Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret

Transkript

1 Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Kommunestyret Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Dato: Tid: 18:00 Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet snarast råd. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling. Kl 18:00 Gerd Smedsrud frå kommunerevisjonen presenterar rapport frå forvaltningsprosjekt «Sakshandsamingssystem og handtering av dokument» Jarand Felland Ordførar Marit Seltveit Konsulent

2

3 Saksliste Utvalssaksnr PS 15/59 PS 15/60 Innhald Politiske saker til handsaming Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Sakshandsamingssystem og handtering av dokument" Tokke kommune Høyring av innbyggjarane sine meiningar i kommunereforma PS 15/61 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 PS 15/62 PS 15/63 PS 15/64 PS 15/65 Godkjenning av oppseiing av samarbeidsavtale Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Val av utval, nemnder, råd og representantar for kommunestyreperioden Aksjekapitalutviding i Vest-Telemark Næringsbygg AS Lukka

4 Politiskesakertilhandsaming

5 Politiskesakertilhandsaming

6 Tokke kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2015/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 15/ Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Sakshandsamingssystem og handtering av dokument" Tokke kommune Vedlegg: 1 Melding om vedtak Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sakshandsamingssystem Melding om vedtak til Tokke kommunestyre Saksutgreiing: Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv 4) ferdigstille arkivplanen Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Telemark kommunerevisjon IKS vert bedd om å presentere rapporten for kommunestyret. Bakgrunn for saka: Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i møte (sak 14/14), og prosjektplanen vart handsama (sak 22/14). Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud vil presentere rapporten i kontrollutvalsmøtet.

7 Saksopplysningar: Eit arkiv skal vere kommunen si interne oversikt over aktivitetar og handlingar., og saks-/arkivsystemet skal i tillegg sikre at det for ettertida er dokumentert og tilgjengeleg det som er viktig rettsleg eller forvaltningsmessig, og anna dokumentasjon som har kulturell eller forskningsmessig verdi. Revisjonen har sett på følgjande problemstilling; «I kva grad sikrar kommunen rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem?» Det er utarbeidd fleire revisjonskriterie: - Kommunen skal ha ei felles arkivteneste med ein arkivansvarleg. - Arkivtenesta skal opne inngåande post og e-post til kommunen. - Kommunen skal ha ein oppdatert arkivplan. - Kommunen skal ha tiltak som sikrar at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. - Kommunen skal ha rutinar som er i samsvar med krava til journalføring. - Kommunen skal journalføre inngåande og utgåande post. - Ephorte skal brukast i samsvar med skrivereglane i all handtering av dokument - til sakshandsaming - til arkivering Funn i rapporten Rapporten viser at mange inn- og utgåande dokument ikkje vert journalført i sakshandsamingssystemet Ephorte. Ein kontroll av dokumentflyten mellom kommunen og staten (via statens postjournal) synte at kommunen kun har journalført 63% av breva som er sendt til staten, og tilsvarande berre 78% av det som kjem inn til kommunen frå staten. Ein stikkontroll av 50 tilfeldige inn- og utgåande dokument viste at det tok i gjennomsnitt 23 dagar frå dokumentet var datert til det var journalført. Stikkprøva tyder på at inn- og utgaånde post ikkje vert journalført i samsvar med gjeldande krav, og då altså ikkje ligg i kommunen sitt arkiv. I følgje KOSTRA fekk kommunen 89 byggjesøknadar i 2014, men ved søk i systemet kunne ein berre finne 26 mapper. Det betyr at sakene enten ikkje er arkivert, eller så er tittelen på sakene feil utforma slik at det er vanskeleg å finne dei att ved søk i systemet. Fleire tilsette oppgir at det er eit generelt problem at det er vanskeleg å finne att dokument, på grunn av at saker ikkje vert lagra i tråd med skrivereglane. Når tilsette vert skifta ut med nye vil dette problemet berre auke. Rådmannen opplyser at kommunen ikkje skal ha papirarkiv. Likevel syner rapporten ein svært omfattande praksis med papirarkiv i mange etatar/avdelingar. Konklusjonar i rapporten Kommunen har fleire tiltak for å sikre rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem, t.d. felles arkivteneste og felles postmottak, tiltak for opplæring. Kommunen har ikkje arkivplan, og manglar såleis fullstendige og skriftlege rutinar for journalføring, arkiv og sakshandsaming. Arkivplanen er under

8 utarbeiding. Revisjonen vurderar det slik at kommunen ikkje brukar Ephorte slik kommunen har bestemt. Mykje av sakshandsaminga skjer utanfor systemet, utan at ein ser gode grunnar for dette. Kommunen brukar ikkje Ephorte som arkiv slik kommunen har bestemt. Det er òg slik at for mange saker som vert lagra i Ephorte så er ikkje mappene komplette, og dermed ikkje sikra for framtida. Det er fleire andre arkiv enn Ephorte, og kommunen sikrar i for liten grad at dokument kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare. Revisjonen rår kommunen til å treffe tiltak for å sikre at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare, treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet, vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv og ferdigstille arkivplanen Vurdering frå sekretariatet: Det at saks- og arkivsystemet i ein kommune vert nytta korrekt er viktig både for effektiviteten i kommunen,mogelegheita for kvalitetssikring og å kunne etterfølge både forvaltningslova, offentleglova og anna lovverk. Det er heilt grunnleggande at dokumenthandtering i ein kommune er på plass, både for inn- og utgåande dokument. Om kommunen ikkje nyttar saks- og arkivsystemet korrekt gjev dette stor risiko for at informasjon ikkje kjem fram til rett mottakar, avgjerder vert fatta på mangelfullt grunnlag eller at innbyggjarar og andre ikkje får svar på sine henvendelsar til kommmunen i rett tid, eller ikkje får svar i det heile. Manglande rutinar og det at dei verktøya ein har ikkje vert nytta påverkar ikkje berre arbeidsresultatet i dag, men det har òg konsekvensar i framtida. Om ting ikkje vert arkivert eller vert arkivert feil/andre stadar enn i saks- og arkivsystemet vil det bli svært vanskeleg å få oversikt over det som har foregått i framtida. Eit arkivsystem må vere personuavhengig, vere komplett og følgje ein arkivplan, slik at kven som helst i framtida skal kunne få oversikt over/innsyn i ei sak/eit saksområde. Vedlegg: 1) Forvaltningsrapport «Sakshandsamingssystem og handtering av dokument», datert Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 13/15 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv

9 4) ferdigstille arkivplanen Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Telemark kommunerevisjon IKS vert bedd om å presentere rapporten for kommunestyret. Møtehandsaming Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud la fram rapporten. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fekk svar. Det vart peika på eit par språklege/redaksjonelle feil i innstillinga. Endringsforslag frå Siv Einebærholm: Endre siste strekpunkt til: «Strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan ». Votering Innstillinga og endringsforslaget vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv 4) strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Ein ber Telemark kommunerevisjon IKS om å presentere rapporten for kommunestyret». Rådmannen sine kommentarar til saka: Rådmannen og leiargruppa har gått gjennom rapporten om sakshandsamingssystem og handtering av dokument i Tokke kommune. Rapporten tek opp forhold som bør rettast, og me vil gjere tiltak for å betre oss på dei områda som rapporten peikar på. Me er samstundes nøgde med at rapporten slår fast me at me har fleire tiltak på plass for å sikre rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystemet. Rapporten peiker på at tiltak me har på plass er felles sentral arkivteneste med arkivansvarleg, felles postmottak og tiltak for opplæring. Tokke kommunes betringspotensiale ligg i bruken av sakshandsamingssystemet, særleg for dei som nyttar det sjeldant. Me ser at auka bruk gjev auka trening og større kunnskap om og tryggleik for å bruke systemet. Det blir gjeve eller tilbydd opplæring og individuell oppfølging frå arkivleiar. Det siste året har arkivleiar utarbeidd skrivereglar for å sikre rett registrering av journalpostar, og har invitert organisasjonen til å melde tilbake om rettingar og om det er behov for reglar for fleire saksområder. Dette er eit område me vil følgje opp ytterlegare.

10 Rådmannen vil presisere følgjande: Det har blitt oppdaga nokre mistydingar hjå sakshandsamarar når det gjeld sluttføring av journalpostar, som har gjort at ferdigskrivne, utsendte og journalførte brev likevel ikkje er endeleg journalførte på grunn av at skrivereglar ikkje er følgd. Når dette på eit seinare tidspunkt har blitt oppdaga og retta og dokumentet blir endeleg journalført og kjem på offentleg postliste, ser det ut som saka/brevet er sendt ut på dette seinare tidspunktet. Dette kan gje feil inntrykk av sakshandsamingstida. Det er og grunn til å presisere at i dei tilfella rapporten syner til at sakshandsamarar tek med seg dokument ut i felten, dreier dette seg om kopiar av journalførte dokument, og ikkje originalar. Rapporten tilrår at kommunen bør: - Treffe ytterlegare tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i bruken av systemet - Ferdigstille arkivplanen - Vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ynskjelege - Alternativ til elektroniske arkiv bør vere forankra i leiinga, og leiinga må gje dei tilsette tilpassa arbeidsverktyg for å utnytte moglegheitene i det elektroniske arkivet. Arkivleiar og leiinga har blitt samde om å arrangere nye kurs samt workshop for sakshandsamarar og leiarar. Målet er å auke kunnskapsnivået og forståinga for kvifor det er viktig å lagre og kunne gjenfinne dokument, og å auke ferdighetane og bruke systemet rett. Me vil legge press på å rette opp feil og lære rett bruk, slik at me kjem på eit betre nivå for lagring og gjenfinning. Arkiv kan vidare legge opp eit systematisk opplegg med faste møte gjennom året mellom arkivleiar og etatane, for å informere og gje opplæring. Når det gjeld sidearkiva har me papirarkiv på dei områda som IKA Kongsberg har peika på i «Rutine for personalkarkiv i kommuner og fylkeskommuner». Me har og andre elektroniske arkiv som me ynskjer å få integert med Ephorte, og stabssjefane i sentraladministrasjonen har sett igong eit samarbeid for å sjå på moglegheiter for betre integrering mellom ulike elektroniske system. Me har som ambisjon å vere ein kommune som er god på bruk av sakshandsamingssystem og rett handtering av dokument, og vil setje i gong nye tiltak for å arbeide oss fram til ein slik status. Arbeidet med arkivplanen held fram hausten 2015 og planen vil bli lagt fram til politisk handsaming når den er ferdigstilt. Kontrollutvalet si tilråding: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv 4) strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd.

11 Ein ber Telemark kommunerevisjon IKS om å presentere rapporten for kommunestyret».

12 Tokke kommune Storvegen DALEN /Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Vår dato Deres dato Vår referanse 15/ Deres referanse Vår sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Sakshandsamingssystem og handtering av dokument" - Tokke kommune Viser til vedlagte saksutskrift, og ber om at saka vert lagt fram for kommunestyret i tråd med saksframlegg og vedtak i kontrollutvalet. Tokke kontrollutval har fatta følgjande vedtak i KU-sak 13/15: «Kontrollutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv 4) strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Ein ber Telemark kommunerevisjon IKS om å presentere rapporten for kommunestyret». Med vennleg helsing Beate Marie Dahl Eide Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

13 Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) beatemarie.dahleide@temark.no Vedlegg: 1) Saksutskrift KU-sak 13/15 med vedlegg. Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes utan signatur. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

14 Saksutskrift Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode 217 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Sakshandsamingssystem og handtering av dokument" - Tokke kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrolllutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administasjonen: - legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare, - treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet - vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv - ferdigstille arkivplanen Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Telemark kommunerevisjon IKS vert bedd om å presentere rapporten for kommunestyret. Bakgrunn for saka: Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune i møte (sak 14/14), og prosjektplanen vart handsama (sak 22/14). Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud vil presentere rapporten i kontrollutvalgsmøtet. Saksopplysningar: Eit arkiv skal vere kommunen si interne oversikt over aktivitetar og handlingar., og saks-/arkivsystemet skal i tillegg sikre at det for ettertida er dokumentert og tilgjengeleg det som er viktig rettsleg eller forvaltningsmessig, og anna dokumentasjon som har kulturell eller forskningsmessig verdi. Revisjonen har sett på følgjande problemstilling; «I kva grad sikrar kommunen rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem?» 1

