Livsløpskomite. Utvalg: Møtested: Kommunehuset, møterom Byssa Dato: Tid: 18:00

Transkript

1 Tvedestrand kommune Møteinnkalling Livsløpskomite Utvalg: Møtested: Kommunehuset, møterom Byssa Dato: Tid: 18:00 Forfall meldes på telefon til Service- og dokumentsenteret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Side1

2 Saksliste Saksnr PS 13/14 PS 14/14 PS 15/14 PS 16/14 PS 17/14 PS 18/14 PS 19/14 Innhold Søknad om serverings- og skjenkebevilling på Tollboden Søknad om skjenkebevilling for alkoholgruppe tre fra Vertshuset AS Furøya Tvedestrand fjordhotell - avvik i henhold til alkohollovgivningen Avvik i henhold til alkohollovgivningen - Bakgaarden pub og losji AS Mama Mia Mouloud - Søgnebrygga - avvik i henhold til alkohollovgivningen Interkommunal barneverntjeneste Øst i Agder Korrigering av tildelingsmodell for skolesektoren. PS 20/14 Høring - Strategisk plan for kunst og kulturformidling i Aust-Agder PS 21/14 PS 22/14 Museumskonsolideringsprosessen i Aust-Agder - styringsgruppens rapport til behandling Referat- og drøftingssaker Side2

3 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2014/ Arkiv: U63 Saksbeh: Åse Due-Tønnesen og Anne Grete Aaby Hansen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 13/14 Livsløpskomite Kommunestyret Søknad om serverings- og skjenkebevilling på Tollboden samt serveringsbevilling for Brygga øl og mat. Rådmannens forslag til vedtak Alternativ1. 1. Tvedestrand kommunestyre avslår søknad om serverings- og skjenkebevilling til Tollboden kafé og pub, Bakkeskåt 8, 4900 Tvedestrand samt Brygga øl og mat, Fritz Smits gate 6, 4900 Tvedestrand. Begge steder er søker A.V. Allservice, organisasjonsnummer Avslaget gis fordi kravet til uklanderlig vandel i forhold til alkohollovens- og serveringslovens bestemmelser og skatte- og avgifts- og regnskapslovgivningen ikke er oppfylt. Alternativ Tvedestrand kommunestyre avslår søknad om skjenkebevilling til Tollboden kafé og pub, Bakkeskåt 8, 4900 Tvedestrand. Søker A.V. Allservice, organisasjonsnummer Avslaget gis fordi kravet til uklanderlig vandel i forhold til alkohollovens bestemmelser og skatte- og avgifts- og regnskapslovgivningen ikke er oppfylt. 2. Tvedestrand kommunestyre gir serveringsbevilling til Tollboden kafé og pub, Bakkeskåt 8, 4900 Tvedestrand samt Brygga øl og mat, Fritz Smits gate 6, 4900 Tvedestrand. Begge steder er søker Allservice, organisasjonsnummer Anita Villarin Aaland godkjennes som styrer for begge serveringssteder. Alternativ I medhold av alkohollovens 1-4b, 1-7a, 1-7b, 1-7c, 4-2, 4-3 og 4-4 samt serveringsloven 1 tom 9 gir Tvedestrand kommunestyre serverings- og skjenkebevilling for alkoholgruppe 1 og 2 til Tollboden kafé og pub, Bakkeskåt 8, 4900 Tvedestrand, samt serveringsbevilling for Brygga øl og mat, Fritz Smits gate 6, 4900 Tvedestrand. Begge steder er søker A.V. Allservice, organisasjonsnummer Bevillingene gjelder Skjenketiden for Tollboden er fra kl Skjenkebevillingen gis på vilkår nedfelt i kommunens alkoholpolitiske handlingsplan. 5. Utendørs skjenkeareal godkjennes i henhold til vedlagt skisse. 6. Anita Villarin Aaland godkjennes som styrer for begge serveringssteder. Side3

4 7. Marina Krunic godkjennes som stedfortreder for Tollboden kafe og pub, forutsatt bestått kunnskapsprøve i Alkoholloven. 8. Skjenkebevillingen forutsetter at det føres internkontroll ved virksomheten. 9. Skjenkebevillingen forutsetter at driften ikke fører til vesentlige støyplager i henhold til gjeldende regelverk. Bakgrunn for saken A. V. Allservice har i søknad av søkt om serverings- og skjenkebevilling for Tollboden kafé og pub for alkoholgruppe 1,2 og 3. De har videre i søknad av samme dato søkt om serveringsbevilling for Brygga øl og mat. Problemstilling Kan søknadene innvilges? Faglige merknader/historikk I søknad datert søkes det for Tollboden om serverings- og skjenkebevilling for alkoholgruppe 1, 2 og 3. Det søkes om skjenketid fra kl til kl Konseptet beskrives som et serveringssted med frokost- og lunsjkafé på dagtid og pub på kveldene. Det vil også tilrettelegges for flere intimkonserter i samarbeid med Kulturklubben for å få en god kulturkafé. Stedet vil ha 18 års aldersgrense. I søknad for Brygga øl og mat opplyses det at det skal være kioskdrift med salg av enkel gatekjøkkenmat. Det er ikke tenkt tilrettelagt med sitteplasser. Åpningstid vil være fra kl til kl mandag til torsdag samt søndag og fra kl til kl fredag og lørdag. Det vil senere bli levert søknad om salg av øl over disk. Det er innhentet uttale fra politi, skatte- og avgiftsmyndighetene og NAV. Det er merknader fra politi og skatte- og avgiftsmyndighetene. Opplysninger om noens personlige forhold er unntatt offentligheten jfr. bestemmelsene i Offentlighetsloven. Opplysningene som er kommet frem vurderes til å være personlige. Det er derfor ikke mulig i saksframlegget å beskrive detaljene i opplysningene fra politiet og skatte- og avgiftsmyndighetene. Opplysningene kan gis i lukket møte i komiteen og kommunestyret, jfr. bestemmelsene i Kommuneloven. Tidligere vedtak A.V. Allservice ved Anita Aaland har tidligere søkt om skjenkebevilling ved flere enkeltanledninger i 2014 for alkoholgruppe 1 og 2: 1. Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for intimkonsert Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for musikkquiz Administrativt vedtak : Ambulerende skjenkebevilling innvilget og skjenkebevilling innvilget for intimkonsert Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for musikkquiz Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for påskeåpent 17., 18., 19. og 20. april Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for musikkquiz Side4

5 7. Administrativt vedtak : Skjenkebevilling innvilget for nasjonaldagsåpent 16. og 17. mai 2014, intimkonsert og musikkquiz Serveringsbevilling for Tollboden er gitt administrativt fra og til og med Gjeldende regelverk på området Lov om alkoholholdig drikk LOV sier bl.a. følgende om krav til vandel: 1-7b. Krav til vandel Bevillingshaver og personer som har vesentlig innflytelse på virksomheten, må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til alkohollovgivningen og bestemmelser i annen lovgivning som har sammenheng med alkohollovens formål, samt skatte- og avgifts- og regnskapslovgivningen. Person som eier en vesentlig del av virksomheten eller av et selskap som driver virksomheten, som oppebærer en vesentlig del av dens avkastning eller som i kraft av sin stilling som leder har vesentlig innflytelse på den, vil alltid anses å ha vesentlig innflytelse på virksomheten. I vurderingen av om en person har vesentlig innflytelse på virksomheten, kan det også tas hensyn til personens nærståendes innflytelse på virksomheten. Med nærstående menes 1) ektefelle eller person som vedkommende bor sammen med i ekteskapslignende forhold 2) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje, samt søsken 3) ektefelle til eller person som bor sammen med person som nevnt i nummer 2 i ekteskapslignende forhold. Ved vurderingen av bevillingshavers og andre personers vandel etter første ledd kan det ikke tas hensyn til forhold som er eldre enn 10 år. Serveringsloven har lignende ordlyd i 6 og 7 om krav til vandel og konsolidering av eierandeler: 6.Krav til vandel Bevillingshaver, daglig leder og personer som har vesentlig innflytelse på virksomheten, må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til straffelovgivningen, skatte- og avgiftslovgivningen, regnskapslovgivningen, lov om forbud mot diskriminering på grunnlag av etnisitet, religion mv. Personer som nevnt i første punktum må heller ikke ha begått lovbrudd i forhold til annen lovgivning på en måte som vil være uforenlig med drift av serveringssted. Person som eier en vesentlig del av virksomheten eller av selskap som driver virksomheten eller som oppebærer en vesentlig del av dens avkastning eller i kraft av sin stilling som leder har vesentlig innflytelse på den, vil alltid anses å ha vesentlig innflytelse på virksomheten. Ved vurderingen av bevillingshavers og andre personers vandel etter første ledd kan det ikke tas hensyn til forhold som er eldre enn fem år. 7.Konsolidering av eierandeler I vurderingen av om en person har vesentlig innflytelse på virksomheten, regnes vedkommendes eierandeler eller stemmer sammen med eierandeler eller stemmer som tilhører følgende personer: 1) ektefelle eller person som vedkommende bor sammen med i ekteskapslignende forhold, 2) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje samt søsken, 3) ektefelle til person som nevnt i nr. 2 eller person som bor i ekteskapslignende forhold sammen med person som nevnt i nr. 2. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Kommunens alkoholpolitiske handlingsplan. Kommunens Plan for tidlig innsats, med forebygging og rehabilitering som overordnede Strategier, har følgende tiltak for å begrense skadevirkningene av alkoholholdig drikk: Skjenketak vurderes ved søknader om alminnelig skjenkebevilling ved: - lokalisering på brygga Side5

6 - lokalisering på øyene - lokalisering på Gjeving - skjenkesteder uten matservering - søknad om skjenking av brennevin. Alternative løsninger og konsekvenser Kommunens alkoholpolitiske retningslinjer sier at skjenkestedets karakter, lokalenes egnethet, målgruppe, trafikk og ordensmessige forhold, samt næringspolitiske hensyn skal vektlegges i vurderingen ved tildeling av bevilling. Bevilling for alkoholgruppe 3 kan gis til spiserestauranter, barer, puber, diskoteker og overnattingssteder. Søker beskriver Tollboden kafé og pub som et serveringssted med frokost- og lunsjkafé på dagtid og pub på kveldene. Konseptet oppfyller ikke kravene for servering av alkoholgruppe 3 på dagtid etter rådmannens vurdering. Kommunens Plan for tidlig innsats og alkoholpolitiske retningslinjer sier at skjenketak skal vurderes ved søknader om bevilling på brygga og ved søknader om alkoholgruppe 3. Det er i dag fire andre skjenkesteder på brygga med uteservering. Hvorvidt kommunestyret vil tildele alkoholgruppe 3 for pubvirksomheten på kveldstid blir en skjønnsmessig vurdering og en vurdering ut fra konseptet. Det er i dag 10 skjenkesteder i kommunen med bevilling for alkoholgruppe 3. I umiddelbar nærhet til Tollboden ligger tre av disse stedene; Bakgården pub og losji AS, Tvedestrand fjordhotell og Vertshuset Tvedestrand. Tollboden har tidligere hatt skjenkebevilling for alkoholgruppe 1, 2 og 3 med andre drivere. I kommunens retningslinjer er skjenketiden for øl og vin satt fra kl til kl og for brennevin fra kl til kl alle dager. Søker må tilpasse dette i konseptet. Ny beskrivelse av konsept legges ved saken i møtet. A.V. Allservice har fått skjenkebevilling for til sammen 14 arrangement i Securitas har i kontroll ikke påvist avvik i henhold til Alkoholloven. Det er søkers ektefelle som har ført dialogen med kommunen i forhold til serveringsbevilling og skjenkebevilling. Han anses av rådmannen til å ha en vesentlig rolle i driften. I søknaden framgår det imidlertid at det ikke er andre personer som har en vesentlig innflytelse over virksomheten enn søker og stedfortreder. Ved siste anledning er det søker som har henvendt seg til kommunen. I innledningen til vedtaket om serveringsbevilling vises det til serveringslovens 6 jfr 7 da det har vært noe tvil om behandlingen av vandelskravet i denne saken. Det er derfor gitt en midlertidig serveringsbevilling for Tollboden, slik at serverings- og skjenkebevilling behandles av kommunestyret under ett. I og med at det for Brygga øl og mat er identiske personer tenkt involvert i driften, er behandling av denne søknaden også tatt med i saken. Kommunestyret må vurdere hvorvidt en ser like strengt på Serveringslovens bestemmelser om vandel og konsolidering av eierandeler som Alkohollovens krav til vandel. I kommunens alkoholpolitiske handlingsplan sies det at kommunen skal utvise en streng skjønnsvurdering ved manglende oppfyllelse av vandelskrav. Alkohollovgivningen er også tydelig på at bevillingshaver og personer som har vesentlig innflytelse på driften må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til alkohollovgivningen. Det gjelder også for bestemmelser i annen lovgivning som har sammenheng med alkohollovens formål, samt skatte- og avgifts- og regnskapslovgivningen. Side6

7 Alle saker skal gjennomgås en skjønnsmessig vurdering. Som ektemann til eier av virksomheten og skjenkestyrer, vurderes det til at han også skal vurderes opp mot kravet til uklanderlig vandel jf. 1.7-b. Alkoholloven og Serveringsloven baserer seg på skjønnsmessige vurderinger. Kommunestyret må vurdere hvorvidt ektemannen har vesentlig innflytelse på virksomheten og hvordan denne skal vektlegges i forhold til skjenkebevilling og i forhold til serveringsbevilling. Kommunestyret må vurdere hvorvidt ektemannens vandel ikke er forenelige i forhold til krav om uklanderlig vandel og at skjenkebevilling derfor ikke kan innvilges. Dette gjelder både i forhold til alkohollovgivningen og bestemmelser i annen lovgivning som har sammenheng med alkohollovens formål, samt kommunens alkoholpolitiske handlingsplan. Kommunestyret må vurdere hvorvidt en eventuell skjenkebevilling skal gis for alkoholgruppe 1, 2, og eventuelt for alkoholgruppe 3 for brennevin, på bakgrunn av kommunens alkoholpolitiske retningslinjer om skjenketak. Rådmannen anbefaler klart at det ikke gis for alkoholgruppe 3 med det driftskonseptet som er valgt. Konklusjon Rådmannen er i tvil om søknadene om serverings- og skjenkebevilling bør innvilges. Det er flere skjønnsmessige vurderinger i denne saken. Det legges derfor frem 3 ulike alternativer fra rådmannens side. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg: 1 Tegninger vedr søknad om serverings- og skjenkebevilling på Tollboden Side7

8 TVEDESTRANDKOMMUN )ok sf?rytt, g 11 ; Side8

9 (ta ir sir FLyrrf.M j: L A4S'rr1QKAS$ 1 o 1A't -- 7-cW,~51 QlSk' 75t <86fe -i ~ / (44.(øet Side9 /,41 44 rfc 7 //

10 14-74/15:/, h 1:3Le,./9tsre:-1,,,,KÅs W51.4&>44251 Qe, 7itLW --/314 8 C:` ;- 77~ t4tet(74 Side10 c 4 0 p 175e."4'ir

11 4-0~ gjgkåvp 8,44-1..Er. 56(72Kitt("31..c4ZA-L, Side11

12 Side12

13 477, ,0mm 2320,01Tim 1710,7rrirn 474,2, Side13

14 utu O'Opi tu Liz'o I tui-uo'ot.z? 0000 le ~F Side14

15 4777,Ornrn Tippekran 474,2mm 2210,0m 2320,0nim 00,Orn Side15

16 2320,0mm 474,a 710,7mm Side16

17 ,rete Side17

18 '&/ 474,2mm li Ppekran 2320,Omm Side18

19 (f) -t- 474,2mm ig 2320,Omm 11.00~~114 Side19

20 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2013/ Arkiv: U63 Saksbeh: Åse Due-Tønnesen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 14/14 Livsløpskomite Kommunestyret Søknad om skjenkebevilling for alkoholgruppe 3 fra Vertshuset AS Furøya Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen legger fram alternativ forslag til vedtak: Alternativ 1: Vertshuset avdeling Furøya organisasjonsnummer tildeles også bevilling for skjenking av alkoholgruppe 3 (brennevin) f.o.m t.o.m på de vilkår som fremgår av bevilgningen gitt for alkoholgruppe 1 og 2 den Alternativ 2: Søknad om skjenking av alkoholgruppe 3 (brennevin) fra Vertshuset avdeling Furøya avslås grunnet kommunens alkoholpolitikk i kommunens alkoholpolitiske retningslinjer og Plan for tidlig innsats. Bakgrunn for saken I søknad datert søker Maria Åbonde om skjenkebevilling for alkoholgruppe 3 for Vertshuset avdeling Furøya. Søknad om bevilling for øl og vin alkoholgruppe 1 og 2 er gitt av kommunestyret i juni Problemstilling Kan søknaden imøtekommes? Faglige merknader/historikk I søknad datert søkes det om bevilling for alkoholgruppe 3. Det søkes om skjenketid fra kl Konseptet er tidligere beskrevet som sesongdrevet restaurant med ute- og inneservering. Fokuset er på norsk mat og det skal være en liten meny med 3-4 lunsjretter og 3-4 middagsretter. Søker ønsker å få servere sine gjester på Furøya en avec til kaffen det vil si spritservering i tillegg til sin vin- og ølbevilling. Det er innhentet uttale fra politi, kemner, Skatt sør og NAV. Det er ingen merknader eller avvik. Både styrer og stedfortreder har godkjent kunnskapsprøve. Side20

21 Tidligere vedtak I søknad datert søkte Vertshuset Tvedestrand AS Furøya om skjenkebevilling for alkoholgruppe 1,2 og 3. Tvedestrand kommunestyret fattet i møte følgende vedtak: 1. I medhold av alkohollovens 1-4b, 1-7a, 1-7b, 1-7c, 4-2, 4-3 og 4-4 gir Tvedestrand kommunestyre alminnelig skjenkebevilling for alkoholgruppe 1 og 2 til Vertshuset Tvedestrand AS Furøya, organisasjonsnummer , 4900 Tvedestrand. 2. Bevillingen gjelder Skjenketiden er fra kl Bevillingen gis på vilkår nedfelt i kommunens alkoholpolitiske handlingsplan. 5. Utendørs skjenkeareal godkjennes i henhold til vedlagt skisse. 6. Maria Åbonde godkjennes som styrer og Ann Kristin Eriksen godkjennes som stedsfortreder. 7. Skjenkebevillingen forutsetter at det føres internkontroll ved virksomheten. 8. Skjenkebevillingen forutsetter at driften ikke fører til vesentlige støyplager i henhold til gjeldende regelverk. Serveringsbevilling ble gitt den Skjenkebevilling til Vertshuset Tvedestrand AS ble gitt den Gjeldende regelverk på området Lov om omsetning av alkoholholdig drikk. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Kommunens alkoholpolitiske retningslinjer. Kommunens Plan for tidlig innsats med forebygging og rehabilitering som overordnede strategier har følgende tiltak for å begrense skadevirkningene av alkoholholdig drikk: Skjenketak vurderes ved søknader om alminnelig skjenkebevilling ved: - lokalisering på brygga - lokalisering på øyene - lokalisering på Gjeving - skjenkesteder uten matservering - søknad om skjenking av brennevin. Alternative løsninger og konsekvenser Kommunens alkoholpolitiske retningslinjer sier at skjenketak skal vurderes ved søknader om alkoholgruppe 3 og ved søknader om bevilling på øyene. Tvedestrand har i dag 10 skjenkesteder med bevilling for brennevin. Alkoholgruppe 3 kan gis til spiserestauranter, barer, puber, diskoteker og overnattingssteder. Skjenkestedets karakter, lokalenes egnethet, målgruppe, trafikk og ordensmessige forhold, samt næringspolitiske hensyn skal vektlegges i vurderingen. Hvorvidt kommunestyret vil tildele alkoholgruppe 3 blir en skjønnsmessig vurdering og en vurdering ut fra konseptet. På øyene er det i dag to steder med skjenkebevilling for alkoholgruppe 3. På Lyngør har Seilmakerfruens kro hatt skjenkebevilling for alkoholgruppe 3 i flere år. Det behandles nå en søknad administrativt der nye drivere ønsker å videreføre driften sommerstid. På Sandøya ga kommunestyret La locanda di Marie skjenkebevilling for alkoholgruppe1,2 og 3 for servering én dag i uka, i møte Kommunestyret avslo i møte Vertshuset Tvedestrands søknad om skjenking av alkoholgruppe 3 (brennevin) ved Vertshuset spisested på Sandøya grunnet kommunens alkoholpolitikk i Plan for tidlig innsats. Side21

22 Furøya er regulert til friområdet. Skjenkearealet er begrenset i forhold til det totale arealet på øya som vist på vedlagte skisse. Restauranten ligger sentralt plassert mellom de ulike husene og tett ved bryggene. Fra 1. juli vil Aust-Agder turistforening leie ut overnattingsplasser i Forpakterboligen. Kommunen leier ut Marens hus til sine ansatte med familier. Området rundt husene er et populært sted for lek, bading, grilling og turer og som overnattingssted for båtfolk. Konklusjon På bakgrunn av kommunens alkoholpolitiske retningslinjer der skjenketak skal vurderes ved søknader om alkoholgruppe 3 legger rådmannen frem 2 alternative innstillinger; 1. Skjenkebevilling for alkoholgruppe 1, 2 og 3 2. Skjenkebevilling for alkoholgruppe 1 og 2. Tvedestrand, Rådmannen Side22

23 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2013/ Arkiv: U63 Saksbeh: Åse Due-Tønnesen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 15/14 Livsløpskomite Kommunestyret Tvedestrand fjordhotell - avvik i henhold til alkohollovgivningen Rådmannens forslag til vedtak 1. Tvedestrand kommunestyre inndrar bevillingen til Tvedestrand fjordhotell, Fritz Smithsgate, 4900 Tvedestrand, organisasjonsnummer i uker fra og med, p.g.a. manglende godkjent stedfortreder og avvik ved kontroll den Dersom godkjent stedfortreder fremdeles ikke er i orden etter disse ukene, gis ikke bevillingen tilbake før stedfortreder er godkjent av kommunen. Bakgrunn for saken Hotellet har siden ikke hatt godkjent stedfortreder for sin skjenkebevilling til tross for flere purringer og advarsler om at manglende stedfortreder vil medføre sak til kommunestyre om inndragning av bevilgningen. Den siste godkjente stedfortreder sluttet ved hotellet før godkjenningen var sendt fra kommunen i begynnelsen av desember Rapport fra Securitas kontroll viser avvik med mangel av godkjent stedfortreder. Problemstilling Skal avviket gis en reaksjon i form av inndragning av bevillingen i et gitt antall uker? Faglige merknader/historikk Kommunen har påpekt avviket med manglende godkjent stedfortreder overfor eier av hotellet Stein Matre siden 25. september Purringer er sendt per mail og/eller per brev , , og skriftlig advarsel fra rådmannen Stein Matre har svart i e-post av Denne følger saken vedlagt. Securitas har i rapport av påvist avvik i henhold til alkoholloven 1-7.c med mangel av stedfortreder. Securitas har i rapport av påvist manglende rutiner i internkontrollen ved hotellet. Arbeidstilsynet har i brev av innført tvangsmulkt for Tvedestrand Fjordhotell fra for manglende rutiner for arbeidsavtaler, overtid, HMS og andre forhold etter kontroll i september Side23

24 Østre Agder brannvesen har i brev av varslet tvangsmulkt fra for avvik ved manglende brannteknisk dokumentasjon av brannsikkerheten ved Tvedestrand Fjordhotell. Tidligere vedtak Skriftlig advarsel fra rådmannen ble gitt Gjeldende regelverk på området Lov om omsetning av alkoholholdig drikk. Loven sier bl.a. følgende om stedfortreder og inndragning av skjenkebevilling: 1-7c. Styrer og stedfortreder For hver bevilling skal det utpekes en styrer med stedfortreder som må godkjennes av bevillingsmyndigheten. ( ) Styrer og stedfortreder må være ansatt på salgs- eller skjenkestedet eller arbeide i virksomheten i kraft av eierstilling. Som styrer kan bare utpekes den som har styringsrett over salg eller skjenking, herunder ansvar for å føre tilsyn med utøvelsen av bevillingen. I styrers fravær påhviler styrers plikter stedfortreder. Bevillingshaver må straks søke om godkjenning av ny styrer dersom styrer slutter. Styrer og stedfortreder må være over 20 år og ha dokumentert kunnskap om alkoholloven og bestemmelser gitt i medhold av den. ( ) Styrer og stedfortreder må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til alkohollovgivningen og bestemmelser i annen lovgivning som har sammenheng med alkohollovens formål Inndragning av salgs- og skjenkebevillinger Kommunestyret kan i bevillingsperioden inndra en bevilling for resten av bevillingsperioden, eller for en kortere tid dersom vilkårene i 1-7b ikke lenger er oppfylt, eller dersom bevillingshaver ikke oppfyller sine forpliktelser etter denne loven eller bestemmelser gitt i medhold av denne. Det samme gjelder ved overtredelse av bestemmelser gitt i eller i medhold av annen lovgivning når bestemmelsene har sammenheng med denne lovs formål. Ved vurderingen av om bevillingen bør inndras, og for hvor lenge, kan det blant annet legges vekt på type overtredelse, overtredelsens grovhet, om bevillingshaveren kan klandres for overtredelsen og hva som er gjort for å rette opp forholdet. Det kan også legges vekt på tidligere praktisering av bevillingen. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Kommunens alkoholpolitiske handlingsplan for perioden Plan for tidlig innsats. Alternative løsninger og konsekvenser I kommunens alkoholpolitiske handlingsplan beskrives manglende rapportering og godkjenning ved endringer i styrer og stedfortreder funksjonen som en alvorlig overtredelse. Planen har følgende veiledende skala: Spesielt Alvorlig Alvorlig Mindre alvorlig 1. gang Inndragning 2-4 uker Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel. 2. gang Ved skjenking eller salg til mindreårige 2. gang, inndragning for resten av perioden. Andre avvik Inndragning 2-3 uker. Inndragning 1-2 uker. Ved mangel på alkoholfritt alternativ, ny skriftlig advarsel. Side24

25 inndragning for 8-12 uker. 3. gang Inndragning for resten av perioden. Inndragning 3-4 uker. Inndragning for 2-4 uker 4. gang Inndragning for resten av perioden. Inndragning for 4-8 uker. I følge skalaen ovenfor tilsier avviket en inndragning av skjenkebevillingen for 2-3 uker. Rådmannen sendte skriftlig advarsel til Stein Matre. Matre svarte i e-post av at hotellet har to ansatte med godkjent kunnskapsprøve i alkoholloven; han selv og Naim Gashi. Hotellet har tre ansatte på vinteren og 10 på sommeren. I løpet av det siste året har fire ansatte avlagt godkjent prøve men kun jobbet kort tid ved hotellet. Matre skriver videre at han har en innleid ansatt som kan ta prøven når norskkunnskapene blir bedre, og en fast ansatt som kan ta prøven når hun er klar. Kommunen fikk hennes papirer i februar, men det foreligger ikke godkjent kunnskapsprøve i alkoholloven. Kommunen mottok søknad om å få godkjent Naim Gashi som stedfortreder. Rådmannen vil innhente uttalelser fra politi, skatt, kemner og NAV, og legge fram sin vurdering for politikerne i møte 3. og 10. juni. Sammenlignbare kommuner gir bevillingshaver tre måneder på å skaffe godkjent stedfortreder før sanksjoner iverksettes. Her har det ikke vært godkjent stedfortreder siden midten av august Dersom kommunestyret vedtar å ikke inndra skjenkebevillingen, vil dette får overslagskonsekvenser. Virksomheter som driver hele året skal ha en stedfortreder på plass (Alkoholloven 1-7c). Securitas har i kontroll avdekket avvik ift. Alkohollovens forskrift 4-4, der alkoholholdig drikke er tatt med ut av skjenkeområdet. Kommunen har i brev av bedt Tvedestrand fjordhotell ved Stein Matre om en uttalelse til rapporten innen Matre har i e-post av uttalt; All servering er videoovervåket og vi kan dokumentere hvert minutt vi skjenker. Det virker som om vi foreløpig har god kontroll. Personer som går forbi på fylkesveien med ølbokser kan ikke vi gripe fatt i, men ting som foregår hos oss blir fulgt opp. I kommunenes alkoholpolitiske retningslinjer anses dette som en alvorlig overtredelse. Rapporten fra Securitas med tilleggs rapport følger saken vedlagt. Rådmannen vurderer å sende skriftlig advarsel for overtredelsen. I kommunestyrets vedtak om tildeling av skjenkebevilling heter det blant annet; Skjenkebevillingen forutsetter at det føres internkontroll ved virksomheten. Forholdene som beskrives nedenfor viser at det er flere mangler ved rutiner og internkontroll ved virksomheten. Securitas har i rapport av påvist manglende rutiner i internkontrollen ved hotellet. Kontrollen viste manglende dokumentasjon av internkontroll og manglende kjennskap til alkoholloven. Naim Gashi har i e-post til kommunen beklaget at dokumentasjonen lå i hans veske på grunn av en kontroll fra Arbeidstilsynet og Østre Agder brannvesen. Avviket er en mindre alvorlig overtredelse, og kan ved 2. gangs advarsel medføre en inndragning av skjenkebevillingen på 1-2 uker. Rådmannen hadde da sendt skriftlig advarsel for manglende stedfortreder, og valgte ikke å sende advarsel for de manglende rutinene, da dette forventes å være på plass med ny stedfortreder. Varselet om tvangsmulkt fra Arbeidstilsynet gjelder blant annet manglende arbeidsavtaler, arbeidstids-oversikter og godtgjøring. Varselet om tvangsmulkt fra Østre Agder brannvesen gjelder manglende brannteknisk dokumentasjon av brannsikkerheten ved hotellet. Disse Side25

26 forholdene reguleres ikke av Alkohollovens bestemmelser om inndragning av skjenkebevillingen. De er tatt med i saken for å belyse virksomhetens håndtering av internkontrollen i bedriften. De skal ikke vektlegges ved kommunestyrets vurdering av inndragning av skjenkebevillingen. Alkoholloven har et absolutt vilkår om at det skal være en godkjent stedfortreder for skjenkestyrer. Etter at siste stedfortreder sluttet i midten av august 2013, har dette ikke vært i orden. Hotellet søkte om godkjenning av ny stedfortreder i november Denne sluttet før godkjenning var sendt fra kommunen. Det er levert ny søknad om godkjenning av stedfortreder. Denne er under behandling. Rådmannen mener at lovbruddet er begått og at det har vært et langvarig brudd på Alkohollovens 1-7c. Det fremmes derfor sak om inndragning av skjenkebevillingen for en periode, etter Alkohollovens 1-8 og kommunens alkoholpolitiske retningslinjer. Rådmannen viser i saksfremlegget til flere overtredelser som hver for seg kvalifiserer til inndragning av skjenkebevillingen for en periode. Kommunestyret må avgjøre om disse skal sees hver for seg eller samlet i forhold til veiledende skala for overtredelser i kommunens alkoholpolitiske retningslinjer (tabellen over) og 1., 2., 3. eller 4. gangs advarsel og sanksjoner ved brudd på alkohollovgivningen. Retningslinjene påpeker at tidligere praktisering av bevillingen kan vektlegges ved vurdering om bevillingen skal inndras. Konklusjon Rådmannen anbefaler at avvikene som beskrevet ovenfor sees samlet ved vurdering av sanksjoner. Rådmannen anbefaler at bevilgningen inndras for et gitt antall uker etter en skjønnsmessig vurdering, og at kommunens alkoholpolitiske retningslinjer brukes i forhold til sanksjoner. Dersom papirene på godkjent stedfortreder fremdeles ikke foreligger ettes disse ukene, gis ikke bevillingen tilbake før kommunen har mottatt søknad om stedfortreder og godkjent denne. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg 1 Rapport fra skjenkekontroll 14 mars Skjenkekontroll 1 mai Tilleggsrapport 4 Kontrollrapport 5 SV: Stedfortreder skjenkebevilling - skriftlig advarsel Side26

27 Skjenkekontroll Kunde: Tvedestrand Kommune Objekt: Tvedestrand Fjordhotell / Ankerplassen Kontrollør: Spørsmål Svar Kontrollteam Tj.nr. 1: Tj.nr. 2: Starttidspunkt: :51 Sluttidspunkt: :18 Avvik avdekket: Ja Kommentar: Åpen/Anonym kontroll?: Kontroll 1: Ble det skjenket til for unge? Jfr alkohollovens 1-5 og forskriftens 2-3: 2: Ble det avkrevd legitimasjon ved tvil om alder? Jfr forskriftens 2-4: 3: Befinner det seg personer åpenbart påvirket av rusmidler i lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 4: Ble personer åpenbart påvirket av rusmidler fjernet fra lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 5: Ble personer åpenbart påvirket fjernet før videre servering? Jfr forskriftens 4-2: 6: Ble det skjenket til personer åpenbart påvirket av rusmidler? Jfr forskriftens 4-2: 7: Påses det at for unge personer ikke drikker alkohol som skjenkes andre? Jfr forskriftens 4-3: 8: Nytes medbrakt eller medtas alkoholholdig drikke ut av skjenkeområdet? Jfr forskriftens 4-4: 9: Ble volumbegrensningene for alkholgruppe 3 overholdt? Jfr forskriftens 4-5: 10: Ble skjenketiden overholdt? Jfr alkohollovens 4-4: 11: Er det rimelig utvalg av alkoholfrie drikke i sortimentet? Jfr forskriftens 4-6: 12: Er det et rimelig utvalg av halvflasker? Jfr forskriftens 4-7: 13: Er reklameforbudet Anonym Ikke aktuelt Ikke aktuelt Nei Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt Nei Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ja Ja Side27

28 overholdt? Jfr alkohollovens 9-2: Følger tilleggsrapport?: Ja Nei Røykekontroll Merking jfr. lov om vern mot tobakkskader 12: Røykes det inne i lokalet? Jfr Lov om vern mot tobakkskader 12: Har det blitt røyket i lokalet (Askebeger, røykfull luft mm.) Jfr Lov om vern mot tobakkskader 12: Klistermerker Nei Nei Skjenkestedet Bevillingshaver/Styrer/Stedfortreder ihht bevilling?: Nei (Ny stedfortreder : Naim Gashi) Organisasjonsnummer: Stemmer organisasjonsnummer med papirene fra kommunen?: Åpningstider/Skjenketider ihht bevilling?: Ansvarshavende: Er ansvarshavende over 20 år?: Ja Ja Naim Gashi Ja Ca. antall gjester: 5 Aldersgrense: 18 Inngangspenger: 0 Karakterestikk av gjester/skjenkestedet: Rapporten er opplest/gjennomgått med ansvarshavende. : Ungdom, Voksne, Pub/Bar, Hotel Ja Side28

29 TVEDESTRANDKCY.,;; -)ok.sentet TO Skjenkekontroll Kunde: Tvedestrand Kommune Objekt: Tvedestrand Fjordhotell / Ankerplassen Kontrollor: Sporsmål Svar Kontrollteam Tj.nr. 1: Tj.nr. 2: Starttidspunkt: :35 Sluttidspunkt: :50 Avvik avdekket: Ja Kommentar: Se tillegsrapport Apen/Anonym kontroll?: Kontroll 1: Ble det skjenket til forunge? Jfr alkohollovens 1-5og forskriftens 2-3: 2: Bledet avkrevd legitimasjon ved tvilom alder? Jfr forskriftens 2-4: 3: Befinnerdet segper soner åpenbart påvirket av rusmidler i lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 4: Ble personer åpenbart påvirket av rusmidler fjernet fra lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 5: Ble personer åpenbart påvirket fjernet førvid ere servering?jfr forskriftens 4-2: 6: Ble det skjenket til personer åpenbart påvirket av rusmidler? Jfr forskriftens 4-2: 7: Påsesdet at forung e personer ikkedrikker alkohol som skjenkesandre? Jfr forskriflens 4-3: 8: Nytes medbrakt ellermedtas alkoholholdigdrikkeu t av skjenkeområdet? Jfr forskriftens 4-4: 9: Blevolumbegrensn ingenefor alkholgruppe 3 overholdt? Jfr forskriftens 4-5: 10: Ble skjenketiden overholdt? Jfr alkohollovens 4-4: 11: Erdet rimeligutvalgav alkoholfriedrikke i sortimentet? Jfr forskriftens 4-6: 12:Er detet rimeligut valg av halvflasker? Jfr forskriftens 4-7: 13: Er reklameforbudet Anonym Nei Ja Nei Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ja (Se rapport) Ja Ikke aktuelt Ja Ja Side 29

30 overholdt? Jfr alkohollovens 9-2: Følger tilleggsrapport?: Ja Ja Roykekontroll Merking jfr. lov om vem mot tobakkskader 12: Røykes det inne i lokalet? Jfr Lov om vem mot tobakkskader 12: Har det blitt røyket i lokalet (Askebeger, røykfull luft mm.) Jfr Lov om vem mot tobakkskader 12: Klistermerker Nei Nei Skjenkestedet Bevillingshaver/Styrer/Stedfortreder ihht bevilling?: Ja Organisasjonsnummer: Stemmer organisasjonsnummer med papirene fm kommunen?: Åpningstider/Skjenketider ihht bevilling?: Ansvarshavende: Er ansvarshavende over 20 år?: Ja Ja Angelikagorelskaja Ja Ca. antall gjester: 30 Aldersgrense: 0 Inngangspenger: 0 Karakterestikk av gjester/skjenkestedet: Rapporten er opplest/gjennomgått med ansvarshavende. : Ungdom, Hotel Ja Side30

31 TILLEGGSRAPPORT Skjenkested:Tvedstrandfjordhotell/ Ankerplassen Adresse:Smithsgt.74900Tvedestrand Styrer:SteinMatre Stedfortreder:NaimGashi Ansvarshavende:AngelikaGorelskaja Side:1 av 1 Dato: AK/avd.:2421 Kontrollør:17086/ Fra/tilkl.: 01:35-01:50 TILLEGGTIL BEFARINGSRAPPORTV/KONTROLLAV SKJENKEBEVILLING: 8. Nytesmedbraktellermedtasalkoholholdigdrikkeut av skjenkeområdet? jf. forskr. 4-4 Kontrollørene hadde vært innom stedet tidligere denne kvelden; det var da spisende gjester og det var stille og rolig. Da kontrollørene nå kjørte forbi stedet var det svært mange unge gjester som hadde samlet seg her. Vakt stod kun delvis ved stedets inngang. Kontrollørene kunne videre observere at to gjester på stedets uteområde drakk av hver sin boks med 0,33 liter Carlsberg, mens vakten stod i dør rett ved siden av. Dette uten at vakt reagerte på forholdet. Da kontrollørene gikk inn i lokalet var det kaotisk. En ansatt (ansvarshavende) stod i baren, en ryddet og to "vakter" stod rundt og småpratet med enkelte gjester. Det var da ingen kontroll ved inngangen. Klokken 01:40 gikk en mannlig gjest ut fra stedets avgrensede skjenkeområde med et glass med pils i hånden. Han gikk bort til en parkert kassebil sammen med en venn på parkeringsplassen foran hotellet. En av kontrollørene gikk da for å opprette kontakt med vakt. Vakten som pratet dårlig norsk og engelsk var på vei ut på dansegulvet med en kvinnelig gjest. Da han ikke helt forstod hva kontrollør ville frem til, henvendte han seg til kvinne i baren. Da kvinnen observerte kontrollørene tok hun sporenstreks opp telefonen for å ringe. Ved henvendelse til kontrollør sa kvinnen at de nå skulle stenge da det var litt kaotisk. Mannen som gikk ut på parkeringsplassen med sitt glass med pils returnert nå inn på stedet igjen. Glasset var fylt til randen med skummende pils. Kontrollørene kan ikke bekrefte at parkert bil fungerte som et påfyllingspunkt for pils, da den konkrete hendelsen ikke ble observert. Men drikke fra stedet ble med ut av skjenkeområdet, og det ble observert at alkohol ble konsumert her. Da en videre ville finne ut om stedet denne kvelden solgte bokser med Carlsberg, kunne vakt bekrefte at dette ikke ble solgt. Han virket på den andre siden overrasket over at det ikke var tillatt å drikke medbrakt alkohol på stedets uteområde. Det ble nå også observert at ansvarshavende gikk rundt til enkelte gjester for å sjekke legitimasjon. En ung kvinne kunne ikke forevise dette da hun ikke hadde dette med seg. Kontrollørene hadde på den andre siden ikke observert at denne kvinnen konsumerte alkohol inne på stedet. Samtlige gjester ble nå bedt om å forlate stedet. Stedet ble raskt tømt. De observerte forholdene slik som de fremgår her ble lagt frem for ansvarshavende. Hun ble overrasket over de to vaktene og at det på kontrolltidspunktet var liten til ingen kontroll ved inngangen. Basert på overnevnte observasjoner har kontrollørene vurdert situasjonen(e) som i strid med alkoholloven, og derfor skrevet denne tilleggsrapporten. Kommunen må selv vurdere om dette er klare brudd på alkoholloven, og således avvik i.h.t. loven. Side31

32 Interkontroll Kunde: Tvedestrand Kommune Objekt: Tvedestrand Fjordhotell / Ankerplassen Kontrollør: 4314 Spørsmål Svar Kontrollteam Tj.nr 1: 4314 Tj.nr 2: 0 Starttidspunkt: :35 Sluttidspunkt: :05 Avvik avdekket: Ja Kommentar: Satt opp Stein Matre, som ansvarshavende, siden kontrollør pratet med ham på telefonen. De ansatte som var på jobb, skjønte ikke helt hva kontrollør ville ha dokumentasjon på. Kontroll 1: 8-3 Er dokumentasjonen for internkontroll oppdatert og tilgjengelig for kontrollmyndigheten?: 2: Har bedriften kjennskap til krav i bevillingen og alkoholloven?: 3: Har ansatte nødvendig kunnskap i alkoholloven?: 4: Kjenner ansatte til kravet om internkontroll i bedriften?: 5: Har ansatte oversikt over hvordan bedriften er organisert og hvordan oppgaver/ansvar er fordelt?: 6: Har bedriften rutiner for å sikre overholdelse av krav i bevillingen og alkoholloven?: 7: Har bedriften rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik?: 8: Foretar bedriften systematisk og regelmessig gjennomgang av internkontrollen?: Noe (Ikke mye dokumentasjon.) Nei (Ingen dokumentasjon.) Noe (Kunnskapsprøve styrer dokumentert.) Ja Ja Nei (Ingen dokumentasjon.) Nei (Ingen dokumentasjon.) Nei (Ingen dokumentasjon.) Skjenkestedet Stemmer bevillingshaver/styrer/stedfortreder ihht bevilling?: Ja Organisasjonsnummer:: Stemmer organisasjonsnummer med papirene fra kommunen?: Stemmer åpningstidene ihht bevillingen?: Ansvarshavende:: Nei (Vet ikke, de hadde ingen papirer fra kommunen, som det kunne sjekkes mot.) Ja Stein Matre Antall ansatte i bedriften:: 04 Åpningstid:: Karakterestikk av sted: Pub/Bar, Spisested, Hotell Er rapporten Side32

33 opplest/gjennomgått sammen med ansvarshavende?: Ja Side33

34 Fra: Stein Dato: :41:11 Til: Due Tønnessen, Åse Kopi: Naim Gashi Tittel: SV: Stedfortreder skjenkebevilling - skriftlig advarsel Vi har i øyeblikket 2 ansatte med godkjent prøve. Det er Naim Gashi og Stein Matre Det er i tillegg avlagt og godkjent prøver fra 4 øvrige ansatte den siste tiden ( Anne, Anita, Jeanette og Simon), men dette er ansatte som kun har jobbet kort tid hos oss. Vi er 3 ansatte på vinteren og 10 på sommeren. Det er innleid en profesjonell bartender med godkjente papirer fra utlandet som ønsker å ta prøven også i Norge så snart norsken sitter litt bedre. I utgangspunktet skal også, som tidligere rapportert, Deimonte ta prøven. Hun har vært syk den siste tiden, men hun kommer opp så snart hun er klar. Hun har fast ansettelse og vil bli på hotellet også om vinteren. Datteren begynner i første klasse i Tvedestrand til høsten. All servering er videoovervåket og vi kan dokumentere hvert minutt vi skjenker. Det virker som om vi foreløpig har god kontroll. Personer som går forbi på fylkesveien med ølbokser kan ikke vi gripe fatt i, men ting som foregår hos oss blir fulgt opp. Med vennlig hilsen Stein Matre telefon Holms er et 50 år gammelt godt innarbeidet spise,- og overnattings sted. Anlegget består av en restaurant med stort kjøkken, inntil 400 stoler, motell, utleiekontor, konferanserom, festsaler og bensinstasjon. Holms eier og driver også Danebo Camping og Danebo hotellhytter, Tvedestrand & Holms Fjordhotell og Vikingenes Verden. Selskapet er kjent for meget god mat, trivelig personell og har god økonomi. Holms er ideelt plassert for møter, konferanser og overnatting med kort vei til Larvik og Sandefjord med ferger til Danmark og Sverige, Torp flyplass og rask vei til Oslo. Fra 2014 ladestasjoner for El biler. Telefon Webadresse: post@holms.as. Gratis TV, Internett og PC lån Fra: Due Tønnessen, Åse [mailto:ase.due.tonnessen@tvedestrand.kommune.no] Sendt: 13. mai :03 Til: Stein Matre Emne: Stedfortreder skjenkebevilling - skriftlig advarsel Viser til brev av fra Tvedestrand kommune med skriftlig advarsel fra rådmannen (kopi vedlagt). I brevet fremgår det at det vil bli fremmet sak for kommunestyret om inndragning av skjenkebevillingen ved hotellet dersom opplysninger om hvem som er stedfortreder og godkjent kunnskapsprøve for ham/henne ikke sendes kommunen innen Kommunen har ikke mottatt svar på denne henvendelsen fra deg og fremmer nå sak om inndragning av skjenkebevillingen for kommunestyret. Med hilsen Åse Due-Tønnessen Saksbehandler Side34

35 T Tvedestrand kommune Aktiv hverdag trygg framtid Side35

36 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/56-50 Arkiv: U63 Saksbeh: Helene Tveide Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 16/14 Livsløpskomite Kommunestyret Avvik i henhold til alkohollovgivningen - Bakgaarden pub og losji AS Rådmannens forslag til vedtak 1. Tvedestrand kommunestyre inndrar bevillingen til Bakgaarden pub og losji AS, organisasjonsnummer , Bakkeskåt, 4900 Tvedestrand i uker fra og med, p.g.a. manglende betaling av bevillingsgebyr for 2014 og avvik ved kontroll den Dersom bevillingsgebyret fremdeles ikke er betalt etter disse ukene, gis ikke bevillingen tilbake før bekreftelse på betaling er levert kommunen. Bakgrunn for saken Det er avdekket avvik ved virksomheten ved kontroll fra Securitas AS og skjenkeavgift for 2014 er ikke betalt. Problemstilling Skal avvikene gis en reaksjon i form av inndragning av bevillingen for et vist antall uker? Faglige merknader/historikk Faktura for skjenkeavgift 2014 ble sendt Da denne ikke ble betalt ble det sendt purring. Andregangs purring ble sendt Varsel om mulig inndragning av bevillingen ble sendt virksomheten Også i 2013 ble skjenkeavgiften betalt sent, først etter flere purringer og ved at saken ble fremmet for kommunestyret. Securitas gjennomførte kontroll ved virksomheten Det ble avdekket avvik jfr. Alkohollovens 8-11 og forskriftens 4-1 åpenbart påvirkede personer befinner seg i lokalene og 9-1 og 9-2 reklameforbudet. Det ble sendt brev til bevillingshaver for uttale til rapporten med frist Kommunen har ikke mottatt uttale fra bevillingshaver. Side36

37 Securitas har tidligere avdekket avvik ved virksomheten avdekket Securitas AS avvik jfr. forskriftens 4-4 alkoholholdig drikk medbringes utenfor skjenkestedet. Skriftlig advarsel for denne overtredelsen ble sendt Det ble videre avdekket avvik ved kontroll og Kommunestyret fattet vedtak om inndragning av bevillingen i 2 uker. Også ved kontroll avdekket Securitas AS avvik. Avvikene var etter alkohollovens 8-11 og forskriftens 4-1, åpenbart påvirkede personer befinner seg i lokalet og forskriftens 4-4 medbrakt nytes eller alkoholholdig drikk medtas ut av skjenkeområdet. Saken ble behandlet av kommunestyret som gav virksomheten en skriftlig advarsel. Tidligere vedtak - Skriftlig advarsel gitt av rådmannen Vedtak fra kommunestyret om inndragning av bevilling i 2 uker f.o.m Skriftlig advarsel fra kommunestyret Gjeldende regelverk på området Lov om omsetning av alkoholholdig drikk. Loven sier bl.a. følgende om bevillingsgebyrene: 7-1. Bevillingsgebyrene For bevilling til salg av alkoholholdig drikk gruppe 1 og til skjenking av alkoholholdig drikk skal det betales et årlig bevillingsgebyr som beregnes i forhold til forventet omsatt mengde alkoholholdig drikk. Lov og forskrift sier følgende om åpenbart rusmiddelpåvirkede personer: Forbud mot salg, utlevering og skjenking til rusmiddelpåvirkede personer Det er forbudt å selge, utlevere eller skjenke alkoholholdig drikk til personer som er åpenbart påvirket av rusmidler, eller skjenke alkoholholdig drikk på en slik måte at vedkommende må antas å bli åpenbart påvirket Personer som er åpenbart påvirket av rusmidler må ikke gis adgang til skjenkestedet. Dersom en person som er åpenbart påvirket av rusmidler befinner seg på skjenkestedet, har bevillingshaver plikt til å sørge for at vedkommende forlater stedet. Bevillingshaver har plikt til å sørge for at personer som trenger det, får nødvendig bistand. Loven sier følgende om reklame 9-2. Reklame for alkoholholdig drikk. Reklame for alkoholholdig drikk er forbudt. Forbudet gjelder også reklame for andre varer med samme merke eller kjennetegn som alkoholholdig drikk. Slike varer må heller ikke inngå i reklame for andre varer eller tjenester. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Kommunens alkoholpolitiske handlingsplan for perioden Alternative løsninger og konsekvenser I kommunens alkoholpolitiske handlingsplan beskrives manglende innbetaling av gebyrer som en alvorlig overtredelse. At det befinner seg åpenbart påvirket person i lokalene er definert i planen som en spesielt alvorlig overtredelse. Manglende innbetaling av gebyr er også sett på som en spesielt alvorlig overtredelse. Brudd på reklameforbudet er en mindre alvorlig overtredelse. Planen har følgende veiledende skala: Side37

38 Spesielt Alvorlig Alvorlig Mindre alvorlig 1. gang Inndragning 2-4 uker Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel. 2. gang Ved skjenking eller salg til mindreårige 2. gang, inndragning for resten av perioden. Inndragning 2-3 uker. Inndragning 1-2 uker. Ved mangel på alkoholfritt alternativ, ny skriftlig advarsel. Andre avvik inndragning for 8-12 uker. 3. gang Inndragning for Inndragning 3-4 uker. Inndragning for 2-4 resten av perioden. 4. gang Inndragning for resten av perioden. uker Inndragning for 4-8 uker. Konklusjon Rådmannen anbefaler at bevillingen inndras for et gitt antall uker etter en skjønnsmessig vurdering, og at kommunens alkoholpolitiske retningslinjer brukes i forhold til sanksjoner. Dersom bevilgningsgebyret fremdeles ikke er betalt ettes disse ukene, anbefales det at bevillingen ikke gis tilbake føre bekreftelse på betaling er levert kommunen. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg 1 Skjenkekontroll Tilleggsrapport Side38

39 Skjenkekontroll Kunde: Tvedestrand Kommune Objekt: Bakgården Pub og Losji Kontrollør: Spørsmål Svar Kontrollteam Tj.nr. 1: Tj.nr. 2: Starttidspunkt: :50 Sluttidspunkt: :38 Avvik avdekket: Ja Kommentar: En del mennesker. God stemning. Se tilleggsrapport Åpen/Anonym kontroll?: Kontroll 1: Ble det skjenket til for unge? Jfr alkohollovens 1-5 og forskriftens 2-3: 2: Ble det avkrevd legitimasjon ved tvil om alder? Jfr forskriftens 2-4: 3: Befinner det seg personer åpenbart påvirket av rusmidler i lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 4: Ble personer åpenbart påvirket av rusmidler fjernet fra lokalene? Jfr forskriftens 4-1: 5: Ble personer åpenbart påvirket fjernet før videre servering? Jfr forskriftens 4-2: 6: Ble det skjenket til personer åpenbart påvirket av rusmidler? Jfr forskriftens 4-2: 7: Påses det at for unge personer ikke drikker alkohol som skjenkes andre? Jfr forskriftens 4-3: 8: Nytes medbrakt eller medtas alkoholholdig drikke ut av skjenkeområdet? Jfr forskriftens 4-4: 9: Ble volumbegrensningene for alkholgruppe 3 overholdt? Jfr forskriftens 4-5: 10: Ble skjenketiden overholdt? Jfr alkohollovens 4-4: 11: Er det rimelig utvalg av alkoholfrie drikke i sortimentet? Jfr forskriftens 4-6: 12: Er det et rimelig utvalg av halvflasker? Jfr forskriftens 4-7: Anonym Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ja (Se rapport) Ja Ja Nei Ikke aktuelt Nei Ja Ja Ja Ja Side39

40 13: Er reklameforbudet overholdt? Jfr alkohollovens 9-2: Følger tilleggsrapport?: Nei (Baileys tavle kommentert tildigere henger fremdeles fremme) Ja Røykekontroll Merking jfr. lov om vern mot tobakkskader 12: Røykes det inne i lokalet? Jfr Lov om vern mot tobakkskader 12: Har det blitt røyket i lokalet (Askebeger, røykfull luft mm.) Jfr Lov om vern mot tobakkskader 12: Klistermerker Nei Nei Skjenkestedet Bevillingshaver/Styrer/Stedfortreder ihht bevilling?: Ja Organisasjonsnummer: Stemmer organisasjonsnummer med papirene fra kommunen?: Åpningstider/Skjenketider ihht bevilling?: Ansvarshavende: Er ansvarshavende over 20 år?: Ja Ja Emma Renate Jørgesen Ja Ca. antall gjester: 70 Aldersgrense: 18 Inngangspenger: 0 Karakterestikk av gjester/skjenkestedet: Rapporten er opplest/gjennomgått med ansvarshavende. : Ungdom, Voksne, Pub/Bar Ja Side40

41 TILLEGGSRAPPORT Skjenkested: Bakgården pub og losji Side: 1 av 1 Adresse: Sentrum 4900 Tvedestrand Dato: Styrer: Maria Aandby AK/avd.: 2421 Stedfortreder: Torild Myrslo Kontrollør: / Ansvarshavende: Emma Renate Jørgensen Fra/til kl.: 01:50-02:38 TILLEGG TIL BEFARINGSRAPPORT V/KONTROLL AV SKJENKEBEVILLING: Rapporten vil innholde to forhold som etter kontrollørens vurdering er i strid med alkoholloven. Forholdene vil her bli beskrevet hver for seg. 3. Befinner det seg personer åpenbart påvirket av rusmidler i lokalene? jf. alkoholloven 8-11 og forksr. 4-1 Da kontrollørene ankom stedet var det flere personer som hadde samlet seg ved inngangen. Det var en vakt som kontinuerlig holdt kontroll ved døren. Ved ankomst var vakt i dialog med en ung person som ikke kunne forevise gyldig legitimasjon. Personen ble nektet inngang til stedet. Inne i lokalene var det godt med gjester, og ansvarshavende estimerte i etterkant at det var rundt 70 gjester på dette tidspunktet. Majoriteten av gjestene var unge voksne. Kontrolløren la umiddelbart merke til en person i lokalet. Personen var en mann i 30 årene. Han ble lokalisert på en benk på motsatt side av inngangsdøren. Personen ble først og fremst lagt merke til da han lå lent mot en annen gjest og sov. Kontrollørene observerte personen fra ankomst klokken 01:50. Klokken 01:55 la ansatt i baren (ansvarshavende) merke til mannen. Hun forsøkte å vekke ham, men lyktes ikke i dette. Hun gikk for å hente vakt ved døren, og i mellomtiden ristet personen som mannen lå lent opptil kraftig i ham, og etter hvert våknet vedkommende. Han ble nå hjulpet ut av vennen og vakten ved døren. Mannen var åpenbart påvirket av rusmidler, dette gikk blant annet tydelig frem i mannens gange, hvor han fikk hjelp til å komme seg ut av lokalene. En person åpenbart påvirket av rusmidler befant seg således i lokalene. Personen ble videre fjernet før videre servering og skjenking. Det observerte forholdet ble lagt frem for ansvarshavende. Kontrollørene bemerket at dersom en åpenbart påvirket person skal ha tilgang til lokalet (jfr. hjelpeplikten), så skal denne personen plasseres på et bord for seg selv hvor det ikke konsumeres alkoholholdig drikke. På en dag som dette, men med svært mange personer i lokalene ville dette vært vanskelig for de ansatte å gjennomføre. Ansatt hadde ikke videre innvendinger mot avviket på dette tidspunktet. 13. Er reklameforbudet overholdt? jf. alkoholloven 9-1 og 9-2 Kontrollørene vil her vise til tidligere innsendte rapporter vedrørende reklame på stedet. Slik som det også kommer frem i kommentar på innsendt rapport gjelder dette forholdet en Baileys tavle som henger på en vegg inne på stedet. Basert på overnevnte observasjoner har kontrollørene vurdert situasjonen(e) som i strid med alkoholloven, og derfor skrevet denne tilleggsrapporten. Kommunen må selv vurdere om dette er klare brudd på alkoholloven, og således avvik i.h.t. loven. Side41

42 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2013/ Arkiv: U63 Saksbeh: Åse Due-Tønnesen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 17/14 Livsløpskomite Kommunestyret Mama Mia Mouloud - Søgnebrygga - avvik i henhold til alkohollovgivningen Rådmannens forslag til vedtak 1. Tvedestrand kommunestyre inndrar bevillingen til Mama Mia Mouloud - Søgnebrygga, org.nr , Fritz Smithsgate 10, 4900 Tvedestrand i uker fra og med, p.g.a. manglende betaling av bevilgningsgebyrer for 2013 og Dersom bevilgningsgebyrene for 2013 og 2014 fremdeles ikke er betalt etter disse ukene, gis ikke bevillingen tilbake før bekreftelse på betaling er levert kommunen. Bakgrunn for saken Bevillingsgebyr for 2013 og 2014 er ikke betalt til tross for flere purringer og advarsler om at manglende betaling vil medføre sak til kommunestyret om inndragning av bevilgningen. Problemstilling Skal avviket gis en reaksjon i form av inndragning av bevillingen i et gitt antall uker? Faglige merknader/historikk Følgende betalingsvarsler og purringer er sendt: Fakturadato for 2013 var med tre ukers betalingsfrist. Det er sendt purring , , , og alle med forfall etter 14 dager. Fakturadato for 2014 var med tre ukers betalingsfrist. Det er sendt purring Rådmannen sendte skriftlig advarsel om sak til kommunestyret om inndragning av skjenkebevillingen på grunn av manglende innlevering av omsetningsoppgave og innbetaling av bevillingsgebyr for 2013 og 2014, i brev av Omsetningsoppgaven er levert Gjeldende regelverk på området Lov om omsetning av alkoholholdig drikk. Side42

43 Loven sier følgende om inndragning av skjenkebevillinger: 1-8. Inndragning av salgs- og skjenkebevillinger Kommunestyret kan i bevillingsperioden inndra en bevilling for resten av bevillingsperioden, eller for en kortere tid dersom vilkårene i 1-7b ikke lenger er oppfylt, eller dersom bevillingshaver ikke oppfyller sine forpliktelser etter denne loven eller bestemmelser gitt i medhold av denne. Det samme gjelder ved overtredelse av bestemmelser gitt i eller i medhold av annen lovgivning når bestemmelsene har sammenheng med denne lovs formål. Ved vurderingen av om bevillingen bør inndras, og for hvor lenge, kan det blant annet legges vekt på type overtredelse, overtredelsens grovhet, om bevillingshaveren kan klandres for overtredelsen og hva som er gjort for å rette opp forholdet. Det kan også legges vekt på tidligere praktisering av bevillingen. Loven sier bl.a. følgende om bevillingsgebyrene: 7-1. Bevillingsgebyrene For bevilling til salg av alkoholholdig drikk gruppe 1 og til skjenking av alkoholholdig drikk skal det betales et årlig bevillingsgebyr som beregnes i forhold til forventet omsatt mengde alkoholholdig drikk. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Tvedestrand kommunes alkoholpolitiske retningslinjer. Alternative løsninger og konsekvenser I kommunens alkoholpolitiske handlingsplan beskrives manglende innbetaling av gebyrer som en alvorlig overtredelse. Planen har følgende veiledende skala: Spesielt Alvorlig Alvorlig Mindre alvorlig 1. gang Inndragning 2-4 uker Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel. 2. gang Ved skjenking eller salg til mindreårige 2. gang, inndragning for resten av perioden. Inndragning 2-3 uker. Inndragning 1-2 uker. Ved mangel på alkoholfritt alternativ, ny skriftlig advarsel. Andre avvik inndragning for 8-12 uker. 3. gang Inndragning for Inndragning 3-4 uker. Inndragning for 2-4 resten av perioden. 4. gang Inndragning for resten av perioden. uker Inndragning for 4-8 uker. Det har vært svært tydelig fra kommunens side at bevillingsgebyrene skal betales, og flere påminnelser og varsler er sendt som gjengitt ovenfor. Konsekvensene av manglende betaling er også tydelig formidlet til bevilgningshaver, d.v.s. forslag om inndragning av bevilgningen til den er betalt. Konklusjon Rådmannen anbefaler at bevilgningen inndras for et gitt antall uker etter en skjønnsmessig vurdering, og at kommunens alkoholpolitiske retningslinjer brukes i forhold til sanksjoner. Side43

44 Dersom bevilgningsgebyrene for 2013 og 2014 fremdeles ikke er betalt ettes disse ukene, gis ikke bevillingen tilbake føre bekreftelse på betaling er levert kommunen. Tvedestrand, Rådmannen Side44

45 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2010/ Arkiv: 026 Saksbeh: Kristin de Lange Johannessen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 18/14 Livsløpskomite Kommunestyret Interkommunal barneverntjeneste Øst i Agder Rådmannens forslag til vedtak 1. Med hjemmel i kommunelovens 28-1b etableres et vertskommunesamarbeid om interkommunal barneverntjeneste Øst i Agder med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. 2. Barneverntjenesten Øst i Agder starter opp eller så snart det praktisk lar seg gjøre. 3. Tvedestrand kommunestyre godkjenner samarbeidsavtalen inkludert de økonomiske betingelsene som følger av denne, jfr. revidert økonomimodell for 4 kommuner i vedlegg 1 fra rådmannsmøte den Rådmennene i deltagerkommunene utgjør samarbeidsorgan for det interkommunale barnevernsamarbeidet. Samarbeidsorganet konstituerer seg selv. 5. Kommunestyret godkjenner at barneverntjenesten lokaliseres til Brokelandsheia, med Gjerstad kommune som vertskommune. 6. Utredning av barnevernvakt fremmes i egen sak i regi av Barneverntjenesten Øst i Agder. 7. Samarbeidet gjennom BiØ opphører pr.1.januar 2015, men forpliktelser som påhviler virksomheten ivaretas av Barneverntjenesten øst i Agder fram til 31.desember Ved bruk av dette tilbudet betaler Vegårshei kommune for medgått tid til utredninger. Bakgrunn for saken Kommunestyret i Tvedestrand har tidligere fattet vedtak om å delta i Barneverntjenesten øst i Agder, men premissene for denne deltakelsen er endret gjennom vedtak i Vegårshei kommune om ikke å tre inn i samarbeidet. Det medfører endrede økonomiske forpliktelser for de fire kommunene som har fattet vedtak om deltakelse. Derfor gjelder denne saken økonomisiden ved felles barneverntjeneste. Alle faglige begrunnelser knyttet til felles barneverntjeneste framgår av tidligere behandling. Side45

46 Problemstilling Ønsker Tvedestrand kommune å inngå i et interkommunalt barnevernsamarbeid med kommunene Gjerstad, Risør og Åmli? Faglige merknader/økonomiske merknader/historikk Ut fra de endrede forutsetningene har rådmennene i de 4 kommunene i møte den utarbeidet revidert forslag til økonomimodell med 4 kommuner. Denne bygger på de samme prinsippene som forrige modell med 5 kommuner inkl. en overgangsordning over 5 år. Forskjellen er kun at Vegårshei kommune er tatt ut. Den reviderte økonomimodellen innebærer en reduksjon i den samlede bemanningen ved at 1,2 årsverk som skulle vært tilført fra Vegårshei utgår. I tillegg velger rådmennene å redusere en halv stilling med merkantilmedarbeider (ned fra 1,5 til 1,0 årsverk). Samlet gir dette likevel en bemanning som er styrket i forhold til dagens situasjon ved at leder for tjenesten er kommet til i 100 % stilling og ved at merkantil funksjon selv etter at Vegårshei ikke deltar blir bedre enn situasjonen var i hver enkelt kommune. Rådmennene anser derfor at forslaget vil gi en faglig tyngde og kapasitet som vil gi deltakerkommunene en styrket barneverntjeneste. Økonomimodellen legger fortsatt til grunn 10 % likt bidrag og 90 % basert på barnetall. Videre opprettholdes overgangsordningen der Åmli kommune deltar med et ekstra bidrag på kr. 0,4 mill. de første fem årene med bakgrunn i høyt utgiftsnivå (2014-nivået). Dette innebærer likevel en betydelig reduksjon i Åmli kommunens barnevernutgifter med ca. kr. 1,23 mill. (med 5 kommuner var det en reduksjon på kr. 1,57 mill.) Denne overgangsordningen gjøres gjeldende overfor Risør kommune, som nå får den største økningen vurdert opp mot 2014-nivået. Risør kommunen får økt sine utgifter med ca. kr. 2,27 mill. inkl. overgangsordningen (med 5 kommuner var det en økning på kr 1,78 mill.) Tvedestrand kommune vil få om lag samme utgifter som i dag (med 5 kommuner var det en reduksjon på kr. 0,83 mill.). Gjerstad kommune får økt sine utgifter med kr. 0,34 mill. (med 5 kommuner var det en reduksjon på kr. 0,08 mill.). Til orientering vedlegges også økonomimodellen med 5 kommuner og alternativt forslag fra rådmannen på Vegårshei med 5 kommuner, som også Vegårshei kommunestyre sa nei til. Valg av lokalisering av tjenesten er gjort med basis i premisser for lokalisering og kriterier for vurdering av lokalene. Ved valg av leieobjekt ble pris tillagt 65 % vekt, arbeidsmiljøkvalitet 17,5 % og miljøhensyn/klima 17,5 %. Tilbudet fra Bo-Bit AS i Gjerstad kommune ble valgt av rådmennene med grunnlag i forholdsvis gunstig pris og klart best arbeidsmiljøkvalitet og hensyn til miljø/klima. Lokalene skal ligge i et nybygg på Brokelandsheia med lokaler for barneverntjenesten som blir særskilt tilrettelagt for deres behov og med høyt sikkerhetsnivå. Det var 3 anbydere som ble vurdert av rådmennene; 2 fra Gjerstad kommune (Broklandsheia) og 1 fra Tvedestrand (Bergsmyr). Vedtektene i BIØ tilsier et års oppsigelsesfrist regnet fra første årsskifte etter vedtak. Dette innebærer at Vegårshei har rettigheter til å få utført tjenester knyttet til utredning fram til utløp av oppsigelsestiden for BIØ (1 år regnet fra ) Forslaget innebærer at den nye tjenesten ivaretar dette ansvaret fram til avtaleperiodens utløp. Side46

47 Alternative løsninger og konsekvenser En felles barneverntjeneste basert på færre enn 4 kommuner kan ikke rådmennene anbefale. Konklusjon Rådmannen anbefaler Tvedestrand kommunestyre å opprettholde sitt tidligere vedtak om å delta i etableringen av et vertskommunesamarbeid om interkommunal barnevernstjeneste Øst i Agder med 4 kommuner, jfr. forslag til vedtak. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg: 1: Revidert økonomimodell for interkommunalt barnevern med 4 kommuner fra rådmannsmøte den : Overgangsordning Side47

48 INTERKOMMUNALT BARNEVERNSSAMARBEID I ØSTREGIONEN, NY MODELL FRA 2015 ekskl. Vegårshei - 4 kommuner BUDSJETT 2014 GRUNNLAGSDATA : NETTO DRIFTSUTGIFTER FRATRUKKET AVSKRIVNINGER. FOLKETALL. Beløp i hele Sum, 0-17 år pr kroner Årsverk F244 F251 F252 Sum andel Beregninger Gjerstad 2, ,8 % 544 Risør 4, ,8 % Tvedestrand 6, ,5 % Åmli 3, ,9 % Tiltak-Korr. Sum 15, ,0 % E.M. Risør 1, Bygningsutgifter Merkantilt personell 1, ,5 årsverk Leder 1, ,0 årverk Sum 19, Sum E.M. Risør, byningsutgifter, merkantilt personell og leder Merknader: Gjerstad: Bygningsmessige utgifter er ikke tatt med. I 2014: Tar forbehold om at enheten kan gjøre endringer for å tilpasse driften til tildelt ramme. Risør: Bokollektiv for enslige mindreårige med nettoinntekt på kr. 1,620 mill. er trekt ut av F252. Bygningsmessige utgifter er ikke tatt med. Tvedestrand: Bygningsmessige utgifter er trekt ut og ikke tatt med. Åmli: Bygningsmessige utgifter er ikke tatt med. Trekt ut 10 % stilling fra F244 ("feilført") og korr. Mellom F244 og F251 vedr. tiltak med kr. 0,377 mill. og korrigert til brutto pensjonsutgift eksl. premieavvik kr. 0,1 mill. For alle kommuner er eventuelle utgifter til enhetsleder trekt ut av F244 pr. kommune (variende grad for hver kommune). E.M. Risør gjelder barnevernstillinger knyttet til enslige mindreårige med full refusjon fra Buf-etat. Byningsutgifter (leie, strømm, renhold m.m.) er lagt inn med det estimat på kr ,- (usikkert tall). Merkantilt personell er trekt ut for Risør (0,2 årsverk) og for Tvedestrand (0,5 årsverk) fra F244. De andre 3 kommuner har ikke slike utgifter Lederen er lagt inn med utgifter på ca. kr ,- og med et øremerket statstilskudd fra fylkesmannen på kr Nettoutgift kr ,-. MODELL MED 10 % LIKT FORDELT OG 90 % FORDELT ETTER FOLKETALL 0-17 ÅR ekskl. Vegårshei - 4 kommuner - Forslag fra 4 rådmenner den Beløp som skal fordeles % likt fordelt % fordelt etter folketall Side48

49 Beløp sml. 10 % likt Fordelt Sum Beløp sml. Sum, Sum etter med B2014 Sum, fordelt 0-17 år med B2014 andel Justering justering etter justering andel Gjerstad ,1 % ,1 % Risør ,4 % ,2 % Tvedestrand ,1 % ,1 % Åmli ,4 % ,6 % Sum ,0 % ,0 % + = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell NB! Da utgiftene til andel av enhetsledere og merknatilt personell er trekt ut pr. kommunen og lagt på egne linjer i modellen, vil dette ikke gi en 100 % sammenligning mellom utgifter etter modellen og det som er ført opp som utgift for hver kommune før sammenslåing. Dette vil variere fra kommune til kommune. MODELL MED 10 % LIKT FORDELT OG 90 % FORDELT ETTER FOLKETALL 0-17 ÅR inkl. Vegårhei, men som Vegårshei sa NEI til Beløp som skal fordeles % likt fordelt % fordelt etter folketall % likt Fordelt Sum Beløp sml. Sum, Korr. Korr.beløp sml. Korr. Andel fordelt 0-17 år med B2014 andel beløp med B2014 Gjerstad ,0 % ,0 % Risør ,7 % ,7 % Tvedestrand ,7 % ,7 % Vegårshei ,9 % ,8 % Åmli ,7 % ,8 % Sum ,0 % ,0 % + = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell Side49

50 Alternativ kompromimodell foreslått av rådmannen på Vegårshei MODELL MED 40 % LIKT FORDELT OG 60 % FORDELT ETTER FOLKETALL 0-17 ÅR UTGIFTER FUNKSJON 244 (ANSATTE M.M.) OG OVERFØRT UTGIFTSNIVÅ FUNKSJON 251 OG 252 INN I FORDELINGSMODELLEN UTEN ENDRINGER inkl. Vegårshei Beløp som skal fordeles F244 - Ansatte m.m Fast 40 % likt fordelt 4800 Vurderes etter 3 år 60 % fordelt etter folketall 7201 Vurderes etter 3 år 40 % likt Fordelt Sum Beløp sml. Sum, fordelt 0-17 år F244 F251 F252 Sum med B2014 andel Gjerstad ,7 % Risør ,5 % Tvedestrand ,1 % Vegårshei ,1 % Åmli ,6 % Sum ,0 % + = betale mer ny modell = betale mindre ny modell Side50

51 OVERGANGSORDNING DERSOM EN BRUKER MODELL 10 % LIKT FORDELT OG 90 % ETTER FOLKETALL 0-17 ÅR Bruker tall for budsjett 2014 (B2014) År 1: 83 % etter fordeling eget budsjett 2014, 17 % etter modell Beløp til fordeling Andel jf. eget Andel jf. Vektet andel Beløp pr. Sml.med B2014 modell 83 %/17 % kommune eget B 2014 Gjerstad 15,8 % 16,1 % 15,8 % Risør 30,8 % 36,2 % 31,7 % Tvedestrand 35,5 % 34,1 % 35,3 % Åmli 17,9 % 13,6 % 17,2 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell År 2: 66 % etter fordeling eget budsjett 2014, 34 % etter modell Beløp til fordeling Andel jf. eget Andel jf. Vektet andel Beløp pr. Sml.med B2014 modell 66 %/34 % kommune eget B 2014 Gjerstad 15,8 % 16,1 % 15,9 % Risør 30,8 % 36,2 % 32,6 % Tvedestrand 35,5 % 34,1 % 35,0 % Åmli 17,9 % 13,6 % 16,5 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell År 3: 49 % etter fordeling eget budsjett 2014, 51 % etter modell Beløp til fordeling Andel jf. eget Andel jf. Vektet andel Beløp pr. Sml.med B2014 modell 49 %/51 % kommune eget B 2014 Gjerstad 15,8 % 16,1 % 16,0 % Risør 30,8 % 36,2 % 33,5 % Tvedestrand 35,5 % 34,1 % 34,8 % Åmli 17,9 % 13,6 % 15,7 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell År 4: 32 % etter fordeling eget budsjett 2014,68 % etter modell Beløp til fordeling Andel jf. eget Andel jf. Vektet andel Beløp pr. Sml.med B2014 modell 32 %/68 % kommune eget B 2014 Gjerstad 15,8 % 16,1 % 16,0 % Risør 30,8 % 36,2 % 34,5 % Tvedestrand 35,5 % 34,1 % 34,5 % Åmli 17,9 % 13,6 % 15,0 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % = betale mer ny modell Side51

52 - = betale mindre ny modell År 5: 15 % etter fordeling eget budsjett 2014, 85 % etter modell Beløp til fordeling Andel jf. eget Andel jf. Vektet andel Beløp pr. Sml.med B2014 modell 15 %/85 % kommune eget B 2014 Gjerstad 15,8 % 16,1 % 16,1 % Risør 30,8 % 36,2 % 35,4 % Tvedestrand 35,5 % 34,1 % 34,3 % Åmli 17,9 % 13,6 % 14,2 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % = betale mer ny modell - = betale mindre ny modell År 6: 0 % etter fordeling eget budsjett 2014, 100 % etter modell Se modell regneark. Side52

53 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/991-3 Arkiv: 151 Saksbeh: Elisabet Christiansen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 19/14 Livsløpskomite Kommunestyret Korrigering av tildelingsmodell for skolesektoren. Rådmannens forslag til vedtak 1. Tvedestrand kommunestyre vedtar å justere tildelingsmodellen for Tvedestrandskolen, jfr. kommunestyresak 140/12, på følgende områder: a) Tildeling - elever med svært store behov tas ut av modellen og ressursen fordeles med forankring i enkeltvedtak og organisering av spesialundervisning. Enkeltvedtak forutsettes. b) Tildeling - minoritetsspråklige tas ut av modellen og ressursen fordeles med forankring i enkeltvedtak og organisering av undervisningen i norsk for minoritetsspråklige. Enkeltvedtak forutsettes De økonomiske rammene for de to ovennevnte kriteriene fastsettes i budsjettet hvert år og prisjusteres i tråd med lønnsveksten. c) Basisgrupper endres til minimum fem på hver av de minste skolene, forutsatt et minimumstall på minst 60 elever pr. skole. 2. Rådmannen får fullmakt til å prisjustere satsene de kommende årene i tråd med pris- og lønnsvekst. Kriteriet Tildeling pr. elev justeres i tråd med statsbudsjettets anslag på deflator (dvs. pris- og lønnsvekst), mens øvrige kriterier justeres i tråd med lønnsvekst. 3. Virkningstidspunkt for korrigering av tildelingsmodellen settes til Det etableres ingen særskilt overgangsordning. 5. For spørsmålet om eventuelle justeringer av enhetenes rammer gjennom året vises det til kommunens styringssystem. Bakgrunn for saken Rådmannsteamet behandlet i møte 13. februar 2012 en sak om ny tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe som utarbeidet en tildelingsmodell. Rapporten fra arbeidsgruppa datert vedlegges denne saken. Denne ble vedtatt i kommunestyret den , sak 140/12, med følgende vedtak: 1. Det innføres en ny tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand som omtalt i denne saken og i rapport datert fra arbeidsgruppe. 2. Rådmannen får fullmakt til å foreta justeringer i modellen som følge av evt. etablering av velkomstklasse, statlige føringer på timetall m.v. Dersom det skjer endringer som får prinsipiell betydning legges saken frem for kommunestyret. 3. Rådmannen får fullmakt til å prisjustere satsene de kommende årene i tråd med pris- og lønnsvekst. Kriteriet Tildeling elev justeres i tråd med statsbudsjettets anslag på deflator Side53

54 (dvs. pris- og lønnsvekst), mens øvrige kriterier justeres i tråd med lønnsvekst. 4. Virkningstidspunkt settes til Det etableres ingen særskilt overgangsordning. 6. For spørsmålet om eventuelle justeringer av enhetenes rammer gjennom året vises det til kommunens styringssystem. 7. Det foretas en evaluering av ny tildelingsmodell i løpet av første halvår i I forvaltningsrevisjon om tilpasset opplæring og spesialundervisning vinter 2014 står det følgende vedrørende tildelingsmodellen: Når det gjelder ressursfordelingsmodellen er forvaltningsrevisjonen TPO og Spesialunde4r5visning innforstått med at ikke stykkprisfinansiering er noen god måte å finansiere spesialundervisning på. Dette vil kunne gi rom for å benytte spesialundervisning for utløse mer midler til hver enkelt skole. På den andre siden, viser konsekvensene av ressurstildelingsmodellen at den fører til svært store variasjoner mellom skoler når det gjelder balanseringen av ressurser mellom spesialundervisning og ordinær undervisning. Lite midler til ordinær undervisning kan også føre til mer spesialundervisning, ettersom man har mindre fleksibilitet til å tilby tilrettelagt undervisning innenfor den ordinære undervisningen. Revisjonen er innforstått med at disse ulike konsekvensene er svært vanskelige å balansere gjennom en ressursfordelingsmodell. Allikevel vurderer vi det slik at Tvedestrand kommune bør vurdere om ressurstildelingsmodellen bør justeres noe, slik at skolene får jevnere utgangspunkt med hensyn til ressurser til henholdsvis spesialundervisning og ordinær undervisning. Dagens budsjettpraksis Tildelingsmodellen er benyttet i budsjett for skoleåret med enkelte justeringer vedrørende minoritetsspråklige elever og tildeling av spesialundervisning til svært ressurskrevende elever. Ny praksis i tildeling av ekstra ressurser ved enkeltvedtak i spesialundervisning og minoritetsspråklig opplegg var nødvendig etter rådmannens vurdering. Det ble også lagt inn ekstra grupper for å ivareta behovene til særskilt oppfølging for begge disse gruppene og tilpasset opplæring. Avgrensning og økonomisk ramme i tildelingsmodellen Budsjettene til skolene inneholder mer enn bare lønnsutgifter og direkte driftsutgifter til undervisningen. For eksempel har Lyngmyr utgifter til leie av Lyngmyrhallen, alle barneskolene har SFO, og Tvedestrand har avdeling Parkveien for elever med særskilte behov. Der er også etablert SFO for funksjonshemmede til Parkveien. De områder som er nevnt er i dag skilt ut med egne tjenestenumre i kontoplanen. Disse områdene berøres ikke av tildelingsmodellen. Derfor er tildelingsmodellen avgrenset til lønns- og driftsutgifter til selve undervisningen i grunnskolen ved alle skolene med unntak av Vestre Sandøya skole. Vurdering av kriteriene i tildelingsmodellen Kriteriet Tildeling skole Dette er en grunntildeling til skolene der ledelse, samt administrative og merkantile funksjoner inngår. Justert i henhold til k sak 140/12 vedrørende organisering av Tvedestrandskolen. Kriteriet endres ikke. Kriteriet Tildeling basisgrupper ordinær undervisning I dette kriteriet inngår grunntildeling for det minimum antall basisgrupper skolene må ha for å tilfredsstille direktoratets retningslinjer. I tillegg skal det beregningsmessig forutsettes at 1. trinn alltid driftes separat, ikke sammenslått; såfremt det er minst fem elever på trinnet. På 1. trinn skal det heller ikke være mer enn 20 elever pr. gruppe. Denne delen av kriteriet endres ikke. På grunn av skolestrukturen, fokus på tidlig innsats og tilpasset opplæring og ønsker rådmannen at de miste skolene får minimum fem basisgrupper tildelt hver skole. Ved elevtall på mindre enn 60 kan antall grupper justeres ned til fire. Dette er en endring av gjeldende kriterium. Side54

55 Satsene pr. gruppe er beregnet med utgangspunkt i timetall på de ulike årstrinn, lærernes leseplikt og gjennomsnittlig årslønn. Satsene ligger p.t. på kroner pr. gruppe på barnetrinnet og kroner pr. gruppe på ungdomstrinnet. Kriteriet Redusert leseplikt lærere over 55 år Lærere over 55 år har redusert leseplikt, og reduksjonen øker med lærernes alder. Dette innebærer at lærere over 55 år underviser færre timer i uka pr. full stilling enn det andre gjør. Som sats for dette kriteriet foreslås brukt gjennomsnittlig årslønn pr. årsverk redusert leseplikt, dvs. p.t kroner for barnetrinnet og kroner for ungdomstrinnet. Kriteriet endres ikke. Kriteriet Tildeling elev Antall elever påvirker ressursbehovet til skolene. Det gjelder f.eks. til bøker, fritt skolemateriell, delingstimer, spesialundervisning og tilpasset opplæring. Arbeidsgruppa foreslo en forskjell i satsen for barnetrinnet og ungdomstrinnet på p.t kroner. Satsene er p.t kroner for barnetrinnet og ,- kroner for ungdomstrinnet. Dette skyldes at ungdomstrinnet har særskilte utgifter på grunn av utdanningsvalg. Skolefrukt er tatt ut fra sentralt hold og tilskuddet må endres deretter; dette med virkning fra Kriteriet endres ikke. Kriteriet Elever med svært store behov tas ut av modellen og ressursen fordeles etter en gjennomgang med hver skole vedrørende organisering av undervisning for svært ressurskrevende brukere. Enkeltvedtak forutsettes. Kriteriet Minoritetsspråklige elever tas ut av modellen og ressursen fordeles med forankring i enkeltvedtak og organisering av undervisningen i norsk for minoritetsspråklige. Enkeltvedtak forutsettes. De økonomiske rammene for disse to siste kriteriene fastsettes i budsjettet hvert år og prisjusteres i tråd med lønnsveksten. Konsekvenser av endring i tildelingsmodellen. Enhetsleders ansvar 229 vil etter endring ha en større oversikt og medvirkning på organisering av undervisning og bruk av midlene til undervisning som er basert på enkeltvedtak. Midlene tildeles skolene når kriterier og behov er kartlagt. Bakgrunnen for at rådmannen ønsker å endre tildelingsmodellen, er basert på erfaringer, direktoratets føringer og fylkesmannens anbefaling. I tillegg har det vært en revisjon som har påpekt skjevheter ved den eksisterende modell. Det ble da også lagt inn endring for budsjettet Rådmannen vil påpeke at dette er en ressursfordelingsmodell, og at enhetsleder fortsatt skal ha frihet og fleksibilitet til å organisere sin virksomhet innenfor vedtatte budsjett- og stillingsrammer. Statlige føringer angående timetall, politiske vedtak i kommunen m.v. kan komme til å påvirke kriteriene og satsene i modellen. Det foreslås at rådmannen får fullmakt til å foreta endringer i kriterier og satser som følge av slike forhold. Det må i denne forbindelse opplyses at dersom volumet på elever, grupper m.v. endres vesentlig, kan det medføre at budsjettrammen til enhetene må endres. Konklusjon Side55

56 Rådmannen tilrår at tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand korrigeres vedrørende følgende punkter: a) Tildeling - elever med svært store behov b) Tildeling - minoritetsspråklige c) Basisgrupper endres til minimum fem på hver av de minste skolene, forutsatt et minimumstall på minst 60 elever. Det vises ellers til omtale over og rådmannens innstilling til vedtak. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg: 1. Ny tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand rapport fra arbeidsgruppe Side56

57 TVEDESTRAND KOMMUNE NY TILDELINGSMODELL FOR SKOLENE I TVEDESTRAND RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPE Side57

58 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 MANDAT OG SAMMENSETNING AV ARBEIDSGRUPPA 2 2 DAGENS BUDSJETTPRAKSIS 2 3 GRUPPAS ARBEID Avgrensning av arbeidet, definisjoner m.v Møtevirksomhet m.v Arbeidsprosessen 4 4 NY TILDELINGSMODELL Innledende kommentarer Kriterier i forslag til ny modell Tildeling skole Tildeling grupper Elever med svært store behov Minoritetsspråklige elever Redusert leseplikt lærere over 55 år Tildeling elev Kriterier som har vært vurdert, men som ikke er tatt med i modellen Budsjettramme som omfattes av modellen Satser Tildeling skole Tildeling grupper Elever med svært store behov Minoritetsspråklige elever Redusert leseplikt lærere over 55 år Tildeling elev Ny fordeling og endringer fra dagens modell Simuleringer i modellen Endring i antall grupper på de små skolene Modell med elevfordeling pr. høsten Endring i antall elever med svært store behov Kort kommentar til simuleringene Tidspunkt for telling 13 5 VIRKNINGSTIDSPUNKT, OVERGANGSORDNINGER M.V Virkningstidspunkt Overgangsordning? Justeringer gjennom året? 14 6 OPPSUMMERING AV ARBEIDSGRUPPAS FORSLAG 14 1 Side58

59 1 MANDAT OG SAMMENSETNING AV ARBEIDSGRUPPA Rådmannsteamet behandlet i møte 13. februar 2012 en sak om ny tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand. Bakgrunnen er bl.a. at flere kommuner de siste årene har lagd nye budsjettfordelingsmodeller. Videre har det fra flere hold blitt stilt spørsmål ved om fordelingen av budsjettmidler skolene i mellom er slik den bør være. Rådmannsteamet besluttet å nedsette ei arbeidsgruppe som ble gitt følgende mandat: Det skal foretas en gjennomgang av dagens tildelingsmodell for skolene i Tvedestrand med sikte på å etablere en mer synlig og tydelig fordeling med utgangspunkt i objektive kriterier i forhold til vedtatt skolestruktur. Revidert tildelingsmodell til skolene vil kunne medføre justeringer skolene imellom. Konsekvensene av revidert tildelingsmodell må synliggjøres. Det skal tas utgangspunkt i optimal ressursutnyttelse av eksisterende ressurser samtidig som det skal være fokus på tidlig innsats. Arbeidsgruppa skal vurdere behovet for overgangsordning og foreslå virkningstidspunkt for ny tildelingsmodell. Arbeidet igangsettes straks og forutsettes drøftet i rådmannsteam og rektorkollegiet før forslaget godkjennes i kommunestyret i juni Arbeidsgruppa fikk følgende sammensetning: Emma Smeland Nygårdseter, leder team økonomi - leder og driver Sigfrid Baasland, organisasjons- og skolefaglig rådgiver Gunn Olsen, konsulent på Lyngmyr skole og hovedtillitsvalgt John H Johansen, rektor Tvedestrand og Vestre Sandøya skole Jarle Johnsen, lærer Dypvåg og Gjeving skoler Med bakgrunn i innspill fra rektorkollegiet ble arbeidsgruppa utvidet med Jan Erik Hval, rektor ved Songe skole. Videre ble rektorkollegiet også oppnevnt som referansegruppe. Endringene ble gjort før gruppa startet sitt arbeid. Hval deltok i det innledende arbeidet. Som det fremgår av mandatet skulle saken være klar til behandling i juni Av kapasitetsmessige årsaker forlenget rådmannsteamet fristen til september DAGENS BUDSJETTPRAKSIS Før omorganiseringen i kommunen i 2008 var alle skolene en del av oppvekstavdelingen. Avdelingen fikk tildelt en økonomisk ramme som oppvekstsjefen fordelte videre til skolene. I fordelingsarbeidet ble det tatt utgangspunkt i en modell basert på rammetimer. Modellen var en videreføring av statlige normtall fra tidligere. Forhold som var innarbeidet i modellen var elevtall, klasser, delingstimer, spesialundervisning, kontaktlærere, E-timer grunnskolen, Parkveien, administrasjonsressurs, vikarressurs, veiledningstjeneste, fremmedspråklige elever, tillitsvalgte m.v. I tillegg var det en reservepost. I forbindelse med omorganiseringen fra 2008 ble skolene inndelt i fem resultatenheter, der alle nå får tildelt egen økonomisk budsjettramme av kommunestyret. Som en del av iverksetting av omorganiseringen ble oppvekstavdelingens samlede budsjett fordelt på de nye 2 Side59

60 resultatenhetene. Modellen nevnt over ble benyttet i denne forbindelse. Videre ble andre driftsutgifter fordelt etter ulike kriterier som elevtall, antall ansatte m.v. Fra 2009 har en i forbindelse med budsjettarbeidet tatt en årlig gjennomgang av enhetenes grunnbudsjett. Da har en korrigert enhetenes budsjettramme for konsekvenser av lønnsoppgjør, endring i antall gjesteelever, endring i antall minimum elevgrupper m.v. Videre har f.eks. Tvedestrand skole fått tildelt ekstra midler som følge av flere elever i avdeling Parkveien. Fra 2009 har også staten besluttet en økning i antall timer på enkelte årstrinn, innføring av leksehjelp m.v. Kommunens bevilgning til skolesektoren har vært økt for å dekke dette, men fordelingen på skolene har ikke nødvendigvis vært fordelt matematisk etter endring i antall pålagte timer. I fordelingen så langt ble det også tatt noe hensyn til utvikling i antall elever med spesialundervisning, endring i elevtall m.v. Når det gjelder spesialundervisning har det samlede omfanget økt de siste årene. Ved ressurstildeling har barnetrinnet vært prioritert. Omfanget av spesialundervisning har variert fra år til år på de enkelte skolene. Det ble ytret ønske om å ha en sentral pott som en kunne bruke til ekstrafordeling til de som hadde spesielt store behov enkelte år. Som en følge av dette ble det i 2010 trukket ut 0,5 mill. kroner fra barneskolenes og barnehageenhetens rammer. Denne potten har senere vært fordelt til barneskolene og barnehageenheten etter en samlet vurdering. Det er rådmannen som har fordelt midlene etter innspill fra skolene og barnehageenheten. Som andre enheter i kommunen fikk skolene krav om å redusere utgiftsnivået fra 2008 (omstillingskrav). Beløpet pr. enhet var i utgangspunktet økende frem til Videre ble de fleste enhetene pålagt ytterligere prosentkutt både i 2011 og På den annen side ga kommunestyret en tilleggsbevilgning på 1,1 mill. kroner fra høsten 2009 (helårsbeløp). Beløpet ble fordelt på Tvedestrand skole og Songe skole for å dekke avviksmeldinger fra fylkesmannen. Pr kan en kort oppsummering av budsjettpraksis være at en har tatt utgangspunkt i fordelingen som ble gjort etter omstillingen i 2008, inkl. senere korrigeringer. Hvert år justeres hver enhets ramme for en rekke forhold som enhetsleder ikke rår over, konsekvenser av politiske vedtak, lønnsoppgjør, prisvekst m.v. Hver enhet får i forbindelse med kommunestyrets budsjettvedtak tildelt en netto budsjettramme, og det fastsettes antall årsverk. Innenfor denne rammen har enhetsleder bl.a. ansvar for å gjennomføre en forsvarlig undervisning overfor skolens elever. Budsjettrammen endres normalt ikke gjennom året. Det kan imidlertid skje endringer i forhold til forutsetningene som enhetsleder ikke rår over. I året etter budsjettåret legges det derfor frem en sak for kommunestyret der det kan gjøres korrigeringer i enhetenes resultat. Korrigeringer gjøres kun dersom det har skjedd vesentlige endringer. 3 GRUPPAS ARBEID 3.1 Avgrensning av arbeidet, definisjoner m.v. Budsjettene til skolene inneholder mer enn bare lønnsutgifter og direkte driftsutgifter til undervisningen. For eksempel har Lyngmyr utgifter til leie av Lyngmyrhallen, alle barneskolene har SFO, Tvedestrand og Holt har SFO funksjonshemmede, og Tvedestrand har avdeling Parkveien for elever med særskilte behov. De områder som er nevnt er i dag skilt ut 3 Side60

61 med egne tjenestenumre i kontoplanen. Arbeidsgruppa valgte å avgrense sitt arbeid til lønnsutgifter og direkte driftsutgifter til selve undervisningen. Høsten 2011 hadde Lyngmyr og Tvedestrand snaut 230 elever hver, mens Holt, Dypvåg/ Gjeving og Songe skoler hadde mellom 80 og 88 elever. Vestre Sandøya skole hadde seks elever. Arbeidsgruppa fant det lite hensiktsmessig å prøve å lage en modell som kunne ta høyde for så store forskjeller i skolestørrelse. Vestre Sandøya skole er derfor ikke tatt inn i modellen. I skolenes rammer til selve undervisningen er det to forhold som arbeidsgruppa mener må holdes utenfor modellen, nemlig grunnsats fra gjesteelevsinntekter og utgifter til lærlinger. Omfanget av gjesteelevsinntekter varierer stort mellom skolene, og det kan være store forskjeller fra år til år. Om en elev er fra Tvedestrand eller en annen kommune har ingen betydning for grunntildelingen og det grunnleggende ressursbehovet. Modellen bør derfor ikke skille på hvor eleven kommer fra når det gjelder utgiftssiden. Arbeidsgruppa legger derfor til grunn at grunnsatsen fra gjesteelevsinntektene håndteres utenfor modellen. For ordens skyld kan det opplyses at hjemkommunen dekker eventuelle ekstrautgifter til spesialundervisning, så det medfører ikke økte nettoutgifter for de aktuelle skolene. Kommunen har normalt fire lærlinger innen barne- og ungdomsarbeiderfaget. Disse jobber tidvis på de ulike skolene og i barnehagene. For enkelthets skyld føres alle utgifter og inntekter i forhold til dette på Tvedestrand og Vestre Sandøya skole. Nettoutgiften varierer fra år til år. Siden dette kun gjelder denne skolen mener arbeidsgruppa at forholdet må budsjetteres særskilt. Bygningsmessige utgifter føres under ansvar 240 Plan, miljø og eiendom, og inngår derfor ikke i modellen. 3.2 Møtevirksomhet m.v. Arbeidsgruppa startet sitt arbeid i begynnelsen av mars. Frem til og med avslutningsmøtet medio august har arbeidsgruppa hatt sju møter. I tillegg har gruppa møtt enhetsleder på Grimstad ungdomsskole. Grimstad har innført ny budsjettmodell for få år tilbake, og gruppa var på besøk for å høre om deres erfaringer. Underveis i arbeidet har referansegruppa blitt informert og hatt anledning til å komme med tilbakemeldinger i to møter. I tillegg blir referansegruppa forelagt den endelige rapporten i sitt møte 23. august Videre har referansegruppa fått kopi av alle gruppas møteinnkallinger, sakspapirer og referater. Rådmannsteamet er løpende orientert om arbeidet. Avklaringer om avgrensninger i arbeidet, hovedstrategier, utvidet tidsfrist m.v. er gitt av rådmannsteamet. 3.3 Arbeidsprosessen Arbeidsgruppas oppdrag var komplekst og krevende. Utgangspunktet for å sette kriterier som skulle inngå i modellen var å se på hvilke forhold som har betydning for utgiftsnivået for skolene. I første omgang førte en opp mange forhold, både stort og smått. Det ble imidlertid raskt klart for gruppa at en ikke kan ha for mange variabler. En modell skal være håndterbar og nivået på beløpssatsene bør ha en rimelig god forklaring. Det er heller ikke sikkert at svært mange variabler gir en bedre og mer rettferdig fordeling av budsjettmidlene. 4 Side61

62 Det er mange kommuner som har lagd egne budsjettmodeller de siste årene. Skolestruktur, skolestørrelse, hva som er innarbeidet i skolenes budsjettrammer osv. varierer mye fra kommune til kommune. Det er derfor ikke mulig å bare ta en annen kommunes modell og sette inn egne tall. Arbeidsgruppa studerte relativt nøye modellene til Arendal og Grimstad kommuner. Begge har få variabler. Som nevnt over var arbeidsgruppa på besøk i Grimstad for å høre mer om deres modell og erfaringer. Flere variabler var ikke etterspurt der. Forslaget til ny modell i Tvedestrand har de samme kriteriene som Grimstads modell, men en har i tillegg tatt med antall grupper. Satsene er imidlertid forskjellige. Arbeidet var utfordrende også siden det er stor forskjell i størrelse mellom de største og de minste skolene. Alle de tre minste skolene har elever fra 1. til 7. trinn, men ingen har så mye som sju elevgrupper. Det innebærer at to trinn er slått sammen i en del fag. Jo mindre en skole er, jo mer sårbar er en for små endringer i elevtall, fordeling av elevtall pr. årstrinn, mulighetene til en optimal organisering og utnyttelse av ressursene m.v. 4 NY TILDELINGSMODELL 4.1 Innledende kommentarer I dette kapitlet omtales arbeidsgruppas forslag til modell. Det er sikkert kjent for de fleste leserne, men en kan likevel nevne at Lyngmyr har elever på trinn og at alle de andre skolene som omfattes av modellen har elever på trinn. Skolene hadde følgende elevtall høsten 2011: Lyngmyr 228 elever, Tvedestrand 229 elever, Holt 88 elever, Dypvåg og Gjeving til sammen 80 elever, Songe 84 elever. Under benevnes tidvis Lyngmyr og Tvedestrand som de store skolene, mens Holt, Dypvåg/ Gjeving og Songe kalles de små skolene. Vinteren 2012 vedtok kommunestyret å samlokalisere elevene fra Dypvåg og Gjeving skoler på Dypvåg fra Dette har en tatt høyde for i arbeidet med ny tildelingsmodell. Heretter kalles også skolen for Dypvåg skole, og ikke Dypvåg og Gjeving skoler som var det tidligere navnet. Hver høst rapporterer skolene en rekke data (pr ) til Grunnskolens informasjonssystem (GSI). Arbeidsgruppa foreslår at det benyttes data fra denne rapporteringen i tildelingsmodellen. Dette kommer en nærmere tilbake til senere i rapporten. 4.2 Kriterier i forslag til ny modell Arbeidsgruppas forslag innebærer seks ulike kriterier, disse er nærmere omtalt under Tildeling skole I dette kriteriet inngår ledelse, samt administrative og merkantile funksjoner. Det er noen typer utgifter som alle skoler har, til dels uavhengig av antall elever. Et eksempel på dette er enhetsleder (rektor). Ingen av enhetslederne er satt opp med fast undervisning, da det vanskelig lar seg kombinere med lederfunksjonen. Enhetslederne på de små skolene har 5 Side62

63 trolig mer undervisning som vikar enn enhetslederne på de to store skolene. Oppgaver for øvrig er nok også noe forskjellig ut fra skolenes størrelse. Både Lyngmyr og Tvedestrand har tilsatt inspektører, det har ikke de tre andre. Arbeidsgruppa så behov for en grunntildeling pr. skole, som skal dekke utgifter til ledelse og merkantile funksjoner. Det tas utgangspunkt i dagens situasjon, der de to store skolene har enhetsleder og inspektør i 100 % stilling. Videre ble det beregningsmessig lagt til 100 % merkantil stilling. De tre små skolene foreslås tildelt halvparten, dvs. tilsvarende enhetsleder i 100 % stilling og merkantilt i 50 % stilling. Det presiseres at dette gjelder ved beregning av skolenes budsjettrammer, og ikke er noe pålegg overfor skolene om årsverk til inspektører og merkantilt ansatte. Loven stiller krav om rådgiver eller sosiallærer ved alle skolene. Dette er løst på forskjellige måter. Siden kravet gjelder alle, og stort sett knytter seg til antall elever, har en ikke foreslått å ta dette forholdet inn i kriteriet. Lyngmyr skole har imidlertid en ekstra oppgave i forbindelse med veiledning av ungdommene i forhold til videre valg av utdanning. Omfang er vanskelig å angi konkret, men en har i modellen lagt til grunn snaut 20 % stilling Tildeling grupper I dette kriteriet inngår grunntildeling for det minimum antall grupper skolene må ha for å oppfylle regelverkets krav. Elevene må deles inn i grupper i undervisningen. I gammel opplæringslov 8-3 het det følgende om klassedelingstall: Når skuleåret tek til, kan ein klasse i grunnskolen ikkje ha meir enn 12 elevar når det er fire årskull eller meir i klassen 18 elevar når det er tre årskull i klassen 24 elevar når det er to årskull i klassen 28 elevar når det er eitt årskull i klassen i klassetrinn 30 elevar når det er eitt årskull i klassen i klassetrinn Denne paragrafen omfatter nå bare ressurstildelingen. Kommunene er forpliktet til å tildele ressurser i henhold til delingstallene nevnt over. Dagens opplæringslov 8-2 sier at gruppene ikke skal være større enn det som er pedagogisk og trykkleiksmessig forsvarleg. Arbeidsgruppa mener skolene må tildeles ressurser ut fra antall grupper skolen minimum må ha. For å få en håndterbar modell, må det være klare kriterier for hvordan en skal telle. Gruppa valgte da å ta utgangspunkt i gammel opplæringslov 8-3, med ett unntak. Med tanke på tidlig innsats skal 1. trinn alltid være for seg selv, såfremt det minst er fem elever på trinnet. På 1. trinn skal det heller ikke være mer enn 20 elever pr. gruppe. Hvis elever fra flere trinn skal settes sammen i gruppe, har en lagt til grunn at de må gå på nabotrinn. Det presiseres at grensene og gruppestørrelser nevnt over gjelder ved ressurstildelingen, og det skal ikke være noe direktiv for hvordan skolene organiserer undervisningen Elever med svært store behov I dette kriteriet inngår elever som krever minst 1:1-oppfølging. De mest ressurskrevende elevene i skolene går i avdeling Parkveien. I tillegg er det imidlertid flere elever på skolene som krever store ressurser. Antallet kan variere fra skole til skole, og 6 Side63

64 fra år til år. Med flere såpass små enheter som en har i Tvedestrand bør en ta høyde for dette i tildelingsmodellen. Kriteriet settes til minst 1:1-oppfølging. Oppfølgingen kan dels gå ut på å få elevene til å være i ro i gruppe sammen med andre elever, dels kan det innebære undervisning utenfor ordinære grupper. Antall som faller inn under dette kriteriet pr. skole skal fastsettes av PP-tjenesten, evt. rådmannen i samarbeid med enhetslederne Minoritetsspråklige elever I dette kriteriet inngår antall elever med vedtak om særskilt norskopplæring. Hvert år får skolene mange nye elever som ikke kan snakke norsk. Skolene er pålagt å gi disse elevene norskopplæring. Spesielt i starten av oppholdet er det viktig med intensiv norskopplæring. Det har i Tvedestrand vært drøftet om en skal samle alle disse elevene ved én skole i forbindelse med den intensive norskopplæringen. Kommunestyret har i skrivende stund ikke fattet beslutning om dette, så arbeidsgruppa har forutsatt at opplæringen foretas av den skolen eleven sokner til. Etter det arbeidsgruppa kjenner til, vil det i september 2012 bli lagt frem en sak for kommunestyret om å etablere en velkomstklasse ved Tvedestrand skole. Hvis dette vedtas må tildelingsmodellen justeres. Arbeidsgruppa foreslår at kriteriet er de som har vedtak om særskilt norskopplæring jf. 2-8 i opplæringsloven. 2-8 lyder slik: Elevar i grunnskolen med anna morsmål enn norsk og samisk har rett til særskild norskopplæring til dei har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje den vanlege opplæringa i skolen. Om nødvendig har slike elevar også rett til morsmålsopplæring, tospråkleg fagopplæring eller begge delar. Morsmålsopplæringa kan leggjast til annan skole enn den eleven til vanleg går ved. Når morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring ikkje kan givast av eigna undervisningspersonale, skal kommunen så langt mogleg leggje til rette for anna opplæring tilpassa føresetnadene til elevane. Kommunen skal kartleggje kva dugleik elevane har i norsk før det blir gjort vedtak om særskild språkopplæring. Slik kartlegging skal også utførast undervegs i opplæringa for elevar som får særskild språkopplæring etter føresegna, som grunnlag for å vurdere om elevane har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje den vanlege opplæringa i skolen. Opplæring i norsk er viktig i forhold til tidlig innsats, og arbeidsgruppa mener derfor antall minoritetsspråklige bør være ett av kriteriene i modellen Redusert leseplikt lærere over 55 år I dette kriteriet inngår omfanget av redusert leseplikt for lærere over 55 år. Lærere over 55 år har redusert leseplikt, og reduksjonen øker med lærernes alder. Dette innebærer at lærere over 55 år underviser færre timer i uka enn lærere under 55 år. Hvor mye den reduserte leseplikten utgjør i antall årsverk må skolene hvert år rapportere til staten gjennom GSI. 7 Side64

65 Antall lærere over 55 år kan variere mye fra skole til skole, og det kan skje relativt store endringer fra år til år. Dette taler for at kriteriet bør være med i modellen, med antall årsverk den reduserte leseplikten utgjør Tildeling elev Antall elever påvirker også ressursbehovet til skolene. Det gjelder f.eks. til bøker og fritt skolemateriell. I tillegg kan delingstimer, tilpasset opplæring, spesialundervisning m.v. sies å være påvirket av antall elever. 4.3 Kriterier som har vært vurdert, men som ikke er tatt med i modellen I den innledende fasen av arbeidet var gruppa som nevnt innom svært mange andre forhold som kan påvirke skolenes ressursbehov. En ser ingen grunn til å ta en gjennomgang av alle forholdene her og argumentere for at de ikke er tatt med i modellen. Det vises heller til det som er skrevet tidligere, om at en modell bør ha et begrenset antall kriterier for å være håndterbar. Mange vil hevde at spesialundervisning krever mye ressurser og derfor må inngå som et av kriteriene i modellen. Det er riktig at det brukes mye ressurser på området, mange vil si for mye. Økningen i omfang av tilpasset opplæring organisert som spesialundervisning det siste skoleåret har vært betydelig. Målet er imidlertid at handlingsrommet for å gjennomføre tilpasset opplæring som ordinær undervisning skal økes, jf. målsettinger i Plan for tidlig innsats og Virksomhetsplan for Tvedestrandsskolen 2012 del A. Ny tildelingsmodell med riktige kriterier for tildeling, er ett av virkemidlene for å få til denne snuoperasjonen. 4.4 Budsjettramme som omfattes av modellen Arbeidsgruppa har avgrensa modellens virkeområde i kapittel 3.1. Forslaget til modell tar utgangspunkt i budsjettrammen for Dette året fikk de fleste enhetene et krav om prosentkutt. Noen av skolene har dekket deler av dette ved bruk av fond. Årsaken er at de ønsker å sette i verk tiltak fra skolestart på høsten, og at en dermed ikke får helårseffekt første året. Disse skolenes vedtatte budsjett er dermed for høye i 2012, sammenlignet med opprinnelig tildelt og fremtidig nivå. Dette må det korrigeres for når en skal lage modellen og se konsekvensene. Noen skoler har i 2012 planlagt bruk av sitt disposisjonsfond for å dekke utgifter til videreutdanning av lærere m.v. Et par av skolene har innarbeidet utgiftene og bruk av fond i budsjettet. Utgiftsnivået er da for høyt i forhold til fremtidig nivå. Kommunestyret har vedtatt at elevene på Gjeving skole skal flyttes til Dypvåg skole fra høsten Budsjettrammen til enheten er redusert med høsteffekten av tiltaket i For å finne den fremtidige rammen har en også trukket fra våreffekten av tiltaket. Korrigert for avgrensningene i kapittel 3.1 og forholdene nevnt i dette kapitlet, har en følgende budsjettramme som inngår i modellen: Lyngmyr skole kroner Tvedestrand skole kroner Holt skole kroner Dypvåg skole kroner Songe skole kroner Sum kroner 8 Side65

66 4.5 Satser Rammen som er beregnet i foregående kapittel er som nevnt utgangspunktet for gruppas forslag. Satsene er regnet/angitt i 2012-kroner, før kompensasjon for årets lønnsoppgjør er gitt. Når modellen skal tas i bruk må satsene justeres for lønns- og prisvekst. Når en bruker begrepet gjennomsnittslønn under, har en også tatt med pensjonsutgifter og arbeidsgiveravgift Tildeling skole I forbindelse med arbeidet har en sett på gjennomsnittlig lønn på barnetrinnet og ungdomstrinnet. Med utgangspunkt i dette og antall årsverk som er lagt inn i kriteriet, får en følgende satser: 2,0 mill. kroner for Lyngmyr, 1,9 mill. kroner for Tvedestrand, 1,0 mill. kroner for Holt, Dypvåg og Songe Tildeling grupper Det må lages egne satser for barnetrinnet og ungdomstrinnet. Årsaken er forskjellig timetall for elevene, forskjellig leseplikt for lærere og ulikt lønnsnivå. Målt i 60-minutters timer har trinn 19 timer og trinn 20,25 timer med undervisning i uka. Full stilling for lærer på barnetrinnet er 19,5 timer. Dersom en regner antall timer pr. trinn om til årsverk og vekter trinn og trinn, får en at ei gruppe på barnetrinnet krever 1,0 årsverk. Gjennomsnittslønn for lærer på barnetrinnet er kroner. Det foreslås derfor en sats på kroner. Målt i 60-minutters timer har trinn 22,5 timer undervisning i uka pr. våren Fra høsten 2012 skal alle på 8. trinn ha valgfag. Dette skal trappes opp hvert år fremover, slik at alle trinn på ungdomsskolen skal ha valgfag. Valgfaget er 1,5 timer. Siden klassens time blir tatt bort, er nettoøkningen 0,75 time. Gruppa tilrår å ta høyde for 0,75 time for alle grupper på ungdomstrinnet allerede nå. Det innebærer i utgangspunktet at kompensasjon for økt timetall blir gitt for tidlig. På den annen side vil nye fag kreve ekstrautgifter til bøker, utstyr m.v. i startfasen. Gruppa forutsetter at den for tidlige kompensasjonen dekker dette. På ungdomstrinnet må også gruppene deles i en del fag, som mat og helse, naturfag, kunst og håndverk m.v. Det en må legge inn i modellen er det som er må-timer. Dette er beregnet til 3,75 timer i snitt pr. gruppe for ungdomstrinnet. Etter dette må en dermed regne minutterstimer pr. gruppe på ungdomstrinnet. Full stilling for lærer er i snitt 17,02 timer. Ei gruppe krever da 1,59 årsverk. Gjennomsnittslønn på ungdomstrinnet er kroner. 1,59 årsverk x kroner gir en sats på kroner. Det foreslås følgende satser: kroner pr. gruppe på barnetrinnet, kroner pr. gruppe på ungdomstrinnet Elever med svært store behov I dag er det ofte assistenter som følger opp disse elevene. En full skoleuke tilsvarer 24 klokketimer. 24 timer av 37,5 timers arbeidsuke tilsvarer 0,64 årsverk. Gjennomsnittslønn for assis- 9 Side66

67 tenter er kroner. 64 % av kroner er kroner. Satsen foreslås satt til kroner (avrundet oppover). Det foreslås samme sats på barnetrinnet og ungdomstrinnet, siden det pr. i dag ikke er noen vesentlig forskjell i gjennomsnittlig lønnsnivå Minoritetsspråklige elever Det er vanskelig å sette en riktig sats på dette, da antall elever nødvendigvis ikke alltid angir ressursbehovet. Flere elever kan undervises samtidig. Det foreslås en felles sats for barnetrinnet og ungdomstrinnet på kroner pr. elev. Dette dekker om lag 3 60-minutters timer pr. uke Redusert leseplikt lærere over 55 år Det naturlige valget er gjennomsnittslønn for et lærerårsverk. Det foreslås da: kroner for barnetrinnet, kroner for ungdomstrinnet Tildeling elev Av den samlede rammen på 49,6 mill. kroner går det med 38,3 mill. kroner til å dekke fordelingen etter kriteriene nevnt over, dvs. utenom Pr. elev. Differansen på /resterende 11,3 mill. kroner benyttes til Pr. elev. Arbeidsgruppa har gått gjennom de ulike typer kostnader med tanke på om det er forhold som bør indikere ulik sats for barnetrinnet og ungdomstrinnet. Det var to forhold som pekte seg ut, og begge er særskilte for ungdomstrinnet. Det ene er skolefrukt til elevene, mens det andre er utgifter til utdanningsvalg/yrkesveiledning. Budsjettbeløpene for dette er h.h.v kroner og kroner kroner delt på elevtallet på Lyngmyr gir kroner pr. elev. Utenom de to forholdene som er nevnt over, kan det også være spesielle forhold for enkelte skoler. På noen områder kan det hende at barnetrinnet har størst utgifter pr. elev, mens det kan være motsatt på andre områder. I tillegg kan det være forskjeller mellom skolene uavhengig av trinn og størrelse. Gruppa ser ikke at nettoen av disse forholdene er så vesentlige at det er grunnlag for å differensiere satsen mellom skolene. Arbeidsgruppa foreslår følgende satser for tildeling pr. elev: kroner for barnetrinnet, kroner for ungdomstrinnet. Dersom satser for andre kriterier blir endret eller det skjer andre forhold som påvirker resten som skal fordeles etter elevtall, må en beregne satsene pr. elev på nytt. Forskjellen mellom barnetrinnet og ungdomstrinnet på kroner bør beholdes. 4.6 Ny fordeling og endringer fra dagens modell Arbeidsgruppas forslag til kriterier og definisjoner, samt satser er angitt over. I tabellen som følger har en satt inn kriterier en har foretatt beregninger ut fra. Antall elever og årsverk redusert leseplikt lærere over 55 år er hentet fra GSI-rapporteringen pr Det siste er korrigert for Lyngmyr, da innrapporteringen var feil i Antall grupper er beregnet i tråd med arbeidsgruppas forslag. Antall elever med svært store behov og antall minoritetsspråklige er skolenes egne tall. 10 Side67

68 Antall elever Antall Årsverk red. Antall Antall m/ svært minoritets- leseplikt lærere elever grupper store behov språklige over 55 år Lyngmyr ,80 Tvedestrand ,51 Holt ,18 Dypvåg ,44 Songe ,12 Sum ,05 Antall elever med svært store behov og antall minoritetsspråklige elever er ikke oppgitt pr. skole i tabellen over. Årsaken er at tallene pr. skole til dels er så små at det er fare for gjenkjenning. Dersom en beregner tildeling etter arbeidsgruppas forslag til modell har en følgende situasjon: Beløp i kroner Ramme 2012 Ramme jf. modell Endring Lyngmyr skole Tvedestrand skole Holt skole Dypvåg skole Songe skole Sum Som en ser vil Lyngmyr i følge forslaget få en utvidet ramme sammenlignet med det en har i dag, mens de andre skolene får en reduksjon. Størsteparten av skolenes utgifter er lønn til ansatte. Når tiltak skal gjennomføres for å tilpasse seg rammen er det grunn til å tro at det i stor grad vil skje på dette området. Ut fra forslaget til modell kan en finne hvor mye de ulike skolene beregningsmessig har fått til administrasjon og ledelse, minoritetsspråklige elever, elever med svært store behov m.v. Arbeidsgruppa vil presisere at dette ikke skal gi noen bindinger. Enhetsleder skal i tråd med styringssystemet fortsatt få tildelt en netto budsjettramme og et antall årsverk som vedkommende skal bruke for å gi elevene den undervisningen de skal ha. Fleksibiliteten og selvstendigheten til å finne gode løsninger innen egen enhet skal selvfølgelig ikke begrenses som følge av ny tildelingsmodell. 4.7 Simuleringer i modellen Arbeidsgruppas mandat definerer at en skal lage en tildelingsmodell innenfor dagens økonomiske rammer. Dersom enkelte av kriteriene hadde vært endret, ville satser og fordeling av budsjettmidler blitt endret. I dette kapitlet vises effekten av noen slike simuleringer Endring i antall grupper på de små skolene En av de mest iøyendefallende forskjellene er antall grupper på Holt, Dypvåg og Songe skoler. I beregningene over har en følgende: Holt: 88 elever og 5 grupper, Dypvåg: 80 elever og 4 grupper, Songe: 84 elever og 6 grupper. 11 Side68

69 Som en ser er det ikke slik at flest elever gir flest grupper. Årsaken til det er hvordan elevtallet fordeler seg på årskullene, og dermed muligheten til å ha to årstrinn i samme gruppe. I noen tilfeller skal det bare en eller to elever til eller fra på et årstrinn før det får innvirkning på antall grupper. Dersom aldersfordelingen på de tre små skolene hadde vært slik at alle måtte ha fem grupper hver, ville Dypvåg hatt en gruppe mer og Songe en gruppe mindre kroner ville da blitt flyttet fra Songe til Dypvåg, mens det ikke ville blitt noen endring for de andre skolene. Hvis aldersfordelingen på disse skolene hadde vært slik at alle måtte ha ressurser til seks grupper hver, ville en større andel av totalrammen bli benyttet til å dekke ressursbehovet til gruppene. Det ville blitt mindre igjen til kriteriet Pr. elev, og satsen ville blitt lavere. En slik simulering gir følgende situasjon: Beløp i kroner Ramme 2012 Ramme jf. modell Endring Lyngmyr skole Tvedestrand skole Holt skole Dypvåg skole Songe skole Sum Når en endrer antall grupper er det naturlig at direkte berørte skolenes ramme endres. Som en ser ville dette imidlertid gitt et helt annet bilde også for de skolene som en ikke har endret kriteriene for Modell med elevfordeling pr. høsten 2012 Som nevnt over er spesielt de små skolene sårbare for endringer i elevtall. I en simulering har en lagt inn elevtall ved skolestart høsten 2012 ved beregning av satser. En har da følgende: Lyngmyr: 217 elever og 9 grupper, Tvedestrand: 233 elever og 13 grupper, Holt: 82 elever og 5 grupper, Dypvåg: 69 elever og 4 grupper, Songe: 89 elever og 6 grupper. Dersom en setter disse tallene inn i modellen og beholder de andre kriteriene uendret, får en følgende situasjon: Beløp i kroner Ramme 2012 Ramme jf. modell Endring Lyngmyr skole Tvedestrand skole Holt skole Dypvåg skole Songe skole Sum Endring i antall elever med svært store behov Antall elever med svært store behov kan endres i løpet av kort tid. Blant annet er omfanget økt en del i løpet av vinteren 2012, uten at dette er hensyntatt i enhetenes rammer. Det er foretatt en simulering der en har forutsatt fem færre elever med svært store behov, fordelt med 12 Side69

70 én i reduksjon pr. skole. Med fast totalramme vil i så fall en mindre andel vært brukt opp innen en kom til beregning av satsen pr. elev. Denne satsen ville i dette tilfellet blir høyere. En slik simulering gir følgende situasjon: Beløp i kroner Ramme 2012 Ramme jf. modell Endring Lyngmyr skole Tvedestrand skole Holt skole Dypvåg skole Songe skole Sum Også denne simuleringen gir betydelige utslag for hver skole. Sammenlignet med kriteriene som er lagt til grunn i gruppas modell, vil de to store skolene få en netto økning i rammen sin. De tre små ville fått en reduksjon. Alle skolene ville fått redusert ressursbehovet sitt tilsvarende én elev med svært store behov Kort kommentar til simuleringene De simuleringene som er gjengitt over viser at modellen er svært sårbar for endringer i kriteriene. Etter arbeidsgruppens vurdering er hovedårsaken at det er tre skoler som er små, og to skoler som er om lag 2,8 ganger større. 4.8 Tidspunkt for telling Når skolenes budsjettrammer skal fastsettes høsten året før budsjettåret, har en informasjon om inneværende skoleår. GSI-rapporteringen pr er også kjent før endelige rammer fastsettes. Når det gjelder elevtall, antall grupper og årsverk redusert leseplikt for lærere over 55 år vil det ikke være store endringer fra høsten til våren i gjeldende skoleår. Fra høsten i budsjettåret kan det imidlertid skje endringer som får relativt stor økonomisk betydning for skolene, kanskje spesielt de små. En tenker da på elevtall, aldersfordeling og antall grupper. Når rammene fastsettes finnes det informasjon om fremtidig utvikling. For eksempel vet en hvor mange elever som går ut av 10. trinn, og en vet hvor mange elever som da går på 7. trinn og skal over på 8. trinn og ungdomsskolen. Videre har en informasjon om hvor mange som skal begynne på skolen kommende høst. Når det gjelder antall elever med svært store behov og antall minoritetsspråklige elever er det ikke så forutsigbart. Endringer kan skje brått, og ofte er det i løpet av skoleåret. Ut fra de aktuelle elevenes alder og informasjon fra barnehagene bør det likevel være mulig å lage en prognose på disse områdene. Arbeidsgruppa tilrår at en høsten før budsjettåret legger inn kriterieverdier for våren ut fra status høsten før budsjettåret. For høsten i budsjettåret fremskrives kriterieverdiene ut fra kjent informasjon. Modellen er tilrettelagt for dette. Kriterieverdiene som blir brukt i rammeberegningen er vårverdier og høstverdier omregnet til helårsverdier. Det vil helt sikkert skje endringer i kriterieverdiene, men da har en i hvert fall fastsatt rammer ut fra den informasjon som er kjent. Alternativet til dette er å kun bruke data pr. høsten før budsjettåret for hele budsjettåret. 13 Side70

71 5 VIRKNINGSTIDSPUNKT, OVERGANGSORDNINGER M.V. 5.1 Virkningstidspunkt Arbeidsgruppa har fått i oppdrag å foreslå virkningstidspunkt for bruk av modellen. Skoleåret avviker fra kalenderåret, og det skaper budsjettmessige utfordringer. Spesielt dersom en skole skal redusere utgiftsnivået sitt er det uheldig å gjøre det midt i et skoleår. Det innebærer ofte færre lærertimer, noe som igjen fører til færre delingstimer, flere sammenslåinger av grupper osv. Slike endringer er det best å foreta ved skoleårets begynnelse. Flertallet i arbeidsgruppa mener derfor at bør bli valgt som virkningstidspunkt. 5.2 Overgangsordning? Arbeidsgruppa skal også vurdere behovet for en overgangsordning. Dette spørsmålet må etter arbeidsgruppas vurdering sees i sammenheng med virkningstidspunktet. Siden det foreslås til , vil skolene kunne bruke noe tid til å planlegge endringene. I tillegg vil endringene kun få høsteffekt i 2013, og dermed vil ikke utslagene det første året blir så store som angitt i tabellen tidligere i rapporten. Flertallet i arbeidsgruppa mener derfor at det ikke er behov for en overgangsordning. En ren overgangsordning vil også være krevende å følge opp. Siden kun deler av skolenes budsjetter skal omfattes av modellen ser en noen praktiske utfordringer og kompliserende elementer. Dette taler også for at rene overgangsordninger bør unngås. 5.3 Justeringer gjennom året? Som nevnt tidligere i rapporten foreslås det å bruke ulike verdier på modellens kriterier vår og høst, dersom den informasjon en har på budsjetteringstidspunktet tilsier det. Da har en fastsatt skolenes rammer ut fra best mulig informasjon på budsjetteringstidspunktet. Endringer vil helt sikkert skje, og spørsmålet er hva en gjør da. Kommunens vedtatte styringssystem tilsier at det ikke skal gjøres endringer gjennom året i enhetenes rammer. Det har unntaksvis skjedd, da som følge av forhold utenfor enhetsleders kontroll. Endringen er da foretatt gjennom året, i stedet for å ta en korrigering av resultatet etter årets utløp. I arbeidsgruppas mandat er ikke eventuelle justeringer gjennom året nevnt særskilt. Arbeidsgruppa har likevel diskutert temaet, og mener at det ikke er behov for å lage særskilte ordninger for skolene. Dagens styringssystem kan håndtere endringer utenfor enhetsleders kontroll, og modellen kan benyttes til å dokumentere slike endringer. 6 OPPSUMMERING AV ARBEIDSGRUPPAS FORSLAG Med utgangspunkt i mandatet fastsatt av rådmannsteamet 13. februar 2012, har arbeidsgruppa lagd et forslag til tildelingsmodell for skolene. Kort oppsummert tildeles budsjettramme til selve undervisningen etter følgende kriterier og satser målt i 2012-kroner: Tildeling pr. skole: 2,0 mill. kroner til Lyngmyr, 1,9 mill. kroner til Tvedestrand og 1,0 mill. kroner hver til Holt, Dypvåg og Songe. Tildeling pr. gruppe skolene minimum må ha etter nærmere fastsatte kriterier. Satsene er kroner pr. gruppe på barnetrinnet og kroner pr. gruppe på ungdomstrinnet. Tildeling pr. elev med svært store behov (minst 1:1-oppfølging). Satsen er kroner pr. elev. 14 Side71

72 Tildeling etter antall minoritetsspråklige elever, der det telles antall med vedtak etter Opplæringslova 2-8. Satsen er kroner pr. elev. Tildeling etter antall årsverk redusert leseplikt for lærere over 55 år medfører. Satsen pr. årsverk settes til kroner for barnetrinnet og kroner for ungdomstrinnet. Tildeling pr. elev. Ungdomsskolen har særskilte utgifter til skolefrukt og utdanningsvalg, noe som innebærer kroner pr. elev på ungdomsskolen. Resten av tilgjengelig budsjettramme fordeles likt pr. elev, noe som gir en sats på kroner på barnetrinnet og kroner på ungdomstrinnet. Alle satser er oppgitt i 2012-kroner (før lønnsoppgjøret) og må lønns- og prisjusteres senere år. I tillegg til det som fordeles etter budsjettmodellen, er det forhold på flere skoler som håndteres utenom modellen. Det vises til kapittel 3.1 for omtale av dette. Arbeidsgruppa foreslår iverksetting , og ikke noen særskilt overgangsordning. At en foreslår iverksetting midt i året er i seg selv en form for overgangsordning. I arbeidsgruppas mandat er det fokusert på tidlig innsats. Dette er hensyntatt i modellen i forhold til kriteriene antall grupper og antall minoritetsspråklige elever. Det vises til pkt og for nærmere omtale. Mandatet til gruppa var å etablere en mer synlig og tydelig fordeling med utgangspunkt i objektive kriterier. Arbeidsgruppa mener modellen oppfyller disse kravene. Om alle satser er korrekte kan det sikkert argumenteres mot. De fleste satser er bygd opp ut fra et tenkt innhold, og arbeidsgruppa føler seg rimelig komfortabel med beløpene. Når det gjelder satsen for kriteriet Pr. elev er det noe annerledes. Satsen ble satt ut fra et restbeløp en hadde i budsjettrammen, og er dermed ikke bygd opp med utgangspunkt i et konkret innhold. Det er en svakhet, men samtidig er det utrolig vanskelig å finne en korrekt sats som alle kan enes om er rett. Om skolenes samlede ramme er korrekt er heller ikke vurdert, da det vurderes å ligge utenfor gruppas mandat. Arbeidsgruppa vil også påpeke sårbarheten med en tildelingsmodell som dette, spesielt for de små skolene. Små endringer i kriteriene kan påvirke deres budsjettramme relativt sett mye, og de kan ha mindre rom for å gjøre tilpasninger som monner økonomisk sett. Det kan sikkert diskuteres om gruppas forslag til fordelingsmodell er bedre enn dagens budsjettpraksis. Arbeidsgruppa mener en bør prøve ut forslaget til modell. Det kan også nevnes at Grimstad hadde svært positive erfaringer med å gå over til sin nye budsjettmodell. Tidligere kjempet skolene seg i mellom om ressurser, og det var mindre fokus på pedagogisk utviklingsarbeid og samarbeid skolene mellom. Etter at ny modell var innført ble fokus snudd. 15 Side72

73 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2014/433-2 Arkiv: C40 Saksbeh: Kari Stoveland Sjursen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 20/14 Livsløpskomite Kommunestyret Høring - Strategisk plan for kunst og kulturformidling i Aust- Agder Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret slutter seg til planprogrammet for Strategisk plan for kunst og kulturformidling i Aust-Agder I tillegg vil kommunestyret at planen øker fokuset på kunst og kulturarbeid for og med barn og unge de gode kulturelle krefter og kunstnere som er i kommunene og regionen samhandling mellom fylkeskommune og kommune for å bidra til økt kulturfaglig kompetanse lokalt. Bakgrunn for saken I brev datert er kommunen oppfordret til å gi innspill til planprogrammet for strategisk plan for kunst og kulturformidling i Aust-Agder Høringsbrev og forslag til planprogram følger saken som trykt vedlegg. Problemstilling Hvilke innspill ønsker kommunestyre å gi til planprogram for Strategisk plan for kunst og kulturformidling i Aust-Agder ? Faglige merknader/historikk Planen skal være et regionalpolitisk styringsdokument for Aust-Agder fylkeskommunes arbeid med kunst og kulturformidling. Planen skal sikre en helhetlig og langsiktig strategi for å bygge kulturell kunnskap og legge til rette for kulturell valgfrihet i regionen. Et viktig mål for planarbeidet er dessuten å arbeide frem strategier som skal sørge for at det gis rom for kunsten og skaperkraften som finnes i fylket og gjennom dette bygge et bedre samfunn. Det er tre hovedtemaer som særlig skal trekkes frem i planen: Utvikling og samhandling Deltakelse Side73

74 Kunstproduksjon Fylkeskommunen ønsker spesielt innspill på Hva som anses som hovedutfordringer som planarbeidet burde berøre Prioritering av plantemaer Organisering av planarbeidet og involvering Konkrete utredningsbehov. Planprogrammets innsatsområder er begrenset. Dette har sammenheng med hvilke områder fylkeskommunen allerede har planverk på. Dette gjelder bibliotek, kulturminner, kulturarv, idrett og folkehelse. Temaer som ikke er nevnt spesifikt i planprogrammet, men som vil være grunnleggende faktorer innenfor alle områder i planen er kulturelt mangfold, universell utforming, frivillighet, ytringsfrihet og miljø. Fylkesutvalget i Aust-Agder vedtok den å legge forslag til planprogrammet ut til offentlig ettersyn med høringsfrist 20. mai Da høringsbrevet ikke kom til kommunen før har rådmannen bedt om utsatt høringsfrist, slik at saken kan behandles i kommunestyret den Dette har fylkeskommunen svart positivt på, men anmodet om at rådmannens saksfremlegg sendes over så snart det er klart. Gjeldende regelverk på området Plan- og bygningslovens 8-2 og 8-3 har slik ordlyd: 8-2: Regional plan skal legges til grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig planlegging og virksomhet i regionen. 8-3: Ved utarbeiding av regional plan skal regional planmyndighet samarbeide med berørte offentlige myndigheter og organisasjoner. Statlige organer og kommuner har rett og plikt til å delta i planleggingen når den berører deres virkeområde eller egne planer og vedtak. Regional planmyndighet utarbeider forslag til planprogram i samarbeid med berørte kommuner og statlige myndigheter Kulturloven har følgende bestemmelse i 1, 2 og 4: Formål Lova har til føremål å fastleggja offentlege styresmakters ansvar for å fremja og leggja til rette for eit breitt spekter av kulturverksemd, slik at alle kan få høve til å delta i kulturaktivitetar og oppleva eit mangfald av kulturuttrykk. Side74

75 Definisjonar Med kulturverksemd meiner ein i denne lova å a. skapa, produsera, utøva, formidla og distribuera kunst- og andre kulturuttrykk, b. verna om, fremja innsikt i og vidareføra kulturarv, c. delta i kulturaktivitet, d. utvikla kulturfagleg kunnskap og kompetanse. Fylkeskommunens og kommunens oppgåver Fylkeskommunen og kommunen skal syta for økonomiske, organisatoriske, informerande og andre relevante verkemiddel og tiltak som fremjar og legg til rette for eit breitt spekter av kulturverksemd regionalt og lokalt. Alternative løsninger og konsekvenser Tvedestrand kommune vil i løpet av 2014 utarbeide sin kulturstrategi. Den regionale planen som nå er under utarbeiding, vil påvirke kommunens eget planarbeid. I den forbindelse er det viktig særlig å peke på vedlagte forslag til planprogram, pkt Kultur som samfunnsbyggende kraft i lokalmiljøet bør gis en tydelig profil både i planprogrammet og i endelig plan. Styrking av den kulturelle grunnmuren i tråd med Kulturutredningen 2014 bør ha fokus også på regionalt nivå. Fra sammendraget i Kulturutredningen 2014 siteres: Gjennomgangen av den kommunale og fylkeskommunale kulturpolitikken etter 2005 gir et tvetydig bilde av utviklingen i det lokale og regionale kulturlivet. På den ene siden ser utvalget at det lokale og regionale kulturlivet blomstrer gjennom framveksten av mer eller mindre flyktige kulturarenaer, som festivalene. Dette er en viktig og positiv utvikling, som bidrar til en desentralisering av kunst- og kulturlivet, og som styrker kulturdeltakelsen i befolkningen. På den andre siden ser utvalget at det som kalles den kulturelle grunnmuren i det lokale kulturlivet, er under press. Det gjelder formidlingsarenaer som folkebibliotekene. Det gjelder også læringsarenaer som kulturskolene, fritidsklubbene og det frivillige kulturlivet. Det er et klart behov for en opprustning av den kulturelle grunnmuren. Videre sier Kulturutredningen at det er behov for mer organisert dialog mellom Kulturdepartementet og fylker og kommuner. Kulturkompetanse Fylkets samlede kulturpolitikk er summen av kommunenes. Fylkeskommunen er avhengig av den kulturkompetanse som finnes i kommunene. Dersom den forsvinner, forsvinner også evnen og muligheten til å motta og tilrettelegge kulturprosjekter i kommunene. Rådmannen slutter seg til planprogrammets uttalelse: Fylkeskommunen har et særlig ansvar overfor kommunene og en ønsker å arbeide med kompetanseheving og faglig rådgiving i form av kurs, seminarer og konferanser. I tillegg vil rådmannen peke på den styrke det er for kommunen å ha fylkeskommunal kompetanse som veileder/sparringpartner i konkrete kommunale saker av kulturell art. Utvikling og samhandling I tillegg til det som er nevnt i planprogrammet under pkt. 3, 1 vil rådmannen peke på at samhandling mellom kommune og fylkeskommune er nødvendig og viktig. Samhandlingen må skje som likeverdige parter. Når det gjelder fylkeskommunens samhandling med og mellom institusjonene i fylket synes det nødvendig at fylkeskommunen avklarer og gjør kjent sin rolle overfor institusjonen. Skal det være en veiledende rolle eller en styrende rolle? Deltakelse Side75

76 Rådmannen slutter seg til forslag til planprogram på dette punkt. Tvedestrand kommune har stort fokus på tidlig innsats i forhold til de ulike tjenesteområdene i kommunen. En vil her særlig fremheve behovet for å styrke den kulturelle grunnmur med fokus på barn og unge. Kunstproduksjon Etter rådmannens vurdering, vil det kunne ha betydning for økt kunstproduksjon i fylket at kulturaktiviteter for barn gis fokus bedre enn i dag. Dette kan på sikt også øke regionens kunstproduksjon. Ellers slutter rådmannen seg til planprogrammets fokus på økt kunstproduksjon. Tvedestrand kommune har flere kunstnere bosatt i kommunen. Profesjonelle kunstnere er viktig for kommunen, både i forhold til det som fremføres på scener eller vises på gallerier i og utenfor regionen. Planen bør drøfte mulige tiltak som synliggjør regionens kunstnere på en god måte. Økonomi I kulturutredningen 2014 oppsummerer Enger-utvalget hvor kulturpolitikken etter 2014 bør ha fokus. Kulturpolitikken må legges opp til et lokalt kulturløft, den må sette kunstproduksjon og publikum i sentrum, den må satse på kunnskap og kvalitet, den må fremme kulturelt medlemskap, og den må legge til rette for bærekraftig kunstnerpolitikk og den må stimulere til utvidelsen av kulturlivets finansieringsgrunnlag. Både fylkeskommunen og kommunene har brukt penger på investering i bygg og scener. Dette har gitt god infrastruktur. Det er fortsatt behov for produksjonslokaler og visningsarenaer. Dette er grunnleggende for den lokale grunnmuren og et lokalt kulturliv. Kommunale og lokale kulturaktiviteter driver gjennomgående sin aktivitet i lokaler som ikke er egnet for den aktiviteten de driver. Det handler om for liten plass, uegnede akustiske forhold, uegnede scener, lager, møterom mm. Å legge til rette for bedre øvings- og visningsarenaer, forbedre lokalene til Kulturskolen mv koster penger og krever prioritering. Konklusjon Rådmannen finner at de utfordringer og spørsmålsstillinger som fremkommer i planprogrammet er viktige og relevante. Rådmannen er imidlertid opptatt av at planen blir utarbeidet slik at den gir kommunene mulighet for å bygge videre på denne i sitt arbeid med egen kulturstrategi. Dette betyr bl.a. å ha fokus på de gode kulturelle krefter og kunstnere som vi faktisk har i kommunene og regionen barn og unge god samhandling mellom fylkeskommune og kommune som bidrar til økt kulturfaglig kompetanse lokalt. Tvedestrand, Rådmannen Side76

77 Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2010/ Arkiv: C56 Saksbeh: Kari Stoveland Sjursen Dato: Utv.saksnr Utvalg Møtedato 21/14 Livsløpskomite Kommunestyret Museumskonsolideringsprosessen i Aust-Agder - styringsgruppens rapport til behandling Rådmannens forslag til vedtak Alternativ I Tvedestrand kommunestyre ønsker ikke å bli deleier i nytt Aust-Agder museum og arkiv og ber om at det igangsettes en prosess for å skille ut Arkivet som eget IKS. Alternativ II 1. Tvedestrand kommunestyre tar fremlagt rapport fra eieroppnevnt styringsgruppe til etterretning og vedtar å delta i etableringen av Aust-Agder museum og arkiv IKS med virkning fra Tvedestrand kommunestyre vedtar forslag til selskapsavtale. Det forutsettes at angitt låneramme skal konvertere eksisterende gjeld og at eventuell utvidelse av låneramme til nye tiltak skal godkjennes av kommunestyrene. 3. Tvedestrand kommunestyre vedtar forslag til samarbeidsavtale. 4. Tvedestrand kommunestyre forutsetter at kommunens tilskudd til det nye selskapet blir som på etableringstidspunktet med normal årlig deflatorutvikling. Tilskudd skal ikke forholde seg til prosentvis eierandel. Alternativ III 1. Tvedestrand kommunestyre tar fremlagt rapport fra eieroppnevnt styringsgruppe til etterretning og vedtar å delta i etableringen av Aust-Agder museum og arkiv IKS med virkning fra Tvedestrand kommunestyre vedtar forslag til selskapsavtale. Det forutsettes at angitt låneramme skal konvertere eksisterende gjeld og at eventuell utvidelse av låneramme til nye tiltak skal godkjennes av kommunestyrene. 3. Tvedestrand kommunestyre vedtar forslag til samarbeidsavtale. 4. Tvedestrand kommunestyre forutsetter at kommunens tilskudd til det nye selskapet blir som på etableringstidspunktet med normal årlig deflatorutvikling. Tilskudd skal ikke forholde seg til prosentvis eierandel. 5. Tvedestrand kommunestyre er bekymret for situasjonen til Næs Jernverksmuseum som har valgt å stå utenfor konsolideringsprosessen. Kommunestyret oppfordrer museet til å vurdere tilslutning til Aust-Agder museum og arkiv IKS på ny. Side77

78 Bakgrunn for saken Arbeidet med å konsolidere museer i Aust-Agder har pågått en tid. Nå foreligger en rapport fra en styringsgruppe som foreslår konsolidering av 3 institusjoner: Aust-Agder kulturhistoriske senter, Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer. Rapporten følger saken som trykt vedlegg. Fylkeskommunen forutsatte behandling i kommunestyret i april/mai. Problemstilling Vil kommunestyret slutte seg til rapporten med de konsekvenser dette vil få for kommunen? Faglige merknader/historikk Det vises til rapportens innledningskapittel. Kulturministeren tok i 2011 initiativ til et møte med fylkesordføreren, ordførerne i Arendal, Grimstad og Tvedestrand for å drøfte muligheten for videre konsolidering av museene i Aust- Agder. Kulturdepartementet har signalisert at en konsolidering av museene i Aust-Agder vil utløse økning i statstilskudd og at statstilskuddet kan øke til nivået som Sogn og Fjordane ligger på, som er om lag 10 mill. Med bakgrunn i dette initiativet gjorde 4 institusjoner (Aust-Agder kulturhistoriske senter, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bymuseum og Setesdalsmuseet) intensjonsvedtak om deltakelse i en utredning om konsolidering. En arbeidsgruppe ble nedsatt og rapport fra denne forelå i mars Rapporten fikk blandet mottakelse i styrene for de ulike institusjoner og resulterte i at Næs Jernverksmuseum ikke ønsket å gå videre i konsolideringsprosessen. De øvrige institusjoner stilte seg positivt til å gå videre med prosessen. På bakgrunn av igangsatt konsolideringsprosess økte Kulturdepartementet statstilskuddet i 2012 med 3 mill. fordelt på AAks og Setesdalsmuseet. Nivået ble videreført i 2013 og i 2014 ble statstilskuddet økt ytterligere med 4 mill. For å komme videre med konsolideringsprosessen ble det etablert en eierstyrt styringsgruppe. Styringsgruppen besto av representanter for Aust-Agder fylkeskommune, Arendal kommune, Grimstad kommune og rådmannsgruppen for Setesdalskommunene. Styringsgruppen har fremmet vedlagte rapport med forslag til selskapsavtale og samarbeidsavtale. Stikkordsmessig inneholder rapporten følgende punkter: Det etableres et nytt selskap som skal hete Aust-Agder museum og arkiv IKS. Selskapet vil bestå av AAks IKS med eiendommer og samlinger, Setesdalsmuseet IKS med Setesdalsmuseet eiendom IKS og Grimstad bymuseum. Eiendommer og samlinger i Grimstad inngår ikke i selskapet på etableringstidspunktet. Selskapet etableres fra Det etableres et nytt styre bestående av 7 representanter hvor styreleder med varamedlem velges etter forslag fra fylkeskommunen og 3 medlemmer med varamedlem velges etter forslag fra hhv. Arendal, Grimstad og Valle kommuner. Hver kommune og fylkeskommunen er representert i representantskapet med en representant og en vararepresentant. Hver representant har en stemme. Side78

79 Eierandeler i selskapet fordeles etter en prosentvis fordeling relatert til det årlige driftstilskuddet kommunene og fylkeskommunen yter pr justert til hele prosenttall. Ved etableringen videreføres dagens tilskuddsnivå. Det tilsettes en direktør for det nye selskap som bør være på plass tidlig høst Direktøren skal ha hovedsete på Langsæ. Nåværende direktører/ledere i Aust-Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museum og Setesdalsmuseum blir avdelingsledere i det nye selskap. Når selskapet er etablert og ledelse på plass forutsettes at en organisasjonsprosess igangsettes. Det er utarbeidet et utkast til selskapsavtale. Forslaget følger saken som trykt vedlegg. Det er utarbeidet forslag til samarbeidsavtale. Forslaget følger saken som trykt vedlegg. Rådmannen ba i brev av om utsatt svarfrist. Saken reiser flere spørsmål for kommunen, som i dag bare har eierinteresser i arkivdelen av nåværende Aust-Agder kulturhistoriske senter. Før kommunestyre kan ta stilling til saken, vil konsolideringsforslaget drøftes i Østre Agder-sammenheng. I beste fall vil kommunestyret først kunne behandle saken i juni mnd. Saken ble drøftet i rådmannsmøte i Østre Agder 23. april I referatet heter det: Fylkeskultursjef Per Nordstrøm ga rådmennene en orientering om bakgrunnen for de nasjonale føringer for museumsvesenet som særlig tok fart omkring tusenårsskiftet. Opprinnelig arbeidet en for å få med alle de tunge museumsmiljøene i fylket, men styret for Næs Jernverksmuseum vedtok å trekke seg ut av planarbeidet. Derfor er de tre viktigste enhetene Aust-Agder kulturhistoriske museum, Grimstad Bys museum og Setesdalsmuseet de tunge institusjonene i det nye museet. Staten har forskuttert sammenslåingen gjennom vesentlig styrking av rammene for museumsdrift i Aust-Agder. Også fylkeskommunen har bidratt med økte midler (2 mill. kr.) slik at de samlede ressursene er vesentlig økt. Vedtak ved Næs jernverksmuseum innebærer at de ikke får økt driftstilskuddet ut over lønns- og prisvekst. Fordelingen av eierandel mellom kommunene baseres på tidligere tilskuddsnivå. Kommunene skal derfor ikke oppleve økte utgifter å dette felt. Rådmennene opplevde at den orienteringen de fikk var meget nyttig framfor behandlingen i kommunene. Fylkeskommunen understreket viktigheten av raske avgjørelser i kommunene med bakgrunn i arbeidet med statsbudsjettet. Tidligere vedtak Tvedestrand kommunestyre behandlet sak om finansiering av det nye bygget til AAks på Langsæ og gjorde den gang slikt vedtak: 1. Tvedestrand kommune tilrår at planene for utbygging og ombygging av Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS på Langsæ i Arendal bringes fram t.o.m. forprosjekt. 2. Tvedestrand kommunes økte kostnader knyttet til utbyggingen slik det fremkommer i saken, innarbeides i økonomiplan og budsjett og gis som økning i årlig tilskudd til AAks. Summene er foreløpig ca 5000 i 2007, ca i 2008, ca i 2009, ca i 2010, ca i 2011, ca i 2012, ca i 2013 og ca i Samla utgifter fram til 2014 anslås til å være ca for Tvedestrand kommune. 3. Tvedestrand kommune har ikke innvendinger mot at fylkeskommunen står for den praktiske gjennomføring av utbyggingen på vegne av Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS. 4. Tvedestrand kommune godkjenner at representantskapet for Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS får anledning til å endre selskapsavtalen for å kunne oppta lån oppad begrenset til 300 mill kroner. 5. Tvedestrand kommune godkjenner at Lillesand kommune blir opptatt som medeier i AAks og at selskapsavtalen for AAks endres slik det fremgår av saken. Side79

80 Tvedestrand kommunestyre ser med bekymring på at et stort statlig tilskudd til utbygging av Aust-Agder kulturhistoriske senter på Langsæ kan blokkere for mulige statlige innskudd i mange år til de andre konsoliderte museene Næs Jernverk, Ibsen/Hamsun-museet i Grimstad og Setesdalsmuseet. Næs Jernverksmuseum har en sterk og god utvikling som Norges ledende jernverksmuseum, og er et museum i toppklasse innenfor sitt felt. Tvedestrand kommunestyre ber Fylkesmannen redegjøre for hvordan satsingen på Næs Jernverksmuseum og Ibsen/Hamsun og Setesdalsmuseet som konsoliderte museer skal følges opp. Fylkestinget i Aust-Agder behandlet konsolideringsspørsmålet i sitt møte 29. april 2014 og gjorde slikt vedtak: 1. Fremlagte rapport fra eieroppnevnt styringsgruppe tas til etterretning. 2. Aust-Agder fylkeskommune vedtar å etablere Aust- Agder museum og arkiv IKS. 3. Selskapets navn er Aust-Agder museum og arkiv IKS. 4. Selskapets ledelse lokaliseres i selskapets avdeling på Langsæ i Arendal. 5. Fremlagte selskapsavtale for Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 6. Fremlagte samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 7. Som fylkeskommunens representant og vararepresentant til representantskapet foreslås hhv. fylkesordfører og fylkesvaraordfører. 8. Prosess med sikte på å avikle Setesdalsmuseet IKS kan igangsettes når Aust-Agder museum og arkiv IKS er etablert. Overordnede plandokumenter/retningslinjer I St.meld. nr. 48 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014, kulturmeldingen, er intensjonen med museumsreformen oppsummert på følgende måte: «Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande prinsippa å bevara og styrkja lokalt engasjement og deltaking i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk.» (s. 178). I Kommuneplanens samfunnsdel har kommunestyret lagt følgende til grunn: I forhold til større (regionale/nasjonale) kultursatsinger med relevans for Tvedestrand, skal kommunal støtte/engasjement vurderes opp i mot prioriteringer i kommende kulturplan, arrangementets betydning for kultur- og samfunnsutvikling i Tvedestrand samt føringer lagt i kommuneplanen i øvrig Kommunen vil fortsette sin støtte og samarbeid med de kulturelle fyrtårnene Næs Jernverksmuseum, Bokbyen ved Skagerak, Kystkulturuka og Skjærgårds Music&Mission. Gjeldende regelverk Lov om interkommunale selskaper har bl.a. følgende bestemmelser: 4.Selskapsavtale For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. For deltaker som er interkommunalt selskap, vedtas selskapsavtalen av representantskapet. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Endringer i selskapsavtalen som gjelder forhold som omtalt i tredje ledd, skal skje på samme måte. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre det er avtalt at også slike endringer skal vedtas i samsvar med regelen i første punktum. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: 1. selskapets foretaksnavn; Side80

81 2. angivelse av deltakerne; 3. selskapets formål; 4. den kommune der selskapet har sitt hovedkontor; 5. antall styremedlemmer; 6. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet; 7. den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen; 8. antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner; 9. annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen Gjeldende budsjettforutsetninger Tvedestrand kommune betalte i 2013 til Aust-Agder kulturhistoriske senter: Tilskudd til den interkommunale arkivordningen kr ,- Depotleie kr ,- kr ,- Innbetaling av kommunens tilskudd til nybygg Langsæ kr ,- Kr ,- I 2014 vil innbetaling av tilskudd til nybygg være på kr ,- Depotleien antas ca. som i år men med noe økte satser kr ,- kr ,- Kommunens forpliktelser til tilskudd til nybygget vil bestå til og med 2036 men beløpets størrelse antas å bli gradvis redusert. Tvedestrand kommunes tilskudd til Næs Jernverksmuseum kr ,- (2014-beløp). Beløpet er et resultat av vedtatt samarbeidsavtale mellom Aust-Agder fylkeskommune og Tvedestrand kommune vedtatt , samt vedtatt samarbeidsavtale mellom Stiftelsen Næs Jernverksmuseum og Tvedestrand kommune om Forvaltergården. Alternative løsninger og konsekvenser Eierskap I nåværende Aust-Agder kulturhistoriske senter, er kommunens interesser kun knyttet til arkivdelen. Kommunestyret må ta stilling til hvorvidt den ønsker å utvide sitt engasjement i et nytt konsolidert selskap som også omfatter Setesdalsmuseet og Grimstad bymuseum med Næs Jernverksmuseum på utsiden. Styringsgruppen som har utarbeidet vedlagte rapport har bestått av representanter for Arendal, Grimstad og Setesdal i tillegg til fylkeskommunen. I nåværende AAKS er det 15 eiere (kommuner). Et flertall av eierne i AAKS har ikke deltatt i prosessen som har ført frem til foreliggende rapport. Selskapsavtalen Rådmannen trekker frem følgende bestemmelser i selskapsavtalen: 3. I dag er kommunens eierandel i AAKS på 1,69 % tilsvarende et tilskuddsnivå på kr Det foreslås at Tvedestrand kommunes eierandel økes til 2 %, jfr. rapportens s. 15 og vedlagte forslag til selskapsavtale. Økningen i eierandelen er gjort som en praktisk avrunding og skal Side81

82 ikke ha konsekvenser for de årlige tilskuddene fra kommunen. Det gjøres for sikkerhets skyld oppmerksom på at 0,3 prosentpoengs endring utgjør for Tvedestrand ca. kr ,- dersom en på noe tidspunkt vil legge eierandelen til grunn for beregning av tilskuddsbeløpet. 5. Her er det foreslått at det nye IKS innenfor en ramme på 300 millioner, kan ta opp lån til kapitalformål, konvertering av eldre gjeld og til likviditetsformål. Denne bestemmelse tilsvarer endringen i selskapsavtalen for AAKS i forbindelse med utbygging av Langsæ. Jfr. kommunestyrets vedtak fra Rammen er satt slik for å kunne konvertere AAKS gjeld nåværende gjeld i forbindelse med nybygget. Lånerammen bør reduseres etter hvert som nedbetaling skjer. Endringer i selskapsavtalen skal behandles av deltakerne, dvs. de enkelte kommunestyrene eller ved vedtak i representantskapet. Samarbeidsavtalen Pkt. 5 Fylkeskommunen og kommunene forplikter seg til å arbeide aktivt for at Aust-Agder museum og arkiv IKS evner å realisere sitt mål om å bli de ledende kompetansemiljøene på det kulturhistoriske feltet i Aust-Agder. Hvorvidt samarbeidsavtalens intensjon på dette punkt vil bidra til utgiftsøkninger for den enkelte kommunes gjenstår å se. Dette må vurderes av styre og representantskap og komme tilbake til de deltakende kommunene når lov om IKS krever det. Pkt. 7 Avtalen er forutsatt gjeldende i 10 år. Tidligere oppsigelse kreves fremsatt to år i forveien. Pkt. 8 Kommunen kan kreve forhandlinger dersom det oppstår uforutsett situasjon med store økonomiske konsekvenser for den nye institusjonen. Vurdering En vesentlig del av Tvedestrand kommunes kulturbudsjett er bundet opp til stiftelsen Næs Jernverksmuseum og AAKS. Prioriteringen binder opp kommunens økonomi og har resulterer i nedprioritering av andre kulturtiltak. Tvedestrands interesser i det nye konsoliderte selskap er knyttet til arkivdelen. For rådmannen er det problematisk å tilrå en konsolidering hvor kommunen får en eierandel ikke bare til arkivet men også til Grimstad bymuseum og Setesdalsmuseet. Det er særlig problematisk å tilrå konsolideringen når Næs Jernverksmuseum ikke blir en del av det nye selskapet. Som det fremgår av referat fra møtet i Østre Agder, antar fylkeskultursjefen at både den statlige og den fylkeskommunale støtte reduseres til kun å gjelde lønns- og prisvekst. Næs Jernverksmuseums styre gjorde sitt vedtak om ikke å gå videre i konsolideringsprosessen den I forbindelse med vedtaket ba styremedlem Jon-Olav Strand om slik protokolltilførsel: Styrets mindretall beklager at Næs Jernverksmuseum ikke går videre i konsolideringsprosessen, og ser ikke hvordan museet skal klare å utvikle seg i tråd med egne ambisjoner uten at vi får tilført betydelige midler utover dagens rammer. Næs Jernverksmuseum er med i et nasjonalt nettverk som teknisk-industrielle museer og bergverksnettverk. Museet er det ledende jernverksmuseet i Norge, et av de aller fremste i Side82

83 Norden og med en fagkompetanse som blir brukt både regionalt og nasjonalt. Dette museet setter Tvedestrand på kartet med tyngde og kvalitet. Det synes nødvendig med en avklaring av museets fremtidige situasjon og det tilrås at fylkeskommunen og kommunen starter en dialog med museet. Konklusjon Dersom Næs Jernverksmuseum var en del av den nye konsoliderte enhet Aust-Agder museum og arkiv IKS ville rådmannen ikke hatt problemer med å tilrå etablering av et nytt museumsselskap, slik som rapporten anbefaler. Slik det er nå ville det mest gunstige for Tvedestrand, objektivt sett, være å skille ut arkivdelen som et eget IKS, men med bofellesskap med de øvrige museene lokalisert til Langsæ. Fra fylkeskommunens administrative ledelse blir det imidlertid klart uttrykt at løpet nå er kjørt. Konsolideringen slik det er foreslått i rapporten vil bli gjennomført. Rådmannen fremmer 3 alternative forslag til vedtak og tilrår under tvil alternativ II. Tvedestrand, Rådmannen Vedlegg 1. Konsolidering rapport 2_utkast per 26.mars endelig versjon 2. Museumskonsolideringsprosessen i Aust-Agder Side83

84 Konsolidering av Aust-Agder museum og arkiv Rapport nr 2 Side84

85 Innholdsfortegnelse Innledning...3 Tidligere arbeid med konsolidering av arkiv og museum I Aust-Agder...3 Nærmere om rapport av mars Behandling i styrende organ...6 Etablering og mandat for eierstyrt styringsgruppe...9 Styringsgruppens vurderinger og tilrådninger Navn på den nye virksomheten Organisering Håndtering av eiendommer og samlinger Økonomi og eierandeler Representantskap og styre Gjennomføring av konsolideringsprosessen Samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv Oppsummering og konklusjon Vedlegg Forslag til selskapsavtale Juridiske betenkning fra advokatfirmaet Kluge Problemstilling Juridisk betenkning innhentet fra Trygve G. Nordby Uttrykte vedlegg Side85

86 Innledning Tidligere arbeid med konsolidering av arkiv og museum I Aust-Agder Fylkestinget vedtok i desember 2001 museumsplan for Aust-Agder i sak 75/2001. Planen var forankret i nasjonale føringer, blant annet NOU1996/97 Museum, mangfald, minne, møtestad og Stm. nr /2000 Kjelder til kunnskap og oppleving. I saken ble det vedtatt å etablere Setesdalsmuseet og Aust-Agder kulturhistoriske senter som to konsoliderte museumsenheter i Aust-Agder. I sak 23/2002 vedtok fylkestinget å etablere ytterligere to konsoliderte museer i Aust- Agder. Næs jernverksmuseum fikk status som konsolidert museum med spesielt ansvar for jernverkshistorien i regionen. Grimstad bymuseum tilsvarende status med spesielt ansvar for formidling av Henrik Ibsens virke. I samme sak ble det vedtatt at Aust-Agder kulturhistoriske senter skulle ha høg prioritet fremover utviklingsmessig. I sak vedtok fylkestinget selskapsavtalen for det nye museumsselskapet Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS. Med dette var Aust-Agder blant de første fylkene i landet til å følge opp statlige føringer om å konsolidere museumsstrukturen i fylket. Senere har andre fylker fulgt dette opp. De fleste etablerte imidlertid større enheter enn man gjorde i Aust-Agder. Museumsvirksomheten, omfang og antall enheter er svært ulikt i de ulike fylkene. Fylkeskommunen har vært kjent med at staten har ønsket større enheter i Aust-Agder. Statsbudsjettet har også vist at fylker med færre enheter har blitt prioritert. I brev av tok kulturministeren initiativ til et møte med fylkesordføreren i Aust- Agder og ordførerne i vertskommunene for de konsoliderte museene i Aust-Agder. I brevet frå kulturministeren stod følgende: Det har de siste åra pågått en strukturreform på museumsfeltet. I alle fylker er det gjennomført konsolideringer av mindre og mellomstore museer til større museumsenheter. Flere fylker har samlet de fleste musea i én ny museumsenhet (Sogn og Fjordane, Vestfold, Østfold, Hedmark og Sør-Trøndelag). Konsolidering har som siktemål å bygge en mer robust museumssektor gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Bredere fagmiljø og et styrket administrativt og økonomisk fundament gir mer dynamiske museer. Det dreier seg om en kvalitetsheving, som skal komme både musea selv og publikum til gode. I Aust-Agder yter Kulturdepartementet årlig driftstilskudd til fire museer - Aust- Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet. Selv om det tidligere har vært gjennomført en rekke mindre konsolideringer i Aust- Agder, mener jeg tida er inne for å se om det kan gjøres ytterligere grep for å konsolidere musea i fylket: Er det mulig å legge opp en prosess som involverer alle denåværende museumsenhetene på en slik måte at grunnlaget kan legges for en felles forståelse av de museumsfaglige gevinstene ved å samle alle i én institusjon? 3 Side86

87 Jeg inviterer med dette fylkesordføreren i Aust-Agder og ordførerne i vertskommunene Arendal, Grimstad, Tvedestrand og Valle til møte i Kulturdepartementet 26. april 2011 kl for å drøfte mulighetene for videre konsolidering av musea i Aust-Agder. Med tanke på videre oppfølging vil det være ønskelig at også representanter for den administrative ledelsen i fylkeskommunen og kommunene deltar på møtet. Med hilsen Anniken Huitfeldt Nærmere om rapport av mars 2013 I initiativet frå KUD er det signalisert at en ytterligere konsolidering av museene i Aust- Agder vil utløse økning i statstilskudd. Det er blitt signalisert fra Kulturdepartementet at statstilskuddet kan øke til nivået som Sogn og Fjordane ligger på, som er om lag 10 mill. kroner i nivåskift. Etter møtet i Kulturdepartementet den oppnevnte fylkeskommunen en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen ble i første omgang bedt om å avklare tema det kan være naturlig for museene i fylket å samarbeide om. Siste møtet i denne gruppen var i august Styrene for Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS hadde gjort intensjonsvedtak, der de stilte seg positive til videre arbeidet med ny konsolidering. Dette utløste økt statstilskudd frå Kulturdepartementet frå Samlet sum på 3 mill. kroner ble fordelt likt mellom AAks og Setesdalsmuseet. Dette nivået ble videreført i 2013 og I 2014 økte statstilskuddet med ytterligere 4.mill kroner (3.987 mill). Styret i Grimstad bys museer gjorde dette styrevedtaket i februar 2012: Styreleder Brautaset og daglig leder Estensen deltar på møte med AAKS og Setesdalsmuseet når det kommer en invitasjon om konsolideringssamtaler. Styret avventer videre avgjørelser til dette er gjennomført. Følgende vedtak ble gjort i styret for Næs Jernverksmuseum den : Næs Jernverksmuseum deltar i konsolideringsutredningen, men tar stilling til vedta om konsolidering når utredningen er avsluttet. På møte med representanter fra Aust-Agder fylkeskommune, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter lks og Setesdalsmuseet lks ble styringsgruppa med denne sammensetningen oppnevnt: Aust-Agder fylkeskommune: John G. Bergh og Per Norstrøm Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen, Kristoffer Lyngvi til ,Anne Merete Holmberg fra Næs Jernverksmuseum: Per Halvor Sælebakke, Liv Håskoll Haugen Grimstad bys museer: Anita Estensen, Knut Brautaset Setesdalsmuseet IKS: Anna Stella Karlsdottir, Svein Hjorth-Olsen Leder for styringsgruppen var John G. Bergh. Agnese Bjerkholt fra Aust-Agder fylkeskommune var sekretær for styringsgruppen. 4 Side87

88 Styringsgruppen etablerte en arbeidsgruppe med denne sammensetningen: Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Næs Jernverksmuseum: Per Halvor Sælebakke Grimstad bys museer: Anita Estensen Setesdalsmuseet IKS: Anna Stella Karlsdottir Aust-Agder fylkeskommune: (fra siste møtet) Per Norstrøm, Mandatet for arbeidet ble vedtatt av styringsgruppa i møte : 1. Gjennomføre en utredning av fortrinn og ulemper ved å slå sammen 2, 3 eller 4 av de konsoliderte museene i Aust- Agder til en organisatorisk enhet. 2. Hensikten er å danne grunnlag for faglig styrking av museumsdriften i fylket, og ytterligere effektivisere driften og bidra til kompetanseheving og utvikling av det samlede museums- og arkivfeltet i Aust-Agder i tråd med lov og regelverk. 3. Bidra til økt årlig statlig driftstilskudd til museene som deltar i konsolideringen. Avklare forutsetninger hos partene for å konsolidere videre mot en institusjon. 4. Utvalget skal avklare partenes forutsetninger (suksesskriterier) for en organisatorisk sammenslåing. 5. Utvalget skal utrede ulike modeller og foreslå modell for organisering av ny museum og arkivinstitusjon i Aust-Agder, lage forslag til vedtekter og legge fram forslag til navn på den nye organisatoriske enheten. Styringsgruppa gjorde i møte i tillegg, dette vedtaket: l tillegg til mandat skal arbeidsgruppa levere skisse til budsjett og stillingsplan for den nye organisasjonen. Styringsgruppens rapport konkluderer med disse anbefalingene Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet IKS blir slegne samen til ein institusjon. Den nye institusjonen blir oppretta og organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6. Namnet på den nye institusjonen blir Aust-Agder Museum og Arkiv IKS (AAMA). Den nye institusjonen blir organisert slik: Avd. arkiv ved AAks, avd. museums og formidling ved AAks, lokalisering på Langsæ. Avd. Grimstad bys museer, lokalisering i Grimstad. Avd. Næs Jernverksmuseum, lokalisering Nes verk og avd. Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. Det skal opprettast så snart råd er ei ny stilling som direktør på åremål. Når ny direktør er tilsett, og han i samråd med styret finn det nødvendig, skal det gjennomførast eit OU-program (program for organisasjonsutvikling av organisasjon i endring) for å sikre at den nye institusjonen kan handsame det samfunnsoppdrag slike institusjonar har. OU-programmet skal ikkje endre den grunnleggjande avdelingsstrukturen. Dei einskilde avdelingane AAks, GBM, NJ og SM skal være sikra tilstrekkelege fagressursar etter dei oppgåver dei er tillagt i tråd med føremålsparagrafen. 5 Side88

89 Det skal opprettast avtalar mellom dei nye institusjonane og dei einskilde eigedomselskap som sikrar institusjonen hensiktsmessig forvaltningsrett over eigedomselskapas samlingar og verdiar og som sikrar forsvarleg drift, vedlikehald og forsikring av eigedomselskapas samlingar og verdiar. AAks sine samlingar og verdiar blir ein del av det nye selskapet. AAks sine samlingar og verdiar kan ikkje flyttast frå Arendal, men enkeltobjekt frå samlingane kan plasserast ved andre avdelingar i tråd med museumsfaglege reglar. Når det gjaldt plassering av direktør og administrasjon er det dissens i styringsgruppen. Representantene for AAks mente at plasseringen bør være ved nybygget på AAks. Fylkeskommunens representanter helte også til den oppfatning, men mente at plassering ikke er avgjørende i denne sammenheng. Representantene fra Grimstad bys museer og fra Setesdalsmuseet mente at plasseringen ikke bør være ved AAks. Det har også vært drøftet om direktørstillingen skal være åremålstilling. Rapporten kan lese på Aust-Agder fylkeskommune har sendt brev til Kulturdepartementet pr.1. mars 2013 og informert om framdriften i konsolideringsprosessen. Vedtak i styrene og representantskap er ettersendt Kulturdepartementet og styringsgruppen i løpet av april Behandling i styrende organ Styringsgruppas rapport av mars 2013 ble behandlet av museumsstyrene, Setesdals regionråd, Grimstad kommunestyre og fylkestinget. Aust-Agder kulturhistoriske senter Styret fattet følgende vedtak i sitt møte 8 april: 1. Styret for AAks finner ikke at rapporten om konsolidering svarer tiltrekkelig godt nok på mandatet. 2. Styret ser verdien av en samorganisering av de fire institusjonene. Styret er derfor villig til å se nærmere på om det er mulig å etablere et nytt grunnlag for å utrede spørsmålet om en felles institusjon for arkiv og museum i Aust-Agder, gjerne basert på deler av den foreliggende rapporten som svarer på mandatet. I et eventuelt nytt mandat bør det stilles krav om synliggjøring av synergieffekt og effektiviseringsgevinst. 3. Styret ber derfor Aust-Agder fylkeskommunes politiske ledelse ta initiativ til et felles styremøte, der en drøfter mandat og grunnlag for videre arbeid med fusjon av de fire konsoliderte enhetene for å oppnå en bredere forankring av prosessen og avklaring av felles mål med bibehold av alle fortrinn ved dagens struktur inn i en ny felles organisasjon. Et viktig mål for felles styremøte er å fokusere på muligheter i en ny felles organisasjon enn redselen for hva en kan tape. De fire styrelederne bes sammen med institusjonslederne etter dette og på dette grunnlag å utforme et nytt mandat og ny realistisk framdrift. 6 Side89

90 Representantskapet for AAks vedtok følgende i sitt møte 24.april: Representantskapet gjorde følgende vedtak: Meldingen tas til etterretning. Næs jernverksmuseum Det foreligger følgende protokoll fra styrets møte : Det vises til rapport fra styringsgruppen for arbeidet med videre konsolidering av museene i Aust Agder Konsolidering av arkiv og museum i Aust Agder datert mars Per Halvor Sælebakke, som var museets representant arbeidsgruppen, redegjorde videre for gruppens arbeid og hva han vurderte som fordeler og ulemper ved å gå inn for den foreslåtte konsolidering. Han kunne også opplyse at saken hadde vært drøftet med museets ansatte i tillegg til de møter med tillitsvalgte osv som hadde vært avholdt som del av utredningsprosessen. Liv Håskoll Haugen, som har vært museets representant i styringsgruppen, redegjorde på samme måte for arbeidet i styringsgruppen og innstillingen fra denne. Etter grundig debatt om saken ble det fremmet følgende forslag til vedtak: Styremedlem Jon-Olav Strand fremmet følgende vedtak for avstemning: 1. Næs Jernverksmuseum ønsker å gå videre med konsolideringsprosessen i henhold til den fremlagte rapporten Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder 2. Styret viser til dissensen når det gjelder lokalisering av administrasjon og direktør. For å sikre disses uavhengighet er det en forutsetning at de lokaliseres som en selvstendig enhet utenfor dagens institusjoner. Forslaget fikk en stemme for og fire stemte imot. Styret vedtok følgende med en stemme mot og fire for: Etter en samlet vurdering ønsker styret ikke å gå videre i konsolideringsprosessen. Styremedlem Jon-Olav Strand ba deretter om følgende protokolltilførsel: Styrets mindretall beklager at Næs Jernverksmuseum ikke går videre i konsolideringsprosessen, og ser ikke hvordan museet skal klare å utvikle seg i tråd med egne ambisjoner uten at vi får tilført betydelige midler utover dagens rammer. Grimstad bys museum Grimstad bys museer vedtok følgende i sitt møte Forslag til oversendelsesdokument til Grimstad kommune ble gjennomgått og rettelser tilført. Dokumentet sendes til endelig godkjenning til styret før det oversendes sammen med rapporten fra styringsgruppen på mandag 29. april. Det endelige oversendelsesdokumentet følger som vedlegg til denne protokollen Oversendelsesdokumentet, som er vedlagt, gir ikke noen anbefaling til kommunen. Man overlater til kommunen å ta stilling til om en skal gå videre med konsolideringsprosessen med sikte på å bli en del av et felles konsolidert museum 7 Side90

91 og arkiv. Notatet peker på tema kommunen bør være oppmerksom på i sin vurdering. Grimstad kommunestyre Grimstad kommunestyre vedtok 17. juni 2013 følgende: 1) Grimstad kommune er positiv til en videre konsolidering av museene i Aust-Agder gjennom at Stiftelsen Grimstad bys museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS blir slått sammen til én institusjon. 2) Kommunestyret forutsetter at staten ved Kulturdepartementet bidrar med økt tilskudd til det konsoliderte museet slik at Aust-Agder fylke samlet får statlige tilskudd til museumsområdet på nivå med andre sammenlignbare fylker med høy grad av konsoliderte museer (Sogn og Fjordane). 3) Kommunestyret har forventninger til at Aust-Agder fylkeskommune gjennom konsolideringsprosessen øker sitt tilskudd til museumsavdelingen i Grimstad. 4) Kommunestyret ber Aust-Agder fylkeskommunes følge opp initiativet fra AAks om et felles styremøte for de aktuelle museene for å oppnå en bredere forankring av prosessen og avklare felles mål. 5) For å ivareta det kommunen mener er viktig og de betingelser man ønsker å sikre i den fremtidige museumsforvaltning, må det være kommunens representanter som deltar i de videre samtaler og forhandlinger om konsolidering. 6) Man anerkjenner at Sjøfartsmuseet for Aust-Agder blir i Hasseldalen. At Næs jernverksmsmuseum ikke nevnes har sammenheng med vedtaket i styret ved Næs jernverksmuseum om ikke å delta i konsolideringsprosessen videre. Setesdalsmuseet Representantskapet for Setedalsmuseet fattet følgende vedtak i sitt møte Samrøystes vedtak: Saka blir sendt til handsaming i rådmannsmøte den 8. mai Representantskapet ber rådmennene om å førebu sak med felles innstilling til kommunestyra i juni med bakgrunn i styret si tilråding til representantskapet. Styret si tilråding til representantskapet Representantskapet for Setesdalsmuseet IKS stiller seg positiv til vidare konsolidering av musea i Aust-Agder under namnet Aust-Agder museet IKS Vidare arbeid med prosessen bør skje på eigarnivå der ein: - Utarbeider endelege vedtekter og avtalar som er juridisk og økonomisk vurdert - Sikrar naudsynt forankring hjå eigarane Det skal utarbeidast likelydande innstilling til kommunestyra og Aust- Agder fylkeskommune med ein felles framdriftsplan for alle partar Det skal opprettast eit utval på eigarnivå for å avklare juridiske tilhøve og innleie reelle forhandlingar med partane Ein føresett at alle partar, med Aust-Agder fylkeskommune i spissen, arbeider for auka statleg stønad til museet 8 Side91

92 Fylkestinget Fylkestinget vedtok følgende 18.juni 2013 i ms 5/ Fylkestinget tar rapport fra styringsgruppen for museumskonsolideringsprosessen samt vedtak i styrende organer for Aust-Agder kulturhistoriske senter, Setesdalsmuseet, Grimstad bys museer og Næs jernverksmuseum til etterretning. 2. Fylkestinget tar til etterretning at Næs jernverksmuseum ikke ønsker å delta videre i museumskonsolideringen i Aust-Agder. 3. Fylkesordfører og fylkesrådmann inviterer politisk og administrativ ledelse i vertskommunene for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museum og AAks og styreledelsen for de samme institusjonene til et samrådingsmøte. Foreløpig oppsummering Rapporten fra styringsgruppen anbefaler at en går videre med sikte på å etablere en samlet museums - og arkivinstitusjon i Aust-Agder. Rapporten er behandlet av styrer og representantskap i Setesdalsmuseet, i styret for AAks og i Grimstad kommunestyre. Vedtakene ble ulikt formulert. Det var derfor behov for noe samordning i etterkant av disse behandlingene. Med bakgrunn i dette var det naturlig å foreslå at fylkesordfører og fylkesrådmann inviterer politisk og administrativ ledelse i vertskommunene og styreledelsen for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museum og AAks til et samrådingsmøte. Etablering og mandat for eierstyrt styringsgruppe I tråd med vedtakets punkt 3, ble det innkallt til samrådingsmøte 30. august hvor disse møtte: Tarald Myrum Nina Johnsen Svein Hjort Olsen Kristin Lundby Einar Halvorsen Bjørn Kristian Pedersen Anne Merethe Holmberg Kristoffer Lyngvi Kjell Olav Masdalen Anita Estensen Knut Brautaset Stein Sægrov Espen Hernes Ordfører Valle kommune Varaordfører Valle kommune Styreleder Setesdalsmuseet Kultursjef Arendal kommune Ordfører Arendal kommune Kommunalsjef Grimstad kommune Varaordfører Grimstad kommune Styreleder AAks Direktør Aust-Agder kulturhistoriske senter Daglig leder Grimstad bys museer Styreleder Grimstad bys museer Avdelingsdirektør Kulturdepartementet Seksjonsleder Kulturrådet 9 Side92

93 Arild Eielsen Per Norstrøm Fylkesrådmann Aust-Agder fylkeskommune Kultursjef Aust-Agder fylkeskommune Møtet konkluderte med følgende: Det ble vedtatt å sette ned en eierstyrt styringsgruppe på 8 personer med denne sammensettingen: 2 representanter oppnevnes av rådmannsgruppen for Setesdalskommunene. (Knut Austad og Eivind Berg ble valgt) 2 representanter fra Grimstad kommune. (Bjørn Kristian Pedersen og Per Kristian Vareide ble valgt) Kristin Lundby kultursjef Arendal Kristoffer Lyngvi Arendal kommune John G. Bergh ass. fylkesrådmann Aust-Agder fylkeskommune Per Norstrøm kultursjef Aust-Agder fylkeskommune John G. Bergh ble valgt som leder av styringsgruppen Styringsgruppa ble senere supplert med en ansatte representant oppnevnt fra hver av de tre institusjonene. Disse ble valgt: Gaute C. Molaug fra Aaks Ola Haugsevje fra Grimstad bys museer Leonard Jansen fra Setesdalsmuseet. Det hadde vært uenighet knyttet til plassering av ny ledelse. Møtet 30. august avklarte at ledelsen lokaliseres i nybygget som etableres på Langsæ i Arendal. Styringsgruppens mandat Styringsgruppen får i oppdrag å gjennomføre alle forberedelser og lage et beslutningsgrunnlag for kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune knyttet til å etablere Aust-Agder museum og arkiv IKS senest fra , herunder å utvikle selskapsavtale, eierskapsavtaler, utlysningstekst for administrativ ledelse med mer, foreslå navn på den nye institusjonen og eventuelt å foreslå interimsstyre for det nye selskapet. Når nytt selskap er etablert er det naturlig at styringsgruppen foreslår opplegg for avvikling og oppløsning av dagens selskaper, der det er aktuelt. Som vedlegg til rapporten følger forslag til selskapsavtale for den nye enheten. Styringsgruppens vurderinger og tilrådninger Navn på den nye virksomheten Det har foreløpig vært lagt til grunn at selskapet skal hete Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det er så moderne med korte navn på museer, som Moma i New York og KODE i Bergen. Skulle man gå for en slik variant vil et naturlig forslag være AAMA. Et annet navn kan være Aust-Agder museene, eller Museene i Aust-Agder. 10 Side93

94 Styringsgruppen er kjent med at det ligger et omfattende arkiv som del av virksomheten, og velger å vektlegge dette når fellesnavnet skal velges. Styringsgruppen hadde ønsket et kort navn, som gir tydelig assosiasjon til hele virksomheten, men erkjenner at dette er vanskelig å finne. Det er enighet om at det er avdelingene som først og fremst skal profileres, og at hele virksomhetens navn vil fungere som undertittel i profileringssammenheng. Med bakgrunn i en slik vurdering foreslår styringsgruppen at den nye institusjonen gis navnet: Aust-Agder museum og arkiv IKS. Organisering På etableringstidspunktet legger en opp til følgende organisasjonesplan basert på følgende elementer. Det legges opp til at direktøren har en liten stab og at ledelsen for øvrig består av avdelingslederne. Ledergruppen legger en opp til vil bestå av direktør og avdelingslederne, som sammen utvikler avdelingene og virksomheten som helhet. Det legges opp til at ansatte i selskapene overføres til det nye selskapet med de rettigheter og plikter de har ved etableringen, inkludert arbeidssted. Gjennom organisasjonsutvikling i selskapet kan stillingsbetegnelser og arbeidsoppgaver etter hvert endres. Det forutsettes at selskapet kjøper tjenester innen merkantile områder, som lønn, regnskap, revisjon og helse, miljø og sikkerhetstjenester. Konsekvensen av dette vil være at en ikke trenger å ha egne medarbeidere for slike funksjoner. Ved oppstarten anbefaler en at det legges opp til organisasjonsplan som vist nedenfor. Hvordan organisasjonen deretter utvikles over tid, vil være opp til den nye ledelsen i nært samarbeid med de ansatte. Når det foreligger vedtak om etablering vil styringsgruppa forestå utlysning av stillingen som daglig leder/direktør. Fylkeskommunens organisasjon vil kunne forestå det praktiske knyttet til utlysning, slik at det nye styret kan foreta tilseting. 11 Side94

95 Det legges til grunn at alle avdelingene i det nye museet videreføres med dagens navn og med adekvat bemanning. I profilsammenheng kan en tenke seg at fellesnavnet kommer som undertittel og at en legger til grunn en viss grad av felles profil. Styringsgruppen har ikke drøftet spørsmålet om direktørstillingen skal være åremålstilling og tilrår at det er opp til det nye styret å ta stilling til dette. Håndtering av eiendommer og samlinger I dag er AAks IKS eier av eiendommer, samlinger og arkivalier og selskapet har inngått bilaterale avtaler med Eydehavn museet og Elvarheim museum. Grimstad bys museer som stiftelse er en driftsorganisasjon. Det er Grimstad kommune som eier eiendommer og det meste av samlingene. Dette gjelder både Ibsenhuset, bymuseets samlinger og samlingene i det eksisterende sjøfartsmuseet. Hagebruksmuseet eier sine samlinger. Grimstad bys museer vil ha eierskapet til utstillinger/samlinger i det nye sjøfartsmuseet som er under planlegging i Hasseldalen. Setesdalsmuseet IKS er et driftselskap, som også har ansvar for drift av Setesdalsmuseet eigedom IKS, eid av kommunene Bykle, Valle og Bygland. I tillegg har museet driftsansvar for museumsanlegg i Evje og Hornnes kommune, Bykle, Bygland og i Iveland kommune gjennom bilaterale avtaler. Spørsmålet som kommer opp, er om man ved konsolideringen skal innlemme alle anleggene i det nye selskap, eller om en skal holde noe utenom. En variant er at man begrenser sammenslåingen til de tre museumsselskapene. Ved denne løsningen vil AAks innlemme all virksomhet, alle samlinger, arkivalia og eiendommer i det nye selskapet. Setesdalsmuseet vil innlemme sine samlinger, mens det vesentlige av eiendommer i Setesdal holdes utenom. I Grimstad vil det utelukkende være driftselskapet som innlemmes. Alle eiendommer og samlinger vil forbli kommunale. Dette vil gi en splittet løsning, og en kan diskutere hvor effektivt dette vil bli for feltet samlet sett. En annen variant er å samle alle eiendommer, samlinger og driftselskap inn i samme selskap. Velger en denne løsningen oppnår man det mest effektive og faglig riktig resultat. Alt ansvar for drift og vedlikehold ligger samme sted, en får utnyttet kompetansen optimalt og en kan foreta samlede prioriteringer. Styringsgruppen er vel kjent med at det knyttes sterke følelser til samlinger og eiendommer på museumsområdet, og er derfor klar over at en i tillegg til praktiske hensyn også må se hen til tradisjon og bakgrunn for de ståsteder museene i dag befinner seg. Temaet er luftet i ekstraordinært representantskap i Setesdalsmuseet, der stemningen var tydelig i retning av alternativ 2 - samle alt eller så mye som mulig i ett selskap. Setesdalsmuseet har i tillegg innhentet uttalelse om temaet fra Trygve G. Nordby, kjent for sentrale verv i norsk museumsvesen, deriblant knyttet til Maihaugen ved Lillehammer. Nordby oppsummerer sin vurdering blant annet slik: Prinsipalt vil mitt råd være å sørge for at eierselskap til samlinger og bygninger i det nye Aust-Agder museum og arkiv ble samlet under den samme styringen som vil få ansvaret for driften av den nye konsoliderte institusjonen. 12 Side95

96 Subsidiert bør man vurdere å danne et eller flere felles eiendomsselskap under det nye styret, som gradvis får i oppdrag å samle ansvaret for alle eiendommer og samlinger under en hatt.. Styringsgruppa har for egen del innhentet en juridisk uttalelse fra advokatfirmaet Kluge. Til dette temaet uttaler disse: Jo mer som samles, jo mer av formålet med sammenslåingen oppnås. Det er således et spørsmål om det er forutsetninger bak bevilgninger over statsbudsjettet og Kulturdepartementets initiativ. En fullstendig overføring av eiendeler og drift gjør at man unngår vanskelige grensesnitt mellom drift og eierskap Videre peker Kluge på at om det er mange eiere vil beslutningsstrukturen bli byråkratisk og tungdrevet. På den andre siden mener advokatfirmaet å peke på at det kan være mer politisk spiselig om man i en viss grad opprettholder lokalt eierskap. En trinnvis veg mot ett selskap kan og være en løsning. Styringsgruppen vil med bakgrunn i egne vurderinger og signaler en har mottatt anbefale at man etablerer ett selskap der AAks deltar, Setesdalsmuseet IKS deltar, Setesdalsmuseet eigedom IKS deltar, Grimstad bys museer deltar herunder den nye sjøfartsavdelingen som er under etablering. Grimstad kommunes museumseiendommer og samlinger inngår ikke i denne omgang, da Ibsenhuset for tiden gjennomgår en betydelig restaurering. Grimstad kommune planlegger 200 hundreårsjubileum for kommunen i 2016 og 100 årsjubileum for Ibsenmuseet samme år. Styringsgruppen anbefaler at også Grimstad kommunes museumsanlegg og samlinger senere blir en del av det konsoliderte selskapet. Etableringen av nytt sjøfartsmuseum i Hasseldalen har vært drøftet i styringsgruppen og at det er enighet om at nye museet inngår i det konsoliderte selskapet ved etableringen. Bilaterale avtaler som dagens virksomheter har, overføres til det nye selskapet forutsatt at avtaleparten ønsker det. Eventuelt nye museer, som ønsker tilknytning til selskapet kan oppnå dette ved å inngå bilateral avtale med det nye selskapet. I dag består de tre museene i utgangspunktet av to IKS - selskaper og en stiftelse. AAks IKS er et stor og omfattende selskap, som ved etableringen gjennomgikk en betydelig opprydding i tidligere strukturer og avtaler. Setesdalsmuseet er noe mindre i omfang, og har avtaler med flere andre selskaper og eiere. Grimstad bysmuseer er en stiftelse. Når en nå skal etablere Aust-Agder museum og arkiv har man to alternativer. Man kan velge å etablere ett nytt selskap og overføre alle selskapene inn i dette eller man kan overføre de to minste selskapene inn i det største selskapet, som samtidig endrer navn og selskapsavtale og slik sett fremstår som det nye selskapet. Det siste alternativet anbefales, da det er mest praktisk. Rent juridisk gir begge løsningene samme resultat, men alternativ to vil medføre langt mindre praktisk arbeid, da innsatsen som foregikk da AAks IKS ble etablert ikke trenger å gjøres om igjen nå. Ved etablering av et nytt selskap kan det bli aktuelt at det skal betales dokumentavgift i følge notat fra advokat Kluge. Det kan søkes dispensasjon. Dokumentavgiften antas å bli betydelig lavere om en legger alternativ to til grunn. Styringsgruppens anbefaling vil være at en rent teknisk å overføre de to minste selskapene inn i det største selskapet, som samtidig endrer navn og selskapsavtale og slik sett fremstår som det nye selskapet med foreløpig navn Aust-Agder museum og arkiv IKS. 13 Side96

97 Økonomi og eierandeler Ved etablering av det nye selskapet må dagens selskap avgi revidert regnskap pr Det nye selskapet må vedta budsjett for nytt selskap med halvårsvirking for perioden til De økonomiske forutsetningene for det nye selskapet fremkommer ved sammenslåing av budsjettene for de selskapene som inngår i konsolideringen. En forventer ett ytterligere nivåskift i statstilskudd utover det nivåskiftet på ca 7 mill. kroner en så langt har oppnådd i prosessen. Statstilskuddet i 2011 var samlet til disse tre institusjonene 11,5 mill kroner. I I 2014 utgjør tilskuddet 19,7 mill. Sammenlikner en med Sogn og Fjordane fylke er statstilskuddet for 2014, ca 9 mill. høgere enn tilskuddet til Aust-Agder. Med utgangspunkt i at Næs jernverksmuseum velger å stå utenfor konsolideringen bør en kunne forvente et ytterligere nivåskift til det nye museet og arkivet i Aust-Agder på 6-7 mill kroner. Det er viktig at det jobbes aktivt for å oppnå dette. Det legges opp til at kommunene viderefører dagens tilskuddsnivå. Dersom man kommer til at eiendommer og samlinger fra Grimstad kommune skal innlemmes, vil Grimstad kommune må øke sin andel noe. Det legges til grunn at økonomi knyttet til Setesdalmuseet eigedom IKS allerede kanaliseres igjennom driftselskapet Setedalsmuseet IKS. Å verdsette verdien av bygninger og eiendeler er en svært krevende og vanskelig prosess. I og med at alt dette er museumseiendommer, vil samlinger og de kulturhistoriske eiendommene som hovedregel være uavhendelig. De ikke historiske anleggene er finansiert og etablert som museumsanlegg med offentlig finansiering, og kan derfor også ansees som uavhendelig. I dag er noen kommuner og fylkeskommunen eiere av både Setesdalsmuseet og AAks. Ved denne etableringen, vil en få ryddet opp i dette forholdet også. Styringsgruppa anbefaler at driftstilskuddene danner grunnlag for eierandeler nå det nye selskapet etableres. Dette er vist i tabellen. Vertskapskommunene får med dette et noe større eieransvar enn kommunene ellers. Fylkeskommunen tar med dette opplegget nær 50 % av ansvaret. Her følger en sammenstilling av inntektene til det nye museet basert på 2014 tall, prosentfordeling samt et forslag til eierandeler som følge av at en utelukkende slår sammen AAks IKS med Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet IKS.(AAks sine tall er 2013 tall regulert med 3 %) 14 Side97

98 Grimstad bys museer* Setesdals museet Aaks (2013- tall) Sum Utgifter: Lønnsutgifter Driftsutgifter Sum utgifter Andel (% av totalinntekt) Eierandel (% av tilskudd) Forslag eierandel Inntekter: Salgsinntekter Billettinntekter Andre inntekter Statstilskudd ,51 % Aust-Agder fylkeskommune ,95 % 46,92 % 47 % Arendal kommune ,73 % 15,83 % 16 % Birkenes kommune ,61 % 1,43 % 1 % Bygland kommune ,03 % 2,42 % 2 % Bykle kommune ,93 % 2,18 % 2 % Evje og Hornnes kommune ,16 % 5,08 % 5 % Froland kommune ,65 % 1,54 % 1 % Gjerstad kommune ,30 % 0,71 % 1 % Grimstad kommune ,06 % 9,55 % 10 % Iveland kommune ,72 % 1,70 % 2 % Lillesand kommune ,09 % 2,56 % 2 % Risør kommune ,79 % 1,86 % 2 % Tvedestrand kommune ,72 % 1,69 % 2 % Valle kommune ,27 % 5,34 % 5 % Vegårshei kommune ,25 % 0,59 % 1 % Åmli kommune ,25 % 0,59 % 1 % Sum inntekter ,04 % 100,00 % 100 % Det legges i selskapsavtalen opp til at det nye selskapet kan ta opp lån tilsvarende den lånerammen AAks har til nybygget på Langsæ. Etter hvert som lån nedbetales, kan en andre prosjekt bli finansiert ved låneopptak om det er ønskelig. Representantskap og styre Det foreslås at hver kommune og fylkeskommunen er representert i representantskapet med en representant og en vararepresentant. Hver representant har en stemme. Det foreslås at styret består av 7 representanter, hvor styreleder med varamedlem velges etter forslag fra fylkeskommunen. Tre medlemmer med varamedlem velges etter forlag fra hhv. Arendal, Grimstad og Valle kommune. 2 medlemmer med varamedlemmer foreslås valgt etter forslag fra de andre kommunene og 1 medlem med varamedlem velges blant de ansatte.3/4 av fremmøtte representanter må stå bak valg av styreleder. 15 Side98

99 Gjennomføring av konsolideringsprosessen Beslutning om etablering av nytt museumsselskap avklares i kommunestyrene i Aust-Agder og fylkestinget i Aust-Agder i løpet av april/mai. Det vil bli arbeidet videre med budsjettutkast 2. halvår 2014 utvikles med bakgrunn i avlagt regnskap for første halvår for AAks, Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer. Det må tas høyde for noen tilpasninger som følge av hvilke selskaper som vedtas inn i det nye selskapet. Det kan være aktuelt med bilaterale samtaler med selskapseierne om dette. Deretter vil det være naturlig å foreta en sammenstilling av budsjettsøknader for 2015, og i den sammenheng vil det være naturlig med aktiv dialog med Kulturdepartementet.. Forslag til sammensetting av styret bør drøftes og man drøfter implementering av tankesett om hvordan styret bør sammensettes i etableringsfasen og senere. Styringsgruppa lager utlysningstekst for daglig leder/direktør. Kunngjøring, samt forberedende prosess foreslås ivaretatt av fylkekommunen, slik at søkerliste kan foreligge når nytt styre er på plass. Det bør være et mål å ha ny direktør på plass så tidlig som mulig 2. halvår Når det nye selskapet er etablert og i aktivitet, vil styringsgruppa foreslå opplegg for avvikling av de selskaper, som normalt skal avvikles ved etablering av det nye selskapet. Samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv Det legges opp til at egen Samarbeidsavtale mellom fylkeskommunen og kommunene om drift av Aust-Agder museum og arkiv. Denne avtalen viser det årlige driftstilskuddsnivået, og forplikter partene til å videreføre dette tilskuddsnivået indeksregulert i tråd med årlig deflatorutvikling, slik den vedtas i årlige statsbudsjett. Det lages en avtale som underskrives av alle kommunene i tillegg til fylkeskommunen. Denne avtalen omfatter ikke kommunenes og fylkeskommunens tilskudd til nytt bygg ved AAks. Forslag til avtale følger vedlagt. Oppsummering og konklusjon Etter at første konsolideringsrunde ble besluttet i 2002 og implimentert i 2003 i Aust-Agder har mange fylker gått lengre i sin konsolidering. Staten ønsket at Aust-Agder skulle konsolidere videre mot en konsolidert enhet i fylket. Dette førte til kulturministerens initiativ i Siden den gang har flere arbeidsgrupper og styringsgrupper fulgt opp dette i en bred prosess. Første rapport forelå i mars 2013, og ble behandlet i styrer og politiske organer. Med bakgrunn i dette ble det tatt initiativ til en eieroppnevnt styringsgruppe, som fikk i oppdrag å forberede grunnlaget for å etablere et museumsselskap fra 1.juli Styringsgruppen har konkludert med følgende: Etter drøfting av ulike alternativer foreslås det at det nye selskapet får navnet: Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det forelås en organisering ved etableringen som synliggjør dagens avdelingsstruktur, hvor avdelingslederne sammen med ny direktør utgjør ledergruppen. Styringsgruppen ser at det kan være aktuelt med organisasjonsutvikling i det nye selskapet, men foreslår at det iverksettes senere når man har etablert det nye selskapet og at det har funnet sin form. 16 Side99

100 Det legges opp til at alt av merkantile tjenester blir kjøpt inn. Dagens selskaper er ulike hva gjelder eiendommer og samlinger. Ulike modeller er drøftet og styringsgruppa anbefaler at det nye selskapet vil bestå av AAks IKS med eiendommer og samlinger, Setesdalsmuseet IKS med Setesdalsmuseet eigedom IKS og Grimstad bymuseum. Eiendommer og samlinger i Grimstad inngår ikke i selskapet nå. Eiendommer i Setesdal som ikke inngår i Setesdalsmuseet eller i eigedomselskapet inngår heller ikke i det nye selskapet nå. Styringsgruppa mener at det bør være et mål at også disse og andre samlinger og museale eiendommer etter hvert bør inngå i det nye selskapet og foreslår at dette kan skje når det føles naturlig ved bilaterale avtaler med det nye selskapet. Styringsgruppen foreslår at eierandeler i det nye selskapet fordeles etter en prosentvis fordeling relatert til det årlige driftstilskuddet kommunene og fylkeskommunen yter pr justert til hele prosenttall. Ved etableringen videreføres dagens tilskuddnivå. Det foreslås at representantskapet består av 1 representant fra hver av eierne med en stemme hver i representantskapets møter. Det foreslås visse føringer for styresammensettingen, som sikrer at vertskommunene, fylkeskommunen og de ansatte er representert. Det foreslås en fremdrift som legger opp til at det nye selskapet etableres pr , og at eksisterende selskap kan avvikles deretter. Det foreslås at ny direktør/daglig leder bør være på plass tidlig i 2. halvår Side100

101 Vedlegg Forslag til selskapsavtale 1 Foretaksnamnet er Aust-Agder Museum og Arkiv IKS, eit interkommunalt selskap oppretta i medhold av lov om interkommunale selskaper av 29.januar 1999 nr.6 (IKS loven) 2 Selskapet har hovudkontoret sitt i Arendal kommune. 3 Deltakarar og ansvar Deltakarar er Aust-Agder fylkeskommune og kommunane Risør, Gjerstad, Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Arendal, Froland, Grimstad, Lillesand, Birkenes, Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Deltakaransvaret tilsvarar eigarandelen i selskapet som er slik: Aust-Agder 47 % fylkeskommune Arendal kommune 16 % Birkenes kommune 1 % Bygland kommune 2 % Bykle kommune 2 % Evje og Hornnes kommune 5 % Froland kommune 1 % Gjerstad kommune 1 % Grimstad kommune 10 % Iveland kommune 2 % Lillesand kommune 2 % Risør kommune 2 % Tvedestrand kommune 2 % Valle kommune 5 % Vegårshei kommune 1 % Åmli kommune 1 % Total 100 % 4 lnnskotsplikt Selskapet er etablert ved ei sammenslåing av føretaka Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet IKS og stiftinga Grimstad bys museer. Ved sammenslåinga overtar selskapet alt ansvaret og alle forpliktingar som Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer har før samanslåinga. I tillegg skal formuesgode overførast til selskapet vedelagsfritt. Dessuten overtar det nye selskapet ansvaret for samlinger og eigedomane som Setesdalsmuseet Eigedom IKS eig. 18 Side101

102 Deltakarane gjev årleg driftstilskot til selskapet. Det utarbeidast eigen avtale om dette mellom eigarane. Representantskapet vedtek budsjettet. Tilskotet skal utbetalast med ein halvpart i januar og ein halvpart i juli månad kvart år. 5 Låneopptak og garantitilsegn lnnafor ei maksimal ramme på 300 millionar kroner kan selskapet ta opp lån til kapitalformål, konvertering av eldre gjeld og til likviditetsformål. Selskapet kan ikkje stille sikkerhet for økonomiske skyldnader andre har. Låneopptak skjer i samsvar med lks- lova og tilhøyrande forskrifter. Alle lån skal godkjennes av representantskapet og av departementet. 6 Formål Aust-Agder Museum og Arkiv IKS skal forvalte, drive og utvikle museums- og arkivfeltet i Aust-Agder ved å: - arbeide for at verdfulle kulturminne, bygningar, gjenstandar, arkiv og andre informasjonsberarar av historisk og administrativ verdi blir samla inn, tekne vare på og gjort tilgjengelege for allmenta, for forsking, kulturelle og administrative formål. - aktivt formidle samlingane til institusjonen og avtalepartane saman med historia og kulturarven i fylket slik at det fremjar velferda og dei demokratiske rettane til innbyggjarane. Barn- og unge skal prioriteres i formidlinga - arbeide aktivt med forvaltning, forsking, formidling og publisering gjere Aust- Agders kultur og historie levande for befolkningen og bidra til aktiv distriksutvikling i Aust-Agder. - vere faginstans for deltakarane i museums- og arkivfaglege spørsmål. - utvikle fagleg og administrativ kompetanse ved lokale museum og samlingar og arbeide for at lokale kulturminne og lokal tradisjon blir tekne vare på. - ta på seg betalte oppdrag for offentlige og private organ, og kan også administrere eksternt finansierte prosjekt innanfor sitt arbeidsfelt. 7 Representantskapet Representantskapet er det øverste styringsorganet for Aust-Agder Museum og Arkiv. Medlemmene i representantskapet med personlege varamedlemmer blir valgt av fylkestinget og kommunane (deltakarane) for 4 år om gongen i samsvar med kommunevalperioden. Ein deltakar kan halde nyval i valperioden. Representantskapet har 16 medlemmer - eit medlem frå kvar deltakande kommune/fylkeskommune med ei røyst kvar. For gjeremåla og fullmaktene til representantskapet gjeld selskapsavtalen i tillegg til IKSloven. Representantskapet held kvart år 2 ordinære møte. Ett møte skal haldast før utgangen av april og ett i samband med budsjetthandteringa på hausten. Innkalling og sakliste skal sendes ut med minst 4 vekers varsel til medlemmane og varamedlemmane. 19 Side102

103 Fylkeskommunen og kommunane som er med skal med same frist ha varsel om innkallinga og saklista. Ordinært representantskapsmøte behandlar: - Overordna mål og retningsliner for drifta i den komande perioden - Budsjett og økonomiplan - Årsmelding og årsrekneskap - Andre saker som etter loven eller denne avtalen skal behandles Når det er påkrevd behandlar representantskapet: - Val av leiar og nestleiar l representantskapet - Val av valnemnd - Endring av selskapsavtalen - Godtgjersle for verv i selskapet - Val av styremedlemmer og varamedlemmer, - Val av leiar og nestleiar i styret - Styrevedtak om låneopptak - Kjøp eller avhending av fast eigedom - Val av revisor Leiaren i representantskapet innkaller representantskapet etter reglane i lks - loven. 8 Valkomite. Valkomiteen består av tre medlemmar vald blant representantskapets medlemmer. To av medlemmene skal veljast blant representantane for Grimstad kommune, Arendal kommune, Valle kommune og Aust-Agder fylkeskommune. Valkomiteen skal gje ei innstilling om val av som skal gjerast av representantskapet. Valkomiteen skal konsultera styrets leiar og dagleg leiar før den avgir sin innstilling. Representantskapet fastset instruks for valkomiteen. 9 Styret Styret har ansvaret for drifta av selskapet i samsvar med lks-loven, selskapsavtalen og vedtak i representantskapet Styret har 7 medlemmer med personlege varamedlemmer. som med unntak av representantane for dei tilsette, blir valde for 4 år. 4 representantar med vararepresentanter velges etter forslag fra hhv. Aust-Agder fylkeskommune, Valle kommune, Grimstad kommune og Arendal kommune. Fylkeskommune og disse kommunene skal også være sikret representasjon i styret. Styreleiar skal velges etter forslag fra Aust- Agder fylkeskommune. ¾ av representantskapsmedlemmane som er til stades må støtte styreleiarvalet. Reglane i aksjeloven 20 om kjønnsmessig fordeling i styret skal gjelde ved val til styret. Dei tilsette ska styremedlem med personleg varamedlem, som blir valgt av og mellom dei tilsette i tråd med IKS-loven 10. Dagleg leiar og nestleiar kan ikkje representere dei tilsette i styret. 20 Side103

104 Styreleiar har møte- og talerett i representantskapet. Styret representerer selskapet utad. Styret kan gje styremedlem eller dagleg leder rett til å forplikte selskapet aleine eller i fellesskap. 10 Oppgåvene til styret Styret skal normalt førebu og leggje fram dei sakene som skal behandles i representantskapet. Styret tilset dagleg leiar. Styret skal drive selskapet i tråd med vedteke budsjett og i tråd med formålet til selskapet, selskapsavtalen og vedtak i representantskapet. Styret skal sørge for trygg rekneskapsføring og forvalting av formuen. Styret vedtar instruks for dagleg leiar. 11 Dagleg leiar Aust-Agder Museum og Arkiv skal ha dagleg leiar som er sekretær for styret. Dagleg leiar har møte- og talerett i styret og representantskapet. Elles gjeld IKS-loven. Dagleg leiar har tilvisingsrett innanfor vedteke budsjett og førebur normalt sakene som skal behandlas i styret. 12 Rettane til del tilsette Selskapet skal vere medlem av arbeidsgjevarforening. Dei tilsette skal følgje den kommunale tariffavtalen og selskapet skal sikre dei tilsette gjennom felles kommunal pensjonsordning. Ved etableringen skal alle faste ansatte fra dei etablerande selskapa overførast med samme rettar og pliktar til det nye selskapet. l3 Rekneskap og revisjon Selskapet skal følgje dei kommunale budsjett- og rekneskapsforskriftene. Selskapet skal ha revisor vald av representantskapet. 14 Oppløysing For oppløysing gjeld lks-loven Vedtak om oppløysing treffast av deltakarane i fellesskap. Ved oppløysing av selskapet skal eigedomar, bygningar, gjenstandar, arkiv osb. tilførast den institusjonen i Aust-Agder som overtek ansvaret, gjeremåla og pliktane til selskapet. Dersom ansvaret, gjeremåla og pliktene ikkje blir overførde samla til ny eining i Aust- Agder, skal eigedelane førast tilbake til institusjonar som tilsvarar dei konsoliderande einingane dersom slike blir oppretta, alternativt til Setesdalsmuseet Eigedom lks, Grimstad kommune og Arendal kommune. l den grad desse retningslinene ikkje tek vare på forvaltninga av eigedelar og verdiar i samband med oppløysing, gjeld intensjonane i oppløysingsparagrafane til dei tre respektive institusjonane som inngår i dette selskapet ved etableringen. Elles skal kommunane som er med i selskapet saman eller kvar for seg, ha en uavgrensa rett til å få tilbakeført eigedomar, bygningar, gjenstandar, arkiv osb. 21 Side104

105 Resterande gjenstander og eventuell gjeld i selskapet skal fordelast på deltakarane i forhold til deltakardelen i 2 i selskapsavtalen. 15 Endring av selskapsavtalen For endringar i selskapsavtalen gjeld lks -loven. Mindre endringer av selskapsavtalen kan handsamast av representantskapet. I tillegg til samrøystekrava i IKS-loven kan paragraf 8 andre ledd i denne avtalen berre endrast samrøystes. 22 Side105

106 Samarbeidsavtale mellom kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune om drift av Aust-Agder museum og arkiv. 1. Denne avtalen er et vedlegg til vedtatt selskapsavtale for Aust-Agder museum og arkiv. 2. Avtalens formål er å sikre forutsigbar drift av Aust-Agder museum og arkiv og erstatter tidligere samarbeidsavtaler mellom vertskapskommunene og fylkeskommunen om drift av Aust-Agder kulturhistoriske senter. 3. Tilskuddet fra hver kommune og fra fylkeskommunen er for 2014 slik i 1000 kroner: Tilskudd fra AAfk 8990 Arendal kommune 3033 Birkenes kommune 274 Bygland kommune 464 Bykle kommune 417 Evje og Hornnes kommune 974 Froland kommune 295 Gjerstad kommune 137 Grimstad kommune 1829 Iveland kommune 325 Lillesand kommune 491 Risør kommune 357 Tvedestrand kommune 323 Valle kommune 1031 Vegårshei kommune 114 Åmli kommune 114 Sum inntekter Fylkeskommunen og kommunene er enig om en årlig justering i samsvar med statsbudsjettets deflator for kommunesektoren. 5. Fylkeskommunen og kommunene forplikter seg til å arbeide aktivt for at Aust-Agder museum og arkiv IKS evner å realisere sitt mål om å bli de ledende kompetansemiljøene på det kulturhistoriske feltet for Aust-Agder Side106

107 Partene vil arbeide aktivt for at statlig delfinansiering til drift og investering fremover kommer opp på tilskudds nivå lik fylker det er naturlig å sammenlikne seg med. 7. Denne avtalen gjelder fra til Avtalen kan reforhandlast om ein eller fleire av partane ynskjer det. Slikt ønske må framsettast to år i forvegen. 8. Dersom det oppstår en uforutsett situasjon med store økonomiske konsekvenser for Aust- Agder museum og arkiv, kan en eller flere av partene kreve forhandlinger om hvordan denne situasjonen kan løses. (Fylkesordfører og ordfører i alle kommunene i Aust-Agder undertegner avtalen) 24 Side107

108 Juridiske betenkning fra advokatfirmaet Kluge Til: Fra: Ansvarlig advokat: Vår ref.: Aust-Agder fylkeskommune Atle Degré og Peter Hallsteinsen Atle Degré \ \v3\peha Dato: Oslo, 21. februar 2014 SAKEN GJELDER: Museumskonsolidering i Aust-Agder vurdering av selskapsavtale Innledning Etter et statlig initiativ utredes sammenslåing av museumsvirksomheten til Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet IKS og Stiftelsen Grimstad bys museer til ett interkommunalt selskap eiet av samtlige kommuner i fylket samt fylkeskommunen. Vi er i epost 3. februar 2014 bedt om å vurdere et tilsendt utkast til selskapsavtale for et interkommunalt foretak basert en slik sammenslåing. I tillegg til å gi alminnelige innspill er vi særskilt bedt om å vurdere følgende problemstillinger: Bakgrunn Regulering av representantskapets og styrets sammensetning. Etablering av et nytt foretak eller videreføre et eksisterende med endringer. Selskapets virksomhet driftselskap eller overføring av underliggende eiendommer I tillegg til utkast til selskapsavtale har vi funnet på internett vedtekter for Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS (AAKS), og Stiftelsen Grimstad bys museer, og opplysninger om men ikke vedtekter for Setesdalsmuseet IKS eller Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Vi redegjør i det følgende for rettslige premissene for de spørsmål som er stilt, men de endelige vurderingene vil nødvendigvis bygge på hensiktsmessighetsvurderinger basert på de faktiske forholdene og antagelig også politiske avveininger. Vi har derfor angitt momenter til slike vurderinger. Generell vurdering av utkast til selskapsavtale Det er angitt i det oversendte utkastet at selskapsnavnet og eierfordelingen fortsatt er til vurdering. Avtalen er for øvrig i all hovedsak i samsvar med lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Det er verdt å merke seg at IKS-loven er ufravikelig med mindre det motsatte uttrykkelig er angitt i loven, og derfor vil gå foran ved eventuell motstrid mellom selskapsavtalen og loven. Selskapsavtalen tjener sammen med deltagernes vedtak som stiftelsesdokument og vedtekter. Kravene til selskapsavtalens innhold etter lovens 4 er relativt begrenset. Det betyr at det er et hensiktsmessighetsspørsmål hvor mye av lovbestemmelsene det er ønskelig å gjengi. Dersom man ser for seg at selskapsavtalen skal være et referansedokument for selskapet og tillitsmenn, kan det være hensiktsmessig å gjengi store deler av loven, men det har den ulempe at de forhold som er særskilt regulert ikke kommer tydelig frem. Man risikerer også at gjengivelser blir unøyaktige og derved villedende. Etter vår vurdering er utkastet rimelig balansert mellom disse hensynene. Til utkastet vil vi særlig påpeke følgende: 25 Side108

109 - 5 annet ledd, låneopptak: Det er fra 2014 ikke lenger krav at IKS'ers låneopptak skal godkjennes av departementet annet enn der minst en deltager er kommune underlagt reglene i kommuneloven 60 (såkalte ROBEK-kommuner) første ledd annet pkt, representasjon utad: Det er styret som tegner selskapet, og bare styret som kan beslutte om styremedlem, styreleder, daglig leder alene eller i felleskap skal kunne tegne selskapet utad, jf. IKS-loven 16. Det foreslås at denne omformuleres for å gi klarhet i dette, se forslaget vedlagt. Det vises for øvrig til merknader til den oversendte utkast til selskapsavtale. Eierandeler og sammensetningen av selskapets styrende organer Problemstilling Problemstillingen er oversendelsen stilt som følger: 15 kommuner og en fylkeskommune blir eiere av det nye selskapet. Representantskapet er foreslått sammensatt av 1 representant med vararepresentant fra hver av eierne, med en stemme hver. Dette foreslås i den vedlagte selskapsavtalen. Dette forutsetter at styret sammensettes på en slik måte at fylkeskommunen og vertskapskommunene for de tre museene - de som betaler mest sikres å foreslå medlemmer til styret. Dessuten bør fylkeskommunen kunne foreslå en kandidat til ledervervet i styret og få gjennomslag for dette. Spørsmålet her er hva som er den foretrukne løsning. Alternativt bør representantskapet sammensettes med representasjon fra alle 16, men med ulikt antall stemmer tilpasset de årlige driftstilskuddene, som er svært ulike. Dette er altså et spørsmål om representantskapets sammensetning, representantskapets avstemmingsregler, og styrets sammensetning. Vi gjennomgår dette nedenfor, men vil først gi noen bemerkninger om eierfordelingen. Eierandeler i nytt interkommunalt selskap Den nye museumsenheten skal eies av 15 kommuner og én fylkeskommune. Det er flere forhold som er relevante når man skal avgjøre hvor stor eierandel de ulike eierne skal ha. Et sentralt hensyn er hvor stort ansvar for selskapets driftsutgifter hver enkelte kommune er villig til å påta seg. Etter vårt syn er det naturlig å knytte deltakerkommunenes løpende økonomiske bidrag til foretaket til eierandelene i selskapet. Dette henger formentlig også sammen med deltagerkommunenes nærhet til museet. En kommune som eier 10 % av selskapet vil i så fall være ansvarlig for å yte 10 % av det årlige totale driftstilskuddet. For det andre bør man vurdere de enkelte kommunenes direkte og indirekte innskudd i det nye selskapet. Etter det vi har forstått vil kommunene overdra eiendomsrett til museumsgjenstander og/eller andre formuesgoder til den nye enheten. Dersom en kommune overdrar formuesgoder for store verdier til den nye enheten, kan dette tale for at denne kommunen får en større eierandel i foretaket. Ut fra dette vil for eksempel Grimstad kommunes andel være betydelig større om det skyter inn museumseiendommene som forvaltes av Stiftelsen Grimstad Bys Museer, enn om de ikke gjør det. For det tredje bør man ta hensyn til hvor stort ansvar deltakerkommunene er villige til å påta seg, for det tilfelle at selskapet ikke er i stand til å innfri sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Det følger av IKS-loven 3 at hver deltakerkommune hefter ubegrenset for en prosent- eller brøkdel av selskapets forpliktelser. Selskapets kreditorer kan holde 1 Se lovendring ved lov 8. februar 2013 nr. 7. Det er i slike tilfeller opp til departementet å vurdere om det er forsvarlig at selskapet tar opp lån, sett på bakgrunn av den aktuelle deltakerkommunens økonomi. 26 Side109

110 deltakerne ansvarlige dersom ikke selskapet innfrir en forpliktelse innen 14 dager etter påkrav. Et overordnet moment er også at eiersammensetningen bør bygge på faktorer som er rimelig faste slik at man unngår hyppige endringer av selskapsavtalen ettersom IKS-loven 4 annet ledd krever at slike endringer vedtas i alle deltageres kommunestyre/fylkesting. Vi forstår at eierfordelingen er under utredning i prosjektet. Deltakerkommunenes representasjon og stemmevekt i representantskapet Vi mener det er fornuftig at hver deltakerkommune har én representant og én vararepresentant hver i representantskapet slik det er foreslått. Loven krever også at hver kommune er representert med minst én representant og vararepresentant. Spørsmålet er altså om man skulle vekte representasjonen i forhold til bidrag, eierandel og/eller tilknytning til IKS'ets virksomhet. En ytterligere vekting av representasjonen i forhold til bidrag eller tilknytning til IKS'et virksomhet ville gi et stort og mer tungdrevet organ, mens det samme kan oppnås med vektet stemmerett. Deltakerkommunenes økonomiske bidrag til selskapets driftsutgifter vil variere meget fra kommune til kommune. Etter vår oppfatning er det naturlig at de kommunene som bidrar mest økonomisk, også får tilsvarende antall stemmer i representantskapet. De har da også en større nærhet til virksomheten. Til sammenligning er utgangspunktet i aksjeselskaper at stemmene i generalforsamlingen er knyttet til antallet aksjer hver enkelt aksjonær eier, jf. lov om aksjeselskaper 5-3. Dersom man velger en slik løsning, vil det naturlige være å gi deltakerne i selskapet stemmerett i representantskapet som tilsvarer deres forholdsmessige eierandel i selskapet. Deltakerkommunenes representasjon i styret Minsterepresentasjon for deltagere Vi forstår det slik at fylkeskommunen og de tre deltakerkommunene der museene befinner seg ønsker å være sikret representasjon i styret. Vi er usikre på om dette også er relevant dersom det fastsettes vektet stemmerett i representantskapet som foreslått ovenfor slik at de største deltagerne samlet sett i praksis vil ha vesentlig innflytelse over styresammensetningen. Styrerepresentantene velges av representantskapet, jf. IKS-loven 10 annet ledd. I lovens forarbeider er det presisert at lovens bestemmelse innebærer at det ikke er adgang til å delegere kompetansen til å velge styrerepresentanter til andre organer, eller til deltakerne direkte. 2 Det er således spørsmål om utkastets "velges etter forslag fra.." må anses som en slik delegasjon. Riktignok er det da slik at representantskapet faktisk forestår valget, men bestemmelsen vil antagelig forstås slik at representantskapet er bundet til å følge forslaget. På den annen side er det i forarbeidene sagt at det er mulig å fastsette valgbarhetsbestemmelser for styret i selskapsavtalen, og det er en fin linje mellom valgbarhetskriterier og det som i praksis er en delegert utpekingsmyndighet. Vi har ikke funnet kilder som gir fullstendig klarhet i problemstillingen. Uansett må det være slik at deltagerne eller noen av dem må kunne bli enige om en viss minsterepresentasjon og stemme i tråd med det. Og når noen deltagere kan inngå slik avtale er det vanskelig å si at ikke alle skal kunne gjøre det gjennom selskapsavtalen. Vi ser det derfor som lite betenkelig med et forslag som foreslått i utkastet. Vi er også oppmerksom på at AAKS' selskapsavtale inneholder både en tilsvarende bestemmelse og et krav om minsterepresentasjon i styret for enkeltkommuner. Det siste 2 Ot. prp. nr. 53 ( ) s Side110

111 også svært alminnelig i interkommunale selskaper og må forstås som et valgbarhetskriterie som må være i tråd med forarbeidene. Dersom det gjennom forvaltningspraksis eller rettspraksis skulle bli avklart at det ikke er anledning til å binde representantskapets valg til et bestemt forslag fra en deltager, vil det gi en tolkning av bestemmelsen hvor de utpekte deltagernes forslag ikke ble sett som bindende for representantskapet. Således kunne det være fornuftig å legge til at de fire største deltagerne eller deltagerne angitt ved navn skulle være sikret minst ett medlem og varamedlem i styret hver. I tillegg kan man dersom det er behov etablere en eierskapsavtale mellom alle eller i hvert fall fylkeskommunen og vertskommunene for de tre museene skal være representert i styret. Avtalebestemmelsen må utformes slik at kompetansen til å velge styremedlemmene hører til representantskapet, men at deltagernes representantene plikter å stemme slik at de fire kommunene får hver sin styrerepresentant. Rett til å utpeke styreleder Det er forslått at styreleder skal velges etter forslag fra fylkeskommunen. Etter IKS-loven velges styreleder av representantskapet med mindre det er fastsatt at det gjøres av styret selv, jf 10 tredje ledd. De begrensningene som er angitt i pkt om at representantskapets myndighet ikke kan delegeres til enkeltdeltagere, gjelder tilsvarende for styreledervalget. Således antar vi at bestemmelsen som foreslås er i tråd med loven, dog med en viss tvil. Også dette kan da reguleres i en slik eieravtale. Generelt om kriterier for styresammensetning Et generelt vurderingstema er om deltagertilknytning og representativitet skal være det vesentligste kriterie for sammensetning av styret, eller om hovedtyngden skal legges på at styret samlet sett har relevant kompetanse, kapasitet, erfaring, personlig egnethet og kan fungere godt sammen. Dette trenger ikke nødvendigvis komme til uttrykk i selskapsavtalen, men i en eieravtale eller andre forutsetninger. En valgkomité utgått av representantskapets største eiere vil også være et egnet virkemiddel for å balansere eierrepresentasjon med andre kriterier. En slik valgkomité bør i tilfelle reguleres i selskapsavtalen. Overføring til en eksisterende enhet eller etablering av et nytt selskap IKS-loven inneholder ingen egne regler om fusjon av interkommunale selskaper. Riktignok kan eierandeler overdras fra deltagere til et IKS etter 26, men det vil innebære at det fortsatt er flere foretak. Ett av de tre rettssubjektene som skal slås sammen er dessuten en stiftelse. Fusjonen kan gjennomføres ved at man etablerer et nytt interkommunalt selskap, eller ved å overføre eiendeler og avtaleforhold til ett av de eksisterende foretakene. Rettslig sett innebærer begge deler endringer som må behandles av alle kommunestyrene/fylkestinget og således ingen stor forskjell. Dersom man tar utgangspunkt i det største eksisterende foretaket, vil det innebære færre overdragelser av kontraktsforhold og eiendeler, enn etablering av et nytt foretak. Om det ikke er andre tungtveiende grunner for en annen løsning anbefaler vi derfor å ta utgangspunkt i ett av de to eksisterende interkommunale selskapene, formentlig Aust- Agder kulturhistoriske senter som det største og der alle er deltagere, endre navn og overdra eller overta virksomheten til Setesdalsmuseet og Grimstad Bys Museum i dette. I vårt forslag til endringer av selskapsavtalen har vi ført inn navnene på de foretakene som skal sammenslås. Det er ingen rettslig plikt til å gjøre dette ved denne typen sammenslåinger, men vi mener man likevel bør gjøre dette fordi det da blir tydeligere hvordan fusjonen skal gjennomføres. 28 Side111

112 Forholdet til tredjeparter Uavhengig av om man etablerer et helt nytt interkommunalt selskap, eller velger å flytte over virksomheten i stiftelsen og ett av de interkommunale selskapene til et overtakende selskap, så må kontraktsforhold med tredjeparter overføres. Dette forutsetter som hovedregel uttrykkelig samtykke fra medkontrahentene. I Høyesterettspraksis 3 har overdragelse av kontrakter ved melding til medkontrahenten blitt ansett som bindende, selv om medkontrahenten ikke ga noe uttrykkelig samtykke. Denne formen for overføring av kontraktsforhold forutsetter likevel at medkontrahenten ikke protesterer når kontrakten overdras. Det bør vurderes om det er avtaler der man bør innhente samtykke for overdragelse. For øvrig vil det i mange tilfeller være tilstrekkelig å meddele overføringen og forholde seg til eventuelle innsigelser. Avvikling Etter overføring av virksomhetene fra Setesdalsmuseet IKS og eventuelt Setesdalsmuseet Eigedom IKS må disse avvikles. Dette gjøres ved vedtak i kommunestyrene/fylkestinget etter IKS-loven 32. Oppløsningen må godkjennes av departementet gjøres etter reglene i IKS-loven 32 følgende. For Grimstad Bys Museer gjelder stiftelseslovens regler om omdannelse for endringer av vedtektene. Dette omfatter også endring av stiftelsens virksomhet. Omdannelsesmyndigheten er tillagt styret etter særskilte bestemmelser i vedtektene, og besluttes av stiftelsestilsynet etter nærmere vilkår i stiftelsesloven. Etter vedtektene kreves også at "vedkommende departement" godkjenner den institusjon som skal overta virksomheten dersom ikke Grimstad kommune eller Aust-Agder Fylkeskommune foretar dette. Grimstad Bys Museer forvalter også Norsk Hagebruksmuseum som også er en stiftelse. Man må da også vurdere om denne stiftelsens eiendeler skal inngå i det nye IKS'et med den følge at man må søke å omdanne også denne stiftelsen, eller om IKS'et kun skal ha et forvalteransvar. I hvilken grad bør eiendommer og samlinger overføres til det nye selskapet? Problemstilling I oversendelsen er problemstillingen skissert som følger: De tre museene som skal inngå i det nye selskapet har ulik portefølje. Aust-Agder kulturhistoriske senter har driftsansvar og eier samlinger og eiendommer. Setesdalsmuseet IKS har driftsansvar, eier samlinger og noe bygningsmasse og driver et eiendomsselskap som eier museumsbygningsmassen i all hovedsak. Stiftelsen Grimstad bys museer er et driftselskap og kommunen eier samlinger og bygningsmasse. Spørsmålet er om alt bør tas inn i det nye selskapet ved etablering, eller om en bør fokusere på driftselskap i første omgang og la Grimstad kommune og Setesdalskommunene opprettholde eierskap til bygningsmassen som det er i dag. Vurdering Om det nye IKS'et skal være et driftselskap for eiendommer og samlinger som eies av kommuner eller andre museer, eller om man skal søke å samle eierskap til alt i ett selskap er et hensiktsmessighetsspørsmål. Jo mer som samles, jo mer av det formålet med sammenslåingen oppnås. Det er således også et spørsmål om det er forutsetninger bak bevilgningene i statsbudsjettet og kulturdepartementets initiativ. En fullstendig overføring av eiendeler og drift gjør at man unngår vanskelige grensesnitt mellom drift og eierskap. 3 Rt s Side112

113 Ettersom de fleste samlinger og eiendommer eies av eksisterende IKS'er vil man få en paraply av politisk styrte rettssubjekter som er involvert på ulike måter. Det ser i dag omtrent slik ut. Aust Agder Kulturhist IKS (eier+drift) Aust Agder fylke X X Risør Gjerstad Vegårdshei Åmli Tvedestrand Arendal X X X X X X Setesdalsmuseet IKS (drift + noe eiendom) Setesdalsmuseet Eigedom IKS Grimstad Bys museer (drift) Grimstad X Eiendommer Froland Lillesand Birkenes Iveland X X Evje og Hornes X X X X X Bygland X x X Valle X x X Bykle X x X Norsk Hagebruksmuseum samling Dette kan bli en tungdrevet og byråkratisk struktur dersom beslutninger må forankres i flere foretak og kommuner. På den annen side gjør det kanskje et sammenslåingsprosjekt mer politisk spiselig ved at det beholdes en viss lokalstyring. Det fremstår også som mindre definitivt og lettere reversibelt om eierskapet beholdes i enkeltkommuner eller egne foretak. Utfordringen vil være å skille mellom drift og eiendom. Det er også et spørsmål om kommuner/iks'er vil være avhengig av ekstern finansiering til investeringer i eiendommer, og om det er kilder for dette ved siden av det nye IKS'et. Med en driftsmodell ville Grimstad og Setesdalskommunene beholde sine eierskap mens AAKS eiendommer vil være eiet av IKS'et. At man ved det ikke får et rent driftsselskap bør ikke være til hinder for at man kan velge en slik løsning. Hvis de som eier gjenstandene i dag ikke ønsker helt å miste kontrollen over sine samlinger, kan man eventuelt innta bestemmelser i selskapsavtalen som beskytter dem i viss grad. Et eksempel på slik regulering er at gjenstandene ikke kan overdras uten 30 Side113

114 samtykke fra den som eier gjenstandene i dag og ytterligere presiseringer av oppløsningsbestemmelsene. Vi ser at for eksempel Vestfoldmuseene IKS er et rent driftselskap som har etablert samarbeidsavtaler med den enkelte eier av samlingene. Man kan eventuelt etablere et felles driftsselskap først, for så å overdra eiendommer og museumsgjenstander på et senere tidspunkt. Man kan også være oppmerksom på at IKS'er også kan være eiere i IKS'er. Dokumentavgift Ved en eventuell overdragelse av grunnbokshjemmel fra kommuner eller IKS'er til det nye IKS'er vil det påløpe dokumentavgift til staten etter lov om dokumentavgift av 12. desember 1975 nr. 59. Lovens 3 gir Finansdepartementet adgang til å dispensere fra avgiftsplikten. Dispensasjonsadgangen er delegert til Toll- og avgiftsdirektoratet. Det er sjelden at dispensasjon innvilges, men vi antar ut fra at tiltaket er statlig initiert at det kan være mulig å få dispensasjon ved en eventuell overføring. 31 Side114

115 Juridisk betenkning innhentet fra Trygve G. Nordby gjengitt her med tillatelse fra Setesdalsmuseet IKS 32 Side115

116 Side116 33

117 Side117 34

118 Side118 35

119 Side119 36

120 Side120 37

121 Side121 38

122 Uttrykte vedlegg Sammenstilling over bygningsmasse, gjenstandsoversikter Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder rapport mars Side122

123 Side123