SAK NR OPPDRAG OG BESTILLING 2015 OG PLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR OPPDRAG OG BESTILLING 2015 OG PLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte 12. februar 2015 for Sykehuset Innlandet til etterretning. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkrav gjennom Oppdrag- og bestillerdokumentet (OBD) ivaretas gjennom helhetlig plan for virksomhetsstyring for Administrerende direktør bes sørge for at krav og føringer gitt i Oppdrag og bestilling for 2015 videreføres i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset, og at det etableres et helhetlig opplegg for oppfølging og rapportering. 3. Styret ber om tilbakemelding på status for styringskravene i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse for 1 og 3 tertial. 4. Styret ber om at virksomhetsstyringen i foretaket videreutvikles i 2015 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Det skal rapporteres på Handlingsplanen for virksomhetsstyring 2015 i tertialrapportene. Brumunddal, 20. februar 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: fagdirektør Toril Kolås avdelingssjef: Borghild Hammer

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Virksomheten til Sykehuset Innlandet (SI) er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Rammene for virksomheten er nærmere definert i vedtekter og avtaler. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til helseforetaket konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokument og i foretaksmøter. Gjennom årlig oppdrag og bestilling (OBD) gis Sykehuset Innlandet styringskrav fra Helse Sør-Øst RHF. SI skal utføre pålagte oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og ressurser som blir stilt til rådighet. Mange av styringsbudskapene fra tidligere års oppdrag og bestilling vil kreve fortsatt oppfølging uten at de er spesielt nevnt i årets dokument. Dette gjelder styringsbudskap som må betraktes som systemkrav og som forventes å inngå i virksomhetsstyringen, samt krav/oppdrag som ikke er gjennomført som forutsatt. Grunnleggende for dette arbeidet er effektiv virksomhetsstyring som forutsetter at det er etablert god intern kontroll og styring i virksomheten som kan bidra til å forhindre styringssvikt, feil og mangler. SI utarbeider årlig egen handlingsplan for virksomhetsstyring og det utarbeides årshjul med årsplan som skal bidra til forutsigbarhet i arbeidet med virksomhetsstyring. Denne saken omhandler følgende: Styringskrav med utdrag fra oppdrag og bestilling 2015 (OBD). (Vedlegg 1, 2) Plan for virksomhetsstyring 2015 og handlingsplan for (Vedlegg 3) Monitorering av OBD gjennom lederavtaler, oppfølgingsmøter og rapportering Endrede vedtekter for Sykehuset Innlandet HF (Vedlegg 6) Saksframstilling 1 Styringskrav med utdrag fra oppdrag og bestilling 2015 (OBD): Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok Plan for strategisk utvikling , 22. november Helseforetakene forpliktes i foretaksmøte til oppfølging av strategidokumentet. Strategidokumentet skal være Helse Sør-Øst RHSs strategiske fundament for utvikling av gode og fremtidsrettede helsetjenester for befolkningen i tråd med sørge for -ansvaret frem mot For å spisse og tydeliggjøre utfordringer og prioritere innsatsen i helseforetaksgruppen er det vedtatt målformuleringer i dokumentet som uttrykker foretakenes ambisjoner om tilgjengelighet, kvalitet og pasientsikkerhet. SI legger til grunn de samme målformuleringene: Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. OBD ble formelt vedtatt i foretaksmøte 12. februar Det må påregnes at det i løpet av 2015 vil komme supplerende eller nye styringsbudskap. Disse vil bli gitt SI i foretaksmøter eller i form Side 2 av 11

3 av egne brev. OBD inneholder både langsiktige og kortsiktige mål for SI. I denne saken gjengis OBD hovedsakelig for kortsiktige mål for Tildeling av midler 2015 Helse Sør-Øst RHF stiller følgende inntekter til disposisjon for Sykehuset Innlandet HF i 2015, beløp i 1000 kroner: Sykehuset Innlandet HF Basisramme herav kvalitetsbasert finansiering, post Forskning herav fra basisramme RHF post Nasjonale kompetansetjenester Statlige tilskudd ISF- refusjoner Sum inntekter Sykehuset Innlandet skal benytte midlene som er stilt til rådighet på en effektiv måte og slik at de kommer pasientene til gode. Sykehuset Innlandet skal i 2015 basere sin virksomhet på de tildelte midler. Sykehuset Innlandet skal avsette nødvendige midler til utbygging og drift av kommunale øyeblikkelig hjelp tilbud i henhold til avtalte utbyggings- og opptrappingsplaner med kommuner i helseforetakets opptaksområde. Virksomheten innen Raskere tilbake skal videreføres i henhold til de rammebetingelser som er gitt fra Helse Sør- Øst RHF. Midler til finansiering av Raskere tilbake omfattes ikke av tabellen over, men kommer i tillegg. Aktivitet Helse Sør-Øst RHF forutsetter følgende aktivitet ved Sykehuset Innlandet HF i 2015: Aktivitet i 2015 Somatikk VOP BUP TSB Totalt antall DRG-poeng i henhold til sørge for -ansvaret (døgn, dag, poliklinikk - biologiske legemidler og pasientadministrerte kreftlegemidler) Pasientbehandling - Antall utskrevne pasienter, døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Antall oppholdsdager dagbehandlinger Antall inntektsgivende polikliniske konsultasjoner Pasientens helsetjeneste Det er et lovpålagt ansvar for de regionale helseforetakene å bidra til et likeverdig tjenestetilbud og til at ressursene blir utnyttet best mulig. Det er imidlertid stor variasjon både i ventetider og effektivitet mellom sykehusene, jf. bl.a. Riksrevisjonens undersøkelse av effektivitet i sykehus. Helseforetaket skal intensivere arbeidet med å bedre tilgjengelighet ved poliklinikkene for pasienter. SI er forpliktet til å følge opp dette med følgende mål i 2015: Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten skal være under 65 dager. Side 3 av 11

4 Sykehuset Innlandet skal gjennomføre tiltak for å redusere variasjoner i effektivitet og ventetid mellom sykehusene, herunder: o sikre læring mellom avdelinger og sykehus ut fra kunnskap om beste praksis og særskilt vurdere hvilke konkrete tiltak som er nødvendig for å redusere ventetider og øke effektiviteten hos enheter som er mindre effektive enn gjennomsnittet o implementere faglige retningslinjer og standardisere pasientforløp o identifisere flaskehalser i pasientbehandlingen og konkrete tiltak for å avhjelpe disse o sikre tiltak for bedre planlegging og organisering slik at kapasiteten ved poliklinikker og operasjonsstuer samt utstyr utnyttes bedre gjennom døgnet o identifisere tiltak for hvordan private aktører kan benyttes mer målrettet Det regionale helseforetaket er pålagt å legge fram for departementet en plan med konkrete tiltak for å redusere ventetider og implementere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer for hvert enkelt helseforetak og regionen samlet, innen 1. april Departementet vil legge planene til grunn for oppfølgingsmøtene gjennom Helseforetaket vil i eget brev bli gitt nærmere anvisning om hvordan en slik plan skal utarbeides og frist for innsending av bidrag til Helse Sør-Øst RHF. Ingen fristbrudd. Det skal etableres flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer. Andel kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp skal være 70 prosent. Andel pakkeforløp som er gjennomført innen definert standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp skal være 70 prosent. Pasienter som henvises til pakkeforløp skal få god informasjon fra sykehuset om forventede forløpstider for de ulike fasene i pasientforløpet. Terminologien i de nasjonale pakkeforløpene skal være førende for alle informasjonstekster. Sykehus som utreder og behandler kreftpasienter skal ha forløpskoordinatorer med nødvendige fullmakter. Alle helseforetak som behandler kreft skal ha kontaktinformasjon til forløpskoordinatorer tilgjengelig på internett slik at både pasienter som er henvist til pakkeforløp og fastleger vet hvor de skal henvende seg. Helseforetaket skal delta i arbeidet med å videreutvikle prostatasentrene i regionen slik at det sikres kvalitet i den kirurgiske kreftbehandlingen. Offentliggjøre og bruke pasienterfaringer i systematisk forbedringsarbeid. Alle helseforetak som har barneavdelinger skal opprette ungdomsråd. Sykehuset Innlandet skal, i samarbeid med St. Olavs Hospital, fortsette arbeidet med samordning av spesialisthelsetjenesten i Fjellregionen. Kvalitet og pasientsikkerhet Helseforetaket skal påse at pasientadministrative rutiner sikrer god ivaretakelse av nye pasientrettigheter som følge av endringene i pasient- og brukerrettighetsloven, ordningen med fritt behandlingsvalg og pakkeforløp for kreft. Endringer i pasient- og brukerrettighetsloven trer i kraft i løpet av annet halvår Konkrete mål i OBD for 2015 er: Medisinske kvalitetsregistre med nasjonal status skal ha nasjonal dekningsgrad og god datakvalitet. Helseforetaket skal bidra til dette ved å rapportere til disse i henhold til krav. Helseforetaket skal bidra i Helsedirektoratets arbeid med daglig oppdaterte data i Norsk pasientregister. Helseforetakene skal formidle og kommunisere kvalitetsresultater og uønskede hendelser til pasienter, pårørende og offentligheten på egnet måte. Side 4 av 11

5 Det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling enn for somatikk på regionnivå. Innen psykisk helsevern skal distriktspsykiatriske sentre og barne- og ungdomspsykiatri prioriteres. Veksten måles blant annet gjennom endring i kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Helseforetaket skal, på grunnlag av de store ulikhetene i behandlingstilbudene innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (jf. RHF-styresak ) vurdere samlet ressursinnsats, struktur og innhold som grunnlag for den videre utvikling av tjenestetilbudet. Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstiltak, herunder behandlingstiltak uten medikamenter. Tilbudet utformes i nært samarbeid med brukerorganisasjonene. Psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling skal i større grad innrette sine tjenestetilbud slik at personellet jobber mer ambulant og samarbeider nærmere med kommuner, skoler, barnevernet og fengslene. Legespesialister og psykologer inngår i det ambulante arbeidet ved distriktspsykiatriske sentre. Helseforetaket skal starte innføring av et nasjonalt kartleggingssystem for selvmord i psykisk helsevern etter modell fra Storbritannia, i samarbeid med Helsedirektoratet, jf. Handlingsplan for forebygging av selvmord og selvskading Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Andel tvangsinnleggelser for helseforetaket skal reduseres sammenliknet med Det skal være etablert rutiner som sikrer at pasienter innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling får behandling for somatiske lidelser og tilsvarende at pasienter som behandles for somatiske lidelser også får tilbud om behandling for psykiske lidelser og/eller rusproblemer. Helseforetaket skal forberede ansvarsovertakelse for tilbud til barn og voksne utsatt for seksuelle overgrep eller videreføre eksisterende robuste kommunale overgrepsmottak gjennom avtaler fra Det skal avgis en særskilt rapportering med plan for arbeidet innen 1. april 2015 til Helse Sør-Øst RHF. Det skal etableres kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling, og avsettes ressurser til sosialpediatrisk virksomhet i barneavdelinger som ikke har Statens barnehus i sitt opptaksområde. Tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus skal styrkes. Helseforetaket skal påse at pasientadministrative rutiner sikrer god ivaretakelse av nye pasientrettigheter som følge av endringene i pasient- og brukerrettighetsloven, ordningen med fritt behandlingsvalg og pakkeforløp for kreft. Endringer i pasient- og brukerrettighetsloven trer i kraft i løpet av annet halvår Helseforetaket skal ta i bruk reviderte prioriteringsveiledere i Helseforetaket skal holde seg oppdatert om beslutninger som blir gjort i Beslutningsforum og sørge for at klinisk praksis er i tråd med beslutningene. Det skal ikke tas i bruk metoder som er avvist av Beslutningsforum. Riksrevisjonens rapport fra 2014 om kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2013, påpeker blant annet avvik som kan knyttes til helseforetakenes databehandlingsansvar. Helseforetakets oppfølging av Riksrevisjonenes rapport må også omfatte systemer for å håndtere bortfall av IKT i kjernevirksomheten. Helseforetaket skal drive kontinuerlig forbedringsarbeid innen legemiddelområdet og, i samarbeid med Sykehusapotekene, medvirke til å sikre gode og effektive pasientforløp og arbeidsprosesser for å oppnå god pasientsikkerhet og økt effektivitet. Pasientgrupper Side 5 av 11

6 som spesifikt har behov for informasjon og oppfølging av legemiddelbehandling gjennom sykehusoppholdet og ved utskrivning skal prioriteres. Personell, utdanning og kompetanse Sykehuset Innlandet skal som langsiktig mål bidra til bærekraftig utvikling i spesialisthelsetjenesten ved å rekruttere, beholde og utvikle kompetanse hos medarbeidere og ledere. Mål for 2015 er: Det skal etableres tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialister, herunder i den nye spesialiteten i rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i henhold til Helsedirektoratets rammeverk. Det skal utvikles strategi for kompetansedeling og kompetanseutveksling med kommunale helse- og omsorgstjenester i regionen. Helseforetaket skal bidra i dette arbeidet. Det skal etableres kompetansenettverk i klinisk rettsmedisin i samarbeid med de institusjonene som i dag ivaretar rettspatologi og klinisk rettsmedisin. Forskning og innovasjon SI skal i 2015 bidra til realiseringen av tiltak som er foreslått i HelseOmsorg21 og som prioriteres av Helse Sør-Øst RHF i dialog med de andre regionale helseforetakene. Sykehuset Innlandet skal ta delta i nasjonale forskningsnettverk som er faglig relevante for helseforetaket. Sykehuset Innlandet skal legge til rette for styrket brukermedvirkning i forskning. Sykehuset Innlandet skal ta initiativ til og/eller delta i innovasjonsprosjekter der samarbeid med andre helseforetak/sykehus blir vurdert. Sykehuset Innlandet skal utnytte nyanskaffelser til å fremme innovasjon. Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) Helseforetaket skal etablere digitale tjenester for kommunikasjon med pasienter og innbyggere, herunder bidra til samordning av helseforetakenes nettsider på samme plattform som Helseforetakene skal bidra med både medisinskfaglig kompetanse for utvikling av pasientrettet informasjon og med fagressurser i oppbygging og utvikling av fellesløsninger. Riksrevisjonens rapport fra 2014 om kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2013, påpeker flere avvik. Enkelte av avvikene kan knyttes til de elektroniske pasientjournalene og de pasientadministrative systemene. Helseforetaket skal ha systemer og rutiner som sikrer effektiv og transparent oppfølging og lukking av avvikene påpekt av Riksrevisjonen og rapportere til Helse Sør-Øst RHF fra dette arbeidet. Det skal rapporteres særskilt om avvik som ikke er lukket. Det vises også til tidligere styringskrav om etablering av systemer og om styrets ansvar for oppfølging. Ny lov om pasientjournal og ny helseregisterlov gir økte muligheter for informasjonsutveksling mellom virksomhetene og mellom helsetjenesten og innbyggerne. Helse Sør-Øst RHF er gjennom foretaksmøte bedt om å bidra i det nasjonale arbeidet med informasjonssikkerhet, inkludert arbeidet med tjenester for autentisering (identitetsforvaltning), autorisering (tilgangsstyring) og logganalyse (avdekking av ulovlige oppslag i behandlingsrettede helseregistre). I dette ligger også kvalitetssikring og bruk av Side 6 av 11

7 innholdet i relevante administrative registre i sektoren, blant annet Adresseregisteret. Helseforetaket skal ta del i dette arbeidet etter nærmere avtale. Helseforetaket skal gjennom lokale områdeplaner understøtte gjennomføringsplan 2015 for Digital fornying. Helseforetaket skal, i samarbeid med Sykehuspartner, bidra til å redusere applikasjonsporteføljen med 20 prosent sammenliknet med porteføljen per 1.januar Innkjøp og logistikk Arbeidet med å operasjonalisere strategiplan for innkjøp og logistikk videreføres og samkjøres med nasjonale tiltak. Helseforetaket skal utarbeide en tids- og aktivitetsplan med ressursallokering. Planen skal inneholde følgende: o Endringer som kreves for å oppnå målbildet som settes i prosjektet Utvikling av Helse Sør-Øst forsyningssenter. o Gapanalyse av internforsyning hvor forholdet mellom helseforetakets praksis og beste praksis synliggjøres. o Tiltaksplan for å dekke gapene i analysen av internforsyning Sykehusbygg HF Sykehusbygg HF er i 2014 etablert som helseforetak eid felles av landets regionale helseforetak. Foretaksmøtet for Helse Sør-Øst RHF har lagt til grunn at de regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF i tråd med intensjonene med etableringen og benytter Sykehusbygg HF i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder for alle prosjektfaser, også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Helseforetakene i Helse Sør-Øst skal benytte Sykehusbygg HF under planlegging i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Helseforetaket skal benytte den nasjonale klassifiseringsdatabasen for sykehusbygg for arealregistreringer og bidra til at Sykehusbygg HF kan ha oppdatert database for klassifiserte sykehusarealer i løpet av Helseforetaket skal også bidra til at database for tilstandsregistrering av bygg er oppdatert i løpet av året, for å dokumentere helseforetakets pålagte tilstandsbasert vedlikehold. Videreføring av arbeid med utviklingsplan for SI Det vises til vedtak i styret for Helse Sør-Øst RHF sak Sykehuset Innlandet HF søknad om oppstart idéfase der styremøtet godkjenner oppstart av idéfase i tråd med Veileder for tidligfaseplanlegging. Sykehuset Innlandet skal videreføre arbeidet med sin utviklingsplan i tråd med vedtaket og etter de til en hver tid gjeldende regler for byggeprosjekter i Helse Sør-Øst. 2 Plan for virksomhetsstyring 2015 og handlingsplan for 2015 (Vedlegg 3) Prinsippene for God virksomhetsstyring, intern styring og kontroll er tatt inn i eget rammeverk for virksomhetsstyring fra Helse Sør-Øst og skal ligge til grunn for alt arbeid med virksomhetsstyring. SI bygger sitt arbeid med virksomhetsstyring på dette rammeverket. Veilederen definerer virksomhetsstyring på følgende måte: Side 7 av 11

8 Prosessene og aktivitetene som foretaket gjennomfører for å sette mål og definere oppgaver for å nå målene, å måle resultater mot målene og bruk av informasjonen til å ha styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Styret i SI ble i styresak 5. mai i sak 37/2014 presentert en helhetlig plan for virksomhetsstyring i SI for Planen er fulgt tett opp og foretaket er à jour i forhold til tidspunktene som er fastsatt i handlingsplanen for arbeidet med virksomhetsstyring i året I denne saken er handlingsplanen for virksomhetsstyring i 2015 oppdatert, (vedlegg 3) og det forutsettes at følgende hovedprosesser gjennomføres i 2015: 1. Plan for virksomhetsstyring Strategi og mål 3. Budsjett (Mål og budsjett og Økonomisk langtidsplan) 4. Oppdrags- og bestillerdokument (OBD) 5. Rapportering gjennom månedsrapportering, tertialrapportering, risikovurdering og årsregnskap 6. Oppfølgingsmøter 7. Årlig melding og Årsrapport Strategi og mål følges opp gjennom bl.a. Strategisk fokus og utviklingsplan, masterplaner og områdeplaner. Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet er utarbeidet for SI for perioden , og handlingsplanen vil bli revidert for Budsjettprosessen med mål og budsjett 2015 for SI ble lagt frem i styresak 102/2014. Budsjettsaken er basert på styrets vedtak i styresak 049-Økonomisk langtidsplan og Helse Sør-Øst RHF (HSØ) sin styresak Resultatkravet for 2015 er økt til 70 mill kr i tråd med føringer i OBD vedtatt av foretaksmøte 12. februar. I tillegg er føringene og prioriteringene i Prop 1S ( ); regjeringens budsjettforslag lagt til grunn. Økonomiske rammebetingelser, aktivitetsforutsetninger og medisinsk faglige prioriteringer er de sentrale faktorene i budsjettprosessen. I tillegg gir budsjettet en vurdering av det økonomiske handlingsrommet knyttet til investeringer. 2.1 Styringsparametere 2015 og løpende rapportering Styringsparameterne i OBD velges ut for å gi et mest mulig samlet bilde av kvalitet, pasientsikkerhet og brukerorientering i tjenesten. Helse Sør-Øst RHF følger opp styringsparameterne i sin dialog med SI. Styret og ledelsen i SI har et ansvar for å følge med på kvalitetsindikatorene som Helsedirektoratet publiserer og eventuelt iverksette tiltak for å forbedre kvaliteten i tjenestene. Helse Sør-Øst RHF utarbeider hvert år en egen rapporteringspakke med oversikt over de krav som stilles til løpende rapportering fra helseforetak og sykehus. Definisjonskatalogen (Vedlegg 5) for rapporteringspakken omfatter også styringsparametere og nasjonale kvalitetsindikatorer innen medisin og helsefag. Den løpende rapporteringen ut fra rapporteringspakken skal gi Helse Sør- Øst RHF informasjon om måloppnåelse på de oppgaver og styringsparametere som er gitt for året. SI følger månedlig opp «rapporteringspakken» fra Helse Sør-Øst. I tillegg til «rapporteringspakken» rapporteres det til styret gjennom ledelsesrapporter, tertialrapporter og årlig melding. I OBD for 2015 er det tatt inn Regjeringen arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Helseforetaket bør løpende vurdere forenklinger av sine egne rapporteringskrav. SI er i gang med et arbeid for å vurdere Side 8 av 11

9 forenklinger av egne rapporteringskrav. Fokus i dette arbeidet er forenkling av arbeidet med månedsrapportering og tertialrapportering. 2.2 Oppfølging av revisjon fra Konsernrevisjonen HSØ i 2014 I 2014 har konsernrevisjonen Helse Sør-Øst gjennomført revisjon ved Sykehuset Innlandet innenfor revisjonsområdene virksomhetsstyring, ressursstyring og utskriving av pasienter med behov for kommunehelsetjenester. Revisjonen ble varslet i mai og gjennomført høsten Som ledd i årsrapportering for 2014 fra konsernrevisjonen til styret i Helse Sør-Øst vil det lages oppsummeringsrapporter fra hvert av revisjonsområdene. Rapportene vil bli distribuert og det forutsettes i OBD 2015 at revisjonsrapporten og tilhørende detaljgrunnlag benyttes til forbedringsarbeid i foretakene i tråd med de anbefalinger som er gitt. Videre at styret i SI følger opp at tiltaksarbeidet gir forventet effekt. Revisjonen er fulgt opp i styresak 2/2015 i SI og tiltak innarbeidet i handlingsplaner. Tiltakene vedrørende virksomhetsstyring er tatt inn i handlingsplan for virksomhetsstyring for Fullmaktsstruktur i SI Fullmakter i Helse Sør-Øst ble vedtatt som forpliktende retningslinjer for helseforetakene i Helse Sør-Øst i det regionale helseforetakets styremøte 19. juni 2008, sak Fullmakter i Helse Sør-Øst. I styrets vedtak slås det fast at helseforetakene står fritt med hensyn til å fastsette beløpsgrenser innenfor de enkelte fullmaktsområder. I januar 2010 vedtok styret i Helse Sør-Øst RHF i sak Revidering av instrukser og fullmakter at vedtaket fra sak skulle justeres slik at helseforetakenes styrer kunne delegere fullmakter til lavere nivåer enn de som var fastsatt i retningslinjene. Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst har som ledd i revisjon innenfor virksomhetsstyringsområdet i 2014 funnet forbedringspunkter i forhold til SI s etablering av fullmaktsstruktur. Rapporten viser til at fullmaktene isolert sett hver for seg foreligger, men er ikke sett i en sammenheng når det gjelder hvilke fullmakter hver leder samlet skal ha og hvorvidt det er delegert overordnede fullmakter til den enkelte leder. Fullmaktsstrukturen til SI er av denne grunn ikke definert som helhetlig slik det legges til grunn i de regionale retningslinjene. I OBD 2015 er det satt følgende krav; Sykehuset Innlandet skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og tilpasset helseforetakets behov. Helseforetaket skal inneha kompetanse og ha kjennskap til god praksis i sin forvaltning av fullmaktsstrukturen for å forebygge rollekonflikter som kan oppstå ved delegering av fullmakter. Fullmakter som går ut over de anbefalte fullmaktsnivåene i Fullmakter i Helse Sør-Øst skal begrunnes særskilt og behandles i tråd med retningslinjene. Styret i helseforetaket skal gjennomgå fullmaktsstrukturen minimum ved oppnevnelse av nytt styre og når det gjøres endringer som styret forventes å være kjent med. Fullmaktshavere skal formelt være gjort kjent med fullmakter som tilhører sin stillings ansvarsområde. Arbeid med etablering av en helhetlig fullmaktsstruktur i SI er i gang og en fullmaktsmatrise for SI for 2015 ble vedtatt i styremøte 103/2014, 18. desember. Det vil arbeides videre med å etablere et helhetlig fullmaktsdokument for 2015 som omfatter overordnede fullmakter, personal, innkjøp og økonomi. Side 9 av 11

10 2.4 Antikorrupsjonsprogram OBD 2015 pålegger helseforetakene å følge opp, og rapportere på, tiltak beskrevet i Helse Sør- Øst antikorrupsjonsprogram. Det er utarbeidet et rammeverk for arbeidet og en tilhørende håndbok med en verktøykasse som skal tas bruk i helseforetakene. Formålet med et antikorrupsjonsprogram er: Forebygge at korrupsjon skjer Øke muligheten til å avdekke eventuell korrupsjon Øke beredskapen for å håndtere en eventuell korrupsjonssak Programmet bygger på foretaksgruppens generelle etiske retningslinjer og etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Arbeidet med programmet i SI vil følges opp gjennom egen styresak og med plan for implementering i Monitorering av OBD gjennom lederavtaler, oppfølgingsmøter og rapportering Oppdrag og bestillerdokumentet (OBD) monitoreres årlig i SI ved å tydeliggjøre alle målkrav med ansvarsfordeling i eget dokument. Oppfølging gjennom året av styringskravene skjer gjennom oppfølgingsmøter mellom administrerende direktør og divisjonene etter egen møteplan. Hyppigheten på oppfølgingsmøtene vil avhenge av utviklingen i de ulike divisjoner gjennom året. Fokus i oppfølgingsmøtene med divisjonene er hovedsakelig oppfølging av hovedmål i OBD satt fra eier, og fokus på kvalitet og pasientsikkerhet. Oppfølging av OBD rapporteres gjennom tertialrapportering til styret og det rapporteres detaljert i årlig melding. De viktigste styringsbudskapene fra OBD videreformidles i forpliktende lederavtaler innen ledernivåene 1 til 4 i organisasjonen. I 2015 rettes det ekstra fokus på at lederavtaler inngås på alle ledernivåene (Vedlegg 4). 4 Endrede Vedtekter for Sykehuset Innlandet (Vedlegg 6) I henhold til foretaksloven 12 skal endringer i vedtektene vedtas av foretaksmøte. Endringer i SI s vedtekter ble vedtatt i foretaksmøte 12. februar. Det ble vedtatt endringer i 7 første og andre ledd hvor antall medlemmer i styret reduseres fra 10 til 8. Antall medlemmer foretaksmøte kan oppnevne reduseres fra 6 til 5. Videre ble 11 i forhold til låneopptak endret for å gi helseforetaket anledning til å inngå finansielle leieavtaler etter nærmere godkjenning og retningslinjer fra Helse Sør-Øst RHF. Endringene er innarbeidet i vedtektene og følger som vedlegg 6 til saken. Administrerende direktørs vurdering Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF for 2015 bygger på endelig oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF med de tilleggskrav som det regionale helseforetaket stiller overfor det enkelte helseforetak. Dette, sammen med vedtak i foretaksmøte 12.februar, utgjør den formelle bestillingen fra eier til helseforetaket for Som en del av arbeidet med å styrke virksomhetsstyringen i helseforetaket er det viktig å ha gode prosesser for videreformidling av styringskravene mellom ledernivåene samt ha et godt system for oppfølging av styringskravene. Det skal fremgå helt spesifikt hvem som har ansvar for hvert enkelt målkrav og hvordan dette skal følges opp og rapporteres. Side 10 av 11

11 Oppdrag og bestilling 2015 blir videreformidlet ut i organisasjonen ved at styringsbudskapet beskrives i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset. Styringsbudskapet følges opp gjennom rapportering og oppfølgingsmøter. Som en del av virksomhetsstyringen vil det bli arbeidet videre med å utvikle videre systemet for monitorering av styringskravene ved tertialvise gjennomganger i tilknytning til ledelsens gjennomgåelse. Som vedlegg til saken er det utarbeidet handlingsplan for virksomhetsstyring for Adm. direktør forutsetter at det i tertialrapportene til styret rapporteres på status i handlingsplanen. Vedlegg: 1. Oppdrag og bestillerdokument (OBD) 2015 for SI 2. Protokoll fra foretaksmøte 12. februar mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuset Innlandet HF 3. Handlingsplan for virksomhetsstyring Lederavtale mellom nivå 1 og 2 5. Definisjonskatalog Vedtekter Sykehuset Innlandet HF Side 11 av 11