123 Løns - og rekneskapstenesta

Transkript

1 Side 1 av 6 Fylkesrådmannen Alvhild Orvedal Sakshandsamar: Daniel Gåsemyr Fluge E - post: Daniel. Gasemyr. Fluge@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 17 / 72-7 Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 17 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Budsjett Ansvar Ansvarsbrev 123 Løns - og rekneskapstenesta 1. BAKGRUN N Fylkeskommunen sitt budsjett for 2017/økonomiplan vart vedteken av fylkestinget (FT) 7. desember Fylkestinget vedtok budsjettet for 2017 på tenestenivå. Hovudutvala kan endre fordelinga på eigen sektor i tråd med føringane i budsjettreglementet. Fordelinga må tilpassast ev. føringar som ligg i FT sitt budsjett og kravet om realistisk budsjettering. I budsjettreglementet pkt vert gjennomføringa av budsjett 2017 lagt til fylkesrådmannen. Her står det mellom anna: "Fylkesrådmannen har ansvaret for å i verksetje vedteke budsjett. Fylkesrådmannen har tilvisingsfullmakt for alle u tgifter og inntekter på budsjettet og har høve til å vidaredelegere tilvisinga til andre leiarar. Fylkesrådmannen sitt samla oppfølgingsopplegg må formast slik at FT sine fastlagde produksjons - og aktivitetsmål vert realiserte". Med bakgrunn i dette for deler no fylkesrådmannen gjennomføringsansvaret for budsjett FYLKESKOM M UN EN SITT STYRIN GSSYSTEM 2.1 Balansert målstyring ( BM S) Som ein del av budsjett 2017/økonomiplan har fylkestinget vedteke eit målekart for fylkeskommunen, jf. kap. 2 i budsjettdokumentet. Målekartet vart betydeleg forenkla i 2013 og er rullert hausten Balansert målstyring medverkar til at organisasjonen vert styrt ut frå eit fleirdimensjonalt syn. Ein styrer ut frå kunnskap om fortida (t.d. økonomiske res ultat), notida (t.d. brukaropplevingar og interne tilhøve) og framtida (t.d. behov for læring og kompetanse). Ein ønskjer også å ivareta både eksterne og interne mål. BM S er i fylkeskommunen ivareteke innanfor eit forenkla styrings - og rapporteringssyste m med tre fokusområde: Medarbeidarar og organisasjon Tenesteyting Regional utvikling Målekartet er meint å vere ein lett tilgjengeleg og kompakt dokumentasjon av kjerneinnhaldet i styringssystemet, og skal nyttast både i planleggings -, oppfølgings - og evalueringsarbeidet. Løns - og rekneskapstenesta har per i dag ikkje eige målelart og må difor arbeide og rapportere ut frå det overordna målekartet. Besøk s adresse : Postadresse : E - post: post@sfj.no Fylkeshuset Askedalen 2 Heimeside: 6863 LEIKANGER Telefon: Bankgiro: Org.nr : NO MVA

