HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 10:30 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 162/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 163/12 PS 164/12 PS 165/12 Etiske retningslinjer Retningslinjer for bruk av sosiale medier Søknad om støtte - Hitra Sogns Forsamlingshus PS 166/12 Budsjettjustering 2012 PS 167/12 Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd -Hitra og Frøya kommuner PS 168/12 Valg av overskattetakstnemnd for perioden PS 169/12 Samarbeidsavtale om skatteoppkreverfunksjonen i Orkdalsregionen PS 170/12 Rådmann - lønn 2012 PS 171/12 Møteplan 1. halvår 2013 PS 172/12 Kystkulturveien AS - Avtale om vertskapstjeneste og markedsføring innen turisme

4 PS 162/12 Godkjenning av protokoll fra møte den

5 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Etiske retningslinjer Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Etiske retningslinjer Forslag 2 Etiske retningslinjer 2007 Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Det ble foreslått å utsette saken med bakgrunn i at organisasjonene ikke har vært involvert i utarbeidelsen av «Etiske retningslinjer for Hitra kommune». Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Side 2 av 2 Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ordføreren fremmet forslag om at saken oversendes Personalutvalget. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken oversendes Personalutvalget. Enstemmig. Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar etiske retningslinjer slik de er fremlagt. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra kommune har hatt etiske retningslinjer i mange år, og de ble sist endret i 2007, da dette med varsling ble tatt inn. De fremlagte retningslinjene er ikke vesentlig endret, men det er tatt inn en innledning som presiserer hva etikk er og hvorfor det er det er viktig å ha fokus på etikk. Retningslinjene er ellers forsøkt tilpasset andre kommuners retningslinjer, og det er også lagt vekt på at innholdet skal være i samsvar med KS sine intensjoner om hva slike retningslinjer skal inneholde. For rådmannen er det vesentlig at alle ansatte har forhold til etikk, og det er innen pleie og omsorg satt fokus på dette gjennom et eget prosjekt i år. Tillit og omdømme er avgjørende i alle sammenhenger, og hele kommunens organisasjon inkludert de folkevalgte påvirker dette gjennom sin væremåte og sine handlinger. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den XX.XX.12 1

9 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt Omdømme myndighetsmisbruk Åpenhet og varsling Habilitet, interessekonflikt Gaver og andre fordeler Forvaltning av kommunens aktiva (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler) Ekstraerverv og bierverv (Bistilling) Bruk av informasjon (Taushetsplikt Varsling Oppfølging Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter Omfang

10 1. Innledning. Hitra kommunes oppgave er å arbeide for fellesskapets beste. Kommunens ansatte skal være seg bevisst at de er i innbyggernes tjeneste. Som tjenesteyter, som forvalter av fellesskapets verdier og ved utøvelse av offentlig myndighet stilles det høye krav til den enkeltes etiske holdninger og integritet. Dette er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunen. Kommunens etiske retningslinjer skal være et uttrykk for den etiske standard som skal gjelde for kommunens ansatte og folkevalgte. Alle har et selvstendig ansvar for egne handlinger, og alle skal ta avstand fra og bekjempe uetisk praksis. Særlig gjelder dette hvis handlingene krenker noens rettsvern eller tilgodeser noen på en uberettiget måte. Folkevalgte og ledere er rollemodeller, og skal legge til rette for en bedriftskultur hvor etisk refleksjon er en daglig aktivitet. 2. Generelt Hitra kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle har et ansvar for å etterleve dette. Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av folkevalgte og administrasjonen. Samtlige ansatte i Hitra kommune er pålagt taushetsplikt i henhold til Forvaltningslovens Omdømme myndighetsmisbruk Folkevalgte og ansatte skal behandle brukere, kollegaer og andre de kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt. Ansatte og folkevalgte må ikke opptre på en måte som kan krenke menneskeverdet. 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Hitra kommunes forvaltning, både mot innbyggerne og innad i egen virksomhet. Dette er en forutsetning for allmennhetens tillit til kommunen, og motvirker klanderverdig adferd og ukultur. Offentlighet og en åpen diskusjon er en forutsetning for et velfungerende demokrati. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeidere forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer frem slik at bedre beslutninger kan tas. 5. Habilitet, interessekonflikt For å ivareta og styrke befolkningens tillit og holdning til kommunen, er det særlig viktig at avgjørelsene som tas ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. De skal derfor ta aktivt avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. 3

11 Forvaltningsloven kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte og folkevalgte i kommunen. Alle som arbeider med saksbehandling i kommunen skal gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte skal opptre slik at de i tjenestesammenheng ikke uberettiget tilgodeser noen. De skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta det opp med vedkommende organ eller overordnede. Mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet erverv som kan påvirke arbeidet i kommunen, jfr. Arbeidsreglementets 14. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at folkevalgt eller ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Det er viktig at kommunens folkevalgte og ansatte i sentrale administratives stillinger kan dokumentere sin habilitet. 6. Gaver og andre fordeler (pkt. 7 i gjeldende retningslinjer) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, og være i strid med straffelovens 276, 276 a-c. Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra leverandører eller kunder. Rabatter ved private kjøp kan bare mottas når dette er innført som en generell ordning for ansatte. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter særskilt vedtak av rådmannen. 4

12 7. Forvaltning av kommunens aktiva (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler). Folkevalgte og ansatte plikter å ta vare på kommunens aktiva. Med kommunens aktiva menes budsjettmidler, bygninger, biler, maskiner, elektronisk utstyr, inventar og utstyr etc. Innkjøp skal foretas i henhold til Innkjøpsrutiner for Hitra kommune, jfr. Hitra kommunes økonomireglement og gjeldende lovverk. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med vedtak og gjeldende retningslinjer. (pkt. 8 i gjeldende retningslinjer) 8. Ekstraerverv og bierverv (Bistilling) En kommuneansatt kan ikke inneha ekstraerverv og bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som er uforenlige med den kommunale arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. (Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune, og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling). (pkt. 6 i gjeldende retningslinjer) Det må være åpenhet om folkevalgtes og ansattes ekstraverv og bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen. Folkevalgte og ansatte skal registrere sine verv i KS sitt styrevervregister. 9. Bruk av informasjon (Taushetsplikt) (pkt. 10 i gjeldende retningslinjer) Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i kommunen, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i kommunen. For øvrig vises til forvaltningsloven og særlover sine regler om taushetsplikt. 10. Varsling (pkt. 4 i gjeldende retningslinjer) Medarbeidere har rett og plikt til på en forsvarlig måte å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller kommunens retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing og diskriminering, håndtering av farlige produkter, eller fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3 og 2-4. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, verneombud, fagforening, tilsynsmyndigheter eller personalseksjonen. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, men varsleren må være oppmerksom på at det kan bli nødvendig å oppgi identiteten ved nærmere undersøkelse av saken. Den som blir varslet har også ansvar for å sørge for at saken følges opp og at varsleren får tilbakemelding. Kommunen forplikter seg til ikke å foreta gjengjeldelse overfor medarbeidere som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses som forsvarlig. Ledelsen har ansvar for at negative reaksjoner ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kollegaer, jfr. arbeidsmiljølovens 2-5 om vern av varslere. 5

