko status frå dette prosjektet H-13. Følgjast opp vidare. 15/13 FR bygge og eigedomstenesta oppfølging av FT-sak 23/08 Ny oppfølging V-14 og januar Utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Bygge- og eigedomstenesta har måtta prioritert investeringsoppfølging i samband med skulebruksplanen, men vil prioritere oppfølging av dette prosjektet H-14. Ny rapportering etter Roar vil følgje opp tilrådingspunkt 7-9, og kome tilbake med rapport med status på oppfølging av desse punkta. Sjå sak 24/14 lenger ned på lista. Kontrollutvalet ber i vedtaket om ny rapport etter vurdering av omorganiseringa av vaktmeistertenesta innan utgangen av /13 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar handsaming av rapport 10/14 FR 2009 Kompetanseprofil i fk oppfølging 15/14 FR Tryggleik og beredskap - rapport 27.8 H :Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til eit prosjektnotat datert ang. organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltninga, der det vert vist til at organisasjonsmessig plassering av driftsteknikarane er planlagt ferdigstilt innan Kontrollsjefen kom med endringsframlegg til pkt. 3 i vedtaket. KU vedtok tilrådinga med endringsframlegget. Rapporten vart sendt til fylkestingshandsaming i oktober H-14 Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding, og tok dermed rapporten til etterretning. Samtidig vart fylkesrådmannen bedt om å gjennomføre tiltak som er kravd for at tilrådingane 1-8 og 10 og 11 vert gjennomførde og meldt tilbake til kontrollutvalet innan Sjå vedtak i KU-sak 46/14 AVSLUTTA 18.3 Feb Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert til vitande 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i FT-sak 18/ Januar 2015 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å

124 gjere slikt vedtak: 16/14 Skriv, meldingar og orienteringar 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan Fylkestinget sitt vedtak i saka er i samsvar med tilrådinga frå kontrollutvalet Protokoll i saka: 4. Brev frå fylkeskommunen til Skatt Vest Brev med klage på vedtak om etterrekning av meirverdiavgift etter avgrensa kontroll av kompensasjonsoppgåva for juli august 2013vart teken til orientering. 23/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 24/14 Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging av rapport 33/14 SK 2014 FR F1 Holding - prosjektplan 35/14 Kontrollutvalet Budsjett 2015/Økonomiplan Sjå sak 44/14 AVSLUTTA Kontrollutvalet vedtok å ta rapporten frå frm til vitande og ber i vedtaket om ny rapport innan Rapport mottatt Utvalet får sak om oppfølging i møte V-2015 KU vedtok å ta rapporten frå frm til vitande, og ber frm om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av V-2015 Kontrollutvalet vedtok prosjektplanen med endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan skal sendast medlemmane Kontrollutvalet ba i vedtaket om rapport innan utgangen av Blir forseinka litt ut i KU og Kontrollutvalet vedtok eige budsjett som vert FT sendt til administrasjonen slik at budsjettet vert handtert som ein del av fylkeskommunen sitt budsjett.i tillegg gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar

125 39/14 Forvaltningsrevisjon Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport prosjektplan 40/14 Forvaltningsrevisjon Fylkesarkivet bestilling d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon 23.9 Mai 2015 KU vedtok følgjande: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte AS vert godkjent slik den ligg føre. 2. Oppstart av prosjektet vert Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan Oktober 14 KU vedtok: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Fylkesarkivet» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteken bestilling vert sendt Deloitte AS Sjå sak 48/14 - Prosjektplan AVSLUTTA 41/14 Revisorbrev 01/ Vedtak i KU: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev 01/2014 til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrev 01/ Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere status på arbeidet innan til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet 44/14 Skriv, meldingar og orienteringar Vedtak: 1. Orientering om status i mva-saken mot Statens vegvesen v/sf revisjon IKS 45/14 Møtebøkene for FU og HU 2013 til desisjon SF revisjon orienterte om status for mva-saken mot Statens Vegvesen der brev frå SF revisjon til Skatt Vest vart gjennomgått. Kreditnota på i overkant av 6 mill. kroner er ikkje teken med i kompensasjonsoppgåva for 3. kvartal då mesteparten av denne summen er meirverdiavgift som fylkeskommunen ikkje har fått kompensert for FT Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomgang av