15 Det er utarbeidd fleire revisjonskriterie: - Kommunen skal ha ei felles arkivteneste med ein arkivansvarleg. - Arkivtenesta skal opne inngåande post og e-post til kommunen. - Kommunen skal ha ein oppdatert arkivplan. - Kommunen skal ha tiltak som sikrar at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. - Kommunen skal ha rutinar som er i samsvar med krava til journalføring. - Kommunen skal journalføre inngåande og utgåande post. - Ephorte skal brukast i samsvar med skrivereglane i all handtering av dokument - til sakshandsaming - til arkivering Funn i rapporten Rapporten viser at mange inn- og utgåande dokument ikkje vert journalført i sakshandsamingssystemet Ephorte. Ein kontroll av dokumentflyten mellom kommunen og staten (via statens postjournal) synte at kommunen kun har journalført 63% av breva som er sendt til staten, og tilsvarande berre 78% av det som kjem inn til kommunen frå staten. Ein stikkontroll av 50 tilfeldige inn- og utgåande dokument viste at det tok i gjennomsnitt 23 dagar frå dokumentet var datert til det var journalført. Stikkprøva tyder på at inn- og utgaånde post ikkje vert journalført i samsvar med gjeldande krav, og då altså ikkje ligg i kommunen sitt arkiv. I følgje KOSTRA fekk kommunen 89 byggjesøknadar i 2014, men ved søk i systemet kunne ein berre finne 26 mapper. Det betyr at sakene enten ikkje er arkivert, eller så er tittelen på sakene feil utforma slik at det er vanskeleg å finne dei att ved søk i systemet. Fleire tilsette oppgir at det er eit generelt problem at det er vanskeleg å finne att dokument, på grunn av at saker ikkje vert lagra i tråd med skrivereglane. Når tilsette vert skifta ut med nye vil dette problemet berre auke. Rådmannen opplyser at kommunen ikkje skal ha papirarkiv. Likevel syner rapporten ein svært omfattande praksis med papirarkiv i mange etatar/avdelingar. Konklusjonar i rapporten Kommunen har fleire tiltak for å sikre rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem, t.d. felles arkivteneste og felles postmottak, tiltak for opplæring. Kommunen har ikkje arkivplan, og manglar såleis fullstendige og skriftlege rutinar for journalføring, arkiv og sakshandsaming. Arkivplanen er under utarbeiding. Revisjonen vurderar det slik at kommunen ikkje brukar Ephorte slik kommunen har bestemt. Mykje av sakshandsaminga skjer utanfor systemet, utan at ein ser gode grunnar for dette. Kommunen brukar ikkje Ephorte som arkiv slik kommunen har bestemt. Det er òg slik at for mange saker som vert lagra i Ephorte så er ikkje mappene komplette, og dermed ikkje sikra for framtida. Det er fleire andre arkiv enn Ephorte, og kommunen sikrar i for liten grad at dokument kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare. Revisjonen rår kommunen til å treffe tiltak for å sikre at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare, treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet, vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv og ferdigstille arkivplanen Vurdering frå sekretariatet: Det at saks- og arkivsystemet i ein kommune vert nytta korrekt er viktig både for effektiviteten i kommunen, mogelegheita for kvalitetssikring og å kunne etterfølge både forvaltningslova, offentleglova og anna lovverk. Det er heilt grunnleggande at dokumenthandtering i ein kommune er på plass, både for inn- og utgåande dokument. 2

16 Om kommunen ikkje nyttar saks- og arkivsystemet korrekt gjev dette stor risiko for at informasjon ikkje kjem fram til rett mottakar, avgjerder vert fatta på mangelfullt grunnlag eller at innbyggjarar og andre ikkje får svar på sine henvendelsar til kommmunen i rett tid, eller ikkje får svar i det heile. Manglande rutinar og det at dei verktøya ein har ikkje vert nytta påverkar ikkje berre arbeidsresultatet i dag, men det har òg konsekvensar i framtida. Om ting ikkje vert arkivert eller vert arkivert feil/andre stadar enn i saks- og arkivsystemet vil det bli svært vanskeleg å få oversikt over det som har foregått i framtida. Eit arkivsystem må vere personuavhengig, vere komplett og følgje ein arkivplan, slik at kven som helst i framtida skal kunne få oversikt over/innsyn i ei sak/eit saksområde. Vedlegg: 1) Forvaltningsrapport «Sakshandsamingssystem og handtering av dokument», datert Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 13/15 Forslag frå sekretariatet: Kontrolllutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administasjonen: - legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare, - treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet - vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv - ferdigstille arkivplanen Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Telemark kommunerevisjon IKS vert bedd om å presentere rapporten for kommunestyret. Møtehandsaming Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud la fram rapporten. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fekk svar. Det vart peika på eit par språklege/redaksjonelle feil i innstillinga. Endringsforslag frå Siv Einebærholm: Endre siste strekpunkt til: «Strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan ». Votering Innstillinga og endringsforslaget vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrolllutvalet rår kommunestyret til å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret ber administasjonen: 1) legge fram konkrete tiltak for korleis ein kan sikre at saks- og arkivsystemet vert nytta til sakshandsaming og arkivering, på ein slik måte at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan finnast att seinare, 3

17 2) treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet 3) vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv 4) strekpunkt 1-3 vert innarbeidd i arkivplanen, og arkivplanen skal ferdigstillast innan Kommunestyret ber om å få lagt fram ei sak om oppfølging av rapporten snarast råd. Ein ber Telemark kommunerevisjon IKS om å presentere rapporten for kommunestyret. RETT UTSKRIFT DATO 29.september

18 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 2015 ::

19 Innhald Samandrag... iii 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Bakgrunn Problemstilling og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Organisering av postmottak og arkiv Fakta Revisor si vurdering Arkivplan Fakta Revisor si vurdering...5 Opplæring Fakta om opplæring Revisor si vurdering Journal Rutinar for journalføring Journalføring i praksis Revisor si vurdering Sakshandsaming og arkivering Sakshandsaming Arkivering Revisor si vurdering Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Figuroversikt Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS ii

20 Samandrag Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune, jf. sak 14/14 og 22/14. Bestillinga er i samsvar med plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret i sak 12/52. Arkivet til kommunen skal fylle to oppgåver. For det første skal arkivet vere kommunens interne oversikt over aktivitetar og handlingar. I tillegg skal saks- og arkivsystemet også sikre at kommunen har arkivert dokumentasjon som er rettsleg eller forvaltingsmessig viktig og annan dokumentasjon som har kulturelt eller forskingsmessig verde, slik at dette er tilgjengeleg for ettertida. Sidan 2007 har Tokke kommune hatt Ephorte som sitt sak- og arkivsystem. Denne rapporten handlar om følgjande problemstilling: I kva grad sikrar kommunen rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem? Vi har utarbeida desse revisjonskriteria: Kommunen skal ha ei felles arkivteneste med ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal opne inngåande post og e-post til kommunen. Kommunen skal ha ein oppdatert arkivplan. Kommunen skal ha tiltak som sikrar at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. Kommunen skal ha rutinar som er i samsvar med krava til journalføring. Kommunen skal journalføre inngåande og utgåande post. Ephorte skal brukast i samsvar med skrivereglane i all handtering av dokument o til sakshandsaming o til arkivering Telemark kommunerevisjon IKS iii

21 Konklusjonar Kommunen har fleire tiltak for å sikre rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem. Felles arkivteneste med arkivansvarlig, felles postmottak og tiltak for opplæring er døme på tiltak som kommunen har. Kommunen har ikkje arkivplan, og manglar såleis fullstendige og skriftlege rutinar for journalføring, arkiv og sakshandsaming. Arkivplanen er under utarbeiding. Til tross for tiltaka som er sett i verk ser vi at på fleire område nyttar ikkje kommunen Ephorte i sakshandsaming og til arkiv, eller ein har andre arkiv i tillegg til Ephorte. Kommunen sikrar etter vår vurdering i for liten grad at dokument kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare. Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør: treffe tiltak for å sikre at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv ferdigstille arkivplanen Skien Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS iv

22 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Tokke kommune, jf. sak 14/14 og 22/14. Bestillinga er i samsvar med plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret i sak 12/52. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Bakgrunn Arkivet til kommunen skal fylle to oppgåver. For det første skal arkivet vere kommunens interne oversikt over aktivitetar og handlingar. I tillegg skal saks- og arkivsystemet også sikre at kommunen har arkivert dokumentasjon som er rettsleg eller forvaltingsmessig viktig og annan dokumentasjon som har kulturelt eller forskingsmessig verde, slik at dette er tilgjengeleg for ettertida. Sidan 2007 har Tokke kommune hatt Ephorte som sitt saks- og arkivsystem. 1.3 Problemstilling og revisjonskriterium Denne rapporten handlar om følgjande problemstilling: I kva grad sikrar kommunen rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem? Revisjonskriteria 1 i denne forvaltningsrevisjonen er henta frå arkivlova, arkivforskrifta, offentleglova, forvaltningslova og forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for dei analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. Telemark kommunerevisjon IKS 1

23 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Rapporten er inndelt slik at det er et kapittel for kvart kriterium. Kriteria er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1.4 Avgrensing Undersøkinga er avgrensa til dokument som er sende, mottekne eller lagd i 2014 og I denne forvaltningsrevisjonen har vi ikkje undersøkt depot-funksjonen Metode og kvalitetssikring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud i perioden mars-august Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson. Vi har undersøkt om inngåande og utgåande post er journalført, ved å samanstille statens OEP (Offentlig elektronisk postjournal), som viser kva staten har sendt til og fått frå Tokke kommune, med kva Tokke kommune har ført i Ephorte. Vi har gjennomført intervju og gått gjennom rutinar. I tillegg har vi gjennomført ei spørjeundersøking blant dei som har brukar Ephorte. Metode og tiltak for kvalitetssikring er omtala nærmare i vedlegg 3 til rapporten. 1.6 Høyring Utkast til rapport vart sendt på høyring til rådmannen Høyringa har ført til endringar i organisasjonskartet i figur 1. Rådmannen sitt høyringsbrev ligg i vedlegg 1. 2 Kommuner skal avlevere eldre arkiv til et arkivdepot, jf arkivforskriften kapittel 5. IKA Kongsberg IKS er arkivdepot for Tokke kommune. Telemark kommunerevisjon IKS 2

24 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 2 Organisering av postmottak og arkiv REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha ei felles arkivteneste med ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal opne inngåande post og e-post til kommunen. 2.1 Fakta Organisering Kommunen har ei felles arkivteneste. Arkivtenesta er organisatorisk plassert som ein del av rådmannen sin stab under «IT, arkiv og merkantile» som blir leia av IKT-sjefen. Figur 1 Organisasjonskart Rådmannen IT, arkiv, merkantile Rådgjevar Økonomiavdelinga Personalavdelinga NAV Tokke Oppvekstetaten Plan, næring og kulturetaten Helse- og omsorgsetaten Teknisk etat Arkivtenesta har eigen arkivleiar i 100 % stilling. I tillegg har arkivet ein konsulent i 40 % stilling. Telemark kommunerevisjon IKS 3

25 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune I tillegg har administrasjonen omdisponert ei stilling frå personalavdelinga, som i tillegg til andre oppgåver skal jobbe med å sikre riktig bruk av Ephorte blant leiarar og sakshandsamarar. Dette er eit tidsavgrensa tiltak som var tenkt å vere i perioden , men administrasjonen vurderer om det er behov for å utvide perioden. Inngåande post Arkivtenesta er også postmottak. Arkivtenesta opnar all post med adresse til Tokke kommune, skannar arkivverdige dokument og registrerer dei i Ephorte. Post med adresse til skulane og barnehagane blir likevel sendt til felles postmottak og opna der. Arkivtenesta lager postlista og legg den ut på internett. Under avvikling av ferie for tilsette på arkiv 2015 har økonomiavdelinga eller ITavdelinga opna post og distribuert post vidare til sakshandsamarar. I denne perioden blei det ikkje laga og offentleggjort postliste før arkivleiar var tilbake på jobb. Post med adresse Helsesenteret og Legekontoret går ikkje til felles postmottak, men blir sendt til og opna på desse einingane, og blir lagt inn i fagsystemet der. Dersom Helsesenteret og Legekontoret får post som skal på postjournal og inn i Ephorte, er rutinen at dei skal sende det til arkiv for journalføring og arkivering. Arkivleiar opplever at det kan gå lang tid frå eininga har fått posten til den blir sendt arkivet. Arkivleiar meiner at rutinen burde vere at post til Helsesenteret kjem direkte til felles postmottak, mens post til Legekontoret i stor grad har ein slik karakter at det bør gå direkte til Legesenteret. Arkivtenesta opnar også posten til det sentrale e-postmottaket og registrerer arkivverdige dokument. Når sakshandsamar får arkivverdig e-post direkte til seg, skal sakshandsamar sjølv registrere dokumentet inn i Ephorte, eventuelt sende dokumentet til arkiv. Kommunen har nyleg fått ein ny funksjon der det er enklare å importere e-post over i Ephorte. 2.2 Revisor si vurdering Arkivtenesta og postmottak er organisert i samsvar med krava. Ordninga med at Legekontoret og Helsesenteret får post direkte til seg, gir ein risiko for at post ikkje blir journalført i samsvar med regelverket. Telemark kommunerevisjon IKS 4

26 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 3 Arkivplan REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha ein oppdatert arkivplan. 3.1 Fakta Kommunen har lagt fram for revisjonen eit utkast som heter «Arkivplan Tokke kommune». Dokumentet inneheld formål, rutinar for mellom anna journalføring og arkivering, oversikt over organisasjon og fordeling av ansvar. Arkivplanen er ikkje ferdig utarbeidet, og ligg ikkje tilgjengeleg for dei tilsette på intranett. 3.2 Revisor si vurdering Kommunen har ikkje ei oppdatert arkivplan, men er i ferd med å utarbeide slik plan. Telemark kommunerevisjon IKS 5

27 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Opplæring REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha tiltak som sikrar at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. 3.3 Fakta om opplæring Rutinar for opplæring Rådmannen og arkivleiar opplyser at alle får tilbod om at arkivleiar kan kome å halde kurs for fleire eller rettleie ein til ein. Gjennom intervju og kommentarar i spørjeundersøkinga ser vi at dette tilbodet er kjent for dei fleste, men ikkje for alle. Rådmannen opplyser at nytilsette får rettleiing i bruk av Ephorte frå arkivleiar eller kolleger, som ein del av opplæringa av nytilsette. På kommunens intranett ligg det lenke til e-læring om Ephorte. Dette er eit tilbod frå leverandøren av programmet. Arkivleiar kan også logge seg på skjermen til andre tilsette for å vise korleis tilsette skal gjere. Rådmannen meiner at kommunen kunne hatt meir systematiske tiltak for opplæring Brukarane sine svar om opplæring Ephorte Vi har spurt 49 brukarar av Ephorte kva slags opplæring dei har fått i å bruke Ephorte. Dei fleste har fått opplæring. Telemark kommunerevisjon IKS 6

28 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Figur 2 Opplæring i bruk av Ephorte Opplæring Personar Hatt opplæring berre internt i kommunen 42 Hatt opplæring både internt og eksternt 2 Hatt opplæring berre eksternt 1 Ikkje behov 3 1 Sum 46 Fire av dei spurte har opplyst at dei har brukt tilbod om e-læring på intranett, i tillegg til intern opplæring. Desse brukar Ephorte minst kvar veke. Tre av dei spurte har ikkje fått opplæring i Ephorte. Ein av desse har fått tilbod, men ikkje nytta det. To har svart at dei ikkje har fått tilbod. Dei har jobba i kommunen i 2-3 år og har opplyst at dei brukar Ephorte sjeldan eller nokre gongar i månaden. Journalverdig post Vi har også spurt om kva slags opplæring desse brukarane har fått i kva slags post som skal journalførast. Dei fleste har fått opplæring i dette. Figur 3 Opplæring i kva slags post som skal journalførast Opplæring Personar Hatt opplæring berre internt i kommunen 37 Hatt opplæring både internt og eksternt 3 Hatt opplæring berre eksternt 3 Sum 43 Seks av dei spurte har svart at dei ikkje har fått tilbod om opplæring i kva slags post som skal journalførast. Generelt om opplæring Dei aller fleste svarar at dei har hatt opplæring i løpet av det siste året. Fem har svart at det er meir enn fem år sidan sist dei hadde opplæring. Dei fleste som har blitt tilsett dei siste to åra, har enten fått opplæring det siste året, eller hatt erfaring med Ephorte frå tidlegare jobbar. 3 Personen som ikkje har hatt behov for opplæring, hadde erfaring med Ephorte frå tidlegare arbeidsgjevar. Telemark kommunerevisjon IKS 7

29 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Av dei som har vore tilsette i kommunen i meir enn fem år, har sju kommentert at dei har fått for lite eller mangelfull opplæring. Fem har kommentert at dei har fått god opplæring. Nokre tilsette har kommentert at dei har for lite tid i kvardagen til å sette seg inn i Ephorte og bruke det dei har lært. Arkivleiar har erfaring med at det ikkje er så mykje læring for deltakarane om ho held kurs for fleire. Deltakarane er ofte på ulike nivå, og har så ulike behov. Frå intervju og kommentarar i spørjeundersøkinga ser vi at nokre er einige i dette, medan andre meiner at ei gruppe på 3-4 personar som får rettleiing saman og kan diskutera er best. Figur 4: Kjennskap til rutinar og kva som er arkivverdig informasjon Eg kjenner godt til rutinane for handtering av dokument og arkivering 17 Eg kjenner godt til kva som er arkivverdig informasjon Heilt ueinig Heilt einig 6 Heilt ueinig Heilt einig 6 Dei fleste kjenner til rutinar for handtering av dokument og arkivering i kommunen. Dei fleste er også kjende med kva som er arkivverdig informasjon. Kommentarane i spørjeundersøkinga viser at mange opplever at Ephorte er tungvint og vanskeleg. Dette gjeld særleg dei som brukar programmet sjeldan, men også dei som brukar Ephorte dagleg. Telemark kommunerevisjon IKS 8

30 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 3.4 Revisor si vurdering Kommunen har fleire og varierte tiltak som er eigna til å sikre at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. Dei fleste tilsette gir uttrykk for kjennskap til rutinane og kva som er arkivverdig informasjon, og mange tilsette er kjende med opplæringstilboda. Ein del tilsette opplever at verktøyet Ephorte er vanskeleg å bruke, og at dei ikkje har tid i kvardagen til å ta i bruk det dei har lært. Enkelte opplæringstilbod er lite i bruk. Telemark kommunerevisjon IKS 9

31 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 4 Journal REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha rutinar som er i samsvar med krava til journalføring. Kommunen skal journalføre inngåande og utgåande post. 4.1 Rutinar for journalføring Kommunen har ikkje samla skriftlege rutinar for journalføring. Arkivplanen som er under arbeid, vil innehalde slike rutinar. Kommunen har ein kommunikasjonsplan vedteke i kommunestyret i sak 13/71. På side 2 har planen eit Hovudprinsipp at «Me skal ha ein kommunikasjonsform som bidreg til at kommunen blir oppfatta som ein effektiv og profesjonell organisasjon». Under hovudprinsippet er dette nærare definert i fleire punkt. Punkt 5 er «Arkivverdige e- poster og sms ar vert eksportert til Ephorte og svara på (i) sakarkivhandsamingssystemet». Kommunen har skrivereglar for bruk av Ephorte. Skrivereglane ligg tilgjengeleg for tilsette på intranett. Skrivereglane er basert på malar frå IKA-Kongsberg 4. Skrivereglane gir føringar for kva ord og omgrep som tilsette i Tokke skal bruke ved registrering av dokument i Ephorte. 4.2 Journalføring i praksis For å undersøkje om kommunen journalfører post i praksis, har vi tatt utgangspunkt i statens postjournal, Offentleg elektronisk postjournal (OEP) 5. Dokument som staten har sendt til kommunen eller fått frå kommunen er registrert i OEP. Dei same dokumenta er sendt frå eller motteke av kommunen, og skal derfor i hovudsak også vere journalført hos kommunen. I så fall skal ein kunne finne dokumenta i Ephorte. Tabellen under viser at vi fann journalført i Ephorte 63 % av dei dokumenta kommunen har sendt til staten og 78 % av dei dokumenta kommunen har fått frå staten. Totalt fant vi 71 % av dokumenta frå OEP i Ephorte. 4 IKA Kongsbergs hovudoppgåve er å leggje til rette for rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive arkiv hos eigarane. Selskapets fulle namn er Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS og eigarane er kommunar og fylkeskommunar i dei tre fylka. 5 I vedlegg 3 om metode og kvalitetssikring har vi skrive om korleis vi valde ut dokument. Telemark kommunerevisjon IKS 10

32 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Figur 5: Dokument ført i journal Post ut frå kommunen Post inn til kommunen Undersøkte dokument frå OEP: Dokument funne i Ephorte: Dokument funne i Ephorte i % 63 % 78 % Vi har undersøkt høvet mellom datering av 50 tilfeldig valde dokument både inn og ut av kommunen og når dei var journalført. I gjennomsnitt tok det 23 dagar frå dokumentet var datert til det var journalført. Halvparten av dokumenta var journalført i løpet av 5 dagar frå journaldato. Vi fann vi eitt dokument datert i som vart journalført Revisor si vurdering Kommunen manglar skriftlege rutinar for journalføring. Stikkprøvekontrollen tyder på at inngåande og utgåande post ikkje blir journalført i Tokke kommune i samsvar med gjeldande krav. Vi har funne fleire dokument som har kome inn til kommunen frå staten enn dokument som kommunen har sendt til staten. Det kan sjå ut som at utgåande post i mindre grad blir journalført enn inngåande post. Ein årsak til dette kan vere at utgåande post blir sendt frå den enkelte sakshandsamar utanom Ephorte, medan inngåande post i større grad kjem direkte til postmottaket som journalfører og legger dokument inn i Ephorte. Stikkprøvene viser også at det i for mange tilfelle går for lang tid før dokument blir journalført. Telemark kommunerevisjon IKS 11

33 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 5 Sakshandsaming og arkivering REVISJONSKRITERIUM: Ephorte skal brukast i samsvar med skrivereglane i all handtering av dokument til sakshandsaming til arkivering 5.1 Sakshandsaming Dei fleste som har svart på spørreundersøkinga er einig i at Ephorte er egna til sakshandsaming i jobben deira, sjå figur 7. Dei fleste brukar Ephorte når dei handsamar saker. Figur 6: Sakshandsaming Ephorte er egna til sakshandsaming i jobben min 23 Eg brukar alltid Ephorte når eg handsamar saker Heilt ueinig Heilt einig 6 Ikkje aktuelt Heilt ueinig Heilt einig 6 Ikkje aktuelt Rådmannen opplyser at nokre opplever at det er tungt å skrive dokument direkte inn i Ephorte, og skriv dokument utanfor Ephorte for å leggje dei inn seinare. Nokre brukar Ephorte til å lagre interne dokument, og til å sende dokument internt i organisasjonen, men ikkje alle. 5.2 Arkivering Bruk av Ephorte Dokument som ikkje er journalført i Ephorte, vil heller ikkje vere ein del av kommunens arkiv. I stikkprøvene for journalføring, jf. figur 5, fann vi totalt 71 % av dokumenta vi Telemark kommunerevisjon IKS 12

34 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune søkte etter i Ephorte (dokument som staten har registrert til eller frå kommunen i OEP). Vi har ved stikkprøvene i Ephorte sett døme på e-post er journalført, men ikkje vedlegg til eposten med saksinformasjon svarbrevet, men ikkje førespurnaden førespurnaden, men ikkje svarbrevet saksmappe som er vanskeleg å finne fordi tittelen ikkje har same mønster som andre tilsvarande saker fleire saksmapper om same tema/i same sak at dokument er vanskeleg å finne fordi skrivereglane ikkje blir brukt Vi har gjort nokre stikkprøver på dokument kommunen skal ha innenfor skule, personal, helsestasjonen og byggesakshansaming. For Høydalsmo skule med 67 elevar har vi funne 8 søknader om permisjon for elevar, mens for Tokke skule med 180 elevar har vi funne 33 søknader om permisjon i skuleåret 2014/2015. I følgje skrivereglane skal tittel på saksmappe og journalposten for søknaden vere «søknad om permisjon frå skulen». Mange av søknadene var registrert med «søknad om permisjon» som ikkje er ein registreringskode i skrivereglane, men som også blir brukt på permisjonsøknader frå tilsette. Helsestasjonen opplyser at dei ikkje har brukt Ephorte for handsaming og lagring av til dømes søknader om midlar frå staten, generelle vurderingar av folkehelse og retningsliner for kva kommunen skal gjere. Døme på slike vurderingar er lusesmitte, kikhoste, vorter, etc. Vi har undersøkt ved stikkprøver om byggesaker er arkivert i Ephorte. I følgje KOSTRA 6 har kommunen fått 89 byggesøknader i I følgje skrivereglane skal mapper for byggesøknadar heite «gnr/bnr Oppføring av». Ved søk på «Oppføring av» fann vi 26 mapper i Ephorte. For byggesaker og andre saker knytt til eigedomar, har vi berre sett saksmapper med tittel som starter med gards- og bruksnummer. Vi har i tillegg søkt på nokre typiske ord for å finne byggesaker som er arkivert, men ikkje i samsvar med skrivereglene. 6 Statistikk fra Kommune stat rapportering hos SSB Telemark kommunerevisjon IKS 13

35 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Figur 7 Byggesaker i Ephorte Søkeord Treff Oppføring av 26 Tilbygg 18 Bustad 0 Garasje 3 Hytte 4 Sum 51 Vi ser at det er differanse mellom talet på byggesaker i Kostra og i Ephorte. Vi kan ikkje vite om årsaka er manglande arkivering eller arkivering i strid med skrivereglane. Av disse journalpostane i Ephorte har vi sett nærare på 10 tilfeldige saker. Alle inneheldt søknad med dokumentasjon, løyve eller avslag. Nokre saker inneheldt fleire journalpostar. I dei sakene der vi fann fleire journalpostar, kunne vi følgje dialogen med utgåande og inngåande post. Figuren under viser at dei fleste ikkje kjenner seg igjen i påstanden om dei ikkje har lagra arkivverdige dokument i Ephorte. Vi forstår dette slik at dei fleste meiner at dei sjølve legg inn arkivverdige, interne dokument i Ephorte eller sender til arkiv for arkivering. Likevel har 9 stk eller 19 % svart at dei er ikkje har lagra arkivverdige interne dokument i Ephorte. Figuren viser at mange kjenner seg igjen i påstanden om at dei har lagra dokument på pc-en eller i elektroniske mapper utanom Ephorte. Figur 8: Lagring av dokument. Tal på spurte: Eg har ikkje lagra arkivverdige interne dokument i Ephorte Eg har lagra arkivverdige dokument på pc/elektroniske mapper utanom Ephorte Heilt ueinig Heilt einig 6 Ikkje aktuelt Heilt ueinig Heilt einig 6 Ikkje aktuelt Telemark kommunerevisjon IKS 14

36 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Dei tilsette vart også spurt om har vore vanskeleg å finne dokument i Ephorte. Mange har opplevd å ikkje finne dokument i Ephorte som skulle vore arkivert. Det kan vere fleire grunnar til at dokument ikkje blir funne i Ephorte, utover at dokumentet kanskje ikkje er lagt inn i Ephorte. Vi har fått opplyst i intervju at det kan vere oppretta fleire mapper på same sak eller dokumentet eller saka kan ha ein tittel som det er vanskeleg å finne tilbake til, t.d. på bokmål. Figur 9: Å finne dokument i Ephorte Eg har ikkje funne dokument i Ephorte som skulle ha vore arkivert Heilt ueinig Heilt einig 6 Ikkje aktuelt Oppfølging frå leiarar Alle leiarar med personalansvar for tilsette som brukar Ephorte har sett det som si oppgåve som leiar å følgje opp dei tilsette sin bruk av Ephorte. Dei fleste tilsette opplever at leiaren deira følgjer opp bruken av Ephorte, men åtte av 49 tilsette har svart at leiaren ikkje følgjer opp. Leiarane og dei tilsette opplyser at oppfølginga inneberer at leiar: organiserer og deltek på opplæring saman med dei tilsette rettleiar dei tilsette om bruk av Ephorte forventar at dei tilsette brukar Ephorte tar opp bruk av Ephorte på møter samarbeider med dei tilsette om sakshandsaming, eller følgjer med på saker via Ephorte formidlar meldingar frå arkivleiar Telemark kommunerevisjon IKS 15

37 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Papirarkiv Rådmannen opplyser at kommunen ikkje skal ha papirarkiv. Av dei 49 som har svart på spørjeundersøkinga, har 18 svart at dei brukar papirarkiv. Av desse 18 har 11 svart at dei har lagra arkivverdige dokument i papirarkiv. Helsestasjonen har eit papirarkiv med journalar i tillegg til ein elektronisk journal i WinMed. Helsestasjonen får epikrisar frå sjukehuset på papir i posten. Desse blir oppbevart i papirarkivet. Helsesøster treng ei fysisk mappe til å ta med på heimebesøk. Kommunelegen har pasientjournalar i papirarkiv. I både etat for omsorg og oppvekst opplyser nokre avdelingar at dei har papirarkiv med referat frå ansvarsgruppemøter 7. Ei avdeling på oppvekstetaten har referat frå personalmøte i papirarkiv. Ein anna avdeling på oppvekstetaten har kartleggingsskjema på barn i papirarkiv. Teknisk etat har eit papirarkiv over alle eigedommane i kommunen med alle gamle byggesaker og oppmålingsbrev. Alle nye byggesaker blir arkivert elektronisk. I tillegg blir sakane arkivert i papirarkivet, slik at mappene i papirarkivet gir fullstendig oversikt over kvar eigedom i kommunen. Innbyggarar i kommunen kan kome å sjå alle saker som er knytt til deira eigedom. Papirarkivet innehelder også gamle festekontraktar, leigeavtaler og forvaltning av eigedommane til kommunen. Teknisk etat har papirarkiv med timelister, dokument knytt til brøyting, kontrollar av ventilasjon på eigedommane og analyseresultat. På plan-, næring- og kulturetaten blir plakatar arkivert på papir, dei er for store for skanning. Dei har også saksmapper i papir som blir tatt med ut i felt. Disse blir ikkje arkivert. Økonomiavdelinga har papirarkiv for betalingsavtaler og dokumentasjon knytt til lønn og innkjøp. Økonomiavdelinga har også papirarkiv knytt til skatterekneskapet, der dei ikkje har eit fullelektronisk system, og er pålagt av Skatteetaten å ha bilag på papir. Personalavdelinga har papirarkiv for nokon personalsakar, eigenmeldingar og sjukemeldingar. 7 Ei ansvarsgruppe er satt saman av tverrfagleg kompetanse. Telemark kommunerevisjon IKS 16

38 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Andre funn Rektor ved Tokke skule opplyser at skulen brukar OPPAD, som er eit fagsystem for skule. Lærarane har brukar OPPAD, ikkje Ephorte, fordi leiinga ved skulen har vurdert at Ephorte er for tungvint. I OPPAD lagrar lærarane elevsakar, IOP-er, halvårsvurderingar og referat frå møter i ansvarsgrupper rundt elevar. Arkivverdig informasjon som er lagt inn i OPPAD, blir automatisk lagt i arkivet i Ephorte. På skulen får rektor dokumenta om tverrfaglige samarbeidsmøter som skal til lærar, sidan lærarane ikkje brukar Ephorte. Rektor leverar dokumenta i lukka konvolutt til lærar. Viss læraren skriv referat frå møte, legg læraren dokumentet i OPPAD, sender det til rektor. Når rektor godkjenner dokumentet, blir det lagt inn i Ephorte. Helsestasjonen har fagsystemet WinMed. Helsestasjonen har brukt WinMed i halvanna år, saman med dei andre kommunane i Vest-Telemark. WinMed er elektronisk datasystem for journalar og arkiv for helsestasjonen. WinMed er eit lukka datasystem, som bare helsesystrene, jordmor, helsestasjonslegen og kontormedarbeidaren som jobbar på helsestasjonen har tilgang til. Alle får tilgang som er tilpassa den informasjonen dei har behov for i sitt arbeid. Leiande helsesyster opplyser at helsesystrene er usikre på om Ephorte er et program som har god nok informasjonstryggleik for å sikre teieplikten til helsestasjonen. Helsesystrene er ikkje trygge når dei følgjer rutinane til kommunen. Dei dokumenta helsesyster er ueinig i skal inn i Ephorte er møteinnkallingar og referat frå tverrfaglige samarbeidsmøter. I slike møter kan mellom anna lærar, førskulelærar, psykolog, PPT, barnevern, med fleire delta, og deira vurderingar med sensitive personopplysningar blir skrive inn i referatet. Helsesyster skriv ikkje direkte inn i Ephorte, men lagar eit Word-dokument som blir arkivert i WinMed 3. Helsesyster tar ein kopi og sender det til arkiv som legg det inn i Ephorte. Dokumenta blir distribuert til deltakarane i møte via Ephorte. Arkivleiar har innhenta informasjon frå IKA Kongsberg om informasjonstryggleiken til Ephorte. IKA Kongsberg opplyser at Ephorte bygger på Noark 5-standarden. 8 I Ephorte kan kommunen styre tilgangen til den lagra informasjonen ved hjelp av ulike funksjonar som til dømes unntak frå offentleg innsyn, bruk av spesielle tilgangskoder, arkivering i spesielle arkivdelar, bruk av tilgangsgrupper og at den enkelte brukar kan gi ein eller fleire utvalde tilgang til ei spesiell sak. Dersom Tokke kommune nyttar dei ulike moglegheitene i Ephorte, kan kommunen styre slik tilgang heilt ned på 8 Noark (Norsk arkivsystem) er ein kravspesifikasjon for elektroniske system der kommunen skal produsere, handsame og lagre elektroniske arkivdokument. Telemark kommunerevisjon IKS 17

39 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune dokumentnivå. IKA Kongsberg meiner at Ephorte i så fall sikrar behovet for og reglane om informasjonstryggleik. 5.3 Revisor si vurdering Etter vår vurdering brukar ikkje kommunen Ephorte slik som kommunen har bestemt. Kommunen brukar i stor grad Ephorte til sakshandsaming. På enkelte område skjer likevel sakshandsaminga utanfor Ephorte, utan at vi kan sjå at det er gode grunnar til det. Kommunen brukar ikkje Ephorte som arkiv slik kommunen har bestemt. På fleire saksfelt har ein valt å ha arkiv utanom Ephorte eller i tillegg til Ephorte. Det blir oppgitt ulike årsaker til dette, til dømes at ein treng å ha med papir når ein skal ut av kommunen. Det kan også vere spesielle krav til nokre typar dokumentasjon, som bilag til skatterekneskapen. Vi ser også at mange tilsette opplever Ephorte som ein tung arbeidsreiskap. I mange saker er ikkje mappene fullstendige. Alle dokumentasjon som er lagra andre steder og ikkje er arkivert i Ephorte, vil ikkje bli sikra for framtida. Det kan vere vanskeleg å vite kva slags dokumentasjon som vil vere nyttig i framtida, og det kan vere nyttig å ha ein låg terskel for kva for dokument som er arkivverdige. Vi har sett at ein god del journalpostar er navngitt i strid med skrivereglane. Dokumentasjon som ikkje er arkivert i samsvar med skrivereglane kan vere vanskeleg å finne tilbake til. Dokumentasjon som ikkje er arkivert i Ephorte vil bli vanskeleg tilgjengeleg for kommunen sjølv, når dei som er tilsett no har slutta og nye tilsette treng historisk dokumentasjon. Når det i dag kan vere et problem å finne attende til dokument, vil ikkje det problemet bli mindre i framtida. Telemark kommunerevisjon IKS 18

40 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune 6 Konklusjonar og tilrådingar 6.1 Konklusjonar Kommunen har fleire tiltak for å sikre rett handtering av dokument og bruk av sakshandsamingssystem. Felles arkivteneste med arkivansvarlig, felles postmottak og tiltak for opplæring er døme på tiltak som kommunen har. Kommunen har ikkje arkivplan, og manglar såleis fullstendige og skriftlege rutinar for journalføring, arkiv og sakshandsaming. Arkivplanen er under utarbeiding. Til tross for tiltaka som er sett i verk ser vi at på fleire område nyttar ikkje kommunen Ephorte i sakshandsaming og til arkiv, eller ein har andre arkiv i tillegg til Ephorte. Kommunen sikrar etter vår vurdering i for liten grad at dokument kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare. 6.2 Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør: treffe tiltak for å sikre at dokument i større grad kjem inn i saks- og arkivsystemet, og at dokument kan gjenfinnast seinare treffe tiltak for å sikre at tilsette blir trygge i sin bruk av saks- og arkivsystemet vurdere om ordningane med sidearkiv er naudsynte og ønskjelege, og eventuelt treffe tiltak for å redusere behov for og praksis med sidearkiv ferdigstille arkivplanen Telemark kommunerevisjon IKS 19

41 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommunar og fylkeskommunar mv. Lov 04. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) Forskrift 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv Forskrift 12. januar 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Bøker: Fonnes, Ivar (2010): Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget Figuroversikt Figur 1 Organisasjonskart... 3 Figur 2 Opplæring i bruk av Ephorte... 7 Figur 3 Opplæring i kva slags post som skal journalførast... 7 Figur 4: Kjennskap til rutinar og kva som er arkivverdig informasjon... 8 Figur 5: Dokument ført i journal Figur 6: Sakshandsaming Figur 7 Byggesaker i Ephorte Figur 8: Lagring av dokument. Tal på spurte: Figur 9: Å finne dokument i Ephorte Figur 10: Kor store stillingar dei som har svart har Figur 11: Kor lenge dei som har svart har vore tilsett Figur 12: Kva slags stilling dei som har svart har Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmann Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS 20

42 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Telemark kommunerevisjon IKS 21

43 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Telemark kommunerevisjon IKS 22

44 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Vedlegg 2: Revisjonskriterium Som grunnlag for revisjonskriterium til denne rapporten, har vi tatt utgangspunkt i arkivlova arkivforskrift offentleglova forvaltningsloven forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Føremålet med arkivlova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida, arkivlova 1. I følge «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» 9 fyller arkivet to oppgåver, ein primær og ein sekundær. Primæroppgåva er at arkivmaterialet skal fungere som internt minne og dokumentasjon av aktivitetane og handlingane kommunen gjer. Dette gir kommunen oversikt over aktivitetane sine, kva saker dei har til handsaming og kva kommunen har vurdert og gjort i ulike samanhengar. Den sekundære oppgåva til arkivet er informasjons- /dokumentasjonsverdien utover behova hos det arkivskapande organ, som regel knytt til kulturarv og til historisk forsking. Offentlege organ pliktar å ha arkiv. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet ligg til rådmannen. Arkivet skal vere slik at dokumenta er sikra som kjelder til informasjon for samtida og ettertida. Dokument er definert i offentleglova 4 som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande». Eit saksdokument for kommunen er dokument som er komne inn til eller lagde fram for kommunen, eller som kommunen sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til kommunen. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av kommunen. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 9 Fonnes s Telemark kommunerevisjon IKS 23

45 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Organisering Arkivforskrifta 2-1 set krav til organisering av arkivet: Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. Inngåande post skal leverast til og opnast av arkivtenesta, jf arkivforkrifta 3-1. Kommunen skal ha eit felles mottak av e-post, og arkivtenesta skal opne e-post til kommunen. REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha ei felles arkivteneste med ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal opne inngåande post og e-post til kommunen. Arkivplan Alle offentlege organ skal ha arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jf arkivforskrifta 2-2. Arkivplanen skal vere oppdatert, og vise kva slags instruksar, reglar og planar som gjeld for arkivarbeidet. Riksarkivet har laga ein mal for arkivplan, som viser at arkivplanen bør innehalde mellom anna organisering og tryggingstiltak. Arkivplanen skal auke kvaliteten på arkivet, og sikre at ansvar og rutinar er dokumentert og tilgjengeleg. REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha ein oppdatert arkivplan. Opplæring og kjennskap Heftet Rådmannens internkontroll - Hvordan få orden i eget hus? blei utgitt av Kommunenes Sentralforbund (KS) i Den byggjer på resultata av eit samarbeid mellom KS og Kommunal- og regionaldepartementet gjennom prosjektet «styrket kommunal internkontroll». Heftet kjem med ei rekke tilrådingar for god internkontroll. KS meiner at det å ha reglement og rutinar «på plass» inneber både å utarbeide, oppdatere, å gjere dei kjent i organisasjonen og å sikre at dei blir følgde. Vidare står det at minst like viktig som rutinane i seg sjølv, er korleis rutinane blir gjort kjent og forankra i organisasjonen. «Ofte er det ikke mangel på rutiner som er problemet, men at de ikke følges. En forklaring på dette kan være manglende opplæring». REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha tiltak som sikrar at medarbeidarar får og opprettheld tilstrekkelig kjennskap til rutinane for journalføring og arkivering. Telemark kommunerevisjon IKS 24

46 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Journalføring Kommunen skal føre journal etter arkivlova med forskrifter, jf. offentleglova 10. Journalen skal gi systematisk og fortløpande registrering av opplysningar om inn- og utgåande dokument samt interne dokument som inngår i sakshandsaminga. I samsvar med arkivforskrifta 2-6 skal kommunen registrere alle inngåande og utgåande dokument i journalen. Dette gjeld alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon. Kommunen skal journalføre og arkivere saksdokument som blir sendt eller mottekne via e-post, på same måte som andre saksdokument. REVISJONSKRITERIUM: Kommunen skal ha rutinar som er i samsvar med krava til journalføring. Kommunen skal journalføre inngåande og utgåande post. Sakshandsaming og arkivering Forvaltningslova har krav til sakshandsaming i kommunen. Både enkeltvedtak og forskrifter skal være skriftlege. Kommunen kan innhente dokument med informasjon utanfrå, og kommunen kan lage dokument sjølv (organinterne dokument). Kommunen pliktar å arkivere dokument vert til som ledd i verksemda, som er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon. 10 Kommunen skal arkivere organinterne dokument, uavhengig av om dei skal journalførast. I forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 4-8 til 4-17 er det lista opp materiale som kommunen skal arkivere i lang tid. Tokke kommune brukar Ephorte saks- og arkivsystem. Vi legg til grunn at systemet er sett opp i samsvar med krava til kommunal arkivnøkkel. Dette systemet er godkjent etter NOARK-standarden 11 og er tenleg til å sikre god dokumentasjon av saker i offentleg forvaltning. Ephorte kan i tillegg hjelpe sakshandsamarane til å halde fristar og sende førebels svar. Det er ein føresetnad at dei tilsette brukar systemet, for at ein skal kunne sikre arkivering i samsvar med arkivlova. 10 Arkivlova 2 b og arkivforskriften 3-18 første ledd. 11 Noark-standarden er ein standard for arkivdanning av offentlege arkiv. Telemark kommunerevisjon IKS 25

47 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Kommunen har skrivereglar for å sikre lik praksis for registrering av dokument. Skrivereglane er basert på malar frå IKA-Kongsberg 12. Skrivereglane seier mellom anna kva tittel ulike slag saker skal ha, og kva tittel dokumenta i saka skal ha. Målet med skrivereglane er at det skal vere enklare å finne dokumenta i ettertid, og at omsyn til teieplikt og innsyn skal bli ivaretatt. REVISJONSKRITERIUM: Ephorte skal brukast i samsvar med skrivereglane i all handtering av dokument til sakshandsaming til arkivering 12 IKA Kongsbergs hovudoppgåve er å leggje til rette for rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive arkiv hos eigarane. Selskapets fulle namn er Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS og eigarane er kommunar og fylkeskommunar i dei tre fylka. Telemark kommunerevisjon IKS 26

48 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringa Forvaltningsrevisjonen starta med brev til Tokke kommune Vi hadde møte om oppstart med rådmannen, personalsjef og arkivleiar. Undersøkinga har hatt fokus på arkiv og journal generelt i kommunen. I tillegg har vi valt å undersøkje nærare dokumenthandtering ved Tokke skule, dokumenthandtering i byggesaker under Teknisk etat og dokumenthandtering ved helsestasjonen. Innsamling og analyse av data Dokumentgjennomgang Vi har gått gjennom kommunen sine rutinar for arkiv. For å undersøke om kommunen journalfører inngåande og utgåande post, har vi tatt utgangspunkt i oep.no, offentleg elektronisk postjournal. Her har vi undersøkt om dokument som staten har sendt til og fått frå Tokke kommune frå til har blitt journalført i Tokke kommune. Vi ønska å undersøkje omtrent like mange inngåande som utgåande dokument i Tokke kommune. For å få til det, har vi plukka ut ein større del av dei dokumenta staten har sendt til Tokke. Vi plukka ut kvar tredje side av dokumentlista med dokument staten har sendt til Tokke kommune, til saman 70 dokument. Av desse 70 dokumenta var til saman 19 dokument ikkje aktuelle for undersøkinga. Dette var invitasjonar til kurs og konferansar, som ikkje er arkivverdig og som derfor ikkje blir lagt inn i Ephorte og dokument der staten har gitt så lite informasjon om dokumentet på grunn av teieplikt, at det ikkje var mogleg å identifisere dokumentet for søk hos kommunen. Til saman undersøkte vi om 51 dokument frå staten til Tokke kommune var journalført hos kommunen. Vi plukka ut kvar femte side av dokumentlista med dokument staten har fått frå Tokke kommune. For to dokument har staten gitt så lite informasjon at vi ikkje hadde grunnlag for å finne dokumentet hos kommunen, og tok dette ut av undersøkinga. Til saman undersøkte vi om 43 dokument var journalført hos Tokke kommune. Vi har brukt Ephorte og ikkje postlista til kommunen for å undersøkje kva som er journalført. Telemark kommunerevisjon IKS 27

49 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune For å undersøke om kommunen journalfører dokument innan rimeleg tid, har vi notert dokumentdato og journaldato for det første dokumentet som kom opp i saks- og arkivsystemet for kvart søk vi gjorde. Vi undersøkte 50 dokument. Vi har også funne fram til typiske dokument for einingane vi har valt ut, og undersøkt om slike dokument finnest i saks- og arkivsystemet. For skule har vi undersøkt om dei har arkivert søknader frå føresette/elevar om fri frå skulen. For byggesak har vi valt ut 10 saker, og gått igjennom om dokumentasjonen som er i Ephorte. Intervju Vi har intervjua rådmann, personalsjef, arkivleiar, teknisk sjef, rektor ved Tokke skule og helsesøster. Under intervjua brukte vi ein delvis strukturert intervjuguide. Det vil seie at intervjuguiden har nokre felles, faste spørsmål, men at det er høve til å følgje opp med fleire spørsmål ved behov. Under intervjua brukte vi lydopptakar. Vi har skrive referat frå intervjua. Dei vi har intervjua har godkjent innhaldet i referata. Informasjon frå referata er brukt i rapporten. Spørjeundersøking Vi har gjennomført ei spørjeundersøking blant dei tilsette i Tokke kommune med tilgang til Ephorte. Spørjeundersøkinga vart gjennomført via e-post. Vi sende undersøkinga til 49 personar og alle svarte. Det gir eit solid grunnlag for våre vurderingar. Figur 10: Kor store stillingar dei som har svart har Størrelse på stillinga Personar 81% % 43 61% - 80% 0 41% - 60% 5 Mindre enn 40% 1 Vi ser av tabellen at dei fleste som har svart på undersøkinga jobbar i meir enn 80 % stilling. Vi meiner at alle som jobbar i full stilling, eller nærmast full stilling, bør ha god kjennskap til rutinar og praksis i kommunen. Telemark kommunerevisjon IKS 28

50 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune Figur 11: Kor lenge dei som har svart har vore tilsett Kor lenge har du vore tilsett i kommunen? Personar 1 år og mindre 4 2 år 4 3 år 5 4 år 0 5 år eller meir 36 Tabellen over viser at dei fleste som har svart på undersøkinga har jobba i meir enn fem år i kommunen. Vi meiner at alle med så lang erfaring bør ha god kjennskap til rutinar og praksis i kommunen. Dei tilsette som har jobba i kommunen mindre enn tre år vil ha god erfaring med korleis kommunen lærer opp nye tilsette i kommunen. Figur 12: Kva slags stilling dei som har svart har Type stilling Personar Leiar med personalansvar 21 Leiar utan personalansvar 6 Medarbeidar 22 Leiarar har et særleg ansvar for å kjenne rutinar og praksis i kommunen, og å følgje signaler frå politisk og administrativ leiing i kommunen. Blant dei vi har spurt er det god fordeling blant leiarar og medarbeidarar. Påliteleg og relevant Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast på ein måte som sikrar at innhaldet i rapporten er gyldig og påliteleg. Det betyr at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at ein skal kunne få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Gyldigheit handlar om at ein undersøker dei forhold som problemstillingane skal avklare. I prosjektet har vi bruka både skriftlege og kjelder og informasjon henta frå ulike informantar. Dette gjer vi bevisst for å få større tryggleik for at informasjonen som er samla inn gir eit rett bilete. Dersom vi har fleire kjelder som gir same informasjon, styrker det rapporten sin relevans og pålitelegheit. Å lage delvis strukturerte intervjuguidar og bruke referat frå intervju som er stadfesta av dei som er intervjua, er tiltak for å styrke pålitelegheita. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området, jf. forskrift om Telemark kommunerevisjon IKS 29

51 Sakshandsamingssystem og handtering av dokument Tokke kommune revisjon 7. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 13. I følgje RSK 001 skal forvaltningsrevisjon kvalitetssikrast, for at undersøkinga og rapporten skal ha naudsynt fagleg og metodisk kvalitet. Vidare skal det sikrast at det er konsistens mellom bestilling, problemstillingar, revisjonskriterium, data, vurderingar og konklusjonar. Telemark kommunerevisjon IKS har utarbeidd eit system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikra i samsvar med krava i RSK 001 og vårt kvalitetskontrollsystem. 13 Gjeldande RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1 februar 2011, og er gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 30

52 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortetok/94136_fix.html Side 1 av Fra: Beate Marie Dahl Eide[beatemarie.dahleide@temark.no] Dato: :23:44 Til: Postmottak Tokke; Hilde Alice Vågslid; Brit Houge Kopi: Kirsti Torbjørnson; Gerd Smedsrud; Hildegunn Rui Tittel: Melding om vedtak til Tokke kommunestyre Til Tokke kommune v/ kommunestyret Kopi Telemark kommunerevisjon IKS v/ fleire Viser til vedlagte melding om vedtak (med vedlegg) om KU-sak 13/15 «Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Sakshandsamingssystem og handtering av dokument i Tokke kommune», og ber om at saka vert lagt fram for kommunestyret så snart som råd. Med vennleg helsing Beate Marie Dahl Eide Tlf: Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Bø i Telemark

53 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2014/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskapet 15/ Kommunestyret 15/ Høyring av innbyggjarane sine meiningar i kommunereforma Vedlegg: 1 Høyring av innbyggjarane sine meiningar Saksutgreiing: Fylkesmannen har sendt brev til kommunane i Telemark og minna om at kommunane må fatte eit vedtak om korleis dei vil høyre innbyggjarane i kommunereforma. Stortinget legg vekt på at innbyggjarane skal få god informasjon, bli involvert i samanslåingsprosessar og få høve til å kome med synspunkt og seie si meining. Fristen for kommunale vedtak om samanslåing er sett til 1.juli Høyringar må gjennomførast i god tid før dette. Kommunane kan gjere eit prinsippvedtak no, om kva for høyringsmetode dei vil nytte, sjølv om dei ikkje har alternativa klare. Sjølve høyringa kan ein gjennomføre seinare, når det ligg føre noko konkret som ein vil be om innbyggjarane si meining om. Høyring kan skje til dømes gjennom folkemøte, folkerøysting eller ved å gjennomføre ei innbyggjarundersøking. Kva for metode ein vil nytte må kommunen sjølv bestemme. Regjeringa tilbyr ei rammeavtale som kommunane kan nytte, eit opplegg for dei som vil gjennomføre innbyggjarundersøking. Regjeringa støttar alle slag innbyggjarundersøkingar med kr i høve til nokre føresetnader. Departementet vil utbetale tilskotet når første del av reformprosessen er ferdig, dvs. når faktainnsamlinga er oppsummert og kommunen har fatta vedtak om alternativ og korleis innbyggjarane skal høyrast. Kommunal - og moderniseringsdepartementet har utarbeidd eit faktagrunnlag som syner korleis ein kan gjennomføre opinionsundersøkingar, og kva for metoder som er aktuelle å nytte. Dette ligg på kommunereform.no. Faktagrunnlaget tek for seg val av

54 målgruppe, og samansetting av utvalet respondentar slik at det blir representativt for innbyggjarane. Datainnsamling kan skje gjennom telefonintervju eller spørjeskjema, og det er sett opp konkrete spørsmålsalternativ slik at kommunen på enkelt sett kan skreddersy si eiga undersøking. For å syne korleis dette kan sjå ut, kan me syne til nokre eksempel på spørsmålsalternativ frå faktagrunnlaget: Tema 1: SYN PÅ KOMMUNESAMANSLÅING ALTERNATIV (Situasjon 1: To kommunar har utarbeidd framlegg til kommunesamanslåing og innbyggjarane skal høyrest om dei er for eller imot denne samanslåinga. Her er to alternativ til korleis ein kan spørje innbyggjarane:) Q1a: X-kommune er no inne i ein prosess for å vurdere om kommunen bør slå seg saman med Y- kommune. Er du for eller imot denne samanslåinga? (Svaralternativ : For, mot, veit ikkje) Eller: Q1b: Kor negativ eller positiv er du til ei samanslåing mellom X-kommune og Y-kommune? (Svaralternativ : Svært negativ, ganske negativ, ganske positiv, svært positiv, veit ikkje) Faktagrunnlaget syner og eit tredje alternativ Q1c, der ein lister opp ulike alternativ og innbyggjarane vel det alternativet dei meiner er best. Tema 2: KONSEKVENSAR AV KOMMUNESAMANSLÅINGA (Denne sekvensen skal nyttast til å forstå kvifor folk er for/mot ein samanslåing, og måle styrka i argumenta. Nokre eksempel på spørsmål:) Q2a. Kommunane kan ha fleire mål for ei kommunesamanslåing. Eg ber deg no vele kva du meiner er dei tre viktigaste måla for ein framtidig kommune. ( Svaralternativa som blir lest opp eller lista opp: større fagmiljøer, økt kvalitet på dei kommunale tenestene, meir kostnadseffektiv drift, osv., fleire alternativ) Q2b. Du får lista opp nokre kommunale oppgåver, og eg ber deg vurdere korleis du meiner kommunen vil løyse desse etter ein kommunesamanslåing, samanlikna med i dag. (Svaralternativa er på skala frå 1-5, frå mykje dårlegare til mykje betre) Q2f. Viss det blir kommunesamanslåing, kor viktig eller uviktig er avstanden til dei følgjande tenestene for deg? Vil du seie at avstanden er svært uviktig, ganske uviktig, (osv.) I dei to siste spørsmåla som blir synt her, blir det lista opp mange kommunale oppgåver (helsetenester, barnevern, pleie og omsorg i institusjon, pleie og omsorg i heimen, barnehagetilbod, skule og SFO-ordning, byggesakshandsaming, tilbod innafor kultur, idrett og fritid, næringsutvikling, mm.) Ein bør vere merksam på at det kan vere vanskeleg for innbyggjarar å svare på slike spørsmål om kommunale tenester med mindre konsekvensane er godt kjent eller godt gjort greie for. Det kan og vere ulik individuell vurdering av kva som som oppleves som kort og lang avstand til ei teneste. Slike ting må ein ta omsyn til når ein utformar spørsmål og set saman spørreskjema, og faktagrunnlaget peiker på dette. Ei høyring som dette kan gjennomføres i løpet av tofire veker, i samarbeid med ein dataleverandør som planleggjer undersøkinga saman med kommunen, utformer spørsmåla, samlar inn data og utarbeider rapport. Rådmannens vurdering: Stortinget har sagt at det legg vekt på frivillighetsprinsippet i kommunereformen. Det inneber at Stortinget vil ha respekt for kommunale vedtak dersom kommunen fattar vedtaket etter ein heilskapeleg vurdering og etter å ha høyrt sine innbyggjarar.

55 Det vil difor vere i kommunens interesse å greie ut dei ulike alternativa tilstrekkeleg, og høyre innbyggjarane si meining. Folkerøysting som metode vil gje eit klart svar ja eller nei til samanslåing med andre kommunar, men dersom politikarane i tillegg vil ha råd og innspel frå befolkninga, kan ei innbyggjarundersøkjing gje meir informasjon og tilbakemeldingar om kva som er viktig for innbyggjarane. Folkerøystinga kan slik sett bakast inn i innbyggjarundersøkjinga. Med kr i økonomisk støtte til gjennomføringa, kan kommunen inngå avtale med ein dataleverandør som kan gjennomføre undersøkjinga for kommunen. Rådmannen si tilråding: Tokke kommunestyre vel å nytte innbyggjarundersøkjing som metode når alternativa er klare og innbyggjarane si meining skal høyrast i kommunereforma. Saksprotokoll i Formannskapet Framlegg frå Tone Sofie Dale Solvang, Sp: Tokke kommune vil mellom anna nytte folkeavrøysting og folkemøter som metode når innbyggjarane sine meiningar skal høyrast i kommunereforma. Det vart røysta over rådmannen sin tilråding mot framlegget til Tokke Sp: Framlegget til Tokke Sp vart vedteke med 4-3 røyster. Vedtak Tokke kommune vil mellom anna nytte folkeavrøysting og folkemøter som metode når innbyggjarane sine meiningar skal høyrast i kommunereforma.

56 Fylkesmannen i Telemark Sakshandsamar, direktetelefon Per Dehli Vår dato Dykkar dato Vår ref 2014/3968 Dykkar ref. Tokke kommune Storvegen DALEN Kommunereforma - Høyring av innbyggjarane sine meiningar God informasjon, involvering og høring av innbyggjarane sine meiningar er viktig i kommunereforma. Kommunane bør høyre innbyggjarane sine synspunkt før dei slår seg saman. Det kan skje på ulike måtar, til dømes ved folkemøte, folkerøysting, eller ved å gjennomføre ein innbyggjarundersøking. Korleis kommunane ynskjer å høyre sine innbyggjarar må kommunen sjølv ta stilling til. Fristen for dei kommunale vedtaka om samanslåing er sett til 1. juli Denne fristen vart stadfesta i samband med Stortinget sin handsaming av kommuneproposisjonen for 2016 da Stortinget fatta fylgjande vedtak: "Stortinget ber regjeringa syte for atftlkesmennene kjem med sin tilråding om kommunestrukturen i ftlket etter at kommunane har gjort sine lokale vedtak seinast 1. juli 2016." For å gjere det enkelt for kommunane å gjennomføre høyring av innbyggjarane har regjeringa fått på plass ei rammeavtale som kommunane kan nytte. Rammeavtala er eit opplegg for dei kommunane som ynskjer å gjennomføre ein innbyggjarundersøking. Regjeringa støtter alle slag kommunale innbyggjarhøyringar med kr ,- i høve til nokre føresetnader. Departementet vil utbetale tilskotet etter at kommunane har vært gjennom første del av reformprosessen, dvs, når faktainnsamlinga er summert opp og kommunestyrene har fatta vedtak om alternativ og korleis innbyggjarane skal bli hørt. Meir informasjon om dette kan kommunane få ved å ta kontakt med fylkesmannen sin prosessrettleiar for kommunereforma. Det er utarbeida eit faktagrunnlag som tek for seg ulike måtar å høyre innbyggjarane på. Faktagrunnlaget er tilgjengeleg på regjeringa sine heimesider. Fylkesmannen kan også bidra med informasjon før kommunane fattar sine vedtak. Fylkesmannen i Telemark vil minne kommunane på at dei må fatte eit vedtak om korleis dei vil høyre innbyggjarane og ber om tilbakemelding frå kommunane om når dei planlegg å fatte vedtak om dette. Det er viktig at høyringa gjennomførast i god tid før endeleg vedtak i samband med kommunereforma. Det er også viktig at kommunane har kome eit stykke på veg i reformprosessen så innbyggjarane kan få god informasjon om reforma på lokalt plan. Postadresse Postboks Skien Besoksadresse Gjerpensg. 14, Bygg F. Skien I Organisasjonsnummer I Telefon I I Telefaks E-post : fintepot a Ikesmannen.no Internett Ikesman nen.no 'telenmrk

57 Side 2 Etter at vedtak er fatta ynskjer fylkesmannen ein tilbakemelding om vedtak. Med helsing Arne Malme Per Dehli Assisterande fylkesmann Prosjektleiar Brevel er godkjeni elektronisk og har del:for inga underskrifi Vedlegg

58 Tokke kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2015/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Vedlegg: 1 Melding om vedtak - Budsjett for kontroll og tilsyn Melding om vedtak; Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Tokke kommune Saksdokument: Saksutgreiing: Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2016 i Tokke kommune. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt. Kommunestyret har eit ansvar for å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i

59 kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysningar: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune for Kontrollutvalet sitt budsjett omfattar utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettframlegget er basert på rekneskapstal, informasjon frå selskapa ein kjøper tenester frå og noko på anslag. Det er viktig at det er sett av tilstrekkeleg ramme for drift av kontrollutvalet, slik at det ikkje vert store svingingar om aktiviteten/kostnadane varierar frå eitt år til eit anna. Sekretariatet har omfordelt noko mellom dei ulike postane samanlikna med budsjettframlegget for Kommentarar til enkelte av postane i budsjettframlegget for 2016: 1. Opplæring av kontrollutvalet Det er viktig med tilstrekkeleg ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på nasjonale, fylkesvise og regionale samlingar er viktig i denne samanhengen. Det er lokalval i år, og eit nytt kontrollutval skal veljast i løpet av oktober Det er viktig at det nye kontrollutvalet kjem raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging vert prioritert i 2015/2016. Sekretariatet rår til at ein legg til rette økonomisk slik at alle medlemmane i kontrollutvalet får anledning til å delta på dei viktigaste skoleringstilboda i Temark arrangerer to årlege konferansar i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlege konferanse i februar blitt ein «institusjon» for dei som driv med kontroll og tilsyn. Denne er noko kostbar å delta på, men er ein svært viktig fagleg arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer òg Forum for kontroll og tilsyn òg fagkonferansar. 2. Kjøp av tenester Tokke kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. 2.1 Sekretariatstenester Tokke kommune er medeigar i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse. Det er frå 2016 utarbeidd ein ny fordelingsnøkkel for kostnadane i selskapet, for å fordele kostnadane mest mogeleg rettferdig.nokon kommunar får difor ei auke som er høgare enn forventa prisstigning. Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapen i Temark i november, og budsjettala er difor å sjå som eit anslag. 2.2 Revisjonstenester

60 Tokke kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapet har utarbeidd ei ny kostnadsdeling mellom eigarane i 2014/2015, som fører til at Tokke kommune må betale noko meir enn berre prisjustering ekstra frå Det faste driftstilskotet omfattar ordinær rekneskapsrevisjon og ei gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for meir forvaltningsrevisjon i løpet av 4- års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekt, eller kjøpe fleire timar i tillegg. 3. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar òg kostnadar knytt til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt frå TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskotet. Telemark kommunerevisjon IKS oppgjev at ein ordinær eigarskapskontroll kan koste ca ,-. Om fleire kommunar går saman eller det skal gjerast undersøkingar i fleire selskap kan det kome ekstra kostnadar på ca ,- per kommune. I 2015 er det ein felles selskapskontroll som er betalt. (VTK AS). Telemark kommunerevisjon IKS har levert tilbod på kr 7000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Tokke kommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning i ei anna sak. Med andre tenester meiner ein t.d. kjøp av tenester frå andre revisjonsselskap, advokattenester, andre eksterne. 4. Tapt arbeidsforteneste/møtegodtgjersle Denne posten vert mellom anna påvirka av aktiviteten i utvalet, kva godtgjerslenivå kommunen ligg på og om medlemmane har krav på/treng å få dekt tapt arbeidsforteneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året og deltaking på andre kurs/møter. Det er lokalval i 2015, og eit nytt kontrollutval skal veljast hausten Dette kan påverke kostnadar knytt til tapt arbeidsforteneste og liknande. Det har for 4-års perioden ein no legg bak seg vore få av medlemmane som har hatt behov for å få dekt tapt arbeidsforteneste, men dette kan endre seg med nytt utval. Sekretariatet tek høgde for at det vert behov for noko utbetaling av tapt arbeidsforteneste i Kommentar til rekneskapstala for hittil i 2015: Av større kostnadar som vil påløpe resten av året er 4. termin til Telemark kommunerevisjon IKS på ,-. Ellers inkluderar oppstillinga ein faktura på selskapskontroll i VTK AS på ,- som ved ein feil ikkje var ført på kontrollutvalet. Møteutgifter inkluderar òg kostnadar knytt til nettbrett for politikarane i kontrollutvalet. Av andre kostnadar som vil komme er dei «vanlege utgiftene» til drift av kontrollutvalet; fast godtgjering til kontrollutvalsleiar, møtegodtgjering og evt. tapt arbeidsforteneste til medlemmene, reiseutgifter,møteutgifter, opplæring/kurs for det nye utvalet. Kor store kostnadar dette vert er noko vanskeleg å stipulere. Når det gjeld forventa total for 2015 er det kun sett inn tal for heile året for kjøp av tenester, sidan ein der veit kva som vert fakturert ut året. Det kan sjå ut til at kontrollutvalet uansett får eit mindreforbruk i 2015 i høve til budsjett.

61 Rekneskapstal for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Tokke kommune hittil i år 2015/stipulert 2015: Ansvar: 104 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse Budsjett 2015 Rekneskap 2015, per Godtgjersle til folkevalde, tapt arbeidsfort. Kr Kr ,- Arbeidsgjevaravgift Kr Kr 1325,- Møteutgifter, bevertning, reise Kr Kr 3990,- Opplæring/kurs/andre møter Kr Kr ,- Kontingentar og abonnement Kr Kr - Kjøp av tenester Kr Kr * (kr ) a. Revisjon (TKR) Kr Kr * (kr ) b. Sekretariat (Temark) Kr Kr (kr ) c. Selskapskontroll og andre tenester Kr Kr ,00 (kr ) Totalutgifter Kr Kr (kr ) (Tal i parantes er forventa totalsum for heile 2015, total beløp kun inkl. årsbeløp for «kjøp av tenester») * Inkl. faktura på eigarskapskontroll VTK AS Framlegg til budsjett for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Tokke kommune 2016: Ansvar: 104 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Tekst Budsjett 2016 Godtgjersle til folkevalde Kr Tapt arbeidsfort. Kr Arbeidsgjevaravgift Kr Møteutgifter, bevertning, reise Kr Opplæring/kurs/andre møter Kr Kontingentar og abonnement Kr Kjøp av tenester Kr a. Revisjon (TKR) Kr b. Sekretariat (Temark) Kr c. Selskapskontroll og andre tenester Kr Totalutgifter Kr Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet foreslår ei budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalet for 2016, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gjev eit realistisk bilete av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Budsjettframlegget for 2015 frå sekretariatet var på ,- som med lønns- og prisvekst på ca 3% hadde gjeve eit budsjett for 2016 på ,-. Det ser ut til at utvalet får eit mindreforbruk i Dette har sekretariatet teke omsyn til. Men, ein må

62 ta høgde for at Tokke sin del av kostnadane til både sekretariat og revisjon aukar noko utover prisstigning i 2016, og at det vert oppnemnt eit nytt kontrollutval denne hausten. Sekretariatet har i budsjettframlegget prioritert ressursar til opplæring av det nye kontrollutvalet. Grunngjevinga for dette er gjeve i saka. Sekretariatet rår til at det difor ikkje vert prioritert å gjennomføre selskapskontrollar i 2016, men at det vert sett av midlar til å få utarbeidd ein ny plan for selskapskontroll, i tråd med lovverket. Vedlegg: 1) Utskrift av rekneskap for Tokke KU hittil i år 2015, datert Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 19/15 Møtehandsaming Sekretariatet la fram saka, og omdelte trykt versjon. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fekk svar. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Konto Konto(T) Regnskap (1) Budsjett (1) Rev. budsjett (1) Disponibelt (1) Forbruk i % 1080 Godtgjersle folkevalde , Utvalsmedlemmer , Arbeidsgjevaravgift ,47 0 Lønsutgifter inkl. refusjon , Matvarer , Anna forbruksmateriell/tenester , Mobiltelefon , Opplæring, kurs , Skyss- og kostgodtgjersle , Reiseutgifter (ikkje oppgavepl.) , Kontingentar , Kommunal eigenproduksjon , Kjøp frå IKS kommunen deltakar ,22 3 Overføringar , Mva-kompensasjon ,28 4 Tilskott , Mva-komp. Drift ,28 7 Refusjonar eks. sjukel.refusjon , Kontrollutval og revisjon , ,90 Kontrollutvalet innstiller følgjande til kommunestyret:

63 Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet.

64 Tokke kommune Storvegen DALEN /Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Vår dato Deres dato Vår referanse 15/ Deres referanse Vår sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Melding om vedtak: Budsjett for kontroll og tilsyn Tokke kommune Viser til vedlagte saksutskrift, og ber om at saka vert lagt fram for kommunestyret i tråd med saksframlegg og vedtak i kontrollutvalet. Tokke kontrollutval har fatta følgjande vedtak i KU-sak 19/15: «Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet.» Med vennleg hilsen Beate Marie Dahl Eide Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) beatemarie.dahleide@temark.no Vedlegg: 1) Saksutskrift KU-sak 19/15, med vedlegg. Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes utan signatur. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

65 Saksutskrift Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode 151 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /15 Budsjett for kontroll og tilsyn Tokke kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2016 i Tokke kommune. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt. Kommunestyret har eit ansvar for å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysningar: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune for Kontrollutvalet sitt budsjett omfattar utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettframlegget er basert på rekneskapstal, informasjon frå selskapa ein kjøper tenester frå og noko på anslag. Det er viktig at det er sett av tilstrekkeleg ramme for drift av kontrollutvalet, slik at det ikkje vert store svingingar om aktiviteten/kostnadane varierar frå eitt år til eit anna. Sekretariatet har omfordelt noko mellom dei ulike postane samanlikna med budsjettframlegget for Kommentarar til enkelte av postane i budsjettframlegget for 2016: 1

66 1. Opplæring av kontrollutvalet Det er viktig med tilstrekkeleg ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på nasjonale, fylkesvise og regionale samlingar er viktig i denne samanhengen. Det er lokalval i år, og eit nytt kontrollutval skal veljast i løpet av oktober Det er viktig at det nye kontrollutvalet kjem raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging vert prioritert i 2015/2016. Sekretariatet rår til at ein legg til rette økonomisk slik at alle medlemmane i kontrollutvalet får anledning til å delta på dei viktigaste skoleringstilboda i Temark arrangerer to årlege konferansar i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlege konferanse i februar blitt ein «institusjon» for dei som driv med kontroll og tilsyn. Denne er noko kostbar å delta på, men er ein svært viktig fagleg arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer òg Forum for kontroll og tilsyn òg fagkonferansar. 2. Kjøp av tenester Tokke kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. 2.1 Sekretariatstenester Tokke kommune er medeigar i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse. Det er frå 2016 utarbeidd ein ny fordelingsnøkkel for kostnadane i selskapet, for å fordele kostnadane mest mogeleg rettferdig. Nokon kommunar får difor ei auke som er høgare enn forventa prisstigning. Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapen i Temark i november, og budsjettala er difor å sjå som eit anslag. 2.2 Revisjonstenester Tokke kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapet har utarbeidd ei ny kostnadsdeling mellom eigarane i 2014/2015, som fører til at Tokke kommune må betale noko meir enn berre prisjustering ekstra frå Det faste driftstilskotet omfattar ordinær rekneskapsrevisjon og ei gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for meir forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekt, eller kjøpe fleire timar i tillegg. 3. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar òg kostnadar knytt til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt frå TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskotet. Telemark kommunrevisjon IKS oppgjev at ein ordinær eigarskapskontroll kan koste ca ,-. Om fleire kommunar går saman eller det skal gjerast undersøkingar i fleire selskap kan det kome ekstra kostnadar på ca ,- per kommune. I 2015 er det ein felles selskapskontroll som er betalt. (VTK AS). Telemark kommunerevisjon IKS har levert tilbod på kr 7000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Tokke kommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning i ei anna sak. Med andre tenester meiner ein t.d. kjøp av tenester frå andre revisjonsselskap, advokattenester, andre eksterne. 2

67 4. Tapt arbeidsforteneste/møtegodtgjersle Denne posten vert mellom anna påvirka av aktiviteten i utvalet, kva godtgjerslenivå kommunen ligg på og om medlemmane har krav på/treng å få dekt tapt arbeidsforteneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året og deltaking på andre kurs/møter. Det er lokalval i 2015, og eit nytt kontrollutval skal veljast hausten Dette kan påverke kostnadar knytt til tapt arbeidsforteneste og liknande. Det har for 4-års perioden ein no legg bak seg vore få av medlemmane som har hatt behov for å få dekt tapt arbeidsforteneste, men dette kan endre seg med nytt utval. Sekretariatet tek høgde for at det vert behov for noko utbetaling av tapt arbeidsforteneste i Kommentar til rekneskapstala for hittil i 2015: Av større kostnadar som vil påløpe resten av året er 4. termin til Telemark kommunerevisjon IKS på ,-. Ellers inkluderar oppstillinga ein faktura på selskapskontroll i VTK AS på ,- som ved ein feil ikkje var ført på kontrollutvalet. Møteutgifter inkluderar òg kostnadar knytt til nettbrett for politikarane i kontrollutvalet. Av andre kostnadar som vil komme er dei «vanlege utgiftene» til drift av kontrollutvalet; fast godtgjering til kontrollutvalsleiar, møtegodtgjering og evt. tapt arbeidsforteneste til medlemmene, reiseutgifter, møteutgifter, opplæring/kurs for det nye utvalet. Kor store kostnadar dette vert er noko vanskeleg å stipulere. Når det gjeld forventa total for 2015 er det kun sett inn tal for heile året for kjøp av tenester, sidan ein der veit kva som vert fakturert ut året. Det kan sjå ut til at kontrollutvalet uansett får eit mindreforbruk i 2015 i høve til budsjett. Rekneskapstal for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Tokke kommune hittil i år 2015/stipulert 2015: Ansvar: 104 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse Budsjett 2015 Rekneskap 2015, per Godtgjersle til folkevalde, tapt arbeidsfort. Kr Kr ,- Arbeidsgjevaravgift Kr Kr 1325,- Møteutgifter, bevertning, reise Kr Kr 3990,- Opplæring/kurs/andre møter Kr Kr ,- Kontingentar og abonnement Kr Kr - Kjøp av tenester Kr Kr * (kr ) a. Revisjon (TKR) Kr Kr * (kr ) b. Sekretariat (Temark) Kr Kr (kr ) c. Selskapskontroll og andre tenester Kr Kr ,00 (kr ) Totalutgifter Kr Kr (kr ) (Tal i parantes er forventa totalsum for heile 2015, total beløp kun inkl. årsbeløp for «kjøp av tenester») * Inkl. faktura på eigarskapskontroll VTK AS Framlegg til budsjett for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Tokke kommune 2016: Ansvar: 104 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Tekst Budsjett 2016 Godtgjersle til folkevalde Kr Tapt arbeidsfort. Kr Arbeidsgjevaravgift Kr Møteutgifter, bevertning, reise Kr

68 Opplæring/kurs/andre møter Kr Kontingentar og abonnement Kr Kjøp av tenester Kr a. Revisjon (TKR) Kr b. Sekretariat (Temark) Kr c. Selskapskontroll og andre tenester Kr Totalutgifter Kr Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet foreslår ei budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalet for 2016, inkl. kjøp av revisjonsog sekretariatstenester. Vi meiner dette gjev eit realistisk bilete av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Budsjettframlegget for 2015 frå sekretariatet var på ,- som med lønns- og prisvekst på ca 3% hadde gjeve eit budsjett for 2016 på ,-. Det ser ut til at utvalet får eit mindreforbruk i Dette har sekretariatet teke omsyn til. Men, ein må ta høgde for at Tokke sin del av kostnadane til både sekretariat og revisjon aukar noko utover prisstigning i 2016, og at det vert oppnemnt eit nytt kontrollutval denne hausten. Sekretariatet har i budsjettframlegget prioritert ressursar til opplæring av det nye kontrollutvalet. Grunngjevinga for dette er gjeve i saka. Sekretariatet rår til at det difor ikkje vert prioritert å gjennomføre selskapskontrollar i 2016, men at det vert sett av midlar til å få utarbeidd ein ny plan for selskapskontroll, i tråd med lovverket. Vedlegg: 1) Utskrift av rekneskap for Tokke KU hittil i år 2015, datert Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 19/15 Møtehandsaming Sekretariatet la fram saka, og omdelte trykt versjon. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fekk svar. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på ,-. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. RETT UTSKRIFT DATO 29.september

69 Konto Konto(T) Regnskap (1) Budsjett (1) Rev. budsjett (1) Disponibelt (1) Forbruk i % 1080 Godtgjersle folkevalde , Utvalsmedlemmer , Arbeidsgjevaravgift ,47 0 Lønsutgifter inkl. refusjon , Matvarer , Anna forbruksmateriell/tenester , Mobiltelefon , Opplæring, kurs , Skyss- og kostgodtgjersle , Reiseutgifter (ikkje oppgavepl.) , Kontingentar , Kommunal eigenproduksjon , Kjøp frå IKS - kommunen deltakar ,22 3 Overføringar , Mva-kompensasjon ,28 4 Tilskott , Mva-komp. drift ,28 7 Refusjonar eks. sjukel.refusjon , Kontrollutval og revisjon , ,90

70 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortetok/94162_fix.html Side 1 av Fra: Beate Marie Dahl Eide[beatemarie.dahleide@temark.no] Dato: :50:42 Til: Postmottak Tokke; Hilde Alice Vågslid; Brit Houge Kopi: Hildegunn Rui; Tjøstov Djuve Tittel: Melding om vedtak; Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Tokke kommune Til Tokke kommune V/kommunestyret Vedlagt er oversending av sak om «Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Tokke kommune» til handsaming i formannskap og kommunestyre. Viser til vedtak og saksframlegg, og ber om at saka vert lagt fram. Med vennleg helsing Beate Marie Dahl Eide Tlf: Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Bø i Telemark

71 Tokke kommune Arkiv: F30 Saksnr.: 2015/44-3 Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 15/ Godkjenning av oppseiing av samarbeidsavtale Saksutgreiing: Tokke kommune har i brev til Telemark Lys AS i Fyresdal, sagt opp samarbeidsavtale om mottak av flyktningar signert Oppseiinga er gjort med atterhald om kommunestyrets godkjenning. Avtalen er sagt opp med 3 månaders varsel. Telemark Lys as har akseptert oppseiinga, og det er halde møte mellom styreleiar og dagleg leiar i Telemark Lys AS, og ordførar og rådmann i Tokke for å drøfte vegen vidare. Hovudårsaka til at Tokke kommune seier opp avtalen er at kommunen skal ta imot mange fleire flyktningar enn planlagt då avtalen vart inngått, og dette endrar utgiftssituasjonen for kommunen. Gjennom avtalen får Telemark Lys AS størstedelen av integreringstilskotet. Dette gjer at kommunen sit att med ein liten del til å dekkje meirutgifter for dei kommunale tenestene. Kommunen ser det som naudsynt ressursbruk å bygge opp vårt eige mottaksapparat når me skal ta imot mange fleire flyktningar. Det kan fortsatt vere aktuelt å samarbeide om deler av integreringa. Tokke kommune har vore nøgd med det arbeidet Telemark Lys har gjort, og begge partar vil vurdere korleis me kan samarbeide i tida etter at avtalen formelt er avslutta. Dette bør vurderast så snart som råd av omsyn til partane sitt vidare arbeid. Det kan vere aktuelt å fortsette samarbeidet i ei anna form. Tokke kommunes administrasjon har behov for å vurdere nærare korleis det er rett å bygge opp eit mottaksapparat. Gjennom oppseiing av avtalen vil kommunen ha eit betre økonomisk handlingsrom til å planleggje oppfølgjinga av flyktningane slik at dei blir integrert i tråd med det lova seier, og slik me ynskjer for at flyktningane skal finne

72 seg til rette og bli deltakarar i lokalsamfunnet. Det må då vurderast kva kommunen vil gjere sjølv med eigne tilsette, og kva for tenester me eventuelt vil kjøpe av Telemark Lys as, Kvito eller andre. Å legge til rette for frivillig innsats blir og viktig i dette arbeidet. Rådmannen ber kommunestyret godkjenne oppseiing av samarbeidsavtalen med Telemark Lys as. Administrasjonen jobbar vidare med saka. Rådmannen si tilråding: Tokke kommune godkjenner oppseiinga av avtalen med Telemark Lys AS.

73 Tokke kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2015/ Saksbeh.: Brit Houge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 15/ Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Vedlegg: 1 Melding om vedtak - Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS 2 Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Saksutgreiing: Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS - Tokke kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret

74 om eigarskapen Bakgrunn for saka: Tokke kontrollutval bestilte i 2014 eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS, og inviterte dei øvrige eigarkommunane til å delta i ein felles eigarskapskontroll. Alle eigarkommunane valde å takke ja til dette tilbodet. Den endelege rapporten vart oversendt frå Telemark kommunerevisjon IKS 18.05, og vart presentert av forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev i eit fellesmøte for kontrollutvala i eigarkommunane Saksopplysningar: Vest-Telemark kraftlag AS er eigd av kommunane Vinje, Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord og Nissedal. Tokke kommune eig 19% av aksjane, og har hovudkontoret for verksemda lokalisert hos seg (Høydalsmo). Selskapet har ca 60 tilsette. Selskapet har hatt ei positiv resultatutvikling i den perioden som er sett på ( ), ein god eigenkapitaldel og tilfredsstillande likviditetsgrad. Eigarskapskontrollen har sett på følgjande problemstillingar: - Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? - Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader,aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har revisjonen sett på: - Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. - Prosessar for evaluering og val av styre Generelle konklusjonar: Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Tokke kommune har ikkje vedteke eiga eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sitt eigarskap. Vurderingane av Tokke kommune si eigarstyring er difor gjort opp i mot KS sine tilrådingar. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK AS. Selskapet kjenner heller ikkje til eigarskapsmeldingane til dei eigarkommunane som har dette. Eigarstyringa til Tokke kommune: Revisjonen finn at kommunen si eigarstyring ikkje er i samsvar med KS sine tilrådingar, og kommenterer mellom anna følgjande: - Kommunen gjennomfører ikkje folkevaltopplæring i eigarskap - Ordførar har møtt på generalforsamlinga utan gyldig fullmakt frå kommunestyret. - Selskapet si årsmelding vert ikkje lagt fram for kommunestyret. - Det har ikkje vore eigarmøte mellom eigarane og selskap utanom dei ordinære generalforsamlingane. - Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret - Styrevervrepresentanten frå kommunen er ikkje registrert i styrevervregisteret - Kommunen har ikkje sett etter at VKT har etiske retningslinjer - Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga vert avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk, noko som er tilrådd av KS å gjere. I åra som er undersøkt er det delt ut utbytte på millionar kroner. Det er ikkje skriftleggjort kva avkastning eigarane forventar frå selskapet.

75 Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomitè ved val til styret. Tilrådingar frå revisjonen Revisjonen rår kommunane til å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder å utarbeide utbytepolitikk, innarbeide krav om valkomite ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningslinjer. Revisjonen rår Tokke kommune til å utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen, syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring, syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling, etablere rutinar for å evaluere styret, knytte seg til styrevervregisteret, og etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen. Vurdering frå sekretariatet: Tokke kommune har ikkje utarbeidd eigarskapsmelding eller andre strategiar for eigarskapen sin i ulike selskap, noko som er peika på i fleire eigarskapskontrollar dei siste åra. Det er viktig at kommunen får dette på plass, og at det vert gjennomført folkevaltopplæring òg når det gjeld eigarskap. Kommunen må syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling. Det er viktig at kommunestyret har god informasjon om dei ulike selskapa kommunen har eigardelar i, og at det er rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen. I selskap som har fleire eigarar er det viktig at det vert utarbeidd felles rutinar og strategiar for eigarskapen, inkludert utbytepolitikk. Det er ei tydeleg tilrådinga frå KS at det vert nytta valkomite ved val til ulike styrer, og dette bør innarbeidast i vedtektene til VTK. Ein bør vurdere å gå over til numerisk vara, for å sikre kontinuitet i styrearbeidet. Det er svært viktig at selskap som det offentlege har eigardelar i har eit bevisst forhold til etikk. Eigarkommunane må sjå til at VTK AS utarbeidar etiske retningslinjer. Vedlegg: 1) Rapport nr. 2015: Eigarskapskontroll Vest-Telemark Kraftlag AS; delrapport for Tokke kommune. Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 14/15 Møtehandsaming Sekretariatet la fram saka. Leiar orienterte frå fellesmøte om saka. Kontrollutvalet diskuterte saka.

76 Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen. Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og

77 - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen.

78 Tokke kommune Storvegen DALEN /Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Vår dato Deres dato Vår referanse 15/ Deres referanse Vår sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Melding om vedtak: Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS - Tokke kommune Viser til vedlagte saksutskrift, og ber om at saka vert lagt fram for kommunestyret i tråd med saksframlegg og vedtak i kontrollutvalet. Tokke kontrollutval har fatta følgjande vedtak i KU-sak 14/15: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: «Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen». Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

79 Med vennleg hilsen Beate Marie Dahl Eide Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) beatemarie.dahleide@temark.no Vedlegg: 1) Saksutskrift KU-sak 14/15, med vedlegg. Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes utan signatur. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

80 Saksutskrift Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode 216 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /15 Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS - Tokke kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen 1

81 Bakgrunn for saka: Tokke kontrollutval bestilte i 2014 eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS, og inviterte dei øvrige eigarkommunane til å delta i ein felles eigarskapskontroll. Alle eigarkommunane valde å takke ja til dette tilbodet. Den endelege rapporten vart oversendt frå Telemark kommunerevisjon IKS 18.05, og vart presentert av forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev i eit fellesmøte for kontrollutvala i eigarkommunane Saksopplysningar: Vest-Telemark kraftlag AS er eigd av kommunane Vinje, Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord og Nissedal. Tokke kommune eig 19% av aksjane, og har hovudkontoret for verksemda lokalisert hos seg (Høydalsmo). Selskapet har ca 60 tilsette. Selskapet har hatt ei positiv resultatutvikling i den perioden som er sett på ( ), ein god eigenkapitaldel og tilfredsstillande likviditetsgrad. Eigarskapskontrollen har sett på følgjande problemstillingar: - Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? - Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har revisjonen sett på: - Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. - Prosessar for evaluering og val av styre Generelle konklusjonar: Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Tokke kommune har ikkje vedteke eiga eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sitt eigarskap. Vurderingane av Tokke kommune si eigarstyring er difor gjort opp i mot KS sine tilrådingar. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK AS. Selskapet kjenner heller ikkje til eigarskapsmeldingane til dei eigarkommunane som har dette. Eigarstyringa til Tokke kommune: Revisjonen finn at kommunen si eigarstyring ikkje er i samsvar med KS sine tilrådingar, og kommenterer mellom anna følgjande: - Kommunen gjennomfører ikkje folkevaltopplæring i eigarskap - Ordførar har møtt på generalforsamlinga utan gyldig fullmakt frå kommunestyret. - Selskapet si årsmelding vert ikkje lagt fram for kommunestyret. - Det har ikkje vore eigarmøte mellom eigarane og selskap utanom dei ordinære generalforsamlingane. - Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret - Styrevervrepresentanten frå kommunen er ikkje registrert i styrevervregisteret - Kommunen har ikkje sett etter at VKT har etiske retningslinjer - Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga vert avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk, noko som er tilrådd av KS å gjere. I åra som er undersøkt er det delt ut utbytte på millionar kroner. Det er ikkje skriftleggjort kva avkastning eigarane forventar frå selsakpet. 2

82 Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomitè ved val til styret. Tilrådingar frå revisjonen Revisjonen rår kommunane til å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder å utarbeide utbytepolitikk, innarbeide krav om valkomite ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningslinjer. Revisjonen rår Tokke kommune til å utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen, syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring, syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling, etablere rutinar for å evaluere styret, knytte seg til styrevervregisteret, og etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen. Vurdering frå sekretariatet: Tokke kommune har ikkje utarbeidd eigarskapsmelding eller andre strategiar for eigarskapen sin i ulike selskap, noko som er peika på i fleire eigarskapskontrollar dei siste åra. Det er viktig at kommunen får dette på plass, og at det vert gjennomført folkevaltopplæring òg når det gjeld eigarskap, Kommunen må syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling. Det er viktig at kommunestyret har god informasjon om dei ulike selskapa kommunen har eigardelar i, og at det er rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen. I selskap som har fleire eigarar er det viktig at det vert utarbeidd felles rutinar og strategiar for eigarskapen, inkludert utbytepolitikk. Det er ei tydeleg tilrådinga frå KS at det vert nytta valkomite ved val til ulike styrer, og dette bør innarbeidast i vedtektene til VTK. Ein bør vurdere å gå over til numerisk vara, for å sikre kontinuitet i styrearbeidet. Det er svært viktig at selskap som det offentlege har eigardelar i har eit bevisst forhold til etikk. Eigarkommunane må sjå til at VTK AS utarbeidar etiske retningslinjer. Vedlegg: 1) Rapport nr. 2015: Eigarskapskontroll Vest-Telemark Kraftlag AS; delrapport for Tokke kommune. Tokke kontrollutval har handsama saken i møte sak 14/15 Møtehandsaming Sekretariatet la fram saka. Leiar orienterte frå fellesmøte om saka. Kontrollutvalet diskuterte saka. 3

83 Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Tokke kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - syte for at eigarrepresentanten har fullmakt frå kommunestyret til å representere kommunen i generalforsamling - knytte seg til styrevervregisteret, og - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen RETT UTSKRIFT DATO 29.september

84 Vest-Telemark Kraftlag AS Eigarskapskontroll :: Delrapport for Tokke kommune 2014 ::