013/17 Orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 25. april 2017 id: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus Møterom 1065 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 009/17 Referatsaker 010/17 Orientering fra revisor 011/17 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 for Trønderhallen Levanger KF 012/17 Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for /17 Orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak 014/17 Orientering fra rådmannen vedrørende pågående prosesser knyttet til avviklingen av Innherred samkommune 015/17 Renovasjon - orientering fra rådmannen Eventuelt Steinkjer, Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Tlf

2 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for Vedlagt 2016, Levanger kommune 2 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2016, Trønderhallen Levanger KF Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6 Trønderhallen Levanger KF v/daglig leder Svenn Robert Berg 7600 LEVANGER Deres ref.: Vår ref.: KT Saksnr.: 17/585 Arkiv: O-66.4 Dato: REVISJONSNOTAT TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016, TRØNDERHALLEN LEVANGER KF. 1. Innledning Vi viser til revisjonsberetningen for Trønderhallen Levanger KF regnskap for 2016, datert Vi gjør oppmerksom på at det er revisjonsberetningen som skal følge regnskapet fram til behandling i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre. Dette revisjonsnotatet er ment som en orientering og eventuelt oppfølging av administrasjonen. Kopi av notatet vil bli oversendt kontrollutvalget til orientering. Kopi av revisjonsberetningen vil i samsvar med økonomiforskriftene bli oversendt direkte fra revisjonen til formannskap og kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal behandle regnskapssaken i møte Forhold tatt opp i nummerert brev til kontrollutvalget Ifølge forskrift om revisjon 4 plikter revisor å påpeke en del nærmere angitte forhold i nummerert brev til kontrollutvalget. Dette gjelder vesentlige forhold, som for eksempel forhold som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet eller mangler i rutiner for økonomisk intern kontroll. I Innherred samkommune har vi ikke avdekket vesentlige forhold og således er det ikke utarbeidet nummerert brev til kontrollutvalget i forbindelse med revisjon av årsregnskapet for Diverse forhold I dette avsnittet tar revisjonen opp funn og synspunkter som ikke er så vesentlige at de er omtalt i revisjonsberetningen eller nummerert brev, men som vi mener daglig leder bør være orientert om og/eller følge opp. 3.1 Dokumentasjon og avstemming salg Kontant salg og kontantkasser skal ifølge bokføringslov og forskrift dokumenteres og avstemmes mot omsetningsrapport eller annen dokumentasjon av omsetning. På dette området er det ikke tilfredsstillende rutiner. Vi vil i løpet av 2017 kartlegge rutiner og teste internkontroll på salgsområdet. Det vil da bli fokus på dette området, og vi oppfordrer selskapet til å få på plass gode rutiner snarest mulig. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

7 3.2 Regnskapsrapportering Sammen med vedtak om disponering av årets resultat bør en vedta de budsjettmessige endringene og legge dette inn i regulert budsjett. Ut fra årets regnskap ser det ikke ut som det er budsjettert med disponering av fjorårets resultat. 4. Avslutning Vi opplever at vi har en god dialog med kommunen og har regelmessige møter med administrasjonen. De funn og problemstillinger som er tatt opp i dette brevet, skal være rimelig godt kjent for administrasjonen. Vi ber om skriftlig tilbakemelding på vårt notat innen 20. mai Med hilsen Knut Tanem registrert revisor oppdragsansvarlig Vedlegg: Revisjonsberetning for 2016 Kopi til: Kontrollutvalget i Levanger kommune, v/komsek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER Innherred samkommune, v/enhetsleder økonomi, Rådhuset, 7650 VERDAL KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

8 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/17 ORIENTERING FRA REVISOR - KOMMUNALT REGNSKAP OG KOMMUNAL REVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Forskrift om revisjon 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kommuneloven Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 ble det satt av tid til en orientering fra revisor vedrørende kommunalt regnskap og revisjon. Kontrollutvalget har på denne bakgrunn anmodet revisor om å gå igjennom regnskapet for å gi kontrollutvalget en regnskapskyndig veiledning og fortolkning, slik at kontrollutvalget skal kunne stille rådmannen gode spørsmål om fjorårets regnskap og årsberetning. Kontrollutvalget ønsker også at revisor går igjennom sitt valg av revisjonstilnærming for regnskapet 2016, herunder: Hvilke av rådmannens egenkontroller er testet? Hvordan er testene gjennomført? Hvor store utvalg er gjort? Hvilke opplysninger i årsberetningen har revisor kontrollert opp mot regnskapet? Orienteringen gis i møte.

