EIERSKAPSFORVALTNING STRAND KOMMUNE NOVEMBER 2013

Transkript

1 EIERSKAPSFORVALTNING STRAND KOMMUNE NOVEMBER 2013

2

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, eierrepresentanter, styrerepresentanter og administrasjonen i Strand kommune. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og høringsuttalelser 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse med vurderinger og anbefalinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Høringsuttalelser... 7 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Kontrollkriterier og metode Faktabeskrivelse og vurderinger Oversikt over de enkelte selskaper Strand kommunes eierskapsmelding Eierrepresentantene og deres oppfølging av selskaper Vedlegg SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

4 SAMMENDRAG Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Strand kommune har eierandeler i totalt 14 selskaper. Av disse er 9 aksjeselskaper og 5 interkommunale selskaper. Dette er bl.a. Ryfylke IKS, Avanti Ryfylke AS, Lyse Energi AS og IVAR IKS. Kommunen har eierandeler i to av de mest toneangivende selskapene i regionen, Lyse og IVAR. I tillegg er kommunen med i en rekke samarbeid, foreninger og stiftelser. Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan da i prinsippet ikke foretas. Strand kommunes eierskapsmelding er fra 2010 og består av tre deler: Del 1 presenterer de ulike selskapsformene som kommunen kan ta i bruk, og kommunens vedtatte prinsipper i eierstyringen av selskapene Del 2 presenterer selskaper og samarbeid Strand kommune deltar i Del 3 presenterer et årshjul for oppfølging av kommunalt eierskap Strand kommune legger opp til at del 1 (den politiske delen) endres/rulleres i hver valgperiode (neste gang i 2014), mens del 2 (selskapsdelen) oppdateres/rulleres årlig. Vi har ingen anmerkninger til eierskapsmeldingens del 1 (den politiske delen). Denne delen har med seg det som kan forventes av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) er ikke oppdatert og viser derfor eierskapet i Vi ser at det har vært 46 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden 2010 til medio En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet/kommunestyret. Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Det er etablert tydelige føringer på et overordnet nivå. Kommunen har utarbeidet overordnede eierstrategier som fremkommer av eierskapsmeldingen. Disse eierstrategiene har tatt utgangspunkt i statens eierstrategier. Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter. De forutsettes å være kjent med disse. Eierskapsmelding med overordnede eierstrategier vedtas i hver valgperiode av kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. Kommunen kan ellers vurdere å innarbeide KS Eierforum sine anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selska- SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

5 per i eierskapsmeldingen. Dette blir da i hvilken grad kommunen vil forholde seg til disse. Spesifikke eierstrategier er utarbeidet for Lyse Energi AS, IVAR IKS og Rogaland Revisjon IKS. Disse eierstrategiene er felles for de kommunale eierne. For andre selskaper vil strategier gjerne bli diskutert og vedtatt politisk. Dette gjelder enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Det er ikke fullstendige eierstrategier. De spesifikke eierstrategiene er ikke behandlet av kommunestyret i Strand kommune, men kommunens representanter i selskapene har vært involvert i prosessen. En behandling av eierstrategiene i kommunestyret anses imidlertid nødvendig. Eierstrategiene blir da kjent og forankret politisk. Kommunen kan ellers vurdere å utarbeide spesifikke eierstrategier for flere av sine selskaper. Et slikt arbeid vil omfatte alle eierne, og initiativet vil gjerne komme fra de største eierne. Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler og rutiner? For reglene har vi intet å bemerke. Vi finner en del mangler ved rutinene. En del eierskapssaker må iht. lovreglene behandles av kommunestyret, eksempelvis etablering og avvikling av selskaper. Andre saker kan delegeres. Enkeltsaker av uvanlig art eller stor strategisk betydning vil fremmes til formannskapet/kommunestyret i forkant av behandling i eierorganet. Disse kan binde/instruere kommunens eierrepresentanter i slike saker. På denne måten vil det avklares på forhånd hva som er kommunens standpunkt i sakene. Viktige selskaper og viktige saker forankres da politisk. Det vil også kunne avholdes eiermøter med selskapene ved større saker. Kommunen har arkiveringsrutiner som håndterer all informasjon om eierskapet (selskapene). Arkiveringen foretas primært samlet for selskapene, men noen selskaper har en egen arkivering. Det mest oversiktlige vil nok være at det er en arkivering pr. selskap for alle selskaper. Selskapsnoten til årsregnskapet for 2012 stemmer i store trekk med kommunens eierskap, men det mangler to selskaper. Vi ser for oss at kommunen ordner dette ved neste årsregnskap. Kommunen har ingen nettsider om eierskapsforvaltningen. Slike nettsider vil bedre informasjonen om kommunens eierskap og selskaper, og det vil bli lettere tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. En tydeliggjør også den viktige rolleforskjellen mellom eier- og styrerepresentant. Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper kan sies å være i tråd med kommunestyrers vedtak og forutsetninger når det gjelder selve sakene, men vi har bemerkninger til en del andre forhold. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

