MØTEINNKALLING Kommunestyret

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtetid: kl Møtested: Store sal, Ås kulturhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på servicetorget og kommunens hjemmeside NB! Utdeling av nettbrett fra kl Kommunestyrets medlemmer som har anledning bes møte opp mellom kl slik at vi får registrert, satt opp og overlevert nettbrett. Det tar omtrent 5 min. per bruker, og vi er avhengig av personlig oppmøte for dette. Informasjon og opplæring tas i plenum fra møtestart. Alle som ikke har Apple-ID fra før, må opprette det før møtet. Det gjøres her: Ring /05 ved spørsmål om dette. Saksliste: Side Orientering 1/15 Nettbrett til politikere - informasjon og opplæring v/konsulent Rita Stensrud (ca. 30 min.) Referatsak Saker til behandling 10/15 Ljungbyveien 17 - Utvidet budsjettramme 3 11/15 Utbygging av Rustad skole 8 12/15 Byggeprosjekt brukertilpassede boliger, Solfallsveien 17 13/15 Valg til diverse utvalg perioden /15 Møteplan Formannskap og Kommunestyre 24 15/00600

2 Ås, Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post v/jeanette Karlsen. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Referatsak: Gå til saksliste Neste sak >> 1/15 HOK-sak 5/15 Ungdomsråd - Politisk representant fra HOK Vedtak fra Hovedutvalg for oppvekst og kulturs møte : Sverre Strand Teigen velges fra Hovedutvalg for oppvekst og kultur som politisk representant i ungdomsrådet. Kommunestyret Side 2 av 28

3 K-10/15 Ljungbyveien 17 - Utvidet budsjettramme Gå til saksliste << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Roy Sypriansen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Kommunalt råd for funksjonshemmede 13/ Hovedutvalg for helse og sosial 2/ Formannskap 3/ Kommunestyret 10/ Formannskapets innstilling : 1. Ljungbyveien 17 utvides med tre boenheter, samt nødvendige areal for personal og tekniske funksjoner, basert på vedlagte mulighetsstudie, alternativ B. 2. Tilbygget skal ferdigstilles i løpet av sommeren Prosjektets budsjettramme fastsettes i handlingsprogrammet Formannskapets behandling : Sammenstilling av øvrige utvalgs behandlinger og innstillinger ble lagt frem i møtet. Votering: Hovedutvalg for helse og sosials innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Wenche Berg (Ap) fremmet følgende forslag til endring av rådmannens innstilling pkt. 3: Prosjektets budsjettramme fastsettes i handlingsprogrammet Votering: Rådmannens innstilling med Aps endringsforslag ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. Ljungbyveien 17 utvides med tre boenheter, samt nødvendige areal for personal og tekniske funksjoner, basert på vedlagte mulighetsstudie, alternativ B. 2. Tilbygget skal ferdigstilles i løpet av sommeren Prosjektets budsjettramme fastsettes i handlingsprogrammet Kommunestyret Side 3 av 28

4 Kommunalt råd for funksjonshemmedes behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Kommunalt råd for funksjonshemmedes uttalelse/vedtak : 1. Ljungbyveien 17 utvides med tre boenheter, samt nødvendige areal for personal og tekniske funksjoner, basert på vedlagte mulighetsstudie, alternativ B. 2. Tilbygget skal ferdigstilles i løpet av sommeren Prosjektets budsjettramme utvides til kr , eks. mva. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Ljungbyveien 17 utvides med tre boenheter, samt nødvendige areal for personal og tekniske funksjoner, basert på vedlagte mulighetsstudie, alternativ B. 2. Tilbygget skal ferdigstilles i løpet av sommeren Prosjektets budsjettramme utvides til kr , eks. mva. Ås, Trine Christensen Marit Roxrud Leinhardt Nils Erik Pedersen Rådmann Helse og sosial sjef Teknisk sjef Tidligere politisk behandling: K-sak 94/14 Handlingsprogrammet for , kommunestyret Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for helse og sosial Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Mulighetsstudiet for Ljungbyveien 17 datert , utarbeidet av A2 Arkitekter AS. Kommunestyret Side 4 av 28

5 SAKSUTREDNING: Sammendrag: «Ljungbyveien bolig og avlastning» er en bolig og avlastningshjem for barn, ungdom og unge voksne, som tar imot beboere som er der i helgen for avlastning, samt beboere som bor der fast med bistand fra de ansatte i Ljungbyveien. Pr. dags dato har Ljungbyveien 2 faste beboere og kapasitet til 7 barn / ungdom på avlastning gjennom hele uken. Enheten har til sammen ca. 17 årsverk. Ås kommunestyre har vedtatt at Ljungbyveien bolig og avlastning skal utvides med 2 eller 3 omsorgsboliger. I byggeperioden skal Ljungbyveien fungere med dagens kapasitet. Vedlagte mulighetsstudie er utarbeidet av A2 Arkitekter AS. Utarbeidet kostnadsoverslag er over tidligere bevilget økonomisk ramme. Anbefalt løsning krever derved en budsjett regulering. Denne er innarbeidet i HP Fakta i saken: Utviklingen av mulighetsstudiet for Ljungbyveien 17 er ledet av Eiendomsavdelingen i Ås kommune. Innleid prosjektleder har hatt den overordnede styringen av prosjektet. Eksisterende bygning består av 2 byggetrinn der 1. byggetrinn ble gjennomført i 1981 og 2. byggetrinn ble gjennomført i byggetrinn består av 3 fløyer. En brukerfløy mot sør avsatt til brukere som bor der i helgene, en brukerfløy mot nord med faste beboere og en personalfløy midt mellom brukerfløyene. 2. byggetrinn består av 2 omsorgsboliger med tilhørende støttefunksjoner. Eksisterende bygg har et fotavtrykk på tomten som utgjør 638 m 2. Tomten, g.nr: 73 b.nr: 276, er på m 2. Ved tilbygg av nye omsorgsleiligheter vil behovet for parkering også øke. I mulighetsstudiet er det utført en beregning som ivaretar det økende behovet. Trafikkgjennomgang er minimal da eneste trafikk som passerer er biler til en nabo eiendom. A2 Arkitekter AS har vurdert 3 alternative utbygginger, benevnt med alternativ A, B og C. Alternativ A er en forlengelse av tilbygg fra 2012, noe som medfører lang gangvei, og redusert kveldssol i hagen. Alternativ B en forlengelse av eksiterende eldre bygg, dette vil gi kortere gangvei fra personalbasen, og sikre hagen som anses som meget verdifull. Alternativ C har beliggenhet innen i hagen på eiendommen, og denne vil da reduseres hagen, samt kreve større ombygging av eksisterende arealer. Arkitektene har foreslått videre utvikling av alternativ B, som den mest optimale løsningen. Denne plasseringen tilrettelegger for mulig utvidelse av 3 boenheter. Denne løsningen gjør det også mulig å tilbygge en ekstra leilighet i forlengelsen av leilighetene som ble bygget i 2012, ved et eventuelt senere behov. Kommunestyret Side 5 av 28

6 Tilbygget vil øke kapasiteten med 3 faste brukere og 4 ansatte. Total kapasitet blir da til 10 faste brukere, med et personal på 16 ansatte. Utvendig eksisterende arkitektonisk uttrykk benyttes videre i forbindelse med utvidelsen, som er ihht. reguleringen. Dagslys er godt ivaretatt ved at oppholdsrom i størst mulig grad ligger mot utvendig fasade. Krav i TEK10 og retningslinjer fra Husbanken HB 8.B inkl. NS er ivaretatt i mulighetsstudiet og det er utarbeidet planer på et overordnet nivå, både for innvendig og utvendig løsninger. Plasseringen for tilbygget er bla. valgt for å ivareta utendørskvalitetene på tomten. Det nye tilbyggets plassering vil omslutte utendørsarealene vest på tomten slik at brukerne får være for seg selv. Dette er ihht. personalet anbefaling. Arealer: I utsendte forespørselen for mulighetsstudiet, datert , var det et ønske om 3 spesialboliger med tilhørende støttearealer. Nettoarealet i arealoppsettet var oppført til 298 m 2 eks. areal for terrasser. I samtale med Husbanken har kravet til carport og sportsbod endret seg fra å være separat til å kunne være felles for å gi større fleksibilitet ift. størrelse og form på utstyret til brukerne. Bruttoareal som fremgår av mulighetsstudiet er på 331,6 m 2, som inkluderer 3 leiligheter, sportsbod, lager og utvidelse av personalavdeling. Fremdrift: ( forutsatt endelig budsjett regulering ihht vedlagt fremdriftsplan) Det planlegges med byggestart mot slutten av 2016 og ferdigstillelse i løpet av sommeren Byggefase og drift av Ljungbyveien bolig og avlastning: Nytt tilbygg foreslås tilkoblet fløy for helgebrukere. Det betyr at selve utbyggingen av tilbygget kan foregå uten å forstyrre helgebrukerne. På dagtid praktiserer personalet aktivisering av de faste brukerne utenfor Ljungbyveien. Det vil si at byggingen vil kunne foregå uten at brukere blir forstyrret i vesentlig grad. Endringer på eksisterende bygg vil foregå i personalfløyen og noe i sørfløyen som helgebrukerne benytter. Siden Ljungbyveien har kontinuerlig drift må entreprenør og personal løse dette sammen på en hensiktsmessig og fornuftig måte. Vurdering: Kommunen har pr dags dato 12 personer med funksjonshemninger på venteliste. De har søkt om bolig med bemanning. Kommunen har, etter lovverket, ansvaret for disse personene fra de fyller 18 år. Om foreldre/omsorgspersonene ikke kan eller ønsker å ivareta dette bo- og omsorgsansvaret etter at de er 18 år må kommunen umiddelbart legge til rette for et bo og bemanningstilbud. Ved en utvidelse i Ljungbyveien utnyttes kommunens egen tomt og eksiterende personale på en rasjonell og økonomisk sett gunstig måte. Kommunestyret Side 6 av 28

7 Økonomiske konsekvenser: I 2015 ble det vedtatt et budsjett på kr 5,6 mill. eks. mva. for utvidelse av Ljungbyveien bolig og avlastning. Videre ble det overført 1,6 mill. eks. mva. fra budsjett for Totalt kr 7,2 mill. eks. mva. Kostnadsoverslaget fra arkitekt viser en kostnadskalkyle på kr ,- inkl. mva. Denne kalkylen inneholder både mva. og lønns- og prisstigning. En økonomisk oppstilling utfra bygningsdelstabellen og med totalramme P85, vil med basis i arkitektens kalkyle bli som følgende: Entreprisekostnad: kr ,- Generelle kostnader: kr ,- Prosjektkostnad: kr ,- Avsatt forventet tilleggskostnad kr ,- P50 kr ,- Avsatt Usikkerhetsmargin kr ,- P85 kr ,- Usikkerhet knyttet til tallene på mulighetsstudienivå, +/-30 % - P85. P85 er på kr ,- for 3 leiligheter og utvidelse av administrasjonsarealene. Husbanken gir tilskudd på 45% av anleggskost pr omsorgsbolig, med maksimalbeløp oppad til kr kroner. Velges løsningen med 3 leiligheter vil kostnaden minus tilskudd bli på kr. 7,187 mill. eks. mva. Velges løsningen med 2 leiligheter vil kostnaden minus tilskudd bli på kr. 7,205 mill. eks. mva. Pris for leilighet nr. 3 er beregnet til kr ,- eks. mva. (dvs. P85 kostnad kr 11,2 mill. en leilighet kr 1, 320 mill. 2 tilskudd a kr mill. = 7,205 mill.) Dette indikerer at det mest økonomisk fordelaktige er å bygge 3 leiligheter i Ljungbyveien 17. Det påpekes at løst inventar og utstyr ikke er inkludert i kalkylen, heller ikke prisstigning frem til ferdigstillelse. Konklusjon: Det foreligger et gjennomarbeidet mulighetsstudie med kostnadsoverslag som indikerer at det er mulig å bygge tilbygg og endringer i eksisterende bygg, til en fornuftig kvadratmeterpris. Prosjektet anbefales gjennomført i tråd med utarbeidet mulighetsstudie, alternativ B, for Ljungbyveien bolig og avlastning. Det er stort behov for etablering av denne type omsorgsboliger med bemanning og en utvidelse i Ljungbyveien er en praktisk og økonomisk gunstig løsning. Kommunestyret Side 7 av 28

