Rapportering rekneskapsåret 2012

Transkript

1 Side 1 Sektorar, avdelingar og vidaregåande skolar i fylkeskommunen Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Vår saksbehandlar: Vår dato: 1457/2012/210 Gro Kosberg, Rapportering rekneskapsåret RAPPORTERING OG OPPFØLGING AV REKNESKAP OG BUDSJETT (sjå økonomihandboka kap. 6) I eit styringssystem med vekt på mål- og rammestyring er rapportering av rekneskapstal ein viktig del. Rapportering er høgt prioritert på alle politiske og administrative nivå. Alle med budsjettansvar må vektleggje arbeidet med rettast mogleg periodisering i det utgangsbudsjettet som blir lagt inn. Det blir i utgangspunktet ikkje høve til å omperiodisere det opphavlege budsjettet gjennom året. Avvik gjennom året som skuldast feilperiodiseringar skal kommenterast i samband med rapporteringa. 1.1 Rapporteringstidspunkt til fylkesrådmann og fylkesutval For rekneskapsåret 2012 skal det vere rapportering til fylkesrådmann pr. april, juni, august og oktober. Det blir rapportert til fylkestinget kvart tertial (pr. april og august). Som før skal rapportering frå skolar skje via fylkesutdanningssjef. På grunn av innstramming av tidsfristar for oversending av saker til FU og FT må vi avslutte enkelte rekneskapsperiodar akkurat ved periodens utløp. Dette gjeld i samband med tertialrapportering for april og august. Enkelte inntekter og utgifter vil difor mangle ved rapportuttak og må takast omsyn til i prognosesettinga../. Plan for rekneskapsrapporteringa i 2012 er lagt ved. 1.2 Rapportering til hovudutval Det skal vere systematisk rapportering frå dei fem linjeavdelingssjefane til hovudutval. Linjeavdelingssjef skal rapportere rekneskapstal til hovudutval minst pr. kvart tertial. (dvs. pr. april og august). Linjeavdelingssjef fastset utforminga på rapporten. 1.3 Avviksrapportering Budsjettoppfølginga er basert på avviksrapportering. Det vil seie at rapportane skal vise avvik mellom budsjett og rekneskap. Det er utarbeidd eigne skjema som skal nyttast ved rapportering frå sektorar og avdelingar til fylkesrådmann/fylkesting. Fylkesutdanningssjefen gjev som før retningslinjer for korleis skolane skal rapportere. Sektorar/avdelingar skal rapportere følgjande til fylkesrådmannen: Rapportert avvik. Dette er avviket mellom budsjett og rekneskap slik det går fram av Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundvn 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 Side 2 budsjettkontroll-rapportane. Prognose for året. Etatane skal gje ein så god prognose som mogleg for året. Eventuelle avvik av eit visst omfang skal kommenterast kort. Det blir lagt vekt på at det skal gjevast tilbakemelding om tiltak som blir sett i verk for å rette opp budsjettbalansen. Det er svært viktig at ein er ajour med budsjettendringar på tidspunktet for rapportering. 1.4 Rapportering av tiltak Til bruk i tiltaksrapporteringa har økonomiseksjonen utarbeidd ein rapporteringsmal. Denne skal brukast i dei tilfelle avviket mellom årsbudsjett og årsprognose er vesentleg. Tiltaka skal beskrivast så konkret at den venta effekten kan talfestast. Det skal vidare settast opp ein progresjonsplan for effekten av tiltaka. Framdrift i måloppnåing skal rapporterast til avdelingssjef kvar månad, eller etter nærare avtale med avdelingssjef. 1.5 Rapportering av aktivitet Rapportering av aktivitet vil kreve etablering av meiningsfylte driftsindikatorar. Slike driftsindikatorar er så langt vi har sett det tenleg blitt utarbeidd i nært samarbeid mellom økonomiseksjonen og dei einskilde ansvarsområda. Erfaringane frå, og anbefalingane i samband med KOSTRA - registreringane vil kunne danne grunnlag for vidare utvikling av slike driftsindikatorer. 1.6 Rapportering på investeringar Dei avdelingar som har ansvar for oppfølging av investeringar skal i 2012 rapportere status på desse ved alle rapporteringstidspunkt. Dette er nytt av året, det har tidlegare bare vore rapportert på investeringar ved tertialavslutningane (april og august). Utarbeidd rapportmal skal nyttast. Då investeringane er budsjettert brutto (medrekna mva), skal rapporteringa også skje med bruttotal. 2. UTTAK AV REKNESKAPSRAPPORTAR 2.1 Rapportar som verksemda som eit minimum må ta ut kvar månad Det går fram av vedlagt rapporteringsplan kva dato sektorar, avdelingar og skolar må taka ut rekneskapsrapportar i månader med sentral rapportering. Rapportane er førehandsdefinerte for kvar eining og er å finne i einingane sine private rapportmapper under følgjande namn: Budsjettkontroll: Denne rapporten viser talmessig kva som er gått med av midlar i høve til godkjent budsjett siste månad og hittil i år. I tillegg til driftsrapportane skal det kvar månad takast ut Balanserapport, som viser posteringar og saldi på balansekonti som er knytt til det einskilde ansvarsområde. I staden for budsjettkontroll nytter skolane rapportane: Driftsrapport utstyr for skolene, driftsrapport vedlikehold for skolene, postgrupperapport for ordinær skoledrift og fylkestingsrammerapport for skolene. Fylkesutdanningssjefen gjev nærare retningslinjer for korleis skolane skal rapportere. Det er viktig å endre år for kontoplan under generelt i alle rapportane som skal køyrast i Vi gjer merksam på at opplæring/oppfrisking i spørjing og rapportering blir gjennomført på oppmoding. 2.2 Kontrollar som må gjerast ved rapportuttak (Sjå Økonomihandbok pkt. 5.18) Budsjettkontroll Sjå etter om postane har store avvik frå budsjett. Dersom det er avvik, må ein kontrollere om avviket skuldast at budsjettet er feil periodisert, eller om avviket skuldast eit reelt meirforbruk. Ligg det an til å bli overskridingar, må tiltak setjast i verk for å oppnå budsjettbalanse. Web-rapportane skal vere definert slik at alt som er bokført på gyldige konteringskombinasjonar blir inkludert. Vi rår likevel til at de vrir detaljeringsnivå til ansvar og sjekker at alle ansvar er tatt med, tilsvarande når det gjeld ramme og teneste. Dette er spesielt viktig når det blir tatt i bruk nye ansvar, rammer og tenester.

