Elektronisk personalhåndbok

Transkript

1 Jøtul Elektronisk personalhåndbok ITD35014 Bedriftspraksis Høgskolen i Østfold Halden, Laget av Erling A. Karlsen

2 Forord Hensikten med dette prosjektet er å kunne lage en elektrisk personalhåndbok, slik at den blir enkel å bruke. I den forrige versjonene av personalhåndboken strevde de ansatte på bedriften med å finne fram til riktige dokumenter, og dirigere seg fram og tilbake. Siden det var så vanskelig å finne fram endte det med at de ansatte brukte unødvendig mye tid. Dette kan påvirke bedriften i en liten skala. Side 2 av 19

3 Innholdsfortegnelse Forord Innledning Info om deltagere i prosjektet Oppdragsgiver Oppdraget Bakgrunnsstoff Beskrivelse av arbeidet Resultater Diskusjon Forbedringspotensial Konklusjon...16 Terminologi Litteraturliste...17 Kilder Vedlegg...19 Side 3 av 19

4 1. Innledning 1.1 Info om deltagere i prosjektet Student: Navn: Erling A. Karlsen Født: Stilling: Student (3. års Dataingeniør) Tlf: Mail: erling.a.karlsen@hiof.no Veiledere: Navn: Per Gunnar Fyhn Tlf: Mail: per.g.fyhn@hiof.no Navn: Gunnar Misund Tlf: Mail: gunnar.misund@hiof.no gunnar.misund@hiof.no 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiveren for prosjektet er Jøtul AS og representanten er Janne Rosli Lindström, HR - sjef og HR- manager hos Jøtul AS. Jøtul er en av verdens eldste produsenter av ovner, innsatser og peiser. Med bakgrunn i en stol norsk tradisjon, har de kombinert solid håndverk med kunsten å bekjempe kulde i mer enn 160 år. Dette er bakgrunn for Jøtuls posisjon som markedsleder og det naturlige valget for kravstore kunder verden over[1]. Side 4 av 19

5 1.3 Oppdraget Den gamle versjonen av den elektroniske personalhåndboken var både utdatert og rotete. Hele siden bestod av én HTML fil, og koden var på langt over 1000 linjer. Noe som gjorde den vanskelig å oppdatere uten designeren. Hovedmålet for oppgaven består av å lage en ny og bedre elektronisk personalhåndbok for Jøtul AS. Personalhåndboken skal kunne gi ansatte og ledere informasjon og tilgang til dokumenter om bedriftens retningslinjer og rutiner, samt lover, regler, rettigheter og plikter som gjelder ansettelsesforholdet. Informasjonene fra siden skal være lett tilgjengelig, og på en oversiktlig måte slik at det ser bra ut. M/L Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato Endring av dato M1 Første møte med Jøtul og prosjektstart M2 Prosjektplanen er utarbeidet og godkjent M3 Lagd ferdig malen på personalhåndboken (visuelt) med noe innhold slik at det kan testes riktig M4 Midtveisrapport er utarbeidet og godkjent M5 Funksjonalitet på siden M6 Få siden opp på server M7 Fikse på bugs osv M8 Sluttrapport er utarbeidet og godkjent M9 Presentert prosjektet for sensor og faglærer Her er en oversikt på hvordan det er planlagt at oppgaven skal utføres. Valgte å dele opp hovedmålet inn i flere mål. Grunnen til dette er å skaffe en oversikt over hva som skal gjøres slik at det blir større sannsynlighet for at prosjektet blir fullført. Kolonnen helt til høyre viser noen av tidsfristene som måtte endres på grunn av feilberegning av tid. Den første milepælen er et møte med oppdragsgiver hvor jeg fikk bakgrunnsinformasjon over hva oppgaven dreide seg om, og hvordan den skulle være designet. Den andre milepælen er en beskrivelse av prosjektet som skulle skaffe en oversikt over hvordan det skulle utføres. Side 5 av 19

