KONKURRANSEGRUNNLAG PARALLELLOPPDRAG PLANKONSEPT, SAMT OPSJON PÅ OMRÅDEPLAN. Konkurranse med forhandlinger. Utvikling av Sentrum Øst, Stokke sentrum

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG PARALLELLOPPDRAG PLANKONSEPT, SAMT OPSJON PÅ OMRÅDEPLAN Konkurranse med forhandlinger Utvikling av Sentrum Øst, Stokke sentrum Stokke kommune 14. november 2013

2 INNHOLDSFORTEGNESLE 1 TILBUDSINNBYDELSE ORIENTERING OM PROSJEKTET ORGANISERING AV OPPDRAGET OM PARALLELLOPPDRAGET OPSJON/ ETTERFØLGENDE OPPDRAG KONKURRANSEREGLER Administrasjon av konkurransen Anskaffelsesprosedyrer Supplerende informasjon UTVELGELSE AV TILBYDERE Kvalifikasjonskrav krav til dokumentasjon Tildelingskriterier gehandling av tilbudene INNLEVERING VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1 TILBUDSINNBYDELSE Det inviteres med dette til konkurranse med forhandlinger for overordnet planlegging (parallelloppdrag) av Sentrum Øst. Sentrum Øst er et næringsområde under transformasjon, på ca 70 dekar, beliggende i Stokke sentrum mellom jernbanen og Melsomvikveien. Hovedhensikten med oppdraget er å belyse muligheter og finne det beste konseptet for videre utvikling av området. Valgt konsept skal ta utgangspunkt i kommuneplan , samt relatere seg til områdeplan for tilgrensende område (områderegulering for deler av Stokke sentrum ), og legges til grunn for utarbeidelse av områdeplan. Dette tilsier at konseptene må se på overordnede løsninger mer enn detaljerte forslag til bebyggelse og design. På bakgrunn av informasjon nedenfor søkes det å engasjere 2 tilbydere med følgende kompetanse: Byplanlegging/ arkitektkompetanse Utarbeidelse av konsept, vurderinger av gjennomførbarhet, vurderinger av utbyggingsøkonomi, kjennskap til Plan- og bygningsloven, brukerprosesser, volumstudier, utarbeiding av reguleringsplan. Landskapsarkitekt Planlegging av rom og steder for opphold, rekreasjon og aktivitet, samt urbane rom. For utførelse av dette oppdraget etterspørres tilbydere som kan utarbeide konsept, samt ha det overordnede planfaglige ansvaret. Konsulenter innen spesialiserte tjenester, for eksempel VA, vei, geoteknikk etc, blir ved behov engasjert senere i prosessen. Tilbyder skal opplyse om de også har kompetanse innenfor spesialiserte tjenester. Vedståelsesfristen er 3 måneder regnet fra tilbudsfristen Det tas forbehold om godkjenning av oppstart i rådgivende plangruppe. Oppdragsgiver betaler ingen form for honorar, eller dekker noen av de utgiftene som tilbyder måtte pådra seg i forbindelse med gjennomføring av konkurransen Stokke, den 15/ Med vennlig hilsen Morten Lysheim Bygnings- og arealplansjef Side 3 av 9

4 2 ORIENTERING OM PROSJEKTET Siden høsten 2011 har det vært ført tett dialog mellom kommunen og alle grunneierne i Sentrum Øst. Det er utarbeidet analyser og vurderinger av muligheter og begrensninger med gjeldende plan. Det er videre utarbeidet en gjennomføringsstrategi og et avtaleverk hvor 5 grunneiere organiserer seg i Eiersammenslutning Sentrum Øst (ESØ). ESØ har inngått avtale med kommunen om utarbeiding av en områdeplan og hvordan dette arbeidet skal finansieres. Partene har et felles ønske om å utvikle Sentrum Øst til et moderne sentrumsområde. Prosjektet gjennomføres i følgende faser: Fase 1 Fase 2 (opsjon) Utarbeide konsept for helhetlig utbygging av Sentrum Øst. Det velges å gjennomføre et parallelloppdrag for å få belyst ulike konsept, muligheter og å få fram et mangfold av ideer og løsninger, for slik å kunne velge et godt og robust konsept for utvikling av området. Utarbeide forslag til områdeplan (basert på arbeidet i fase 1) med plankart, planbeskrivelse, planbestemmelser etc. Planprogram og konsekvensutredning ansees ikke å være nødvendig. Hovedmålsettingen for utvikling av området er å tilsettelegge for en helhetlig arkitektonisk løsning med bymessig preg, med formål bolig, handel, kontor, service og servering. Området skal ha ha god kvalitet på fellesarealene. Gjennom innovative, kostnadseffektive og robuste løsninger, skal bebyggelsen og utarealene tilrettelegges slik at området oppfattes som attraktivt for kommunens befolkning. Foreslåtte konsept skal være kommersielt interessant for realisering. Ambisjoner og overordnede målsettinger for konseptet fremgår av foreløpig oppdragsprogram (vedlagt). Dette bør gjennomgås før tilbud utarbeides. Det er foreløpig satt følgende milepæler i prosjektet: Frist for innlevering av anbud kl Oppstartsmøte Midtevalueringsmøte Innlevering av forslag Bedømmelseskomitéens anbefaling foreligger... uke 12 Tentativ utarbeidelse av områdeplan... vår/ høst 2014 Tilbyder som blir valgt ut til å delta, må ha tilstrekkelig ledig kapasitet til å gjennomføre prosjektet innenfor oppsatt tidsplan. 3 ORGANISERING AV OPPDRAGET Stokke kommune er initiativtaker sammen med ESØ. Oppdraget vil administreres av en rådgivende plangruppe bestående av representanter fra kommune og ESØ. Da kommunen er formell oppdragsgiver og delfinansierer oppdraget, gjennomføres dette etter reglene for offentlige anskaffelser. Side 4 av 9

5 4 OM PARALLELLOPPDRAGET Parallelloppdraget gjennomføres som en konkurranse med forhandling hvor 2 av tilbydere får tilsvarende oppdrag med å utarbeide overordnet konsept for utvikling av området. Utvelgelsen vil skje på grunnlag av de kriterier som er angitt nedenfor. Endelig oppdragsprogram for parallelloppdraget deles ut til utvalgte tilbydere i felles oppstartsmøte. Det gjennomføres et midtevalueringsmøte med hver enkelt tilbyder. Her presenteres foreløpige forslag for bedømmelseskomitéen (som blant annet vil bestå av rådgivende plangruppe, samt ekstern plankompetanse). De innkomne forslagene vil bli evaluert av bedømmelseskomitéen. Dersom bedømmelseskomitéen har behov kan det innhentes nødvendige uttalelser og rådgivning fra andre. Bedømmelseskomitéen vil i evalueringen legge vekt på å finne et forslag som har en sterk og bærende ide og struktur, og som kan holde kvaliteten høyt gjennom den videre utviklingen av området. Foreløpige evalueringskriterier er, i uprioritert rekkefølge: Potensial for oppfyllelse av hovedmålsetting (se ovenfor) Hovedgrep og struktur, inkludert forholdet til omgivelsene Fleksibilitet og robusthet, også i forhold til endringer i omfang og evt realisering i flere byggetrinn Atkomst og utomhussituasjon Prosjektkostnader og gjennomførbarhet Bedømmelseskomitéen vil ut fra sin evaluering anbefale hvilket konsept, som bør bearbeides videre, men det er plangruppen som beslutter hvordan resultat føres videre. Oppdragsgiver har i den videre bearbeidingen rett til å benytte ideer og momenter fra begge forslagene i sin videre planlegging. De innleverte forslagene kan bli utstilt i en periode mens bedømmelseskomitéens arbeid pågår. De firma som blir valgt ut til å delta i parallelloppdraget honoreres med en fast sum kr ,- (eks mva). En forutsetning for utbetaling er at konkurranseforslaget ikke blir avvist (jamfør vedlagte foreløpige oppdragsprogram). 5 OPSJON/ ETTERFØLGENDE OPPDRAG Forfatter av det forslaget som bedømmelseskomité vurderer som best, kan få oppdraget med å utarbeide områdeplan for hele Sentrum Øst. Et slikt oppdrag vil i tilfellet gjennomføres som en utløsning av opsjon for denne anskaffelsen. Avtalepart for områdeplan vil i tilfellet være Stokke kommune. Som generelle kontraktsbestemmelser vil i tilfellet NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag 2010, benyttes. Side 5 av 9

