TILBUDSINVITASJON OG KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETABLERING AV AVTALE FOR. e-læringsverktøy I STATSBYGG

Transkript

1 TILBUDSINVITASJON OG KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETABLERING AV AVTALE FOR e-læringsverktøy I STATSBYGG Side 1 av 11

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGET Innledende om konkurransen Informasjon om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anslått oppdragsmengde Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktbestemmelser Forbud mot sosial dumping Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Innleveringssted Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbyderkonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang VEDLEGG Side 2 av 11

3 1. OPPDRAGET 1.1 Innledende om konkurransen Statsbygg HK v/statsbyggskolen inviterer til å delta i konkurranse om anskaffelse av verktøy for produksjon av e-læringskurs (forfatterverktøy). /Statsbyggskolen har behov for å inngå avtale om leie av verktøy for produksjon av nye e-læringskurs (e-kurs), samt vedlikehold og videreutvikling av eksisterende kurs. Eksisterende kurs er utviklet i programvaren Mohive, og i forbindelse med utløp av dagens avtale skal det inngås ny avtale med lisens for bruk av tilsvarende type programvare. Oppdragsgiver bemerker at man ikke er bundet av eksisterende verktøy og at eventuell ny leverandør kan tilby sitt verktøy. Oppdragsgiver vil innta opsjon på konvertering av eksisterende e-læringskurs som er utviklet og knyttet opp mot Mohive til eventuell ny teknisk plattform. Se Vedlegg 1 Kravspesifikasjon om antall og omfang. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II (under EØS terskelverdi og uprioriterte tjenester) og bestemmelser i dette konkurransegrunnlaget. Alle interesserte kan levere tilbud. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Barbro Nordland Voss E-postadresse: bavo@statsbygg.no Mobiltelefon: (+47) Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Samtlige henvendelser skal merkes med «Tilbud e-læring og saksnummer Doculive ». Spørsmål og svar vil fortløpende legges ut på portalen Doffin. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Informasjon om oppdragsgiver Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift. Statsbyggs oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter, og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål i forhold til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø. Statsbygg skal gi råd ved kjøp og leie av lokaler, være byggherre på vegne av staten og sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen. Statsbygg skal også sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter. Statsbygg har 845 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og det er regionkontor i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. Side 3 av 11

4 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å vedlikeholde og videreutvikle eksisterende e-kurs samt utvikle nye e-kurs. Statsbyggskolen utvikler og vedlikeholder e-kurs ved hjelp av interne ressurser uten spesiell kompetanse om e-læringsproduksjon eller denne type verktøy. Det er derfor viktig at verktøy for utvikling av e-kurs muliggjør en effektiv produksjonsprosess gjennom å være: - Enkelt og brukervennlig. - Tilrettelegger for kreativ innholdsproduksjon og muliggjør produksjon av kurs med virkemidler som bilder, animasjoner, film. - Har funksjonalitet for samarbeid om kvalitetssikring og korrekturrunder. - Fleksibelt og moderne bla har muligheter for å tilrettelegge for distribusjon av e-kurs til smarttelefoner og Ipad. For mer utdypende om krav til verktøyet, se vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 1.4 Anslått oppdragsmengde Oppdraget har en samlet estimert ramme på inntil NOK 1 mill. i kontraktsperioden på 4 år. Det ønskes inngått avtale med en 1 leverandør som tilbyr egnet verktøy, har faglig kompetanse og kapasitet til å forestå utførelse av nevnte oppdrag. Det presiseres at oppdragsgiver til enhver tid vil være bundet i forhold til politiske vedtak og føringer med hensyn til økonomiske bevilgninger og anslått omfang er ikke bindende for oppdragsgiver. 1.5 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Kunngjøring av konkurranse kl Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning Uke 24 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 24 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 24 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 25 Klagefrist Uke 26 Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt 1.6 Kontrakt Kontraktsperiode Avtale om leie av e-læringsverktøy gjelder fra ca t.o.m Side 4 av 11