126 46/14 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar oppfølging av vedtak 47/14 FR 2010 Vedtaksoppfølging oppfølging av prosjekt 48/14 Forvaltningsrevisjon Fylkesarkivet - Prosjektplan 49/14 Møteplan for kontrollutvalet 2015 møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2013 vert teken til etterretning. AVSLUTTA Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert til orientering 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om statusrapport innan for dei tilrådingane i rapporten, som ikkje er ferdig oppfølgde i notatet frå fylkesrådmannen datert Vedtak: 1. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedtaksoppfølging og dermed vedtaket i FT-sak 19/10 er fullført. 2. Kontrollutvalet rapporterer status til fylkestinget gjennom utvalet si årsmelding AVSLUTTA Vedtak: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av februar Utvalet vedtok møteplan for 2015 med ei endring i høve til tilrådinga. Møte i juni vert AVSLUTTA 50/14 Oppfølgingsliste 8/ Vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde. 51/14 Skriv, meldingar og orienteringar Vedtak (utdrag): 1. Status FR a. Samhandling. Ny dato for ferdigstilling b. Tilskotsforvaltning. Rapport ventast ferdig etter avtalt plan for verifisering og høyring som tilseier dette. AVSLUTTA 2. Status SK a. FR F1 Holding. Ei viss forseinking er varsla pba tilgjengelegheit for intervjuobjekt. Revisor ba om ei avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektet. K.sjef utarbeider eit notat til utvalet. 3. Nytt frå NKRF info om revisors

127 oppgåver ved misligheter teke til vitande. AVSLUTTA 4. Leiar orienterte fr møte i repr.skapet til SF rev. Nestleiar orienterte om høyringsmøte i KMD/Deloitte om undersøking av kontrollutval og sekretariat. Det vart avtalt KU-møte som tlf.møte.for å handsame sak om organisering av KU. Utvalet vart orientert om innspel om KU til budsjettboka /14 Kontrollutvalet vurdering av mogelege innsparingstiltak organisering Orienteringane under pkt 4 vart tekne til vitande AVSLUTTA FT des 14 Vedtak: 1. KU skal ha fem medlemmar, som i dag 2. Leiar og nestleiar skal veljast frå fylkestinget sine medlemmar. Leiar frå opposisjonen og nestleiar frå posisjonen. Resten av utvalet kan veljast på fritt grunnlag. Oppdatert

128 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 60/14 Tittel: Oppfølgingsliste 9/2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølgingsliste 9/2014 vert teken til vitande

129 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Status FR v/deloitte a. Samhandling b. Innkjøp av kollektivtransport c. Fylkesarkivet 2. Status Finansiell revisjon og selskapskontroll v/sf revisjon a. Status finansiell revisjon b. Status FR av F1 Holding AS 3. Orientering om internkontroll v/bjørn Birger Bremer 4. Nytt frå NKRF a. einfo 14/8 - Ytringsfrihet og lojalitetsplikt 5. Orientering om kommunelovutvalet sitt arbeid v/oddvar Flæte. 6. Orientering frå leiar og kontrollsjef

130 einfo 14/8 Ytringsfrihet og lojalitetsplikt 1. Ytringsfrihet og lojalitetsplikt 2. Instruks til folkevalgte 3. Forskjell på tilrettevisning og irettesettelse 1. Fra tid til annen oppstår uenighet om hvor grensa går mellom offentlig tilsattes ytringsfrihet og deres lojalitetsplikt. Sivilombudsmannen (SOM) har den 25. september 2014 i sak 379 for 2014 uttalt seg i en slik sak. Saken gjaldt spørsmål om en kommune hadde rettslig adgang til å gi en tilsatt lege en skriftlig tilrettevisning som følge av legens uttalelser i et intervju og et leserinnlegg i lokalavisen. Innlegget var underskrevet med legens navn og Fastlege og sykehjemslege. Uttalelsene gikk i korthet ut på at kutt i omsorgsbevilgningene, slik et framlegg fra kommunens administrasjon gikk ut på, kunne føre til at sykehjemsplasser blei lagt ned, noe som vil medføre økte lidelser for den mest sårbare delen av befolkningen. Ved instruks fra administrasjonssjefen var de tilsatte blitt orientert om at det var administrasjonssjefen som skulle orientere offentlig på kommunens vegne om budsjett 2014; og kommunen reagerte bl.a. slik overfor legen: [Du er] en del av den faglige ledelsen ved sykehjemmene, og arbeidsgiver forventer en høyere grad av lojalitet fra ledere. På bakgrunn av dette finner arbeidsgiver det nødvendig å gi en tilrettevisning som følge av det omtalte forhold. En anmodning til kommunen om å trekke tilbake tilrettevisningen, blei avslått, og saken blei brakt inn for SOM. Argumentene var i hovedsak og i kortform som følger. Legen framholdt at enda om det gikk fram av både leserinnlegget og intervjuet at han var sykehjemslege, mente han at det ut fra form og innhold ikke var risiko for at leserne ville anta at han ville forfekte kommunens syn. Kommunen framholdt på sin side bl.a.: Til tross for rådmannens presisering av kommunens medieregelverk, valgte [A] å uttale seg som sykehjemslege. Han har verken i intervju eller leserinnlegg presisert at han uttaler seg som privatperson. Fra SOMs vurderinger tas med: Kommunens interne regler om hvem som skulle uttale seg på kommunens vegne, anses ikke i seg selv å være problematiske i forhold til ytringsfrihetsvernet i Grunnloven. Etter en samlet vurdering kan ikke ombudsmannen se at As ytringer i lokalavisen er egnet til utad å bli oppfattet som fremsatt på kommunens vegne. Ytringene kan derved ikke anses som brudd på instruksen eller mediereglementets bestemmelser om hvem som skal uttale seg på vegne av kommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

131 SOM drøfter også om A s opptreden kan være et brudd på den alminnelige lojalitetsplikten : Som utgangspunkt vil det bare være ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade arbeidsgiverens interesser på en unødvendig måte, som må anses som illojale. Det må foreligge en åpenbar risiko for skade på arbeidsgiverens legitime og saklige interesser. At ytringen skaper debatt eller er ubehagelig for arbeidsgiveren, er ikke tilstrekkelig. Etter dette konkluderer SOM slik: Ombudsmannen har kommet til at As ytringer i lokalavisen ikke kan anses som fremsatt på vegne av X kommune, og at ytringene derved ikke er i strid med det interne regelverket kommunen har vist til. Slik saken er opplyst var de heller ikke i strid med den alminnelige lojalitetsplikten. Det er derved ikke grunnlag for tilrettevisningen, og den må anses som en urettmessig begrensning av As ytringsfrihet. Kommunen bes derfor om å trekke tilrettevisningen tilbake. 2. Instruks til folkevalgte Vi understreker at de poengene som er omtalt i punktene 1. og 3., kun gjelder for tilsatte. Folkevalgte kan ikke ved instruks pålegges taushetsplikt ut over det som følger av lov og forskrift. Spørsmålet er nærmere omtalt på side i boka Kommunalrett regelverk og praksis. Den oppmerksomme leser av Prop.113 L ( ) om Endringar i kommunelova m.v. vil kunne ha lagt merke til at det står noe annet der (side 9 første spalte nederst). Dette skyldes rett og slett en redigeringsfeil. KMD har bedt Stortingets presidentskap om at denne inkurien blir rettet ved behandlingen i Stortinget. 3. Forskjell på tilrettevisning og irettesettelse Vi gjør oppmerksom på at det forvaltningsrettslig sett er forskjell på de to reaksjonene tilrettevisning og irettesettelse. Irettesettelse er en såkalt ordensstraff. som igjen er et enkeltvedtak, som det kan klages over etter forvaltningsloven. Til nærmere orientering siterer vi fra side 188den nevnte boka: Blant de personalsakene som regnes som enkeltvedtak, er nevnt vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff. I lovgivningen brukes ordet ordensstraff i en ganske bestemt betydning, nemlig om de reaksjoner som er omtalt i 14 i lov om statens tjenestemenn av 4. mars 1983 nr. 3. Det finnes ikke noen tilsvarende bestemmelse i den lovgivning som gjelder for kommunene. KS og også KRD [KMD] har derfor tidligere ment at en advarsel til en kommunalt tilsatt tjenestemann ikke er en ordensstraff. Spørsmålet har imidlertid vært vurdert av HRs kjæremålsutvalg, som i en kjennelse av 23. april 2003 kom til at i utgangspunktet kan også en kommunal tjenestemann ilegges ordensstraff, som da er å betrakte som enkeltvedtak. Forutsetningen er at advarselen griper inn i tjenestemannens rettigheter eller plikter. En ren tjenestelig tilrettevisning faller ikke inn under begrepet. Oslo, 11. november 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver 2

132 NOTAT TIL: Kontrollutvalet FRÅ: Kontrollsjefen Leikanger VURDERINGAR RUNDT PROBLEMSTILLING 1 I PROSJEKTPLANEN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON AV F1 HOLDING I KU- møte , under handsaming av KU-sak 51/14, kom revisor med behov for avklaring rundt problemstilling nr. 1 i prosjektplanen for forvaltningsrevisjon av F1 Holding. Revisor har behov for avklaring på korleis ein skal sjå på problemstillinga 1. I kva grad er oppfølging av fylkestinget sitt vedtak i FT-sak 47/13 gjennomførde? i forhold til pkt 4 i vedtaket til FT-sak 47/13 4. Fylkeskommunen si eigarmelding gjev tilstrekkeleg signal om fylkestinget sine krav og forventningar til Fjord1 og F1 Holding AS. Og i forhold til kulepunkt 2 i tilrådingane frå revisor til styret i F1 Holding i rapporten som var grunnlaget for handsaming i FT-sak 47/13 Styret bør få utarbeida rutinar knytt til eigarane sine strategiske forventningar og krav til Fjord1 AS. Pkt 4 i vedtaket i FT-sak 47/13 er signal frå eigar til styret. Det er eigaren sine forventningar til styret i selskapet som kjem fram i vedtaket. Vibeke Resch-Knudsen skriv i boka «Kommunalt eierskap roller, styring og strategi» om viktigheita av klart definerte og klart kommuniserte målsettingar med eigarskap. Dersom eigar ikkje stiller krav og ikkje har ein klårt definert målsetting med eigarskapet, vil verksemda ha tilsvarande diffuse målsettingar 1. Eigarstrategien vert den ytre ramma for styring av eit selskap 2, og det er altså denne eigarstrategien som er omhandla i vedtaket i FT-sak 47/13 pkt Resch-Knudsen Kommunalt eierskap roller, styring og strategi, s Resch-Knudsen Kommunalt eierskap roller, styring og strategi, s. 94

133 Når fylkeskommunen har valt å legge verdiar i eit selskap, medfører dette også ei overføring av styringsrett til selskapet. Mykje av dette vil vere selskapsstrategiar som skal ivaretakast av styret i verksemda. Selskapet sitt styre, gjerne i lag administrasjonen, sine oppgåve er å legge opp verksemd- og forretningsstrategien innanfor ei ytre ramme, eigarstrategien, som eigaren er ansvarleg for 3. Kulepunkt 2 i tilrådingane frå revisor i rapporten etter gjennomført eigarskapskontroll er realisering av selskapsstrategiar i form av verksemd- og forretningsstrategiar, som styret forventar at dagleg leiar i selskapet styrer etter. Dette punktet vil naturlegvis bygge på eigaren sine forventningar til selskapet v/styret, men det er altså styresignala til dagleg leiar som er omtalt her. Dette er den praktiske oppfølginga av forventningane som eigaren har til selskapet. I eigarmeldinga (2014) står det i pkt at det er fylkesutvalet som utøver fylkeskommunen sitt eigarskap på vegne av fylkestinget i dei fleste tilfelle slik det følgjer av delegeringsreglementet. Som kontrollorgan bør vi sjå på i kva grad krava og forventningane frå eigaren vert oppfølgde. Det er eigaren som skal utarbeide klare eigarstrategiar som omhandlar krav og målsettingar til selskapet. Eigarstrategien vil utgjere dei prioriteringar og tiltak fylkeskommunen har overfor selskapet for å sikre at selskapet ivaretek dei målsettingar som eigaren har sett. Det er styret ilag med leiinga i selskapet som skal utarbeide konkrete mål og strategiar for korleis ein vil nå måla for selskapet. Dagleg leiar i selskapet skal forhalde seg til styret. Konklusjon Fylkestinget har vedteke i FT-sak 47/13 at eigarmeldinga gjev tilstrekkeleg signal om eigarstrategien, altså eigaren sine krav og forventningar til selskapet. Kontrollsjefen vurderer kulepunkt 2 i rapporten som er grunnlag for FT-sak 47/13 at dette gjeld oppfølging mellom styret og dagleg leiar i selskapet. Dette kjem tydeleg fram under teksten «rutinar knytt til eigarane sine strategiske.». Kontrollsjefen rår til at oppfølging av kulepunkt 2 i rapporten er med i problemstillingane som kontrollutvalet vil ha svar på i forvaltningsrevisjonen av F1 Holding AS. Vennleg helsing Einar Ulla Kontrollsjef 3 Resch-Knudsen Kommunalt eierskap roller, styring og strategi, s. 94

134 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 61/14 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Status FR v/deloitte a. Samhandling b. Innkjøp av kollektivtransport c. Fylkesarkivet Alle prosjekta har framdrift i samsvar med plan. Orienteringa vart teken til vitande. 2. Status Finansiell revisjon og selskapskontroll v/sf revisjon a. Status finansiell revisjon Revisor orienterte om status for den finansielle revisjonen. Orienteringa vart teken til vitande. b. Status FR av F1 Holding AS Kontrollsjef orienterte om status, og la fram notat med forslag til avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektplanen. Notatet vart teke til vitande. Utvalet ba kontrollsjef om å sende notatet til revisor. 3. Orientering om internkontroll v/bjørn Birger Bremer Paal Fosdal, påtroppande assisterande fylkesrådmann orienterte utvalet om status for internkontrollarbeidet i fylkeskommunen. Orienteringa vart teken til vitande. 4. Nytt frå NKRF a. einfo 14/8 - Ytringsfrihet og lojalitetsplikt Informasjonen vart teken til vitande. 5. Orientering om kommunelovutvalet sitt arbeid v/oddvar Flæte. Oddvar Flæte orienterte utvalet om status for arbeidet i kommunelovitvalet. Flæte fekk