Ås kommune. Saksutskrift. Møteplan Formannskap og Kommunestyre

Transkript

1 Saksutskrift Møteplan Formannskap og Kommunestyre Saksbehandler: Jeanette Karlsen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap / Formannskap / Kommunestyret / Kommunestyrets behandling : Votering: Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak : Møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre vedtas i henhold til vedlegg 1 med følgende endring: Kl endres til 18.30, kl endres til For hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd er møteplanen kun retningsgivende, og de vedtar selv sine møteplaner innenfor Formannskapets og Kommunestyrets møtestruktur. Saksutskriften bekreftes Ås, 30. november 2015 Jeanette Karlsen Konsulent Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse Besøksadresse Telefon Org.nr Postboks 195 Skoleveien 1 Telefaks Bankgiro Ås 1430 Ås post@as.kommune.no Side 1 av 7

2 VEDLEGG K-14/15 Møteplan 2016 Formannskap og Kommunestyre 1. halvår 2016 UKE DAG DATO KL. 2 Tirsdag 12. januar Råd Onsdag 13. januar Hovedutvalg 3 Onsdag 20. januar Formannskap 5 Onsdag 3. februar Kommunestyre 7 Tirsdag 16. februar Råd Onsdag 17. februar Hovedutvalg 9 Onsdag 2. mars Formannskap 11 Onsdag 16. mars Kommunestyre 13 Tirsdag 29. mars Råd Onsdag 30. mars Hovedutvalg 14 Onsdag 6. april Formannskap 16 Onsdag 20. april Kommunestyre 18 Tirsdag 3. mai Råd Onsdag 4. mai Hovedutvalg Årsmelding Onsdag 11. mai Formannskap Årsmelding Onsdag 25. mai Kommunestyre Årsmelding Tirsdag 7. juni Råd Onsdag 8. juni Hovedutvalg 1. tertialrapp Onsdag 15. juni Formannskap 1. tertialrapp Onsdag 22. juni Kommunestyre 1. tertialrapp halvår 2016 UKE DAG DATO KL. 33 Tirsdag 16. august Råd Onsdag 17. august Hovedutvalg 34 Onsdag 24. august Formannskap 36 Onsdag 7. september Kommunestyre 38 Tirsdag 20. september Råd Onsdag 21. september Hovedutvalg 2. tertialrapp Onsdag 28. september Formannskap 2. tertialrapp Onsdag 12. oktober Kommunestyre 2. tertialrapp Onsdag 26. oktober Formannskap Budsjettpresentasjon 44 Tirsdag 1. november Råd Budsjettuttalelse Onsdag 2. november Hovedutvalg Budsjettbehandling 45 Onsdag 9. november Formannskap Budsjettbehandling 47 Onsdag 23. november Formannskap Budsjettinnstilling Onsdag 23. november Kommunestyre 50 Onsdag 14. desember Kommunestyre Budsjettvedtak Vår ref.: 15/01757 Side 2 av 7

3 Tidligere behandlinger Formannskapets behandling : Hilde Kristin Marås (H) fremmet forslag om at møtene starter kl i stedet for 18.00, og i stedet for Votering: Rådmannens innstilling med H s endringsforslag ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling : Møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre vedtas i henhold til vedlegg 1 med følgende endring: Kl endres til 18.30, kl endres til For hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd er møteplanen kun retningsgivende, og de vedtar selv sine møteplaner innenfor Formannskapets og Kommunestyrets møtestruktur. Formannskapets behandling : Formannskapet drøftet seg frem til følgende fellesforslag: Møteplan 2016 Formannskap og Kommunestyre legges frem for det nye kommunestyret. Votering: Fellesforslaget ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak : Møteplan 2016 Formannskap og Kommunestyre legges frem for det nye kommunestyret. Vår ref.: 15/01757 Side 3 av 7

4 Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre vedtas i henhold til vedlegg 1. For hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd er møteplanen kun retningsgivende, og som selv vedtar sine møteplaner innenfor Formannskapets og Kommunestyrets møtestruktur. Ås, Trine Christensen rådmann Andreas Brodahl service- og kommunikasjonssjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyre Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Vedlegg 1 Møteplan Formannskap og Kommunestyre Vedlegg 2 Kalendervisning - Møteplan Formannskap og Kommunestyre Elektroniske vedlegg på kommunens hjemmeside: Skole- og barnehagerute: s reglementer: Øvrige dokumenter som ligger i saken: Møteplan 2016 med oversikt over skrivefrister/godkjenning og utsending Vedtak i saken sendes til: Kunngjøres på kommunens hjemmeside Kommunestyre og Formannskap Hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd som referatsak Kontrollutvalget og Arbeidsmiljøutvalget til orientering Rådmannens ledergruppe Politisk sekretariat SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Kommunestyre og Formannskap skal vedta sin møteplan ifølge s reglementer pkt / og kommuneloven 32 nr. 1. Vår ref.: 15/01757 Side 4 av 7

5 Oppsett av møteplan: Rådmannens innstilling til møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre fremgår av vedlegg 1, og e r vist i kalender i vedlegg 2. Møteplanen er satt opp med utgangspunkt i oppsettet illustrert nedenfor, men enkelte unntak grunnet ferier og budsjettbehandling. Dette er samme møtestruktur som styrer, råd og utvalg har brukt siden Møtedag og - tid : Møter i Formannskap og Kommunestyre er lagt som vanlig til onsdager. Rådmannen anbefaler at Kommunestyre og Formannskap hovedsakelig starter sine møter noe tidligere, kl , slik at det blir bedre tid til behandling av sakene i møtene. Kommentarer til møteplan, vedlegg 1 og 2: Rådmannens innstilling til møteplan 2016 for Formannskap og Kommunestyre fremgår av vedlegg 1, og er vist i kalender i vedlegg 2. Offentlige fridager er merket med rødt, og skolens ferier er merket med grått i kalenderen. Alle møter er lagt utenom skoleferier. Formannskapets andre møte i 2016 er lagt en uke senere, slik at møtet ikke avholdes i skolens vinterferie i uke 8. Innkalling til møter i uke 13/14 for hovedutvalg, råd og Formannskap sendes ut en uke tidligere enn norm alt grunnet påsken. Kommunestyrets siste møte før sommeren er lagt en uke tidligere, og avholdes dermed før skolens sommerferie starter. Dette betyr at det er møte hver uke i 3 uker i juni. Alternativ møteoppsett for juni måned: Formannskap og Kommunest yre kan holde sine møter samme dag, enten 15. eller 22. juni. Råd og hovedutvalg opprettholder sine møter uken før. De første møtene etter sommeren er samme uken som skolestart. Råds - og utvalgsmøter på tirsdag og onsdag, og skolestart er torsdag. Behand lingsrekkefølge for handlingsprogram med økonomiplan: Formannskap 26. okt. uke 43 presentasjon Råd / hovedutvalg 1. / 2. nov. uke 44 behandling Formannskap 9. nov. uke gangs behandling Formannskap 23. nov uke gangs behandling med innst illing til Kommunestyret Kommunestyret 14. des. uke 50 vedtak Årsaken til at det er tre ukers opphold mellom møtene i Formannskap og kommunestyre november/desember er fordi Formannskapets innstilling skal ligge til offentlig ettersyn i 14 dager før den v edtas av Kommunestyre uke 50. Vår ref.: 15/01757 Side 5 av 7

6 Det holdes heldagsmøte i Kommunestyret i desember, med behandling av handlingsprogram med økonomiplan. Møtet starter derfor kl Ekstraordinære møter: Dersom det er behov for flere møter utover oppsatt møteplan, kan det settes opp ekstraordinære møter når 1/3 av medlemmene krever det eller når ordfører/møteleder finner det nødvendig, jf. s reglementer pkt andre avsnitt og Hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og rådene: Møteplanen er retningsgivende for hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd som selv vedtar sine egne møteplaner, jf. s reglementer pkt og kommuneloven 32 nr. 1. Rådmannen anbefaler at hovedutvalg og råd opprettholder dagens ordning med rådsmøter tirsdag og hovedutvalgsmøter onsdager uken før formannskapsmøter. Det er praktisk at møter i Administrasjonsutvalget holdes i forkant av formannskapsmøter da Administrasjonsutvalgets medlemmer er valgt fra ut fra Formannskapet. Møtelokaler: Formannskap og Kommunestyre opprettholder sine møtelokaler Formannskap i Lille sal og salong, og Kommunestyre i Store sal i Ås kulturhus. Disse lokalene er universelt utformet, og store nok til både møtedeltagere og tilhørere. Alternativ møteplan: Rådmannens innstilling på møteplan er tilsvarende møteplan som politiske styrer, råd og utvalg har fulgt siden Møteplanene i var omarbeidede forslag. Frem til 2012 var møteplanen slik at Kommunestyre og hovedutvalg hadde møte annenhver uke, og med formannskapsmøter i forkant av begge disse. Dette resulterte i svært mange møter i Formannskap i løpet av året, og 2 uker lengre behandlingstid i saker som skal behandles i hovedutvalg, Formannskap, og Kommunestyre. Oppsatte møter Kommunestyre 8 9 Formannskap og ADM 9 17 Hovedutvalg og råd 7 8 Dersom Kommunestyret ønsker en annen eller ovennevnte møtestruktur for styrer, råd og utvalg bør saken sendes tilbake til Rådmann for ny utredning med konkrete forslag til møtedatoer etter føringer fra Kommunestyret. Økonomiske konsekvenser: Sammenlignet med møteplan for 2015, vil ikke Rådmannens innstilling til møteplan 2016 medføre økte utgifter. Møteplan for 2016 har ett sett mer med møter, som grunnet helligdagers plassering bortfalte i Konklusjon med begrunnelse: Vår ref.: 15/01757 Side 6 av 7

7 Rådmannens innstilling medfører god møtestruktur og saksgang i saker som skal behandles i flere utvalg. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Vår ref.: 15/01757 Side 7 av 7