13 11. Oppfølging (pkt. 9 i gjeldende retningslinjer) Uregelmessigheter og mistanke som sådanne skal rapporteres. Slike saker søkes løst på lavest mulig nivå, om nødvendig i samarbeid med rådmannen. Saker som ikke løses administrativt skal legges fram for personalutvalget til behandling. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 12. Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter. a) Ved varsling og mistanke - den første fasen: Innledende undersøkelser for å bekrefte / avkrefte Vurdere og ta kontakt med varsler, men varslers interesser skal ivaretas gjennom hele prosessen Undersøkelsene kan være innenfor og eller utenfor egen virksomhet: - hva kan ha skjedd - bakgrunnsinformasjon (f.eks. sjekke saksbehandling m.v.) - bevissikring I den første fasen vil det være fornuftig å involvere en overordnet (eller sideordnet dersom det er mest naturlig), for å drøfte situasjonen og videre saksgang. Ved bekreftet mistanke, må en vurdere hvordan en vil gå videre. Det kan være hensiktsmessig å lage en fremdriftsplan som kan omfatte: - kontakt med personalsjef/kommunens jurist - samtaler med de involverte - anmeldelse En skal ikke under noen omstendighet gå videre med en fremdriftsplan uten at nærmeste overordnet rådført. I hele prosessen er det viktig at alle forhold og opplysninger blir dokumentert 13. Omfang (pkt. 11 i gjeldende retningslinjer) De etiske retningslinjene gjelder også for Hitra Storkjøkken KF 6

14 Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den

15 1. Etikk Retningslinjene beskriver den etiske standarden som må respekteres av alle folkevalgte og ansatte i deres kontakt med interne og eksterne interessenter. Kommunens tjenesteyting og saksbehandling skal drives på en etisk forsvarlig og sosial ansvarlig måte. De etiske retningslinjene skal fremme bevissthet om og følsomhet for etiske temaer. Det er hver enkeltes ansvar å etterleve retningslinjene. Dersom det er tvil om omfanget av reglene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste leder. 2. Formål Hitra kommune skal være en serviceorientert, åpen, forutsigbar, og profesjonell kommune. Folkevalgte og ansatte plikter lojalt å overholde og informere seg om de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av folkevalgte og administrasjonen. 3. Omdømme myndighetsmisbruk Ønsket omdømme for Hitra kommune er at vi hos innbyggere og samarbeidspartnere fremstår som en kvalitetsbevisst, samarbeids-/tjenestevillig og serviceinnstilt kommune, som legger stor vekt på åpenhet, redelighet, og ærlighet i all sin virksomhet. Både som myndighetsutøvere, tjenesteytere og forvaltere av betydelige samfunnsressurser, plikter å tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. Det skal vises hensynfullhet, vennlighet, høflighet og korrekthet overfor publikum i så vel skriftlig som muntlig kommunikasjon. All kommunikasjon må utformes på en måte som er lett forståelig for mottakerne, og taushetsplikt skal overholdes. 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Hitra kommunes forvaltning, og er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeidere forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer frem slik at bedre beslutninger kan tas. Medarbeidere har rett og plikt til på en forsvarlig måte å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller kommunens retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing og diskriminering, håndtering av farlige produkter, eller fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3 og 2-4. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, verneombud, fagforening, tilsynsmyndigheter eller personalseksjonen. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, men varsleren må være oppmerksom på at det kan bli nødvendig å oppgi identiteten ved nærmere undersøkelse av saken. Den som blir varslet har også ansvar for å sørge for at saken følges opp og at varsleren får tilbakemelding. Kommunen forplikter seg til ikke å foreta gjengjeldelse overfor medarbeidere som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses som

16 forsvarlig. Ledelsen har ansvar for at negative reaksjoner ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kollegaer, jfr. arbeidsmiljølovens 2-5 om vern av varslere. 5. Habilitet, interessekonflikt For å ivareta og styrke befolkningens tillit og holdning til kommunen, er det særlig viktig at avgjørelsene som tas ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. De skal derfor ta aktivt avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Forvaltningsloven kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte og folkevalgte i kommunen. Alle som arbeider med saksbehandling i kommunen skal gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte skal opptre slik at de i tjenestesammenheng ikke uberettiget tilgodeser noen. De skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta det opp med vedkommende organ eller overordnede. Mulige interessekonflikter kan være: *Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. *Lønnet erverv som kan påvirke arbeidet i kommunen, jfr. Arbeidsreglementets 14. *Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen. *Personlige økonomiske interesser som kan føre til at folkevalgt eller ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. *Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Det er viktig at kommunens folkevalgte og ansatte i sentrale administratives stillinger kan dokumentere sin habilitet. 6. Bistilling Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune, og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling. 7. Gaver og andre fordeler Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, og være i strid med straffelovens 276, 276 a-c. Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og

17 representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra leverandører eller kunder. Rabatter ved private kjøp kan bare mottas når dette er innført som en generell ordning for ansatte. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter særskilt vedtak etter rådmannens avgjørelse. 8. Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler. Innkjøp skal foretas i henhold til Innkjøpsrutiner for Hitra kommune, jfr. Hitra kommunes økonomireglement og gjeldende lovverk. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med vedtak og gjeldende retningslinjer. 9. Oppfølging Uregelmessigheter og mistanke som sådanne skal rapporteres. Slike saker søkes løst på lavest mulig nivå, om nødvendig i samarbeid med rådmannen. Saker som ikke løses administrativt skal legges fram for personalutvalget til behandling. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 10. Taushetsplikt Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i kommunen, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i kommunen. For øvrig vises til forvaltningsloven og særlover sine regler om taushetsplikt. 11. Omfang De etiske retningslinjene gjelder også for Hitra Storkjøkken KF

18 Retningslinjer ved behandling av tips / mistanke om uregelmessigheter. 1. Ved tips og mistanke - den første fasen: * Innledende undersøkelser for å bekrefte / avkrefte * Undersøkelsene kan være innenfor og eller utenfor egen virksomhet: - hva kan ha skjedd - bakgrunnsinformasjon (f.eks. sjekke saksbehandling m.v.) - bevissikring 2 I den første fasen er det viktig å tenke seg godt om, og involvere en overordnet (eller sideordnet dersom det er mest naturlig), for å drøfte situasjonen og hva som kan / bør gjøres av undersøkelser. Det kan være et poeng at dette skal foregå uten at noen får vite om det (undersøke, å sikre bevis og liknende) 3. Ved bekreftet mistanke, må en vurdere hvordan en vil gå videre. Det kan være hensiktsmessig å lage en aksjonsplan. Den kan omfatte: - kontakt med advokat (arbeidsrett) - kontakt med personalkonsulent - samtaler med den/de "mistenkte" - anmeldelse 4. En skal ikke under noen omstendighet gå videre med en aksjonsplan uten at nærmeste overordnet, evt. personalkonsulent, evt. ordfører er informert og rådført. 5. I hele prosessen er det viktig at alle forhold og opplysninger blir dokumentert

19 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Retningslinjer for bruk av sosiale medier Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Forslag - Retningslinjer for sosiale medier 2 Regler og retningslinjer vi må forholde oss spesielt til når vi deltar i sosiale medier Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Det ble foreslått å utsette saken med bakgrunn i at organisasjonene ikke har vært involvert i utarbeidelsen av «Retningslinjer for bruk av sosiale medier». Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

20 Side 2 av 2 Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar retningslinjer for bruk av sosiale medier slik de er fremlagt. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

21

22

23

24 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/82-69 Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Søknad om støtte - Hitra Sogns Forsamlingshus Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: Søknad om støtte til Hitra Sogns Forsamlingshus på kr avslås. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

