Forbedringshåndbok. Improvement Handbook EN-ISO 9001:2008 EN-ISO 14001:2004

Transkript

1 Forbedringshåndbok Improvement Handbook EN-ISO 9001:2008 EN-ISO 14001:2004 August 2013

2

3 Innhold Content 0. Innledning 4 Introduction 1. Systembeskrivelse 5 System description 1.1 Organisasjon, ansvar og myndighet 5 Organization, responsibility and authority 1.2 Definisjoner 6 Definitions 1.3 Forbedringssystemets dokumentasjon 6 Improvement system documentation 1.4 Dokumentstyring 6 Document management 1.5 Hovedprosess 6 Main process 2. Marked 7 Market 3. Kundeservice 7 Customer service 4. Produksjonskoordinering 7 Production coordination 5. Innkjøp 8 Procurement 6. Produksjon og service 8 Production and service 7. Distribusjon 9 Distribution 8. Utvikling 9 Development 9. Forbedringsprosesser 9 Improvement processes 9.1 Kvalitetsplanlegging 9 Quality planning 9.2 Dokument- og datastyring, registreringer og statistikk 10 Document- and data management, records and statistics 9.3 Kompetansestyring 10 Competence management 9.4 Forbedringskommunikasjon 10 Improvement communication 9.5 Kvalitetsrevisjoner 11 Quality audits 9.6 Ledelsens gjennomgang 11 Management`s review 9.7 Produktidentifikasjon og sporbarhet 11 Product identification and traceability 9.8 Ekstern kommunikasjon 12 External communication 9.9 Samsvarserklæring Ytre Miljø 12 Conformity declaration external environment 10. Samfunnsansvar, helse, miljø og sikkerhet 13 Corporate social responsibility 11. Kryssreferanse 13 Cross referances 12. Endringer 14 Changes

4 0. Innledning Hansen Protection sine hovedprodukter er redningsdrakter, båtkalesjer til fritidsbåter og kundetilpassede tekstil-løsninger. Vår kompetanse og lange erfaring med tekstiler gjør at vi leverer produkter av høy kvalitet til våre kunder. Etter over 100 år som del av Helly Hansen konsernet, ble Hansen Protection AS solgt til nye eiere i Vår visjon er å ta vare på mennesker, verdier og miljø. Policy: Hansen Protection vil bidra til et bedre miljø gjennom aktivt samarbeid med kunder og leverandører, styrking av miljøbevisstheten blant medarbeidere, forbedre interne prosesser og følge lover og regler. Dette betyr at Hansen Protection: Vil utvikle produkter av høyeste kvalitet og lang levetid for å unngå unødvendig utskiftning. Benytte emballasje som er resirkulerbar. Søke etter alternative råvarer som er dokumentert miljøvennlige. Vil drifte virksomheten slik at transport og reising minimeres. Energibruk baseres på fornybar energi. Vårt forbedringssystem som er sertifisert til EN ISO 9001 og EN ISO er enkelt, hensiktsmessig og lett forståelig. Alle medarbeidere medvirker til at det blir praktisert som et levende system i det daglige arbeid, med følgende interne krav som verktøy: Verdigrunnlag: Å vise styrke, trygghet og varme for våre kunder, leverandører og medarbeidere. Forbedringsmål: Gjennom kontinuerlig forbedringsarbeid sikre selskapets lønnsomhet ved å levere produkter og tjenester som tilfredsstiller kunders nåværende og fremtidige krav og forventninger med basis i våre kvalitetsprodukter, miljøfilosofi og samfunnsansvar. HMS-mål: Vårt mål er null skader. Miljømål: Oppnå forbedringer gjennom aktivt å bidra til at bedriftens miljøpolitikk blir etterlevd. 0. Introduction Hansen Protection s main products are survival suits, canopies for leisure boats and custom made textile solutions. Our competence and long experience with textiles enables us to deliver high quality products to our customers. After more than 100 years as a part of the Helly Hansen Group, Hansen Protection AS was sold to new owners in Our vision is to take care of human, environmental and material values. Policy: Hansen Protection will contribute to a better environment by actively cooperating with customers and suppliers, enhancing environmental consciousness among employees, improving internal processes and adhering to laws and regulations. This means that Hansen Protection: Will design products of the highest quality and longevity to avoid unnecessary replacement. Use recyclable packaging. Seek alternative, documented environmentally proven raw materials. Will run its operations so as to minimize transport and travelling. Base energy consumption on renewable energy. Our Improvement system which is certified to EN ISO 9001 and EN ISO standards is simple, appropriate, and easy to understand. All employees participate to make it a living system in everyday work. Values: Be strong, confident and warm to our customers, suppliers and employees. Improvement goals: through continuous improvement secure the company s profitability by delivering products and services that satisfy customer s present and future demands and expectations, based on our quality products, environmental philosophy and social responsibility. Health, safety and environment goal: Our aim is zero injuries. Environment goal: Achieve improvements by actively contributing to the compliance with the companies environmental policies. Moss Terje Gorm Hansen Daglig leder CEO