6 6 KONKURRANSEREGLER Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR) av 7. april 2006 nr. 402 del II, og er basert på det tilbudsgrunnlag som fremkommer av dette dokumentet. 6.1 Administrasjon av konkurransen Stokke kommune gjennomfører konkurransen. Kontaktperson i konkurranseperioden er Faveo Prosjektledelse AS v/ Gisle Ekse, tlf: , gisle.ekse@faveoprosjektledelse.no 6.2 Anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling i hht. regelverket for offentlige anskaffelser, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 5-1. Etter at tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som er kvalifisert, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene. Deretter vil det bli ført forhandlinger med de tilbyderne om har reell mulighet til å få oppdraget. Forhandlingene kan bli gjennomført i flere faser for å redusere antall tilbud det forhandles med, jfr FOA Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: - Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet. - Forhandlingsmøter ledes av Faveo Prosjektledelse AS. - De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. - Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. - Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. - Det vil bli utarbeidet referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. - Den enkelte tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Alle dokumenter skal utføres på norsk. 6.3 Supplerende informasjon Grunnlaget for konkurransen vil være dette dokumentet med eventuelle vedlegg. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan de skriftlig be om tilleggsopplysninger. Tilleggsopplysninger kan gir inntil 6 dager før innleveringsfristen. Opplysningene vil bli gitt skriftlig og meddelt samtlige deltakere. Side 6 av 9

7 7 UTVELGELSE AV TILBYDERE Oppdragsgivers intensjon er å velge ut tilbydere som antas å framskaffe gode konseptuelle løsningsforslag samt utarbeide områdeplan. Etter en helhetsvurdering vil oppdragsgiver velge 2 tilbydere. 7.1 Kvalifikasjonskrav krav til dokumentasjon Tilbudet vil bli vurdert dersom tilbyder tilfredsstiller kravene for å bli kvalifisert. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon eller mangler ved levert dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist eller at tilbyder ikke blir kvalifisert. Der to eller flere tilbydere går sammen for å dekke etterspurt kapasitet og/eller kompetanse, skal det fremgå tydelig hvem som blir konktraktpart. Dokumentasjon skal kun sendes for den tilbyder som blir kontraktspart (med unntak av de 2 siste kravene i tabellen nedenfor). For tilbyder skal følgende dokumenteres: Krav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som den ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Fremlagte attester skal ikke være eldre enn 6 måneder. Tilbyderen skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Krav til å fremlegge egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert (utenlandske firmaer) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet: Det kreves at tilbyderen ikke har alvorlige revisorbemerkninger i siste avgitte årsregnskap Siste avlagte årsregnskap skal vedlegges inkludert revisjonsberetning. Tilbyder gis anledning til å kommentere forhold vedr. selskapets økonomi i tilbudsbrevet. Det kreves at tilbyder er ansvarsforsikret Forsikringsattest som dokumenterer ansvarsforsikring som tilfredsstiller kravene i NS 8401 og NS Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: Det stilles krav om kvalitetssikringssystem Det stilles krav om tilstrekkelig bemanning for å kunne påta seg oppdraget (gjelder hele tilbydergruppen). Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem som ivaretar oppdragsgivers krav om et feilfritt produkt. Det skal fremlegges dokumentasjon som viser hovedstruktur i tilbyders KS-system, for eksempel innholdsfortegnelse. Oversikt over tilbyders bemanning som dokumenterer en minimumsbemanning på 3 personer innen fagområdet byplan/ arkitektfag, og 2 personer innenfor fagområdet lark. Side 7 av 9

8 Krav: Det stilles krav om at tilbyder har tilstrekkelige referanser (gjelder hele tilbydergruppen) Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Informasjon om tilbyders 5 mest relevante referanseprosjekter for dette oppdraget. 7.2 Tildelingskriterier gehandling av tilbudene Oppdraget skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet på grunnlag av følgende kriterier: - Tilbudt personells kompetanse og erfaring vekt 40 % - Oppgaveforståelse vekt 30 % - Timepris vekt 30 % Tilbudt personells kompetanse og erfaring (teller 40%) Kriteriet dokumentert erfaring relevant for oppdraget, dvs. både for parallelloppdraget og eventuell påfølgende områderegulering, vil bli evaluert på grunnlag av tilbudt personells erfaring fra tilsvarende oppdrag. Erfaring for tilbudt personell skal dokumenteres med CV med referanseliste. Relevante prosjekter (maksimalt 5 stk) skal beskrives i egen oppstilling. Her skal kontaktinformasjon til oppdragsgivers representant fremgår. Oppgragsgiver kan kontakte tilbudt personells referanser. Følgende spørreskjema vil i tilfellet bli benyttet: Spørsmål Spm.1 Tilbudt nøkkelpersons samarbeidsevne, både med oppdragsgiver og tredjeparter som f.eks rådgivere og andre konsulenter Spm.2 Tilbudt nøkkelpersons leveringsevne og gjennomføringsevne Spm.3 Kvalitet på leveranse fra tilbudt nøkkelpersonell Spm.4 Totalvurdering av nøkkelpersonells kompetanse Misfornøyd, Score 1-2 Fornøyd, Score 3-5 Meget fornøyd, Score 6-7 Samlet score på kriteriet blir en skjønnsmessig vurdering av tilbudt personells erfaring (utdanning og arbeidspraksis) og kompetanse, ut fra opplysninger i CV er, beskrivelse av relevante prosjekter, samt eventuelle opplysninger fra referanser. Tilbyder skal garantere for at tilbudt personell som inngår i tilbudsleveransen virkelig kommer til å følge leveransen med tiltenkte oppgaver. Oppgaveforståelse (teller 30%). Oppgaveforståelsen (maksimalt 3 sider) vil bli evaluert ifht. tilbyders beskrivelse av hvordan oppdraget skal gjennomføres. Oppgaveforståelsen skal også omhandle opsjon (utarbeidelse av selve områdeplanen). Det skal tydelig skilles mellom fase 1 (konsept) og fase 2 (områdeplan). Side 8 av 9

9 Tema som ventes omtalt er blant annet: vurdering av omfang og kompleksitet i dette prosjektet, beskrivelse av prosess og aktiviteter, fremdrift, antatt ressursomfang, vurderinger av suksesskriterier, fallgruver m m. Timepris (teller 30%). Timepris vil bli vurdert ut fra timepriser som skal inkludere reisekostnader og reisetid. Timeprisene vil bli vektet med følgende fordeling: Ansvarlig utførende /nøkkelperson/ prosjektleder 70 % Backup for prosjektleder 30 % Av tilbudet skal det tydelig fremgå hvem som bekler overnevnte roller. Vektet timepris legges til grunn for evalueringen Evaluering vil foregå slik: I evalueringen benyttes en poengskala fra 1-7, hvor 7 er best. Tilbudene vurderes relativt i forhold til hverandre. Høyest vektet score er for oppgragsgiver det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. De 2 tilbyderne med høyest score får oppdraget (parallelloppdraget). 8 INNLEVERING Tilbudet skal være signert og leveres til eller sendes i lukket konvolutt til: Faveo Prosjektledelse AS Vestre Strandgate KRISTIANSAND Att.: Gisle Ekse og merkes: Sentrum Øst parallelloppdrag plankonsept, samt opsjon på områdeplan Tilbudet skal i tillegg leveres i elektronisk versjon. Ved ulikheter vil papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. Tilbudsfrist: kl Det er tilbyders ansvar at komplett anbud er mottatt innen fristen. Tilbud som ikke har kommet innen fristen, vil bli avvist. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato eller avtalt levert innen fristen med speditør. Tilbud sendt per telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. 9 VEDLEGG - Foreløpig oppdragsprogram - Kommuneplan Varsling av oppstart områdeplan Side 9 av 9