3 Side 3 Balanserapporten Før første rapportering (pr april) må anslagsposteringane som vart gjort i samband med årsavslutninga gåast gjennom. Jfr Økonomihandboka kapittel 5, pkt Det går fram av balanserapporten dersom det er gjort anslagsposteringar for ditt ansvarsområde. Uteståande fordringar må kontrollerast mot balanserapporten kvar månad, og det er den einskilde avdeling eller skole som må følgje opp og purre på desse. Økonomiseksjonen vil ha tilsendt avstemming av fordringskontoane pr. august. (Sjå økonomihandboka kap ). Når det gjeld fordringar i KOMMFAKT vil avstemming skje i økonomiseksjonen for alle einingar. 3. PLAN FOR RAPPORTUTTAK Plan for rekneskapsrapportering 2012 er lagt ved. Punkt 1. Det er sett frist for innsending av fakturaer og bilag som skal med i rekneskapen før perioden blir avslutta. Datoen er siste frist for når økonomiseksjonen må ha motteke faktura/posteringsbilag. Fakturaer som kjem etter fristen blir registrert så langt vi har kapasitet til det. For at fakturaer som blir sendt omkring fristen skal kome med i rett periode, bør dei merkast med periode. Punkt 2. Dato for rapportuttak er den datoen alle rapporteringsansvarlege skal take ut rapportar som grunnlag for sentral rapportering. For dei som fører sine eigne bilag er siste frist for føring kl dagen før dato for rapportuttak. Systemet blir deretter stengt for registrering på gammal månad. Punkt 3. Avdelingssjefane må bestemme korleis underliggjande nivå skal rapportere. Dei må også sette fristar for denne rapporteringa. Rapporteringa skal skje pr. mail. Punkt 4. Avdelingssjefane skal rapportere til fylkesrådmannen ved økonomiseksjonen innan klokka datoen som er sett. Rapportering skjer på standardskjema i elektronisk format. Ein bed avdelingssjefane merke seg at fristen må haldast. Oppdaterte skjema vil bli oversendt i god tid før første rapportering som er 4. mai Punkt 6. Fylkesrådmannen legg stor vekt på oppfølging av rapporteringa og det vert halde møte mellom økonomiseksjonen og avdelingssjef i samband med rapporteringa. Vi kjem attende med fristar knytt til årsavslutninga i eige skriv i november. Til sist minner vi nok ein gong om at oppdatert økonomihandbok er lagt ut i pdf format på intranettet under støttefunksjonar, økonomi/lønn og økonomihandboka. Med helsing Gro Kosberg Økonomisjef

4 - Plan for rekneskapsrapportering tertial 2. tertial 3. tertial April Juni August Oktober Desember 1. Frist for innsending til scanning 27. april 4. juli 31. august 7. november /registrering av faktura/bilag 2. Frist for godkjenning/tilvising av scanna 1. mai 5. juli 2. september 8. november fakturaer 3. Dato for periodeavslutning 2. mai 6. juli 3. september 9. november Det kjem eige skriv om 4. Frist for rapportering til avdelingssjef Fylkesutdanningssjef gjev fristar i eige skriv årsavslutninga 5. Frist for rapportering til fylkesrådmann 4. mai 17. august 10. september 16. november 6. Utsending til fylkesting 11. mai 20. september 7. Møte økonomiseksjonen - avdelingssjef Sjå eiga oversikt for den enkelte etat Til 1: Til 3: Til 4: Til 5: Til 7: Dato for når økonomiseksjonen må ha motteke faktura/bilag som skal med i rekneskapen for denne perioden. Det må i tillegg reknast tid for postgang. Dato for når rapportar kan takast ut. Siste frist for registrering er kl dagen før periodeavslutning. Det blir ikkje åpna for registrering på gamal månad etter dette tidspunktet. Frist for når skolar skal rapportere til fylkesutdanningssjef. Fastsetjast av fylkesutdanningssjef. Økonomiseksjonen skal ha motteke avdelings- og sektorrapportar seinast klokka denne datoen. Avdelingssjef møter økonomiseksjonen for gjennomgang av rapportering Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundvn 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

5 Side 5 Møteplan i samband med ØKONOMIRAPPORTERING 2012 Møtedato pr. april pr. juni pr. august pr. oktober Fylkesutdanningssjef 10. mai kl aug. kl sept. kl nov. kl Fylkestannlege 8. mai kl sept. kl Fylkeskultursjef 9. mai kl sept. kl Regional- og næringssjef 10. mai kl sept. kl Samferdselssjef 10. mai kl aug. kl sept. kl nov. kl Administrasjonssjefen 9. mai kl sept. kl Ta kontakt dersom oppsett møtetidspunkt ikkje passar.