6 Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap ved interkommunale selskaper er personlige medlemmer og i motsetning til aksjeloven tillates det ikke at andre møter etter fullmakt. Ordfører er kommunens eierrepresentant i 11 av de 14 aksje- og interkommunale selskapene, men hvor fullmakter til andre naturlig nok er nødvendig fra tid til annen. Ved ett tilfelle var det samme eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette gjelder Ryfast AS (med ordfører). Politisk sekretariat sier at kommunen vil se nærmere på dette. Det er ingen faste eierrepresentanter fra kommunens administrasjon. Kommunens opplæring av og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte og andre personer synes i utgangspunktet tilfredsstillende. Dette dekkes både av eget temamøte og av folkevalgtopplæringen i etterkant av hvert kommunestyrevalg, samt løpende kursing. Det synes likevel å kunne være et visst behov for mer informasjon og opplæring. Svar fra andre eierrepresentanter enn ordfører tyder på dette. Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI) har fem eierrepresentanter fra Strand kommune. RYMI har ingen ansatte. Selskapet administreres av IVAR. Mange eierrepresentanter i et selskap synes unødvendig. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Våre anbefalinger til kommunen oppsummeres under. Kommunen bør årlig foreta en samlet oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen), og som presenteres i kommunestyret. Dette er i tråd med det som står i årshjulet i eierskapsmeldingen. Nye og avviklede selskaper det siste året kan presenteres summarisk. På den måten vil opplysningene i eierskapsmeldingen om selskapene være riktige og gjeldende. Kommunestyret bør behandle spesifikke eierstrategier for sine selskaper etter hvert som disse foreligger. Kommunen bør sørge for at informasjonen om selskapene arkiveres pr. selskap. Kommunen bør etablere en egen nettside om selskap og samarbeid hvor det fremkommer informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. For flere av selskapene har det ikke vært nærmere vurderinger av styremedlemmenes habilitet og/eller kompetanse ved styreutnevnelsen. Vi anser at slike vurderinger er viktige med tanke på selskapene. Vurderingene tas av valgkomitéen. En valgkomité vil omfatte alle eierne i ett selskap, men de største eierne får de fleste styremedlemmene. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

7 Vi mottok rådmannens kommentarer HØRINGSUTTALELSER Revisjonen sine anbefalinger: Rådmannen mener at høringsnotatet gir en svært god og detaljert beskrivelse av kommunen sine eierskap og den måten kommunen følger opp sine eierskap på. Rådmannen har heller ingen store motforestillinger mot de anbefalingene som kommer fra revisjonen, men ønsker å gi følgende kommentarer til anbefalingene: Alle endringer i våre eierskap blir behandlet av kommunestyret. Rådmannen ser for øvrig at det kan være fornuftig å foreta en samlet oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) som kan presenteres for kommunestyret en gang i året. Dette er også beskrevet i eierskapsmeldingen under årshjulet, men ikke fulgt opp på en god nok måte. Rådmannen vil sørge for at dette blir fulgt opp fremover. Det anbefales at kommunestyret bør behandle spesifikke eierstrategier for sine selskaper etter hver som disse foreligger. Dette er etter rådmannen sin mening en litt unødvendig anbefaling. Kommunestyret behandler alltid spesifikke eierstrategier etter hver som disse foreligger. Siden kommunen ikke har fått noen innbydelse til deltakelse i den interkommunale eierskapsgruppen som er omtalt i rapporten og heller ikke fått oversendt de eierstrategiene denne gruppa har utarbeidet for flere selskaper kommunen er medeier i, har disse eierstrategiene som naturlig er heller ikke blitt behandlet av vårt kommunestyre. Rådmannen vil sørge for at kommunen får oversendt eierskapsstrategiene utarbeidet av den omtalte eierskapsgruppen for Lyse Energi A/S, Ivar IKS og Rogaland Revisjon IKS og vil få lagt disse frem for vårt kommunestyre til godkjenning. Kommunen arkiverer i dag informasjon om følgende selskaper som egne saker: Ryfylke IKS, Lysefjorden utvikling A/S, Reisemål Ryfylke A/S og Ivar IKS (sammen med Ryfylke Miljøverk). Informasjon om øvrige selskaper blir arkivert i en egen sak benevnt som interkommunale selskap. I tråd med anbefalingen fra revisjonen, vil rådmannen nå vurdere om det er naturlig at også informasjon om andre selskaper blir registrert som egne saker. Eierskapsmeldingen er lagt ut på kommunen sin hjemmeside. Videre er på hjemmesiden også lagt ut informasjon om hvilke selskaper kommunen er medeier i. Rådmannen er imidlertid helt enig i revisjonen sin anbefaling om mer informasjon til publikum og vil sørge for at det blir lagt ut informasjon om de selskapene kommunen er medeier i for eksempel ved linker til selskapene sine hjemmesider. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

8 RAPPORTEN SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

9 Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Det fremgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Har kommunen etablert hensiktsmessige rutiner for eierskapsoppfølgingen? o Herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene. Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte rutiner? Bakgrunnen for selskapskontrollen er kommunens plan for selskapskontroll som prioriterer en obligatorisk eierskapskontroll. Slik eierskapskontroll følger av kommunelovens Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne eierskapskontrollen er det tatt utgangspunkt i følgende kilder: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder o Kommunens eierskapsmelding o Motiver for eierskap, prinsipper for godt eierskap og regler for eierstyring (dette fremkommer av kommunens eierskapsmelding) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Metodisk er det benyttet intervjuer, spørreskjemaer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare kontrollens formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

10 SELSKAPER HVOR KOMMUNEN HA R EIERA ND ELER 2012/2013 Tabell 1 Oversikt over selskaper hvor Strand kommune har eierandeler Selskap Eierandel Aksjeselskaper Admi-Senteret AS 50 % Allservice AS 0,34 % Avanti Ryfylke AS 60 % Jørpeland Utviklingsselskap AS 35 % Lyse Energi AS 2,53 % Lysefjorden Utvikling AS 5 % Reisemål Ryfylke AS 7,10 % Ryfast AS 14,29 % Strand Infrastruktur AS 100 % Interkommunale selskaper Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 4,14 % IVAR IKS 3,74 % Ryfylke IKS 16,66 % Ryfylke Miljøverk IKS 49,49 % Rogaland Revisjon IKS 2,92 % Det er utført selskapskontroller i 8 selskaper (en oversikt er tatt med i vedlegg). Strand kommune har eierandeler i totalt 14 selskaper. Av disse er 9 aksjeselskaper og 5 interkommunale selskaper. I tillegg er kommunen med i KLP, en rekke samarbeid, foreninger og stiftelser (oversikt over disse er vist i vedlegg). 1 Eierskapene i Admi- Senteret AS, Reisemål Ryfylke AS og Lysefjorden Utvikling AS er under vurdering. Kommunen ser på mulig eierskap i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS, men vil først arbeide videre med de økonomiske konsekvensene et eierskap medfører. 2 Vår rapport dreier seg i hovedsak om aksje- og interkommunale selskaper kommunen har eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Tabellen viser at kommunen har eierandeler i noen viktige selskaper i regionen, men at deres eierandel eller innflytelse er begrenset isolert sett. Lyse Energi AS har som formål å skape verdier for kundene, eierne og samfunnet, samt å sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder. IVAR IKS har som formål å anlegge og drive kommunaltekniske fellesanlegg for vann, avløp og renovasjon. Selskapets visjon er å sikre regionen markedets mest konkurransedyktige 1 Kommunen har ellers driftsavtaler med Greater Stavanger AS (tidligere kalt Stavangerregionen Næringsutvikling AS) og med Rytop AS (Byggopp) (Ryfylke Tverrfaglige Opplæringskontor, byggfag). 2 Kommunestyresak 071/12 fra (med vedlagt prosjektrapport). SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

11 vann-, avløps-, og renovasjonstjenester. Ryfylke IKS har som formål å styrke Ryfylkeregionen gjennom større grad av interkommunalt samarbeid med hovedvekt på alle typer tiltaksarbeid og utviklingsprosjekt. Avanti Ryfylke AS er en arbeidsmarkedsbedrift som arbeider for at den enkelte skal få utnytte sine evner og ressurser best mulig. I vedlegg har vi tatt med en oversikt over alle kommunens aksje- og interkommunale selskaper, med kort opplysning om selskapets formål, eierrepresentant, samt selskapets driftsinntekt og kommunens oppførte balanseverdi for GENERELT OM KOMMUNENS EIERSKAPS MELDING Eierstyring innebærer at eier av selskapet fokuserer på rollen som (offentlig) eier, og betydningen av å utøve en aktiv og langsiktig eierstrategi. Ved å sette klare mål for hensikten med eierskapet, gis styret tydelige styringssignaler. Aktiv og langsiktig eierstyring, med klart uttrykte forventninger om resultatoppnåelse og ambisjoner, krever at kommunen har definerte prinsipper for godt eierskap. Figur 1 Strand kommune Oppbygging av eierskapsmeldingen Eierskapsmelding Presentasjon selskaper Motiver for eierskap Prinsipper for godt eierskap Regler for eierstyring Strand kommune har utarbeidet eierskapsmelding som er vedtatt i kommunestyret Eierskapsmeldingen består av tre deler: Del 1 presenterer de ulike selskapsformene som kommunen kan ta i bruk, og kommunens vedtatte prinsipper i eierstyringen av selskapene Del 2 presenterer selskaper og samarbeid Strand kommune deltar i SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

12 Del 3 presenterer et årshjul for oppfølging av kommunalt eierskap I del 1 fremkommer kommunens motiver for selskapsdannelse og eierskap, overordnede eierstrategier (prinsipper for godt offentlig eierskap), samt regler for eierstyringen (prinsipper for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen). Eierskapsmeldingen legger opp til at kommunen kan og bør være en aktiv eier. Forutsetningen er at det gjøres et klart skille mellom politikk (kommunestyret) og utøvelse av aktivt eierskap (utøvende eierorgan). Eierskapsmeldingen fremsetter følgende krav til et aktivt eierskap: Politiske diskusjoner skal tas i kommunestyret. Eierskapsrepresentantene skal ivareta kommunens interesser. Kommunen (kommunestyrets flertall) skal gi instrukser/signaler til sine representanter i det operative eierorganet (generalforsamling/representantskap). Politiske føringer fra kommunestyret gjelder for kommunens representant(er) i eierorganet, men ikke for styremedlemmer. Vedtektsendringer skal behandles i kommunestyret. Strand kommune legger opp til at del 1 (den politiske delen) endres/rulleres i hver valgperiode (neste gang i 2014), mens del 2 (selskapsdelen) oppdateres/rulleres årlig. Det har ikke vært foretatt en samlet oppdatering/rullering av del 2. Det har i stedet vært politiske saker om enkeltselskaper, spesielt kan nevnes kommunens engasjement i selskapene Admi-Senteret AS, Reisemål Ryfylke AS og Lysefjorden Utvikling AS (som omtalt foran i punkt 2.1) Vurderinger av kommunens eierskapsmelding Vi har ingen anmerkninger til eierskapsmeldingens del 1 (den politiske delen). Denne delen har med seg det som kan forventes av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) er ikke oppdatert og viser derfor eierskapet i Det har siden tilkommet en del andre selskaper. Vi nevner spesielt at kommunen har kjøpt seg inn i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (2011) og IVAR IKS (2012), og er eier i to nye selskaper Ryfast AS (2011) og Strand Infrastruktur AS (2013). Anbefaling Kommunen bør årlig foreta en samlet oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen), og som presenteres i kommunestyret. Dette er i tråd med det som står i årshjulet i eierskapsmeldingen. Nye og avviklede selskaper det siste året kan presenteres summarisk. På den måten vil opplysningene i eierskapsmeldingen om selskapene være riktige og gjeldende. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

13 KOMMUNENS FORMÅ L MED SELSKAPENE De fleste selskapsdannelser er et resultat av en fellessatsing. Etableringen av Lyse Energi AS og IVAR IKS kom på bakgrunn av initiativ fra mange kommuner i regionen, mens de forskjellige Ryfylke-selskapene ble etablert på bakgrunn av lokalt initiativ. Eierskapsmeldingen tar for seg fem ulike motiver for selskapsdannelse. Tabell 2 Motiver for selskapsdannelser Motiver for eierskap (kommunale selskaper): finansielt motivert (økonomisk utbytte) politisk motivert (posisjonere kommunen/regionen) effektivisering av tjenesteproduksjonen (fellesløsninger) samfunnsøkonomisk motivert (samfunnsøkonomiske resultater) regionalpolitisk motivert (posisjonere kommunen/regionen og utløse statlige midler) Kommunens eierskapsmelding har med kommunens motiver for eierskapet i det enkelte selskap. Ofte vil det ligge flere motiver til grunn for at kommunen etablerer et selskap, eller går inn som medeier eller deltaker sammen med andre. Kommunen har pr. i dag ingen eierandeler i selskaper som er rent finansielt motivert. Eierandeler i Lyse Energi AS kan kategoriseres som både finansielt- og samfunnsøkonomisk motivert. Alle selskapene kommunen har eierandeler i, bortsett fra Strand infrastruktur AS, har flere eiere. Selskapenes formål (formålsparagrafer i vedtekter/selskapsavtaler) vil være felles for alle eierne. EIERS KAPSSAKER I FORMANNSKAPET/KOMMUNESTYRET Vi ser at det har vært 46 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden 2010 til medio En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet/kommunestyret. SELSKAPSFORMER Oversikten nedenfor viser hvordan kommunen kan velge å organisere sin egen virksomhet. Organiseringen øverst gjelder kommunen som «eneeier», mens organiseringen nederst omfatter flere kommuner eller eiere. Organiseringen til venstre (integrert del av kommunen/kommunene) er ikke en del av kommunens eierskap (selskaper), men vi ser på kommunale foretak i den grad dette er opprettet av kommunen. Kommunale foretak er ikke anvendt i Strand kommune. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

14 Figur 2 Kommunal virksomhetsorganisering Kilde: Agendum strategi og ledelse AS (redigert) Aksjeselskapsformen kan anses godt tilpasset for virksomheter som opererer i et marked med risiko- og konkurranseeksponering. Selskapsformen er dessuten lovkrav /anbefaling for arbeidsmarkedsbedrifter og for bompengeselskaper. IKS-formen kan anses godt tilpasset for virksomheter som håndterer kommunale oppgaver i egenregi for eierne (deltakerne), og der det ellers ikke er aktuelt med fortjeneste/utbytte. Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. Interkommunale samarbeid kan både være en del av kommunene og et eget rettssubjekt. Dette er ikke alltid helt avklart. Foreninger og stiftelser er selveide og eierstyring kan i prinsippet ikke foretas. Strand kommune er med i tre foreninger og fem stiftelser. Begrepet "foreninger" omfatter mange forskjellige typer av sammenslutninger. Felles for dem alle er at det ikke er ett eget lovverk som regulerer "foreningsretten" eller de juridiske spørsmål knyttet til slike foreninger. For stiftelser et det utarbeidet ett eget lovverk. I stiftelseslovens 7 er det bestemmelser om stiftelsestilsyn, som skal føre tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. I vedtektene kan det bestemmes at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder, jf. stiftelseslovens 36. Her står det bl.a. at disse organene kan få tildelt myndighet til å velge/avsette styremedlemmer, føre tilsyn eller beslutte gransking av stiftelsen. Vi har sett om kommunen har vedtektsført muligheter for innsyn i stiftelser. Det er ikke her vedtektsført muligheter for innsyn. Administrasjonen/rådmannen har ikke opplevd behov for slik innsyn. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

15 I det videre konsentrerer vi oss om aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Disse utgjør de klart viktigste selskapene for kommunen, og hvor eierstyring derfor er særlig aktuelt. GENERELLE (OVERORD NEDE) EIERS TRATEGIER Generelle eierstrategier kan være egne utarbeidede eierstrategier, men hvor det gjerne er tatt utgangspunkt i statens eierstrategier, etter hvert også med innslag fra KS Eierforum 3 sine anbefalinger. I de generelle eierstrategier vil kommunene kunne ha utarbeidet nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper (selskapenes styrer), krav til styrets arbeid, generelle mål- og resultatkrav til kommunens selskaper, vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskaper. Strand kommune har utarbeidet overordnede eierstrategier. Det er tatt utgangspunkt i statens eierstrategier. Overordnede eierstrategier (prinsipper for godt offentlig eierskap) fremkommer av kommunens eierskapsmelding. Strand kommunes overordnede eierstrategier er listet opp i tabellen nedenfor. Tabell 3 Overordnede eierstrategier (prinsipper for godt offentlig eierskap) Krav rettet mot eier 1. Det skal være åpenhet knyttet til Strand kommunes eierskap. 2. Før en mulig selskapsdannelse skal det i saksbehandlingen analyseres hva kommunen som eier ønsker å oppnå ved å opprette et selskap fremfor en mer tradisjonell etatsorganisering. 3. Eier skal fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. 4. Eier formulerer overordnede strategier og mål for selskapet. Styret er ansvarlig for måloppnåelse. 5. Eierskapsmelding utarbeides og er kommunens strategiske eierdokument. Eierskapsmelding skal vedtas av kommunestyret. Krav rettet mot selskapet A. Selskapets virksomhet skal tydelig fremgå av vedtektenes/selskapsavtalenes formålsparagraf. Selskapets etiske plattform bør fremgå av formålsparagrafen. B. Selskapet skal til enhver tid ha forsvarlig kapital. C. Styresammensetningen skal være slik at den ivaretar kommunens interesser, og selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. D. Styret skal forvalte selskapets verdier på best mulig måte, og fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. E. Det forventes at styremedlemmer i kommunale selskaper knytter seg til KS sitt styrevervregister. F. Det forventes at det tegnes forsikring for styremedlemmene i aksjeselskaper. G: Selskapet skal oversende informasjon til eier i henhold til fastlagt plan. Merknad: De overordnede eierstrategier er nærmere utdypet i kommunens eierskapsmelding. Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierskapsmelding med over- 3 KS Eierforum kom med sin anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper første gang i Siste versjon er fra SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

16 ordnede eierstrategier er vedtatt i kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. Den interkommunale eierskapsgruppen Det er i regionen etablert en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Denne består av kommunene Stavanger, Sandnes, Sola, Randaberg, Time, Klepp, Gjesdal og Hå, samt Rogaland fylkeskommune. Rådmennene har her et løpende samarbeid med administrasjonen/rådmennene i de øvrige kommunene i eierskapsgruppen. 4 Administrasjonen/rådmannen i Strand kjenner til eierskapsgruppen. Det kan tenkes at kommunen her senere også kan bli medlem. Vurderinger av kommunens overordnede eierstrategier Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter. De forutsettes å være kjent med disse. Eierskapsmelding med overordnede eierstrategier vedtas i hver valgperiode av kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. Kommunen kan ellers vurdere å innarbeide KS Eierforum sine anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper i eierskapsmeldingen. Dette blir da i hvilken grad kommunen vil forholde seg til disse. SPESIF IKKE EIERSTRA TE GIER Spesifikke eierstrategier er utarbeidet for Lyse Energi AS, IVAR IKS og Rogaland Revisjon IKS. Disse eierstrategiene er felles for de kommunale eierne. Alle medlemmer av eierorganene og styremedlemmer har vært involvert i prosessen. For andre selskaper vil strategier gjerne bli diskutert og vedtatt politisk. Dette gjelder enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Det er ikke fullstendige eierstrategier. Spesifikke eierstrategier er utarbeidet av kommunene i den interkommunale eierskapsgruppen. Disse kommunene utgjør prosentvis det aller meste av eierne. Kommunestyrene her har behandlet og vedtatt eierstrategiene. Andre eierkommuner kan ha fått oversendt eierstrategiene. Administrasjonen/rådmannen i Strand har ikke registrert at kommunen har fått oversendt til høring spesifikke eierskapsstrategier fra eierskapsgruppen. Vurderinger av spesifikke eierstrategier De spesifikke eierstrategiene er ikke behandlet av kommunestyret i Strand kommune, men kommunens representanter i selskapene har vært involvert i prosessen. En behandling av eierstrategiene i kommunestyret anses imidlertid nødvendig. Eierstrategiene blir da kjent og forankret politisk. Kommunen kan ellers vurdere å utarbeide spesifikke eierstrategier for flere av sine selskaper. Et slikt arbeid vil omfatte alle eierne, og initiativet vil gjerne komme fra de største eierne. 4 Samarbeidet legger til rette for en koordinert eieroppfølging av selskap med flere eiere, og bidrar til kompetanseoverføring knyttet til prinsipper og retningslinjer for deltakernes eierstyring. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

17 Anbefaling Kommunestyret bør behandle spesifikke eierstrategier for sine selskaper etter hvert som disse foreligger. REGLER FOR EIERS TYRINGEN («KJØREREGLER») Regler for eierstyringen gjelder hvordan de politisk valgte representantene i eierorganet skaffer råd og avklaring i forkant av møter i eierorganene. Det omfatter også rapportering av eierstyringen. Administrasjonen/rådmannen vil bistå eierrepresentantene. Prinsipper for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen I kommunens eierskapsmelding presiseres rollene til eierorganer og styrene. De valgte eierrepresentantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltakelse i selskapenes eierorgan. I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med styreinstruks/eierkrav. Nærmere om regler for eierstyringen: Der det er mer enn én eierrepresentant valgt av kommunestyret, skal disse sørge for koordinering i forkant av eiermøter (generalforsamling/representantskap) i selskapet. I enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning kan kommunestyret og/eller formannskapet instruere eierrepresentantene. De(n) valgte eierrepresentanten plikter å avklare eiernes syn før møter i selskapenes organer (generalforsamling/representantskap). De valgte eierrepresentantene fra kommunen skal ha anledning til å få en eventuell politisk avklaring i forkant av møter i selskapene. Det gjelder alle saker, både av generell karakter og i saker av uvanlig art eller stor betydning spesielt. Formannskapet er tillagt ansvaret for å forestå nødvendige avklaringer før behandling i selskapene, og det gis rapport tilbake. Politiske avklaringer i forkant av møter i selskaper skal skje på følgende møte: Eierrepresentanten melder inn sak/emne 10 dager før formannskapet. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører henter inn råd hos partienes gruppeledere og rådmannen. Det blir eventuelt sak i åpent eller lukket møte i formannskapet. Svaret er kommunens råd/syn på saken. Rapportering og utvikling av eierstrategien Endring/rullering av hele eierskapsmeldingen skal foretas i kommunestyret hvert fjerde år i forbindelse med valg. Eierskapsmeldingens politiske del (del 1), hvor prinsipper som gjelder kommunens overordnede eierstrategier, drøftes samlet. Eventuelle SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

18 endringer i strategi og/eller tiltak i forhold til enkeltselskaper behandles også i dette møtet. Underlaget er styrenes rapportering til eierne. Følgende punkter vektlegges: Har kommunen en tydelig eierstrategi? Stemmer eierstrategien med dagens formål? Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Hvordan er selskapets økonomiske stilling mv? o Utviklingen i selskapene generelt og i forhold til utvalgte nøkkeltall o Risiko og fremtidsutsikter o Behov og ønsker om mulige endringer og tiltak Oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens selskapsdel (del 2) i eierskapsmeldingen skal foretas i kommunestyret hvert år. Som omtalt foran har dette ikke blitt praktisert. Det skal også foretas en regelmessig rapportering fra valgte representanter til kommunestyret. Rapporteringsfrekvensen varierer fra ett til fire år slik at alle selskap er presentert minst en gang i løpet av valgperioden. De valgte representantene skal rådføre seg med ordfører dersom de har grunn til å tro at endringer oppstått i selskapet bør rapporteres til kommunestyret utenom planene. Følgende punkter vektlegges ved rapporteringen: Kommunens eierstrategi Utvikling i selskapet generelt og i forhold til nøkkeltall/måltall Risiko og fremtidsutsikter Behov og ønsker om mulige endringer og tiltak Kommunen (politisk sekretariat) ga oss nærmere informasjon om praksisen: I nest siste kommunestyremøte hvert år (eventuelt et annet høvelig tidspunkt) skal våre eierskap stå på dagsorden, blant annet ved at styremedlemmer og medlemmer i eierorganer blir invitert til å gi en orientering om status. Vi velger ut forskjellige selskap hvert år. I 2011 og 2012 var det informasjon fra følgende selskaper: Reisemål Ryfylke AS, Ryfylke Miljøverk IKS, IVAR IKS og Ryfylke IKS (i forbindelse med omorganisering av selskapet). Til kommunestyremøtet den har vi planlagt å invitere våre to styremedlemmer i Avanti Ryfylke AS til å gi en orientering om de utfordringene selskapet står foran blant annet ved å tilby nok plasser til mennesker med behov for tilrettelagt arbeid. Vedtak som binder selskapene sakene må gjøres på de lovmessige eiermøtene (generalforsamlingen/representantskapet). Det kan til tider avholdes andre eiermøter. Andre eiermøter avholdes gjerne med tanke på en nærmere diskusjon av saker av prinsipiell eller av stor betydning, eller som ren informasjon om selskapene. Det har i 2013 vært avholdt andre eiermøter med bl.a. Lyse Energi AS, Avanti Ryfylke AS og Admi- SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

19 Senteret AS. På disse møtene har ordfører og rådmann vært kommunens representanter. På noen av møtene har også fagpersoner deltatt. Vurderinger av regler for eierstyringen En del eierskapssaker må iht. lovreglene behandles av kommunestyret, eksempelvis etablering og avvikling av selskaper. Andre saker kan delegeres. Enkeltsaker av uvanlig art eller stor strategisk betydning vil fremmes til formannskapet/kommunestyret i forkant av behandling i eierorganet. Disse kan binde/instruere kommunens eierrepresentanter i slike saker. På denne måten vil det avklares på forhånd hva som er kommunens standpunkt i sakene. Viktige selskaper og viktige saker forankres da politisk. Det vil også kunne avholdes eiermøter med selskapene ved større saker. RUTINER FOR EIERS TYRI NGEN Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Arkiveringsrutiner (selskaper) 5 All aktuell informasjon om selskapene blir arkivert samlet i eget saksnummer i Web- Sak. Her ligger bl.a. innkallinger og prokoller til eiermøter, med årsberetninger, årsregnskaper, årsbudsjetter og eventuelle økonomiplaner. Reisemål Ryfylke AS, Lysefjorden Utvikling AS og Ryfylke IKS har egne saksnummer hvor dette blir arkivert. Årsregnskapet (selskapsnoten) Selskapsnoten i årsregnskapet for 2012, som viser en oversikt over kommunes eierskap (selskaper) pr , har noen feil og mangler. Vi nevner spesielt at selskapsnoten hadde ikke fått med seg Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS og Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Informasjon om eierskapsforvaltningen på kommunens nettsider Kommunens eierskapsmelding ligger på kommunens nettsider (under politiske saker). Det er på nettsidene ellers ingen spesiell informasjon om eierskapsforvaltningen. Vurderinger av rutiner for eierstyringen Kommunen har arkiveringsrutiner som håndterer all informasjon om eierskapet (selskapene). Arkiveringen foretas primært samlet for selskapene, men noen selskaper har en egen arkivering. Det mest oversiktlige vil nok være at det er en arkivering pr. selskap for alle selskaper. Selskapsnoten til årsregnskapet for 2012 stemmer i store trekk med kommunens eierskap, men det mangler to selskaper. Vi ser for oss at kommunen ordner dette ved neste årsregnskap. Kommunen har ingen nettsider om eierskapsforvaltningen. Slike nettsider vil bedre informasjonen om kommunens eierskap og selskaper, og det vil bli lettere tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. En tydeliggjør også den vik- 5 Det som gjelder eierskapsmeldingen og den politiske behandlingen av denne arkiveres for seg. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

20 tige rolleforskjellen mellom eier- og styrerepresentant. Vi kan her spesielt vise til Randaberg kommunes nettsider om eierskapsforvaltning. Anbefalinger Kommunen bør sørge for at informasjonen om selskapene arkiveres pr. selskap. Kommunen bør etablere en egen nettside om selskap og samarbeid hvor det fremkommer informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. KOMMUNENS EIERREPRESE NTANTER Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap ved interkommunale selskaper er personlige medlemmer og i motsetning til aksjeloven tillates det ikke at andre møter etter fullmakt. Kommunen har god oversikt over selskapene den har eierandeler i. Dette gjelder også eierrepresentantene (og styrerepresentantene) i de ulike selskapene. Opplysningene fremgår dessuten av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen), men som nevnt foran er denne ikke blitt oppdatert siden Ordfører er kommunens eierrepresentant i 11 av de 14 aksje- og interkommunale selskapene, men hvor fullmakter til andre naturlig nok er nødvendig fra tid til annen. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over eierrepresentantens deltakelse på eiermøter i 2012/2013. Ved ett tilfelle var det samme eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette gjelder Ryfast AS (med ordfører). Politisk sekretariat sier at kommunen vil se nærmere på dette. Det er ingen faste eierrepresentanter fra kommunens administrasjon. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over kommunens eierrepresentanter samt vara i 2012/2013. Vi har i vedlegg også tatt med oversikten over kommunens styrerepresentanter i inneværende valgperiode ( ). Det bemerkes at styrerepresentantene iht. lovreglene skal representere selskapet og ikke eieren. Styrerepresentantene er derfor ikke spurt om eieroppfølging. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

21 OPPLÆ RING AV OG INF ORMASJON OM EIERS TYRING OG SE LSKAPSLEDELSE Kommunen arrangerte et temamøte om sitt eierskap (og hvor alle kommunens representanter i selskaper var invitert). Her ble eierskapsmeldingen og hva som forventes av representantene gjennomgått. Temaer på møtet var følgende: Hva forventer selskapene av de styremedlemmer som kommunestyret har oppnevnt. Gjennomgang av kommunens eierskapsmelding med fokus på følgende tema: o Hvilke selskaper er Strand kommune medeier i? o Hva er motivene for at kommunen er medeier i disse selskapene og hva betyr dette rent økonomisk? o Hva innebærer godt eierskap? o Hvilke prinsipper har kommunen nedfelt i eierskapsmeldingen for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen? o Hvilke rutiner har vi for å evaluere våre eierskap, herunder hva får vi igjen for våre eierskap? Generell diskusjon om våre eierskap. Er det noen selskaper vi bør gå ut av, ev. hvilken prosess bør vi ha? Hvilken prosess bør vi ha før vi ev. går inn som medeier/inngår partnerskap i nye selskaper? Slike temamøter vil kommunen avholde i etterkant av hvert kommunestyrevalg (det er her nye styremedlemmer/representantskapsmedlemmer blir oppnevnt). 6 I tillegg har kommunen eierstyring som et tema i den ordinære folkevalgtopplæringen som skjer etter hvert kommunestyrevalg. Ellers blir det også arrangert kurs om eierstyring av andre arrangører. Flere av kommunens eierrepresentanter har deltatt på slike kurs. Vurderinger av opplæring av og informasjon om eierstyring og selskapsledelse Kommunens opplæring av og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte og andre personer synes i utgangspunktet tilfredsstillende. Dette dekkes både av eget temamøte og av folkevalgtopplæringen i etterkant av hvert kommunestyrevalg, samt løpende kursing. Det synes likevel å kunne være et visst behov for mer informasjon og opplæring. Svar fra andre eierrepresentanter enn ordfører tyder på dette. 6 Ved aksjeselskaper er det kommunestyret/ved ordføreren som ivaretar eierrollen. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

22 DE ENKELTE EIERREPRESENTANTENES OPPFØLGING AV SELSKAPER 7 Vi har spurt eierrepresentantene om deres oppfølging av selskaper. Nedenfor følger en oppsummering av svarene. Vi har svar som dekker alle 13 aktuelle selskaper. 8 Ordfører har svart for sine 11 selskaper. I tillegg kommer svar vedrørende Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI) og Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA). Fra RYMI har vi fått svar fra to av fem eierrepresentanter. Tabellen nedenfor inneholder derfor 14 svar (ett blankt svar på spørsmål nr. 2). Tabell 4 Oppsummering av spørreskjema Spørsmål JA NEI Vet ikke 1 Opererer virksomheten i tråd med formålet? Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? 13 3 Har eierne utarbeidet spesifikke eierstrategier for virksomheten? Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? 14 5 Er det noen eieroppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? 7 Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité og hvor habilitetsog kompetansevurderinger var inkludert? Gjøres det evalueringer av styret? Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 10 Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? Praktiseres kommunens kjøreregler ved utøvelsen av eierstyringen? En oppsummering av kommunens praktisering av KS sine anbefalinger for godt kommunalt eierskap er tatt med i vedlegg. Vurderinger av eierrepresentantenes oppfølging av selskaper De fleste selskapene følges opp av ordfører på vegne av kommunestyret. Ordfører vil naturlig nok være godt kjent med kommunens eierskapsmelding, overordnede eier- 7 Oppfølging avhenger gjerne av selskapets størrelse og viktighet for kommunen og dernest størrelsen på eierandelen. 8 Vi har av naturlige grunner ikke bedt om informasjon om oss selv (Rogaland Revisjon IKS). Det har dessuten ganske nylig vært utført en selskapskontroll av Rogaland Revisjon IKS (rapport august 2011). Vi har heller ikke sett på eieroppfølging av Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, KLP og de to samvirkeforetakene Biblioteksentralen SA og Tou Aktivitetshus SA. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS tas ikke med av naturlige grunner, mens de tre andre selskapene anses mindre viktige mht. eieroppfølging. 9 Kommunen har ikke vært fornøyd med Reisemål Ryfylke AS sin virksomhet. 10 Vi vet at det det er utarbeidet spesifikke eierstrategier for tre av kommunens selskaper, men ett av disse er Rogaland Revisjon IKS. Svaret her skulle derfor vært to. 11 Evalueringer av styret gjøres nok i varierende grad av eierrepresentantene i alle selskapene, men uten at dette kommer eksplisitt til uttrykk i noe eget dokument. 12 Kommunens overordnede eierstrategier fremkommer av eierskapsmeldingen. Etter kommunestyrets vedtak om eierskapsmeldingen 2010 ( ) ble denne oversendt til samtlige selskaper kommunen er medeier i, samt også de selskapene kommunen kun har en tilknytning til gjennom egne partnerskapsavtaler. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

23 strategier og regler for eierstyringen. Andre eierrepresentanter kan være mer ukjent med dette. Det er uklart i hvilken grad kommunens overordnede eierstrategier praktiseres av selskapene. Det tenkes her på de eierstrategier som gjelder selskapene (krav rettet mot selskaper). Eierstrategiene må imidlertid anses å være allmenngyldige. De negative svarene på spørsmålene 9, 11 og 13 er noe overraskende. De relaterer seg til Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI). Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI) har fem eierrepresentanter fra Strand kommune. RYMI har ingen ansatte. Selskapet administreres av IVAR. Mange eierrepresentanter i et selskap synes unødvendig. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Spesielt om styreutnevnelser For flere av selskapene har det ikke vært nærmere vurderinger av styremedlemmenes habilitet og/eller kompetanse ved styreutnevnelsen. Vi anser at slike vurderinger er viktige med tanke på selskapene. Vurderingene tas av valgkomitéen. En valgkomité vil omfatte alle eierne i ett selskap, men de største eierne får de fleste styremedlemmene. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

24 VEDLEGG SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

25 Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kap. 6 ( 13 15). Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Den omfatter kontroll med forvaltningen av (fylkes-)kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med (fylkes-)kommunens vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 andre ledd, og er nærmere omtalt i forskrift om revisjon kap. 3 ( 6 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kap. 5 ( 9 12) og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7 første ledd. Denne selskapskontrollen omfatter den obligatoriske delen. Obligatorisk selskapskontroll kalles gjerne for eierskapskontroll. Rogaland Revisjon IKS utfører selskapskontroll på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunene. Denne kontrollen er utarbeidet av forvaltningsrevisorene Therese Kristiansen og Rune Eskeland under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel Aarrestad. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Kontrollkriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Kontrollkriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I denne kontrollen er følgende kriterier anvendt: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder o Kommunens eierskapsmelding o Motiver for eierskap, prinsipper for godt eierskap og regler for eierstyring (dette fremkommer av kommunens eierskapsmelding) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Anbefalingen om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper ligger på KS sine nettsider. Metodisk har vi benyttet intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Intervjuer er foretatt av kommunens ordfører og administrative ledelse. De enkelte eierrepresentanter er kontaktet ved spørreskjema, jf. tabell nedenfor. Det er sett på kommunens eierskapsmelding, med overordnede eierstrategier samt regler og rutiner for eierstyringen. Selskapskontroll omfatter i prinsippet alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven (KL) samt interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som er egne rettssubjekt. Inkludert er dermed aksjeselskaper (AS), interkommunale selskaper (IKS) og samvirkeforetak. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter KL kapittel 11 eller interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt. Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. Vi har imidlertid sett om kommunen har vedtektsført muligheter for innsyn i stiftelser. SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING

26 Selskaper som kommunen måtte eie som en del av sin finansforvaltning, vil ikke være aktuelle. Dette er kortsiktige aksjeplasseringer hvor eierstyring ikke er relevant. Formelt utøves kommunenes eierskap gjennom deres valgte representanter til selskapenes øverste organer, stort sett generalforsamlingen og representantskapet. Eierskapskontrollen skal som nevnt vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Følgelig har vi spurt disse personer når det gjelder informasjon om eieroppfølgingen. Disse spørsmålene besvares ved avkryssing for JA, NEI eller Vet ikke, og eventuelt med en kort kommentar. Spørsmål JA NEI Vet ikke Kommentarer 1 Opererer virksomheten i tråd med formålet? (formålsparagrafen i vedtektene) 2 Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? 3 Har eierne utarbeidet spesifikke eierstrategier for virksomheten? 4 Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? (saksliste, saksdokumenter, tidspunkt) 5 Er det noen eieroppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? 6 Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? 7 Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité og hvor habilitets- og kompetansevurderinger var inkludert? 8 Gjøres det evalueringer av styret? 9 Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 10 Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 11 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? 12 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? 13 Praktiseres kommunens kjøreregler ved utøvelsen av eierstyringen? (jf. kommunens eierskapsmelding punkt 1.4) (jf. kommunens eierskapsmelding punkt 1.4) (jf. kommunens eierskapsmelding punkt 1.4) (jf. kommunens eierskapsmelding punkt 1.4) (jf. kommunens eierskapsmelding punkt 1.5) KS Eierforum Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Som en del av kontrollen har vi også sett på det som står i KS Eierforum sin anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper. Det er der tatt med en rekke anbefalinger overfor både eiere og selskap. Vi kan for øvrig også vise til de anbefalinger om eierskapsmelding som er fremsatt av Telemarkforsking-Bø (dette er av KS kalt veileder i eierskapstenkning). Vi henviser til følgende kilder: Lovregler Kommuneloven av 25. september 1992 Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 Stiftelsesloven av 15. juni 2001 (i kraft fra ) SELSKAPSKONTROLL STRAND EIERSKAPSFORVALTNING