TILBUDSINNBYDELSE. Energioppfølgingssystem (EOS) KONKURRANSE MED FORHANDLING VEDRØRENDE. Kirkelig fellesråd i Oslo

Transkript

1 TILBUDSINNBYDELSE KONKURRANSE MED FORHANDLING VEDRØRENDE Energioppfølgingssystem (EOS) Kirkelig fellesråd i Oslo

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Tilbudsbestemmelser Omfang Oppdragets fremdrift og faser 4 2 Kontraktsbestemmelser Tilgang på konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Forbehold, presiseringer, forutsetninger og betingelser Forbehold Presiseringer Forutsetninger og betingelser Korrigeringer eller endring av konkurransegrunnlaget 6 3 Kvalifikasjonskrav Foretaksform, skatte- og avgiftsattester Økonomi Dokumentasjon av forhold rundt helse, miljø og sikkerhet Referanseprosjekter og kvalifikasjonskrav Internkontroll Kapasitet 7 4 Oppdragsgivers organisasjon 8 5 Evalueringsgrunnlag og tildelingskriterier Tildelingskriterier for leveranse av EOS 8 6 Tilbudsoppsett Frister Adresse for innlevering av tilbud Frist for vedståelse av tilbud Avlysning av tilbudskonkurransen tilbudsbefaring Tilbudsåpning Offentlighet Tilbakemelding 11 Side 2 av 11

3 1 GENERELT OM OPPDRAGET 1.1 INVITASJON OG ORIENTERING Kirkelig fellesråd i Oslo (KfiO) eier og drifter en portefølje på totalt 66 bygg, med et samlet areal på over m 2. Ut fra anleggenes beskaffenhet er det antatt et betydelig behov for rehabilitering og teknisk oppgradering, en prosess som kommer til å strekke seg over mange år. Som et av flere forberedende tiltak skal det investeres i et energioppfølgingssystem (EOS). Energioppfølgingssystemet skal i første omgang samle data fra alle registrerte energimålere og vannmålere under KfiOs eiendomsportefølje. Til de 66 anleggene er det i alt 117 målepunkter for energibruk. Det er i dag et stort antall manuelle abonnementsmålere, men samtlige av disse skal KfiO skifte ut til nye automatisk fjernavleste abonnementsmålere forut for etablering av EOS. Fordelingen av målepunkter vil da være som følger: 111 stk. fjernavleste abonnementsmålere (herav 3 stk. fjernvarme og øvrige elektrisitet), 5 stk. oljefyringsanlegg med manuell registrering av forbruk, samt 1 stk. varmemengdemåler med manuell registrering. Antallet vannmålere er 92 stk. (manuell registrering). For fremtidig oppgradering og rehabiliteringsprosjekter vil det også bli utstrakt bruk av interne målere, både elektrisitetsmålere, varmemengdemålere, oljemengdemålere og vannmålere. Slike målere vil installeres med kommunikasjon til lokal automatikk og signaloverføring til overordnet SD-anlegg for videre overføring/eksportering av data til EOS. Det må derfor antas at antall målere i oppsettet kommer til å bli noe høyere enn det dagens situasjon oppgir. Parallelt med EOS skal det også implementeres et overordnet SD-anlegg for alle KfiOs bygg. Denne leveransen gjøres gjennom en egen anskaffelse. Tilbydere har full anledning til å delta på begge anskaffelsene. Det presiseres likevel at overordnet SDanlegg og EOS ses på som to separate leveranser. 1.2 TILBUDSBESTEMMELSER Anskaffelsen gjennomføres etter lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 og etter de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen følger prosedyre for konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen kan forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Alle interesserte leverandører gis full anledning til å delta i konkurransen. Avvik fra krav og betingelser slik de fremkommer i angitte lovhjemmel, kravspesifikasjoner og Side 3 av 11

