Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 17/11 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder Marit Jørgensen Kristian Fremstad Merete Kalland Forfall: Andre møtende: Rådmannen Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kjell Inge Selbekk (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. avvikshåndtering 02/17 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune 03/17 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget 04/17 Kontrollutvalgets årsmelding /17 Referatsaker 06/17 Eventuelt 07/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. avvikshåndtering Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/161-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. avvikshåndtering Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 37/2016 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. avvikshåndtering Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen om status for avvikshåndtering for 2016, herunder hvilke kategorier av avvik som går igjen (statistikk på avvik). Orienteringen gis på utvalgets møte 14. mars Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Agdenes kommune (datert ), og bedt rådmannen om å gi en orientering på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 15/161-8 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget vedr. avvikshåndtering På kontrollutvalgets møte ble det under sak 37/2016 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. avvikshåndtering Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen om status for avvikshåndtering for 2016, herunder hvilke kategorier av avvik som går igjen (statistikk på avvik). Orienteringen gis på utvalgets møte 14. mars Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 37/2016, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik rådgiver Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

5 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/43-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter innspill fremkommet i møtet. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet tilleggssak Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke lagt inn som nye saker i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget "Saker for videre oppfølging". 5

6 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS 22/14 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Følges opp av nytt kontrollutvalg Kontrollutvalgets møte Utvalget ba sekretariatet om å sende en påminnelse til rådmannen vedr. kommunestyrets vedtak i sak 22/14. Kontrollutvalgets møte Rådmannens svar er lagt med som vedlegg til kontrollutvalgets sak 11/16. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber Ordfører om å gi en orientering vedr. status på revideringen av Agdenes kommune sin eierskapsmelding Brev sendt rådmannen Følges opp videre. Orientering KS 54/16 Selskapskontroll- Forvaltningsrevisjon av Hamos Forvaltning IKS Kontrollutvalgets møte Eierskapsmeldingen vil ikke bli revidert før Agdenes går inn i den nye kommunen Orkland. 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i HAMOS Forvaltning IKS om å sørge for at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i selskapet. Eierne må også gjøre en vurdering om dagens praksis med å velge ordførere inn i styret er hensiktsmessig pga. habilitetsutfordringer. Vurderingene må gjøres i tråd med revisors anbefalinger i rapporten. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse 6

7 Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget om oppfølging av punktene innen utgangen av mars KS 55/16 Forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning til orientering. 2. Agdenes kommunestyre vil ved neste rullering av handlingsprogrammet vurdere å innføre et system for eiendomsforvaltningen, inkl. å styrke vedlikeholdsfondet som gir en langsiktig planlegging av vedlikeholdet på den kommunale bygningsmassen. 7

8 Agdenes kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Kulturleder Tom Brendmo orienterer om AMOK (kulturskolen). Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/17 17/209 Referatsaker SAKSLISTE 11/17 17/208 UTREDNING AV SKOLESTRUKTUR 12/17 17/120 BOLIGER FOR FLYKTNINGER 13/17 16/192 RAPPORT FINANSFORVALTNING 2016 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 8

9 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/121 Referatsaker 2/17 17/111 SØR-LEKSA FISKERIHAVN - AVHENDING 3/17 17/53 SLUTTBEHANDLING AV REGULERINGSPLAN - VALSET MARINA GNR. 7/2 M.FL. 4/17 16/322 VEDTEKTER REGIONALT NÆRINGSFOND FOR ORKDALSREGIONEN 5/17 17/73 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL KOMMUNALE OMBUD 6/17 17/103 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /17 17/104 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL /17 17/106 REGLEMENT MED MANDAT FOR FELLESNEMDA I FRAMTIDIGE ORKLAND KOMMUNE 9/17 17/120 BOLIGER FOR FLYKTNINGER EVENTUELT Lensvik Oddvar Indergård ordfører 9

10 Agdenes kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Juletallerken på Lensvik Kro kl. 12:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 75/16 16/1206 Referatsaker 76/16 16/561 SLUTTBEHANDLING - ENDRING AV REGULERINGSPLAN LØVNES HYTTEOMRÅDE GNR. 24/1 OG 23/4 77/16 16/1057 KOMMUNAL HEDERSPRIS - "ÅRETS NAVN" /16 16/573 KAI SELVA INDUSTRIOMRÅDE 79/16 16/413 PLAN FOR BOSETTING OG INTEGRERING AV FLYKTNINGER /16 16/67 OMDISPONERING FOND 81/16 16/1168 RENOVASJONSGEBYRET /16 16/1194 GEBYRREGULATIVET FOR VANN- OG AVLØP 83/16 16/1195 REGULATIV FOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING 10

11 84/16 16/1205 JUSTERING AV HUSLEIESATSER 85/16 16/1202 BETALINGSSATSER FOR HJEMMETJENESTER M.M 86/16 16/1204 BETALINGSSATSER I BARNEHAGE OG SKOLEFRITIDSORDNING 87/16 16/1208 REGULERING AV BETALINGSSATSENE I MUSIKKSKOLEN 88/16 16/159 HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT /16 16/1162 BUDSJETTREGULERING 2016 Lensvik, EVENTUELT John Ola Selbekk e.f. 11

12 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Daglig leder i Orkdalsregionen, Håkon Kibsgaard Jordet, vil orientere om status i det undersjøiske tunnelprosjektet Agdenes Rissa Ørland. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/17 17/167 Referatsaker 9/17 17/32 PLANPROGRAM FOR REGULERINGSPLAN "JØRRESTOLEN" GNR 6/2 OG 8/1 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 12

13 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/62 Referatsaker 2/17 17/58 OMDISPONERING AV BOLIGTOMT B1 I SYNNAVIKA 3/17 16/1077 KLAGE PÅ VEDTAK I SAK FMS 66/16 - ENDRING AV REGULERINGSBESTEMMMELSER - LANGDALSHAUGEN 4/17 17/31 SØKNAD OM REGULERINGSENDRING GNR 19/68 - FORESPØRSEL OM ØKNING AV BEBYGD AREAL (BYA) 5/17 17/36 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREADEL FOR BYGGING AV ADKOMSVEI GNR 3/2 6/17 17/59 PLANSTRATEGI /17 17/53 SLUTTBEHANDLING AV REGULERINGSPLAN - VALSET MARINA GNR. 7/2 M.FL. Lensvik, EVENTUELT John Ola Selbekk e.f. 13

14 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 63/16 16/1182 Referatsaker 64/16 14/295 NY 2. GANGS BEHANDLING AV REVIDERT FORSLAG TIL REGULERINGSPLAN - VALSET MARINA 65/16 16/248 SØKNAD OM TILLATELSE TIL Å STARTE ARBEID MED REGULERINGSPLAN FOR UTVIDELSE AV CAMPINGPLASS GNR 19/1 66/16 16/1077 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN LANGDALSHAUGEN - ETASJETALL OG STØRRELSE PÅ UTHUS 67/16 16/413 PLAN FOR BOSETTING OG INTEGRERING AV FLYKTNINGER EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 14

15 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:30 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. TILLEGGSSAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 62/16 16/561 NY 2. GANGS BEHANDLING AV REGULERINGSPLAN LØVNES HYTTEOMRÅDE GNR. 24/1 OG 23/4 Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 15

16 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:30 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 59/16 16/1156 Referatsaker 60/16 16/340 VEIADRESSER I AGDENES KOMMUNE 61/16 16/159 HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT 2017 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 16

17 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 030, TI - &20 Arkivsaknr 17/40-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Forslag til reglement med mandat for Fellesnemnda Vedtak om delegering av myndighet til interimsnemnd/fellesnemnd Saksutredning Lov om fastsetjing og endring av kommune og fylkesgrenser (inndelingslova) og forarbeidene til denne (Ot.prp. nr. 41 ( ) setter de lovmessige rammene for kommunesammenslåingsprosessen. Når det er gjort vedtak om sammenslåing av to eller flere kommuner, skal det opprettes ei fellesnemnd til å forberede og gjennomføre sammenslutningen. Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et kommunalt organ opprettet i medhold av inndelingslova. Det innebærer f.eks. at fellesnemnda ikke har eget organisasjonsnummer. Fellesnemnda har mange trekk av interkommunalt samarbeid iht. Kommuneloven 27, men er ikke definert som dette. Fellesnemnda har den myndighet som definert i inndelingslova 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å gi nemnda i reglement. Det er viktig at fellesnemnda får delegert myndighet til å avklare både framtidig revisjons- og sekretariatsordning for den nye kommunen. Agdenes kommunestyre vedtok i sak 69/16 (møte ) å oppnevne interimsfellesnemnd for Orkland kommune sammen med Orkdal, Meldal og Snillfjord kommuner. Fellesnemndas sakspapirer er lagt ut her: Fellesnemnd blir formelt opprettet etter Stortingets vedtak i juni Interrimsfellesnemnda har ikke vedtaksfullmakt før den blir fellesnemnd med mindre kommunestyrene har gitt den fullmakt gjennom et mandat. Interimsfellesnemnda har lagt frem likelydende forslag til vedtak for kommunestyrene i Agdenes, Orkdal, Meldal og Snillfjord kommuner vedr. mandat for Fellesnemnda (vedlegg). Kommunestyret i Agdenes kommune har vedtatt mandatet i sak 8/17, møte Kommunestyrene i Orkdal og Meldal kommuner har også vedtatt mandatet, Snillfjord kommune skal behandle dette på sitt møte Følgende myndighet er delegert til interimsnemnda/fellesnemnda for Orkland: - Ansette prosjektleder/rådmann for Orkland kommune - Disponere de økonomiske midlene som kommunene mottar som fellesmidler på grunn av sammenslåingen. Fellesnemndas oppgave er å legge forholdene til rette for den nye kommunen som oppstår ved sammenslåingen. Det er vanlig å legge fellesnemndas myndighet i et 17

18 mandat eller reglement (vedlegg). Fellesnemndas virketid opphører når lovlig valgt kommunestyre for den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda for Orkland har satt opp følgende møtedatoer 1. halvår 2017: januar - 6. april juni Kontrollutvalget Det følger indirekte av bestemmelsene i inndelingslova at de valgte kontrollutvalgene i de kommunene som skal slå seg sammen, fungerer fram til ny kommune er etablert. Kontrollutvalget i Agdenes kommune skal føre tilsyn med endringsprosessen i Agdenes kommune. Norges Kommunerevisor Forbund (NKRF) sier at det kan være hensiktsmessig for kontrollutvalget å be om jevnlige orienteringer fra prosjektleder og rådmann om sammenslåingsprosessen. NKRF sier videre at kontrollutvalget bør bidra til at fokuset på internkontroll, interkommunalt samarbeid, eierstyring mv. er på plass både i forhold til ny kommune, men også i «gammel kommune» inntil denne opphører. jfr. KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» pkt vil det være aktuelt for kontrollutvalget å ha fokus på kommunens strategi med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløsninger. Valg av revisor for Fellesnemnda foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. I tillegg skal den nye kommunen ha revisjonsordning, det er Fellesnemnda som må ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene. Dersom det skulle være aktuelt å konkurranseutsette revisjonsoppdraget for den nye kommunen, må det eventuelt skje i samsvar med anskaffelsesregelverket. Fellesnemnda kan også få fullmakt til å videreføre sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen, jfr. 26 i loven. Kontrollutvalgene skal avgi innstilling i saker om valg av sekretariatsordning. Anbefalingen fra NKRF er at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken for kontrollutvalgene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem som en orienteringssak til kontrollutvalget. 18