25 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken - Søknad fra Hitra Sogns Forsamlingshus av 12. april Søknaden gjelder støtte til utvidelse av bygg for å få plass til handicaptoalett. - Forslag fra kommunestyrerepresentant i Kommunestyrets SAK 109/12. Saksopplysninger Søknaden fra Hitra Sogns Forsamlingshus har vært behandlet som delegert sak under «2B Tilskudd til kulturformål Prosjektstøtte», Tildeling 1/2012. I denne behandlingen er søknaden tildelt kr. I kommunestyrets SAK 109/12 «Søknad om støtte til endring av Hitra Idrettspark - Delanlegg Friidrett» ble det bl.a. fremmet følgende endringsforslag av Tom Skare, FRP: 3. Hitra kommune bevilger også kr til Hitra sogns forsamlingshus, Melandsjø til oppgradering av lokalene tilpasset bevegelseshemmede jfr. Søknad av Totalkostnadene her er beregnet til kr Kommunestyret vedtok følgende: 4. Forslag fremmet i møtet av FRP oversendes Formannskapet for nærmere vurdering, før forslaget knyttet til pkt. 3 blir realitetsbehandlet i Kommunestyret. Søker skriver i søknaden bl.a. følgende: Huset brukes av bygdas eldre der flere er avhengig av handicaptoalett. Toalettbygget er i dårlig forfatning og er ikke godkjent for bevegelseshemmede. I tillegg innebærer ombyggingen en utvidelse av Lillesalen og ny trapp til 2. etg. Totalt regner de med at ombyggingen vil koste ca kr. og har satt opp følgende finansieringsplan: - Egenkapital Hitra kommune Hitra Sanitetsforening Dugnad Siden 2003 er det gjort en betydelig oppussing av lokalene, bl. a. nytt tak, nytt moderne kjøkken, skiftet vinduer etc. Mye av dette er gjort på dugnad av bygdas folk. Vurdering Rådmannen ser viktigheten av et aktivt og levende lokalsamfunn. Hitra Sogns Forsamlingshus er for mange av Melandsjøs innbyggere en naturlig samlingsplass. Men her på Hitra er det mange bygder og mange ulike forsamlingshus. Det har ikke vært tradisjon for kommunen å tildele midler til oppussing av lokalene, dette har vært gjort av det enkelte bygde/grendelag. Pr. i dag dekker kommunen kommunale avgifter for lag og foreninger, og tildeler etter søknad prosjektstøtte så langt det finnes midler. Støtte ut over dette vil gi presedens og medføre at mange av kommunens grendehus vil søke støtte fra kommunen til vedlikehold og rehabilitering av grendehusene. Søknaden tilrådes derfor avslått. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

26 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 150 Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Budsjettjustering 2012 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: Investeringsoversikt Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar følgende endringer i budsjettet for 2012: 1. a) Rammetilskudd kriseskjønn - merinntekt kr b) Overføres RO 3 kr RO 2 kr Mindreutgifter budsjetterte renter kr overføres til avdrag. 3. Investeringer 2012 justeres i forhold til vedlagte skjema. Total investeringsramme for 2012 settes til kr Finansiering skjer ved bruk av momskompensasjon med kr , som skjer ved overføring fra drift. 4. Det foretas avsetning til disposisjonsfond med kr , som finansieres av momskompensasjon investeringer. 4. Lån DalPro AS kr omgjøres til tilskudd. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

27 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken I forbindelse med årsavslutningen av regnskapet må det foretas en del justeringer av budsjettet for å bringe budsjettet i samsvar med regnskapet. Tilpasninger i investeringsregnskapet har mer fokus enn tidligere, prosjekter hvor ubrukte lånemidler skal finansiere årets forbruk må legges i budsjett og merforbruk må dekkes inn, enten ved å omprioritere fra prosjekter som ikke er startet opp i 2012 eller ved bruk av ubrukte lånemidler. Saksopplysninger: 1. Økt rammetilskudd kriseskjønn Fylkesmannen har tildelt Hitra kommune kriseskjønn ut fra søknader med kr Tildelingen gjelder ressurskrevende brukere med kr , fremmedspråklig opplæring kr Midlene overføres kommunensammen med rammetilskuddet. I og med at de er knyttet til konkrete behov er det viktig å overføre midlene til de rammeområdene utgiftene er knyttet til. 2. Renter og avdrag Det vises til kommentarene i økonomisk rapport 2.tertial, hvor det ble vist til at innbetalte avdrag for 2012 er litt for lav i forhold til hva som beregnes som minimumsavdrag ca. kr Denne merutgiften kan finansieres ved at renteutgiftene for 2012 blir noe lavere enn budsjettert. Forskjellen mellom budsjetterte og betalte renter vil da være så små at det er vanskelig å beregne en avsetning til rentefond. 3. Investeringsregnskapet Som vist til under bakgrunn for saken så skal investeringene følges opp for det enkelte år. I kommunelovens 46 heter det: Årsbudsjettet er bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Dette indikerer at budsjetterte prosjekter som ikke er iverksatt eller fullført innenfor planlagt budsjettår må tas med i årsbudsjettet for kommende år. Enten i det ordinære budsjettetvedtaket eller ved en budsjettjustering. I 2013 blir det lagt fram egen sak om prosjekter som ikke er iverksatt eller fullført i Dersom det skjer endringer i budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal kommunestyret foreta nødvendige endringer i budsjettet, jfr. kommunelovens 47 nr. 2 og 3. Det følger av dette at kommunestyret skal foreta nødvendige endringer i årsbudsjettet ved vesentlig svikt i budsjetterte inntekter eller ved vesentlig økning i budsjetterte utgifter. Det vil også kunne være behov for endringer i årsbudsjettet selv om den totale budsjettbalansen ikke er forrykket. Kravet til budsjettregulering gjelder også for enkelte bevilgninger når forventede utgifter overskrider de enkelte rammer som er vedtatt i årsbudsjettet. Det er nivå for budsjettvedtaket som er styrende for budsjettets bindende karakter. Dette innebærer at forsinkelser eller forseringer av investeringsprosjekter som påvirker kommunestyrets bevilgninger (jf. Skjema 2 B), må innarbeides i et revidert budsjett når avvikene tilsier det. Tilsvarende gjelder for forventninger om økninger/-reduksjoner i utgifter eller inntekter. Det er viktig å presisere at det ikke er tilstrekkelig for å oppfylle lovens krav å legge til grunn at investeringsprosjekter anses fullfinansiert etter en vedtatt økonomiplan eller tidligere års budsjettvedtak. Vedtatt økonomiplan eller tidligere års budsjettvedtak regnes ikke som Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

28 Side 3 av 3 bevilgninger som kan disponeres i inneværende år. Med bakgrunn i dette er det utarbeidet en oversikt som viser de prosjekter hvor det er mer- /mindreforbruk samt finansieringen av prosjektene. Det er den totale bevilgning som er viktig, den legger rammen for de totale investeringer for Gjennom finansieringen fremkommer momskompensasjonen som blir brukt med 60 prosent til finansiering av prosjektene. Resterende kr. 2,5 mill. kr. avsettes til fond, for å brukes til ekstraordinære formål innen rammeområdene, samt kultur/næring. 4. Lån DalPro AS Av balansen fremkommer lån til DalPro AS stort kr Lånet ble innvilget for mange år siden, og har vært rente- og avdragsfritt. I og med at det ikke betales renter eller avdrag på lånet er det i realiteten ikke et lån og skal derfor ikke fremkomme av balansen som utlån, og dermed forventet inntekt. Rådmannen foreslår derfor å omgjøre lånet til tilskudd, som det i realiteten alltid har vært. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

29 INVESTERINGER Bevilget Ny bevilg. Ansvar Prosjekt PROSJEKT Lån Moms 60 % mva. Ref./tilsk. E.kap IKT-utstyr og programvare Tjenestebiler Rådhuset renovering/tilbygg Kulturbygg Sum pol.virksomhet/adm PPT-forprosjektering IT i skolen Fillan skole-scene-gym.sal -tilr.legg Fillan skole - brakkerigg Strand oppvekstsenter - renovering Skoler/barnehager uteomr Friluftsbarnehage Sum oppvekst Livsstil- og folkehelse Meldingsløftet Helsetunet - nytt varslingsanlegg Ambulanselokaler for utleie Helsetunet - carport/bil Øytun -enkel påbygging/inventar Intermediæravdeling Sum helse og omsorg Ægir -havbruksmuseum Kulturskolen - inventar/instrumente Kirker Dolm - parkering/vannkilde Sum kultur og kirke /86 Kjøp av utleiebolig Infrastruktur - vei Vikaholmen Boligprogram Neverlia Landbase Redningsselskapet Boligfelt del IV - utbygging Utearealer skole/bhg. - Aurn Næringsareal - tilrettelegging Kuøya industriområde Hestvika havn Jøstenøya - kjøp av grunn Jøstenøya - planlegging/utredning Jøstenøya - infrastruktur Gårdskart Kjøp av gravemaskin Renovering kommunale bygg Lagringsplass - kjøp av grunn /98/99Vassverksutbygging Avløp og rensing Lervågen - renov./oml./industriom Sandstad hurtigbåtterminal Værstasjon-met /6668 Kommunale veier Trafikks.tiltak G/S-underg. FV Sum drift, PLM og brann SUM Investeringer - totalt SUM Lån SUM Momskompensasjon Sum refusjoner/tilskudd SUM Egenkapital 7 566