6 Den tredje milepælen er en mal for produktet som er tilpasset oppdragsgiverens krav [Vedlegg 3]. Den fjerde milepælen er en midtveisrapport som skal dokumentere for hva som er gjort fram til den tiden. Den femte milepælen omhandler funksjonaliteten på den elektroniske personalhåndboken. Det vil da si navigering, innlogging og endre funksjonalitet. Den sjette milepælen er planen for å legge prosjektet inn på en intern server på Jøtul AS. Den syvende milepælen gikk ut på å fikse bugs på personalhåndboken. Det vil si å finne og rette opp i feil som dukker opp. Denne milepælen kan egentlig slås sammen med milepæl nummer seks. Den åttende milepælen gikk ut på å skrive en dypere og mer detaljert rapport om oppgaven. Rapporten skal ta for seg hva som er gjort og hvordan det har gått. Den niende og siste milepælen er å presentere prosjektet foran sensor og fagansvarlig. Side 6 av 19

7 2. Bakgrunnsstoff Elektroniske dokumenter blir stadig mer populært i sammenheng med både bedrifter og personlig bruk. Det er en god forståelse på hvorfor det er slik. Disse typer dokumenter tar ikke fysisk plass og det er lettere å samle sammen for å lage en struktur enn de fysiske dokumentene. De fysiske dokumentene kan bli revet i stykker, bli borte, ta mye plass og det er lett å rote til i strukturen. Ved å ha det elektronisk blir det enklere å dele dokumentene med andre. Denne oppgaven går ikke ut på å gjøre om fysiske dokumenter til elektroniske, men å lage en elektronisk personalhåndbok hvor en skal kunne finne nødvendige dokumenter som er felles for en bedrift. Jøtul AS har da gitt meg i oppgave å forbedre den gamle versjonen av den elektroniske personalhåndboken de har. Problemstillingen fra Jøtul AS var: "Jøtul AS har pr. i dag ingen intranettside, dette gir noen utfordringer når vi f.eks ønsker å dele interne håndbøker, policy etc. Det finnes i dag en personalhåndbok som ligger på "skrivebordet" når den ansatte logger seg på. Denne henter dokumenter fra et fellesområde L: på serveren via html. Utfordringen er at det ikke har vært ryddet på dette området underveis når man har lagt til nye dokumenter/oppdater, og det er derfor komplekst og uoversiktlig hvor dokumenter hentes fra. I tillegg er layout på personalhåndboken "gått ut på dato", og vi synes den er tungvint å oppdatere. Vi ønsker nå å fornye vår personalhåndbok, både med tanke på layout, innhold og struktur. I tillegg hadde det vært en fordel om fremtidige oppdateringer og endringer, kan gjøres på en enkel måte. " -Sitat fra Janne Rosli Lindström, HR-sjef, HR manager ved Jøtul i Fredrikstad[Vedlegg 2] De få kravene for prosjektet var forsidebildet og innholdet til menyen som skulle være lik malen som jeg fikk utdelt. I tillegg skulle det være enklere å oppdatere systemet i fremtiden. Utenom dette var det fritt fram for å designe oppgaven. Side 7 av 19

8 Litteratur som jeg har brukt er "HTML & CSS, design and build websites" av Jon Duckett, "Professional PHP5" av Ed Lecky-Thompson, Heow Eide-Goodman, Steven D. Nowicki og Alec Cove. I tillegg har jeg brukt internett som oppslagsverk for å finne eksempler. Kunne litt HTML og PHP fra før av. Kunnskapene mine om PHP kommer i fra faget "Innføring i programmering" som ble utført høsten Bakgrunnen min i HTML er plukket opp fra faget "Grunnleggende IT, GRIT" som også ble utfør høsten I tillegg har jeg snakket studenter og forelesere om tips og hjelp til oppgaven. Side 8 av 19

9 3. Beskrivelse av arbeidet Personalhåndboken er laget i NetBeans. Dette er en type programmeringsverktøy som blir brukt til det meste av utvikling, og programmet er gratis Netbeans støtter mange forskjellige programmeringsspråk og kan være litt vanskelig å forstå med engang, men NetBeans har en god struktur på mapper i et prosjekt. For å test kjøre koden kan en bruke et program som heter xampp. Dette er et program som støtte flere forskjellige lokale servere, og den typen server jeg har brukt i dette prosjektet er "Apache". De andre lokale serverne en kan bruke med dette programmet er MySQL, FileZilla, Mercury og Tomcat. Videre har valgt å dele opp koden min i flere forskjellige filer for å gjøre det enklere med endringer i koden, og unngår dermed det problemet som oppstod på den gamle versjonen av personalhåndboken. Det kan virke litt rotete å ha så mange filer, men det skaper en oversiktlig struktur. I tillegg har jeg laget egne mapper for CSS-filer, dokumenter og bilder som en kan se under. Side 9 av 19

10 Designet av nettsiden består av CSS, HTML og PHP kode. Valgte å lage fire forskjellige maler på til siden. I starten av prosjektet var planen å ha to forskjellige maler. Den ene, "template.php", er malen for alle sidene utenom firmahytte, og den andre er da "template_nosidebar.php" som er malen for firmahytte-siden. Grunnen til dette var en boks på høyre side som ikke var nødvendig. I senere tid viste det seg at jeg trengte to til som skulle vise knapper og støtte funksjonalitet som sessions. Dermed endte jeg opp med fire forskjellige. Oppsettet til siden ble laget i HTML, og funksjonaliteten ble laget i PHP. CSS er brukt for designet og definisjonen for det grafiske, som å sette farge på ting, endre størrelser på bokser, knapper, bilder og mye mer. Noen av de vanlige funksjonene jeg har brukt er å linke pdf og doc filer på innholdet i siden. Når en trykker på linkene som inneholder pdf-filer vil de åpnes i en ny fane slik at en kan bare krysse den ut i etterkant. Hvis du trykker på linkene som inneholder doc-filene vil den automatisk laste ned filen for deg slik at du kan åpne den. Spesielle funksjoner jeg har brukt på siden er innlogging, slette fil og opplastning av ny fil. Disse funksjonene består av knapper som inneholder kode slik at de blir dirigert videre til en annen fil, og kjører et lite script som utfører en oppgave. Innloggingsknappen er et eksempel. Når en trykker på "Logg in" i menyen blir en sendt videre til en innloggingsside hvor en kan skrive inn brukernavn og passord. Når en har skrevet inn nødvendig informasjon og trykker på "Logg inn", blir en sendt videre til et script som sjekker om du har tastet inn riktig informasjon. Knappen på login-siden sender informasjon til en autoriseringsfil kalt "auth.php". Denne filen sjekker om brukernavn og passord stemmer, og hvis det stemmer så blir du sendt videre til siden som viser knappene "slett" og "legg til". Hvis det ikke stemmer så får du en feilmelding som sier at informasjonen du tastet inn er feil. Opplastnings- og slette-knappen blir kun vist når en er logget inn, og for å få til dette er det brukt sessions. Sessions "lagrer" på en måte at du er logget inn, og når en er ferdig med endre på filer er det bare å trykke på "logg ut" knappen i menyen. Deretter når en trykker på en "slett" eller "legg til" knapp blir du sendt videre til et script som utfører en opplastning- eller slette-funksjon som utfører en av disse oppgavene. Side 10 av 19

11 Her kan en se knappene som dukker opp når man er innlogget. Samtidig kan du se at "Logg inn" i menyen er byttet ut med "Logg ut". En ting jeg har funnet ut i løpet av dette prosjektet er at ting tar tid! Spesielt å finne de riktige elementene en trenger for å bruke forskjellige funksjoner slik at de fungerer på riktig måte. I tillegg kan det være vanskelig å sette seg inn i nye koder med forskjellige funksjonaliteter uten gode eksempler om hvordan de fungerer. Side 11 av 19

12 4. Resultater Etter mye tid og arbeid fikk jeg til slutt et ferdig resultat. Løsningen som jeg sitter med nå fyller aller krav jeg har fått, men med litt problemer. Dette kan fikses i etterkant. Har ikke fått lagt inn prosjektet inn på serveren til Jøtul enda, så er nok mer ting som må gjøres med personalhåndboken. Slik ble designet for nettsiden til slutt. Her kan du se navigasjonsbarens som jeg ikke er helt fornøyd med. En kan se at hele menylinjen ikke er i bruk, og at noen av knappene er litt større enn andre. Sånn ellers er jeg fornøyd med utseende på siden. Funksjonalitetsbiten blir litt vanskelig å vise fra med bilder og kun kilde kode. Det enkleste er å vise fram hele prosjektet som en fremføring slik at en kan vise hvordan ting fungerer. Side 12 av 19