5 1. Systembeskrivelse 1.1 Organisasjon, ansvar og myndighet Vår organisasjon er levende og servicevennlig med korte beslutningslinjer og motiverte medarbeidere. Vi har frihet til å handle under ansvar, og har eierskap til ansvar og myndighet innen eget prosessområde. Vi fokuserer på maksimal sikkerhet og kvalitet i alle ledd for å skape et lønnsomt firma med trivsel, samhold og enkelhet. Daglig leder er HMS ansvarlig og ansvarlig for forbedringssystemet. Forbedringskoordinator er ledelsens representant og støtter den daglige oppfølgingen av forbedringssystemet. 1. System description 1.1 Organization, responsibilities and authority Our organization is a living and service friendly organization with short lines of decision and motivated employees. We allow freedom to act under responsibility, and practice ownership with responsibility and authority within one s own areas. We focus on maximum security and quality at all levels to create a profitable company with a good team spirit, cohesion and simplicity. The CEO is responsible for Health, Safety and Environmental issues and is responsible for the Improvement System. The Improvement Coordinator is the CEO`s representative and supports the everyday follow-up of the Improvement System. Organisasjonskart Organization chart Terje G Hansen CEO Carine Engen Finance Thomas Lund Projects & Quality Knut Åsle Personal Protection Sales & Development Knut Grindal Special Products Sales & Development Terje G. Hansen Rental Frithjof Kylstad Supply Chain Arvid Tryfoss Sales & Production Boat Canopies

6 1.2 Definisjoner Vår definisjon på kvalitet er: Et produkts totale egenskaper som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte eller underforståtte behov. I en enkel versjon: I henhold til spesifiserte krav 1.3 Forbedringssystemets dokumentasjon Vårt forbedringssystem ble første gang sertifisert i 1993, og vi er i dag sertifisert i henhold til NS-EN ISO 9001:2008, EN ISO 14001:2004 og Skipsutstyrsdirektivets modul D, og møter den europeiske luftfartens forskrifter Part 21 og Part 145. Vårt system er oppbygd med 3 nivåer, med følgende dokumentasjon: Forbedringshåndbok. Prosedyrer. Underliggende dokumenter. 1.4 Dokumentstyring Ansvaret for dokumentstyringen av vårt forbedringssystem er som følger: 1.2 Definitions. Our quality definition is: A product s total properties affecting its ability to satisfy pre-determined or implied needs In a simple version: According to specified demands 1.3 Improvement System documentation Our Improvement System was first certified in 1993, and we are currently certified according to NS-EN ISO 9001:2008, EN ISO 14001:2004 and Shipping Equipment Directive module D and meet the European Air Authorities regulations Part 21 and Part 145. Our system is built with three levels, with corresponding documentation: Improvement handbook Procedures Underlying documents 1.4 Document Management Responsibilities for document management in our Improvement System are the following: Hva Ansvarlig Forbedringshåndbok Daglig leder Prosedyrer og flytskjemaer Daglig leder / under område 9 og 10 Forbedringskoordinator Prosedyrer og flytskjemaer Prosesseier under område 2 til 8 (se prosedyre 1) Underliggende dokumenter Prosesseier (se prosedyre 1) What Responsible Improvement handbook CEO Procedures and flowchart CEO/ Improvement covering chapter 9 and 10 Coordinator Procedures and flowchart Process owner covering chapter 2 to 8 (see Procedure 1) Underlying documents Process owner (see Procedure 1) 1.5 Hovedprosess Vår hovedprosess: Kunde 1.5 Main processes Our main processes: Customer 2. Marked 3. Kundeservice 4. Produksjonskoordinering 5. Innkjøp 6. Produksjon og service 7. Distribusjon 8. Utvikling 9. Forbedringsprosesser og Samværserklæring Ytre Miljø 10. Samfunnsansvar - HMS 2. Market 3. Customer service 4. Production coordination 5. Procurement 6. Production and service 7. Distribution 8. Design 9. Improvement processes and Conformity Declaration External environment 10. Corporate Social Responsibility Health, Safety and Environment Kunde Customer