2 Side 2 av Utarbeiding av arbeidsplan Med utgangspunkt i felles verksemdsplan (budsjettdokumentet) skal løn s - og rekneskapssjefen utarbeide ein enkel oversikt/arbeidsplan pr. halvår. Arbeidsplanen vil då fyrst og fremst vere eininga sitt hjelpemiddel for å få til intern styring og kommunikasjon, men skal også vere grunnlag for styr ingsdialog med overordna leiing ( økonomisjef). Løns - og rekneskapssjefen skal som ein del av dette arbeidet legge til rette for ein gjennomgang av arbeidsoppgåver og disponering av ressursar ved tenesta. 3. IN TERN KON TROLL I 2017 Internkontrollen i fylkeskommunen er eit formalisert kon trollsystem der kontrollaktivitetar blir utforma, gjennomført og følgt opp med basis i vurderingar av risiko for styringssvikt, feil og manglar i verksemda sine arbeidsprosessar. Målet er å etablere ein internkontrollpraksis med effektive rutinar for avdek king og forbetring av avvik. Løns - og rekneskapssjefen har ansvaret for å gjennomføre risikovurderinga for si teneste. Dersom ein etter å ha risikovurdert ein arbeidsprosess og tilhøyrande aktivitetar avdekker styringssvikt, feil og manglar som ein ikkje kan leve med, skal det utarbeidast ein handlingsplan med tiltak for å: Redusere sannsynet for at feilen skjer og/eller Redusere konsekvensane av feil som likevel måtte skje. Fylkesrådmannen legg til grunn at løns - og rekneskapssjefen gjer risikovurdering for eiga teneste i samsvar med system for internkontroll. Føringar for overordna internkontrolltiltak for 2017 vil fylkesrådmannen kome attende til seinare. 4. BUDSJETTOPPF ØLGIN G OG - RAPPORTERIN G I 2017 Løns - og rekneskapssjefen har ansvar for budsjettoppfølging og rapportering på delegert ansvarsområde. Løns - og rekneskapssjef rapporterer til kst. økonomisjef Astrid Lernes. 4.1 Administrativ oppfølging Budsjettet er no re gistert i rekneskapssystemet (VISM A) i samsvar med FT sitt budsjettvedtak. Løns - og rekneskapssjefen har ansvar for å detaljbudsjettere på funksjons - og artsnivå i VISM A. Det vert vist til eigen e - post i høve dette arbeidet, jf. vedlegg 1. Økonomisk oppfø lging Det er ein føresetnad at VISM A vert nytta til løpande oppfølging av budsjettet. Med utgangspunkt i det detaljerte budsjettet skal det - som eit minimum - lagast ein administrativ rapport f or ansvarsområdet kvart tertial. Denne rapporten skal også d anne utgangspunkt for ein eventuell rapportering til fylkestinget. Fylkesrådmannen vil spesielt minne om rutinane knytt til budsjettering og rapportering på kontorbudsjetta som vart fastsett hausten Gjeldande rutine ligg vedlagt, jf. vedlegg 2. Lø ns - og rekneskapssjefen pliktar elles å reise spørsmål om budsjettendringar utanom desse rapporteringstidspunkta dersom det er klårt at nettoutgiftene for ansvarsområdet ikkje vil halde, jf. FT sitt budsjettreglement pkt Registrering av budsjettendringar Budsjettendringar som følgje av FU - og FT - vedtak vert følgt opp av FRM - Økonomi (FRMØ) sentralt. Eventuelle eigne administrative budsjettendringar skal rapporterast inn samla til FRMØ i slutten av kvar månad. Rapporten skal vise fullstendi g kontering. FRMØ registrerer innkomne budsjettendringar. Eventuelle endringar i rutinar i løpet av året som følgje av nye modular i VISM A vert varsla. 4.2 KOSTRA - rapportering Det vert minna om at kontoplanen på funksjons - og arts - nivå i VISM A er bygd opp etter KOSTRA - rettleiaren. I budsjett - og rekneskapsoppfølginga i 2017 skal det arbeidast vidare med å få mest

