KVALITETSSIKRINGSMANUAL Renovasjonsselskapet for Drammensregionen

Transkript

1 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 1 av 7 1 Selskapets firma. er et interkommunalt selskap som er opprettet med hjemmel i LIS. Selskapet er opprettet fra det tidspkt alle kommunestyrer har vedtatt denne avtalen. 2 Selskapets deltakere. Deltakere i selskapet er kommunene Drammen, Hurum, Røyken, Lier, Svelvik, Sande, Nedre Eiker, Øvre Eiker og Modum. 3 Selskapets formål 3.1 Overordnet formål. Målet med RfD's virksomhet er å bidra til å bevare et fysisk miljø som er rent og helsemessig sunt i Drammensregionen, og oppfylle kommunenes forpliktelser knyttet til avfall etter FRL. RfD skal, innen rammen av formålet og avfallsplanen, arbeide for å realisere både lokalt og globalt forankrede miljømål. Selskapet skal være et felles forvaltnings- og bestillerorgan for de deltagende kommuner. RfD skal også legge tilrette for en effektiv forvaltning av den renovasjonsmessige egenproduksjonen som overtas fra kommunene og organisere denne virksomheten i eget/egne selskap/selskaper der RfD har full kontroll. RfD skal være en effektiv markedsaktør med sikte på å holde kostnadene nede. Som ledd i dette arbeidet kan RfD i senere faser også eie andeler i andre selskaper og overføre egenproduksjon til disse. Slike selskaper må konkurranseutsettes etter Lov om Offentlige Anbud. 3.2 Myndighet RfD skal ha ansvar og medfølgende myndighet, så langt FRL og KL tillater, for kommunenes forpliktelser etter FRL, med de unntak som følger av denne avtalen eller avtaler knyttet til kommunenes egenproduksjon. Ved opprettelsen av selskapet er myndigheten knyttet til følgende punkter: 1. RfD skal sørge for innsamling av forbruksavfall i de kommuner som ved vedtak i kommunestyrer overfører denne myndighet til RfD. Jfr FRL 30 og RfD skal på vegne av avtalekommunene kreve inn de gebyrer som fastsettes for innsamling av avfall. Jfr FRL RfD skal ivareta avtalekommunenes forpliktelser med hensyn til spesialavfall, jfr FRL 31, med forskrifter.

2 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 2 av 7 4. RfD skal fatte enkeltvedtak som er nødvendig for å følge opp avtalekommunenes avfallsplaner og myndighetsansvar etter FRL, jfr RfD skal foreslå harmonisert avfallsplan for avtalekommunene, jfr FRL 33a. 6. RfD fremmer forslag til alle kommuner om fastsetting av avfallsgebyr. Jfr FRL RfD skal sørge for å ha avtale med operatør, eller selv drive anlegg for behandling av forbruksavfall på vegne av avtalekommunene. Jfr FRL Andre formål. RfD kan engasjere seg direkte eller indirekte mht tiltak innen avfallssektoren som har til hensikt å verne mot forurensning av det ytre miljø. 3.4 Økonomi 1. RfD skal være et innkjøpsselskap uten egenproduksjon. Jfr allikevel pkt 3 nedenfor. 2. RfD skal bidra til at det finnes et effektivt konkurransemarked for avfallstjenester i Drammensregionen. 3. RfD kan eie andeler i selskaper med begrenset ansvar, AS. Slike selskaper skal ha som en vesentlig del av sitt formål å arbeide innenfor avfallssektoren eller vern mot forurensning av det ytre miljø. 4. RfD skal drive den delen av virksomheten som faller inn under FRL 30 og 31 på ikke-kommersiell basis, etter de regler som gjelder for fastsetting av gebyr i FRL 34. Det føres eget regnskap for denne delen av virksomheten. 5. Innen rammen av de miljømålsettinger som til enhver tid gjelder i avfallsplanen/-e, skal RfD arbeide for laves mulig gebyrer innen de områder som er definert av FRL Engasjement innen andre deler av formålsområdet prises etter markedsvurderinger. 3.5 Utvikling 1. RfD har ansvar for å drive utvikling med sikte på å realisere de miljømålsettinger som til enhver tid gjelder i avfallsplanen/-e og for innen denne rammen å redusere kostnadsgrunnlaget for gebyrfastsetting. 2. RfD skal sørge for å drive sin virksomhet på en måte som brukerne er meget tilfredse med. 3.6 Miljø 1. RfD har ansvar for å fremme miljømål i fremlegget til avfallsplan. Miljømålene skal være etterprøvbare.

3 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 3 av 7 2. RfD har ansvar for å realisere de miljømål som vedtas i avfallsplanen/e. 4 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Drammen Kommune. 5 Selskapets organer Selskapets øverste myndighet er Representantskapet. Selskapet ledes av et styre og administrerende direktør. 6 Representantskapet. Representantskapet består av 9 representanter, valgt av de deltakende kommuner. Hver kommune velger også en vararepresentant. Det skal avgis 19 stemmer i representantskapet. Representantene stemmer i hht nedenstående tabell. Representantene velges for valgperioden og valget skjer senest 15 november i valgåret. Kommune Ant stemmer Drammen 6 Hurum 1 Lier 2 Modum 2 Nedre Eiker 2 Røyken 2 Sande 1 Svelvik 1 Øvre Eiker 2 TOTALT 19 Representantskapet sammenkalles av formannen etter valget, senest 30 desember i valgåret, hvorpå konstituering finner sted. På dette møtet velges leder og nestleder. Det legges samtidig en plan for representantskapets ordinære møter det påfølgende år. Representantskapets myndighet er i samsvar med LIS, jfr 7. Representantskapet vedtar økonomiplan og budsjett for neste år, senest 15. desember, hvert år. Representantskapet skal behandle styrets årsmelding i samme møte som regnskapet fastsettes. Årsmelding og regnskap skal normalt behandles innen 20. februar, men senest 30. april året etter regnskapsåret. Representantskapet behandler normalt ikke saker som avgjøres i deltakernes kommunestyrer. Det skal avholdes minst to møte i representantskapet pr år.

4 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 4 av 7 7 Styret. Styret har 5 medlemmer som velges av repr. skapet. De ansatte i selskapet har 1 observatør i styret. Repr. skapet velger leder og nestleder. Styret velges for 2 år. Ordinært valg skjer på det møtet i repr. skapet som behandler årsmelding og regnskap. Styrets myndighet følger av LIS, jfr 13 og denne selskapsavtale. Er styret av den oppfatning at det ikke kan ta ansvaret for å gjennomføre sine oppgaver innenfor de rammer som budsjettet og planer vedtatt av repr skapet eller kommunestyre setter, plikter det å stille sine plasser til disposisjon, etter først èn gang å ha lagt saken frem for repr skapet til fornyet behandling. Styret representerer, innenfor sitt mandat, kommunene i spørsmål som er omfattet av delegasjonsinstruks, i samsvar med selskapsavtalen. Styret legger frem melding om selskapets virksomhet hvert år sammen med forslag til regnskap. (Repr skapet kan utvide styrets plikter, men ikke innskrenke dets myndighet.) 8 Administrerende direktør, (Dagl. leder.) Adm direktør tilsettes av styret. Styret fastsetter direktørens godtgjørelse. Adm direktør har den myndighet som styret bestemmer, innen rammene av styrets kompetanse. (Dette pkt kan endres av repr skapet.) 9 Innskudd Deltakerne gjør innskudd i henhold til nedenstående tabell: Kommune Innskudd %-andel Drammen ,8 Hurum ,1 Lier ,2 Modum ,7 Nedre Eiker ,6 Røyken ,0 Sande ,5 Svelvik ,8 Øvre Eiker ,3 Totalt Innskuddet skal være innbetalt innen 1. desember 2001.

5 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 5 av 7 10 Fastlån til selskapet Hver kommune forplikter seg til å gi lån til selskapet etter tabellen nedenfor, beregnet etter samme %- fordeling som innskuddet. Lånet nedbetales etter forslag fra styret. Rente skal være kommunens normale innlånsrente med et tillegg av 1%. Kommune Fastlån %-andel Drammen ,8 Hurum ,1 Lier ,2 Modum ,7 Nedre Eiker ,6 Røyken ,0 Sande ,5 Svelvik ,8 Øvre Eiker ,3 Totalt Ansvar Deltakernes ansvar fordeler seg i samsvar med innskuddsandelene i tabellen ovenfor. 12 Delegasjon av myndighet til selskapet. Denne avtalen forutsetter at det er kontinuerlig enighet om å tildele selskapet en rolle og delegere myndighet i samsvar med nedenstående bestemmelse og det som nedenfor sies om klager: 1. Selskapet skal ivareta kommunens forpliktelser etter FRL 29, 30, første ledd, 31 første ledd, 33a første ledd og 35 annet ledd. 2. Selskapet delegeres, i medhold av FRL 83, myndighet til å treffe vedtak etter FRL 35 siste ledd og Selskapet fremmer forslag til gebyrer for hver kommune. Forslagene for alle kommuner legges frem samtidig. Selskapet fremmer forslag til felles avfallsplan, jfr FRL 33a første ledd, som legges frem for hvert kommunestyre. 4. Selskapet skal håndheve de bestemmelser som er gitt i kommunenes renovasjonsforskrifter. Selskapet skal påse at forskriftene er tidsmessige og i samsvar med vedtatte avfallsplaner og behovene i de enkelte kommuner, samt fremme forslag til ønskelige endringer. 5. Selskapet skal være et forvaltnings- og innkjøpsselskap. 6. Selskapet kan ha datterselskaper som har oppgaver innen selskapets hovedformål. 7. Myndighet og oppgaver etter disse bestemmelser er gitt til styret i selskapet. 13 Klager

6 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 6 av 7 Det velges regional/felleskommunal klagenemnd for behandling av klagesaker etter FL, jfr FL 28. den felleskommunale klagenemnden skal ha 9 medlemmer, en valgt fra hver deltagende kommune. Representantene velges senest 15 november i valgåret. Forberedelse av saker til nemnda skjer ved administrasjonen i selskapets vertskommune. (Dvs pr 2002 er dette Drammen kommune.) 14 Uenighet. Om noen kommuner beslutter å ikke følge de to ovennevnte punkter, skal det betraktes som brudd på selskapsavtalen, og dersom noen av de andre deltakende kommuner krever det, må den kommunen som ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, tre ut av selskapet, uten at det er fattet vedtak etter LIS Låneopptak Repr skapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på kr 115 mill, av disse er kr 90 mill allokert til investeringer. Innenfor rammen kan selskapet ta opp lån til likviditetsformål med inntil kr 25 mill, i samsvar med LIS. Lånerammen omfatter de lån som er gitt selskapet fra hver av kommunene i forbindelse med oppstart av selskapet. Lån kan bare tas opp til kapitalformål som omfattes av avfallsplanen. Økonomiplanen må vise hvorledes låneforpliktelsene skal innarbeides i selskapets økonomi. Gjøres låneopptak utenom økonomiplanen, skal økonomiplanen revideres i forbindelse med beslutning om låneopptaket. 16 Avfallsplan og forslag om gebyrer. Forslag til avfallsplan fremmes fra styret og vedtas av deltakende kommuner. Forslag til avfallsplan fremmes gjennom representantskapet som gir sin uttalelse, eller hvis repr. skapet er uenig, sendes saken tilbake til styret til videre bearbeidelse. Oppstår det uenighet mellom deltakerne/kommunene om styrets forslag, kan hver av deltakerne forlange at repr skapet i selskapet behandler saken på nytt før den igjen legges fram for kommunestyrene. Forslag om gebyrer fremmes direkte fra styret til deltakerne. Styrets forslag til gebyrer og evt. justeringer i avfallsplanen fremmes hvert år innen 30. juni. deltakerne gjør vedtak om gebyrer for påfølgende år for sin kommune senest 31. oktober hvert år. Forslaget til gebyr skal bygge på kostnadene knyttet til hver enkelt kommune.. Gebyrene skal kreves inn av selskapet eller av firma/virksomhet som selskapet bestemmer. (Dette pkt kan endres av repr skapet.) Avfallsplanen skal omfatte tiltak som nevnt i FRL 35, annet ledd. Slike tiltak skal avtales med hver enkelt kommune.

7 Godkj. av: Rev. nr.: 01 Dok. nr.: Kap.: Ledelsens ansvar Side 7 av 7 Avfallsplan fremmes minst en gang i hver valgperiode, selv om bestemmelsen i FRL 33a blir opphevet. Blir bestemmelsen i FRL opphevet, kan planen innskrenkes til det som ligger innenfor selskapets formål. I forbindelser med avlegging av årsrapport skal det utarbeides en melding om arbeidet siste år med å oppfylle avfallsplanen. 17 Regnskap Regnskapene skal føres etter regnskapsloven. Regnskapet føres slik at kostnadene ved aktiviteten i hver kommune fremkommer. 18 Revisjon Selskapet skal ha statsautorisert revisor. 19 Rett til innsyn Deltakernes kontrollkomiteer har rett til innsyn i alle forhold vedrørende selskapet. 20 Offentlighetsloven Offentlighetsloven eller tilsvarende bestemmelser gjøres gjeldende, med unntak av de bestemmelser som gjelder ansettelser. 21 Forvaltningsloven Forvaltningsloven eller tilsvarende bestemmelser skal gjelde for selskapet, med unntak av de bestemmelser som gjelder ansettelser. 22 Lov om Offentlige Anskaffelser Selskapet regnes som offentlig organ etter loven, og loven gjelder derfor for selskapet. For datterselskaper foretas det en selvstendig vurdering ut fra deres rolle og virksomhet. 23 Endringer i selskapsavtalen. Ingen endringer i selskapsavtalen kan gjøres av repr skapet, jfr LIS 4, med mindre det uttrykkelig er nevnt for den enkelte bestemmelse.