5 For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår. Opsjon skal utløses innen 3 måneder før utløp av kontrakten, dvs. innen Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte utkast til kontrakt med utgangspunkt i Statens standardavtaler for kjøp av IKT (SSA- Lille kjøpsavtale) Kontrakten vil bli nærmere tilpasset dette oppdraget før avtaleinngåelse og i henhold til angitte tilbudspriser i leverandørens tilbud og relevante bilag. Se vedlegg Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Doffin - ID 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt av oppdragsgivers kontaktperson senest 7 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse e- læring, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Doffin. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Side 5 av 11

6 Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal utformes på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud e- læring. Tilbudet skal leveres/oversendes i ett 1 papireksemplar med signert tilbudsbrev. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Dette kan leveres på minnepenn/usb minnepenn eller tilsvarende. Ved elektronisk innlevering aksepteres følgende filformat: Tekstdokument: PDF/A Bildefiler: JPEG eller TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3 eller PCM-basert Wave Kart: Sosi eller TIFF Ved forespørsel om redigerbar versjon av dokumentene, skal leverandøren i tillegg levere en lagringsversjon av innlevert papireksemplar i henhold til ovennevnte formater Innleveringssted Tilbudet skal leveres direkte på døren til: Navn: Adresse: Statsbygg v/statsbyggskolen Biskop Gunnerus gt. 6, resepsjon i 7.etg. Alternativt kan tilbudet sendes pr. post til: Navn: Adresse: Statsbygg Postboks 8032 Dep., 0032 Oslo Siste frist for innlevering av tilbud er fredag 07. juni 2013 kl Side 6 av 11

7 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem rettidig. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Signert tilbudsbrev o Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. Vedlegg 1 Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til Vedlegg 3 Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbyderkonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse i denne konkurransen. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Side 7 av 11

8 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Side 8 av 11

9 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjon- skal vise at de stilte krav er oppfylt Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS- egenerklæring, ikke eldre enn 6 mnd. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Komplett tilbud skal bestå av: Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers Dokumentasjon skal vise at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav. Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers Dokumentasjons skal vise at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, oppdraget/kontrakten eller siste årsregnskap inkludert styrets årsberetning, revisjons- beretning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Side 9 av 11

10 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers Dokumentasjon- skal vise at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav; Det kreves tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Beskrivelse av tilbyders kompetanse og kapasitet innenfor IKT og pedagogikk, opplæring, digitale Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. læringsressurser. Leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker, samt en kort redegjørelse for hva slags type arbeid som ble utført med relevans for dette oppdrag. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted klokken og leverandørene kan være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekting Dokumentasjonskrav Pris/kostnad % Komplett ferdig utfylt prisskjema Kvalitet og oppdragsforståelse Beskrivelse av tilbudt løsning Egenskaper ved tilbudt verktøy % Leverandøren skal beskrive hvordan tilbudt løsning overholder kravene i tilbudsinvitasjonen (Vedlegg 1, Kravspesifikasjon). I tillegg skal det gis eksempler på kurs ved å oppgi nettadresser/ lenker til 3-5 e-kurs som er produsert med programvaren. Side 10 av 11

11 I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriet pris vurderes forholdsmessig, der laveste pris gis høyeste score og øvrige leverandører gis forholdsmessig score i forhold til laveste tilbudssum. Tildelingskriteriet kvalitet og oppdragsforståelse vil evalueres og gis score med grunnlag i dokumentasjon som bedømmes faktisk og skjønnsmessig av oppdragsgiver med henvisning til oppdragets karakter. Statsbygg vil ved vurdering av kriteriene kvalitet og oppdragsforståelse blant annet legge vekt på følgende: Opplevd brukervennlighet og funksjonalitet i beskrivelse av løsning De muligheter for kursutvikling i verktøyet som synliggjøres i tilbudet Kompetanse og erfaring med e-læring/læringsteknologi Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å invitere leverandørene til en nærmere presentasjon av verktøyet der leverandøren utdyper hvordan verktøyet kan tilfredsstille Statsbygg sine krav til løsning samt viser eksempler på kurs utviklet i verktøyet. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. * * * Dato: 23.mai 2013 Bård Sandbæk innkjøpssjef VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Side 11 av 11