3 Side 3 av 6 mogleg rett KOSTRA - rapportering. Løns - og rekneskapssjefen får ansvar for at KOSTRA - rettleiaren vert ein integrert del av arbeidet med budsjet t og rekneskap i Tidspunkt for rekneskapsføring av utgifter og inntekter, balanse - og reskontroføring GKRS (Foreining for god kommunal rekneskapsskikk) har utarbeida notat for når ulike inntekter, innbetalingar og gevinst samt utgifter, utbeta lingar og tap skal førast i rekneskapet. For å etterleva desse retningslinene endra fylkeskommunen sine rutinar/praksis i Alle avdelingane fekk melding om desse endringane. Gjeldande rutinar ligg vedlagt, jf. vedlegg AN SVAR OG FULLM AKTER Løns - og rekneskapssjefen får fullmakt til å: a. Utøve det faglege ansvaret for rekneskapen, jf. kommunelova. b. Utbetale alle korrekt tilviste utgifter. c. Godkjenne og utbetale lønsforskot og reiseforskot innafor gjeldande regelverk. Punkt a kan ikkje vidaredelegerast. Øvrige punkt kan vidaredelegerast. Løns - og rekneskapssjefen har resultat -, økonomi - og personalansvar for tenesta. Alle utgifter knytt til budsjettet på ansvar 123 vert tilvist av fylkesrådmannen v/juridisk sjef Svein Hågård eller assisterande fylkesrådmann Paal Fosdal. Det vert spesielt vist til eigne rutinar for attestering og tilvising på reiserekningar. Dette gjel d både ansvar 120 og ansvar DELEGERIN G Fylkesrådmannen gjev gjennom dette brevet løns - og rekneskapssjefen fullmakt til å gjennomføre budsjettet på Teneste 4205, for den delen som gjeld ansvar 123. Fylkesrådmannen vil elles vise til dei overordna føringar som ligg i budsjettet sin fellesdel kap. 3 Økonomiplan. 6.1 Driftsbudsjettet Løns - og rekneskapssjefen får fullmakt til å gjennomføre budsjettet på følgjande ansvar: TENESTE ANSVAR ARTSNIVÅ 2017 Netto - budsjett Innt /42051 Løn og rekneskapstenesta 4,612 2,025 0,000 0,000 6,637 Kontorbudsjettet må sjåast i samanheng med fellesløyving på teneste 4200 Administrasjon og teneste Administrasjonslokale. Gjennom teneste 4200 får tenesteeiningane dekka følgjande utgifter: fasttelefon, porto, kopiavtalar, ordinære kontorrekvisita, stillingsannonsar, inventar og utstyr, bruk av fellestenestene i sentraladministrasjonen. felles ordning med leasingbilar plassert på fylkeshuset på Leikanger og Storehagen Atrium i Førde. Ordninga inkluderer ferje - og ev. bompengeutgifter ved bruk av Driftstenesta sine førehandskjøpte ferjekort og bompengeabonnement. Sentraladministrasjonen har tilsette med kontorstad fleire plassar i fylket. Teneste 4300 dekker utgifter til leige/drift og vedlikehald av: Fylkeshuset på Leikanger Fylkeskommunal del av Storehagen Atrium i Førde Administrasjonslokale i Florø Lokalitetar til fagopplæringa. Ko ntorbudsjettet på løns - og rekneskapstenesta skal såleis dekke:

4 Side 4 av 6 Lønsutgifter Diverse kontorrekvisita, kontingentar, dataprogram/lisensar og utst yr som er avdelings - spesifikke Tidskrift, aviser og bøker Mobiltelefon Matvarer/servering Annonseutgifter med unntak av stillingsannonsar Opplærings -/kursutgifter Tenesterei ser - reise og opphaldsutgifter Leasingbilar øyremerka eigen avdeling. Løyvinga tek også høgde for venta prisnivå i Auka lønsutgifter lønsoppgjer vil bli kompens ert. som følgje av ordinære 6.2 Innkjøp For alle innkjøp av varer og tenester i fylkeskommunen gjeld lov og forskrift om offentlege anskaffingar. Reglar og retningslinjer for kjøp i fylkeskommunen er nærare spesifisert i vedlegg 4. Løns - og rekneskapssjefen har ansvar for at gjeldande fylkeskommunale rammeavtalar vert nytta. Det vert vist til innkjøpshandboka som inneheld rammeavtalar, pågåande konkurransar, nye avtalar m.m. For vare - og tenesteområde utan fylkeskommunal rammeavt ale, kan tenesta sjølv gjere enkeltkjøp inn til kr ekskl. mva. Føresetnaden er konkurranse ved val av leverandør og at innkjøpet ikkje vert delt opp for å kome under verdigrensa. Gjeldande prosedyre og malar for slike konkurransar skal nyttast. Des se er tilgjengeleg på esa og kan utleverast ved kontakt med innkjøpstenesta. Tips og råd til korleis gjere det finst på Enkeltkjøp av varer og tenester over kr ekskl. mva skal gjennomførast av innkjøps tenesta. Løns - og rekneskapssjefen skal i samarbeid med innkjøpstenesta utarbeida konkurransegrunnlag og anna naudsynt dokumentasjon. Innkjøpstenesta er ansvarleg for den innkjøpsfaglege prosessen. Det er følgjande unntak, jf. delegeringsreglementet: k ontraktar for drift av kollektivtransport varer, tenester og byggje - og anleggskontraktar i tilknyting til fylkesvegar bygge - og anleggskontraktar. For enkeltkjøp av varer og tenester over kr ekskl. mva skal det skrivast innkjøpsprotokoll. In nkjøpstenesta skal orienterast om protokollen, enten via Esa eller e - post. Innkjøp under kr ekskl. mva er ikkje lenger omfatta av regelverket. IKT - tenesta skal gjennomføre innkjøp av PC (berbar, stasjonær, pad er m.m), docking stasjon, skrivarar o g multifunksjonsmaskiner. Kvar vidaregåande skule har ein innkjøpskontakt. Dette er den einskilde eining sin kontaktperson opp mot innkjøpstenesta. Innkjøpskontakten skal vere eininga sin ressursperson på innkjøp og har ansvar for å melde frå om nye lev erandørar som bør vere tilgjengeleg på ehandel, samt melde inn behov for nye rammeavtalar. Innkjøpskontakten skal delta på innkjøpstenesta sine samlingar/kurs. 7. TILVISIN G OG ATTESTASJON 7.1 Rutine for delegering Fylkesrådmannen vil minne om rutinane for delegering som skal følgjast opp av LOR : Alle attestasjons - og tilvisingsfullmakter er registrert i eit elektronisk arkiv i VISM A. Det er viktig at dette arkivet er oppdatert til ei kvar tid. Liste over kven som er registrert med tilvisingsfullmakter i VISM A er sendt ut til sektorane og tenesteeiningane gjennom ansvarsbreva. Desse skal kontrollerast og returnerast via tenesteveg til

5 Side 5 av 6 LOR. Vedlagt følgjer liste over kven som er registrert med tilvisingsfullmakter i VISM A, jf. vedlegg 5. LOR skal elles ha melding når det skjer endringar knytt til attestasjons - eller tilvisingsfullmaktene i løpet av året (nytilsettingar, avgang mv). Rutinar knytt til dette er spesifisert i vedlegg 4. Melding om tildeling/endring i fullmakt kan gjevast via e - post. Ev. s pørsmål i samband med fullmakter i VISM A vert retta til LOR. 7.2 Tilvising og attestasjon Gjeldande rutine er spesifisert i kulepunkta nedanfor: Fylkesrådmannen sin generelle tilvisingsfullmakt, jf. budsjettreglementet pkt , er delegert til ass. f ylkesrådmann. Alle utbetalingar for varer og tenester skal godkjennast av minimum 2 personar bestillar/attesterer og tilvisar. Attesterer skal vere personen som har bestilt/motteke vara. Tilvisarmynde fell bort når vedkomande opptrer som bestillar. Til sett med delegert tilvisarmynde kan ikkje tilvisa dersom overordna er bestillar. Det betyr at dersom ein overordna på ei eining er bestillar/attesterer må overordna avdeling/sektor tilvisa, likevel med følgjande unnatak: o I dei tilfelle fylkesrådmannen opp trer som bestillar vert faktura tilvist av ass. fylkesrådmann. o I dei tilfelle ass. fylkesrådmann opptrer som bestillar vert faktura tilvist av juridisk sjef. Den einskilde attesterer/tilvisar står personleg til ansvar for dei godkjenningar som er føretek ne. Leiar er ansvarleg for at framforhandla innkjøpsavtalar vert nytta. Fylkesrådmannen vil også minne om fylkeskommunen sine etiske retningslinjer og prinsipp som er tilgjengeleg på portalen. Eg ber leiarane ha fokus på dette, og syte for at dette er forankra blant dei tilsette Det vert elles vist til fylkestinget sitt budsjett 2017 og økonomiplan (FT - sak 51/16) Budsjettboka ligg tilgjengeleg i elektronisk format på fylkeskommunen si heimeside. Med hel sing Astrid Lernes Kst. økonomisjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: 1. E - post datert Innmelding av innkjøpsbehov og detaljbudsjettering i VISM A e - budsjett Rutinar for budsjettering og rapportering på kontorbudsjettet 3. Rutinar for rekneskapsføring av utgifter og inntekter 4. Reglar for innkjøp og fakturahandsaming 5. Liste over registrerte tilvisingsfullmakter

6 Kopi til: Paal Fosdal, FRM Svein Hågård, FRM Eli Nes Killingrød, FRM Side 6 av 6