Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 15/81 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Arne Nordgård Per Arne Brevik Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 018/15 019/15 020/15 021/15 022/15 023/15 024/15 Godkjenning av protokoll fra møte Bestilling av forvaltningsrevisjon Evaluering og rapportering - valgperioden Forslag til møteplan for 2. halvår 2015 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Sivert Arne Selvli(sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 018/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/81-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 019/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 15/89-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på eiendomsforvaltning i Agdenes kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 250 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 20.mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Utrykt vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for , lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2013 og Arbeidet med en ny overordnet analyse av Agdenes kommune og ny plan for forvaltningsrevisjon vil bli satt i gang høsten For å få brukt de budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon for inneværende år så anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget går videre på planen for Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for : Pleie og omsorg Eiendomsforvaltning Næring og drift KOSTRA rapportering På kontrollutvalgets møte , sak 19/2013, ble en forvaltningsrevisjon med fokus på pleie og omsorg bestilt. Ferdig rapport ble behandlet på utvalgets møte Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte Revisjonens anbefalinger er fulgt opp og kontrollutvalget har avsluttet saken. Agdenes kommune har et budsjett på 135 timer til forvaltningsrevisjon i timer av dette er reservert til en felles selskapskontroll av HAMOS Forvaltning IKS For å få til en forvaltningsrevisjon som kan gå litt i dybden så anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at det brukes budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer for 2 år. Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. Vi gjengir omtalen av de gjenværende fokusområdene fra plan for forvaltningsrevisjon

4 Eiendomsforvaltning En forvaltningsrevisjon kan sette fokus på om kommunen sitter på en hensiktsmessig eiendomsmasse og om denne blir utnyttet, vedlikeholdt og forvaltet på riktig måte. Finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk sett i forhold til kommunens ansvarsområder, eller andre muligheter for inntjening eller utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Næring og drift Agdenes kommune ønsker å være en støttespiller for etablering av ny virksomhet og utvikling av eksisterende næringsliv i kommunen. Kommunens kjerneoppgaver i næringsutviklingsarbeidet er knyttet til: rådgivning/bistand for etablerere tilrettelegging av næringsområder og forretningsområder utbygging av infrastruktur kommunalteknikk Hvordan lykkes kommunen som nærings-/utviklingsaktør? KOSTRA rapportering KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Informasjon om kommunale tjenester og ressursbruk på kommunens ulike tjenesteområder rapporteres og sammenstilles. Tallstørrelsene er offentlige og benyttes både av nasjonale og lokale beslutningstakere. Informasjonen er ment som styringsverktøy både for kommunene og staten som skal vurdere om nasjonale mål på ulike tjenesteområder nås. For at systemet skal fungere er det viktig at kommunene rapportere data på riktig måte. Når kostnadsutviklingen i kommunen skal vurderes og evt sammenlignes med andre kommuner er det viktig at tallstørrelsene stemmer. Fordelingen av administrative kostnader, støttetjenester mv. kan ha stor betydning for hvordan et tjenesteområde fremstår kostnadsmessig En forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i KOSTRA rapporteringen kan være med på å bidra til at kommunen både kvalitetssikrer sin egen styringsinformasjon og at rapporteringen til statlige myndigheter blir så korrekt som mulig. Kontrollutvalgets sekretariat har vært i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS og diskutert hvilket fokusområde som det er mest relevant å sette i gang en forvaltningsrevisjon på nå. Revisjonen mener at eiendomsforvaltning er det mest aktuelle fokusområdet av de gjenværende i plan for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for og revisjonens anbefaling vil sekretariatet råde kontrollutvalget til å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på eiendomsforvaltning i Agdenes kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 250 timer, 115 timer i 2015 og 135 timer i Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 20. mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 4

5 Evaluering og rapportering - valgperioden Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/15 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/18-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden basert på innspill gitt i møtet. Saksutredning På slutten av valgperioden leverte kontrollutvalget en rapport til nytt kommunestyre. Denne inneholdt kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid og rammevilkår, samt en egen gjennomgang av oppfølgingen av alle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Uvalget bør vurdere hvorvidt man ønsker å utarbeide en egen rapport til det nye kommunestyret, og i så fall hva kontrollutvalget ønsker å legge vekt på av erfaringer og eventuelt anbefalinger for neste periode. Følgende er noen aktuelle temaer for kontrollutvalget å vurdere: Kontrollutvalgets arbeidsform Det har i perioden vært lagt opp til 5 møter i året, 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalget har i det meste av perioden hatt åpne møter, noe som nå har blitt lovpålagt. Ordfører og revisjonen har møte- og talerett i utvalgets møter, og i tillegg inviteres rådmannen jevnlig til å gi orienteringer. Er frekvensen på møter riktig? Er utvalget fornøyd med typen og mengden saker som legges fram for utvalget? Er utvalget fornøyd med form og utredning på sakene? Valg og sammensetning av kontrollutvalget Kontrollutvalget består i dag av 5 medlemmer med en varaliste på 9 personer. Ett av medlemmene i utvalget er fast medlem av kommunestyret, hvilket er lovens minstekrav. Det har til tider vært en utfordring å få varamedlemmer til å stille i møter. Er sammensetningen av kontrollutvalget tilfredsstillende? Har det betydning om flertallet eller mindretallet i kommunestyret har flertall og/eller leder i kontrollutvalget? Bør kommunestyret søke å velge kontrollutvalget ved avtalevalg med felles varaliste? 5

6 Kontrollutvalgets ressurser Kontrollutvalget disponerer i 2015 et budsjett på kr , derav kr til sekretariatstjenester, kr til revisjonstjenester og kr til kontrollutvalgets øvrige virksomhet, herunder møtegodtgjørelser. Kontrollutvalget får sine sekretariatstjenester fra Kontrollutvalgssekretariat MidtNorge IKS, der Agdenes kommune deltar i samarbeid med 13 andre kommuner, samt fylkeskommunen. Sekretariatet har ansvar for saksbehandling, arrangering av møter, kontrollutvalgets arkiv og andre administrative oppgaver. Antall timer budsjettert til sekretariatsbistand og honorar ligger i hovedsak fast, og varierer ikke med forbruk på kort sikt. Har kontrollutvalget en tilfredsstillende økonomisk ramme? Er kontrollutvalget fornøyd med sekretariatsbistanden og relasjonen til sekretariatet? Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til en plan som vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget utarbeider planen på bakgrunn av en overordnet analyse av risiko og vesentlighet innenfor de ulike områder av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget foretar bestillinger ut fra planen, innenfor de avtalte rammer for forvaltningsrevisjon. Ut fra kontrollutvalgets bestilling legger revisjonen normalt frem et forslag til innretning for utvalget, før revisjonen utarbeider prosjektplan og gjennomfører prosjektet. Prosjektrapporter behandles i kontrollutvalget og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt en praksis med utarbeidelse av toårige planer, mens overordnet analyse bare gjennomføres én gang i perioden. For å sikre at plan for forvaltningsrevisjon er i tråd med kommunestyrets behov så har kontrollutvalget invitert utvalgsledere, ordfører og varaordfører til dialog om mulige fokusområder som bør inn i plan for forvaltnignsrevisjon. Gir prosessen med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon god informasjon for å prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter? Er kontrollutvalget fornøyd med måten forvaltningsrevisjonsprosjekter bestilles og gjennomføres på? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold i rapportene? Selskapskontroll Selskapskontroll og plan for selskapskontroll utarbeides og bestilles i prinsippet etter samme prosess som forvaltningsrevisjon, og må prioriteres av samme ramme. Agdenes kommune har i stor grad eierskap i fellesskap med andre kommuner, og det har vært lagt vekt på å samarbeide om kontroll. Agdenes har i perioden deltatt i ett større selskapskontrollprosjekt av Trønderenergi AS (2014). Er kontrollutvalget fornøyd med opplegg og prosess rundt selskapskontroll? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold på den selskapskontrollen som har vært gjennomført? Har selskapskontroll vært riktig prioritert i forhold til forvaltningsrevisjon? Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen gjennomføres av Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget er ikke bestiller av regnskapsrevisjon på samme måte som for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men har et ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget får på høsten en orientering om planlagt regnskapsrevisjon for regnskapsåret. I april får kontrollutvalget fremlagt 6

7 revisjonsberetning og blir presentert resultatene av revisjonsarbeidet. I tillegg får kontrollutvalget i etterkant kopi av revisjonens tilbakemeldingsbrev til kommunen etter årsoppgjøret. Får kontrollutvalget tilstrekkelig informasjon til å ivareta påse-ansvaret for regnskapsrevisjon? Samarbeid med andre kontrollutvalg og fellesfora Agdenes kommune deltar i Konsek i samarbeid med 13 andre kommuner og fylkeskommunen. Konsek inviterer årlig til en samling for kontrollutvalg på senhøsten. Kontrollutvalget er medlem av Forum for kontroll og tilsyn som årlig arrangerer fagkonferanse og årsmøte i juni. I tillegg inviteres kontrollutvalget til en årlig kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar. Kontrollutvalget har også hatt samarbeid med fellesmøte med andre kontrollutvalg i regionen i forbindelse med selskapskontroll av Trønderenergi AS. Er kontrollutvalget fornøyd med felles-samlinger og felles opplæring i regi av Konsek? Synes kontrollutvalget det er nyttig å delta på konferanser i regi av FKT og NKRF, og ønsker kontrollutvalget å opprettholde medlemsskapet i FKT? Synes kontrollutvalget det er nyttig å samarbeide med andre utvalg i regionen, og burde det være mer eller mindre av det? Samarbeid med ordfører, rådmann og andre politiske organer i kommunen Kontrollutvalget utfører sitt arbeid på vegne av kommunestyret og hovedvekten av arbeidet går ut på å føre kontroll med virksomheten som utføres av rådmannen og kommunens administrasjon. Kontrollutvalget har lagt vekt på jevnlige orienteringer fra rådmannen i aktuelle saker. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret fortløpende angående forvaltningsrevisjon, og selskapskontroll, årlig angående regnskapsrevisjonen i tillegg til gjennom årsmeldinger og planer. Protokoller fra kontrollutvalget legges fram som referatsak til kommunestyret. Ordfører har møterett i kontrollutvalget. Er kontrollutvalget fornøyd med kommunikasjon og samarbeid med rådmannen og administrasjonen? Er det et hensiktsmessig antall, nivå og form på orienteringer fra rådmannen? Er kontrollutvalget fornøyd med samhandlingen med ordfører, rådmann og andre politiske organer? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere behovet for rapportering samt spørsmålene til evaluering av virksomheten, og foreslår at det eventuelt utarbeides en rapport basert på dette som legges frem for det nye kommunestyret. 7

8 Forslag til møteplan for 2. halvår 2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/81-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2015: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2015 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2015, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2015: August September Oktober November Desember Kontrollutvalget Kommunestyret Formannskapet 8

9 6. oktober 2015 Viktige saker i oktober er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2016 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for november 2015 Nytt kontrollutvalg! Møtet legges i utgangspunktet opp som et informasjonsmøte der vi legger opp til en gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver, funksjon og rolle og en presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter 2. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 9

10 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/15 Eva J. Bekkavik /51-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Agdenes kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og vedtar plan for videre oppfølging slik det fremgår av dokumentet Saker for videre oppfølging. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke satt opp nye saker i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 9 10

11 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak KS 22/14 Tittel Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Kommentar Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen Til oppfølging Følges opp

12 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 15/295 Referatsaker 13/15 14/461 REGULERINGSPLAN FOR LYSTAD BOLIGFELT DEL AV GNR 5/7 SLUTTBEHANDLING 14/15 14/624 KOMMUNEREGNSKAPET /15 15/18 ÅRSMELDING 2014 FOR AGDENES KOMMUNE 16/15 15/282 REGNSKAPSMESSIG OVERSKUDD FOR DISPONERING EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f

13 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: Formannskapet Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 12:30 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 22/15 15/276 Referatsaker 23/15 15/153 REGULERINGSENDRING RAUSTEIN GNR 11/2 - ADKOMSTVEGER 24/15 15/18 ÅRSMELDING 2014 FOR AGDENES KOMMUNE 25/15 14/624 KOMMUNEREGNSKAPET 2014 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f

14 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/81-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Revisjon Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte KonSek Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte Tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2014 Administrasjonen må holde seg unna politiske møter Ikke alle kan granske Ordfører kan ikke trekke saker fra saklisten Ulovlig med gruppemøte for alle Sivilombudsmannens uttalelse vedr. møteoffentlighet i Herøy kommune Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS. 3. Tilbakemeldingsbrev fra Revisjon Midt-Norge IKS til Agdenes kommune vedr. årsrevisjon Hvis flertallet i bystyret har jevnlige planleggingsmøter for å planlegge hva de skal mene i fellesskap, må administrasjonen holde seg langt unna. 5. Bare kommunestyret og kontrollutvalget har myndighet til å sette i verk granskinger i Kommune Norge. 6. Ordfører har en selvstendig plikt til å vurdere om saker er tilstrekkelig forberedt til å bli behandlet. Men når sakene først er på sakslisten har ordfører ingen myndighet til å fjerne dem igjen. 7. Et politisk utvalg kan ikke samles til utvidet gruppemøte for å unngå å diskutere en sak i offentligheten. 8. Sivilombudsmannens uttalelse vedr. møteoffentlighet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker

15 15

16 16

17 16 17

18 17 18

19 18 19

20 19 20

21 20 21

22 21 22

23 Bernt svarer: Administrasjonen må holde seg unna politiske møter Hvis flertallet i bystyret har jevnlige planleggingsmøter for å planlegge hva de skal mene i fellesskap, må administrasjonen holde seg langt unna, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 18. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. I en kommune med formannskapsmodell har partiene som utgjorde flertallet ved konstitueringen i praksis innført et nytt politisk møtepunkt. Hver mandag samles politikere fra disse partiene til møter, for å diskutere hva de skal mene om ulike politiske saker som skal komme opp til behandling. Konsekvensen er at partiene før formannskapet trer sammen har blitt enige om hva man skal mene. I mindre viktige saker får enkelte partier bryte ut av enigheten, men i hovedsak stemmer partiene samlet. Kritikerne mener dette ødelegger formannskapet som politisk arena, ettersom det ikke lenger er mulig å ha en reell debatt, og i tillegg vil det i mange tilfeller rett og slett ikke bli debatt i det hele tatt fordi avgjørelsen er tatt. Pressen nektes adgang til disse formøtene. Det kan være liten tvil om at det må være lov for politikere fra ulike partier å møtes uten at det er et politisk møte allmennheten skal ha adgang til. Men når møtene blir så institusjonaliserte at de reelt sett er faste møter som forbereder hva politikerne skal mene i den kommende politiske behandlingen, bør de da betraktes som reelle formannskapsmøter hvor mindretallet ikke er invitert? Eller kan hva som helst vedtas i forkant, så lenge det ikke er hele utvalget som møtes, bare flertallet? Hva er konsekvensen for det offentlige ordskiftet? Bernt svarer Hestehandler og korridorpolitikk er det ikke mulig å forby, og heller ikke at det dannes politiske allianser på tvers av partigrensene. Om partier i en kommune ønsker å etablere et tett samarbeid av denne typen, er det ikke noe ulovlig i dette. Men velgerne bør reagere hvis de ser at formannskapsmøtene blir ganske uviktige, fordi «noen har snakket med hverandre». Men det er avgjørende viktig at disse møtene er rene politiske rådslagningsmøter for enkelte partigrupper, og ikke blandes sammen med kommunens saksbehandling. Kommunen kan stille møterom til rådighet for slike møter, men kommunens administrasjon må ikke medvirke til innkalling eller gjennomføring av møtene, og representanter for administrasjonen må heller ikke delta i disse. Administrasjonen skal bare forholde seg til kommunens folkevalgte organer, ikke til partigrupper

24 Bernt svarer: Ikke alle kan granske Bare kommunestyret og kontrollutvalget har myndighet til å sette i verk granskinger i Kommune-Norge. Les jussprofessor Jan Fridthjof Bernts svar på leserspørsmål i vår ukentlige jusspalte. Av Kommunal Rapport 26. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål Jeg skulle gjerne hørt Bernts vurdering av om et kommunestyre/fylkesting/kontrollutvalg har anledning/lovhjemmel til å iverksette granskinger. Meg bekjent inneholder verken kommuneloven eller forskrifter til denne bestemmelser om at de folkevalgte organene er tillagt denne myndigheten. Er det bare Stortinget som kan vedta gransking i en kommune, og er de granskinger som er gjennomført fram til dags dato lovstridige? Bernt svarer Vi har ingen særlige lovregler om gransking, og heller ikke noe forbud mot at kommunestyre eller andre setter i gang slike. "Gransking" er i denne sammenheng bare et navn på en særlig undersøkelse av en sak eller et saksforhold, som må gjennomføres innenfor de rammene som ellers gjelder for offentlig saksbehandling. Her har vi imidlertid en rekke mulige rettslige problemer. Jeg skal ikke påstå jeg har full oversikt over alle, men nedenfor har du mine tanker om noen: 1. Hvem kan iverksette gransking? Som kommunens øverste organ kan kommunestyret vedta å iverksette gransking av et hvilket som helst saksforhold vedrørende kommunens virksomhet. Det samme kan kontrollutvalget, i medhold av kommuneloven 77 nr. 7. Men hvis granskingen medfører utgifter, må det foreligge eller skaffes budsjettmessig dekning for disse før granskingen settes i gang. Andre kommunale organer med mulig unntak for foretakstyrer vil derimot neppe kunne iverksette en slik prosess uten etter fullmakt fra kommunestyret, men vil selvsagt kunne be administrasjonen om å utrede en sak eller om at kontrollutvalget tar initiativ til en mer formalisert gransking. 2. Plikt til å medvirke og forklare seg ved gransking Alle tilsatte i kommunen har plikt til å møte personlig og forklare seg og medvirke til en slik gransking, i kraft av sitt tilsettingsforhold i kommunen. Dette er da et avvik fra det som ellers er hovedregelen om kommunikasjon mellom folkevalgte organer og administrasjonen; at dette skjer via rådmannen eller den hun har delegert dette ansvaret til. For kontrollutvalget fastslås regelen om plikt til å medvirke i kommuneloven 77 nr. 7 («enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument»), skal andre organer foreta en slik formell gransking, må kommunestyret selv fatte vedtak om fullmakt til å gjøre dette

25 De folkevalgte har ingen tilsvarende rettslig plikt til å forklare seg eller medvirke ved en gransking, men det vil selvsagt være en alvorlig politisk sak om en folkevalgt nekter å medvirke ved en gransking iverksatt av kommunestyret eller kontrollutvalget. 3. Taushetsplikt I kommuneloven 77 nr. 7 er fastslått at kontrollutvalget kan kreve informasjon «uten hinder av taushetsplikt» om forhold «som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». I dette ligger at det er kontrollutvalget som avgjør hva det vil be om informasjon om. Rådmannen kan ikke nekte tilgang til informasjon, og kommunestyret kan ikke treffe vedtak som begrenser kontrollutvalgets lovfestete rett til innsyn i alt det finner nødvendig. Men utvalget har selv taushetsplikt, og ansvar for å hindre uønsket videreformidling av taushetspliktbelagte opplysninger, se forvaltningsloven 13 som pålegger både tilsatte og folkevalgte «å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om» taushetspliktbelagte forhold. I dette ligger at slik informasjon bare skal videreformidles der det er hjemmel for dette i unntaksreglene i forvaltningsloven. Og disse må leses med utgangspunkt i hovedregelen i 13, om plikt til å hindre spredning. Når det i fvl. 13 b nr. 2 er fastsatt at taushetsplikt ikke er til hinder for «at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll», må det derfor forstås slik at formidling av taushetspliktbelagt informasjon så langt mulig skal skje i anonymisert form, og behandles tilsvarende forsiktig av mottakeren. 4. Dokumentoffentlighet Et særlig vanskelig problem ved slike granskinger er forholdet til offentlighetsloven. Det vil ofte være ønske om å skjerme opplysninger som kommer fram under en gransking, dels av hensyn til den som er gjenstand for granskingen, og dels av hensyn til kildene «informantene». Vernet av den som er under gransking mot offentlig innsyn i saksdokumentene vil i praksis avhenge av om det er tale om opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov, se offentlighetsloven 13. Avtale eller løfte om fortrolighet og anonymitet for informanter vil normalt ikke være tilstrekkelig til å skape taushetsplikt. I praksis må det være tale skjerming av opplysninger om «personlige forhold», se forvaltningsloven 13, og det at man er kilde til informasjon, vil bare helt unntaksvis oppfylle det kriteriet. Offentlighetsloven 13 er en unntaksregel som ikke omfatter hele dokumenter, men bare de enkeltopplysningene som måtte være av slik karakter. Det er med andre ord snakk om sladding i dokumentet, ikke om å nekte innsyn fullstendig. Som alminnelig regel vil det bare være taushetsplikt om private forhold, som sykdom, familieforhold, rusmiddelproblemer mm. Rent tjenstlige forhold, som feil, svikt, dårlig opptreden mm omfattes ikke i seg selv av dette unntaket

26 Utgangspunktet er at innsynsrett inntrer så snart dokumentet «er oppretta»; det vil her si så snart det enten er innkommet til kommunen fra en eventuell ekstern kilde, eller når det oversendes folkevalgt organ fra administrasjonen. Etter offentlighetslovens 5 kan det fastsettes utsatt offentlighet «såframt det er grunn til å tru at dei dokumenta som ligg føre, gir eit direkte misvisande bilete av saka, og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser». Terskelen for slik utsatt offentlighet er høy, men vil nok lett være oppfylt der det er framsatt alvorlige beskyldninger mot enkeltpersoner, så lenge disse ikke har fått ta til motmæle. Granskingsrapport, og dokumenter knyttet til denne, med taushetspliktbelagte opplysninger, vil kunne videreformidles til andre kommunale organer, som formannskap og kommunestyre hvis «opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll», men her er det et viktig poeng at taushetspliktbelagte opplysninger i størst mulig grad må anonymiseres så langt dette er mulig ved slik videreformidling. 5. Partsinnsyn Den som granskingen retter seg mot, vil være part i saken, og vil derfor etter forvaltningsloven 18 som alminnelig regel ha rett til innsyn i alle sakens dokumenter. Taushetsplikt gjelder ikke overfor den som er part i saken, se fvl. 13 b nr. 1. Det er en begrenset adgang etter fvl. 19, andre avsnitt, til å nekte en part innsyn i bl.a. «forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre», men dette gjelder bare der det ikke er «av vesentlig betydning» for parten å få disse opplysningene. Normalt vil det kunne være av vesentlig betydning for parten å vite hvem som er kilden for kritikk og påstander om faktiske forhold, men hvis det bare tale om «tips» som har vært utgangspunkt for en selvstendig undersøkelse av forholdet, men som ikke tillegges noen selvstendig bevisverdi, vil det kunne være mulig å skjerme kilden

27 Bernt svarer: Ordfører kan ikke trekke saker fra sakslisten Ordfører har en selvstendig plikt til å vurdere om saker er tilstrekkelig forberedt til å bli behandlet. Men når sakene først er på sakslisten har ordfører ingen myndighet til å fjerne dem igjen, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Av Kommunal Rapport 11. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål Har ordføreren et overordnet ansvar for at saksforberedelsen til kommunestyret har vært forsvarlig? Jeg har lett forgjeves etter uttalelser i lov eller forarbeider om dette. I reglementet for Bergen kommune kan det synes som om bystyrekomiteene har dette ansvaret, men jeg trodde ikke et slikt reglement kan sette til side ordførerens eventuelle plikt her. Da er spørsmålet: Har ordførerne en slik plikt overfor kommunestyrene? Bernt svarer Ordfører har ikke noe selvstendig saksforberederansvar, men i kommuneloven 32 nr. 1 er fastsatt at "Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte". Verken rådmann, byråd eller bystyrekomiteer kan sette opp saker på saklisten til et folkevalgt organ; det er bare ordfører som kan, men i bestemmelsen i 32 nr. 1 om at det skal innkalles til møte når "minst 1/3 av medlemmene krever det", ligger en forutsetning om at det samme antall medlemmer kan kreve en sak oppført på dagsordenen til neste møte. I tillegg kan det folkevalgte organet selv i møtet treffe vedtak etter 34 nr. 1 om å føre opp en ny sak på saklisten, men da slik at (realitets) vedtak bare kan treffes "hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette". Normal prosedyre vil selvsagt være at når en sak blir oversendt fra rådmann, byråd, bystyrekomité eller annet organ med innstilling til kommunestyre eller annet folkevalgt organ, føres den opp til behandling i neste møte der. Men når ordfører eller utvalgsleder setter opp saklisten til et møte, vil hun eller han ha en selvstendig rett og plikt til å vurdere om saken er tilstrekkelig forberedt til å tas under behandling, alternativt om den bare skal føres opp som en orienteringssak til foreløpig diskusjon. Men dette er det også det folkevalgte organets ansvar å vurdere, se 34 nr. 1 om at det "kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten". Og det samme ansvaret har altså ordfører der det fremmes forslag om realitetsvedtak i en sak som ikke var oppført på saklisten i innkallingen, i og med at han eller hun da må vurdere om dette skal tillates. Men verken ordfører, rådmann eller byråd kan "trekke" en sak fra møtet hvis den først er oppført på sakslisten, da må organet selv treffe vedtak om utsettelse

28 Bernt svarer: Ulovlig med gruppemøte for alle Et politisk utvalg kan ikke samles til utvidet gruppemøte for å unngå å diskutere en sak i offentligheten, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Av Kommunal Rapport 4. mai 2015 Under en sak i kontrollutvalget for alkoholomsetning blir møtet avsluttet, fordi medlemmene skal samles til et «gruppemøte» for å diskutere ordlyden i et forslag til vedtak. Tilhørerne må forlate møtelokalet, siden det ikke lenger er noe møte. Når «gruppemøtet» hvor hele kontrollutvalget er til stede er over, blir møtet satt igjen. I den aktuelle kommunen var prosedyren rundt dette uklar, men vi lar det ligge i denne omgang. Er det anledning til å heve et politisk møte, og så fortsetter alle medlemmer av utvalget å diskutere saken videre? Hvor mange kan være til stede på et «gruppemøte» før det går over til å bli et politisk møte som skal være åpent for alle (med mindre det kan lukkes i tråd med møtereglene i kommuneloven)? Bernt svarer Kontrollutvalgene går inn under de generelle reglene om saksbehandlingen i folkevalgte organer, se kommuneloven 29 nr. 2. I 30 nr. 1 er det fastslått at "Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter" og i 31 nr. 1 at "Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer," hvis ikke det er hjemmel i lov for å lukke møtet. Sivilombudsmannen har i flere uttalelser slått fast at når medlemmene av et folkevalgt organ sitter sammen for å diskutere en sak som ligger innenfor organets ansvarsområde, vil dette måtte anses som et møte i organet, uavhengig av om man kaller dette et "seminar", "uformell samtale", "forberedende byråd" eller liknende. Grensen mot rent politiske samtaler innenfor partigruppe eller mellom partigrupper kan være flytende, men hvis alle medlemmene i det folkevalgte organet, her kontrollutvalget, sitter sammen og diskuterer en sak de har eller skal ha til behandling, er det lite tvilsomt at dette skal anses som et møte i organet, også om andre skulle delta. Det som her er beskrevet framtrer som et forsøk på å omgå lovens klare regler, og ut fra den beskrivelsen av hva som skjedde som her er gitt, er jeg ganske sikker på at dette var ulovlig

29 29

30 30

31 31

32 32

33 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 15/81-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Saksnr 024/15