Norges Unge Katolikker. Versjon 0.3, Cornelia Sofie Dahl Sandbu

Transkript

1 Norges Unge Katolikker Versjon 0.3, Cornelia Sofie Dahl Sandbu 1

2 Innhold 1. Om boken Hva er AUV AUVs rammer AUV-møter Økonomi Landsstyret... 6 Grunner til å behandle saker i AUV og ikke i LS... 7 Grunner til å arrangere LS Organisasjonsstruktur... 7 Leder...7 Nestleder (skal være en av rollene under i tillegg)...8 Formasjonsansvarlig...8 Distriktskontakt (3?) Neste AUV

3 Retningslinjer og informasjon, ikke et sett med regler men ofte henvisninger til regler og begrensninger andre steder. Boken er altså ikke styrende, men det kan være lurt at et styre tar stilling til hvordan organisasjonen skal drives enten ved å vedta at man i hovedsak vil følge håndboken, gjøre noen unntak av en bestemt årsak, eller lage en revisjon av boken med noen endringer. For nye styremedlemmer kan håndboken være en god innføring. Denne håndboken bør innføres ved vedtak i AUV. Landsmøtet kan også pålegge AUV å følge den dersom det er ønskelig, men det bør da vurderes om den er tilstrekkelig fleksibel til å brukes i alle situasjoner. AUV er Arbeidsutvalget i Norges Unge katolikker og kan betraktes som styret i NUK. Medlemmene er demokratisk innvalgt av Landsmøtet og har ved valget forpliktet seg til å jobbe for NUK i tråd med Landsmøtets vedtak i hele perioden, samt eventuelle valgløfter. AUV jobber overordnet med NUK og skal tilrettelegge for effektivt arbeid blant de frivillige. De ansatte i staben er først og fremst ansvaret til Leder NUK og kontorlederen, og arbeidet i staben skal innrettes etter behovet til medlemmene og de frivillige som hovedregel. (Når stabens sammensetning endres, oppdateres dette punktet.) Roller i AUV og fordeling: - Distriktskontakter - Utvalgskontakter Arbeidsmetode/inndeling: - Blant kan det være hensiktsmessig å dele inn AUV i mindre grupper for å jobbe effektivt med enkeltsaker, slik som å samle 3

4 distriktskontaktene for seg og jobbe med saker som skal til eller fra distriktene. - Det bør avveies kontinuerlig hva som er for arbeidskrevende til å være realistisk å gjennomføre. Landsmøtets handlingsprogram Budsjett (se økonomiske vedtak) Rutiner ved møtene: - Valgperioden går fort og hvert møte må skje effektivt slik at mest mulig av det viktige for organisasjonen kan gjøres. Dette fordrer bruk av agenda med saksliste og eventuelt-punkt på slutten, og aktiv bruk av ordstyrer og møteleder som fordeler saker til møtene. Møteleder og ordstyrer er i utgangspunktet Leder NUK, eller den som AUV velger. - Arrangementsansvarlig bør utpekes ved lengre fysiske fellesmøter - Plan for overnatting. Det kan være en fordel å samle alle til et felles overnattingssted med noe avstand fra daglige distraksjoner. - Saksliste og innkalling skal sendes ut helst en uke før møtet, av sekretariatet Deltakere: - De valgte medlemmene inkludert leder og nestleder (fyll inn fra vedtektene her!) - Stab - Gjester, utvalg til spesielle saker (bør ikke delta på hele møtet.) - AUV kan innvilge tale- møte- og forslagsrett til hvem som helst. 4

5 Agenda - Agendaen består av enten orienteringssaker (ren informasjon) eller beslutningssaker (der AUV bør eller skal vedta noe). Det kan også settes av tid til workshops i grupper eller arbeid enkeltvis, men disse bør ofte være i et mindre antall. Det er viktig å fastslå hvilken kategori hver sak er slik at det ikke forsvinner tid i diskusjon om hva som er hva. I diskusjonssaker bør det fastsettes hvor lang tid som er til rådighet for diskusjon, og aktiv møteledelse som på Landsmøtet. - Saker kan sendes inn fra i prinsippet hvem som helst, og AUV typisk ved leder eller nestleder vurderer hvor og hvorvidt disse skal behandles. Saker til agendaen er grunnleggende positivt! Det er bra at det kommer forslag. Forslagene må ofte realitetsorienteres og tilpasses til organisasjonen for øvrig. For at de gode forslagene skal få den behandlingen de fortjener, er det viktig at det gjøres et forarbeid av den som melder inn saken. Informasjon om saken bør i den grad det er mulig formidles til deltakerne i forkant av møtet. Forslag til vedtak bør følge med der det er naturlig, og fortrinnsvis flere ulike mulige vedtak med tilhørende konsekvensbeskrivelse. Disse forslagene bør være så ferdig behandlede at man i prinsippet kan gå rett på votering hvis det er ønskelig. Der det er økonomiske konsekvenser, se punkt om økonomi. Beslutningssakene skal ha en orienteringsdel der det bør åpnes for korte spørsmål, før det redegjøres for voteringen som så gjennomføres. 5