8 K-11/15 Utbygging av Rustad skole Gå til saksliste << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Svanhild Bergmo Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ungdomsrådet 14/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2/ Formannskap 4/ Formannskap 11/ Kommunestyret 11/ Formannskapets innstilling : Legges frem i møtet. Formannskapets behandling : Legges frem i møtet. Saken legges frem for formannskapet på nytt for eventuell vurdering etter at Plan- og byggekomiteens uttalelse foreligger. Komiteen behandler saken Formannskapets behandling : Sammenstilling av øvrige utvalgs behandlinger og innstillinger ble lagt frem i møtet. Formannskapet drøftet seg frem til følgende fellesforslag: HOK s innstilling, se formannskapets innstilling punkt 1-3, med følgende tilleggspunkt: Saken legges frem for Plan- og byggekomiteen snarest mulig og før Votering: Fellesforslaget ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling : 1. Rustad skole bygges ut til en 4 parallell skole med flerbrukshall. Kostnadsrammen fastsettes i Handlingsprogram med økonomiplan Modulskolen på grusbanen etableres med TEK10 standard. Kostnadsrammen fastsettes i Handlingsprogram med økonomiplan Kommunestyret Side 8 av 28

9 3. Det avholdes møter med Ås-idretten om bruk av grusbanen og annet, med representanter fra politisk og administrativt nivå. 4. Saken legges frem for Plan- og byggekomiteen snarest mulig og før Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Ivar Ekanger (Ap) fremmet følgende alternativ til innstillingen: Tilsvarer hovedutvalgets innstilling. Votering: Arbeiderpartiets forslag ble enstemmig tiltrådt ved alternativ votering mot rådmannens innstilling. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Rustad skole bygges ut til en 4 parallell skole med flerbrukshall. Kostnadsrammen fastsettes i Handlingsprogram med økonomiplan Modulskolen på grusbanen etableres med TEK10 standard. Kostnadsrammen fastsettes i Handlingsprogram med økonomiplan Det avholdes møter med Ås-idretten om bruk av grusbanen og annet, med representanter fra politisk og administrativt nivå. Ungdomsrådets behandling : Ungdomsrådet slutter seg til rådmannens innstilling. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt Ungdomsrådets vedtak : Ungdomsrådet slutter seg til rådmannens innstilling. Kommunestyret Side 9 av 28

10 Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Kostnadsrammen for utbygging av Rustad skole til en 4 parallell skole med flerbrukshall økes til 402,86 mill. kroner. 2. Kostnadsrammen for modulskole, inventar og IKT-struktur vedtas på 30,9 mill. kroner. 3. Modulskolen på grusbanen etableres med TEK10 standard. Ås, Trine Christensen Nils Erik Pedersen Ellen Benestad Rådmann Teknisk sjef Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, høst 2015) 1. Høringsinnspill fra Ås Idrettstråd 2. Høringsinnspill fra Ås IL 3. Høringsinnspill fra Ås IL fotball 4. Planskisse for modulskole på grusbanen ved Ås stadion 5. Høring - Mulig forlengelse av tidsrom for midlertidig modulskole 6. K-sak 51/15, Kapasitetsutvidelse av avdeling Rustadtunet - Rustad skole 7. K-sak 19/15, Alternative løsninger for elevene på Rustad skole ved skoleutbygging 8. K-sak 18/15, Tidsplan for prosjekter 9. K-sak 72/14, Skolekapasitet fram mot 2030 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Handlingsprogram med økonomiplan Vedtak i saken sendes til: Rådmann Oppvekst og kultursjef Teknisk sjef Eiendomssjef Økonomisjef Rektor Rustad skole Kommunestyret Side 10 av 28

11 SAKSUTREDNING: 1. Sammendrag Ås kommune trenger i årene som kommer flere store skoleutbygginger. De siste befolkningsprognosene viser at elevtallet øker raskere enn tidligere vist og det er viktig at utbyggingen av Rustad skole gjennomføres som planlagt. Rustad skole er tidligere vedtatt utbygd til en 4-parallell skole som skal stå ferdig høsten Prosessen med utbygging av Rustad skole er i gang og er nå i forprosjektfase. Rådmannen har sett på ulike alternativer for utbygging av Rustad skole for å redusere kostnadene. Rådmannen anbefaler på bakgrunn av dette at vedtatte planer for Rustad skole med utbygging til en 4-parallell skole, med ferdigstillelse i 2019, opprettholdes og at budsjettrammen økes til 402,86 mill. kr. (jf. HP ). Midlertidig modulskole plasseres som tidligere vedtatt på grusbanene ved Ås stadion, men den settes opp med TEK 10 standard slik at den kan brukes av elever og lærere ved flere skoleutbygginger. Kostnadsrammen for moduler, inventar og IKTinfrastruktur for Rustad skole er 30,9 mill. kr og skal dekke kostnadene ved oppsett av modulskole i TEK 10 standard. Ved å vedta rådmannens innstilling vil prosjekteringen av Rustad skole fortsette etter vedtatt tidsplan og skolen vil etter planen stå ferdig sommer/høst Fakta i saken På bakgrunn av tidligere befolkningsprognoser og elevtallsvekst er det vedtatt utbygging av en 4-parallell skole med flerbrukshall på Rustad (K-sak 72/14) samt en tidsplan for skoleutbyggingsprosjekter (K-sak 18/15). I utbyggingsperioden skal elevene ved Rustad skole gå på midlertidig modulskole som settes opp på grusbanen ved Ås stadion(k-sak 19/15). Det er også vedtatt en kapasitetsutvidelse av avd. Rustadtunet (K-sak 51/15). Det har vært avholdt dialogmøter med idretten, og kommunen har utarbeidet en planskisse som vil ivareta en kastebane for friidretten i tiden modulskolen står på grusbanen. Forprosjekt for utbygging av Rustad skole er igangsatt i mai 2015 og planlagt ferdig i mars Forprosjektet tar utgangspunkt i mulighetsstudiet fra Overtakelse, innkjøring og innflytting er planlagt ferdig i juli Nåværende vedtatte kostnadsramme er kr 360 mill. (Rustad skole kr 345 mill. jfr. handlingsprogram med økonomiplan for og utvidelse av avd. Rustadtunet 15 mill. jfr. K-sak 51/15). Dette er 2015 priser. Kostnadsramme på 345 mill. ble beregnet under mulighetsstudiet. Det er alltid knyttet betydelig usikkerhet til prosjekt i en så tidlig fase (jf. K-sak 18/19). Kommunestyret Side 11 av 28

12 Ny befolkningsprognose viser at befolkningen i Ås sentrum øker hurtigere enn tidligere antatt (jfr. nye befolkningsprognoser). År Rustad Åsgård Totalt Ås kommune beregner 28 elever pr. klasse og realistisk kapasitet regnes som 90% av makskapasitet og skyldes at elevkullene på trinnene varierer. Realistisk kapasitet for 1-parallell skole er ca. 176 elever Realistisk kapasitet for 2-parallell skole er ca. 352 elever Realistisk kapasitet for 3-parallell skole er ca. 530 elever Realistisk kapasitet for 4-parallell skole er ca. 700 elever Realistisk kapasitet for Rustad som en 4-parallell skole for 1.-7.trinn vil være 700 elever + avd. Rustadtunet. 3. Vurdering Rådmannen vurderer på bakgrunn av forhold som er synliggjort i forprosjektet det som nødvendig å revidere den vedtatte bevilgningen på 345 mill. (jfr. handlingsprogram med økonomiplan for ) + 15 mill. (jfr. K-sak 51/15 utvidelse av Rustadtunet). Kostnadsrammen på 345 mill. kr ble beregnet under mulighetsstudiet, og det er alltid knyttet betydelig usikkerhet til et prosjekt i en så tidlig fase. Optimalt uteareal og trafikksituasjonen i området er utfordrende, og dette medfører behov for tiltak på både vei og gang-/sykkelvegnettet. Prosjektet er i dialog med Statens Vegvesen uten at endelig løsning er avklart. Den oppdaterte kalkylen for rammen til en 4-parallell skole med flerbrukshall og Rustadtunet er kr 402,806 mill. Utbygging av Rustad skole er nå i forprosjektstadiet og det er igangsatt en brukerprosess. I forbindelse med denne har oppvekst- og kulturetaten jobbet aktivt med å redusere arealet så mye som mulig for å redusere kostnadene, samtidig som alle krav til skolebygg blir ivaretatt. Kostnader til oppsett av midlertidig modulskole, inventar og IKT-infrastruktur er vurdert til 30,9 mill. kroner. Dette er i tillegg til kostnadsramme for utbygging. Det er gjennomført en trafikkanalyse for å se på trafikksikkerhetstiltak (jfr K-sak 19/15). Norconsult som har gjennomført analysen, har kommet med noen anbefalinger til trafikale tiltak. Rådmannen har ikke vurdert hvorvidt noen av disse anbefalingene skal gjennomføres. Eventuelle trafikale tiltak er på nåværende tidspunkt ikke kostnadsvurdert. Det har vært dialogmøter med idretten i Ås for å se på muligheten for å finne gode løsninger for idretten i perioden modulskolen skal være på grusbanen. En løsning kan være å flytte dagens kastebane for å møte idrettens behov. Dette er en løsning rådmannen anser som akseptabel for å imøtekomme idrettens behov i perioden modulskolen skal stå på grusbanene. Idretten aksepterer også denne løsningen, selv om den ikke er ideell. Kommunestyret Side 12 av 28

13 Rådmannen vurderer nå om modulskolen skal kunne stå lenger enn 2 år ved en utsatt oppstart av byggeprosjektet ved Åsgård skole. I denne forbindelse har rådmannen bedt idretten om å uttale seg på nytt gjennom en høring. Idretten er tydelige på at modulskoleplassering på grusbanen utover 2 år ikke er ønskelig. De stiller spørsmål om ikke de allerede oppsatte modulene på Åsgård skole vil kunne dekke behovet til skolen og om det må søkes om en omregulering av grusbanen ved en forlengelse av perioden for moduler utover 2 år. Rådmannen ser på bakgrunn av befolkningsprognosene at de modulene som er satt opp på Åsgård er sprengt allerede i 2017, men at ved en 3-parallell modulskole på grusbanen i og en 4-parallell skole på Rustad fra 2019 vil dekke elevtallsveksten i sentrum. Skolekapasiteten for Rustad og Åsgård samlet er ivaretatt ved en 3-parallell skole og 4-parallell Rustad til Rådmannen har i HP foreslått at byggingen av Åsgård skole får oppstart høst 2019 og ferdigstillelse sommer/høst Rådmannen vurderer på bakgrunn av dette at modulskolen på grusbanen bør settes opp i TEK10 standard, slik at den kan benyttes i mer enn 2 år, og at elevene ved Åsgård skole fra høst 2019 kan benytte seg av allerede oppsatt modulskole på grusbanen. Det vil ikke være tilstrekkelig areal ved Åsgård til å dekke både en modulskole i drift og et nytt byggeprosjekt. Ved en forlengelse av oppsatt modulskole på grusbanen trenger ikke området en omregulering, men det kreves en midlertidig dispensasjon. Rådmannen vil da søke om midlertidig dispensasjon for oppsett av modulskole. Kapasitetsbehov for midlertidig Rustad skole vil i utbyggingstiden være en modulskole med plass til 3- parallell skole + avd. Rustadtunet. Det er tidligere vurdert økonomiske konsekvenser ved å bygge en 3-parallell skole på Rustad opp mot en 4-parallell, og vurderingen har vist at det er økonomisk fordelaktig å bygge en 4-parallell. Krav til alle fellesareal, administrasjon, lærerarbeidsplasser, kroppsøving og støttearealer er de samme ved 3- parallell som ved 4-parallell. Det er også vurdert å bygge 2 gymsaler istedenfor flerbrukshall. Gjennomførte vurderinger tilsier at det ikke vil være betydelige økonomiske forskjeller på å bygge flerbrukshall, med mulighet til å søke spillemidler, kontra det å bygge 2 separate gymsaler. Dette er imidlertid ikke kostnadsberegnet i detalj, men en flerbrukshall vil gi større fleksibilitet. Den vil kunne benyttes av andre enn skolen og kunne leies ut til idretten og andre lag/foreninger til ulike arrangementer. Vurdering av alternativene er gjort med utgangspunkt i de siste befolkningsprognoser og prognosen viser at elevtallet i sentrumsområdet vokser langt raskere enn tidligere antatt. Prosessen med utbygging av Rustad skole er kommet betydelig lenger enn Åsgård, så rådmannen vurderer at den beste løsningen i forhold til økonomi, fremdrift og behov er at utbyggingen av Rustad fortsetter som planlagt og at modulskolen ivaretar elevkapasiteten først for Rustad og så for Åsgård, frem til Åsgård skole er ferdig. Med en stopp i Rustad prosjektet nå vil det ikke være mulig å håndtere elevtallsveksten de nærmeste årene. Skolebehovet i Ås sentrum kan kun dekkes av nye skoler på Kommunestyret Side 13 av 28

14 Rustad og Åsgård med en justering av skolekretsene. Arbeidet med planlegging og endring av skolekretsene starter opp i Når forslag til nye skolegrenser er ferdige, vil dette sendes ut på høring og det vil komme en politisk sak i løpet av Rådmannen har vurdert ulike alternativer og sett på konsekvensene av en gjennomført utbygging med de nye kostnadsoverslagene, opp mot alternativer som i større grad tilfredsstiller vedtatte kostnadsrammer. Det er vurdert å bruke «Vestbymodellen» hvor flerbrukshall ikke bygges som en del av skolen. Den bygges i nærheten av skolen og skolen kan benytte denne. Dette alternativet vil imidlertid føre til at skolen vil ha lang vei til hallen og dermed få et dårligere kroppsøvingstilbud enn det opplæringsplanen krever. Skoledagen vil måtte utvides for å ivareta gangtiden. I motsatt fall vil tiden man bruker på å gå måtte tas av kroppsøvingstimen. Utvidelse av skoledagen vil kunne føre til utfordringer rundt busstransport. Rådmannen anser denne modellen som uaktuell for Ås Kommune, da det ikke vil være egnet plassering i umiddelbar nærhet. 3.1 Alternativer med konsekvenser: Alternativ 1 Rustad bygges ut til 4-parallell skole med flerbrukshall som ferdigstilles i henhold til tidsplan - høsten Realistisk elevkapasitet vil være 700. Alternativet inkluderer en 3-parallell modulskole, inkludert Rustadtunet, med en realistisk kapasitet på 530 elever som settes opp på grusbanen ved Ås stadion våren Modulskolen settes opp med TEK10 standard og har mulighet til å stå mer enn 2 år. Konsekvenser: Ved å vedta alternativ 1 vil man kunne gjennomføre planlagt utbygging i henhold til vedtatt tidslinje for Rustad skole. Man får et funksjonelt og moderne skoleanlegg med flerbrukshall, men tidligere vedtatt kostnadsramme må økes. Det gir overkapasitet for Rustad skole, men dekker elevtallsveksten for Ås sentrum. Dette medfører at Rustad skole kan ivareta elevtallsveksten frem til Åsgård skole er ferdig ved at skolekretsgrensene endres. Ved å bygge en flerbrukshall får idretten i Ås kommune den hallen de ønsker som dekker deres primære behov. Det er en hall for tradisjonelle innendørsaktiviteter som håndball, volleyball, innebandy og basketball. Det er også et ønske om en hall med innendørs løpebane, men det vil det ikke være plass til i denne hallen. Idretten deltar i prosessen ved planlegging av flerbrukshallen. Dette alternativet gir mulighet for å utnytte modulskolen, etter at Rustad skole står klar, i forbindelse med andre skoleutbygginger, men medfører at grusbanen ved Ås stadion kan bli brukt til skoleformål i mer enn 2 år. Dette vil få konsekvenser for idretten som mister treningsarena over en lengre periode. Idretten har gjennom høring gitt tilbakemelding på at dette ikke er noe de ønsker. Det blir tilrettelagt for en midlertidig kastebane på grusbanen i denne perioden. Kommunestyret Side 14 av 28

15 Økonomiske konsekvenser: Ny kostnadsberegning av prosjektet tilsier et budsjettbehov på 402,86 mill. kr. Modulkostnaden vil øke ved en oppgradering til TEK10, men kostnaden ved leie i 4 år vil ha en betydelig lavere årsleie enn ved leie i 2 år. Kostnadsrammen for moduler, inventar og IKT-infrastruktur er beregnet til 30,9 mill. kr. Kommunen vil kunne benytte modulskolen ved andre skoleutbygginger og slippe ekstra økonomiske kostnader ved å sette opp 2 separate modulskoler i samme tidsrom. Alternativ 2 Rustad bygges ut til 4-parallell skole med redusert størrelse på flerbrukshall sett i forhold til mulighetsstudiet og opprinnelig bestilling. Skolen ferdigstilles i henhold til tidsplan høst Realistisk elevkapasitet vil være 700. Alternativet inkluderer en 3-parallell modulskole med realistisk kapasitet på 530 elever samt avdeling Rustadtunet, som settes opp på grusbanen ved Ås stadion i perioden vår 2017 til høst Konsekvenser: Ved å vedta alternativ 2 vil man få en 4-parallell skole som står ferdig til skolestart 2019, men det er stor usikkerhet rundt konsekvensene for dette alternativet da byggets organisering og funksjonelle sammenheng ikke er tilstrekkelig vurdert. Det vil kunne føre til et dårligere læringsmiljø på skolen. Det er ikke gjennomført en brukerprosess på dette alternativet. Idretten vil ved dette alternativet få en flerbrukshall som ikke tilfredsstiller deres behov, men hallen vil dekke skolens behov med tre gymsaler. Alternativet sikrer skolekapasiteten i Ås Sentrum ved en utsettelse av Åsgård skole til Økonomiske konsekvenser: Alternativ 2 vil gi en kostnadsreduksjon på mill. kr, men vil også gi et fratrekk i tilskudd av spillemidler på 6 mill. kroner. Ellers vil det være samme økonomiske konsekvenser som i alternativ 1. Alternativ 3 Rustad bygges ut til 3-parallell skole med flerbrukshall. Realistisk elevkapasitet vil være 530. Alternativet inkluderer en 3-parallell modulskole med realistisk kapasitet på 530 elever samt plass for avdeling Rustadtunet, som settes opp på grusbanen ved Ås stadion i perioden vår 2017 til høst Konsekvenser: Ved å vedta alternativ 3 vil prosjekteringen måtte starte på nytt og skolen vil ikke kunne stå ferdig til skolestart Konsekvensen vil være at det ikke vil være nok elevplasser i sentrum i perioden 2017 til tidligst Dette vil medføre behov for oppsetting av flere moduler. Ved å bygge ut Rustad som en 3-parallell skole og Åsgård som en 4-parallell skole vil dette gi totalt 1230 elevplasser. Dette vil dekke skolekapasiteten frem til Det er imidlertid en risiko for at kapasiteten vil sprekke før 2022 siden fremlagte prognose Kommunestyret Side 15 av 28

16 er moderat i vekstanslaget i forhold til utviklingen i boligmarkedet. Dette medfører at man senest i 2018 må starte planleggingen av et nytt byggetrinn på Rustad skole, alternativt finne en ny skoletomt. Økonomiske konsekvenser: Utbyggingskostnaden av en 3-parallell skole kontra en 4-parallell skole gir en isolert kostnadsreduksjon på ca. 25 mill. kr, men totalt for kommunen blir besparelsen meget kortvarig, siden man da ikke har inndekning for den kommende elevtallsveksten. Det må allerede i 2018 startes et arbeid med planlegging av en utvidelse, alternativt ny skole, og i god tid før dette, finne areal for plassering av en eventuelt ny skole. Det vil i tillegg være behov for etablering av flere midlertidige moduler. Dette er ikke kostnadsberegnet, men vil komme til fratrekk på besparelsen. 4. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen vurderer at alternativ 1 er det beste alternativet totalt sett med tanke på den raskt voksende elevtallsveksten, for læringsmiljøet og for tilrettelegging for idretten. Prosjektet med utbygging av Rustad skole er i en forprosjektfase og vil med vedtak om økt kostnadsramme sikre at Ås kommune har en 4-parallell skole som står klar høsten 2019 samt at modulskolen med TEK10 standard kan benyttes til andre skoleutbygginger. Rådmannen vurderer utfra siste befolkningsprognoser, som viser at elevtallsveksten øker langt hurtigere enn tidligere antatt, at det allerede fra ca vil være behov for 2 x 4-parallell skole (1400 elever) i Ås sentrum. Rådmannen vurderer at behovene for idretten i Ås sentrum blir ivaretatt ved at det legges til rette for både modulskole og kastebane på grusbanen. Rådmannen vil eventuelt vurdere om det kan være aktuelt med andre tiltak ved en forlengelse av driftsperioden for modulskolen, og ha en dialog med idretten på dette. Rådmannen anbefaler at alternativ 1 vedtas og at kostnadsrammen økes til 402,86 mill. kroner. Kostnadsrammen på 30,9 mill. kroner for moduler, inventar og IKTinfrastruktur vedtas, samt at modulskolen på grusbanen settes opp med TEK10 standard. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Kommunestyret Side 16 av 28

17 K-12/15 Byggeprosjekt brukertilpassede boliger, Solfallsveien Gå til saksliste << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Håkon Borge Saksnr.: 13/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Kommunalt råd for funksjonshemmede 14/ Hovedutvalg for helse og sosial 3/ Formannskap 5/ Kommunestyret 12/ Formannskapets innstilling : 1. Byggeprosjekt «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med en budsjettramme på kr. 27 mill. eks mva. som implementeres i handlingsprogrammet for Det forutsettes at de juridiske, økonomiske og organisatoriske forhold avklares før igangsetting av prosjektet. Formannskapets behandling : Sammenstilling av øvrige utvalgs behandlinger og innstillinger ble lagt frem i møtet. Votering: Hovedutvalg for helse og sosials innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Odd Vangen (Sp) fremmet følgende tillegg til rådmannens innstilling: Tillegg til første kulepunkt: som implementeres i handlingsprogrammet for Nytt punkt: Hovedutvalg for helse og sosial forutsetter at de juridiske, økonomiske og organisatoriske forhold avklares før igangsetting av prosjektet. Votering: Senterpartiets forslag ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. Byggeprosjekt «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med en budsjettramme på kr. 27 mill. eks mva. som implementeres i handlingsprogrammet for Kommunestyret Side 17 av 28

18 2. Det forutsettes at de juridiske, økonomiske og organisatoriske forhold avklares før igangsetting av prosjektet. Kommunalt råd for funksjonshemmedes behandling : Rådet foreslo følgende tillegg til rådmannens innstilling: Det må tas hensyn til den enkeltes beboers behov i samarbeid med fagkompetanse og eventuelt boligteam. Votering: Rådmannens innstilling med rådets tillegg, ble enstemmig vedtatt. Kommunalt råd for funksjonshemmedes uttalelse/vedtak : Byggeprosjekt «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med en budsjettramme på kr. 27 mill. eks mva. Det må tas hensyn til den enkeltes beboers behov i samarbeid med fagkompetanse og eventuelt boligteam. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Byggeprosjekt «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med en budsjettramme på kr. 27 mill. eks mva. Ås, Trine Christensen Marit Roxrud Leinhardt Nils Erik Pedersen Rådmann Helse- og sosialsjef Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for helse og sosial Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, høst 2015) Prisoverslag Thorvaldsen.pdf, Kulturminne Åslund.pdf Kommunestyret Side 18 av 28

19 Øvrige dokumenter som ligger i saken: F-sak 13/ Søknad om tildeling av tomt Vedtak i saken sendes til: Rådmannen Helse- og sosialsjef Teknisk sjef Eiendomssjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Seks familier har forespurt kommunen om hjelp til etablering av brukertilpassede boliger for deres handikappede barn. De ønsker primært etablering av et borettslag for å sikre langsiktig og stabile boforhold. De har sagt seg villig til å stå for en del av prosjektet selv, ved bygging på tildelt tomt. Grunnet frafall av tilskudd og MVAkompensasjon ved egen bygging vil det være av stor økonomisk gevinst å la kommunen gjennomføre prosjektet og en forutsetning for realisering. En andel av fellesgjelden kan overdras til borettslaget, men grunnet usikkerhet ved fremtidig videretildeling vil kommunen sitte med den økonomiske risikoen. En borettslagsmodell vil bli en dyrere løsning for de respektive familier enn ved normal tildeling, men gir brukerne større grad av stabilitet og forutsigbarhet. Kommunen må utforme vedtektene til borettslaget for å sikre kommunen i henhold til krav om tilskudd fra Husbanken. Et verdibevarende vedlikehold må sikrestilles enten ved utføring og fakturering av FDV kostnader fra kommunens side eller gjennom vedtektene til borettslaget. Kommunen har begrensede prosjektressurser og må leie konsulenttjenester for å få gjennomført prosjektet. Fakta i saken: Rådmannen har fått i oppgave fra formannskapet å avklare konsekvenser og muligheter for å bygge 6 brukertilpassede boliger med personalbase i Solfallsveien (sak 14/14). Seks familier har søkt kommunen om hjelp til å få disponere eller få tildelt en tomt for oppføring av bolig med inntil 6 boenheter for deres barn, alle tilpasset funksjonshemmede. Familiene er interessert i å etablere et borettslag eller sameie hvor de kjøper seg inn i hver sin andel. Husbanken gir tilskudd i henhold til gitte satser ved utbygging av brukertilpassede boliger. Kommunen kan i tillegg kreve momskompensasjon. Forutsetningen er at prosjektet blir øremerket en definerte målgruppe. Husbanken godkjenner fremfesteforhold til borettslag så lenge kommunen avtaler et «non profit» gjenkjøp eller videreutleie etter endt leieforhold. Kommunen plikter å disponere og tildele Kommunestyret Side 19 av 28

20 omsorgsboligene i en periode på minst 30 år fra dato for utbetaling av tilskudd fra Husbanken. Det er tatt stilling til tomteareal i Solfallsveien på eiendom gnr. 55 bnr Denne tomten er ferdig regulert til boligformål. Kommunen kan sammen med grunneier godkjenne et fremfesteforhold til et borettslag eller sameie. Grunneier er positiv til dette. Det stod tidligere et kulturminne på tomten som skapte usikkerhet for utbyggingen. Dette er fjernet (se vedlagte mail fra fylkeskommunen). Vurdering: Kommunen har pr. dags dato 12 personer med funksjonshemninger som har søkt om bolig med bemanning. Disse står altså på venteliste. Kommunen har, etter lovverket, ansvaret for disse personene fra de fyller 18 år. Om foreldrene / omsorgspersonene ikke kan eller ønsker å ivareta dette bo - og omsorgsansvaret etter at de er 18 år (voksen) må kommunen umiddelbart legge til rette for et bo og bemanningstilbud. Tilskuddene fra Husbanken kan ikke gis privatpersoner. Prosjektet vil uten involvering fra kommunen bli for dyrt for familiene å gjennomføre. Det er i utgangspunktet to ulike modeller kommunen må vurdere. Kommunen kan velge om det blir etablering av borettslag eller om de nye boligene blir likestilt med våre andre brukertilpassede boliger. Ved etablering av et borettslag vil kommunen gi familiene et samlet godt boalternativ hvor familiene kan være med å påvirke borettslagets økonomi og boforhold. Kommunen kan etter lovverket ikke ha en representant i styret, men bør sikre sine interesser ved utforming av vedtekter og salgskontrakt. Dette for å sikrestille krav fra Husbanken, samt gjennomføring av nødvendig verdibevarende vedlikehold av boligene. Kommunen må ha enerett på gjenkjøp etter endt leieforhold. Kommunen kan da velge å leie boligene videre ut i samme borettslagsform, eller implementere dem i ordinær portefølje. Familiene kjøper seg inn i borettslaget med en andel. Fellesgjelden og alle andre borettslagsutgifter betjenes ved husleie. Kommunen er forpliktet til å gi denne gruppen et alternativ for bolig med bemanning / helsepersonell. Kostnadsmessig for kommunen vil det ikke være store økonomiske forskjeller fra å bygge uten tanke på en borettslagsmodell. Brukere av kommunale (tilpassede) boliger har i dag et trygt leieforhold. Rådmannen ser ikke de økonomiske fordelene ved etablering av et borettslag. De brukermessige fordelene ved en borettslagsmodell vil være eierskapet familiene får over sine boliger og muligheten til å påvirke driften av borettslaget. Andre kommuner som har benyttet denne modellen er enda i innkjøringsprosessen. De har spesialutformet vedtekter som sikrestiller kommunens krav overfor Husbanken, og vedlikeholdsmessige forhold som sikrestiller at ikke bygget forfaller grunnet manglende vedlikehold. Kommunestyret Side 20 av 28

21 Økonomiske konsekvenser: Prosjektet er estimert med en byggekostnad på kr ,- eks. mva. med en usikkerhetsfaktor på % i denne tidligfasen. (Jmf. vedlegg: Kostnadsestimat fra Thorvaldsen Prosjektadministrasjon av ) Husbankstøtten er på kr ,- pr boenhet, totalt kr 8 mill. som går inn som en del av finansieringen. Nettoinvesteringskostnad for kommunen er ca. kr. 19 mill. Ved en borettslagsmodell kan kommunen ha mulighet til å la andelseierne overta fellesgjelden med fradrag av personalbasen. Kommunen som forplikter seg til gjenkjøp må fondsavsette for dette. En eventuell verdistigning vil tilfalle kommunen. Totalverdi på prosjektet er estimert til 50 mill. inklusive mva og estimert tomteverdi. Alternativer: Alternativ til rådmannens forslag vil være å la familiene benytte seg av allerede eksisterende tilbud i kommunen. Kapasiteten i dagens boliger er ikke tilstrekkelig. Om ikke disse 6 familiene bygger noe selv, eller sammen, må kommunen etablere og drifte nye boliger i egen regi. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen foreslår at prosjektet vedtas med en finansiering implementert i handlingsprogrammet for Om kommunen velger en borettslagsmodell eller egne boliger kan vurderes frem mot ferdigstillelse av boligene, da de økonomiske konsekvensene av prosjektet og utforming av vedtekter ikke er gjennomgått med familiene. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Kommunestyret Side 21 av 28

22 K-13/15 Valg til diverse utvalg perioden Gå til saksliste << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Vibeke Berggård Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Kommunestyret 13/ Rådmannens innstilling: Utvalg perioden velges i tråd med vedlegg datert Kommunestyret delegerer til rådmannen å velge administrasjonens representanter i Kommunalt råd for funksjonshemmede. Ås, Ola Nordal Ordfører Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunestyret Vedlegg: Kandidater til gjenværende posisjoner, vedlegg datert Vedlegg: (Separat trykk sendt ut tidligere / Nettbrett: Kommunestyret konstituering) 1. Konstitueringsrundskrivet (Rundskriv H Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m.) konstitueringsrundskriv.pdf 2. Utdrag av kommuneloven (koml.) 3. Utdrag av Ås kommunes reglementer, pkt Valg og sammensetning av Kontrollutvalg, Formannskap og faste utvalg Oversikt over styrer, råd og utvalg det skal velges representanter til, inklusive oversikt over kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer Lenke til øvrige dokumenter: KS artikkel «Konstituering av kommunestyret og fylkestinget forholdsvalg» med vedlagt regneark, datert Kommunestyret Side 22 av 28

23 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Brev til lag og foreninger med oppfordring om å foreslå kandidater til Kommunalt råd for funksjonshemmede, jf. 15/ Brev til Ås eldreråd, Seniorsentrene i Ås kommune og Ås pensjonistforening med oppfordring til å foreslå kandidater til Ås eldreråd, jf. 15/ Vedtak i saken sendes til: Valgte personer og sekretariater for aktuelle utvalg. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det legges frem saker for kommunestyret om valg til diverse utvalg perioden til alle verv er besatt. I kommunestyret ble det valgt formannskap, kontrollutvalg, hovedutvalg og utsendinger til fylkeskretsen (KS), se protokoll. Fakta i saken: Det vises til konstitueringsrundskrivet punkt 6 der reglene om valg av faste utvalg m.m. fremgår (vedlegg 2 side 24). Ås kommunes reglementer punkt fastsetter regler om valg til Administrasjonsutvalg, Forhandlingsutvalg, Plan- og byggekomiteen, Eldreråd, Ungdomsråd, Kommunalt råd for funksjonshemmede, se vedlegg 3. I reglementets kapittel 7 er utvalgenes oppgaver, ansvar og myndighet fastsatt. Regler om valgbarhet, plikt til å ta imot valg, fritaksregler m.m. fremgår av koml. 14. Det er folkeregisterføringen på tidspunktet for valg av nemnden som er avgjørende for valgbarheten. Rett til å kreve seg fritatt er den som har gjort tjeneste som medlem av utvalget de siste fire år. Bestemmelsene om avtalevalg/forholdsvalg/kjønnsbalanse m.m. gjelder også for valg til faste utvalg, se K-sak 2/15, , om valg til formannskap. Det skal også velges medlemmer/representanter til andre utvalg, se oversikt i vedlegg 4 og vedlegg datert Valg til enkelte av disse følger regler i særlover og/eller vedtekter. Det er ønskelig at kommunestyret velger kandidater til representantskapene, som tradisjonelt er ordfører og varaordfører. Det ønskes også forslag på kandidater til styrene. Representantskapene foretar valg blant disse. For nemnder som ikke ble valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas, jf. koml. 17 nr. 4. Kan vedtaket påklages? Kun lovlighetskontroll etter koml. 59, jf. vedlegg 1, punkt 2.8. Ikrafttredelse av vedtaket: Utvalgene trer i funksjon fra valgtidspunktet, jf. koml. 17 nr. 3 Kommunestyret Side 23 av 28

24 K-14/15 Møteplan Formannskap og Kommunestyre Gå til saksliste << Forrige sak Saksbehandler: Jeanette Karlsen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 61/ Formannskap 8/ Kommunestyret 14/ Formannskapets innstilling : Møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre vedtas i henhold til vedlegg 1 med følgende endring: Kl endres til 18.30, kl endres til For hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd er møteplanen kun retningsgivende, og de vedtar selv sine møteplaner innenfor Formannskapets og Kommunestyrets møtestruktur. Formannskapets behandling : Hilde Kristin Marås (H) fremmet forslag om at møtene starter kl i stedet for 18.00, og i stedet for Votering: Rådmannens innstilling med H s endringsforslag ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets behandling : Formannskapet drøftet seg frem til følgende fellesforslag: Møteplan 2016 Formannskap og Kommunestyre legges frem for det nye kommunestyret. Votering: Fellesforslaget ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak : Møteplan 2016 Formannskap og Kommunestyre legges frem for det nye kommunestyret. Kommunestyret Side 24 av 28

25 Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre vedtas i henhold til vedlegg 1. For hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd er møteplanen kun retningsgivende, og som selv vedtar sine møteplaner innenfor Formannskapets og Kommunestyrets møtestruktur. Ås, Trine Christensen rådmann Andreas Brodahl service- og kommunikasjonssjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyre Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Vedlegg 1 Møteplan Formannskap og Kommunestyre Vedlegg 2 Kalendervisning - Møteplan Formannskap og Kommunestyre Elektroniske vedlegg på kommunens hjemmeside: Skole- og barnehagerute: Ås kommunes reglementer: Øvrige dokumenter som ligger i saken: Møteplan 2016 med oversikt over skrivefrister/godkjenning og utsending Vedtak i saken sendes til: Kunngjøres på kommunens hjemmeside Kommunestyre og Formannskap Hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd som referatsak Kontrollutvalget og Arbeidsmiljøutvalget til orientering Rådmannens ledergruppe Politisk sekretariat Kommunestyret Side 25 av 28

26 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Kommunestyre og Formannskap skal vedta sin møteplan ifølge Ås kommunes reglementer pkt / og kommuneloven 32 nr. 1. Oppsett av møteplan: Rådmannens innstilling til møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre fremgår av vedlegg 1, og e r vist i kalender i vedlegg 2. Møteplanen er satt opp med utgangspunkt i oppsettet illustrert nedenfor, men enkelte unntak grunnet ferier og budsjettbehandling. Dette er samme møtestruktur som styrer, råd og utvalg har brukt siden Møtedag og - tid : Møter i Formannskap og Kommunestyre er lagt som vanlig til onsdager. Rådmannen anbefaler at Kommunestyre og Formannskap hovedsakelig starter sine møter noe tidligere, kl , slik at det blir bedre tid til behandling av sakene i møtene. Kommentarer til møteplan, vedlegg 1 og 2: Rådmannens innstilling til møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre fremgår av vedlegg 1, og er vist i kalender i vedlegg 2. Offentlige fridager er merket med rødt, og skolens ferier er merket med grått i kalenderen. Alle møter er lagt utenom skoleferier. Formannskapets andre møte i 2016 er lagt en uke senere, slik at møtet ikke avholdes i skolens vinterferie i uke 8. Innkalling til møter i uke 13/14 for hovedutvalg, råd og Formannskap sendes ut en uke tidligere enn normalt grunnet påsken. Kommunestyrets siste møte før sommeren er lagt en uke tidligere, og avholdes dermed før skolens sommerferie starter. Dette betyr at det er møte hver uke i 3 uker i juni. Alternativ møteoppsett for juni måned: Formannskap og Kommu nestyre kan holde sine møter samme dag, enten 15. eller 22. juni. Råd og hovedutvalg opprettholder sine møter uken før. De første møtene etter sommeren er samme uken som skolestart. Råds - og utvalgsmøter på tirsdag og onsdag, og skolestart er torsdag. Kommunestyret Side 26 av 28