NOTAT: Samarbeid om Utdanningssky

Transkript

1 NOTAT: Samarbeid om Utdanningssky INNHOLD 1 SAMMENDRAG 2 2 BAKGRUNN OM SKYTEKNOLOGI UTFORDRINGER I GRUNNOPPLÆRINGEN FELLES UTFORDRINGER FOR GRUNNOPPLÆRINGEN OG UHSEKTOREN STOR INTERESSE FOR ET SAMARBEID I SEKTOREN 4 3 FELLES SKYSATSNING I UHSEKTOREN 5 4 GEVINSTER VED ET SAMARBEID I HELE UTDANNINGSSEKTOREN KONSEKVENSER HVIS MAN IKKE SAMARBEIDER 7 5 VEIEN VIDERE MODELL FOR SEKTORSKY ØKONOMIMODELL STYRINGSMODELL, ROLLER OG ORGANISERING UTFORDRINGER OG EVENTUELLE HINDRINGER 9 6 ANBEFALINGER 11 1

2 1 Sammendrag Bakgrunn Notatet er laget i samarbeid mellom UNINETT, KS og Senter for IKT i utdanningen etter en bestilling fra Kunnskapsdepartementet (KD) gitt i et møte i januar Hensikten er å utrede gevinster ved et samarbeid om skysatsing for hele utdanningsløpet, og å se på samarbeidsform og eventuelle hindringer som må håndteres i et samarbeid. Utfordringer Både grunnopplæringen og UHsektoren har store IKTutfordringer, mange sammenfallende, der skyteknologi kan være deler av løsningen. Å bygge kompetanse og løsninger rundt sky er krevende for de mange små kommunene i Norge, samtidig som de skal tilby et mangfold av tjenester til sine brukere. Det samme gjelder for UHsektoren som har startet et felles initiativ rundt skysatsing. Mulige gevinster Et samarbeid om skysatsing for å løse utfordringene kan gi gevinst på flere områder for grunnopplæringen. For eksempel mht. Personopplysninger, andre juridiske problemstillinger og sikkerhet som det er krevende for hver enkelt kommune å håndtere i forbindelse med bruk av skytjenester. Tilsvarende mht. forhandlingsstyrke overfor potensielle leverandører. Tiltak samarbeid I et eventuelt samarbeid om en utdanningssky er det flere områder som må formaliseres, gjerne med en utredning i forkant av endelig formalisering. Det gjelder omfang av samarbeid, økonomiske forhold, styringsmodell, organisering osv. Anbefaling Basert på det arbeidet som danner bakgrunnen for notatet anbefaler arbeidsgruppen at: KD støtter etableringen av en felles skyløsning for hele utdanningssektoren UNINETT får innvilget søknad om midler til utvikling av UHsky KD tilrettelegger for at UHsky kan levere til skoleeiere KD bør gi oppdrag om at foreslåtte utredninger (kap 6) iverksettes 2