6 AUV bør gjennom styreperioden gjøre flere vedtak som påvirker NUKs økonomi. Grunnen til dette er at Landsmøtets vedtak kan mangle detaljer eller være utdatert. Økonomisk utvalg (ØU) er fagmyndigheten i denne sammenhengen og alltid representert i AUV ved Leder NUK, men beslutningene står AUV for uavhengig hva ØU anbefaler. Hovedprinsippet når det skal gjøres vedtak enten i AUV eller LS som påvirker NUKs økonomi, er at det skal tilstrebes fortsatt balanse i budsjettet. LM har vedtatt et budsjett med en form for balanse, og nye vedtak bør ha en løsning som opprettholder denne balansen. Dette betyr at der hvor man vedtar nye utgifter, skal man samtidig vedta hvor disse pengene kommer fra enten det betyr at NUK reduserer andelen penger på konto, kutter i andre utgifter, eller har skaffet nye inntekter som finansierer den nye utgiften. AUV arrangerer Landsstyremøter. Landsstyret består av AUV, distriktsrepresentanter, redaksjon, stab og utvalgsmedlemmer. Landsstyret har ikke noen fastsatt myndighet som AUV ikke har, men det kan likevel være ønskelig å behandle saker i Landsstyret av følgende årsaker: Informasjon LS-medlemmene informeres i orienteringssaker om saker som er relevant for deres arbeid Motivasjon LS-medlemmene motiveres til å jobbe for NUK gjennom trivselsorienterte programposter eller ved at de involveres i vedtak og dermed opplever påvirkningsmulighet Ressurstilgang LS-medlemmene bør betraktes som ressurser som 6

7 Grunner til å behandle saker i AUV og ikke i LS AUV-medlemmene bør være mer involvert og forberedt på bakgrunn av sitt verv og vil dermed behøve mindre informasjon for å kunne behandle en sak. AUV-medlemmene har typisk mer erfaring enn LS-medlemmene, med noen unntak. LS-møter er kostnadsdrivende og tidkrevende, da det samler flere folk. Det er enklere å samles om et vedtak i en mindre gruppe mennesker. Grunner til å arrangere LS I noen tilfeller er det et spørsmål om hvorvidt det skal arrangeres tre LS (typisk høst, vinter og vår) eller bare to (typisk ikke vinter). I denne sammenhengen er det lurt å vurdere følgende: Er det noen informasjon eller motivasjon som behøves blant LSmedlemmene? Er det noen innspill eller ideer vi ønsker å Er det noen vedtak som man ønsker bredere forankring til enn LS? Fra organisasjonsstrukturgruppen ble det anbefalt en ansvarsinndeling som per nå konstitueres på første AUV-møte inntil det er vedtatt annerledes. Her er det verdt å sette seg inn i hver rolle og hva den bør gjøre. Leder 7

8 Nestleder (skal være en av rollene under i tillegg) Nestleder bør være en sparringspartner for NUKs leder og kan med fordel ha litt andre personlige egenskaper. Det forventes at nestleder bruker minst like mye tid på NUK som de øvrige AUV-medlemmene. Nestleder er stedfortreder for Leder i unntakstilfeller der Leder ikke kan stille. Arrangementsansvarlig Leirutvalget, WYD-komité, festival og en overordnet oppfølging av NUKs arrangementer Redaksjonsansvarlig Formasjonsansvarlig Distriktskontakt (3?) (flere?) Overlapping - Første LS etter LM er det tradisjonelt det gamle og det nye AUV som arrangerer sammen, med overlapp-samtale mellom arvtakerne i forkant av møtet. - AUV bør tenke på gjenvalg fra 8 mnd før LM (nyttår) og å nominere personer til valgkomiteen, samt kandidater til neste valgkomite. 8