INNKALLING AV ARBEIDSUTVALGET TORSDAG 24 APRIL KL PÅ RÅDHUSET I LILLESAND KOMMUNE

Transkript

1 INNKALLING AV ARBEIDSUTVALGET TORSDAG 24 APRIL KL PÅ RÅDHUSET I LILLESAND KOMMUNE Saksliste Realitetsbehandling : Kristiansand den 10. april 2008 Sak 13/08 Godkjenning av referat etter møte s. 2 Sak 14/08 Felles klimaplan høringsprosess s. 3 Sak 15/08 Forstudie samarbeid innen lønn og regnskap s. 6 Sak 16/08 Årsrapport 2007 s. 12 Sak 17/08 Årsregnskap 2007 s. 13 Sak 18/08 Samarbeidsavtale med KS Agder s. 14 Sak 19/08 Gjennomføring av regionalt brannvern i Kristiansand regionen s. 17 Sak 20/08 Felles gjeldsrådgiver s. 21 Sak 21/08 Eierskap EVA senteret IKS s. 22 Sak 22/08 Eierskap Destinasjon Sørlandet AS s. 27 Sak 23/08 Prosjekt Profilering Sørlandet s. 30 Sak 24/08 Eventuelt s. 32 Drøfting : s Møteplan høsten Program for og saksliste representantskapets møte 29. april. 3. Reglement for representantskapet - utkast Orientering : s Orientering om Lillesand kommunes hovedutfordringer 2. Oppfølging IKT-strategien i Knutepunkt Sørlandet 3. Status følgeforskning med politikere i front 4. Prosjektskjønnsmidler 2008 fylkesmennenes tildeling 5. Referatsaker fra Agderrådet 6. Referatsaker fra rådmannsutvalget 26. mars. Det blir felles lunsj med rådmannsutvalget fra kl. 12:00 13:00. Forfall meldes snarest på e-post til kak@knutepunktsorlandet.no Per Sigurd Sørensen Leder representantskap og arbeidsutvalg Johnny Greibesland Nestleder representantskap og arbeidsutvalg Vedlegg : 4 (pdf filvedlegg til e-post innkalling for sak 14, 15, 16, 17 og 20) Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: Hjemmeside: 1

2 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 13/08 Godkjenning av referat etter møte Referatene etter møte ble sendt medlemmene av arbeidsutvalget på e-post etter møtet. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Referatet godkjennes. 2

3 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 14/08 Saksbehandler: Felles klimaplan høringsprosess Øystein Holvik Styret i Knutepunkt Sørlandet nedsatte våren 2007 en styringsgruppe for å utarbeide en klimaplan for Knutepunkt Sørlandet kommunene. Styringsgruppen består av ordførerne i Kristiansand, Søgne, Songdalen og Lillesand kommune. Styringsgruppen nedsatte videre en administrativ arbeidsgruppe bestående av representanter fra hver enkelt kommune i knutepunktet. Miljøvernenheten i Kristiansand har vært sekretariat for prosjektet, og har ført klimaplanen i pennen. Agder Energi Nettkonsult ved Arild Olsbu og Eivind Selvig fra Civitas har gitt faglige innspill til arbeidet. Det har også vært avholdt seminar/idédugnad med deltagelse fra kommunene, næringslivsorganisasjoner, miljøorganisasjoner og andre. Klimaplanen for Knutetpunktet slik den nå foreligger har vært til vurdering i Knutepunkt Sørlandets politiske styringsgruppe (4 ordførere) og er justert utfra de siste signalene derfra. Denne styringsgruppen har uttrykt et ønske om at planen nå behandles av rådmannsutvalget før den sendes arbeidsutvalg og representantskap. Enova SF har gitt tilskudd til utarbeidelse av klimaplanen. På slikt grunnlag, og i samsvar med oppfordring fra ovennevnte styringsgruppe, tilrår rådmannsutvalget slikt ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Klimaplanen for Knutepunkt Sørlandet kommunene sendes på høring. Plansekretariatet velger høringsinstanser 2. Etter bearbeidelse av høringsinnspill utarbeides felles saksutredning til by- og kommunestyrene 3. Representantskapet orienteres om planutkastet og den videre saksbehandlingen i sitt møte 29. april Vedlegg: 1. Klimaplanen for Knutetpunktet 2. Forslag følgeskriv 3

4 AU sak 14/08, VEDLEGG 1 Klimaplanen for Knutetpunktet 1. Er sendt til medlemmene av arbeidsutvalget jfr brev fra prosjektleder Øystein Holvik 31. mars Planen sendes også som pdf filvedlegg til innkallingen. 4

5 AU sak 14/08, VEDLEGG 2 Forslag til tekstdel følgeskriv: Klimaplan for Knutepunkt Sørlandet - høring Styret i Knutepunkt Sørlandet nedsatte våren 2007 en styringsgruppe for å utarbeide en klimaplan for Knutepunkt Sørlandet kommunene. Styringsgruppen består av ordførerne i Kristiansand, Søgne, Songdalen og Lillesand kommune. Styringsgruppen nedsatte videre en administrativ arbeidsgruppe bestående av representanter fra hver enkelt kommune i knutepunkt samarbeidet. Miljøvernenheten i Kristiansand har vært sekretariat for prosjektet, og har ført klimaplanen i pennen. Miljøvernsjef Øystein Holvik har vært ansvarlig for dette arbeidet og Anne Kristin Peersen har vært prosjektmedarbeider. Agder Energi Nettkonsult ved Arild Olsbu og Eivind Selvig fra Civitas har gitt faglige innspill til arbeidet. Det har også vært avholdt seminar/idédugnad med deltagelse fra kommunene, næringslivsorganisasjoner, miljøorganisasjoner og andre. Enova SF har gitt tilskudd til utarbeidelse av klimaplanen. Knutepunkt Sørlandets rådmannsutvalg har behandlet høringsforslaget og tilrådd kommunesamarbeidets politiske arbeidsutvalg at plandokumentet slik det nå foreligger sendes på høring. Høringsforslaget er deretter vedtatt sendt på høring i knutepunktets arbeidsutvalg og representantskapet vil bli orientert om planutkastet i sitt møte 29. april. Høringsfristen er satt til Høringsuttalelsen bes sendt Kristiansand kommune, Miljøvernenheten, gjerne på epost til Anne.Kristin.Peersen@kristiansand.kommune.no. Når høringsuttalelser er bearbeidet vil det bli utarbeidet en felles saksfremstilling til kommunestyrene i Knutepunkt Sørlandet samarbeidet og der det tilrås at planen vedtas. Kristiansand april Mvh Ordfører Per Sigurd Sørensen Leder av representantskapet Ordfører Johnny Greibesland Nestleder representantskapet 5