4 tilhørende vedlegg gir oppdragsgiver rett til å forkaste tilbud. Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. Det gis heller ikke anledning til å levere delvise tilbud innefor hver av de beskrevne underlag. 1.3 OMFANG Denne tilbudsinvitasjonen omfatter følgende oppgaver: Levering og implementering av energioppfølgingssystem (EOS) inkludert registrering av samtlige historiske verdier Tilkobling og integrasjon av pilotprosjekter Dokumentasjon og opplæring Konkurransegrunnlaget består av følgende underlag: Tilbudsinnbydelse Kravspesifikasjon for energioppfølgingssystem (EOS) m/prisskjema HMS-egenerklæringsskjema Statens standardavtaler for IT-anskaffelser (SSA-K) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser under Vedlikeholdsavtalen (SSA-V). 1.4 OPPDRAGETS FREMDRIFT OG FASER Foruten frist for innlevering av tilbud er fremdriftsplanen tentativ. Eventuelle mottatte klager i forhold til kontraktstildelinger kan påvirke oppstart for fasene 5 8, slik at disse forskyves utover i tid. Følgende fremdrift med tilhørende datoer er planlagt: Tidspunkt Aktivitet Fase: Uke Kunngjøring av tilbudskonkurranse Frist for innlevering av tilbud 2 kl 10: , kl. 12:00 Tilbudsåpning 2 Uke Forhandlinger 2 Uke Utsendelse av tildelingsbrev 3 Uke Frist for klage på beslutningen 4 Uke Kontraktsignering EOS 4 Tabell 1.1 Side 4 av 11

5 2 KONTRAKTSBESTEMMELSER Som kontraktsgrunnlag for investering i EOS skal retningslinjer og krav i henhold til Statens standardavtaler for IT-anskaffelser (SSA-K) legges til grunn. Inngåelse av rammeavtale følger bestemmelser gitt i Statens standardavtaler for IT-anskaffelser under Vedlikeholdsavtalen (SSA-V). Oppdragsgiver står fritt til å trekke ut og/eller legge til punkter som medfører avvike med de overordnede mål og interesser for oppdraget. 2.1 TILGANG PÅ KONKURRANSEGRUNNLAGET All kunngjøring i forbindelse med tilbudskonkurransen, inkludert kravspesifikasjoner og tilhørende vedlegg, gjøres på DOFFIN ( Eventuelle linker for nedlasting av supplerende informasjonsmateriell finnes under samme oppsett. 2.2 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Interessenter tilbys å sende inn eventuelle spørsmål frem til 6 dager før tilbudsfristens utløp, dersom det skulle være behov for avklaringer. Alle mottatte spørsmål vil bli offentliggjort sammen med tilhørende svar. Alle spørsmål må være levert innen oppsatt frist. Eventuelle spørsmål sendes elektronisk til oppdragsgiver på følgende e- postadresse: kjetil.kolltveit@multiconsult.no. 2.3 FORBEHOLD, PRESISERINGER, FORUTSETNINGER OG BETINGELSER Interessenter skal tilstrebe at innleverte tilbud ikke inneholder forhold som kan komme i konflikt med beskrevne underlag, offentlige myndigheters retningslinjer og krav eller oppdragsgivers interesser. Tilbydere som likevel ser det nødvendig å gjøre unntak må forholde seg til at behandling av slike saker utføres etter retningslinjer angitt i kapitlene Uavhengig av årsak til avvik skal slike forhold tydelig fremkomme av innsendte tilbud, med henvisninger til hvilke punkter og poster dette gjelder FORBEHOLD Tilbud inneholdende forbehold som avviker fra tilbudskonkurransens utarbeidede kravspesifikasjoner eller offentlige myndigheters krav/pålegg, kan gi grunnlag for avvisning fra konkurransen. Det samme gjelder der forbehold som klart kommer i konflikt med oppdragsgivers intensjoner/interesser for systemimplementeringen PRESISERINGER Tilbud inneholdende presiseringer som medfører avvik i forhold til beskrevne poster og/eller funksjonsytelser i gjeldende kravspesifikasjon kan gi grunnlag for avvisning fra konkurransen FORUTSETNINGER OG BETINGELSER Forutsetninger og/eller betingelser som medfører uoverensstemmelser eller kommer i konflikt med utarbeidede kravspesifikasjoner anses som avvik på linje med forbehold og kan medføre avvisning av tilbud. Side 5 av 11

6 2.4 KORRIGERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver har anledning til å utføre mindre endringer, rettelser og/eller suppleringer til konkurransegrunnlaget innen utløpt frist for innlevering tilbud (se Tabell 1.1). Slike forhold vil umiddelbart bli formidlet til samtlige interessenter som har mottatt eller lastet ned konkurransegrunnlaget. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Leverandører må kunne dokumentere at de besitter påkrevd kompetanse og nødvendige kvalifikasjoner i forhold til de oppgaver som skal løses. Manglende dokumentasjon av slike forhold anses som avvik og kan gi grunnlag for avvisning av innsendte tilbud. Oppgitte betingelser og vilkår skal således forstås som minimumskrav for å sikre at leverandørene er i stand til å ivareta oppdragenes kontraktsforpliktelser. 3.1 FORETAKSFORM, SKATTE- OG AVGIFTSATTESTER Det skal fremlegges firmaattest som viser at foretaket er lovlig etablert og registrert. For utenlandsregistrerte sekskaper skal tilsvarende attest, bestemt ved lovgivning i det land der leverandører er etablert, fremvises. Som vedlegg til tilbudet skal det leveres følgende to skatte- og avgiftsattester: - Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). - Attest fra skattekontoret for vedkommende område (merverdiavgift). Begge attestene skal være av typen RF-1244 etter forskrift av 4. juli 2006 nr. 402, fastsatt av Skattedirektoratet. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attestering. Manglende skatte- og avgiftsattester fører til avvisning av tilbudet. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende. Bestemmelsene om skatte- og avgiftsattester skal gjelde tilsvarende i alle underliggende leverandørforhold. 3.2 ØKONOMI Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Følgende skal vedlegges tilbudet: Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Bevis på ansvarsforsikring Oppdragsgiver innhenter selv kredittvurdering av leverandørene. Side 6 av 11

7 3.3 DOKUMENTASJON AV FORHOLD RUNDT HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Tilbydere må fremlegge egendokumentasjon som viser at deres foretak tilfredsstiller og ivaretar offentlige pålegg til helse, miljø og sikkerhet, HMS (se forskrift om offentlige anskaffelser gitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet, 12-10). Mangelfull eller utelatt dokumentasjon vil føre til avvisning av tilbudet. Tilsvarende erklæring skal fremlegges for underliggende leverandører som aktivt deltar i prosjektet. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller annen offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.4 REFERANSEPROSJEKTER OG KVALIFIKASJONSKRAV Leverandøren (som firma) skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder bes om å redegjøre for firmaets relevante erfaring med tilsvarende oppdrag. Det bes om en oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste tre år med relevans til anskaffelsen, inkludert verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Kun prosjekter som er relevante for denne anskaffelsen skal medtas. 3.5 INTERNKONTROLL Tilbydere må kunne dokumentere at de benytter et tilfredsstillende internt kvalitets- /styringssystem. Dokumentasjon i form av utstedelse av et uavhengig organ, eksempelvis ISO 9001:2002, innholdsfortegnelse og redegjørelse. 3.6 KAPASITET Leverandører må kunne dokumentere at de har nødvendig kapasitet til å gjennomføre de oppdrag det gis tilbud på. Med nødvendig kapasitet menes at tilbyder må kunne bekrefte at de medarbeidere som tilbys for prosjektet iht. oversendte CVer er tilgjengelige innenfor de angitte tidsperioder. Dersom tilbudt personell av en eller annen årsak ikke er tilgjengelig for oppdraget, skal dette informeres til oppdragsgiver omgående. Personell med tilsvarende kompetanse skal da tilbys, dokumentert ved oversendelse av oppdaterte CVer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste personell som ikke fremstår med tilstrekkelig kompetansen. Side 7 av 11

8 4 OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Kontaktinformasjon Kontaktperson: Torbjørn Borgen E-post: Telefonnummer: EVALUERINGSGRUNNLAG OG TILDELINGSKRITERIER 5.1 TILDELINGSKRITERIER FOR LEVERANSE AV EOS Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pkt. Vekting (%) Kriterium Kommentar 1 35 Priser leveranse Gjelder punktene i prisskjema 2 15 Enhetspriser Gjelder punktene i prisskjema 2 25 Tilbudt personells kompetanse 3 25 Oppgaveforståelse CV for den/de person(er) som skal utføre oppdraget. Av CV-ene skal det tydelig fremgå: Formell utdannelse Relevant arbeidserfaring med angivelse av konkrete prosjekter som vedkommende person har vært prosjektleder for, herunder prosjektets varighet og verdi Hvem som har vært oppdragsgiver på de relevante referanseprosjektene Tilbudt kompetanse (formal- og realkompetanse) vil være av betydning for hvilken kvalitet oppdragsgiver kan forvente med hensyn til tjenesten som tilbys. Leverandøren kan erstatte den/de aktuelle person(er) som tilbys med andre person(er) med tilsvarende, eller bedre kompetanse, så fremt oppdragsgiver samtykker. Redegjørelse for hvordan den aktuelle tilbyder ser for seg å utføre oppdraget. Herunder hvordan leverandøren vil kvalitetssikre gjennomføringen av leveransen. Kvalitetssikring; Leverandøren skal dokumentere, og inneha, et aktivt og tilpasset kvalitetssikringssystem som ivaretar den funksjon leverandøren skal ivareta inn i leveransen. Leverandøren skal redegjøre kort for hvordan kvalitetssikringssystemet vil bli benyttet i utførelsen av oppdraget. Tabell 5.1 Side 8 av 11

9 Hvert kriterium gis maksimalt 10 poeng. Tilbudene evalueres ut fra at beste tilbud vil få 10 poeng, øvrige tilbud gis en forholdsmessig score ut fra dette. 6 TILBUDSOPPSETT Alt av oversendt underlag i forbindelse med tilbudskonkurransen skal være utformet på norsk. Unntak fra dette gjelder produktdokumentasjon og/eller annen relevant informasjon utformet på skandinavisk eller engelsk. Tilbudsbrev skal settes opp på en slik måte at det klart fremkommer hvilke deler det gis tilbud på. Tilbud skal leveres i perm med størrelse A4, inneholdende følgende inndeling: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skilleark Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 5.1. Utfylte og signerte kravspesifikasjoner for leveranser som inngår i tilbudet Sladdet utgave av tilbudet 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på CD-rom/minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 6.1 FRISTER Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Side 9 av 11

10 Ellers foreslått fremdrift med frister er angitt i Tabell ADRESSE FOR INNLEVERING AV TILBUD Tilbud for EOS skal leveres innen fristen. Forsendelse skal leveres i nøytral og forseglet, til følgende adresse: Kirkelig fellesråd i Oslo Postboks 2674 St. Hanshaugen 0131 Oslo Eller leveres personlig i følgende adresse: Akersbakken Oslo Forsendelse gjeldende tilbud for EOS merkes: Tilbud 13/00154 Energioppfølgingssystem (EOS) 6.3 FRIST FOR VEDSTÅELSE AV TILBUD Ved mindre annet opplyses skal leverandørens tilbud være gyldig i 120 dager etter tilbudsfristens utløp. 6.4 AVLYSNING AV TILBUDSKONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til grunn for dette, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 6.5 TILBUDSBEFARING Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse. 6.6 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning vil finne sted ved Akersbakken 32, 0172 Oslo, på tidspunkt angitt i tabell 1.1. Tilbydere har ikke anledning til å delta ved tilbudsåpning. Side 10 av 11

11 6.7 OFFENTLIGHET Tilbudene er unntatt offentlighet frem til leverandør er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Etter dette reguleres innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll av forskrift om offentlige anskaffelser 3-5 og 3-6. Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Leverandørene bes informere oppdragsgiver om eventuelle opplysninger i tilbudet som etter deres mening bør unntas offentlig innsyn av ovennevnte årsak. 6.8 TILBAKEMELDING Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Oslo, Med vennlig hilsen for Kirkelig fellesråd i Oslo Torbjørn Borgen (sign.) VEDLEGG: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon med tilbudsskjema (prisskjema) Vedlegg 2: Kontraktsvilkår 2 stk. Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Side 11 av 11