KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV PARALLELLE RAMMEAVTALER FOR PROSJEKTLEDELSE I VANN-OG AVLØPSETATEN I OSLO

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV PARALLELLE RAMMEAVTALER FOR PROSJEKTLEDELSE I VANN-OG AVLØPSETATEN I OSLO Anskaffelse nr

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Kunngjøring Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Evaluering Avrop og minikonkurranse Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/vann og avløpsetaten (VAV), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse 163/2012 prosjektledelse av bygge- og anleggsprosjekter. VAV utreder og planlegger framtidige tunge investeringer og har allerede i dag under utførelse store vann- og avløpsprosjekter. For å sikre god kontroll og kvalitet på planlegging og utførelse av bygge- og anleggsprosjektene har VAV som byggherre behov for tilgang til kvalifisert personell med god kompetanse innen prosjektledelse. VAV har ikke tilstrekkelig kapasitet med egne personellressurser til forsvarlig oppfølgning av alle prosjekter og har derfor behov for å engasjere innleid personell til dette arbeidet. Avdeling for plan og prosjekt Avdelingen har ansvar for etatens årlige investeringsbudsjett på drøye 1 milliard kroner fordelt på i underkant av 200 prosjekter. Prosjekteringen foretas i stor utstrekning av egne ansatte eller innleide konsulenter/rådgivere gjennom egne rammeavtaler og som sitter i etatens lokaler. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Tina Kjelgaard-Petersen E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Eksisterende og fremtidige investeringsprosjekter som gjennomføres av VAV vil kreve personellressurser utover de ressurser VAV besitter i dag og som VAV kan forvente å rekruttere i nærmeste fremtid. Etaten ønsker derfor å inngå rammeavtale med 3-5 leverandører innen prosjektledelse. Rammeavtalen vil omfatte innleie av personell til prosjektledelse, samt innleie av personell til rollen som assisterende prosjektleder. Arbeidssted vil være i VAV`s lokaler i Herslebs gate 5 og/eller ute på det enkelte anlegg i Oslo. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse 2 år på de opprinnelige avtalevilkår. Prosjektledere som eventuelt er engasjert siste avtaleår, er forutsatt å fullføre sitt prosjektlederoppdrag selv om dette går ut over rammeavtalens sluttdato. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 Kostnadene til prosjektledelse kan ved maksimal avtaleperiode estimeres til størrelsesordenen NOK millioner eks. mva. Omfanget er et estimat som ikke binder oppdragsgiver. Ved større og andre prosjektetableringer, krevende prosjekter med behov for andre fagdisipliner i prosjektledelse og ellers når Oppdragsgiver finner det hensiktsmessig, vil oppdragsgiver kunne lyse ut tilbudskonkurranse på tilsvarende ytelser som regulert i de rammeavtaler som opprettes ved denne tilbudskonkurransen. Rammeavtaleleverandørene vil da ha mulighet til å konkurrere om disse oppdragene på lik linje med andre tilbydere. Den avdelingen som har tatt avrop på rammeavtalen skal ha tilsendt ordrebekreftelse snarest mulig og senest tre dager etter at leverandøren har mottatt avrop på rammeavtale. Avropsnummer skal angis i Ordrebekreftelsen. VAV har flere virksomhetsområder som arbeider med prosjektgjennomføring. De viktigste er avdeling for plan og prosjekt (APP), drift- og vedlikeholdsavdelingen (ADV) og avdeling for teknisk beredskap (ATB). I tillegg har administrasjonsavdelingen ansvar for etatens IKTprosjekter og eiendomsdrift knyttet til våre kontorlokaler. Alle avdelinger kan ha behov for prosjektledertjenester og har anledning til å benytte denne rammeavtale. Største bruker av denne rammeavtalen vil være APP i forbindelse med nyanlegg og større prosjekter 1.3 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt Aktivitet Uke 8 Kunngjøring av konkurranse kl. 12:00 Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsåpning Uke Evaluering av kvalifikasjoner Uke Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 21 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 23 Klagefrist Etter avtale Kontraktsinngåelse Etter avtale Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 2 år på uendrede vilkår. Hvis avtalen skal forlenges, skal dette gjøres skriftlig innen utgangen av avtaleperioden. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av: NS 8402 med endringer /tilføyelser i kontrakt for Oslo kommunes kjøp av rådgivningstjenester honorert etter medgått tid. Kontrakt for Oslo kommune følger vedlagt. Avrop på rammeavtale ved oppdrag inntil NOK ,- eks. mva. Ved oppdrag over NOK ,- eks.mva. arrangeres minikonkurranse Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via portalen. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 163/2012 Prosjektledelse og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: kl. 12:00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket 163/2012 Prosjektledelse. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudsbrevet bes levert på papir, øvrige dokumenter leveres elektronisk i pdf-format. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke anledning til å levere pr. e-post. Tilbudet kan leveres ved personlig oppmøte eller ved postsending. Ved oppmøte: Navn: Oslo Kommune v/vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5 v/resepsjonen 1 etg Oslo Ved postsending: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Pb Sofienberg, 0506 Oslo Leverandøren bærer risikoen for at tilbudet blir levert innenfor tidsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet bes levert elektronisk, med følgende mappestruktur: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev på papir. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 Dokumentasjon Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/- rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres og skal inneholde nøkkeltall for de tre siste regnskapsår. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves god gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav Redegjørelse for tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke. Organisasjonsplan skal vedlegges. Tilbyder skal være godt faglig kvalifisert Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem Beskriv fem relevante prosjekter innen prosjektledelse i henhold til ytelsesbeskrivelsen i kravspesifikasjonens pkt. 2. Dokumentasjon på tilbyders kvalitetssikringssystem. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted kl Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Timesatser: - Junior konsulent med inntil 5 års relevant erfaring - Senior konsulent med minimum 5 års relevant erfaring Kompetanse og referanser for tilbudt personell 60 % Tilbudt personells kompetanse innen prosjektledelse. Vurdering gjøres på grunnlag av CV for tilbudt personell og innhenting av referanser. Det skal innleveres tre CV for seniorkonsulent og to CV for juniorkonsulent. Hver CV kan ikke være på mer enn to sider og det skal kun medtas utdanning og erfaring som er relevant for oppdraget. Skriftlige referanser/attester fra relevante oppdrag kan vedlegges, det kreves at disse er undertegnet. Det bes om en timepris for seniorkonsulent (mer enn 5 års relevant erfaring) og juniorkonsulent (inntil 5 års relevant erfaring). VAV ønsker inngitt en timepris for personell med arbeidssted i Herslebs gate 5 og ute på det enkelte anlegg i Oslo. Enkelte arbeidsoppgaver som utarbeidelse av referat eller rapporter kan utføres på hjemmekontor etter avtale med oppdragsgiver eller i foretakets kontorlokaler. Det gis ikke mulighet til å inngi differensiert pris ved utførelse av arbeidet på foretakets adresse. 4.3 Evaluering Begge tildelingskriterier vil gis score på en skala fra 1-10 og vektes iht. ovennevnte prosentsats. Timepris seniorkonsulent multipliseres med to, timepris juniorkonsulent multipliseres med en. Dette gjøres for å synliggjøre antatt forbruk. Priskriteriet evalueres etter følgende formel: Lavest pris dividert med tilbudt pris og multiplisert med Avrop og minikonkurranse Ved direkte avrop opp til NOK ,- vil beste tilbud bli forespurt om å ta oppdraget. Dersom ikke beste tilbud har kapasitet blir nest beste tilbud forespurt og deretter tredje beste tilbud og eventuelt fjerde og deretter femte beste tilbud. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10

11 På oppdrag som estimeres til å koste over NOK eks. mva. vil det avholdes minikonkurranse mellom leverandørene. Oppdragsgiver kan benytte et eller flere av følgende tildelingskriterier: Fastpris Kvalifikasjoner på tilbudt konsulent(er) Oppdragsforståelse Gjennomføringstid Oppdragsgiver kan i de ulike minikonkurranser fritt velge hvilke tildelingskriterier som skal legges til grunn og vekten av disse. Tildelingskriterier vurderes konkret i forhold til det enkelte oppdrag og vil fremkomme i konkurransegrunnlaget for den aktuelle minikonkurranse. Prisene i rammeavtalen fungerer som maksimumspriser. Leverandørene kan alltid tilby bedre pris, eventuelt kvantumsrabatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde forhandlinger i forbindelse med avvikling av minikonkurranser. Dersom oppdrag under rammeavtalen skal utføres av andre enn tilbudte personer skal det dokumenteres at disse har kvalifikasjoner på samme nivå som tilbudte personer. Erstatningspersoner skal godkjennes av oppdragsgiver. 4.5 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvilken oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11