13 Strevde litt med å finne en smart løsning med innlogging uten at passord og brukernavn ble vist i kildekoden. For å unngå dette kan du lagre brukernavnet og passordet i en form for en fil som ligger på maskinen. Når du skal hente ut informasjon fra filen må du åpne den ved kode og legge informasjonen en får i variabler slik at det blir holdt hemmelig. Er ikke så farlig om de kan finne variabel navnene til brukernavnet og passordet. Filen hvor den informasjonen ligger er lokalt på serveren. Her er designet på innloggingen: Side 13 av 19

14 5. Diskusjon Det jeg er mest fornøyd med på prosjektet er den visuelle delen og innloggings funksjonen. Brukte lang tid på å finne en løsning på innloggingsbiten som skjulte brukernavn og passord i kildekoden. Det jeg ikke er helt fornøyd med er navigasjonsbaren, slette- og opplastning- funksjonene. Disse har jeg hatt mye trøbbel med og brukt mye tid på. De er ikke hundre prosent sånn jeg ville at det skulle være. Grunnen til dette er nok at jeg som oftest tenker for komplisert, og kommer alltid med noen nye ideer. Ut i fra resultatet vil jeg nok si at jeg oppnådd kravene til oppgavene, men ting kunne blitt utført bedre. Den visuelle delen er jeg veldig fornøyd med, men ikke funksjonaliteten unntatt innloggingen. Ting kunnet vært gjort annerledes om det ikke hadde vært for at jeg har feilberegnet tid i forhold til andre fag ved siden av dette prosjektet. Har vært opptil flere lab-oppgaver i andre fag som har tatt mye tid, og i tillegg har jeg også jobbet med et annet prosjekt med en gruppe. Vet at slikt ikke er en unnskyldning, men vil bare si at jeg har feilprioritert tiden. Hadde jeg hatt muligheten til å starte med prosjektet på nytt, så ville jeg nok holdt av en fast arbeidstid i uka til prosjektet. Erfaring jeg har fått ut i fra dette prosjektet er om hvordan det er å jobbe i en bedrift med et prosjekt som er IT basert. Det har vært en god og lærerik erfaring med å jobbe for en bedrift. I tillegg har jeg fått bygget opp min kunnskap om både CSS, HTML og PHP. Det er litt vanskelig å vite hva faglærer forventer ut i fra et semester uten noen form for forelesning eller obligatoriske oppmøter. Dette kan skape en følelse over at ting ikke blir tatt seriøst selv om du jobber for en bedrift. Side 14 av 19

15 6. Forbedringspotensial Originalt sett er denne typen oppgave beregnet for personer som har bakgrunn innen for webprogrammering. Med tanke på at jeg studerer til å bli dataingeniør har jeg ikke samme kompetanse som en Informatiker når det gjelder web-programmering. Det er alltid forbedringspotensialer. Ting som kan gjøres bedre på dette prosjektet er litt visuelt og funksjonaliteten. Det som kan gjøres bedre på den visuelle biten er navigasjonsbaren. Her er det litt problemer med hvor store "knappene" er. Har brukt mye tid på å fikse dette, men har ikke funnet en løsning uten at utvider høyden på malen. Dette skyldes nok "Jøtul som arbeidsgiver" knappen som har altfor mye tekst til å være en knapp. Hadde navnet vært kortere ville nok dette løst seg. En annen ting kunne vært å lage knappene som uthevede blokker slik at utseende blir bedre. I tillegg er ikke "slett" og "legg til" knappene spesielt optimalisert med tanke på plassering og antall. Funksjonalitet kan det gjøre mye mer på. Her kan en finne bedre måter på hvordan innlogging kan fungere. Har strevet mye med denne biten. Prøvde først med HTML, og dette gikk lett og fint. Problemet her var sikkerheten. Hvis du gikk inn i kildekoden fant du fram til både brukernavn og passord via HTML-koden. Så jeg gikk for en annen løsning med PHP. Den versjonen gikk ut på å lese fra tekstfil som er mer sikkert, i og med at kildekoden til passordet og brukernavnet blir skjult. Slette funksjonalitet kan også forbedres. Det finnes mange måter på å kode en samme løsning, så det finnes sikkert bedre funksjoner og kode på dette enn det jeg har gjort. Det samme gjelder opplastnings funksjonaliteten. Side 15 av 19

16 7. Konklusjon Dette er et prosjekt som en student skal utføre uten å få betalt for arbeide på grunn av ikke ferdig skolegang og at det gjør igjennom Høgskolen i Østfold. Siden bedriften holder til i Fredrikstad, var jeg nødt til å pendle fra Halden. Fikk dekket for reisen fram og tilbake. Oppgaven var å lage en elektronisk personalhåndbok. Dette er utført, men det kan følges opp og gjøres bedre. Designet på personalhåndboken ble veldig bra, men har et par ting som kan endres på. Funksjonaliteten endte opp greit, og det er mer ting å endre på her slik at det blir optimalt. Personalhåndboken er i iallfall veldig lett å navigere seg igjennom uten noen problemer med å komme seg fram og tilbake. Når en trykker på linker som inneholder PDFfiler vil du automatisk få åpnet filen i en ny fane i nettleseren. Hvis du gjør det samme med en link som inneholder en DOC-fil vil filen automatisk bli lastet ned. Originalt er en slik oppgave beregnet for en web-designer, og ikke en dataingeniør. Dataingeniører kan så klart utføre en slik oppgave også, men det blir ikke like bra som at en web-designer skulle gjort det. Fått mye tid på meg, men har planlagt feil i henhold til oppgaver i andre fag i løpet av semesteret. Dermed har dyrebar tid god til spille. Det som bør endres på er slette/endre funksjonene, mulig legge dokumentene i tabeller slik at det kan bli lettere å håndtere dem i koden og fin justere på designet. Side 16 av 19

17 Terminologi HTML - et programmeringsspråk for å lage nettsider. PHP - et programmeringsspråk som kan brukes til å lage nettsider og funksjonalitet på dem. script - en kodefil som ikke vises på siden. session - er en funksjonalitet i PHP NetBeans - programmeringsprogram xampp - lokal server program Apache - en type lokal server css - stylesheet. Er filer som håndtere hvordan siden er designet. Litteraturliste HTML & CSS, design and build websites, av Jon Duckett Professional PHP5, av Ed Lecky-Thompson, Heow Eide-Goodman, Steven D. Nowicki og Alec Cove Side 17 av 19

18 Kilder [1] hentet fra nett 28/ henter fra nett 30/ hentet fra nett 30/ Side 18 av 19

19 Vedlegg VEDLEGG 1: Attest fra bedriften VEDLEGG 2: Mail om oppgaven fra Janne Rosli Lindström, HR-sjef, HR Manager ved Jøtul i Fredrikstad VEDLEGG 3: Mal som er forlag til hvordan Jøtul vil at personalhåndboken skal være designet VEDLEGG 4: En beskrivelse om endring av filer hos Jøtul AS (fra den gamle versjonen av personalhåndoken) VEDLEGG 5: Arbeidslogg Side 19 av 19

20 Arbeidslogg Uke 35 Mandag 25/8 Første møte med Jøtul, og startet med å jobbe med problemstillingen (2 timer) ny forside (visuelt) Uke 36 Mandag 1/9 Funnet info om prosjektplan/prosjektbeskrivelse (2 timer) Tirsdag 2/9 Template research/starte å lage en Begynte litt på prosjektplan/prosjektbeskrivelse (3 timer) Uke 37 Mandag 8/9 Møte med Jøtul og IKT-ansvarlig, i tillegg til eget arbeid med template (2 time og 30 min) Onsdag 10/9 Lage aktivitetsplan og prosjektplan/prosjektbeskrivelse med mer skriving(3 timer) Torsdag 11/09 Gjør ferdig første utkast av Prosjektplan (2 timer og 30 min) Uke 38 Mandag 15/09 Fortsatte med å bearbeide malen til nettsiden(1 time og 30 min) Uke 39 Mandag 22/09 Jobbe med mal og innhold, pga henger litt etter. (andre oppgaver i andre fag)(2 timer) Tirsdag 23/09 Fått mal ferdig og inn litt funksjon om innlasting av filer. Må justere på banner. (1 time og 30 min) Onsdag 24/09 Møte med Jøtul og viser fram det jeg har, får tilbakemelding og bearbeider dette i tillegg til å fortsette på prosjektet. Begynte å bearbeide admin side(4 timer) Uke 40 Torsdag 02/10 Prøve på å få til opplastning og slette. (1 time) Fredag 03/10 Research på hvordan en kan laste opp og fjerne filer med HTML og PHP. (6 timer) Lørdag 04/10

21 Mer Research på laste opp og fjerne funksjonaliteten, og litt på innlogging. (4 timer og 30 min) Uke 41 Mandag 06/10 På Jøtul og jobber videre med litt design endringer, og mer funksjonalitet. (3 timer) Uke 42 Mandag 13/10 Jobber videre med loggingens delen. Prøvd med HMTL, funker. Prøver videre med PHP(3 time) Uke 43 Onsdag 22/10 Jobber med midtveisrapporten og videre på innlogging med PHP(2 time) Fredag 24/10 Gjør ferdig midveisrapport (2 timer) Uke 44 Mandag 27/10 På Jøtul og jobber med innlogging, og andre ting på innhold på siden (som legge inn dokumenter og informasjon) (5 timer) Uke 45 Søndag 09/11 Gjorde mer research på php file upload og testet litt (4 timer) Uke 46 Mandag 10/11 Research på PHP login og testing (3 timer) Onsdag 12/11 Jobbet litt med innlogging (2 timer) Torsdag 13/11 Jobber med innlogging, ny ide om å lage slett knapper etter hvert dokument og en legg til knapp per side (7 timer) Fredag 14/11 Tenkte litt mer på ny ide om slett/legg til funksjonalitet med sessions (5 timer) Uke 47 Onsdag 19/11 Startet med sluttrapporten og jobbe innlogging(8 timer) Torsdag 20/11 Fått ferdig innlogging! Jobbe videre med slett/legg til knapper (7 timer) Uke 48 Torsdag 27/11 Fullført sessions og eventuelt gjøre ferdig slett/legg til (8 timer) Fredag 28/11

22 Jobber videre med sluttrapport (8 timer) Lørdag 29/11 Jobber videre med alt. Alt av knapper lagt til (11 timer) Søndag 30/11 Jobber videre med sluttrapport og prosjekt. (19 timer) Uke 49 Mandag 1/12 Skrevet ferdig sluttrapport og gjort ferdig prosjekt (10 timer) Totalt antall timer brukt = 142,5 timer

23 Erling A. Karlsen ATTEST Vi bekrefter med dette at Erling A. Karlsen høsten 2014 har jobbet med utviklingen av en ny elektronisk personalhåndbok for Jøtul AS. Dette har han gjort i forbindelse med sin Bacheloroppgave på Høyskolen i Østfold. Jøtuls personalhåndbok skal gi ansatte og ledere informasjon om bedriftens retningslinjer og rutiner, samt lover, regler, rettigheter og plikter som gjelder ansettelsesforholdet. Informasjonen skal være tilgjengelig på en enkel og oversiktlig måte. Jøtul har pr. i dag ikke et intranett for deling av informasjon og håndbøker, og prosjektoppgaven har derfor innebært å lage en «side» ut i fra HTML og PHP som kan legges på server og som kan fungere på samme måte som et intranett. En av forutsetningene i prosjektet har også vært at denne «siden» må være lett å administrere, ved å legge til, slette og oppdatere dokumenter for administrator. I tillegg er «layout» av selve siden også av vesentlig betydning. Den skal fremstå oversiktlig og enkel å bruke, slik at den ansatte raskt finner informasjonen det søkes etter. Erling har vist forståelsen for oppgaven og det resultatet vi foreløpig har sett er vi svært fornøyd med. På nåværende tidspunkt gjenstår det å få ferdig alle funksjonaliteter, samt få lagt personalhåndboken på server og testet om den fungerer i henhold til intensjonen. I tillegg må Erling gi opplæring til de som skal være administratorer av den elektroniske personalhåndboken. Kråkerøy, Med vennlig hilsen For Jøtul AS Janne Rosli Lindström HR-sjef 1