Srttun Kontrollutvalgservice

Transkript

1 $ Srttun Kontrollutvalgservice Postboks 54, 8138 lnndyr Ver dato: 09. t Jnr l5/603 ark Gildeskil kommune 8I4O INNDYR Oversendelse av protokoller fra kontrollutvalget i Gildeskil Vedlagt oversendes o Protokoll fra kontrollutvalgets mote 7. oktober 2015 r Saksprotokoll tbr kontrollutvalgets sak l7l15 Oppfolgning av nummerert brev nr I Gildeskil Eiendom KF. oversendes kommunestvret, vedlagt o Nummerert brev fra revisor datert 15. juni20l5 o Svarbrev fra GildeskAl Eiendom KF datert 22. september Inndyr 9. oktober 201 Sekreter for kontrollutvalget

2 $ Srtt.n Kontrollutvalgservice Postboks 54, 8138 lnndyr Ver dato: Jnr ark 41,+ 8.5 SAKSPROTOKOLL _ KONTROLLUTVALGET I CIIONSTAI Saksbehandler: LarsHansen Saksgang Kontrollutvalget i Gildeskil ^5 l7115 Oppfolgning av nummerert brev nr I - Gildeskil Eiendom KF Forslag til vedtak: Kommunens revisor har i nummerert brev I 5. juni 2015 pipekt mangler og feil vedrorende budsjett og internkontroll og regnskapsforing. Kontrollutvalget har fulgt opp revisjonsmerknadene overfor foretaket. Kontrollutvalget registrerer at foretaket i sitt svarbrev gir tilbakemelding om forbedringer i rutiner og fremtidig budsjettarbeid. Samtidig registrerer kontrollutvalget at foretaket over tid ikke har klart 6 tilpasse driften til den okonomiske rammen kommunestyret har f'astsatt. Jfr forskrift om srerbudsjett skal det foretas endringer i seerbudsjettet nar dette ma anses pikrevd og foretakets styre skal selv foreta de nodvendige endringer i foretakets serbudsjett. Merforbruk pa kr (2013), (2014) og k 1,5 mill (2015 estimat) viser en utvikling der foretaket ikke har klart i tilpasse driften til den okonomiske rammen kommunestyret har tildelt. Kontrollutvalgets vedtak, vedlagt nummerert brev og foretakets svarbrev oversendes kommunestyret til orientering. Omforent forslag til vedtak: Kommunens revisor har i nummerert brev 15. juni 2015 p6pekt mangler og feil vedrorende budsjett og intemkontroll og regnskapsforing. Kontrollutvalget har fulgt opp revisjonsmerknadene overfor foretaket. Kontrollutvalget registrerer at foretaket i sitt svarbrev gir tilbakemelding om forbedringer i rutiner og fremtidig budsjettarbeid. Samtidig registrerer kontrollutvalget at foretaket over tid ikke har klart 5 tilpasse driften til den okonomiske rammen kommunestyret har fastsatt. Jfr forskrift om srrbudsjett skal det foretas endringer i srerbudsjettet nir dette ma anses p6kevd og foretakets styre skal selv foreta de nodvendige endringer i foretakets srrbudsjett. Merforbruk pi k (201 3) (2014) og kr 1,5 mill (2015 estimat) viser en utvikling der foretaket ikke har klart 5 tilpasse driften til den okonomiske rammen kommunestyret har tildelt. Det mi snarest mulig iverksettes varige korrigerende tiltak med tydelig okonomisk effekt for i bedre foretakets skonomi. Tiltakene mi sta i forhold til den alvorlige okonomiske situasjonen foretaket befinner seg i. Kontrollutvalget

3 gjor kommunestyret oppmerksom pi at underskudd i foretaket for ir 2013 mi piregnes inndekket i 2016 dersom det ikke dekkes i Videre mi underskudd for 2014 ogsi piregnes inndekket i Kontrollutvalgets vedtak, vedlagt nummerert brev og foretakets svarbrev oversendes kommunestyret til orientering. Votering: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunens revisor har i nummerert brev 15. juni 2015 pipekt mangler og feil vedrorende budsjett og intemkontroll og regnskapsforing. Kontrollutvalget har fulgt opp revisjonsmerknadene overfor foretaket. Kontrollutvalget registrerer at foretaket i sitt svarbrev gir tilbakemelding om forbedringer i rutiner og fremtidig budsjettarbeid. Samtidig registrerer kontrollutvalget at foretaket over tid ikke har klart i tilpasse driften til den okonomiske rammen kommunestyret har fastsatt. Jfr forskrift om serbudsjett skal det foretas endringer i serbudsjettet ner dette ma anses p6krevd og foretakets styre skal selv foreta de nodvendige endringer i foretakets sarbudsjett. Merforbruk p& kr (2013) (2014) og k 1,5 mill (2015 estimat) viser en utvikling der foretaket ikke har klart i tilpasse driften til den skonomiske rammen kommunestyret har tildelt. Det mi snarest mulig iverksettes varige konigerende tiltak med tydelig skonomisk effekt for i bedre foretakets okonomi. Tiltakene mi sti i forhold til den alvorlige okonomiske situasjonen foretaket befinner seg i. Kontrollutvalget gjor kommunestyret oppmerksom pi at underskudd i foretaket for mi piregnes inndekket i 2016 dersom det ikke dekkes i Videre ma underskudd for 2014 ogsi pfrregnes inndekket i Kontrollutvalgets vedtak, vedlagt nummerert brev og foretakets svarbrev oversendes kommunestyret til orientering. Rctt utskrift: Dato: 9. oktober 2015 Saksprotokoll sendt: Kommunestyret, vedlagt nummerert brev og foretakets svarbrev 2

4 SAI/TEN KOMMUNEREVISJON Til styret i GildeskSl Eiendom KF Deres ref : t Ver ref. 1600/Es/paa Dato: 15. juni 2015 Nummerert brev nr. 1 Salten kommunerevisjon IKS har gjennomfort revisjonen for regnskapsiret 2014 for Gildeskil Eiendom KF. Vir oppgave er i uttale oss om Srsregnskapet med noteopplysninger, opplysningene i 6rsberetningen om irsregnskapet, om disponeringene er i henhold til budsjettvedtak og om budsjettbelopene stemmer med regulert budsjett. I tillegg er det ver oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk I gjennomgi foretakets formuesforvaltning og regnskaps- og interne kontrollsystemer. Vi har Eiennom vlr revisjon hatt spesiell oppmerksomhet rettet mot omrsder hvor det kan vare okt risiko for feil i,rsregnskapet. Det me understrekes at svakheter i regnskapssystemet og den interne kontroll kan medfore misligheter som vere normale tester ikke nodvendigvis vil avdekke. Budsiett Kommunestyrets vedtak om budsjett for det kommende kalenderlr, skal omfatte kommunens virksomhet i kommunalt foretak. I sak 43/13 Buds.iett Gildeskil Eiendom KF vedtok kommunestyret foretakets buds,iettramme til kr ,- og at denne innarbeides iforetakets sarbudsjett. Styret for foretaket skal utarbeide og fastsette foretakets detaljerte sarbudsjett for Aret i henhold til kommunestyrets vedtak om buds.jettramme. serbuds.lettets innhold (utdrag fra forskrift en) : - Skal utformes itrsd med reglene i forskrift om Srsbudsjett for kommuner - Skal vare fullstendig og oversiktlig, og hvis nodvendig skal anslag over inntekter og utgifter som er fgrt 6pp i sarbudsjettet, ledsages av en narmere redegiorelse - Alle forventede inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger samt utgifter, utbetalinger og avsetninger i lret skal tas med uavhengig av om de kan psregnes 5 vare betalt eller ikke ved budsjettlrets utgang Salten kommunorevlsron IKS O.g. rr-: MVA E-post: posl@6alten-revisjon.no Hovedkontor Fausks Avdeling Bodo Postadresse Postboks 140, E201 Fauske Postadresse Postboks 429, 6001 Bodo Besoksadresse Torggata 10, 2 elg Besoksadresse: Posthusgarden, Havnegaia 9 Telefon Telofon: Faks: Faks:

5 SAITTEN KOMMUNEREVISJON Om budsjettstyring og endringer i budsjettet sier forskriften: rdoglig leder skol gjennom budsjettdret legge frem ropporter for loretokets styre som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til det vedtatte budsjett. Dersom doglig lederfinner rimelig grunn til d onto ot det kon oppstd nevneverdige owik i forhold til kommunestyrets rommer og vedtott eller regulert sarbudsjett, skol det i ropportene til styret foreslis nddvendige tiltok for d holde de ov kommunestyret vedtotte rommer for foretoket. Det skolforetos endringer i serbudsjettet ndr dette md onses pdkrevd. Foretokets styre skol selv foreto de nodvendige endringer i loretqkets serbudsjett, Foretokets styre skol gjennom budsjettdret legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i innteker og utgifter i henhold til kommunestyrets vedtotte rommer til foretoket. Kommunestyret skolloreto endringer i kommunens drsbudsjett ndr dette onses pdkrevd,), I vedtektene for Gildeskll Eiendom KF heter det om Okonomiforvaltningen: <Foretoket skol ho en Okonomiforvoltning i henhold til forskrifter som gjelder for kommunole loreto etter kommuneloven. Styret skol utarbeide forslag til budsjett og Okonomiplon. drsropport og regnskop som forelegges kommunestyret til ovgjdrelse.tt I rammeavtalen mellom Gildeskil kommune og Gildeskil Eiendom KF heter det bl.a.: <Gildeskdl Eiendom KF skol utorbeide budsjett og rapportere til kommunestyret ved rddmonn.> Gildeskil Eiendom KF's interne kontroll har gjennom 6ret vart mangelfull p6 en rekke omrsder nir det gjelder budsjett. Opprinnelig serbudsjett er ikke lagt inn i regnskapssystemet, det er ikke foretatt budsjettreguleringer og rapportering til kommunestyret er mangelfull. Arsberetningen Pliktig innhold som mangler (se Kommunal Regnskapsstandard nr.6): - Redegjorelse for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for 6 sikre betryggende kontroll ob en hoy etisk standard i foretaket - Rede8jorelse for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for i fremme likestilling og for 6 hindre forskjellsbehandling i strik med likestillingsloven, samt for e fremme formilet i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven - Redegiorelse for vesentlige avvik mellom utgifter og innteker i Srsregnskapet og regulert budsjett. Redeg.i0relsen skal forklare irsakene til at budsjettawiket har oppstatt og det skal opplyses om tiltak som er satt i verk for i forhindre budsjettawiket Revisionsberetninqen Med grunnlag i det som er nevnt ovenfor er det i konklusjonen om Arsregnskapet og Registrering og dokumentasjon tatt forbehold. NAr det gjelder Sarbudsjett og Arsberetning er konklusjonen at vi ikke kan uttale oss om disse forhold.

6 SAI/TEN KOMMUNEREVISJON Av forskrift om sarbudsiett, sarregnskap og iirsberetning for kommunale foretak heter det bl. a.: - Sarregnskapet og ersberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest seks m5neder etter regnskapsarets slutt. - lnndekning av regnskapsmessig merforbruk - Saerregnskapet skal vere avlagt av foretakets styre innen 15. februar aret etter regnskapsiret - Styret utarbeider ersberetningen. Denne skal avsis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars 6ret etter regnskapsaret. Som revisor m6 vi folge bestemmelsene i forskrift om revisjon i kommuner mv. Av forskriftens S 5 forste ledd fremglr det at fristen for revisor til 5 avgi revisjonsberetning er 15. april. Av bestemmelsene folger det videre at revisjonsberetning skal avgis ogss der 6rsregnskapet ikke foreligger eller er ufullstendig. Arsregnskapet og ersberetning for Gildeskal Eiendom KF var ikke avgitt av styret innen 15. april Revisor har folgelig 15. april 2015 avgitt en beretning med folgende uttalelse: <Siden \rsregnskopet og drsberetningen ikke foreligger pr , kon vi ikke uttole oss om drsregnskop, budsjett og drsberetning. I ver revisjonsberetning datert 15. juni 2015, som er avgitt pe grunnlag av arsregnskapet og 6rsberetningen for 2014 som er avgitt av styret, er det under avsnittet andre forhold presisert ali KDenne beretning erstotter tidligere ovgitt beretning, dotert 75. opril2015, som ble ovgitt ved utldpet av forskriftens frist Ior 6 ovlegge revisjonsberetning. Arsregnskopet og drsberetningen vor pd dette tidspunkt ikke ovgitt ov styret.tt Oopsummering Formelet med vdrt brev er 5 bista foretakets styre med e identifisere omr6der som bor prioriteres i det lopende arbeidet med 6 p6se at foretaket drives i samsvar med kommuneloven og forskrifter, foretakets ersbudsjett, formdl, vedtekter og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av kommunestyret. Med vennlig hilsen P**"' &'atrw-- Per fisbjorn Andersen Opdi rabsansvarlig revisor KOPI: Kontrollutvalget i Gildeskil

7 II I I EIENDOM GILDESKAL Salten kontrollutval gsservice Postboks Inndyr Gildesk8l kommune Postboks Inndyr Bankkonto: Org.nr wr,yw. gildeskaleiendom. no <-- Ko "2o-D'{ lt )^/K't/>t, fr6- ut tt'( 8\ Deres ref. V3r ref. 20t5/41-O Dato: 22.O9.20t5 Saksbehandler: Rune Reisanen Epost: ' Telefon reiru ildeskal. kom mu ne. no ANG. KoNTRoLLUwALGETS ETTERLYSNTNG Av svar pa tuuuenert BREv NR. 1 FRA REVISOR. Gildesk6l Eiendom V/styret beklager at dette ikke er svart pi tidligere, men som kjent har daglig leder sluttet og ny daglig leder er konstituert. 2 september d.5 var det avholdt styremote hvor brevene ble fremlagt styret. Deres brev av ble behandlet i styremote den og ble tatt til folge. Det vises ogsa til brev som Redmann har skrevet ang samme sak. Budsjett for 2015 er utarbeidet iht krav og gleldene lowerk. Styret har ogss gitt ordre til konstituert leder at rutiner i forbindelse med rapportering skal folges, det betyr at leder skal fremlegge mnd. rapport pa okonomi, samt utfyllende tertialrapport med kommentarer som skal fremlegges i kommunestyret. Evt storre awik skal kommenteres spesielt, og evt tiltak skal innarbeides i rapporten som viser hvilke tiltak som gjores for 5 f5 drifta ned mot vedtatt budsjett. I forbindelse med fremtidig budsjettarbeid vil det na bli utfort Arena som er et eget program som ivaretar budsjettprosessen pi en bedre mate en tidligere. Det er ogsa et tettere samarbeid mellom leder for Gildesk6l eiendom og okonomiavdeling, dette for a f6 en bedre kontroll p3 gkonomien generelt og rapporteringer. R6dmann vil ogsl delta pe fremtidige styremoter iselskapet. Med hilsen.-_t) -b,a-- lgran Knutsen Styreleder Gildesk8l Eiendom -.t..- n-,= Ly'...ilrr rri/rru4 ril/r,,r1-..