Gjelder: Organisering av oppgaver i kunnskapssektoren innspill fra UNINETT AS Innledning... 3 Grunnlagsdata... 6

Transkript

1 NOTAT Til: KD organiseringsprosjekt Fra: UNINETT v/petter Kongshaug Forfattere: Tor Holmen, Beate Simavik, Heidi Berg-Hoff, Petter Kongshaug Kopi: Dato: Gjelder: Organisering av oppgaver i kunnskapssektoren innspill fra UNINETT AS Innhold... 2 Innledning... 3 Grunnlagsdata... 6 Oppgaver og tjenesteområder... 6 Årsverk, økonomiopplysninger... 6 Samarbeid... 7 Behov, utfordringer og muligheter... 7 Anbefalt styringsmodell foreslått i UNINETTs høringsuttalelse UH forvaltningsmodellen... 8 Spørsmål 1 Er det områder hvor det er behov for bedre samordning eller koordinering? Spørsmål 2 Er det oppgaver, tjenester eller ressurser som det ikke lenger er behov for? Spørsmål 3 Er det oppgaver som kan løses på et annet nivå enn i dag? Spørsmål 4 Gir nåværende organisatoriske løsning noen hindringer for å møte behovene? Spørsmål 5 Hvilke organisatoriske eller andre grep mener dere bør gjøres? Fellestrekk for alle alternativene Alternativ 1: Videreføre UNINETT som et infrastrukturselskap og en forvalter av sentrale fellesdata som brukes på tvers av infrastrukturen Alternativ 2: Etablere et selskap for infrastruktur, sentrale fellesdata, samt tjenester for forskningsstøtte Alternativ 3: Etablering av en ny organisasjon bestående av BIBSYS, CRISin, FSAT, Norgesuniversitetet, NSD og UNINETT med ansvar for den totale porteføljen Alternativ 4: Det samme som alternativ tre, med unntak av at den administrative porteføljen her ivaretas av BOTT-institusjonene Spørsmål 6 På hvilke områder vil standardisering og digitalisering kunne gi økt måloppnåelse? 20

2 Spørsmål 7 Er det andre forhold som dere vil gi innspill om? Vedlegg

3 Innledning UNINETT AS er morselskap i UNINETT-konsernet, som håndterer ulike nasjonale IKT-oppgaver. Konsernet eies av Kunnskapsdepartementet, og består av morselskap og to datterselskaper. UNINETT er en nøytral aktør i sektoren og drives ikke-kommersielt. Samlet omsetning i 2015 var 326 millioner kroner. UNINETT holder til i Teknobyen i Trondheim, og har 105 ansatte. UNINETTs kjerneverdier er samfunnsansvar, teknologientusiasme og åpenhet. Visjon: UNINETT skal frambringe verdensledende IKT-infrastruktur og -tjenester til fremme av forskning og høyere utdanning i Norge. Gjennom samarbeid med institusjonene i UH-sektoren, skal UNINETT tilby framtidsrettet infrastruktur og fellestjenester til store og små institusjoner slik at forskning og utdanning kan utføres kosteffektivt, energivennlig og med høy faglig kvalitet. UH-sektoren i Norge har et nasjonalt forskningsnett for at forskning og høyere utdanning skal ha de beste forutsetninger for å drive sin virksomhet. Forskningsnettet knytter sammen ca. 150 norske utdannings- og forskningsinstitusjoner og over brukere, og utgjør en del av et globalt akademisk nett. Dette gjør at ansatte og studenter kan samarbeide med kolleger over hele verden, og ha hurtig, høykapasitets adgang til ressurser for innovasjon og læring. Samarbeidet strekker seg utover UH-sektoren til andre nasjonale forskningsnettorganisasjoner og internasjonale kompetansemiljøer med det formål å kunne tilføre våre brukere de mest avanserte tjenestene. Vår nettinfrastruktur og kompetanse stilles til rådighet for nasjonal nettforskning, og bidrar dermed til konkurransekraft og framtidig næringsutvikling. Målgrupper Statlige universiteter og høgskoler Andre høyere utdanningsinstitusjoner, forskningsinstitusjoner, biblioteker etc. I tillegg leverer vi i samarbeid med IKT-senteret Feide til grunnutdanningen (gjennom fylkeskommuner og kommuner) Etablerte tjenesteleveranser Infrastrukturtjenester Nettilknytning (inkl. CERT (sikkerhetsovervåking), domeneregistrering, driftssenter) Dedikert nettkapasitet Nettovervåking (inkl. logganalyse, kvalitetsmåling, sikkerhetsanalyse) Sertifikater Trådløs nettilgang Feide-innlogging Samhandlingsverktøy Samarbeidsportal for proriteringsråd og arbeidsgrupper (Agora) Gruppeinformasjon Personlig lagring og deling Filoverføring Webmøter 3

4 Sanntidskommunikasjon (IP-telefoni, video, chat, telefonkonferanse) Forskning og undervisning Tungregning Lagring av vitenskapelige data Digital eksamen Digital læringsplattform Forelesningsopptak Plagiatkontroll TImeplanleggingsverktøy Generelle tjenester Ledelse av felles prosjekter for sektoren Tjenesteforvaltning gjennom prioriteringsråd og arbeidsgrupper Innkjøp og rammeavtaler Rådgivning (innkjøp, campusinfrastruktur, informasjonssikkerhet) Økonomi og administrasjon Økonomisystem Lønns- og personalsystem Saksbehandlings- og arkivsystem Bestillings- og fakturasystem Konkurransegjennomføringsverktøy Rekrutteringssystem Satsingsområder Infrastruktur UNINETTs mål er å levere det beste nettet til norsk forskning og høyere utdanning. Gjennom innovasjon og utvikling innenfor netteknologi og system- og tjenesteinfrastruktur, skal vi ligge i forkant av institusjonenes og brukernes behov når det gjelder funksjonalitet og kapasitet i stamnettet. I samarbeid med institusjonene skal vi bringe kapasiteten og funksjonaliteten helt fram til den enkelte bruker. Vi skal sørge for at alle universiteter og høgskoler til enhver tid har sikre nettforbindelser med tilstrekkelig kapasitet. Vi skal supplere dette med å videreutvikle trådløse løsninger for å sikre studenter og ansatte optimal mobilitet. Sammen med institusjonene skal vi arbeide med de beste løsningene for utbygging, drift og overvåking av campusnett. Forskningsstøtte UNINETT skal bidra til bedre forskning gjennom å satse på e-infrastruktur. Vi skal utvikle, bygge ut og gjøre tilgjengelig regne- og lagringsressurser for norsk forskning, i kombinasjon med egnede tjenester. For forskningsmiljøer med spesielle behov, skal vi skreddersy nettløsninger basert på høykapasitetsforbindelser i optiske nett, både nasjonalt i forskningsnettet og globalt gjennom samarbeid med forskningsnett og andre aktører i resten av verden. Samhandling og undervisningsstøtte UNINETT skal bidra til at hverdagen for studenter og ansatte i UH-sektoren blir enklere og mer effektiv. Dette skal vi blant annet gjøre gjennom integrerte og sammenhengende løsninger og tjenester for undervisning, læring, samhandling, administrasjon og sanntidskommunikasjon, og 4

5 etablering av beste praksis for bruk av disse tjenestene. Gjennom leveranser, tjenester og utviklingsprosjekter, skal vi gjøre sektoren bedre i stand til å løse utfordringer knyttet til kvalitet, administrasjon, flercampusinstitusjoner, samhandling, arbeidsdeling og fleksible utdanningsløp. Skyteknologi og tjenester I tett samarbeid med sektoren skal UNINETT legge til rette for neste generasjon leveransemodell for IKT-tjenester. Vi skal utnytte og videreutvikle den samlede kompetansen i norsk UH-sektor for å kunne holde tritt med utviklingen innenfor skyteknologi og -tjenester, og dermed kunne finne de beste og mest kostnadseffektive løsningene for sektoren. På vegne av sektoren skal vi etablere, videreutvikle og forvalte en plattform for tjenester i nettskyen, samt legge til rette for en felles utvikling, forvaltning og drift av tjenesteporteføljen. På den måten kan vi sørge for at studenter, forelesere og forskere kan velge mellom et mangfold av lett tilgjengelige og skalerbare tjenester som er kontrollert og kvalitetssikret av sektoren. Kompetanseområder UNINETT har høy teknologisk kompetanse innenfor IKT generelt og internett spesielt. Vi driver innovasjon og utvikling innenfor områder som netteknologi, nettovervåking, og system- og tjenesteinfrastruktur. Sekretariatet for informasjonssikkerhet i UH-sektoren er lagt til UNINETT og er samlokalisert med CERT-funksjonen for operativt sikkerhetsarbeid. Videre bygger vi kompetanse innenfor blant annet IKT- og tjenestearkitektur, skyteknologi og tjenester og multimedieteknologi og anvendelse. UNINETT har videre lang historikk og erfaring innenfor kundekoordinering og samhandling i sektoren gjennom vårt arbeid med sektorens prioriteringsråd og arbeidsgrupper innenfor de ulike systemporteføljene. Dette sikrer sektoren innflytelse over forvaltningen av systemene, og det sikrer KD en helhetlig styring av midler og ressurser på IKT-området. Samarbeidspartnere UNINETT har et utstrakt samarbeid med institusjonene i sektoren. Dette gjelder både innenfor tjenester og for anskaffelser gjennom arbeidsgrupper, referansegrupper og prioriteringsråd, så vel som innenfor ulike prosjekter (eks. digitalt læringsmiljø og FSAT) og programmer (eks. ecampus og UH-sky), og ved utvikling av felles beste praksis gjennom arbeidsgrupper og prioriteringsråd. Vi samarbeider også med aktører som BIBSYS, Norgesuniversitetet, Senter for IKT i utdanningen og relevante utvalg i UHR. Internasjonalt deltar vi i nordisk forskningsnettsamarbeid gjennom NORDUnet og gjennom GÉANT på europeisk nivå. Vi er også aktivt med i internasjonalt samarbeid om identitetshåndtering gjennom Kalmar2 (Norden) og edugain og REFEDS (Europa). Vi er også representert i IETF og ISOC, og vårt datterselskap UNINETT Sigma2 engasjerer seg internasjonalt i NeIC, PRACE og EUDAT. På innovasjons- og utviklingssiden har vi samarbeid med så vel offentlige som private aktører, nasjonalt og internasjonalt. Vi har blant annet samarbeidet med forskningsnettene i Kina og på New Zealand, med multimedieselskaper og enheter knyttet til helseteknologi, med forskningsfagmiljøer ved NTNU, og med private aktører som Telenor, Broadnet og TransPacket. 5

6 Grunnlagsdata Oppgaver og tjenesteområder Oversikten er supplert med hovedområder som UNINETT har ansvar for og får støtte fra KD og Forskningsrådet til eller gjør på oppdrag fra annet departement. Oppgavene er vist i modellen under, som viser årsverk fordelt på virksomhetsområder. Arbeidsoppgaver som er lagt til oversikten er farget grønn. Se tabell i Vedlegg 1 Årsverk, økonomiopplysninger Nedenfor vises et diagram over bruken av personalressurser fordelt på virksomhetsområder. Det gjøres oppmerksom på at datterselskapet UNINETT Norid ikke er tatt med i oppgavebeskrivelsen, men vi har skilt ut UNINETT Norid som eget virksomhetsområde som vist i skissen nedenfor. Omsetningen for UNINETT Norid for 2015 var 39,6 MNOK. 6

7 Samarbeid UNINETT har et aktivt samarbeid med samtlige institusjoner i sektoren og de fleste av virksomhetene som leverer fellestjenester til institusjonene. Her skisserer vi samarbeidet med virksomhetene som er omfattet av organiseringsprosjektet. Samarbeidspartner BIBSYS Aktivitet Utvikling av tjenester som håndterer digitale læringsressurser Arkitektursamarbeid FSAT CRIStin NSD Norgesuniversitetet (NUV) IKT-senteret Anvendelse av digital identifikatorer Tilgjengeliggjøring og anvendelse av data fra FS, inklusiv definisjon av beste praksis og integrasjon mellom systemer Noe arkitektursamarbeid Samarbeid om bruk av data om forskergrupper Koordinering av oppgaver innenfor lagring av forskningsdata. DBH brukes som grunnlagsdata i ny betalingsmodell. UNINETT ecampus-programmet har samarbeid med NUV om fremtidens læringsplattform. UNINETT og IKT-senteret sitter sammen i Feides samråd for felles styring av Feide. IKT-senteret er aktive innenfor Standard Norge, der også UNINETT deltar Følgende tabell viser en oversikt over virksomhetene i organiseringsprosjektet basert på årsverk, inntektskilder, organisasjonsform og lokasjon. Behov, utfordringer og muligheter UNINETT mener det er riktig å se på alternative løsninger og modeller for organisering av sektoren. Vi har avgrenset dette til det som inngår i delprosjekt 2. 7

8 For å sette våre innspill i i riktig kontekst, beskriver vi essensen i UNINETTs høringssvar til Gjedremrapporten, hvor vi foreslo en alternativ styringsmodell for IKT i sektoren. Vi tar med kun beskrivelsen av det anbefalte forslaget og viser til høringsuttalelsen for helheten. Anbefalt styringsmodell foreslått i UNINETTs høringsuttalelse: UH forvaltningsmodellen UH-forvaltningsmodellen er en alternativ styringsmodell til en direktoratmodell. Vi kalte den UHforvaltningsmodell fordi den er styrt gjennom et KD-oppnevnt styre sammensatt av representanter fra UH-sektoren. For å oppnå målene i strukturmeldingen om økt kvalitet i utdanning og forskning med IKT som et virkemiddel, er det nødvendig å etablere et styrings- og forvaltningsorgan som er besluttende for IKT og kan forvalte IKT-strategi, arkitektur og porteføljestyring på et overordnet nivå. I denne modellen foreslo vi tre aktører, hvorav den første er ny: Styringsorganet er premissleverandør og har beslutningsmyndighet for både leverandør- og kunderollen Kunden med flere roller er mottaker av tjenestene iht. arbeidsgruppen for IKT-strategi og deres lagdelte modell En eller flere tjenesteleverandører Premissgiver/styringsorgan er eid av KD. IKT-leverandører internt i sektoren har over lang tid etterlyst et organ som kan forvalte felles strategi og arkitektur samt beslutte og «realisere» handling på tvers av sektoren. Felleskomponenter som f.eks. studentinformasjon og andre felles data bør eies og styres av organet. Styringsorganet kan bestå av et sekretariat med et styre sammensatt av sektorrepresentanter på høyt nivå utnevnt av KD. Sentrale leverandører kan ha en observatørolle i styret. Sekretariatet må ha en fast bemanning gjennom et mindre antall faste ansatte (3 5) som forvalter strategi og overordnet arkitektur samt iverksetter fellesaktiviteter. Representanter fra kunde og leverandør inngår i sekretariatet for faglig forankring og legitimitet. Sekretariatet må organiseres på en slik måte at det har myndighet og kompetanse til å forvalte IKTstrategien, arkitekturen, kan iverksette fellesaktiviteter i sektoren, og er premissgiver for både leverandør- og kunderollen. Figuren nedenfor viser sammenhengen mellom disse aktørene, organisering til venstre og prosess, aktiviteter og styringsdokumenter til høyre. 8

9 Figur 1. Aktørbilde Sekretariatet med sitt styre forvalter og beslutter felles IKT strategi og overordnet arkitektur. De forvalter og beslutter også en handlingsplan med aktiviteter og prosjekter som leverandørrollen iverksetter. Leverandørrollen forholder seg til teknisk og overordnet arkitektur i sin implementasjon av tjenestene. Kundene forbruker IKT-tjenestene. Et godt samarbeid mellom aktørene er svært viktig for arbeidet. Kundene (UH-institusjonene): Arbeidsgruppen for felles IKT-strategi har skissert fire viktige roller som mottakere av IKT-leveranser: læreren, studenten, forskeren og lederen. Det er da naturlig å anta at det er behov for tjenester spesielt tilpasset de forskjellige kunderoller i tillegg til de generiske tjenester som gjelder alle, eksempler for det siste er e-post, kalender og lagring. Man kan anta at det i tillegg til generiske tjenester vil finnes fire tilpassede tjenesteområder for de skisserte rollene. Løpende forvaltning av disse tjenesteområdene må skje i samspill mellom sektorrepresentanter og leverandør(er), alle med høy kompetanse på det aktuelle tjenesteområdet. De må til sammen kjenne behovene og mulighetene internt og i markedet, og vil utarbeide nødvendige underlag for beslutninger som må behandles av sekretariatet. Områdene må være svært godt koordinert seg imellom og baseres på felles strategi og overordnet arkitektur. Leverandør(ene) av IKT-tjenestene: I dag har sektoren et antall IKT-leverandører som har en tett knytning til KD, enten som aksjeselskap eller som organisasjoner. I flere tilfeller er ITavdelinger ved institusjonene underleverandør til disse leverandørene, og i noen tilfeller er de også leverandør til andre institusjoner. Alle disse leverandørene har, eller bør ha, en rådgiverrolle overfor UH-institusjonene og deres strategiske valg på IKT-området. Uansett må alle forholde seg til hva premissgiver beslutter og iverksetter. I tillegg kommer eksterne leverandører som tilbyr sine leveranser enten direkte til institusjonene eller gjennom koordinerte fellesanskaffelser, gjennom BOTT-samarbeidet eller UNINETTsamarbeidet. I våre innspill er fokuset på tjenesteleverandørrollen, men det er viktig å synliggjøre sammenhengene i vårt forslag. 9

10 Spørsmål 1 Er det områder hvor det er behov for bedre samordning eller koordinering? Behovet for samordning og koordinering ligger til grunn for oppnevnelsen av den KD-oppnevnte arbeidsgruppen for IKT-strategi. Mandatet til denne gruppen peker på: - Utarbeide en IKT-strategi for sektoren - Mer enhetlig organisering og færre institusjonsvise løsninger - Mer hensiktsmessig anskaffelse, drift og bruk av tjenester - Legge til rette for samarbeid, informasjonsutveksling og gjenbruk Ved å utrede oppgavene som er skissert over, ønsker man å finne fram til bedre og mer effektiv bruk av IKT i sektoren, noe som i neste runde skal føre til bedre kvalitet på kjerneoppgavene, dvs. forskning, utdanning og formidling. Nåsituasjonene er preget av for mange institusjonsvise løsninger, manglende begrepsharmonisering, ingen overordnet beslutningsmyndighet, og et antall sektorinterne tjenesteleverandører som ikke er tilfredsstillende koordinert. For å kunne yte bedre IKT-støtte til kjerneoppgavene, må det ryddes opp i disse forholdene. Spørsmål 2 Er det oppgaver, tjenester eller ressurser som det ikke lenger er behov for? Nye tjenester har vært utviklet gjennom hele UNINETTs eksistens samtidig som utdaterte tjenester er lagt ned. En slik utvikling har skjedd i takt med de muligheter som den teknologiske utviklingen har gitt og de behov som man har avdekket i sektoren. Ettersom vi nå har utformet en ny betalingsmodell med tilhørende tjenestelivssyklus hvor institusjonene betaler per tjeneste, vil tjenester som ikke lenger har finansiering automatisk bli faset ut. Dette vil også sektorforankres gjennom arbeidet i prioriteringsråd for tjenesten, hvor inn- og utfasing av tjenester innenfor de ulike områdene også vil være tema. Med utviklingen av skyteknologien, kan tjenester og infrastruktur som lar seg standardisere flyttes ut i skyen. Man bør derfor forvente en økende grad av tilpasning og integrasjon av skytjenester framfor sektorintern egenutvikling. Spørsmål 3 Er det oppgaver som kan løses på et annet nivå enn i dag? Teknologiutviklingen innenfor IKT åpner for en økende grad av sentralisering av tjenester. For å kunne utnytte et slikt potensial, trenger sektoren tilstrekkelig beslutningsevne og vilje til å utnytte fellestjenester framfor egne, institusjonsvise løsninger. Sentraliseringen vil utfordre eksisterende organisering, bemanning og kompetanseprofil, men vil også kunne være en direkte støtte når institusjonen ikke har tilfredsstillende kompetanse eller ressurser. Systemer som krever døgnkontinuerlig overvåking, som nettinfrastruktur og informasjonssikkerhet, vil være områder hvor økt sentralisering har tydelige gevinster. Introduksjonen av skytjenester har ført til at vi må se nærmere på hvordan sektoren skal forholde seg til både forvaltning av skytjenester og valg av portefølje. Et eget program (UH-sky) er igangsatt for å utrede disse spørsmålene, og vi forventer at resultatene vil få konsekvenser for hvordan vi organiserer og leverer tjenester i sektoren. 10

11 UNINETT har fremforhandlet et betydelig volum av innkjøpsavtaler på vegne av institusjonene i sektoren. Ettersom myndighetene nå samler innkjøpsfunksjonen på tvers av sektorer gjennom Difi, vil UH-sektoren ventelig ta i bruk disse innkjøpsavtalene i økende grad. Dette betyr at UNINETT og andre i større grad kan konsentrere seg om mer sektorspesifikke innkjøpsavtaler. Spørsmål 4 Gir nåværende organisatoriske løsning noen hindringer for å møte behovene? Ja, absolutt. Manglende styring og beslutningsevne for felles IKT i sektoren fører til ressurskrevende, langvarige og suboptimale løsninger. Det er også tilfeller av manglende brukerinvolvering slik at tjenester ikke blir utnyttet på en effektiv måte. Det forholdsvis store antallet organisasjoner som leverer fellestjenester utgjør en utfordring for sektoren fordi de må forholde seg til mange leverandører, men også fordi det oppstår behov for koordinering mellom leverandørene. Slik koordinering har vært mangelfull, og vi observerer overlapp av oppgaver, manglende felles datadefinisjoner og krevende integrasjonsløsninger. Samarbeid om tjenesteleveranser til UH-institusjonene (for eksempel BOTT) synes å framstå som et alternativ til leveranser fra sektorinterne leverandører. I et framtidig bilde bør ansvars- og arbeidsdelingen mellom UH-institusjonene og de sektorinterne leverandørene avklares nærmere. I beskrivelsen av alternativ 4 lenger ned i dokumentet er BOTT foreslått som en sentral aktør for administrative fellestjenester i sektoren. Spørsmål 5 Hvilke organisatoriske eller andre grep mener dere bør gjøres? UNINETT er opptatt av en funksjonell organisering og styring som støtter opp om målene i strukturmeldingen, behovene for styring omtalt i Gjedrem-rapporten, og sektorens behov for brukerpåvirkning. Figuren nedenfor viser strategigruppens data- og brukerorienterte modell, data i sentrum, brukergruppene ytterst og verktøy og støttefunksjoner i midten. Figur 1 11

12 Den samme arbeidsgruppen har skissert en annen lagdelt modell, se figur nedenfor, med brukertyper på toppen, systemområdet i midten, og infrastruktur inkludert felles data og grensesnitt for å «aksessere» infrastrukturelementene som er felles for alle nederst. Ingen av disse modellene sier noe om styringsmodell for IKT i sektoren, men vi skriver vårt innspill basert på at UH-forvaltningsmodellen som beskrevet tidligere blir en realitet. Figur 2 Vi vil benytte denne modellen ved vurderingen av de fire alternative organisatoriske modellene hvor UNINETT kan inngå: 1. Videreføre UNINETT som et infrastrukturselskap og en forvalter av sentrale fellesdata som brukes på tvers av infrastrukturen 2. Etablere et selskap for infrastruktur, sentrale fellesdata, samt tjenester for forskningsstøtte 3. Etablering av en ny organisasjon bestående av BIBSYS, CRISin, FSAT, Norgesuniversitetet, NSD og UNINETT med ansvar for den totale porteføljen 4. Det samme som alternativ 3, med unntak av at den administrative porteføljen her ivaretas av BOTT-institusjonene Disse fire alternativene vil vurderes ut fra vurderingskriteriene til regjeringens omorganiseringsprosjekt endringer av kunnskapssektoren: Bedre måloppnåelse i sektoren: økt kvalitet i høyere utdanning og forskning o Behov i sektoren o Regjeringens/departementets behov Effektiv forvaltning/oppgaveløsning o Effektivisering bedre ressursutnyttelse o Samordning og standardisering, unngå dublering av oppgaver o Økt omstillingsevne o Bedre og mer effektiv styring av virksomhetene Lokalisering av flere oppgaver og tjenester utenfor Oslo enn i dag 12

13 Fellestrekk for alle alternativene I alle fire alternativene samles felles infrastrukturtjenester og data i én organisasjon. Dette inkluderer ansvaret for forskningsnettet, lagrings- og prosessorkraft/cpu, nettnære tjenester, autentiserings-/autorisasjonstjenester, integrasjon, infrastrukturplattform for skytjenester, skymegler (et forvaltningsapparat for skytjenester), og forvaltning av felles masterdata. Eierskap for fellesdataene foreslåes lagt til styret som skissert i Figur 1. Dataeierskap omfatter definisjon av semantikken og anvendelsen av data. Den omtalte organisasjonen vil forvalte fellesdata i henhold til styrets instruksjoner. Alle løsninger vil ha som styrker at et felles forvaltningsregime for fellesdata vil bidra til økt datakvalitet, og at de vil kunne ha økt omstillingsevne i infrastrukturbeslutninger gjennom en felles rapporteringslinje. De resterende konsekvenser, styrker og svakhetene til organiseringsalternativene som varierer mellom løsningene skisseres her. Alternativ 1: Videreføre UNINETT som et infrastrukturselskap og en forvalter av sentrale fellesdata som brukes på tvers av infrastrukturen Figuren nedenfor viser dette alternativet. Figur 3 UNINETT fjerner seg fra systemområdene og vil ikke lenger ha ansvar for administrative systemer, undervisningsnære systemer og sin del av sektorens innkjøpsavtaler. Porteføljeutvikling for skytjenester vil trolig også flyttes ut, men dette skal utredes nærmere. UNINETT må bygge opp eller få tilført kompetanse på datahåndtering. I tillegg må miljøer som jobber med felles infrastruktur flyttes til UNINETT, eksempler er arkivdelen fra NSD, lagring av sensitive data ved UIO og selvsagt UNINETT Sigma2. 13

14 Vurdering av alternativ 1 ut fra KDs organiseringsprosjekt: KDs vurderingskriterier Ulemper/svakheter Fordeler/styrker Kvalitetsøkning Generelt: Mindre fokus hos applikasjonsforvaltere mht. å ta ut gevinst av verdensledende infrastruktur. Data: Myndighetsfragmentering vanskeliggjør harmonisering Generelt: Smalere fokus og enklere å prioritere Infrastruktur: Økt fokus gir økt kvalitet på infrastruktur Effektivisering Generelt: Fragmenterer beslutninger i saker som berører både infrastruktur og applikasjoner Data: Skiller dataforvalteren fra de som har kunnskap om fagområdet Organisasjon: Krevende endringsprosess ved oppsplitting av organisasjoner Lokalisering utenfor Oslo Trondheim er et naturlig hovedkvarter 14

15 Alternativ 2: Etablere et selskap for infrastruktur, sentrale fellesdata, samt tjenester for forskningsstøtte Figuren nedenfor viser dette alternativet. Dette alternativet medfører en organisasjon X som er ansvarlig for systemer for forskningsstøtte, samt infrastrukturtjenester og felles data som beskrevet for alternativ 1. Organisasjon X vil omfatte UNINETTs nett- og systemavdeling, BIBSYS, CRIStin, NSD arkiv og personverntjenester. Organisasjonen må bygge opp eller få tilført kompetanse på datahåndtering. I tillegg må miljøer som jobber med felles infrastruktur flyttes til UNINETT, eksempler er arkivdelen fra NSD, lagring av sensitive data ved UIO, og UNINETT Sigma2. 15

16 Vurdering av alternativ 2 ut fra KDs organiseringsprosjekt: KDs vurderingskriterier Ulemper/svakheter Fordeler/styrker Kvalitetsøkning Generelt: Fragmenterer rollene Generelt: Bedre og mer «student», «læringsassistent», brukerfokuserte løsninger for «forsker» og hindrer forskeren kompetanseflyt mellom siloene forskning og utdanning Effektivisering Generelt: Kan bevare silotenking mellom forskning, utdanning og administrasjon Infrastruktur og applikasjon: Helhetlige løsninger og omstillingsevne for forskeren Generelt: Kan hindre gjenbruk av kompetanse og infrastruktur mellom forskning og læringsanalyse Generelt: Noe styringsforbedring Data: Letter harmonisering av data for forskning Organisasjon: Vanskelig å skille ut kun forskningsrelatert personverntjenester fra NSD Lokalisering utenfor Oslo Mye av forskningsstøtten er allerede lokalisert utenfor Oslo 16

17 Alternativ 3: Etablering av en ny organisasjon bestående av BIBSYS, CRISin, FSAT, Norgesuniversitetet, NSD og UNINETT med ansvar for den totale porteføljen Figuren nedenfor viser dette alternativet. Dette alternativet medfører en organisasjon Y som er ansvarlig for systemporteføljen som støtter sektorprosessene, inkludert infrastrukturtjenestene og data som beskrevet i alternativ 1. Organisasjon Y vil omfatte UNINETT, BIBSYS, CRIStin, NSD, FSAT og NUV. BOTT vil kunne være underleverandør for de administrative tjenestene. 17

18 Vurdering av alternativ 3 ut fra KDs organiseringsprosjekt: KDs vurderingskriterier Ulemper/svakheter Fordeler/styrker Kvalitetsøkning Generelt: Bredt fokus stiller krav Generelt: Helhetlige løsninger gir til prioriteringsevne økt tjenestekvalitet for totalen Generelt: Ressurser frigjort gjennom effektivisering kan dekke nye behov, f. eks. brukerinvolvering og brukerstøtte Generelt: Oppnår de fleste av fordelene med direktoratsmodellen uten å opprette et direktorat. Effektivisering Lokalisering utenfor Oslo Organisasjon: En stor enhet krever mye endring og det vil ta tid Organisasjon: Mulig svekking av oppgaver til institusjonenes ITavdelinger Organisasjon: Det er fare for at enheten har for stor avstand til primærfunksjonene om ikke brukerfokus får høy nok prioritet Generelt: Letter standardisering, effektivisering og omstillingsevne gjennom felles «beslutningslinje» Organisasjon: Oppfølging fra eier blir mindre krevende med færre store enheter. Organisasjon: Endringen unngår å splitte enheter Generelt: Hovedtyngden av organisasjonen i Trondheim og Bergen 18

19 Alternativ 4: Det samme som alternativ tre, med unntak av at den administrative porteføljen her ivaretas av BOTT-institusjonene. Figuren nedenfor viser dette alternativet. Dette alternativet medfører en organisasjon Z som er ansvarlig for IKT-støtte for forskning og utdanning, samt infrastrukturtjenester og felles data, men ikke de generelle administrative systemer. Organisasjon Z vil omfatte BIBSYS, CRIStin, NSD, FSAT NUV og store deler av UNINETT. Det nasjonale ansvaret for de administrative tjenestene kan legges til BOTT. 19

20 Vurdering av alternativ 4 ut fra KDs organiseringsprosjekt: KDs vurderingskriterier Ulemper/svakheter Fordeler/styrker Kvalitetsøkning Generell: Administrative tjenester kan samles i nasjonale enheter og vil dermed ikke være nær brukeren Generell: Administrative tjenestene kan få nærhet til brukerfunksjonene som kan øke forståelse og kvalitet Organisasjon: Fokus for organisasjon «Z» kan tolkes direkte fra behovene til forskning og utdanning som spisser kompetansekrav og letter prioritering Effektivisering Generell: Det er utfordrende å trekke en skillelinje mot administrasjon, da alle funksjoner har et element av administrasjon i seg Organisasjon: Institusjonenes ITavdelinger bevarer tung applikasjonskompetanse Generell: Kompetanse innenfor analyseverktøy (big data) for forskning gir synergier med læringsanalyse Lokalisering utenfor Oslo Generelt: Hovedtyngden av organisasjonen i Trondheim og Bergen (med unntak av BOTT som må avklares nærmere) Anbefaling: Alle fire modeller lar seg gjennomføre som framtidig organisering av fellestjenester i sektoren. Basert på de fordeler og ulemper som er skissert i tabellene over, vil UNINETT ikke anbefale alternativ 1, og anbefaler heller alternativ 3 eller 4. Spørsmål 6 På hvilke områder vil standardisering og digitalisering kunne gi økt måloppnåelse? En digitalisering av sektorprosessene gir størst gevinst dersom det bidrar til økt effektivitet, samarbeid, kunnskapsdeling og spesialisering. Dette krever standardisering av like prosesser, roller, IKT-tjenester og begreper, men forutsetter samtidig mulighet for spesialisering der sektoren ønsker mangfold. Følgende eksempler bidrar positivt: En harmonisering av felles begreper Felles overordnede administrative prosesser og felles drift (ref. BOTT ERP-anskaffelse) Harmonisering av digital vurdering (ref. ecampus-programmet) Digital arbeidsmiljøer for læring og forskning (ref. ecampus-programmet og forskningsstøtteprosjekter) 20

21 Felles tjenesteforvaltning etter felles sektorkrav (ref. UH-skyprogrammet) Felles tilgang til datakilder gjennom standardiserte grensesnitt (ref. ny tjeneste Dataporten) En arkitekturfunksjon for sektoren vil kunne bidra med å samle, utarbeide og forvalte prosessbeskrivelser, begreper, krav og grensesnitt i helhetlige målbilder, samt bidra til etterlevelse. Spørsmål 7 Er det andre forhold dere vil gi innspill om? UNINETT vil få peke på to ulike risikomomenter: Langsiktighet og strategisk styring IKT gjennomgår en rivende teknologisk utvikling, hvor utviklingstakten ikke avtar, men øker. Det blir derfor særlig viktig at den organiseringen man lander på gis rammer til å utøve en betydelig utviklingsaktivitet. Vesentlige deler av slik aktivitet har tradisjonelt vært utført i et internasjonalt akademisk samarbeid, og et slikt samarbeid må videreføres. Eier- og styringsform for selskapet vil ha betydning for langsiktig strategisk utvikling. Fusjonering Etter UNINETTs syn bør man være varsom med fusjonering hvor man splitter opp eksisterende organisasjoner i mindre enheter, som så integreres i ulike nye organisasjoner. I tillegg til at dette vil medføre ekstra uro på de arbeidsplassene dette gjelder, risikerer man at mye formell og uformell kompetanse «på tvers» i de eksisterende organisasjonene blir borte. Fusjonering av hele organisasjoner synes derfor å være å foretrekke. 21

22 Vedlegg 1 UNINETT Navn: UNINETT AS Geografisk plassering: Trondheim Organisasjonsform: Statlig heleid aksjeselskap (konsern) under Kunnskapsdepartementet. Morselskap UNINETT AS, datterselskaper UNINETT Norid AS og UNINETT Sigma2 AS Antall årsverk: 105 ansatte Finansiering 2016: Driftsinntekter på 409 mill. kroner i Herav: Driftstilskudd fra KD på 27,2 mill. kroner, midler til skyprogrammet og administrative fellestjenester på 15 mill. kroner, midler til ecampus-programmet på 9,5 mill. kroner, og 106,7 mill. kroner fra Forskningsrådet (herav kr 75,7 mill. kroner til anskaffelse av ny tungregnemaskin). Styre: Ja, styremedlemmer som er ansatt i UH-sektoren. Formål: UNINETT utvikler og drifter en allsidig nasjonal e-infrastruktur for forskning og høyere utdanning, inkl. det akademiske forskningsnettet. Gjennom samarbeid og synergieffekter skal UNINETT optimalisere anskaffelse og bruk av de samlede IKT-ressursene i UH-sektoren. UNINETT AS er morselskapet for to heleide datterselskaper: UNINETT Norid AS, som driver registeret for norske domenenavn, og UNINETT Sigma2 AS, som administrerer anskaffelse og drift av nasjonale løsninger for tungregning og lagring. Kjernevirksomhet: Digital infrastruktur, forvaltning og utvikling av fagsystemer, støtte og veiledning, koordinering og samordning, sekretariatsfunksjon. Målgrupper for virksomheten: Institusjoner, ansatte og studenter i UH-sektoren, institusjoner og ansatte i instituttsektoren og forskere i helseforetakene. Type oppgave Beskrivelse av oppgave Rådgi og bistå KD Sekretariatsfunksjon Dokumentasjon, statistikk, analyse Digital infrastruktur Utfører oppgaver etter delegasjon fra departementet og er et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde (IKT- forvaltning og IKT-politikk, standardisering, digitale løsninger og lignende). UNINETT har utviklingsprosjekter på flere områder; administrative systemer, IKT-strategi enten som operatør eller gjennom en sekretariatsrolle. Hovedmodellen er at innovasjon og nye løsninger skjer gjennom et samspill med brukerne. Dokumentasjon og statistikk mht. bruk av infrastruktur og fagsystemer og sikkerhetshendelser. UNINETT leverer en rekke tjenester over forskningsnettet: Infrastruktur og mellomvare: Nettilknytning, punkt-til-punkt Ethernet, optisk kanal, trådløs nettilgang - eduroam, trådløst gjestenett, Feide-innlogging, Dataporten, sikkerhetssertifikater Måling og analyse logganalyse, nettovervåking - kvalitetsmåling, nettovervåking 22

23 - sikkerhetsanalyse, nettovervåking - lokalnettovervåking UNINETT leverer sentrale delings- og samhandlingsverktøy for sektoren: Filoverføring Personlig fildeling og lagring Box Samarbeidsportal Samordnet kommunikasjon - Skype for Business Sanntidstale Telefonkonferanser Verktøy for gruppeinformasjon Foodle Videokonferanser Webmøter Forvaltning og utvikling av undervisningsnære systemer UNINETT anskaffer, forvalter og følger opp utviklingen av en rekke utdanningsrelaterte fagsystemer i sektoren. Brukerstyring av løsningene sikres gjennom prioriteringsråd som settes sammen av sentrale brukerrepresentanter. Digital eksamen Digital læringsplattform Forelesningsopptak Plagiatkontroll TImeplanleggingsverktøy Forvaltning og utvikling av administrative systemer UNINETT anskaffer, forvalter og følger opp utviklingen av en rekke administrative systemer i sektoren. Brukerstyring av løsningene sikres gjennom prioriteringsråd som settes sammen av sentrale brukerrepresentanter. Økonomisystem Lønns- og personalsystem Dokumentasjonsforvaltning Bestillings- og fakturasystem Konkurransegjennomføringsverktøy Prosjektstyringsverktøy Datauttrekk fra felles studentsystem Rekrutteringssystem Støtte og veiledning Koordinering og samordning Skyteknologi og tjenester Informasjonssikkerhet UNINETT er et sentralt kompetansesenter som gir råd og veiledning om innkjøp, campusinfrastruktur, standardisering og effektivisering av digitale løsninger, og er backup på brukerstøtte for en rekke systemer. UNINETT har en sentral rolle som rådgiver i forbindelse med fusjoner. UNINETT har en viktig rolle som bindeledd mellom institusjonene, og legger vekt på å sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker UNINETTs produkter og tjenester gjennom etablering av prioriteringsråd og gjennom å trekke brukere aktivt inn i anskaffelses- og utviklingsprosjekter. I tett samarbeid med sektoren skal UNINETT legge til rette for neste generasjon leveransemodell for IKT-tjenester. Sekretariatet for informasjonssikkerhet i UH-sektoren er lagt til UNINETT og er 23

24 samlokalisert med CERT-funksjonen for operativt sikkerhetsarbeid. Internasjonalt samarbeid UNINETT Sigma2 /forskningsstøtte Internasjonalt deltar UNINETT i nordisk forskningsnettsamarbeid gjennom NORDUnet og GÉANT på europeisk nivå. UNINETT med i internasjonalt samarbeid om identitetshåndtering gjennom Kalmar2 (Norden) og edugain og REFEDS (Europa). UNINETT er representert i IETF og ISOC, og datterselskapet UNINETT Sigma2 engasjerer seg internasjonalt i NeIC, PRACE og EUDAT. UNINETT har blant annet samarbeidet med forskningsnettene i Kina og New Zealand. UNINETT bidrar til bedre forskning ved å satse på e-infrastruktur, utvikle, bygge ut og gjøre tilgjengelig regne- og lagringsressurser for norsk forskning, i kombinasjon med egnede tjenester. Vitenskapelig beregningstjeneste (Notur) Lagring av vitenskapelige data (Norstore) Avansert brukerstøtte Analyseverktøy for stordatamengder (Big data) UNINETT Norid Driver registeret for norske domenenavn 24