7 2. Marked Prosessen bidrar til at våre produkter og tjenester blir etterspurt i markedet, og at vi kan forstå våre kunders behov. Prosessen skjer ved markedsføring og oppsøkende virksomhet overfor eksisterende og potensielle kunder, eller ved at kunder henvender seg til oss. Kontrakter og avtaler gjennomgås før de blir underskrevet for å sikre at det er omforent forståelse og enighet om kravene som er knyttet til kontrakten eller avtalen. Uklarheter eller tvil avklares med kunden eller oppdragsgiveren. Skriftlige eller muntlige forespørsler og ordrer vurderes også med hensyn til om produktkvalitet eller andre forhold er tilstrekkelig dokumentert. 2. Market The process contributes to the demand for our products and services in the market and makes us understand the customers needs. The process utilizes marketing and outreach activities to existing and potential customers or by customers contacting us. Contracts and agreements are reviewed before signing to secure mutual understanding of the demands related to the contract or agreement. Ambiguities or doubts are clarified with the customer or its principal. Written or oral requests or orders are considered with respect to whether product quality or other conditions are adequately documented. 3. Kundeservice Kundeservice bidrar til at kunden får levert det produktet som er ønsket til det tidspunkt som er avtalt, og at produktet blir betalt innen den fristen vi har satt. Kundeservice sørger for at ordrer blir mottatt, registrert, gjennomgått, bekreftet med leveringstidspunkt og fakturert på en korrekt og effektiv måte. Ingen ordre settes i produksjon før all tvil er avklart med kunden og produksjonskoordinering. 3. Customer service Customer service makes sure the customer gets the agreed product at the agreed time, and that the product is paid for within the deadline. Customer service ensures that orders are received, registered, carried out, confirmed with delivery date, and invoiced correctly and efficiently. No orders are sent to production before all doubts are clarified with the customer and production coordinator. 4. Produksjonskoordinering Produksjonskoordinering bidrar til at kundeservice, marked, innkjøp og produksjonsenhetene koordineres og utnyttes optimalt og forutsigbart. Produksjonskoordinering er basert på overordnede logistikkprinsipper om at gjennom god planlegging og styring av produksjon, innkjøp og lager, skal produkter bli tilvirket og levert til rett tid, i riktig kvalitet og mengde og til minimal kapitalbinding. 4. Production coordination Production coordination makes sure that customer service, market, procurement and production facilities are coordinated and utilized optimally and predictably. Production coordination is based on general logistic principles stating that through good planning and production management, procurement and inventory, products are produced and delivered at the right time, in the right quality and quantity, and at minimum capital cost.