30 Nye tiltak IKT 150 Fillan skole 220 Fillan skole HC-tilpasning Strand skole trafikkareal 500 Helsøysund skole Sosial/barnevern - program 220 Helsetun - avfall 550 Kvenvær omsorgssenter 200 PCB-armeatur 400 Avløp rådhus/skole Kirker/kirkegårder Uteareal - skilting 100 Knarrlagsund - avløp 300 Brannmateriell 250 Kommunale veier 500 Helgebostad bru Bussholdeplass 500 Sum Innsparinger Hitra borettslag Boliger eldre 200 Legekontor - rønten Forskyvd til 2005 Ægir Forskyvd til 2005

31 HITRA KOMMUNE Helse- og omsorg Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Harald M. Hatle Dato: Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd for Samhandlingsenheten i Øyregionen - Hitra og Frøya kommuner Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Helse- og omsorgskomiteen /12 Formannskapet /12 Vedlegg: Utkast til samarbeidsavtale for samhandlingsenheten i Øyregionen. Innstilling: 1. Hitra kommunestyre vedtar vedlagte Samarbeidsavtale om Samhandlingsenheten i Øyregionen, avtale om forvaltnings og tjenestesamarbeid på helse og omsorgsområdet mellom Hitra og Frøya kommuner. 2. Tjenestesamarbeidet organiseres som vertskommunesamarbeid med felles folkevalgte nemnder i samsvar med kommunelovens 28c, og med gjennomgående representasjon fra begge deltakerkommunene. 3. Hitra kommunestyre delegerer til nemndene følgende, fra og med 1. mars 2013: Oppgaver knytta til lov om kommunale helse og omsorgstjenester, lov om folkehelsesamarbeid, lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern, lov om barneverntjenester og lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen for de forvaltnings og tjenesteområdene som inngår i samhandlingsenheten i Øyregionen under felles folkevalgte nemnder. Fra og med samme dato trekkes delegert fullmakt / myndighet for de samme ansvarsområdene som i dag er lagt til helse og omsorgskomiteen (hovedutvalg for drift). 4. Felles nemnd(er) gis i oppgave å utarbeide mer detaljerte samarbeidsavtaler for det enkelte tjenesteområde, herunder revidere avtaler for felles barne og familietjeneste og sosialtjenesten i NAV. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

32 Side 2 av 2 5. Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlemmer til de felles folkevalgte nemndene og med full gjennomgående representasjon: 1) Personlig vara: 2) Personlig vara: 3) Personlig vara: 6. Hitra kommunestyre gir fullmakt til nemnda i samsvar med vedlagte avtale. 7. Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlem til de to klagenemndene: 1) Vara: Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Harald M. Hatle Kommunalsjef helse- og sosial Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

33 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra og Frøya kommunestyrer behandlet i august / september i år sak om etablering av en Samhandlingsenhet i Øyregionen, interkommunalt samarbeid mellom Hitra og Frøya kommuner på helse og omsorgsområdet. Kommunestyrene vedtok videre at tjenestesamarbeidet organiseres med bruk av vertskommunemodell, administrativt faglig samarbeid samt felles folkevalgt nemnd i samsvar med 28c i kommuneloven for det samlede samarbeidet. Kommunestyrene ga slik bestilling til rådmennene: Rådmennene utreder nærmere, etter oppdrag fra de to kommunestyrene, forslag til administrativt og politisk styringsoppsett for det utvidede samarbeidet og da medtatt folkevalgt nemnd, i tråd med 28c i kommuneloven, som fremmes for behandling i kommunestyrene 2. halvår Saksopplysninger Hitra og Frøya kommuner deltok i utrednings og utviklingsprosessen knytta til samhandlingsreformen, gjennom et tolvkommuners samarbeid i Orkdalsregionen (SiO). 8Konklusjon fra prosessen var at kommunene skulle samarbeide om noen få utvalgte oppgaver, slik som øyeblikkelig hjelp avdeling, som startes opp i lokalene til Orkdal sykehus på slutten av Videre kunne det være naturlig at mindre kommunegrupper etablerer samarbeid i mindre sub regioner på andre forvaltnings og tjenesteområder, i tillegg til at det i hver kommune fortsatt skal forefinnes alle viktige basistjenester som sykehjem, hjemmesykepleie m.m. Hitra og Frøya kommuner etablerer nå et bredt samarbeid på helse og omsorgsområdet, i en subregion, for å styrke kommunenes evne til å gi kvalitative gode helse og omsorgstjenester fra robuste enheter med gode og sterke fagmiljø. Som prioriterte nye tiltak / tilbud skal følgende forvaltnings og tjenesteområder inngå (verskommune er angitt for de ulike samarbeidsområdene): a) Folkehelsearbeid med felles folkehelsekoordinator Frøya kommune b) Livsstil og folkehelsesenter m/medisinsk treningsklinikk Hitra kommune c) Psykisk helse Frøya kommune d) Kompetanseutvikling Frøya kommune e) Forvaltningskontor Hitra kommune f) IKT for helse og omsorg Hitra kommune Rådmennene har nå, i tråd med bestillingen fra de to kommunestyrene, laget et utkast til overordnet samarbeidsavtale, som avklarer oppgaver og funksjoner for den nye felles nemnda og så langt nødvendig det administrative apparat / system for de to kommunene som vertskommuner. I tillegg til vedlagte utkast til overordnet samarbeidsavtale, legges det til grunn at det utarbeides mer detaljerte avtaler for de ulike samarbeidsområdene. Inngåtte avtaler for barnvernsområdet og sosialtjenesten i NAV gjennomgås tilsvarende og oppdateres i hht. retningslinjene for det utvidede samarbeidet. Tillitsvalgte er invitert inn i prosessen med å utvikle det praktiske samarbeidet gjennom deltakelse i administrativ styringsgruppe. Vider deltar de en egen arbeidsgruppe som ser på lønns og arbeidsvilkår for ansatte i vertskommunesamarbeidene. For øvrig vil tillitsvalgets rolle i det daglige på de aktuelle tjenestesamarbeidene være knytta opp mot vertskommunen for de ulike tjenesteområdene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

34 Side 4 av 4 Det foreslås nå slik videre prosess fram mot etablering av felles nemnd: Desember Desember Desember / januar Januar / februar Mars -> første gangs behandling politisk, i komiteer / hovedutvalg og formannskap -> innspill til samarbeidsavtalen fra de to kommunene -> forslag til endelig samarbeidsavtale drøftes med fylkesmannen -> sluttbehandling i de to kommunestyrene, medtatt oppnevning av representanter til felles nemnd(er) og klageutvalg -> Konstituerende møte i ny felles nemnd, med valg av leder, nestleder m.m. Vurdering Det interkommunale samarbeidet som er planlagt for helse og omsorgstjenestene bidrar til at disse tjenesteområdene i kommunene nå er pådrivere i et viktig utviklingsarbeid for begge kommunene, med fokus på fornying, innovasjon og kvalitet innenfor bærekraftige strukturer. Utviklingsarbeidene synes håndtert positivt fra ledere og ansatte i begge kommunene og erfaringene som nå hentes i dette arbeidet kan senere også ha overføringsverdi til nødvendige utviklingsprosesser på andre tjenesteområder i kommunene hver for seg eller i et utvidet samarbeid interkommunalt. Rådmennene i Hitra og Frøya kommuner har, etter bestilling fra kommunestyrene, utarbeidet et utkast til styringsdokument for det vedtatte interkommunale samarbeidet på helse og omsorgsområdet. Interkommunalt samarbeid er en relativ vanlig måte å løse ulike kommunale utfordringer. Det viser seg likevel at en svært stor andel av interkommunalt samarbeid foregår i litt mer uformelle fora og/eller som administrative vertskommunesamarbeid. Administrasjonen har derfor rådført seg med fylkesmannen i arbeidet med å utforme utkast til styringsdokument for det interkommunale samarbeidet som også innbefatter felles politisk nemnd. Vedlagte utkast til samarbeidsavtale skal gi et overordnet mandat for den nye felles nemnda med politisk representasjon fra Hitra og Frøya kommuner. Det forutsettes at det senere utarbeides mer detaljerte styringsdokument for de enkelte samarbeidsområdene, medtatt felles utviklingsmål for områdene. Det bør være en målsetting på at slike avtaler skal kunne behandles senest i tredje kvartal i Konkret til vedlagte utkast til samarbeidsavtale: Avtalens pkt 1 og 3: Kommunelovens bestemmelser i pgf 28, som omhandler felles politisk nemnd i vertskommunesamarbeid er å forstå slik at det skal være en nemnd for hvert tjenestesamarbeid, alternativt som et minimum en nemnd for hver vertskommune. Dette innebærer at for det skisserte samarbeidet i Samhandlingsenheten i Øyregionen, hvor både Hitra og Frøya skal ha vertskommunerolle, blir det minimum to felles nemnder. Tilsvarende blir det foremelt sett to klagenemnder, en til hver vertskommune. Det legges til grunn at selv om dette må hensyntas ut fra formelle og juridiske forhold, vil det så langt mulig bli snakk om felles nemnda i det daglige. Naturlig blir da at det blir full gjennomgående representasjon, dvs. at kommunene oppnevner de samme representantene til begge nemndene og begge klagenemndene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

35 Side 5 av 5 Avtalens pkt 2.1: Det vil være slik etter etablering av felles nemnd at delegert myndighet fra kommunestyrene knytta til helse og omsorgslovene delvis vil være delegert til egne politiske underutvalg og delvis vil være direkte delegert fra kommunestyrene til felles interkommunal nemnd. Formelt må da kommunestyrene tilbakekalle delegert fullmakt til underutvalg på de forvaltnings og tjenesteområdene som inngår i Samhandlingsenheten i Øyregionen og samtidig delegere (overføre) denne myndigheten til ny felles interkommunal nemnd. Det må påregnes en del praktiske overgangsutfordringer knytta til dette og det kan kanskje være fornuftig å ha ett eller flere fellesmøter mellom ny nemnd og helse og omsorgskomiteen på Hitra og Hovedutvalg for drift på Frøya. Det vil være noe avvikende delegeringsregler for samarbeid knytta til Lov om barneverntjenester. Avtalen pkt 2.2: Opplisten strategiene som ligger til grunn for forvaltnings og tjenestesamarbeidet. Felles nemnd får i oppgave å sikre at det utarbeides mer detaljerte samarbeidsavtaler for de ulike forvaltnings og tjenestesamarbeidene i løpet av Avtalens pkt 3.1: Det foreslås at nemnda har tre medlemmer fra hver kommune, med personlige vararepresentanter. For øvrig i pkt 3 om myndighet, oppgaver og om videredelegering til vertskommunen i det daglige. Avtalens pkt 4: Om rollen som vertskommune for de ulike samarbeidene, hvilke rettigheter og plikter følger rollen som vertskommune. Avtalens pkt 5: Omhandler system og rutiner knytta til økonomi og økonomiforvaltning, herunder kostnadsfordeling. Generell tilnærming er at så langt mulig skal kostnader fordeles 50% på hver og at det skal ligge til grunn at begge kommunene i rollene som vertskommuner bidrar til kostnadseffektiv drift. For detaljer, se avtalen. Avtalens pkt 6: Legges til grunn full rapportering hvert tertial i samsvar med dagens praksis i begge kommunene. Nemnda må vurdere om det er behov for mer detaljert rapportering på ett eller flere av samarbeidsområdene utenfor tertialrapporteringen. Avtalens pkt 7 13: Formelle og/eller juridiske forhold knytta til forvaltnings og tjenestesamarbeidet. Videre om regler ved evt. opphør av hele eller deler av samarbeidet. Rådmennene vil kunne gi utfyllende informasjon ved saksbehandlingen i kommunene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

36 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: Internett: Side 6 av 6

37 Forslag til Samarbeidsavtale Avtale mellom Frøya og Hitra kommuner om forvaltnings og tjenestesamarbeid innenfor helse og omsorgsområdet i en vertskommunemodell Samhandlingsenheten i Øyregionen

38 Innholdsfortegnelse 1 Samarbeidsavtale Bakgrunn, innhold og formål Felles folkevalgt nemnd Vertskommunen Økonomi Samråd, nettverk, informasjon og arkiv Klagebehandling Ikrafttredelse, endringer Mislighold Tvister Avtalens varighet Oppsigelse Omgjøring av vedtak Utvikling av samarbeidet evaluering...8 Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 1 av 8

39 1 Samarbeidsavtale Mellom Frøya kommune og Hitra kommune som deltakerkommuner i et interkommunalt samarbeid på helse og omsorgområdet, til daglig benevnt Samhandlingsenheten i Øyregionen Frøya kommune vil være vertskommune for 1) Felles personale knytta til kompetansetiltak og kompetanseutvikling 2) Fellestiltak innen barnevern 3) Fellestiltak innen psykisk helse, rusomsorg og sosialtjenestene i NAV 4) Folkehelsekoordinator Hitra kommune vil være vertskommune for 1) Felles livsstil og folkehelsesenter, medtatt Frisklivstilbud, medisinsk treningsklinikk og lærings og mestringstilbud 2) Forvaltningskontor og fellestiltak IKT og støtte og organisatorisk samarbeid mellom deltakerkommunene, men uten ordinær vertskommunefunksjon for 1) Kommunale jordmortjenester 2) Felles bruk av korttidsplasser i sykehjem 3) Dialyse 4) Felles legevakt De organisatoriske samarbeidene er ulikt organisert og drevet. Listen over slike samarbeidsområder trenger heller ikke være uttømmende. 2 Bakgrunn, innhold og formål Kommunene er etter LOV nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven), LOV nr 29: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven), LOV Lov om etablering og gjennomgjennomføring av psykisk helsevern (Psykisk helsevernloven), LOV Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen og Lov om barnverntjenester pålagt ansvar for å tilby et bredt sett av helse- og omsorgstjenester til kommunens innbyggere og å drive omfattende folkehelsearbeid i organisasjon og lokalsamfunn. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngår kommunene i øyregionen denne avtalen om vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommuneloven 28 c for i fellesskap å drive forvaltning og drift av utvalgte kommunale helse og omsorgstjenester samt drive et aktivt og målretta folkehelsearbeid i Øyregionen på kommune og samfunnsnivå. Avtalen inngås med bakgrunn i vedtak fattet i deltakerkommunenes kommunestyrer i august/september 2012, og for øvrig kommunenes vedtatte strategier for å gi kvalitativt gode helse og omsorgstjenestetilbud knytta til samhandlingsreformen m.m. samt prioritert for forebyggende og helsefremmende arbeid mot befolkningen i Øyregionen. Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 2 av 8

40 2.1 Formål Formålet med å inngå avtalen og eventuelt senere utvidelser av samarbeidet er å: a) Sikre at kommunene kan tilby tjenester av høy kvalitet b) Bidra til at kommunene har høy faglig kompetanse og kostnadseffektiv utførelse av lovpålagte oppgaver c) Bidra til en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne, effektiv saksbehandling, med habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen, og et godt samarbeid med andre offentlige instanser. d) Delta på kommunenivå til å utforme en helhetlig tiltakskjede til pasientenes / brukerens beste e) Legge forholdene til rette for nyskapende interkommunale tjenester i skjæringspunktet mellom kommunehelsetjenesten, spesialisthelsetjenesten og frivilligheten. Samarbeidskommunene i fellesskap har ansvaret for at formålene kan realiseres. 2.2 Felles strategi og utviklingsmål for samarbeidsområdene: Etablering og senere utvikling av Samhandlingsenheten i Øyregionen skal ha kvalitet i tjenesteytingen til innbyggerne som hovedfokus. Kommunene er enige om at følgende skal ligge til grunn som bærende strategier for enheten: Tjenestetilbud tilpasset framtidige behov Folkehelse og frivilligstrategi Kompetansebygging og innovasjon Bærekraftig ressursutvikling Det skal i løpet av 2013 utarbeides mer detaljerte samarbeidsavtaler for de ulike forvaltnings og tjenestesamarbeidene som vil beskrivelse mål, delmål og tiltak for de ulike forvaltnings og tjenesteområdene: Barneverntjenesten Felles forvaltningskontor IKT og støttefunksjoner Folkehelsekoordinator Kompetanseutvikling Livsstil og folkehelsesenter Psykisk helse, rus og sosialtjenesten i NAV 3 Felles folkevalgt nemnd Det opprettes to felles folkevalgte nemnder med full gjennomgående representasjon. En nemnd er knytta opp mot Frøya som vertskommune og en nemnd er knytta opp mot Hitra som vertskommune og med medlemmer fra deltakerkommunene. Nemndene har felles (samme) leder og nestleder og opptrer i størst mulig grad som en nemnd i det daglige. Medlemmer og varamedlemmer velges for fire år med en funksjonstid som følger valgperioden (første gang ut valgperioden ), og utpekes av deltakerkommunene etter ordinære valgregler i kommunene. Nemnda velger selv leder og nestleder. Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 3 av 8

41 3.1 Representasjon Nemnda skal ha følgende representasjon: Kommune Antall representanter Frøya 3 Hitra 3 Det velges personlige vara for de faste medlemmene. 3.2 Nemndas myndighet og oppgaver Nemnda er fra og med delegert myndighet fra Hitra og Frøya kommunestyrer, for oppgaver som følger av helse og omsorgslov, folkehelselov, lov om psykisk helsevern, lov om barneverntjenester og lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen så langt de omhandler oppgaver som inngår i samhandlingsenheten for Øyregionen. Kommunene delegerer for øvrig til nemnda følgende myndighet og oppgaver: a) Være ansvarlig for at drifta av forvaltnings og tjenestetilbudene som inngår i samhandlingsenheten skjer i tråd med avtale og handlingsdel av budsjett / økonomiplan b) Fremme forslag til detaljerte samarbeidsavtaler for de respektive samarbeidsområdene og for øvrig følge opp den overordnede samarbeidsavtalen i det daglige c) Fremme forslag til driftsbudsjett, økonomiplan og utviklingsplan for samhandlingsenheten, og innstille til vedtak i deltakerkommunene og i vertskommunen. Ta stilling til håndtering av uforutsette kostnader. d) Innstille i saken om godkjenning av regnskap for de to kommunenes bidrag i samhandlingsenheten e) Føre tilsyn med drifta gjennom behandling av kvartalsvis rapportering fra vertskommunen f) Sikre at innbyggerne får god informasjon om virksomheten g) Være kommunenes felles strategiske organ for videreutvikling av samarbeidet, og utvikle gode former for dialog mellom kommunene h) Gjennomføre tidsavgrensede prosjekter med ekstern finansiering, uten godkjenning i hver enkelt deltakerkommune i hvert enkelt tilfelle Nemnda er delegert å handtere og å treffe beslutninger i prinsipielle saker som inngår i samhandlingsenheten og som ikke må behandles av kommunestyret selv. Saksbehandlingsreglene for folkevalgte organer i kommunelovens kap 6 gjelder for nemnda. Det ligger utenfor nemndas myndighet å ta ut søksmål eller inngå forlik i forbindelse med eventuell rettstvist knyttet til myndighet eller oppgaver som ligger til nemnda. Vertskommunens rådmann, eller den vedkommende gir sin fullmakt, er sekretær for nemnda og har møte- og talerett i nemnda. Vertskommunen organiserer selv for øvrig arbeidet med oppgaver den etter denne avtalen skal løse. Nemnda foreslår et opplegg for medvirkning for representanter fra brukergruppene. Side 4 av 8 Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene

42 3.3 Videredelegering Nemnda skal videredelegere alle saker som ikke er av prinsipiell betydning til vertskommunens rådmann. For delegering i medhold av Lov om barnevernstjenester gjelder særskilte bestemmelser. 4 Vertskommunen 4.1 Myndighet og oppgaver Hitra og Frøya kommuner, i sine roller som vertskommuner, skal ivareta ansvar for daglig drift av de forvaltnings og tjenesteoppgaver som inngår i denne samarbeidsavtalen og som den enkelte kommune har vertskommunefunksjon for. Dette omfatter: a) å følge opp kommunenes ansvar for områdene som omfattes av samarbeidsavtalen b) å ansette og ha arbeidsgiveransvar for alle ansatte i sine vertskommuneområder. c) å ha nødvendige støttefunksjoner for drift d) å ha nødvendige støttefunksjoner for nemnda e) å utarbeide økonomiplan og årlig driftsbudsjett for sine vertskommuneområder f) å utarbeide årsregnskap for sine vertskommuneområder g) å sørge for at den folkevalgte nemnda har tilstrekkelig informasjon for å utøve sin funksjon 5 Økonomi De respektive forvaltnings og tjenestesamarbeidene med ansatte er en del av vertskommunen. Arbeidet med forslag til handlingsplan / handlingsprogram og økonomiplan og årlig driftsbudsjett følger, så langt ikke annet er særskilt avtalt, vertskommunens rutiner og regelverk. Den folkevalgte nemnda fremmer sitt forslag til årsbudsjett og handlingsplan / handlingsprogram for tjenesteområdene som inngår i samhandlingsenheten og oversender deltakerkommunene disse innen ultimo september hvert år. Handlingsplan / handlingsprogram og årsbudsjett er gyldig når kommunestyret i vertskommunen har vedtatt disse, og deltakerkommunenes kommunestyrer har vedtatt størrelsen på kommunens tilskudd. Nye tiltak som det ikke er budsjettdekning for, kan ikke iverksettes før deltakerkommunene har gitt sin godkjenning. 5.1 Kostnadsfordeling Deltakerkommunene dekker netto kostnader til drift med 50 % hver til lønn, sosiale utgifter og ordinære driftskostnader. Det beregnes ikke kostnader for husleie, administrasjonskostnader sli som lisenser m.m. Hver enkelt deltakerkommune dekker klient - / brukerkostnader som påløper som følge av enkeltvedtak fattet av fagenhetene i de to kommunene eller andre bruker - / klientkostnader som skal dekkes av kommunen ut fra gjeldende lovverk. Oppstår ekstraordinære eller uforutsette kostnader, må vertskommunen ta dette opp med nemnda, med sikte på at kostnadene blir dekt inn. Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 5 av 8

43 Følgende kostnader skal ha særskilt fordeling: Barneverntjenesten Kostnader ført på ansvar for forebyggende tiltak og kostnader knytta til omsorgstiltak Felles forvaltningskontor Ingen kostnader med særskilt fordeling. Tjenester som skal ytes som følge av enkeltvedtak i forvaltningskontoret dekkes av brukerens bostedskommune IKT og støttefunksjoner Ingen kostnader med særskilt fordeling Folkehelsekoordinator Ingen kostnader med særskilt fordeling Kompetanseutvikling Ingen kostnader med særskilt fordeling Livsstil og folkehelsesenter Ingen kostnader med særskilt fordeling Psykisk helse, rus og sosialtjenesten i NAV Lokalleie for NAV i hver av kommunene fordeles særskilt og i tråd med gjeldende praksis, tilsvarende kommunenes andel av lønn leder m.m. Klientkostnader knytta til sosialtjenesten i NAV og betalt rusbehandling i andre kommuner eller private tilbud Organisatoriske samarbeid Avklares i hvert enkelt tilfelle / tjenesteområde. 5.2 Årsavregning a) Årsavregning skjer primo februar b) Underskudd dekkes inn med kostnadsfordeling/finansiering som forutsatt i kap Kostnadsfordelingen beregnes med de samme parameterne som i budsjettet. 5.3 Forfall Deltakerkommunenes andel av fastsatte utgifter forfaller til betaling 1. juli. Eventuelt underskudd som følger av årsavregning forfaller til betaling 15. februar. 5.4 Nyetableringer/investeringer Investeringer knytta til forvaltnings og tjenesteområdene som inngår i samhandlingsenheten dekkes som hovedregel av vertskommunen. Evt. investeringer i samhandlingsenheten som skal inndekkes av begge deltakerkommunene må avtales i den enkelte sak. 5.5 Godgjøring til folkevalgte Godtgjøring til medlemmene i nemnda skal skje i samsvar med vertskommunens regler og belastes ansvar for folkevalgte i deltakerkommunene. Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 6 av 8

44 6 Samråd, nettverk, informasjon og arkiv 6.1 Faglig nettverk Rådmennene i kommunene kan etablere et arbeidsutvalg innenfor helse og omsorgsområdet med representanter fra deltakerkommunene. Arbeidsutvalget kan tillegges det daglige ansvar for å koordinere arbeidet opp mot felles folkevalgt nemnd. 6.2 Rapportering Deltakerkommunene skal hver for seg utarbeide økonomiske rapporter hvert tertial som forelegges nemnda til behandling. Rapporten sendes også direkte fra vertskommunen til administrasjonen i deltakerkommunen. Vertskommunen utarbeider nærmere rutiner for alle former for rapportering i tråd med gjeldende praksis for rapportering i vertskommunen. Vertskommunen oversender årsrapport og regnskap til deltakerkommunen. 6.3 Arkiv Arkivet er en del av vertskommunenes arkiv. Vertskommunene har ansvar for daglig- og bortsettingsarkiv i samsvar med den enhver tid gjeldende arkivlov. Kopi av innkalling til møter, saksdokumenter og referater sendes til deltakerkommunenes postmottak for arkivering. 7 Klagebehandling Det opprettes to klagenemnder, en for hver vertskommune, med to medlemmer som oppnevnes av kommunestyrene i deltakerkommunene, jfr. kommunelovens 28 g. Valgene skjer med full gjennomgående representasjon. Nemndene er etter kommuneloven underinstans ved klagebehandling, men kan delegere til rådmannen i vertskommunen å være underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. På mange saksområder er det fastsatt i særlov at klage over kommunale vedtak skal avgjøres av et statlig klageorgan (ofte fylkesmannen). Klagesaken går i slike tilfeller ikke via den enkelte deltakerkommune, men direkte fra vertskommunen til det statlige klageorganet. 8 Ikrafttredelse, endringer Denne avtalen er utstedt og underskrevet i 2 to eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett - eksemplar hver. Avtalen trer i kraft fra Deltakerkommunene overfører samtidig myndighet og oppgaver til den folkevalgte nemnda og indirekte til vertskommunens rådmann. Avtalens gyldighet forutsetter etter kommuneloven 28 c godkjenning i den enkelte kommune. Avtalen er ikke gyldig før begge kommunestyrene har akseptert avtalen. Det kreves enighet mellom samarbeidskommunene for å endre avtalen, herunder for å legge nye oppgaver til vertskommunene. Evt. endringer i denne avtalen, nye del-avtaler eller tilleggsavtaler forutsetter godkjenning i deltakerkommunenes kommunestyrer. 9 Mislighold Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, kan deltakerkommunen kreve at samarbeidet opphører med øyeblikkelig virkning. Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene Side 7 av 8

45 10 Tvister Eventuell uenighet mellom partene i denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting skal være Sør-Trøndelag tingrett. 11 Avtalens varighet Avtalen er inngått uten tidsavgrensing, men med rett til oppsigelse for den enkelte samarbeidskommune i samsvar med bestemmelsenes i punkt Oppsigelse Deltakerkommunene kan ved skriftlig varsel til vertskommunen si opp avtalen med ett års varsel regnet fra det tidspunkt vertskommunen mottar oppsigelsen. Vertskommunen kan ved skriftlig varsel til deltakerkommunen si opp avtalen med ett års varsel regnet fra det tidspunkt deltakerkommunen mottar oppsigelsen. Sies avtalen opp av vertskommunen anses samarbeidet opphørt ett år etter at varsel er mottatt av deltakerkommunen. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale refusjon regnet fra 1. januar året etter at uttredelse har skjedd. Ved uttreden av samarbeidet refunderes ikke utlegg eller øvrige kostnader som kommunen har hatt gjennom samarbeidet. 13 Omgjøring av vedtak Reglene i forvaltningsloven 35 første ledd om adgangen et organ har til å omgjøre sitt eget enkeltvedtak, vil også gjelde for deltakerne i et vertskommunesamarbeid. For deltakerkommunen følger omgjøringsadgangen av kommuneloven 28 b nr. 6 og 28 c nr 8, og den er begrenset til de vedtak som retter seg mot kommunes egne innbyggere. Vertskommunens anledning til å omgjøre egne vedtak vil følge direkte av forvaltningsloven 35. Partene er enige om at slik omgjøring bare helt unntaksvis kan komme på tale. Om rutiner for handtering av slike situasjoner vises til punkt Utvikling av samarbeidet evaluering Det skal løpende vurderes hvorvidt avtalen skal utvides til å omfatte samarbeid om andre helse og omsorgsoppgaver, eller også utvides til å omfatte forvaltnings eller tjenesteoppgaver på andre fagområder. Hitra kommune Dato, sted Ordfører Frøya kommune Dato, sted... Ordfører Side 8 av 8 Samarbeidsavtale om forvaltnings og tjenestetilbud innenfor helse og omsorgstjenestene

46 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Valg av overskattetakstnemnd for perioden Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Saken fremmes uten innstilling. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: Internett:

47 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Hitra kommunestyre vedtok i K-sak 110/92 å innføre eiendomsskatt i Hitra kommune. Pkt. 4 i vedtaket sier: "Med hjemmel i byskattelovens 4 blir det oppnevnt en overskattetakstnemnd med varamedlemmer. Valgperioden følger kommunevalgperioden." Overskattetakstnemnda trer i funksjon når det er klaget på utskrivning av eiendomsskatt og skattetakstnemnda opprettholder sitt vedtak. Nemnda er sjelden i funksjon, men skal være oppnevnt. Saksopplysninger I eindomsskattelovens 20 heter det: «Klage etter 19, første leden, på utskriven eigedomsskatt vert avgjord av ei nemnd som kommunestyret vel. Kommunestyret kan anten oppretta ei eiga nemnd til å ta seg av oppgåvene eller leggja oppgåvene til ei anna kommunal nemnd.» I Hitra har det vært opprettet en egen klagenemnd for eiendomsskatt, kalt overskattetakstnemnda. Eiendomsskattelovens 21 lyder slik: «Ingen kan vera med i klagenemnda og avgjera ei klage a) når han eig, har pant i, leiger eller bur til leige på den eigedomen klaga gjeld, b) når han er skyld eller verskyld i opp- eller nedstigande line eller i sideline så nær som sysken med nokon som er i eit slikt høve som nemnd under a, c) når han er eller har vore gift med eller trulova med eller er fosterfar eller fostermor eller fosterbarn til ein eigar, d) når han er verje for nokon som er i eit slikt høve som nemnd under a, e) når han styrer eller er med i styret for eit selskap, eit samvirkeforetak, eit lag, ein sparebank, ei stifting eller ein offentleg skipnad som eig, har pant i, leiger eller bur til leige på eigedomen. Ein nemndmedlem er like eins ugild når det er til stades andre særlege omstende som er skikka til å veikja tiltrua til at han står fritt. Nemnda avgjer sjølv om ein nemndmedlem er ugild.» I 22 heter det: «Klagenemnda granskar, så langt det trengst, dei ting klaga gjeld. Klaga vert avgjord i orskurd med ei stutt grunngjeving for avgjerda. Når nemnda har føre ei klage, er sjefen for eigedomsskattekontoret med i drøftingane, men ikkje i avgjerda. Klagenemnda kan ikkje avgjera ei klage utan minst to nemndmedlemar er med i avgjerda. Står røystene likt, gjer røysta til leiaren utslaget.» Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

48 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Samarbeidsavtale om skatteoppkreverfunksjonen i Orkdalsregionen Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: Samarbeidsavtale om skatteoppkreverfunksjonen Innstilling: 1. Hitra kommunestyre vedtar å slutte seg til vedlagte samarbeidsavtale om skatteoppkreverfunksjonen i Orkdalsregionen. 2. Hitra kommunestyres vedtak forutsetter avdelingskontor på Hitra. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

49 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Ni av kommunene i Orkdalsregionen Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rindal, Skaun og Snillfjord har deltatt i et prosjekt for utvikling av fremtidig tjenestesamarbeid. Grunnlaget for prosjektarbeidet har vært ei felles intensjonserklæring som ble vedtatt i alle ni kommunestyrer i 2010 og som bl.a. sier at: Etter kommunevalget i 2011 skal det med utgangspunkt i at medlemskommunene skal bestå som egne kommuner være etablert et helhetlig ogforpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, kompetansekrevende tjenester ogplan- og utviklingsoppgaver som best kan løses gjennom samarbeid i Orkdalsregionen. Kommunestyrene i 7 av kommunene har vedtatt å gå med i felles skatteoppkrevertjeneste for Orkdalsregionen med sikte på full oppstart fra Skaun har sagt nei, mens Hemne er usikker og har ikke behandlet saken i kommunestyret ennå. Orkdal kommune er utpekt til vertskommune for tjenestesamarbeidet med avdelingskontor på Hitra. Hitra kommunestyres vedtak i sak 77/12, som danner grunnlaget for herværende sak var sålydende: «1. Skatteinnkreving Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at rapporten fra delprosjektgruppa er et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste for Orkdalsregionen. Hitra kommune forplikter seg til å gå med i en slik tjeneste med sikte på full oppstart fra Hitra kommune er enig i at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men slutter seg til anbefalingene om å innlemme disse oppgavene som seinere trinn. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at det ikke er hensiktsmessig at tjenesten også skal ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Hitra kommune slutter seg til forslaget om å be Orkdal ta på seg oppgavene som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle medarbeidere i tjenesten skal være ansatt i den samme vertskommunen. Hitra kommune er enig i at det ikke er grunnlag for å opprette noe eget folkevalgt styringsorgan for samarbeidet på dette fagområdet. Overordna plan- og budsjettstyring ivaretas av regionrådet, mens administrative rutiner beskrives i vertskommuneavtalen. Det kan være aktuelt på et seinere tidspunkt å legge folkevalgt styring av en felles skatteinnkrevertjeneste inn som en deloppgave for et folkevalgt styringsorgan som også har andre oppgaver. Hitra kommune forutsetter at styringsgruppa (med bistand fra rådmannskollegiet) utarbeider forslag til en administrativ vertskommuneavtale, som seinere må vedtas av alle kommunestyrene utarbeider forslag til retningslinjer og eventuelle avtaler for ansattes skifte av arbeidsgiver og oppmøtested, som også kan benyttes for samarbeid på andre fagområder organiserer og finansierer et iverksettingsprosjekt med tydelig ledelsesansvar og deltakelse fra vertskommunen, deltakerkommunene og tillitsvalgte. 1. Generelt Hitra kommune slutter seg til at helheten for oppgavefordeling i regionen blir vurdert på overordna nivå i tjenestesamarbeidet, seinest på styringsgruppemøtet i juli Prinsipper for fordeling av framtidige kostnader i fellestjenestene behandles som en egen sak i kommunestyret, etter innstilling fra styringsgruppa. Enstemmig.» Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

50 Side 3 av 3 Vurdering Orkdal kommune har utarbeidet forslag til tosidige avtaler mellom vertskommunen og den enkelte deltakerkommune. Samarbeidsavtalene inneholder bl.a. hovedpunkter om hvilke særlover som gjelder ved delegering av oppgaver og myndighet fra samarbeidskommunen til vertskommunen kostnadsfordeling etter "Agdenesmodellen" Ved utarbeidelsen av samarbeidsavtalen er det tatt utgangspunkt i vertskommuneavtaler mellom Orkdal kommune (vertskommunen) og deltakerkommunene om helsearbeid i Orkdalsregionen (SiO og Li0). Forslaget til samarbeidsavtale ble forelagt styringsgruppa for tjenestesamarbeidet bestående av ordførere og rådmenn på møtet i Rennebu Styringsgruppa sluttet seg enstemmig til forslaget. Det tas sikte på at tjenestesamarbeidet skal settes i verk fra Det forutsettes da at alle kommunene i tjenestesamarbeidet har vedtatt samarbeidsavtalene i sine kommunestyrer. Hitra går inn i skattesamarbeidet under den forutsetning av at det opprettholdes avdelingskontor på Hitra. Dersom dette kontoret ikke videreføres faller noe av grunnlaget for det positive samarbeidet med Skatt Midt Norge bort, og som er bærebjelken i forhold til arbeidsinnvandringen. I samarbeidsavtalen eller i sakspremissene fremkommer ikke størrelsen på årsverk eller dagens kostnadsramme for skatteoppkreverfunksjonen. Dette skal fremgå av retningslinjer og eventuell avtaler for ansattes skifte av arbeidsgiver og oppmøtested, som skal utarbeides av arbeidsutvalget. Retningslinjene må også inneholde avklaringer i forhold til fordeling av arbeidsoppgaver, roller og samarbeidsopplegg. Når det gjelder arbeidsgiverkontrollen så omfattes ikke denne av dette vedtaket. Det innebærer at dagens arbeidsgiverkontroll for Hitra og Frøya fortsatt er på Hitra. De øvrige kommunene er per dato tilknyttet arbeidsgiverkontroll i Malvik, men det er nå på tale å tilbakeføre den for de kommunene som nå inngår samarbeid i Orkdalsregionen. Dette vil etter vårt syn være meget positivt da skatteinnfordring og arbeidsgiverkontroll er nært knyttet til hverandre. Erfaringen etter flere år med aktiv arbeidsgiverkontroll er at nærhet og løpende kontakt gir positive ringvirkninger, og har en oppdragende virkning. Tilrådingens økonomiske konsekvenser Kostnadsfordeling etter "Agdenes-modellen". Det forutsettes at de økonomiske konsekvenser ikke medfører høyere utgifter for Hitra kommune enn dagens utgiftsnivå. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

51

52

53