Fitjar kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Fitjar kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: avtalt møterom, Øvrebygda skule Dato: Tidspunkt: 14:30 Ved starten av møtet vil kontrollutvalet få ei kort orientering om Øvrebygda skule v/rektor Sigbjørn Aarland. Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Nygard tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Svein Malvin Marås kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 35/16 PS 36/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 37/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /202 PS 38/16 Plan for selskapskontroll for perioden /203 PS 39/16 RS 17/16 Referatsaker Vedtak i kommunestyret vedr. Selskapsoversikt /203 PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 41/16 PS 42/16 PS 43/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Fitjar kommune 2014/ /205 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 PS35/16Godkjenningavinnkallingogsaksliste PS36/16Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte -3-

4 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 37/ Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføra ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn fatta kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 43/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Fitjar kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -4-

5 Side 2/3 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten I kontrollutvalet sitt møte , sak PS 6/16 vart det gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste utvalsmøte Prosess Deloitte har i sitt analysearbeid m.a. gjennomført dokument- og statistikkanalyse, spørjeundersøking for administrative leiarar og kommunestyret. Intervju med administrative og politiske leiarar og prosessmøte med kontrollutvalet. Det er difor gjort eit godt grunnlagsarbeid for utarbeiding av analyse som ligg til grunn for forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Det er gjennomført to prosessmøte med kontrollutvalet. I møtet vart det sett fokus på risikovurdering, og i møtet var det vesentlighetsvurdering som vart lagt vekt på. I prosessmøte 2 vart det også gjort ei førebels prioritering av dei viktigaste område det kan vera aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon innan. Analysegrunnlag for plan for forvaltningsrevisjon blei lagt fram i kontrollutvalet sitt møte Utkast til overordna analyse er meint som underlagsmateriale i samband med utveljing av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fitjar kommune, og skal i første rekke vera eit arbeidsdokument for kontrollutvalet. Det føreligg no utkast til plan for forvaltningsrevisjon. Denne skal gjennomgåast av kontrollutvalet og føreslåtte prosjekt skal prioriterast. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal vidare til kommunestyret som fattar endeleg vedtak. Drøfting Det går fram at denne planen gjeld i perioden Planen skal utarbeidast innan året etter kommunevalet. Ved utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon er det viktig å fokusera på vesentlighet og risiko. I omgrepet risiko- og vesentlighetsvurderingar ligg at det skal verta gjort ei vurdering av på kva område av kommunen si verksemd det er risiko for vesentlege avvik i høve dei vedtak, føresetnader og mål som er sett for verksemda. Gjennom arbeid med analyse og plan har ein vore innom ei rekke område som kan vera aktuelle for framtidige forvaltningsrevisjonar. Det er gjort framlegg om å sette opp fem av områda i prioritert rekkefølgje. Dei resterande områda vert sett i ei uprioritert gruppe. Kontrollutvalet må ut frå dette ta stilling til om dei er einige i forslag til prioritering som no ligg føre. I gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i Fitjar kommune som vart utarbeidd i 2012, vart det delegert til kontrollutvalet å gjera endringar, definera og avgrensa prosjekt, slik forskrift om kontrollutval opnar for. Dette vert tilrådd vidareført av praktiske omsyn, bl.a. for å kunna ta omsyn til ny aktualitet, utan å gå vegen om ein ny planprosess. Kontrollutvalet skal senda forvaltningsrevisjonsrapportar over til kommunestyret for endeleg handsaming, etter kvart som innstilling føreligg frå utvalet. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar ligg til sekretariatet og kontrollutvalet. Mellom anna vert gjennomførte forvaltningsrevisjonar følgt opp i kontrollutvalet si årsmelding. Årsmelding er rekna som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. -5-

6 Side 3/3 Konklusjon Utkast til plan for forvaltningsrevisjon som ligg føre er eigna for at kontrollutvalet kan innstilla til endeleg prioritering av prosjekt i planen. Kontrollutvalet står fritt til å gjera endringar innafor forslag til plan, endra på rekkjefølgje når det gjeld prioriteringar, trekka frå eller legga til prosjekt i planen. Etter at kontrollutvalet har gjort sine prioriteringar skal planen fremjast for kommunestyret. Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Overordna analyse forvaltningsrevisjon for perioden

7 Fitjar kommune Plan for forvaltningsrevisjon Oktober

8 -8- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

9 Innhald 1 Innleiing Krav til forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Risiko- og vesentleganalyse 6 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gruppe 1 prioriterte prosjekt Gruppe 2 uprioriterte prosjekt 7 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Framgangsmåte Gjennomføring og rapportering

10 -10- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

11 1 Innleiing 1.1 Krav til forvaltningsrevisjon Ifølgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. 1 Det er revisor som utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet. Forskrift om revisjon 7 om forvaltningsrevisjonen sitt innhald: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 1.2 Plan for forvaltningsrevisjon Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal gå fram av ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalet 2 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar

12 1.3 Risiko- og vesentleganalyse Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen har vore å framskaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Den overordna analysen skal avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til kor sannsynleg det er og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko blir vurdert innanfor alle av kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen er det utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet har vurdert dei ulike områda opp mot kvarandre for å avgjere kva områder dei meiner det er mest vesentleg å undersøke. 3 Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt leiing og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse. Prosessmøte i kontrollutvalet. Spørjeundersøking til tilsette i kommunen. Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen. Informasjon som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i kommunen. Analysen er samla i eit analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 3 For en nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengeleg på

13 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Under er forvaltningsrevisjonsprosjekta presentert i prioritert rekkefølge. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper: ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Kor mange prosjekt som vil bli gjennomført i perioden avhenger av kontrollutvalet sitt budsjett og omfanget til prosjekta. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2.1 Gruppe 1 prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekt Tema 1 Forvaltningsrevisjon av internkontroll System og rutinar Risikovurderingar Avvikssystem 2 Forvaltningsrevisjon av tilpassa Regeletterleving opplæring og spesialundervisning Samhandling Erfaringsdeling 3 Forvaltningsrevisjon av økonomirådet System og rutinar Kapasitet og kompetanse 4 Forvaltningsrevisjon av plan- og Regeletterleving byggesakshandsaming Sikring av gebyrinntekter Fristetterleving System og rutinar Kompetanse og kapasitet 5 Forvaltningsrevisjon av System og rutinar vedtaksoppfølging Rapportering Oversikt 2.2 Gruppe 2 uprioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekt Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltning Forvaltningsrevisjon av forsvarleg system i grunnskulen 7-13-

14 Forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelsetenesta Forvaltningsrevisjon av demensomsorgen Forvaltningsrevisjon av flyktningtenesta Forvaltningsrevisjon av personal og bemanning Forvaltningsrevisjon av samfunnstryggleik og beredskap Forvaltningsrevisjon av økonomistyring for eining oppvekst Forvaltningsrevisjon av barnehageområdet Forvaltningsrevisjon av arbeid med psykisk utviklingshemma Forvaltningsrevisjon av landbruk Forvaltningsrevisjon av driftseininga Dersom kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføre ein forvaltningsrevisjon, eller kontrollutvalet gjer risiko- og vesentlegvurderingar som tilseier at andre område bør prioriterast, kan kontrollutvalet avvike frå vedteke plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalet finn det føremålstenleg kan plan for forvaltningsrevisjon rullerast i løpet av perioden

15 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 3.1 Framgangsmåte Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Moglege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet saman med revisjonen avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Før ein forvaltningsrevisjon startast opp, skal kontrollutvalet godkjenne ein prosjektplan som skildrar korleis prosjektet skal gjennomførast. 3.2 Gjennomføring og rapportering Revisjonen vil alltid starte ein forvaltningsrevisjon med å sende eit oppstartsbrev med informasjon om prosjektet til rådmannen. Rapporten vil også bli sendt til høyring til rådmannen før den blir lagt fram for kontrollutvalet. Etter at kontrollutvalet har handsama rapporten blir det utarbeidd ei innstilling som blir oversendt kommunestyret saman med rapporten. Det er kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sitt vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. 4 Normer og standardar som forvaltninga blir vurdert opp mot (vedtak, regelverk, mål) 9-15-

16 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -16-

17 Fitjar kommune Overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon Oktober

18 «Overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon» Oktober 2016 Analysen er utarbeidd for Fitjar kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited -18-

19 Innhald 1. Innleiing 4 2. Oversikt over identifiserte risikoområde 7 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidlegare forvaltningsrevisjonar 20 Vedlegg: Statistikk

20 1. Innleiing Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for For at kontrollutvalet sin nye plan skal spegle dei viktigaste områda i kommunen der det er behov for forvaltningsrevisjon, har Deloitte gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering (overordna analyse) av verksemda til kommunen. I prosessen med den overordna analysen har det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet administrasjonen og politiske organ. Analysen er av overordna karakter, og i stor grad basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og spørjeundersøking er bare i avgrensa grad verifisert av kommunen i denne analysen. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan følgast opp/undersøkast i ein forvaltningsrevisjon dersom kontrollutvalet og kommunestyret vedtar dette. 1.1 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon I forskrift om kontrollutval 10 går det fram at: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det er også eit krav om at planen skal vere basert på ei overordna risiko- og vesentlegvurdering: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den overordna analysen skal avdekke indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til sannsynet for og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko bør vurderast innanfor alle kommunen sine vesentlege tenesteområde. På bakgrunn av denne risikoanalysen blir det utarbeidd forslag til forvaltnings-revisjonsprosjekt. Det er kontrollutvalet må avgjere kva prosjekt dei ønskjer å prioritere i sin plan for forvaltningsrevisjon. I regelverket går det fram at kontrollutvalet skal sjå til at verksemda blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er ansvarleg for å bestille forvaltningsrevisjon av revisjonen. Bestilling av prosjekt for forvaltningsrevisjon skal som hovudregel ta utgangspunkt i utarbeidd plan for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av kommunestyret. 4 Føremålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon. -20-

21 I kommunelova 77 er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnader. Tema for forvaltningsrevisjon kan bl.a. vere å (jf. forskrift om revisjon 7): vurdere om forvaltninga bruker ressursar til å løyse oppgåver som samsvarar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader vurdere om forvaltninga sin ressursbruk og verkemiddel er effektive for å nå måla som er satt på området vurdere om regelverket blir etterlevd vurdere om forvaltninga sine styringsverktøy og verkemiddel er hensiktsmessige vurdere om saker frå administrasjonen til dei politiske organa er tilstrekkeleg utgreidde vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådd I praksis har kontrollutvalet stor fridom til å definere korleis prosjekta skal utformasts gjennom føremål og problemstillingar. Forvaltningsrevisjon kan gjennomførast innanfor alle tenesteområda i kommunen. Men i følgje forskrifta skal gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skje i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Det skal også etablerast revisjonskriterium for det enkelte prosjekt. 1.2 Metode for gjennomføring av overordna analyse Dokumentanalyse Dokumenta som er gjennomgått er i hovudsak informasjon frå Fitjar kommune si heimeside, årsmelding 2015, budsjett 2016 og økonomiplan Statistikk Offentleg statistikk er henta frå KOSTRA, og viser tal frå tenesteområda som er gjennomgått i analysen. KOSTRA gjer det mogleg å samanlikne tall som gjeld for kommunen med gjennomsnittet for andre kommunar av liknande storleik (kommunegruppa) og for landet Intervju Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen. Vi har gjennomført intervju med rådmann, assisterande rådmann, helse og sosialsjef, skule og oppvekstsjef, sjef for plan og utvikling og økonomisjef. Av politiske leiarar har vi intervjua ordførar, varaordførar og tre gruppe-/utvalsleiarar Spørjeundersøking Det er sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til einingsleiarar i kommunen (som ikkje blei intervjua). Spørjeundersøkinga blei sendt ut til 15 leiarar og vi fekk svar frå ti leiarar innan fristen (67 prosent). Det er også sendt ut ei spørjeundersøking til åtte hovudtillitsvalte og hovudverneombod. Fire av desse har svart på undersøkinga, noko som utgjer 50 prosent. I spørjeundersøkinga blei det mellom anna stilt spørsmål om kva område i kommunen ein meiner det er knytt særskilt risiko til

22 1.2.5 Prosessmøte i kontrollutvalet Innleiingsvis i prosessen blei det gjennomført eit risikospel i kontrollutvalet der det ble gjort ei systematisk vurdering av risiko innanfor dei ulike tenesteområda i kommunen. Informasjonen frå prosessmøtet er tatt inn som ein del av datagrunnlaget for rapporten. 1.3 Lesarrettleiing Innspela som er samla inn i samband med den overordna analysen er systematisert og framstilt i dette dokumentet. Dokumentet er meint som eit grunnlag for kontrollutvalet for å velje ut og prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekt. Risikovurderingane og forslag til prosjekt er basert på ein overordna gjennomgang av kommunen sine tenesteområde. I kapittel 2 presenterer vi oversikta over identifiserte risikoområde som er eit resultat av undersøkinga vi har gjort i samband med analysearbeidet. Risikovurderingane dannar grunnlag for forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekta blir presentert i kapittel 3. Forslaga til prosjekt er ikkje presentert i prioritert rekkefølge. Prioritering og val av prosjekt skal kontrollutvalet gjere. Kontrollutvalet står også fritt til å legge til og/eller ta vekk prosjekt i forhold til lista som her er presentert. Endeleg prioritering av prosjekt blir framstilt i plan for forvaltningsrevisjon , som skal leggast fram for kommunestyret. I kapittel 4 presenterer vi ei oversikt over tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar. KOSTRA-tala vi har gjennomgått er lagt ved som vedlegg til rapporten

23 2. Oversikt over identifiserte risikoområde På bakgrunn av innsamla og analysert informasjon vil vi i dette kapittelet oppsummere og vurdere risiko for manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving og effektivitet som er identifisert innan dei respektive områda i Fitjar kommune som er gjennomgått. Risikonivå er i tabellane nedanfor farga med raudt som representerer høg risiko eller gult som representerer middels risiko: Tabell 1 Fargesymbol Fargesymbol Skildring av vurdering av risiko «Høg risiko» På område som er merka med raudt meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan vere høg risiko for anten manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving eller effektivitet. Vurdering av årsak (sannsynlegheit) og verknad (konsekvens) gjev grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. «Middels risiko» På område som er merka med gult meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan vere middels risiko for anten manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving eller effektivitet. Vurdering av årsak (sannsynlegheit) og verknad (konsekvens) gjev grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. Det er viktig å påpeike at risikovurderingane er skjønnsmessige, og vurderingar er basert på føreliggande informasjon. Kontrollutvalet kan vurdere risikoen knytt til dei ulike områda som forskjellig frå det som er foreslått her. Det er derfor kontrollutvalet som til slutt skal vurdere og prioritere dei ulike områda, og avgjere rekkefølga for forvaltningsrevisjonsprosjekt i den planen som blir lagt fram for kommunestyret. Vi vil understreke at ikkje all informasjon som går fram er verifisert av kommunen, og bør derfor ikkje nyttast som fakta utan at ytterlegare undersøkingar er gjennomført

24 2.1 Bakgrunn Organiseringa til Fitjar kommune går fram av organisasjonskartet nedanfor. Figur 1: Organisasjonskart, Fitjar kommune. 2.2 Sektorovergripande område Økonomi Det går fram av Fitjar kommune si årsmelding for 2015 at rekneskapen viser eit vesentleg betre økonomisk resultat enn året før. Kommunen har både positivt driftsresultat og eit mindreforbruk, etter eit svakt resultat i Brutto driftsresultat i 2015 var kr. 9,3 mill. mot kr. 1,1 mill. i Netto driftsresultat i 2015 var på kr. 5,8 mill. i 2015, mot kr. -3,7 mill. i Årsmeldinga for Fitjar kommune viser at sentraladministrasjonen i 2015 hadde eit mindreforbruk på NOK. Dette er knytt opp mot ei rekke mindre postar, mellom anna redusert innkjøp m.m. Vidare går det fram at tenesteområdet for skule og barnehage også hadde eit mindreforbruk på , mot eit meirforbruk på i Det positive avviket skuldast i hovudsak mindre kostnader til pensjon i Statens pensjonskasse. Kommunen hadde høgare kostnader til private barnehagar og styrka tilbod enn budsjettert. Statstilskotet til vaksenopplæring for innvandrarar blei vesentleg høgare enn venta, mellom anna grunna mottak av flyktningar. I undersøkinga blir det peika på at kommunen til no ikkje har hatt tilstrekkeleg med rutinar på økonomiområdet, men at kapasiteten i økonomiavdelinga i kommunen nyleg er styrka Personal- og ressursforvaltning Det går fram av undersøkinga at det har vore ei utfordring i kommunen å rekruttere riktige folk med riktig kompetanse. Kommunen er liten, og det er særleg utfordrande å finne kompetente folk til m.a. rusområdet. Det har også vore utfordringar med rekruttering av lærlingar, og kommunen har ikkje lukkas i å rekruttere nok lærlingar til dei ulike tenestene. Det blir vidare peika på at arbeidet med oppfølging av arbeidsavtalar ikkje har vore bra nok. Det har vore mykje sjukefråvær i personalavdelinga og det har vore utfordrande å finne vikarar Innkjøp Fitjar kommune er ein del av Sunnhordaland interkommunale innkjøpsforum, som er eit samarbeid på innkjøpsområdet mellom kommunane Stord, Bømlo, Fitjar, Kvinnherad og Tysnes

25 Stord er vertskommune for ordninga. Den enkelte kommune i samarbeidet har i tillegg oppnemnt ein særskilt innkjøpsansvarleg som er medlem av det felles innkjøpsforumet. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til kommunen sine innkjøpsavtalar. Det blir peika på at desse avtalane ikkje alltid er gunstige, og at kommunen bør gjere ein gjennomgang av desse avtalane Informasjonstryggleik Det går fram av Fitjar kommune sitt budsjett og økonomiplan 1 at IKT-systemet i kommunen har hatt fleire alvorlege driftsavbrot i løpet av Dette har gitt ein auke i kostnader, og kommunen har investert i ny serverpakke som skal hindre uføresette hendingar i I undersøkinga går det fram at IT-systema i kommunen ikkje er gode nok med tanke på brukarvennlegheit og tryggleik. Kommunen sitt IT-system er gamaldags, og dette går ut over effektivitet og kundehandsaming. Det blir også peika på at kompetansen og kapasiteten på IT i kommunen ikkje er god nok, og at ein bør vurdere å leige inn ekstern kompetanse på ITsystem Eigedomsforvaltning I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til kommunen si drift og forvaltning av eigedomar. Det blir peika på at kommunen manglar struktur på desse tenestene, og at kommunen manglar prioriteringsplanar, vedlikehaldsprogram med vidare for å kunne forvalte kommunen sine eigedomar på ein tilfredsstillande måte. I undersøkinga blir det også peika på at kommunen ikkje har økonomi til å ivareta vedlikehald av bygg i tilstrekkeleg grad Vedtaksoppfølging I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til kommunen sitt arbeid med vedtaksoppfølging. Det blir peika på at kommunen ikkje har gode nok rutinar for å sikre at vedtak blir følgt opp, og at det ikkje går klart fram korleis administrasjonen skal melde tilbake til politikarar om korleis vedtak blir handtert. Det blir trekt fram at arbeidet med vedtaksoppfølging manglar systematikk, og at det finst fleire døme på saker som har stoppa heil opp Internkontroll I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til innmelding av avvik. Det er mistanke om at det er underrapportering i nokre einingar, samt at ikkje alle einingar dokumenterer avvik eller dokumenterer avvik i tilstrekkeleg grad Samfunnstryggleik og beredskap I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Det blir peika på at dette området ikkje har fått tilstrekkeleg fokus. Fylkesmannen i Hordaland hadde våren 2015 tilsyn med Fitjar kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsynet fant ingen avvik eller merknadar, men kom med framlegg om at kommunen kan gjere betre greie for korleis beredskapsarbeidet blir implementert i organisasjonen. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Sektorovergripande oppgåver Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Personal og bemanning Det går fram av undersøkinga kommunen er sårbar ved sjukefråvær. 1 Fitjar kommune Budsjett 2016 og økonomiplan Risiko for blei manglande gjennomført kompetanse i forvaltningsrevisjon av organisasjonen Det personal- -25-

26 Sektorovergripande oppgåver Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Kommunen har hatt utfordringar med å finne gode kandidatar i tilsettingsprosessar. Det blir også peika på at personalavdelinga har hatt utfordringar med oppfølging av arbeidsavtalar. Risiko for brot på regelverk forvaltninga og HMT i 2013 Økonomi I undersøkinga blir det peika på at kommunen til no ikkje har hatt tilstrekkeleg med rutinar på økonomiområdet, men at kapasiteten i økonomiavdelinga i kommunen nyleg er styrka. Risiko for feil grunna manglande rutinar Eigedomsforvaltning Det går fram av undersøkinga at kommunen har manglande system og rutinar for eigedomsforvaltninga si. Kommunen manglar prioriteringsplanar og vedlikehaldsprogram Risiko for unødig stort verditap Risiko for mangelfull styring og oversikt I undersøkinga blir det peika på at området ikkje er prioritert på grunn av økonomi Vedtaksoppfølging I undersøkinga blir det peika på at kommunen manglar system og rutinar for vedtaksoppfølging. Risiko for at vedtak ikkje blir utført og følgt opp Risiko for mangelfull rapportering til politikarane Internkontroll Det går fram av undersøkinga at dei ulike einingane i kommunen har ulik internkontrollpraksis. Det går også fram at det er risiko for underrapportering og manglande dokumentasjon av avvik i nokre av einingane. Risiko for lovbrot som ikkje blir følgt opp Risiko for mangelfullt forbetringsarbeid Samfunnstryggleik og beredskap Det går fram av undersøkinga at kommunen ikkje har hatt nok fokus på samfunnstryggleik og beredskap. Risiko for manglande system og rutinar Risiko for lovbrot har blitt Det gjennomført tilsyn av fylkesmannen innanfor dette området

27 2.3 Skule og barnehage Barnehage Fitjar kommune har fire barnehagar, ein kommunal og tre private. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har hatt ei auke i delen barn som får ekstra ressursar til styrka tilbod til førskulebarn i forhold til alle barn i barnehage frå 2014 til 2015 (det føreligg ikkje tal for 2013). Fitjar ligg likevel under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo desse åra. Sjå Tabell 5 i vedlegget. I 2014 gjennomførte Fylkesmannen i Hordaland tilsyn med Fitjar kommune. 2 Tema for tilsynet var kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar. Tilsynet fant følgjande lovbrot: Fitjar kommune har ikkje fatta vedtak som oppfyller krava i forvaltningslova og barnehagelova 14 med tilhørande forskrift om tilskot til ikkje-kommunale barnehagar. Vedtaka manglar: o Opplysning om at tildelt beløp inneheld både det barnehagen får i drifts- og kapitaltilskot, slik at parten er i stand til å forstå vedtaket, jf. 2 i tilskotsforskrifta. o Opplysning om at Fylkesmannen er klageinstans for vedtak etter 14 andre ledd i barnehagelova. I undersøkinga blir det peika på at barnehageområdet har hatt dårleg økonomi og at området kunne ha vore aktuelt for forvaltningsrevisjon sjølv om ein ikkje har indikasjonar på at den kommunale barnehagen ikkje følgjer regelverket Grunnskule Fitjar kommune har tre grunnskular, der ein av desse er både barne- og ungdomsskule, medan dei to andre skulane berre er barneskular. Alle skulane har SFO-ordning. Kommunen har også ansvar for vaksenopplæring, som er lagt til Rimbareid skule. Det går fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har høgare netto driftsutgifter til grunnskulesektoren i prosent av samla netto driftsutgifter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har hatt ein nedgang i delen elevar i grunnskulen som får morsmålsopplæring frå 2013 til 2015, og i 2014 og 2015 ligg kommunen under gjennomsnittet for landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at delen elevar i grunnskulen som får spesialundervisning har auka frå 2014 til 2015, og i perioden 2013 til 2015 ligg Fitjar over gjennomsnittet for landet utan Oslo. Sjå Tabell 6 i vedlegget. I undersøkinga blir det peika på at skulen manglar gode nok system og rutinar for å følgje opp elevar som ikkje har god nok utbytte av opplæringa, samt at skulen manglar system for å følgje opp at lærarane gjev ei opplæring som er i tråd med kompetansemåla i Kunnskapsløftet. Det blir peika på at det ikkje blir arbeidd nok med slike system og rutinar i organisasjonen, og at Fitjar kommune manglar eit system som er gjennomgåande for heile skuleverket. I undersøkinga blir det peika på at nokre skular opplever utfordringar knytt til å nå målsetningar i handlingsplanen. Årsaken til dette er mellom anna at det er for mange målområde, og at måla ikkje er godt nok forankra og forpliktande for i staben på skulen. I 2014 gjennomførte Fylkesmannen i Hordaland tilsyn med Fitjar kommune. 3 Tema for tilsynet var skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Tilsynet fant følgjande lovbrot: 2 Fylkesmannen i Hordaland Endeleg tilsynsrapport: Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar, Fitjar kommune Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapport: Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Fitjar kommune Rimbareid barne- og ungdomsskule

28 Skulen sitt arbeid med individuelle opplæringsplanar er ikkje i samsvar med opplæringslova 5-1 og 5-5. o Skulen har ikkje ei implementert rutine for å sikre at IOP-en er samordna med planane for den ordinære opplæringa (klassen). Skulen si individuelle undervegsvurdering er ikkje i tråd med opplæringslova 5-5 og forskrift til opplæringslova 3-1, 3-2, 3-11, 3-12 og 3-13, som handlar om at skulen skal medverke til at elevane får realisert sine moglegheiter til å nå måla for opplæringa. o Manglande rettleiing av elevane i kva det blir lagt vekt på i vurderinga i det enkelte faget. Skulen har ikkje sikra at utbyttet av opplæringa for den enkelte eleven blir systematisk vurdert og følgt opp, jf. Opplæringslova 1-3, 5-1, 5-4 og 5-5 og forskrift til opplæringslova o Manglande implementert rutine for å sikre at lærarane systematisk og løpande vurderer om alle elevane har tilfredsstillande utbytte av opplæringa. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til økonomistyringa i oppveksteininga. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Skule og barnehage Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Tilpassa opplæring og spesialundervisning I undersøkinga har det blitt peika på at skulane i kommunen ikkje har tilfredsstillande system og rutinar for tilpassa opplærings. Risiko for manglande system og rutinar Risiko for lovbrot Forsvarlig system i grunnskolen Det går også fram av undersøkinga at skulande manglar system og rutinar som sikrar at opplæringa er i tråd med kompetansemåla i Kunnskapsløftet. Risiko for manglande system og rutinar Økonomistyring i eining for oppvekst Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til oppveksteininga si økonomistyring. Risiko for ineffektiv drift Barnehage I undersøkinga blir det peika på at barnehageområdet har hatt dårleg økonomi og at området kunne ha vore aktuelt for forvaltningsrevisjon sjølv om ein ikkje har indikasjonar på at den kommunale barnehagen ikkje følgjer regelverket. Kapasitet og kompetanse Rutinar Tryggleik 2.4 Helse- og sosialtenester Helse- og sosialavdelinga består av følgjande tenester:

29 Sosialtenesta Helsestasjon Lege og fysioterapi Heimetenestene Institusjonstenester Psykisk helsevern Koordinerande eining for habilitering og rehabilitering Folkehelse Omsorgsbustad Helse- og sosialavdelinga hadde eit samla meirforbruk på i 2015, dette er ei auke frå 2014, då meirforbruket var på kr. Det går vidare fram av årsmeldinga at det har vore eit meirforbruk til direkte tenester og eksterne sakskostnader i barnevern Helsestasjon og skulehelsetenesta KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har hatt ein nedgang i delen barn som har fullført helseundersøking ved 2-3-årsalder frå 2013 til 2015, og kommunen ligg i 2014 og 2015 under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Fitjar kommune har også hatt ein nedgang i delen barn som har fullført helseundersøking ved 4-årsalder og i delen barn som har fullført helseundersøking innan utgangen av første skuletrinn frå 2013 til 2015, og i 2015 ligg Fitjar under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo på begge desse variablane. Sjå Tabell 7 i vedlegget. Det går fram av undersøkinga at det innan helsestasjon og skulehelsetenesta blir opplevd som utfordrande å nå mål om utarbeiding av prosedyrar og rutinar, oppdatering av eksisterande prosedyrar og vidareutvikling av tenesta. Årsaka til dette er at det den siste tida har vore mykje permisjonar, sjukemeldingar og deltidstilsette, noko som medfører mindre tid til administrative oppgåver og meir fokus på praktiske oppgåver retta mot brukar. Konsekvensen av dette er mindre kvalitetssikring og internkontroll, og manglande effektivisering av arbeidet. Det blir vidare peika på at det manglar retningsliner, forskrifter og tilrådingar for internkontroll for helsestasjonen. Dei tilsette i eininga har kjennskap til gjeldande dokument, men det manglar fleire interne rutinar for dette. Det går fram av undersøkinga at helsesektoren i kommunen har forbetringspotensial når det gjeld samarbeid på tvers av kommunane, samt involverting av arbeidstakarorganisasjonane. Det blir samtidig vist til at kommunen for tida arbeider med eit prosjekt knytt til korleis barn det er knytt risiko til skal følgjast opp. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til psykiatritenesta. Det er ønskje om innblikk i korleis kommunen arbeidet med å løyse lovpålagte oppgåver og korleis ein kan arbeide så kostnadseffektivt som mogleg utan at det går ut over brukarar Folkehelse Det går fram av årsmeldinga at folkehelsekoordinatorstillinga har stått vakant i 2015, og at dette har ført til stans i førebyggande prosjekt for folkehelse Pleie og omsorg KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har høgare netto driftsutgifter til pleie og omsorg i prosent av kommunen sine totale netto driftsutgifter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune hadde ein auke i delen legemeldt sjukefråvær av totalt kommunale årsverk i brukarretta teneste frå 2013 til 2014 (det føreligg ikkje tal for 2015). I 2014 ligg Fitjar over gjennomsnittet for kommunegruppa, men framleis under gjennomsnittet for landet utan Oslo på denne variabelen. I undersøkinga blir det vist til at kommunen nyleg har hatt ein gjennomgang av heimetenestene og at kommunen er klar over at desse tenestene er kostbare i kommunen. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har ein lågare del plassar avsett til rehabilitering/habilitering i 2013 og 2014 (det føreligg ikkje tal for 2015) samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Fitjar kommune har også ein lågare del plassar avsett til tidsavgrensa opphald samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo frå 2013 til Sjå Tabell 8 i vedlegget

30 Det går fram av Fitjar si årsmelding at kommunen har utfordringar knytt til PU-avdelinga og arbeidet med psykisk utviklingshemma. Dette området krevjar mykje personalressursar og tett oppfølging av brukarane. Lovverket om bruk av tvang blir peika på som ressurskrevjande, og utarbeiding av vedtak og oppfølging av desse krev at leiar er tett på. PU-avdelinga fekk to avvik knytt til dette arbeidet etter tilsyn frå Fylkesmannen. Desse avvika er retta opp i og lukka. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko for at ein ikkje når mål, følgjer opp vedtak eller etterlever regelverk innan demensomsorga. Pasientar på demensavdelinga får ikkje nok oppfølging eller skjerming når det er naudsynt. Det blir vidare trekt fram at det kan vere risiko knytt til avviksrapportering og oppfølging innan demensavdelinga, samt knytt til arbeidet med psykisk utviklingshemma og rus Flyktningtenesta I 2015 oppretta Fitjar kommune ei flyktningteneste. Dette året busette i alt 18 flyktningar seg i kommunen. Det går fram av Fitjar kommune si årsmelding for 2015 at helsetenesta i kommunen blei styrka med 20 % stilling i 2015, som hovudsakleg skulle brukast til flyktningar. Det går fram av undersøkinga at Fitjar kommune har hatt utfordringar med å ha tilstrekkeleg kompetanse innan flyktningtenesta. Dette har resultert i at ein del oppgåver ikkje blir gjennomført NAV I 2015 gjorde NAV-kontoret i Fitjar 682 vedtak om økonomisk sosialhjelp, som er ei auke frå 101 i NAV har registert 80 brukarar som får sosialhjelp, det same talet som året før. I 2015 hadde NAV ei overskriding på kr. Det går fram av Fitjar kommune si årsmelding at rusfeltet er det mest utforande for kommunen, dette særleg med tanke på mangel på bustader. Deloitte gjorde ein forvaltningsrevisjon av kommunen sitt arbeid med psykisk helsearbeid og rusomsorg i og i undersøkinga blir det opplyst at kommunen fortsatt jobbar med oppfølginga av denne rapporten. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har langt høgare driftsutgifter til tilbod til personar med rusproblem samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo, og til tross for ein nedgang frå 2014 til 2015 ligg Fitjar kommune over desse gjennomsnitta frå 2013 til Det går fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har høgare netto driftsutgifter til personar med rusproblem per innbyggar mellom 18 og 66 år samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa i perioden 2013 til I 2014 låg Fitjar kommune høgare enn gjennomsnittet for landet utan Oslo på denne variabelen, men i 2013 og 2015 ligg kommunen under dette gjennomsnittet. Når det gjeld brutto driftsutgifter til personer med rusproblem per innbyggar mellom 18 og 66 år ligg Fitjar over gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo heile perioden ( ). Det går også fram av KOSTRA-tala at Fitjar ikkje har fatta nokon vedtak om midlertidige tiltak til rusmiddelmisbrukarar i denne perioden. Sjå Tabell 9 og Tabell 11 i vedlegget. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har høgare netto driftsutgifter til kommunalt disponerte bustader per innbyggar samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har ein høgare del nye søknader om bustad, samt ein høgare del søkarar og nye søkarar som har fått avslag på kommunal bustad samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Sjå Tabell 10 i vedlegget. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har ein lågare del netto driftsutgifter til råd, rettleiing og sosialt førebyggande arbeid samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til KOSTRA-tala viser samstundes ei auke i dele driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp for Fitjar kommune frå 2014 til 2015, og i 2015 ligg Fitjar over gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo på denne variabelen. Sjå Tabell 9 i vedlegget Barnevern Fitjar kommune er ein del av Sunnhordland interkommunale barnevern (SIB), som er eit samarbeid mellom kommunane Stord, Fitjar og Bømlo. Stord kommune er vertskommune for samarbeidet

31 Det går fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har ein høgare del netto driftsutgifter til sakshandsaming i barnvernet samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Sjå Tabell 12 i vedlegget. Av årsmeldinga går det fram at barneverntenesta har hatt ei auke i utgifter både til sakskostnader (juridisk hjelp) i rettssystemet, førebyggande hjelpetiltak og direkte omsorgstiltak, som til dømes forsterka fosterheimar. Deloitte gjennomførte ein forvaltningsrevisjon av Sunnhordaland interkommunale barnevern på bestilling frå Stord kommune i I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Helse- og sosialtenester Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Helsestasjon og skulehelsetenesta Undersøkinga viser også at helsestasjon og skulehelsetenesta manglar tilfredsstillande system og rutinar m.a. for internkontroll. Det går fram av undersøkinga at kommunen ikkje har gjennomført helseundersøkingar for barn i fleire aldersgrupper. Risiko for manglande system og rutinar Risiko for lovbrot Demensomsorg Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko for at kommunen ikkje når mål, følgjer opp vedtak eller etterlever regelverk innan demensomsorga. Risiko for mangelfulle tenester Risiko for lovbrot Risiko for manglande system og rutinar Arbeid med psykisk utviklingshem ma Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til kommunen sitt arbeid med psykisk utviklingshemma, dette med særleg tanke på lovverket om bruk av tvang. Risiko for lovbrot Risiko for manglande kompetanse Risiko for manglande vedtaksoppfølging Fylkesmannen har hatt fokus på dette området i tilsyn Flyktningtenesta Det går fram av undersøkinga at Fitjar kommune har hatt utfordringar med å ha tilstrekkeleg kompetanse innan flyktningtenesta. Dette har resultert i at ein del oppgåver ikkje blir gjennomført. Risiko for mangelfulle tenester 2.5 Tekniske tenester Drift og brannvern

32 Driftsavdelinga har ansvar for følgjande tenester: Kommunale bygg Kommunale vegar Avløpsanlegg Vassforsyning Planarbeid Utbyggingsprosjekt Driftsoperatørtenesta I tillegg ligg brannvesenet under sektor for tekniske tenester, og dei har ansvar for: Beredskap brann og redning Feiing Førebyggjande arbeid/informasjon Det går fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har lågare gebyrinntekter og gebyrgrunnlag per innbyggar tilknytt kommunal avløpsteneste samanlikna med gjennomsnittet for landet utan Oslo i perioden Fitjar har også lågare årsgebyr for avløpstenesta og for septiktømming samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i Sjå Tabell 14 i vedlegget. Avdeling for teknisk drift hadde i følgje årsmeldinga ei innsparing på straum på over kr i Dette var på grunn av ein ny avtale og generelt lave straumprisar i marknaden. Likevel hadde avdelinga eit meirforbruk på kr. Dette skuldast i hovudsak meirkostnad på ei rekke mindre vedlikehaldspostar som ikkje var tilstrekkeleg budsjettert. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til effektiviteten i driftseininga i teknisk sektor, og om bemanninga i denne eininga er tilstrekkeleg for å ta hand om dei oppgåvene eininga har. Brann/redning hadde i følgje årsmeldinga eit meirforbruk på kr i Det går fram av undersøkinga at avdelinga for brannvern i lengre tid har hatt utfordringar med å budsjettere riktig. Økonomistyringa i avdelinga har ikkje vore tilfredsstillande Plan og utvikling Av årsmeldinga frå 2015 går det fram at avdeling for plan og utvikling hadde eit samla resultat for 2015 som var kr betre enn budsjett. Dette skuldast mindre bruk av planmidlar. Avdelinga fekk overskot på sjølvkostområda plan- og byggesak på kr , som kunne inntektførast mot tidlegare underskot. Avdelinga hadde også ekstra inntekt knytt til opprydding i eldre saker. Oppmåling viste eit overskot på kr , som blei sett på fond utan inntektsverknad. Avdeling for plan og utvikling handsamar søknader med heimel i m.a. plan- og bygningslov, matrikkellov m.m. Avdelinga har sekretariatfunksjon for utval for plan og miljø. Det går fram av årsmeldinga at aktiviteten i plan- og utviklingsavdelinga var på eit lågare nivå i 2015 samanlikna med Trenden er færre bygge- og reguleringssaker og fleire klagesaker. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har hatt ei auke i, og ligg over gjennomsnittet for landet utan Oslo når det gjeld, gjennomsnittleg sakshandsamingstid for byggesaker med 12 vekers frist i 2014 og 2015 (det føreligg ikkje tal for 2013). Sjå Tabell 16 i vedlegget. I undersøkinga går det fram at avdelinga for plan og utvikling har hatt utfordringar med å leve opp til lovkrav. Det blir vist til at dei som søker har fokus på rettigheiter, og dette gjer at det blir klage i mange saker. Det går fram av undersøkinga at avdelinga for plan og utvikling har økonomiske utfordringar på sjølvkost etter endringar i plan- og bygningslova. Avdelinga får inn mindre gebyrinntekter etter endringa. I undersøkinga blir det peika på at kapasiteten knytt til handsaming av plansaker og til einviss grad byggesaker, truleg er låg Vatn, avfall og renovasjon (VAR) I årsmeldinga blir det peika på at arbeid med plan for vassforsyning ikkje blei sett i gang i 2015 grunna kapasitetsproblem

33 Det går fram av KOSTRA-tala at Fitjar kommune har lågare årsgebyr for avfallstenesta i perioden 2013 til 2015 samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Sjå Tabell 13 i vedlegget. KOSTRA-tala viser at Fitjar kommune har lågare årsgebyr for vatnforsyninga samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i 2013 til Sjå Tabell 15 i vedlegget. I følgje årsmeldinga frå 2015 hadde vatn og avløpsavdelinga eit meirforbruk på avløp med kr i 2015, medan vatn fekk eit mindreforbruk på kr Landbruk I undersøkinga blir det peika på Stord- Fitjar landbruks- og miljøkontor har hatt utfordringar med landtidssjukefråvær, noko som har gitt stor belastning på dei tilsette. Det blir vidare peika på at kontoret har hatt utfordringar knytt til utarbeiding av langtidsplanar innan ulike fagfelt, til dømes tiårsplan for landbruket i Stord og Fitjar. Vidare blir det peika på at det kan vere risiko knytt til kontroll med at tiltak som blir iverksett er i samsvar med løyve/vedtak. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Tekniske tenester Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar I undersøkinga blir det peika på at avdeling for plan og utvikling for eit høgt tal klagesaker. Det går også fram at sakshandsamingstida for plan- og byggesaker har auka dei siste åra. Det går vidare fram at avdelinga har utfordringar knytt til sjølvkost. Risiko for fristbrot Risiko for tap av gebyr Risiko for redusert omdømme Landbruk I undersøkinga blir det peika på at utfordringar med sjukefråvær innan eininga for landbruk. Vidare blir det peika på manglande planutvikling og vedtaksoppfølging på dette området. Risiko for manglande kapasitet Risiko for manglande vedtakoppføl ging Driftseininga I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til effektiviteten i driftseininga i teknisk sektor, og om bemanninga i denne eininga er tilstrekkeleg for å ta hand om dei oppgåvene eininga har Risiko for mangelfulle tenester 17 Plan- og byggesakshandsaming -33-

34 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt På bakgrunn av dei analyser og risikovurderingar som er gjennomført er det identifisert fleire område som etter Deloitte si meining kan representere ein risiko, og kor kontrollutvalet bør vurdere å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fitjar kommune. Kontrollutvalet kan også vurdere andre oppfølgingstiltak for område som ikkje blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forslaga dannar grunnlaget for prioriteringa som kontrollutvalet skal gjere. Kontrollutvalet står fritt til å leggje til og endre på prosjekta som er skissert under. Endeleg prioriteringsliste vil framkomme i plan for forvaltningsrevisjon Prosjekt som er kategorisert som høg risiko Sektorovergripande Nøkkelpunkt 1 Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltning System og rutinar Risikovurderingar Økonomivurderingar Vedlikehald 2 Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging System og rutinar Rapportering Oversikt 3 Forvaltningsrevisjon av internkontroll System og rutinar Risikovurderingar Avviksssystem 4 Forvaltningsrevisjon av økonomiområdet System og rutinar Kapasitet og kompetanse Skule og barnehage 5 Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring og spesialundervisning Nøkkelpunkt Regeletterleving Samhandling Erfaringsdeling 6 Forvaltningsrevisjon av forsvarleg system i grunnskulen System og rutinar Erfaringsdeling Samhandling Kompetanse Kapasitet Helse- og sosialtenester 7 Forvaltningsrevisjon av Helsestasjon og skulehelsetenesta Nøkkelpunkt Internkontroll Kapasitet System og rutinar Regeletterleving 8 Forvaltningsrevisjon av Demensomsorg System og rutinar Regeletterleving

35 9 Forvaltningsrevisjon av flyktningetenesta Kapasitet System og rutinar Regeletterleving Tekniske tenester Nøkkelpunkt Regeletterleving Sikring av gebyrinntekter Fristetterleving System og rutinar Kompetanse og kapasitet 3.2 Prosjekt kategorisert med middels risiko Sektorovergripande 1 Forvaltningsrevisjon av personal og bemanning Nøkkelpunkt Kompetanse og kapasitet Rekrutteringsstrategiar System og rutinar 2 Forvaltningsrevisjon av samfunnstryggleik og beredskap Planarbeid Gjennomføring av planar Øvingar Risikovurderingar System og rutinar Skule og barnehage 3 Forvaltningsrevisjon av økonomistyring i eining for oppvekst Nøkkelpunkt Kompetanse og kapasitet System 4 Forvaltningsrevisjon av barnehageområdet Kapasitet og kompetanse Regeletterleving Helse- og sosialtenester 5 Forvaltningsrevisjon av arbeid med psykisk utviklingshemma Nøkkelpunkt System og rutinar Kapasitet Regeletterleving Tekniske tenester Nøkkelpunkt 6 Forvaltningsrevisjon av landbruk Vedtaksoppfølging Kapasitet 7 Forvaltningsrevisjon av driftseininga Kapasitet System og rutinar Risikovurderingar Forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming -35-

36 4. Tidlegare forvaltningsrevisjonar 4.1 Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Psykisk helsearbeid og rusomsorg ( ) Personalforvaltninga og HMT (2013) Ressursbruk innan pleie- og omsorgstenesta (2011) Kommuneplanlegging ( )

37 Vedlegg: Statistikk Tabell 2: Finansielle nøkkeltal, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Fitjar kommune 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutg, konsern 9 7,9 8,2 11,5 11,8 11,2 8,1 8,2 8,2 Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 7,7 0,4 3,6 4 1,4 2 2,1 0,7 2,5 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 6,8-1,6 2,3 3,8 1,7 2,9 2,7 1,2 2,9 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 68,2 74, ,9 74,6 78, ,7 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 185,7 210,6 201,6 213,3 226,6 230,5 208,6 217,7 217,7 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) i % av brutto driftsinntekter, konsern 29,7 30,8 30,5 23,6 23,8 24,4 32,9 32,5 32,9 Statlig rammeoverføring i % av brutto driftsinntekter, konsern 37,8 39,5 37,5 33,7 34,8 33,7 32,8 33,7 32,6 Andre statlige tilskudd til driftsformål i % av brutto driftsinntekter, konsern ,3 3,4 2,9 3,2 3,4 Eiendomsskatt i % av brutto driftsinntekter, konsern 4,6 6 5,5 6,7 6,9 7 2,8 2,9 3,2 Salgs- og leieinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 8,4 9,3 8,8 14,2 13,6 15,3 14,3 14,3 14,6 Andre driftsinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 19,4 14,4 18,9 17,8 15,6 17,4 14,1 13,1 14,9 Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Brutto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger, konsern Netto lånegjeld i kroner per innbygger, konsern Frie inntekter i kroner per innbygger, konsern Tabell 3: Kommunal næringsforvaltning og konsesjonskraft, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt Fitjar kommune kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 0,1 0,1 0,1-0,4-0,9-0,5 0,1 0,1 0,1 Netto driftsutgifter til kommunal næringsvirksomhet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Nto driftutg. til tilrettelegging og bistand for næringslivet pr. innb. (kr)., konsern Nto driftutg. til kommunal næringsvirksomhet pr. innb. (kr)., konsern Nto driftutg. til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling pr. innb. (kr)., konsern Tabell 4: Befolkning, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Folkemengden i alt Andel 0 åringer 1,1 1,1 1, ,1 1,1 1,1 Andel 1-5 år 6,4 6,3 6,4 5,4 5,3 5,2 6,1 6 5,9 Andel 6-15 år 15,2 14,5 14,1 12,1 11,9 11,9 12,4 12,4 12,

38 Andel år 4 4,5 4,6 4,1 4 3, ,9 Andel år 7,5 7,4 7,5 7,7 7,7 7,6 7,9 7,9 7,8 Andel år 53,3 53,3 53,2 53,1 52,9 52,9 54,2 54,2 54,1 Andel år 7,7 8,4 8,7 11,2 11,7 12,1 9,7 10,1 10,5 Andel 80 år og over 4,8 4,6 4,4 5,6 5,6 5,5 4,4 4,4 4,4 Andel skilte og separerte år 8,4 8,6 8,4 9,9 9,9 9, ,9 Andel uførepensjonister år 9,6 9,7 9,7 11,2 10,9 10,8 9,3 9,4 9,4 Andel enslige innbyggere 80 år og over 67,1 67,6 67,4 67,4 66,7 66,2 64,8 64,4 63,9 Forventet levealder ved fødsel, kvinner ,8 82,8 82,8 82,9 82,9 82,9 Forventet levealder ved fødsel, menn ,1 78,1 78,1 78,4 78,4 78,4 Døde per 1000 innbyggere 8,6 5,2 8,6 10,4 10,1 10,3 8,3 8,1 8,1 Innflytting per 1000 innbyggere 46,2 57,2 47,8 50,2 49,9 52,1 59,2 58,1 58,5 Utflytting per 1000 innbyggere 38,9 34,9 35,4 46,1 45,8 48,3 51,4 51,3 53 Andel innvandrerbefolkning 6,3 8 9,2 9,3 9,9 10,7 12,6 13,2 13,9 Andel innvandrerbefolkning 0-5 år 7,6 10,6 13,4 11,1 11,9 13,9 14,4 15,5 16,8 Andel innvandrerbefolkning 1-5 år 8,3 10, ,9 11,7 13, ,2 16,5 Andel innvandrerbefolkning 0-16 år 4,9 6, , ,3 13,1 14,2 Andel av befolkningen som bor i tettsteder 48,9 48,7 50,5 50,8 51,3 51,5 76,7 77,1 77,5 Gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret i minutter 4,8 4,8 4,9 9,4 9,2 9,4 7,3 7,3 7,4 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 1,6 2,4.. 2,3 2,4 0 2,3 2,2 0 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 0,7 0,9.. 1,5 1,4.. 1,6 1,6.. Andel av befolkningen år som pendler ut av bostedskommunen 35,1 35, ,5 21,7 20,6 29,3 29,7 28,6 Tabell 5: Barnehagar, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 11,1 11,3 11, , ,4 14,9 14,7 Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager, konsern Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i barnehage 22,6 22,9 23,3 73,4 72,9 72,3 50,4 50,1 49,6 Andel ansatte med barnehagelærerutdanning 30, ,5 31,5 32,2 34,6 34, ,4 Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning 7,1 1,9 1,9 3,3 4,3 5,8 3,4 4,3 7,5 Andel styrere og pedagogiske ledere med godkjent barnehagelærerutdanning , ,6 88,4 90,9 92,6 Andel styrere med annen pedagogisk utdanning ,8 8,1 7,6 6,5 6,2 5,4 Andel pedagogiske ledere med annen pedagogisk utdanning ,2 3 2,8 4,1 3,7 2,8 Andel barn som får ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn, i forhold til alle barn i barnehage. Alle barnehager.. 9,6 11,6.. 13,6 14,7.. 15,3 16,4 Leke- og oppholdsareal per barn i kommunale barnehager (m2) 6,5 6,3 6 7,1 7,3 7,3 5,7 5,8 5,8 Leke- og oppholdsareal per barn i private barnehager (m2) 4,9 4,8 5,6 4,3 4,3 4,2 5,1 5,1 5,2 Tabell 6: Grunnskule, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 28,7 28,6 28,6 24,1 24,2 23,9 24, ,1 Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), per innbygger, konsern Andel elever i kommunens grunnskoler, av kommunens innbyggere 6-15 år 98,3 101,8 100,2 99,3 99,2 98,5 96,9 96,4 96 Andel elever i grunnskolen som får særskilt norskopplæring 3,7 2,9 3,6 4,3 4,2 3,9 5,7 5,5 5,3 Andel elever i grunnskolen som får morsmålsopplæring 3,5 1,8 1,1 1,6 1,6 1 2,7 2,5 2,3 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 9,5 9, ,1 10,5 10,1 8,4 8,1 7,

39 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 8,3 7,2 8,5 7,4 7,1 6,8 5,5 5,2 5,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 9,1 10,9 11,6 13,2 12,4 12 9,7 9,5 9,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 11,2 9,7 10,2 13,6 12,9 12,2 10,8 10,5 10,3 Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO 33,9 33,3 35,5 49, ,8 60,9 60 Elever per kommunal skole Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 11,2 11,3 10,8 10,7 10,4 10,4 13,5 13,6 13,5 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 1.-4.årstrinn 11,2 9,5 9,5 10, ,1 13,3 13,3 13,2 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 5.-7.årstrinn 10,8 11,2 10,9 9,9 9,6 9,8 12, Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 11,4 13,9 12,6 11,7 11,5 11,2 14,3 14,3 14,1 Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående opplæring , ,7 98,2 98, ,1 98,1 Gjennomsnittlige grunnskolepoeng 43,1 39,3 41, ,3 40,7 Andel lærere som er 60 år og eldre 17,9 16,9 14,1 12,9 13,5 13,3 12,2 12,4 12 Andel lærere i heltidsstilling 53,7 50,8 46,5 60, ,4 62,2 62,9 69,2 Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning 95,5 98,5 98,6 84,5 85,1 84,8 87,1 87,8 87 Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning uten pedagogisk utdanning ,3 6,1 5,5 6,3 5,6 5,5 Tabell 7: Kommunehelse, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten, konsern Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 3,6 3,7 3,5 5,8 5,9 5,9 4,3 4,5 4,6 Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 år, konsern Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 år, konsern Netto driftsutg til diagnose, behandling og rehabilitering pr. innbygger, konsern Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 7 6,7 6,6 13,8 13,7 13,8 10,2 10,4 10,5 Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten 10,9 10,4 10,3 10,4 10,3 10,2 8,9 9 9,1 Andel nyfødte med hjemmebesøk innen to uker etter hjemkomst Andel spedbarn som har fullført helseundersøkelse innen utg. av 8. leveuke Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,25 0,24 0,25 0,45 0,47 0,49 0,47 0,5 0,54 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,38 0,4 0,46 0,32 0,36 0,36 0,37 0,37 0,38 Årsverk av ergoterapeuter pr innbyggere (khelse+plo) 2,5 2,5 2,5 3,7 3,8 4,2 3,3 3,5 3,6 Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere (khelse+plo) 9,5 9,2 8,9 6,3 5,6 5,5 4,5 4,5 4,5 Årsverk til rehabilitering pr innbyggere (khelse + plo) 15,3 14,9 14,6 15,3 14,9 15,3 11,5 11,8 11,9 Gjennomsnittlig listelengde Reservekapasitet fastlege Andel kvinnelige leger Tabell 8: Pleie og omsorg, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 35,2 35,4 36,8 33,4 34,4 32,6 30,7 31,5 30,9 Institusjoner (f ) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern 42,7 43,1 41,8 50,7 49,6 49, ,7 44,4 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten, konsern

40 Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, konsern Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning : : : Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste 6,9 8,7.. 8,1 8,4 : 8,6 8,9 : Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 67 år og over ,7 11,3 12,2 12, ,2 Plasser i institusjon i prosent av mottakere av pleie- og omsorgstjenester 23,8 21, ,2 18,4 17,9 17,8 17,4 Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over 21 21,1 21,7 21,1 21,2 20,5 18,4 18,4 18,1 Andel beboere på institusjon under 67 år 17,2.. 18,5 7,6 7,8 6,1 10,7 11,1 11,1 Andel beboere i institusjoner 80 år og over 58,6 65, , ,4 71,2 70,5 69,7 Andel innbyggere 67 år og over som er beboere på institusjon 6,4 4,7 5,4 6,5 6,3 6,1 5,3 5,1 5 Andel innbyggere år som er beboere på institusjon 3.. 1,8 2 1,7 1,8 1,6 1,5 1,5 Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon 11,9 13,4 12,3 15,7 15,8 15,5 13,5 13,4 13,2 Andel beboere i institusjon av antall plasser (belegg) 82,4 76,8 78,5 96,8 94, ,9 96,9 97,5 Andel plasser avsatt til tidsbegrenset opphold 13,3 13,3 16,7 19,8 18, ,7 19,5 19,1 Andel plasser i skjermet enhet for personer med demens 43,3 43,3 43,3 28,1 27,3 29,8 23,9 24,5 26,3 Andel plasser avsatt til rehabilitering/habilitering 6,7 6,7.. 8,4 7,1 8,6 7,9 7,7 7,9 Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,25 0,24 0,25 0,45 0,47 0,49 0,47 0,5 0,54 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,38 0,4 0,46 0,32 0,36 0,36 0,37 0,37 0,38 Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner ,7 91, ,7 94,8 94,7 Andel plasser i brukertilpasset enerom m/ eget bad/wc 76,7 76, ,2 81,8 84, ,5 Utgifter per oppholdsdøgn i institusjon, konsern Andel kommunale institusjonsplasser av totalt antall institusjonsplasser ,2 93,7 91,3 92, ,1 Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, år ,7 12,3 14,3 13,2 13,7 14,2 Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over ,3 10,9 11,1 12,1 12,7 12,7 Andel av brukere (%) med noe/avgrenset bistandsbehov 51 54,4 48,7 44,2 44,5 44,1 43,9 43,6 43,4 Andel av alle brukere som har omfattende bistandsbehov 25,5 23, ,2 24,8 24,5 23,8 24,2 24,3 Tabell 9: Sosialtenesta, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger, konsern Netto driftsutg. til sosialtjenesten i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 1,6 2,2 2 2,3 2,4 2,5 3,6 3,7 3,8 Andel netto driftsutg. til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid, konsern 34,3 25,2 31,6 44,5 45,5 50,6 37,5 37,7 37,5 Andel netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp, konsern 43, ,1 50,5 51,2 46,2 48,2 49,9 49,

41 Andel netto driftsutgifter til tilbud til personer med rusproblemer, konsern 22,5 32,7 16,4 5 3,2 3,2 14,3 12,5 12,6 Sosialhjelpsmottakere : : Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere 1,8 2,2 2,2 : :.. 2,5 2,5 2,5 Korrigerte driftsutgifter til sosialtjenesten pr. mottaker, konsern : : Gjennomsnittlig utbetaling pr. stønadsmåned Andel mottakere med sosialhjelp som hovedinntektskilde 18,2 20,9 27,9 : :.. 44,8 45,5 46,5 Tabell 10: Bustad, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr, konsern Netto driftsutgifter til boligformål pr innbygger i - - kroner, konsern 414,1 395,4 432,2 16,6-57,5 29, ,8 36,9 Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger Andel kommunale boliger som er tilgjengelige for rullestolbrukere Antall søknader per 1000 innbyggere Antall nye søknader per 1000 innbyggere Andelen nye søknader Andel søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nye søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nyinnflyttede flyktninger : : Andel nyinnflyttede med behov for tilrettelagt bolig : : : Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser : : : Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere : : : Andel husstander med barn midlertidige botilbud Tabell 11: Psykisk helse- og rusarbeid, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Fitjar kommune 03 Landet uten Oslo Netto driftsutg. til tilbud til pers. med rusprobl. pr. innb år, konsern Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere (khelse+plo) 9,5 9,2 8,9 6,3 5,6 5,5 4,5 4,5 4,5 Brutto driftsutgifter til personer med rusproblemer per innbygger år Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser : : : Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere : : : Antall vedtak om midlertidige tiltak til rusmiddelmisbrukere per innbyggere år ,6 2,7 4,6 4,6 4 4 Tabell 12: Barnevern, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til sammen per innbygger, konsern Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten, konsern Andel netto driftsutgifter til saksbehandling (funksjon 244), konsern 79,9 58,3 53,6 30,5 30,3 31,4 32, ,8 Andel netto driftsutgifter til barn som ikke er plassert av barnevernet (funksjon 251), konsern 2,3 3,6 6,4 17,2 15,7 12, ,1 11,5 Andel netto driftsutgifter til barn som er plassert av barnevernet (funksjon 252), konsern 17, ,3 54,1 55,8 54,6 55,8 57,7 Barn med melding ift. antall innbyggere 0-17 år 1,8 3,3 1,4 : : : 4,1 4,1 4,3 Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år 1,7 2,6 2,5 : : : 4,1 4,3 4,4 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 0,7 1,2 2,3 : : : 4,8 4,8 4,8 Andel meldinger med behandlingstid innen 7 dager : : : Andel undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan : : : : Andel meldinger som går til undersøkelse 89, ,9 : : : 78,9 79,4 79,6 Andel undersøkelser som førte til tiltak 33,3 36,4 68,4 : : : 43,4 44,3 42,8 Andel barn i institusjon og fosterhjem av barn med tiltak : : : : : : 29,6 27,8 27,6 Andel barn med tiltaksplan av barn med hjelpetiltak : : : : : : 74,8 78,8 82,

42 Andel barn med omsorgsplan av barn under omsorg.. : : : : : 85,4 88,4 91,4 Stillinger med fagutdanning av alle fag- og tiltaksstillinger Tabell 13: Avfall og renovasjon, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Fitjar kommune 03 Landet uten Oslo Finansiell dekningsgrad - avfall Selvkostgrad Antall muligheter abonnenten har til å påvirke gebyret Årsgebyr for avfallstjenesten - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Husholdningsavfall per årsinnbygger (kommune) Andel levert til materialgjenvinning, biologisk behandling og energiutnyttelse Andel levert til materialgjenvinning inklusiv biologisk behandling Andel levert til forbrenning Andel levert til deponi Dager pr år med utvidet åpningstid for mottak av avfall Tabell 14: Avløp, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste 67,6 65,8 64, ,4 82,2 Andel av husholdningsabonnentene på avløp som har installert vannmåler Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Driftsutgifter per innb. tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Årsgebyr for avløpstjenesten - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for septiktømming - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Andel innbyggere tilknyttet anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert el. annet renseprinsipp ,6 29,1 26,8 Tabell 15: Vatn, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Andel av befolkningen som er tilknyttet privat eller kommunalt vannverk 83,7 81,5 80, ,5 86,9 86,2 Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal vannforsyning 83,7 81,5 80, ,6 83,1 82,7 Andel av husholdningsabonnentene som har installert vannmåler Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) Driftsutgifter per tilknyttet innbygger (kr/tilkn.innb) Årsgebyr for vannforsyning - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Tilknytningsgebyr vann - én sats (gjelder rapporteringsåret+1) Andel kommunale vannverk som har utført beredskapsøvelse siste år ,4 30,7 Andel kommunale vannverk som har oppdatert beredskapsplan siste år ,9 51,3 Estimert vannlekkasje per meter ledning per år (m3/m/år) 1,9 1,6 0, ,1 4,8 4,2 Estimert gjennomsnittlig husholdningsforbruk per tilknyttet innbygger (l/pers/døgn) Tabell 16: Plansak, byggesak, oppmåling, kulturminner, natur og nærmiljø, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo

43 Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø i prosent av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,49 0,12-0,16 1,26 1,21 1,14 1,07 1,18 1,13 Netto driftsutgifter til fysisk planlegging i prosent av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,25-0,04-0,29 0,73 0,69 0,66 0,58 0,65 0,59 Netto driftsutgifter til plansaksbehandling som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,22 0,1-0,05 0,44 0,4 0,42 0,38 0,43 0,41 Alder for kommunal planstrategi Alder for kommuneplanens arealdel Alder for kommuneplanens samfunnsdel Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,12-0,23-0,21 0,06 0,08 0,08 0,02 0,04 0,02 Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering per innbygger Netto driftsutgifter til kart og oppmåling som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter - 0,09 0,09-0,03 0,23 0,2 0,16 0,18 0,19 0,16 Netto driftsutgifter til naturforvaltning og friluftsliv per innbygger Andel driftsinntekter fra plansaksbehandling av totale driftsinntekter fra fysisk tilrettelegging og planlegging Saksbeh.gebyr, privat reg.plan, boligformål. jf. PBL Saksbeh.gebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL a Standardgebyr for oppmålingsforetning for areal tilsvarende en boligtomt 750 m Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist. Kalenderdager Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist. Kalenderdager Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid Gj.snittlig saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom. Kalenderdager Andel av leke- og rekreasjonsarealer som er under kommunalt driftsansvar Samlet lengde av turveier, turstier og skiløyper (km) Turstier og løyper tilrettelagt for sommerbruk per innbygger Andel av turstier og sommerløyper som er under kommunalt driftsansvar Sykkel-, gangveier/turstier mv. m/kom. driftsansvar per innb Antall innvilgede disp. for nye bygninger i strandsonen per 100 km kystlinje Andel innvilgede disp.søknader for nybygg i 100- m-beltet langs sjø. Prosent Andel innv. disp.søkn. om nybygg i LNFR-omr. m byggeforb. v. ferskvann. Prosent Andel av disp.søknader for nybygg i LNFRområder som ble innvilget. Prosent Andel av behandlede detaljreguleringsplaner som var private forslag. Prosent Andel av kommune(del)planer areal det er fremmet innsigelse til. Prosent Andel reguleringspl. (område og detalj) det er fremmet innsigelse til. Prosent Tabell 17: Kultur, Fitjar kommune. Kjelde: KOSTRA. Fitjar kommune Snitt kommunegruppe 03 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 2,4 2,5 2,5 3,9 4,2 4,4 3,7 3,8 3,8 Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner, konsern Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger, konsern Tilskudd til frivillige barne- og ungdomsforeninger per lag som mottar tilskudd, konsern Antall frivillige lag som mottar kommunale driftstilskudd Kommunale driftstilskudd til lag og foreninger pr lag som mottar tilskudd

44 Netto driftsutgifter til kommunale kultur- og musikkskoler per innbygger, konsern Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år 32,8 34,5 31,3 26,9 23, ,5 14,5 14,3 Andel barn i grunnskolealder som står på venteliste til kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år 8,3 5,1 8,

45 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

46 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 38/ Plan for selskapskontroll for perioden Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyder slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn fatta kontrollutvalet slik vedtak i sak PS 44/15: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Fitjar kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten I kontrollutvalet sitt neste møte vart det gjort slikt vedtak: 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -46-

47 Side 2/3 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte Prosess Prosessarbeidet med plan for selskapskontroll har vorte utført parallelt med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Det har vore gjennomført innsamling av data / dokumentanalyse, elektronisk spørjeundersøking, Intervju med administrative og politiske leiarar, for å kartlegga risikoforhold i høve til relevante selskap og område for selskapskontroll. Overordna analyse er meint som underlagsmateriale i samband med utveljing av selskapskontroll i Fitjar kommune, og skal i første rekke vera eit arbeidsdokument for kontrollutvalet. Det er gjennomført to prosessmøte med kontrollutvalet. I møtet vart det sett fokus på risiko og vesentlighetsvurderingar. Analysegrunnlag for plan for selskapskontroll blei lagt fram i kontrollutvalet sitt møte I dette møtet vart det og gjort ei førebels prioritering av dei viktigaste prosjekta innan selskapskontroll. Det føreligg no utkast til plan for selskapskontroll. Denne skal gjennomgåast av kontrollutvalet og planutkastet skal vidare til kommunestyret som fattar endeleg vedtak. Drøfting Det går fram at denne planen gjeld i perioden I forslaget til plan har Deloitte skildra kva selskapskontrollen kan innehalda dei neste fire åra. Den førre planen for selskapskontroll i Fitjar kommune blei utarbeidd i 2012, og skulle gjelda for perioden I denne planen vart det delegert til kontrollutvalet å gjera endringar, definera og avgrensa prosjekt, slik forskrift om kontrollutval opnar for. Dette vert tilrådd vidareført av praktiske omsyn, bl.a. for å kunna ta omsyn til ny aktualitet, utan å gå vegen om ein ny planprosess. Vidare vart det gjennomført ei evaluering av planen i 2014 som resulterte i ein revidert plan som skulle gjelde for resten av perioden. Planen har oversikt over dei selskap som Fitjar kommune har eigarskap i. Oversikta er basert på informasjon frå kommunen og relevante elektroniske kjelder. Selskapa blir presentert i to tabellar, den første tabellen, punkt 2.1, inneheld selskap som fell inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og / eller fylkeskommunar ev. dotterselskap av desse). Desse selskapa har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalet kan gjennomføra selskapskontrollar i slike selskap. Den andre tabellen, punkt 2.2, inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje fell inn under 80 i kommunelova. Dvs. at det er innslag av private eller statlege eigardelar o.l. I desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføra avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, og om rapportering frå selskapet samsvarar med retningslinjer og liknande. Når det i kommunal regi vert ytt tilskot / gjort vedtak om løyving til kjøp av aksjar / eigardelar i selskap, stønad til stiftingar og aksjeselskap, eller organisasjonar / aktivitetar får stønad, bør det takast atterhald om kontroll med slike ytingar. Kommunestyret i Fitjar kommune har gjort vedtak om standard atterhald i slike saker i møte Vedtaket lyder: 1. «Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til/gjort vedtak om løyving til: a. Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b. Stiftingar og aksjeselskap c. Organisasjonar, aktivitetar og liknande. -47-

48 Side 3/3 2. I slikt døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsunt for sin kontroll.» Dersom det ikkje kjem forslag om noko anna, gjeld denne prosedyren vidare. Prinsippet må ikkje vedtakast på nytt. Konklusjon Sekretariatet meiner utkast til plan, der det er prioritert prosjekt for selskapskontroll i planperioden, er eigna som grunnlag for kontrollutvalet si handsaming av saka. Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Plan for selskapskontroll for perioden Overordna analyse selskapskontroll for perioden

49 Fitjar kommune Plan for selskapskontroll Oktober

50 -50- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

51 Innhald 1 Innleiing Krav til selskapskontroll Plan for selskapskontroll Former for selskapskontroll Risiko- og vesentleganalyse 6 2 Oversikt over selskap Oversikt over selskap omfatta av kommuneloven Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven Selskapskontroll Gjennomføring av selskapskontroll Framgangsmåte Gjennomføring og rapportering

52 -52- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

53 1 Innleiing 1.1 Krav til selskapskontroll Ifølgje kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Plan for selskapskontroll Etter 13 i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet; minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Innhaldet i 13 i forskrifta må sjåast i samanheng med kommunelova 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det går fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap, aksjeselskap kommunen eig aleine eller saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til slike selskap. Sjølv om innsynsretten er meir avgrensa, vil kontrollansvaret også omfatte selskap og verksemder som ikkje kjem inn under kommunelova 80. Dette er: selskap der kommunen har aksjar, men der det også er private aksjeeigarar

54 1.3 Former for selskapskontroll Det er to former for selskapskontroll: obligatorisk eigarskapskontroll og valfri forvaltningsrevisjon Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarskapskontroll omfattar berre kommunen si eigarskapsforvaltning, og krev ikkje innsyn i enkeltvise selskap. Slike selskapskontrollar kan anten omfatte kommunen si oppfølging av heile eigarskapsporteføljen eller kommunen si eigarskapsoppfølging av enkeltvise selskap. Eigarkontrollen kan for eksempel omfatte: kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa kontroll av at eigarskapa er føremålstenlege i forhold til føremål og type verksemd kontroll av val og opplæring av eigarrepresentantar kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnadar Valfri forvaltningsrevisjon Selskapskontroll kan også gjennomførast som ein forvaltningsrevisjon av utvalde selskap. Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom vurdering av risiko og vesentlegheit tilseier det. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Ein forvaltningsrevisjon av eit selskap kan for eksempel omfatte: kontroll av om selskapet etterlev krav og føringar frå eigarane kontroll av om selskapet etterlev krav i relevant regelverk (for eksempel aksjelov/iks-lov) kontroll av om selskapet har tilstrekkeleg system og rutinar for internkontroll kontroll av om selskapet har ein forsvarleg økonomi 1.4 Risiko- og vesentleganalyse For å utarbeide plan for selskapskontroll er det gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. Det er spesielt desse forholda som er vurdert: 1. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lover og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte. 3. Risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Informasjonen som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse Prosessmøte i kontrollutvalet Spørjeundersøking for tilsette i kommunen Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen 6-54-

55 Informasjonen som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda knytt til forvaltning av eigarskap. Analysen er samla i eit analysegrunnlag som ligg til grunn for kontrollutvalet si utveljing og prioritering av selskapskontrollprosjekt

56 2 Oversikt over selskap Under følger ei oversikt over selskap kommunen har eigarskap i. Selskapa blir presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som kjem inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje kjem inn under 80 i kommunelova. Det inneber at det er innslag av private eller statlege eigardeler. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i samsvar med eigarane sine intensjonar, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapporteringa frå selskapet samsvarar med retningsliner mv. 2.1 Oversikt over selskap omfatta av kommuneloven 80 Selskap Føremål Eigardel Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Sunnhordland Interkommunale Legevakt IKS Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS Føremålet med verksemda er interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Verksemda skal ta opp saker som kan fremja utviklinga av Sunnhordland, og leggja dei fram til drøfting og utgreiing. Føremålet vert konkretisert m.a gjennom desse oppgåvene: 1. Fremja Sunnhordland sine interesser 2. Fremja og samordna tiltaksarbeid i Sunnhordland med særleg vekt på regional utvikling, næringsutvikling og infrastruktur 3. Vera pådrivar for betring av kommunikasjonstilhøva i Sunnhordland 4. Utvikla ei samordna og effektiv marknadsføring av Sunnhordland 5. Vera pådrivar for kultur - og identitetsskapande tiltaksarbeid 6. Arbeida for kommunane sine rammevilkår Verksemda skal ivaretaka eigarane si plikt til å ha legevaktsordning i samsvar med gjeldande lov- og avtaleverk. Verksemda skal gjennom drift av sengeavdeling ivareta eigarane si plikt til å ha plassar for augneblikkeleg hjelp (KAD-plassar) i samsvar med gjeldande lov- og avtaleverk. Verksemda skal gjennom stabil bemanning, systematisk kvalitetssikring og vekt på fagkompetanse sikra ei robust og god teneste for alle innbyggjarane i eigarkommunane. Verksemda kan etter førespurnad frå eigarande ta på seg nye oppgåver for eigarkommunane. Verksemda kan ta på seg oppgåver for andre kommunar. Verksemda har ikkje erverv til føremål. Verksemda sitt føremål er å planleggja, finansiera, opparbeida og driva lufthamn på Stord og i samband med dette å delta i andre selskap med liknande verksemd. 12,50 % 9,20 % 5,42 % 8-56-

57 Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Krisesenter Vest IKS Verksemda sitt føremål er å arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål, jfr. lov om arkiv Verksemda skal, på vegne av eigarkommunane, sikre etterleving av krisesenterlova 2 a), b) og c). Verksemda skal vere eit rådgjevande organ for eigarkommunane i etterleving av lova sin 2 d). Verksemda har ikkje som føremål å drive verksemd som gir utbytte til eigarkommunane. 1,97 % 1,74 % 2.2 Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven 80 Selskap Føremål Eigardel Eigedomsselskapet Gamle Fitjar Tinghus AS (Tidlegare Tinghuset LL) Fitjar Kultur- og idrettsbygg AS Atheno AS Opero AS Slab AS Fitjar Kraftlag SA Fitjar Meierier AS Verksemda sitt føremål er å drive forretningsbygg i Fitjar for å skaffe høvelege lokal til eigarane. Vidare kan selskapet på same måte skaffa lokal til offentlege og private verksemder og personar. Verksemda sitt føremål er å eige og drive eit allsidig kultur- og idrettsbygg til det beste for innbyggjarane i Fitjar kommune. Verksemda sitt føremål er å fremje auka samarbeid innan industrien i regionen. Dette skal primært skje ved å utvikle nettverksarenaer for å gjere medlemsbedriftene meir innovative og konkurransedyktige. Ressurspersonar frå bedriftene skal knytast saman i ressursnettverk. Å driva inkubatorverksemd i regionen og arbeide for entreprenørskap og nyskaping i vid forstand. Å driva regionalt nærings- og samfunnsutviklingsarbeid som bidreg til oppstart og vidareutvikling av verksemder i Sunnhordland. Å tilby tenester til næringsliv og offentlege aktørar til så høg kvalitet og attraktiv pris at ein vert den føretrekte samarbeidspartnaren for desse. Å arbeida fram samt å tilretteleggje og tilby naudsynt kompetanse i regionen. Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annen næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. Verksemda har som føremål å drive laboratorium og rådgjevingsverksemd. Verksemda kan og delta i andre aktivitetar som det er naturleg å engasjera seg i. verksemda kan der dette er føremålstenleg samarbeida med eller ta del i andre verksemder som har same eller liknande føremål. På same måte kan verksemda stifta føretak. Verksemda har som føremål å eiga, byggja og drive energiforsyning i heile konsesjonsområdet - irekna produksjon og omsetting av energi. Kraftlaget kan selja kraft til kundar utanfor konsesjonsområdet. Vidare kan kraftlaget driva, eiga, eller samarbeide med andre verksemder med naturleg tilknyting til føremålet. Kraftlaget skal vera ei konkurransedyktig og lønsam verksemd. Kraftlaget kan delta i utvikling og ivaretaking av felles samfunnstiltak i konsesjonsområdet, samt gi gåver til ålmennyttige føremål. Overskotet skal primært nyttast til vidareutvikling av kraftlaget i samsvar med føremålet, dernest til ålmennyttige tiltak som kan koma partseigarane, og lokalsamfunnet der kraftlaget har nett til gode. Verksemda sitt føremål er Omsetjing av driftsmiddel og utleige av arbeidskraft samt aktivitet som naturleg fell saman med dette, også deltaking i andre selskap, kjøp og sal av aksjar, eller på annan måte gjere seg interessert i andre føretak. Verksemda skal vidare arbeida for å fremje primærnæringsprodusentane sine yrkesmessige interesser. Verksemda driv utvikling og utleige av eigedom. 80 % 76,23 % 8,07 % 6,04 % 6,04 % 371 lutar 8 lutar 9-57-

58 Sunnhordlandsambandet AS (Tidlegare Tysnesbrua AS) Biblioteksentralen SA Tida ASA Verksemda skal arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komme inn i NTP, skal selskapet arbeide for at Sunnhordlandsambandet blir realisert. Verksemda skal være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. I till kan Biblioteksentralen delta i/etablere verksemd med det formål å betene det totale bok-, informasjon- og kunnskapsmarkedet. Biblioteksentralen skal driftas etter venlege bedriftsøkonomiske prinsipp, slik at det vert skapt økonomisk tryggleik utviklingsmogelegheitar og slik at andeseigarane sine interesser vert ivaretatt på best måte. Verksemda sitt føremål er å drive transport- og reiselivsverksemd, og annan tilknytt verksemd. 5 lutar 1 lut Eigardel ukjend

59 3 Selskapskontroll Under følgjer prioriterte selskapskontrollar. Under kvar selskapskontroll er det foreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestillinga av selskapskontroll. Prosjekt Tema 1 Eigarskapsforvaltninga System og rutinar for oppfølging av eigarskapa Rutinar for val av styrerepresentantar Opplæring av styrerepresentantar Rapportering til kommunestyret 2 Sunnhordland Interkommunale Drift og økonomistyring Legevakt IKS System og rutinar Måloppnåing 3 Fitjar Kultur- og idrettsbygg AS Drift og økonomistyring System og rutinar Måloppnåing Dersom kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføre ein selskapskontroll, eller kontrollutvalet gjer risiko- og vesentlegvurderingar som tilseier at andre selskapskontrollar bør prioriterast, kan kontrollutvalet avvike frå vedteke plan for selskapskontroll. Dersom kontrollutvalet finn det hensiktsmessig kan plan for selskapskontroll rullerast i løpet av perioden

60 4 Gjennomføring av selskapskontroll 4.1 Framgangsmåte Uavhengig av kva form for selskapskontroll som gjennomførast, vil revisjonen følgje standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), så langt dette er praktisk mulig, ettersom det ikkje er utarbeidd ein eigen standard for selskapskontroll. Kva metodar som blir brukt for datainnsamlinga i dei ulike selskapskontrollane er avhengig av endelege problemformuleringar i dei enkelte prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkeleg bredde i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapleg analyse og vurdering. Ein slik metodetriangulering bidrar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Moglege metodar for datainnsamling og -analyse kan være: dokumentanalyse elektroniske spørjeskjema intervju dataanalyse testing av kontrollar og rutinar Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka selskapskontrollar er at kontrollutvalet saman med revisjonen avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkt og kva kriterium ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei enkelte prosjekta. Før ein selskapskontroll blir starta opp skal kontrollutvalet godkjenne ein prosjektplan som skildrar korleis prosjektet skal gjennomførast. 4.2 Gjennomføring og rapportering Revisjonen vil alltid starte ein selskapskontroll med å sende eit oppstartsbrev med informasjon om prosjektet til rådmannen og eventuelt det aktuelle selskapet. Rapporten vil også bli sendt til høyring til rådmannen og eventuelt det aktuelle selskapet før rapporten blir lagt fram for kontrollutvalet. Etter at kontrollutvalet har handsama rapporten blir det utarbeidd ei innstilling som blir sendt over til kommunestyret saman med rapporten

61 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -61-

62 Fitjar kommune Overordna analyse for plan for selskapskontroll Oktober

63 «Overordna analyse for plan for selskapskontroll» Oktober 2016 Analysen er utarbeidd for Fitjar kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited -63-

64 Innhald 1. Innleiing 4 2. Eigarskap 7 3. Forslag til selskapskontrollar

65 1. Innleiing Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for selskapskontroll for å føre kontroll med eigarinteressene til kommunen. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for selskapskontroll for For at planen skal spegle dei viktigaste områda der det er behov for selskapskontroll, har Deloitte gjennomført ein risiko- og vesentleganalyse (overordna analyse) av eigarskapsforvaltninga til kommunen. I prosessen med den overordna analysen er det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet, administrasjonen og politisk leiing. Analysen er av ein overordna karakter, og er i stor grad er basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og i spørjeundersøking er berre i nokon grad verifisert av kommunen. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan bli følgt opp/ undersøkt i ein selskapskontroll eller gjennom andre undersøkingar, dersom kontrollutvalet og kommunestyret ønskjer dette. 1.1 Overordna analyse og plan for selskapskontroll Stadig større delar av den kommunale forvaltninga blir organisert utanfor den ordinære forvaltninga. Kommunen er pålagt å føre kontroll med sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet; minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Innsynsretten i selskapa som kommunen har eigarskap i er regulert av kommunelova 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap (IKS), aksjeselskap kommunen eig aleine eller aksjeselskap kommunen eig saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til selskapa nemnd over. Selskapskontroll kan romme ulike former av kontrollar, høvesvis eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomførast selskapskontrollar som kombinerer element frå dei to nemnde formane. Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. Dette er ein kontroll av korleis kommunen forvaltar sine eigarskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan ein mellom anna vurdere selskapet sin økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåing ut frå kommunale vedtak og føringar

66 Overgangen mellom desse to formene for selskapskontroll kan vere glidande. I Kontrollutvalsboka blir dette illustrert med følgande figur. 1 Figur 1 Former for selskapskontroll. Frå «Kontrollutvalsboka» Risiko- og vesentleganalyse er ein prosess som skal initierast av kontrollutvalet og nyttast som eit verktøy for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. 2 Med omsyn til risiko er det særleg desse forholda som bør vurderast: risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lovar og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte, risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I tillegg til ei konkret risikovurdering vil det også vere viktig å vurdere selskapa ut frå kor vesentlege dei er for kommunen (vesentleganalyse). To overordna perspektiv kan leggjast til grunn for ei slik vurdering: fokus på brukarperspektivet/samfunnsnytta fokus på økonomiske interesser for kommunen På bakgrunn av desse forholda har revisjonen utleia følgjande kriterium for vesentleganalysen, som kan vere til hjelp når kontrollutvalet skal prioritere kva selskap som skal vere gjenstand for selskapskontroll: 1. selskap der det er avdekka moglege risikoforhold 2. selskap med berre offentleg eigarskap 3. selskap som har eit samfunnsmessig ansvar 4. selskap som har direkte tenestetilbod til kommunen sine innbyggarar 5. selskap som leverer verksemdskritiske teneste til kommunen 6. selskap som er heileigde av kommunen 7. selskap der kommunen har omfattande eigarinteresse i tal på aksjar (fleirtall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen 8. økonomisk gevinst/ tapspotensiale for kommunen 9. etikk og omdøme 1.2 Metode Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger på ein gjennomgang av kommunen si eigarskapsmelding, selskapa sine nettsider, selskapa sine årsmeldingar, kommunale dokument, kommunen sine nettsider, samt ravninfo.no. Innanfor ramma av prosjektet har vi ikkje hatt høve til å gå inn i all dokumentasjon som føreligg knytt til dei ulike selskapa. Dette er dokumentasjon som det kan vere naturlig å gjennomgå ved ein eventuell selskapskontroll. 1 Kommunal- og moderniseringsdepartementet (2015) Kontrollutvalsboka. 2 Jf, 13 i forskrift om kontrollutval 5-66-

67 1.2.2 Intervju og møter Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen. Intervjua har omhandla både generelle utfordringar knytt til eigarskapsforvaltninga og eventuelle risikoforhold knytt til selskapa. Vi har gjennomført intervju med rådmann, assisterande rådmann, helse og sosialsjef, skule og oppvekstsjef, sjef for plan og utvikling og økonomisjef. Av politiske leiarar har vi intervjua ordførar, varaordførar og tre gruppe-/utvalsleiarar Elektronisk spørjeundersøking Spørjeundersøkinga blei sendt ut til 15 leiarar og vi fekk svar frå ti leiarar innan fristen (67 prosent). Det er også sendt ut ei spørjeundersøking til åtte hovudtillitsvalte og hovudverneombod. Fire av desse har svart på undersøkinga, noko som utgjer 50 prosent. I spørjeundersøkinga blei det stilt spørsmål om kva område ein oppfattar at det er knytt risiko til, både med omsyn til kommunen si overordna eigarskapsforvaltning og kva selskap det kan være knytt risiko til Prosessmøte med kontrollutvalet Innleiingsvis i prosessen blei det gjennomført eit risikospel i kontrollutvalet kor mellom anna kommunen si eigarskapsforvaltning blei diskutert. 1.3 Lesarrettleiing Innspela som vi har samla inn i samband med den overordna analysen er systematisert i dette dokumentet. Dokumentet utgjer eit grunnlag for kontrollutvalet til å velje ut og prioritere selskapskontrollprosjekt. Analysedokumentet består av følgjande delar: I kapittel 2 presenterer vi den overordna eigarskapsforvaltninga til kommunen og dei enkelte selskapa som kommunen har eigardelar i. I kapittel 3 presenterer vi forslag til moglege selskapskontrollar i uprioritert rekkefølge basert på dei risikoar som er identifisert. Utval og prioritering av selskapskontrollar vil gå fram av plan for selskapskontroll som kontrollutvalet vedtar, og som blir lagt fram for kommunestyret. I same kapittel presenterer vi også ei oversikt over gjennomførte selskapskontrollar

68 2. Eigarskap 2.1 Eigarskapsforvaltning Fitjar kommune har ikkje utarbeidd eigarskapsmelding. Rådmannen har utarbeidd oversikt over kommunen sine eigarskap per 2015 der det går fram kva selskap kommunen har eigarskap i og i kor stort omfang. Vidare er det gjort vurderingar av kommunen sine eigarinteresser i selskapa. Revisjonen har fått opplyst at oversikta nyleg er lagt fram for kommunestyret. 2.2 Oversikt over selskap Oversikta over selskap som er presentert under er i hovudsak basert på opplysningar henta frå Fitjar kommune sitt årsrekneskap frå 2015, supplert med informasjon frå RAVN Bedriftsinfo, det enkelte selskapet sine nettsider og informasjon som er komme fram i undersøkinga gjennom intervju og spørjeundersøking. Selskapa blir presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som kommer inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Desse selskapa har Fitjar kommune full innsynsrett i og kan gjennomføre selskapskontrollar av. Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje kjem inn under 80 i kommunelova. Det inneber at det er innslag av private eller staglege eigardeler. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapporteringa frå selskapet samsvarar med retningsliner mv. Kontrollutvalet kan også be styret i eit selskap om å få fullt innsyn dersom det er ønskjeleg med ein selskapskontroll. 2.3 Oversikt over selskap som er omfatta av kommunelova 80 Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Eigardelar 12,50% Nøkkelpunkt Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Stabil og solid drift Føremålet med verksemda er interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Verksemda skal ta opp saker som kan fremja utviklinga av Sunnhordland, og leggja dei fram til drøfting og utgreiing. Føremålet vert konkretisert m.a gjennom desse oppgåvene: l. Fremja Sunnhordland sine interesser 2. Fremja og samordna tiltaksarbeid i Sunnhordland med særleg vekt på regional utvikling, næringsutvikling og infrastruktur 3. Vera pådrivar for betring av kommunikasjonstilhøva i Sunnhordland 4. Utvikla ei samordna og effektiv marknadsføring av Sunnhordland 5. Vera pådrivar for kultur - og identitetsskapande tiltaksarbeid 6. Arbeida for kommunane sine rammevilkår Verksemda har sterk likviditet og tilfredstillande gjeldsgrad, men har i tre av dei fem siste åra underskot. Dette til tross for at ein i to av desse åra har hatt positive finansinntekter. Verksemda har til dels store variasjonar i inntekter og kostnadar. Kommunen eig verksemda saman med Etne, Bømlo, Austevoll, Sveio, Kvinnherad, Stord og Tysnes kommune. Alle eigarane eig 12,5% kvar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital

69 Inntekter Resultat før skatt Sunnhordland Interkommunale Legevakt IKS Eigardelar 9,20% Nøkkelpunkt Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Verksemda skal ivaretaka eigarane si plikt til å ha legevaktsordning i samsvar med gjeldande lov- og avtaleverk. Verksemda skal gjennom drift av sengeavdeling ivareta eigarane si plikt til å ha plassar for augneblikkeleg hjelp (KAD-plassar) i samsvar med gjeldande lov- og avtaleverk. Verksemda skal gjennom stabil bemanning, systematisk kvalitetssikring og vekt på fagkompetanse sikra ei robust og god teneste for alle innbyggjarane i eigarkommunane. Verksemda kan etter førespurnad frå eigarande ta på seg nye oppgåver for eigarkommunane. Verksemda kan ta på seg oppgåver for andre kommunar. Verksemda har ikkje erverv til føremål. Fitjar kommune eig Sunnhordland Interkommunale Legevakt saman med Stord (55,70%) og Bømlo kommune (35,1%). I undersøkinga blir det peika på at det hadde vore interessant å gjennomføre selskapskontroll av dette selskapet Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS Eigardelar 5,42% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å planleggja, finansiera, opparbeida og driva lufthamn på Stord og i samband med dette å delta i andre selskap med liknande verksemd. Verksemda har sterk likviditet og låg grad av gjeldsfinansiering. Dei økonomiske nøkkeltala fortel om ei bedrift med solid og stabil drift. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Stabil og solid drift Vesentlege verdiar Fitjar kommune eig verksemda saman med kommunane Stord (29,38%), Kvinnherad (24,85%), (19,55%), Sveio (8,70%), Austevoll (8%) og Tysnes (5,13%). Sunnhordland Interkommunale Miljøverk har ein eigardel i Rekom AS (4,26%) og Slab AS (6,72%). Rekom AS er og dekt av 80, medan Slab AS fell utanfor. Det blei gjennomført selskapskontroll av SIM i Nøkkeltal (i heile tusen NOK) (K) 2013 (K) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt

70 Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Eigardelar 1,97% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål, jfr. lov om arkiv Verksemda skal yte deltakarane desse tenestene som er finansierte gjennom det årlege driftstilskotet: a) ordning og katalogisering av deltakarane sine eldre arkiv b) utarbeiding og revisjon av overordna arkivplanar for deltakarane c) lokale kurs om arkivfaglege emne d) tilsyn med at arkivdanning og arkivlokale hos deltakarane er i samsvar med føresegnene i lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv e) rettleiing om arkivfaglege spørsmål. f) rettleiing om bevaring av elektroniske arkiv. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Verksemdskritisk teneste Etikk og omdømme Selskapet skal drive fagleg utviklingsarbeid for å gi deltakarane nødvendig og oppdatert rettleiing om arkivfaglege spørsmål. Kvar deltakarkommune har rett til å få utført arbeid i samsvar med kommunen sitt driftstilskot. Styret gjer vedtak om dei årlege rammene for dette arbeidet. Interkommunalt arkiv i Hordaland og den einskilde deltakarkommunen avtalar årleg kva oppgåver dette arbeidet skal omfatte. Selskapet kan etter avtale med den einskilde deltakaren vere arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiv, jfr. forskrift om offentlege arkiv Totalt er det meir enn 30 deltakar kommunar med i det interkommunale samarbeidet. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen rekneskap registrert. Ingen rekneskap registrert. Ingen rekneskap registrert. Krisesenter Vest IKS Eigardelar 1,74% Nøkkelpunkt Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Verksemda skal, på vegne av eigarkommunane, sikre etterleving av krisesenterlova 2 a), b) og c). Verksemda skal vere eit rådgjevande organ for eigarkommunane i etterleving av lova sin 2 d). Verksemda har ikkje som føremål å drive verksemd som gir utbytte til eigarkommunane. Største eigarar i verksemda er Karmøy (23,52%) og Haugesund kommune (20,21%). Totalt er det 17 kommunar med. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig Ingen økonomiske nøkkeltal tilgjengelig 9-70-

71 2.4 Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommunelova 80 Eigedomsselskapet Gamle Fitjar Tinghus AS (Tidligare Tinghuset LL) Eigardelar 80,00% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å drive forretningsbygg i Fitjar for å skaffe høvelege lokal til eigarane. Vidare kan selskapet på same måte skaffa lokal til offentlege og private verksemder og personar. Verksemda har god lønsemd og stabil og solid drift. Delt eigarskap med private aktørar Kommunen eig verksemda saman med Fitjar Kraftlag SA, kor kommunen og har eigedelar. Rådmannen peikar på at kommunen sin strategisk interesse i selskapet er høg. Dette er rådhuset i Fitjar, og kommunen har ei langsiktig interesse i selskapet. 3 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Fitjar Kultur- og Idrettsbygg AS Eigardelar 76,23% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å eige og drive eit allsidig kultur- og idrettsbygg til det beste for innbyggjarane i Fitjar kommune. Verksemda har gått med underskot i fire av dei fem siste åra, og hadde ved utgongen av 2015 låg likviditet. Verksemda har høg eigenkapitalgrad og låg gjeldsbelastning. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Kommunen eig verksemda saman med mellom andre Fitjar Kraftlag SA (10,59%) og Wärtsilä Ship Design Norway AS (1,31%). I undersøkinga blir det peika på at det hadde vore interessant å sjå nærare på dette selskapet gjennom ein selskapskontroll. Rådmannen peikar på at kommunen si strategisk interesse i selskapet er høg. 4 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Atheno AS Eigardelar 8,07% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å fremje auka samarbeid innan industrien i regionen. Dette skal primært skje ved å utvikle nettverksarenaer for å gjere 3 Selskapsoversikt 2015, datert september Selskapsoversikt 2015, datert september

72 Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar medlemsbedriftene meir innovative og konkurransedyktige. Ressurspersonar frå bedriftene skal knytast saman i ressursnettverk. Å driva inkubatorverksemd i regionen og arbeide for entreprenørskap og nyskaping i vid forstand. Å driva regionalt nærings- og samfunnsutviklingsarbeid som bidreg til oppstart og vidareutvikling av verksemder i Sunnhordland. Å tilby tenester til næringsliv og offentlege aktørar til så høg kvalitet og attraktiv pris at ein vert den føretrekte samarbeidspartnaren for desse. Å arbeida fram samt å tilretteleggje og tilby naudsynt kompetanse i regionen. Verksemda har i tre av dei fem siste åra hatt underskot. Underskotet vart dekt gjennom tidligare opptent eigenkapital. Likviditetsgraden, gjeldsgraden og eigenkapitalgraden i selskapet er alle tilfredstillande. Kommunen eig verksemda saman med mellom anna Kværner Stord AS (15,52%), Stord kommune (13,13%) og Hordaland fylkeskommune (3,10%). Atheno AS eig 40% av Vekstfondet Management AS og 34,01% av Atheno Prosjektutvikling AS. Begge desse verksemdene fell utanfor 80. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Opero AS Eigardelar 6,04% Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annen næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. Eigenkapitalen i verksemda er i hovudsak opptent eigenkapital, og verksemda har gjennom dei siste åra bygd opp eigenkapitalen slik at eigenkapitalsgraden og gjeldsgraden i dag er tilfredstillande. Selskapet har i fire av dei fem siste åra levert positive resultat. I 2011 førte ei minke i driftsinntektene til underskot. Likviditeten i selskapet har ein positiv trend, og nærmar seg tilfredsstillande for ei verksemd med stabil drift. Fitjar kommune eig verksemda saman med Hordaland Fylkeskommune, sju andre kommunar og Sør-Norge Aluminium AS. Største eigar er Stord kommune (28,03%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Slab AS Eigardelar 6,04% Nøkkelpunkt Verksemda har som føremål å drive laboratorium og rådgjevingsverksemd. Verksemda kan og delta i andre aktivitetar som det er naturleg å engasjera seg

73 Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme i. verksemda kan der dette er føremålstenleg samarbeida med eller ta del i andre verksemder som har same eller liknande føremål. På same måte kan verksemda stifta føretak. Verksemda har dei siste åra hatt ei kraftig minke i resultatet, frå 1,8 MNOK i 2013 til i Dette skuldast i hovudsak ei minke i inntektene. Verksemda har vidare god likviditet og låg gjeldsbelastning. Kommunen eig verksemda saman med mellom andre Hardanger Miljøsenter AS (33,24%), Sunnhordland Havbruksring SA (13,45%) FOMAS Hiskehelse og Miljø AS (13,45%) og Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (6,72%). Kommunen har og eigedelar i Sunnhordaland Interkommunale Miljøverk IKS. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Biblioteksentralen SA Eigardelar 1 lut Nøkkelpunkt Verksemda skal være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. I till kan Biblioteksentralen delta i/etablere verksemd med det formål å betene det totale bok-, informasjon- og kunnskapsmarkedet. Biblioteksentralen skal driftas etter venlege bedriftsøkonomiske prinsipp, slik at det vert skapt økonomisk tryggleik utviklingsmogelegheitar og slik at andeseigarane sine interesser vert ivaretatt på best måte. Delt eigarskap med private aktørar Samvirkelag Verksemda har god likviditet og god lønsemd av drifta. Vidare har Biblioteksentralen lav gjeldsgrad og ein høg del av eigenkapitalfinansiering. Nøkkeltala fortel om stabil drift dei siste åra. Biblioteksentralen har følgjande dotterselskap/eigarposisjonar, som alle fel utanfor 80: NBT Ute AS Edda Bokhandel AS Bibliotekenes IT-Senter AS BS Lab AS BS Eurobib AS Norsk Bibliotektransport AS BS Undervisning AS ABM-Media AS Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Fitjar Kraftlag SA Eigardelar 371 lutar

74 Nøkkelpunkt Verksemda har som føremål å eiga, byggja og drive energiforsyning i heile konsesjonsområdet - irekna produksjon og omsetting av energi. Kraftlaget kan selja kraft til kundar utanfor konsesjonsområdet. Vidare kan kraftlaget driva, eiga, eller samarbeide med andre verksemder med naturleg tilknyting til føremålet. Kraftlaget skal vera ei konkurransedyktig og lønsam verksemd. Kraftlaget kan delta i utvikling og ivaretaking av felles samfunnstiltak i konsesjonsområdet, samt gi gåver til ålmennyttige føremål. Overskotet skal primært nyttast til vidareutvikling av kraftlaget i samsvar med føremålet, dernest til ålmennyttige tiltak som kan koma partseigarane, og lokalsamfunnet der kraftlaget har nett til gode. Delt eigarskap med private aktørar Samvirkelag Verksemda gjekk i 2015 med eit underskot på om lag 43 MNOK. Store delar av underskotet kom av ei auke i andre finanskostnader, som igjen kom av ei auke i gjeld til kredittinstitusjonar. Samtidig hadde verksemda ei minke i inntektene. Verksemda hadde ved utgongen av 2015 tilfredstillande likviditet og gjeldsbelastning. Verksemda er organisert som eit samvirkelag. Fitjar Kraftlag har følgjande dotterselskap/eigarposisjonar, som alle fel utanfor 80: Sun Elsikkerhet AS Eiendomsselskapet Gamle Fitjar Tinghus AS Fitjar Kultur og Idrettsbygg AS Midtfjell Vindkraft AS Atheno Prosjektutvikling AS Sunnhordland Kraftlag AS Nettalliansen AS Rådmannen peikar på at så lenge selskapet er eit partslag er eigarinteressa ikkje høg. Han peikar vidare på at den samfunnsmessige interessa er særs høg. Selskapet er svært viktig for Fitjarsamfunnet, både som leverandør av infrastruktur, pådrivar i samfunnet, og utviklar av nye tiltak, men dette er ikkje knytt til kommunen sin eigardel. 5 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Fitjar Meierier AS Eigardelar 8 lutar Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Verksemda sitt føremål er Omsetjing av driftsmiddel og utleige av arbeidskraft samt aktivitet som naturleg fell saman med dette, også deltaking i andre selskap, kjøp og sal av aksjar, eller på annan måte gjere seg interessert i andre føretak. Verksemda skal vidare arbeida for å fremje primærnæringsprodusentane sine yrkesmessige interesser. Verksemda driv utvikling og utleige av eigedom. Dei økonomiske nøkkeltala fortel om ei verksemd med stabil drift. Kommunen eig verksemda saman med ei rekkje ulike privatpersonar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Selskapsoversikt 2015, datert september

75 Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Tida ASA Eigardelar Ukjend Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å drive transport- og reiselivsverksemd, og annan tilknytt verksemd. Delt eigarskap med private aktørar Verksemda hadde i 2014 eit overskot etter nokre år med underskot. Verksemda har nok stram likviditet, men tilfredstillande gjeldsbelastning. Tida ASA er eit allment aksjeselskap og har ei rekke ulike eigarar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) 2014 (K) 2013 (K) 2012 (K) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Sunnhordlandsambandet AS (Tidligare Tysnesbrua AS) Eigardelar 5 lutar Nøkkelpunkt Verksemda skal arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komme inn i NTP, skal selskapet arbeide for at Sunnhordlandsambandet blir realisert. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Selskapet har ingen inntekter og har i fire av dei fem siste åra hatt eit negativt resultat. Underskotet har vorte dekt av innskoten eigenkapital. Største eigarar i verksemda er Meidell AS (11,19%), Tysnes sparebank (11,12%) og Alsaker Fjordbruk AS (11,12%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Føretak, samarbeid og foreingar Kommunale føretak, vertskommunesamarbeid og foreiningar er ikkje omfatta av regelverket om selskapskontroll, men noen er likevel tatt med her for å få gi ein betre oversikt over kommunen sine interesser. Friluftsrådet Vest Stiftinga Havnahuset Stiftinga Håkon den Gode Fitjar Stiftinga Kystsogevekene

76 2.6 Gjennomførte selskapskontrollar Det blei gjennomført selskapskontroll av Sunnhordaland interkommunale miljøverk (SIM) i 2012 saman med kommunane Bømlo, Kvinnherad, Stord, Sveio og Tysnes. I 2009 blei det gjennomført selskapskontroll av kommunen si eigarskapsforvaltning

77 3. Forslag til selskapskontrollar På bakgrunn av informasjonen som er samla inn og analysert vil vi i dette kapittelet komme med forslag til selskapskontrollar. Prosjekta nedanfor er satt opp i uprioritert rekkefølgje. Val og prioritering av selskapskontrollar vil gå fram av plan for selskapskontroll som kontrollutvalet utarbeider. I oversikta under fokuserer vi på område/selskap der det kjem fram opplysningar eller indikasjonar på spesielle utfordringar og risiko. Ein kontroll skal omfatte ein eigarskapskontroll eller ein forvaltningsrevisjon av selskapet avhengig av kva kontrollutvalet vurderer som naudsynt. Selskap/område Eigardel Risiko-område Selskapskontroll 1 Eigarskapsforvaltninga System og rutinar for Eigarskapskontroll oppfølging av eigarskapa IA Rutinar for val av styrerepresentantar Opplæring av styrerepresentantar Rapportering til kommunestyret 2 Fitjar Kultur- og Idrettsbygg AS 76,23 % Drift og økonomistyring System og rutinar Måloppnåing Eigarskapskontroll/ forvaltningsrevisjon (utanfor 80) 3 Sunnhordland Interkommunale Legevakt IKS 9,20 % Drift og økonomistyring System og rutinar Måloppnåing Eigarskapskontroll/ forvaltningsrevisjon (innanfor 80)

78 PS39/16Referatsaker -78-

79 UTDRAG FRÅ MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET PS 46/16 Selskapsoversikt 2015 Framlegg til tilråding: Formannskapet rår kommunestyret til å gjera fylgjande vedtak: Selskapsoversikt 2015 vert teke til vitande. Behandling i Formannskapet : Representanten Sigurd Andre Maraas (FRP) kommenterte eigarskapen i Sunnhordlandssambandet AS; skal Fitjar kommune framleis eiga desse aksjane? Rådmannen opplyste om at han ikkje har fått fullmakt til å selja desse. 4 Til kommunestyret si orientering vedtok formannskapet i dag å selja aksjeposten i Slab. Tilråding til kommunestyret: (Samrøystes) Selskapsoversikt 2015 vert teke til vitande. Behandling i Kommunestyret : Representanten Sigurd Andre Maraas (FRP) oppmoda om at Fitjar kommune løyser inn aksjeposten i Sunnhordlandssambandet AS, då dette er eit selskap som Fitjar kommune ikkje lenger har interesse av å ha eigardeler i. Representanten Arne Prestbø (H) viste til vedtak i formannskapet 17. sept 2014, som seier at aksjane i Sunnhordlandssambandet AS skal leggjast ut for sal. Rådmann Atle Tornes stadfestar at dette vedtaket er fullgod fullmakt for administrasjonen til å selja aksjeposten. Representanten Harald Rydland (KRF) ba om ein gjennomgang av Fitjar kultur- og idrettsbygg AS i løpet av hausten 2016, for å få oversikt over strukturen i selskapet. Vedtak: (Samrøystes) Som framlegg. -79-

80 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/204-5 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 40/ Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Fitjar kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Rune Helland Formannskapet Gro Rydland Utval for plan og miljø Svein Malvin Marås Utval for oppvekst og omsorg Geirmund Aga Viltnemnda Avvente inntil vidare Ansvar for å sjå etter protokollar frå Viltnemnda vert å avventa inntil vidare. I tråd med fordelinga elles, ber ein om at utvalsmedlemane ser gjennom innkallingar og møteprotokollar som det er aktuelt å referere saker frå. Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret Formannskapet Utval for plan og miljø Utval for oppvekst og omsorg Viltnemnda Avvente Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -80-

81 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -81-

82 PS41/16Eventuelt -82-

83 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 601 Arkivnr: 2014/34-14 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 42/ Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune Samandrag Noverande avtaleperiode for revisjonstenester for Fitjar kommune er vedteke å gjelda til og med rekneskapsåret 2016 er revidert, det vil seia til og med Frå skal revisor for ny avtaleperiode vera på plass. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak PS 34/16 i møte : 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Fitjar kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Drøfting I tråd med punkt 2 og 3 i vedtaket over vert no forslag til konkurransegrunnlag lagt fram for kontrollutvalet. Sekretariatet har saman med jurist utlånt frå innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune utarbeida forslag til konkurransegrunnlag. Kontrollutvalet skal gjennomgå og ta stilling til dei aktuelle dokumenta som viser forslag til områder som konkurransegrunnlaget skal omfatta, og som skal lysast ut på Doffin. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -83-

84 Side 2/2 Konkurransegrunnlaget er unnateke offentlegheit etter offentleglova 23, 3. avsnitt. Dokumenta vil bli delt ut på rødt papir og gjennomgått i møtet. Det vert tilrådd at møtet vert lukka under handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31.3, jf. offl. 14. Det må reknast god tid for kontrollutvalet til gjennomgang og drøfting av innhaldet. Konklusjon Kontrollutvalet føretek gjennomgang av anbodsdokumenta i møtet. Forslag til vedtak 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -84-

85 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 400 Arkivnr: 2015/205-8 Sakshandsamar: Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 43/ Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Fitjar kommune Bakgrunn Kontrollutvalsleiaren har meddelt at sak om konkurranseutsetting av sekretariatstenester for kontrollutvalet skal opp som sak på utvalet sitt møte Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum skal legga fram sak, etter gjennomført konkurranse. Det er tenkt at kontrollutvalet skal innstilla på kva sekretariat som skal nyttast fom Forslag til innstilling Det føreligg ikkje forslag til innstilling. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -85-