19 Reglement med mandat for Fellesnemnda for framtidige Orkland kommune 1. Formål Fellesnemnda får som mandat å forberede kommunesammenslåingen, og sikre nødvendig samordning mellom de fire kommunene i perioden fra søknad om sammenslåing er sendt, til konstituerende møte er holdt av nyvalgt kommunestyre. 2. Fellesnemndas sammensetning Fellesnemnda består av formannskapene i de fire kommunene. Det gir ei felles nemnd med 28 representanter. Nemnda velger selv leder og nestleder (jfr. Inndelingslova 26). 3. Fellesnemndas fullmakter Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Nemndas leder (møteleder) har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Fellesnemnda skal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt kommunestyre i nye Orkland kommune. Herunder ligger ikke styringen av den daglige driften i de fire kommunene fram til sammenslåingstidspunktet. Dette innebærer at fellesnemnda; a) gjennomgår og vurderer alle prinsipielle forhold ved sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. b) kan inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. c) godkjenner sentrale styringsdokument for prosessen som: - Framdriftsplan/ prosjektplan - Økonomiplan for selve sammenslåingsprosessen - Omstillingsplaner / planer for overføring av personell - Kommunikasjonsplaner (internt og eksternt) - Planer for kulturbygging og sosiale aktiviteter - Eventuelt andre dokument som ansees nødvendig for ansvarlig styring av prosessen d) tar avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. e) drøfter valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen, sammen med prosjektleder/ ny rådmann. f) vedtar kommunevåpen for den nye kommunen. g) har ansvaret for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). 19

20 h) kan gi uttalelser om årsbudsjett og økonomi- og handlingsplan for de fire kommunene. i) ansetter rådmann og revisor i den nye kommunen. Fellesnemnda tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de fire kommunene. 4. Forholdet til kommunestyrene Kommunene har i perioden frem til 1.januar 2020 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen er av en slik art at de må behandles i en eller flere kommunestyrer, har Fellesnemnda tilrådingsrett overfor kommunestyrene. Dette gjelder spesielt tiltak knyttet til handlingsprogram/økonomiplan, der investeringer må vurderes spesielt. 5. Arbeidsutvalg Arbeidsutvalget er satt ned av fellesnemnda ut fra vedtak på representanter fra den enkelte kommune. Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. Arbeidsutvalget har innstillingsrett overfor fellesnemnda. Det skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for eventuelle folkevalgte temakomiteer som nedsettes av fellesnemnda. 6. Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg underlagt fellesnemnda som består av arbeidsutvalget, samt en tillitsvalgt fra hver av kommunene. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal behandle saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. 7. Delegasjon Fellesnemnda kan gi arbeidsutvalget og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. 8. Saksforberedelse a) Prosjektleder/ ny rådmann forbereder saker til fellesnemndas arbeidsutvalg. b) Arbeidsutvalget innstiller i saker til fellesnemnda. c) Rådmennene og prosjektleder har møte- og talerett i fellesnemnda. 9. Funksjonsperiode Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. a) Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av kommunestyret i nye Orklandkommune. b) Lederen i fellesnemnda kaller sammen det nyvalgte kommunestyret til konstituerende møte. c) Leder av fellesnemnda leder møtet fram til ny ordfører er valgt. 10. Interkommunalt samarbeid Fellesnemnda kan fremme innstilling overfor kommunestyrene dersom det blir behov for å gjøre endringer i interkommunale samarbeid fram mot sammenslåingstidspunktet. 20

21 «f1» «f3» «f4» «f5» «f6» Vår ref. Arkivkode Deres ref. Dato 16/ /JOS MELDING OM VEDTAK Kommunestyret i Agdenes behandlet i møte sak 74/16. Følgende vedtak ble fattet: Agdenes kommunestyre vedtar å delegere følgende myndighet til interimsnemnda/fellesnemnda for Orkland kommune: Nemnda delegeres myndighet til å ansette prosjektleder/rådmann for Orkland kommune Nemnda delegeres myndighet til å disponere de økonomiske midlene som kommunene mottar som fellesmidler på grunn av sammenslåingen. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå nødvendige samarbeidsavtaler med de andre kommunene inntil Orkland kommune er registret som egen organisasjon. Fullmakten er begrenset til avtaler som er nødvendige for å gjennomføre intensjonsavtalen. Som medlemmer og personlige varamedlemmer til arbeidsutvalget velges: Medlem 1: Ordfører Oddvar Indergård Personlig varamedlem: Beate Bonvik Medlem 2: Elisabet Selås Personlig varamedlem: Arild Røland Med vennlig hilsen John Ola Selbekk rådmann 21

22 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/19-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2016 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2016 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Agdenes kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 22

23 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE 23

24 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

25 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016 Medlemmer Kjell Inge Selbekk Kåre Lian Svanem Marit Jørgensen Kristian Fremstad Merete Kalland Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlemmer 1. Nils Olav Eriksen 2. Svanhild Aune 3. Liv Marit Selnes 4. Ann Mari Talsnes 1. Stig Trygstad 2. Inger Lise Ingdal 3. Marit Jonassen Valset 4. Ove Valset Selbekk, Svanem, Jørgensen Selbekk, Svanem, Jørgensen Selbekk, Svanem, Jørgensen Selbekk, Svanem, Jørgensen Fremstad, Kalland Fremstad, Kalland Fremstad, Kalland Fremstad, Kalland Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 07. september 2011 i sak 33/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Agdenes kommune følges opp. Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 25

26 Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. 26

27 Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2016 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art Tekst Regnskap 2016 Budsjett Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Agdenes kommune. Kontrollutvalget i Agdenes kommune har i 2016 avholdt 5 møter og behandlet 38 saker. Fra og med valgperioden blir protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget fikk en omvisning og orientering om Lysheim skole i forbindelse med sitt møte 22. november Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har bedt om, og fått, orientering fra rådmannen på følgende områder: - Bruk av kvalitetssystemet i pleie og omsorg - Bygge- og investeringsprosjekter - Regler og rutiner vedr. motorisert ferdsel i utmark 27

28 - Salg av Valhall til Elpro Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Agdenes kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2016 har følgende rapport blitt fremlagt: Sosiale tjenester i NAV til personer mellom 17 og 23 år. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2016 er: Norges kommunerevisorforbund sin Kontrollutvalgskonferanse, februar 2016 på Gardermoen. Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 8. november Et arrangement for kontrollutvalgene i de 14 kommunene og fylkeskommunen KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. Kontrollutvalget i Agdenes kommune deltok ikke på konferansen eller årsmøtet. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for

29 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. I arbeidet med overordnet analyse inviterte kontrollutvalget til dialogmøter med ordfører, varaordfører, hovedutvalgsledere, gruppeledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, samt rådmann, kommuneledere og enhetsledere, for å finne relevante fokusområder til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fikk gode innspill til sitt videre arbeid med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 6/2017. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning ble behandlet på kontrollutvalgets møte 14. juni 2016 i sak 15/2016, følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 55/216, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning til orientering. 2. Agdenes kommunestyre vil ved neste rullering av handlingsprogrammet vurdere å innføre et system for eiendomsforvaltningen, inkl. å styrke vedlikeholdsfondet som gir en langsiktig planlegging av vedlikeholdet på den kommunale bygningsmassen. 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 29

30 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 7/2017. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den i sak 44/2010. På kontrollutvalgets møte 22. november 2016 orienterte ordfører vedr. status på revideringen av Agdenes kommune sin eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen vil ikke bli revidert før Agdenes går inn i den nye kommunen Orkland. Rapport fra selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS ble behandlet på kontrollutvalgets møte 14. juni 2016 i sak 16/2016, og på kommunestyrets møte 7. september 2016 i sak 54/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i HAMOS Forvaltning IKS om å sørge for at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i selskapet. Eierne må også gjøre en vurdering om dagens praksis med å velge ordførere inn i styret er hensiktsmessig pga. habilitetsutfordringer. Vurderingene må gjøres i tråd med revisors anbefalinger i rapporten. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget om oppfølging av punktene innen utgangen av mars Denne selskapskontrollen var et samarbeidsprosjekt mellom eierkommunene Agdenes, Snillfjord, Meldal, Skaun, Hitra, Frøya og Hemne. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 30

31 Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Agdenes kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret i sak 68/2008, samt revidert på kommunestyremøte i sak 8/ Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. 31

32 I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges bort. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitisk agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Agdenes kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Agdenes kommune. Lensvik Kjell Inge Selbekk (sign) Kontrollutvalgets leder 32

33 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/11-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Kommunestyrets sak 07/17 Kommunestyrets sak 06/17 Kontrollrapport 2016 Skatteoppkreverfunksjonen Kemnerkontorets årsrapport 2016 Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø KS 21 anbefalinger om eierstyring Ulovlig å fjerne saksdokument Korrupsjonsindeksen CPI Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 7/2017 Plan for selskapskontroll Kommunestyrets vedtak i sak 6/2017 Plan for forvaltningsrevisjon Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Agdenes kommune. 4. Kemnerkontorets årsrapport Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet 6. Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. 7. Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. 8. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 9. Å fjerne arkivverdig materiale er et lovbrudd som kan straffes med bøter, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 10. Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor. 11. Fafo rapport 2016 vedr. varsling og ytringsfrihet, se: Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 33

34 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 7/17 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 17/104 Tittel: SAKSPROTOKOLL - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Behandling: Forslag i møtet: Ap v/ Hans B. Meland foreslo følgende endring: Punkt 1.2 tas ut. Votering: Innstillingen fikk 8 stemmer og falt. Melands forslag fikk 9 stemmer. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Rosenvik AS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Postadresse: Besøksadresse: RådhusetTelefon: LENSVIK LENSVIK Telefaks:

35 AGDENES KOMMUNE «f1» «f3» «f4» «f5» «f6» LENSVIK, Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 17/ AGK/AGK/GBW MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kommunestyret i Agdenes behandlet den , sak 6/17, plan for forvaltningsrevisjon Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Med hilsen Agdenes kommune v/ Gunn Berit Westerhaug Selbæk gunn.berit@agdenes.kommune.no e.f. Vedlegg: Samlet saksfremstilling KST sak 6/17 Postadresse Telefon: E-post: Bankgiro: Lensvik postmottak@agdenes.kommune.no Giro skatt: Org.nr.: MVA 35

36 Side 1 av 3 SAMLET SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 17/103 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 216 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/17 Kommunestyret

37 Side 2 av 3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 17/103 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedlegg: Særutskrift Kontrollutvalgets sak 32/16 den Plan for forvaltningsrevisjon med disse vedlegg: - Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Saksopplysninger: Det vises til vedlegget. Vurdering: Det vises til vedlegget. 37

38 Side 3 av 3 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 6/17 Arkivsak: 17/103 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sendes: KonSek Leder i kontrollutvalget 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommunal Rapport :25 Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet. Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet oppfordrer kommunene til å styrke innsatsen mot svart økonomi, arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. o Skriv ut Det var en fullsatt sal med rundt 700 deltakere på Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) Kontrollutvalgskonferanse som fikk høre Anne Fikkan fra Riksrevisjonen og Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet gjenta budskapet: Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet, som bestillere ved offentlige anskaffelser, kan og må bli bedre. Kommunene må mer ut på arbeidsplassene for å blant annet sjekke om arbeidstakerne har HMS-kort, om entreprenøren og arbeiderne er den de utgir seg for å være, mener Reite. I fjor fikk politiet, regjeringen, Arbeidstilsynet og kommunene det glatte lag fra riksrevisor Per-Kristian Foss for manglende innsats mot arbeidslivskriminalitet. Riksrevisjonen har gjennom sine undersøkelser avdekket at offentlige virksomheter ikke i tilstrekkelig grad etterlever regelverket som skal bidra til å forhindre sosial dumping ved offentlige anskaffelser. Kommunene kommer dårligere ut enn stat. Vel to tredeler av kommunene og de statlige virksomhetene har en strategi eller et overordnet styringsdokument for gjennomføring av anskaffelser. I 60 prosent av anskaffelsene er rutiner for å følge opp forskriftskravene lagt til grunn. Reite sitter i Sektretariatet for Samarbeid mot svart økonomi, som er en allianse mellom KS, LO, NHO, YS, Unio og Skatteetaten. Han sier det skjer mye for tiden, og tilsynsmyndighetene jobber mer sammen spesielt i de største kommunene. Jeg tror det er viktig at vi sørger for å løfte i flokk. Det betyr at en må vise vilje og retning, uttalte han. Vil gjøre Telemarksmodellen nasjonal Samarbeidet mot svart økonomi har utarbeidet 10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommunene. Så langt har 60 kommuner, ifølge Reite, vedtatt de 10 strategiske grepene. Arbeidet med strategien startet opprinnelig i Telemark, gjennom den såkalte Skiensmodellen senere Telemarksmodellen. Nå vil Fellesforbundet i Telemark gjøre modellen nasjonal. Det framkommer av et brev fra Fellesforbundet i Telemark signert nestleder Arne Hagen at de er skuffet over Fellesforbundets ledelse og LO, som ikke ønsker et vedtak for Telemarksmodellen i Stortinget. I brevet skriver lokallaget at de mener Fellesforbundets ledelse og LO svikter i kampen for å gjøre Telemarksmodellen nasjonal. De vil jobbe videre på egen hånd og i samarbeid med lokale krefter gjøre modellen bedre fram mot LO-kongressen 8. mai. «Da kan LO vedta forslaget og bli den ledende aktør for et seriøst arbeidsliv og la det bli et viktig signal til partiene som ønsker vår støtte i stortingsvalget 2017», heter det i brevet. 54

55 Vanskelig å avdekke Til tross for gode retningslinjer, risikovurdering, strenge krav om blant annet færre leverandørledd og bedre kontroll, er det ifølge Anne Fikkan svært vanskelig å avdekke arbeidslivskriminalitet. Dette kunne ikke selv den beste rådmannen ha avdekket, uttalte hun da hun viste hvordan kriminelle entreprenører trikser med arbeidstakernes kontrakter for kunne utnytte dem på det groveste. Entreprenøren gjorde en feil og sendte det uoffisielle dokumentet til Arbeidstilsynet. Den viser at arbeidstakeren fra Litauen trues med straff dersom han ikke betaler månedlig husleie inn på et kontonummer. Ifølge den offisielle versjonen dekker arbeidsgiveren kost og losji. Dette er grov kriminalitet, og det er ikke et enestående tilfelle, sa Fikkan. Det er snakk om utnyttelse av mennesker på det groveste. Kriminelle som har funnet ut at istedenfor å rane en bank, så vil man bruke arbeidslivet og næringslivet som arena for å skaffe seg penger, minnet Reite om i sitt innlegg. De 10 strategiske grepene: 1. Ta et klart standpunkt: Still krav i kontraktene til leverandørene og underleverandørene der risikoen for svart økonomi og arbeidslivskriminalitet er størst. Ha egne rutiner for oppfølging og sanksjonering av kontraktsbrudd i anskaffelsene. Rapporter alle tilfeller av svart økonomi og arbeidslivskriminalitet til kontrollmyndighetene og/eller politiet. 2. Rett innsatsen der risikoen er størst: Bygg og anlegg, renhold, bilvask og bilpleie. 3. Gå konkret til verks. Sørg for at leverandører og underleverandører har lønns- og arbeidsforhold i orden, registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden, at de har tilstrekkelig fagkunnskap på plass. Vit hvem man handler med og betaler til. 4. Begrens antall ledd i leverandørkjeden. 5. Sett krav til fagkunnskap. 6. Vit hvem som arbeider for oss. Kontraktsfest at alle underentreprenører i hele kontraktskjeden er kjent før arbeidet tar til. Ansatte på prosjektet skal være navngitt før oppmøte. Arbeidstakere skal bære gyldig HMS-kort. 55