8 5. Innkjøp Innkjøp bidrar til at enhetene har de varer de trenger tilgjengelige til rett tid med lavest mulig lagerbeholdning. I innkjøpsarbeidet legges det vekt på å ha langsiktige, avtaleregulerte forhold til underleverandører og leverandører av viktige råvarer og tjenester. Våre leverandører og underleverandører velges ut fra bestemte parametere for å bekrefte at de kan oppfylle krav i spesifikasjoner og innkjøpsordre. Våre godkjente leverandører og underleverandører er oppført i eget register. For å sikre at innkjøpte varer og komponenter leveres i samsvar med våre bestillinger foretas det mottakskontroll av leveransene. Egenskapene til råvareleveranser sikres gjennom spesifikke produktkrav og verifiseres gjennom kontroll av aktuelle varesertifikater eller gjennom fastlagte stikkprøver ved laboratorietesting. Varer og komponenter lagres slik at disse ikke skades. 6. Produksjon og service Produksjon bidrar med produkter som er produsert i henhold til spesifikasjon, og levert i følge produksjonsplan. Service bidrar med spesifisert service og kontroll av kundens produkter. Produktspesifikasjoner styrt av produktansvarlig ligger til grunn for de produkter som settes i produksjon. Produksjons- og serviceenhetene er utstyrt med moderne, til dels egenutviklet produksjonsutstyr for å kunne produsere og utføre service på redningsdrakter, båtkalesjer, annen spesialkonfeksjon og tekniske tekstilprodukter til industri og landbruk med høy kvalitet. Maskiner og utstyr blir vedlikeholdt av kvalifisert personell. For høyteknologisk utstyr er servicekontrakter inngått med eksterne firmaer, som regel leverandøren. Videreutvikling av maskiner, utstyr og metoder er en kontinuerlig prosess. Nye produkter og kvaliteter blir systematisk dokumentert før produksjonen blir igangsatt. Godt kvalifisert og opplært personell er utgangspunkt for godt utført arbeid. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for kvaliteten av sitt eget arbeid. Produksjonen foregår under kontinuerlig kontroll. Alle produkter blir kontrollert under tilvirkningsprosessen, samt at sluttkontroll utføres i definert omfang. 5. Procurement Procurement makes sure all units have the required intermediate goods at the right time with lowest possible inventory. Procurement emphasizes long term, contractually based relations to subcontractors and suppliers of vital raw materials and services. Our suppliers and subcontractors are chosen based on specific parameters to ensure they are able to fulfill requirements in specifications and purchase orders. To ensure purchased goods are in accordance with our purchase orders, we conduct inspection of all deliveries. Raw material properties are ensured by specific product demands and are verified through the control of current certificates or by pre-determined laboratory sample testing. Goods and components are stored so as to avoid damage. 6. Production and Service Production contributes with products produced according to specifications and delivered according to production plans. Service conducts specified service and control of the customer s products. Product specifications managed by those responsible for production determine which products are produced. Production and Service units are equipped with modern, partly self-developed manufacturing equipment to enable them to manufacture, and perform service on our high quality survival suits, boat canopies, other tailor made products and technical textile products for agriculture and industry. Equipment is maintained by qualified personnel. For high-tech equipment there are signed service agreements with external partners, most commonly the suppliers. Development of machinery, equipment and methods is a continuous on-going process. New products and variants are systematically documented before they are implemented in production. Highly qualified and trained personnel are basis for work well done. Every employee is responsible for the quality of their work. Production is continuously supervised. All products are controlled during manufacturing and final inspection is conducted according to pre-determined plans.

