INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 24. april 2017 Tid: Kl. 09:00 Sted: Verdal rådhus, kommunestyresalen NB! MERK TID OG STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 006/17 Referatsaker 007/17 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for /17 Orientering fra administrasjonssjefen om prosessene knyttet til avviklingen av samkommunen 009/17 Skatteoppkreverfunksjonen 010/17 Renovasjon - Orientering fra Innherred Renovasjon IKS Eventuelt Levanger/Steinkjer, Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 006/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Innherred Avisa Derfor har vi hytterenovasjon Ikke vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Oppsummering av revisjonen av årsregnskapet for 2016 Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Innherred samkommunes årsberetning for 2016 til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til samkommunestyret vedrørende Innherred samkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Innherred samkommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2016 datert , KomRev Trøndelag IKS 3. Innherred samkommunes årsregnskap for Innherred samkommunes årsberetning for Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag 2. Kommuneloven med forskrifter Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på og anvendelsen av de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med hva som er oppnådd gjennom året. Årsregnskapet for 2016 Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 151,8 og 152,8 millioner kroner, noe som ga et negativt brutto driftsresultat på 1 millioner kroner. Årsregnskapet for 2016 er gjort opp i balanse. Se vedlegg 3. Årsberetningen for 2016 I årsberetning for 2016 blir det redegjort for situasjonen i organisasjonen. Se vedlagte årsberetning for Innherred samkommune for 2016 (vedlegg 4).

6 Revisjon Innherred samkommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller de krav som er stilt i kommunelovens 78 og 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til administrasjonssjefen, med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og skal ikke vektlegges ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til administrasjonssjefen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev blir fulgt opp og utbedret. Samkommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisor har avgitt sin revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten forhold eller merknader. Kontrollutvalget har ikke mottatt nummert brev fra revisor i forbindelse med revisjonen av årsregnskapet for 2016.

7 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til samkommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere eventuelle revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Den kommunale egenkontroll består av 2 ledd. På den ene side har en den kontroll som utøves av administrasjonssjefen gjennom hans internkontroll og holdningsskapende arbeid. Kontrollutvalget og revisors oppgave er å påse at administrasjonssjefens internkontroll fungerer tilfredsstillende. I et overordnet perspektiv er dette kontrollutvalget og revisors viktigste oppgave. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sak 15/15 og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 21/15. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Fra og med for revisjonen av årsregnskapet for 2012 har revisor ikke funnet det nødvendig å sende nummert brev til kontrollutvalget, eller å innta merknader eller forbehold i sin revisjonsberetning. Kontrollutvalget anbefales på denne bakgrunn å avgi en uttalelse årsregnskapet og årsberetning i tråd med det vedlagte forslag. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

8 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 7/17 Vedlegg 1 Til Innherred samkommunestyret KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL INNHERRED SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har i møte den , sak 7/17, behandlet Innherred samkommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger administrasjonssjefens årsberetning for 2016, samt revisjonsberetning avgitt den av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har utvalget fått muntlig orientering av administrasjonssjefen og samkommunens økonomiansvarlige. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Det framlagte årsregnskap kan etter kontrollutvalgets oppfatning fastsettes som Innherred samkommunes årsregnskap for Verdal, Hans Heieraas leder John Hermann Asbjørn Folkvord Kristine Karlgård

9

10

11 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/17 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONSSJEFEN OM PROSESSENE KNYTTET TIL AVVIKLINGEN AV SAMKOMMUNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets årsplan for Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger Kontrollutvalget har i sin års- og møteplan satt av tid til en orientering fra administrasjonssjefen om prosessene knyttet til avviklingen av samkommunen. Administrasjonssjefen er på denne bakgrunn anmodet om å gi en orientering om de pågående prosesser i forbindelse med avviklingen av Innherred samkommune knyttet til: a) Brann og Redning b) Dokumentsenter c) IKT d) Kemner e) Organisasjon f) Samfunnsutvikling g) Service kontor h) Økonomi Orienteringen vil bli gitt i møte.

12 Vurdering Orienteringer fra administrasjonssjefen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonssjefen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Det er viktig at kontrollutvalget holdes godt orientert om avviklingen av Innherred samkommune. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

13 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/17 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar årsrapportene 2016 for skatteoppkreveren til orientering, 2. Kontrollutvalget tar kontrollrapportene 2016 fra Skatt Midt-Norge til orientering. 3. Kontrollutvalget har merket seg at skatteoppkreverkontoret ikke har nådd det fastsatte målkrav mht. omfanget av arbeidsgiverkontroll. Saksbehandlers forslag til innstilling til samkommunestyret 1. Samkommunestyret tar årsrapportene 2016 for skatteoppkreveren til orientering 2. Samkommunestyret tar kontrollrapportene for 2016 fra Skatt Midt-Norge til orientering, 3. Samkommunestyret ber om at vedtaket blir oversendt kommunestyrene i Verdal og Levanger til orientering, med kopi til de respektive kontrollutvalg. Vedlegg 1. Årsrapport 2016 for skatteoppkreveren i Levanger 2. Årsrapport 2016 for skatteoppkreveren i Verdal 3. Brev til kommunestyret i Levanger kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune 4. Brev til kommunestyret i Verdal kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert Brev av fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 3. Brev av fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget for denne kontrollen er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll

14 Skatteetatens kontrollrapporter Kontrollrapportene for 2016 inneholder for begge kommunene en merknad knyttet til omfanget av arbeidsgiverkontrollen, som ligger litt under det fastsatte mål krav. Det opplyses videre at det i forbindelse med skattekontorets kontrollhandlinger i 2016 er blitt gitt pålegg og anbefalinger. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2016 for Verdal kommune Den totale skatteinngangen for året 2016 utgjorde kr , hvorav kr ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2015 var henholdsvis kr og kr Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2016 for Levanger kommune Den totale skatteinngangen for året 2016 utgjorde kr , hvorav kr ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2015 var henholdsvis kr og kr Det anføres at skatteoppkreveren i tiden fremover vil ha økt fokus på tyngre innfordring og på å finne løsninger for skyldnere med store restanser. Det opplyses videre at bemanningen på arbeidsgiverkontrollen vil bli styrket i Skatteoppkrever vil gi en orientering i møte. Vurdering Skatteoppkrever er organisatorisk underlagt samkommunestyret. Kontrollutvalget har plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. På bakgrunn av de foreliggende opplysninger anbefales kontrollutvalget å ta de fremlagte rapporter til orientering, med slik innstilling til samkommunestyret som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/17 Renovasjon Orientering fra Innherred Renovasjon IKS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger Det har vært en del oppmerksomhet i media knyttet til innføringen av tvungen hytterenovasjon. Kontrollutvalgene i begge deltakerkommunene har videre mottatt en henvendelse fra hytteforeningene om dette spørsmålet. Iht. gjeldende samarbeidsavtale for Innherred samkommune ISK, 4.2, er kommunens myndighet og oppgaver etter forurensningsloven overført til Innherred samkommune. Innherred samkommune er imidlertid under avvikling. Forurensningslovens 30 fastsetter at kommunen har plikt til å sørge for at husholdningsavfall blir samlet inn. Kommunen kan dog gi forskrifter om at den kommunale innsamling bare skal gjelde i tettbygd strøk ( ledd), at visse slag husholdningsavfall skal holdes utenfor den kommunale innsamling, og at visse slag avfall skal holdes adskilt. Unntak etter 2. ledd må i så fall være basert på saklige vurderinger - hvor kostnadene ved kommunal innsamling av avfallet blir veid mot risiko og konsekvensene ved forurensning. Kommunen kan organisere avfallshåndteringen på mange ulike måter. Verdal kommune har sammen med en rekke andre kommuner valgt å etablere Innherred Renovasjon IKS - bl.a. for å ivareta sin plikt til å sørge for innsamling og håndtering av husholdningsavfall. Uavhengig av organisasjonsform, og om kommunen kjøper avfallstjenesten eller utøver den selv, må kommunen sikre seg at kommunens plikter ivaretas.

46 Kommunen skal etter forurensningsloven 34 fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Avfallsgebyret skal fastsettes i henhold til selvkostprinsippet, slik at det svarer til de totale kostnadene kommunen påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Med kostnader menes både kapitalkostnader og driftskostnader. Det skal sikres full kostnadsdekning, men kommunen skal ikke ha fortjeneste på slik avfallshåndtering. Kun kostnader ved og inntekter fra lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal inngå i beregningen av avfallsgebyr. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) sine Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-3/14) omhandler hvordan selvkost generelt skal beregnes for kommunale betalingstjenester. For en nærmere redegjørelse for den generelle forståelsen av selvkostprinsippet vises det til disse retningslinjene. Selvkostprinsippet gjelder uavhengig av hvordan tjenesten er organisert, selv om dette kan medføre enkelte praktiske utfordringer. Dersom avfallstjenesten er organisert gjennom andre juridiske selskap eller samarbeidsformer, kjøpes etter åpent anbud i markedet eller gjennom selskap hvor kommunen ikke har eierskap, skal disse kostnadene inngå som en del av kommunens selvkost. Kommunen må sikre at enhetene leverer tilstrekkelig informasjon til å kunne omarbeide og utarbeide et selvkostregnskap som er grunnlaget for fastsettelse av avfallsgebyr. Det er kommunens ansvar å sikre at det utarbeides et selvkostregnskap i tråd med regelverket, og det er kommunen selv som formelt fastsetter avfallsgebyret. I et interkommunalt selskap kan det i selskapsavtalen vedtas at selskapets regnskap skal kunne følge de kommunale regnskapsprinsippene (jf. IKS-lovens 27 om Selskapets regnskap). Dersom dette ikke er vedtatt må IKS-et følge regnskapsloven. Nettokostnadene skal fordeles per kommune etter bruk av tjenesten til IKS-et og ikke basert på eierbrøk. For eksempel skal investeringer som gjøres av et IKS som kommer kun innbyggerne i en eller noen kommuner til gode, dekkes over avfallsgebyret til den/disse kommunene. Det er ikke anledning til å dekke disse investeringene over avfallsgebyret til de kommunene i IKS-et som ikke drar nytte av investeringen. I tillegg til kommunens andel av IKS-ets nettokostnader, skal de respektive kommunenes egne kostnader inkluderes i gebyrgrunnlaget. Dette innebærer at kommunens egne innbyggere kan måtte betale et annet gebyr enn innbyggerne i nabokommunen, selv om kommunene samarbeider i et felles IKS. Det er en lovpålagt oppgave for kommunene å samle inn avfall fra fritidseiendommer på lik linje med annet husholdningsavfall jf. forurensingsloven 30 første ledd. Det innebærer at fritidsboliger også er gebyrpliktige. Gebyret skal dekke kommunenes kostnader forbundet med håndtering av dette husholdningsavfallet og således ikke gjenspeile den faktiske bruk den enkelte hytteeier benytter seg av tilbudet. Det vil være anledning til å fastsette et redusert gebyr, dersom det er forbundet med lavere årlige kostnader å samle inn avfall fra disse hyttene. Det er ikke anledning til å fastsette lavere avfallsgebyr for hytteeiere som har fast bosted i kommunen, enn for hytteeiere som har fast bosted i andre kommuner. Det er heller ikke anledning til å fastsette et høyere gebyr for fritidseiendommer, for på den måten å la hytteeierne i kommunen subsidiere avfallsgebyret til de med permanent bosted i kommunen.

47 Daglig leder i Innherred Renovasjon IKS vil gi en orientering om: Selskapets selvkostberegninger, herunder om prinsippene for fordelingen mellom kommunene o For fastboende og o Hytterenovasjon o Gjeldende bestilling til selskapets revisor mht. kontroll med selskapets selvkostberegninger og praksis Eventuelle vurderinger selskapet har foretatt mht. kommunenes plikter etter Forurensningslovens 30 og det kommunale handlingsrom hjemlet i 2. ledd. Fastsatte mål og måloppnåelse Eventuelle nødvendige endringer i dagens metoder for avfallsinnsamling og avfallshåndtering. Eventuelle nødvendige investeringer Orienteringen gis i møte. Vurdering Kontrollutvalgene i begge deltakerkommunene har mer eller mindre mottatt likelydende henvendelser fra hytteforeningene om dette spørsmålet. Både Levanger og Verdal har selskapskontroll av Innherred renovasjon IKS på listen over prioriterte prosjekter. Håndteringen av selvkost og selvkostberegninger vil være et naturlig tema i denne forbindelse. Det legges opp til at kontrollutvalget, som består av lederskapet i de 2 deltakerkommunene, diskuterer hvorledes en ønsker å forholde seg til de innkomne henvendelser og den planlagte selskapskontroll i Innherred renovasjon IKS - i forkant av behandlingen i de respektive kontrollutvalg. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær