Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 16/71 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Møterom Lidalsbygget Møtedeltakere: Roar Kjerstadmo Jorulf Gumdal Øyvind Engvik Odd Arne Gjengstø Unni Dahl Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roar Kjerstadmo (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 08/16 Referatsaker 09/16 Samarbeid mellom kontrollutvalget og rådmannen 10/16 Orientering om samhandlingsreformen 11/16 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning /16 Orientering om forvaltningsrevisjon 13/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - personalpolitikk og kompetanse 14/16 Årsmelding for kontrollutvalget /16 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/71-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Protokoll - Representantskapet Konsek Protokoll representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS - konstituering. Sammendrag - kommunestyrets overordnede tilsynsansvar Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Representantskapsmøte i Konsek Representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge KS/PWC-rapport om kommunestyrets overordnede tilsynsansvar. 4. Fremlegging og behandling av selskapskontrollrapport om Hamos forvaltning IKS

4 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00 11:30 Møtested: Quality Hotel Panorama Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk Berit Flåmo Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Gunnar Krogstad Aina Bogen Berit Ingeborg By Jon P. Husby John Lernes Arnstein Trøite Kristian Torve Odd Gulbrandsen Forfall: Bjørg Reitan Bjørgvik Jostein Tetlie Pål Sture Nilsen Agdenes kommune Frøya kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Selbu kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Hitra kommune Hemne kommune Klæbu kommune Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Oddlaug Børseth Brekken, styreleder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Sverre B. Midthjell, styremedlem Arkivsak: 16/50 Merknader: 12 av 15 deltakerkommuner, og 87,6 % av stemmene var tilstede og representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ikke merknader til møteinnkalling og sakliste. Jahn Harry Kristiansen, Malvik kommune, og Arnstein Trøite, Selbu kommune, ble valgt til å skrive under protokollen sammen med møteleder. 1

5 2

6 Sak 01/16 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Saken tas til orientering. Behandling: Daglig leder orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 02/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Som nestleder til representantskapet velges: Behandling: Gunnar Krogstad (Melhus) fremmet forslag om Jon P. Husby som leder av representantskapet. Berit Flåmo (Frøya) fremmet forslag om Vibeke Melum som nestleder av representantskapet. Begge forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Som leder til representantskapet velges Jon P. Husby. Som nestleder til representantskapet velges Vibeke Melum. 3

7 Sak 04/16 Ressursbruk KonSek Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet tar saken til orientering. Sak 03/16 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som styremedlemmer til KonSek Midt-Norge IKS velges: Styremedlem: Personlig varamedlem: 4 styremedlemmer 4 varamedlemmer Som styrets leder velges: Som styrets nestleder velges: Valgkomiteens leder Sivert Berg la frem følgende forslag: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Behandling: Det ble votert punktvis over valgkomiteens innstilling. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. 4

8 Vedtak: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Sak 05/16 Regnskap og årsberetning for 2015 Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Sak 06/16 Budsjettforutsetninger/-rammer for Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. 5

9 Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Sak 07/16 Valg av revisor. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Møtet ble hevet 11:30 6

10

11

12 Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar KS FoU-prosjekt nr november 2015

13 2. Sammendrag Sammendrag (norsk) Denne rapporten er utført på oppdrag av KS, og gir en beskrivelse av hvordan kommunestyret utøver sitt overordnede tilsynsansvar i praksis. I tillegg gir den tilrådinger til hvordan egenkontrollen i kommunene kan styrkes, hvordan de kan benytte resultater fra kommunal egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring, og hvordan statlig tilsyn kan reduseres gitt en styrket egenkontroll. Det er tidligere gjennomført studier av den kommunale egenkontrollen. Disse har i hovedsak hatt fokus på kontrollutvalget eller administrasjonssjefens internkontroll. I dette prosjektet har det vært en målsetning å sette kommunestyreperspektivet i fokus. Vi vil påpeke at kommunestyrets utøvelse av tilsynsansvar skjer i et nært samspill med kontrollutvalg og den administrative ledelsen i kommunen. Oppdraget er utført som en kvalitativ undersøkelse med fokusgruppeintervjuer av til sammen 82 politiske og administrative nøkkelpersoner i ni kommuner fordelt på tre fylker. I tillegg har man intervjuet representanter for fylkesmannen. Videre er det gjort dokumentstudier av litteratur med historikk og bakgrunn for problemstillingene, sentrale styringsdokumenter og dokumentasjon vedrørende egenkontroll i casekommunene. Hva er kommunestyrets tilsynsansvar? Kommunestyret har et overordnet tilsynsansvar for all kommunal virksomhet. Tilsynsaktiviteten går under samlebegrepet egenkontroll, og foregår i praksis via to styringslinjer kontrollutvalget og administrasjonsjefen. Kommunestyret velger kontrollutvalget som på kommunestyrets vegne skal føre tilsyn med forvaltningen. Tilsynet skjer eksempelvis gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Han/hun skal videre sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Nå-situasjonen: Hvordan utøver kommunestyret sitt tilsynsansvar i praksis? Kommunestyret utøver formelt sitt tilsynsansvar gjennom behandling av saker fra de to styringslinjene kontrollutvalg og administrasjon. I praksis er det også andre elementer som påvirker omfanget av og kvaliteten på hvordan ansvaret utøves. For å beskrive nå-situasjonen har vi brukt COSO-rammeverket for god virksomhetsstyring og internkontroll, samt læring og kontinuerlig forbedring som et ekstra element. Fokusgruppeintervjuer i ni casekommuner har vist oss at mange kommunestyrer bør øke bevisstheten rundt tilsynsansvaret. Kommunestyrene er relativt passive kravsstillere overfor de to styringslinjene. Tilsynsansvaret settes sjelden tydelig eller systematisk på dagsorden. Man følger formelle regler for organisering av kontrollutvalg, men legger i varierende grad vekt på kompetanse, erfaring og personlige egenskaper hos kontrollutvalgsmedlemmene når disse velges. Det kommuniseres tydelig at opplæringen av kommunestyremedlemmene ikke er god nok, og bør repeteres gjennom valgperioden. Opplæringen av kontrollutvalgsmedlemmer varierer fra kommune til kommune. Kommunestyret er sjelden aktivt deltakende i arbeid med risikovurdering, verken opp mot kontrollutvalg eller administrasjonen. Kontrollutvalgene jobber relativt systematisk med risikoprosessen i forbindelse med overordnet analyse og utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Når det gjelder administrasjonssjefens internkontroll er kommunestyret primært involvert i forbindelse med behandling av tertial- og årsregnskapsrapportering eller i forbindelse med orienteringer om spesifikke saker. PwC Side 5 av 64

14 De færreste av kommunestyrene ser ut til å ha helhetlig oversikt over kontroll- og tilsynsaktivitet i kommunene. Det er i liten grad debatt rundt forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og regnskapsrapportering. Et unntak er Trondheim, som har stor kontrollaktivitet og som bruker mye tid på behandling av sakene i kommunestyret. De fleste casekommunene fremstår for å ha et potensial for å styrke system for eierstyring, m.a. forankre eierstrategi og eiermeldinger i kommunestyret. Kommunerepresentantene uttrykker at de generelt sett opplever at det er god dialog mellom kommunestyre, admininstrasjon og kontrollutvalg. Noen kommuner har etablert uformelle møteplasser mellom ordfører, administrasjonssjef og kontrollutvalgsleder. Dette virker for å være tiltak som har fungert positivt. En tilbakemelding fra flere av kommunestyrerepresentanter er at revisjons- og tilsynsrapporter burde presenteres på en mer folkelig måte, og uten bruk av kompliserte fagterminologier. Rapportering på egenkontrollaktiviteter er mest vanlig gjennom tertialrapportering fra administrasjonen. Det varierer i hvilken grad kontrollutvalgets aktiviteter og statlige tilsyn er inkludert i dette. Flere kommuner gir uttrykk for at de ønsker seg bedre system for å sikre god og rettidig informasjon om vedtaksoppfølging. Forvaltningsrevisjoner ser i varierende grad ut til å ha god læringseffekt. Læringseffekten av statlige tilsyn ser ut for å m.a. henge sammen med metodikk og fokus på læring og veiledning hos den enkelte fylkesmannsavdeling. Kommunestyret og administrative ledere er i varierende grad bevisst på å kommunisere positivt rundt kontroll og tilsyn og å bygge en kultur for læring og kontinuerlig forbering. Hvordan styrke egenkontrollen? Vår overordnede tilråding til kommunestyrene er å utarbeide et «årshjul» med aktiviteter som bør følges opp via tilsynsrollen gjennom hele valgperioden, se figuren under. Ordfører og kontrollutvalgsleder bør ta et spesifikt ansvar for at sakene settes på dagsorden i kommunestyret gjennom valgperioden. Som en del av denne tilrådingen anbefaler vi at man i forbindelse med utredning om ny kommunelov gjør en begrepsavklaring i loven vedrørende innholdet i kommunestyrets tilsynsansvar både det som går på å føre tilsyn med egenkontrollen (administrasjonen og kontrollutvalget), og det som går på å følge opp aktiviteter etter statlig tilsyn. I ny kommunelov bør man preisere kommunestyrets ansvar og plikter på dette område. KS har utformet «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Vi tilrår at kommuner som ikke har satt eierstyring tilstrekkelig på dagsorden starter med å sette seg inn i og følge opp disse anbefalingene. Vi slutter oss til NIBR sine anbefalinger om at det bør utredes hvorvidt forankring av eierskapspolitikken i kommuneplanens samfunnsdel kan være et nyttig grep for å sikre at den blir gjenstand for en bred og helhetlig politisk prosess og behandling. Vi støtter også ideen om at det kan være nyttig å innføre regler om kommuners eierstyring, for eksempel i form av et lovkrav til eiermelding. Vi foreslår videre at Kommunelovutvalget sier noe konkret om at det statlige tilsynet via fylkesmannen skal koordinere sin aktivitet med egenkontrollen i kommunene det vil si både interkontrollaktiveteter i administrasjonen og aktiviteter utført via kontrollutvalget. PwC Side 6 av 64

15 Når det gjelder tilsynsrollen til kommunestyret vil vi spesielt fremheve følgende: - Kommunestyret bør ta aktivt grep og være tydelige premissgivere for kontrollutvalget og administrasjonen. De bør sørge for løpende opplæring innen tema kontroll og tilsyn i styreperioden, ikke kun i folkevalgtopplæringen - Kommunestyret bør evaluere sekretariats- og revisjonsordningene med tanke på om samarbeidspartnerne tilfredsstiller nødvendige kompetansekrav - Kommunestyret bør sørge for en mer helhetlig risikostyring koblet mot prioriterte mål i kommunen - Kommunestyret bør mer systematisk følge opp hvilke kontroll- og tilsynsaktiviteter som foregår gjennom samarbeid med administrasjon og kontrollutvalg - Kommunestyret bør påse at KS anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper følges opp. Fokus bør være på utarbeidelse av eierstrategier og eiermeldinger - Kommunestyre, administrasjon og kontrollutvalg bør sammen sørge for å skape gode kommunikasjonsarenaer der tema tilsyn og kontroll kan diskuteres mer i dybden. De bør vurdere å sette av mer tid til behandling av kontroll- og tilsynssaker i kommunestyremøtene Hvordan bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring? Vi har følgende anbefalinger til hvordan man i større grad kan lykkes med å bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring: - Kommunestyret bør sørge for at man bruker revisjonsmiljø som har relevant erfaring, kompetanse og pedagogiske evner i i forbindelse med forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller - Kommunestyret bør være en pådriver for en lærende og endringsvillig organisasjonskultur, og legge til rette for kunnskapsdeling i og mellom kommuner - Kommunestyret bør utfordre revisjons- og tilsynsmiljø på å styrke den læringsbaserte tilnærmingen, og følge opp, rapportere og evaluere resultat av forbedringsarbeid mer systematisk PwC Side 7 av 64

16 Hvordan kan en styrket egenkontroll i praksis redusere statlig tilsyn? Våre tilrådinger til hvordan man i praksis kan redusere det statlige tilsynet forutsetter at kommunene først har etablert en betryggende egenkontroll. Vi har følgende anbefalinger på dette område: - Myndighetene bør sørge for å etablere forhåndsdefinerte kriterier for kvalitetsvurdering av kommunal egenkontroll. Kommuner som gjennom et slikt system får «bekreftet» god egenkontroll, bør få redusert omfanget av statlige tilsyn etter gitte forutsetninger - Det bør legges færre føringer på hvordan fylkesmannsembetet skal utøve sin tilsynsmyndighet 1, slik at fylkesmannsembetet kan tilpasse tilsynet til egenkontroll-nivået i kommunen og bruke mer tid på veiledende dialog. Det bør etableres eller videreutvikles faglige fora som støtter behovet for mer kompetanse på forvaltningsområdet hos kommunalt ansatte. - Tilsynsmyndigheten ved Fylkesmannen og kommunene bør kommunisere oftere og tydeligere med hverandre for å målrette og koordinere kontroll- og tilsynsaktivitet. Vår undersøkelse har vist at det er variasjoner i hvordan ulike avdelinger hos fylkesmannen oppfattes med tanke på hvordan de opptrer, og i hvilken grad tilsyn oppleves som relevante og lærerike. Fylkesmannen bør utfordres på å implementere beste praksis på tvers av fylker og sektorer. Fullstendig rapport finnes her. 1 Les: Omfanget av landsdekkende tilsyn PwC Side 8 av 64

17 Samarbeid mellom kontrollutvalget og rådmannen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/27-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ønsker å legge vekt på et godt og konstruktivt samarbeid med rådmannen i perioden. Saksutredning Kontrollutvalget har som oppgave å føre tilsyn med kommunens administrasjon. For å kunne gjøre dette på en god måte er det viktig med et konstruktivt samarbeid med rådmannen, som leder for denne, og respekt for hverandres roller. Rådmannen er invitert til å delta i møtet, dele sine erfaringer med og forventninger for samarbeidet med kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å benytte sjansen til en avklaring av forventninger mellom rådmannen og kontrollutvalgets medlemmer, som kan legge grunnlaget for et godt samarbeid i perioden.

18 Orientering om samhandlingsreformen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/27-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelsen tas til orientering. Vedlegg Rapport fra Riksrevisjonen - samhandlingsreformen - sammendrag Saksutredning I sak 1/16, i forrige møte, ble kontrollutvalget forelagt Riksrevisjonens rapport om ressursutnyttelse og kvalitet på tjenester etter gjennomføring av samhandlingsreformen, der det fremkommer flere kritiske bemerkninger til kommunenes arbeid. Kontrollutvalget ba med dette som bakgrunn om en orientering fra Rådmannen om dette arbeidet i Hemne kommune. Oppsummering av Riksrevisjonens konklusjoner ligger vedlagt, mens hele rapporten er tilgjengelig på internett, og lå vedlagt på Ipad til kontrollutvalgets forrige møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget om å ta informasjonen fra Rådmannen til orientering og vurdere behovet for eventuell videre oppfølging.

19 Dokument 3:5 ( ) Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen BAKGRUNN OG MÅL FOR UNDERSØKELSEN Samhandlingsreformen ble iverksatt 1. januar 2012 og har som mål å sikre en bærekraftig helsetjeneste med god kvalitet. Dette målet skal blant annet nås ved at en større del av helsetjenestene ytes av kommune helsetjenesten slik at veksten i bruk av sykehustjenester dempes.? Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om samhandlingsreformen så langt bidrar til å nå overordnede helsepolitiske mål om bedre ressursutnyttelse og tjenester med bedre kvalitet. Funn og anbefalinger Kommunene har tatt over pasienter som tidligere lå ferdigbehandlet i sykehus, men det finnes lite kunnskap om kvaliteten på tjenestene til disse pasientene Kommunene tar imot sykere pasienter med et større behandlingsbehov enn tidligere. Helse- og omsorgs departementet og Helsedirektoratet har imidlertid begrenset kunnskap om hvordan kvaliteten i kommunehelsetjenesten har utviklet seg etter reformen. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet øker kunnskapen om kommunenes helse- og omsorgs tjeneste, blant annet ved hjelp av kvalitetsindikatorer. Kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) benyttes ikke på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonen ØHD-tilbudet er et sentralt virkemiddel som skal bidra til bedre ressursutnyttelse ved at kommunene tilbyr et godt alternativ til sykehusinnleggelse. I mange kommuner erstatter under halvparten av innleggelsene i øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) innleggelse i sykehus. I tillegg er beleggsprosenten ved ØHD-tilbudene lav samlet sett, og helseforetakene mener at mange pasienter som legges inn på sykehus, heller burde vært lagt inn ved ØHD. Totalt antall akuttinnleggelse i spesialisthelsetjenesten og i kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD), Akuttinnleggelser i spesialisthelsetjenesten Akuttinnleggelser i ØHD Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet vurderer hvordan bruken kan bli mer i tråd med intensjonene, både med henblikk på belegg og målgruppe vurderer om det har økonomiske virkemidler som bidrar til at ØHD-tilbudet benyttes i tråd med intensjonene undersøker kvaliteten på tilbudet nærmere. Samarbeidet om pasienter med behov for tjenester fra både primær- og spesialisthelsetjenesten er ikke godt nok Behovet for å utveksle informasjon har økt etter innføringen av samhandlingsreformen. Flere enn halvparten av kommunene opplever at de ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes forventede framtidige utvikling når de skrives ut fra sykehus til videre behandling og oppfølging i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Mange kommuner opplever at de heller ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes samlede funksjonsnivå. Samtidig får mange helseforetak mangelfull informasjon om pasientens funksjonsnivå fra kommunene i forbindelse med at pasienter legges inn på sykehus, og medikamentlistene er ofte ufullstendige. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet vurderer tiltak som kan bedre samarbeidet mellom sykehusene og kommunene, blant annet når det gjelder kvaliteten på informasjonen som utveksles og bruken av individuell plan. Innenfor rus- og psykiatriområdet er ikke tilbudet i kommunene styrket i takt med nedbyggingen av døgnplasser i spesialisthelsetjenesten Antallet heldøgnsplasser til rusbehandling og psykiatri i spesialisthelsetjenesten har blitt redusert med nesten 10 prosent fra 2010 til Denne reduksjonen har ikke blitt kompensert med en tilsvarende styrking av tilbudet i kommunene. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet bidrar til å styrke kommunenes arbeid med pasienter under psykisk helsevern eller rusomsorg. Dette innebærer blant annet å vurdere tiltak som sikrer at denne pasientgruppen får et egnet tilbud fra kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten om oppgave- og ansvarsfordelingen mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten er til strekkelig klargjort for denne pasientgruppen. I hvilken grad har kommunene økt antallet årsverk og kompetansen på rus- og psykiatriområdet etter innføringen av samhandlingsreformen? I svært liten grad I liten grad I noe I stor grad I svært stor grad Flere årsverk Økt kompetanse 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kommunene har i liten grad økt kapasiteten og styrket kompetansen etter innføringen av samhandlingsreformen Få kommuner har etablert forsterkede korttidsplasser til utskrivningsklare pasienter, rehabiliteringsplasser, omsorgsboliger eller langtidsplasser i sykehjem etter innføringen av samhandlingsreformen. Et flertall av kommunene har ikke økt antallet årsverk i hjemmetjenesten eller ved sykehjem nevneverdig. To av tre kommuner har bare i begrenset grad styrket kompetansen blant de ansatte ved sykehjemmene og i hjemmetjenesten i form av ettereller videreutdanning. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet følger opp om planlagte tiltak i tilstrekkelig grad bidrar til å styrke kompetansen i kommunehelsetjenesten.

20 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning 2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/17-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlagte forslag til uttalelse vedtas og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2015 Revisjonsberetning 2015 Årsberetning og regnskap 2015 Saksutredning Årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 skal kontrollutvalget, etter at det blir forelagt revisjonsberetningen, avgi en uttalelse til kommunestyret. Denne skal foreligge for formannskapet tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til denne i sin behandling. Hemne kommune har avlagt årsregnskap og årsberetning for 2015 som ligger vedlagt saken (som egen fil på Ipad). Årsberetningen skal gi opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, samt en del punkter som reguleres i kommuneloven 48 nr. 5 og forskrift. Hemne kommune har de to foregående år hatt problemer med å få avlagt årsregnskap i tide. For 2015 ble fristen fortsatt oversittet noe, men ikke til en slik grad at det har forsinket prosessen ytterligere. Revisor bemerker til sekretariatet at det må anses som en betydelig forbedring fra tidligere. Årsberetningen var avlagt innenfor gjeldende frister. I årsberetningen gir rådmannen sine betraktninger om året som har gått. Rådmannen fremhever at kommunens økonomi fortsatt er stram, men at regnskapet gjøres opp med et mindreforbruk og at målsetningen om å sette av 2,7 millioner til fond har blitt nådd. Ekstraordinære midler til flyktninger, utbetalt etterslep på eiendomsskatt rørledning og god budsjettdisiplin trekkes fram som hovedårsaker til mindreforbruket. Skatteinngangen er betydelig dårligere enn budsjettert. Kommunen har fortsatt et lavt nivå på investeringer, men omfattende investering i Sodin skole er nå besluttet gjennomført. Viktige nøkkeltall fra regnskapet finnes i Økonomisk oversikt på regnskapsdokumentets side 46 og utover. Regnskapet er gjort opp med et negativt brutto driftsresultat på kr , hvilket tilsier at kommunens driftsutgifter har vært noe høyere enn driftsinntektene. Kommunen har jobbet med å redusere driftsunderskuddet over flere år, med stramme økonomiske rammer og god budsjettdisiplin, og er nå i stand til å sette av midler på disposisjonsfond.

21 Regnskapet viser et mindreforbruk på kr I tillegg til at skatteinntektene er betydelig lavere enn budsjettert, er også finansinntektene lavere enn budsjettert. Dette understreker behovet for en stram styring av økonomien. Regnskapet er revidert av kommunens revisor, Revisjon Midt-Norge IKS. I tråd med kommuneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk vurderer revisor om årsregnskapet og årsberetningen er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og om det gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til kommunen per Revisor har med dette som bakgrunn avgitt en såkalt normalberetning. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener årsregnskap og årsmelding gir nødvendig informasjon om kommunens regnskap og drift for 2015 og gir et tilstrekkelig grunnlag for politisk styring. Sekretariatet ser ikke behov for at kontrollutvalget gjør andre særlige påpekninger overfor kommunestyret og kan anbefale at regnskapet godkjennes.

22 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2015 Kontrollutvalget har i møte i sak 11/16 behandlet Hemne kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært administrasjonssjefens avlagte årsmelding med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen, datert I tillegg har ansvarlig revisor og rådmannen orientert kontrollutvalget muntlig om aktuelle problemstillinger under behandlingen. Hemne kommunes driftsregnskap for 2015 er gjort opp med en total ramme til fordeling drift på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kommunen har fortsatt et negativt brutto driftsresultat, men dette er betydelig redusert siden foregående år, og vitner om et betryggende økonomistyring. Kontrollutvalget mener årsmelding med årsregnskap gir nødvendig informasjon om kommunens økonomiske stilling pr og gir tilstrekkelig grunnlag for behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget kan derfor anbefale at regnskap og årsberetning 2015 godkjennes. Kyrksæterøra, 4.mai 2016 Roar Kjerstadmo Leder av kontrollutvalget

23

24

25 Orientering om forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode Arkivsaknr 16/75-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelsen tas til orientering. Saksutredning Forvaltningsrevisjon er en form for evaluering av offentlige tjenester, som kommunen i henhold til kommuneloven skal gjennomføre årlig. Det er kontrollutvalgets oppgave å sørge for at dette skjer. Utvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon kan deles inn i flere faser: 1. Utarbeide en overordnet analyse. Dette er en analyse av kommunens organisasjon og tjenester, som utføres av kontrollutvalgets sekretariat som et grunnlag for arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. I analysen identifiseres områder der det er risiko for manglende måloppnåelse, manglende etterlevelse av lover og regler, mangler i tjenesteutføringen eller lignende. 2. Lage plan for forvaltningsrevisjon hvert annet år. Planen utarbeides i forlengelsen av den overordnede analysen og består av forslag til tema for forvaltningsrevisjon i kommende toårsperiode. Planen vedtas av kommunestyret. 3. Bestille forvaltningsrevisjon forløpende. En ramme på tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon nedfelles i årlige avtaler med Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget fatter vedtak om bestilling av konkrete prosjekter innenfor den tilgjengelige rammen, basert på plan for forvaltningsrevisjon. Vanlig praksis er at kontrollutvalget blir forelagt et forslag fra revisjonen til nærmere innretning på et senere møte. Kontrollutvalget vedtar ressursramme og leveringsfrist for hvert prosjekt. 4. Behandle rapporter fra forvaltningsrevisjon og rapportere til kommunestyret fortløpende. Revisjonen legger fram rapporter fra forvaltningsrevisjon for kontrollutvalget som kommer med innstilling til kommunestyret. 5. Følge opp at kommunestyrets vedtak blir iverksatt. Kommunestyrevedtak om forvaltningsrevisjon kan inneholde pålegg om oppfølging til rådmannen. Kontrollutvalget skal følge med at dette blir gjennomført, som regel gjennom en rapportering fra rådmannen om oppfølgingen.

26 Anna Ølnes, faglig leder for forvaltningsrevisjon i Revisjon Midt-Norge IKS, vil orientere nærmere om forvaltningsrevisjon i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget om å ta informasjonen med seg videre.

27 Rapport fra forvaltningsrevisjon - personalpolitikk og kompetanse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/75-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmannen: Vurdere muligheter for ressursutveksling for å gjøre skolene mindre sårbare ved f.eks. fravær. Legge til rette og bevisstgjøre ansatte på avviksrapportering. Ha jevnlig gjennomgang av og bevisstgjøring om varslingsbestemmelsene. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget og kommunestyret om eventuelle iverksatte tiltak innen utgangen av Vedlegg FR-rapport - Kompetanseutvikling og personalorganisering Saksutredning I plan for forvaltningsrevisjon var Personalpolitikk og kompetanse trukket fram som prioritert område nummer 2. På bakgrunn av dette vedtok kontrollutvalget i sak 14/15 å bestille forvaltningsrevisjon med fokus på personalpolitikk og kompetanse. Innretning på prosjektet ble ytterligere konkretisert i prosjektplan lagt frem av Revisjon Midt-Norge for kontrollutvalget i sak 18/15. Kontrollutvalget satte av en ramme på 300 timer, med levering innen Revisjon Midt-Norge leverte rapporten "Kompetanseutvikling og personalorganisering" som svar på kontrollutvalgets bestilling. Om rapporten I tråd med det som ble skissert i prosjektplanen har rapporten fokus på problemstillinger innenfor sektorene skole og helse- og omsorg. Revisor tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Er kommunen i stand til å ivareta nødvendig kompetanse kompetanse i skole- og omsorgsektorene? 2. Er personalressursene i oppvekst- og omsorgsektorene organisert i tråd med gitte forutsetninger om arbeidstid? 3. Ligger det til rette for oppfølging av avvik og kritikkverdige forhold? Innenfor den første problemstillingen har revisor hatt fokus på kommunens tiltak for å rekruttere og beholde kompetanse, samt å sørge for nødvendig kompetanseutvikling hos de ansatte.

28 Innenfor skoleområdet er det revisors vurdering at Hemne kommune i all hovedsak har riktig kompetanse i tråd med opplæringsloven på det faste personalet, og har klart å beholde og utvikle kompetanse i realfag og norsk i tråd med nasjonale målsetninger. Det er imidlertid en utfordring å få tilgang på vikarer med tilstrekkelig kompetanse. Vinjeøra skole har i større grad enn Sodin og Svanem hatt utfordringer med rekruttering. Med få ansatte er man sårbar for slike problemer. Kommunen har etter revisors vurdering god tilgang på fagarbeidere innen helsefag, også med høgskoleutdanning. Revisor trekker fram en satsing på styrking av seksjons- og faglederkompetanse som positivt. Revisor peker imidlertid også på rekrutteringsutfordringer innenfor pleie og omsorg, og at ting tyder på at det kan bli en større utfordring å rekruttere sykepleiere i tiden framover. Kommunen har et samarbeid med nabokommunene for å bedre tilgangen på sykepleiere. Etter revisors vurdering har kommunen en målrettet satsing på kompetanseutvikling innen sektoren, men det er en utfordring at det er et visst misforhold mellom kommunens behov og de ansattes motivasjon for å ta utdanning på enkelte områder. Både på skole- og helse- og omsorgsområdet foreligger det strategiske kompetanseplaner. Innenfor problemstilling to har revisor sett på organiseringen av personalressursene målt opp mot arbeidsmiljøloven og avtaleverket mellom partene i arbeidslivet. Revisor vurderer det slik at kommune har inngått arbeidstidsavtaler ved skolene og innen pleie og omsorg som er i tråd med lov og avtaleverk. Skolene har arbeidsplaner som tydelig får frem kravene til arbeidstid, og det er egne avtaler om forskjellige former for turnus innen pleie og omsorg. Å oppnå målsetninger om høyere stillingsandeler, fortrinnsvis heltidsstillinger, har vært en utfordring for kommunen, særlig innenfor pleie og omsorg. Etter revisors vurdering har det vært jobbet for å legge til rette for høyere stillingsandeler, men dette har vært utfordrende, og ansatte har delvis gått tilbake til lavere stillingsandeler. Hemne kommune har ikke hatt unormalt høyt sykefravær de siste årene, men sykefravær skaper utfordringer med å ha riktig kompetanse til enhver tid, særlig på enheter med få ansatte. Innenfor skolesektoren har det vært vanskelig å skaffe vikarer med riktig kompetanse, mens kommunen innenfor pleie og omsorg har gode erfaringer med bruk av vikarbyrå. Revisor vurderer at kommunen har system og kompetanse som fungerer godt for å overholde lovpålagt og avtalt arbeidstid. Revisor merker seg imidlertid at brudd på arbeidstidsbestemmelsene likevel kan finne sted. Revisor påpeker også at kommunen ikke sjekker hvorvidt vikarer også arbeider for andre arbeidsgivere, noe som kan utgjøre en risiko for feil og avvik overfor brukere ved for lange arbeidsperioder. Innenfor den tredje problemstillingen har revisor sett på kommunens systemer for avvikshåndtering og varsling. Hemne kommune har et felles system for varsling av avvik innen alle kommunens tjenester. Revisor konkluderer med at dette gir oversikt over eventuelle lovbrudd og andre avvik, og at betydningen av avviksrapportering er synliggjort overfor ledere og ansatte. Revisor viser likevel til at en del av informasjonen tyder på at avviksrapporteringen ikke følges opp konsekvent. Det er blant annet et utfordring at ikke alle ansatte har IT-verktøy til å kunne registrere avvik med seg hele arbeidsdagen, og at det ikke er entydig hvordan avvik skal

29 klassifiseres. Revisor konkluderer med at Hemne kommune har et system for varsling i tråd med arbeidsmiljøloven. Revisor stiller likevel spørsmål ved om ikke omfattende fokus på forsvarligheten i varsling hever terskelen for å varsle. Revisor har på grunn av få varslingssaker blant de som har vært intervjuet ikke kunnet vurdere hvorvidt systemet fungerer etter hensikten. På bakgrunn av vurderingene i rapporten anbefaler revisor å: Se på muligheter for ressursutveksling for å gjøre skolene mindre sårbare ved f.eks. fravær. Legge til rette og bevisstgjøre ansatte på avviksrapportering. Ha jevnlig gjennomgang av og bevisstgjøring av varslingsbestemmelsene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener rapporten dokumenterer viktige deler av Hemne kommunes arbeid med kompetanse og personalhåndtering på en god måte, og viser at kommunen har høy bevissthet om sentrale utfordringer. Revisors anbefalinger er utviklingspunkter rådmannen bør ta med seg videre. Sekretariatet foreslår derfor at kommunestyret ber rådmannen om å følge opp disse og rapportere om eventuelle iverksatte tiltak.

30 Årsmelding for kontrollutvalget 2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/74-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmelding for 2015 vedtas og legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Årsmelding for kontrollutvalget 2015 tas til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget 2015 (utkast) Saksutredning I henhold til kommuneloven skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid, jf. 77 pkt. 6. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året gjennom saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta årsmelding for 2015 og legge denne fram for kommunestyret med eventuelle endringer utvalget måtte finne nødvendig.

31 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2015 Administrativt utkast Hemne

32 1 Mandat og sammensetning 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er et lovpålagt organ med hjemmel kommuneloven 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Det overordnede ansvaret for kontroll ligger til kommunestyret, men kontrollutvalget ivaretar den løpende kontrollen på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalget skal bidra til at Hemne kommune ivaretar sine oppgaver overfor sine innbyggere på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til tillit mellom innbyggerne og kommunen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret kan fastsette egne retningslinjer for kontrollutvalgets arbeid. Kommunestyret i Hemne vedtok i sak 97/12 Reglement for Hemne Kontrollutvalg. Dette reglementet ligger til grunn for kontrollutvalgets arbeid. 1.3 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget i Hemne kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskap, driftsutvalg og andre kommunale nemnder med beslutningsmyndighet. Kontrollutvalgets leder bør velges etter forslag fra opposisjonspartiene i kommunestyret. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. Før kommunestyretvalget i 2015 bestod kontrollutvalget av følgende medlemmer med personlige varamedlemmer: Geir Rostad HL Leder Willy Merkesnes Varamedlem Eldbjørg Røstvold Sp Nestleder Bjørn Erik Hageskal Varamedlem Erik Snekvik H Medlem Rune Stavaas Varamedlem Kristin Kjønsvik Ap Medlem Asbjørn Åsmul Varamedlem Jorulf Gumdal Ap Medlem Per Erik Bjerksæter Varamedlem Nytt kontrollutvalg ble valgt på konstituerende møte i kommunestyret i sak 73/15. Det ble i etterkant klargjort at flere av de valgte medlemmene og varamedlemmene ikke var valgbare. Det ble derfor gjennomført nyvalg av kontrollutvalg i kommunestyrets sak 107/15. Utvalget består etter dette av følgende medlemmer, med felles varaliste i rekkefølge:

33 Roar Kjerstadmo H Leder Halvard Løseth 1. Varamedlem Jorulf Gumdal Ap Nestleder Erlend Liabø Sandvik 2. Varamedlem Øyvind Engvik Sp Medlem Bjarne Sæther 3. Varamedlem Odd Arne Gjengstø Ap Medlem Asbjørg Sæterbø 4. Varamedlem Unni Dahl Ap Medlem Anne Steigedal Steinveg 5. Varamedlem Asbjørn Åsmul 6. Varamedlem Minst ett medlem av kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven 77 nr ledd være medlem av kommunestyret. Øyvind Engvik ivaretar dette. 1.4 Likestilling Kontrollutvalget består etter valget av 4 menn og 1 kvinne, valgt ved avtalevalg. Dette tilfredsstiller ikke lovkrav om likestilling mellom kjønnene i kommuneloven 38a nr Kontrollutvalgets virksomhet 2.1 Saksbehandling I tråd med kommuneloven ble kontrollutvalgets møter avholdt for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Kontrollutvalget lukker dørene kun i saker der det behandles opplysninger underlagt lovbelagt taushetsplikt eller andre forhold etter kommuneloven 31. Ordfører og revisor har møterett i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt 4 møter og behandlet 23 saker i Det ble ikke avviklet møter mellom kommunevalget og utgangen av året, i påvente av et lovlig valgt kontrollutvalg. Det forelå ikke saker i denne perioden av en slik at det ble vurdert som nødvendig for kontrollutvalget å tre sammen. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal forestå bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget avgav i 2015 en uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap for 2014, basert på fremlagte regnskapsdokumenter og beretning fra kommunens revisor Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalget mener årsmelding med årsregnskap ga nødvendig informasjon om kommunens økonomiske stilling pr og ga tilstrekkelig grunnlag for behandling i kommunestyret. Årsregnskap skal avlegges innen 15.februar og årsmelding innen 31. mars, jf ledd i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommunen. Kommunen var for regnskapsåret 2014 vesentlig forsinket med regnskapsavleggelsen for andre år på rad. Dette er betydelig forbedret for regnskapet. 2.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer

34 for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum én gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer. Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret i sak 13/14. Denne planen ble lagt til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet i Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode hadde tre prioriterte prosjekter: 1. Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen. 2. Personalpolitikk og kompetanse 3. Internkontroll og styring. Planen skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Kontrollutvalget er av den oppfatning at prosjektområdene som fremheves i planen fremstår som nyttige og aktuelle for kommunestyrets virksomhet. Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret Forvaltningsrevisjon Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen Kontrollutvalget fikk fremlagt rapport fra forvaltningsrevisjon om saksbehandling i pleie og omsorg i sak 8/15. Rapporten ble lagt frem for kommunestyret som fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret er tilfreds med at rapporten viser at det innenfor pleie og omsorg er lagt til rette for god saksbehandling og at denne er i tråd med god forvaltningsskikk. 2. Kommunestyret ber rådmannen påse at det fattes enkeltvedtak for tildeling av trygde- og omsorgsboliger i tråd med gjeldende regelverk. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for rapportering om saksbehandlingstider, og vurdere å innføre indikatorer for dette i kommunens system for balansert målstyring der det er relevant. 4. Kommunestyret ber rådmannen rapportere til kontrollutvalget om gjennomføring av dette senest innen utgangen av året. Rådmannen rapporterte til kommunestyret om oppfølging av rapporten i notat av Rådmannen gir følgende tilbakemelding: Pkt 2 i vedtaket: Innføring av enkeltvedtak ved tildeling av omsorgsboliger. Tiltaket er gjennomført ved at det fattes enkeltvedtak. Pkt 3 i vedtaket: Det er lagt inn måleindikator i BMS: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid på søknad om po- tjenester. Målepunkt 30/6 og 31/12. Kommunestyrets vedtak anses dermed å være fulgt opp. 2.4 Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Det er ikke levert rapporter innen selskapskontroll i 2015, men kontrollutvalget har gjennom året jobbet med samarbeid om selskapskontroll av Hamos Forvaltning IKS, først bestilt i sak 28/14. Denne selskapskontrollen gjennomføres i samarbeid mellom kontrollutvalgene i 7 av eierkommunene. Rapporten skal leveres innen , og vil bli lagt frem for kommunestyret i løpet av våren 2016.

35 2.5 Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om dette dersom det skulle fremkomme forhold som gjør dette nødvendig. Dette har ikke vært vurdert nødvendig i Kontrollutvalget har i 2015 blant annet blitt orientert om saksbehandling i forbindelse med tildeling av boligtomter, der rådmannen på eget initiativ har valgt å stramme inn praksis. 2.6 Samarbeid og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. 3 Ressurser Kommunestyret er pliktig å stille nødvendige ressurser til rådighet for kontrollutvalgets virksomhet, herunder et sekretariat. 3.1 Sekretariatstjenester Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek). Konsek ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til kontrollutvalget i Hemne. Konsek bistår kontrollutvalgene i 14 kommuner samt Sør-Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Videre utfører Konsek oppgaver på vegne av kontrollutvalget. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 3.2 Revisjonstjenester Hemne kommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN). RMN ble stiftet i 2005 og er eid av Sør-Trøndelag Fylkeskommune samt 14 kommuner, deriblant Hemne kommune. RMN utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet for 2015 ble gjennomført innenfor tildelte ressursrammer. Endelig honorar ble noe lavere enn i kontrollutvalgets budsjettforslag. 3.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Totalt hadde kontrollutvalget i 2015 et budsjett på kr, og regnskapsførte utgifter per på kr Av dette har kr gått til sekretariatstjenester og kr til revisjon er regnskapsført til kontrollutvalgets egen virksomhet. Dette er i all hovedsak møtegodtgjørelse og utgifter til gjennomføring av møter, og mindreforbruk skyldes i hovedsak lavere kostnader enn budsjettert til reise, kurs og opplæring samt tapt arbeidsfortjeneste.