3 2 Bakgrunn Notatet er laget av Uninett, Senter for IKT i utdanningen og KS, etter en bestilling fra Kunnskapsdepartementet (KD) gitt i et møte i januar I diskusjonen etter presentasjonen i møtet, var det enighet om at skysatsingen i UHsektoren er relevant for hele utdanningsløpet, men at det var behov for å utrede gevinster for hele utdanningsløpet, samarbeidsform og eventuelle hindringer som må håndteres. På den bakgrunn er notatet utarbeidet av Eva Mjøvik fra Senter for IKT i utdanningen, Ellen Karin ToftLarsen fra KS, og Kristin Selvaag fra UNINETT. 2.1 Om skyteknologi Skyteknologien endrer måten organisasjoner organiserer IKTtjenestene sine på. Tilgang til skytjenester gjør det mulig å få tilgang til IKTtjenester til lavere kostnader og med større driftssikkerhet enn om organisasjonene skal gjøre det selv. Nettskyen (eng: cloud computing) er en betegnelse for når programvare og data er installert på maskiner(servere) som står i ulike serverparker tilknyttet internett. Serverparkene i nettskyen kjennetegnes ved at de er laget for å automatisk tilpasse seg kapasitetsbehov, og ved at det som regel betales for faktisk bruk. Amazon, Google og Microsoft tilbyr for eksempel serverkapasitet i nettskyen på timesbasis. Nettskyen gir en lovende kombinasjon av kostnadseffektivitet og fleksibilitet. I stedet for å måtte kjøpe servere selv, kan kundene leie kapasitet og tjenester ved behov, og ha tilgang til dette via internett. Videre kan programvare (tjenester) kjøpes som skytjenester, for den perioden som er ønskelig framfor å kjøpe lisenser og installere og drifte selv. Det gir både forutsigbare driftskostnader, reduserte investeringsbehov og tilgang på et mangfold av tjenester. 2.2 Utfordringer i grunnopplæringen Elever og lærere krever stadig nye løsninger. Det kreves fleksibilitet, og at man vil ha tilgang til alt overalt. Fylkeskommuner og større kommuner gir sine skoler tilgang til et godt utvalg av programvare. Mange av de mindre kommunene har ikke kapasitet til dette, og man får et digitalt skille. Utviklingen går mer og mer i retning av nettbaserte tjenester og apps, og stadig økende bruk av private PCer. Elever og lærere tar i bruk stadig nye internettløsninger, uten å fokusere på nødvendig sikkerhet. Kommuner og fylkeskommuner mister kontrollen med hvilken informasjon som lagres, og hvor den lagres. Det er også en utfordring spesielt i mindre kommuner, at det ikke utarbeides strategier for hvordan man skal jobbe digitalt i skolen. Valg av verktøy og metode overlates i stor grad til enkeltlærere som har spesiell interesse for området, og man får digitale skiller også internt i kommunen og på den enkelte skole. 3

4 Kommuner og fylkeskommuner ønsker i mindre grad å drifte pedagogisk programvare lokalt. Dette er tid og ressurskrevende. Det er heller ønskelig med et godt utvalg av nettbaserte tjenester. Grunnutdanningen ser det også som svært interessant å få tilgang til en del av de tjenestene som UHsektoren vil tilbys gjennom sin planlagte skyløsning. 2.3 Felles utfordringer for grunnopplæringen og UH-sektoren Grunnopplæringen og UHsektoren har felles utfordringer, felles målgrupper (elever/ studenter) og felles behov for innovativ IKTstøtte til undervisningen. På tross av forskjeller mellom institusjoner, kommuner, og nivåer i utdanningsløpet, så er mange av tjenestene som benyttes av elever og studenter felles. Eksempler på dette er tjenester for samhandling, lagring i skyen, videobasert lagring, sosial programvare, læringsadministrative systemer, tilgang til og lagring av læringsinnhold etc. Et viktig fellestrekk for de ulike utdanningsnivåene er at det er et stort omstillingsbehov knyttet til endrete undervisnings og eksamensformer (digital eksamen og digitale prøver). Videre er det slik at elever, som også etter hvert blir studenter, bør kunne oppleve kontinuitet gjennom utdanningsløpet. De mest brukte digitale verktøyene og tjenestene bør være gjenkjennbare og ha samme omfang og kvalitet. Det er også ønskelig at enkelte tjenester kan følge eleven gjennom utdanningsløpet. Elevene bør for eksempel kunne ta med seg sine egne dokumenter fra barnehage til universitet. Elever, studenter og enkelte lærere og ansatte har allerede begynt å ta i bruk skytjenester fra store internasjonale skyleverandører, uten at dette er i regi av IKTavdelingene og skoleeiere/institusjonseiere. Dette er en problematisk bl.a. i forhold til skoleeiers/ institusjonseier lovpålagte krav med hensyn til personvern og informasjonssikkerhet. Skytjenester finnes altså allerede i sektoren. Spørsmålet er hvordan sektoren skal ta i bruk og nyttiggjøre seg tjenestene på en kontrollert måte og som bidrar til å fremme modernisering og innovasjon. 2.4 Stor interesse for et samarbeid i sektoren Kommuner og fylkeskommuner viser stor interesse for et samarbeid med UHsektoren, også for tjenestene som tilbys gjennom ecampus. Mange ser allerede på egne løsninger for skytjenester, og ønsker signaler på om det er mulig å få til en felles "utdanningssky". Vi antar at grunnopplæringen vil ha en større utfordring enn UHsektoren med å innføre skytjenester. Sektoren er både større og mer fragmentert enn UHsektoren. Med UHsky (se kap.3) har UNINETT kommet et godt stykke på vei for på sikt kunne kombinere skyløsninger som fremmer samhandling og innovasjon spesifikt for UHsektorens. Vi mener det er viktig å se utfordringene i sektoren samlet slik at grunnopplæringens utfordringer kan løses ved gjenbruk av kompetanse, rammeverk, infrastruktur og løsninger som bygges opp og tilbys gjennom UHsky. 4

5 3 Felles skysatsning i UH-sektoren UNINETT i samarbeid med universitetenes IKTledere har besluttet å få på plass et felles apparat (samarbeidsformer og en organisasjon) for leveranse av IKTtjenester basert på skyteknologi. UH- sektorens IKTledere ser at de får en stadig mer utfordrende oppgave i å møte behovene til primærvirksomheten, og ser skykonseptet som en del av løsningen for sine utfordringer. Det er et mål å få gevinster av teknologitrenden i seg selv, men hovedmålet er å skape en rik, felles portefølje av tjenester som bidrar til effektive og innovative prosesser for undervisning, samhandling og administrasjon. Den felles satsingen for UHsektoren innebærer samarbeid og deling av kompetanse og ressurser, og deling av relevante UHtjenester som enkeltinstitusjoner har internt. På den måten løses utfordringene felles for institusjonene, og kompetanse og kostnader deles og samkjøres mot felles løsninger. Dette er mulig å gjennomføre fordi sektoren allerede har UNINETT som en etablert og felles aktør for IKTtjenesteleveranser. Forskningsnettet er et ideelt utgangspunkt for en felles satsing på sky, spesielt i kombinasjon med FEIDE. I tillegg har UNINETT et bredt kontaktnettverk med forskningsnett i Norden og Europa. Kontaktnettverket er verdifullt fordi det samarbeides om innovative UHspesifikke løsninger, og fordi kontaktnettverket utgjør en betydelig forhandlingsmakt med store internasjonale skyaktører. Ambisjonene til UHsky er å etablere en portal med selvbetjening, basert på FEIDE, som gir et bredt tilbud av tjenester til sektorens brukere. UHsky skal legge til rette for at det blir attraktivt og enkelt for tjenestetilbydere å være representert i porteføljen. Det er også et mål at tjenester utviklet og levert av institusjoner i sektoren, skal leveres gjennom denne portalen. Satsingen har fått navnet UHsky og er et program i UNINETTs organisasjon. UHsky skal ikke primært utvikle tjenester, men heller finne fram til relevante skytjenester fra andre leverandører og tilby dem til UHsektoren på sektorens premisser. F.eks. er FEIDE et premiss. Integrasjoner er et annet område der UHsky vil legge føringer for leverandørene. Dette er nybrottsarbeidet fordi det er en annen måte å levere tjenester på enn tradisjonelle leveransemodeller, og UHsky er helt i startgropa. Det kreves utvikling av prosesser, plattformer og rammeverk for å samle, tilpasse, integrere og levere et mangfold av skytjenester på en effektiv måte til sektoren. UHsky har et langsiktig fokus og vil den første tiden jobbe med å få på plass dette apparatet. UHsky vil være avhengig av å få tilført midler for å gjøre jobben, og UNINETT har søkt KD om midler til UHsky. 5

6 4 Gevinster ved et samarbeid i hele utdanningssektoren Figuren viser muligheter og utfordringer ved en grunnskolesky som bygger på arbeidet med UHsky Bruk av skytjenester vil i stor grad kunne forenkle de utfordringer som hver kommune og fylkeskommune står overfor når de skal tilby elevene et tilfredsstillende utvalg av IKTtjenester for å dekke behovet i undervisningen. Det krever enighet om noen felles standarder og strategier. Man trenger en innloggingstjeneste, og her har UHsektoren og grunnutdanningen allerede en felles basis å bygge på gjennom FEIDE- samarbeidet. Til gjengjeld innebærer det at man kan gi alle et likt tilbud og man reduserer organisasjonens sårbarhet ved ikke å være avhengig av egen kompetanse, men å samarbeide om felles bestillerkompetanse. UHsky vil utarbeide forslag til databehandleravtaler, risikovurderinger og gjennomføringsrutiner for den enkelte tjeneste på vegne av hele sektoren. Dette vil bety en betydelig økt trygghet for at personvern blir ivaretatt på sektornivå. Forhandlinger med skytjenesteleverandører innebærer store utfordringer fordi Datatilsynet krever at man skal ha kontroll over hvor data finnes i skyen og hvilke land som er lovlige underleverandører. Denne prosessen er særdeles krevende for skoleeier, og det å ha et kompetansemiljø som kan forhandle dette felles vektlegges som en stor fordel. 6

7 Utfordringene knyttet til ivaretakelse av persondata og sensitive data har store likheter for de ulike utdanningsnivåene. Informasjon om elever og studenter, og også hvordan disse utveksles mellom systemer er svært likt. Den største forskjellen er foreldres rolle når elevene er under 18 år. Samarbeid om skytjenester: ü gir mulighet for et mangfold av tjenester med lav inngangspris, som små kommuner og institusjoner ikke vil kunne etablere lokalt. ü er demokratisk fordi den gir ansatte, elever, og studenter ved små høyskoler og små kommuner de samme tilbudene som ved de store universitetene, og de store kommunene og fylkeskommunene. Skytjenester tilrettelegger for å minske digitale skiller. ü kan støtte opp om nye og ønskede undervisningsformer, og er uavhengig av tid, sted og enhet. ü er kostnadseffektivt fordi det gir mulighet for storskala drift, spesialisering, lavere energikostnader og arealbesparelser. ü er tidsbesparende fordi prosjekter og undervisningstiltak kan kjøpe kapasitet eksternt uten å vente på innkjøp av utstyr, opplæring av IKTpersonell, nyansettelser etc. ü er fleksible fordi de har ubegrenset kapasitet. ü gir mulighet til å realisere et felles sett med undervisningstjenester for hele utdanningssektoren gjennom hele utdanningsløpet.( " en felles IKT plattform " à regjeringserklæringen) ü gir en tjenesteplattform som er basert på Feide, og kan i framtiden integrere andre fellesfunksjoner som sektoren definerer som påkrevd ü gir kompetanse og kapasitet til å utforme kontrakter og vedlikeholde en dynamisk portefølje av utdanningsspesifikke tjenester i tråd med hva sektoren etterspør ü gir forhandlingsstyrke. UNINETT har et internasjonalt nettverk og internasjonale samarbeidspartnere i forhandlingene. Avtaler forhandles nordisk eller på internasjonalt nivå ü har kompetanse og kapasitet til å utforme kontrakter og vedlikeholde en dynamisk portefølje av utdanningsspesifikke tjenester i tråd med hva sektoren etterspør 4.1 Konsekvenser hvis man ikke samarbeider Konsekvensene av å ikke inngå et samarbeid på dette området er at hver enkelt kommune og fylkeskommune må løse samme utfordringer hver for seg på egenhånd. Dette vil gi et enormt dobbeltarbeid, og svært varierende resultat på løsningene. Eller så må kommunene og fylkeskommunene selv ta fatt i problematikken og utvikle en egen (felles) utdanningssky for grunnopplæringen. Det kan eventuelt gjøres i sammenheng med utfordringer innenfor de andre kommunale og fylkeskommunale sektorene. Det tredje alternativet er at markedet styrer utviklingen. Da kan vi få mange ulike utdanningsskyer med ulike tjenestetilbud, ulik tilgangskontroll og ulikt sikkerhetsnivå som kommuner og fylkeskommuner må forholde seg til. 7

8 5 Veien videre Arbeidsgruppen foreslår at det inngås et forpliktende samarbeid mellom grunnopplæringen og UHsky. Et forpliktende samarbeid vil kunne sikre at tjenesteportefølje og utvikling av tjenesteplattform for UHsky også ivaretar grunnopplæringens behov. Med et forpliktende samarbeid mener vi at grunnopplæringen representert ved IKTsenteret og KS etablerer et langsiktig samarbeid med definerte roller og egnede styrings og økonomimodeller, som foreslått under. Det er en premiss for forslaget at UHsky står for tjenesteleveransene gjennom sin rolle som skytjenestemegler (se 5.1). Det presiseres videre at UHsky er et tilbud til kommuner og UH- institusjoner. Det er frivillig for kommuner å velge om de kjøper tjenester fra UHsky, direkte fra skytjeneste leverandører, fra andre skymeglere eller baserer seg på lokale IT tjenester, eller andre opplegg for undervisningen. 5.1 Modell for sektorsky Figur 2 er en skisse som viser hvordan UHsky skal operere i forhold til de som lager tjenester, leverer skytjenester og de som skal forbruke tjenester. Figur 2, aktørkart UHsky Beskrivelse av aktører og roller i modellen Skytjenestemegler: UHsky skal være en skytjenestemegler, og formidle relevante tjenester for sektoren fra aktuelle skytjenesteleverandører. En skymegler fungerer som en tilrettelegger mellom brukerne og leverandørene. Brukerne får tilbud om en samling av tjenester som kan samspille, og leverandørene får en plattform og en organisasjon som gjør det enklere å levere tjenestene. UHsky vil foreta utlysninger og inngå kontrakter i tråd med konkurranseregelverket i det kommersielle markedet. Skytjenestetilbyder: Leverandører som leverer skytjenester f.eks. Microsoft eller Google. Kunder: Kommuner og UHinstitusjoner som benytter rammeavtaler forhandlet inn av UHsky, eller som kjøper tjenester som er kjøpt inn i bolk av UHsky, eller som benytter fellestjenester levert via UHsky. 8

9 5.2 Økonomimodell Det grunnleggende ved økonomimodellen slik det planlegges fra UNINETT er at UHsky finansieres i oppbyggingsfasen av KD, og at UHsky etter utviklingsperioden skal være brukerfinansiert. Utviklingen av en økonomi modell er viktig, og det må arbeides mer med å konkretisere denne. UNINETT har søkt KD om støtte til utvikling av UHsky i en 3årsperiode fra UNINETT har søkt om 20 millioner per år i de tre årene. Samarbeidet om en utdanningssky bør ta utgangspunkt i de samme planene. Det innebærer at utviklingsperioden på 3 år er felles for UHsektoren og grunnopplæringen. Ved overgang til driftsfasen er det naturlig at grunnutdanningen også omfattes av UNINETT sin betalingsmodell, og betaler i henhold til mottatte tjenester. Endelig betalingsmodell for fordeling mellom brukere i UHsektoren er ikke på plass for UHsky. Utredningen er startet opp, og er kanskje ferdig til høsten. Den samlede økonomimodellen for de deler av UHsky hvor det skal være et samarbeid, må utvikles parallelt med de prosessene som foregår i UHsky. 5.3 Styringsmodell, roller og organisering UHsektoren vil ha sin egen styringsmodell for UHsky. Grunnopplæringen vil ha behov knyttet til påvirke tjenesteporteføljen, videreutvikling av plattform og støttefunksjoner for den delen av tjenesteporteføljen som skal være felles. UHsky har behov for at modellen er slik at de møter en koordinert grunnopplæring. Grunnopplæringen og UHsektoren samarbeider om Feide, og der er det utviklet en samarbeidspraksis, og en styringsmodell. Styringsmodellen for Feide, med noen justeringer kan danne et utgangspunkt for en samarbeidsmodell. Modellen vil med de nevnte justeringer bestå av et samarbeidsråd, med underliggende prioriterings/arbeidsgrupper. Samarbeidsrådet bør bestå av medlemmer fra KS, Senter for IKT i utdanningen og UNINETT. Det må utredes nærmere hva samarbeidsrådet skal ha ansvar for, men aktuelle områder kan være: Utarbeidelse av felles strategi Økonomioppfølging Samarbeidsrelasjoner med aktuelle samarbeidspartnere. Prioriterings/arbeidsgrupper bør bestå av KS/KommIT og IKTsenteret, med ansvar for: Håndtere og sortere sektorens innspill Prioritere endrings og utviklingsønsker Kunnskapsdepartementet påvirker gjennom tildelingsbrev og styringsdialog med IKTsenteret, og som generalforsamling for UNINETT. 5.4 Utfordringer og eventuelle hindringer Arbeidsgruppen har ikke identifisert noen vesentlige hindringer for etableringen av et samarbeid om skytjenester mellom UHsektoren og KS. 9

10 Ved eventuelt samarbeid bør følgende forhold vurderes: a) Konkurranseregler Leveranser av tjenester til sektoren, og inngåelse av avtaler på vegne av sektoren må følge EØS sitt konkurranseregelverk. UHsky vil være en skymegler som framstår nøytralt i forhold til leverandører, og som vil forhandle fram avtaler på vegne av sektoren i tråd med EØS regelverket. ( Se punkt 5.1 om skymegler) Et samarbeid i hele sektoren om en felles skymegler vil innebære at UHsky får betydelig flere kunder enn om UH sky kun er et tilbud for UHsektoren. Det bør utredes om en felles satsning om skyløsning for hele sektoren med det antallet brukere vi da får, innebærer noen utfordringer i forhold til konkurranselovgivningen. b) Mandatet til UNINETT Om UHsky skal kunne levere til grunnopplæringen, må vedtektene til UNINETT revideres slik at UNINETT kan levere til skoleeiere. Det foregår allerede en prosess for å revidere UNINETT sine vedtekter for å ivareta UHinterne behov, denne prosessen forventes å være ferdig i løpet av c) MVAproblematikk UNINETT og universitetene opererer uten MVA. Kommunene har MVArefusjon. MVA- problematikken for leveranse til kommuner fra UHsky må utredes. 10

11 6 Anbefalinger Vi anbefaler at KD støtter etableringen av en felles skyløsning for hele utdanningssektoren Det innebærer at sektoren får en Fellesskapssky», som dekker felles behov i sektoren. Det er en rekke gevinster knyttet til å etablere en slik løsning, som beskrevet tidligere i notatet. Vi anbefaler at UNINETT får innvilget søknad om midler til utvikling av UHsky. UNINETT og universitetene har over lengre tid jobbet for en felles skyløsning for utdanningssektoren. I denne prosessen har de innhentet kompetanse og erfaringer fra hva som skjer i andre land, og diskutert bredt i UHsektoren hvordan et slikt arbeid best kan legges opp nasjonalt. Vi anbefaler at KD bevilger midler til utvikling av UHsky for en treårs periode i tråd med UNINETT sin søknad om utviklingsmidler. Vi anbefaler at KD tilrettelegger for at UHsky kan levere til skoleeiere Som tidligere drøftet i notatet så har vi ikke identifisert noen hindringer for en felles skyløsning i sektoren. Kunnskapsdepartementet må vurdere om det fra departementets side er ønskelig med en felles satsning i hele sektoren, og om UNINETT i forhold til skytjenestesatsningen kan ha en rolle også for grunnopplæringen. Om man ønsker en felles satsning, må det tilrettelegges for at UNINETT kan levere til skoleeier. KD bør gi oppdrag om at følgende utredninger iverksettes av UNINETT, KS og Senter for IKT i utdanningen: Videreføre utredning rundt samarbeid og styringsform for å sikre grunnopplæringen innflytelse på den delen av porteføljen UHsky skal levere til grunnopplæringen. Foreta en gjennomgang og vurdering av hva som er særskilt viktige tjenester og ressurser for grunnopplæringen. Det må utvikles mekanismer for å fange opp grunnopplæringens behov, som vil være i kontinuerlig utvikling. Utrede betalingsmodell for driftsfasen. 11