Tilstede var 14 seksjonseiere og 5med fullmakt til sammen 19 stemmeberettigede.

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 Dato , kl Møtested: Takhuset. Tilstede var 14 seksjonseiere og 5med fullmakt til sammen 19 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Kari-Anne Pedersen. Møtet ble åpnet av Rune Karlsen. 1. Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Rune Karlsen. Vedtak: Valgt B) Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Vedtak: Vedtatt C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Kari-Anne S. Pedersen foreslått, og til å underskrive protokollen Tine von Hanno og Norvald Berland. Vedtak: Valgt D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Vedtatt Godkjenning av sakslisten. 2. Årsberetning for 2012 Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Årsregnskap for 2012 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 4. Budsjett 2013 Styret la frem budsjett for Vedlikeholdsplan Styret har i samarbeid med Vidar Jørgensen utarbeidet en detaljert vedlikeholdsplan. Styret fremlegger innholdet av denne for sameiermøtet og forslås at den tas til etterretning. Vedtak: Vedlikeholdsplanen tas til etterretning

2 6. Godtgjørelser A) Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-. B) Godtgjørelse til revisor Godtgjørelse til revisor kr 9 690,- 7. Innkomne forslag A) Forslag fra Vidar Jørgensen, Tine von Hanno og Jacob Heradstveit (A til D), vedrørende Felleskostnader i Fredensborg Sameie 1 Forslag til Årsmøtet i FS1 torsdag (Rev. 4) Sak: FELLESKOSTNADER I FS1. Hensikt: Dette forslaget fremmes for å sikre lave felleskostnader i FS1. Bakgrunn: Det er allment kjent at samarbeidsklimaet i styret i Gårdsrommet har blitt dårlig det siste året, og vi frykter at dette kanskje kan føre til en økning i felleskostnader for hver enkelt beboer på ca 15 % (forklares nedenfor). En slik økning ønsker vi ikke. Styret i FS1 har som en av sine hovedoppgaver å styre sameiets økonomi slik at beboernes felleskostnader/husleie holdes lavest mulig. For å sikre lave felleskostnader er det vesentlig at styret utnytter de muligheter for kostnadsreduksjoner som finnes, og da i første rekke ved å kjøpe varer og tjenester fra de rimeligste leverandørene. FS1s kostnader er ca 3 mill kr i året. Av dette er 2/3 ikke påvirkbart (kommunale avgifter, energi, osv.) mens 1/3 er påvirkbart (postene «Drift og Vedlikehold» og «Andre driftskostnader» i regnskapet) dvs innkjøp av vaktmestertjenester, serviceavtaler, vedlikeholdskontrakter, rekvisita osv). Gårdsrommet er den viktigste samarbeidspartneren til FS1 for å holde felleskostnadene nede. Gårdsrommet er i sin tid etablert for å sikre fellesskapets beste. Gårdsrommet benytter Jess Carlsen-kvartalets felles innkjøpstyngde for å sikre lavest mulig priser, det foretar forhandlinger av de største innkjøpsavtalene, det skal ha noe teknisk kompetanse, og det styrer vaktmesterens og servicefirmaenes vedlikehold i kvartalet. Vi er fornøyd med utviklingen i de påvirkbare driftskostnadene for de 3-4 siste årene. FS1 har redusert sine påvirkbare kostnader med 20 % (kr ) fra 2009 til 2011 (Regnskap 2012 er p.t. ikke tilgjengelig) Gårdsrommet har redusert sine påvirkbare driftskostnader med 40 % (kr ) fra 2009 til 2011, og med 60 % (kr ) fra 2009 til Halvparten av dette beløpet kommer FS1s beboere til gode. Som man ser er Gårdsrommet den dominerende faktoren for å holde FS1s felleskostnader nede. Uten Gårdsrommets innsats ville hver enkelt beboers felleskostnader vært ca 15 % høyere. Vårt forslag til Årsmøtet fremmes for å sikre at fremtidige styrer i FS1 kjøper varer og tjenester til lavest mulig pris, samt samarbeider godt med Gårdsrommet for å utnytte de besparelsesmuligheter dette kan gi oss.

3 Forslagene: For å sikre lavest mulige felleskostnader fremmer vi 4 forslag til årsmøtet. Vårt lille boligsameie har ikke egne detaljerte prosedyrer for det daglige arbeid i styret, men et årsmøte kan legge føringer for styrets arbeid i viktige saker. Våre forslag er ment å gi beboerne en forutsigbar og stabil behandling av økonomisaker i styret, uavhengig av skiftende styrerepresentanters bakgrunn og holdninger fra år til år. Forslagene synes helt selvfølgelige og praktiseres i varierende grad av våre skiftende styrer. Forslagene trenger årsmøtets tilslutning for å bli førende for FS1-styrenes arbeid i årene fremover. Styret tilpasser selv hvordan vedtakene i praksis operasjonaliseres og implementeres skriftlig. Vi foreslår at det stemmes separat over hvert enkelt forslag. Forslag A: Styret i FS1 har som en av sine hovedoppgaver å styre sameiets økonomi slik at beboernes felleskostnader holdes lavest mulig. Byggets tekniske og visuelle standard skal dog opprettholdes, slik den var ved innflytting. For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styre kjøpe varer og tjenester basert på avtaler med leverandører inngått i konkurranse. Som målsetting skal nye avtaler sikre lavere kostnader enn de gamle. Hvis lavere kostnader ikke er oppnåelig skal avtale inngås med tilbyderen med laveste pris. Styret har ingen innsigelser til forslaget. Vedtak: Styret innarbeider en tekst til retningslinjer for styrearbeid som dekker forslagsstillers ønsker. Det bemerkes at dette ikke må gå på bekostning av kvaliteten som leveres. Forslaget er vedtatt. Forslag B: Gårdsrommet er den viktigste samarbeidspartneren til FS1 for å holde felleskostnadene nede. Her kan hele kvartalets innkjøpstyngde og felles tekniske kompetanse utnyttes for å sikre lavest mulige vedlikeholdskostnader. 2 av FS1s styremedlemmer sitter i Gårdsrommets styre. For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt bidra til et godt samarbeidsklima i Gårdsrommet, samt sørge for å utnytte de mulighetene Gårdsrommet gir for å redusere våre kostnader. Spesielt gjelder dette bruk av felles rammeavtaler på løpende drift/service, samt bruk av felles større kontrakter på periodisk vedlikehold/utskiftinger. Styret har ingen innsigelser til forslaget. Vedtak: For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt bidra til et godt samarbeidsklima i Gårdsrommet, samt sørge for å utnytte de mulighetene Gårdsrommet gir for å redusere våre kostnader. Spesielt gjelder dette bruk av felles rammeavtaler på løpende drift/service, samt bruk av felles større kontrakter på periodisk vedlikehold/utskiftinger. Forslaget vedtatt. Det som eventuelt kan være aktuelt i retningslinjer for styrearbeid tas inn i disse.

4 Forslag C: Jess Carlsen kvartalet har flere kompliserte tekniske anlegg (heiser, brannvarsling, portåpnere, ventilasjonsanlegg) som er av samme fabrikat for hele kvartalet. Vi forventer ikke at våre skiftende styrerepresentanter klarer å ha teknisk kunnskap om anleggene, ei heller ha full styring med våre leverandører fra år til år. Vi er et lett offer for de profesjonelle serviceleverandørene, som kanskje kan dobbeltfakturere oss - til overpriser, eller kanskje utføre unødvendige servicebesøk og reparasjoner. For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt bidra til at Gårdsromstyrets kompetanse på våre tekniske anlegg og våre serviceavtaler blir benyttet felles til kvartalets beste. Det erkjennes at den komplekse leverandørkontakten kan være en kostnadsdriver, men den kan holdes nede hvis samme person(er) representerer hele kvartalet overfor den enkelte leverandør/anlegg. Styret har ingen innsigelser til forslaget. Vedtak: For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt bidra til at Gårdsromstyrets kompetanse på våre tekniske anlegg og våre serviceavtaler blir benyttet felles til kvartalets beste. Det erkjennes at den komplekse leverandørkontakten kan være en kostnadsdriver, men den kan holdes nede hvis samme person(er) representerer hele kvartalet overfor den enkelte leverandør/anlegg. Forslag vedtatt. Forslag D: Gårdsrommet har redusert sine påvirkbare driftskostnader til det halve de siste 3-4 årene. Dette er bra. Vahid Alai bidrar til dette på en positiv måte med sitt engasjement og gode forretningssans ved inngåelse av felles kjøpsavtaler og harde styring av leverandører. Gårdsrommet honorerer Vahid Alai med kr i år for å utføre denne ekstrajobben. Vi ønsker at Vahid Alai skal fortsette sitt gode arbeide. Ønsket ble også uttrykt på ekstraordinært årsmøte i FS For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt arbeide for at 1 person tilknyttes Gårdsrommet for å inngå rimelige felles rammeavtaler på løpende drift/service, samt forhandle frem gode store felleskontrakter på periodisk vedlikehold/utskiftinger. Samme person skal også koordinere/styre bruken av vaktmester- og servicetjenester for hele kvartalet. Gjennom 3 år har Vahid Alai bevist at han kan gjøre denne jobben godt, og målsettingen må være å motivere ham til å fortsette arbeidet. Styret pålegges derfor å arbeide aktivt for å forlenge avtalen med ham for styreåret 2013/14. Basert på resultater vurder styret hvem/hvordan dette skal ivaretas i fremtiden. Styret har ingen felles synspunkter på forslaget. Vedtak: For å sikre lavest mulige felleskostnader skal FS1s styrerepresentanter aktivt arbeide for at 1 person tilknyttes Gårdsrommet for å inngå rimelige felles rammeavtaler på løpende drift/service, samt forhandle frem gode store felleskontrakter på periodisk vedlikehold/utskiftinger. Samme person skal også koordinere/styre bruken av vaktmester- og servicetjenester for hele kvartalet. Gjennom 3 år har Vahid Alai bevist at han kan gjøre denne jobben godt, og målsettingen må være å motivere ham til å fortsette arbeidet. Styret pålegges derfor å arbeide aktivt for å forlenge avtalen med ham for styreåret 2013/14. Basert på resultater vurder styret hvem/hvordan dette skal ivaretas i fremtiden.

5 Forslaget falt. Følgende seksjonseiere stemte mot forslaget: Hausmann Borettslag, Fred Bråten og Rune Karlsen/Simen Røkaas. B) FORSLAG FRA STYRET OM; EVALUERING AV VIDEOOVERVÅKING I JESS CARLSENKVARTALET Nye retningslinjer fra Datatilsynet, gjeldende fra 1. jun 2012, pålegger styret å vedtektsføre kameraovervåking, utarbeide internkontrollbestemmelser og evaluere ordningen hvert 3. år. Styret ønsker ikke å vedtektsføre eller utarbeide internkontrollbestemmelser for Fredensborg sameie 1, da kameraovervåkingen foregår i Fredensborg Garasjesameie, men ønsker at seksjonseierne i Fredensborg Sameie 1 skal få mulighet til å evaluere ordningen. Styret i Fredensborg Sameie 1 ber beboerne ta stilling til kameraovervåking i Jess Carlsenkvartalet. Resultatet av avstemmingen vil gi styrets representanter i Gårdsrom- og Garasjesameiet føringer for hva de skal stemme videre. I henhold til retningslinjene til Datatilsynet kreves det 2/3 flertall for å videreføre ordingen og for evt. å etablere kameraovervåking i nye områder. Sett inn JA eller NEI i klammen ut for det enkelte alternativet: ( ) 1. Jeg gir min tilslutning til videre kameraovervåking i Garasjeanlegget (slik det praktiseres i dag) ( ) 2. Jeg gir min tilslutning til kameraovervåking i Gårdsrommet dersom dette blir tatt opp til behandling i Gårdsrommet før neste Sameiermøte i FS-1 våren ( ) 3. Jeg gir min tilslutning til kameraovervåking langs fasadene rundt Jess Carlsen-kvartalet dersom dette blir tatt opp til behandling i Gårdsrommet før neste Sameiermøte i FS-1 våren Det kom benkeforslag på å ta inn et alternativ 4: Skal kameraovervåking vedtektsfestes? Vedtak: Skjema med oversikt over de ulike alternativene ble delt ut til de oppmøtte andelseierne. Forretningsfører tar med stemmesedlene og finteller resultatet. Resultatet presenteres i protokollen. Resultatet ble: Punkt 1. Vedtatt, FS 1 stemmer JA til forslaget Punkt 2. Falt, FS 1 stemmer NEI til forslaget Punkt 3. Falt, FS 1 stemmer NEI til forslaget Punkt 4. Vedtatt, FS 1 stemmer JA til forslaget 8. Valg av tillitsvalgte A) Som styremedlem for 1 år ble foreslått: Fred Bråten Møllergata 50 B) Som styremedlem for 2 år ble foreslått: Line Reenskoug Hov Hesselbergs Gate 13 (fra KIWI) Ronny Tafjord Jess Carlsens Gate 12

6 C) Som personlige varamedlemmer for 1 år ble foreslått: Carsten Østby Håkonsen for Fred Bråten Haakon Tangvald-Pedersen for Rune Karlsen D) Som personlige varamedlem for 2 år ble foreslått: Amit Joshi for Line Reenskoug Hov Agnieszka Owczara for Ronni Tafjord E) Som valgkomité for 1 år ble foreslått: Carsten Østby Håkonsen F) Som styremedlem frem til ny styreleder i Hausmann Borettslag er valgt foreslås: Turi Bondeson Som personlig varamedlem for Turi Bondeson Fritz Deila-Osan Sameiermøtet ble hevet kl Protokollen godkjennes av undertegnede: Rune Karlsen /s/ Møteleder Tine von Hanno /s/ Protokollvitne Kari-Anne Pedersen /s/ Referent Norvald Berland /s/ Protokollvitne Navn Adresse Valgt for Leder Rune Karlsen Møllergata Styremedlem Fred Bråten Møllergata Styremedlem Turi Bondeson Jess Carlsens Gate 10 * Styremedlem Ronny Tafjord Jess Carlsens Gate Styremedlem Line Reenskoug Hov Hesselbergs Gate Styret vil konstituere seg på neste styremøte. Oslo *Valgt frem til ny styreleder er på plass i Hausmann Borettslag og ekstraordinært sameiermøte avholdes i Fredensborg Sameie 1