9 7. Distribusjon Distribusjon bidrar med lagring, merking og ekspedisjon av varer i samsvar med ordrespesifikasjon og avtalt leveringstid. Emballering skal sikre at produkter ikke skades eller forringes under håndtering, lagring og distribusjon. Varer lagres slik at disse ikke skades eller forringes. Forsendelsene utføres på en hensiktsmessig måte. 7. Distribution Distribution contributes with storage, labeling and dispatching of goods according to orders and agreed delivery times. Packaging protects products from damage or deterioration during handling, storage and distribution. Goods are stored to avoid damages or deterioration. Deliveries are carried out appropriately. 8. Utvikling Utvikling bidrar med kontinuerlig innovasjon og styring av prosesser og produkter slik at vi møter kundens behov på kortest mulig tid og med størst mulig presisjon. Produkter utvikles på grunnlag av markedsbehov eller på eget initiativ, sammen med eller på oppdrag fra kunder etter retningslinjer fra offentlige instanser. Produkter og råvarer skal tilfredsstille kundenes krav og behov, relevante lover og forskrifter samt selskapets mål for lønnsomhet. Produktet blir kontinuerlig vedlikeholdt og forbedret i hele produktets levetid. Verifikasjon og validering av produkter gjøres før igangsetting av serieproduksjon. 8. Development Development contributes with continuous innovation and management of processes and products so we can meet the customer s requirements in the shortest possible time and with utmost accuracy. Products are designed based on market demands or internal initiatives, together with or commissioned by customers, according to guidelines and general requirements. Products and raw materials shall fulfill the customer s needs and requirements, relevant laws and regulations and the company s goal for profitability. The products will, during their lifespan, be continuously maintained and improved. Verification and validating of products is carried out before commencing series production. 9. Forbedringsprosesser Forbedringsprosesser omfatter metoder og virkemidler for å oppnå kontinuerlig forbedring av prosesser og produkter. 9. Improvement processes Improvement processes include methods and means to achieve continuous improvement of processes and products. 9.1 Kvalitetsplanlegging Kvalitetsplanlegging skal bidra med konkretiserte planer for å oppnå HMS- og forbedringsmål. For å sikre at definerte krav til produkter blir oppfylt, er relevante aktiviteter fastlagt i kvalitetsplaner. Det vil ved definert behov bli utarbeidet kvalitetsplan i forbindelse med: Kontrakter eller avtaler Tilvirkning av nye kategorier produkter Nye produksjonsavdelinger eller linjer Prosjekter HMS Forbedringsprosesser knyttet til påvirkning av det ytre miljø 9.1 Quality planning Quality planning shall contribute with specific plans to meet Health, Safety and Environmental, and improvement goals. To ensure that defined demands for products are met, relevant activities are specified in quality planning. When needed, quality plans will be developed for: Contracts and agreements Design of new product categories New manufacturing departments or lines Projects Health, Safety and Environment Improvement processes influencing the external environment

10 9.2 Dokument- og datastyring, registreringer og statistikk Dokumentstyring er etablert for å sikre at kun gyldige utgaver og korrekt utformede styrende dokumenter er tilgjengelige for bruk. Dokumenter og data i elektronisk form blir sikret ved at sikkerhetskopiering gjøres hver dag. Dokumenter og registreringer skal oppbevares i spesifiserte perioder. Statistiske metoder blir benyttet etter behov. 9.2 Document- and data management, records and statistics Document management is established to secure that only valid editions and correctly designed governing documents are available for use. Electronic documents and data are secured by back-ups every day. Documents and records are to be kept for specified periods of time. Statistics are used when needed. 9.3 Kompetansestyring Vi har målsetting om god kvalitet og sikkerhet i alt vårt arbeid, og på alle våre produkter. En forutsetning for å nå dette mål ligger blant annet i å sørge for motiverte medarbeidere med god kompetanse. Kompetanse er en av grunnsteinene for å oppnå våre mål for forbedring og HMS. Behovet for kompetanse identifiseres. Gjennomført opplæring samt evaluering av effekten av utført opplæring registreres. Vi legger vekt på effektiv kommunikasjon, dvs. kontakt mellom mennesker, og informasjon i alle ledd i organisasjonen for å sikre at alle er kjent med de krav og forventninger som stilles til K V A L I T E T og M I L J Ø Competence management Our aim is for high quality and security in all our work, and for all our products. A prerequisite for achieving this is to ensure we have competent and motivated employees. Competence is a cornerstone to achieve our goals for improvement and for Health, Safety and Environment. The need for competence is identified. Training and the evaluation of its effects are registered. We value efficient communication, that is, contact between people, and dissemination of information to all parts of the organization to ensure everybody s knowledge as to requirements and expectations regarding QUALITY and ENVIRONMENT. 9.4 Forbedringskommunikasjon Forbedringskommunikasjon bidrar til systematisk oppfanging og foredling av forbedringsmuligheter. Forbedringsarbeidet er sentralt hos oss. Prosesser, systemer og HMS gjennomgås i bredt faglig sammensatte frekvente ledermøter, arbeidsmiljøutvalg og kvalitetsgrupper i prosessområdene for å gi grunnlag for effektiv forbedring. I dette arbeidet vektlegges forhold som tilbakemeldinger fra kunder i form av gode forslag, klager og reklamasjoner. Innspill fra medarbeidere, verneombud, registreringer fra kontroll, herunder meldinger om feil, uønskede hendelser og avvik, samt resultatet av interne kvalitetsrevisjoner. Forbedringskommunikasjon er dokumentert og kan følges i møtereferat fra ledermøter, arbeidsmiljøutvalgsmøter, kvalitetsgruppemøter og i forbedringsskjema. Avviksbehandlingen sikrer at prosesser eller produkter som ikke samsvarer med spesifikasjoner, krav og standarder ikke blir videreført eller levert. Korrigerende og forebyggende tiltak er av vital betydning for å forhindre at feil oppstår eller blir gjentatt. 9.4 Improvement communications Improvement communication contributes to systematic capturing and processing of improvement opportunities. Improvements are essential to us. Processes, systems and Health, Safety and Environment matters are reviewed in broad, professional, frequent Management Meetings, Workers Environment Committees and Quality Groups throughout the process areas, to lay the grounds for effective improvements. In this work, emphasis is placed on feedback from customers in the form of both positive suggestions and complaints, input from employees, safety representatives, reports on errors or mistakes, and results of internal audits. Improvement communication is documented and can be traced in minutes from Management Meetings, Workers Environment Committees, Quality Group meetings and in improvements forms. Deviation management ensures that processes or products not corresponding to specifications, requirements and standards, are discontinued or not delivered. Corrective and preventive measurements are of vital importance to prevent errors from occurring and being repeated.

11 9.5 Kvalitetsrevisjoner Kvalitetsrevisjoner har som hovedhensikt å sikre at aktiviteter beskrevet i forbedringssystemet brukes effektivt og er hensiktsmessig for å nå mål for kvalitet, HMS og ytre miljø. Interne kvalitetsrevisjoner er et uavhengig, virkningsfullt verktøy til forbedring som står til prosesseiers disposisjon. Revisjoner er et effektivt verktøy for å forbedre kommunikasjon og evne til å møte våre spesifikasjoner hos den enkelte underleverandør og leverandør. 9.5 Quality Audits The main purpose of Quality Audits is to ensure that activities described in the Improvement System are used efficiently and are appropriate for achieving goals for quality and Health, Safety and Environment. Internal quality audits are an independent, effective tool for improvements at the process owner s disposal. Audits are an effective tool to improve communication and enable subcontractors and suppliers to meet our specifications. 9.6 Ledelsens gjennomgang Ledelsens gjennomgang bidrar med en overordnet bedømmelse av systemets effektivitet, og gir grunnlag for forbedringsprosesser på alle områder innen kvalitet, HMS og ytre miljø. Ledelsens gjennomgang utføres 2 ganger årlig og ledelsen utgjøres av Daglig leder og direkterapporterende til Daglig leder. Ved behov kan også andre delta. Grunnlag for ledelsens gjennomgang er enkle rapporter fra prosesseier om muligheter, risiko, status mot mål og effekt av forbedringstiltak. Resultat av ledelsens gjennomgang er bestemmelse av mål og strategier for utnyttelse av muligheter, forebygging av tap og forbedring av ytelse i prosesser og produkter. 9.6 Management Review Management Reviews contributes with an overall evaluation of the system s efficiency, and lays the ground for improvement processes in all areas within quality assurance and Health, Safety and Environment. Management Reviews are conducted bi-annually. The management consists of CEO and those reporting directly to the CEO. If needed others may participate. Management Reviews are based on simple reports from process owners on opportunities, risks, status on goal achievement and efficiency of improvements. The results from Management Reviews are decisive for goals and strategies for utilization of opportunities, preventing losses and for making improvements in performance in processes and products. 9.7 Produktidentifikasjon og sporbarhet Produktidentifikasjon og sporbarhet bidrar til tilfredsstillelse av spesifikke krav og gir mulighet til analyse og forbedring. Produkters unike identifikasjon er fastlagt og registreres under hele fremstillingsprosessen. Når kunder eller myndigheter stiller spesielle krav til sporbarhet for partier av spesifikke råvarer og produkter vil et eget opplegg bli etablert. 9.7 Product identification and traceability Product identification and traceability contribute to meet specific demands and provide an opportunity to analyze and improve. A products unique identification is set and registered throughout the entire production process. When customers or authorities makes special demands in respect of traceability for specific raw-materials and products, then appropriate measures will be taken.

12 9.8 Ekstern kommunikasjon Ekstern kommunikasjon bidrar med informasjon om interesseparters forventninger og ønsker eller krav om forbedring. Gjennom kontakt med interesseparter innhentes informasjon fra disse som grunnlag for forbedringer av våre produkter og prosesser. For enkelte produkter pågår det en løpende dialog med kunder og leverandører. Innspill til forbedringer blir behandlet i berørt prosess og i ledermøter. 9.8 External communication External communication contributes with information about partners expectations and demands for improvement. Through contact with partners, information is gathered as a basis for improvements for our products and processes. For some products there is a continuous dialog with customers and suppliers. Input for improvements is assessed for affected process and at management meetings. 9.9 Samsvarserklæring Ytre Miljø Samsvarserklæring ytre miljø skal bidra til en systematisk styring og oversikt av Lovbestemte krav og Andre krav vedrørende miljøaspekter, ytre miljø. Lovbestemte krav eller autorisasjon vedrørende miljøaspekter skal registreres. Andre krav som angår miljøaspekter ved våre aktiviteter, produkter og tjenester som vi frivillig forplikter oss til, skal registres sammen med lovbestemte krav. 9.9 External environment Conformity Declaration The external environment Conformity Declaration provides systematic governance and an overview of legal requirements and other regulations regarding environmental issues. Statutory requirements or authorizations regarding environmental issues shall be registered. Other voluntary requirements concerning environmental issues regarding our activities, products and services are registered together with statutory requirements.

13 10. Samfunnsansvar, helse, miljø og sikkerhet Hansen Protection har felles krav til samfunnsansvar, økonomiforvaltning, etiske retningslinjer, retningslinjer for informasjonsog kunnskapsforvaltning. HMS Internkontroll er integrert i forbedringssystemet og bidrar til kontinuerlig forbedring av faktorer som påvirker medarbeidernes helse, arbeidsmiljø og sikkerhet. HMS arbeidet tar utgangspunkt i at vi har god kommunikasjon og korte beslutningsveier. Ambisjonen er at alle behov skal løses kjapt i første nivå, før de blir en sak. Det formelle HMS arbeidet skal uansett tilfredsstille myndighetenes krav. 10. Corporate Social Responsibilities, Health, Safety and Environment Hansen Protection has combined requirements for social responsibilities, financial management, ethical guidelines, guidelines for information and knowledge management. Health, Safety and Environment internal control is integrated in the Improvement System and contributes continuously to the improvement of factors affecting employee s health, working environment and safety. Health, Safety and Environment work is based on open communication and short lines of decision-making. Our goal is to solve all needs rapidly at the first-line, before it becomes an issue. The formal Health, Safety and Environment work shall apply to statutory requirements. 11. Kryssreferanse 11. Cross references # Område Area NS-EN ISO 9001:2008 NS-EN ISO 14001:2004 Internkontrollforskriften 5 0 Innledning Introduction 4.2, 5.3, 5.4, , 4.4.5, 4.5.4, 4.2, Punkt 4 og Punkt 3 1 Systembeskrivelse System description 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.5, , 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4, 4.2, 4.4.1, 4.6, Punkt , 4.3.2, 4.4.3, 2 Marked Market 4.1, 5.2, 5.5, , 4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.3, Kundeservice Customer service 4.1, 5.5, 7.2, 4.1, 4.4.1, 4.4.3, 4.3.1, 4.3.2, Produksjonskoordinering Production coordination 4.1, 5.5, 7.1, 7.4, , 4.4.1, 4.4.3, 4.4.6, 5 Innkjøp Procurement 4.1, 5.5, 7.5, , 4.4.1, 4.4.3, 4.4.6, Produksjon og service Production and service 4.1, 5.5, 7.1, 7.5, , 4.4.1, 4.4.3, 4.4.6, Distribusjon Distribution 4.1, 5.5, , 4.4.1, 4.4.3, Utvikling Development 4.1, 5.5, 7.1, 7.2, , 4.4.1, 4.4.3, 4.4.6, 4.3.1, 4.3.2, 9.1 Kvalitetsplanlegging Quality planning 4.1, 5.4, , 4.3, 4.3.3, 4.4.1, Dokument- og datastyring, Document- and data management, 4.1, 4.2, , 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4, 4.4.1, Punkt 1 registrering og statistikk records and statistics 9.3 Kompetansestyring Competence management 4.1, 5.5, , 4.4.1, 4.4.3, Punkt Forbedringskommunikasjon Improvement communication 4.1, 5.5, 8.1, 8.3, 8.4, , 4.4.1, 4.4.3, 4.5.1, 4.4.7, 4.5.3, 4.2, 4.3.3, 4.6 Punkt 6 og Punkt Kvalitetsrevisjoner Quality audits 4.1, 5.5, , 4.4.1, 4.4.3, Punkt 7 og Punkt Ledelsens gjennomgang Management`s review 5.6, , 4.2, 4.3.3, Punkt 7 og Punkt Produktidentifikasjon og sporbarhet Product identification and 4.1, , 4.4.1, traceability 9.8 Ekstern kommunikasjon External communication 4.1, 5.2, 5.5, 7.2, , 4.3.1, 4.3.2, 4.2, 4.4.6, 4.4.3, 4.5.5, 4.5.1, Samsvarserklæring Ytre Miljø Conformity declaration external 5.2, environment 10 Helse, miljø og sikkerhet Health, Safety and Environment 6.4 N/A Punkt 1-8

14 12. Endringer 12. Changes Fra v9.0 10/3-11 til v /12-12: Nye logoer, Nytt format Kap 0, endret med tanke på implementering av miljø og forpliktelse om kontinuerlig forbedring. Omskrevet innledning for å være mer i tråd med dagens virksomhet og historie Inkludert miljøpolicy Forpliktelse til kontinuerlig forbedring inkludert Kap 1.1 Org-kart endret ift dagens org Kap 11 Oppdatert kryssreferanseliste Lagt til kap 9.9 Samsvarserklæring Ytre Miljø Fra v /12-12 til v /8-13: Generelt: Hele dokumentet delt i norsk og engelsk versjon. Kap 0; Forbedringsmål: lagt til samfunnsansvar. Kap 1.1: Oppdatert organisasjonskart From v9.0 10/3-11 to v /12-12 New company logo, new format Chap 0, changed for implementing environment issues and obligation to continuous improvement. Re-written introduction to be more in line with today s activities and history. Included environment policy. Included obligation to continuous improvement Chap 1.1 Org-chart updated to actual org Chap 11 Updated cross references Added chap 9.9 External environment Conformity Declaration From v /12-12 to v /8-13: General: Entire handbook in dual version: Norwegian and English Kap O: Improvement goal: added Social Responsibility. Ka. 1.1: updated organization chart.

15

16 Vi har følgende interne krav som verktøy: We have these internal policies as tools: Det viktigste ordet er: VI The most important word is: WE Det minst viktige ordet er: JEG The least important word is: ME Hva er din mening? What`s your opinion? Innrømme at vi har tatt feil Admit you re wrong Vær så snill Please Du har gjort en kjempejobb! You have done a great job! Tusen takk Thank you! Firmamaskotten symboliserer styrke, trygghet og varme. Our mascot symbolizes strength, safety and warmth. Hansen Protection AS - Tykkemyr 27 - N-1597 Moss, Norway P.O. Box N-1501 Moss, Norway - T: hpro@hansenprotection.no