9 Vurdering Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Det kan derfor være nyttig for kontrollutvalget at revisor bistår med en regnskapskyndig veiledning og fortolkning av kommunens årsregnskap. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

10 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR TRØNDERHALLEN LEVANGER KF 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Trønderhallen Levanger KF for Kontrollutvalgets uttalelse oversendes kommunestyre med kopi til formannskapet for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF for Vedlegg 1. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse for Revisorsberetning for Årsregnskap for 2016 for Trønderhallen Levanger KF 4. Årsrapport for 2016 for Trønderhallen Levanger KF Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven 2. Økonomiforskrifter Saksopplysninger Iht. forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak heter det i 16 Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning: Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk, eventuelt positivt årsresultat, eller dekning av regnskapsmessig merforbruk, eventuelt negativt årsresultat. Særregnskapet skal være avlagt av foretakets styre innen 15. februar året etter regnskapsåret. Styret utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til særregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at særregnskapet skal behandles.

11 Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i særregnskapet og bevilgning til formålet i regulert særbudsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i særregnskapet og regulert særbudsjett. Styret skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det har oppstått vesentlige avvik fra regulert særbudsjett Da et foretaks økonomiske situasjon kan ha innvirkning på kommunens økonomiske resultat må disse regnskapene behandles i tilknytning til hverandre. I forskrift om kontrollutvalg 7 går det frem at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret, og at kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende slik at de kan ta hensyn til uttalelsen. Årsregnskapet er satt opp i samsvar med de kommunale regnskapsprinsipper, jf. note 0. Særregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Årsresultatet for Trønderhallen Levanger KF for 2016 viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr Årsrapporten redegjør bl.a. for organisasjon og arbeidsmiljø, forhold til det ytre miljø, likestilling, nærmere om årsregnskapet og foretakets utsikter. Se foretakets årsrapport for nærmere informasjon. Selskapets daglige leder vil gi en orientering i møte. Revisjon Trønderhallen Levanger KF årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor har avgitt sin revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Kontrollutvalget har plikt til å følge opp nummerte brev fra revisor. Utkast til uttalelse er vedlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

12 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Til Levanger kommunestyre Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 for Trønderhallen Levanger KF Kontrollutvalget har i møte den , under sak nr. 11/17, behandlet årsregnskapet for 2016 for Trønderhallen Levanger KF. Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Sammen med regnskapet foreligger selskapets årsrapport for 2016 samt revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS den I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering av foretakets daglige leder. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Kontrollutvalget at årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Trønderhallen Levanger KFs årsregnskap for Levanger, 25. april 2017 Hans Heieraas leder Asbjørn Folkvord nestleder Johan Fossan Anne Grete Hojem Mette Jørstad Kopi: Formannskapet

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 012/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Levanger kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2016 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr , KomRev Trøndelag IKS 4. Levanger kommunes årsregnskap for 2016 publisert på kommunens nettside: 5. Levanger kommunes årsberetning for 2016 publisert på kommunens nettside: Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning. Sammen utgjør disse to av de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2016 Regnskapet viser et mindreforbruk på 52,2 mill. kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 1 510,8 og 1 423,1 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 87,7 millioner kroner.

31 Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig merforbruk Investeringsregnskapet for 2016 Finansieringsbehovet var på 655,0 mill kr. Samlet finansiering var imidlertid på kr. 640,5. Det udekkede finansieringsbehovet på kr. 14,5 mill. må dekkes inn. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjon Levanger kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i møte i sak 22/16. Revisjonsstrategien for regnskapsåret ble presentert i samme møte, sak 23/16. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat vil også kunne være forhold av mindre vesentlig betydning, som ikke skal vektlegges ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» 2

32 Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisors arbeid Revisor har avgitt sin revisjonsberetning for årsregnskapet 2016 den Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader, se vedlegg 2. Kontrollutvalget har mottatt nummert brev for 2016, se vedlegg 3. Her gir revisor uttrykk for følgende: «KRS nr. 6 inneholder krav til innhold i årsberetningen. I pkt står: «Det skal redegjøres for vesentlige avvik mellom regnskapsført beløp og regulert budsjett for de enkelte linjene i regnskapsskjema 1A og 1B og 2A og 2B.» Både negative og positive avvik bør omtales i årsberetningen. Dette er ikke innarbeidet i Årsberetningen for 2016 og forholdet er kommentert tidligere år i revisjonsnotat for både 2014 og Vår oppfatning er at Årsberetningen for 2016 (i likhet med 2014/15) ikke oppfyller dette kravet iht. KRS nr. 6. De foretatte analyser av budsjettavvik i Årsberetningen for 2016 tar ikke utgangspunkt i ovennevnte skjema og tallene som er grunnlag for analysene samsvarer bare delvis med Årsregnskapet for Dette medfører etter vårt syn at Årsberetningen for 2016 ikke oppfyller sitt hovedmål som er: Årsberetningen skal utformes slik at den gir et dekkende bilde av kommunens utvikling, resultat og stilling. Det skal være konsistens i behandlingen av samme forhold i årsberetning og årsregnskap.» Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. 3

33 Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisor har i det nummerte brev for 2016 gitt uttrykk for at analysene i årsberetningen bare delvis samsvarer med årsregnskapet for 2016 og for at årsberetningen ikke oppfyller sitt hovedmål. Normalt ville dette dannet et grunnlag for et forbehold i revisjonsberetningen. En kommune har som formål å produsere ulike tjenester og å fylle bestemte funksjoner i samfunnet. Årsberetningen bør derfor utformes slik at den også gir personer som ikke er særskilt kyndige i kommunalt regnskap tilstrekkelig og god informasjon om kommunen. Kontrollutvalget plikter å følge opp forhold revisor tar opp i nummerte brev. En vil derfor anbefale kontrollutvalget å avgi en uttalelse i tråd med det vedlagte forslag. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 4

34 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Til Levanger kommunestyre Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte den , under sak 012/17, behandlet Levanger kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2016 og revisjonsberetning datert avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering av rådmannen og kommunens regnskapsansvarlig. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Årsregnskapet er ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter i det vesentlige tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Revisor gir imidlertid i brev nr uttrykk for at omtalen av årsregnskapet for 2016 i årsberetningen bare delvis samsvarer med tallene i årsregnskapet for Dette forholdet er ikke nevnt i revisjonsberetningen for Kontrollutvalget mener i likhet med revisor at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Levanger kommunes årsregnskap for 2016 og at årsberetningen kan godkjennes - men kontrollutvalget vil følge opp rådmannens arbeid med årsberetningen for Levanger, 25. april 2017 Hans Heieraas leder Asbjørn Folkvord nestleder Johan Fossan Anne Grete Hojem Mette Jørstad Kopi: Formannskapet

35

36

37

38 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 013/17 RÅDMANNENS TILBAKERAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET VEDRØRENDE STATUS FOR KOMMUNESTYRETS VEDTAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets møteplan for Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

39 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 014/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE PÅGÅENDE PROSESSER KNYTTET TIL AVVIKLINGEN AV INNHERRED SAMKOMMUNE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Rådmannen er anmodet om å gi en orientering om de pågående prosesser i forbindelse med avviklingen av Innherred samkommune knyttet til: a) Brann og Redning b) Dokumentsenter c) IKT d) Kemner e) Organisasjon f) Samfunnsutvikling g) Service kontor h) Økonomi i) Hvordan enhetene organisert i kommunen blir berørt og den fremtidige organiseringen av kommunen Orienteringen vil bli gitt i møte.

40 Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Avviklingen av Innherred samkommune er stor og viktig sak. Det er derfor viktig at kontrollutvalget holdes godt orientert. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

41 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 015/17 RENOVASJON ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Henvendelse vedrørende renovasjon og selvkost, E-post John R. Sæther Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalget sak 1/17 2. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Veileder - Beregning av kommunale avfallsgebyr, Miljødirektoratet 4. Lov om vern mot forurensning og om avfall (forurensningsloven) 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Det har vært en del oppmerksomhet i media knyttet til innføringen av tvungen hytterenovasjon. Kontrollutvalget har videre mottatt henvendelser fra hytteforeningene om dette spørsmålet, se referatsak 1/17 samt vedlagte epost fra E-post John R. Sæther. Kontrollutvalget i Verdal har for øvrig mottatt liknende henvendelse. Iht. gjeldende samarbeidsavtale for Innherred samkommune ISK, 4.2, er kommunens myndighet og oppgaver etter forurensningsloven overført til Innherred samkommune. Innherred samkommune er imidlertid under avvikling, jf. kommunestyrets sak 98/16. Forurensningslovens 30 fastsetter at kommunen har plikt til å sørge for at husholdningsavfall blir samlet inn. Kommunen kan dog gi forskrifter om at den kommunale innsamling bare skal gjelde i tettbygd strøk ( ledd), at visse slag husholdningsavfall skal holdes utenfor den kommunale innsamling, og at visse slag avfall skal holdes adskilt. Unntak etter 2. ledd må i så fall være basert på saklige vurderinger - hvor kostnadene ved kommunal innsamling av avfallet blir veid mot risiko og konsekvensene ved forurensning. Kommunen kan organisere avfallshåndteringen på mange ulike måter. Levanger kommune har sammen med en rekke andre kommuner valgt å etablere Innherred Renovasjon IKS - bl.a. for å ivareta sin plikt til å sørge for innsamling og håndtering av husholdningsavfall. Uavhengig av organisasjonsform, og om kommunen kjøper avfallstjenesten eller utøver den selv, må kommunen sikre seg at kommunens plikter ivaretas.

42 Kommunen skal etter forurensningsloven 34 fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Avfallsgebyret skal fastsettes i henhold til selvkostprinsippet, slik at det svarer til de totale kostnadene kommunen påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Med kostnader menes både kapitalkostnader og driftskostnader. Det skal sikres full kostnadsdekning, men kommunen skal ikke ha fortjeneste på slik avfallshåndtering. Kun kostnader ved og inntekter fra lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal inngå i beregningen av avfallsgebyr. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) sine Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-3/14) omhandler hvordan selvkost generelt skal beregnes for kommunale betalingstjenester. For en nærmere redegjørelse for den generelle forståelsen av selvkostprinsippet vises det til disse retningslinjene. Selvkostprinsippet gjelder uavhengig av hvordan tjenesten er organisert, selv om dette kan medføre enkelte praktiske utfordringer. Dersom avfallstjenesten er organisert gjennom andre juridiske selskap eller samarbeidsformer, kjøpes etter åpent anbud i markedet eller gjennom selskap hvor kommunen ikke har eierskap, skal disse kostnadene inngå som en del av kommunens selvkost. Kommunen må sikre at enhetene leverer tilstrekkelig informasjon til å kunne omarbeide og utarbeide et selvkostregnskap som er grunnlaget for fastsettelse av avfallsgebyr. Det er kommunens ansvar å sikre at det utarbeides et selvkostregnskap i tråd med regelverket, og det er kommunen selv som formelt fastsetter avfallsgebyret. I et interkommunalt selskap kan det i selskapsavtalen vedtas at selskapets regnskap skal kunne følge de kommunale regnskapsprinsippene (jf. IKS-lovens 27 om Selskapets regnskap). Dersom dette ikke er vedtatt må IKS-et følge regnskapsloven. Nettokostnadene skal fordeles per kommune etter bruk av tjenesten til IKS-et og ikke basert på eierbrøk. For eksempel skal investeringer som gjøres av et IKS som kommer kun innbyggerne i en eller noen kommuner til gode, dekkes over avfallsgebyret til den/disse kommunene. Det er ikke anledning til å dekke disse investeringene over avfallsgebyret til de kommunene i IKS-et som ikke drar nytte av investeringen. I tillegg til kommunens andel av IKS-ets nettokostnader, skal de respektive kommunenes egne kostnader inkluderes i gebyrgrunnlaget. Dette innebærer at kommunens egne innbyggere kan måtte betale et annet gebyr enn innbyggerne i nabokommunen, selv om kommunene samarbeider i et felles IKS. Det er en lovpålagt oppgave for kommunene å samle inn avfall fra fritidseiendommer på lik linje med annet husholdningsavfall jf. forurensingsloven 30 første ledd. Det innebærer at fritidsboliger også er gebyrpliktige. Gebyret skal dekke kommunenes kostnader forbundet med håndtering av dette husholdningsavfallet og således ikke gjenspeile den faktiske bruk den enkelte hytteeier benytter seg av tilbudet. Det vil være anledning til å fastsette et redusert gebyr, dersom det er forbundet med lavere årlige kostnader å samle inn avfall fra disse hyttene. Det er ikke anledning til å fastsette lavere avfallsgebyr for hytteeiere som har fast bosted i kommunen, enn for hytteeiere som har fast bosted i andre kommuner. Det er heller ikke anledning til å fastsette et høyere gebyr for fritidseiendommer, for på den måten å la hytteeierne i kommunen subsidiere avfallsgebyret til de med permanent bosted i kommunen. 2

43 Rådmannen er anmodet om å gi en orientering om: Kommunens plikter mht. husholdningsavfall, herunder kommunens handlingsrom Arbeidsdeling mellom kommune/samkommune og selskap Kommunens/samkommunens faglige oppfølging av avfallsspørsmål Fortolkning av selvkost regulativet Selvkostfondet og den pliktige noten til årsregnskapet Orienteringen gis i møte. Vurdering Kontrollutvalget i Verdal har mottatt mer eller mindre likelydende henvendelser fra hytteforeningene om dette spørsmålet. Både Levanger og Verdal har selskapskontroll av Innherred renovasjon IKS på listen over prioriterte prosjekter. Håndteringen av selvkost og selvkostberegninger vil være et naturlig tema i denne forbindelse. Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer hvorledes en ønsker å forholde seg til de innkomne henvendelser og den planlagte selskapskontroll i Innherred renovasjon IKS. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

44 Fra: John R. Sæther Sendt: tirsdag 14. februar 2017 kl Til: Heieraas, Hans Edvard Emne: Vedr. henvendelse om hytterenovasjon mv. Viser til telefonsamtale om overnevnte. Jeg har i dag mottatt nedstående svar fra Miljødirektoratet som synes bekrefte at Levanger kommune i angjeldende sak har fattet vedtak i strid med forurensningsloven, gjedende forskrift og veileder. På bakgrunn av Miljødirektoratets svar, samt rådmannens avvisende svar av tør jeg be opplyst om hvordan kommunens kontrollutvalg vil bidra til at avfallsgebyrordningen i Levanger kommune er i samsvar med de gjeldende bestemmelser. Minner samtidig om at saker iht. forurensningsloven skal behandles av Innherred Samkommunestyre, jr. forskrift. Imøteser snarlige tilbakemelding før evt. videre håndtering av saken. Med hilsen John R. Sæther Svar fra Miljødirektoratet på min forespørsel av : SV: Vedr. beregning av avfallsgebyr. Kommunal selvkost. Påminnelse. Hei Slik Miljødirektoratet tolker forurensingsloven er det ikke anledning til å vedta lik størrelse på avfallsgebyr for ulike kommuner i et IKS, for å oppnå "lik pris for like tjenester". Nettokostnadene skal fordeles per kommune etter bruk av tjenesten til IKS et og ikke basert på eierbrøk. I tillegg til kommunens andel av IKS ets nettokostnader, skal de respektive kommunenes egne kostnader inkluderes i gebyrgrunnlaget. Med hilsen Hannah Hildonen seniorrådgiver, seksjon for avfall og grunnforurensning Miljødirektoratet Telefon: / Mobil: E-post: hannah.hildonen@miljodir.no Fra: John R. Sæther [mailto:jr s@frisurf.no] Sendt: mandag 13. februar Til: Hannah Hildonen <hannah.hildonen@miljodir.no> Emne: Vs: Vedr. beregning av avfallsgebyr. Kommunal selvkost. Påminnelse.

45 Hei! Viser til nedstående e-post av Mener ikke å mase, men pga. planlegging av møte i sakens anledning tør jeg be opplyst når svar kan foreligge. For ordens skyld gjentas spørsmålet: Kan en kommune vedta/godkjenne en avfallsgebyrordning som avviker fra kommunens gebyrgrunnlag, for derved å oppnå "lik pris for like tjeneste" i alle medlemskommuner i et interkommunale avfallsselskap, hvor "...hvor selvkostregnskapet føres som om alle eierkommuner er en felles kommune" - sitat fra presentasjonsskriv av fra Innherred Renovasjon. Med vennlig hilsen John R. Sæther Verdal T: