Kontrollutvalget i Ål kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Ål kommune MøTEPROTOKOLT tvtøte dato/tid Torsdag 01. desember 2OL6, kl MØtested Møterom <<Hemsen>r, Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Edvin Ræstad, nestleder Jens Petter Brandlie, medlem Lise Løvdokken Moen Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker Revisjonssjef Åge Sa ndsengen ( Kom m u nerevisjon I KS), ordfører Solveig Vestenfor, rådmann Tone Tveito Eidnes SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING Sykefravær - status og tiltak 23/2076 Barnevernstjenesten i Hallingdal - oppf6lging av sak t2/201'6 24/20L6 Økonomisjefens permisjon - vurdering av 10 % stilling i kommunen lnnkallingen oe sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte oe fellesmøte : Protokoll fra møtet og ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Møtet, under orientering fra ordfører, ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. j1, if. offl. 24 Ordfører orienterer om bl.a: - Økonomisk situasjon, denne er ikke direkte risikofylt, men ordføreren poengterer at det er viktig med sunn økonomi. Kraftinntektene har gått ned, lønns- og pensjonskostnader går som normalt opp. I dag har kommunen 64 millioner på fond, denne summen burde vært millioner. Kommunen skal igjennom en omstillingsprosess. Det skal settes ned et omstillingsutvalg hvor det er tenkt at ordfører, rådmann, hovedtillitsvalgt og verneombud skal utgjøre faste medlemmer. Utvalget skal gå igjennom alle sektorer og vurdere om noe kan endres, tas vekk, slås sammen osv. Ordføreren ønsker at utvalget skal få en god oversikt over kommunens tjenester og funksjoner - se det store bildet. En omstilling i seg selv er ikke nok til å unngå eiendomsskatt. - Næringsutvikling - Kontrollutvalget har mottatt henvendelser fra misfornøyde næringsdrivende i kommunen, som anser kommunen for å være lite velvillige og løsningsorienterte. Det stilles også spørsmåltilom kommunedelplanene er gode nok. Ordføreren ønsker å få evnt. problemer opp i dagen slik at kommunen kan finne konstruktive løsninger, innenfor gjeldende lowerk. Næringsdrivende skal bli møtt med velvilje og fleksibilitet. Rådmannen vil følge opp utviklingsavdelingen og klager fra næringsdrivende. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A Hemsedal E-post: ha nne@hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@gol. kommune. no Mobil: Org.nr: 9L MVA

2 Kontrollutvalget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL Orientering fra rådmann: MØtet, under orientering fra rådmann, ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offt. 2a Rådmannen informerer om bl.a: - Helsetun-utbyggingen som nå står ferdig. Den kommunale bruken av sjukestuge er avhengig av at alle deltagende kommuner bruker den - noe de pr. dags dato gjør. Vestre Viken andel av drift 50% oe kommunal 40%. Vestre Viken gir et tilskudd til kommunen til husleie og drift - 5 millioner. - Kulturhus-utbyggingen er en noe omstridt utbygging, men rådmann mener at denne utbyggingen ikke vil velte den kommunale Økonomien. Det er et hus som vil brukes av flere, som bl.a: Kulturskolen - som er i behov av ny lokaler. Voksenopplæringen - trenger også loka liteter. - Kommunen har nylig gjennomført en «10 faktor» medarbeiderundersøkelse som skal gi en tilbakemelding på hvilke områder som bør utvikles og gjøres noe med. Sak22l20t6 Sykefravær - status tiltak Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplvsninger: Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - 'Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer, med spesiell fokus på Pleie- og omsorg og barnehager ifht. sykefraværet i kommunen forøvrig. - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. - RedegjØrelse for hvilke tiltak rådmann mener kan eller ville ha redusert sykefraværet, herunder muligheten for å samarbeide med legetjenesten og NAV om reduksjon i bruk av sykemeldinger. Forslas til vedtak: Ko ntrol I utvo I g et to r rå d m o n ne ns ori e nte ri ng ti I ette rretn i ng. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: han ne@ hwengen. no - E-post kommune: ha n ne'wengen@ gol. kommune. no Mobil: Org.nr: MVA

3 Kontrotlutvalget i Ål kommune MøTEPROTOKOTL Behandline i møte: Rådmannen informerer om at sykefraværet har gått noe ned i 3. kvartal- og ligger i snitt på 6,4 % Tallfor samme periode i: 2015 = 6,3 - snittet for 20t5 =7, = 6,4 - snittet for 2014 = 6,6 Det ble bemerket at 3.kvartal er sykefravær for juli, august og september. Dvs. sykefravær der en vesentlig del av arbeidstiden er ferieawikling, og da er normalt sykefraværet lavt' Det er mer relevant å snakke om sykefraværet i 1. og 4.kvartal. Tallfor 1. kvartal i %: Sektor L4 Totalt kommunen 9,1 8,3 7,9 Skole 8,3 9,3 8,9 Barnehager 9,3 12,3 9,0 Helse 10,9 8,5 1.0,0 Adm. og fellestjenester t0,4 13,2 10,7 Barnevernstjenesten 17,9 13,0 t4,4 PPT 13,0 2,5 7,5 Skolesektoren har bedret seg noe i 1. kvartal i sammenligning med 2015/2014, og ligger i 3. kvartalmed et snitt på 4,2%. Barnehagesektoren lå høyt i 1. kvartal, og er i 3' kvartal nede i 4,5%. Helsesektoren ligger fortsatt høyt i 3. kvartal på 8,5 % Barnevernstjenesten har i 3. kvartal kommet ned i 8,4 %. Adm. Og fellestjenester ligger på 23% i 3. kvartal. Dette er små avd. og prosenten blir høy ved noe sykefravær, Flere sektorer uttaler at de har et stort arbeidspress, rådmannen anser ikke at Ål kommune er underbemannet, Helsesektoren har hatt et tøft år i 20L6 grunnet Helsetun-utbyggingen. Neste år økes bemanningen i denne sektoren. Barnehagesektoren uttaler at de er hardt presset. Sykefraværet her har gått betydelig ned fra l.kvartal. I administrasjonen er antall ansatte liten og sykefravær gir en høy prosent. Dette følges opp' Kommunen går inn med tiltak der det er nødvendig. I avd. som ikke fungerer optimalt har det f.eks. blitt brukt coach. la rådgiver brukes og Hava er inne ito store prosjekt i avd. for miljøterapi og barnevernet, Det gis mye lederopplæring for å følge opp sykemeldte. Både korttid og langtids sykemeldte. Målsettingen er et nærvær på 95 %. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@gol.kommune'no Mobil: Org.nr: MVA

4 Kontrollutvalget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvolget to r rådmo nnens orientering til etterretni ng. iak23(2olg Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal - Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. barnevernstjenesten behandlet i kontrollutvalgsmøte Saksopplvsninger: I kontrollutvalgets møte 2. moi 2016 ble sak 12/ Forvaltningsrevisionsropport vedr. den interkommunale barnevernstienesten i Hollingdal behondlet. Rådmannen ble bedt om å gi barnevernet i oppgave å øke innsotsen spesielt på forebygging ov omsorgssvikt og konstruktiv og somorbeidende diolog med barnas foresotte, og gitilbokemelding til kontrollutvalget innen T.oktober 2076 på hvordan rådmann mener at dette skol gjennomføres i praksis. FØlgende ble vedtott enstemmig i møtet: «Etter vår vurdering kon Hollingdalskommunene ho mulighet til å redusere både kostnader og ontallet alvorlige soker på sikt ved å styrke det forebyggende orbeidet. Det kommunale opparqtet, herunder barneverntjenesten, bør ho forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte fomilier tidligere i bornets liv. Rådmann i Ål onmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende orbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvolget ber rådmann om å gi bornevernet i oppgave å øke innsotsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med bornos foresotte, og gitilbokemelding til kontrollutvalget innen T.oktober 2016 på hvordon rådmonn mener ot dette skol giennomføres i praksis. Eksempelvis: o Barneverntjenesten, som <<spesialtjeneste», kon i større grad enn i dog bevisstgjøre og onsvarlig-gjøre «f61s7s1;nien»» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. o «F4rstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehoge, skole og fastlege, kan formelt gis større onsvar for å avdekke barnets omsorgssituosjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lovterskeltilbud»). o Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og olvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kon gjøre i det forebyggende orbeidet er å sikre ot tjenesteopporatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hielp tidli, på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer olvorlige bornevernstiltak. Kontrollutvalgssekretariat vfhanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no - E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil: Org.nr: MVA

5 Kontrollutvalget i Åt kommune MøTEPROTOKOLT Barnevernet kon sette høyere krov til seg selv, mht. å skope en konstruktiv dialog med familiene slik ot nødvendige tiltok «treffer» og foktisk blir giennomført. Målrettet forebyggende orbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituosjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnodene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere ontallet alvorlige tiltak og i større grod tilfredsstille barnevernlovens krov om å ovdekke og forebygge omsorgssvikt. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslog til vedtak: Kommunestyret tdr rapporten om den interkommunole barnevernstienesten til orientering.» Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om hvordan dette blir gjennomført i praksis. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen fra rådmannen til etterretning. Behandling i møte: Rådmannen gir informasjon til k-utvalget om bl.a: Evalueringsrapporten fra PWC og forvaltningsrapporten fra Kommunerevisjonen IKS har begge ført til at barneverntjenesten har gått igjennom drift og organisering Bruk av konsulent er redusert, og det skal fortsatt jobbes for reduksjon Det er inngått avtale med avd. Bergersen på Gol, hvor barnevernstjenesten leier advokat i 20 % stilling. Bruk av KS sine satser skal vurderes strengere. Det er vedtatt felles retningslinjer for alle barnevernstjenester i Buskerud. Sykefraværet har gått mye ned siden 1. kvartal (17,9\ og er nå nede i 8,4 % Det lages rutiner på jevnlige møter. Familieråd skal styrkes og det skal være tidlig dialog med familiene. Tenke nytt og innovativt i forhold til å finne andre alternativ til tradisjonelle barnevernstiltak. «Kjør for livet» er et tilbud til ungdom ialdersgruppen Dette henvender seg i hovedsak til gutter. Dette er et godt tiltak som stiller krav til ungdommen som deltar I hovedsak er det mye som har løst seg innenfor barnevernstjenesten siden de to rapportene var ferdig utarbeidet. Driften av den interkommunale barnevernstjenesten fordeles på deltakende kommuner etter folketall. Hvert enkeltbarn belastes sin egen kommune. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen fra rådmannen til etterretning. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp bruk ov forebyggende arbeid som familieråd. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A Hemsedal E-post: ha n ne@ hwengen. no - E-post kommune: ha n gol. kom mune. no Mobil: Org.nr: MVA

6 KontrolluWalget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL iak vurdering av 10 % stilling i kommunen Dokumenter: Rådmannen inviteres til møtet for å redegj øre for saken. Saksopplysninger: Morten Mastrup har vært økonomisjef i Ål kommune og er innvilget permisjon i perioden til 0L.11.t7. Han vil beholde 10% stilling i kommunen i permisjonsperioden. Morten Mastrup skal starte opp egen bedrift, «FjellstØ omsorg», lokalisert i Hol kommune. Bedriften skal tilby tjenester innen spesiell omsorg og barnevern, og vil i stor grad rette sine tilbud mot det offentlige. Ål kommune er vertskapskommune for barnevernet i Hallingdal. Rådmann har bedt Morten Mastrup om å behold e L0 % stilling, da det iflg. rådmann er behov for noe hjelp og støtte iforhold til problemer innen økonomi i permisjonstiden. Rådmann har lagt saken fram til behandling i formannskapet sak Ml16.lnformasjonsplikten er dermed oppfylt. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å redegjøre for situasjonen både mht. til hensiktsmessighet, forholdet til kommunens permisjonsreglement og regler om habilitet ift. mulig tjenestekjøp fra virksomheten FjellstØ Omsorg. Videre om de formelle arbeidsoppgaver, kombinert med fullt innsyn i kommunale saker samtidig som Mastrup planlegger selger tjenester til kommunen. Forslas til vedtak: Tas i møtet. Behandling i møte: Rådmannen informerer om bl.a at all kontakt mellom barnevernet og Fjellstø Omsorg, går igjennom rådmannen på Nes, Torbjørn Hansen. Rådmannen på Ål har ikke noe med disse sakene å gjøre. Morten Mastrup har ikke kontor på kommunehuset eller nett-tilgang gjennom kommunen. Han har ikke tilgang til intranett eller andre kommunale systemer. Ei heller tilgang til noen kommunale budsjetter. Rådmannen anser at Mastrup ikke får noen forfordeling. Konst. økonomisjef kontakter Mastrup pr. tlf. eller e-post om teknisk spørsmål knyttet til økonomien. Da Mastrup har inngående kjennskap til kommunens økonomi og rutiner, etter å hatt ansvar for den i 10 år, er han en ressurs for konst. Økonomisjef i en overgangsfase. Morten Mastrup vil senest ijuni 2017 informere om han slutter etter endt permisjonstid eller fortsetter som økonomisjef. Konklusjonen er at praktisering avlo % stilling ikke bryter med habilitet og tjenestekjøp. I permisjonstiden forholder Fjellstø Omsorg seg til rådmannen på Nes, Torbjørn Hansen. Kontrollutvalget anmoder rådmannen til å orientere kommunestyret om praktiseringen. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwenqen. no - E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil: Org.nr: MVA

7 Kontrollutvalget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL Vedtak: Enstemmig vedtas: Ko ntro I I utvo lg et to r råd m o n ne ns ori ente r i ng ti I ette rretn i ng. Kontrollutvolget anmoder rådmonn til å orientere kommunestyret. Drøft i ngs-/orienteri ngssaker: l.prioriteringer, jf. ptan for gj.føring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Ål kommune: Dokumenter: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll A Saksopplvsninger: I kontrollutvalgets sak 18/2015 ble Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vedtatt. 1. Tema i kontrollutvalaet: På side 3 i planen er det listet opp temaer som kontrollutvalget bør ha på dagsorden i planperioden. Kontrollutvalget bør vurdere hvilke av temaene som bør prioriteres. 2. Forva ltn i na srevi si o n /selsko ps kontrol I : På side 4 i planen er det listet opp de temaer som anses viktige å prioritere for forvaltningsrevisjon/ selskapskontroll. Kontrollutvalget må ta stilling til om og når forvaltningsrevisjon/selskapskontroll skal bestilles fra Kommunerevisjon lks, samt omfang og vinkling i de undersøkelser som bestilles. Behandline/vurderine i møtet: Tema som kontrollutvalget vil prioritere på dagsorden i neste møte er: - Anskaffelser og anskaffelsesrutiner (pkt. 10 i planen) - Kostnader konsulenter/innleid personale (pkt. 11 i planen) - Juridiske tvistesaker (pkt. fg i planen) 2. Brev fra Lars S. Tveito vedr. saksbehandting i Ål kommune Kontrollutvalget kan ikke ta stilling til om Tveito har fått en rettferdig behandling i tomtesaken, da dette er å anse som en enkeltsak. Kontrollutvalget behandler ikke enkeltsaker. Kontrollutvalget velger å se nærmere på rutiner og retningslinjer vedr. saksbehandling og journalføring. Flg. punkter er interessante for kontrollutvalget å få svar på: o Hvem har ansvar for digitalisering av tomtegrunn o Behandlingstid på henvendelser og manglende svar på henvendelser o Sen og mangelfulljournalføring Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: han ne@hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@gol. kommune. no Mobil: Org.nr: MVA

8 Kontrollutvalset i Å kommune MøTEPROTOKOLT Vedtak: Enstemmig vedtas: KIJ oppretter en sak til neste møte og ber rådmann redegiøre om flg. - Journalføring i pågående soker (epost, sms og tlf.somtaler), rutiner og praksis som sikrer dette. - Hvordan møter kommunen innbyggere og næringsdrivende når de henvender seg til kommunen ikompliserte og utfordrende saker. - Behondlingstid på eposter som mottos direkte av soksbehandler, og praksis på registrering i arkivsystemet. Annet: - Neste møte: Møteplan for 2017 er under utarbeidelse' - skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet År, ot.tz.zoto leder Jens Petter Brandlie nestleder Lit --r..\t-^- Lise Løvdokken Moen medlem MØteprotokollen er sendt: L)tvalgsmed!emmer, ordfører, rådmonn, Kommunerevision tks, Ål kommune Kontrollutvalgssekretariat vfhanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwengen.no - E-post kommune: hanne.wengen@gol kommune no Mobil: Org.nr: 9L MVA