56 Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier OPPDATERT: 31.JAN.2017 Daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen er overrasket over at politikerne ikke gjør hjemmeleksen sin når de skal behandle saker knyttet til stiftelser Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. Stiftelsestilsynet mener politikere ofte mangler kunnskap om hva en stiftelse er. Det kan virke som om enkelte kommuner og fylkeskommuner ser på seg selv som hevet over loven fordi de er offentlige, sier daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. Både foreningen og Stiftelsestilsynet har de siste årene registrert flere saker der det offentlige ser bort fra selve grunnpilaren i stiftelsesinstituttet: Stiftelser eier seg selv. I stedet gjøres det politiske vedtak om enkeltstiftelser som strider mot både vedtekter og stiftelsesloven. Vi ser gjentatte ganger at det er behov for kunnskap om hva en stiftelse faktisk er, sier seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. FAKTA: STIFTELSER HAR INGEN EIERE En stiftelse er en formuesverdi (penger, eiendom, aksjer, eiendeler) som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, sosial eller annen art. Kjernen i stiftelsesbegrepet det som skiller stiftelser fra andre rettsdannelser er at formuen må være stilt selvstendig til rådighet for formålet. Det betyr at den som gir en formuesverdi til en stiftelse ikke lenger har rådighet over det som er overført til stiftelsen. Oppfyller rettsdannelsen kriteriene ovenfor, er det en stiftelse, uavhengig av om den betegnes som legat, fond, institusjon eller lignende. En stiftelse har ingen eiere eller medlemmer og dermed heller ingen generalforsamling. Styret er stiftelsens bestemmende organ. Hvordan styremedlemmene velges, varierer. Stiftelsestilsynet fører tilsyn og kontroll, og skal påse at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Nylig avgått styreleder Berit Wennersberg i Stiftelsen Kulturkvartalet i Ålesund,opplevde at fylkestinget valgte hennes etterfølger. Overså vedtekter og valgte politiker som ny styreleder Ett av de ferskeste eksemplene er fra Møre og Romsdal. Der vedtok fylkestinget i fjor hvem som skal være styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet, en stiftelse som inkluderer det nasjonale Jugendstilsenteret. Den tidligere styrelederen mener det ofte er administrasjonen som misforstår rollen sin i slike saker. De tror de kan gjøre som de selv vil med stiftelser, fordi det offentlige bevilger penger til dem og kanskje har vært med på å opprette dem. Når sakene så kommer til politisk behandling, følger ofte politikerne lojalt innstillingen fordi de kanskje heller ikke forstår rollene sine i denne type saker, sier Berit Wennersberg, tidligere styreleder i stiftelsen. 56

57 Fylket var i sin tid en av oppretterne av denne stiftelsen, men har ingen myndighet til å velge styreleder. Det er et eget råd som skal gjøre det. Likevel vedtok fylket å bytte ut Wennersberg med en fylkespolitiker. Vi følte vi ikke hadde noe annet valg enn å gå for den personen som fylkestinget hadde valgt, sier rådets leder Terri-Ann Senior i ettertid. For noen år siden vedtok også fylkestinget endringer i stiftelsens vedtekter. Det har ikke fylkespolitikerne anledning til, og disse vedtektene er heller ikke blitt godkjente. To alvorlige overtramp, mener daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. En stiftelse har ingen eiere, og oppretteren har ikke lenger rådighet over verdiene fra det øyeblikket stiftelsen er etablert. Da er styret stiftelsens bestemmende organ, og styremedlemmene har ansvaret for å forvalte stiftelsen i tråd med dens vedtekter. Lotteri- og stiftelsestilsynet Tilsynet: Stiftelsens interesser går foran Museumsstiftelser som Kulturkvartalet i Ålesund er en type stiftelser som er spesielt utsatt for politisk overstyring. Bakteppet er som regel politiske ønsker om sammenslåing eller økt kontroll. En annen utsatt gruppe av stiftelser, er boligstiftelser. Disse kan ha blitt opprettet i økonomisk trange tider, blant annet for å få lån. Etter noen år kan forutsetningene ha endret seg, og verdiene blir forsøkt tilbakeført til kommunen. Flere kommuner har søkt om å avvikle stiftelser fordi politikerne «ikke ser behovet for dem». I søknadene blir det blant annet hevdet at de skaper økt byråkrati. Vi ser at enkelte søknader ikke først og fremst er begrunnet ut fra stiftelsens ståsted, men påvirket av kommunenes interesser. Disse søknadene avslår vi, sier Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. Dobbeltroller og ønske om mer direkte styring Problemstillinger rundt det offentliges forhold til stiftelser har kommet opp til overflaten i flere saker de siste årene: En kommunaldirektør i Trondheim var i 11 år styreleder i Kong Carl Johans arbeidsstiftelse i Trondheim - en stiftelse som har avtaler med kommunen om drift av sosiale botilbud. Dobbeltrollen ble kritisert, og kommunerevisjonen undersøkte Trondheims kommunes forhold til stiftelsen. -Det er blitt skapt en usikkerhet rundt habilitet som er uheldig. Slike dobbeltroller bør derfor unngås i fremtiden, erkjente bystyret etter at rapporten fra revisjonen ble lagt frem. Trysil og Engerdal kommuner har forsøkt å avvikle en museumsstiftelse for å få en mer direkte linje til museumsdriften. Det er viktig med regler knyttet til avvikling av stiftelser, men vi mener formålet til stiftelsen blir videreført gjennom de avtaler som vi akter å inngå, forklarer ordfører i Engerdal, Lars Erik Hyllvang (Sp). Flere kommuner opprettet boligstiftelser, blant annet for å få lån i Husbanken. De siste årene har mange av dem, som Harstad, Nord-Fron, Drangedal og Høyanger, ønsket å avvikle dem og overføre verdiene til kommunen. -Hadde vi visst det vi vet i dag, så hadde vi gjort det annerledes. Stiftelsen går med overskudd - med penger fra kommunen - mens kommunen selv går på sparebluss. Men 57

58 vi har respekt for loven, og vi har slått oss til ro med at vi ikke får avviklet stiftelsen. Nå håper vi å få endret formålet, opplyser ordfører Petter Sortland (Ap) i Høyanger. Fylkesordfører: Vi gir penger og må ha styrelederen Fylkesordfører Jon Aasen (Ap) i Møre og Romsdal opplyser at valget av styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet ble foretatt som en del av konstitueringen av fylkestinget. Ifølge Aasen var det Høyre som denne gangen krevde styrelederen. Vi er den store bidragsyteren til stiftelsen. Det sier seg selv at vi har styrelederen, mener Aasen. Men dere hadde ikke styrelederen i forrige periode, og nå tok dere et aktivt grep i fylkestinget ved å velge styreleder. Det har dere ikke anledning til, ifølge vedtektene? Jeg skjønner flisespikkeriet her. Rådet kunne ha valgt en annen leder uten at vi kunne gjort noe, men fulgte vårt valg i lojalitet til eieren. Men stiftelser har ingen eiere? Nei, jeg vet at stiftelser eier seg selv, men den må ha ryggdekning for det den gjør. Og er det unaturlig at vi har styrelederen? Jeg synes ikke det. Lederen i Stiftelsesforeningen, Bjørn Øiulfstad, mener fylkesordførerens svar avdekker manglende respekt for spillereglene og regelverket. En stiftelse skal etterleve formålet på selvstendig grunnlag, ikke søke «ryggdekning» fra oppretter, understreker han. Oppretter har gitt fra seg eierrådigheten Seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet understreker at lojaliteten til styremedlemmene i en stiftelse skal ligge i stiftelsen - ikke hos den som har oppnevnt styremedlemmene. -Når de er valgt, representerer de stiftelsen og ingen andre, sier han. Stiftelsestilsynet Det offentlig har vært med på å opprette en rekke stiftelser, spesielt innenfor museumsog kunstfeltet. Men når dette gjøres, har det noen konsekvenser. Når man først har valgt å etablere en stiftelse, har det offentlige også gitt fra seg eierrådigheten. Det gjelder uavhengig om det er en privatperson eller et offentlig organ som har opprettet stiftelsen, sier Karsten Karlsen Sunde i tilsynet. Men tilsynet påpeker at det ikke bare er oppretteren som har et ansvar for denne uavhengigheten. Styret i stiftelsene må også ha kompetanse og styrke til å holde oppretteren unna. Det er styret som er det øverste organet i en stiftelse. De har siste ordet, så lenge de holder seg innenfor vedtektene, sier Karlsen Sunde. 58

59 Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø Kommunal Rapport Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. En Fafo-rapport fra 2016 tegner et dystert bilde av varslerkulturen i offentlig sektor. En snau halvpart av de som har vært vitne til kritikkverdige forhold, valgte ikke å varsle. Årsaken er ifølge rapporten hovedsakelig frykt for represalier eller personlige belastninger. Det er også noe Cecilie Lanes og Bjørn Willumsen, leder i Fagforbundet i Tromsø, kjenner seg igjen i. Det var så ille høsten 2006 at vi gikk ut og advarte mot varsling. Vi sa heller «kom til oss eller skift arbeidsplass». Fordi det var helsefarlig. Jeg har sett varslere som har blitt uføretrygdet, uttalte Willumsen under en debatt på Norges Kommunerevisorforbunds Kontrollutvalgskonferanse onsdag. Temaet for debatten var varsling i flyktningetjenesten i Tromsø kommune. Varslet siden 2003 Lanes representerer den såkalte 13-gruppen i Tromsø, en gruppe bestående av tidligere ansatte i flyktningetjenesten i kommunen. De skrev bekymringsmelding til politikerne om varsling over lang tid, helt tilbake til Varslingene skal ikke ha blitt registrert, og det skjedde lite før skatteetaten avdekket underslag i 2015, med det resultat at en tidligere ansatt i flyktningetjenesten er dømt til nesten 3 års fengsel. Først etter dette kom kontrollutvalget på banen og granskningsrapport ble bestilt. Den konkluderte med grove brudd på lov om offentlige anskaffelser. Ekstern og uavhengig Administrasjonen fikk i oppgave å utforme nye retningslinjer for varsling i kommunen. Svaret fra administrasjonssjefen, som snart skal behandles av kontrollutvalget, er lite betryggende, mener Lanes og Willumsen. De savner en ekstern og uavhengig varslingsinstans. I brevet foreslås det blant annet å fjerne hovedverneombudet og ansattrepresentanten fra den interne varslingsgruppen. Det gamle varslingssekretariatet avvikles og erstattes med et nytt med en jurist og en avdelingsdirektør. Jeg er ikke trygg på at det blir tryggere å varsle, uttalte Willumsen. Det er kontrollutvalgsleder Rolleif Lind (H) enig i. Det blir ikke tryggere å varsle i Tromsø slik brevet er formulert. Men i anstendighetens navn: Dette er ikke ferdig utarbeidet av administrasjonssjefen. Trygghet og tillit Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg minner også om at de nye varslingsrutinene ikke er ferdigbehandlet. Hun forteller at det har vært arbeidet i en partssammensatt arbeidsgruppe og saken har vært drøftet med tillitsvalgte. Forslaget skal igjen drøftes før de nye rutinene skal til politisk behandling. - Å sikre et godt og trygt arbeidsmiljø er et arbeidsgiveransvar og arbeidsgiver skal ha et system for oppfølging. I retningslinjene er det beskrevet hva som er varsling og rutiner for håndtering av varslinger, også ivaretakelse av varsler. Vår vurdering er at foreslått 59

60 ruiner vil ivareta varsler og de er ikke til hinder for at vi kan trekke inn eksterne til å bistå kommunen i prosessen, sier Steinveg til Kommunal Rapport. - Vår måte å håndtere denne type saker på skal gjenkjennes av trygghet og tillit. Derfor tar vi med oss alle innspill i prosessen. Når nye retningslinjer er på plass, vil både varsler, den det varsles om og arbeidsgiveransvaret være i varetatt. Lavere varslingseffekt 21 prosent av de ansatte i kommunesektoren som deltok i Fafos undersøkelse fra 2016 svarte at de har vært vitne til, avdekket eller opplevd kritikkverdige forhold. Om lag halvparten har varslet. 33 prosent svarte at det hjalp å varsle. Varslingseffektiviteten var langt lavere i 2016 enn det vi har funnet før, uttalte forskningssjef Sissel Trygstad i Fafo i sitt innlegg. Hun hadde følgende råd til de rundt 700 oppmøtte: Få på plass en ordning som gjør at varslerne får tilbakemelding. Undersøk hvilke reglementer kommunen har. (Det er en jungel der ute og mye er ikke lov sett opp mot Grunnlovens 100, ifølge Trygstad). 60

61 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities 61

62 Innhold Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

63 Innledning KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organisasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangspunktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virksomheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommunale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede ansvaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begrenser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommunelovens kapittel 11. Kommuner har også anledning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretningsmessig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med dette 63 forbehold. 3

64 Selskapsformer og alternative organisasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på flere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling. 64 4

65 IKS AS STIFTELSER 65

66 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STIFTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. 66 6

67 GOD FOLKEVALGT STYRING God folkevalgt styring Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring defineres gjerne gjennom fire standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehandling, politisk redelighet og respekt for spilleregler. Denne standarden berører kommunepolitikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunnlag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer innbyggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som finnes i å styrke kunnskapen og oppmerksomheten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap67 7

68 68 Foto: Hagen Røe

69 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et selskap, og selskapsformen diskuteres, bør kommunestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltningsloven, men dersom de har så tett tilknytning til 69 9

70 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven likevel gjelde. Grensedragningen beror på en helhetsvurdering. Relevante vurderingstemaer er selskapsform, formålet og bakgrunnen for opprettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, om selskapet har monopolvirksomhet, og om den må regnes som et ledd i gjennomføringen av kommunal politikk. Det sentrale vurderingstemaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er mellom selskapet og forvaltningen. ANBEFALING 3: FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE- VIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Offentlighetsloven gjelder for kommunalt eide selskaper dersom det offentlige har eierandeler som gir rett til mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet. Offentlighetsloven gjelder likevel ikke for offentlig eide selskaper som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Et aktivt eierskap vil gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Det må som et minimum føres separate regnskaper, med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersom man skiller den 70 10

71 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden

72 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGS- DOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det 72 12

73 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL 73 13

74 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. 74

75 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 7: EIERORGANETS SAMMEN- SETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. ANBEFALING 8: GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nødvendig. For interkommunale selskap har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøtet. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Gjennom IKS-loven er representantskapet tillagt flere oppgaver enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Representantskapet skal fastsette budsjett, økonomiplan og regnskap. Vedtak om salg eller pantsetting av fast eiendom eller andre større investeringer er også tillagt representantskapet. Disse bestemmelsene gir i utgangspunktet representantskapet større innflytelse over forvaltningen av selskapet enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet

76 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 9: SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Styret skal gjenspeile og representere selskapets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i. Videre bør styret inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Kommunen må selv definere hva slags kompetanse og kapasitet som forventes av styremedlemmene. Et godt utgangspunkt for denne vurderingen kan være selskapets formålsparagraf, de langsiktige strategiene som er lagt for selskapet og situasjonsbestemte forhold de nærmeste årene. Det bør tilstrebes en sammensetning med komplementær kompetanse og erfaring. Det er viktig å oppnevne styremedlemmer som kan sikre styrets kontrollfunksjon overfor daglig leder. Styreverv i selskaper er et personlig verv. Medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Det understrekes at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Når det er spørsmål om å velge folkevalgte eller ansatte i kommunen til styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør kommunen vurderer hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, må det vurderes om dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk om sentrale folkevalgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike personer til styremedlemmer overstiger behovet for å ha den aktuelle personen i styret er en vurdering som kommunestyret selv bør gjøre. ANBEFALING 10: VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en 76 16

77 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer. ANBEFALING 11: KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80a. ANBEFALING 12: RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. ANBEFALING 13: STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. Bestemmelsen er viktig for å unngå rolleblanding i konsernforhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern

78 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 14: OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. ANBEFALING 15: HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirkning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett om selskapet er privat eid eller helt eller delvis offentlig eid. Inhabilitet kan også oppstå for styremedlemmer, slik at de blir inhabile til å behandle en sak i selskapets styre. Dette er regulert i den enkelte selskapslov. ANBEFALING 16: GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Det anbefales at styremedlemmer ikke omfattes av selskapets incentiv-/bonusordninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Godtgjørelsen bør reflektere styrets økonomiske og strafferettslige ansvar, i tillegg til kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at honorar i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en konkret vurdering av behovet for styreforsikring for styremedlemmene. Forsikringen gjelder det økonomiske ansvaret, ikke det strafferettslige

79 79 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL