TILLEGGSREGLER for Losje St. Olav IX. Tønsberg R.H.K. i Norden

Transkript

1 TILLEGGSREGLER for Losje St. Olav IX. Tønsberg R.H.K. i Norden 1 Losjen holder sine møter hver 14. dag i tiden sept/mai, og møteprogrammet blir å fastlegge av Rådet i april/mai måned, for påfølgende høst- og vårsemester. Veiledning i de tre Symbolgradene skal holdes regelmessig i møtesesongen. Losjemøtene skal kunngjøres ved sms/annonsering og ved at brødrene får utlevert Ordenens Matrikkel. Dato for alle møter og veiledninger skal innføres i Matrikkelen. Rådsmøter skal holdes regelmessig. Faste medlemmer: Drott, Jarl, Lendermann, Kansler, Skattmester og Skald. De øvrige 5 i Hirden er varamedlemmer. Rådsmøter avholdes minst 6 ganger årlig (J.rf i Konstitusjonen og 28 i Forskriften) for tilrettelegging av Losjemøter og for øvrig når viktige saker krever det. 2 Losjens Råd skal sørge for at utstyr, arkiver etc. til enhver tid er tilstrekkelig brannforsikret. Assuransesummens størrelse skal inntas i Årsberetning. Kansler sender inn endringer til Administrasjonskollegiet. Kartoteket blir oppdatert av Administrasjonskollegiet på nettsiden Ved losjemøter skal Brødrene møte i smoking/sort dress med sort sløyfe. Ved begravelser/bisettelser og Minnelosje benyttes mørk dress med sort slips. På Arbeidsmøter benyttes vanlige fritidsklær Fellesmøter holdes to ganger i Losjeåret, vår og høst i et samarbeid med St. Olav Losjene VIII.IX-X og XI Losje St. Olav IX Tilleggsregler gjeldende fra

2 6 Til Brødres 50, 60, 70 års dag, og senere hvert 5 år, skal losjen vise sin oppmerksomhet. Ved en av disse anledningene skal det gis en vase som har inngravering. Denne gave skal gis til Brødre som har vært medlem av losjen i minst 5 år, og vist interesse for ordensarbeide. 7 Generalforsamling skal holdes hvert år innen utgangen av januar som nevnt Konstitusjonens 38. med to møter. Et arbeidsmøte for å behandle saker og vedta forslag og et 3. Grads Losjemøte i Ridderhallen for blant annet å godkjenne arbeidsmøtes protokoll. Valgkomiteen medlemmer velges av Rådet. Ekstraordinær generalforsamling kan sammen kalles når Rådet eller minst 10 av Losjens 3. Grads Brødre forlanger det. 8 Kontingenten til losjen skal fastsettes ved hver Generalforsamling for påfølgende regnskapsår, heri skal inkluderes alle avgifter til fonds, Rikslosjen, etc. Ekstrakontingenter bør helst unngås. Skattmester sender ut bankgiro to ganger i året og kontingenten kan derfor betales halvårlig. Ved en kandidats opptagelse, blir kontingenten å betale i forhold til den tid som er igjen av regnskapsåret. Når omstendigheter gjør det nødvendig, kan Rådet helt eller delvis, ettergi en Broders kontingenten til losjen. For øvrig henvises til Konstitusjonens paragrafer. Ved en kandidats opptagelse i losjen og ved oppflytting i gradene, betaler kandidaten de til enhver tid gjeldende gradsavgifter. På forhånd skal kandidaten være orientert om gradsavgift og losjens kontingent. 9 Losje St. Olav IX Tilleggsregler gjeldende fra

3 10 Generalforsamlingens Arbeidsmøte bør ha følgende Dagsorden: Godkjenning av Dagsorden Valg av Ordstyrer Valg av tellekorps på minst to Brødre Gjennomgang og godkjenning av Beretninger fra Råd og alle Komiteer som er oppført i gjeldende Matrikkel Gjennomgang og godkjenning av Regnskap og Revisjonsrapport Kontingent fastsettes for neste år år gjeldende fra kommende år Behandling av Forslag som er fremmet til Generalforsamlingen. Gjennomgang og godkjenning av Budsjett frem til neste Generalforsamling. Gjennomføring av Valg etter Valgkomiteens innstilling. Valg av Råd skjer skriftlig ved at Brødre fra sittende Eldstesråd underskriver oversikten. Valgkomiteen innstiller på medlemmer i følgende komiteer og utvalg: 1. Kanselli (Sekretariat, Albumkomiteens Arkivar og Bibliotekar) 2. Brødrenes Ve og Vel (Fest-og Trivsel/Aktivitets komiteen, Reisekomiteen og Syke- og velferd komiteen) 3. Ass Kantor/Lysansvarlig 4. Assisterende Skutilsveiner 5. Eldsteråd 6. Huskomite 7. Kontaktmenn til St.Olavposten 8. Revisor 9. St.Olavshjelpen 10. Sendemenn til kommende Rikstinget 11. Rekrutteringskomite 12. IT- og Web komiteen Valgkomiteen sjekker også i god tid før Generalforsamlingen med det sittende Råd om det ønskes etablert endringer av komiteer eller utvalg for kommende årsmøte periode. 11 På Generalforsamlingen skal det velges et sekretariat på fire medlemmer som skal bistå Rådet når det er behov. 12 Det skal også velges en IT/WEB komite som skal ledes av Kansler med to medlemmer Losje St. Olav IX Tilleggsregler gjeldende fra

4 13 På Generalforsamlingen velges en Albumkomite på tre medlemmer som er ansvarlig for at losjens album blir holdt oppdatert og at brødrene blir fotografert i losjeantrekk for innsetting i albumet. Bare 3. grads Brødre skal settes inn i albumet. Denne komiteen skal også se til at besøkende brødre skrives inn i vår møtebok. 14 Kansler er Losjens Arkivar, med hjelp av Albumkomiteens medlemmer. De skal ta vare på utstyr som ikke er i bruk i losjen. Og oppbevare arkiv og utstyr på en betryggende måte og føre liste over det de har ansvaret for. De skal også ta vare på prologer, taler etc. som senere kan være av interesse for losjens historie. 15 På Generalforsamlingen skal det velges tre medlemmer til finanskomiteen. De skal være ansvarlige for alle innsamlinger, utlodninger etc. i losjen, og i det hele tatt se til at flest mulig midler blir overført til losjens fond. Finanskomiteen skal avlegge beretning for Generalforsamlingen. 16 Sendemann til Riksting med Vara velges etter ny ordning fra og med Generalforsamlingen 2015 og deretter hvert 3. år for en periode på inntil 3 år slik det er beskrevet i Forskriften 60 i Konstitusjonen. Sendemann og Vara skal velges med navn og ikke etter funksjon. Rådet anser det likevel som naturlig at sittende Drott når Rikstinget avholdes velges med Jarl og Kansler som Vara. 17 For alle komiteer og utvalg i Losje IX skal det foreligge et mandat eller en arbeidsinstruks. Alle som er medlemmer i komiteer og utvalg er selv ansvarlig for at de har et mandat / en arbeidsinstruks til å legge opp sitt arbeid etter. Dersom slikt allerede er utarbeidet, kan de tiltrå dette eller utarbeide et nytt som da først må godkjennes av Rådet før det er gyldig. Alle komiteer / utvalg innleverer beretning for hver årsmøte periode i god tid før generalforsamlingen. Det henstilles til første nevnte Broder i komiteen / utvalget om å ta et ansvar for dette og også sørge for at mandat / arbeidsinstruks følges. Losje St. Olav IX Tilleggsregler gjeldende fra

5 18 Sist avgåtte Drott har til oppgave å påse at Ordenens Ritualer overholdes og følges, og at Brødrene er korrekt antrukket. Sist avgåtte Drott fungerer som toastmaster ved Brodermåltidet og ser til at sangbøker, bordfaner er lagt/satt frem, samt avtale med en Broder som skal takker for maten. 19 Reise reglement for RHK Losje IX Tønsberg 1 Reiser som skal betales av Losje IX må avtales med Drott på forhånd. 2 Hvis ikke offentlige transportmidler kan brukes betales det til enhver tid halv kilometergodtgjørelse av statens satser som for tiden er kr 4,05. 3 Deltagelse i andre losjers jubileer, som det er naturlig for Losje IX og være til stede på, skal avtales med Drott på forhånd. a. Losje IX kan betale for Drott med ledsager og en Broder, eventuelt 2 Brødre om ikke Drott kan møte. b. Det betales for reise, opphold, mat og drikke til maten og eventuelle felles arrangementer i forbindelse med jubileet. 4 Ved deltagelse på Drottmøter / Riksting betaler Losje IX for Drott og andre som er innkalt til møtet. a. Losje IX betaler for reise, opphold, mat og drikke til maten og eventuelle felles arrangementer i forbindelse med Drottmøte 5 Ved deltagelse i andre aktiviteter innen RHK ytes det støtte til de Brødre Rådet mener bør delta. a. Losje IX betaler da for hele eller deler av reise- og oppholdskostnader etter enkel søknad fra den / de av Brødrene det gjelder eller etter forslag fra Rådet i forkant. 20 Losje St. Olav IX tilleggsregler er forelagt og vedtatt på Generalforsamlingen 6. april 1964, med endringer vedtatt på Generalforsamling , , og etter Riksrådets godkjennelse kan disse tilleggsregler bare forandres av senere Generalforsamling. Da med 2/3 delers flertall. Losje St. Olav IX Tilleggsregler gjeldende fra