6 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 15/08 Saksbehandler: Forstudie samarbeid innen lønn og regnskap John Ånon Jonassen 1. Bakgrunn for saken I utredningen om ny styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet heter blant annet at Knutepunkt Sørlandet har som mål å ta ut stordriftsfordeler dermed skape billigere og bedre tjenester. Spesielt pekes det på administrative støttetjenester som et av områdene man skal samarbeide om. I forbindelse med ikt-strategien har man vedtatt å innføre felles fagsystemer for å ta bort ikt som hinder for samarbeid. Investeringene i nye systemer skal gi gevinster gjennom samarbeid på tjenesteområdene. 1.1 Tidligere vedtak Rådmannsutvalget/politiske organer Rådmannsutvalgets møte : Samarbeid lønns- og regnskapstjenester. Birkenes, Lillesand og Kristiansand kommuner er involvert. Plan- og økonomisjef i Birkenes kommune inviteres til å ta et initiativ til videre arbeid. Rådmannsutvalgets møte : IT-strategien som nå utarbeides skal tilrettelegge en IT-plattform og struktur slik at kommunene i knutepunkt samarbeidet innen en tidsperiode på 5 år kan samarbeide om støttetjenester i vid forstand. Det innebærer samordning av IT-systemer, rutiner og drift. ITstrategien skal i tillegg medvirke til økt mulighet for samarbeid på andre tjenesteområder. Rådmannsutvalget vedtok i sitt møte å fremme en søknad om skjønnsmidler til fylkesmennene i Aust- og Vest-Agder til en forstudie om samarbeid innen lønn og regnskap. Arbeidsgivernettverket Arbeidsgivernettverket tok i sitt møte 13. november 2007 initiativ til en forstudie om felles lønnsfunksjon på grunnlag av en kartlegging av kostnader til lønningsfunksjonen i Kristiansand kommune. Kartleggingen indikerer at det kan være stordriftsfordeler ved et samarbeid og at mye av ressursinnsatsen i lønningsarbeidet er knyttet til registrering og sortering. Arbeidsutvalget i Arbeidsgivernettverket behandlet saken i sitt møte 30. november og nedsatte en gruppe for å utarbeide et utkast til prosjektplan. Arbeidsutvalget godkjente utkastet i sitt møte Arbeidsgivernettverket drøftet utkastet til prosjektplan den og vedtok å realitetsbehandle dette i sitt møte I dette møtet ble det vedtatt å anbefale prosjektplanen for forstudien. Økonominettverket Økonominettverket ble i sitt møte muntlig orientert om arbeidet med prosjektplanen for en forstudie om felles lønningsfunksjon. Tilbakemeldingen i møtet var blant annet at det 6

7 var uheldig å skille lønn og regnskap. På bakgrunn av denne tilbakemeldingen ble prosjektplanen endret slik at den også omfattet regnskap. Økonominettverket behandlet den prosjektplanen. Økonominettverket hadde en rekke innsigelser knyttet til prosessen. Spesielt gjaldt dette forankringen av forstudien i kommunene og forholdet til arbeidsgivernettverket. Økonominettverket vedtok å endre forstudien til samarbeid innen lønn og regnskap for å sikre at andre samarbeidsmodeller enn felles lønn og regnskapsfunksjon blir utredet. Økonominettverket pekte videre på at det er en forutsetning for samarbeid at nye fagsystemer er på plass. Nettverket tok prosjektplanen til orientering og nedsatte en gruppe for å utarbeide et notat som følger saken til rådmannsutvalget. Fagforeningene I møte med tillitsvalgte på sentralt nivå i Knutepunkt Sørlandet ble det orientert om arbeidet med forstudien. Flere kommuner har også informert tillitsvalgte på kommunenivå om arbeidet med forstudien. 1.2 Problemstillinger Hensikten med forstudien er å kartlegge om det er gevinster ved å samarbeide innen lønn og regnskap. Forstudien vil blant annet berøre disse problemstillingene: a) Er det samarbeidsgevinster som følge av felles fagsystemer? I henhold til den vedtatte ikt-strategien skal det innføres felles fagsystemer innen økonomi og lønn/personal. Målet er å fjerne ikt som hinder for samarbeid. Kan innføringen av felles fagsystemer gjøre det mulig å samarbeide om drift, felles rutiner, kompetanse, redusert sårbarhet m.v.? b) Er det mulig å hente ut gevinster ved bruk av ny teknologi? Noen av kommunene har kommet langt i å ta i bruk ikt-verktøy for å effektivisere datafangst og behandling. Eksempler på dette er skanning av fakturaer og reiseregningsmoduler på internett. Er det mulig gjennom felles anskaffelse og utvikling å ta i bruk slike løsninger som effektiviserer ressursbruk og øker kvaliteten på tjenestene? c) Er det mulig å oppnå ikke-økonomiske gevinster ved samarbeid? Et nærmere samarbeid kan bidra til andre type gevinster enn mer effektiv ressursbruk. Eksepler på slike gevinster kan være økt kompetanse, redusert sårbarhet og økt kvalitet. d) Hvor store vil omstillingskostnadene ved et samarbeid være? Alle endringsprosesser har omstillingskostnader knyttet til seg. Det kan også være at samarbeid kan ha negative konsekvenser på enkelte områder. Slike konsekvenser må kartlegges før man går videre med samarbeidstiltak. 2. Forslag til løsning 2.1 Faglige merknader Lønn og regnskap er et område som ligger godt til rette for et nærmere samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Innføring av felles fagsystemer gjør det mulig å samarbeide og standardisere arbeidsoppgaver. Området er også preget av mye manuelt arbeid knyttet til datafangst og databehandling. Ved å samarbeide rundt innføringen av felles fagsystemer kan en i større grad utnytte de muligheter som teknologien gir til å digitalisere prosessene innen dette fagområdet. 7

8 Et eventuelt tettere samarbeid forutsetter felles fagsystemer og fremdriften i totalprosjektet er avhengig av fremdriften knyttet til anskaffelse og innføring av økonomisystem og lønn/personalsystem. I forbindelse med revidert prosjektplan for oppfølging ikt-strategien bør derfor disse systemene prioriteres. Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har organisert lønn og regnskapsfunksjonene ulikt. I noen kommuner er lønnsutbetaling en del av personalsjefens ansvarsområde, mens i andre kommuner er dette en del av økonomisjefens ansvar. Dette har medført en viss støy rundt prosessen med denne forstudien. Dette er selvsagt beklagelig og bør føre til en avklaring om roller og forventninger til nettverkene fra rådmannsutvalget. Denne forstudien avgrenses til samarbeid innen lønn og regnskapsområdet. Disse to områdene henger tett sammen. Det er også aktuelt å se på samarbeid på andre tilstøtende områder innen arbeidsgiverfeltet og økonomifeltet. Dette må imidlertid komme som egne forstudier initiert av nettverkene. Vedtaket i denne saken er avgrenset til å sette i gang en forstudie. I prosjektplanen er det gjengitt fremdriftsplan og ressursoversikt også for evt. forprosjekt og hovedprosjekt. Dette er gjort for å anskueliggjøre fremdriften og ressursbruken for et totalprosjekt. Fra rådmannsutvalgets behandling 26. mars 2008 Diskusjonen tok utgangspunkt i at det over lang tid har vært en overordnet målsetting å samarbeide om støttetjenester. Samtlige kommunestyrer har forventninger om dette jfr gjentatte behandlinger av oppgaver og vedtekter for Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Det er uttrykt som en klar forventing at samarbeid skal medføre innsparinger. Rådmannsutvalget forventer at arbeidet som nå igangsettes har dette som et utgangspunkt. Daglig leder ble gitt fullmakt til å peke ut prosjektleder i samråd med leder av RU. I samsvar med innstillingen fra daglig leder fattet rådmannsutvalget slikt ENSTEMMIG VEDTAK 1. Det i gangsettes en forstudie for å kartlegge eventuelle gevinster ved et utvidet samarbeid innen lønn og regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet i henhold til vedlagte prosjektplan. 2. Arbeidsgivernettverket og Økonominettverket bes om å oppnevne to representanter hver til prosjektgruppen. Fagforeningene bes om å utpeke to representanter til prosjektgruppen og to representanter til styringsgruppen. Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet yter sekretær/utredningsbistand til prosjektgruppen. 3. Rådmannsutvalget sammen med to fagforeningsrepresentanter utgjør styringsgruppen for forstudien 4. Saken fremmes for behandling i Arbeidsutvalget med forslag om at den tas til orientering. 8

9 På dette grunnlaget fremmer rådmannsutvalget saken til behandling i arbeidsutvalget med slikt ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Saken tas til orientering. Vedlegg: 1. Notat fra økonominettverket 2. Prosjektplan for forstudie samarbeid innen lønn og regnskap 9

10 AU sak 15/08, VEDLEGG 1 FORSTUDIE OM SAMARBEID OM LØNNS- OG REGNSKAPSTJENESTER Bakgrunn Økonominettverket behandlet saken om prosjektplan for forstudie om samarbeid om lønns- og regnskapstjenester den Ved sakens behandling kom det tydelig frem at en slik forstudie fremstår som en relativt stor potensiell endring for kommunene. Formuleringene som var brukt i prosjektplanen samt ressursinnsatsen som er estimert innenfor de ulike deler av prosjektet gir relativt klare signaler i retning av en felles regnskaps- og lønnsenhet. Dette skaper naturlig nok usikkerhet hos de ansatte. Det ble derfor fremmet et ønske fra nettverkets medlemmer å gi Rådmannsutvalget noen innspill til den potensielle endringsprosessen knyttet til lønns- og regnskapstjenester allerede ved behandling av prosjektplanen for forstudie om samarbeid om lønns- og regnskapstjenester. Økonominettverket tillater seg å komme med følgende generelle anbefalinger til videre prosess. God økonomistyring God økonomistyring er avhengig av velfungerende lønns- og regnskapstjenester. Dette gjelder spesielt i forhold til rådgivning og service ovenfor ansatte og ledere. Her ser vi utfordringer blant annet knyttet til økt sårbarhet, hvis kompetanse flyttes ut av en kommune. Forstudien bør derfor vies større oppmerksomhet, for på et tidligst mulig stadium å avklare viktige spørsmål blant annet omkring sårbarhet og tilgjengelighet. Forstudiet bør ha et helhetlig perspektiv på organisasjonen, samt inkludere styringsutfordringer ved ulike løsninger. Medvirkning Medvirkning av ansatte i en endringsprosess er opplagt viktig for at samarbeidsprosjektet skal lykkes. Som nytt samarbeidsorgan ser vi utfordringer knyttet til blant annet tidspunkt for informasjon, informasjonsflyt, grad av medvirkning, organisering av medvirkning/forankring, tydeliggjøring av spilleregler i endringsprosesser, enhetlig budskap til ansatte, bruk av riktig kompetanse i prosessen, ambisiøs fremdrift og forskuttering av resultat fra forstudie. Oppsummering De potensielle endringene for lønn og regnskap samt andre deler av organisasjonen anses som så store at prosessene i hver enkelt kommune og i selve prosjektet bør kvalitetssikres i større grad enn hittil. Dette kan for eksempel innebære prosessveiledning og felles faktainformasjon for ansatte basert på ovennevnte utfordringer. Vi mener at kvaliteten på samarbeidet vil øke, når prosessene er åpne og basert på medvirkning slik at vurdering av gevinstrealiseringer gir et reelt bilde. Samtidig er dette nødvendig, for å sikre et godt beslutningsgrunnlag, som gir god økonomistyring i alle kommunene. Økonominettverket ønsker å utpeke prosjektlederen for forstudiet og ber rådmannsutvalget legge til grunn at det kan være behov for å skyve ressurser over i en tidligere fase av prosjektplanen. Ikke minst av økonomiske grunner kan dette være av stor betydning, fordi man på et tidligst mulig tidspunkt får gjort viktige avklaringer i forhold til senere faser i prosjektet. Svein Lohne Fred Gundersen Lisa Johannessen Arne Henrik Lukashaugen Sign Sign Sign Sign Gerd Signe Vigebo Gro Anita Trøan Wenke Nome Terje Fjellvang Sign Sign (ikke svart innen fristen) (ikke svart innen fristen) 10

11 AU sak 15/08, VEDLEGG 2 Forstudie om samarbeid om lønns- og regnskapstjenester - Prosjektplan Sendes som pdf filvedlegg til innkallingen. 11

12 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 16/08 Saksbehandler: Årsrapport 2007 Kjell A Kristiansen Se egen pdf fil med hensyn til denne saken. Årsrapporten vil etter godkjennelse bli trykt opp i samme form som tidligere, og på den måten kunne benyttes som et dokument for informasjon I samsvar med nye vedtekter fra 2008 skal representantskapet fastsett budsjett og avlegge rapport med regnskap innen 1. mars hvert år. Det forutsettes at den praksisen gjøres gjeldende fra 2008 når det gjelder budsjettet for 2009, og fra 2009 når det gjelder behandling av årsrapport 2008 og årsregnskap Følgelig at årsrapport og årsregnskap for 2007 realitetsbehandles av arbeidsutvalget etter innstilling fra rådmannsutvalget. Fra rådmannsutvalgets behandling 26. mars 2008 Daglig leder ble tilrådet et par justeringer av årsrapporten for å korte ned/standardisere rapportene fra nettverk og utvalg samt differensiere prosjekter i forhold til vertskapsrollen. I samsvar med forslag til vedtak fremmes saken for behandling i arbeidsutvalget med slikt ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Årsrapport 2007 tas til orientering. Vedlegg : Årsrapport er sendt som pdf filformat som vedlegg til e-post innkallingen av RU 12

13 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 17/08 Saksbehandler Årsregnskap 2007 Svend Erik Haavik Se egen pdf fil med hensyn til denne saken. Årsrapporten med årsregnskap og noter vil etter godkjennelse bli trykt opp i samme form som tidligere. I samsvar med nye vedtekter fra 2008 skal representantskapet fastsett budsjett og avlegge rapport med regnskap innen 1. mars hvert år. Det forutsettes at den praksisen gjøres gjeldende fra 2008 når det gjelder budsjettet for 2009, og fra 2009 når det gjelder behandling av årsrapport 2008 og årsregnskap Følgelig at årsrapport og årsregnskap for 2007 realitetsbehandles av arbeidsutvalget etter innstilling fra rådmannsutvalget. Fra rådmannsutvalgets behandling 26. mars 2008 I samsvar med forslag til vedtak tilrår rådmannsutvalget arbeidsutvalget slik ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Årsregnskapet for 2007 godkjennes 2. Regnskapsmessig overskudd avsettes på ubundet disposisjonsfond. Vedlegg : Årsregnskap er sendt som pdf filformat som vedlegg til e-post innkallingen av RU 13

14 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 18/08 Saksbehandler Samarbeidsavtale med KS Agder Kjell A Kristiansen Innledning Det er kortfattet oppsummert to hovedårsaker til at 97 % av norske kommuner pr. i dag deltar i et vedtektsfestet interkommunalt samarbeid hvorav 14 passerer fylkesgrenser: 1. Kommuner innen samme bo-, arbeids- og serviceområde blir gjensidig avhengig av hverandre i økende grad på et økende antall områder 2. Felles innsats når det gjelder kampen om arbeidskraften er en fremtidig viktig strategi innen samme bo-, arbeids- og serviceområde og nye virkemidler i den sammenhengen må utvikles til fordel for en fortsatt intern kamp om samme arbeidskraft. KS sin rolle KS har i flere år vært en viktig medspiller og støtte i forhold til de prosesser som på går i Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Kort nevnes: 1. Faglig og økonomisk støtte i forhold til det interkommunale prosjektet E-læring som virkemiddel i lederopplæring 2. Effektiviseringsnettverk av forskjellig karakter i flere av knutepunkt kommunene 3. Ny styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet 4. KS analyse nasjonal kartlegging av omfanget av interkommunalt samarbeid, gjennomført av Econ Analyse i alle Knutepunkt Sørlandet kommunene 5. KS prosjekt med politikere i front som er en etablert følgeforskning av de prosesser som pågår i Knutepunkt Sørlandet samarbeidet 6. Folkevalgtopplæring utvikling av spesialmodul i forhold til de utviklingsprosesser som pågår i Knutepunkt Sørlandet samarbeidet 7. Etablering av arena for sekretariatslederne for etablerte interkommunale selskaper/regionråd i Agder 8. Prosesstøtte etablering av ny styringsmodell Knutepunkt Sørlandet. Alle disse prosjektene har i mer eller mindre grad en forankring og relevans som følge av de to hovedårsakene som er nevnt innledningsvis. Det er grunn til å tro at samarbeid og støtte fra KS blir minst like viktig i fremtiden. Spesielt nevnes den pågående utviklingen av folkevalgt programmet. I tillegg er Knutepunkt Sørlandet avhengig av både støtte og samarbeid når det snart skal legges frem og følges opp en felles omstillingsplan for 7 selvstendige kommuner som vil samarbeide på mange områder og også samordne enkelte områder. Det er en situasjon som utfordrer det avtaleverket som KS forvalter på vegne av kommunene. Det må også suppleres med at flere av de mest sentrale Knutepunkt Sørlandet politikerne også har sentrale roller i KS systemet og særskilt KS Agder. Rådmennene er også godt representert med hensyn til lederverv i KS Agder. Alle knutepunkt kommunene er medlemmer i KS. Samarbeidsavtale Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet har hatt to møter med KS Agder der nåværende og fremtidige utfordringer er drøftet. Det er enighet om at et nært samarbeid i forhold til de to hovedårsakene som er nevnt innledningsvis er sentrale og at et samarbeid mellom 14

15 Knutepunkt Sørlandet og KS Agder vil kunne bidra til at denne landsdelen tar en førende rolle i forhold til å utvikle nye og mer fremtidsrettede løsninger enn det som er gjeldende i dag. For eksempel er det enighet om at det vil være interessant å se nærmere på hvilke muligheter som åpner seg dersom kommuner innen samme bo-, arbeids- og serviceregion konsoliderer samarbeid og fagutvikling à la modell som er benyttet i anledning effektiviseringsnettverk. Samordning av IT, slik det er planlagt i Knutepunkt Sørlandet, åpner for helt nye muligheter for blant annet service, fagutvikling og samarbeid innen samme arbeidsregion. Det er også interessant å se hvorledes knutepunktets fagnettverk kan bli en modell for andre regioner. Ved å utvikle et eget avtaleverk for denne type samarbeid kan hindre som er tilstede i dag muligens tas bort. KS Agder ønsker å være i front med denne type tenkning i samarbeid med Knutepunkt Sørlandet kommunene. Det vil være fordelaktig å inngå samarbeidsavtalen på nåværende tidspunkt med KS sentralt gjennomfører et følgeforskningsprosjekt med hovedfokus på Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Økonomi Det ligger ikke noen økonomiske forpliktelser i samarbeidsavtalen. Gjensidig kjøp og salg av tjenester vil foregå etter vanlige rutiner. Andre forhold Samarbeidsavtalen følger vedlagt. Det kan bli aktuelt med mindre justeringer avhengig av den interne behandlingen i KS Agder og eventuelt Knutepunkt Sørlandet. Samarbeidsavtalen evalueres etter ett år. Fra rådmannsutvalgets behandling 26. mars 2008 Rådmannsutvalget ba om at det fremlagte forslag ble korrigert slikt at det ikke la føringer for endring av representasjon i arbeidsutvalget og rådmannsutvalget. I samsvar med forslag til vedtak, og forutsatt ovennevnte justering, fremmer rådmannsutvalget for behandling i arbeidsutvalget slikt ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Arbeidsutvalget slutter seg til at det etableres en samarbeidsavtale mellom KS Agder og Knutepunkt Sørlandet og at denne evalueres etter ett år 2. Daglig leder gis fullmakt til å gjøre ferdig avtalen og signere denne. Vedlegg : 1 15

16 Vedlegg AU sak 18/08 Agder Samarbeidsavtale mellom Knutepunkt Sørlandet og KS Agder Kommune Norge er i forandring og nyere undersøkelser viser at 97 % av norske kommuner innen samme funksjonelle region deltar i et vedtektsfestet interkommunalt samarbeid. KS Agder og Knutepunkt Sørlandet ønsker sammen å utvikle gode modeller for fremtidig samarbeid. Erfaringene forventes å være overførbare til andre interkommunale samarbeidsregioner i Norge. Målsettingen for samarbeidet er å: - bidra til gjensidig kunnskaps - og kompetanseoverføring - bidra i utviklingen av knutepunkt samarbeidet regionalt og som arena for modellutvikling og læring i et nasjonalt perspektiv - utvikle en modell for samarbeid mellom KS og interkommunale/regionale samarbeid, hvor det blant annet avklares samarbeidsformen mellom KS og regionrådene og KS og kommunene - avtale om særskilte satsingsområder, eks skoleutvikling, helse og sosial, barnehage, arbeidsgiverutvikling osv. Områder for samarbeid kan være: - Knutepunkt Sørlandet kan bestille fra KS Agder tilretteleggelse og gjennomføring av konferanser - tjenestesalg til knutepunktet innen avtalte økonomiske rammer - KS Agder er en døråpner for knutepunktet som sikrer rask tilgang på kompetanse i KS-systemet - KS Agder tilbyr utviklingsstøtte, formidler ny kunnskap/fou inn i knutepunktsystemet, bla tilsvarende det medlemskommunene har tilbud om - KS Agder bidrar med bistand til rigging av (FoU-) prosjekter, nettverksdeltakelse m.m, - Knutepunkt Sørlandet inviterer KS Agder inn på ulike møter og møteplasser - Knutepunkt Sørlandet stiller sine erfaringer, foredrag, konferanser, utredninger mm til disposisjon for andre interkommunale samarbeid Samarbeidsavtalen følges opp gjennom 2 dialogmøter pr. halvår hvor det lages handlingsplan for neste halvår/år. Styrende organer hos begge parter holdes orientert om innholdet. Samarbeidsavtalen evalueres etter ett år. Avtalen sendes til RU i KS og RU i Knutepunkt Sørlandet. Kristiansand Jan Inge Tungesvik Regionleder Kjell A Kristiansen Daglig leder 16

17 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 19/08 Saksbehandler Gjennomføring av regionalt brannvern i Kristiansand regionen Jan Willy Føreland Bakgrunn for saken Forslag om regionalt brannvern for Kristiansandsregionen har vært til behandling i kommuneog bystyrene i alle de aktuelle kommunene; Birkenes, Kristiansand, Lillesand, Søgne, Songdalen og Vennesla. Det ble i alle kommunene gjort vedtak i samsvar med felles saksutredning: 1... kommune slutter seg til forslaget om at det etableres et felles brann- og redningsvesen for Kristiansand, Vennesla, Søgne, Songdalen, Birkenes og Lillesand kommuner. 2. Selskapet eies av ovennevnte kommuner og organiseres som et interkommunalt selskap etter lov om IKS av Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av de personene fra eierkommunene som er valg til Representantskapet for Knutepunkt Sørlandet. Styret skal ha solid faglig kompetanse og bestå av 5 medlemmer, med 2 ansatte valgte representanter. Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet utgjør valgkomite. 4. Ved etableringen tas utgangspunkt i videreføring av nåværende brannstasjoner og bistasjoner og at disse bemannes slik at de har tilstrekkelig beredskapskapasitet og forebyggende kompetanse. 5. Det skal kontinuerlig arbeides for å sikre en faglig solid og kostnadseffektiv utvikling av den samlede brann- og redningstjenesten i kommunene. 6. Selskapet har arbeidstittelen Kristiansandsregionen Brann- og Redningstjeneste (IKS) 7. Styret etableres raskest mulig etter at by- og kommunestyrene har behandlet forslaget. Styret utarbeider kriterier for ny brannsjef og foretar tilsetting. Til stillingen vurderes interesserte personer i stillinger med et grunnpreg som samsvarer med innholdet i den nye brannsjefstillingen. 8. Selskapet etableres senest 1. august Den regionale organisasjonen baseres på en videreføring av nåværende driftsnivå, korrigert fram til overgangstidspunktet og dokumentert manglende finansiering i forhold til dimensjoneringsforskriften. Det foreslås en overgangsordning hvor kommunene som har underfinansiert dekker disse kostnadene i en overgangsperiode på 3 år. Deretter skal alle kostnader fordeles etter innbyggertallet. 10. Alle som nå er ansatt i de berørte kommunale brannvern skal sikres jobb i Kristiansandsregionen Brann- og Redningstjeneste. Forslag til trygghetsavtale legges til grunn. 11. Representantskapet og arbeidsutvalget gis fullmakt til å forberede og gjennomføre omleggingene til en felles organisasjon. Anbefalingene i rapporten Brannvern i Kristiansandsregionen legges til grunn for det videre arbeidet. Forslag til selskapsavtale godkjennes. I Songdalen kommunestyre ble det presisert at en ikke tok stilling til fordeling mellom Søgne og Songdalen knyttet til økte kostnader utløst av krav om dagkasernering. Det er i utredningen foreslått at alle drifts- og kapitalkostnader skal fordeles etter innbyggertallet. Merkostnader som følge av dagkasernering vil derfor bli fordelt på alle kommunene. Det var ingen andre tillegg eller endringer til vedtaket i andre kommuner. 17

18 I denne saken tas opp viktige problemstillinger som en oppfølging av vedtaket i kommuneog bystyrene. Etablering av styret Styret skal ha faglig solid kompetanse og bestå av 5 medlemmer, med 2 ansatte valgte representanter. Rådmannsutvalget er valgkomite. Styret må ivareta kravet om minimum 40 % av hvert kjønn. Det antas at de 2 ansatte valgte vil bli menn. Derfor må minimum 2 av de 3 som skal velges av representantskapet være kvinner. I selskapsavtalen står det at det skal være personlige vararepresentanter. Det er viktig å få et effektivt og godt arbeidende styre hvor vararepresentanter også trekkes inn. Vi anbefaler derfor at det velges en vararepresentant som blir personlig vara for de tre representantskapet skal velge, og at de ansatte har 1 felles vararepresentant. Ved vurdering av aktuelle kandidater har vi særlig vært opptatt av følgende kriterier: Et faglig solid styre med god forankring til eierkommunene Bred sammensetning av kompetansen, med særlig vekt på kompetanse innen områdene økonomi og personal. Når det gjelder det brannfaglige understrekes at hele styret må skoleres på området. For å sikre god forankring mot kommunene anbefales at en rådmann velges inn i styret og at vedkommende fortrinnsvis blir styrets leder. I tillegg til drøftinger i rådmannsutvalget har en vært i kontakt NHO kontakt som har ansvaret for Female future og bedt dem komme opp med kandidat. På denne bakgrunn foreslås som styremedlemmer: Rådmann Halvard Aglen, Lillesand kommune, styreleder Administrasjonsdirektør Kristin Tofte Andresen, Kristiansand kommune, nestleder. Seniorrådgiver Therese Bjerke, styremedlem Therese Bjerke er anbefalt av NHO. Hun har solid økonomisk utdannelse fra The Polytechnic of Wales og Sheffield Hallam University og vært økonomiansvarlig i flere bedrifter. Nå arbeider hun i Agder Energi Produksjon med utvikling av nye forretningskonsepter og kvalitetssikring av leveransene fra selskapene. I selskapsavtalen er det foreslått personlig varamedlem for alle styremedlemmene. Det vurderes å være lite hensiktsmessig og spesielt i en oppstartsfase. Inntil videre foreslås oppnevnt som vararepresentant for alle tre personalrådgiver Torfinn Steinsland, Vennesla kommune. Han har vært sentral i de store omstillingsprosessene i kommunen og har i tillegg lang erfaring som overbefal fra brannvesenet i Vennesla. Etter hvert må en komme tilbake til hvorvidt en vararepresentant bør være en permanent ordning og følgelig at det er grunnlag for å be eierne om en justering av selskapsavtalen på dette punktet. Det presiseres at overnevnte styremedlemmer og varamedlem kun har sagt seg villige til å være kandidater. Det er ikke gjort bundne lovnader verken den ene eller andre veien. Arbeidstakerorganisasjonene har satt i gang arbeidet med å forberede valg av ansatte representanter. Dette er representanter valgt av og blant alle ansatte. Det vil i denne 18

19 prosessen bli søkt å ta hensyn til både hel- og deltidskorps, geografi og at begge kjønn blir valgt inn i blant representanter med vararepresentant. Godtgjørelse til styremedlemmene Vi har undersøkt hva som er nivået på styregodtgjørelser på andre regionale brannselskap organisert som IKS. Det er registrert betydelige forskjeller i godtgjørelsene. Det vanligste er i størrelsesorden kr Det anbefales en godtgjørelse på kr pr kalenderår til alle styremedlemmene basert på en normal møtefrekvens på inntil 8 møter pr år. Det foreslås en godtgjørelse på kr pr møte for møtende vara. Styreleder foreslås gitt en godtgjørelse på kr Økonomiske problemstillinger Det framgår av vedtaket at organisasjonen skal baseres på en videreføring av nåværende driftsnivå, korrigert fram til overgangstidspunktet og dokumentert manglende finansiering i forhold til dimensjoneringsforskriften. Etter en overgangsperiode på 3 år skal alle kostnader fordeles etter innbyggertallet. Det settes nå i gang et arbeid for å forberede disse spørsmålene. Konkret gjennomføres: En verdivurdering av utstyr og materiell som skal overføres til selskapet. Dette for å få etablert en riktig balanse og et godt grunnlag for vurdering av framtidige investeringsbehov Gjennomgang av avtaler alle kommunene har på eiendom og utstyr som søkes overført til selskapet Kartlegging av dagens merkantile tjenester, inklusive IKT. Forberedelser til felles løsninger Nærmere vurdering av avvik i forhold til dimensjoneringsforskriften med økonomiske konsekvenser Forberede en harmonisering av ulike godtgjørelser for ansatte. Disse problemstillingene vil bli lagt fram for styret som avgjør den videre håndteringen. Andre forhold Av andre forhold som nå forberedes nevnes spesielt: Forberedelser til selskapsetablering Ansette brannsjef. Styret skal vedta kriteriene og foreta ansettelse etter intern utlysing blant brannsjefene i de berørte kommunene. Det forutsettes at brannsjefen tilsetter øvrige medarbeidere. Vurdering av navn på selskapet og felles profilering Forberede sak om delegasjon av brannvernmyndighet fra kommunene til selskapet Arbeidsavtaler for alle ansatte Gjennomføring av en omfattende Risiko og sårbarhetsanalyse som grunnlag for videre planlegging og dimensjonering av virksomheten. Det legges vekt på god informasjon til alle berørte i den videre prosessen. Det er gjennomført felles informasjonsmøter for alle ansatte og hjemmesiden brukes aktivt for å informere om status i prosessen og som et sted hvor ansatte og andre kan komme med innspill og spørsmål. Rådmannsutvalget tilrår enstemmig arbeidsutvalget å fremme slik 19

20 INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Rådmannsutvalget er valgkomite og tilrår som styremedlemmer for Kristiansand regionens brann- og redningstjeneste: Rådmann Halvard Aglen, Lillesand kommune, styreleder Administrasjonsdirektør Kristin Tofte Andresen, Kristiansand kommune, styremedlem og styrets nestleder Spesialrådgiver Therese Bjerke som styremedlem Som vararepresentant for alle tre foreslås rådgiver Torfinn Steinsland, Vennesla kommune. 2. Det gis en godtgjørelse til styrets medlemmer på kr pr kalenderår. Styrets leder gis en godtgjørelse på kr Til møtende vararepresentanter gis en godtgjørelse på kr pr møte. Vedlegg : 0 20

21 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 20/08 Saksforberedende nettverk Felles gjeldsrådgiver Helse, omsorg, sosial Bakgrunn Saksutredning følger vedlagt e-post innkallingen som egen pdf fil. Det ble fra daglig leder tilrådd at rådmannsutvalget sluttet seg til nettverkets fremlagte forslag til vedtak. Fra rådmannsutvalgets behandling 26. mars 2008 Rådmannsutvalget har fått oversendt skriv fra nettverk Knutepunkt Sørlandet helse, omsorg og sosial. Det fremmes der forslag om etablering av interkommunalt samarbeid om gjeldsrådgivning. Rådmannsutvalget ba tilføys ett pkt. 6 i innstillingen slik; 6. Saksutredningen fremmes for arbeidsutvalget til orientering og oversendes deretter medlemskommunene til orientering. Saksutredningen ble deretter behandlet og det ble fattet slikt ENSTEMMIG VEDTAK 1. Det opprettes en interkommunal gjeldsrådgiverstilling for Knutepunkt Sørlandet kommunene 2. Stillingen finansieres ut fra kommunenes innbyggertall med en ramme kr Kristiansand kommune påtar seg arbeidsgiverrollen og det administrative ansvaret legges til helse- og sosialsektoren 4. Stillingen plasseres sammen med eksisterende gjeldsrådgiverstilling i Kristiansand kommune for å oppnå et best mulig fagmiljø 5. Samarbeidet gjøres gjeldende fra Saksutredningen fremmes for arbeidsutvalget til orientering og oversendes deretter medlemskommunene til orientering. På dette grunnlaget fremmer rådmannsutvalget saken for behandling i arbeidsutvalget med slikt ENSTEMMIG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Saksutredningen tas til orientering 2. Saken og vedtak oversendes medlemskommunene til orientering. Vedlegg : 1 (saksutredning følger vedlagt e-post innkallingen som pdf fil) 21

22 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 21/08 Saksbehandler Eierskap EVA senteret IKS Kjell A Kristiansen Etablerersenteret i Vest-Agder ble i 2007 etablert permanent basis og som et IKS. Knutepunkt Sørlandet er sammen med Vest-Agder fylkeskommune og Kristiansand kommune medeier i selskapet. Eierandelene er: o Kristiansand kommune på 29% o Vest-Agder fylkeskommune 60% o Knutepunkt Sørlandet 11%. Eierandelene gjenspeiler fordelingen av eierkapital (innskudd) og årlig driftskapital til selskapet på de 3 eierne. Eierskapet i selskapet er regulert i vedlagte selskapsavtale. Knutepunkt Sørlandets andel av driftskapital til selskapet er på kr og driften av selskapet reguleres i årlig samarbeidsavtale mellom EVA og Knutepunkt Sørlandet (vedlegg). Årlig driftskapital for VAF og Kristiansand kommune er på hhv. kr og kr I anledning etableringen av selskapet ble det av styret for Knutepunkt Sørlandet oppnevnt medlem og varamedlem til EVA representantskap samt styremedlem og varamedlem til styret. Det vil si: Representantskapsmedlem og vara: Ordfører Johnny Greibesland, med ordfører Ole Magne Omdal som personlig vararepresentant. Styremedlem og vara: Rådmann Bente Urdal, Iveland kommune med direktør Terje Pettersen, Sørlandet Kunnskapspark som personlig vararepresentant. Funksjonstiden for representantskapet er 4 år og følger valgperioden. For styret er funksjonstiden 2 år. I samsvar med intensjonen da styret for Knutepunkt Sørlandet behandlet saken 14. juni 2007 legges saken frem for behandling i det nye representantskapet for å forankre samt godkjenne videreføring av ovennevnte politiske representasjon for inneværende kommunestyreperiode Knutepunkt Sørlandet kommunene bør snarest mulig utforme en felles eierstrategi for EVA IKS eierskapet. Det foreslås at rådmannsutvalget gis i oppdrag å fremme en sak om dette. På dette grunnlaget legger rådmennene frem saken for behandling i arbeidsutvalget med forslag om slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Som Knutepunkt Sørlandets representantskapsmedlem i Etablerersenteret i Vest- Agder IKS oppnevnes ordfører Johnny Greibesland 2. Som personlig varamedlem oppnevnes ordfører Ole Magne Omdal 3. Funksjonstiden er valgperioden Rådmannsutvalget bes utforme en sak der knutepunkt kommunenes eierstrategi for EVA IKS utformes. Vedlegg: 1 22

23 SELSKAPSAVTALE FOR ETABLERERSENTER VEST-AGDER IKS (EVA) Vedlegg AU sak 21/08 (av 9.mars 2007) 1 SELSKAPETS NAVN Selskapets navn er: Etablerersenter Vest-Agder IKS. 2 SELSKAPSFORM OG EIERE Det er følgende deltakere i selskapet: Knutepunkt Sørlandet Med eierandel 11,0 % Kristiansand kommune Med eierandel 29,0 % Vest Agder fylkeskommune. Med eierandel 60,0 % 3 HOVEDKONTOR Selskapet har sitt hovedkontor i Kristiansand kommune. 4 FORMÅL, OPPGAVER OG SAMARBEID MED ANDRE Selskapets formål er å yte bistand i forbindelse med idéutvikling og etablering av nye lønnsomme og konkurransedyktige bedrifter i hele Vest-Agder samt Lillesand, Birkenes og Iveland kommuner i Knutepunkt Sørlandet, det som naturlig hører sammen med dette samt samarbeid med andre virksomheter med lignende formål. 5 INNSKUDDSPLIKT ÅRLIG DRIFTSTILSKUDD Det innbetales et innskudd på kr ,- fra eierne i forhold til respektive eierandeler, kr ,- fra Vest-Agder fylkeskommune, kr ,- fra Kristiansand kommune og kr ,- fra Knutepunkt Sørlandet. I tillegg overdras utstyr og inventar som i dag disponeres av prosjektet i Torridalsveien 21 A, 4630 Kristiansand. Selskapets drift sikres gjennom driftstilskudd, forankret i samarbeidsavtaler som inngås årlig. 23

24 6 REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsberetning og årsregnskap. 2. Valg av styre, styreleder og nestleder 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Økonomiplan, budsjettforutsetninger og -rammer 5. Valg av revisor 6. Andre saker i henhold til loven om interkommunale selskaper. 7 REPRESENTANTSKAPET VALG, FUNKSJONSTID, ANTALL STEMMER OG FORRETNINGSORDEN Representantskapet skal ha ett medlem med personlig varamedlem fra hver av deltakerne. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder. Representantskapets medlemmer velges for 4 år og følger den kommunale valgperioden. En deltaker kan når som helst i valgperioden foreta nyvalg av sitt representantskapsmedlem og/eller varamedlem for den gjenværende del av valgperioden. Den enkelte deltakers medlem/medlemmer i representantskapet har stemmerett i henhold til deltakerens forholdsmessige eierandel. Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet i samsvar med IKS-lovens 8. Saksbehandlingen følger reglene i IKS-lovens 9 med de unntak som følger av selskapsavtalen. Det føres protokoll fra representantskapets møter. 8 STYRET Selskapet skal ha et styre bestående av 3 til 5 medlemmer med personlig vararepresentant. Styremedlemmene velges for 2 år. Styremedlemmer kan gjenvelges. Representantskapet kan når som helst fjerne et styremedlem som det selv har valgt herunder leder og nestleder. 24

25 Samarbeidspartnere som yter driftstilskudd til selskapet, jfr. 5, og andre, kan gis rett til observatørstatus i styret, etter representantskapets nærmere beslutning. 9 STYRETS OPPGAVER Styret skal påse at selskapet drives i tråd med selskapets formål, selskapsavtalen, representantskapets vedtak og innenfor vedtatte budsjetter. Styret har ansvar for at selskapet er organisert på en formålstjenlig måte. Styret skal sørge for at regnskapsføring og sikre at formuesforvaltningen er undergitt betryggende kontroll. Styret fører tilsyn med og har instruksjonsmyndighet overfor selskapets daglige ledelse. 10 DAGLIG LEDER Styret kan beslutte at selskapet skal ha en daglig leder og i så fall stå for ansettelse av denne. Alternativt forestås daglig ledelse av styrets leder eller av den styret måtte utpeke. Daglig ledelse innebærer - ledelse av selskapets daglige drift - ansvar for at pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp - rapportering til styret - sekretærfunksjon for styret - daglig personalforvaltning etter styrets nærmere retningslinjer 11 ANSVAR FOR GJELD Selskapet kan ikke oppta lån eller stille garantier for andres gjeld. Deltakerne hefter for selskapets samlede forpliktelser i forhold til den eierandel som følger av 2 i selskapsavtalen. 12 REGNSKAP Selskapets regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper. 13 SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styremedlem og/eller daglig leder kan tegne selskapets firma. 25

26 14 UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig anbefaling fra representantskapet og deretter med tilslutning fra bystyret og fylkestinget som eiere. Representantskapet avgjør de nærmere vilkår for utvidelse. 15 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Endringer i selskapsavtalen skjer i tråd med IKS-lovens 4, 2. ledd. Endringer som foretas i representantskapet krever enstemmighet. 16 UTTREDEN Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst av dette. Betingelsene for uttreden er regulert i IKSlovens OPPLØSNING AV SELSKAPET Beslutning om oppløsning treffes av bystyret/kommunestyret/fylkesting. Ved oppløsning av selskapet gjelder IKS-loven 32, 33 og 34. Ved oppløsning av selskapet fordeles aktiva og gjeld i forhold til deltakernes eierandeler, jfr. 2 i selskapsavtalen. 18 ANDRE BESTEMMELSER Selskapsrettslige forhold reguleres av Lov om interkommunale selskaper av (IKS-loven). Kristiansand, / 2007 For Vest-Agder fylkeskommune For Knutepunkt Sørlandet For Kristiansand Kommune 26

27 Knutepunkt Sørlandet - arbeidsutvalg Møtedato: Sak 22/08 Saksbehandler Styrerepresentasjon Destinasjon Sørlandet Kjell A Kristiansen Innledning Knutepunkt Sørlandet v/daglig leder er nylig kontaktet av reiselivsdirektør Ronny Andersen fra Destinasjon Sørlandet og anmodet om støtte for å få avklart knutepunkt kommunenes styrerepresentasjon Destinasjon Sørlandet. Reiselivsdirektøren viste til selskapets vedtekter og behov for å oppnevne representanter til styret for perioden jfr selskapets 10; Styret består av 11 medlemmer. 5 medlemmer med personlige vararepresentanter oppnevnes av medlemskommunene, hvor minst 2 skal være fra Kristiansand kommune, 5 medlemmer velges av årsmøtet sammen med 3 vararepresentanter i prioritert rekkefølge. 1 medlem med vararepresentant velges av og blant bedriftens ansatte. De kommuneoppnevnte har funksjonstid på 4 år fra årsmøtedato, årsmøtevalgte og ansattesrepresentanter har funksjonstid på 2 år og kan gjenvelges. Årsmøte i Destinasjon Sørlandet er satt til 2. april. Fra reiselivsdirektøren er det påpekt at utnevnelsen av styremedlemmer fra Knutepunkt Sørlandet i anledning representantskapets møte den 29. april er i orden. Nåværende styremedlemmer fra Knutepunkt Sørlandet kommunene er: Styremedlemmer Kommune Vararepresentanter Kommune Bjørg Wallevik Kristiansand Ole Fridtjof Godtfredsen Kristiansand Tor Åge Fjukstad Kristiansand Halvor Hulaas Kristiansand Eli Løite Søgne Oddrun Bortelid Kristiansand Johnny Greibesland Songdalen Arne Thomassen Lillesand Harald Vestøl Birkenes Halvor Rismyhr Vennesla Alle styremedlemmene fra Knutepunkt Sørlandet kommunene er på valg i Styremedlemmer fra næringslivet er: Mette Aske, Skottevig Feriesenter Odd Grønberg, Color Line Agnete Kjellin, Vest-Agder Museet i Kristiansand Øystein Lund, Rica hotell Norge (på valg) Cornelis Verkerk, Hamresanden Resort (på valg) 1. vara Frøydis Lind, De int. Kirkefestspillene 2. vara Trygve Oftedal, Radisson SAS Caledonien 3. Espen Brune, Bronseplassen Ansattes representanter er Liv Karin Aaneland og Arne Aarflot. I tillegg til ovennevnte styremedlemmer fra Knutepunkt Sørlandet kommunene m/vara skal selskapet Destinasjon Sørlandet velge: 2 representanter til styret fra næringen for 2 år Styreleder for 1 år Nestleder for 1 år Revisor for 1 år. 27

28 Hvert kjønn skal i styret være representert med minst 40%. Vurdering Etableringen av et representantskap for Knutepunkt Sørlandet, med gjennomgående representasjon fra kommunestyrene, gir mulighet for å bedre oversikt og styring over eksisterende interkommunalt samarbeid. Det vil si at de folkevalgte representantene som legger rammer for egne kommuner også samarbeider tett om å legge rammer for interkommunale selskaper med felles eierskap. Et ønske om dette fremkom i en undersøkelse som ECON Analyse AS gjennomførte våren 2006 i regi av KS i Knutepunkt Sørlandet kommunene. Av den årsaken er det pr. tid lagt opp til at politisk styring av hhv Etablerersenteret i Vest Agder og Kristiansandregionens brann- og redningstjeneste skal utformes og ivaretas av politikere som utgår fra og oppnevnes av representantskapet for Knutepunkt Sørlandet. Selv om det til nå har vært praktisert en annen ordning når det gjelder Destinasjon Sørlandet, bør det vurderes å anvende den samme modellen for dette eierskapet. Anbefaling Det er grunn til å tro at det vil være hensiktsmessig at Arbeidsutvalgets politiske representanter er valgkomite for utnevnelse av de 5 styrerepresentantene som skal ivareta Knutepunkt Sørlandets eierskap i det nye styret for Destinasjon Sørlandet. Følgelig at valgkomiteen utformer en innstilling som fremmes for realitetsbehandling i representantskapet for Knutepunkt Sørlandet den 29. april. Det må da tas hensyn til de forslagene som Destinasjon Sørlandet allerede har mottatt fra hhv Vennesla og Iveland kommuner. Dersom det heretter vektlegges at eierskapet skal utformes av representantskapet og at styremedlemmer velges herfra vil det være nødvendig å avklare med Vennesla kommune hvorledes forslaget derfra best følges opp. Knutepunkt Sørlandet kommunene bør snarest mulig utforme en felles eierstrategi som skal legges til grunn for styremedlemmenes utøvelse av eierskapet. Det foreslås at rådmannsutvalget gis i oppdrag å fremme en sak om dette. På dette grunnlaget legger rådmennene frem saken for behandling i arbeidsutvalget med forslag om slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Som Knutepunkt Sørlandets 5 styrerepresentanter og 5 vararepresentanter til Destinasjon Sørlandet for perioden velges a. Styrerepresentanter b. Vararepresentanter